IT-styrning i Sundsvalls kommunkoncernen

Linda Gustafsson@ligus78 (Twitter)

/in/lindagustafsson

Thomas Norlin @thomasnorlin (Twitter)

/in/thomasnorlin

Agenda•Styrning av IT i Sundsvalls kommunkoncern

•Vad är IT-plan?

•Kommunens systemförvaltningsmodell

•Styrs kommunen på andra sätt, hur hänger det i så fall ihop?

Frågor att besvara…•Hur styrs IT i Sundsvalls kommunkoncern?

•Vad gör IT-staben?

•Varför IT-planering?

•Hur gör jag ett ärende till IT-plan?

•Varför systemförvaltning?

•Hur går systemförvaltning till?

•Framtidsspaning?

Styrning av IT i kommunkoncernen

Det som inte är definierat kan inte styras ledasDet som inte styrs/leds kan inte mätasDet som inte mäts kan inte förbättras

Vi på IT-stabenCamilla, Linda, Petronella, Daniel, Thomas och

Jari

Traditionella bilden

Detta jobbar IT-staben med…

Processer, kompetens, strukturer

Styr- och ledningsprocesser för IT

IT-strategiskt kompetens, Verksamhets-

modellering

IT-leverantörer/ partners

Kostnader

IT-system

Personal

Intäkter

Skattemedel (för personal och system)

Andra bidrag (stat, EU etc.)

Vinst ger

utvecklings-

medel

Kunder

Kommundirektören

(Kommunanställda och Sundsvallsbor)

Erbjudande

God styr-barhet av ITi kommun- koncernen

IT-stabens Affärsmodell

Detta är våra verktyg för att styra…

IT-strategi

IT-plan

IT-förvaltning

IT-tjänster

Koncernstrategi

Affärsmodeller

Processmodeller

HR Management IT

IT i koncernsperspektiv

IT-Strategi

MÅLBILD:Enkla, flexibla, tydliga IT-tjänster

LEDORD:

Öppen affärsmodell

Beställare- och utförar- organisation

Modelldriven utveckling

Kvalificerad informations- förvaltning

Hållbar utveckling – grön IT

Öppenhet och tillgänglighet

Samordnat användarstöd

Kontinuerlig utveckling

Väl utbyggd IT- infrastruktur

IT-Strategi

MÅLBILD:Enkla, flexibla, tydliga IT-tjänster

LEDORD:

Öppen affärsmodell

Beställare- och utförar- organisation

Modelldriven utveckling

Kvalificerad informations- förvaltning

Hållbar utveckling – grön IT

Öppenhet och tillgänglighet

Samordnat användarstöd

Kontinuerlig utveckling

Väl utbyggd IT- infrastruktur

Tjänstekatalog etc.

Beställarkompetensf

Verksamhets-modeller/Arkitektur

Informationen som tillgång

Miljön, distans etc

Öppna data/standards

Systemförvaltning

BPE

Integrationer, plattformar

Varför planera?

Planerad Oplanerad

Börja bygg så får vi se vad det blir…

Vad styr vad

IT-strategi

IT-plan

Informations- och systemförvaltning

IT-tjänster

Taktisk

Operativ

Strategisk

Projekt triangeln

ResurserTid

Funktioner

Exempel

System-förvaltning IT-drift

IT-planSystem-

förvaltning

IT-driftIT-plan

Styrning kan balanseraportföljer efter strategi

Projektportfölj

Systemförvaltnings-portfölj

Nytta/kostnad för IT

Vad är IT-plan?

”En styrd och planerad (IT-)utveckling ger större nyttoeffekter”

Detta är våra verktyg för att styra…

IT-strategi

IT-plan

IT- förvaltning

IT-tjänster

Drivkrafter för IT-planering• Säkerhetsställa bra verksamhetsnytta (effekt)• Ej obegränsat med resurser (pengar & personer)• Allt högre integration mellan systemen • Gemensam infrastruktur• Gemensamma strategiska informationsmängder• Fler gemensamma system• Högre krav på IT från verksamheterna• Kvalitetssäkra IT• Tydliggöra IT som ett stöd till verksamheten• Överblick• Koordinera• Samverkan

Varför IT-planering?

Prioritering/ Nyttohemtagning Resursoptimering

Samverkan Verksamhetsnära

Så här fungerar IT-planering• Lätt att komma in med ärenden• Snabb handläggning• Dynamisk• Överblickbar• Koppla till ekonomi

IT-roller & funktioner

Systemförvaltare

IT-samordnare

IT-staben IT-plan

Chef IT-stab/IT-råd

IT-planering på förvaltningar & bolag

System/information/processägare. Systemförvaltning

Början av kedjan…

• Idé• Förstudie• Finansiering

IT-plan

• Aktiviter• Resultat• Införande

Projekt • Vidareutveckla • Vidmakthålla• Support/admin

Förvaltning

Hur ser vi helheten?

Beslut Projekt Effekt

Verksamheternas behov

Effekter verifierade i verksamheten

SystemförvaltningIT-tjänster

Beslut EffektProjekt

En enkel väg in…

Vad är en portfölj?Samlar resurser eller investeringar

Ex, Projekt/program/IT-system/Förslag

Innehållet kan mätas

Beslut EffektProjekt

Steg 1. Förslag

• Alla kan lämna in förslag på utveckling, enkelt via IT-samordnare på förvaltning/bolag eller andra roller?

• Första sortering IT-stab, koncernstaben

Beslut EffektProjekt

Steg 2. Kravfångst

Utvecklingsbehov preciseras. IT-plansärende skapas.

• Problem/nuläge• Lösningsförslag• Kategori

Beslut EffektProjekt

Steg 3. Analys

Ärendet analyseras: • Resursåtgång• Kostnader• Nyttor• Finansiering• Effekthemtagning

Bygglov(PSA)

Beslut EffektProjekt

Steg 4. Bygglov IT

Ärendet analyseras: Behövs bygglov?Upphandling (avrop/avtal)Strategier/målStyrdokumentStandarder(villkor)Arkitektur (processer/affär/info/applikation)

Bygglovet ger trygghet på vägen ochminskar personberoende.

”Bygglov”(PSA)

Beslut EffektProjekt

Exempel: IT-bygglov

Beslut EffektProjekt

Steg 5. Beslutet

Chef IT-stab beslutar om ärendet. IT-plan revideras varje IT-råd (månadsvis)

Beslut EffektProjekt

Snapshot IT-plan 14.4

Beslut EffektProjekt

Snapshot IT-plan 14.4Nyttokvot: Nytta dividerat med kostnad (BCR)

Beslut EffektProjekt

E-fond Sundsvall…

2 miljoner

62 150 kr

Vidare i kedjan…

• Idé• Förstudie• Finansiering

IT-plan

• Aktiviter• Resultat• Införande

Projekt • Vidareutveckla • Vidmakthålla• Support/admin

Förvaltning

Beslut EffektProjekt

Steg 6. Projekt

PlaneringFörberedelse Avslut

PROJEKTPLAN PROJEKT-SLUTRAPPORT

PROJEKTDIREKTIV STATUSRAPPORT

Genomförande

Vad?Varför?

Hur? Gör vi rätt?

BESTÄLLARE PROJEKTLEDARE

Vad blev det?LEVERANSRESTLISTA

Beslut EffektProjekt

Steg 7. Effekt

Effekthemtagning.Nyttokvot

Lärande?

Beslut EffektProjekt

Att fundera kring…

Vilka ärenden ska inte beslutas i IT-planering eller systemförvaltning?

Vilken nytta är det med att skapa egnaförvaltnings/bolags- IT-planer?

Frågor?

Vad är systemförvaltning?

” Systemförvaltning är ett proaktivt arbete, för att upprätthålla och utveckla IT-stöd”

Detta är våra verktyg för att styra…

IT-strategi

IT-plan

IT- förvaltning

IT-tjänster

Slutet av kedjan…

• Idé• Förstudie• Finansiering

IT-plan

• Aktiviter• Resultat• Införande

Projekt • Vidareutveckla • Upprätthålla• Support/admin

Förvaltning

Vad är systemförvaltning och varför behövs det?Systemförvaltning är ett proaktivt arbete, för att upprätthålla och utveckla IT-stöd. Ett effektivt nyttjande av IT-stödet kräver att någon prioriterar arbetet kring systemförvaltning.

Systemförvaltning är alla aktiviteter som görs för att administrera, styra, förbereda och verkställa förändringsarbete med IT-stöd i drift. Systemförvaltningen ska även stödja användandet av IT-stöd.

Vilka effekter förväntas•Öka verksamhetnyttan och minska kostnaderna

•Öka systemets livslängd och minska störningar för användarna

•Möjliggöra flexibilitet för att skapa integrationer

Är det viktigt?Resursförbrukning

20 % systemet

80 % förvaltning

Svar: Ja!

Källa: PÅab

Bakgrund Sundsvalls kommuns systemförvaltningshandbok Togs fram i slutet av 2008. Under 2009 har systemförvaltningshandboken testats och utvärderats av 7 stycken systemförvaltare. Inför 2010 har handboken reviderats utifrån erfarenhete och version 1.2 kom till.

Ytterligare förbättringar gjordes under 2011 och senaste versionen 1.3 kom till.

Allt IT-stöd som är verksamhetskritiskt ska göra en systemförvaltningsplan.

Dokumentation

Detta innehåller system-förvaltningshandboken•Systemförvaltningens omfattning

• Organisation och ansvar

• Rollbeskrivningar

•Krav och utvecklingsfas

•Användningsfasen

•Ändringskrav

•Avveckling

Systemets livscykelInköp

utveckling

Införande

AnvändningHantera förnyade

krav

Avveckling

Systemförvaltningsplan•Kan likställas med en projektplan och talar om vilka aktiviteter som ska göras under året, systemförvaltaren kan ses som projektledaren

•Till för att systemförvaltaren ska veta vad den ska arbeta med under året samt säkrar resurser för att systemförvaltaren ska kunna leverara enligt förväntan

•Beslutas av systemägaren eftersom denne sitter på resurserna

•Gäller vanligtvis ett år i taget

SystemförvaltningsplanSå ser den ut….•Förändringshistorik

•Relaterade dokument

•Inledning

• Beskrivning av IT-stödet och nyttan

• Systemförvaltningens omfattning

• Avtal och SLA

• Historik

• Budget

• Finansiering

Fortsättning…•Systemförvaltningens Organisation

• Roller

• Samverkan

• Uppföljning

•Användarstöd

• Support

• Utbildning

•Dokumentation

• Utveckling

• Planerade aktiviter kommande år

RollerTre olika roller:

•Systemägare – Ytterst ansvarig och vars verksamhet systemet stödjer, därför också den som står för systemets kostnader

•Systemförvaltare – Den som ser till att systemet upprätthålls och vidareutvecklas för att stötta användarnas behov

•Systemadministratör – Stöttar systemförvaltaren i det dagliga arbetet med tex. behörighetshantering mm.

Min roll som systemförvaltare• Ansvarar för att IT-stödet levererar

överenskommen funktionalitet enligt

systemförvaltningsplan

• Bereder beslutsärenden för IT-stödets ny- och

vidareutveckling

• Ansvarar för att beslutad ny- och vidareutveckling

planeras och genomförs

• Dokumenterar och sammanställer upptäckta fel i

IT-stödets funktionalitet

• Ansvarar för att acceptanstest av ny funktionalitet

och nya versioner genomförs

• Ansvarig för kontakter med systemleverantören för

IT-stöd

•Ansvarig för uppföljning av avtal med

driftleverantören för IT-stöd

• Rapporterar till systemägare

•Ansvarar för att dokumentation kring IT-stöd

hålls uppdaterad

• Ansvarar för att bevaka utbildningsbehov och

planera utbildningar

• Ansvarar för löpande information till

användarna

• Ansvarar för att det finns en

användarsupport

• Ansvarar för att det finns

användaradministration och

behörighetshantering för IT-stödet

• Utser systemadministratörer i samråd med

systemägaren

Beställarkompetens

Metoder för kravfångstInformationsmodeller

Verksamhetsprocesser

ITIL-processerDatamodeller

Begreppsmodeller

”Software requiremnet is a communication problem” Mike Cohn

Exempel: Till påsk har vi en tradition att sätta fjädrar i riset….

Hur duktiga är vi på att använda systemförvaltningsmodellen inom kommunkoncernen?

Saknar systemför-valtningsplan

Har systemförvalt-ningsplan

Frågor?

Styrs kommunen på andra sätt, hur hör det i så fall ihop?

” Hus bygger man för att bo i inte för att se på”

Koncernstrategi

Affärsmodeller

Processmodeller

HR Management IT

IT i koncernsperspektiv

Verksamheten styr IT

Fullmäktige

Nämnd/styrelse

Förvaltnings- bolags ledning

KS ”IT-stab”

IT-råd

IT-service

Verksamheten styr IT Mål och resursplan (MRP) Styr verksamheten

Skapa MRP för 4 år

Skapa MRP för 1 år

HT21

Skapa verksam-hetsplan

Bedriva verksamhet

Skapa plan IT-

förvaltning

Revidera IT-plan

Framtiden?

”Hur blir vi RIKARE?”

Beslut EffektProjekt

Framtiden• Valets påverkan och digital agenda• IT-stöd för IT-ärenden, på G• Fler IT-bygglov (PSA)• Mer portföljstyrning• Metodutveckling av information- och systemförvaltning• Servicecenter sätter fokus på gemensam styrning/planering• Projekt IT-verktyg, på G – (Resurshantering)

Beslut EffektProjekt

Systemkartan ritas

Frågor att besvara…•Hur styrs IT i Sundsvalls kommunkoncern?

•Vad gör IT-staben?

•Varför IT-planering?

•Hur gör jag ett ärende till IT-plan?

•Varför systemförvaltning?

•Hur går systemförvaltning till?

•Framtidsspaning?

Vad händer?

utveckling.sundsvall.se Bildspelet kommer dit

Nästa föreläsning24/10 kommer Lars Olsson att föreläsa om Datorplattformen