Upload
jasmi-jaafar
View
1.753
Download
10
Embed Size (px)
Citation preview
Kehendak New Deals (Nazir)2.0 KURIKULUM SUDAH /
ADA BELUM STANDARDISASI CATATAN
2.1 Fail Jawatankuasa Kurikulum Sekolah Berfungsi dan kemaskini 2.2 Jadual Waktu Kelas dan Persendirian (serta
Jadual Waktu Pengetua/ GB/ GPK yang memangku/menjalankan tugas
Berfungsi dan kemaskini
2.3 Rekod Jadual Waktu Ganti Berfungsi dan kemaskini
2.4 Jadual Waktu Penggunaan Bilik Khas Berfungsi dan kemaskini
2.5 Buku Rekod Pengajaran dan Pembelajaran Pengetua/ Guru B esar dan GPK
Berfungsi dan kemaskini
2.6 Rekod Penghantaran Buku Rekod Pengajaran dan Pembelajaran
Berfungsi dan kemaskini
2.7 Fail Panitia Mata Pelajaran Berfungsi dan kemaskini
2.8 Fail Peperiksaan Awam (Tiga Tahun Kebelakangan)
Berfungsi dan kemaskini (Folio A)
2.9 Fail Peperiksaan Dalaman Berfungsi dan kemaskini (Folio A)
2.10 Fail Pencerapan P & P Berfungsi dan kemaskini
2.11 Fail Semakan Buku Latihan Murid (oleh pihak pengurusan sekolah)
Berfungsi dan kemaskini
2.12 Fail Perkembangan Staf (LDAP) Berfungsi dan kemaskini
2.13 Dokumen berkaitan Program Peningkatan Akademik
Berfungsi dan kemaskini (Folio B)
2.14 Fail Pusat Sumber Sekolah Berfungsi dan kemaskini
2.15 Rekod Perlaksanaan Nilam Berfungsi dan kemaskini
APA ITU PENGURUSAN REKOD
• Kawalan secara efisyen dan sismatik ke atas pewujudan, penerimaan, penyelenggaraan, penggunaan dan pelupusan rekod
• Kawalan ini termasuk memelihara bukti dan maklumat dalam bentuk rekod mengenai aktiviti dan transaksi sesebuah organisasi
Difinisi Rekod AwamRekod yang diterima secara rasmi atau yang dikeluarkan mana-mana pejabat awam bagi perjalanan hal ehwalnya atau oleh mana-mana pekhidmat awam atau pekerja pejabat dalam perjalanan tugas rasminya dan termasuk rekod-rekod perusahaan kerajaan…….
Akta Arkib Negara 2003
Pengujudan Penghasilan / Penerimaan Rekod Agihan
Penguna Dalaman, Pengunaan Luaran
Penggunaan
Penyelenggaraan Simpan / Kesan / Pelihara
Pelupusan Pemindahan, Musnah atau simpan di jabatan
Kitaran Hayat Rekod
PEMBUKAAN KULIT FAILFAIL DI BUKA ATAS SEBAB-SEBAB BERIKUT:1. Fail yang diperlukan belum ada.
2. Fail asal ditutup bersambung pada kulit fail jilid baharu3. Fail asal tidak dapat dikesan
4. Fail asal didapati rosak dan perlu diganti dengan kulit baharu Sambung.....
Sambungan
5. Perubahan pejabat pentadbiran awam dan
6. Skima klasifikasi fail dirombak atau bertukar kepada sistem klasifikasi
yang baharu
Perhatian:-Semak dalam Daftar Fail Sekolah dengan teliti sebelum fail baharu dibuka untuk mengelakkan:-
2. Wujud dua fail dengan tajuk yang sama tetapi nombor rujukan berlainan.
1. Wujud dua fail dengan tajuk dan nombor yang sama.
3. Wujud dua fail dengan tajuk yang berlainan tetapi nombor rujukan sama.
Perhatian:-Semak dengan teliti sebelum fail baharu dibuka:-
2. Semak klasifikasi fail bagi menentukan nombor fail dan tajuk fail.
1. Baca dengan cermat isi kandungan surat dan perkara utama dalam surat.
3. Buka kulit fail baru dengan menggunakan jenis kulit fail
yang sesuai.
CEB4036.500-1/1/1
CEB4036.500-1/1/1 Daftarkan di bawah pekara
Kertas-kertas yangberhubung
Catatkan no rujukan fail yang ada hubung kait dengan fail ini umpamanya fail mesyuarat.
500-1/1 Penstrukturan Semula
Penyusunan Dan Struktur Organisasi
Pengetua 09/10/14
08/10/14
Catatkan Tarikh
Dokumen/ Surat
Pertama Bukan Tarikh Terima
Catatkan Tarikh
Fail diedarka
n
Catatkan Tarikh
Dokumen/ Surat terakhir apabila fail di tutup
CEB4036.500-1/1/1
CEB4036.500-1/1/1 Daftarkan di bawah pekara
Kertas-kertas yangberhubung
Catatkan no rujukan fail yang ada hubung kait dengan fail ini umpamanya fail mesyuarat.
500-1/1 Penstrukturan Semula
Penyusunan Dan Struktur Organisasi
Pengetua 29/4/14
28/4/14
Catatkan kepada/ Tarikh
Fail diedarka
n
GPK 1R
30/4/1409/10/14
R - SDP10/5/14
DITERIMA
PADA09/10/1
4
Cop terima hendaklah
diruang kosong tidak
boleh menindih sebarang
huruf atau perkataan
Sebarang catatan
arahan atau tindakan
tidak boleh ditulis diatas
surat.
Gpk 1Sila ambil tindakan
Surat kpd._____________bth. ______________d/f pd._____________
PPD Jerantut24/4/14
24/4/14Surat kpd._____________bth. ______________d/f pd._____________
Surat drd._____________bth. ______________d/f pd._____________
Surat drp._____________bth. ______________d/f pd._____________
PPD Jerantut 24/4/1424/4/14
11
1
1
2
2
Contoh menulis minit
(Kertas Minit ini dalam ukuran Metrik ISO A4 = 210mm x 297 mm)PNMB., K.L
Kertas Minit No. Helaian No.
Rajah 2.4.1: Contoh Kertas MinitCEB4036.500-1/1/1 1
Surat drp. JPNP Phg bth. 29/4/14 d/f. 29/4/14
1
(Kertas Minit ini dalam ukuran Metrik ISO A4 = 210mm x 297 mm)PNMB., K.L
Kertas
Minit
Kulit Fail
Kertas Minit No. Helaian No.CEB4036.500-1/1/1 1
Surat drp. JPNP Phg bth. 29/4/14 d/f. 29/4/14
DITERIMA PADA
29/04/14
Surat
Nomborkan Kandungan Surat dibulatkan
11
Cop terima
(Kertas Minit ini dalam ukuran Metrik ISO A4 = 210mm x 297 mm)PNMB., K.L
Kertas Minit No. Helaian No.
Rajah 2.4.1: Contoh Kertas Minit
CEB4036.500-1/1/1 1 Surat drp. JPNP Phg bth. 29/4/14 d/f. 29/4/14
1
Surat kpd. JPNP Phg bth. 29/4/14 d/f. 29/4/14
2
GPK (Pentadbiran) Sila ambil tindakan
Pengetua 29/4/14
Tindakan telah diambi/selesai
GPK (Pentadbiran) 30/4/14
CEB4036.500-1/1/1
CEB4036.500-1/1/1 Daftarkan di bawah pekara
Kertas-kertas yangberhubung
Catatkan no rujukan fail yang ada hubung kait dengan fail ini umpamanya fail mesyuarat.
500-1/1 Penstrukturan Semula
Penyusunan Dan Struktur Organisasi
Pengetua 29/4/14
28/4/14
Catatkan dihantar kepada/
Tarikh Fail dihantar
GPK 1R
30/4/142/5/14
R - SDP10/5/14
CEB4036.500-1/1/1 500-1/1 Penstrukturan Semula
Penyusunan Dan Struktur Organisasi
PO/PTPengetua GPK 1RR - SDP10/5/14
29/4/1430/4/142/5/14
PO/PTPO/PT
Simpan dlm perhatian mempunyai tempoh
tertentu
CEB4036.500-1/1/1 500-1/1 Penstrukturan Semula
Penyusunan Dan Struktur Organisasi
PO/PTPengetua GPK 1RR - SDP10/5/14
29/4/1430/4/142/5/14
PO/PTPO/PT
Apabila sebuah fail selesai tindakan dan kembali ke Registri Kad Pergerakan Fail ini hendaklah dimasukan kembali ke dalam fail
Format RekodBahan dalam bentuk bertulis atau bentuk lain yang menyatakan fakta atau peristiwa atau selainnya merakamkan maklumat dan termasuklah kertas,dokumen,daftar,bahan foto, mikrofilem, filem sinematograh, rakaman bunyi, rekod yang dihasilkan secara elektronik tanpa mengira bentuk atau ciri-ciri fizikal dan apa-apa salinannya.
Akta Arkib Negara 2003
Sifat Rekod• Sahih/Tulin (Authenticity)• Boleh dipercayai (Reliable)• Keutuhan (Intergrity)• Boleh digunakan (Usability)
Faedah Didapati Daripada Pengurusan Rekod Dapat melaksanakan tugas dengan teratur,
efisyen dan berkesan Dapat menawarkan perkhidmatan secara
konsisten dan adil Berupaya membuat dasar dan keputusan yang
tepat dan berkualiti Pengurusan ilmu pengetahuan (Knowledge
Management) dan Organisasi Pembelajaran (Learning Organisation)
Menjimatkan kos (ruang, peralatan dan masa)
PIAWAIAN PENGURUSAN REKOD Pengurusan Rekod konvensional
mestilah merujuk kepada prosidur operasi yang ditetapkan dalam: Arahan Perbendaharan 150 & 299 Pekeliling Perkhidmatan Bil.5 Tahun 2007 Arahan Keselamatan Surat-surat pekeling Am dan Kewangan
(sambungan……..) Pengurusan rekod elektronik mestilah
mematuhi piawaian dan prosidur yang telah dibangunkan oleh ANM Meliputi dari pewujudan, penggunaan dan
penyelenggaraan dan pelupusan rekod
ISO 15489 -Record Management MS 2223 - Record Management
PERUNDANGAN DAN PIAWAI YANG PERLU DIPATUHIAKTA
PERATURAN
PROSEDUR STANDARD OPERASI
AKTA ARKIB NEGARA 2003 (Akta 629), AKTA RAHASIA RASMI 1972 (PINDAAN 1986), AKTA
SEKATAN MASA 1953, AKTA AKTIVITI KERAJAAN ELEKTRONIK 2007
ARAHAN KESELAMATAN,ARAHAN PERBENDAHARAAN 150 DAN 299,
WARTA KERAJAAN 13 OTKOBER 2008
PEKELILING PERKHIDMATAN 5/2007, SURAT PEKELILING AM BIL.2/1987-PERATURAN
PENGELASAN SEMULA REKOD TERPERINGKAT, SURAT PEKELILING PERBENDAHARAAN 3
NOVEMBER 1993-KAEDAH MEMUSNAHKAN REKOD MS 2223-2-2009 Pt 1 & 2
APA TANGGUNGJAWAB ANDA? Mewujud dan menjaga rekod-rekod
jabatan Menyimpan rekod secara sistematik dan
memelihara rekod dengan baik
Mengasingkan rekod yang tidak diperlukan
Dapatkan khidmat konsultansi daripada ANM untuk pengurusan Rekod Jabatan
SENARAI KOD FUNGSI SISTEM FAIL
100 - PENGURUSAN PENTADBIRAN
200 - PENGURUSAN TANAH DAN BANGUNAN
300 - PENGURUSAN ASET
400 - PENGURUSAN KEWANGAN
500 - PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
SENARAI KOD FUNGSI SISTEM FAIL
600 - TADBIR URUS SEKOLAH
700 - TADBIR URUS MURID
800 – TADBIR URUS ASRAMA
100 - PENGURUSAN PENTADBIRAN
Perkara berkaitan dengan perundangan, Perhubungan awam, Kerjasama dalam negeri, Kerjasama luar negara, Laporan & perangkaan,
100 - PENGURUSAN PENTADBIRAN Teknologi maklumat dan
komunikasi, Pengurusan rekod, Pembaharuan
pentadbiran, Piawaian International
Organization for Standardization (ISO),
100 - PENGURUSAN PENTADBIRAN
Pengurusan Pejabat, Majlis / Sambutan/
Perayaan, Pusat sumber /
perpustakaan, Jemputan,
100 - PENGURUSAN PENTADBIRAN
Warisan dan Harta Intelek,
Lembaga Penasihat, Rancangan Malaysia
dan Pilihanraya.
Pengurusan Mesyuarat 100-6
100-6/1/1 Mesyuarat Pengurusan 100-6/1/2 Mesyuarat Guru 100-6/1/3 Mesyuarat Kurikulum 100-6/1/4 Mesyuarat Ko-kurikulum 100-6/1/5 Mesyuarat HEM 100-6/1/6 Mesyuarat Kakitangan 100-6/1/7 Mesyuarat Penyelarasan
Kebersihan/keselamatan sekolah
100-8/1/5 PIBG
100 – 11/2/1 Emel Sekolah 100-11/2/8 e-Operasi 100-11/2/9 e-Tukar 100-11/2/10 e-Pangkat
Pembaharuan Pentadbiran 100-13/1 Piagam Pelanggan 100-13/2 NKRA seperti JK KPI, JK
NKRA, Tawaran Baru (New Deals) 100-13/3 MPK 100-13/4 Fail Meja 100-13/5 Inovasi seperti KMK,
KIK 100-13/6 Kad Perakam Waktu 100-13/8 5S 100-13/10 Pengurusan Risiko
100-15 Pengurusan Pejabat Pelan strategik Pelan Induk Pembangunan Pendidikan Perancangan Operasi Perancangan Taktikal
200 - PENGURUSAN TANAH DAN BANGUNAN
Perkara berkaitan dengan Perancangan Perolehan
Tanah / Bangunan, Perolehan, Pelepasan dan Tukar Guna
Tanah,
200 - PENGURUSAN TANAH DAN BANGUNAN
Pembinaan/ Perolehan/ Pelupusan Bangunan,
Ruang, Keselamatan
Bangunan/ Tanah dan Penyenggaraan.
500 - PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
Perkara Berkaitan Perjawatan
dan Perkhidmatan, Cuti, Kompetensi, Peperiksaan Perkhidmatan,
500 - PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
Pengurniaan dan Penghargaan,
Kursus/ Latihan Kerjaya, Bengkel, Perhubungan Pekerja,
600 - TADBIR URUS SEKOLAH
Perkara berkaitan dengan Tadbir Urus Sekolah,
Meliputi Dasar, Peraturan, Takwim,
600 - TADBIR URUS SEKOLAH Kurikulum, Peperiksaan, Pemantauan Pengajaran
Dan Pembelajaran (P & P) dan
Naziran.
600-3/1 Kurikulum Standard Sekolah Jawatankuasa Panitia (JK Panitia perlu gunakan fail ini untuk tujuan
rasmi seperti surat-menyurat) Fail sokongan boleh diwujudkan mengikut
kehendak Panitia. (sebaiknya Ring-Fail) 600-4 Peperiksaan 600-5 Pemantauan Pengajaran
700 - TADBIR URUS MURID Perkara Berkaitan
dengan Kemasukan, Penempatan,
Pertukaran Aliran, Pertukaran Keluar
dan Masuk Sekolah,
700 - TADBIR URUS MURID Aktiviti Ko-kurikulum, Program Kecemerlangan, Kebajikan, Pemeriksaan Kesihatan, Profil/data Murid, Disiplin dan Kaunseling.
800 – TADBIR URUS ASRAMAPerkara Berkaitan dengan Penginapan, Kemasukan, Pendaftaran, Penyeliaan, Perubatan,
PADA 30 NOV 2012 SEMUA FAIL TERMASUK FAIL PERIBADI YANG ADA PERLU DITUTUPRujuk Surat JPNP.SKPP.01.100-6/1/(43)
bertarikh 08 Okt. 2012
ARAHANMULAI 01 DIS 2012, SEMUA URUSAN WAJIB MENGGUNAKAN NOMBOR FAIL BARU.
Rujuk Surat JPNP.SKPP.01.100-6/1/(43) bertarikh 08 Okt. 2012
Transformasi Pengurusan rekod dan fail Pengurusan data Pengurusan pejabat/kerja Pengurusan sekolah dan pelajar Pengurusan diri