Projektitoiminnan arviointi kypsyysmallin avulla

1© Suomen Projekti-Instituutti Oy

Projektitoiminnan arviointi kypsyysmallin avulla

Suomen Projekti-Instituutti Oy

Annika Ojanen


Osaatko vastata seuraaviin kysymyksiin:

• Olemmeko tyytyväisiä projektitoimintaamme? Saammeko haluamamme tulokset? Mikä voisi tai minkä pitäisi onnistua paremmin?

• Mitkä ovat projektien keskeisimmät onnistumisen esteet organisaatiossamme? Entä projektitoimintamme vahvuudet?

• Mihin kehitystoimet pitäisi kohdistaa lyhyellä ja pitkällä aikajänteellä? Miten saamme kehityspanoksista maksimihyödyn?

Mikä on organisaatiomme projektitoiminnan nykyinen kypsyystaso?

Entä mikä on sopiva tavoitetaso lyhyellä ja pitkällä aikavälillä?


ProjektiProjektiProjekti

Mitä oikein arvioidaan, kun arvioidaan projektitoimintaa?

Projekti

Yksittäisen projektin johtamiskäytäntöjä

ja/tai sisältöä (auditointi, katselmointi)

Projektin toteutuksen onnistumista

(tuotokset, aikataulu, kustannukset)

Projektin pitkän aikavälin vaikutuksia

(taloudelliset ja muut hyödyt)

Projektien onnistumistaProjektien ja projektisalkun-

hallinnan toimintatapoja, prosesseja ja ohjeita

Projektien toimintaympäristöä

ja -edellytyksiä

Projekteihin osallistuvien henkilöiden osaamista


Projektikulttuurin osa-alueet

Projekti-johtamisen osaaminen

Projekti-johtamisen prosessit, toimintatavat ja työkalut

Projektien toiminta-edellytyksetOnnistuneet

projektit


Mistä korkeatasoinen projektikulttuuri koostuu?

Projektijohtamisen osaaminen

• Projektipäälliköiden, projektiryhmien jäsenten, projektien omistajien ja ohjausryhmien projektiosaaminen

• Menetelmäosaaminen, ihmisten johtaminen, liiketoimintataidot, sisällöllinen osaaminen

Projektijohtamisen prosessit ja toimintatavat

• Yhteinen projektimalli ja ohjeistus

• Selkeät roolit ja vastuut

• Dokumentit, työkalut ja käytännöt

• Projektisalkunhallinnan ja ohjelmajohtamisen prosessit

Onnistuneet projektit

Projektien toimintaedellytykset

• Johdon tuki projektitoiminnalle

• Projektijohtamisen kehittämisen resurssit

• Projektitoimisto

• Projektit luontevana osana johtamis-järjestelmää

• Laadukkaat tuotoksetaikataulussa ja budjetissa

• Toteutuneet liiketoiminta-hyödyt

• Tyytyväinen asiakas, henkilöstö ja muut sidosryhmät


Olen varma, että saisimme parempia tuloksia projekteissamme jo pienilläkin

panostuksilla! Taidamme olla kilpailijoitamme monta askelta jäljessä.

Mutta miten vakuutan johdon ja muut siitä, että panostus projektitoiminnan

kehittämiseen kannattaa?

Ja miten saamme eniten irti vähistä kehityspanoksista? Organisaatiossamme puhaltavat

muutostuulet. Projektien määrä ja painoarvo kasvavat jatkuvasti.

Projektijohtaminen on kuitenkin meillä vasta lapsenkengissään,

sen tasoa on nostettava!

Mutta mistä lähtisimme liikkeelle?

Pieni työryhmämme on puurtanut projektitoiminnan kehittämiseksi jo useita

vuosia, oman toimen ohessa.

Mielestämme työmme kantaa hedelmää ja toimintamme kehittyy.

Haluaisimme saada vahvistusta näkemyksellemme ja tehdä

näkyväksi onnistumisia!

Huhujen mukaan projektit onnistuvat paremmin T&K-yksikössä kuin muissa talon

yksiköissä…

Mistä se johtuu ja mitä muut voisivat oppia heiltä?

Projektitoimintamme auditoitiinkolme vuotta sitten.

Sen jälkeen toimintaa on kehitetty laajalla rintamalla.

Mikähän on nykyinen kypsyystaso,ja mihin seuraavaksi pitäisi panostaa?

Projektitoiminnan arviointieri tilanteissa


TASO 1Alustava/satunnainen

TASO 2Toistettavissa mutta intuitiivinen

TASO 3Määritelty

TASO 5Optimoitu

TASO 4Hallittu ja mitattu

Toiminta-edellytykset

Prosessit ja toimintatavat Osaaminen

Infocus-arviointi kertoo, mille tasolle organisaatiosi sijoittuu projektikulttuurin kypsyysmallissa

+ Projektien onnistuminen


Esimerkki kypsyystasoista: projektijohtamisen prosessit ja toimintatavat

Kypsyystaso Lyhyt kuvaus

TASO 5Optimoitu

Organisaatiossa toimitaan tunnistettujen parhaiden projektijohtamisen käytäntöjen mukaan ja toimintaa parannetaan jatkuvasti.

TASO 4 Hallittu ja mitattu

Projekteissa toimitaan määritettyjen projektijohtamisenprosessien mukaan ja tämä voidaan todentaa seurantamenettelyjen avulla.

TASO 3Määritelty

Projektijohtamisen prosessit on määritelty eli vakioitu, dokumentoitu ja mahdollisesti myös koulutettu, mutta ei ole varmistettu, että kaikki todella toimivat kuvattujen prosessien mukaan.

TASO 2Toistettavissamutta intuitiivinen

Joihinkin projektijohtamisen prosesseihin liittyen käytetään samanlaisia käytäntöjä eri puolilla organisaatiota. Projektijohtamisen sujuvuus riippuu kuitenkin pitkälti yksittäisen toimijan, kuten projektipäällikön ammattitaidosta.

TASO 1 Alustava/ satunnainen

Projektijohtamisen prosessien tarpeellisuus on tunnistettu, mutta toiminta on tapauskohtaista eikä prosesseja ole vakioitu.

TASO 0Olematon

Projektijohtamisen prosesseja ja toimintatapoja ei ole olemassa ja projektijohtamisen tarpeellisuutta ei ole havaittu.


0

1

2

3

4

5

Projektientoimintaedellytykset

Projektijohtamisenprosessit ja

toimintatavat

Projektiosaaminen

2

3 3

Projektitoiminnan kypsyystason määräytyminen: esimerkki arviointituloksesta

Ketjun heikoinlenkki määrittääkokonaisuuden

vahvuuden


Arviointiprosessin eteneminen (esimerkki)

Kokonaiskesto n. 2 kk

Arviointitiedon keruuArvioinnin valmistelu

Tulosten analysointi, kehityskohteiden tunnistaminen ja

priorisointi

Tulosten esittely

Oikea osallistujajoukko

Selkeät tavoitteet ja painotukset

Kattava tieto nykytilasta ja

kehitystarpeista

Osallistujien lisääntynyt tietotaso

ja sitoutuminen projektitoiminnan

kehittämiseen

Nykyinen kypsyystaso jakehityskohteet

Määriteltytavoitetaso

Priorisoidut kehityskohteet ja toimenpide-

ehdotukset

Lyhyen ja pitkän

tähtäimen kehittämis-suunnitelma

Johdon sitoutuminen ja päätökset

VAIHEET:

TULOKSET:

Projekti-ohjeisiin

tutustuminen

Haastattelut

Intenet-kysely kaikille

projekti-rooleille

Arviointi-workshop

Analyysi WorkshopKehittämis-

suunnitelman laatiminen

Kehittämis-suunnitelman

esittelyAloituskokous


Arvioinnin tuloksena syntyy kehittämissuunnitelma

Nykytila:• Mikä on projektitoiminnan nykytila eri osa-alueilla?• Miten hyvin projektimme onnistuvat?• Mitkä ovat projektitoimintamme vahvuudet ja heikkoudet?

Tavoitetila:• Mikä on sopiva ja realistinen tavoitetaso a) lyhyellä ja b) pitkällä

aikajänteellä?

Suositellut kehitystoimenpiteet, esim:• Miten nostamme laahaavan osa-alueen samalle tasolle muiden kanssa?• Miten nousemme seuraavalle kypsyystasolle?• Millaisia ”nopeita voittoja” on saavutettavissa pienillä toimenpiteillä?• Mikä on havaittujen kehitystarpeiden prioriteetti?• Mikä on looginen järjestys ja ajoitus (roadmap) kehitystoimenpiteille?• Mikä on projektitoiminnan kehittämisen ”business case”?


Infocus-kypsyysarvioinnin vahvuuksia

Tasoajattelu pohjautuu Software Engineering Institute SEI:n CMM-malliinja malli on yhteensopiva mm. COBIT-kypsyysmallin kanssa.

Mittaa prosessien lisäksi projektien toimintaedellytyksiä ja projektijohtamisen osaamista.

Sisältää jopa 60 näkökulmaa, joten tarjoaa kattavan näkymän projektitoimintaan ja kehitystoimenpiteet voidaan kohdistaa tarkasti.

Skaalautuu tilanteen mukaan ja kattaa projektinhallinnan lisäksi myös projektisalkunhallinnan, ohjelmajohtamisen ja resurssienhallinnan.

Arvioi myös projektien onnistumista eli projektitoiminnan tuloksia ja auttaa tunnistamaan organisaatiolle sopivan tavoitetason.

Osallistaa kaikki projektien parissa työskentelevät projektitoiminnan kriittiseen tarkasteluun ja kehitystarpeiden tunnistamiseen.

Taustalla n. 100 suomalaisen yrityksen ja julkisen organisaation vertailudata, johon arvioitavan organisaation tuloksia verrataan.


Vertailuaineistona Projekti-Instituutin toteuttama tutkimus: Projektitoiminnan kypsyystaso Suomessa 2011


Vertailuaineiston 97 organisaation sijoittuminen projektikulttuurin kypsyystasoille eri osa-alueilla



TASO 3Määritelty

TASO 5Optimoitu


8 %

48 %

32 %

10 %

1 %

12 %

45 %

34 %

8 %

0 %

6 %

42 %

40 %

9 %

2 %




Mitä kypsyystason 3/5 saavuttaminen edellyttää (esimerkkejä)

• Projektitoimisto tms. taho

• Organisaatio tarjoaa koulutusta projektinjohtamiseen

• Päätöksenteko-käytännöt ja -vastuut määritelty

• Projektimalli ja ohjeistus määritelty

• Selkeät roolikuvaukset• Jokaisella projektilla

nimetty omistaja• Johto seuraa ainakin

tärkeimpiä projekteja



TASO 3Määritelty

TASO 5Optimoitu


• Osaaminen keskimäärin perustasolla sekä projekti-päälliköillä että projektien omistajilla ja ohjausryhmillä

• Projektiosaamiseen kiinnitetään huomiota mm. projektipäälliköitä valittaessa



8 %

48 %

32 %

10 %

1 %

12 %

45 %

34 %

8 %

0 %

6 %

42 %

40 %

9 %

2 %


Tutkimustulos: korkealuokkainen ja tasapainoinen projektikulttuuri tukee projektien onnistumista!

• Tutkimus osoittaa, että kypsemmän projektikulttuurin organisaatiot menestyvät projekteissaan muita organisaatioita paremmin kaikilla mittareilla.

• Esimerkkejä:

Kypsimmät= Ne organisaatiot, joiden kypsyystasojen keskiarvo on vähintään 3

Muut= Ne organisaatiot, joiden kypsyystasojen keskiarvo on alle 3

Projektien tuotostavoitteiden saavuttaminen

Projektien työmäärä-tavoitteiden saavuttaminen


Esimerkkejä Infocus-arviointituloksista


Arviointitulos organisaatiosta, jossa harkitaanprojektijohtamisen ohjelmistotyökalun käyttöönottoa

0

1

2

3

4

5



toimintatavat

Projektiosaaminen

1 1

2


Arviointitulos ABC ProjektimallinTM käyttäjäorganisaatiosta, jossa pohditaan seuraavien kehityspanosten suuntaamista

0

1

2

3

4

5



toimintatavat

Projektiosaaminen

2

3

2


Yhteenveto: miksi projektitoiminnan arviointi kannattaa

• Saat luotettavan kuvan organisaatiosi projektitoiminnan nykytilanteesta ja käsityksen oman organisaatiosi sijoittumisesta muihin suomalaisiin organisaatioihin nähden.

• Voit asettaa realistisen tavoitetason, tunnistat akuuteimmat kehittämiskohteet ja pystyt perustelemaan kehittämiseen tarvittavat investoinnit.

• Sitoutat kaikki projektien toteutuksen ja ohjauksen parissa työskentelevät hyvään projektityötapaan ja projektijohtamisen kehittämiseen.


Kiitokset osallistumisestasi!

Leadership & Management

Projektitoiminnan arviointi kypsyysmallin avulla