Bartek  Janowicz  

ReInvent  HR  #4:  Work-­‐Out  -­‐  jak  zaangażować  pracowników  różnych  działów  do  wspólnego,  szybkiego  

usprawnienia  procesów    

Google  Campus  Warszawa,  13  grudnia  2016  

•  Od  2014  –  założyciel  Proinnovate  –  w  tym  facylitator  Work-­‐Out  

•  Od  2014  CerSfied  Professional  Facilitator  (akredytacja  IAF)  

•  2001  –  2014  –  HR  Manager  w  dużych  firmach  

–  2004  –  2005  –  pierwsze  work-­‐outy  w  Eaton  Truck  Components  –  lider  biznesowy  dla  usprawniania  procesu  rekrutacji  

–  2005  –  2010  –  GE  Money  Bank  –  facylitator  Work-­‐Out  dla  jednostek  Pionu  Operacji  i  na  styku  Pionu  Operacji  z  innymi  jednostkami  

–  2010  -­‐  2013  –  ING  Bank  Śląski  -­‐  koordynator  facylitatorów  oraz  facylitator  Work-­‐Out  dla  całego  banku  (26  WO  w  latach  2011-­‐2013)  

BARTEK  JANOWICZ  

Kto  korzysta  z  metody  Work-­‐Out  

Powtarzające  się  problemy  w  

procesach  między  zespołami  

Opór  pracowników  przy  wdrażaniu  odgórnych  

zmian  

Początki  

Zbyt  mocno  rozbudowana  biurokracja  

Inicjatywy  pracowników  często  giną  w  strukturze  

organizacji  

Jak  skutecznie  wdrażać  usprawnienia  do  procesów  

bazując  na  pełnej  odpowiedzialności  pracowników?  

Pracownicy  wykonujący  pracę  na  co  dzień:  •  wiedzą  najlepiej  co  działa  •  im  najbardziej  zależy    •  najczęściej  chętni  do  współpracy  wokół  rozwiązania      

Redukcja  biurokracji  i  bezpośrednie  zaangażowanie  pracowników                w  proces  decyzyjny  dotyczący          

ich  pracy  

CEL  procesu  Work-­‐Out  

GRUPA  opracowuje  rekomendacje  

+  Sponsor  natychmiast  decyduje  

o  wdrożeniu  

Kluczowe  założenia  

Mały  rezultat  

Duży  rezultat  

Łatwe  do  wdrożenia   Trudne  do  wdrożenia  

Time-­‐Wasters  Quick  Wins  

Business  OpportuniSes   Special  Effort  

Max.  90  dni  na  wdrożenie  

Kluczowe  założenia  

Kiedy  warto?  

Ø  Przede  wszystkim  gdy  są  problemy  w  procesie  

Ø  Gdy  wiele  osób:  

•  zauważa,  że  problem  dotyka  wielu  ludzi  z  różnych  zespołów  

•  zgadza  się,  że  jest  przestrzeń  na  usprawnienia  

•  ma  sugesSe,  jakie  mogą  to  być  usprawnienia  

•  ma  wystarczający  potencjał,  doświadczenie  i  rozsądek  do  rozwiązania  problemu  

Ø  Gdy  potrzebujecie  osiągnąć  szybkie  rezultaty  

Ø  Kiedy  posiadanie  wsparcia  „decydentów”  do  zmiany  może  przyspieszyć  zmiany  

Planowanie   Warsztat   Wdrożenie  

Proces  Work-­‐out  

Sam  warsztat  to  najłatwiejsza  część  procesu  

hsp://bit.ly/richceo  

•  Definiuje  wyzwanie  i  cel  biznesowy  do  osiągnięcia  •  Wybiera  lidera  biznesowego  •  Decyduje  o  wyborze  rozwiązań  spośród  rekomendacji  uczestników  •  Rozlicza  wdrożenie    

Role:  SPONSOR  

•  Przygotowuje  i  prezentuje  wyzwanie  na  warsztacie    •  Monitoruje  wdrożenie    

Role:  Lider  biznesowy  

•  Projektuje  i  przeprowadza  cały  proces  Work-­‐Out  •  Koordynuje  proces  pracy  grupowej  

Role:  FACYLITATOR  

Koordynator  PROCESU  –  projektant  procesu  dojścia  do  usprawnień  podczas  

całego  Work-­‐Outu  

100%  NEUTRALNOŚĆ  facylitatora  wobec  zadania  

100%  zaufanie  do  umiejętności  zarządzania  procesem  przez  facylitatora    

Koordynator  realizacji  ZADANIA  –  czyli  wdrożenia  usprawnień,  które  powstaną  podczas  Work-­‐Outu  

Facylitator  v.  Lider  Biznesowy  

Uczestniczą  w  warsztacie  i  tworzą  rekomendacje  rozwiązań  do  wdrożenia  

Role:  UCZESTNICY  

tylko  40-­‐60%  zaangażowanych  

bezpośrednio  w  dane  wyzwanie  

Kluczowe  założenia  

wszyscy  równi  wobec  wyzwania  

Kluczowe  założenia  

Planowanie   Warsztat   Wdrożenie  

Wybór  lider  biznesowego  

Definicja  -­‐  wyzwanie,  kryteria  sukcesu  i  warunki  brzegowe  

Sensing  session  –  zbieranie  danych  o  wyzwaniu  

Dodefiniowanie  wyzwania  i  ułożenie  agendy  spotkania  

Wybór  uczestników  warsztatu  

Pozyskanie  zaangażowania  menedżerów  

Komunikacja  

Około  30-­‐45  dni  Zaangażowani:  Sponsor,  Facylitator,  Lider  Biznesowy  (+  info  do  Menedżerów)    

Planowanie   Warsztat   Wdrożenie  

Prezentacja  wyzwania  i  danych  z  nim  związanych  

Analiza  procesu  i  problemu  

Wypracowanie  rekomendacji  rozwiązań  

Ocena  rozwiązań  

przez  pryzmat  kryteriów  sukcesu  

Plan  akcji  +  korzyści  i  zagrożenia  

Prezentacja  Sponsorowi  propozycji  

Decyzja  i  uzasadnienie  Sponsora  oraz  przydzielenie  wdrażającego  

1-­‐3  dni  Zaangażowani:  Uczestnicy,  Lider  Biznesowy,  Facylitator,    

Sponsor  –  na  końcu  (+  Menedżerowie?)  

Planowanie   Warsztat   Wdrożenie  

Spotkanie  wdrożeniowe  

Komunikacja  wyników  warsztatu  

Regularne  raportowanie  –  

30/60/90    Przegląd  

wdrożeniowy  

Regularna  komunikacja  

statusu  pracownikom  

Spotkanie  podsumowujące  

Ocena  wpływu  wdrożonych  rekomendacji  

Max  90  dni  (12  tygodni)  Zaangażowani:  Menedżerowie,  Pracownicy,  Lider  Biznesowy,    

Sponsor  –  raportowanie  

Uczestniczą  na  równi  z  uczestnikami  albo  przychodzą  na  koniec  spotkania  ze  sponsorem    

Role:  MENEDŻEROWIE  

Potencjalne  fuckupy  

Niedodefiniowane  wyzwanie  i  kryteria  sukcesu  

Pobieżne  „sensing  session”  

Odsunięcie  menedżerów  od  

procesu  

Mało  „zróżnicowana”  

grupa  uczestników  

Lider  lub  menedżer  jako  facylitator  

Zlekceważenie  komunikacji  kroków  w  procesie  

Brak  wytrwałości  Sponsora  w  

egzekwowaniu  wdrożeń  

Dopuszczenie  do  walki  –  KPI  czy  wdrażanie  rozwiązań  

•  Jak  poprawić  proces  budżetowania  i  raportowania  finansowego,  dla  lepszej  kontroli  kosztów?  

•  Jak  poprawić  współpracę  na  linii  Dział  A  –  Dział  B?  

•  Jak  możemy  usprawnić  przekazywanie  informacji  w  naszej  jednostce,  aby  nasi  klienci  otrzymywali  od  nas  profesjonalną  usługę?  

•  Jak  dzielić  się  wiedzą  i  znaleźć  właściwą  osobę  w  zespole  500  osobowym?  

•  Jakie  zasady  współpracy  są  dla  nas  istotne?  

•  Jak  możemy  zmniejszyć  rotację  na  stanowiskach  w  Dziale  C?  

•  Jak  przyspieszyć  realizację  procesu  X?  

Przykładowe  wyzwania  biznesowe  

Spotkanie  utwierdziło  mnie  w  przekonaniu,  iż  w  zespole  podczas  wspólnej  pracy  łatwiej  

wypracować  rozwiązania.    

 Wartością  dodaną  jest  to,  że  pomysły  zostały  od  razu  ocenione  przez  Sponsora.    

Kolejny  raz  zrozumiałem,  że  należy  podchodzić  do  zadań  z  nastawieniem,  że  

można  i  da  się  :)  

Jeśli  grupa  jest  zaangażowania,  nie  jest  nastawiona  na  NIE,  na  pewno  wypracuje  szereg  pomysłów.  Tak  więc  nie  ma  rzeczy  

niemożliwych  :)    

Zebranie  grona  ludzi  i  przeprowadzenie  odpowiedniej  burzy  mózgów  naprawdę  pozwala  na  wypracowanie  

ciekawych  rozwiązań.  Zaznaczam,  że  początkowo  byłem  sceptycznie  nastawiony  do  tych  warsztatów.  

Niektóre  reakcje  

•  Wykorzystanie  bogactwa  doświadczeń  różnych  uczestników  

•  Wzięcie  odpowiedzialności  we  własne  ręce  

•  Zwiększenie  poczucia  wpływu  pracowników  

•  Zwiększenie  ducha  przedsiębiorczości    

•  Wzmocnienie  synergii  zespołu  

•  Większe  zrozumienie  dla  podejmowanych  decyzji  –  bezpośredni  feedback  Sponsora  

•  Skuteczna  metoda  rozwiązania  problemów    

•  Wzrost  wartości  roli  facylitatora  w  organizacji  

Korzyści  ze  stosowania  

Bartek  Janowicz  Tel.:  +48  604  647-­‐317  bartek@proinnovate.pl  

   bartek.janowicz75  

 bartekjanowicz  

 @BartoszJanowicz  

   

   Dzięki  :)  

 Zapraszam  do  kontaktu  

Wejdź  na  slido.com    Wpisz  kod  1299  

Odpowiedz  na  3  pytania  

DZIĘKUJEMY  J