Mässan - En strategisk marknadsplats

2023-04-08 Stephan Philipson Marknadsutveckling SPMU

Att ställa ut och att sälja sin produkt/tjänst på en mässa är en modern form av klassik torghandel .

Det är ett gammalt och välkänt och sätt att nå sin målgrupp.


MÄSSAN – EN VIKTIG DEL AV FÖRETAGETS

MARKNADSKOMMUNIKATION

Planera – Genomföra – Följa upp


Skall ett företag ställa ut på en mässa eller avstå från att vara med?

Hur skall man kunna värdera när företaget skall vara med eller avstå från deltagande i en mässa? Går det att fatta ”rätt” beslut?

Känner du igen de båda ytterligheterna? Förmodligen har båda företagens representanter rätt i sina åsikter.

Erfarenheterna är säker rätt återgivna och korrekta ur de båda företagens perspektiv.

Min avsikt med presentationen är att ge vägledning av de grundläggande och mest centrala delarna om företaget skall ”ställa ut ” eller avstå från deltagande.


Låt företagets vision och kundstrategi lägga grunden

till beslutet

– Är mässan ett bra alternativ till företagets övriga marknadskommunikation och säljstrategier?


Företaget måste besvara några viktiga och centrala frågor t.ex.;.

- Passar denna mässa företagets nuvarande situation och ambitioner att öka sin kundkommunikation och förbättra sin konkurrentskraften?

- Är mässan ett komplement till företagets strategier på lång och kort sikt?

- Innebär kostnaden för denna mässa att företaget kompletterar någon annan typ av marknadsföringsaktiviteter?

Om svaren är JA på de mest centrala frågorna, har det första steget tagits till ett framgångsrikt deltagande och förbättrad marknadskommunikation.


Planering är grunden för lyckat deltagande.

När företaget har bestämt sig för att ställa ut på mässan , börjar ett av de mest centrala momenten i hela processen.

Planering av mässan!


Det första som bör göras är att utse en person som har ansvar för mässan. Vid ett större mässdeltagande kan det vara lämpligt att utse en projektgrupp

Ansvarig ”projektledare” bör ofördröjligen samla in nödvändiga uppgifter vilka kan få en avgörande betydelse på den fortsatta planeringen.

Det kan till exempel vara detaljer om montermått, takhöjd, tillgång till el eller diverse annan teknisk försörjning, last- och lossningsmöjligheter, besöksvägar, tidsuppgifter, prisuppgifter mm


Det är inte ovanligt att företaget måste börja sina förberedelse 6 – 12 månader innan mässan slår upp sina portar.

Det kan även vara aktuellt att besöka mässan året innan man själv har för avsikt att närvara med en egen utställning. Bara för att få en ”på plats upplevelse”.

Det bör även undersökas vad företaget ställa upp med från övriga delar av företagets organisation. Som t.ex om marknads & säljorganisation blir påverkad av det förberedande arbetet inför mässans fullbordande.

Projektledaren skall även undersöka vilka interna & externa resurser som finns att tillgå.


Vilka ekonomiska förutsättningar är nödvändiga för att mässan skall kunna genomföras?


Det ligger på projektledaren att sätta upp en kostnads & intäktsbudget. En lämplig utgångspunkt för denna kalkyl är de mål och visioner företaget presenterat i affärs & marknadsplan. Dessa kan med fördel utgöra grunden till den budget projektledaren bör utgå från.

Om kostnaderna förväntas överstiga de "intäkter" som mässan beräknas ge (direkt och på sikt) bör man fundera över om inte pengarna kan användas till en mer lönsamt aktivitet i företaget .

Det är självfallet svårt att mäta all den nytta ett deltagande kan leda till - men det gäller att försöka beräkna detta så sakligt som möjligt.


SÄTT UPP TYDLIGA MÅL


En grund för lyckat deltagande är att sätta upp tydliga och konkreta mål varför företaget ställer ut på mässan.

Det gäller för denna aktivitet som för alla andra marknadsförings & säljaktiviteter, att vara medveten om varför företaget skall investera pengar och personal ,och vad det skall leda till på kort och lång sikt.

Är målet att sälja, visa upp nyheter eller träffa gamla och nya kunder osv .Bestäm målet och gå sedan gå vidare med en tydlig målstyrning vad genomförandet av mässan skall leda till.


Så här beskriver en av många erfarna mässarrangörer vad som skulle kunna vara mätbara mål.

Kontaktkostnad:Totalkostnaden för mässaktiviteten/Antalet kvalificerade kontakter = Kostnad per kontakt

Kostnad för nya kunder:Totalkostnaden för mässaktiviteten/Antal nya kunder = Kostnad per ny kund

Försäljning per satsad krona:Mässrelaterad försäljning/Totalkostnad för mässaktivitet > 1

Vinst per satsad krona:Mässrelaterad vinst/Totalkostnad för mässaktivitet > 1


Exempel på andra mål kan vara;

• Antal kontakter med nya kunder • Förstärkta och fördjupade kontakter med befintliga kunder. • Öka försäljningen, omsättningen, marknadsandelen. • Erhållna order under mässan, i kontakter med mässbesökare efter mässan. • Erhållna order i antal, volym, storlek etc. • Lansering av nya produkter eller tjänster. • Stötta återförsäljare och/eller nå nya återförsäljare. • Öka målgruppens kunskap om företaget, dess produkter eller tjänster. Förbättra eller förstärka företagets image.


Vad ditt företag skall sätt för mål och hur måluppfyllelsen skall mätas ,är en betydelsefull del, och bör noga beaktas i den fortsatt planeringen.

Vilka målen än blir är dessa en dominerande och central del vid mässans utvärdering.

Sammanfattning av mål och måluppfyllelse


Hur skall montern se ut – Vilket budskap skall lyftas fram?


Det bästa sättet att lyckas och inte missa några kritiska moment är att var ute i god tid. Det tar alltid längre tid att planera och få alla puzzelbitarna på plats än man tror från början.

Fördelen med en mässa är att den är tidsbestämd. Företaget och ansvarig projektledare har ett datum då allt måst vara klart. Ett datum då alla förberedelses gjorda. Det är den dagen då mässan öppnar och allt skall finnas på plats.


Börja med att boka monter och storlek samt alla övriga detaljer som är nödvändiga för att företagets monter skall bli så bra som det är möjligt.

Det kan innebära att man använder det montermaterial som redan finns eller blir tvungna att beställa nytt.

En översyn av det gamla materialet är absolut en nödvändighet. Det kan finnas delar i denna utrustning som försvunnit eller blivit skadat vid tidigare användning


Skall en ny ”monter” beställas är det alltid ledtider hur den skall och kan tillverkas. Material som beställs från externa leverantörer bör ha en "god" säkerhetsmarginal inlagd.

Det är inte alls ovanligt med leveransförseningar och det kan skapa onödig stress och irritation om tidsschemat är för snålt tilltagen.

Börja därför detta arbete i så tidigt skede som det är möjligt för att inte riskera att hamna i onödig och dyrbar tidsnöd.


• Den råda tråden

• Prata med säljarna

• Aktiviteterna på mässan skall hjälpa företaget

3 viktiga punkter som du inte få missa


Fundera över vilket tema eller produktbudskap som skall vara den röda tråden i företagets utställning och hur den passar in på det tema som mässan har som övergripande mål. Planera och beställ inbjudningar och övrigt mässmaterial planeras .

Prata med säljarna hur de lyfter fram produktfördelar och hur försäljning fungerar på fältet. Lyssna och prata med kunderna, presentera en lösning med utgångspunkt från deras behov

Tänk på att allt kommunikationsmaterial skall följa samma röda tråd. Det skapar en bättre och mer trovärdig marknadskommunikation. Förstärker företagets image och marknadsposition


Vad skall företaget tänka på innan mässan?


Självklart ingår företagets mässaktiviteter som en del i den ordinarie marknadsföringen. Kontakta både dina kunder och potentiella kunder genom exempelvis säljbrev.

Tala om att företaget kommer att var närvarande i en mässa, vad du kommer att visa och erbjuda där, hälsa dem välkomna och bifoga gärna en entrébiljett.

Kanske kan det vara läge att arrangera en kollektiv kundresa till mässan.


Annonsera också i exempelvis facktidningar för att tala om mäss- deltagandet.

Större och viktigare kunder bör man boka tid med, kanske i kombination med middag, teater, konsert eller dylikt.


• Pressen är viktig

• Förbered material som ska användas under och efter mässan


Inbjudan till mässan – Locka kunder till din monter


Företaget med dess kundnära funktioner har med stor sannolikhet ett uppdaterat kundregister som underlättar din inbjudan. Dagens kunder är förmodligen uppdaterade med den information man önskar om mässan de vill besöka. En av förberedelserna inför mässan är informationsinsamling.

En spännande uppgift för säljorganisationen är att ta reda på hur och på vilket sätt kunderna skaffar sig den information de behöver.

Det ger även anledning för säljarna att bearbeta sina kunder med aktuell och intresseväckande företagsinformation


Ditt företag kämpar om att finnas med på de viktigaste personernas besökslistor.

Dagens teknik ger möjlighet till ökad interaktion med dina intressenter

Ett väl genomfört förberedande informationsarbete och uppsökande kundaktiviteter är en avgörande faktor hur många besök det blir i din monter.


Under mässan är det 100 % kundfokus!


• Kundkorten

• Personalen

• Internationella kontakter

• Företagets image

• Utbildning/information


Uppföljningen efter mässan är en färskvara!


För att uppnå bästa möjliga effekt av din mässa är viktigt att det sker en snabb och effektiv uppföljning

Med hjälp av de kontakter som är etablerade under mässan kan nu varje kund bearbetas individuellt. Du har även lagt grunden till uppföljning av hur värdet av företagets deltagande nu skall beräknas och värderas av företagets satsning på mässan.

En värdefull utvärdering inför kommande beslut om fortsatt deltagande i denna typ av marknadsföring !

Marketing

Mässan - En strategisk marknadsplats