Embed Size (px)
DESCRIPTION
Geen vakantieprogramma zonder inschrijvingen. Twee gemeenten vertellen over de ervaringen met hun online inschrijvingssysteem. In Tielt-Winge kunnen, ook gescheiden, ouders hun kinderen eenvoudig online inschrijven via de activiteitenkalender. Een winkelmandje bundelt de geselecteerde activiteiten, de factuur wordt elektronisch verzonden. Bart Van de Laar (communicatieambtenaar Tielt-Winge) licht de mogelijkheden toe.
Citation preview
Grabbelpas & swap online reserveren in Tielt-Winge
28 januari 2014 Bart Van de Laar
#grabbelswap @marcomvision
Sarej
agenda
toptaken? 2011: bètaversie 2012: volwaardige webapp 2012: meten is weten blik op ‘frontoffice’ blik op ‘backoffice’ opvolging issues wat bracht 2013? toptaken bereikt!? vragen & suggesties
bepaal toptaken
Kruip in de huid van…
– de ouder
– de jeugddienst (personeel & animatoren)
– de webbeheerder
– de rekendienst
– de webfirma
vooraf / tijdens / nadien
2011
Integratie webapp in bestaande platform
Quick wins – bètaversie – startmoment – ouders: gebruiksgemak
– jeugddienst: focus op vakantiewerking & helpdesk
– schaalbaar – eyeopener: imago & organisatiecultuur
Passie in uitvoering
2012
Registratie: mét kidsID, beheer door ouders
Reservatie: uitbreiding o.a. verkoop kledij (sjaaltje, t-shirt)
Back office: upgrade, secure certificaat, secure hosting
uitbreiding beheer & rapportage
Uitbreiden & verfijnen rol jeugddienst (vooraf, tijdens, nadien)
Gedeelde passie
meten is weten
390 kinderen 246 ouders (soms dubbels)
3159 effectieve deelnames in 2012 activiteiten met wachtlijst: snel ‘uitverkocht’ Google analytics (tielt-winge.be 4 tot 6 juni 2012: 1574 bezoeken)
frontoffice: registratie
activiteiten
activiteiten
reserveren / inschrijven
• stap 1: introductie (checkt op achtergrond ook security & browser)
• stap 2: activiteiten
• stap 3: webshop kledij
• stap 4: overzicht
• stap 5: schermbevestiging & e-mail factuur
reserveren / inschrijven
backoffice
backoffice
• Automatisch genereren naar pdf - fiscaal attest - medische fiche - deelnemerslijst
• Eerste aanwezigheid kind + bestelling webshop
• Aanwezigen | Reservelijst
• …
Explirer
opvolging issues
• opvolgingssysteem ‘Gemini’
• projecten
• type | prioriteit | ernst | status | …
2013
• speciale gevallen - inschrijven | annuleren deelname - facturatie - deelnemer uit reservelijst activeren
• verduidelijken GR/SW bij reservatie
• e-mail (periode, ouder, activiteit, project)
• webshop (stock: live)
• versiebeheer
toptaken bereikt!?
ouder: - overzicht: beschikbaar / volzet - kind(eren) vlot online inschrijven - betaling & overzicht reservatie
jeugddienst: - activiteiten beheren - automatisatie rapporten vóór & na - webshop
toptaken bereikt!?
webbeheerder: - hedendaagse app intern: ‘eyeopener’
extern: maatschappelijk relevant technisch: crossbrowser, anysurfer
- gebruiker: 1x inloggen - meta-beheer versus rol medewerkers - egov (kidsID)
- privacy
toptaken bereikt!?
rekendienst: - uniek te traceren reservaties - financiële controle betalingen - blokkeren wanbetalers - vlotte agendering op cbs
webfirma: - generieke oplossing
- aansluitend op CMS (°2012)
- integratie front- en backoffice
vragen & suggesties
Question to know what you don’t know
Gemeente Tielt-Winge, Bart Van de Laar, tel. 016 63 95 28, [email protected]
ba1969
ba1969
