Upload
mieke-borgers-roozen
View
35
Download
1
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Presentatie over de introductie van een social intranet bij de gemeente Zoetermeer tijdens het Entopic Intranetcongres, Utrecht, 2013
Citation preview
De weg naar een Social Intranet
Mieke Borgers-Roozen
Congres intranet
19 maart 2013
De reisroute
• Start project
• Visiedocument
• Oriëntatiefase
• Aanbesteding
• Ontwerp en bouw
• Test & invoering
• 10 tips
Breakoutronde Gemeente Zoetermeer,19 maart 2013
2
Er was eens een intranet uit 2003 …
3Breakoutronde Gemeente Zoetermeer,19 maart 2013
Waar beginnen?
• Moeizame start
• Opdracht van directeur Bedrijfsvoering
4Breakoutronde Gemeente Zoetermeer,19 maart 2013
Mensen, niet papier!
• Projectgroep • Duidelijk en gezamenlijk
doel• Projectleider?
• Papierloos kantoor: alleen op papier zetten waar je steeds op terug grijpt.
5Breakoutronde Gemeente Zoetermeer,19 maart 2013
De reisroute
• Start project
• Visiedocument
• Oriëntatiefase
• Aanbesteding
• Ontwerp en bouw
• Test & invoering
• 10 tips
Breakoutronde Gemeente Zoetermeer,19 maart 2013
6
Eerste hobbel omzeilen
• Meteen discussie over techniek: wel/niet Sharepoint
• Wat willen we?
• Visiedocument
• Techniek komt later
• Betrek wel ICT
7Breakoutronde Gemeente Zoetermeer,19 maart 2013
Hoe kom je tot Visiedocument?
• Directeuren
• Medewerkers
• Externe input
• Concept in MT’s
• Vaststelling door CMT
8Breakoutronde Gemeente Zoetermeer,19 maart 2013
Inhoud Visiedocument
• Doelen• Uitgangspunten• Voorwaarden
- Inhoud en gemak- Eigen verantwoordelijkheid- Sociaal - Techniek niet leidend
• Ambities• Beheer • Beveiliging
9Breakoutronde Gemeente Zoetermeer,19 maart 2013
De reisroute
• Start project
• Visiedocument
• Oriëntatiefase
• Aanbesteding
• Ontwerp en bouw
• Test & invoering
• 10 tips
Breakoutronde Gemeente Zoetermeer,19 maart 2013
10
Oriëntatie: hoe kan wat we willen?
• Gesprekken / presentaties potentiële leveranciers
• Gerichte bezoeken aan gemeenten met sociaal intranet
11Breakoutronde Gemeente Zoetermeer,19 maart 2013
Wat hebben we geleerd?
• Geen maatwerk
• Niet alles in 1x
• Eisen / wensen per fase
12Breakoutronde Gemeente Zoetermeer,19 maart 2013
De reisroute
• Start project
• Visiedocument
• Oriëntatiefase
• Aanbesteding
• Ontwerp en bouw
• Test & invoering
• 10 tips
Breakoutronde Gemeente Zoetermeer,19 maart 2013
13
De aanbesteding
• Wat vragen we eigenlijk?
• Alles vastleggen of openhouden?
• Gunningscriteria: houd het globaal14
Breakoutronde Gemeente Zoetermeer,19 maart 2013
Ultiem criterium
Maakt deze oplossing
de gebruiker blij?
15Breakoutronde Gemeente Zoetermeer,19 maart 2013
Sharepoint, hoe ging dat verder?
• Niet alles in 1 platform
• Maak gebruik van sterke kanten
• Platforms koppelen16
Breakoutronde Gemeente Zoetermeer,19 maart 2013
De reisroute
• Start project
• Visiedocument
• Oriëntatiefase
• Aanbesteding
• Ontwerp en bouw
• Test & invoering
• 10 tips
Breakoutronde Gemeente Zoetermeer,19 maart 2013
17
Ontwerp & bouw: kort en krachtig
• Werkgroepen en migratieplan
18Breakoutronde Gemeente Zoetermeer,19 maart 2013
De reisroute
• Start project
• Visiedocument
• Oriëntatiefase
• Aanbesteding
• Ontwerp en bouw
• Test & invoering
• 10 tips
Breakoutronde Gemeente Zoetermeer,19 maart 2013
19
Testfase• Testen / vullen
• Aanspreekpunt
• Check interne aannames
• Intern geen keiharde deadline
20Breakoutronde Gemeente Zoetermeer,19 maart 2013
Hoe gebruikers betrekken?• Enquête over gebruik
• Testomgevingen voor gunning
• Naam voor intranet
• Beta-testers
• Plaagposters
• Videoboodschap
• En verder?
21Breakoutronde Gemeente Zoetermeer,19 maart 2013
Het uur U• Intranet start
automatisch op• Digitale rondleiding
• Op bureau opstart-handleiding
• Communitymanagers
• Videoboodschap
22Breakoutronde Gemeente Zoetermeer,19 maart 2013
ENZO: het nieuwe intranet
• Smoelenboek
• Statische pagina’s, je kunt er niet omheen
• Servicedesk
• Nieuws
• Groepen
• Nieuwsfeed
• Widgets
23Breakoutronde Gemeente Zoetermeer,19 maart 2013
Er is een intranet is 2013…
24Breakoutronde Gemeente Zoetermeer,19 maart 2013
De eerste maand
• Veel communicatie al via ENZO
• Veel vragen
• 80+ groepen
• Inloopsessies
• Opstartperikelen
25Breakoutronde Gemeente Zoetermeer,19 maart 2013
De reisroute
• Start project
• Visiedocument
• Oriëntatiefase
• Aanbesteding
• Ontwerp en bouw
• Test & invoering
• 10 tips
Breakoutronde Gemeente Zoetermeer,19 maart 2013
26
10 Tips
1. Projectteam: gebruikers met/zonder kennis van social media
2. Stel duidelijk doel van intranet
3. Zorg voor draagvlak: opdracht vanuit de top
4. Ga niet veel tijd in papierwerk stoppen.
27Breakoutronde Gemeente Zoetermeer,19 maart 2013
10 Tips
5. Formele projectleider? Deel verantwoordelijkheden/taken.
6. Ga kijken bij andere organisaties en leveranciers
7. Ga niet zelf bouwen, kant-en-klaar is ook goed (genoeg)
8. Wil niet alles tegelijk, faseer de ontwikkelingen en doe dat samen met gebruikers
28Breakoutronde Gemeente Zoetermeer,19 maart 2013
10 Tips
9. Sluit aan op mogelijkheden die men privé al heeft
10. Laat gebruiks-
vriendelijkheid
doorslag geven,
niet beheer!29
Breakoutronde Gemeente Zoetermeer,19 maart 2013
En de projectleider?
• Die hebben we nooit gekregen!
• Zelfsturend team met collectief project- leiderschap
• Per fase informele trekker
30Breakoutronde Gemeente Zoetermeer,19 maart 2013
Vragen?
31Breakoutronde Gemeente Zoetermeer,19 maart 2013
Later contact?
Mieke Borgers-RoozenAdviseur online media & coördinator social media
Gemeente Zoetermeer
• Mail: [email protected]• Tel: 079 346 8242
• Twitter: @miekebr• LinkedIn: miekeborgersroozen
32Breakoutronde Gemeente Zoetermeer,19 maart 2013