Innbokskontroll og delingskulturHamarregionen utvikling

Hamar, 13.mai 2016

Jørn KippersundForedragsholder, allmennlege, legevaktsjef

Volda/Ålesund

www.innbokskontroll.no

Fastlege

EktefelleSkiskyting

Lokallagsleder - HEF

Nettredaktør

Tillitsvalgt

Legevaktsjef

17.Mai komité

Slektstreff3-barns far

For mange oppgaver?

Stress

???

2. Oppgavene blir for mange, 55 %.

1. Rekker ikke å gjøre en så brainnsats som jeg ønsker, 57 %.

11. Oppgavene er for vanskelige, 13 %12. Klientene klager, 11 %

Stress

tanken på uløste oppgaver

Hodet: Løse oppgaver, ikke huske på

- Alt du gjør er prosjekt

Scott Belsky

(forfatter av Making Ideas Happen)

ARBEIDSPLATTFORM

Oppgaver Verktøy

For mange oppgaver, for lite tid?

1. Velge vekk oppgaver

Hvordan kommer oppgavene til deg?

Til innboks

Nyhets-strøm

Blir liggende!

Blir borte!

Innboks, definisjon:

Samling uløste oppgaver som

blir liggende,

men kan fjernes / aktivt merkes

Nyhets-strøm, definisjon:

Samling uløste oppgaver som

blir borte

etter en tid

Til innboks

Nyhets-strøm

Sikrere håndtering

Når over mer

Hvor finner du oppgavene dine på jobb? Hjemme?Hvor havner oppgavene i en innboks?Hvor havner oppgavene i en nyhetsstrøm?Hvor kan du ta vare på en oppgave som absolutt ikke bør glippe?

Nyhets-strøm

Arkiv

Blir borte!

Oppgave

Oppgave

OppgaveOppgave

Enig/uenig?

I e-postens innboks fins det forpliktende oppgaver

Etterrettelig, definisjon:

-Gjøre det du sier du skal gjøre-Svare når du bør-At ting ikke

glipper

skille uløst fra løst

skille uløst fra løst

skille ulest fra lest

Til innboks

Nyhets-strøm

Blir liggende!

Blir borte!

fiske uløste(= den må jeg følge opp)

ellerfjerne løste

Oppgave

Oppgave

OppgaveOppgave

UlestStjerne

Flagg

Mappe

Liste

fiske uløste(= den må jeg følge opp)

ellerfjerne løste

(= den er jeg ferdig med)

fjerne løstefiske uløste

fisker uløste

har fjernet løste

2

0 11

Innbokskontroll, definisjon:- Få meldinger i innboks, kontroll med de som er der

Innbokskontroll, definisjon:- Få papir på skrivebordet, kontroll med de som er der

For mange oppgaver, for lite tid?

1. Velge vekk oppgaver2. Mindre tid per oppgave

@

@@@@

@@ @@@

Man Tir Ons Tor Fre

Man Tir Ons Tor Fre

fjerne løstevs

fiske uløste

For mange oppgaver, for lite tid?

1. Velge vekk oppgaver2. Mindre tid per oppgave3. Jobbe mer

Jobbe mer?

For mange oppgaver, for lite tid?

1. Velge vekk oppgaver2. Mindre tid per oppgave3. Jobbe mer

Hvorfor innbokskontroll?

• Skille uløste/løste oppgaver– Unngå at oppgaver glipper– Riktigere fokus og prioriteringer

• Bedre tidsbruk, – Mindre tid per oppgave– Unngå dobbeltarbeid for deg og andre

Hvordan innbokskontroll?

- oppgavetenkning- unngå utsettelse- unngå avbrudd- del

Hver e-post er en oppgave

Hver e-post er en oppgave. Oppgaven er

veldig ofte å slette eller arkivere

Hver e-post som havner i innboksen

er en oppgave. Oppgaven er veldig ofte

å slette eller arkivere

Golden moments!

(Slide lånt fra Hans-Petter Nygård Hansen)

Golden moments!

Golden moments!

Hvor gjør jeg av informasjonen når jeg er ferdig med den?

– sletter?– arkiverer?– videresender?– deler?

Handling eller

Referanse?

ARBEIDSPLATTFORM

Innboks= handling= på vent/i

arbeid

Arkiv = referanse

= utført

Oppgavemestring - Florø 19.05.09

Landet ditt trengeMAIL

Handlings-informasjon

Krever HANDLING fra deg

• Beholdes i innboksen• Begrenset mengde• Alt synlig v/overblikk

Referanseinformasjon

Får kanskje BRUK FOR

• Fjernes fra innboksen• Uendelig mengde• Søkbar

MAIL

Referanse / Handling

Referanse

Handling

ARBEIDSPLATTFORM

Innboks= handling

Arkiv = referanse

Hvor skal vi lagre informasjonen??

Tilføre verdi

Tilføre verdi

ARBEIDSPLATTFORM

Overblikk

Innboks

Søk

Arkiv

Varsel eller originalinformasjon?

I N B O X

Varsel

Original-informasjon

Handling?

Får bruk for?

Varsel eller originalinfo

Hvordan innbokskontroll?

- oppgavetenkning- unngå utsettelse- unngå avbrudd- del

Forsvinner?

Lettere med tiden?

Neste skritt

”Jamen det blir bare for mange e-poster”

Å ikke håndtere – er også en håndtering

Bevisst eller ubevisst valg?

Sletter du noen, blir de gjenværende mer verdifulle

Hvordan innbokskontroll?

- oppgavetenkning- unngå utsettelse- unngå avbrudd- del

8:00

12:00

16:00

@

@@@@@@@

@@@

@@

@@@@@

@@@

Ny idé

Prosjekt-platåfase

Ener

gi o

g be

geist

ring

TidModifisert etter Scott Belsky,

Making Ideas HappenPenguin Books, 2010

Ny idé

Prosjekt-platåfase

Ener

gi o

g be

geist

ring

TidModifisert etter Scott Belsky,

Making Ideas HappenPenguin Books, 2010

Ferdig!!

Prosjekt-platåfase

Ener

gi o

g be

geist

ring

TidModifisert etter Scott Belsky,

Making Ideas HappenPenguin Books, 2010

Ny oppgave Ny oppgave nr 2

Prosjekt-platåfase

Ener

gi o

g be

geist

ring

TidModifisert etter Scott Belsky,

Making Ideas HappenPenguin Books, 2010

Ny oppgave Ny oppgave nr 2

Kontekstbytte

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

K o n t e k s t b y t t e

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Større skrivebord = større produksjon?

Løsning – større skrivebord?

Mange oppgaver på arbeidsflaten = mange kontekstbytter

E-post er for viktig til å håndtere mens du

egentlig gjør noe annet

Skap rom for å jobbe med e-post

og bare e-post

Steng epost- varsling når du

jobber med noe annet

8:00

12:00

16:00

@

@@@@@@@

@@@

@@

@@@@@

@@@

8:00

12:00

16:00

@@

@ @

@

@

@@

@

@@ @ @

@ @ @

@ @ @

@ @@

8:00

12:00

16:00

@ @

@ @ @

@

@@ @ @

@ @ @

@ @ @@@@

@ @

8:00

12:00

16:00

@

@@@@@@@

@@@

@@

@@@@@

@@@

Respond to whatever penetrates our attention… ?

Innbokskontroll ≠

-svare på alt- svare med én gang

Enig/uenig?

I e-postens innboks fins det forpliktende oppgaver

Enig/uenig?

Sikrest oversikt over de uløste oppgavene, oppnås ved å fjerne de løste oppgavene

Tøm innboksen!

Quick-fix – full innboks

1. Lag mappe som heter ”Arkiv”2. Flytt alle meldingene fra innboksen og over til

”Arkiv” 3. Flytt tilbake til innboksen de meldingene du

vil følge opp med handling

4. Fra nå av: Kun uløste oppgaver i innboksen. 5. Gjør oppgaver uten utsettelse

Long-fix – full innboks

1. Ikke sjekk en innboks uten at du også er i modus til å faktisk håndtere oppgavene der

2. Eldste først som triks

3. Benytt evt. bonus-mappe

4. Pågående prosjekt – trenger kanskje bare én melding (”dult”) i innboksen, resten i prosjektmappe

Enig/uenig?

Vi kan bare løse én refleksjonskrevende oppgave av gangen

Enig/uenig?

Bytte mellom ulike kontekster for oppgaveløsning koster tid og energi

8:00

12:00

16:00

@@

@ @

@

@

@@

@

@@ @ @

@ @ @

@ @ @

@ @@

Evaluering hos Miles, ½ år etter innføring i innbokskontroll

Hvordan innbokskontroll?

- oppgavetenkning- unngå utsettelse- unngå avbrudd- del

Dele eller sende?

Vær raus med hvem du setter på kopi. Du vet aldri

hvem du kan få behov for å skylde på.

KONTEKSTUELL INFORMASJON

VS

KOPISYKEN

KONTEKSTUELL INFORMASJON

Informasjon tilgjengelig• der den trengs• når den trengs• for personen(e) som trenger den

Your inbox is your castle!

I N B O X

Hva har vi i midten??

Handleliste

Handleliste

Varsel!!

Deling, fordeler

• Den som deler, får tanken ut av hodet – beholder fokus

• Den (kanskje samme person) har oppgavene tilgjengelige i riktig kontekst når oppgaven skal løses. Kollega slipper å spørre, du slipper å bli avbrutt

• Data skrives inn bare én gang, mulighet for feil blir langt mindre, og vi unngår dobbeltarbeid

Konklusjon: Deling gir mindre støy, mer fokus

Møteplanlegging

Noen vil ta opp noe på det faste møte. Sende til leder som da må overta ansvaret for å huske dette, skrive det direkte inn (dele kontekstuelt) i møteagenda?

E-post

Jira? E-postE-post

E-post

Felles disk

???

Kalender

sende dele

1:1-teknologisosial

delingsteknologi

Handling?

Får bruk for?

Varsel eller originalinfo Lettere for mottager å

håndtere et varsel enn originalinformasjon!

Golden moments!

Tilføre verdi

Golden moments!

Deler eller sender jeg?

Hvor søkbar gjør jeg informasjonen?

Sender jeg varsel eller originalinformasjon?

Golden moments!

Kalender – gjøre en avtale

Hvor mye verdi tilfører vi organisasjonen når vi skriver inn avtalen?

Ta med hjemIdentifiser dine innbokser

Fjern løste oppgaver i stedet for å fiske uløste

Del informasjon kontekstuelt

Gjør oppgaver bare én gang (der det er mulig)

Ta med hjemIdentifiser dine innbokser

Fjern løste oppgaver i stedet for å fiske uløste

Del informasjon kontekstuelt

Gjør oppgaver bare én gang (der det er mulig)

Vær i modus for oppgaveløsning når du sjekker

en innboks

www.innbokskontroll.no/presentasjoner

facebook.com/innbokskontroll

(quick-fix)

Du burde engasjere deg i foretaket, og lese et memo nå og da

Jeg advarte deg om memoene.Jo flere du sender, dess færre leses.