Lean er ikke kun for store virksomheder

Af Inger Toft Thiersen

Viden Assistance

Juni 2012

Juni 2012 1

Dagsorden

• Introduktion til begrebet Lean

• Lean Administration

• Mulige resultater med Lean

• Værktøjerne i Lean

• Implementering af Lean

• Arbejd smartere – fleksible arbejdspladser

Juni 2012 2

Viden Assistance• Etableret – 2009

• Mission – at tilbyde optimering og vedligehold af viden-deling,

administrative arbejdsgange og kommunikation. På baggrund

heraf opnås et resultatorienteret samarbejde med gensidig

respekt og uden faste omkostninger.

• Kunder – advokatfirmaer, juridiske afdelinger, retter,

forsikringsselskaber, kommuner, undervisningsinstitutioner,

revisorer mv.

• Baggrund – Jurist 1986, arbejdet på advokatkontorer,

Skatteministeriet, Magnus Informatik, Ernst & Young & censor i

LEAN management ved CBS.Juni 2012 3

Intro til begrebet Lean• Hovedtanke: Kun at lave det kunderne vil betale for!

Alt andet betragtes som spild og bør minimeres!

• Lean indeholder en række værktøjer, som man

anvender til at maksimere værdi og minimere spild.

• Lean er en ny livsstil. Ikke en slankekur!

Juni 2012 4

Leans historie og situation• Lean stammer fra produktionen hos Toyota i Japan.

• Anvendes i dag i virksomheder, sygehuse, banker,

forsikringsselskaber, kommuner mm.

• Lean er i dag det mest anvendte værktøj til optimering

af virksomheder og værdikæder (forsyningskæder).

Juni 2012 5Rotary

Juni 2012 6Rotary

De 5 principper i Lean Thinking• Definér hvad der skaber værdi for kunderne.

• Fastlæg værdikæden der skaber værdien.

• Skab flow i værdikæden.

• Skab træk (ordrestyret).

• Gennemfør løbende forbedringer.

Juni 2012 7Rotary

Resultater med Lean Administration• Kortere leveringstid og bedre service.

• Højere produktivitet.

• Bedre kvalitet.

• Løbende forbedringer.

• Bedre arbejdsmiljø – bedre overblik, færre frustrationer,

mindre stress og højere jobtilfredshed.

Juni 2012 8Rotary

Har I behov for LEAN?1. Vores afdeling tilbyder service til interne eller eksterne kunder?

2. Vores kunder ønsker skræddersyede løsninger og svar på deres individuelle behov?

3. Vores afdeling mangler et overblik over de detaljerede strukturer, ansvarsskift og forretningsgange i vores processer?

4. Der laves desværre fejl i vores processer?

5. Vores afdeling vil meget gerne tilbyde en hurtigere og mere gennemskuelig service?

6. Vores afdeling behandler ofte enslydende ordrer?

7. Vores afdeling har til tider et stort arbejdspres, frustrerede medarbejdere eller et uholdbart arbejdsmiljø?

Juni 2012 9

Værktøjskassen Lean Administration• De 8 spildtyper.

• 5S system og orden.

• Løbende forbedringer.

• Kortlægning af værdikæder.

Juni 2012 10

Juni 2012 11

De 8 spildtyper i administrationUudnyttet viden

Mangel på udnyttelse af

medarbejdernes viden, forslag

og kompetencer.

Fejl og returløb

Sortering, rettelser, fejl eller

returløb i forbindelse med en

opgave.

Overproduktion

Opgaver udføres for tidligt eller

for hurtigt i forhold til andre

afdelinger eller kunder.

Transport

Unødvendig transport af data, informa-

tion, sager osv. imellem processer og

afdelinger. Unødvendige ansvarsskift.

Lager

Opgaver der ligger stille i en mailbox,

på et skrivebord eller imellem

afdelinger og som ikke får tilført værdi.

Overforædling

Opgaver der forædles ud over

kundens behov. Unødvendige møder,

e-mails, detaljer, informationer og

oversigter.

Ventetid

Medarbejdere der venter på

information, en underskrift/godken-

delse, kolleger i forbindelse med

møder o.l.

Bevægelser og søgning

Unødvendig søgning (efter filer,

emails, papir) og uhensigts-

mæssige bevægelser i forbindelse

med opgave.

De 5 S-er1. Sortér - væsentligt fra uvæsentligt.

2. System i tingene - definér et hjem.

3. Systematisk rengøring og oprydning.

4. Standardisér - fastlæg og fasthold.

5. Selvdisciplin - overhold standarder.

Juni 2012 12

Eksempler hvor 5S kan anvendes• Orden på skrivebord.

• System til filer og korrespondance.

• Opgavestyring. Projektstyring.

• Mapper og andre dokumenter.

• Opslagstavler.

• Overdragelse af information.

• Lager af kontorartikler.

Juni 2012 13

Resultater med 5S• Bedre kvalitet. De rigtige informationer (og filer)

anvendes hver gang.

• Øger produktivitet. 5S reducerer den traditionelle

spildtid i processer.

• Reducerer nødvendig kontakt.

• Forøger stolthed ved arbejdsplads.

• Bedre ergonomi og arbejdsmiljø.

Juni 2012 14

Løbende forbedringer – Kaizen• Forslag til løbende forbedringer findes overalt i

virksomheder.

• Forslagene skal blot struktureres –

så skaber de et ekstra potentiale i virksomheden.

• Løbende forbedringer fokuserer på at minimere spild –

aktiviteter der ikke skaber værdi.

Juni 2012 15

Eksempler

Juni 2012 16

Resultater med tavle til forbedringer• Dialog om løsninger fører til bedre og hurtigere

implementering.

• Involvering og ejerskab giver større

medarbejdertilfredshed.

• Virksomheden opnår markante forbedringer for få

penge.

• Reduktion af omkostninger og bedre kundeservice.

Juni 2012 17

Kortlægning af værdikæder • Kortlægning af værdi-kæder

er et værktøj til at få et overblik over de enkelte flows i virksomhedens administrative processer og aktiviteter

• hver gang en sag skifter hænder, hvor længe den ligger og hvad vi kan gøre for at forbedre det og

• at se på hvilke opgaver der er i ”familie” – dvs. ikke se på indholdet af et brev, men se på typen, fx tilbud, brev, faktura

Juni 2012 18

Resultater med kortlægning • Fælles forståelse for situationen og hvorfor der er

behov for forandring.

• Reduceret spild, bedre kvalitet, forbedret flow og

kortere gennemløbstid.

• Bedre arbejdsmiljø. Færre frustrationer og mindre

stress.

• Forbedret kundeservice!

Juni 2012 19

Hvad koster Lean?• Med de markante resultater skulle man forvente store

investeringer.

• Men Lean kræver kun moderate økonomiske

investeringer.

• Omvendt kræver succesfuld Lean åbenhed,

videndeling, forandringsparathed og store

ledelsesmæssige og menneskelige investeringer.

Juni 2012 20

Lean kræver ressourcer• Man skal give tid til Lean på alle niveauerne i

organisationen – ledelse, mellemledere, specialister og

menige medarbejdere. På alle niveauer kræver Lean

en ekstra indsats i en periode.

• Tiden skal bruges på træning, uddannelse og – vigtigst

– fysisk og mental forandring!

Juni 2012 21

Hvorfor vælge Lean?• Hvorfor vælge en så stor forandring?

• Fordi Lean kan give vedvarende markante resultater år

efter år.

• Alligevel må man ikke blot vælge Lean. Lean kræver

en topledelse, der vil Lean og en forandringsparat

organisation.

Juni 2012 22

Motivering af organisationen• Klart og synligt behov og formål.

• Skab ejerskab i organisationen.

• Skab en tryg atmosfære (bl.a. omkring jobsikkerhed).

Lean virker ikke i en utryg organisation.

• Appeller til medarbejdernes frustrationer når tingene

ikke fungerer. Lean skaber stabile processer.

Juni 2012 23

Arbejd smartere – ikke mere• Virtuelle møder

• Online tilgængelighed – 24/7 eller kan vi gøre det

bedre?

• Udnyt teknologien – der findes mere end

videokonference og e-mails

• Guidelines for god kommunikation

• Drej arbejdskulturen til virksomhedens fordel gennem

motivation

Juni 2012 24

Kontakt:

Inger Toft Thiersen

Viden Assistance

Tel: 2442 6977

inger@videnassistance.dk

www.videnassistance.dk

Profile on LinkedIn

Juni 2012 25