Автоматизация документооборота в Муниципальном управлении ГО Верхняя Пышма

Городской округ Верхняя Пышма

Автоматизация документооборота в муниципальном управлении городского округа Верхняя Пышма

Самитова Галина ВладимировнаНачальник отдела по организационной работе и контролю

2017 год


Верхняя Пышма — город в Свердловской области, город-спутник Екатеринбурга. Расположен в 1 км к северу от последнего, на восточном

склоне Среднего Урала. Обладает развитой инфраструктурой и промышленностью. Численность населения городского округа 83 141

человек. В состав округа входит 25 населенных пунктов.


ООО «УГМК-Холдинг» — созданный в 1999 году крупнейший в масштабах России холдинг «Уральская горно-металлургическая компания», объединивший в себе более 40 предприятий в России и за рубежом.АО «Уралэлектромедь» — рафинированная медь, медный купорос, является головным предприятием Уральской горно-металлургической компанииОАО «Уралредмет» — производство редкоземельных металлов и лигатуры на их основе. Самарий, диспрозий, ванадий, лигатуры. ООО «Уральские локомотивы» — одно из самых молодых предприятий Среднего Урала. В 2004 году завод вошёл в Группу «Синара» и стал базовой площадкой для организации производства по выпуску грузовых электровозов постоянного тока нового поколения.ОАО «Екатеринбургский завод по обработке цветных металлов» — входящее в Группу компаний «Ренова», оказывает полный комплекс работ по аффинажу, переработке и изготовлению промышленных изделий из золота, серебра и металлов платиновой группы. ООО «УГМК-Агро» производство продуктов питания – молочной продукции и свежих овощей защищенного грунта.


Организация работы по управлению документооборотомв администрации городского округа Верхняя Пышма

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) – важнейшая функция в деятельности любой организации

Действующие нормативные документы, утвержденные постановлениями администрации:

1. Правила делопроизводства в администрации ГО Верхняя Пышма2. Инструкция по делопроизводству в администрации ГО Верхняя

Пышма

Модель делопроизводства подразумевает:• контроль за документом, начиная с момента его поступления;• централизация контрольных функций;• единые нормы документооборота


До внедрения системы электронного документооборота в администрации организация делопроизводства осуществлялась традиционными методами:

• Ведение журналов обеспечивающих бумажный документооборот• Отсутствие должного контроля за содержанием исходящих документов• Наличие двойной регистрации документов в подразделениях• Слабый контроль исполнения (отсутствие инструмента оценки исполнительской дисциплины)


Объем документов за 2016годВходящие: 14 000, из них 3 000 в учрежденияхИсходящие: 12 500, из них 3 000 в учрежденияхВнутренние: 2 500, из них 1 500 в учрежденияхРаспорядительные: 2 000Итого документов: 31 000Выполнено поручений: 54 000 Проведено согласований: 10 000


Глава городского округа (Дума)

•Обращения граждан•Входящие•Исходящие•Внутренние•Распорядительные

ОРД органов местного самоуправления

Комитеты, управления, учреждения Обращения граждан Услуги Исходящие

Входящие Внутренние Распорядительные

Глава Администрации

•Обращения граждан•Входящие•Исходящие•Внутренние•Распорядительные

Всего 16 подразделений с правом регистрации документов


По подразделениям: 1-й этап • Администрация • Дума • Основные подразделения2-й этап • Дополнительные подразделения

Этапы внедрения СЭД

По подсистемам:1-й этап • Сразу все основные2-й этап • Услуги

Готовое решение, учитывающее специфику административного делопроизводства. существенно увеличивает скорость внедрения.


1-й этап внедрения• Первичная настройка системы (справочники, виды документов, нумераторы)• Обучение сотрудников отдела по организационной работе• Тестовая эксплуатация в отделе по организационной работе• Выделение специалиста на сопровождение системы• Настройка системы по сформированным требованиям (в т.ч. форм бланков документов и штатных отчетов)• Групповое обучение сотрудников в учебном классе• Тестовая эксплуатация


Обучение сотрудников• Групповое обучение дает общее представление о системе• Дальнейшее индивидуальное обучение проводит собственный

специалист• Сотрудники могут самостоятельно обучиться работе в системе

при помощи интерактивной инструкции


2-й этап внедрения

• Масштабирование системы на все подразделения, включая подведомственные учреждения

• Донастройка системы по итогам тестовой эксплуатации• Внедрение дополнительных отдельных функций• Настройка подсистемы «Услуги»


Итоги 2-го этапаПодключены все необходимые сотрудники администрации в т.ч. сотрудники учреждений и удаленных подразделений

(157 человек)•Настроен почтовый клиент с расширенными функциями•Разработаны формы дополнительных отчетов•Настроено автоматическое заполнение отчета по обращениям граждан для Правительства области•Настроены специальные бланки документов для подразделений администрации•Загружен архив распорядительных документов из файловых папок•Изменена логика маршрутизации согласований (автоматическое пересогласование)•Формирование реестров для отправки корреспонденции


Внедрение системы электронного документооборота решены все задачи документационного обеспечения управления в полном объеме: подготовка документов, их регистрация,

контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочная работа по массиву документов

• Правильное разграничение функций между отдельными исполнителями и подразделениями по их квалификации

• Обеспечен контроль за соблюдением стандартов на документы, мониторинг работы конкретного специалиста

• Появились инструменты получения статистики по документам по требуемым параметрам

Положительные стороны


Текущие задачи• Механизмы согласования планируется доработать для большей

автоматизации работы сотрудников• Запланировано внедрение модуля управления совещаниями• Запланировано внедрение модуля штрихкодирования и

потокового сканирования документов• Требуется интеграция с информационной системой Управления

архитектуры и градостроительства


Работа в системе первых руководителей• Сложности: Отсутствие в структуре администрации должности помощника

главы администрации, первого заместителя главы администрации. Функции выполняет специалист отдела по организационной работе (распечатывание документов для подписания главой администрации, а также для согласования первым заместителем главы администрации; внесение резолюций для исполнения документа, сканирование документов с подписью главы администрации для внесения в карточку документа)


• Требуется улучшать. Сказывается слабая инфраструктура (сервера и сети в удаленных подразделениях)

• Объем данных в системе стремительно растет, что требует определенного запаса в мощностях сервера

Быстродействие системы

Благодарю за внимание!


Software

Автоматизация документооборота в Муниципальном управлении ГО Верхняя Пышма