En siete pasos

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Podemos crear nuestros propios formatos si necesitamos alguno especial que no se encuentre entre los muchos formatos de los que dispone el programa.

Por ejemplo, podemos necesitar un formato para que al escribir cantidades, éstas aparezcan con una unidad específica (kilos, metros cuadrados, o lo que sea). Este formato no aparece entre los formatos definidos por defecto en el programa.

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En el ejemplo anterior, escribir cantidades, y que éstas aparezcan en kilos. El problema es que si en una celda escribimos 7 kilos (supongamos), inmediatamente Excel pasa a considerar que se trata de un texto y no podremos realizar operaciones con el contenido de la celda.

Sin embargo, si creamos un formato personalizado, podremos aplicarlo donde lo necesitemos y realizar las operaciones aritméticas habituales aplicables a todos los números.

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Paso 1: decide qué formato vas a crear

Nosotros en nuestro ejemplo, hemos supuesto que queremos tener un control del peso perdido a lo largo del tiempo.

Queremos escribir las cantidades y que éstas aparezcan acompañadas del texto Kg.

Nos gustaría que en el caso de que las cantidades escritas sean negativas, puesto que es algo bueno, pues significa una pérdida de peso, que dichas cantidades aparezcan en color verde.

Si la cantidad es positiva, a modo de aviso, queremos que aparezca en rojo para alertarnos.

Si es cero, significa que no hay ni pérdida ni ganancia y la cantidad debe aparecer normal.

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Paso 2: accede al formato de celda

La forma más rápida, aunque no la única, de acceder es pulsando la combinación de teclas Ctrl + 1.

Aparece el cuadro de diálogo de formato de celda.

Asegúrate de que está seleccionada la pestaña Número y elige la opción personalizada. Tal como aparece en la imagen siguiente.

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Paso 3: define el formato que tendrán los números positivos

Los formatos pueden tener hasta un máximo de 4 apartados , separados entre sí por un punto y coma.

El primer apartado es cómo se presentarán los números positivos.

En nuestro caso, si el número es positivo, significa ganancia de peso y queremos destacarlo en color rojo. Para que un número aparezca en un color, escribe ese color entre corchetes. Así :[rojo]

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Además, queremos que las cantidades positivas aparezcan acompañadas del texto Kg. Para que aparezca un texto concreto en el formato, escribimos el texto entre comillas. Así: “Kg”.

En cuanto a los números, al ser pesos, sería conveniente que aparezcan con decimales. Vamos a suponer que queremos tres decimales. Esto lo expresamos de la forma siguiente: 0,000. El cero indica una posición numérica que siempre se mostrará. Si no tiene valor, aparece cero, pero se muestra. Por ejemplo, si escribimos 34,23 con este formato se muestra como 34,230. Aunque sólo hayamos escrito dos decimales, la tercera posición se “rellena” con un cero.

Resumiendo, el formato de los números positivos quedará así : [rojo]0,000 “Kg”.

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Paso 4: Define el formato de los números negativos

En el caso de que el número sea negativo, significará que ha habido pérdida de peso. Para destacarlo, queremos que la cantidad se muestre en color verde.

También deseamos que aparezca el texto “Kg” al lado de la cantidad.

Queremos que aparezcan las cantidades con tres decimales, siempre.

Por tanto el formato para los números negativos será: [verde]0,000 “Kg”.

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Paso 5: define el formato para el cero

En el caso de que el resultado sea cero, no hay ni pérdida ni ganancia de peso, y queremos que aparezca en el color por defecto de la hoja (es decir que no aplicamos color), el texto “Kg” y los tres decimales.

Entonces el formato para el cero será como éste : 0,000 “Kg”

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Paso 6: Configurar todo junto en el programa.

Ahora pondremos todo junto en el formato personalizado.

Para ello escribimos lo que hemos decidido para cada uno de los posibles resultados (positivo, negativo y cero) en el orden que hemos comentado.

El lugar en el que debemos ponerlo es en el cuadro de formato de celda, personalizadas, donde aparece Tipo. Tal como lo vemos a continuación:http://puriribes.wordpress.com/ PuriRibes

Detalle del formato personalizado

[Rojo]0,000 "Kg";[verde]0,000 "Kg";0,000 "Kg“

•El primer apartado (hasta el primer punto y coma) indica cómo se mostrarán los números positivos.•El segundo apartado (hasta el segundo punto y coma) indica cómo se mostrarán los números negativos.•El tercer apartado (y último en este caso) indica cómo se mostrará el cero.

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Paso 7: Aplícalo a tu ejemplo Nosotros lo hemos aplicado a las

cantidades que se ven en la imagen de la derecha. Sólo tienes que seleccionar un rango con números y aplicar el formato recién configurado.

Suponemos que es una tabla en la cual cada semana apuntamos los pesos.

En la última columna obtenemos la diferencia entre lo que pesa en la semana actual y lo que pesó la semana anterior. Si está en verde, significa que hubo pérdida de peso, en rojo significa que hubo ganancia de peso.

¿Imaginas cómo hicimos el formato de la segunda columna? . Sigue los pasos de este tutorial para conseguirlo.

En el ejemplo hemos puesto Kilos, pero evidentemente podría aplicarse a otras unidades o cualquier otro ejemplo que se te ocurra.

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