Master Data Summit 2014: Governance, Organisation und Systeme: Erfolgsfaktoren für den Aufbau einer Stammdatenorganisation

© Horváth & Partners

Governance, Organisation und Systeme Erfolgsfaktoren für den Aufbau einer Stammdatenorganisation

Master Data Summit 2014

Walldorf, 18. September 2014

Andreas Kirchberg


Wir sichern Erfolg durch Lösungen fürdas Gesamtunternehmen und für die Unternehmensfunkt ionen

Governance, Organisation und Systeme: Erfolgsfaktoren für den Aufbau einer Stammdatenorganisation2

Chemicals

Financial Industries

Public Sector

Telecom

Transportation

Utilities

Automotive

Oil

Pharmaceuticals

Consumer Goods

High Tech

Media

Retail

Industrial Goods

VerändernKonzipieren Realisieren

ControllingOperations& Einkauf

VertriebOrganisation& Prozesse

Strategie& Innovation & Finanzen

IT

Performanceoptimierung

Unternehmenssteuerung


So sieht uns der Markt

2010 / 2012 / 2013 –Best of Consulting

2005 / 2010 –Top 100

Hohe Innovationskraft

2003 / 2006 / 2009 / 2012 –Hidden Champion: Nr. 1

in der Controllingberatung



Inhalt


� Überblick

� Übergreifende Governance

� Konsistente Stammdatenstrukturen

� Klare Organisation und Prozesse

� Fazit


� Definition der Pflegeprozesse für Stammdaten

� Monitoring der Regelprozesse zur Qualitätssicherung

� Aufbau der Pflege-organisation (Data Factory)

Klare Organisation und Prozesse

� Erhebung der Steuerungs-anforderungen

� Entwicklung eines konsistenten und durch-gängigen Datenmodells auf Basis der Steuerungs-philosophie

� Abstimmung des Datenmodells mit den operativen Prozessen

KonsistenteStrukturen

� Evaluierung der Systeme zur Stammdatenhaltung, Pflege und Verteilung der Stammdaten

� Etablierung der informationsvermittelnden Systeme

� Enge Verzahnung der Systemebenen

Durchgehende IT

Erfolgreiches Stammdatenmanagement muss verschieden e Voraussetzungen erfüllen

5 Governance, Organisation und Systeme: Erfolgsfaktoren für den Aufbau einer Stammdatenorganisation

� Harmonisierung und Bereinigung des Datenbestandes

� Überführung von Stamm- und Bewegungsdaten in periphere Bereiche

Vollständige Migration

� Definition der zentralen Regeln für das Stammdaten

� Festlegung der Datenhoheit

� Entwicklung und Etablierung von Richtlinien hinsichtlich des Datenmodells und der Pflegeprozesse

Übergreifende Governance

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Inhalt


� Überblick




� Fazit


Die Governance bildet die Basis für die effektiveweitere Bearbeitung der Stammdatenanforderungen …


� Definierte Data Governance und Data Quality Prozesse bilden die Ausgangsbasis für die Konzeption der Pflegeprozess-Workflows

� Die Prozesse ermöglichen zusammen mit klaren Rollen und Verantwortlichkeiten die effiziente und effektive Umsetzung von Anforderungen an Stammdaten

Governance Organisation

Governance Prozesse

Verantwortungs-zuordnung

� Grundlage für die Implementierung der Data Governance Organisation

Rollenmodell

Organisation

Stammdaten-Pflegeprozess Data Owner

Steuerung aller Aktivitäten, die unternehmensweit korrekte und

konsistente Daten zur Verfügung stellen

Rolle Vertrieb Buchhaltung Vertrieb gesamt Vertrieb Ker nteam Buchhaltung KeyuserKontengruppe alle alle 0005 Interessent alle alle alle

Transaktion VD01 FD01 VD02 VD02, XD07 FD02 XD01, XD02, X D07Datenbereich Bildbaustein

Adresse x x x x x xSteuerungsdaten x x x x x xZahlungsverkehr x x x x x xMarketing x x x x x xAbladestellen x x x x x xExportdaten x x x x x xAnsprechpartner x x x x x xKontoführung x x xZahlungsverkehr x x xKorrespondenz x x xVersicherung x x xVerkauf x x x xVersand x x x xFaktura x x x xPartnerrollen x x x xSperrdaten Vertriebsbereich x x x x x xLöschvormerkungen x x x x x xSonstige Zusatzdaten x x x x x x

Anlage Änderung

Allgemeine Daten

Buchungskreisdaten

Vertriebsbereichsdaten

Zusatzdaten


… und fasst grundsätzliche Regelungen für das Stammdatenmanagement im Unternehmen zusammen

8

Verfahrensrichtlinie

� Definition von allgemeinen Richtlinien und Leitplanken für die Pflege von Stammdaten

� Vorgabe von Regelungen zur Einhaltung der Compliance-Anforderungen(z.B. Belegpflicht, 4-Augen-Prinzip)

� Vorgaben zur Feldbefüllung

� Definition von Qualitätskriterien und Prüfroutinen

� Definition von Eskalationsmechanismen

� Aufbau eines quantitativen / qualitativen Reporting

Governance, Organisation und Systeme: Erfolgsfaktoren für den Aufbau einer Stammdatenorganisation

Handbuch Materialstammpflege

Pflegeprozess, Inhalte, Verantwortlichkeiten, IT-Systeme

Version:

Datum:

Erstellt:

Verantwortlich:


Inhalt


� Überblick




� Fazit


Stammdatenstrukturen und Systemarchitektur werden aus der Steuerungslogik abgeleitet


ReportingSysteme, Systemarchitektur

Value Drivers, KPIsBuchungsbeleg

Konsistentes Datenmodell auf Basis einer einheitlic hen Data Governance

� Einheitliches Datenmodell� Konsolidierte

Systemlandschaft� Einheitliche Prozesse zur

Erfassung der Daten

� Standardisierte Belege mit definierter Struktur und Inhalt

� Reproduzierbar� Stellt Basisdaten für

das Reporting zur Verfügung

� Beleginformationen werden in KPI´s überführt

� Verursachungsgerechte Kontierung im Beleg vermeidet Schlüsselungen

� Konsistentes KPI- Reporting� KPI-Entstehung bis auf

Belegebene nachvollziehbar


Anforderungen an Stammdaten werden aus Steuerungs-anforderungen der Geschäftsprozesse abgeleitet


� Liefermengen und tolerierte Abweichung

� Notwendige Transportbedingungen� Zollabwicklung

� Just in time Steuerung

Beschaffung und Vertrieb

� Losgrößensteuerung

� Sicherheitsbestände und Lieferbereitschaft� Übergang von Auslauf- zu Nachfolgematerial

� Rüst- und Bearbeitungszeiten

Disposition und Arbeits-vorbereitung

� Notwendige Lagerbedingungen

� Chargenpflicht� Kommissionsstrategien

� Dokumentationspflichten und Prüfintervalle

Lagerung und Qualitätsmanagement

� Preisermittlung zur Bestandsbewertung

� Steuer- handelsrechtliche Preise� Planungsverfahren

� Kalkulationslosgrößenermittlung

Buchhaltung und Kalkulation

Zur Harmonisierung von Stammdaten muss definiert we rden, welche Business Prozesse durch welche Stammdaten wie gesteuert werden

Steuerungsanforderungen am Beispiel Materialstamm (Auszug)


Definition der Feldinhalte („Steckbrief“)

Bestimmung der zu vereinheitlichenden Felder

Die zu harmonisierenden Feldinhalte werden je Stammdatenobjekt definiert


Beispiel Debitorenstammsatz

Name

Ort

Feldausprägung

� Name1 , Name2, Name3, Name4

� Straße, Hausnummer, PLZ, Ort, Land, Straße2, Straße3, Straße4, Straße 5, Zusatz, Gebäude, Ortsteil, Region, Raum, Stockwerk, Name c/o, Unzustellbarkeit, Zeitzone

� Straßenadresse:

Merkmal

� Postfach, PF -PLZ, PF ohne Nummer, Abw. Ort, Abw. Land, Abw. Region, Firmen PLZ, Unzustellbarkeit, Zeitzone

� Postfachadresse:

Kategorie

Projektbeispiel: Mittelständisches Unternehmen


Für kritische Felder wird eine umfangreiche Nutzungsrichtlinie erstellt


Tech. Feldname

Tabelle

Sicht

Beschreibung der Verwendung

Beschreibung der AnforderungMEINS

MARA

Grunddaten 1

Bildbaustein Allgemeine Daten

� Alle Materialien müssen mit einer Mengeneinheit versehen sein� Die möglichen Ausprägungen sind standardisiert

� Mengeneinheit, in der die Bestände des Materials geführt werden� In die Basismengeneinheit rechnet das System alle Mengen um, die in anderen

Mengeneinheiten (Alternativmengeneinheiten) erfasst werden

Ausprägung / Attribute Schlüssel

Beispiel

Logik

� Gewicht� KG Kilogramm� G Gramm

� Länge� KM Kilometer� M Meter� MM Millimeter

� Volumen� L Liter

� Fläche� M2 Quadratmeter� CM2 Quadratzentimeter

XXX Alphanumerisch

STK

� keine

Prüfroutine

� Feld darf nicht leer sein� Alle Pulver (Mat.-Nr. beginnt mit 01) müssen eine

Gewichtseinheit haben� Alle Drähte (Mat.-Nr. beginnt mit 03) müssen eine

Längeneinheit haben haben� Alle Bleche (Mat.-Nr. beginnt mit 05) müssen eine

Flächeneinheit haben� Wenn Einheit gleich G, M oder MM und Basismenge

>= 1.000 muss auf nächsthöhere BME umgerechnet werden

� Wenn Einheit gleich CM2 und Basismenge >= 10.000 muss auf M2 umgerechnet werden

Typ

Format

Pflichtfeld

Auswahl

Standard

ja

Ansprechpartner Manfred Mustermann

Kontakt [email protected]

Projektbeispiel: Mittelständisches Unternehmen


Inhalt


� Überblick




� Fazit


Das zentrale Stammdatenmanagement koordiniert die Anforderungen der Fach- und IT-Bereiche


Fachbereich

Geschäftsprozess-Verantwortung

� Fachliche Inhalte von Stammdaten

� Fachliche Richtlinien und Vorgaben

� Inhaltliche Anforderung an Datenqualität

IT-Bereich

IT- Realisierung/ Implementierung

� Technisches Datenmodell

� Berechtigungen

� Verteilprozesse

� Data Governance

� Quality Monitoring

Zentrale Vorgabe von Standards und FormatenOperative Pflege und Umsetzung

Inhaltliche Hoheit Technische Hoheit

Zentrales Stammdatenmanagement

Datenredaktion

Fachliches und technisches Datenmodell

Koordination der Anforderung der Fachbereiche

Anforderung Pflegeprozesse

Richtlinie Datencompliance/ Datenqualität

Anforderungen Berechtigungen

Datenmanagement

Operative Anlage und Pflege Stammdaten

Umsetzen der Pflegeprozesse

Sicherstellung der operativen Datencompliance/Datenqualität

Berechtigungsmanagement

� fachlichen Prozessen� Governance-Richtlinien� Datenqualitätsmaßnahmen

� Stammdaten� Kommunikation im

Bereich Datenmodell

Verantwortlich für Gestaltung und Bereitstellung vo n:


Ein Stammdaten-Gremium ist eine Möglichkeit zur divisionsübergreifenden Etablierung von Richtlinien

� Ein zentraler Stammdaten Koordinator je Division ist gleichzeitig Mitglied im Kern-Gremium

� Funktionsübergreifende Verantwortung für Division und Sicherstellung, dass für Stammdaten-Themen Fachexperten verfügbar sind

� Aufgaben: Entscheidung inhaltlich prozessualer Stammdaten-Themen sowie zu Fragestellungen in Bezug auf Pflegeprozesse und unterstützende Software-Lösungen

Material

Debitor

Fac

hexp

erte

n

Kern-Gremium

…

Division 2Division 1 Division 3 Group IT

Vertretung

Projektbeispiel: Mittelständischer Weltmarktführer



Das Data Management Board entscheidet als über-greifendes Gremium über zentrale Governance-Themen


Data Management Board

Data Governance Management Committee

� Strategische Entscheidungen

� Eskalationen� Ressourcensteuerung

� Zulieferung von Inhalten für Board Entscheidungen

� Operative Entscheidungen

� Business Sponsor, Data Manager, IT

� Vertreter der Fachbereiche auf Arbeitsebene

� Ggf. Ergänzung durch Fachexperten

� Operative Umsetzung von:� Fachlichem und

technischem Datenmodell� Pflegeprozessen� Stammdatenhaltung und

Verteilung� Datenqualität

Quartals-weise bzw. AdHoc bei

Bedarf

1-2 x monatlich

Operative Stammdatenteams

Projektbeispiel: DAX Konzern


Schaffung einer Data Factory als ‚Hüterin‘ des inte grierten Datenbestandes


Projektbeispiel: DAX Konzern

Data Factory

Finanzen

Beschaffung

Logi

stik

Per

sona

l

Zentralsystem

Rechnungswesen

CRM

Inte

rnat

iona

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yste

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Wei

tere

Vorteile eines zentralen Datenmanagements

Gebündeltes Stammdaten-Know-How

� Effiziente standardisierte Prozesse

� Zentrale Hardwarekonsolidierung ohne Insellösungen

� Hoher Service-Level durch zentralen Workflow-Support

� Maximaler Automatisierungsgrad

� Qualitätsgewinn durch zentrale Governance

� Interdependenzen der Steuerungsobjekte berücksichtigt

� Wissen zu Stammdaten (Strukturen, Inhalte, Prozesse) in Informations-Plattform bereitgestellt und gepflegt

Einheitliches Datenmodell

� Voraussetzung für ein einheitliches ERP

� Transparenz in ERP und Reporting

� Komplexitätsreduktion der Schnittstellen auf den End2End Prozessen


Vorgehensweise


Beispiel Regelprozess „Kunde neu anlegen“

� Definition und Dokumentation von Prozessen zur Neuanlage und Pflege von Stammdaten (Customer, Supplier, Material) anhand Horváth & Partners Best-Practices aus diversen Stammdatenprojekten

� Zuordnung von Teilprozessen zu den jeweiligen Verantwortlichen (Aktivitätensplitt )

� Vorbereitung der Qualifizierung der zukünftig verantwortlichen Mitarbeiter (Train-the-Trainer-Ansatz)

Bei der Einführung eines Stammdatenmanagements müssen Stammdatenpflegeprozesse neu definiert werden


Prozess- und Rollenmodelle bilden den Ausgangspunktfür den Aktivitätensplit und die Berechtigungsvergab e

20

Div

isio

n 2

Div

isio

n 1

Division 3

Funktion

Funktion

Funktion

…

Business Unit 1

Business Unit 3

Business Unit 2

Funktion

Funktion

Funktion

Group

2 Definition Organisations-einheiten mit eigenständiger Pflegeverantwortung

� Hr. x� Fr. y� Hr. x� Fr. y� Hr. x� Fr. y� Hr. x� Fr. y� Hr. x� Fr. y

� Hr. x� Fr. y� Hr. x� Fr. y� Hr. x� Fr. y� Hr. x� Fr. y� Hr. x� Fr. y� Hr. x� Fr. y

3 Benennung der Verantwortlichen

Projektbeispiel: Mittelständischer Weltmarktführer

Governance, Organisation und Systeme: Erfolgsfaktoren für den Aufbau einer Stammdatenorganisation

1 Entwurf globaler Pflegeprozess und Definition Rollenmodell

Rolle Vertrieb Buchhaltung Vertrieb gesamt Vertrieb Ker nteam Buchhaltung KeyuserKontengruppe alle alle 0005 Interessent alle alle alle

Transaktion VD01 FD01 VD02 VD02, XD07 FD02 XD01, XD02, X D07Datenbereich Bildbaustein

Adresse x x x x x xSteuerungsdaten x x x x x xZahlungsverkehr x x x x x xMarketing x x x x x xAbladestellen x x x x x xExportdaten x x x x x xAnsprechpartner x x x x x xKontoführung x x xZahlungsverkehr x x xKorrespondenz x x xVersicherung x x xVerkauf x x x xVersand x x x xFaktura x x x xPartnerrollen x x x xSperrdaten Vertriebsbereich x x x x x xLöschvormerkungen x x x x x xSonstige Zusatzdaten x x x x x x

Anlage Änderung

Allgemeine Daten

Buchungskreisdaten

Vertriebsbereichsdaten

Zusatzdaten


Inhalt


� Überblick




� Fazit


Nachhaltigkeit� Durchgängige Pflege durch

zentrales Datenmanagement

� Gestalterrolle nutzen und weiter ausbauen

Die integrierte Betrachtung von Governance, Organis ation und Systemen führt zu erheblichen Unternehmensvorteilen


Datenqualität� Eindeutige, einheitliche

Definitionen und zentrale Governance

� Transparenz und Vergleichbarkeit von Zahlen

Agilität� Voraussetzung für

beschleunigte und vereinfachte Umsetzung organisatorischer und prozessseitiger Veränderungen

Compliance� Reduktion IT-seitiger

Compliance Aufwand

� Nachhaltige Sicherstellung Compliance (Regulatorik, Datensicherheit, etc.)

Prozess- & Kosteneffizienz� Führt zu hoher Performance

durch standardisierbare Abläufe

� Enabler zur Reduzierung der ERP-Kostenbasis

Internationalisierung� Effiziente Abbildung des

nationalen und internationalen Geschäfts

„The right data at the right place at the right time“

Vorteile eines zentralen Datenmanagements


Ihre Ansprechpartner für das Thema Stammdatenmanage ment


Horváth & Partner GmbHCecilienallee 10D-40474 DüsseldorfPhone: +49 211 577908 1309| Fax: -1095Mobile: +49 162 2886 [email protected]

Andreas KirchbergDipl.-WirtschaftsingenieurPrincipal

Horváth & Partner GmbHGanghoferstr. 39D-80339 MünchenPhone: +49 89 544625 1407 | Fax: -1085Mobile: +49 162 2886 [email protected]

Alexander TkotzDipl.-KaufmannManaging Consultant

Steering BusinessSuccessfully