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FAI VOLAREIL TUO BUSINESS
NON I COSTIDELLE TRASFERTE!
Un processo ad alta complessità…perché prevede molte attività correlate
IL PROCESSO DI BUSINESS TRAVEL
1 2 3 4Richiesta
AutorizzazionePrenotazioni
Registrazione contabile nota spesaLiquidazione rimborsi
ViaggioSpesa sostenuta
Raccolta giustificativi
Nota speseControllo
Approvazione
Un processo ad alta complessità…perché coinvolge innumerevoli funzioni aziendali
IL PROCESSO DI BUSINESS TRAVEL
direzionehr organizzazioneufficio acquistiufficio viaggifinanza e controlloresponsabili
logistica
sistemi informativiamministrazione
Un processo ad alta complessità…perché coinvolge anche soggetti esterni all’azienda
IL PROCESSO DI BUSINESS TRAVEL
Compagnie aeree Agenzie di viaggio
Produttori di tool e servizi
Strutture alberghiere
Consulentiesterni
5
FINO AL 3° POSTO SUL BILANCIO AZIENDALE
UNA VOCE DI SPESA RILEVANTE
Oxford Economics
+ 6,6% NEGLI STATI UNITI+ 5,1% IN EUROPA
QUALE EFFICIENZA?
• CARTA: sistema paperless che garantisce l’affidabilità dei dati
Ottimizzare la gestione delle trasferte genera RISPARMIdi sicuro interesse economico e nel complesso dell’azienda
• DENARO: recupero immediato dell’IVA detraibile
• TEMPO: meno costi indiretti di gestione
FAI VOLAREIL TUO BUSINESS
NON I COSTIDELLE TRASFERTE!
PRE-TRAVELPianificazione della trasferta
Prenotazione mezzi di trasporto/hotelAutorizzazione alla trasferta
Gestione anticipi
ON-TRAVELInserimento offline spese sostenute
direttamente da dispositivi mobile
POST-TRAVELCompilazione guidata della nota spese
Acquisizione pagamenti elettroniciLiquidazione automatizzata dei rimborsi
Gestione dei flussi di contabilizzazione
ANALISIMonitoraggio processo di trasferta
Analisi e valutazioni sui costi Supporto alle decisioni
sviluppata completamente in tecnologia web
multicompany
multivaluta
multilingua
BUSINESS TRAVEL A 360°
gestione fiscalità estere
MODULI AGGIUNTIVI(arricchimento funzionale)
MODULI PRINCIPALI(indipendenti)
PORTALEanagrafica e servizi comuni
BUSINESS TRAVEL A 360°
acquisizione dei titoli di viaggio (biglietti e prenotazioni)
richiesta biglietti di viaggio e prenotazione hotel aggiornata in tempo reale grazie all’integrazione con l'agenzia di viaggio tramite protocolli web services
integrazione con self-booking tool
richiesta e gestione anticipi per cassa o per bonifico
TRASFERTE
Pianificazione ottimale della trasfertadal dipendente a tutti i soggetti coinvolti
rispetto dei tempi grazie a un sistema di notifiche automatiche
definizione del budget di trasferta in base a commessa, centro di costo, tipologia di trasferta
multicompany: gestione di più travel policy contemporaneamente
controllo dei costi in base alla travel policy già in fase di richiesta
TRASFERTE
Una risposta per tutti,qualunque sia la travel policy aziendale
strumento a supporto alle politiche di cost saving secondo la travel policy
prenotazioni a seguito di e-mail strutturate o fornendo l’accesso alla soluzione
documenti di trasferta archiviati in automatico nel Dossier Trasferta dell’utente
acquisizione automatica delle fatture in nota spese
TRASFERTE
Collaborare con le agenzie di viaggionon è mai stato così facile!
liquidazione diretta e automatica dei rimborsi su conto corrente/cassa/cedolino
documenti riepilogativi e registri sezionali IVA relativi alle spese con fattura
predisposizione della distinta rimborsi
trasmissione dati riepilogativi dei rimborsi ai fini LUL (Libro Unico del Lavoro)
NOTE SPESE
contabilizzazione delle spese sostenute in trasferta
…perché gestire le note spesenon deve essere una spesa!
gestione parametrica riconoscimento indennità e diarie
gestione parametrica voci di spesa e massimali
gestione parametrica rimborso percorrenze stradali
NOTE SPESE
Note spese più velocicon una gestione… su misura!
possibilità di differenziare i trattamenti fiscali in ciascun paese
percorrenze stradali con la possibilità di acquisire automaticamente da Google Maps le distanze per ciascuna tratta inserita dall’utente
estremi della trasferta (località di partenza/arrivo, orari, ecc.)
voci di spesa con possibilità di definire valuta, modalità di pagamento e tipologia di documento (ricevuta, fattura, ecc.)
copia dei documenti, automaticamente archiviati nel Dossier Trasferta (DMS)
NOTE SPESE
I dati che l’utente può gestirein sede di compilazione della nota spese:
riferimenti contabili (commessa, centro di costo, cliente, ecc.)
gestione di diversi anticipi in più valute
MODULI AGGIUNTIVIPagamenti elettronici
Prenotazione auto aziendaliBooking
Gestione da mobileAnalisi
fatture schede carburante (fuel card)
il flusso delle carte di credito aziendali
fatture delle agenzie di viaggio
fatture telepass
PAGAMENTI ELETTRONICI
Il modulo per acquisiredirettamente in nota spese:
PRENOTAZIONE VEICOLI AZIENDALI
Il modulo che consente una gestioneefficiente del pool di automezzi aziendali
gestione per azienda o per filiale
cruscotto con automezzi, disponibilità, prenotazioni e periodi di manutenzione
prenotazione in completa autonomia del dipendente, in alternativa definizione di un utente gestore
gestione storico delle prenotazioni per assegnazione multe
possibilità di aggiungere hotel con convenzioni in essere con l’azienda
self-booking tool: il dipendente può provvedere di persona alla prenotazione
ricerca secondo i criteri definiti dalla travel policy aziendale
ricerca per variabili di prezzo, categorie e catene alberghiere
BOOKING
Un servizio completo e customizzabileper la prenotazione degli hotel.
App disponibile per iOS e Android
ottimizzazione dei tempi con la registrazione delle spese
applicazione per smartphone e tablet, anche in assenza di connessione dati
sincronizzazione e import automatico delle voci di spesa nel modulo Note Spese
GESTIONE DA MOBILE
Rendicontazione delle spese in mobilità:click, fatto!
possibilità di allegare fotografia del giustificativo, per velocizzare le fasi di controllo della nota spese
icone delle voci di spesa parametrizzabili
scelta tipologia di documento: fattura o ricevuta fiscale
scelta tipo di pagamento e valuta
GESTIONE DA MOBILE
dashboard dinamici, grafici a torta, istogrammi, cruscotti di approfondimento…
informazioni contestualizzate, strutturate e integrate nell’applicativo ZTravel
evidenza immediata su trend, costi e raggiungimento degli obiettivi
supporto decisionale per gli uffici coinvolti e il management
ANALISI
Business Analytics sui costi di trasfertaper prendere la giusta… direzione!
ammontare dell’IVA recuperata
superamento di eventuali massimali
costi di trasferta per destinazione, voci di spesa
costi per cliente, commesse, dipendente, divisione…
chilometri percorsi per utilizzatore, per autovettura…
ANALISI
Dematerializzare il processodi business travel si può
riduzione dei costi
firma elettronica della distinta di rimborso
Document Management System per conservare elettronicamente la documentazione cartacea
comunicazione azienda-dipendente completamente digitalizzata
PAPERLESS OFFICE
PERCHE’SCEGLIERE ZTRAVEL?
Costi Auto (fuel card, telepass)
ZTRAVEL
• integrato: ZTravel dialoga nativamente con gli applicativi Zucchetti e si interfaccia con le soluzioni di altre software house
• flessibile: ZTravel è disponibile sia in Licenza d’uso sia in Cloud
PERCHE’ ZTRAVEL?
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RICONOSCIMENTI
Report “What You Need to Know Before Choosing a Travel Expense Management Solution”Marzo 2014
Zucchetti annoverata da Gartnertra gli 8 principali vendor a livello mondiale di applicazioni ERP e HR integrate con soluzioni di Travel Management.
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RICONOSCIMENTI
ZTravel Zucchetti premiato come “miglior sistema di gestione delle note spese”all’Italian Mission Awards 2015
ADATTO A TUTTE LE ESIGENZE
Più di 450 aziende hanno scelto ZTravel.Eccone alcune!
Toyota Motor ItaliaHonda Italia IndustrialeHyundaiFAACCartiera LucchesePumaBialetti IndustrieClementoniSony Music EntertainmentBose
GalbuseraGranaroloMuller MartiniCarapelli FirenzeParmacottoCameoRigamonti SalumificioCoca Cola HBC ItaliaFileni
Poltrona FrauMissoniPatrizia PepePorsche
Credit SuisseBanca Pop. di MilanoFed. BCC Emilia RomagnaBanco Santander ICCREAAxaBanca di San Marino
MANIFATTURIERO ALIMENTARE
LUSSO
FINANZASERVIZIRandstad GroupFininvest Gestione ServiziVirgin ActiveSnaiSodexoThe Space CinemaCerved GroupRDSMarkasManutencoopAutostrade per l’Italia
ISTITUZIONIConfcommercioAutorità Garante ConcorrenzaIst. Naz. Geofisica eVulcanologiaUniversità Cattolica Milano
TERZO SETTOREFondazione TelethonSoleterre
GDO & RETAILPenny MarketAvanzi HoldingStefanel
FAI VOLAREIL TUO BUSINESS
NON I COSTIDELLE TRASFERTE!
