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Atelier du Pôle Numérique de la CCI Bordeaux du 7 avril 2014 "Comment choisir et déployer un ERP dans une PME" animé avec Prodware. ERP = Enterprise Resource Planning ou PGI = Progiciel de Gestion Intégré. Logiciel ERP : une vue unifiée des processus de l'entreprise et de son système d'information Objectifs : Optimiser le pilotage de la chaine de valeur de l'entreprise Fédérer et fluidifier son système d'information autours d’un référentiel de données communes et centralisées. Formaliser les processus opérationnels et les circuits de validation Mutualiser la gestion et la m-à-j des données. Mettre à la disposition des salariés l'ensemble des données nécessaires à leurs activités. Permettre l’accès et la diffusion des informations disponibles et actualisées en temps réel. Etapes clés du projet de la définition des besoins jusqu'à la contractualisation
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Choisir & déployerChoisir & déployer un un
logiciel de gestion intégrée logiciel de gestion intégrée ERPERPdans une dans une PMEPME
7 avril 2014CCI Bordeaux
http://ww
w.flickr.com
/photos/mrvelocipede/208858165
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Bruno SAINTORENS – CCI BordeauxJean-Jacques BODIN – OXYMETALPhilippe PASCO – ProdwareCyril MOYA - Prodware
Accompagner les entreprises dans Accompagner les entreprises dans
leur leur développement développement et leurs et leurs projets TICprojets TIC
Promouvoir les Promouvoir les acteurs du acteurs du numériquenumérique
Programme d’ateliers et conférencesProgramme d’ateliers et conférences
Diagnostics et accompagnements Diagnostics et accompagnements personnaliséspersonnalisés
Certificats de signature électronique + Certificats de signature électronique + Archivage légal Archivage légal ChambersignChambersign
VisioconférenceVisioconférence
ERP = Enterprise Resource Planningou PGI = Progiciel de Gestion Intégré.
Objectifs : • Optimiser le pilotage de la chaine de valeur de l'entreprise• Fédérer et fluidifier son système d'information autours d’un référentiel de données communes et centralisées.• Formaliser les processus opérationnels et les circuits de validation• Mutualiser la gestion et la m-à-j des données.• Mettre à la disposition des salariés l'ensemble des données nécessaires à leurs activités.• Permettre l’accès et la diffusion des informations disponibles et actualisées en temps réel.
ERP : UNE VUE UNIFIÉE DES PROCESSUS DE L'ENTREPRISE ET DE SON SYSTÈME D'INFORMATION
Dans la gestion commerciale l'assistante enregistre le marché "gagné". Le statut de "prospect" passe à "client". Le service commercial valide le bon de commande, le stock est actualisé en temps réel, si le produit n'est plus en stock l’ordre de fabrication est transmis à l’usine, l'écriture comptable est générée automatiquement …
CentralisationCentralisationdes des
ReferentielsReferentiels IntegrationIntegrationLogistiqueLogistique et et
CRM CRM
VisibilitéVisibilitéSupply Supply Chain Chain
Finance et Finance et PilotagePilotage
OpérationsOpérationsFabrication/ Fabrication/ CiblageCiblage des des RéassortsRéassorts
Magasins
CatalogueBureau d’études
Mobile/ Applications
Consommateurs/ BtoC
Grands Clients/ BtoB
Web
UNE VISION GLOBALE DES BESOINS A COUVRIR
UNE DÉMARCHE PAS À PAS POUR UN CHOIX ÉCLAIRÉ ET SEREIN
Années 1990- Approche Best of Breed- Développements spécifiques
Années 2000 - Approche ERP - Solutions métiers/ Best of breed
Année 2010- ERP Verticalisés- Solutions métiers natives ERP
Un SI de plus en plus intégré
UNE OFFRE LOGICIELLE EN FORTE ÉVOLUTION
DES SYSTÈMES DE PLUS EN PLUS INTEGRES
Années 1990- Solutions fermées- Cloisonnement entre les applications et les modules- Difficulté d’adaptation du SI à la stratégie
Années 2000 - Bonne couverture généraliste -Nombreux développements spécifiques pour couvrir les besoins métiers -des fonctions clé toujours traitées en Best of Breed
Année 2010- Fonctionnel métier standard dans l’ERP- Fonctions métiers modularisées au sein même de l’ERP
Un SI de plus en plus intégré
LES ENJEUX MÉTIERS
Mise en œuvre de nouveaux canaux de distribution
Nouvelles exigences clients
Pilotage de l’entreprise
Transformation de l’entreprise
Croissance externe ou organique
Amélioration de la productivité
Optimisation des coûts, des délais
LES ENJEUX PROJET ET SI
Définition du modèle d’infrastructure cible
Vision globale de la solution
Définition du planning attendu
Prise en compte de l’existant
Prise en compte de la capacité de l’entreprise à mener le projet
Définition du budget du alloué au projet
Définition du modèle d’acquisition
http://erp.comprendrechoisir.com/comprendre/logiciel-erp
DIFFERENTS TYPES D'ERP
UN EXEMPLE DE COUVERTURE FONCTIONNELLE ERP
Source : Microsoft
LES MODULES LES PLUS SOUVENT DÉPLOYÉS
http://www.erp-infos.com/info_article/m/2273/premiers-resultats-de-lenquete-cxp-sur-les-erp.html
DE LA CONSULTATION A LA CONTRACTUALISATION
Une vue complète de vos stocks physiques et disponibles
EXPRESSION DES BESOINS
Bien décrire son activité et ses enjeuxBien décrire les processus clésBien décrire l’architecture fonctionnelle et technique dans laquelle le projet doit s’insérerDéfinir le mode de consultation
CONSULTATIONEn directPar un cabinet de conseilEditeurs ou intégrateursEtablir une matrice de comparaison
CONTRACTUALISATIONDéfinition des équipesMatrice de responsabilités (RACI)PlanningNiveau d’engagement (Forfait, Régie, par rapport à quel référentiel…)Contrats juridiquesModalités de paiement (à l’avancement, au jalon…)
LES CRITERES DE CHOIX
Couverture fonctionnelleSolidité et pérennité des futurs partenairesRéférences et retours d’expériencesBudgetDélaisConfiance
• Nom / Raison sociale• Métier (activités, types de clients, zone de chalandise, schéma organisation)• Date de création, CA, Effectif• Nombre d’utilisateurs (profils / rôles)• Enveloppe Budgétaire (investissement, fonctionnement, formation)• Cahier des charges : oui / non• Cabinet de conseil (AMOA) : oui / non• Panorama du Système d'Information et des processus clés
o Lister les solutions en place (compta, paye, devis, gestion commerciale, CRM, application métier, production …) ou schéma détailléo Préciser : Editeurs + logiciels + n° versions + Ancienneté + infrastructure SAAS + développements spécifiques + processus clés (formalisés / documentés ?)o Volumétrie, natures et format des données qui seraient à reprendre
• Raisons du changement / besoins fonctionnels critiques ?• Infrastructure actuelle vs cible : intérêt solutions SAAS / Cloud ou pas ?• Planning de la consultation
o Cahier des charges : oui / nono Démonstrations, Maquetteo Soutenanceo Contractualisation
CHECK-LIST DE CONSULTATION PROJET ERP (1/2)
CHECK-LIST DE CONSULTATION PROJET ERP (2/2)
• Acteurs du projet (COPIL + équipe projet)o Fonctions : DG, directeur commercial, directeur achats etc.o Rôle dans le cadre du projet : Approbateur / décideur / influenceur / utilisateur
• Périmètre:o Achato Venteo Stocko Productiono SAVo Qualitéo Gestion comptableo Immobilisationso Retailo CRMo Projet/affaireo Maintenanceo E-business / E-commerce o Business Intelligence (BI) = Reporting, tableaux de bordo Gestion électronique de documents (GED)o …
• Critères de choix (répartition et pondération) :• Fonctions couvertes, prix, proximité, technologie, pérennité, relationnel… ?
v Objectifs de la phase « Initialisation» ü Permet de lancer le projetü Valider le périmètre avec les entretiens de cadrageü Faire adhérer les utilisateurs clés à la solution standardü Valider le macro-planning proposé initialement
Initialisation Mise en productionImplémentationQualificationcommerciale
ServiceClient
v Objectifs de la phase « Implémentation»ü Installer et configurer la solution en s’appuyant sur un pré-paramétrage standardü Former et transférer la compétence vers les utilisateurs clésü Accompagner les pilotes dans la reprise des données testü Exécuter les scénarios de test sur les processus clésü Valider la solution finale
v Objectifs de la phase « Mise en production» ü Former les utilisateurs finaux (par les pilotes)ü Valider la reprise de données finaleü Accompagner les utilisateurs vers leur autonomieü Clôturer le projet pour transfert au Service Client
PRESENTATION WINE & SPIRITSDurée moyenne des projets : 8 à 12 mois
Méthodologie Déploiement Standard
EXEMPLE DE METHODOLOGIE
UN EXEMPLE D’ORGANISATION MIROIR
Identification des acteurs
Consultants Experts
Consultants Experts
Chef de Projet
Chef de Projet
Direction de ProjetDirection de Projet
Directeur de Projet
CP fonctionnel
CP fonctionnel
Consultants Métier
Consultants Métier
Technique, R&D
Technique, R&D Consultant Consultant
CP Technique
CP Technique
Key usersKey
users
Chef de Projet
Chef de Projet
Direction de ProjetDirection de Projet Direction / DSI
CP MOACP MOA
Représentants Utilisateurs
Représentants Utilisateurs
Maitrise d Œuvre (Intégrateur) Maitrise d Ouvrage (Client)
Ingénieur Commercial
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v Points clésü Ne pas oublier qu’un projet doit se mener en mode partenariatü Toujours privilégier le dialogue et la recherche de solutions plutôt que se rejeter les
responsabilités en cas de problèmesü Ne jamais oublier que la réussite du projet passe avant tout par une bonne entente entre
les équipes.
UN EXEMPLE D’ORGANISATION DU PROJET
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Les comités de Pilotage et les Comités de Projet
COMITE PROJET
Chef de projetInvités : Chargé d’affaires, Consultants, Responsable des services
Direction générale, Chef de projet, Responsable technique
COMITE DE PILOTAGE
Chefs de Projet
Responsable technique
Consultants Fonctionnels
Responsable Fonctionnels
CAS CLIENT…§ Une vue complète de vos stocks
physiques et disponibles
Jean-Jacques Bodin Directeur qualité
Quelques Guides
http://erp.comprendrechoisir.com/comprendre/erp-essentiel
Annuaire d'éditeurs, prestataires et solutions ERP
Cahier des charges en ligne / guide en téléchargement
Information générales / forum
http://bit.ly/1k7qmKThttp://www.choisirmonerp.com/
http://www.guidescomparatifs.com/
http://www.cxp.fr/annuaire-progiciels
http://www.cxp.fr/annuaire-editeurs
http://www.open-source-guide.com/Solutions/Applications/Erp-pgi
http://www.erp-infos.com
Merci de votre Merci de votre attentionattention
http://www.flickr.com/photos/ccib/8268553263
http://www.flickr.com/photos/myheimu/7995649254
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