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In vielen deutschen Unternehmen gerät der Kommunikationskanal „E-Mail“ trotz professionellen E-Mail-Managements immer mehr außer Kontrolle. Vor allem die Menge intern versendeter Nachrichten nimmt dabei permanent zu. Der zukünftige Weg zu einer effizienteren Kommunikation führt deshalb nicht alleine über intelligentes E-Mail-Management und eine Automatisierung der E-Mail-Verarbeitung. Um im ersten Schritt das interne E-Mail-Aufkommen entscheidend zu reduzieren, nutzen verschiedene Unternehmen bereits so genannte Social Software. Hierunter fallen neben Wikis, als Wissens- und Dokumentationsplattform, auch Komponenten zur internen Kommunikation, wie Instant Messaging oder Tweets bzw. Feeds. Doch Social Collaboration ist weit mehr: Es steht auch für die Veränderung in Verhalten und Zusammenarbeit, sowohl auf sozialer als auch auf prozessualer Ebene eines jeden einzelnen Mitarbeiters. Und dadurch ist eine entsprechende Veränderung auch im gesamten Unternehmen gegeben. Denn hier steht Social Collaboration für elektronische und vernetzte Zusammenarbeit entlang der Wertschöpfungskette. Der Vortrag beleuchtet die Herausforderungen, denen sich Unternehmen aufgrund der ständig steigenden Daten- und Informationsflut gegenüber sehen und beschreibt verschiedene Lösungsansätze. Referent: Marc Müller, Leiter Trovarit Competence Center DMS/ECM, Trovarit AG Weitere Information finden Sie unter http://ecm-navigator.de/termine/e-mail-social-business-collaboration-als-wesentlicher-teil-des-informationsmanagements
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E-Mail & Social Business Collaboration
als wesentlicher Teil des
Informationsmanagements
Unternehmensweite Kommunikation verändert sich zum
sozio-kulturellen Prozess
©2014 Trovarit AG
Kurzprofil Trovarit AG
Gründung: 04.09.2000 als Spin-Off des FIR an der
RWTH Aachen
Gründer: Dr.-Ing. Karsten Sontow
Dipl.-Ing. Peter Treutlein
Mitarbeiter: 30 festangestellte & 10 freie Mitarbeiter
Ingenieure, Kaufleute, Informatiker und Geisteswissenschaftler
Standorte/Büros: Aachen, Augsburg, Dortmund, Hamburg, Göttingen, Heilbronn, Leipzig,
Wien (AT), Istanbul (TR)
Zürich & St. Gallen (c/o 2BCS)
Kompetenzen: Effiziente & sichere Auswahl, Einführung und Optimierung von Business Software:
ERP (u.a. Maschinen- & Anlagenbau, Prozessfertigung, Handel u. Projektdienstleister)
CRM (Vertriebsunterstützung, Customer Relationship Management)
MES (Leitstand, Fertigungssteuerung und BDE)
BI / DM (Business Intelligence und Data Management)
DMS / ECM (Dokumentenmanagement)
Kooperationen: Fachinstitute (RWTH Aachen, Uni Münster, Fraunhofer IPA,
Steinbeis Transfer-Zentrum)
Fachverbände (BDU, VDMA, VDI, VOI, SVC, …)
Fachverlage, -veranstalter
ca. 20 Fachberatungen
©2014 Trovarit AG
Leistungen der Trovarit AG
Entscheidungsunterstützung
Konfliktlösung & Mediation
Einsatz-Optimierung
Einsatzanalyse über Online-Portal
Definition v. Verbesserungsmaßnahmen
Ableitung von Handlungsfeldern
ERP-Strategie / ERP-Roadmap
Software-Einführung
Projekt-Coaching
Projekteinrichtung & -controlling
Vorbereitung & Begleitung Abnahme
Projektaudit & -sanierung
Prozessberatung
Referenzmodelle
Online-Potenzialanalyse
Prozessanalyse
Prozessoptimierung
Software-Auswahl
Lastenheftvorlagen
Online Marktrecherche & Ausschreibung
Testfahrplan & Systemtests
Pflichtenheft & Vertragsverhandlungen
Projektmanagement
Fachmoderation
IT-Matchmaker®
©2014 Trovarit AG
Die E-Mail: eines der beliebtesten Kommunikationsmittel
50.000.000.000.000
160.000.000.000 pro Tag
100 E-Mails pro Tag
©2014 Trovarit AG
Wenn Mitarbeiter-Rechner zur dezentralen Messie-Kiste mutieren
Informationsflüsse werden entscheidend gestört
Genehmigungen und wichtige Entscheidungen verzögern sich unnötig
Mitarbeiter-Rechner mutieren zu wahren Messie-Kisten
90% aller E-Mails werden nur einmal
gelesen
E-Mails geraten in Vergessenheit und
belegen oft lokalen Speicherplatz
E-Mail-Systeme werden als individuelle
Datenablage missbraucht
©2014 Trovarit AG
Die E-Mail: Trotz einiger Tücken hat sie so ihre Vorteile
Extrem flexibel und einfach nutzbar
Schneller und kostengünstiger als Briefpost
Weil in elektronischer Form, können E-Mails
einfach weiterverarbeitet und automatisch
verwaltet werden
Möglichkeit der Verschlüsselung durch
einfache Dienstprogramme
Wäre sie morgen abgeschafft, würden wir
sie schrecklich vermissen
©2014 Trovarit AG
Lösungen und Strategien zur zentralen Archivierung
Archiv
Mail-Server
E-Mail-Postkorb
§ 147 AO
Client-/serverseitige Archivierung
Journaling
©2014 Trovarit AG
E-Mail-Management ist Teil des Informationsmanagements
automatisch klassifizieren anhand des Inhalts
klassifizieren anhand der Adresse
anhand der E-Mail-eigenen Metadaten
E-Mails mit eindeutigem Bezug vorgangsbezogen ablegen
Zusammenhang zwischen (einer) Information(en) und Vorgang herstellen
Informationen aktiv nutzen
Sämtliche Informationen zentral verwalten und Mitarbeitern orts- und zeitunabhängig
zur Verfügung stellen
Enterprise Content Management (ECM)
E-Mail-Klassifizierung
©2014 Trovarit AG
Im Anfang war die Klassifikation, und diese war bei der E-Mail
erheblicher Mehrwert in der Verarbeitung
elektronischer Nachrichten
bietet hohes Maß an Automatisierung
Potenzial für deutliche Kosteneinsparung
Informationen werden schneller bearbeitet
Inhalt besser auf Relevanz analysierbar
Konkrete Bestimmung des Ablageortes und der
Aufbewahrungsfristen
Anstoßen von weiteren Workflows
Vorteile der E-Mail-Klassifikation:
©2014 Trovarit AG
Social Media statt E-Mail
etwa 20 Stunden/Woche für E-Mail schreiben/bearbeiten
die Menge intern versendeter E-Mails nimmt permanent zu
weniger als 40% der beruflichen E-Mails sind wirklich wichtig
Der Kommunikationskanal E-Mail ist staugefährdet!
Alternative Kommunikationsmöglichkeiten sind der zukünftige Weg zur effizienteren
Kommunikation!
Social Media
Social Software
Social Business Collaboration oder kurz Social Collaboration
©2014 Trovarit AG
Social Business Collaboration
Die Werkzeuge
Nachhaltige Kommunikations- und Collaboration-Infrastruktur
aktive Förderung von Wissensmanagement und Informationsfluss
Stärkung der Zusammenarbeit im Team/Projektteam
Arbeitsprozesse gestalten sich kreativer, informeller und interaktiver
Reduktion der Kommunikationskosten, vor allem mit externen Mitarbeitern
Wiki zur Wissensdokumentation
Microblogging (vgl. Twitter)
Instant-Messaging
Videoconferencing
Chats, Dashboards und Whiteboards
©2014 Trovarit AG
Kommunikation und Zusammenarbeit = sozio-kultureller Prozess
Veränderung/sozio-kultureller Prozess muss gelebt werden
Lösungen müssen in bestehende IT-Landschaft integriert werden
Anbindung an Produktivsysteme sinnvoll und auch notwendig
In stark hierarchisch aufgestellten Unternehmen oder Organisationen ist er höher als
in Unternehmen mit flachen Verantwortungsebenen.
Faustregel:
©2014 Trovarit AG
Fazit / Zusammengefasst
E-Mail-Management als Teil des
Informationsmanagements optimiert
Geschäftsprozesse und gestaltet diese transparenter
E-Mail-Kommunikation ist Auslöser geschäftlicher
Prozesse
Alternative Kommunikationskanäle entstehen durch
Social Software und machen der E-Mail Konkurrenz
©2014 Trovarit AG
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
Marc Müller
Senior Consultant
Leiter Kompetenzzentrum ECM/DMS
Trovarit AG – the IT-Matchmaker
Campus-Boulevard 57
52074 Aachen
Tel +49 (0)241 40009-0
www.trovarit.com | www.it-matchmaker.com
Trovarit – Ihr Partner für die anbieterneutrale Auswahl, Einführung und
Einsatz-Optimierung von Unternehmenssoftware.