View
1.859
Download
1
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Citation preview
Wie überführt man sinnvoll „lebende“ Dokumente nach Alfresco?
Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II
Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II
Vorstellung / Agenda
Frank Hofmann
Senior Consultant ECM
digital media center GmbH
Heiko Robert
Senior Consultant
digital media center GmbH
Vorstellung dmc
Einführung Input Management
Schnittstellen von Alfresco
Best Practices mit Anwendungsfällen
Lieferantenakte
Angebotsworkflow
Folie 2
dmc digital media center GmbH Agenda
Folie 2
Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II
Vorstellung dmc digital media center GmbH
Folie 3
Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II
dmc und seine Kerngeschäftsfelder
Folie 4
Besseres E-Commerce
Mehr Reichweite,
mehr Umsatz,
mehr Erfolg.
Besseres ECM
Informationen zur
richtigen Zeit am
richtigen Ort.
Wir schaffen für Sie Zusatznutzen durch die Weiterentwicklung
von Unternehmensprozessen und Geschäftsmodellen.
Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II Folie 5
dmc auf einen Blick
dmc ist die größte inhabergeführte
Internetagentur Deutschlands und
realisiert in über 40 Ländern weltweit
erfolgreich E-Business-Projekte.
Daten und Fakten
Gründung
1995 in Stuttgart
500 TEUR Stammkapital
Unternehmensform
Inhabergeführte GmbH
Mitarbeiter
190 FTE (Ende 2008)
Umsatz 2008
18,20 Mio. €
Management
Managing Partner:
Andreas Schwend und Daniel Rebhorn
Managing Director:
Andreas Magg
Folie 5
Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II
Ausgangssituation & Best Practices zum Vorgehen mit Alfresco
Wie überführt man sinnvoll „lebende“ Dokumente nach Alfresco?
Folie 6
Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II
Aufgabenstellung
Ausgangssituation
Die Bestände von Dokumenten (Rechnungen, Lieferscheine, Verträge) wurden aus
unterschiedlichen Quellen (Papier, Filesystem, Alt-Archiv/DMS) in Alfresco nach
einheitlichen Ablageregeln überführt.
Dokumente und Informationen fallen jedoch auch nach der Überführung regelmäßig
in den unterschiedlichsten Systemen an und sollten nach den gleichen Regeln
abgelegt werden.
Um Qualität und Geschwindigkeit in den Prozessen
zu erhöhen, soll der Mensch als Schnittstelle zwischen
den Systemen für wiederkehrende und stupide Aufgaben
entlastet werden, indem Dokumente und Informationen
automatisch, einheitlich gespeichert und weiter gegeben
werden.
In der ECM-Sprache heisst dies:
Input-Management
Folie 7
Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II Folie 8
Input-Management
Die Experten unterteilen in
Quelle: AIIM / PROJECT
CONSULT 2003
Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II
Klassifikation eines Dokumentes (z.B. Rechnung, Lieferschein, Vertrag)
Bestimmen der notwendigen Metadaten und Prozesszugehörigkeit
Einheitliche Ablageregeln und Verhalten für die klassifizierten Dokumente unabhängig von
ihrem Ursprung und Dokumentart.
Folie 9
Input-Management
Wir versuchen es einmal weniger kompliziert
Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II
Übergabe
File-Protokolle (CIFS/FTP/)
CMIS/REST über HTTP
WebServices oder API
Klassifikationen und Metadaten
über Dokumenttypen und Aspekte
Prozesse
Regeln
Aktionen
Workflows
Timer
Folie 10
Input-Management
Konzepte mit Alfresco
Shared
Drive
Interface
Web
Access
Regeln
Automation
Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II
1. Sichtung / Erfassung der Anwendungsfälle
2. Definition der Workflows und Lebenszyklen
3. Erstellung des Dokumentenmodells
4. Erstellung der Ablageregeln
5. Definition der Rechte & Rollen
6. Definition der Systemübergaben
Beispiel: File-Übergabe & Regel
Folie 11
Vorgehensweise
Die typischen Arbeitsschritte
Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II
Anwendungsbeispiele
Folie 12
Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II
und deren automatische Ablage und Weiterverarbeitung in Alfresco über
Freigabeworkflows in einer Lieferantenakte
Scannen von Dokumenten über Kofax Capture
Folie 13
Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II
Papierbasierter Prozess
Kein DMS/ECM System vorhanden
Keine Workflow Unterstützung
Unterschiedliche Datenquellen (Papier, E-Mail, File-System, elektronische Rechnung)
Kaum Eskalationsmanagement
Individuelle, wenig strukturierte Dokumentenablage
Zeitintensive Dokumentenrecherche
Folie 14
Ausgangssituation
Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II
Etablierung von Scanarbeitsplätzen
Automatische Anlage von Lieferantenakten
Elektronische Rechnungsfreigabe
Einhaltung der Unterschriftenregelung
Suche- und Recherchesystem
Folie 15
Aufgabenstellung
Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II Folie 16
Konzept: dmc-Lieferantenakte
Bestellworkflow
Lieferantenakte(Rechnungen, Bestellungen, AB, sonst.)
Rechnungsprüfung
Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II Folie 17
Lösungspfad: Rechnung freigeben
Rechnungfreigeben
Rechnungs-erfassung
Lieferanten-akte erstellen/
ergänzen
Rechnungsprüfung und-freigabe
Buchung und Zahlungsfluss
Erstellung Lieferanten
akte
Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II Folie 18
Akteure
Lieferantenakte
Fachabteilungfachliche Prüfung
Einkauf / ERP-SystemErzeugt Bestellung (nach Genehmigung)
Buchhaltungrechnerische Prüfung
Rechnung Lieferschein
GeschäftsführungRechnungsfreigabe
Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II
Rechnung freigeben
Folie 19
Rechnungs-erfassung
• Erfassung der
Eingangsrechnung
mittels Scan-Lösung
• Übergabe der
elektr. Rechnungs-
dokumente incl.
Extraktion der
Rechnungsdaten
Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II
Szenario: Rechnung freigeben
Folie 20
Rechnungs-freigabe
• Weiterleitung der
Rechnung nach
definiertem
Regelwerk (E-Mail
und Aufgabe)
• Schrittweise
fachliche und
kaufmännische
Prüfung und
Freigabe
Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II Folie 21
Ablauf Rechnungsprüfung
gescannt Zu prüfenRechnerisch
richtigFachlich richtig
freigegeben gebucht
Weitere Metadatenfelder füllen
Rechnung falsch
Rechnung falsch
Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II
und deren automatische Freigabe über Alfresco
Erstellung von Angeboten in SAP
Folie 22
Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II
Angebote werden in der Applikation SAP SD (Sales & Distribution) erstellt
Es existiert eine organisatorische Unterschriftenregelung für die Freigabe von Angeboten in
Abhängigkeit von Angebotshöhe und Preisfindung, jedoch gibt es keinerlei elektronischer
Unterstützung zur Umsetzung und Dokumentation dieses Freigabeworkflows
Die Freigabe von Angeboten dauert teilweise mehrere Tage, da vertrieblich verantwortliche
Personen viel unterwegs sind.
Folie 23
Ausgangssituation
Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II
Abbildung eines elektronischen Workflows zur Freigabe von Angeboten aus SAP SD heraus
Berücksichtigung der Unterschriftenregelung und Dokumentation der Freigabehistorie für jeden
Vorgang
Beschleunigung der Freigabe von Angeboten
Einhaltung des 4-Augen-Prinzips
Zugriff auf den Freigabeworkflow ohne SAP und ggf. mit mobilen Geräten (z.B. Blackberry)
Ablage aller erstellten Angebote mit notwendigen Metadaten
und Verknüpfung mit SAP
Folie 24
Aufgabenstellung
Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II
Übergabe des SAP-Angebots als PDF mit Metadaten als XML an Alfresco über CIFS
Zuordung des Dokumenttyps „Vertriebsdokument“ mit entsprechenden Metadaten
Ablage des Angebots und automatisch Rückverknüpfung zu SAP aufgrund der Metadaten im
übergebenen Textdokument.
Abbildung des Freigabeworkflows in Alfresco mit E-Mail-Vorlagen
Ermittlung der Unterschriftenregelung und des
Genehmigers
Eskalation im Stundentakt
Einhaltung der Geschäftszeiten (keine Eskalation
ausserhalb der Arbeitszeit)
Dokumentation der Freigabehistorie in den
Metadaten
Folie 25
Lösungspfad
Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II Folie 26
Darstellung des Workflows in UML-Notation
Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II
Übergabe des Angebots aus SAP SD
Folie 27
PDF & XML werden von SAP direkt in Alfresco gespeichert
Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II
Versand einer E-Mail an Genehmiger
Folie 28
Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II
Bestätigung nach Genehmigung
Folie 29
Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II
Rückübermittlung der Statis an SAP
Folie 30
Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II
Ablage der Angebote in Alfresco mit Eigenschaften
Folie 31
Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II Folie 32
Zusammenfassung
Zusammenfassung Optimierung von Prozessen
Auflösen von Medien- und Systembrüchen
Unterstützung der Mitarbeiter durch Workflows
Schnelle & pragmatische Anbindung von Systemen
über die offenen und flexiblen Schnittstellen von
Alfresco
dmc-Expertise
Prozess-Know-how & Best-Practice
Tools
dmc-File-Importer für Metadaten
Workflow Composition Engine (Workflows selbst
über eine Weboberfläche erstellen / ändern)
Erweiterung & Entwicklung
Beispiel: E-Mail-Templates in Workflows,
automatische Erzeugung von Metadaten zur
Übergabe an weitere Andwendungen
Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II
Diskussion & Fragerunde
Folie 33
Haben Sie weitere Fragen oder offene Punkte zum vorgestellten Thema?
Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
Heiko Robert
Senior Consultant
Ihr Referent
Folie 34
Klaus Merk
Head of Unit
Telefon: +49 (711) 60 17 47-357
Kontakt
www.dmc.de/ecm
dmc digital media center GmbH
dmc digital media center GmbH
Rommelstraße 11
70376 Stuttgart
Telefon: +49 711 601747-357
Mail: [email protected]
www.dmc.de/ecm