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La gestion de l'information de l'entreprise devra être globale pour : optimiser la productivité des employés, maîtriser une communication uniforme sur différents canaux d'information, gouverner les risques liés aux contraintes réglementaires. La gestion du cycle de vie du contenu (ILM) et les technologies de gestion du contenu (ECM, GED, WCM, DAM) permettent la maîtrise de l'information de l'entreprise.
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Gestion de l’information« GED, Archivage, WCM et DAM »
« La gestion du contenu d’entreprise »« La gestion du contenu d’entreprise »
Publication : mars 2009Catégorie : conférence
Auteur : Jimmy SIMEONVersion éditoriale : 2.0.0 du 280309
Niveau :
Public : managertechnique métier
avancédébutant expert
Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009
AGENDA
�Introduction à l’ECM
�Architecture de gestion du contenu
�Logiciels de gestion du contenu
Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009
Introduction à l’ECM
�Historique & Besoins de gestion du contenu
�Définitions : � CMS, GED, Archivage, WCM, DAM, ECM, ILM
� Front-Office et Back-Office de contenu
�Analyse du marché logiciel en 2009
Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009
Le contenu sur InterNet et dans l’entreprise !
�1 TRILLON de Page WEB sur InterNet � Google annonce que le Web comporterait pas moins de
1.000.000.000.000 de pages et qu’il indexe que 40 milliards de pages seulement !.
�Le contenu en entreprise augmente de façon exponentiel� Plusieurs TERA-Octets
�A la recherche de compétences informatiques
Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009
Historique : Logiciels de gestion du contenu
WebMaster (Développeurs)HTML, JavaScrpit
Site Web :Netscape Enterprise Server(WebPublisher)MS Internet Information ServerApache Web Server
Éditeurs Portails Web CMS :Vignette, BroadVision
Editeurs spécialisé CMS :Documentum EMC²Interwoven, OpenText, IBM FileNet
OpenSource : progiciel & programmePhp : Typo 3, eZPublish, Joomla,…Java : OpenCMS, Alfresco, …
WebMaster (Journalistes)WEB 2.0 : Wiki, Blog, Réseaux Sociaux (FaceBook) Adobe Flash, YouTube,…DAM : YouTube, Flickr
1989-1993, Tim Berners-Lee, CERN
Éditeur Portail ECM :MS Portal SharePoint Server, Office Live Small Business, Live WorkspaceEMC² Documentum ECMIBM WorkPlace WCM
DéveloppeursDreamwearverMS FrontPageNetScape Composer
2004 – 2009, Tim O’Reilly
Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009
Besoins
�Maîtriser l’ensemble du cycle de vie du contenu � sa création, sa rédaction, sa validation, son stockage, son
classement (taxonomie), l’annotation (méta-données), … � sa publication (date de visibilité pour les lecteurs, obsolescence),� sa destruction (sur l’ensemble des médias de diffusion).
�Tracer l’activité des rédacteurs éditoriaux � Qui, Quand, Quoi et historique des versions d’un contenu.
�Rechercher et trouver le contenu� Moteur de recherche.
�Diffuser un même contenu vers différents canaux multimédias � Processus de traduction dans différentes langues (espagnol,…). � « Rendition » dans différents formats informatiques : fichier PDF,
page Web, Téléphone portable, WebTV, PodCast Radio, RSS, etc.
Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009
Définition : structure du contenu
� Non structuré : documents
� Semi-Structuré : information sauvegardée en base de données via un formulaire (fragment de texte, XML, …)
Document Formulaire
Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009
Différents domaines de gestion du contenu
�CMS : « Content Management System »� Système (informatique) de gestion du contenu dédié aux
contributeurs éditoriaux (rédacteurs).
�ECM : « Enterprise Content Management » en 2009� EDM ou GED / Archivage : (Texte, Fichier avec son contenu)
� « Electronic Document Management » � ou « Gestion Electronique des Documents » � Archivage
� DAM : Gestion des ressources multimédia (Audio, vidéo, Images)� WCM : Web Content Management (Pages Web)� Scanner, Messagerie, Collaboratif, Réseaux sociaux
�CD : « Content Delivery »� Système de diffusion du contenu vers différents supports de
visualisation du contenu dédiés aux « lecteurs »
� Site ou Portail Web, WebTV, Journaux, Radio, TV hertzienne, etc.
Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009
Le contenu est partout ! et il faut le transformer !
Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009
Définition : CMS « Système de Gestion du Contenu »
et semi-structurées,…
Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009
Définition : GED, Gestion Électronique de Documents
Documents
Processus de production
Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009
Définition : ARCHIVAGE Légal
ARCHIVER : c’est conserver un document dont on n’a plus une utilité immédiate mais qui peut encore servir :� à titre d’information,
� à titre de preuve dans le cas d’une contestation,
� en cas de litige devant les tribunaux,
� lors d’un contrôle (audit) administratif.
L’archivage correspond à l’idée de pérennité de l’information avec la possibilité de la restituer intacte ultérieurement.
ex.: archivage pendant 10 ans de nos relevés Bancaires !
Contraintes réglementaires : � La loi du 1er août 2003 sur la sécurité financière (LSF)� Le Sarbanes-Oxley Act (SOA) de 2002 Contrôle interne et référentiel et gestion des risques de l’entreprise (COSO)
Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009
Définition : WCM, Web Content Management
WCM : La gestion de contenu web permet de gérer despage WEB qui seront publiées sur InterNet.
� Prévisualisation du contenu sur un serveur Web,� Gestion des liens hypertextes vers d’autres contenu,� Le code HTML d’une page WEB encapsule du contenu et fait
référence à d’autre fichiers de contenu (page WEB, texte, documents, image, audio, films)
De nombreux logiciels de Portails WEB disposent desfonctionnalités de gestion de contenu WEB.
HTML
Structure « contenant / contenu »
Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009
Définition : DAM, Digital Asset Management
DAM : La gestion des ressources numériques riches :� les photos numériques,
� les animations,
� les vidéos,
� ou encore la musique.
Gestion de différents formats :Flash, PodCast,, VOD, vidéo sur mobiles, Flash light ou HD, DVD, DivX, XviD, MOV, rm, rmvb, MPEG, VOB, DVD, WMV, AVI à MPEG-1, MPEG-2, MPEG-4, 3GP, format FLV pour iPOD, Zune, PSP
Formulaire de contribution (vidéo)
Agrégateurs Agrégateurs de contenusde contenus
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Définition : ILM, Information Life Cycle Management
ILM : gestion globale et rationnelle du patrimoine d'information del'entreprise en fonction de la valeur de l'information et du coût de sonstockage.
Une démarche d'ILM permet d'appliquer des règles de stockagedifférentes selon la valeur de la donnée à sauvegarder, afin d'adapterau mieux les critères suivants :
� utilité de la donnée, � exigences de sécurité : intégrité, confidentialité et disponibilité des
données � exigences réglementaires sur les données, � temps d'accès aux données, � coût de stockage.
Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009
CMS et workflow de production du contenu
Un petit pas dans le processus, un grand pas pour le contenu !
AVANT
Depuis ~2001
Depuis 2003 = WEB 2.0 ! Back-Office Front-Office
Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009
Séparation contenu/présentation
�Le contenu est stocké dans une base de données
�La structure et la présentation sont définies dans des fichiers physiques
modèles, templates, gabarits, squelettes…
�Lors de la consultation d’une page, le CMS intègre le contenu dans le modèle de page et affiche le résultat au visiteur
�Un système de mise en cache permet de ne pas calculer la page à chaque affichage
Principes et technologies
Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009
Principe technologies de l’exécution d’un CMS
Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009
Front-Office et Back-Office de gestion du contenu
�Front Office� Partie « publique » du site Internet dont le contenu est géré par
le CMS
� Le contenu est mis en page et présenté au visiteur du site
�Back Office� Partie « privée » nécessitant une authentification
� Interface permettant la gestion du contenu par les utilisateurs autorisés
Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009
Architecture de gestion du contenu
Interface de saisie
Application CMS(Content Management System)
Contenuet métadonnées
Système d ’information(Messagerie, Authentification, Annuaire, Back-Office MVS, etc.)
Contenuet métadonnées
Application Web
Présentationdu contenu
Poste du contributeur de contenuOutils : Navigateur Web, outils tiersExplorateur windows
Poste du lecteurOutil : Navigateur Web,Explorateur windows
Recette du contenuavant sa mise en production
Abonnement des Portailsaux canaux de contenus
BACK-OFFICE FRONT-OFFICE
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Front-Office : Portail Web e-Banking BNP Paribas
Documents (PDF, …), Page Web (HTML, images, RSS), multimédia (Audio, Vidéo)
GED WCM DAM
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Choisissez votre logiciel !
Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009
� OpenCMS
� Alfresco,
� SPIP
� Typo3
� Joomla
� WordPress
� eZ Publish
� Drupal
� Microsoft Office Llive SB/WP
� …
Solutions CMS pour les TPE et PME
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Solutions CMS pour les PME et GE
�Microsoft SharePoint Portal Server� Microsoft Office SharePoint Designer
� Windows SharePoint Services 3.0 (WSS)
� Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS)
�Documentum EMC² � la suite logicielle « WebTop », « WebPublisher », « DAM ».
�IBM Workplace WCM / IBM Content Manager
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Solutions du marché
Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009
� + de 800 solutions dans le monde Open Source.
� Il n’y a pas de CMS idéal : choix d’un CMS dépend de la nature du projet.
� Il est impératif de réaliser un cahier des charges sur les besoins réels en se posant les bonnes questions.
� Ne pas oublier de penser à l’avenir du site.
Critères de choix
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Architecture de gestion du contenu
�Fonctionnalités de gestion du contenu
�Accès au Back-Office et Front-Office
�Processus de production du contenu
�Architecture 3-tiers des applications de gestion du contenu
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Rédiger :gabarit contenu, page et présentationcycle de vie (étapes) : créer, stocker, déployer, archiver, détruire
Partager :contrôle d’accès (authentification, juridiction)
syndication (achat, vente)
travail collaboratif (verrou exclusif)
bibliothèque (images, données XML, documents)
Rechercher :catégoriser (taxonomie implicite, explicite)
Indexation (plein texte, métadonnées)
versions (majeur et mineur),
Valider :workflow de production (états),
recette (unitaire ou globale dans le contexte de production)
Publier :multi-site, multi-canal, multi-lingue
Fonctionnalités de la Gestion du contenu
Gestion de la relation client
Client Relationship Management
Analyse statistique, marketing B2E, B2B, B2C
StratégieEDMWCMDAMECM
CDArchivage
eCRM
Diffusion Multimédia du contenu
Content Delivery
Contenu et métadonnées,Personnalisation
Mesure d’audience
Moteur de recherche,Workflow Administratif / BPM.
multi-terminal
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� Support des métadonnées� Métadonnées : ensemble structuré d'informations décrivant une
ressource.� Pour un article : Titre, Auteur, Date, Catégorie, Mot-clé, …
� Valorise le contenu en augmentant sa pertinence � Permet de classer le contenu : ordre chronologique, par auteur� Établit des relations entre les différents contenus
� Indexation et recherche
� Indexation automatique des ressources et de leurs métadonnées
� Intégration automatique d’un moteur de recherche sur le site internet
� Quel que soit le volume de données, l’indexation permet une optimisation de la recherche de l’information
Fonctionnalités des CMS
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�Fonctions d’édition simplifiée� Sans connaissance du HTML, l’utilisateur peut mettre en page
le contenu� Deux mécanismes :
� Fonctions identiques à un traitement de texte : éditeur « WYSIWYG »
� Utilisation de balises simplifiés, visant à mettre le contenu enforme
� Il peut insérer liens, médias et documents téléchargeables de manière très intuitive
�Gestion des utilisateurs� Gestion de la liste des utilisateurs qui peuvent intervenir sur le CMS� Chaque utilisateur dispose de droits différents selon le rôle qui lui est
attribué� Ces droits concernent des utilisateurs ou des groupes d’utilisateurs et
leur permettent :� d'éditer, de mettre à jour, de valider et de publier le contenu� d'intervenir sur l'organisation du contenu, les rôles des autres utilisateurs
� Les visiteurs peuvent également se voir attribuer des droits
Fonctionnalités des CMS
Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009
�Chaîne de validation (Workflow)� Un « workflow » décrit le circuit éditorial des documents� Il gère les tâches que doivent accomplir les différents
intervenants selon les rôles qui leur ont été impartis :� Le rédacteur écrit un article� Le rédacteur en chef valide l’article� L’éditeur décide de le publier
� Il peut générer des alertes pour tenir informés les intervenant de l'état d'avancement du cycle
� Plannification des publications
Fonctionnalités des CMS
Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009
� Contrôle des versions� Chaque modification de contenu est enregistrée� Elles ne sont donc pas destructrices� L’historique des modifications facilite le travail collaboratif� Possibilité de rétablir une version antérieure de la page� Exemple : page « historique » de Wikipedia
� Intégration
� Intégration de contenus externes au site RSS, WebServices, bases de données relationnelles, système de fichiers…
� Mise à disposition des contenus pour une utilisation externe
� Branchement à un annuaire externe pour les contributeurs ou les visiteurs (LDAP)
Fonctionnalités des CMS
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Back-Office : Intégration (plug-ins) MS Explorer
Fichiers côté serveur
Méta-Donnée
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Back-Office : Intégration (plug-ins) MS Office
Sauvegarde directementsur le serveur
Méta-Donnée
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Back-Office : Formulaire dans un navigateur WEB
Champs 1
Champs 2
Base de données
Donnée1
Donnée2
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Front-Office : Portail WEB
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Utilisation du contenu dans une entreprise !
Archivage Légal
EditiqueGED de production
Numérisation
de masse
Flux
d’impression
Archivage
Formats
initiaux
Web / Portail
Intranet et internet
DAM*
*DAM : Digital Asset Management =
Gestion de Contenu Numérique**WCM : Web Content Management
employésActifs numériques :
Audio, vidéo, Rich Media
Streaming
Restitution Externe
CollaboratifGED
bureautique
Documents
Archive
Formats
transformés
WCM**
Contenus
Destruction Destruction PurgePurge
Consultation
Archives « Papier »
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Architecture 3 tiers de l’ECM
CLIENTSCLIENTS
SERVICESSERVICES
Content Capture
BasicContentServices
Information Rights Management
Unified Desktop & Ent. Search
AutomaticInformationClassification
Document Image Management
Business Process Management
Web PublishingEmail Ingestion
CompoundDocumentManagement
SAP Archiving
Security &RightsManagement
Life-cycleManagement
Web site Management
Enterprise Reports Archiving
Business Process Optimization
CONTENUCONTENU
• Images• Flash• Sound• Video
Rich MediaRich Media
• Discussions• IM• Notes• Projects
CollaborativeCollaborative
• Paper• Fax Images• Reports• Scanned Images
FixedFixed
• Email Messages• IM Messages• Chats
MessagingMessaging
• Documents• Spreadsheets• Presentations• Notes
DocumentsDocuments
• HTML• SGML• WML• XML
WebWeb
1 ier tiers
2 ième tiers
3 ième tiers
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Logiciels de gestion du contenu
�SPIP
�TYPO 3
�JOOMLA
�WordPress
�eZPublish
�Dupral
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�« Système de Publication pour l’Internet Partagé »
�Projet français, IHM en créole,… �PHP, MySQL�Simplicité à tous les niveaux�Système de cache performant�Communauté très active�Plusieurs milliers de références�Traduit en 20 langues
Etat de l’offre – SPIP
� Pas d’éditeur WYSIWYG
� Raccourcis typographiques un peu abscons
� Workflow limité : impossible de modifier le circuit de validation
� Modèle de donnée figé
� Personnalisation du Front Office compliquée
� Mises à jour parfois instable
http://www.spip.net
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Etat de l’offre – SPIP
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Etat de l’offre – SPIP
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�Projet danois�PHP, MySQL�Fonctionnalités prêtes à
l’emploi très riches�Gestion des droits évoluée
et pointue�Moteur de template puissant�Optimisation automatique
des images�Multi-sites
http://www.typo3.fr
Etat de l’offre – Typo3
� Flexibilité importante grâce aux modules
+ de 2000 modules
� Références importantes :Dassault, CNIL, Groupe PSA…
� Temps d’investissement important
� Back Office déroutant
� Communauté française restreinte
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Etat de l’offre – Typo3
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� Issu du projet « Mambo »� PHP, MySQL� 2nd meilleur CMS 2008� Convivialité du Back Office� Multilingue� Flexibilité important
plus de 3000 modules
� Equipe de développement importante
27 développeurs sur les 12 derniers mois
http://www.joomla.org
Etat de l’offre – Joomla
� Impossible de gérer plusieurs structures de contenu
� Attribution des droits et workflow limitée
� Non respect des standards du W3C
� Activité du développement en perte de vitesse
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Etat de l’offre – Joomla
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Etat de l’offre – Joomla
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� Plateforme de publication personnelle
� PHP, MySQL
� Installation très simple
� Légèreté, esthétisme
� Extensibilité importanteplus de 3 000 modules
� Respect total des standards du Web
http://fr.wordpress.com
Etat de l’offre – WordPress
� Nombre de thèmes important
� Protection contre le spam� Protection de contenu par
mot de passe� Gestion globale figée� Pas de multilinguisme� Peu de commentaires dans
les codes sources
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Etat de l’offre – WordPress
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Etat de l’offre – WordPress
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�Projet norvégien de ezSystems
�PHP, MySQL �Support de PostgreSQL,
Oracle, SQL Server…�Optimisation automatique
des fichiers multimédias�Multi-positionnement�E-Commerce�Multilinguisme�Optimisation du
référencement�Prévisualisation
http://www.ez.no
Etat de l’offre – eZPublish
� Notifications
� Multi-sites
� Personnalisation des types de contenu
� Système de cache performant
� Limitations dans la mise en forme du contenu (XML)
� Nécessite un serveur puissant
� Communauté française étriquée
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Etat de l’offre – eZPublish
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�PHP, MySQL/PostGreSQL�Maturité : 7 ans d’ancienneté�Meilleur CMS 2008�Communauté très active�Forte extensibilité due à son
architecture en modules�Contenu totalement indexé�Interface unique Front Office
/ Back Office
http://www.drupal.org
Etat de l’offre – Drupal
�Formats d’édition divers�Classification puissante
taxonomie, vocabulaire
�Export des contenus en XML�Documentation importante�Courbe d’apprentissage
longue�Difficile à prendre en main�Mises à jour compliquées en
cas de personnalisation
Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009
Etat de l’offre – Drupal