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Auror@ - Sistema per la gestione integrata del fascicolo processuale
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In Italia il mondo della giustizia vede una situazione frammentata di soluzioni informatiche a supporto degli operatori del settore per quanto concerne la dematerializzazione. Lo scambio informativo e documentale tra i sistemi informativi ed i soggetti interni ed esterni abilitati risulta poco efficace.
Gli uffici giudiziari cercano nuove soluzioni e modelli organizzativi per il miglioramento delle attività amministrative e giudiziarie considerando l’esiguo numero di risorse impiegate e la complessità delle procedure.
La DGSIA ha attivato un progetto per la realizzazione di un unica Piattaforma Documentale a supporto dei sistemi informativi utilizzati negli uffici giudiziari.
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Premessa
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Gli obiettivi della Regione Puglia e gli investimenti
• Rendere più efficace il controllo della legalità
• Migliorare i livelli di sicurezza
• Rendere più efficienti i servizi verso i cittadini rafforzando la fiducia della collettività verso le istituzioni
• Creare le necessarie condizioni per lo sviluppo del territorio e l’attrazione degli investimenti economici
LA REGIONE PUGLIA HA INVESTITO ED INTENDE CONTINUARE NEL TEMPO A FARLO CON QUESTE SOLUZIONI CHE IMPATTANO L’INTERO PROCESSO, PER CREARE UN “SISTEMA” GIUSTIZIA INNOVATIVO, IN LINEA CON STANDARD NORMATIVI E CAPACI DI RISULTATI
CONCRETI DI MIGLIORAMENTO CONTINUO
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• Aurora è già disponibile per il Ministero, in quanto nel catalogo del Ministero della Giustizia (attraverso la concessione del diritto di riuso da parte della Regione Puglia). Nel corso del tempo, infatti, rispondendo alle richieste Ministeriali, si è consolidato come soluzione non “locale” ma valida per ogni Procura (grazie all’elevato grado di parametrizzazione)
• Aurora è coerente con gli obiettivi di digitalizzazione della Giustizia e il Piano e-Gov della PA, che intende valorizzare gli investimenti già fatti e le esperienze acquisite, accelerando i tempi di attivazione di alcuni servizi digitali.
• L’estensione a tutto il territorio nazionale, sulla base dell’esperienza delle Procure pugliesi, potrebbe avere impatti significativi, evidenziati successivamente
Auror@ e Gnosis strumenti per la spending review nazionale
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Le soluzioni Auror@ e Gnosis implementate in Puglia
• Digitalizzazione atti
• Gestione informatica documentale
Classificazione e fascicolazione
Indicizzazione e Modulario
Consultazione e ricerca
• Gestione informatica flussi documentali
Acquisizione Notizie di reato e Seguiti
Trasmissione atti altri uffici (Gip e Riesame)
Rilascio copie digitali atti del fascicolo
• Supporto azione investigativa
Raccolta, integrazione, ricerche ed analisi dati e documenti
Rappresentazione progressiva del quadro informativo di indagine
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Auror@ e Gnosis innovano tutti i tre livelli del sistema penale
Knowledge Management
Data Warehouse
Gestione fascicolo penale
digitale
Portale Procura per erogazione servizi
III livello Analisi dei dati
Accesso Web ai Sistemi
II livello Aggregazione
delle informazioni
I livello Gestione documentale e di processo Gestione collaboratori di giustizia
Gestione concessione dei benefici carcerari + Applicazioni Verticali
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Aurora: i principali benefici
Fonte: Esperienza Links
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Benefici per gli uffici giudiziari: Permette al Pubblico Ministero insieme alla Segreteria la lavorazione e la consultazione del fascicolo digitale per tutta la durata delle indagini preliminari, e al Gip e al Tribunale del Riesame di gestire anche altri flussi documentali (es. richieste di Decreti Penali e di appello da parte del PM)
Benefici per le Forze Polizia: Permette la trasmissione digitale, attraverso l’integrazione con NDR2 (sistema delle Notizie di Reato Telematiche) e la gestione delle Comunicazioni delle Notizie di Reato presso le Procure, da parte di uffici giudiziari e delle Forze di Polizia (già subito dopo la notifica di reato), con risparmio di tempo/carta
Benefici per Avvocati: Permette di avere un Punto di Accesso unificato per la gestione centralizzata e sicura dell’accesso ai servizi esterni, la consultazione, pagamento e rilascio copie digitali, con la conseguente riduzione della carta circolante, il minor affollamento degli uffici giudiziari da parte di avvocati e professionisti e la riduzione dei tempi di espletamento, l’aumento della sicurezza delle informazioni trattate
Auror@: Benefici per tutti gli attori
La soluzione Puglia ha registrato chiari benefici, per tutti gli attori coinvolti nel processo:
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• Maggiore efficienza e velocità nelle attività di recupero, consultazione e scambio documenti
• Monitoraggio di tutti i fascicoli (scrivania virtuale)
Controllo delle urgenze
Gestione delle scadenze
• Condivisione e trasmissione digitale atti
Autorità giudiziaria
Pubbliche Amministrazioni
Avvocati
• Incremento del livello di sicurezza e riservatezza
• Piattaforma software web-based e completamente open-source
• Riduzione dei tempi e dei costi connessi all’utilizzo di documenti cartacei (spostamenti, carta, toner, fotocopie, spedizione, etc…)
Auror@: Benefici sul processo complessivo
La soluzione Puglia ha rivoluzionato il processo complessivo, dalla notizia di reato all’esercizio dell’azione penale:
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Auror@ riduce i tempi della Giustizia
IMPATTI SUI TEMPI DELLA GIUSTIZIA DECRETO PENALE
• Il modulo Decreti penali di Auror@ permette la gestione di tutto il ciclo di vita del fascicolo su cui è stata fatta una richiesta di decreto penale da parte di un Pubblico Ministero • Risparmio sulla produzione degli atti
Oggi
Fonte: Links su Procura Tribunale
Con Auror@
circa 24 Mesi (2 anni)
circa 2-3 mesi
• Minore incidenza dell’arretrato
• Riduzione carico per opposizioni
• Maggior velocità emissione Richiesta del DP
• Trasmissione atti al Gip in tempo reale
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STIMA IMPATTO MINIMO SU SPENDING REVIEW DA DIFFUSIONE NAZIONALE
• Ad oggi le FF.PP sono costretti a recarsi presso l’ufficio giudiziario per depositare gli atti giudiziari (NdR e Seguiti)
• Gli atti vengono poi registrati, allegati al fascicolo cartaceo ed inviati presso gli Uffici dei PM titolari del fascicolo
• Aurora è integrato con il sistema del Ministero Interno per la trasmissione telematica da parte delle FF.PP. delle Notizie di Reato e Seguiti (NdR)
• Costo del tempo per trasferim. fisico atti
• Costo carta • Costo trasporti
• Costo del tempo “perso”
• Costo carta
RISPARMIO PER NdR DEPOSITATA
12€
4€
16€ 2,5 Mln X 40€ Mln =
Risparmio Totale annuo
Atti depositati all’anno
Risparmio unitario per NdR Fonte: InnovaGiustizia, stime Links
Auror@ per la spending review: impatto su Notizie di Reato
Sistema NDR2
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Auror@ per la spending review: impatto su copie digitali Avvocati
• Ad oggi gli avvocati sono costretti a recarsi presso l’ufficio giudiziario per visionare il fascicolo e chiedere copia
• L’avvocato deve recarsi più volte in cancelleria (per richiedere prima e pagare i diritti / ritirare le copie dopo)
• Aurora permette ai Magistrati la pubblicazione degli atti / fascicolo sul portale. Gli avvocati collegandosi al portale possono consultare, pagare on line i diritti di copia e fare il download
• Costo carta • Costo fotocopia
• Costo del tempo “perso” del personale cancelleria e degli avvocati
RISPARMIO PER RICHIESTA COPIA ATTI
7€
23€
30€ 1,5Mln X 45€ Mln =
Risparmio Totale annuo
Procedimenti penali pendenti nelle procure
Risparmio unitario per fascicolo Fonte: Mini. Giustizia Ottobre 2012
Studi legali
STIMA IMPATTO MINIMO SU SPENDING REVIEW DA DIFFUSIONE NAZIONALE
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Auror@ per la spending review: impatto su Notifiche Penali Telematiche
• Ad oggi le notifiche sono effettuate in formato cartaceo ed inviate con diversi mezzi (ENEP, UG, posta A/R, fax, brevi manu)
• Il ciclo di notifica dell’atto assorbe tempo da inefficienze per processi onerosi e obsoleti
• Aurora integrato con il sistema di Notifiche Penali Telematiche, gestisce nel fascicolo digitale il flusso informativo e documentale delle notifiche agli avvocati (via PEC)
• Indennità UG • Costo stampa • Spese postali
• Costo del tempo “perso”
• Costo del tempo per informare (Cancelliere e Ufficiale Giud.)
RISPARMIO ANNUO PER PROCURA MEDIA
180K€
185K€
375K€ 167 X 65€ Mln =
Risparmio Totale annuo
Procure della Repubblica
Risparmio unitario per procura media Fonte: Esperienza Links
STIMA IMPATTO MINIMO SU SPENDING REVIEW DA DIFFUSIONE NAZIONALE
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Aurora: impatti sul processo Penale
Fonte: Esperienza Links
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Il processo Penale attuale
Validazione e Assegnazione PM
FASI
Deposito NdR
• FF.PP. • Enti • Avvocati • Cittadini
La Notizia di Reato viene portata in Procura e depositata presso l’ufficio del Registro Generale, come documenti cartacei
Ufficio Registro Generale
Indagini preliminari Giudizio Esecuzione Notizie di Reato
Annotazione della NdR con Qualifica del Fatto Reato e Iscrizione al Registro Penale (Re.Ge. 2.2) Creazione fascicolo cartaceo e TX al Procuratore
Pubblico Ministero Procuratore della
Repubblica
Iscrizione
Segreteria
Azione Penale
Validazione Qualifica del Reato, del modello e assegnazione del PM delegato
Produzione atti giudiziari PM (Deleghe PG), acquisizione ulteriore documentazione della PG e dei CT e comunicazione a terzi (PG, Avvocati, CT,..)
Esercizio azione penale con redazione del provvedimento del PM e produzione del fascicolo del dibattimento
Analisi PM
Studio del fascicolo processuale fino all’Avviso Conclusione Indagini con Notifica alle parti
Avvoca>, CT e Peri>
Acquisizione atti e comunicazione a terzi
FF.PP.
GIP/GUP
Dibatt.
GIP
Riesame
Attività
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Notizie di Reato: cosa cambia con Auror@
Notizie di Reato
Deposito NdR Iscrizione
Notizie di Reato
Deposito NdR Iscrizione
La NdR viene trasmessa telematicamente dalle FF.PP. alla Procura con rilascio del n. di ricevuta e data di deposito
Il personale del Registro viene avvisato dell’arrivo della NdR che ne visualizza il contenuto per la verifica delle informazioni con contestuale iscrizione automatica al Registro ed invio telematico al Procuratore
Processo oggi Processo con Aurora
• FF.PP. • Enti • Avvocati • Cittadini
Ufficio Registro Generale
• FF.PP. • Enti • Avvocati • Cittadini
Ufficio Registro Generale
Sistema NDR2
Documenti cartacei da portare brevi mano, e tempi
importanti di attesa e di trascrizione in procedura
Riduzione della carta e costi per portare i documenti (es. carburante e tempo perso),
Riduzione dei tempi di lavorazione efficienza nella gestione delle informazioni
La Notizia di Reato viene portata in Procura e depositata presso l’ufficio del Registro Generale, come documenti cartacei
Annotazione della NdR con Qualifica del Fatto Reato e Iscrizione manuale al Registro Penale (Re.Ge. 2.2) Creazione manuale fascicolo cartaceo ed trasporto al Procuratore
Uso nella fase transitoria per portare il sistema a regime Scansione
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Assegnazione PM: cosa cambia con Auror@ Processo oggi Processo con Aurora
Inefficienza da utilizzo carta da fotocopiare e portare fisicamente
in altro ufficio
Riduzione dei tempi di lavorazione e miglior gestione controllata dei
procedimenti per PM
Assegnazione PM
Indagini preliminari Indagini preliminari
Assegnazione PM
Pubblico Ministero Procuratore della
Repubblica
Pubblico Ministero Procuratore della
Repubblica Fascicolo digitale
Validazione Qualifica del Reato, del modello e assegnazione del PM delegato. Trasporto del fascicolo al PM delegato
Possibilità di opzionare e by-passare tale fase con regole tabellari su alcuni reati.
Validazione Qualifica del Reato, del modello e assegnazione del PM delegato.
Creazione fascicolo elettronico ed invio automatico al PM delegato
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Raccolta Info da parte PM: cosa cambia con Auror@
Produzione assistita degli atti giudiziari (ricerca, formati,…)
Comunicazione telematica degli atti alle FF.PP. e Notifiche telematiche agli avvocati
Consultazione da parte degli avvocati del fascicolo elettronico, con pagamento telematico dei diritti e rilascio copie digitali degli atti Verifica della documentazione attesa
Processo oggi Processo con Aurora
Inefficienza da utilizzo carta e comunicazione tramite posta di
cui memorizzare data di notifica, complessità gestionale
Riduzione dei tempi di lavorazione, riduzione dei costi della carta e del carburante, maggiore
efficienza nella gestione delle informazioni e disponibilità online delle stesse
Indagini preliminari Indagini preliminari
Pubblico Ministero
Segreteria
Studi legali, CT, Peri>
Pubblico Ministero Segreteria
Studi legali
Fascicolo digitale
Portale Avvoca>
Produzione atti giudiziari PM (Deleghe PG)
Comunicazione a terzi (PG, Avvocati, CT,..) tramite raccomandata
Acquisizione ulteriore documentazione della PG e dei CT
Acquisizione atti e comunicazione a terzi
FF.PP. FF.PP.
Acquisizione atti e comunicazione a terzi
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Analisi PM: cosa cambia con Auror@ e Gnosis Processo oggi Processo con Aurora e Gnosis
Indagini preliminari Indagini preliminari
Analisi Pubblico Ministero Analisi Pubblico Ministero
Pubblico Ministero Segreteria Pubblico Ministero
Fascicolo digitale
Segreteria
Studio ed organizzazione del fascicolo processuale cartaceo in faldoni fino alla redazione manuale dell’indice cronologico. Interlocutorie con il Gip. Richieste di Riesame. Redazione Avviso Conclusione Indagini con Notifica alle parti e deposito del fascicolo in Segreteria per consultazione
Studio ed organizzazione del fascicolo processuale elettronico con redazione automatica dell’indice cronologico. Gestione flussi documentali con Gip e Riesame informatizzati. Redazione assistita Avviso Conclusione Indagini con Notifica Telematica agli Avvocati e Pubblicazione automatica del fascicolo digitale per consultazione
Studi legali FF.PP.
UNEP
Studi legali
Portale Avvoca>
UNEP
Studi legali Studi legali
Posta A/R
Inefficienza da utilizzo carta organizzata in faldoni con
elevato rischio operativo e con difficoltà di ricerca
Riduzione dei tempi di lavorazione, riduzione dei costi della carta, maggiore efficienza nella gestione
e utilizzo delle informazioni, possibilità di creare sottosezioni o incrociare le informazioni
GIP
Riesame
GIP
Riesame
Intervento di prossima realizzazione
Dettaglio nella slide successiva
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Analisi PM: il modulo Gnosis 1/5
Gnosis è un sistema informatico in grado di supportare le Procure della Repubblica e le Direzioni Distrettuali Antimafia nell’esecuzione delle proprie funzioni di accertamento durante le indagini preliminari.
Reperire informazioni, raccoglierle, organizzarle, memorizzarle ed analizzarle, in un quadro informativo che si compone progressivamente nel corso delle indagini, è indispensabile per orientare il lavoro investigativo dei Pubblico Ministero con il supporto della Polizia Giudiziaria
Gnosis: Supporto investigativo
Giornali On Line
Tabula/ telefonici
Sistema Registro Penale
Camere di Commercio
Ministero Interno
Fascicolo ele>ronico (Auror@)
DAP Device mobili sequestra/
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Analisi PM: il modulo Gnosis 2/5
Le funzioni di Gnosis: • Raccolta, organizzazione,
aggregazione ed analisi delle informazioni
• Rappresentazione grafica del quadro informativo dell’indagine (dati, relazioni e documenti)
• Creazione, evoluzione progressiva ed archiviazione dei percorsi investigativi
Gnosis: Supporto investigativo
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Analisi PM: il modulo Gnosis 3/5
Le funzioni di Gnosis: • Ricerche avanzate (full-text,
thesaurus, cluster)
• Integrazione con altri sistemi penali (Registro, Auror@, DAP)
• Visualizzare traffico telefonico geo-referenziato
• Integrazione con banche dati esterne (Prefettura, Camera commercio, Tabulati Telefonici., Banconote contraffatte, Auto rubate, Documenti smarriti del Ministero Interno, Testate giornalistiche)
Gnosis: Supporto investigativo
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Analisi PM: il modulo Gnosis 4/5
Ricerca Banche dati Ministero • Inserendo un numero targa è
possibile sapere se si tratta di una macchina rubata
• Inserendo un numero di banconota è possibile sapere se si tratta di una banconota contraffatta
• Inserendo un numero di documento è possibile sapere se si tratta di un documento di Identità rubato
Gnosis: Supporto investigativo
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Analisi PM: il modulo Gnosis 5/5
Tutte le ricerche effettuate possono essere salvate , riprese e modificate creando una sorta di percorso investigativo.
Le ricerche salvate, quindi, oltre a poter essere consultate in un secondo momento possono essere prese come base per la creazione di report che possono successivamente essere convertiti in formati stampabili quali pdf.
Questo permette anche di mettere a disposizione le ricerche in fase dibattimentale quando il Pubblico Ministero non può utilizzare l’applicazione Gnosis.
Percorsi Investigativi
Gnosis: Supporto investigativo
Dal punto di vista grafico questi percorsi investigativi sono stati rappresentati come un albero la cui radice è l’indagine e i rami sono i moduli che compongono Gnosis, quindi, le varie banche dati. Ogni ramo avrà una o più foglie che rappresentano le varie ricerche effettuate per ogni singolo modulo.
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Azione Penale: cosa cambia con Auror@ Processo oggi Processo con Aurora
Inefficienza da utilizzo carta da fotocopiare e portare fisicamente
in altro ufficio
Indagini preliminari Indagini preliminari
Pubblico Ministero
Fascicolo digitale
Azione Penale Azione Penale
Pubblico Ministero
Esercizio azione penale con redazione del provvedimento del PM e produzione del fascicolo del dibattimento da trasportare presso l’ufficio di competenza
Esercizio azione penale con redazione assistita del provvedimento del PM e produzione automatica del fascicolo del dibattimento previa verifica della Segreteria
GIP
GUP
Dibattimento
GIP
Riduzione dei tempi di lavorazione, riqualificazione personale, maggiore
efficienza nella gestione delle informazioni, riduzione rischio fuga notizie
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Il processo Penale con Auror@ e Gnosis
Indagini preliminari Giudizio Esecuzione Notizie di Reato
Validazione e Assegnazione PM
Deposito NdR Iscrizione Azione Penale Analisi PM Acquisizione atti e comunicazione a terzi
La NdR viene trasmessa telematicamente dalle FF.PP. alla Procura con rilascio del n. di ricevuta e data di deposito
Il personale del Registro viene avvisato dell’arrivo della NdR che ne visualizza il contenuto per la verifica delle informazioni con contestuale iscrizione automatica al Registro ed invio telematico al Procuratore
Possibilità di opzionare e by-passare tale fase con regole tabellari su alcuni reati. Validazione Qualifica del Reato, del modello e assegnazione del PM delegato. Creazione fascicolo elettronico ed invio automatico al PM delegato
Produzione assistita degli atti giudiziari Comunicazione telematica degli atti alle FF.PP. Notifiche telematiche agli avvocati Consultazione fascicolo elettronico e Pagamento telematico diritti di segreteria e rilascio copie digitali degli atti Verifica della documentazione attesa
Esercizio azione penale con redazione assistita del provvedimento del PM e produzione automatica del fascicolo del dibattimento previa verifica della Segreteria
Studio ed organiz. del fascicolo proc. elettronico Gestione flussi documentali con Gip e Riesame informatizzati. Redazione assistita Avviso Conclusione Indagini con Notifica Telematica agli Avv. e Pubblicazione automatica del fascicolo dig. per consultazione
FASI
Attività
• FF.PP. • Enti • Avvocati • Cittadini
Ufficio Registro Generale
Sistema NDR2
Pubblico Ministero
Procuratore della
Repubblica
Fascicolo digitale
Studi legali
Portale Avvoca>
Segreteria
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Aurora: Architettura Modulare e Flessibile
Fonte: Esperienza Links
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Ricerche
NdR e Seguiti
Attività in carico su tutti i fascicoli dell’ufficio
Monitoraggio flussi documentali
Gestione ufficio Magistrato
Repository capi imputazione
Classificazione atti
Archivio dei modelli documentali
Copertina
Indice cronologico e logico
Sotto-fascicoli
Procedure (Trasmissione atti Gip, Decreto penale, Richiesta Riesame, Notifiche)
Acquisizione atti fascicolo
Nomina/Revoca difensori
Evasione richiesta copie
Macro funzionalità del sistema Sezione Fascicolare Sezione extra Fascicolare
Sezione amministrativa Gestione titolario atti
Configurazione e monitoraggio moduli ETL
Estrazione ed importazione fascicoli
Gestione utenti e profilazione
Audit e log
Macro funzionalità
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Modello architetturale
Registri Penali Auror@
NDR2 G
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i NdR
Document Capture
ReGe 2.2
Piattaforma Documentale
NdA.xml
Pdf firmato
• Acquisizione NdR e Seguiti • Dematerializzazione atti • Riassegnazione PM • Classificazione atti • Gestione fascicolo digitale • Trasmissione atti • Consultazione e rilascio copie
digitali • Comunicazione vs FF.PP. • Modulario • Gestione difensori • Gestione decreti penali
SICP
NdR1.xml
NdR1.xml
NdR.lot
Pubblico Ministero Cancelliere
Notifiche Telematiche
Forze di Polizia
Operatori dematerializ.
xml G
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luss
i Pub
blic
azio
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copi
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Portale Avvocati
PdA
Avvocati
GIP
Gnosis – Knowledge Management
Altri fornitori LINKS con altri fornitori LINKS
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Architettura Applicativa
Data Layer
Presentation layer
Security
Busi
ness
laye
r Acquisizione
Gestione fascicolo
Workflow Engine
Gestione atti
Batch Scheduler
Sistema Auror@
Active Directory Giustizia
Piattaforma Documentale
Web Services
LDAP
Gestione flussi documentali
Sistemi Re.Ge. ETL – Web Services
Sportello copie ETL – Web Services
Consultazione e Ricerche
Cruscotto di monitoraggio
Gnosis Knowledge Management
Web Services
Sistema NDR2
Web Services
Portale avvocati
Web Services IBM-FileNet P8
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Infrastruttura tecnologica virtualizzata
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• Ottimo livello di modularità e flessibilità che permette di scegliere l’integrazione o meno con alcune delle componenti facenti parte dell’impianto architetturale. In particolare Auror@ è predisposto per integrarsi con le piattaforme documentali e sistemi cloud, con minimo impatto sulle infrastrutture IT (tecnologia open source)
• Auror@ è utilizzato oggi nelle Procure della Repubblica di Lecce e Bari ed, in versione light, è già presente anche in altre grandi Procure italiane (Milano e Monza), integrata con il nuovo sistema delle Notizie di Reato Telematiche (definito NDR2). Il progetto Auror@ potrebbe essere operativo negli uffici giudiziari in tempi brevi e con costi ridotti attraverso semplici operazioni di installazione, configurazione e addestramento del personale.
Auror@: Architettura flessibile e Modulare
La soluzione Puglia si integra con i sistemi esistenti, già disponibile ed apprezzata per costi ridotti / tempi brevi di lancio:
Auror@ - Sistema per la gestione integrata del fascicolo processuale
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I PILASTRI DI UN MODELLO INNOVATIVO IN GIUSTIZIA
Auror@: Lo strumento per l’Innovazione della Giustizia
• TEMPI BREVI: progettazione ed implementazione interventi in un piano temporale ristretto
• ARCHITETTURA MULTICANALE: web-mobile-cloud, scalabile,sicura, interoperabile,…
• INTERVENTI INTEGRATI: in linea con il piano strategico complessivo
• CULTURA DEL CAMBIAMENTO DIFFUSA: l’impatto organizzativo al centro del piano di innovazione. Evoluzione guidata e condivisa. Cambiamento tecnologico accompagnato da interventi di formazione e training on the job
• MISURAZIONE DEI RISULTATI: l’innovazione crea valore solo se produce risultati riconosciuti