La gestione elettronica dei documenti

Quaderni

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08 27 agosto 2009

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Premessa

L’obbiettivo di questo documento è quello di fornire e discutere gli aspetti generali dell’introduzione di un sistema di gestione documentale (GED) in una PMI manifatturiera italiana. Indipendentemente dalla varietà dei documenti presenti in ogni azienda, le tipologie qui considerate possono essere interpretate come un campione significativo caratteristico di ogni azienda del settore; i volumi assoluti possono invece variare notevolmente da caso a caso. Tutte le considerazioni riportate nascono da situazioni e dati reali. Nel seguito ci si propone di evidenziare gli effetti e le implicazioni per ciascuno dei tre “elementi notevoli” che caratterizzano e influenzano le scelte di un sistema GED:

organizzativo

giuridico

tecnologico

In primo luogo con il committente è necessario raccogliere e sintetizzare le informazioni che forniscono il quadro generale della situazione:

le tipologie di documenti di interesse

le modalità di archiviazione attuale e degli anni precedenti

i volumi medi

Contenuti: Premessa Documentazione amministrativa Documentazione del rapporto con i clienti Documentazione di gestione delle commesse Documentazione tecnica Documentazione del rapporto con I fornitori Logiche di avviamento e impiego Elementi notevoli della soluzione

La gestione elettronica dei

documenti

Elementi notevoli per la scelta di una soluzione di gestione elettronica dei documenti

2 © ing. Roberto Gallerani

le esigenze e le condizioni generali attuali, concernenti la ricerca e il reperimento dei documenti

Con riferimento alla situazione reale qui considerata, le tipologie interessate di documenti sono state classificate nei seguenti raggruppamenti documentali:

Documentazione amministrativa

Note

Fatture attive In relazione anche alla gestione commessa del cliente

Fatture passive In relazione anche con gli ordini di acquisto

Giornali bollati

Archivi contabili, e/c bancari

Doc. cassa, note spese, e/c c. di credito

Documentazione del rapporto con i clienti

Note

Offerte clienti

Pratiche clienti In relazione alla gestione commessa del cliente

Conferme d’ordine In relazione alla gestione commessa del cliente

Contratti In relazione alla gestione commessa del cliente

Documentazione di gestione delle commesse

Note

Documentazione commesse In relazione alla gestione del rapporto cliente

Pratiche commessa In relazione alla gestione del rapporto cliente

Documentazione tecnica Note

Manuali In relazione anche con la gestione commessa del cliente

Ricambi In relazione anche con la gestione commessa del cliente

Disegni tecnici e schemi In relazione anche con la gestione commessa del cliente

Documentazione del rapporto con i fornitori

Note

Ordini di acquisto In relazione con le fatture passive


Aspetto tecnologico Prescindendo dallo storico cartaceo, fatture passive, fatture attive, giornali bollati provengono in generale dal sistema ERP e da documenti direttamente in formato elettronico o mediante acquisizione via scanner, così come altri tipi di documentazione quali note spese o assimiliabili. La documentazione relativa ai rapporti con gli istituti di credito, è prevalentemente ottenuta attraverso le funzioni di home banking e di interscambio di documenti elettronici, fattore che ne agevola l’archiviazione nel sistema GED. Aspetto giuridico La normativa consente di limitare l’applicazione della conservazione sostitutiva anche ad uno o più tipologie di documenti e quindi non necessariamente a tutti (art. 4 comma 2 D.M.E.F. 23 gennaio 2004). L’attuazione della conservazione sostitutiva per una specifica tipologia di documento, attraverso un opportuno modulo software certificato (ossia che crei i “media” di conservazione in forma e modalità aderenti alla norma italiana), consente di non creare, e quindi eliminare, i corrispondenti archivi cartacei.

Esempi di raggruppamenti documentali in un caso reale



Le tipologie di documenti del raggruppamento tipicamente poste in conservazione sostitutiva sono: fatture passive, fatture attive, giornali bollati. Per la restante documentazione, ed in particolare quella riguardante i rapporti bancari, vale il criterio che, laddove si desideri conservare in forma unicamente elettronica documenti aventi giuridicamente valore probatorio (data e origine certe) in caso di dibattimento, per essi dovrà essere effettuata la conservazione sostitutiva. Aspetto organizzativo Sebbene l’effettuazione della conservazione sostitutiva non richieda necessariamente l’impiego di un sistema di archiviazione (l’alimentazione del modulo di conservazione sostitutiva potrebbe avvenire direttamente dall’ERP per fatture attive e giornali bollati, da documenti elettronici o acquisizione mediante scanner di documenti cartacei per le fatture passive, ecc), il suo impiego è da considerarsi propedeutico. Attraverso le funzioni di archiviazione, i documenti soggetti alla conservazione sostitutiva possono essere gestiti in una forma più completa e organica rispetto a quanto previsto dalla normativa e quindi dal modulo software di conservazione sostitutiva; ad esempio potrebbero essere mantenute ed utilizzate le relazioni tra fatture attive e commesse cliente, tra fatture passive e ordini di acquisto ecc., favorendo, in caso di bisogno, la navigazione e l’ utilizzo associativo dei documenti.


Aspetto tecnologico Oltre allo storico cartaceo, i documenti possono essere in formato elettronico come Microsoft Word, Excel, mail, fax oppure in forma cartacea e quindi da digitalizzare attraverso uno scanner. Aspetto giuridico Per una parte dei documenti potrebbe essere applicata proficuamente la conservazione sostitutiva. Si pensi ai contratti per i quali si manterrebbe il valore probatorio pur in assenza di una loro gestione cartacea. Aspetto organizzativo Dal punto di vista organizzativo, l’archiviazione dei documenti nel GED non solo agevolerebbe le operazioni di messa in conservazione sostitutiva, ma ne favorirebbe un utilizzo più efficiente ed agevole. Ad esempio, per la gestione contratti che produce annualmente, nel caso in esempio, circa 45.000 documenti, il sistema di archiviazione potrebbe permettere di organizzare automaticamente i contratti in relazione alle offerte clienti e alle commesse, consentendo di ricercare documenti nell’archivio per parole o frasi di riferimento (per clausole del contratto o parole chiave ecc.)


Aspetto tecnologico La documentazione, al di là dello storico cartaceo, può essere direttamente in formato elettronico come Microsoft Word, Excel, mail, fax oppure in forma cartacea e quindi da digitalizzare attraverso uno scanner.




Aspetto giuridico La documentazione relativa alle commesse costituisce la base per la ricostruzione motivata degli elementi di fatturazione attiva. In tal senso, premessa la necessità di un approfondimento sugli aspetti civilistici attinenti, la scelta eventuale di mantenere tale documentazione unicamente in formato elettronico, potrebbe comportare l’esigenza/utilità di porre in conservazione sostitutiva quei documenti di cui si voglia mantenere l’opponibilità a terzi in sede di contenzioso o dibattimento, oppure nel caso di ispezioni fiscali. Aspetto organizzativo Dal punto di vista organizzativo l’archiviazione della documentazione di commessa si verrebbe a collocare in un contesto di maggior controllo ed efficienza d’uso, potendosi relazionare automaticamente con la documentazione amministrativa e tecnica corrispondenti.

Documentazione tecnica

Aspetto tecnologico Oltre allo storico cartaceo, la provenienza può essere da altri sottosistemi informatici aziendali come CAD e PDM/PLM, tipicamente documenti già in formato elettronico, di origine interna o esterna (come nel caso della manualistica multilingua quando venga gestita da studi esterni), oppure documenti trasmessi in forma cartacea e quindi da digitalizzare mediante uno scanner. Aspetto giuridico Di considerazioni attinenti alla conservazione sostituiva, in questo caso non paiono esservene. Va però sottolineata l’importanza della possibilità di mantenere e gestire efficientemente nel GED i fascicoli tecnici delle macchine e degli impianti. Aspetto organizzativo Dal punto di vista organizzativo le funzioni di archiviazione possono consentire di creare e gestire le relazioni ed i collegamenti ai documenti amministrativi e di commessa corrispondenti, favorendo un maggiore controllo.

Documentazione del rapporto con I fornitori

Aspetto tecnologico Al di là dello storico cartaceo, l’origine è tipicamente in formato elettronico e risulta di agevole archiviazione nel sistema GED. Aspetto giuridico Nulla da rilevare Aspetto organizzativo Come per gli altri raggruppamenti, l’agevole gestione attraverso il sistema di archiviazione favorisce l’utilizzo e il controllo anche attraverso le relazioni automatiche con fatture passive o altre tipologie di documenti che si desiderino aggiungere in futuro.

Logiche di avviamento e impiego

Per l’avviamento e l’impiego del sistema GED, in relazione al momento del suo avvio in produzione, possono essere identificate due situazioni:

pregresso (pre-esistente)

futuro


Documentazione del rapporto con I fornitori

Aspetti inerenti all’avviamento


Futuro

I raggruppamenti documentali, indicati precedentemente, possono essere convenientemente trattati in forma elettronica attraverso le funzionalità di archiviazione. L’ acquisizione intelligente della carta, per i documenti in ingresso all’azienda ancora in questa forma, da sistemi fax e di posta elettronica, le funzionalità di fascicolazione automatica nelle cartelle elettroniche, concorrerebbero tutti nel tempo a creare un assieme organico e integrato dei documenti e delle informazioni trattate. Attraverso le funzioni di BPM (Business Process Management), laddove richiesto, sarebbero realizzabili percorsi assistiti o automatici per il trattamento di particolari tipologie di documenti (es. approvazione di fatture passive, approvazione delle note spese, gestione commesse ecc.). Gli strumenti di ricerca e analisi dei documenti assicurerebbero la piena reperibilità mediante attributi chiave e l’uso di parole o frasi chiavi del testo. Inoltre i documenti archiviati, soggetti a conservazione sostitutiva, sarebbero immediatamente disponibili per la preparazione dei media a norma di legge. Una parte più o meno significativa del sistema “pregresso” sarebbe ereditata (importata) nel sistema “futuro” con criteri da delineare in funzione del valore attribuibile a fattori guida quali:

costo/risparmio legati al mantenimento, inteso come “stoccaggio”, della carta (senza importazione)

costo/risparmio legati alla frequenza di utilizzo dei documenti, ai costi di ricerca ed individuazione

costo/risparmio legati allo “sforzo dell’importazione” del pregresso nel GED

Di tali aspetti si discuterà nel seguito. Poichè il sistema GED, nel suo impiego quotidiano, è inserito in uno scenario aziendale composto da altri sistemi informatici (ERP, CRM, CAD, PDM/PLM, FAX SERVER, MAIL SERVER, ecc), una componente importante del progetto deve prevedere l’analisi e la definizione delle tipologie di documenti e informazioni trattate, in relazione alle modalità di utilizzo ed integrazione tra i diversi sistemi aziendali. Dal punto di vista economico concorrono poi anche fattori legati alle modalità di distribuzione o concentrazione dei documenti e delle informazioni. Lo scenario più semplice è quello di creare un punto unico di concentrazione di documenti e informazioni ; gli utenti delle diverse sedi potranno accedere mediante programmi Client/Server in LAN o su VPN, oppure attraverso un accesso web con un browser internet. In base alle esigenze o a valutazioni di performance legate alle linee di comunicazione, si può anche optare per un approccio distribuito basato su più punti di accesso e concentrazione, in questo caso da sincronizzare con politiche da definire. In ogni caso occorre valutare e prevedere la disponibilità di hardware atto a:

servire l’applicazione (“application server”)

raccogliere e gestire i dati su database relazionale (“database server”)

raccogliere i documenti in area protetta (“file server”)

permettere la connettività via web (“web server” / “web application server”)

Come noto la scelta dell’hardware, in condizioni di regime, è in funzione tra l’altro:

del carico di lavoro

Valutare con attenzione quanto del pregresso debba essere effettivamente importato Valutare il grado di integrazione con gli altri sistemi aziendali

Valutare l’opportunità di una soluzione come servizio (Saas) oppure come sistema hardware/software aziendale


del numero di documenti e della quantità di dati associati ad essi

della tipologia e delle dimensioni dei documenti

del numero di utenti concorrenti

delle modalità e delle linee di comunicazione

del livello di “alta affidabilità” (non interrompibilità del servizio) ritenuto “necessario e sufficiente”

L’adozione di criteri di alta affidabilità porterebbe a considerare soluzioni che suddividano le funzionalità server (application, database, file) su più macchine in cluster attivo tra loro (ossia con la capacità di ogni macchina di sostituire quella che nel frattempo cessasse di erogare il servizio) e l’impiego di SAN (storage area network) o disk array su cui concentrare documenti e informazioni a disposizione del cluster. A titolo di esempio, nello scenario aziendale considerato era ipotizzabile la produzione, ogni anno, di circa 300.000 nuovi documenti, da considerare in formati e contenuti anche ampiamente diversi tra loro. In maniera assolutamente indicativa e media, rispetto a situazioni analoghe, se si immagina una produzione annuale suddivisa in: 70 % � 0,2 MB impegno basso-medio 30 % � 0,8 MB impegno medio-alto si ha 300.000 * 0,7 * 0,2 = 42 GB 300.000 * 0,3 * 0,8 = 72 GB ------------- 114 GB / anno E peri dati strutturati per ogni documento: 300.000 * 700 Bytes = 200 MB/anno Anche con i volumi considerevoli del caso in esempio, indicativamente l’occupazione annuale potrebbe essere non molto distante dai 110-130 GB/anno . E’ evidente che l’impiego di hardware specifico (SAN, disk array), oltre che per gli aspetti di affidabilità, contribuirebbe a rendere più flessibile e potente la gestione di ampi volumi di dati e documenti. Ovviamente gli stessi risultati funzionali, ma non il medesimo grado di affidabilità, sarebbero ottenibili mediante l’impiego di normali server anche non in cluster e con una sovrapposizione sulla stessa macchina di più funzioni. Questa ipotesi potrebbe essere altresì vista come una possibilità transitoria in fase iniziale, consentendo eventualmente l’uso di apparati già presenti in azienda, per poi procedere gradualmente, in escalation, verso la configurazione di regime. Uno scenario più articolato è quello di tipo “dipartimentale”, in cui ogni sede dispone delle risorse locali di archiviazione (server locali), concorrendo a mantenere aggiornato e sincronizzato un sistema centrale attraverso linee di comunicazione a livello geografico.


Gli apparati hardware necessari, acquistati o noleggiati, possono poi essere collocati presso il CED aziendale o in “housing/outsourcing” presso un data center esterno. Inoltre deve essere valutata, in relazione alle esigenze ed allo scenario aziendale, la possibilità di impiegare delle soluzioni di tipo SaaS (Software as a Service), considerando le necessità, le funzionalità, il numero di utilizzatori ed i canoni di fruizione del servizio.

Pregresso

Per il pregresso, sia esso in forma cartacea o elettronica, è opportuno valutare:

Il costo/risparmio legato al mantenimento, inteso come “stoccaggio”, della carta (senza importazione), denominato semplicemente nel seguito “stoccaggio”.

Il costo/risparmio legato alla frequenza di utilizzo dei documenti e delle informazioni ed ai costi di ricerca e individuazione, denominato semplicemente nel seguito “utilizzo”.

Il costo/risparmio legato allo “sforzo di importazione” del pregresso nel sistema GED, denominato semplicemente nel seguito “importazione”.

Raggruppamento documentale


Fattori guida

“Utilizzo” Molte delle informazioni attinenti all’esercizio in corso e la sintesi degli esercizi precedenti, sono ricavabili dal sistema ERP/CRM. Per gli esercizi precedenti, l’utilizzo diretto dei documenti, legato a esigenze interne o all’eventualità di verifiche fiscali, decresce con il regredire nel tempo verso il termine di 10 anni. In generale le frequenze di utilizzo ed i tempi di accesso non risultano critici.

“Importazione” I costi di un’importazione nel GED della documentazione pregressa in forma cartacea, pur in presenza di sistemi di automazione basati su “tecnologie esperte”, risulterebbero comunque significativi sia in sede di analisi che di attuazione. Per la documentazione disponibile in formato elettronico, i costi di importazione risultano in generale molto inferiori.

“Stoccaggio” Lo stoccaggio di una decina d’anni di documentazione amministrativa, unito ad altra eventuale documentazione storica di altri raggruppamenti, costituisce senza dubbio un fattore di costo importante per impegno di locali ed infrastrutture che ne garantiscano una conservazione adeguata.

A titolo di esempo, per il caso in esame, 10 anni di documentazione amministrattiva potrebbero corrispondere a circa:

1.600.000 pagine (supponiamo in prevalente formato A4)

che, archiviate in raccoglitori A4, corrisponderebbero a circa:

22 m

3 di volume occupato

36 m di scaffali alti 2 mt

Considerazioni sullo stoccaggio del materiale pregresso


ma a circa soli:

24 DVD oppure 4 BLUE RAY

Indicazioni generali

Se per il “futuro” l’archiviazione e la conservazione sostitutiva attraverso il GED non appare in dubbio, per il pregresso cartaceo, in considerazione degli elementi rilevati si potrebbe ipotizzare:

70 % della documentazione cartacea, a ridotto livello di impiego, stoccata in ambienti sicuri ma a minore accessibilità, anche attraverso l’impiego di servizi di stoccaggio esterni

20 % della documentazione cartacea stoccata “in casa” , ad esempio per i due esercizi precedenti a quello corrente, per garantire un accesso più rapido ed economico in caso di controlli o verifiche fiscali

10 % acquisita e importata nel sistema di archiviazione. In questo caso ci si riferisce alla documentazione che, nell’ipotesi di acquisizione anche parziale per altri raggruppamenti documentali, possa apportare dei vantaggi e una semplificazione nella gestione e nella navigazione dei documenti e delle informazioni. A titolo di esempio si pensi al caso in cui si decidesse di importare dal pregresso cartaceo la documentazione di parte delle commesse passate; anche la corrispondente documentazione di fatturazione attiva verrebbe ad assumere una sua rilevanza in relazione con le corrispondenti commesse.



Fattori guida

“Utilizzo” I tipi di documenti assumono rilievo assieme a quelli di gestione delle commesse, per la rilevazione e il controllo del rapporto con i clienti. Inoltre, insieme alla documentazione specifica di commessa, possono costituire elemento di rafforzamento della fondatezza della fatturazione attiva in caso di verifiche fiscali (si pensi alla contrattualistica e alle pratiche clienti). La frequenza di utilizzo ed i tempi di reperimento assumono in questo caso un peso maggiore. La disponibilità, anche parziale, in linea nel sistema GED del “fascicolo cliente” permette di agevolare notevolmente le attività aziendali.

“Importazione” I costi di un’importazione nel sistema di archiviazione della documentazione pregressa in forma cartacea, pur in presenza di sistemi di automazione basati su “tecnologie esperte”, risulterebbero comunque significativi sia in sede di analisi che di attuazione. Per la documentazione disponibile in formato elettronico, i costi di importazione sarebbero inferiori. Molta della documentazione di questo raggruppamento è ipotizzabile che abbia un’origine elettronica: in linea su file server, ERP, CRM o archiviata sotto forma di backup storici.

“Stoccaggio” Lo stoccaggio dello storico cartaceo è fortemente legato alla rilevanza delle relazioni con la documentazione di carattere amministrativo e con la previsione delle esigenze di consultazione.

Nel caso in esame i dati forniti, hanno portato a stimare per questo raggruppamento, circa 1.500.000 di pagine distribute su un arco temporale che va dai 2 a 18 anni a



seconda della tipologa di documento.

Documenti che archiviati in formato cartaceo, ad esempio in raccoglitori A4, corrisponderebbero a circa:

21 m


ma a circa soli:



In questo caso la documentazione cartacea di impiego meno frequente, anche rispetto a criteri di datazione, potrebbe essere stoccata, come servizio, esternamente all’azienda e quella ormai obsoleta distrutta; quella elettronica non importata viene implicitamente considerata archiviata storicamente su file server o sistemi di backup off-line. La documentazione a conferma della fondatezza della fatturazione attiva potrebbe essere mantenuta internamente all’azienda per i 2-3 esercizi precedenti a quello corrente e, per gli altri anni sarebbe da valutare in relazione alla natura, cartacea o elettronica, ai costi di stoccaggio e alla rilevanza di un suo mantenimento o meno.

Se per il “futuro” l’archiviazione attraverso il GED non appare in dubbio, per il pregresso in considerazione degli elementi rilevati si potrebbe ipotizzare:

80 % della documentazione cartacea, a ridotto livello di impiego (quella più datata), stoccata in ambienti sicuri ma a minore accessibilità, anche attraverso l’impiego di servizi esterni di “stoccaggio”

10 % della documentazione cartacea stoccata “in casa”, per una più agevole consultazione in caso di necessità

10 % acquisita e importata nel sistema di archiviazione. In questo caso ci si riferisce a quella documentazione che, nell’ipotesi di acquisizione anche parziale per altri raggruppamenti documentali, possa apportare dei vantaggi ed una semplificazione nella gestione e nella navigazione di documenti e informazioni



Fattori guida

“Utilizzo” Le tipologie di documenti considerate nel raggruppamento forniscono traccia dello sviluppo di commessa ed evidenziano la fondatezza della fatturazione attiva in caso di verifiche fiscali. La frequenza di utilizzo ed i tempi di reperimento assumono un peso significativo. La disponibilità, anche parziale, in linea nel sistema GED del “fascicolo commessa cliente”, in relazione a quello più generale del cliente, permette di agevolare le attività aziendali.

“Importazione” Al solito, i costi di importazione della documentazione pregressa andrebbero valutati attentamente in funzione dell’origine esclusivamente cartacea, oppure anche elettronica, dei documenti stessi. Per la documentazione disponibile in formato elettronico, i costi di importazione sarebbero certamente molto inferiori. Molta della documentazione del raggruppamento è di origine elettronica: in linea su file server, ERP, CRM o archiviata sotto forma di backup storici recuperabili.

“Stoccaggio” Lo stoccaggio dello storico cartaceo è fortemente legato



alla rilevanza delle relazioni con la documentazione di carattere amministrativo e con la previsioni di consultazione dei documenti storici.

Nel caso in esame, i dati forniti, hanno portato a stimare per questo raggruppamento, circa 2.500.000 di pagine distribute su un arco temporale che va principalmente da 5 a 8 anni, con punte per alcune situazioni anche di “decenni”.

Documenti che archiviati in formato cartaceo potrebbero corrispondere a circa:

35 m


ma a circa soli:



La documentazione di impiego meno frequente, anche rispetto a criteri di datazione, potrebbe essere stoccata, come servizio, esternamente all’azienda oppure distrutta nel caso fosse obsoleta; quella elettronica non importata viene implicitamente considerata archiviata storicamente su file server o sistemi di backup off-line. La documentazione di commessa utilizzabile a evidenza della fondatezza della fatturazione attiva potrebbe essere mantenuta internamente all’azienda per i 2-3 esercizi precedenti a quello corrente e, per gli altri anni, sarebbe da valutare in relazione alla natura, cartacea o elettronica, ai costi di stoccaggio ed alla rilevanza del suo mantenimento o meno.

Se per il “futuro” l’archiviazione attraverso il sistema GED non appare in dubbio, per il pregresso, in considerazione degli elementi rilevati si potrebbe ipotizzare:

80 % della documentazione cartacea, a ridotto livello di impiego (quella più datata), stoccata in ambienti sicuri ma a minore accessibilità, anche attraverso l’impiego di servizi esterni

10 % della documentazione cartacea stoccata “in casa”, per una più agevole consultazione in caso di necessità

10 % acquisita e importata nel sistema di archiviazione. In questo caso ci si riferisce a quella documentazione che, nell’ipotesi di acquisizione anche parziale per altri raggruppamenti documentali, possa apportare dei vantaggi e una semplificazione nella gestione e nella navigazione di documenti e informazioni.



Fattori guida

“Utilizzo” Manualistica, documentazione relativa alle parti di ricambio e disegni/schemi tecnici costituiscono senz’altro, per il pregresso, una consistente mole di materiale con formato ed origine dei documenti molto differenziati. Certamente questo raggruppamento è caratterizzato dalla maggiore esigenza, rispetto agli altri, di disponibilità e di reperibilità dei documenti e delle informazioni. L’impiego del sistema GED favorisce la gestione elettronica del fascicolo cliente e di commessa.

“Importazione” Al solito, i costi di un’importazione nel GED della documentazione pregressa devono essere valutati attentamente in funzione dell’origine esclusivamente



cartacea o elettronica. Per la documentazione disponibile anche in formato elettronico, i costi di importazione sarebbero certamente inferiori. Molta della documentazione di questo raggruppamento è ipotizzabile che sia di origine elettronica, in linea su file server, CAD, PDM/PLM o archiviata sotto forma di backup storici recuperabili. Tra l’altro per i disegni tecnici, intesi come esecutivi, layout ecc., approvati e rilasciati nel tempo, l’importazione dovrebbe prevedere un’eventuale valutazione tra l’acquisione in “formato raster” (per soli fini documentali) oppure in formato vettoriale allo scopo di consentirne un reimpiego nei sistemi CAD.

“Stoccaggio” Lo stoccaggio dello storico cartaceo è fortemente legato alla rilevanza delle esigenze di reperimento e consultazione e, soprattutto per i disegni tecnici, gli schemi, i layout posti su carta, l’occupazione di spazio può risultare estremamente elevata e la consultazione e l’uso non agevoli.


Data la natura della documentazione, lo stoccaggio del cartaceo dovrebbe essere considerato prevalentemente in sede o, comunque, da vincolare a condizioni di facile accesso.

Andrebbe valutato il volume cartaceo eventualmente eliminabile o collocabile in ubicazioni di stoccaggio anche in servizio esterno. Per la documentazione in formato elettronico, in funzione della natura, della collocazione e delle esigenze di accessibilità, occorre valutare in dettaglio in quali casi effettuare l’importazione nel sistema GED.


Documentazione del rapporto con i fornitori

Fattori guida

“Utilizzo” Nel caso in esame non ne viene indicato un frequente e significativo utilizzo, anche se nell’ambito del sistema GED le relazioni automatiche creabili con le relative fatture di acquisto, potrebbero far sorgere nuove opportunità di consultazione: in tal senso molto dipende anche dal grado di impiego del sistema ERP e delle sue funzionalità di gestione e controllo del “ciclo passivo”

“Importazione” Data la natura del documento ed il periodo temporale a cui si riferisce è presumibile una pressochè completa disponibilità in forma elettronica, con un impatto trascurabile, rispetto agli altri raggruppamenti, sul processo di importazione nel sistema GED

“Stoccaggio” Le esigenze di stoccaggio, per il caso in esame, appaiono trascurabili


Nel ribadire l’impatto trascurabile, rispetto agli altri raggruppamenti documentali, si tratterebbe di identificare l’eventuale sottoinsieme di documenti da importare nel sistema GED mantenendo i restanti disponibili, internamente all’azienda, sul loro supporto originale.

Elementi notevoli della soluzione

Per l’individuazione della soluzione di gestione documentale gli elementi da selezionare, valutare e pesare in relazione alle esigenze, sono riassumbili in:



funzioni e servizi di elaborazione dei documenti e dei dati, sia di origine cartacea che elettronica

servizi di stoccaggio della documentazione cartacea

modalità di fruizione e data center

piattaforma software e funzionalità

Ovviamente si deve osservare che, a seconda delle esigenze, dei volumi, delle modalità e della gradualità con cui si ritiene opportuno affrontare il processo, l’influenza, l’importanza e il peso dei diversi elementi indicati, può variare notevolmente.

Elaborazione dei documenti

A tal fine il software deve essere in grado di trattare i documenti acquisiti mediante scanner, con strumenti di OCR (Optical Character Recognition), di riconoscimento dei barcode, con funzionalità di elaborazione intelligente del documento per estrarre le informazioni, effettuarne l’indicizzazione ed, in taluni casi, riconoscere il tipo di documento, allo scopo di eseguire una corretta fascicolazione anche in relazione ad altri documenti già archiviati. Ad esempio nel caso delle fatture passive, la funzione dovrebbe poter riconoscere il tipo documento fattura passiva ed estrarne le informazioni notevoli (importo, numero documento, data emissione, ecc.), effettuare automaticamente l’indicizzazione e archiviare la fattura fascicolandola anche in relazione all’ordine di acquisto già archiviato. Per i documenti di origine elettronica provenienti da altri sottosistemi aziendali (ERP, CRM, PDM/PLM, FAX SERVER, MAIL SERVER, ecc.), le funzioni devono consentire l’integrazione nella forma più semplice ed economica, la manipolazione e la conversioni di files in formato testo, raster, vettoriale, ecc., con riconoscimento delle informazioni contenute e generazione di file XML per l’interscambio tra i sistemi coinvolti, pervenendo all’archiviazione organica, nel sistema GED, dei documenti e delle informazioni. Il tutto riducendo al minimo gli interventi di configurazione e, soprattutto, di scrittura di personalizzazioni software. Trattando materiale cartaceo, deve essere valutatata anche la possibilità di fruire di un servizio di digitalizzazione e preparazione per l’archiviazione elettronica nel sistema scelto. In generale gli elementi principali che determinano il costo del servizio sono:

Formato (che determina le caratteristiche degli scanner da utilizzare), numero di documenti e numero di pagine per documento

attività/tempi di suddivisione dei documenti per tipologia

attività/tempi di separazione delle singole pagine e di successiva ricomposizione

modalità di indicizzazione delle informazioni (automatica attraverso software, mediante digitazione dei dati chiave, mista)

modalità di fruizione del servizio (con invio/fornitura diretti del materiale cartaceo, con invio di materiale elettronico derivante da acquisizioni svolte internamente in azienda, attraverso spedizioni via email o FTP, oppure utilizzando portali web dedicati)

Elementi notevoli della soluzione Elaborazione dei documenti


La valutazione e la scelta della soluzione sono determinate dalle tipologie e dai volumi dei documenti in gioco, oltre che dalla valutazione dell’opportunità di demandare all’esterno o meno l’esecuzione di queste operazioni. In taluni casi il ricorso al servizio in “outsourcing” è permanente, mentre in altri è impiegato nella fase iniziale di importazione del pregresso, per poi passare ad operare autonomamente.

Servizi di stoccaggio

Il servizio di stoccaggio della documentazione cartacea viene normalmente fornito dai fornitori di soluzione, calcolando i costi in funzione della modalità di stoccaggio, con una suddivisione in generale del tipo:

per pallet di dimensioni prefissate � €/mese per pallet

per raccoglitori singoli � €/mese per raccoglitore

per metri lineari di scaffali atti a ospitare i raccoglitori � €/mese per metro lineare

impegnato L’azienda fornisce il materiale cartaceo attraverso spedizioni con corriere organizzate dal fornitore del servizio, avendo cura di apporre sui singoli raccoglitori delle opportune etichette identificative con le informazioni essenziali; le etichette ed il formato delle informazione sono forniti/concordati con il fornitore del servizio. All’arrivo del lotto di documenti il fornitore del servizio registra le informazioni in concomitanza dello stoccaggio del materiale. La richiesta di documenti al fornitore del servizio può essere effettuata, a seconda delle modalità, per fax o attraverso un opportuno portale web, fornendo le informazioni chiave indicate all’invio sulle etichette. Normalmente la richiesta viene gestita a livello di raccoglitori (ad esempio DOX o altro) e non a livello di singolo documento. A seconda della modalità di stoccaggio i tempi di recupero possono essere molto diversi: raccoglitori ospitati per metro lineare su scaffali sono reperibili molto più rapidamente di quelli stoccati per pallet. In quest’ultimo caso, molti fornitori del servizio, non prevedono neppure la possibilità di ricerca, in quanto i documenti potrebbero non essere organizzati per raccoglitore: in questo caso è il cliente che deve recarsi presso il centro di stoccaggio e ricercare autonomamente nel pallet i documenti. I raccoglitori richiesti vengono quindi spediti all’azienda la quale, dopo l’utilizzo, provvederà al reinvio al fornitore del servizio. Utilizzando un portale web di norma è anche possibile avere informazioni sullo stato della consegna dei documenti richiesti. Nel caso sia previsto un servizio di estrazione di singoli documenti essi vengono trasmessi via fax o email, oppure sono resi accessibili in forma elettronica attraverso un portale web. Naturalmente il fornitore del servizio deve offrire tutte le garanzie di qualità e sicurezza attinenti alla buona conservazione fisica del materiale cartaceo affidatogli.

Modalità di fruizione e Data Center

Optando per la fruizione della soluzione in modalità SaaS (Software as a Service), sarà importante valutare oltre alle caratteristiche del software utilizzato anche quelle della piattaforma hardware e del Data Center, e in particolare:

Elementi notevoli della soluzione Servizi di stoccaggio Modalità di fruizione e Data Center


infrastruttura di sicurezza di rete

infrastruttura di sicurezza fisica (ingressi blindati, registrazione accessi, impianti antincendio, allarmi, criteri di costruzione antisimica degli edifici, condizioni di sicurezza contro gli allagamenti, gruppi elettorgeni e di continuità, ecc

larghezza di banda assicurata sul lato Data Center e larghezza di banda disponibile dal lato aziendale

sistemi e procedure di backup e disaster recovery

SLA (Service Level Agreement) assicurate per l’utilizzo del servizio

modalità di accesso da remoto e fisicamente presso il data center

Nel caso di collocazione in “housing/outsourcing” di propri apparati, oltre alla valutazione delle caratterstiche specifiche del Data Center, sarà indispensabile valutare la scelta equilibrata dei propri apparati di elaborazione ed archiviazione, acquistati o noleggiati

Piattaforma software e funzionalità

Nella valutazione della soluzione, prima ancora delle funzionalità, occorre considerare la modalità di fruizione utile all’azienda, ed in particolare la necessità di accedere anche, o esclusivamente, via web mediante un browser internet. Le soluzioni client/server, anche se spesso sono più ergonomiche ed efficienti, presentano diversi ostacoli per l’impiego pratico e sicuro attraverso internet. In ogni caso la maggior parte delle soluzioni sul mercato di tipo client/server prevede anche l’accessibilità via web; molte altre soluzioni sono invece disponibili solo su piattaforma web. Questi aspetti sono importanti anche nel caso di un’installazione interna, in relazione alle esigenze di impiego dall’esterno (casa, altre sedi, partner, clienti, utilizzatori mobili, ecc.) Dal punto di vista funzionale un sistema di gestione documentale è una soluzione software integrata che consente, con flessibilità e semplicità, l’acquisizione, l’archiviazione, la gestione, la distribuzione e la conservazione sostitutiva della documentazione, operando con pc in ambiente Microsoft Windows e via web attraverso un browser internet. La soluzione deve essere modulare e in grado di soddisfare le esigenze dei diversi settori aziendali secondo modalità e importanza diverse in ogni azienda, coprendo tutte le esigenze

Elementi notevoli della soluzione Piattaforma software e funzionalità


di gestione dei documenti e delle informazioni associate, strutturate e non, favorendo l’integrazione con le altre componenti del sistema informativo aziendale.

Acquisizione intelligente dei documenti cartacei

Nell’acquisizione via scanner dei documenti cartacei, oltre al consueto processo di riconoscimento dei caratteri, può risultare utile disporre di funzionalità per la determinazione automatica del tipo di documenti ( es. fatture di acquisto dei diversi fornitori, documenti di trasporto, ordini dei diversi clienti , ecc). In molte soluzioni, durante l’acquisizione, dopo la fase di riconoscimento dei caratteri, un sistema di classificazione, basato su tecniche di tipo semantico e “logica fuzzy”, permette l’individuazione automatica del tipo di documento e successivamente l’estrazione delle informazioni, sia per gli attributi strutturati (es: n. fattura, data emissione,ecc) che per i contenuti testuali del corpo del documento. In questo modo si ottengono significativi risparmi di tempo ed una sostanziale riduzione degli errori. Naturalmente poiché l’esecuzione di questi processi di riconoscimento, richiede la configurazione ed un “addestramento” del software, deve essere valutato l’impiego caso per caso, in funzione del volume delle diverse tipologie di documenti.

Inserimento di nuovi documenti elettronici

I documenti già in formato elettronico è opportuno che siano archiviabili direttamente attraverso le funzioni standard di salvataggio del programma che li gestisce (es: Microsoft Word, Microsoft Excel, Autocad, ecc) senza alcuna funzione aggiuntiva o modifica software del programma stesso. In questo modo l’utilizzatore non è costretto ad apprendere ed utilizzare funzioni e comandi diversi da quelli normalmente impiegati, eliminando al contempo il pericolo di malfunzionamenti legati al processo di revisione del software di elaborazione dei documenti. I documenti archiviati, suddivisi per tipologia, sono classificati nelle cartelle elettroniche; in alcuni sistemi possono essere introdotte delle regole per effettuare una fascicolazione automatica dei documenti, creando al contempo delle relazioni tra documenti inerenti (ad esempio archiviando una fattura passiva dalla quale sia stata estratta l’informazione n. ordine di acquisto di riferimento, il sistema potrebbe correlare automaticamente la fattura al documento d’ordine corrispondente).

Ricerca e utilizzo dei documenti e delle informazioni

La fruizione dei documenti avviene attraverso la ricerca con gli attributi specifici di ogni tipo di documento, oppure mediante parole chiave o contenuti del corpo del testo. In alcuni sistemi sono anche disponibili moduli opzionali per l’estensione delle funzioni di ricerca con tecniche di tipo associativo, mediante l’impiego di reti semantiche, attraverso cui risolvere ambiguità di significato delle parole o estenderne il senso (es: espresso� treno, caffè, veloce; polo � automobile, volkswagen, t-shirt, maglietta ). L’impiego di queste funzionalità può essere particolarmente utile in settori fortemente specialistici o tecnici come il farmaceutico o quelli tecnologici di ricerca e sviluppo, a causa della significativa presenza di sigle, acronimi e termini specialistici.

Business Process Management e gestione del ciclo di vita dei documenti

Dei documenti viene gestito il ciclo di vita, generalmente attraverso i tipici stati di Modifica, Verifica, Approvazione ed Archiviazione storica, con l’inoltro ed il coinvolgimento assistito, nelle singole fasi di gestione, delle figure autorizzate. Mediante un modulo di BPM (Business Process Management) i documenti e le informazioni possono essere trattati nei processi aziendali (processi di approvazione di documenti, processi di aggiunta di informazioni, processi di scambio di documenti e informazioni, ecc), interagendo con gli altri strumenti e sistemi presenti. La definizione e la manutenzione dei processi avviene attraverso una consolle grafica di “design interattivo” e con l’impiego di linguaggi di programmazione degli aspetti operativi.



Conservazione sostitutiva e fatturazione elettronica

Un modulo per la conservazione sostitutiva dei documenti permette l’eliminazione della documentazione cartacea, nel pieno rispetto delle normative italiane. I documenti selezionati dopo una ricerca, vengono resi disponibili alla funzione che si occupa di generare, in modo completamente automatico, i media contenenti i documenti con firma elettronica e marca temporale, pronti per essere collocati in una cassaforte dopo l’applicazione delle etichette di riferimento generate dal sistema. L’ammissibilità di legge nella conservazione della documentazione fiscale, ed in generale in tutti i casi in cui debba essere mantenuto il valore probatorio di un documento, incentiva il pieno utilizzo di questa funzionalità, riducendo l’onere ed i costi di gestione del cartaceo a favore di una condizione di esercizio più efficiente, semplice e sicura. Attraverso un ulteriore funzione in molti sistemi è anche possibile la preparazione e la spedizione automatica di fatture elettroniche, ossia provviste di firma digitale e riferimento o marca temporale.

Comunicazioni e lavoro di gruppo

Funzioni di integrazione con i sistemi di Groupware come Microsoft Exchange Server / Outlook e Ibm Lotus / Domino permettono l’archiviazione automatica della posta in arrivo ed in uscita negli opportuni fascicoli. Allo stesso modo anche la gestione automatizzata dei fax in arrivo ed in uscita beneficia degli stessi vantaggi. Email e fax diventano quindi, a tutti gli effetti, documenti caratterizzati da attributi e da contenuti informativi, collocati in cartelle elettroniche del sistema sulla base di criteri di classificazione.

Integrazione con sistemi di ERP e CRM

Particolarmente importante è poi la valutazione delle funzionalità di integrazione con gli altri sistemi aziendali come ERP, CRP, PDM/PLM ecc. In molte soluzioni esistono moduli standard certificati per l’integrazione con in princapli software applicativi (Microsoft Dynamics NAV, SAP/R3, Microsoft Dynamics CRM, ecc.). L’integrazione certificata con un ERP rende accessibili i documenti direttamente dall’ERP attraverso la loro associazione agli “oggetti contabili”; le funzioni di ricerca e gestione dei documenti vengono rese disponibili direttamente dalle interfacce funzionali dell’ERP, inoltre viene generalmente automatizzato il processo di acquisizione di documenti passivi dal cartaceo al sistema documentale, scambiando le informazioni con il sistema ERP.

Integrazione generalizzata verso altri sistemi

Al fine di favorire l’integrazione e la personalizzazione delle interazioni con i diversi sistemi aziendali (importazione di documenti e informazioni da ERP diversi da quelli previsti, la conversione automatica di formato dei documenti, l’estrazione di informazioni da lotti di documenti e la trasmisione in XML, ecc.), sono utili funzioni per effettuare operazioni di manipolazione e conversioni di files in formato testo, raster, vettoriale, ecc., con riconoscimento delle informazioni contenute e generazione di file XML per l’interscambio tra i sistemi coinvolti. Il tutto riducendo al minimo le operazioni di configurazione o personalizzazione attraverso la scrittura di programmi specifici. In alcuni sistemi, la maggior parte degli interventi è possibile effettuarla attraverso la



configurazione di pannelli interattivi, mediante cui fornire i dati necessari per eseguire le operazioni richieste, e senza scrivere nessuna riga di software.

Altri riferimenti

Dematerializzazione e conservazione sostitutiva

http://www.gallerani.it/documenti/A05-Dematerializzazione%20e%20conservazione%20sostitutiva-V001.pdf

La fattura elettronica

http://www.gallerani.it/documenti/A06-La%20fattura%20elettronica-V001.pdf

Documenti elettronici-Cifratura, firma elettronica e marca temporale

http://www.gallerani.it/documenti/A03-Documenti%20elettronici-Cifratura,%20firma%20elettronica%20e%20marca%20temporale-V001.pdf

Struttura organizzativa nelle PMI

http://www.gallerani.it/documenti/A02-Struttura%20organizzativa%20nelle%20PMI-V001.pdf

CRM Customer Relationship Management, tra organizzazione e tecnologia

http://www.gallerani.it/documenti/A07-CRM%20Customer%20Relationship%20Management,%20tra%20organizzazione%20e%20tecnologia-V001.pdf


Quaderni 08 27 AGOSTO 2009

Iscrizione all'Albo degli Ingegneri della provincia di Bologna, n. 4421 Email: [email protected] - Mobile: +39 339 5003435 - http://www.gallerani.it Via Berlinguer n. 1 - 40024 Castel San Pietro Terme - BO

i n g . R o b e r t o G a l l e r a n i

a partire dal 1984, nella PMI, ha maturato esperienze nella conduzione di attività nelle seguenti aree:

Esame delle esigenze, valutazione, selezione, avviamento di soluzioni:

• Gestione elettronica dei documenti

• Fattura elettronica e conservazione sostitutiva

• Acquisizione dei documenti cartacei con riconoscimento del tipo di documento ed estrazione automatica delle informazioni

• BPM: Business Process Management (workflow e processi assistiti di trattamento dei documenti)

• CRM: Customer Relationship Management

• Integrazione di ERP e CRM con sistemi di gestione documentale

• CMS: Content Management Systems per la gestione di contenuti/portali aziendali

• Sistemi informativi tecnici CAD 2D/3D, PDM/PLM con integrazione ai componenti di produzione, nel settore manifatturiero meccanico

Esame delle esigenze, valutazione e individuazione delle soluzioni hardware e software per l’ “adaptive enterprise“ e la “business continuity”:

• Architetture di elaborazione in cluster

• Virtualizzazione e consolidamento

• Storage Area Network, Network Attached Storage, Tape Libraries e backup

• Sistemi di monitoraggio di reti di comunicazione ed elaborazione

• Sicurezza e sistemi di sicurezza a livello di comunicazioni ed applicativi

• Collocazione in “data center” di sistemi ed Application Service Provisioning

• Analisi dei rischi legati alla stilazione del DPS

Studio, progettazione e direzione dello sviluppo di sistemi:

• Electronic Document Management

• Product Data Management / Product Lifecycle Management

• Gestione delle funzioni pre-vendita e post-vendita nel settore manifatturiero meccanico

• Database di sintesi per il supporto alle decisioni in area CRM

• Gestione dei processi di formazione aziendali

Progetti speciali

• Gestione del progetto software di acquisizione e archiviazione dei dati di esercizio, l'analisi statistica ed il controllo di macchine per il confezionamento di prodotti nel settore farmaceutico.

• Gestione del progetto software di sistemi di supporto alla progettazione ed alla documentazione di componenti per l'edilizia (dimensionamento strutturale dei componenti, generazione automatica dei disegni esecutivi 2D e della relazione per il Genio Civile)

• Analisi e progettazione del sistema di pianificazione della produzione di una primaria azienda manifatturiera del settore tessile

Technology

La gestione elettronica dei documenti