LA GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI · la gestione informatica dei documenti. 2 ... “la dematerializzazione dei processi documentali nella gestione del ... “soluzioni per l'implementazione

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LA GESTIONE INFORMATICA DEI LA GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTIDOCUMENTI

OBBLIGHI NORMATIVI,CRITICITÀ, OPPORTUNITÀE BUONE PRASSI

IL PROBLEMA E GLI OBIETTIVI 1/5

� Il 5% di tutti i documenti viene perso , un ulteriore 3% viene archiviato erroneamente

� Gli operatori professionali spendono tra il 5 e il 15% del proprio tempo per leggere l’informazione , ma impiegano addirittura il 30% nella sua ricerca

� Ogni organizzazione:

� produce anche 19 copie di ogni documento

� può spendere fino a 20 € per archiviare ciascun docum ento

� può spendere fino a 120 € per ricercare ogni document o archiviato in modo non corretto

Fonte Gartner Group

24/11/2011 Carmine Galluzzi - Ancitel Lombardia

LA GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI

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Il problema è rappresentato da:

� Costo finanziario (consumo carta, toner, spese postali)

� Costo funzionale (tempi di gestione del documento e dellaposta anche interna)

� Perdita di documenti e informazioni

� Perdita di tempo nella ricerca dei documenti e delleinformazioni

� Conseguenze legali




OBIETTIVI GENERALI

L’obiettivo principale è quello di eliminare, pressochécompletamente, la circolazione interna dei documenticartacei , attraverso la digitalizzazione dell’intero ciclo deldocumento, al fine di ottenere significative riduzioni dei consumi,dei costi di spedizione e dei tempi dei procedimenti.

L’obiettivo secondario è rappresentato dall’avvio di unprocesso di comunicazione mediante canali telematici versol’esterno, in particolare verso la pubblica amministrazione, tral’altro rispondendo ad una prescrizione normativa, così dasupportare ed agevolare il processo di de materializzazione.




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OBIETTIVI SPECIFICI

1) eliminare totalmente i flussi documentali cartacei inentrata verso gli uffici, con l’acquisizione nel sistema deidocumenti in formato elettronico mediante scansione ottica;

2) gestire i documenti e i fascicoli in modalità informaticaattraverso il sistema (scrivania virtuale);

3) produrre i documenti originali direttamente in formatoelettronico , mediante la firma digitale;

4) utilizzare la posta elettronica certificata nei confronti dellapubblica amministrazione e, laddove possibile, nei confronti deicittadini e delle imprese;

5) conservazione dei documenti in formato digitale .24/11/2011 Carmine Galluzzi - Ancitel Lombardia



Il piano di miglioramento deve dare risposte in termini di:

� risparmi di spazi e di carta ;

� risparmi di costi per spese cartacee e postali ;

� rispetto della normativa ;

� accesso in tempo reale ai documenti , anche da parte dipiù operatori contestualmente anche se localizzati in postidiversi;




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Dlgs 196/2003(Cod Privacy)

DPR 68/2005(Utilizzo PEC)

L. 241/90L. 15/2005L. 80/2005

(Accesso ai doc.)Dlgs 82/2005

Dlgs 235/10

(Cod. Amm. Dig.)

DPCM 6/5/2009

(PEC cittadini)

DPR 445/2000

(T.U. Doc. Amm.)

Lg. 2/2009 eLg. 69/2009

D.Lgs.150/2009(produttività)

24/11/2011


IL NUOVO CAD E I RACCORDI NORMATIVI 1/3

DOCUMENTI INFORMATICI

[art. 20-23 ter] Viene rivista l’intera normativa relativa allagestione dei documenti informatici e delle copie , siano essecartacee o informatiche. Entro GENNAIO 2012 verranno emanatele regole tecniche che disciplineranno tali aspetti.

CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI

[art. 43-44 bis] Vengono definiti i requisiti che devono avere isistemi di conservazione dei documenti informatici . Dettisistemi sono gestiti da un responsabile , il quale si può servire disoggetti pubblici e privati per lo svolgimento delle operaz ionidi conservazione . E’ possibile far certificare il processo didigitalizzazione e conservazione dei documenti tramiteaccreditamento presso DigitPA.




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PIANI DI EMERGENZA[art. 50-bis] Entro il 25 APRILE 2012 tutte le PA devonopredisporre dei piani di emergenza che assicurino la continuitàdelle operazioni indispensabili per il servizio. A tale scopo, devonodefinire:- Il piano di continuità operativa (che individua le criticità deisistemi in essere e ne definisce le misure preventive);- Il piano di disaster recovery (che stabilisce le misure tecniche eorganizzative per garantire il funzionamento in siti alternativi).

PROCEDIMENTO E FASCICOLO INFORMATICO[art. 41] Le pubbliche amministrazioni devono gestire i procedimentiamministrativi utilizzando le tecnologie dell’informazione e dellacomunicazione raccogliendo in un fascicolo informatico gli atti, idocumenti e i dati del procedimento medesimo.




UN POSSIBILE MODELLO DI RIFERIMENTO 1/2

Il modello operativo può essere esemplificato secondoquesto schema:

1) l’Ente produce soltanto documentazione informatica afirma elettronico digitale;

2) tutta la documentazione è classificata e fascicolata;

3) i documenti ricevuti dall’esterno su formato cartaceovengono registrati al protocollo generale e classificati,etichettati con codice a barre e successivamentescansionati;

4) al momento dell’etichettatura è indicato il contenitore nel qualeè inserito l’originale cartaceo;


Carmine Galluzzi - Ancitel Lombardia24/11/2011

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5) al momento della scansione i file immagine di ogni singolodocumento sono autenticati con firma digitale;

6) la copia immagine del documento è resa disponibile sullapostazione di lavoro del responsabile del procedimento;

7) i documenti originali cartacei sono collocati in apposit icontenitori e inviati in archivio;

8) i documenti sono spediti all’esterno agli indirizzi di post aelettronica oppure in copie cartacee tramite servizi dipostalizzazione.

UN POSSIBILE MODELLO DI RIFERIMENTO 2/2



POSTA IN ARRIVO 1/2

DOCUMENTO CARTACEO

UFFICIO PROTOCOLLO

PROTOCOLLAZIONE –APPOSIZIONE ETICHETTA

SCANNER MASSIVO

PUBBLICO UFFICIALE -RESPONSABILE SERVIZIO ARCHIVISTICO

APPOSIZIONE FIRMA DIGITALE

SCANSIONE

SCANSIONE

ETICHETTA

FIRMA DIGITALE

DOCUMENTO AUTENTICATO



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POSTA IN ARRIVO 2/2

UFFICIO PROTOCOLLO

ASSEGNAZIONE AL DESTINATARIO

DOCUMENTO AUTENTICATO

DOCUMENTO CARTACEO

RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO /

RESPONSABILE DELL’UFFICIO

DEPOSITO IN ARCHIVIO

ARCHIVIO CARTACEO

1)

2)



POSTA PARTENZA

FOGLIO ELETTRONICO

RESPONSABILE DI PROCEDIMENTO

CLASSIFICAZIONE –PROTOCOLLAZIONE E FASCICOLAZIONE INFORMATICA

APPOSIZIONE FIRMA DIGITALE

DOCUMENTO INFORMATICO FIRMATO DIGITALMENTE

COMPOSIZIONE DOCUMENTO

INVIO TRAMITE POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA

1)

2)STAMPA E INVIO CARTACEO

PEC

DOCUMENTO CARTACEO



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GLI INTERVENTI

Marco Ceccolini

Responsabile Area Servizi Documentali – Lombardia Informatica

S.p.A.

“CASE HISTORY – LA DEMATERIALIZZAZIONE IN REGIONE

LOMBARDIA”

GLI INTERVENTI

Federico Morena

Public Sector. Vertical Marketing & Smart Services

“DEMATERIALIZZAZIONE: UNA VISIONE INDUSTRIALE INTEGRATA

PER LA PA”

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GLI INTERVENTI

Antonio Palummieri

Direttore Area Mercato NordCom S.p.A.

Luciano SulisConsulting & BPM Solution Specialist NordCom S.p.A

“BUSINESS PROCESS MANAGEMENT APPLICATO AI FLUSSI DELLA

PA”

GLI INTERVENTI

Furio De Candido

Responsabile Commerciale Area PA Inaz

“LA DEMATERIALIZZAZIONE DEI PROCESSI DOCUMENTALI NELLA

GESTIONE DEL PERSONALE”

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GLI INTERVENTI

Adriano Zuradelli

Marketing Manager Kyocera Mita Italia S.p.A.

“SOLUZIONI PER L'IMPLEMENTAZIONE DI PROCESSI

DOCUMENTALI INTELLIGENTI”

Documents

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