La urgente necesidad de construir repositorios institucionales

35 Años del desarrollo de las Ciencias de la Información en Colombia

La URGENTE necesidad de construir Repositorios Institucionales

Laureano Felipe Gómez DueñasFacultad de Sistemas de Información y Documentación

Universidad de La [email protected]

Congreso Internacional de Redes y Sistemas de Información Especializadas en Ciencia y Tecnología

Bogotá, Colombia – 29-31 de Agoto de 2007

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]


“Los analfabetos del siglo XXI no serán los que no sepan leer ni escribir, sino aquellos que no puedan aprender, desaprender y reaprender”

A. Tolfler: “Reinventando el futuro”

Diagnostico Actual

Infoxicación*

• El Informe “La expansión del Universo Digital: Un pronóstico del crecimiento mundial de la información al año 2010”, revela la cantidad anual de información creada y copiada a escala global.

• En 2006 el universo digital ha alcanzado la dimensión de 161.000 millones de Gigabytes

(161 Exabytes),

¿161 Exabytes?• Equivale ~

– 3 millones de veces la cantidad total de libros escritos en la historia de la humanidad

– 12 pilas de libros de 93 millones de millas de altura

2010988 EB

2006161 EB

6 AñosCrecimiento Anual 57%

Mientras que casi el 70% del universo digital será generado por individuos para el 2010, las organizaciones serán

responsables de la seguridad, privacidad, confiabilidad y acceso de por lo menos el 85% de esa información.

1.8454.3286.7472.723 UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA4616

2.6024215.7724.291 POLITECNICO GRANCOLOMBIANO4599

8153.8096.2464.164 UNIVERSIDAD DE CALDAS4525

3.4335.0874.588545 FUNDACION UNIVERSITARIA CATOLICA DEL NORTE4500

2.3685.1755.4634.176 UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA MANIZALES4497

2.1373.8865.1254.446 UNIVERSIDAD PONTIFICIA BOLIVARIANA4167

3.0932.2764.4634.869 ESCUELA DE INGENIERIA DE ANTIOQUIA3833

3062.4685.2323.248 UNIVERSIDAD DE LA SALLE COLOMBIA3832

2.6892.5475.2793.222 UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER3809

2.3371.6245.2123.902 UNIVERSIDAD SERGIO ARBOLEDA3782

1043.3554.8873.715 UNIVERSIDAD DEL ROSARIO3606

3.5033.3754.3723.484 ESCUELA DE ADMINISTRACION DE NEGOCIOS3602

12.6945123.223 UNIVERSIDAD DEL NORTE BARRANQUILLA3527

4371.7775443.299 UNIVERSIDAD DE LA SABANA3520

1.7051.571493.181 PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA CALI3323

9513.0324.3073.686 UNIVERSIDAD AUTONOMA DE BUCARAMANGA3250

1.7452.7744.1133.525 UNIVERSIDAD EXTERNADO DE COLOMBIA3174

1.3952.1584.3783.072 ESCUELA DE ADMINISTRACION FINANZAS Y TECNOLOGIA MEDELLIN 3076

9331.4254.2241.922 UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE PEREIRA2563

1.0881.5833.7432.552 UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA MEDELLIN2522

2.0342.5583.3052.006 UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS2420

1.6722.4042.0441.371 UNIVERSIDAD DEL CAUCA1645

5401.6312.1081.469 PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA1492

3539271.9961.175 UNIVERSIDAD DEL VALLE1281

466667181.033 UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA1136

3358501.7431.007 UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA1111

3506591.4141.088 UNIVERSIDAD DE LOS ANDES971

SCHOLARFICHEROS

RICOS VISIBILID

AD TAMAÑO UNIVERSIDADRANKING MUNDIAL

MADE INCOLOMBIA

¿En Colombia?Las instituciones están generando un número

creciente, complejo y heterogéneo de contenidos digitales. pero …

• Producción Intelectual Perdida

• Todavía entregando trabajos impresos

• Poca normalización del contenido• No existen

Políticas Nacionales e Institucionales para el manejo de Contenidos.

Incremento en Costos del Contenido

• Contenido Físico– Libros

– Revistas– Otros

• Contenido Digital– Bases de Datos

– Multimedia– Tesis

La dificultad de acceso a documentos e información pertinente es un fenómeno creciente y grave para la calidad académica del país.

“La información sólo existe en la medida que es accesible”

Brecha Digital

•Heterogenización de las Máquinas

Recursos aislados, sin posibilidad de interconexión y navegación entre unos y otros.

Bases de Datos

e-prints

Repositorios

Portales

WikisWebs

TOC

Catálogos

Soluciones a la Medida!!

¿Visibilidad?

• Desconocimiento Técnicas SEO - SEM• Poco Interés en la Visibilidad• Escaso trabajo inter – intra disciplinar

– Profesionales en Información– Ingenieros– Diseñadores– Administradores– Etc..

• Poco apoyo de las Maquinas?– Por Desconocimiento?– Por Desconfianza?

Web VisibleWeb Visible

Web ProfundaWeb Profunda


¿Cuál es el Ideal?

VisiónAcceso Universal al conocimiento registrado en formato digital, sin limites de tiempo ni espacio.

Web Semántica

http://www.ethlife.ethz.ch/images/cern_1990-l.jpg


¿Cuál es la Solución?

Trabajo Cooperativo

Pero….. Independiente..


¿Pero Cómo?

Facilísimo!!!!!!

Aplicando Normas y EstándaresESTÁNDARES

PROTOCOLOS

METADATOS

PERFILES DE APLICACIÓN

Eva Mª Méndez RodríguezRDF/XML y la tendencia de los metadatos orientados al contenido


¿Y en este caso concreto?

Implantando nuestro

“Repositorio Digital”

¿Qué es un Repositorio Digital?

“Un conjunto de servicios que una o varias Instituciones ofrecen a los miembros de su comunidad para la gestión y la difusión de los materiales digitales creados por la Institución y su comunidad de miembros. Esencialmente supone un compromiso de organización para el control de esos contenidos (políticas), incluyendo su preservación en el tiempo así como su organización y acceso o distribución con el fin de maximizar la visibilidad e impacto en línea”

Institutional Repositories: Essential Infrastructure for Scholarship in the Digital Age. Clifford A. Lynch, 2003

¿Qué Hace un Repositorio?

Organización que procura la selección, evaluación, registro y sistematización de recursos de información en formato digital, asegurando su persistencia en el tiempo y el acceso local o a distancia por parte de una comunidad de usuarios locales o remotos.

¿Qué es una Biblioteca Digital?

+SERVICIOS DIGITALES!!!

Repositorio

Repositorios y Bibliotecas digitales

Recursos Humanos

RecursosTecnológicos

RecursosPropios

Repositorio -Biblioteca Digital Capital Intelectual

Repositorios y Bibliotecas Digitales

BIBLIOTECA DIGITAL

REPOSITORIOS

PORTALES DE USUARIOS

¿Qué NO es un Repositorio?– WWW (Intranet, Internet)– Motores de búsqueda (Google, altavista,

yahoo)– Materiales digitalizados en CD, DVD, HD,

etc. – OPAC’s– Enciclopedias en línea

– Colección de Enlaces

• Contenido– General (eprints)– Especializado

(Temático)• Cobertura

– Institucional– Nacional – Mundial

• Función– Académica– Corporativa– General

Clasificación de los Repositorios• Tipo de usuario (Audiencia)

– Interno– Externo

• Distribución e Interconexión– Centralizado– Distribuido– Híbrido.

Contenidos / Documentos Digitales (Eprints) de los Repositorios

• Tesis / Libros• Investigaciones• Revistas / Casos• Animaciones• Mapas / Fotos• Videos / Audio• Mundos Virtuales• Páginas / Sitios• Presentaciones• Programas / Juegos• Simulaciones /

Características Repositorio

El contenido es depositado por:

• El creador (AutoArchivo - Preferible)• El propietario• Una tercera parte en su nombre

– Bibliotecas

Características Repositorio Debe ser Interoperable…

O p e n A r c h iv e s In it ia t iv e P r o to c o l f o r M e ta d a ta H a r v e s t in g ( O A I -P M H ) .http://www.openarchives.org

Search and Retrieval Protocol (SRU/SRW) Z39.50 Sindicación de contenidos con RSS

http://www.openarchives.org/



OAI SRU RSSCosechar

Buscar

Sindicar

Mi Repositorio


Provee mecanismos de Preservación Digital:

• Formatos

• Versioning

• Firmas Digitales (Checksum/CRC)


• Posee mecanismos para validar y controlar el acceso a:– Objetos– Metadatos– Documentos

• Aunque privilegia Acceso Abierto al Contenido

Características Repositorio Manejar URL’s persistentes para cada

documento

Objeto Digital


• Trabaja con Objetos Digitales, que “Encapsulan atómicamente”, los documentos del usuario, los metadatos agrupados, y los identificadores digitales.

METADATOS

DOCUMENTO

ID. ÚNICA

PROCEDIMIENTOS

Beneficios de los Repositorios

Acceso

Visibilidad

Mayor número de citas

Mayor impacto

Mayor uso...

Mayor acceso.....Mayor visibilidad

¿Repositorios en Latinoamérica?

100,00%806384100,00%154Totales

34,98%2820846,49%10Venezuela

0,01%1001,30%2Uruguay

0,47%37924,55%7Perú

27,55%2221327,79%12México

0,00%00,65%1Cuba

0,00%01,95%3Costa Rica

0,62%49655,84%9Colombia

1,39%111763,90%6Chile

34,40%27739961,04%94Brasil

0,59%47366,49%10Argentina

%Registros%RepositoriosPaís

¿Repositorios en Latinoamérica?


Pasos para la construcción de unREPOSITORIO

¿Cómo Lograrlo? Con poco Presupuesto.

¿Metodología?• NO existe una metodología definitiva de

implantación de repositorios.– ¿Qué beneficios le puede aportar desarrollar un

repositorio Institucional? – ¿Mi organización está preparada para abordar este

tipo de proyecto?– ¿Cómo debo comenzar este proyecto?– ¿Qué costos va a representar para mi centro? – ¿Qué requerimientos legales debo cumplir en

relación a los derechos de autor y el copyright?

Construcción de Repositorios

¿Qué se requiere?• Crear colecciones (contenidos digitales)

– Agregar, indexar archivos– Útil: XML, HTML, PDF, …

• Proveer servicios– Búsqueda, recuperación, navegación, visualización,

anotación, colaboración, …– Útil: Phronesis, BVIC, Hermes, greenstone, …

• Compartir colecciones y servicios– Acceso distribuido, servicios federados,…– Útil: Dublin Core, METS, Z39.50, OAI, OAI-PMH,…

Paso 0 – Repositorio como Organización

CoordinadorRepositorio

Unidad de SoporteTecnológico

Unidad de Selección demateriales

Unidad de Procesostécnicos documentales

Dirección General

Dirección Repositorio

Unidad de divulgación,mercadeo y servicios

Subunidad deAnálisis de Inf .

Subunidad deDigitalización

Comité Repo

Obtención Objetos Digitales

Otras Bibliotecas Digitales Donación

CompraDigitalización Canje

Generación Propia Internet

Redes de Cooperación Temática- Consorcios

Desarrollo de ColeccionesSelecciónAdquisición ComercialTécnicas de Transformación

Selección Objetos Digitales

Control BibliográficoCatalogaciónClasificaciónAlmacenamiento

Normas y Procedimientos

Conservación y Preservación

Políticas de trabajoBackupsSeguridadAlmacenamientoTransformación

Gestión y Administración

Colecciones Objetos digitalesServiciosHardwareSoftware

Paso I - Análisis de las Necesidades

• Determine un grupo de usuarios (una comunidad especifica)– Universidad– Organización– Facultad

– Clase (Asignatura)

PASO I - Análisis de las Necesidades

• Realice un diagnostico de las necesidades de información de los Usuarios (Estudio de Usuarios)– Determine las áreas temáticas de su interés

– Determine el tipo de información que consultan

– Determine las fuentes que utilizan

– Determine su nivel de utilización (Tenga en cuenta su copyright)

– Qué hacen con el material después de consultarlo?

Paso II – Diagnostico de los Documentos Existentes

• En esta actividad involucra realizar un diagnostico y evaluación de las diversas colecciones existentes en comunidad seleccionada para identificar: tipologías documentales, formatos, tamaños, espacios, almacenamiento y otros factores que se ajusten a la utilización de normas y estándares internacionales.

• Durante esta actividad se tendrá en cuenta la experiencia en el manejo de algunos de los programas que se están utilizando en el mundo y en la propia comunidad. Recogiendo sus experiencias en estas herramientas, combinándolas con las experiencias propias.


• Realice un diagnostico de los contenidos que producen los usuarios– Qué Software-Hardware utilizan– Qué Tipos de documentos producen

• Físicos

• Digitales

– Qué Formatos Trabajan – Qué áreas temáticas involucran– Qué hacen con los materiales producidos– Cómo manejan derechos de autor

– Cuál es el nivel de importancia para reutilizar esos documentos


• Analizar Colecciones Físicas 1. Determinar el alcance o el grado de la

digitalización (entera o el subconjunto?)

2. Determinar el estado del material respecto a:• Custodia• Procesamiento• almacenamiento

3. Determinar el estado de las ayudas del acceso (grados de la terminación, de la preparación, y del formato)


4. Determinar el mejor formato, e.g. conversión con texto completo (OCR), imágenes escaneadas

5. Determinar de las condiciones y las preparaciones físicas para la exploración

6. Determinar las restricciones y el copyright


– Analizar Colecciones Digitales• Tipos de Archivos• Formatos• Finalidad• Estructura

• Software Aplicativo• Licenciamiento Software• Tamaños (Bytes)

• Etc…

Paso III – Normalice y Clasifique

• Categorización Clasificación Taxonómica Documental

• Tipologías Documentales• Control de Términos• Control de Autoridades• Modelo de Metadatos

– Elementos– Calificadores

• Listas de Opciones– Idiomas

Un repositorio está creado para reflejar la estructura interna de las organizaciones, es decir, está organizado de manera jerárquica.

Definición Comunidad:• Unidades-subsistemas productores de documentos, que hacen

parte de un sistema institucional, las cuales trabajan en un área específica ó cuyos procesos se pueden tomar como sistemas independientes generadores de conocimiento.

Definición de Colecciones• Tipos documentales específicos que trabajan las

comunidades, ya sean especificados por formato ó por proceso en el que están involucrados. Las colecciones son los elementos lógicos encargados de contener los documentos en el repositorio, una colección puede pertenecer a una o más comunidades.


Definición de Objetos (Ítems)• Unidades lógicas que encapsulan documentos de información,

documentos referenciales de la información (Metadatos) e Identificadores digitales (URN). Esto con el objetivo de conservar y transmitir dicha información en el dominio del espacio y del tiempo.

Definición de Documentos (Formato de Archivo - BitStream)• En realidad es un archivo, pero con determinados atributos ya

que contiene datos textuales o gráficos creados por el usuario con su computadora mediante un programa. El archivo recibe un nombre y un formato para guardarlo en un directorio, subdirectorio o carpeta previamente asignado en la unidad de almacenamiento. Es posible volver a abrirlo cuando se necesite acceder a su contenido, ya sea para imprimirlo, modificarlo o eliminarlo. Es mucho más frecuente decirle solamente archivo.



• Seleccione de las colecciones – Análisis de los documentos

• Formato

• Área Temática• Instrumento de aplicación (Taller, parcial, conversa torio)• Repetibilidad – Continuidad• Audiencia

Metadatos

Utilizar el esquema de metadatos Q u a li f ie d D u b lin C o r e recomendado por el D C M I L ib r a r ie s W o r k in g G r o u p - D C L ib r a r ie s A p p lic a t io n P r o f i le (DC-LAP).

Aunque no restringe la posibilidad de usar otros modelos de metadatos: LOM FGCD MARC21 MODS

Paso IV – Determine Recursos de Hardware

Almacena, preserva y controla los documentos

Almacenar, almacenar, almacenar….

Servidor Almacena

miento

Atiende todas las peticiones de los usuarios (Servicios)

Procesar, procesar.. procesar

ServidorObservacionesServicios y AplicaciónEquipo

Se debería contar con un laboratorio especializado en manejo de contenidos, se estima que pueden trabajar adecuadamente inicialmente con cuatro estaciones de trabajo.

Estos equipos serian utilizados por personal temporal y fijo contratado, para realizar las siguientes funciones sobre los documentos que se incluirán en los repositorios:

Ubicación y consolidación de documentos

Evaluación de pertinencia, formato y diseño.

Digitalización y OCR (opcional) Catalogación (directamente en los

repositorios, utilizando metadatos predefinidos)

Depuración

Estaciones de

Trabajo

ObservacionesServicios y AplicaciónEquipo


Se puede trabajar con el escáner ya existente del servicio de Conmutación, siempre y cuando no interfiera con el desarrollo normal de operaciones del servicio.

Se requieren cuando haya a lugar procesos de digitalización de textos.

Escáner (Cama plana y Rodillo)

ObservacionesServicios y Aplicación

Equipo


Paso IV – Determine Recursos de Hardware (Telecomunicaciones)

Paso V – Determine Recursos de Software

Software LibreVS

Software Propietario

http://www.dspace.org/ • Software de código abierto• Desarrollado por las Biblitoecas del MIT y

Hewlett – Packard Labs • Es un sistema de repositorio digital• Permite:

– Capturar y describir documentos digitales– Buscar y Recuperar documentos Digitales– Distribuir documentos digitales – Preservar documentos digitales

• Almacenar diferentes tipos de contenido

Paso VI - Diseñe e Implemente Políticas• Políticas

– Adquisición– Acceso– Publicación– Manejo y transformación de Contenidos– Preservación– Almacenamiento– Interoperabilidad – Metabúsqueda– Creación y Estructuración de Contenidos– Etc…

• Marketing• Licenciamiento Contenidos

Paso VII – Contenido Retrospectivo

Digitalización La captura y transformación de documentos físicos a documentos en forma digital (imagen) con el propósito de archivarlos con inteligencia que permita:

– Facilidad de Acceso a la Información

– Optimización de Espacio de Almacenamiento

– Reimpresión Bajo Demanda

– Integración de Aplicaciones

– Seguridad de Acceso a la Información

– Integración de Diversos Formatos

– Control Y Administración de Los Documentos

– Asegurar la vida útil del Documento


Sólo Falta

Registrarse y Compartir …


…Y compartir mediante los Integradores de contenido

MetaBuscadores


¿Qué falta?

Voluntad!!!

Desafíos• Aceptación Organizacional

–Valorando y confiando en un repositorio institucional

– Múltiples Disciplinas que integran diferentes culturas

– Derechos de autor y políticas• Cultura y Costumbre Bibliotecas

– Políticas para el manejo y control de la información

– Operaciones y servicios sobre los documentos

Desafíos

• Enseñar y Compartir– Dspace esta diseñado para

interoperar– Dspace es Escalable– Investigación en

Repositorios, Bibliotecas Digitales y Difusión de los resultados

• Sustentabilidad– Preservación Documental– Apoyo Económico


¿Y el Futuro?

Snow Crash (Neal Stephenson)

Second Life

Bibliotecas y Second Life• Second Life Library 2.0 / Info

Island Library/Info IslandALS

• Second Life Teens Library ‘Eye4You Alliance’

• Second Life Medical Library 2.0

• Consumer Health Information Library

• Library Gallery• Michigan Library Costoriumm• ALF Autism Museum and

Library• ALA Washington office

http://slurl.com/secondlife/Info Island/118.0/218.0

Biblioteca Virtual Cervantes

EL FUTURO….

ES AHORA!!!!!

¿Preguntas?Gracias - Thanks

Merci - DankeObrigado - Arigato

Grazie - Tack

Laureano Felipe Gómez Dueñas

Universidad de La Salle

[email protected]

[email protected]

Technology

La urgente necesidad de construir repositorios institucionales