MS Project 2007Edasujõudnutele

Martin Sillaots2010

Sisukord

Sissejuhatus..........................................................................................................................................31 MS Project häälestusparameetrid - Options...................................................................................5

1.1 Kuupäeva välimus...................................................................................................................61.2 Projekti koondrea esitamine....................................................................................................61.3 Mitmetasemelist numeratsiooni esitamine..............................................................................61.4 Kestuse ühiku välimuse muutmine..........................................................................................61.5 Kestuse ühiku muutmine.........................................................................................................61.6 Töömäärangute ühiku muutmine.............................................................................................71.7 Ülesande tüübi muutmine........................................................................................................71.8 Muud parameetrid...................................................................................................................7

2 Ajaplaneerimise meeldetuletav harjutus........................................................................................83 Ülesande info - task information....................................................................................................9

3.1 Ülesande tüübi muutmine........................................................................................................93.2 Kuupäevalised piirangud.......................................................................................................103.3 Tähtaja märkimine.................................................................................................................11

4 Ressursside planeerimise meeldetuletav harjutus........................................................................135 Ressursside juhtimine...................................................................................................................14

5.1 Töökoormuse ühtlustamine piiratud aja raamides.................................................................145.2 Töökoormuse automaatne silumine.......................................................................................155.3 Prioriteedid............................................................................................................................165.4 Resource allocation view.......................................................................................................165.5 Task Usage ja Resource Usage tabelid..................................................................................175.6 Töömäärangu infot – Asignment Information.......................................................................185.7 Kassavooplaan.......................................................................................................................19

6 Projekti kontrollimist meeldetuletav harjutus..............................................................................207 Mitme projekti samaaegne juhtimine...........................................................................................21

7.1 Koond- ja alamprojektid........................................................................................................217.2 Ühiste ressursside jagamine mitme projekti vahel................................................................22

Lisad...................................................................................................................................................24Lisa 1. Ülevaade ekraanivormidest................................................................................................24Lisa 2. Ekraanivormi esitamine põhiikoonina................................................................................27Lisa 3. Ülevaade aruannetest..........................................................................................................28Lisa 4. Aruannete kujundamine......................................................................................................29Lisa 5. Andmete eksport ja import.................................................................................................31

2

SissejuhatusMS Project on vahend, mis aitab projektijuhtidel planeerida ja kontrollida projektie. Et saada ülevaadet, milline on MS Projet tarkvarapaketi töövahendite tugi projektijuhtimise valdkonnale, on esitatud järgmine tabel. Selle koostamisel on tuginetud Rahvusvahelise projektijuhtimise instituudi (PMI – Project Management Institute www.pmi.org) Projektijuhtimise käsiraamatule (PMBOK Guide – Guide to Project Management Body of Knowledge). PMI käsitluses on projektijuhtimise temaatika jagatud 4 protsessiks ja 9 valdkonnaks. Rasvase kirjaga on tähistatud protsessid, valdkonnad ja teemad, mis on teostatavad Microsoft Project abil.

Tabel 1. Projektijuhtimise üldised meetodid projekti protsesside ja juhtimisvaldkondade lõikes

Algatamine Planeerimine Täitmine/ Kontroll Lõpetamine Eesmärk Ulatuse

määratlemine Ulatuse planeerimine WBS

Aeg Ülesannete loetelu Ülesannete

kestused Ülesannete seosed Ajakava

lühendamine

Ajakava kontroll

Maksumus Kulude planeerimine

Kulude kontroll

Kvaliteet Kvaliteedi planeerimine

Kvaliteedi tagamineKvaliteedi kontroll

Ressursid Organisatsiooni planeerimine

Ressursside planeerimine

Meeskonna arendamine

Meeskonna laialisaatmine

Infovahetus Infovahetuse planeerimine

Info jagamine Tegevusaruanded

Arhiveerimine

Riskid Riskijuhtimise planeerimine

Riskide määratlemine Kvalitatiivne analüüs Kvantitatiivne analüüs Reageerimise

planeerimine

Riskide jälgimine ja kontroll

Alltöö Altöö planeerimine Pakkumiste

planeerimine Pakkumiste tegemine

Alltöö valimine

Alltöövõtjate juhtimine Lepingute lõpetamine

Integratsioon Integreeritud projektiplaan

Projekti täitmine Muudatuste kontroll

Antud tabelist selgub, et MS Project-ist on põhiliselt abi:1. aja planeerimisel;2. ressursside ja maksumuse planeerimisel;3. käivitunud projekti kontrollimisel.

Ühtlasi pakub eelpool esitatud tabel väga hea raamistiku projektijuhtimise valdkonnast ülevaate saamiseks (õppimiseks). Tabel lihtsustab konkreetse teema eraldamist teistest ja selle konsentreeritud omandamist. Edasijõudnute kursusel käsitletakse vastavaid teemasid siiski omavahel integreeritult.

3

Käesolev juhend kirjeldab MS Project spetsiifilisemaid võimalusi projekti planeerimiseks ja juhtimiseks. See sobib kasutajatele, kellel on juba kogemusi tarkvaraga MS Project. Juhendis käsitletud teemade läbimisel omandatakse edasijõudnu tase. Materjalis tutvustatakse MS Project-i keerulisemaid funktsioone ja võimalusi projekti aja, ressursside, maksumuse, info ja riskide juhtimiseks. Antakse ülevaade ka MS Project-i erinevatest ekraanivormidest ja aruannetest ning nende loomisest. Teemasid käsitletakse juhendis toodud näidete ja kasutaja koostatud harjutuste põhjal.

4

1 MS Project häälestusparameetrid - OptionsKõikidel projektidel on sarnaseid jooni, kuid tegelikult on nad kõik väga erinevad. MS Projecti algselt määratud parameetrid ei pruugi olla kõige sobivamad sinu projekti jaoks. Käesolevas peatükis antakse lühike ülevaade MS Project häälestusparameetritest ja kõige enam muutmist vajavatest valikutest.

Häälestusparameetrite aken avaneb, kui Tools menüüst valida korraldus Options. Aken on jagatud 11 leheks. Mõned parameetritest mõjutavad kogu MS Project-i, mõned ainult avatud faili. Viimasel juhul on seda mainitud ka parameetrite selgituses (nendes kajastub faili nimi).

Kõige sagedamini soovitakse määrata:1. kuupäeva välimust2. projekti koondrida3. mitmetasemelist numeratsioon (wbs)4. kestuse ühiku (d -> w)5. töömäärangute ühikut (100% -> 1)6. ülesande tüüpi (fixed units -> fixed duration)

5

1.1 Kuupäeva välimusVali Tools menüüst korraldus Options ja klõpsi lehel View – üldvälimus. Date format lahtri kaudu saab määrata, mis kujul MS Project kuupäevi (ja kellaaegu) esitab. See mõjutab kuupäevade välimust nii ajatabelites kui ka dialoogiakendes kõikjal MS Project-is (mitte ainult avatud failis). Kui fail avada teises MS Projectis, siis seal võib olla teistsugune häälestus.

1.2 Projekti koondrea esitamineMS Project ei näita ülesannete lehel kogu projekti summaarseid andmeid. Kiire koondülevaate saamiseks võib ajatabeli algusesse lisada summeeriva rea – kogu projekti kirjeldava koondülesande. Seda pole mõtet luua „käsitsi“ (sisestades uus ülesanne ja nihutades kõik ülejäänud tema alamtegevusteks) vaid muutes MS Project-i tööd ja välimust mõjutavaid valikuid – Oprions.

Häälestusparameetrite aken avaneb, kui Tools menüüst valida korraldus Options. Projekti koondrea lisamiseks tuleb View lehel Outline Options sektsioonis panna linnuke Show project summary task kontrollkasti.

See valik mõjub vaid avatud failile. Kui see fail saata teise arvutisse, tulevad muutused kaasa. Kui samas arvutis avada uus fail, siis selles muudatused ei kajastu.

1.3 Mitmetasemelist numeratsiooni esitamineVali Tools menüüst korraldus Options ja klõpsi lehel View – üldvälimus.

Outline options sektsioonis klõpsi linnuke Show project summary task kontrollkasti – lisab ajatabelisse ja graafikule kogu projekti summeeriva koondrea.

Outline options valikud omavad mõju vaid avatud failile. Kui see fail saata teise arvutisse, tulevad muutused kaasa. Kui samas arvutis avada uus fail, siis selles muudatused ei kajastu.

1.4 Kestuse ühiku välimuse muutmineVali Tools menüüst korraldus Options ja klõpsi lehel Edit – andmete muutmisega seotud parameetrid.

Sektsioonis View options fort time units saab muuta (lühendada) ajaühikute välimust. Ka see muudatus mõjub vaid ühe faili piires.

1.5 Kestuse ühiku muutmineMS Project-i vaikimisi määratud ajaühikuks on algselt tööpäev. Kõik töövahendid on häälestatud sellele ühikule sobivalt. Ka muid ühikuid saab kasutada, kuid see toob enamasti kaasa suuremal või vähemal määral ajagraafikute kujundustäid. Kui tööpäev ei ole projekti jaoks sobiv ajaühik (näiteks projekt kestab aastaid ja päev on liiga väike mõõtühik), siis võib ülesannete kestuse ühiku muuta kogu projekti jaoks.

6

Ajaühiku tsentraaliseks muutmiseks:1. valige Tools menüüst Options käsk2. minge Schedule lehele3. Duration is entered in lahtrist valige teile sobiv ühik.

Vaikimisi ajaühiku muutmine on soovitav teostada enne ülesannete sisestamist. Juba sisestatud ülesannete kestuse ühikuid (ka siis, kui kestust ei ole veel muudetud ja seal on kirjas 1d?) saab hiljem vaid käsitsi muuta. Options aknas mõjutab koondülesannete kestust, sest neid arvutatakse automaatselt.

Vaikimisi määratud ajaühik omab mõju ainult konkreetse faili ulatuses. Kui see fail saata teise arvutisse, siis on seal muutused säilinud. Samas arvutis uue faili avamisel on muutused kadunud ja ajaühikuteks endiselt tööpäevad.

1.6 Töömäärangute ühiku muutmineVali Tools menüüst korraldus Options ja klõpsi lehel Schedule – ajakava mõjutavad parameetrid.

Show assignments units as a – tööjõu määrangu koguseid näidatakse algselt protsentides. Kui teatud ressursi on 10 või enam ühikut, siis on 1000% ja suuremaid arve tüütu sisestada. Sellisel juhul võib protsendi asendada kümnendmurruga - Decimal. Antud juhul 1000% = 10. Mõjutab kogu MS Project-i

1.7 Ülesande tüübi muutmineVali Tools menüüst korraldus Options ja klõpsi lehel Schedule – ajakava mõjutavad parameetrid.

Default task type – vaikimisi ülesande tüüp on Fixed Unit – ülesandega seotud ressursi kogus on fikseeritud. Täiendava ressursi lisamine muudab ülesande lühemaks. Kui sa ei soovi, et MS Project ülesandeid ressursside lisamisel lühendama hakkab, vali ülesande tüübiks Fixed Duration.

New tasks are effort driven – kui selles kastis on linnuke, siis on ülesande töö hulk fikseeritud. Näiteks Fikseeritud kestusega ülesandele ressursside lisamine ei muuda ülesande kestust, aga vähendab ressursside koormust. Kui sa ei soovi, et MS Project ressursside töökoormust muudaks, siis eemalda linnuke antud kontrollkastist.

1.8 Muud parameetridMuud harvemini muutmist leidvad valikud on:

1. General – üldised parameetrid2. Calendar – tööaja andmed3. Calculation – arvutustega seotud parameetrid4. Spelling – õigekirja kontrolliga seotud parameetrid5. Save – salvestamisega seotud parameetrid6. Interface – kasutajalidese välimusega seotud parameetrid7. Security – turvalisusega seotud valikud

7

2 Ajaplaneerimise meeldetuletav harjutusEnne keerulisemate funktsioonide tundmaõppimist on mõistlik tuletada meelde MS Project-i lihtsamad võimalused. Selleks koosta vabalt valitud teemal MS Projectis lühike ajagraafik, mis vastaks järgmistele tingimustele:

1. Projektil on tänasest päevast varasem alguskuupäev.2. Projektis on 10 - 15 erinevat sisulist ülesannet (koondülesanded ja verstapostid ei lähe

arvesse).3. Ülesanded on grupeeritud.4. Ülesannete vahele on loodud loogilised seosed (link). Loo seoseid nii, et projekti mingis

osas tekiks vähemalt 2 paralleelset ülesannete jada.5. Ajakavas on vähemalt 2 verstaposti (milestone).

Plaani koostades katsu vältida:1. Kuupäevalisi piiranguid (ülesande alguskuupäeva käsitsi sisestamist või graafikul hiirega

ülesande nihutamist ajatelje suhtes).2. Lõpu või algusega ühendamata ülesannete harusid. Ülesannete võrgustik peab olema

loogiline ja lõplik.

Kui sul ei teki ideid, mida projekti plaaniks vormistada, siis võid inspiratsiooni saada allolevalt jooniselt.

Loodud ajakava täiendatakse edaspidi ressursside ja käivitunud projekti juhtimisel kogunenud andmetega.

8

3 Ülesande info - task informationOlulisem ülesannetega seotud info on kasutajale kättesaadav otse ajatabeli erinevatest veergudest. Vahel on vaja ülesande andmeid täpsustada spetsiaalse dialoogiakna vahendusel. Täiendava infoakna avamiseks tee ülesande numbril topeltklõps või selekteeri ülesanne ja klõpsi Task Information nupul. Avaneb allpool kujutatud aken.

Tegevused, mis on sagedasti vajalikud ja mugavad selle akna kaudu teostada on järgmised: 1. Ülesande tüübi muutmine2. Kuupäevaliste piirangute ja tähtaegade määramine3. Märkused, viidete ja failide lisamine

3.1 Ülesande tüübi muutmineÜlesandega seotud ressursi koormuse muutmine mõjutab ka ülesande kestust. Sarnast mõju omab ka ülesandega seotud ressursi töökalendri täpsustamine. Töökalendri muutmise mõju ei saa vältida. Puhkeperioodide lisamine muudab paratamatult ülesande pikemaks. Ressursside koormuse mõju ülesande kestusele saab aga kontrollida.

Tüüpiline olukord, kus ülesande kestus mängima hakkab on see, kui määrata ülesannet täitma kaks erinevat ressurssi. Ülesanne muutub poole lühemaks. MS Project palub küll alati täpsustada, kas seda soovitakse teha, kuid pikema ajakava korral on seda tüütu korduvalt teha. Kasutaja võib eelnevalt täpsustada ülesande tüüpi ja ressursimäärangute mõju sellele.

Kui sa ei soovi, et ressursside lisamine ülesande kestust vähendaks:1. tee ülesande nimel topeltklõps;2. avanenud Task Information aknas mine Advanced lehele;3. vali Task Type lahtrist Fixed Duration;4. eemalda linnuke Effort driven kontrollkastist;

9

5. OK.

Ülesannete tüübid:1. Fixed Duration – ülesande kestus on muutumatu2. Fixed Unit – ressursi kogused on muutumatud3. Fixed Work – ülesande töömaht tundides on muutumatu

Effort driven – fikseerib ülesande töömahu tundides. Näiteks kui ülesande kestus on fikseeritud ja Effort driven sisse lülitatud, siis MS Project muudab ülesandele määratud ressursi hulka. Kahe erineva ressursi puhul tähendab see seda, et mõlemad on koormatud 50% ulatuses. Ülesande kestuse, töömahu ja ressursside koguse omavahelist seost kirjeldab järgmine joonis.

3.2 Kuupäevalised piirangudÜldiselt pole soovitav trükkida ülesannetele konkreetseid algus- ja lõppkuupäevi. Need kuupäevad arvutab MS Project ise projekti algusest ja ülesannete vahelistest ühendustest lähtudes. See võimaldab paindlikult muuta kogu ajakava, kui mõni ülesannetest võtab rohkem aega või kui on vaja seda kiiremini teostada. Käsitsi sisestatud kuupäevad võivad tekitada segadusi.

Siiski on mõnede ülesannete algust või lõppu tarvis konkreetsete kuupäevadega siduda. Tööde algus võib olla seotud olulise ressursi vabanemisega. Näiteks teatud kindlal kuupäeval saabuv ehitusekspert.

Kuupäevaliste kitsenduste tüübid: 1. ASAP - As Soon AS Possible - Ülesanne algab nii vara kui võimalik. Algselt on kõik ülesanded

sellised. Kuupäeva sisestada ei tohi. 2. ALAP - As Late AS Possible - Ülesanne algab nii hilja kui võimalik. Sobib, kui ajakava

koostatakse projekti lõppkuupäeva järgi. Kuupäeva sisestada ei tohi. 3. FNET - Finish No Earlier Than - Ülesanne lõppeb mingil kindlal kuupäeval või peale seda. 4. SNET - Start No Earlier Than - Ülesanne algab mingil kindlal kuupäeval või peale seda. 5. FNLT - Finish No Later Than - Ülesanne peab olema lõppenud mingiks kindlaks kuupäevaks

või enne seda. 6. SNLT - Start No Later Than - Ülesanne peab olema alanud enne mingit kindlat kuupäeva. 7. MFO - Must Finish On - Ülesanne peab lõppema täpselt sellel kuupäeval. 8. MSO - Must Start On - Ülesanne peab algama täpselt sellel kuupäeval.

Kuupäeva fikseerimiseks: 1. selekteeri ülesanne, mille algust soovid muuta;

2. klõpsi nupul Information ; 3. avatakse Task Information aken;4. mine Advanced lehele;5. vali Constraint type lahtrist sobiv tüüp;6. Constraint date lahtrisse trüki kuupäev (ASAP ja ALAP tüüpide puhul jäta tühjaks).

10

Kuupäevalise piirangu määramine ülesande info aknas.

Kahe omavahel ühendatud ülesande korral, kui järglase algus on kuupäevaliselt fikseeritud, siis eellase varasema lõpu korral järglasega varem alustada ei saa. Enamasti on kuupäevalistest piirangutest palju tüli ja eelpool kirjeldatud akent on vaja, et neist lahti saada.

Kuupäevaliste piirangute lisamine lõhub ära projekti kriitilise tee. Näiteks on projekti keskel mingi ülesande algus kuupäevaliselt fikseeritud. Tavaliselt toob see kaasa selle ja talle järgnevate ülesannete edasinihkumise ajatelje suhtes. Fikseeritud algusega ülesande ja sellele eelnenud ülesannete vahele tekib ajavaru. Ajavaru tõttu on kõik varasemad ülesanded mittekriitilised.

Kuupäevalised piirangud võivad tekkida ka kogemata. Kõige sagedasemad juhtumid on järgmised:1. graafikult ülesannete vahel ühendusi luues on kogemata mõnda ülesannet ajatelje suhtes

nihutatud;2. ajatabelis on ülesannete alguse ja lõpu kuupäevad käsitsi sisestatud (või kopeeritud).

Kriitilise tee säilitamise eesmärgil on kuupäevaliste piirangute asemel soovitav asutada tähtaegu (Deadline).

3.3 Tähtaja märkimineÜlesande lõpu fikseerimiseks on parem meetod tähtaja – Deadline määramine:

1. selekteeri ülesanne, mida soovid siduda fikseeritud kuupäevaga;2. ava Task Information aken (Error: Reference source not found);3. mine Advanced lehele;4. sisesta Deadline lahtrisse sobiv kuupäev.

Gantti graafikul esitatakse deadline ülesande läheduses asuva noolekesena (Error: Reference sourcenot found). Kui eelnevad ülesanded lõppevad varem, siis nooleke jääb paika, kuid ülesanded „ujuvad“ vabalt. Kui eelnevad ülesanded kestavad kauem, siis tähtajaga seotud ülesanne nihkub üle

11

noole ning programm teavitab ohtlikust olukorrast. Deadline eemaldamiseks on ainus võimalus Task Information aknas Deadline lahtri sisu kustutada.

Deadline nool Gantti graafikul ja selle ületamist teavitav märk ajatabelis

Deadline kasutamine võib erinevatel põhjustel varjata projekti kriitilise tee. Põhjuseks võib olla ülesannete vahele e-ühikutes lisatud ajavaru, projekti lõpptähtaja ette lisatud ajavaru või midagi muud.

12

4 Ressursside planeerimise meeldetuletav harjutusTäienda eelmise harjutuse käigus loodud projekti ajakava ressursside andmetega:

1. Koosta ressursside loetelu, kus on vähemalt 4 ressurssi (2 tööjõudu ja 2 materjali).2. Seo ressursid ülesannetega.3. Kaota ressursside ülekoormus.4. Arvuta ressursside, ülesannete ja projekti maksumus.

Kui sul ei teki ideid, milliseid ressursse kasutada ja kuidas neid määrata, siis võid inspiratsiooni saada allolevalt jooniselt.

Loodud projektiplaan võetakse järgmises harjutuses projekti edenemise kontrollimise aluseks.

13

5 Ressursside juhtimineRessursside planeerimise olulisemad sammud on ressursside nimekirja koostamine, resurrside määramine ja töökoormuse silumine. Koormuse ühtlustamiseks on sobivaim keskkond Leveling Gant. Suure projekti või mitme projekti samaaegsel planeerimisel on vaja keerukamaid ja täpsemaid töövahendeid ressursside planeerimiseks. Nendest antud peatükis juttu tulebki. Ühlasi vaatame täiendavaid võimalusi töökoormuse silumiseks.

Ressursside koormuse planeerimiseks ja jälgimiseks on MS Projectis erinevaid võimalusi. Lihtsaimad töövahendid on:

1. Resource sheet – näitab, kes on ülekoormatud (punane).2. Resource report – näitab graafiliselt, kus ülekoormus asub ajatelje suhtes.3. Leveling Gantt – näitab kuhu ülesanne nihutati, et ülekoormus kaoks. Näha on ka, kus

ülesanne asus enne ülekoormuse kaotamist.

Nende vaadete puuduseks on, et nad esitavad töökoormust puudutavat infot eraldi vaadetes. Järgnevalt uurime ekraanivorme, mis integreerivad töökoormusega seotud informatsiooni:

1. Resource allocation view;2. Task usage tabel;3. Resource usage tabel.

Sarnaselt ülesandega setud täiendavale infole on võimalik vaadata ka ressursside täiendavat informatsiooni – Resource Information. Ressursiinfo akna kaudu võib rakendada erinevaid kulumudeleid. Kui ülesanne on seotud konkreetse ressursiga, siis on võimalik vaadata töömäärangu infot – Asignment Information.

5.1 Töökoormuse ühtlustamine piiratud aja raamidesRessursside määramisel lähtutakse üleande ressursivajadustest, mitte ressursside kättesaadavusest. See toob tavaliselt kaasa ressursside ebaühtlase jaotumise. Mõni töötaja on üle koormatud, mõni alakoormatud. Ressursside planeerimise järgmine samm on töötajate töökoormuse ühtlustamine. Selle tegevuse muudab keeruliseks kättesaadavate ressursside piiratus ning projekti jaoks ette nähtud aja lõplikus. Enamasti ei õnnestu projekti sobitada mõlema valdkonna (ressursid ja aeg) etteantud piiridesse. Ühte arvesse võttes tuleb ohvriks tuua teine. Näiteks piiratud ajaraamidesse projekti surumine toob kaasa täiendavate ressursside kaasamise, projekti eelarve suurenemise ja nii edasi.

Piiratud aja raames töökoormuse silumine:1. vali Tools menüüst Level Resources;2. avaneb Error: Reference source not found kujutatud aken Resource Leveling;3. pane linnuke kontrollkasti Level only within available slack (töökoormuse tasandamine

toimub ainult vaba ajavaru ulatuses;4. klõpsi nupul Level Now.

14

Töökoormuse ühtlustamise käsu parameetrite aken.

Ajapõhine töökoormuse ühtlustamine on analoogiline, kuid Resource Leveling dialoogiaknas tuleb panna linnuke Level only within available slack kontrollkastist. Sellisel juhul ei tohi projekti lõpptähtaega edasi lükata. Enamasti jääb osa ülekoormusest kaotamata ja koormuse ühtlustamiseks tuleb lisada ressursse või muuta ressursside määranguid.

Ressurssidega täiendatud ajaplaani lühendamiseks on parim meetod Chrashing. Meetod seisneb selles, et palgatakse täiendavaid ressursse ja seeläbi muudetakse ülesande täitmisele kuluvat aega lühemaks. Eesmärk on võimalikult väikeste lisakuludega saavutada võimalikult suur aja kokkuhoid. MS Project on ideaalne keskkond Chrashingu läbiviimiseks.

5.2 Töökoormuse automaatne silumineKui MS Projecti poolt pakutav töökoormuse ühtlustamise meetod sobib, võib selle lülitada automaatse režiimi peale.

Automaatse töökoormuse silumise määramiseks:- vali Tools menüüst Level Resources;- Leveling calculations sektsioonis klõpsi punkt Automatical sõna ette;- OK.

15

Eelnevalt on soovitav valida eemaldada ka linnuke Level only within available slack kontrollkastist. Muidu annab MS Project peale igat liigutust suure hulga teateid selle kohta, et mingil päeval ei suudetud ülekoormust kaotada.

Pärast automaatse režiimi sisse lülitamist ei saa käsitsi Leveling Delay veerus edasilükkamise väärtust muuta. MS Project asendab selle kohe tema jaoks kõige optimaalsema arvuga. Ülesannete edasilükkamist saab mõjutada määrates tegevustele erinevaid prioriteetsuse tasemeid.

5.3 PrioriteedidÜlesande prioriteetsus mängib olulist rolli siis, kui üks ja sama ressurss on seotud mitme ülesandega ja tekib ülekoormus. Üks võimalus ülekoormust kaotada, on nihutada edasi ülesannete algust, kuni ressurss vabaneb. Madalama prioriteetsusega ülesandeid nihutatakse kaugemasse tulevikku, kui olulisemad ülesandeid

Ülesande prioriteetsuse muutmiseks:1. tee ülesande nimel topeltklõps;2. avaneb Task Information aken;3. General lehel sisesta Priority lahtrisse sobiv väärtus;4. OK.

Mitmele ülesandele korraga sama taseme määramiseks selekteeri kõik need ülesanded ja klõpsi

tööriistaribal Task Information nuppu .

Prioriteetsuse tasemed on vahemikus 0 – 1000. Algselt on kõik ülesanded keskmise olulisusega – 500. Kui prioriteetsuseks märkida 1000, siis seda ülesannet töökoormuse silumise eesmärgil edasi nihutada ei tohi.

Et prioriteete arvestataks ka töökoormuse ühtlustamisel, vali Resource Leveling aknas Resolving overlocation sektsioonis Levering order lahtrist Priority, Standard.

Näiteks muuda mõne edasilükatud ülesande prioriteetsust suuremaks (500 asemel 750). Uuri muudatuse mõju ajagraafikule.

5.4 Resource allocation viewResource Allocation View vaatamiseks tuleb avada Resource Management tööriistariba ja

klikkida sellel kõige vasakpoolsemat nuppu - Resource Allocation View . Selle tulemusel avaneb järgmisel joonisel kujutatud vaade.

16

Ekraanivorm jagab akna sisuliselt neljaks. Ülemises aknas on ressursid ja neile määratud ülesanded (ülesanded on grupeeritud ressursside lõikes). Paremal pool on töötunnid, mis kuluvad ülesannete täitmiseks ajaperioodi lõikes. Alumises aknas on Leveling Gantt, kuid selle sisu sõltub ülemises aknas selekteeritud ressursist. Alumises aknas näidatakse ülemises aknas selekteeritud ressursile määratud ülesanded. Ülekoormust võib kaotada muutes ülemises aknas ülesandega seotud töötundide arvu või alumises aknas lükata edasi ülekoormuse tekitanud ülesande algust (muutes väärtust Leveling Delay veerus).

Mainitud vahend töötab ka koondprojektides ning ressursside failis (failis, kus sisuliselt ülesandeid ei ole, aga selle ressursse on kasutatud teistes failides)

Resource Allocation View poolitava ekraanivormi sulgemiseks vali Window menüüst käsk Remove Split. Seejärel vali vasakpoolsest ikoonide veerust (View Bar) vajalik ekraanivorm.

5.5 Task Usage ja Resource Usage tabelid

Task Usage on MS Project-i põhivaadete hulka kuuluv ekraanivorm, mida saab avada ekraani vasakus servas asuva View Bar-il asuva Task Usage ikooni kaudu.

Tabeli abil saab:1. jälgida ja muuta tööjõu koormust;2. muuta töökoormuse mudelit (Work Contour);3. koostada kassavooplaani.

Tabeli vasak osa esitab ülesanded ja nendega seotud ressursid (ressursid on liigendatud ülesannete lõikes). Liigenduse detailsust saab muuta tööriista ribalt Show ja Hide Subtasks nuppudega.

Ülesandega seotud ressursside varjamiseks võib klõpsida nupul Hide Assignments . Tabeli parempoolne osa esitab ressursside töökoormuse töötundides.

17

5.6 Töömäärangu infot – Asignment Information.Olles Task Usage vaates, saab vaadata töömäärangu andmeid. Tabeli kaudu võib töökoormust täpsustada muutes käsitsi tundide mahtu tabelis või rakendades ressurssidele erinevaid koormuse mudeleid (Work contour).

Algselt on töö täitmiseks kuluvad tunnid jagatud võrdselt kogu töö kestusele. Teistsuguse jaotuse määramiseks:

1. tee ressursi nimel topeltklõps;2. avaneb Assignment Information aken;3. Work contour lahtrist vali sobiv mudel.4. OK.

Näiteks ülal esitatud tabelis on Ehitamisega seotud projektijuhile määratud Back Loaded koormusmudel.

18

MS Project-i kasutajal on võimalik valida järgmiste koormusmudelite vahel:1. Flat – proportsionaalne jaotus – kõikjal 100% koormus;2. Back Loaded – ülesande alguses on tööd vähem, lõpus rohkem;3. Front Loaded – ülesande alguses on 100% koormus, lõpus 0%;4. Double Peak – ülesandes on kaks 100% koormusega hetke (veerand ja kolmveerand

ülesande kestusest);5. Early Peak – kui ülesandest on läbi 25%, saabub 100% koormust nõudev hetk;6. Late Peak – kui ülesandest on läbi 75%, saabub 100% koormust nõudev hetk;7. Bell – ülesande keskel on üks 100% koormust nõudev hetk;8. Turtle – üldiselt nõuab ülesanne 100% koormust, kuid selle alguses ja lõpus on koormus

väiksem.

Proportsionaalsest koormuse jaotusest erineva mudeli kasutamist kirjeldatakse ka ikooniga indikaatorite veerus.

5.7 KassavooplaanAlgselt on Task Usage vaate parempoolse tabeli lahtrites töötunnid. Tabelis olevaid andmeid saab vahetada, kui klõpsida kollase taustaga tabelil hiire parema klahviga ja valida näiteks Cost.

Task Usage vahend on kasutatav ka koondprojektides, kuid ei toimi ressursside failis.

Resource Usage tabel on sarnane Task Usage tabelile, kuid liigendatud loetelu esimeseks tasemeks on ressursid ja nende lõikes on esitatud neile määratud ülesanded. Tabeli saab avada View Bar-il asuva ikooniga Resource Usage. Töövahendi funktsioonid on täpselt samad, mis Task Usage tabeli puhul. See on kasutatav ka ressursside failis, kus tegelikult ülesandeid ei ole, aga ressursid on seotud teistes failides asuvate ülesannetega.

19

6 Projekti kontrollimist meeldetuletav harjutusTäienda eelmise harjutuse käigus loodud projektiplaani projekti edenemise andmetega:

1. Salvesta projekti kontrollplaan (baseline).2. Märgi ülesanded projekti algusest kuni tänase päevani täidetuks.3. Avasta edasinihked ajakavas ning tõmba edasi nihkunud ülesanded oma endisesse

asukohta tagasi.4. Uuri, kuidas see mõjus ressurside koormusele ja projekti maksumusele?

Kui sul ei teki ideid, kuidas ülesandeid täidetuks märkida, siis võid inspiratsiooni saada allolevalt jooniselt.

20

7 Mitme projekti samaaegne juhtimineTihti tegeleb ettevõte samaaegselt mitme erineva projektiga. Tervikliku pildi saamiseks on soovitav need sisestada koondprojekti. See lihtsustab olulisemate tegevuste väljaselgitamist. Samuti võimaldab jagada ettevõtte piiratud ressursse erinevate projektide vahel. Sama meetod sobib ka organisatsioonidele, kes tegelevad ühe suurema projektiga. Mahukamatest projektist parema ülevaate saamiseks on soovitav need faasideks jagada. Faasid võib salvestada eraldi projektidena. Tervikliku pildi saamiseks sisestatakse projekti alamfaasid ühisesse koondfaili.

Käesolevas peatükis käsitletakse:1. alamprojektidest koondprojekti loomist;2. ressursside jagamist erinevate projektide vahel;

7.1 Koond- ja alamprojektidAlustuseks on vaja erinevaid MS Project faile, mida alamprojektidena kasutada. Selleks sobib eelmise harjutuse jooksul loodud fail. Tee sellest 2 koopiat (näiteks nimeta need Alam1 ja Alam2).

Loodud koopiates tuleb eemaldada info ülesannete täidetuse, ressursside ja alusplaani kohta:1. Täidetuse andmete eemaldamiseks selekteeri kõik ülesanded ja märgi nende täidetuse

määraks 0% (nupp asub Tracking tööriistaribal).2. Ressursside eemaldamiseks mine ressursside lehele ja kustuta kõik ressursid.3. Alusplaani kustutamiseks vali Tools menüüst Tracking sektsioonist Clare Baseline

korraldus.

Koondfaili loomine:1. ava uus tühi MS Project-i fail2. selekteeri põhiprojekti ajatabelis rida, kuhu soovid alamprojekti sisestada;3. Insert menüüst vali Project käsk;4. määra otsitava faili asukoht ning nimi;5. OK.

Sisesta sarnaselt teine alamfail. Faile võib sisestada ka korraga. Esialgne tulemus peaks sarnanema allolevale joonisele

Task Name veergu ilmunud koondprojektide nimed ei ole failide nimed, vaid faili andmetesse automaatselt lisatud tiitel. Algselt on see sama, mis faili nimi, kuid faili nime muutes tiitel ei muutu. Koondfailis võib alamfailide nimed üle kirjutada. See ei muuda seost alamfailidega.

Alamfailide sisu avamiseks koondprojekti sees klõpsi alamprojekti ees asuval „+“ märgil. Tulemus peaks sarnanema järgneva joonisega.

21

Muudatused, mida tehakse alamfailides, kajastuvad ka koondfailis ja vastupidi. Koondfailis on võimalik omavahel siduda alamprojekte või erinevatesse alamprojektidesse kuuluvaid ülesandeid. Koondfaili on võimalik lisada ka täiendavaid ülesandeid – tegevusi, mis on salvestatud ainult põhiprojektis.

7.2 Ühiste ressursside jagamine mitme projekti vahelTihti on ühes ettevõttes samaaegselt käimas mitu projekti. Erinevad projektid kasutavad ühiseid ressursse. Sellisel juhul on soovitav ettevõtte ressursid salvestada eraldi faili. Kõik projektifailid kasutavad selle ressursse. Ühise ressursside loetelu koostamiseks on kaks võimalust:

1. olemasoleva projekti ressursside kasutamine; 2. eraldi ressursside faili loomine ja kasutamine.

Mõlemad meetodid on teostatavad ühel viisil. Mõistlikum on siiski ressursside loetelu salvestada eraldi MS Project failina ja selles failis tegevusi mitte hoida.

Tee eelmise harjutuse käigus loodud projektist kolmas koopia nimega „Ressursid“. Eemalda sellest failist kõik ülesanded.

Teise faili ressursside kasutamine:1. ava fail, milles on kirjeldatud ettevõtte ressursid (Ressursid.mpp); 2. ava fail, mida soovid ressurssidega siduda (Alam1.mpp); 3. vali Tools menüüst Resource Shareing alt Share Resources; 4. avaneb järgmisel joonisel kujutatud aken;5. pane punkt Use resources valiku ette; 6. lahtrist From vali ressursifaili nimi (Ressursid.mpp); 7. OK.

22

Seo ressursid neile sobivate ülesannetega. Tomi sarnaselt ka teises alamfailis. Uuri ressursside määranguid alamprojekte ühendavas koondfailis. Tõenäoliselt on ressursside sidumine kahe erineva projekti ülesannetega tekitanud ülekoormuse. Töökoormust võib siluda koondfailis (Tools – Leveling Resources). Muudatused selles kajastuvad koheselt ka alamfailides.

Lihtsaim võimalus ülekoormuse kaotamiseks on lükata edasi probleeme tekitanud ülesande algust. MS Project üritab seda teha „demokraatlikult“, lükates edasi kord ühe ja siis teise projekti ülesandeid. Tegelikkuses on mõned projektid või ülesanded olulisemad, kui teised. Projektide või ülesannete olulisust saab määrata muutes nende prioriteetsuse taset.

Näiteks muuda teise alamprojekti ülesannete prioriteet 250-ks, kuid üks nendest ülesannetest võiks olla tasemega 750. Uuri, kuidas muutuvad ülesanded ajagraafikus, kui siluda töökoormust Leveling käsuga. Et töökoormuse silumine võtaks arvesse projektide ja ülesannete prioriteetsust, tuleb Resource Leveling aknast Leveling order lahtrist valida Priority, Standard.

23

LisadKäesolevas juhendis on korduvalt viidatud MS Projekt-i erinevatele ekraanivormidele, tabelitele ja aruannetele vastavalt nende kasutamise otstarbekusele. Järgneva peatüki eesmärk on anda süstemaatiline ülevaade MS Project-i kõikidest ekraanivormidest ja aruannetest, et lihtsustada vilunud kasutajal nende hulgast sobiva valimist. Ühtlasi vaatame ka, kuidas lisada ekraanivorme View Bar-ile ja kuidas kujundada aruannet ning kuidas andmeid importida ja eksportida.

Lisa 1. Ülevaade ekraanivormidestMS Projektil on väga palju erinevaid andmetabeli ja graafikute vorme. Need kõik on seotud ühe ja sama andmebaasiga. Segaduste vältimiseks ei esitata kõiki andmeid ja võimalusi arvuti ekraanil samaaegselt. Vastavalt projekti faasile võib valida sobiva ekraanivormi. Keeruliseks teeb asja see, et erinevaid tabeleid, graafikuid ja muid ekraanivorme on väga palju. Algajal MS Project kasutajal võib tekkida probleeme sobiva ekraanivormi valimisel. Antud peatüki eesmärk on lihtsustada orienteerumist MS Projekti erinevate ekraanivormide vahel.

PõhiekraanivormidMS Projectil on 9 põhiekraanivormi. Neid saab avada Ekraani vasakus servas asuvast navigatsiooniribalt (View Bar). Põhivorme võib valid ka View menüüst.

Ikoonid View Bar ribal:1. Calendar – kuukalender. Alternatiivne võimalus andmete esitamiseks ja sisestamiseks. 2. Gantt Chart – ajatabel ja ribadiagramm. Sobib andmete sisestamiseks ja analüüsimiseks. 3. Network Diagram – sõlmdiagramm. Sobib kriitilise tee ja ülesannete vaheliste ühenduste

kontrollimiseks. 4. Task Usage – ülesannetega seotud töömahu esitamine (tabelina). 5. Tracking Gantt – tegelikku olukorda ja esialgset plaani võrdlev diagramm. Eelnevalt tuleb

salvestada alusplaan (Baseline).6. Resource Graph – ressursi töökoormuse graafiline esitus (tulpdiagramm). 7. Resource Sheet – tabel ressursside loetelu koostamiseks. 8. Resource Usage – ressurssidega seotud töömahu esitamine (tabelina). 9. More Views – täiendavate vaadete avamine.

Gantti graafik on MS Projedti kõige olulisem töövahend. Selle suurim eelis on ülesannete ja ajatelje visuaalne sidumine. Riba pikku kirjeldab selgelt ülesande kestust ja olulisust kogu projekti seisukohast. Puuduseks võib olla ülesannete vaheliste ühendusnoolte halb esitamine. Ühendusjoontest parema ülevaate saamiseks võib vaadata sõlmdiagrammi.

Teine väga oluline ekraanivorm on Resources Sheet. Ressursside loetelu koostamine lihtsustab ülesannete ja ressursside sidumist, töögraafiku koostamist ja projekti maksumuse arvutamist.

More ViewsNavigatsiooni riba More Views ikooni alt avaneb pikem vaadete loetelu. See sisaldab ka parempoolses ribas asuvate ikoonide nimesid.

24

Ekraanivormide täielik loetelu:1. Bar Rollup – lahtirulluvad graafiku ribad. 2. Calendar – kalender. 3. Descriptive Network Diagram – sõlmdiagramm, mis esitab pisut rohkem andmeid kui tavaline

sõlmdiagramm. 4. Detail Gantt – kirjeldab Gantti graafikul kriitilist teed ja ajavaru, esitab tabelis viivituste veeru. 5. Gantt Chart – Gantti ribadiagramm. 6. Leveling Gantt – sobib illustreerima ülekoormuse kaotamist. 7. Milestone Date Rollup – lahtirulluvad tähtajad. 8. Milestone Rollup – lahtirulluvad tähtajad. 9. Network Diagram – sõlmdiagramm. 10. PA_Expected Gantt – PERT analüüs. Ülesannete tõenäolise kestuse sisestamise tabel ja graafik. 11. PA_Optimistic Gantt – tabel PERT analüüsi ülesannete kestuse optimistliku hinnangu sisestamiseks. 12. PA_PERT Entry Sheet – PERT analüüsi koondtabel. 13. PA_Pessimistic Gantt – PERT analüüsi pessimistlike hinnangute tabel. 14. Relationship Diagram – konkreetsele ülesandele eelnevate ja järgnevate ülesannete esitamine. Teised

varjatakse. 15. Resource Allocation – konkreetsele ressursile määratud ülesannete esitamine. Sobib ülekoormuse

vaatamiseks. 16. Resource Form – ühe konkreetse ülesande andmeblankett (üldandmed + ressursid). 17. Resource Graph - ressursi töökoormuse graafiline esitus. 18. Resource Name Form – kokreetsele ressursile määratud ülesannete loetelu. 19. Resource Sheet – ressursside loetelu. 20. Resource Usage – ressursside töökoormus tabelina. 21. Task Details Form – ühe konkreetse ülesande andmeblankett (üldandmed + ressursid + eellased). 22. Task Entry – sisestustabel + Gantti graafik + objektid. 23. Task Form – objektide blankett. 24. Task Name Form – ühe konkreetse ülesande andmeblankett (ülesande nimi + ressursid + eellased). 25. Task Sheet – ülesannete tabel ilma graafikuta. 26. Task Usage – ülesannete töömaht. 27. Tracking Gantt – tegelikku olukorda ja esialgset plaani võrdlev graafik.

Rollup ekraanivorme kasutatakse koos Rollup graafikutega. Lühidalt tähendab Rollup seda, et mingi osa graafikust on varjatud (näiteks põhiosa alamülesanded). Nende esitamiseks võib graafiku või tabeli “lahti rullida”.

AlamekraanivormidSõltuvalt käsilolevast tööetapist võib põhiekraanivormide sisu muuta. Näiteks planeerimise alguseks tuleb koostada ressursside loetelu. Selleks tuleb kasutada Resource Sheet sisestusvormi (Entry). Kui ressursid on ülesannetega seotud võib samast põhivormist uurida, kui palju peab teatud meeskonnaliige tööd tegema (Usage) või kui palju see maksma läheb (Cost).Enamasti on alamvorme mõtet vaadata Gantti graafiku ja ressursside lehe põhivormide sees.

Alamvormi avamiseks:1. View menüü;2. Table alammenüü;3. vali sobiv korraldus.

Alamvormid: 1. Cost – maksumuse arvutamine; 2. Entry – andmete sisestamine; 3. Hyperlink – teistele dokumentidele viitamine; 4. Schedule – alguse ja lõpuajad ja ajavarud; 5. Summary – olulisemate andmete koondtabel; 6. Tracking – tegeliku olukorra kirjeldamine; 7. Usage – töömahu esitamine; 8. Variance – tegeliku olukorra ja plaani võrdlemine; 9. Work – tegeliku ja planeeritud töömahu võrdlemine; 10. More Tables – täiendavad tabelid.

25

Algselt on tabelist näha paar esimest veergu. Peitu jäävate veergude avamiseks võib sikutada paremale tabelit ja graafikut eraldavat eraldusriba. Enne vajaliku informatsiooni otsimist on soovitav kindlaks teha, milline tabel on ekraanil avatud.

More Tables View menüü Table alammenüü More Tables käsu alt avaneb pikem tabelite loetelu. See sisaldab ka Table alammenüüs asuvaid tabelivorme.

Tabelite täielik loetelu:1. Baseline – kontrollplaani andmed (siit võib esialgset plaani parandada); 2. Constraint Dates – kuupäevalised kitsendused; 3. Cost – maksumus; 4. Delay – viivitused (viivitusi kasutatakse ülekoormuse kaotamiseks); 5. Earned Value – teenitud väärtuse arvutamine; 6. Entry – sisestuskeskkond; 7. Export – täielik andmebaas andmete konverteerimiseks mõnda teise süsteemi (näiteks Excelisse); 8. Hyperlink – viited; 9. Rollup Table – kurat teab; 10. Schedule – ajakava; 11. Summary – koondtabel; 12. Tracking – progressi andmed; 13. Usage – töömaht; 14. Variance – plaani ja tegelikkuse erinevus; 15. Work – tehtud ja planeeritud töö võrdlus.

Tabeli avamiseks tuleb selle nimel teha topeltklõps või vajutada Apply nuppu. LiitekraanivormidSõltuvalt vajadusest võib kuvari ekraani jagada kaheks. Ekraani ülemises osas esitatakse näiteks Gantti graafik, alumises aknas mingi konkreetse ülesande parameetrid.

Ekraani poolitamine:1. Window menüü;2. Split.

Alumise akna sisu muutmiseks klõpsi selle sees hiire parema klahviga. Avatakse loetelu erinevate võimalustega.

Võimalused:1. Resources & Predecessors – selekteeritud ülesande ressursid ja tema algust mõjutavad

ülesanded. 2. Resources & Successors – selekteeritud ülesande ressursid ja tema lõpust sõltuvad

ülesanded. 3. Predecessors & Successors – käesolevale ülesandele eelnevad ja järgnevad ülesanded. 4. Resource Schedule – töögraafik. 5. Resources Work – töömaht. 6. Resources Cost – maksumus. 7. Notes – märkused. 8. Objects.

Poolituse eemaldamiseks vali Window menüüst Remove Split.

26

Lisa 2. Ekraanivormi esitamine põhiikooninaAlgselt on View Bar-il 9 ikooni. Vilunud kasutaja tunneb peagi, et mõned ikoonid on tema jaoks ebavajalikud ja mõned on puudu. View Bar-i ikoone saab eemaldada ja lisada.

Ikooni eemaldamine:1. klõpsi View Bar-il ikoonil More Views;2. avanenud loetelus vali ikooni nimi, mida sa enam näha ei soovi (näiteks Calendar);3. klõpsi Edit nuppu;4. avanenud aknas eemalda linnuke Show in menu kontrollkastist;5. OK6. More Views aken pane Close nupuga kinni.

See mõjutab paraku ainult avatud faili välimust. Kui soovid ikooni jäädavalt peita, klõpsi More Views aknas Organizer nupul, selekteeri Global.MPT loetelust soovimatu ekraanivorm ja vajuta nuppu Delete.

Ikooni lisamine käib analoogiliselt. Proovi View Bar-ile lisada mõni sulle oluline ekraanivorm (näiteks Detail Gant või Leveling Gant)

27

Lisa 3. Ülevaade aruannetestMS Projekt sisaldab terve pinu valmis aruandeid. Need tuginevad eelnevalt loodud andmetabelitele. Aruannete vaatamiseks vali Report menüüst Reports käsk

Aruanded:1. Overview – üldised ülevaated:

1.1. Project Summary – lühiülevaade olulisematest näitajatest. 1.2. Top-Level Tasks – koondülesanded (master tasks). 1.3. Critical Tasks – kriitilisel teel asuvad ülesanded. 1.4. Milestones – tähtajad. 1.5. Working Days – tööajad.

2. Current Activities – jooksvad ülesanded: 2.1. Unstarted Tasks – ülesanded, mis pole veel alanud. 2.2. Tasks Starting Soon – küsib perioodi alguse ja lõpu kuupäeva ning esitab kuupäevade

vahele jäävad ülesanded. 2.3. Tasks In Progress – pooleliolevad ülesanded. 2.4. Completed Tasks – lõpetatud ülesanded. 2.5. Should Have Started Tasks – esitab ülesanded, mis peaksid olema teatud kuupäevaks

täidetud. Eelnevalt küsib seda kuupäeva. 2.6. Sliping Tasks – esitab ülesanded, mis lõppevad varem planeeritust hiljem.

3. Cost – kulud: 3.1. Cash Flow – kassavooplaan ülesannete ja nädalate lõikes. 3.2. Budget – eelarve ja tegeliku olukorra võrdlus. 3.3. Overbudget Tasks – ülesanded, mis on seotud ülekuluga. 3.4. Overbudget Resources – ressursid, mis on seotud ülekuluga. 3.5. Earned Value – teenitud väärtus.

4. Assignments – tööülesannete jagamine: 4.1. Who Does What – töötajate ülesannete loetelu. 4.2. Who Does What When – töötajate töögraafik päevade ja ülesannete lõikes. 4.3. To-do List – konkreetse töötaja ülesannete loetelu. Eelnevalt tuleb valida sobiv ressurss. 4.4. Overlocated Resources – esitab ressursid, mis on ülekoormatud. Kui ülekoormust pole,

siis aruanne ei avane.

5. Workload – töömahud: 5.1. Task Usage – töömahud ülesannete ja nädalate lõikes. 5.2. Resource Usage – töömahud ressursside ja nädalate lõikes.

6. Custom – võimalus kujundada olemasolevaid või luua uusi aruandeid.

28

Lisa 4. Aruannete kujundamineOlemasolevate aruannete struktuur ei pruugi kasutaja vajadusi rahuldada. Näiteks on nende detailsuse aste liiga suur või ajaperiood ühik liiga väike. Vilunud kasutaja võib luua talle sobiva aruande välimuse:

1. vali Report menüüst Reports käsk,2. avanenud aknas tee Custom nupul topeltklõps,3. avatakse loetelu kõikidest olemasolevatest aruannetest,4. võid muuta olemasolevaid aruandeid (Edit) või luua uusi (New).

Näiteks muuda aruande Who does What struktuuri. Üldiselt ülevaatlik risttabel kaotab oma tähenduse, kui projekt kestab kuid või aastaid, sest töökoormust kirjeldatakse päevade lõikes. Edit nupul klikkides avaneb järgmisel joonisel kujutatud aken.

Column lahtris vali Days asemel mõnu suurem ajaühik.

Sama akna Details lehelt saab määrata tabeli piirjoonte ja summade arvutamise põhimõtteid. Sort lehelt saab täpsustada, mis järjekorras andmeid esitatakse.

Aruande kujundamise lõpetab OK nupp. Loodud aruande esitab Preview nupp Custom Reports aknas. Tulemus võib olla midagi sellist, nagu kujutab järgnev joonis.

29

Mõnede aruannete kujundamist on lihtsam alustada tabelist, mille põhjal need on loodud. Näiteks Budget Report aruanne on loodud Cost tabeli põhja. Kui kost tabelis varjata veerge ja ülesandeid, siis see kajastub ka aruandes.

30

Lisa 5. Andmete eksport ja importLihtsaim meetod andmete eksportimiseks ja importimiseks on Copy-Paste.

MS Projectis on suur hulk valmis aruandeid, kuid need ei pruugi olla kooskõlas organisatsiooni vajadustega. Seepärast on vahel vaja andmeid MS Project-ist kopeerida teise keskkonda. Üks võimalus, kus andmete kopeerimist vajatakse, on projekti eelarve koostamine. MS Projektis on eelarve aruanne, aga see kirjeldab pigem projekti otseseid kulusid ja omahinda. Lõpliku eelarve koostamiseks võib kopeerida ressursside lehel asuvad maksumuse andmed tabelarvutus keskkonda ja täiendatakse eelarvele vajalike osadega (ressursid grupeeritakse tüübi järgi, lisatakse maksud ja kasum, jne).

Vahel juhtub, et mõnel projekti osapoolel on vaja tutvuda ajagraafikuga, aga tema arvutis ei ole MS Project-i. Ka siis võib andmed teise keskkonda kopeerida ja kasutajale saata.

Kolmandaks on võimalik sisestada MS Project failis olevaid andmeid ka teistesse nõnda nimetatud kinnistesse (näiteks raamatupidamistarkvara) süsteemidesse. Enamasti võimaldavad sellised infosüsteemid sisestada andmeid tekstifailina (txt-formaadis). Sellisel juhul tuleb hoolikalt tutvuda, millises järjekorras peavad olema andmeveerud. MS Project-is võib kopeerimise eel veergude järjekoda muuta.

MS Projectist MS Excelisse andmete kopeerimise harjutus1. ava MS Project-is ressursside leht;2. vii tabel kulude režiimi;3. Varja üleliigsed veerud (näiteks Baseline Cost, jne);4. Sisesta vajalikud veerud (näiteks Standard Rate; Work);5. Selekteeri sind huvitavad lahtrid;6. Copy;7. Excelis Paste.

Muuda Excelis tabeli struktuuri ja sisu. Näiteks grupeeri omavahel ettevõtte sisesed ressursid ja alltöövõtjad. Arvuta tööjõu palkadest sotsiaalmaks (eralda või lisa).

31

ImportCopy-Paste abil on võimalik andmeid kopeerida ka näiteks MS Excelist MS Projekti. Siis tuleb jälgida, et kopeeritava tabeli veergude järjekord oleks üks-üheselt sama kopeerimise sihtkohaga. Teistpidi kopeerimine tavaliselt nii ladusalt ei lähe ja enamasti vajab lõpptulemus rohkem või vähem kohendamist. Näiteks algus ja lõpu kuupäevade kopeerimine tekitab kuupäevalised piirangud (kuupäevad saab kustutada), kopeerimisel läheb kaduma ülesannete liigendus (liigenduse säilitamiseks on vaja veergu Outline Level), ülesannete vaheliste seoste kopeerimiseks on vaja veergu Predecessor jne.

Salvestamine teises formaadisTeine võimalus andmete eksportimiseks on salvestada neid teises formaadis. Näiteks andmete salvestamiseks MS Excel failina:

1. vali File menüüst Save As;2. Sve as type loetelust vali Microsoft Excel Workbook; 3. Save;4. käivitatakse ekspordi Wizard, kus esimeses aknas pole muud teha, kui Next vajutada;5. teisest aknast võib valida – Project Excel Template;6. Finish.

Kui nõustaja teises aknas valida Selected data, siis palutakse järgmistes akendes valida, mis tabeleid eksportida ja millised on nende tabelite veerud (seda meetodit vaatleme põgusalt allpool). Tulemuseks on Exceli fail, kus on 4 töölehte: Task, Resource, Assignment ja Info. Gantti graafikut ei ekspordita.

Antud meetod sobib kopeerimisest paremini, kui soovitakse säilitada kõik MS Projekti failis olevad andmed.

Andmeid võib salvestada ka txt või cgi failina. Mõlemad sobivad andmete sisestamiseks teistesse infosüsteemidesse. Txt faili salvestamisel käivitatakse nõustaja ja kasutaja peab valima, millise tabeli milliseid veerge ta soovib eksportida. Salvestada saab ainult ühe tabeli korraga. See eeldab ka, et kasutaja on kursis, milliste nimedega on teda huvitavad veerud. Veergude valimise dialoogiakent kujutab järgmine joonis.

32

Nõustaja viimases aknas on võimalus ekspordi mudel salvestada klõpsides Save Map nupul. See lihtsustab tulevikus sama struktuuriga txt faili loomist.

MS Project-i faili sisu on võimalik salvestada ka veebilehena. Html-faili salvestamise nõustaja on sama, mis txt-faili puhul.

Gantti graafikut ei ekspordita ühelgi juhul. Sellisel kujul graafiku eksportimiseks on ainus võimalus salvestada ekraani pilt, vajutades klaviatuuril PrtSc (Print Screen) nuppu ja kohendada tulemust graafikatöötlus tarkvaras (näiteks Paint). Mainitud meetod muidugi ei sobi väga mahukate graafikute eksportimiseks.

33