DEFINICION DE OFICION.

El oficio es un documento o comunicación escrita de carácter netamente oficial, protocolario, utilizado por las autoridades o funcionarios de las diferentes dependencias públicas o privadas. El oficio es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes, o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento, etc. Estas redacciones se utilizan en instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno, entre otras.

IMPORTANCIA DEL OFICIO

El oficio es importante porque es el principal documento que circula sirve como medio de comunicación escrita, con las dependencias públicas, comentando buenas comentando buenas relaciones humanas y administrativas.

CARRACTERISTICA

El oficio cumple determinadas funciones, informa, solicita, resuelve, etc.

EXTERNAS:Titulo.*Tamaño de texto*Recursos  gráficos.*Tamaño de la hoja.*Subtítulos.*Numeraciones*Colores.INTERNAS:*Precisión  *Claridad y coherencia: vocabulario ideas comprensibles. *Objetividad y ex pesificación  tener razones  fijas.*Propiedades  textuales.

CLASES DE OFICIO

Oficial Individual, El oficio individual es el que se escribe y selo envía a una persona, el mismo que debe ser escrito en forma clara y concisa.

Oficio Circular, El oficio circular tiene un mismo contenido, mismo que es personal a varias personas destinatarias.

Oficio de Trascripción, Este tipo de oficio se va a conocer lo que otros oficios dicen, lo que comunica para los fines pertinentes.

ESTRUCTURA DEL OFICIO

1.-Lugar y fecha.- Es la primera parte en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el mes y el año en curso.

2.-Numeración.- En esta parte se escribe los tres datos, al igual que el memorándum; la palabra OFICIO con mayúscula, seguida del número de expedición; separada por una línea oblicua, a continuación las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada par una línea oblicua y el año en curso.

3.-Destinatario. Es la parte que abarca cuatro líneas o más de acuerdo a lo requerido, aquí se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar, de la persona a quien se dirige.

4.-Asunto. Es la cuarta parte y se escribe con mayúscula la palabra: ASUNTO, seguida de dos puntos, luego en resumen indicar con claridad el mensaje del texto, que sería explicado en el cuerpo.

5.-Referencia. Es la quinta parte que se usa, sólo cuando se necesita mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta.

6.-Cuerpo o texto.

7.-Despedida. En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía. Existen, también, expresiones conocidas.

8.-Firma y pos-firma. Firma: Se escribe la rúbrica a mano.

Post-firma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el cargo que le distingue, más el sello respectivo:

9.-Iniciales. Al igual que en el memorándum, la iniciales del remitente con letras mayúsculas y las del mecanógrafo con minúsculas.

10.-Anexo. Aquí se indica la documentación que se adjunta al oficio, como catálogos, revistas, tarjetas, programas, etc.

11.-Distribución. Se usa, generalmente, en los oficios múltiples; porque aquí se menciona a las personas y las dependencias a quienes va dirigido el oficio.

TIPOS DE OFICIO

Oficio Simple o Directo.- Este tipo de documento se utiliza cuando el texto o contenido va dirigido a una sola persona. Generalmente en caso de una invitación, una petición, agradecimiento o información, He eventos o actividades culturales o deportivas. También cuando un gerente se dirige a una empresa para gestionar algún servicio.

Oficio Múltiple. Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a distintos y varios destinatarios y por esta razón

las instituciones o dependencias tiene hasta el número de oficio, dejando puntos suspensivos para escribir el nombre y el cargo de destinatario, sólo para colocar cuando el caso lo requiera; además esto ayuda a agilizar el proceso que dure la documentación.

DISTRIBUCIÓN, que viene a ser la última parte de este tipo de oficio.

TRANSCRIPCION DE OFICIO

Es un documento que sirve para transcribir el contenido del oficio tal como se da en el original, íntegramente y sin ninguna alteración. Todo el fragmento o párrafo transcrito debe ir entre comillas y fiel al original. Mediante este documento se emiten: resoluciones, circulares, directivas o en otros casos del mismo oficio.

ÁREA DE DIFUSIÓN

El oficio define en dos niveles: Nivel Externo, es decir, fuera de una institución; y Nivel Interno, dentro de ella.

A nivel externo, establece comunicación con personas ajenas a la entidad, especialmente con aquellos que ocupan cargaos directivos.

A nivel interno, enlazan a los que desempeña funciones de dirección dentro de una entidad o institución

PARA FIRMAR OFICIOS

Los oficios de circulación externa, son firmados solamente por la máxima autoridad de la institución o por quien hace sus reses. Abandonando asuntos específicos del trabajo. Los oficios de circulación interna, confirmados por quien desempeñan cargos directivos en la institución.

EJEMPLOS

Oficio No 94 REAR CECIB CCCampana Cocha, 26 de julio de 2011

LicenciadoVíctor TorresJEFE DE PLANEAMIENTO DE LA DIPEIB NPresente,

En calidad de Director de la Red Escolar Autónoma Rural de Centros Educativos Comunitarios intercultural Campana Cocha, con Acuerdo Ministerial No Intercultural Campana Cocha, con Acuerdo Ministerial No 462 de 10 de julio 2010, solicito visto bueno para la renovación de contrato de los maestros que detallo en cuadro adjunto.

Atentamente,

Prof. Carlos SánchezDIRECTOR DE LA RED

MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y COMUNICION

Tena, 8 de julio del 2011

Sección, DEPARTAMENTO FINANCIEROAsunto. Adquisición de Maquinaria

Señores DIRECTORES DE DEPARTAMENTOSPresente,

Señores Directores

Con fecha de 02 de julio hemos recibido el oficio N. 440 del DEPARTAMENTO DE EQUIPOS con la disposición que nos permitimos transcribir con el objeto de que se le dé fiel cumplimiento. Para agilitar los tramites de adquisición de maquinarias y más equipos del programa, caminos vecinales del presente año, se le solicita presentar sus informes a más tardar hasta el 20 de este mes.Requerimos los informes de los departamentos a su cargo, hasta el 15 del presente mes, ya que solo con ellos podemos elaborar el nuestro adjunto enviamos formatos correspondientes.Agradecemos su inmediata atención.

Atentamente,

EC. Gorge LópezDIRECTOR FINANCIERO

Adj. Formato de informes

REPUBLICA DEL ECUADOR MINISTERIO DE EDUCACION Y CULTURA

Sección, JEFATURA GENERAL DE EDUCACION MEDIAAsunto. Pase Administrativo

Quito, 24 de julio del 2011

Señora DIRECTORA DE LA ESCUELA NAPOTena,

Señora Directora.

Para su conocimiento y más fines, comunico a usted que la Sra. Lic. Bertila Carmen Vinuesa Gómez profesoras de la Escuela de su dirección, ha pasado a presentar servicios profesionales en el Colegio Ángel Polibio Chávez de esta Ciudad, y que seguirá constando en el rol de pagos de esa Escuela hasta cuando se cree la partida respectiva en el presupuesto en el mencionado Colegio.

Atentamente,

Dr. Jacinto Pérez LascoDIRECTOR GENERAL DE EDUCACION