OTS RoadShow 2015 - Πάτρα: Ηλεκτρονική Διαχείριση Διαδικασιών

OTS RoadShow 2015 – Πάτρα

22 Μαΐου 2015

Λιτσαρδόπουλος Στέφανος Εμπορική Διεύθυνση

OTS RoadShow 2015 - Πάτρα

Εν αρχή ην το Πρωτόκολλο

• Η OTS είδε το Πρωτόκολλο από μια άλλη σκοπιά.• Είδαμε μια ευκαιρία ο φορέας να λειτουργήσει μεθοδικά

γρήγορα, απλά• Προσπαθούμε να καταρρίψουμε τον κανόνα πως η

πρωτοκόλληση εγγράφων είναι μόνο για το γραφείο πρωτοκόλλου

Καλύψαμε τις ανάγκες των φορέων για την Τήρηση Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου


Το Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο μπορεί να εξελιχθεί σε κάτι διαφορετικό

Και εγένετο Ηλεκτρονική Διακίνηση Εγγράφων


Άμεση και Γρήγορη χρέωση Εγγράφων


• Ποιος ο σκοπός της διακίνησης των εγγράφων;• Με ποιο τρόπο ο οργανισμός διεκπεραιώνει τις καθημερινές

του υποχρεώσεις;• Ποιες εργασίες καθυστερούν και πως μπορούμε να

βοηθήσουμε τα στελέχη μας;• Ποια είναι τα εμπόδια που πρέπει να ξεπεραστούν για την

πιο εύρυθμη λειτουργία της υπηρεσίας;

Ηλεκτρονική Διακίνηση Εγγράφωνείναι το ΜΕΣΟ


Διαχείριση Διαδικασιών είναι ο ΣΚΟΠΟΣ

Η Ηλεκτρονική Διαχείριση Διαδικασιών αποτελεί μια διαδικτυακή πλατφόρμα για τον έλεγχο των διαδικασιών ενός οργανισμού μέσω της τυποποίησης, εκτέλεσης και διακίνησης εγγραφών


• Τυποποίηση πραγματικών και καθημερινών λειτουργιών του Φορέα

• Τεκμηρίωση της γνώσης ενός Οργανισμού και εν συνεχεία η γνώση να είναι προσβάσιμη σε όλους

• Ένα εγχειρίδιο λειτουργίας του Οργανισμού

Τι θέλαμε να πετύχουμε;


ΟΧΙ ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΑΛΛΑ ΕΡΓΑΛΕΙΟ


ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ

ΟΡΓΑΝΟΓΡΑΜΜΑ


ΧΡΗΣΤΕΣ - ΡΟΛΟΙ


ΚΑΤΑΓΡΑΦΗ - ΙΧΝΗΛΑΤΗΣΗ


ΟΔΙΚΟΣ ΧΑΡΤΗΣ ΒΗΜΑΤΩΝ


ΥΠΟΣΤΗΡΙΚΤΙΚΑ ΕΝΤΥΠΑ


ΕΝΑΡΞΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ


ΣΥΜΠΛΗΡΩΜΑΤΙΚΑ ΕΓΓΡΑΦΑ


ΕΚΚΡΕΜΟΤΗΤΕΣ & ΑΛΛΑΓΕΣ

OTS RoadShow 2015 – Ιωάννινα


ΨΗΦΙΑΚΗ ΥΠΟΓΡΑΦΗ ΕΓΓΡΑΦΩΝ

ΣΤΑΤΙΣΤΙΚΑ ΕΚΤΕΛΕΣΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝΔιοίκηση βασισμένη σε δεδομένα


ΟΦΕΛΗ• Αυτοματοποιημένη ανάθεση εκτέλεσης

εργασιών • Δημιουργία δεξαμενής όλων των εγγράφων

για τη διαδικασία, χρήσιμα έντυπα, οδηγίες εκτέλεσης, νομοθεσία με αποτέλεσμα την αρχειοθέτηση όλων των εγγράφων.

• Συμμετοχή μόνο των αρμοδίων για την εκτέλεση και ολοκλήρωση των διαδικασιών. Πλήρη ενημέρωση για το ποιος υπάλληλος έχει αναλάβει τι, ποιος είναι ο πραγματικός χρόνος εκτέλεσης κάθε διαδικασίας

• Κάθε χρήστης με δικαίωμα υπογραφής μπορεί εύκολα και γρήγορα να υπογράψει ψηφιακά ένα έγγραφο.

• Πρωτοκόλληση εγγράφου σε κάθε στάδιο της διαδικασίας (διασύνδεση με σύστημα Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου).

• Πληροφόρηση σε κάθε στάδιο που βρίσκεται το κάθε βήμα, λήψη ενημερώσεων μέσω email ή sms για κάθε ανάθεση ή ολοκλήρωση

εργασίας και διαδικασίας. Πότε ξεκίνησε και πότε ολοκληρώθηκε με δυνατότητα παρακολούθηση των στατιστικών εκτέλεσης κάθε διαδικασίας.

• Ταχύτερη υλοποίηση διαδικασιών και εργασιών σε Οργανισμούς.

• Ιδανικό σύστημα για εκτέλεση διαδικασιών ISO.

• Πλήρη γνώση του όγκου εργασίας των τμημάτων με αποτέλεσμα την τεκμηριωμένη άποψη για ενίσχυσή των τμημάτων με ανθρώπινο δυναμικό ή τη μεταβίβαση αρμοδιοτήτων σε άλλα τμήματα.


• Τυποποίηση• Απλοποίηση• Αυτοματοποίηση• Μείωση Κόστους• Αύξηση Αποτελεσματικότητας• Καλύτερη ποιότητα εξυπηρετήσεις πολιτών & επιχειρήσεων

ΟΦΕΛΗ


ΕΥΧΑΡΙΣΤΩ

για την προσοχή σας !

www.ots.gr

https://www.facebook.com/OTS.GR

https://twitter.com/otsgr

https://www.youtube.com/user/otssocial

Μπορείτε να ενημερώνεστε για τα νέα μας προϊόντα και υπηρεσίες …

http://www.ots.gr/

https://www.facebook.com/OTS.GR

https://twitter.com/otsgr

https://www.youtube.com/user/otssocial

Technology

OTS RoadShow 2015 - Πάτρα: Ηλεκτρονική Διαχείριση Διαδικασιών