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Panorama de la collecte d’archives électroniques
dans les collectivités
Groupe Am@e (AAF), représenté par
Florence BERNIGAUD et Céline SENAME
30 mars 2016
L’enquête
� Les dates clefs :
– Enquête conçue en octobre-novembre 2015
– Diffusée en décembre 2015 et clôturée le 30 janvier 2016
– Analyse des résultats en février-mars 2016
� Méthode et acteurs de conception et de validation
du questionnaire
– Souhait d’ouvrir un maximum cette enquête afin de tenir
compte des (nombreux) projets en cours
� Méthode et acteurs d’analyse des réponses
L’enquête
• 257 réponses
et 202 analysées
L’enquête
� 1er objectif : connaître les archives électroniques
collectées… et aller plus loin…
� Objectifs :
– Identifier le contexte de la collectivité, du service
d’Archives et du système d’information concerné
– Décrire la démarche d’archivage électronique
– Connaître la stratégie de collecte électronique
– Les archives collectées et leur diffusion
– Des analyses de cas, au choix des répondants
Les résultats
La collectivité type compte 2000 agents et son service d’archives moins de 10 ETP
� Collectivités au profil homogène
• Collectivités au profil plus hétérogène
Collectivités Agents Service archives
12 régions 1/3 entre 1000 et 2000 agents 90 % moins de 10 ETP
41 départements ¾ entre 1000 et 5000 ½ : moins de 30 agents
Collectivités Agents Service archives
40 intercommunalités ½ moins de 1000 agents 85 % moins de 10 ETP
109 communes 3/4 moins de 2000 agents
4 de plus de 5000 agents
90% moins de 10 ETP
Les résultats
� Ce que savent les archivistes sur le SIBeaucoup de réponses incomplètes…
- Volumétrie du SI : inconnue pour les 2/3
- ½ des SI gérés en interne
- entre 100 et 200 applications (départements)
- politique de sécurité validée (26%)
- stockage des données sécurisé et répliqué:
- Désignation d’un référent pour les questions
d’archivage électronique 20%
Les résultats
Le projet d’archivage électronique
Stratégie et axes de travail
Le projet d’archivage électronique
60%des répondants démarrent
ou ont une démarche en cours
� Les actions menées :
Des chiffres qui démontrent la stratégie généralement employée – on y décèle les grandes étapes et la progression des projets :
- Sensibilisation décideurs/agents
- Diagnostic : sur la production et les besoins
- Collecte
- Communication
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
ÉTAPE 1
ÉTAPE 2ÉTAPE 3
ÉTAPE 4
Le projet d’archivage électronique
� Le recours à une assistance à maîtrise d’ouvrage (AMOA)
¼ des répondants avec AMOA
– Départements (47 %) et régions (29) surtout
Sujets multiples, notamment pilotage et cadrage
Efficacité relative vis-à-vis de la mise en œuvre de la
collecte
Le projet d’archivage électronique
� Les alliés de l’archiviste
Le projet d’archivage électronique
0 20 40 60 80 100 120
Service Qualité
PRADA - Personne responsable de l'accès
aux documents administratifs
Chargé de mission Open data
Correspondant Informatique et Libertés
Service des Affaires juridiques
Référent Sécurité du SI
Chargé de mission dématérialisation
(e-administration)
Chef de projet informatique
� Le rôle des correspondants-archives
Seulement 12 collectivités
signalent le rôle moteur des correspondants
dans la collecte d’AE
Alors qu’une majorité de collectivités déclarent s’appuyer sur un
réseau de correspondants archives (62%)
Encore peu de correspondants ont fait l’objet d’une
sensibilisation ou d’une formation à l’AE (18%)
Le projet d’archivage électronique
Les outils :
� La boîte à outils Astaré (AAF)
44 collectivités
déclarent utiliser la boîte à outils Astaré
� Recensement des applications
38% des collectivités,
en grande majorité encore au fil de l’eau
Seules 20 procèdent à un recensement global pour prioriser
leurs actions (10%), principalement en commune et
intercommunalité
Le projet d’archivage électronique
Le projet d’archivage électronique
� Modes de communication sur l’archivage électronique
Le projet d’archivage électronique
� Les collectivités dénoncent
principalement le manque
de portage par les décideurs
(62%)
� Puis, quasiment au même
niveau, le manque de
moyens et de compétences
sur ce sujet
� Les freins au projet d’archivage électronique
Les résultats
Le système d’archivage électronique
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60%
à l'étude
déployé
pas de SAE
SAE
Le système d’archivage électronique
47 %
� Périmètre du SAEDans les collectivités qui ont un SAE en production ou en projet :
Le système d’archivage électronique
Les 2
Intermédiaire
Définitif
1/5e avec mutualisationou mutualisation prévue
SAE mutualisé
15%
Mutu prévue
6%
� Périmètre du SAE
15% de SI Archives mixtes
Dans les autres cas :
1/10e avec interfaçage
1/5e avec interfaçage prévu
mais pas encore opérationnel Intermédiaire
Le système d’archivage électronique
Mixte
2 outils distincts
Les résultats
La collecte
� Collecte déjà effectuée
Sur 122 collectivités engagées sur l’archivage électronique :
� 21 % ont collecté
� 60 % ont des collectes prévues dans les 2 ans
� Producteurs visés :
� Service de la collectivité : 67 %
� Service de l’Etat : 21 %
� Service d’autres collectivités 14 %
� Personne physique ou morale 12 %
� Elus : 10 %
� Organisme privé chargé d’une mission de service public : 5 %
� Année de démarrage : 2007
� Archivage définitif à 45 %
Intermédiaire
Le système d’archivage électronique
0 2 4 6 8 10 12 14 16 18
Plans
Contenus internet
Mails
Contenus intranet
Marchés publics
Données sociales
Documents graphiques
Arrêtés
Finances - flux PESv2
Finances - autres données
Archives orales
Archives audiovisuelles
Délibérations
Autres actes soumis au contrôle de légalité
Photographies
Autre
Documents bureautiques
� Types d’archives collectées : 96 opérations signalées
Intermédiaire
Le système d’archivage électronique
Encore à explorer
Intermédiaire
Le système d’archivage électronique
� 1/3 des collectivités ont rédigés des profils
d’archivage dont :
� 75 % régions
� 44% départements
Intermédiaire
Le système d’archivage électronique
� 31 % de transfert par supports amovibles
Le système d’archivage électronique� Modalités de stockage
� Interne � Externe
26%
3%
22%
� Évolution des pratiques de gestion suite à la mise en place ou à l’étude d’un SAE
� Mise en œuvre de tableau de gestion mixte pour 1/3 des
collectivités
� Adaptation grille de récolement : 7 %
� Dématérialisation partielle des procédures archivistiques
(bordereaux) : 16 %
� Pas de signature électronique
Intermédiaire
Le système d’archivage électronique
� Collecte à venir :
72 collectivités
annoncent se lancer dans les 2 prochaines années
Le système d’archivage électronique
17
28
23
4
Intercommunalités
Communes
Départements
Régions
� Typologies visées à l’avenir : 338 opérations prévues
Intermédiaire
Le système d’archivage électronique
0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50
Contenus intranet
Contenus internet
Mails
Documents graphiques
Archives orales
Archives audiovisuelles
Plans
Données sociales
Photographies
Documents bureautiques
Finances - autres données
Autres actes soumis au contrôle de légalité
Arrêtés
Délibérations
Marchés publics
Finances - flux PESv2
Les résultats
Les études de cas
Les études de cas
� 45 cas décrits
8
1122
4
Intercommunalités Communes Départements Régions
� Cas analysés plus nombreux en Départements, mais assez homogènes :
essentiellement liés aux projets de dématérialisation (actes, marchés…).
Spécificités plutôt liées aux archives audiovisuelles
� Proportion de cas moins importante en communes, mais plus grande
hétérogénéité :
grand livre comptable, photographies, discours…
Les études de cas
Tendances générales (1/4)
� Cotation62% en W
24% sans cotation
4% série spécifique
� Volumétrie1/2 = à comptabiliser en Go
1/3 = en Mo
1/10 = en To
W
Pas de cotation
Autre
Les études de cas
Tendances générales (2/4)
� LeviersLe top 3 :
1. Implication de l’archiviste missionné
2. Demande du service producteur
3. Implication du service informatique
� FreinsLe top 3 :
1. Manque d’outils
2. Manque de moyens humains
3. Manque de temps côté services versants
� Risques à éviter grâce à la collecte :
à la fois patrimoniaux (42%) et réglementaires (36%)
Les études de casTendances générales (3/4)
� Conséquence de la collecte : Dans 18% des cas, ajout de métadonnées dans le SI de production
� Automatisation de la collecte assez faible :Dans 67% des cas, les exports et traitements sont encore manuels
� Les bordereaux de versement
0
5
10
15
20
25
SEDA avec profil d'archivage Bordereau de versement
classique (manuel)
Seuls les contenus de
données sont collectés
Les études de cas
� Le cas du grand livre comptable
Les résultats
Communication et valorisation
Communication SAE à l’étude ou déployés
• Une communication faible
– 1/3 sans demande
– 16 % archives non accessibles
• 2 modalités de recherche
– base de données mixte
– sans application
• Public à 90 % interne
Valorisation des archives collectées
50 %de la valorisation est
réalisée par les services de la
collectivité
Intermédiaire
Les résultats
Portraits chinois
Les portraits chinois