Sistemas de Productividad

Prof. Verenice Rodríguez Ruiz

23 de noviembre de 2011

Objetivo general

• Al finalizar el tema, la audiencia identificarán los diferentes métodos y técnicas para llevar a cabo el resguardo de los documentos que se generen en su área de trabajo, tanto en papel como electrónicamente.

Objetivos específicos

• Definir los siguientes términos:

– Información

– Documento

– Administración de documentos

• Explicar la importancia del proceso de la comunicación de los negocios.

Objetivos específicos

• Indicar por qué son importantes los sistemasde administración de documentos y de bases de datos.

• Explicar la importancia de los documentospara los individuos y los negocios.

• Presentar ejemplos de diferentes documentosnecesarios para los individuos y los negocios.

Algunos términos

• Información

– Recurso vital para las empresas

– Esta compuesta de:

• Datos numéricos

• Alfabéticos

• Símbolos

– Todos organizados de cierta forma

Algunos términos

• Documentos

– Cualquier clase de dato o información contenidaen diferentes medios.

– Pueden estar en forma:

• Oral

• Escrita

• Visual

Algunos términos

• Comunicación

– Es el proceso esencial en las relacionesinterpersonales y comerciales.

– Es importante para las instituciones porquele permite poder lograr sus propósitos.

–Nos permite intercambiar información la cual es vital para que las institucionespuedan llevar a cabo sus operaciones.

Sistema de administración de documentos

• La administración de documento en lasorganizaciones trabaja con el control, retención y seguridad de los documentos.

• Pueden ser documentos

– En papel

– Electrónicos

Administración de documentos e información

• Es un proceso de planificar, organizar, dirigir y contralar todas aquellas actividadesrelacionadas:

– Creación y mantenimiento de documentos

– Conservación temporera

– Localización, protección y control

– Uso y disposición

– Conservación permanente

Propósito de la administración de documentos

• El archivo de documentos es vital para lasorganizaciones ya que permiten el:

– manejo

– conservación

– localización

– producción

– uso eficaz

Propósito de la administración de documentos

• La administración de documentos conlleva:

– planificación

– organización

– dirección

– control de información

• El archivo es esencial en el proceso de administración y conservación de documentos.

Necesidad de documentos

• Los documentos son importantes y necesariospara una empresas ya que estos sirven como:

– base para la toma de decisiones

– ayudan en la planificación

– evidencia

– propósitos de impuestos

– apoyo a procedimientos legales

– cumplir con requisitos legales

– base histórica

Algunos documentos son:

• cartas

• memorandos

• informes

• estados financieros

• facturas

• cheques

• licencias

• solicitudes

• manuales

• planos

• presupuestos

• libros

• revistas

• catálogos

• mapas

• documentos legales

• fotografías

• cotizaciones

Medios de almacenaje de información

• papeles

• cintas magnéticas

• memorías portátiles

• fotos

• vídeos

• cintas de audio

• discos flexibles

• discos duros de computadoras

• discos ópticos

• discos compactos

• microformas

Costo del sistema

• En todas sus fases representa altos costos paralas empresas.

• Altos costos en:– equipo

– espacio

– materiales

– Personal capacitado• manejo

• creación

• conservación

¿Cómo bajar los costos?

• Conservando solamente los documentosnecesarios y por el tiempo de utilidad de estos.

Algunos datos de interés

• Una de las principales amenazas que enfrentatoda organización para proteger su información es el factor humano.

• Los estudios demuestran que el 75% de los incidentes de seguridad son causados porerrores o por desconocimiento humano.

Algunos datos

• La seguridad de informática es vital para cualquier empresa.

• Cada vez es más importante identificar al trabajador o usuario que accede a un ordenador o a un software.

Tecnología de información

• Medios para capturar, manejar, distribuir y almacenar electrónicamente imágenes, datos, palabras y voces.

• Beneficios

– Mejora la infraestructura de la organización

– Proporciona instrumentos más eficaces para la ejecución de labores

– Propicia el rediseño de procesos de trabajo

¿Por qué conservar la informacióndigital?

• Administrativo

• Informativo

• Legal

• Cultural

Porsu

valor

• Redes de comunicaciónInternet

• Planes de digitalizaciónde documentos

Por sufacilidad

de difusión

Aspectos que comprenden la seguridad de datos

• Integridad

–La información debe estar protegida de una posible destrucción, modificaciónaccidental o intencional.

• Privacidad

–Los datos no deben estar disponibles a los accesos no autorizados.

Aspectos que comprenden la seguridad de datos

• Integridad y autenticidad

– Las transacciones no deben ser modificadasen su trayecto.

– Se debe asegurar que quien las generó esquien dice ser.

–Mantenga integridad física del osdispositivos de red como servidores, switches, entre otros.

Aspectos que comprenden la seguridad de datos

• Confiabilidad– El uso de la red no debe ser con fines que no

estén contemplados por las políticas de utilización.

• Disponibilidad

– La red debe estar disponible siempre y con la eficiencia necesaria, aún ante fallasinesperadas.