Sistema de Gestión de Contratos

Consultoría TI – Software Factory

Módulos

Introducción Beneficios

Diseño

Casos de Éxito

Agenda

Introducción

Consultoría TI – Software Factory

Sistema de Gestión de Contratos

Introducción

La gestión de contenidos se convierte en una pieza clave e innovadora para la estrategia empresarial y el retorno de la inversión.

Los contratos desempeñan un papel vital en todas las relaciones empresariales entre una empresa, sus clientes, proveedores y socios. Por consiguiente, la capacidad de una empresa para ejercer un mayor control sobre los procesos de gestión de contratos tiene un impacto positivo directo sobre el desempeño financiero de la empresa y su exposición a riesgos.

Beneficios

Consultoría TI – Software Factory

Sistema de Gestión de Contratos

Beneficios

Facilita la creación de los contratos a través de plantillas, posibilitando la reutilización de cláusulas ya redactadas.

Alta confidencialidad de la información. A través del manejo de diversos perfiles y permisos de usuarios.

Optimiza el proceso de revisión y aprobación interna. A través de reportes que permiten tomar acciones correctivas en la actual gestión.

En definitiva, ofrece eficiencia y seguridad en el proceso de creación, revisión, aprobación y archivado de los contratos.

Rápida búsqueda y recuperación de los contratos en formato electrónico.

Mantiene informadas, mediante notificaciones al correo electrónico, a las personas involucradas en la gestión del contrato de todas las acciones que se realizan sobre el mismo.

Módulos

Consultoría TI – Software Factory

Sistema de Gestión de Contratos

Administración del Sistema

Módulos

Administración del

Requerimiento

LicitaciónConcursos

Generación del Contrato

Administración del Contrato

Cierre del Contrato

Administración del Sistema

El sistema contará con las opciones de mantenimiento de listas bases, de configuración y parámetros generales, que permitirá al Administrador del sistema dar mantenimiento a la aplicación. Se considerara en el aplicativo los siguientes mantenimientos:

Mantenimiento de Tipos de Contratos

Mantenimiento de Área

Mantenimiento de Correlativos

Mantenimiento de Moneda

Mantenimiento de Procedencia

Mantenimiento de Seguros

Mantenimiento de Tipos de Fianza

Mantenimiento de Modalidad de Contratación

Mantenimiento de Compañías Aseguradoras

Mantenimiento de Correspondencia

Administración del Requerimiento

Permitirá a un usuario de cualquier área de la empresa poder registrar un requerimiento relacionada a una necesidad.

El usuario podrá consignar datos como: Título del requerimiento, Tipo de requerimiento, Área solicitante, Descripción de la necesidad o requerimiento y Datos adicionales.

El requerimiento será enviado al Área de Contratos para su revisión y aceptación.

El Sistema contará con bandejas de revisión como las siguientes: Bandeja de Requerimientos Registrados y Bandeja de Recepción de Requerimientos.

Licitación/Concursos

Permitirá a un usuario de cualquier área de la empresa poder gestionar un concurso.

El sistema tendrá la capacidad de poder crear por cada concurso un “marco de trabajo”, en el cual participen: Los usuarios que registraron la necesidad, Área de Contratos, Área de Apoyo y Contratistas.

Este marco de trabajo será representado por un sitio de trabajo de colaboración el cual por cada concurso creado se creará un sitio en base que contendrá las siguientes funcionalidades: Biblioteca de Sitios, Biblioteca Centralizada de Alcance de Servicio, Biblioteca Centralizada de Bases de Concurso, Biblioteca de Cronograma, Biblioteca de cartas, Visita a Terreno, Consulta de Postores, Absolución de Consultas, Propuestas de Postores, Evaluación de Propuestas, y Bibliotecas de Cartas de Agradecimiento.

Generación del Contrato

Permitirá a un usuario del Área de Contratos poder gestionar la creación de los contratos.

El sistema web de Gestión de Contratos tendrá la capacidad de administrar y disponer de plantillas de contratos, para lo cual se contará con un Módulo de Generación de Contrato que estará basado e integrado a los siguientes componentes del sistema: Biblioteca de Formulación de Contratos y Biblioteca del Contrato.

Formulación de Contratos: El usuario del área de contratos podrá crear los documentos de formulación base a plantillas que podrá ser seleccionadas dentro del área documental, el cual tendrá la funcionalidad de ser versionada.

Biblioteca del Contrato: El usuario del área de contratos podrá almacenar el contrato suscrito con cada proveedor en una biblioteca documental con la posibilidad de considerar el versionamiento.

Administración del Contrato

La gestión de contenidos se convierte en una pieza clave e innovadora para la estrategia empresarial y el retorno de la inversión.

El sistema podrá administrar los contratos generados en el módulo de “generación de contratos” desde la opción de Gestión del Contrato, la cual permitirá gestionar el tema de valorizaciones para pagos parciales del contrato.

El usuario del área de contratos podrá almacenar los documentos que sustenten la generación de work order, change order o adendas en el aplicativo con la posibilidad de considerar el versionamiento de los documentos.

Se podrá asociar en un calendario colaborativo hitos y fechas relevantes relacionadas con un proveedor o contrato.

El sistema permitirá asociar una evaluación de desempeño del contratista mediante un formato tipo check list.

Cierre del Contrato

El sistema permitirá gestionar el cierre de un contrato y así facilitar el proceso a través de controles respectivos hacia el contratista luego de terminar de llenar el “Checklist de cierre de contrato”.

El administrador de contratos podrá actualizar el documento “estado del documento” a Contrato CERRADO, con el cual se da por finalizado el contrato por parte de la Jefatura de Contratos.

Diseño Técnico

Consultoría TI – Software Factory

Sistema de Gestión de Contratos

Diseño Técnico

IDE Desarrollo: Visual Studio 2010

Servidor Web: Internet Information Server 7.0

Microsoft SharePoint Server 2010 Server Enterprise

Versión Framework: Microsoft Framework 3.5

Motor de Base de Datos: SQL Server 2008 R2 Enterprise

Presentación: Asp .Net WebForms, AjaxToolkit, Jquery.

Casos de Éxito

Consultoría TI – Software Factory

Sistema de Gestión de Contratos

Casos de Éxito

Minera Chinalco

Xstrata Tintaya