Course Data Integration in Matrix

Tim Roberts

HiHistory

• Course Browser launched 2004.

• All data supplied in Access database by IRM. 

• ColdFusion application built to deliver dynamic content.

• Data updated  on an irregular basis.

M t M t iMove to Matrix

• 2006 ACU implemented Matrix.

• All standard web content imported to Matrix CMS• All standard web content imported to Matrix CMS.

• Looked into moving our externally developed applicationsLooked into moving our externally developed applications within Matrix.

• Including Course browser.

P j t G lProject Goals• Present marketing course information on main site• Present marketing course information on main site.

• Display admission data.p y

• Provide a way for prospective students to direct apply from the course page.

• Provide a one page printable information sheet for a single• Provide a one page printable information sheet for a single course.

Ch ll d R i tChallenges and Requirements• Much of the admissions data exists in an Oracle basedMuch of the admissions data exists in an Oracle based 

enterprise student system.

• Want to be able to combine this data with marketing orientedWant to be able to combine this data with marketing oriented data.

• Do it in a way to avoid duplication of data and remove the• Do it in a way to avoid duplication of data and remove the need to re‐enter information.

Di l t t t b t ll d b O l f d d IRM• Display content to be controlled by Oracle feed and IRM.

• Authoritative source for Marketing information.

Methods

• Use metadata to hold course marketing data.

• Use Matrix data module to bring in external data.

• Match the data sources together using a common identifier.

D t TData Types

• Metadata

• Oracle Data

Why Metadata?

• Advantages over standard page content.

• Structured

I h it h• Inherit schema

• Easy to access variables via Matrix keywordsEasy to access variables via Matrix keywords

Metadata Schema

C i CCreating a CourseAsset builder

O l DOracle Data

• Where is this data?

• What data do we need?

H d d t ?• How do we access data?

• Move to MySQLMove to MySQL

Move to MySQL

• Use database which is part of our system architecture

• Addition of required display variables

• Forms table

• Units table

MySQL to Matrix

Access data via DB Connector

DB Connector

MySQL to Matrix

Creation of DB data source

DB Data Source

Matching Data ‐ Dynamic Inputs

MySQL to Matrix

Creation and set up of asset lists

D A LiData Asset Lists

Course Asset listsSt d d t li t• Standard page asset lists

• Allow selection of courses via a listAllow selection of courses via a list

• Controlled by IRMy

• Didn’t uses dynamic database lists.

• Creation of Page discipline and URL table

Di i li PDiscipline Pages

Design

• Paint layout or Parse file?

• Design set up?

C t i ti ?• Customisations?

D i C i iDesign Customisations• 4 main customisations• 4 main customisations

• Allow display to vary slightly for different course typesAllow display to vary slightly for different course types

• Main customisation has 85 design areas.

D i C i i M dDesign Customisations MetadataShow ifShow if

Dynamic Design CustomisationNo International courseNo International course

Application

A ti /I ti d d t O l f d

Links to common application page

Active/Inactive dependent on Oracle feed. 

Links to common application page. 

Application Page

Pass required URL variables to student system

A li i S d SApplication Student System

Student logs in. Choices are pre‐populated in the student system

Export of DataT f f d t M t d t d DB d t• Two forms of data ‐Metadata and DB data

• Export as XMLExport as XML

• Export to Wordp

XML Asset List

Export XMLExport XML

C W d DCourse Word Document

FFuture

• Use of SharePoint and workflow

• Export course documents to SharePoint• Export course documents to SharePoint 

• Approval and update part of manageable processApproval and update part of manageable process

• Move to a more expansive system to contain all course data.