01.05.2301.05.23 11

BÜROLARDA TEKNOLOJİ BÜROLARDA TEKNOLOJİ

(3.Bölüm)(3.Bölüm)

Öğr.Gör.Betül ŞAHİNÖğr.Gör.Betül ŞAHİN

01.05.2301.05.23 22

BaşlıklarBaşlıklar Büro OtomasyonuBüro Otomasyonu Temel AltyapısıTemel Altyapısı Sistemin YararlarıSistemin Yararları Karşılaşılan ProblemlerKarşılaşılan Problemler Büro Yönetimi TeknikleriBüro Yönetimi Teknikleri

01.05.2301.05.23 33

Büro OtomasyonuBüro Otomasyonu

Sanayi devrimiyle fabrika iş yeri gibi büyük Sanayi devrimiyle fabrika iş yeri gibi büyük işletmelerin çoğalması sonucu büro işletmelerin çoğalması sonucu büro elemanlarına ihtiyaç duyulmuş.elemanlarına ihtiyaç duyulmuş.

Rekabetin yaşandığı zamanda ise bürolarda Rekabetin yaşandığı zamanda ise bürolarda çalışanlarında kendi aralarında uzmanlaşmaları çalışanlarında kendi aralarında uzmanlaşmaları gerektiği savunulmuştur.gerektiği savunulmuştur.

01.05.2301.05.23 44

Büro Otomasyonu, büro Büro Otomasyonu, büro hizmetlerinde,elektronik makineler ve hizmetlerinde,elektronik makineler ve bilgisayarlarla işlerin yapılması ve yine bilgisayarlarla işlerin yapılması ve yine bilgisayarlarla denetlenmesi olarak bilgisayarlarla denetlenmesi olarak tanımlanabilir.tanımlanabilir.

01.05.2301.05.23 55

1980 den bu yana gelişme göstermiştir. 1980 den bu yana gelişme göstermiştir. Özellikle eğitim Özellikle eğitim

ticaret,fabrika,otel,restoranlarda geniş ticaret,fabrika,otel,restoranlarda geniş uygulama alanı bulmuştur.uygulama alanı bulmuştur.

Özel sektörün büro otomasyonundan Özel sektörün büro otomasyonundan yararlanmasında birinci sebep %38 oranında yararlanmasında birinci sebep %38 oranında iletişim kolaylığı ve organizasyon etkinliğidir.iletişim kolaylığı ve organizasyon etkinliğidir.

01.05.2301.05.23 66

İkinci sırada, %28 oranında iş ilgili sorunların İkinci sırada, %28 oranında iş ilgili sorunların çözülmesi,çözülmesi,

Üçüncü sırada, %14,4 oranında Teknik Üçüncü sırada, %14,4 oranında Teknik nedenler ve iş tasarımı,nedenler ve iş tasarımı,

Diğer bir sebepte %3.9 oranında Takım Diğer bir sebepte %3.9 oranında Takım çalışmasının iyileştirilerek personel çalışmasının iyileştirilerek personel azaltılmasına gidilmesi azaltılmasına gidilmesi

sayılabilir.sayılabilir.

01.05.2301.05.23 77

Otomasyon ile elde edilmesi arzulanan büro Otomasyon ile elde edilmesi arzulanan büro hizmetlerinin verimliliği,etkinliği,kalitesinin hizmetlerinin verimliliği,etkinliği,kalitesinin yükselmesidir.yükselmesidir.

Araçları nelerdir ?Bilgisayar, Araçları nelerdir ?Bilgisayar, telefon ,faks,teleks ve bunlara birlikte telefon ,faks,teleks ve bunlara birlikte daktilo,fotokopi mekanik araçlarda yardımcı daktilo,fotokopi mekanik araçlarda yardımcı araçlar sayılabilir.araçlar sayılabilir.

01.05.2301.05.23 88

Teknoloji kullanılmaya başlandıktan Teknoloji kullanılmaya başlandıktan sonra,arşivleme,dosyalama,evrak kayıt gibi sonra,arşivleme,dosyalama,evrak kayıt gibi işlemler bilgisayarla işlemler bilgisayarla yapılmaktadır.Faydası,evrak yoğunluğunu ve yapılmaktadır.Faydası,evrak yoğunluğunu ve hareketini hafifletir,çalışanın işlerini daha hareketini hafifletir,çalışanın işlerini daha düzenli ve zamanında yapmasını sağlar.düzenli ve zamanında yapmasını sağlar.

01.05.2301.05.23 99

Bu yüzden bu teknolojiyi kullanmak için Bu yüzden bu teknolojiyi kullanmak için mutlaka büro yönetimi eğitimi almış personele mutlaka büro yönetimi eğitimi almış personele ihtiyaç vardırihtiyaç vardır..

01.05.2301.05.23 1010

Sistemin AltyapısıSistemin Altyapısı Genel amaç üretkenlik ve Genel amaç üretkenlik ve

verimlilik.Verimlilik, insan emeğinden çok verimlilik.Verimlilik, insan emeğinden çok teknolojik araçların kullanmasıyla artırılır .teknolojik araçların kullanmasıyla artırılır .

Büro otomasyonunda kullanılan temel Büro otomasyonunda kullanılan temel teknolojik araçlar,teknolojik araçlar,

Bilgisayarlar,Bilgisayarlar, Fotokopi MakineleriFotokopi Makineleri Sunu Cihazları,Sunu Cihazları, Faks MakineleriFaks Makineleri

01.05.2301.05.23 1111

Sistemin YararlarıSistemin Yararları Bilgi ve teknoloji çağında, her türlü kurumsal Bilgi ve teknoloji çağında, her türlü kurumsal

yönetimde büro teknolojilerini kullanmaksızın yönetimde büro teknolojilerini kullanmaksızın rekabet edebilmek ve yaşayabilmek mümkün rekabet edebilmek ve yaşayabilmek mümkün değildir.değildir.

Geleneksel yöntemler,memur,daktilo,masa dır.Geleneksel yöntemler,memur,daktilo,masa dır. Yeni tekniklerde ise donanım,yazlım gibi Yeni tekniklerde ise donanım,yazlım gibi

bilgisayar ürünleri ile tüm dünyada aynı anda bilgisayar ürünleri ile tüm dünyada aynı anda bilgiye ulaşmak çok basitleşmiştir.bilgiye ulaşmak çok basitleşmiştir.

01.05.2301.05.23 1212

Veri tabanı ve ağ sistemleri ile bir Veri tabanı ve ağ sistemleri ile bir kurumun,kurum içimdeki tüm birimleri,ülke kurumun,kurum içimdeki tüm birimleri,ülke içindeki tüm şubeler ve diğer ülkelerdeki içindeki tüm şubeler ve diğer ülkelerdeki şubelerin (ses,görüntü,iletişim ve şubelerin (ses,görüntü,iletişim ve işlem)hareketleri izlenebilmektedir.işlem)hareketleri izlenebilmektedir.

Kağıt kullanımı büyük oranda Kağıt kullanımı büyük oranda düşmüştür.Arşiv, dosya sistemi,yazışmalar düşmüştür.Arşiv, dosya sistemi,yazışmalar elektronik ortamlarda yapılmaktadır.elektronik ortamlarda yapılmaktadır.

01.05.2301.05.23 1313

Özetle Büro otomasyonun yaralarını sıralarsak,Özetle Büro otomasyonun yaralarını sıralarsak, Hizmet üretimindeki maliyetler düşer,Hizmet üretimindeki maliyetler düşer, Verimliliği yükseltir,Verimliliği yükseltir, Büro yönetiminin kalitesini yükseltir,Büro yönetiminin kalitesini yükseltir, İş doyumu ve İş verimini yükseltir,İş doyumu ve İş verimini yükseltir, Kaynaklar daha verimli kullanılır,Kaynaklar daha verimli kullanılır, İnsan emeğine gereksinimi azaltır,İnsan emeğine gereksinimi azaltır, Kurumlar arası iletişim ve bilgi alışverişini Kurumlar arası iletişim ve bilgi alışverişini

hızlandırır.hızlandırır. Bürolardaki fiziki yapının daha rasyonel Bürolardaki fiziki yapının daha rasyonel

kullanılmasına yardımcı olur.kullanılmasına yardımcı olur.

01.05.2301.05.23 1414

Karşılaşılan ProblemlerKarşılaşılan Problemler Bilindiği üzere otomasyonda sistemi oluşturan Bilindiği üzere otomasyonda sistemi oluşturan

tüm araçlar teknolojik ürünlerdir.tüm araçlar teknolojik ürünlerdir. Teknolojiye sahip olmak yanında bu kültürü Teknolojiye sahip olmak yanında bu kültürü

kullanma bilincini de beraberinde kullanma bilincini de beraberinde getirmektedir.getirmektedir.

Yetişmiş elmanın olmaması bu aletlerden max Yetişmiş elmanın olmaması bu aletlerden max verimi almamızı engeller.verimi almamızı engeller.

Öğrenilecek kavramlar,özellikleri,kullanım Öğrenilecek kavramlar,özellikleri,kullanım alanları,fonksiyonları dır.alanları,fonksiyonları dır.

01.05.2301.05.23 1515

Bu sistemin sadece ofiste olması yeterlimidir?Bu sistemin sadece ofiste olması yeterlimidir? Bulunduğunuz şehirde ve ülkede de bu Bulunduğunuz şehirde ve ülkede de bu

otomasyon gelişmiş olmalıdır.otomasyon gelişmiş olmalıdır. Bu sistemler elektrik enerjisi ile Bu sistemler elektrik enerjisi ile

çalışmaktadır.Çok iyi bir altyapı yoksa da bu çalışmaktadır.Çok iyi bir altyapı yoksa da bu sistem istenilen düzeyde çalışmayacaktır.Bu sistem istenilen düzeyde çalışmayacaktır.Bu açıklamalar ışığında büro otomasyonunda açıklamalar ışığında büro otomasyonunda karşılaşılan güçlükler,karşılaşılan güçlükler,

01.05.2301.05.23 1616

Kalifiye personel,Kalifiye personel, Ülkenin teknolojik gelişmişlik düzeyi,Ülkenin teknolojik gelişmişlik düzeyi, Enerji dsağıtım sürekliliği,Enerji dsağıtım sürekliliği, Teknik servis desteğiTeknik servis desteği Ekonomik büyümüşlükEkonomik büyümüşlük Ar-Ge ye verilen önemAr-Ge ye verilen önem

01.05.2301.05.23 1717

Büro Yönetimi TeknikleriBüro Yönetimi Teknikleri Büro yönetiminin temel amacı nedir,Büro yönetiminin temel amacı nedir, İş, insan ve makine arasındaki uyumu İş, insan ve makine arasındaki uyumu

sağlamak ve en kısa zamanda,en kaliteli sağlamak ve en kısa zamanda,en kaliteli biçimde ve ekonomik şekilde verimliliğin biçimde ve ekonomik şekilde verimliliğin sağlanmasıdır.sağlanmasıdır.

Büro çalışanı işleri basitleştirerek verimli Büro çalışanı işleri basitleştirerek verimli olmayı amaçlamalıdır.olmayı amaçlamalıdır.

01.05.2301.05.23 1818

Büro yöneticileri bürolarda,işlerin Büro yöneticileri bürolarda,işlerin yapılması,planlama,programlar,örgütlenme,iş yapılması,planlama,programlar,örgütlenme,iş analizleri,iş dağılımı,başarı standartları analizleri,iş dağılımı,başarı standartları hazırlama,başarı değerleme,insan hazırlama,başarı değerleme,insan kaynaklarının etkili yönetimi için motivasyon kaynaklarının etkili yönetimi için motivasyon teknikleri geliştirme,iş basitleştirme,iş teknikleri geliştirme,iş basitleştirme,iş geliştirme gibi birçok faaliyeti geliştirme gibi birçok faaliyeti sürdürmektedir.Tüm bunalrın yerine sürdürmektedir.Tüm bunalrın yerine getirilebilmesi için en önemli şart eğitimdir.getirilebilmesi için en önemli şart eğitimdir.

01.05.2301.05.23 1919

Dosyalamada önemli bir işlevdir. Dosyalamada önemli bir işlevdir. PTT,teleks,faks,kargo,kurye,e-posta gibi PTT,teleks,faks,kargo,kurye,e-posta gibi haberleşme araçlarıyla gelen evraklar bu haberleşme araçlarıyla gelen evraklar bu çalışanlar tarafından alınmakta ve her çalışanlar tarafından alınmakta ve her arandığında bulunacak şekilde arandığında bulunacak şekilde sınıflandırılmaktadır.sınıflandırılmaktadır.

Bir evrak bulunamıyorsa veya çok uzun bir Bir evrak bulunamıyorsa veya çok uzun bir sürede bulunuyorsa hata var demektir.sürede bulunuyorsa hata var demektir.

01.05.2301.05.23 2020

Gelen evrak, tarih sayı vs. numaralarla gelen Gelen evrak, tarih sayı vs. numaralarla gelen Evrak Defterine kaydedilir.Sonra ilgili kişi Evrak Defterine kaydedilir.Sonra ilgili kişi veya birime imza karşılığı teslim edilir.Bu iş veya birime imza karşılığı teslim edilir.Bu iş için kullanılan deftere Zimmet Defteri için kullanılan deftere Zimmet Defteri denir.Dosyalama kayıt tutmanın zorunlu bir denir.Dosyalama kayıt tutmanın zorunlu bir sonucudur.sonucudur.

Neden dosyalamaya ihtiyaç vardır?Neden dosyalamaya ihtiyaç vardır?

01.05.2301.05.23 2121

Evrak akışında iki kaynak vardır.Kurum dışı ve Evrak akışında iki kaynak vardır.Kurum dışı ve kurum içi.Bir işletmedeki hızın temel kurum içi.Bir işletmedeki hızın temel noktasıdır.Haberleşme max.düzeyde olmalıdır.noktasıdır.Haberleşme max.düzeyde olmalıdır.

Dosyalama sistemi,Dosyalama sistemi, Alfabetik,Alfabetik, Kronolojik,Kronolojik, Konu esasına göreKonu esasına göre Coğrafi dosyalamaCoğrafi dosyalama Numaralı dosyalamaNumaralı dosyalama şeklinde sıralanabilir. Faaliyet alanına yönetimin şeklinde sıralanabilir. Faaliyet alanına yönetimin

gereklerine ve işletmenin yapısına göre seçim yapılır.gereklerine ve işletmenin yapısına göre seçim yapılır.

01.05.2301.05.23 2222

SONSON