GESTION DOCUMENTAL IITRABAJO DE INVESTIGACIÓN - SISTEMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL

Elaborado por: Yina Marcela Rodríguez JiménezCiencia de la información y documentación, bibliotecología y Archivística.Universidad del Quindío 2015

INTRODUCCIÓNPara enfrentar el desafío que en la actualidad se vive por el auge de las tecnologías y la necesidad de que las organizaciones de carácter público implementen procesos de gestión documental en pro de la conservación de la información, garantizando el acceso y disponibilidad de la información, gestora del conocimiento del ser humano, el gobierno e instituciones han implementado una series de normatividades que regulan los procesos a realizar.Razón por la cual el panorama de los archivos ha dado un giro total para convertirse en una de los principales prioridades de las entidades, haciéndose necesario que se conozcan e indaguen cada uno de los procesos a tener en cuenta para que cada proyecto emprendido sea culminado satisfactoriamente, garantizando así la integridad de los documentos en el ciclo vital de los mismos, para tener una visión practica de un sistema de gestión documental en proceso, por lo que se ha realizado una visita a la Alcaldía de Fusagasugá y se han definido puntos clave de acuerdo al Decreto 2609 de 2012.

OBJETIVO GENERALIndagar e investigar en una organización el proceso de implementación de un sistema de gestión documental.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Comprender y entender las características correctas de un sistema de gestión documental.

Indagar sobre las generalidades de un sistema de gestión documental para emprender el proceso garantizando la culminación del mismo con éxito.

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Programas de gestión de base de datos el cual interfiere con el tratamiento de los documentos, haciendo uso de los medios tecnológicos.

Es necesario implementar un sistema de gestión documental ya que este permite administrar el flujo de documentos pertenecientes a una organización y/o empresa por medio de normas técnicas y practicas.

GENERALIDADES DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL. Decreto 2609 de 2012

a. Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a través de cuadros de clasificación documental.

Toda documentación debe estar organizada de acuerdo a las agrupaciones documentales contenidas en el CCD de la organización, incluyendo los datos estructurados que se tengan.

b. Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los documentos electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración documental (TVD).

Es necesario establecer los plazos de retención y conservación de cada uno de los documentos de acuerdo a los valores (primario, secundario, terciario) de los documentos, además de tener en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta ya que esto permite tener control sobre los mismo además de no almacenar información que una vez cumplida las vigencias pierden su valor.

c. Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD o TVD.

De acuerdo a los tiempos establecidos una vez cumple el tiempo establecido dentro de cada archivo (Gestión, Central, Histórico), se procederá a realizar los procedimientos dejando siempre constancia mediante las actas de eliminación, previa aprobación del comité de archivo.

d. Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento.

Los datos que se deben recoger del documento para ingresar al sistema de gestión documental deben ser un conjunto de datos descriptivos que realmente correspondan al documento en mención para garantizar su indexación y recuperación de la información y /o documentación, durante su ciclo de vida del documento (Activo, Semiactivo, Histórico)

e. Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones documentales, en series y subseries.

Es necesario realizar las actividades de organización, clasificación y descripción documental, teniendo como referencia las tablas de retención documental, para identificar los documentos de acuerdo a las series y subseries de cada sección o subsección de una organización, lo cual permite tener control sobre los documentos de acuerdo a la tipología documental, Manteniendo su integridad.

CARACTERISTICAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN

Cumple No cumple Observaciones El proceso a implementar esta diseñado de tal forma que respalda los procesos administrativos de la entidad.

Esta diseñado con el principio de neutralidad tecnológica, con capacidad de intercambiar datos con nuevos sistemas pensando en el futuro.

Proporciona un alto grado de seguridad para mantener la información administrativa.

Brinda estándares de normalización y actualización de los metadatos desde el aplicativo o sistema.

Brinda herramientas necesarias para el ingreso de nuevos documentos al sistema sin que altere la autenticidad, valor e integridad de los documentos existentes.

Cumple No cumple Observaciones Esta diseñado de tal manera que es de fácil accesibilidad y manejo para los usuarios, brindando satisfacción a las necesidades.

Permite realizar intercambios de información (series, subseries, expedientes, metadatos) de un sistema de gestión documental a otro.

El sistema de gestión de documentos electrónicos cumple con los siguientes estándares:

Autenticidad

Integridad

Inalterabilidad

Accesibilidad

Interpretación y Comprensión

000-100 % cada uno de los valores

Como entidad y/o empresa cumple con los parámetros y marco normativo como lo dispone el estado.

visita “alcaldía de Fusagasugá”

La alcaldía de Fusagasugá se encuentra actualmente implementando un sistema de Gestión Documental, para lo que contrato con la empresa GEOPOLIS group s.a.s, encargada de desarrollar un software que permita integrar los procesos que realizan las diferentes dependencias, grupos funcionales establecidos dentro de la Tabla de Retención Documental.

Justificación de la Necesidad

Una mejora en la administración pública se soporta fortaleciéndola con elementos, técnicos y procedimientos administrativos de orden gerencial, determinados por resultados comprobados, camino a lograr una modernización institucional en sus correspondientes organismos y entidades, requiriéndose procesos donde se enmarque sistematización, flexibilidad, equilibrio, idoneidad y verificación, entre otros muchos, siendo necesaria su estructuración en forma exacta, veraz y oportuna, de tal manera que facilite una ágil disposición de la información necesaria para los propósitos que se requieran. Sistema de Gestión Documental se entiende como un proceso archivístico sistemático encaminado al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su producción, trámite, utilización y conservación.

Normatividad De Referencia

Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos

Ley 1437 de 2011

Ley 1341 de 2009

Ley 1450 de 2011

Ley 527 de 1999

Ley 734 de 2002

Ley 1712 de 2014

Ley 019 de 2012 (Ley Anti trámites)

Decreto 2693 de 2012 (21 Diciembre de 2012)

Acuerdo 037 de 2012 programa: “FORTALECIENDO DE LAS TICS EN LA ADMINISTRACIÓN”

¿Qué se pretende al implementar el sistema de gestión documental?

Poner al servicio de la administración y de la ciudadanía una herramienta de última generación que por medio de canales o medios electrónicos permita realizar trámites en línea, brindando de una forma diferente y moderna de conectividad a la administración municipal.

Al igual se optimizaran los tiempos de respuesta, tareas de validación, verificación, corrección y posterior transmisión a la base centralizada de todos los tipos de documentos automatizados por el sistema de gestión documental.

Tener registro digital de la documentación al igual que control único de todos los procesos

DESARROLLAR EL SOFTWARE DE ACUERDO A LOS SIGUIENTES PARAMATROS:

REQUERIMIENTOS MINIMOS CAPA WEB

REQUERIMIENTOS MINIMOS CAPA SERVIDOR

REQUERIMIENTOS MINIMOS CAPA CLIENTE

REQUERIMIENTOS MINIMOS RECURSOS HUMANOS

REQUERIMIENTOS MINIMOS TRANSFERENCIA DE

CONOCIMIENTO

PROCESOS ADELANTADOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN

TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTO

OFICINA TIC”s

PRUEBAS Y ESTABILIZACIÓN DEL SOFTWARE

En esta fase se encuentran en la actualidad, haciendo pruebas de acuerdo a los procesos y parámetros que estableció cada dependencia en el cumplimiento de sus funciones y la incorporación de los datos de la Tabla de Valoración Documental.

PARA TERMINAR EL PROCESO ESTABLECIDO ESTARIAN PENDIETES:

SERVICIO SOPORTE Y MANTENIMIENTO

REQUERIMIENTOS DE GARANTIA

COMO GARANTIZAR LA INTEGRIDAD EN EL SISTEMA  El sistema debe estar en capacidad de funcionar sobre el motor de base de datos PostgreSQL Server.

El Sistema de Gestión Documental debe contar con Licencia Vitalicia con número ilimitado de usuarios.

El oferente debe entregar la licencia vitalicia de uso del programa y licenciamiento de consulta web ilimitado, para uso en todas las sedes administrativas de la alcaldía y usuarios externos que generen consultas a partir del aplicativo, en un documento indicando la versión implementada y vigencia.

El aplicativo debe permitir realizar copia de seguridad de manera automatizada, en forma incremental. La configuración de esta actividad debe dejarla parametrizada el oferente, la Oficina de las TIC’s de la Alcaldía de Fusagasugá debe verificar la operatividad de esta tarea y certificar al oferente que se está ejecutando sin ningún inconveniente.

Parametrización de las Tablas de Retención Documental, (Series, Subseries, Tipología Documental).

El Sistema de Gestión Documental, debe permitir crear, modificar, mantener actualizadas las tablas de retención documental, consultar y generar las alertas de los tiempos de retención y disposición final de los documentos.

El Sistema de Gestión Documental debe permitir las transferencias documentales entre el Archivo de Gestión, el Archivo Central y el archivo histórico de acuerdo con las Tablas de Retención Documental; permitiendo control de los expedientes electrónicos y físicos.

El Sistema de Gestión Documental, debe notificar los documentos a transferir de acuerdo con las Tablas de Retención Documental.

Administrar las diferentes rutas de distribución de los documentos electrónicos para el reparto de correspondencia, estas rutas deben estar establecidas en reglas de revisión y se deben generar usuarios radicadores.

Debe permitir administrar las Tablas de Valoración Documental que corresponde a la documentación que hace parte del archivo central y archivo histórico, conforme a cada uno de sus periodos

ESTUDIOS PREVIOS. COMPRA DE UN (1) SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y DE VENTANILLA UNICA DE CORRESPONDENCIA EN AMBIENTE WEB PARA LA ALCALDÍA DEL MUNICIPIO DE FUSAGASUGÁ. DOCUMENTO FÍSICO CREADO POR LA OFICINA MISIONAL OFICINA DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES – TIC’s.

ENLACES EXTERNOS.

http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1993/mayo/qu_es_un_sistema_de_gestin_documental.html. El profesional de la información- Que es un sistema de gestión documental. Visitado el 23/02/2015.

http://www.zuzenean.euskadi.eus/s68contay/es/contenidos/informacion/modelo_gestion_documental/es_modgesdo/adjuntos/Modelo%20de%20Gestion%20Documental.pdf

BIBLIOGRAFÍA