دليلك لتنظيم مكتبك

العمل مكان تنظيماالنتاجية الى دليلك

الشخصية

المهندس / ضيف الله حسن الفيفي

2

مقدمةالربحية

رفع االنتاجية

كفاءة زيادةمكان االداء تنظيم

العمل

هدف استراتيجي

الربحية

رفع االنتاجية

زيادة كفاءة االداء

تنظيم مكان العمل

الربحية

االنتاجية رفع

االداء كفاءة زيادة

العمل مكان تنظيم

4

العمل مكان تنظيم م تعل اهداف الى الدورة هذه تهدف

: التالية االمور تحقيق

وادارة 1. تنظيم كيفية شرح. الورقية أعمالك

مبادئ 2. على تعريفكالتنظيم.

افضل 3. الى ارشادكلحفظ واالساليب الطرق

في واالشياء الموادمكتبك.

5

نفسك؟ تنظم لماذا

6

مستواك حدد عملك؟ مكان في منظم شخص انت هل

والتحديات الخبرات من بالعJديد مررت هللالوراق مالئما نظاما تطور جعلتك التي

عملك؟ مكان في والمعامالت والملفات

تريد ورقة كل الى الوصول تستطيع هلتحتاج؟ معلومة وكل

المعامالت تراكم دون يحول نظام لديك هلالوثائق؟ وضياع االوراق وتكدس

7

مستواك حدد نعم

5% وصلوا الناس منمرضية حلول الى

. المكتب تنظيم لعملية ال

95% أمس فيهذه الى الحاجة

- وستساعدك الدورةعلى - الله شاء إن. باهرة نتائج تحقيق

8

يقولون؟ ممن انت هل ”ما بمجرد نفسي انظم سوف نعم

“ الوقت لي يتوفر ان

”ان مكاني في احد يستطيع ال“ نفسه ينظم

“ نفسي” انظم كيف اعرف ال ”االمور سأترك ممتاز، نظام لدي

االمر كان واذا مجراها في تسيريسأل من سياتي Jبالفعل هاما

عنه“

”المبدعون Jواالشخاص فنان انا “ منظمين غير

9

نفسك تنظيم تستطيع نعم، أسفل من الخروج

والتحكم االوراق ركامفي ممكن أمر فيها

حياتك. يولدوا لم الناس

يوجد وال منظمينللتنظيم وراثي استعداد

مهارة التنظيم إن بل. اكتسابها السهل من

10

الفوضى؟ هي ما يومية عمل أوراق

سطح فوق مبعثرةالمكتب.

مفروزة غير مستنداتمترابطة وغير

. ببعضها ومختلطة

11

الفوضىآثار تستنزف الفوضى

االنفعاالت.حجم الفوضى تجعل

يبدو المطلوب العمل. حقيقة عليه هو مما اكبر

تعطيل الفوضى تسببواالجهاد واالحباط العمل

. الوقت وخسارة

12

(1حالة)

عملك الى تصل عندمااالسبوع بداية في

. العمل لبدء مستعدا

13

(2حالة)

الفرص في فكرالضائعة

14

التنظيم فوائدالفوائد اهم عند عالمة ضع

فوائد واضف لك بالنسبةالقائمة الى اخرى

. حياتي في افضل اتحكم على العثور اآلخرون يستطيع

. غيابي اثناء المعلومات. الفوضى من التخلص. يحتذى انموذجا اكون. الوقت من المزيد لدي يتوفر.........................

15

ان عليك السهل منان عن منظما تكونوال منظم غير تكون

من أفضل وقت يوجد. التنظيم تبدأ كي اآلن

16

اخرى فوائدقائمة الى واضافة

الفوائد تشعر تتمكن بتحسنسوف عندما

التي العثورمن االوراق علىمن عنها .مرة اولتحتاجها تبحث

تشعر وتحكماكبر بارتياحسوفعملك في في وقلقأكبر أقل

حياتك.

في سيتوفر الوقتفكر الذيوصحف ومجالت مقاالت لقراءة

لديك . مخزنة

17

للتنظيم االساسية المبادئ عملك يجعل التنظيم

.أسهلوحياتك هو مهارةالتنظيم

في تتعلمها ان يمكنك. وقت أي

عملية هو نفسك تنظيمخطوتين من مكونة

نفس@ك .1. تنظم

.2. منظم@ا البقاء

18

اعتبارك . في التالية االمور خذ أهدافكحدد. تتم أن تتوقع ال

في كلها يومالعملية .واحد

بتمهلابدأ.كافئ. نفسك بالتعب تشعر عندما

توقف.

19

تمرين. اآلن انت أين

20

منجزة الغير االعمال تتراكم كيف

21

المنجزة غير االعمال تراكم ويتمتدفق يتيح الذي القرار اتخاذ في تتأخر عندما

. العادية دورتها في المستندات

22

منجزة الغير االوراق تتراكم كيف االوراق احدى تمر عندما

تسأل هل مكتبك علىنفسك:

”ارجع الن سأحتاج هلمرة الورقة لهذه

اخرى؟“” االجابة كانت هل“ نعماذا

لست النك جانبا ستضعها. حفظها مكان من متأكد

الى الورقة نفس تعود.الكومة اخرى مرة

23

التنظيم عوائق الصعوبات عند عالمة ضع

عندما تصادفها التي الشخصية: عملك تنظيم في تفكر

يوجد .وقتال عن يكف ال المستندات حجم

.التزايد بعض من التخلص من الخوف

.الهامة االوراق لديك يوجد .الطاقةال اين من تعرف .تبدأال.................................................................................

24

!! تيأس ال السابقة التجارب تدع ال

بظاللها تلقي الفاشلة. االن جهودك على

حتى لالنتظار داعي ال. ذلك على تجبر

في التحكم تستطيعلو حتى الورقية االعمال

. يوم كل يتزايد حجمها كان

25

الشائعة الذهنية العوائق من اثنان

الخوف : االول العائقمن التخلص من

االوراق .

: الخوف الثاني العائقتصبح أن من

. مرن وغير جامدا

26

من : الخوف االول العائقاالوراق من التخلص

حصل مرة كمواحتجتها.

لن التنظيم عدم مع. بدا تجدها

يمكن تقريبا شئ كلنسخة على الحصول

منه. عدم نتائج كانت ماذا

. عليها العثور

27

االوراق من تتخلص متى وتتعلق حديثة المعلومات هل

وحياتى؟ بعملي هذه الى سأرجع مرة كم

المعلومات؟ للمادة جديدا شيئا تضيف هل

حاليا؟ لدي المتوافرة لقراءتها؟ الوقت لدي هل موجودة المعلومات هذه هل

؟ اخر شخص لدى اليها ارجع ان احتمال هو هل

ثانية؟ نسخة؟ مجرد هي هل تاريخها؟ ما اريدها ام فعال احتاجها انا هل

فقط؟

28

: تصبح من الخوف الثاني العائقمرن وغير جامدا

ما منظم شخص في تفكر عندماذهنك؟ الى تعبر التي الصورة

ايجابية؟ صورة هي هل

مررت هل ، ايجابية تكن لم اذايهتم ما شخص مع بتجربة

الكفاءة؟ من أكثر بالتنظيم

ذهنك الى يعيد منظما كونك هليتحرك الذي اآللى الرجل صورة

مطلقة؟ بدقة

نفسك تنظيم ان من تقلق هل وممال وجامدا خامال سيجعلك

مرن؟ وغير

29

المنظم المكتب يدل ال المنظم المكتب

. مريض عقلك ان على يخلو لن مكتبك ان كما

على ورقة أي من ما يوماسطحه.

” مجنون تكون لن انكعلى“ تعثر عندما نظام

تحتاجها التي االشياءمن قدر وبأقل وبسرعة

القلق

30

تبدأ اين من

31

اهدافك حدد ذلك في تفكر عندما

: التالي فادرس واالوراق المعلومات ما

اليها؟ أصل ان يجب التي من سأتمكن كيف

التي المعلومات استرجاعمكتبي؟ في بحفظها قمت

االعمال سأتذكر كيفتنفيذها يتم لم التي اليومية

عيني؟ عن تبتعد أن يعد أثناء الحالي عملي وضع ما

بمشروع قيامي

32

اهدافك حدد استرجاع من سأتمكن

ملفاتي من المعلومات. اليها النظر بمجرد

من سأتمكن يوم، كل فيخالل الوارد سلة تفريغ

20. دقيقة مكان في ملفاتي سأضع

. فقط واحد...........................................................

33

المكتب غرفة محتويات

االساسي المكتب

العمل مكاناالضافي

الشخصية ملفاتك

34

البداية الى المكان قسم

: اقسام ثالثة.1. االساسي مكتبك.2: االضافي العمل مكان

الملفات خزانة. الكمبيوتر طاولة. الكتب خزانة االضافي العمل طاولة

الشخصية 3. ملفاتك

35

تبدأ أين من عن باالبعد ابدأ

: مكتبك سطح.1. اقدم االوراق.2. لالهم مساحة افساح.3. مباشرة النتائج ترى

36

واالوراق الكتب خزانات تنظيفالمحتويات 1. بعض خفض

من بالتخلص االمكان قدرالفائض.

من 2. غيرك الى البعض حولالمختصين.

.3: المحتويات بقية ترتيب اعدالكتب 1. جمع.2. ملفات في االوراق جمع

37

الملفات خزانة تنظيف مرة كل فJJي واحدا درجJJا افرغ

. الزائدة المواد من وتخلص

المكتبية التجهيزات جميJJع ضJJع ) ... درج) في الJخ المحايات، االقالم،

واحد. الداخلية المراسJالت مغلفات ضJع

. آخر درج في الحديثة المراجJع كتيبات ان مJن تأكJد

. الرف على موضوعة والمناسبة

الكمبيوتر اوراق تخزيJJن يمكJJن. الصغيرة المعدات وبعض

38

المكتب ادراج

. المتشابهة االشياء وجمع المحتويات ترتيب اعد

1

2

34.1. االسفل الدرج في الشخصية المعدات جميع ضع

.2. االوسط الدرج في المكتب ادوات ضع

.3. العلوي الدرج في والمشابك والشريط الدباسة ضع

.4. الفورية المعالجة لغرض المكتب سطح فوق اليومية االعمال ضع

39

المعدات اضع اين يتكرر التي االشياء

في تكون استخدامها. يدك متناول

الكروت وحامل الهاتفواالقالم الشخصية

الصادر وسلة والراديووالوارد

سطح ازدحام تسببالعمل.

العمل من تمنعك@. فعال بشكل

40

العميق الملفات درج تكرار حسب الملفات افرز

االقل ضع ، استخدامها. االبعد الجانب في استخداما

جميع على عناوين ضعالملفات.

. لك شخصيا ملفا خصص

الملفات محتويات نظفالهامة بالمعلومات واحتفظ

فقط.

41

العمل بيئة. الهاتف مكان. المقعد مالئمة اخفظ المفاتيح لوحة

لتفادي المكتب منفي الحركة االم. والذراع الرسغ

. للنسخ االوراق ماسك

42

والمكتب االوراق تنظيم

43

المكتب سطح تنظيف. الحديثة االوراق توجد هنا. االدراج تنظيف اثناء اكJتشJفتها Jالتي واألوراق. المتنوعة والملفات. الهامة المواد. المدى طJويلة المشروعات. المكتملة Jاالعمال. الهاتف رسائل. المالحظات وأوراق. الصغيرة االوراق من هائلة وكميات. ارسالها يجب معامالت. منتهية دعوة بطاقات. شرائها تود Jالتي المنتجات احد من عينة

44

المكتب سطح تنظيف: هي الفكرة

وتظل االوراق تبعد أنالعثور على قادرا

, ان دون ثانية عليهاالعمل خطوة تنسى

التالية

45

المكتب سطح تنظيف في تتصرف ان يجب

المكتب فوق ما كل قدر اكبر بنقل اوال ابدا

المواد من ممكن. مكتبك عن بعيدا

46

المكتب سطح تنظيف.1: الملفات جميع

__ الملفات حفظ غرفة القديمة الملفاتالمركزية.

درج في JJJJشهر كل تستعملها التي الملفاتالملفات.

. مكتبك درج في JJJJJ اليومي العمل ملفات

.2: “ ارسالها ” الواجب الصادر مواد سلة في وضعها او فورا ارسالها يجب

،المهام ) الصادر للنسخ للزمالء،الحفظ، اوراق.“ يوميا ” لبحفظ تفريغ ستوزع، التي

.3: القراءة مواد منها تخلص او قريبا القراءة

47

الذهن عن بعيد النظر عن البعيدالكتابة هي وسيلة افضل

اماكن ثالثة امامك: المالحظات هذه لوضع

على 1. الذي التقويم علىمكتبك.

.2. اليومية اعمالك قائمة على

.3. الرئيسية اعمالك قائمة على

في الوثائق احفظ ثمملفاتها.

االولوالواجباتالوقتية

االدارة 8:30 اجتماع محضر بمراجعة

9:00.. الزيارة موعد جتحديد

اللجنة 9:15 خطاب أاعداد

المعلومات 9:40 مركز في باالتصال

الطابعة 10:00 اصالح أطلب

تاريخ االولوالمشروعاتالعمل

ية

الموظفين 2/5/2003 بيانات بتحديث

التنسيقي 5/5/2003 االدارة أاجتماع

الشهري 6/5/2003 جالتقرير

48

التقويم

. المستحقة والتواريخ المواعيد متابعة. االجتماعات ومواعيد المشروعات تسليم اوقات ولألكثر اقل او شخصين يدير لمن يكفي التقويم

المشروع استخدم مراقبة .نموذج

49

التقويم استخدام حول معلومات واحدا تقويما استخدم

فقط. , اكتب بالذاكرة تثق ال

. شئ كل لتتجنب يوميا راجعه

المفاجآت. المناسب النوع اختر

لك.

12345678910111213141516171819202122232425262728293031

50

اليومية االعمال قائمة

االولويالواجباتالوقتة

االدارة 8:30 اجتماع محضر بمراجعة9:00.. الزيارة موعد جتحديداللجنة 9:15 خطاب أاعدادالمعلومات 9:40 مركز في باالتصال

الطابعة 10:00 اصالح أطلب

51

الرئيسية االعمال قائمةتاريخ االولويالمشروعاتالعمل

ة2/5/200

الموظفين 3 بيانات بتحديث5/5/200

التنسيقي 3 االدارة أاجتماع6/5/200

الشهري 3 جالتقرير

52

مقارنة

االعمال قائمةالرئيسية

االعمال قائمةاليومية

ببطء االضافة تنمو او كتابتها تعاد. يوميا اليها

اطول بواجبات مليئةالسريعة واكبر بالبنود مليئة

الحائط على مكتبك تعلق على موضوعةالسريعة للمراجعة

53

المشروع مراقبة نموذج

تاريخ مالحظاتاالنتهاء

ابالغ التطورات

تاريخ التفوي

ض

الشخص المكلف

الواجب

.………………5/6/2002

الجرد تم الفرز تم التصنيف تم

ملفات احمد2/3/2002 تحديثالعمالء

..…………………8/7/2002

طلبالبرنامج

اعدادالشبكة

نظام سالم4/1/2002 ACCادخال

54

منظما البقاء

A B C D

55

االوراق تصريف: لالوراق تلزم االجراءات من نواع اربعة

.Aتوجيه. الصادر سلة في وتوضع فور@ا الور@قة

.B و الم@علومات@ الم@هام@ للدراسةتحتاج في وتدون@. االعم@ال ملف في وتوضع

.C و اجراء دون فقط .تحفظللعلم الم@لفات في

.D سلة في منها .المهمالتالتخلص

56

Outlook الخاص سكرتيرك

60

الدورة اصل

العمل مكان تنظيماالنتاجية” الى دليلك

الشخصية“

بوالر : أوديت تأليفالهادى عبد باهر ترجمة

البشرية للتنمية المعرفة دارالرياض