2.2.- Planeación y organización

PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓNActividad de apertura:

• Se pide al alumno que elabore un mapa conceptual, en el cual presente, el concepto de empresa, cuáles son sus áreas funcionales y los tipos de empresa que ha conocido previamente.

• El docente realiza el ajuste de los conocimientos, explicando qué es una empresa, los diferentes tipos de empresas que existen (elige dos o tres maneras de clasificarlas), así como sus áreas funcionales.

Definición de empresa:

• Antecedentes:

La empresa nació para atender las necesidades de la sociedad creando satisfactores a cambio de una retribución que compensara el riesgo, los esfuerzos y las inversiones del empresario.

DEFINICIÓN

• Grupo social en el que, a través del CAPITAL, EL TRABAJO Y LA ADMINISTRACIÓN, se producen bienes o distribución de bienes y servicios con fines lucrativos o no y tendientes a la satisfacción de las necesidades de la comunidad.

Áreas funcionales de la empresa

• Funciones sustantivas.Funciones básicas de la estructura de la empresa

que sustentan el giro de la misma y además constituyen el sostén de las demás funciones de la estructura:

- Producción, compras, ventas, operación, coordinación de docentes ( Son los que caracterizan el giro del negocio )

Áreas funcionales de la empresa

• Funciones adjetivas:Son las demás funciones de la estructura de la

empresa que sirven para dar apoyo y permanencia de las funciones sustantivas.

Ayudan a cumplir las funciones de las sustantivas.

- Mercadotecnia, finanzas, personal, contabilidad, relaciones públicas.

Clasificación de la empresaLas empresa pueden clasificarse, de acuerdo con la actividad que

desarrollen, en:

I) Industriales: La actividad primordial de este tipo de empresas es la producción de bienes mediante la transformación y/o extracción de materia prima.

II) Comerciales: Son intermediarias entre productor y consumidor; su función principal es la compra-venta de productos terminados.

III) Servicios: Son aquellos que brindan un servicio a la comunidad y pueden tener o no fines lucrativos.

Elementos que integran una empresa

CAPITAL HUMANO

RECURSOS MATERIALES

RECURSOS TECNOLÓGICOS.

RECURSOS FINANCIEROS

DESARROLLO:PROCESO ADMINISTRATIVO

• DEFINICIÓN:

El conjunto de fases o etapas sucesivas a través de los cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.

PROCESO ADMINISTRATIVO

• VER QUE SE HAGA• ¿ CÓMO SE HA REALIZADO?

• ¿ COMO SE VA A HACER?

• ¿ QUÉ SE QUIERE HACER?

• ¿ QUÉ SE VA A HACER?

IPlaneación

IIOrganización

IIIDirección

IVControl.

PROCESO ADMNISTRATIVO

• SE CLASIFICA EN :

• MECÁNICA:

• DINÁMICA:

PLANEACIÓN

ORGANIZACIÓN

DIRECCIÓN

CONTROL

ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓN

• La planeación es básica ya que es punto de partida y directriz primordial en toda actividad administrativa: esta integrada por los siguientes elementos:

- Misión y Visión.- Propósito.- Investigación.- Premisas.- Evaluación de amenazas y oportunidades: y los puntos fuertes y débiles de la empresa.- Objetivos.- Estrategias.- Políticas.- Programas.- Presupuesto.- Procedimiento.- Planes.

Misión

• Describe la actividad o función básica de producción o servicio que desarrolla la empresa y que es razón de su existencia; expone a lo que se dedica la empresa.

La misión esta ligada al presente y a los directivos les permite definir la finalidad que tiene sus productos o servicios.

Puntos que debe contener la misión:

• 1) Producto (s) y/o servicio (s). Es la definición de la línea de producto (s) y/o servicio (s)

que ofrece.

2) Mercado: Lugar o concentración donde se ofrece su (s) producto (s) por tipo de cliente, venta por zonas geográficas o ventas por canales de distribución.

3) Valores: Expresa los valores fundamentales bajo las cuales debe operar la empresa.

Misión y Visión:• Al determinar la misión, también se está en condiciones de determinar la

visión lo que permitirá que ambos conceptos sea la base para darle una dirección a la vida de la empresa a largo plazo.

La VISIÓN contesta a la pregunta:

¿ Qué se desea que sea la empresa en un futuro?

Esta relacionada a un estado futuro, posible y deseable de la empresa que sirve para que se determine aspiraciones cualitativas ( propósito ) y cuantitativas ( objetivos ).

Ejemplo:• EMPRESA: MAQUINADOS DE MEXICO, S.A.

MISIÓN: somos una empresa dedicada a la fabricación de refacciones para válvulas de gas en el ramo industrial que beneficia económicamente a sus empleados, proveedores y accionistas, satisfaciendo en calidad y precio a sus clientes, somos una fuente estable de empleo que participa en el mejoramiento de las condiciones económicas y sociales de México.

VISIÓN: Ser lideres en la fabricación de los productos para las empresas a las que servimos, distinguiéndonos por la calidad de atención y servicio que brindamos a nuestros clientes.

Misión y Visión:• Una vez determinado ambos conceptos de lo que es:

• La razón de ser ( MISIÓN ).• Y lo que quiere ser en el futuro ( VISIÓN ).

El siguiente paso es determinar su filosofía o valores particulares a seguir. ( PROPÓSITOS )

PROPÓSITO:• La importancia de los propósitos radica en:

Son la razón de la existencia del grupo social, tanto en su estado presente como su proyección en el futuro.

Identifican a la empresa ante el personal y la sociedad, como una imagen de responsabilidad socioeconómico.

• Los propósitos son un complemento de la misión.• Se determina los valores de la empresa.• Las actitudes morales que guían el comportamiento ético de los

integrantes con un sentido pragmático ( económico y social ).

PROPÓSITO:• Características que deben reunir los propósitos :

1) Evitar que la dirección pierda el tiempo en aspiraciones desatinadas o erróneas.

2) Deben darse a conocer a todos los miembros de la empresa.

3) Evitar dogmatizarlos.4) No deben utilizarse para intereses personales, sino para

el bienestar de la empresa y sociedad.5) No deben definirse con frases ambiguas y vacías, el

autoengaño no ayuda a implantación de planes.

Investigación

• La investigación es un proceso que procura obtener información relevante y fidedigna con el fin de explicar, describir y predecir cualquier situación administrativa que afecte o beneficie a la empresa.

Investigación

• La investigación aplicada a la planeación consiste en la determinación de todos los factores que influyen en el logro de los propósitos y objetivos, así como de los medios óptimos para conseguirlos.

El proceso de la investigación administrativa está constituido por las siguientes etapas.

1) Reconocimiento de los problemas y autorización para realizar el estudio.

2) Ubicación precisa del área en donde se presentan los problemas.3) Tipificación de los problemas.4) Recopilación de información.5) Interpretación de los datos recabados.6) Formulación del informe.7) Diseño del nuevo sistema administrativo.8) Programa de implantación.9) Ejecución del programa de implantación.10) Evaluación del sistema administrativo.

La investigación debe ser:

- Objetiva.- Precisa.- Cuantificable.- Flexible y certera.

PREMISAS

• Todo aquel que participa en la elaboración de un plan puede tener certeza sobre la existencia de determinados eventos, mas no así de otros que afectarán su desarrollo; es necesario para ello, hacer usos de diversas suposiciones que permitan reducir la incertidumbre inherente al futuro.

PREMISAS

• Las premisas son suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias o condiciones futuras que afectarán el curso en que se va a desarrollarse el plan.

• Una premisa es un supuesto acerca de los factores o condiciones futuras, que pueden afectar el desarrollo de un plan.

Las premisas, de acuerdo a su naturaleza, pueden ser:

• 1) Internas:Cuando se originan dentro de la empresa y pueden influir en

el logro de la misión.- Variaciones en el capital.- Ausentismo y rotación del personal.- Accidentes.- Siniestros, innovaciones.- Reacciones del personal ante los sistemas organizacionales.- El prestigio de los jefes ante el personal.- Los puntos fuertes y débiles de altos ejecutivos.

Las premisas, de acuerdo a su naturaleza, pueden ser:

• 1) Externas:Son factores o condiciones cuyo origen es ajeno a la empresa,

pero puede tener afecto decisivo en el desarrollo de sus actividades.

Pueden ser:- De carácter político:Estabilidad económica del país.Sistema de gobierno.Intervención estatal en los negocios.Restricciones a la importación y exportación.Relaciones internacionales.

Las premisas, de acuerdo a su naturaleza, pueden ser:

Pueden ser:- De carácter legal:A) Tendencias fiscales ( impuestos sobre

artículos o servicios) B) forma de pago de impuestos.C) Exenciones de impuestos.D) Impuesto sobre utilidades.

Las premisas, de acuerdo a su naturaleza, pueden ser:

Pueden ser:- Tendencias en la legislación:A) Laboral.B) Mejoramiento de ambiente.C) Descentralización de empresas a zonas

urbanas.

Las premisas, de acuerdo a su naturaleza, pueden ser:

Pueden ser:- Económicas:a) Deuda pública.b) Fenómenos inflacionarios.c) Niveles de salario.d) Niveles de precios.e) Poder adquisitivo de la población.f) Ingreso per cápita.g) Renta nacional.h) Inversión extranjera.

Las premisas, de acuerdo a su naturaleza, pueden ser:

Pueden ser:- Sociales:a) Crecimiento y distribución demográfica.b) Empleo y desempleo.c) Nuevas construcciones y obras públicas.d) Alfabetización.e) Sistema de salubridad e higiene.

Las premisas, de acuerdo a su naturaleza, pueden ser:

Pueden ser:- Técnicas:a) Rapidez de los avances tecnológicos.b) Cambio en los sistemas.

Las premisas, de acuerdo a su naturaleza, pueden ser:

Pueden ser:- Otros factores:a) Competencia.b) Posición en el mercado.c) Políticas de operación.d) Cambios en la demanda.e) Maquinaria y equipo disponible.f) Distribución del ingreso.g) Fuentes de financiamiento.h) Comportamiento del consumidor.i) Programas de investigación.

OBJETIVOS

Representan los resultados que la empresa espera obtener; son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido a un tiempo específico.

- Estratégicos o generales.- Tácticos o departamentales.- Operacionales.

ESTRATEGIAS

Son cursos de acción general o alternativa, que muestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas.

La falta de estrategia puede originar que no se logren los objetivos.

POLÍTICAS

Son disposiciones del pensamiento administrativo que orientan o regulan la conducta que hay que seguir en la toma de decisiones, acerca de acciones o actividades que se repiten una y otra vez dentro de una organización.

En este sentido, las políticas son criterios que guían hacia la correcta acción y decisión del personal en sus actividades.

POLÍTICAS

Las reglas son estrictasLas políticas son flexibles.

Clasificación en : Nivel jerárquico:- Estratégicas o generales.- Tácticas o departamentales.- Operativas.

POLÍTICAS

Importancia de las políticas:- Facilitan la delegación de autoridad.- Motivan y estimulan al personal, al dejar a su

libre arbitrio ciertas decisiones.- Evita pérdidas de tiempo a los superiores.- Contribuyen al logro de los objetivos.- Indica al personal como debe actuar en sus

operaciones.

PROGRAMAS

Un esquema en donde se establecen:La secuencia de actividades especificas que

habrán de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada uno de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución.

PRESUPUESTO

El presupuesto es un plan de todas o algunas de las fases de actividad de la empresa expresado en términos económicos ( monetarios ), junto con la comprobación subsecuente de las realizaciones de dicho plan.

Sus principales finalidades consisten en determinar la mejor forma de utilización y asignación de los recursos, a la vez que controlar las actividades de la organización en términos financieros.

PROCEDIMIENTOS

El procedimiento determina el orden en que debe realizarse un conjunto de actividades; no indica la manera en que deben realizarse, pues de eso se encargan los métodos.

Un método detalla la forma exacta de cómo ejecutar una actividad previamente establecida.

CIERREMANUAL DE ORGANIZACIÓN

organización

El establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.

Importancia de la organización

- Es de carácter continúo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios.

- Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.

- Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades.- Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos. Al

delimitar funciones y responsabilidades.

Etapas de la organización

- División del trabajo.- Coordinación

División del trabajo:Es la separación y delimitación de las actividades,

con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento en el trabajo.

Etapas de la organización

- División del trabajo.- Coordinación

División del trabajo:Jerarquización es la disposición de las funciones

de una organización por orden de rango, grado o importancia.

Etapas de la organización

organización

División del trabajo

Coordinación

División del trabajo

División del trabajo

División del trabajo

Etapas de la organización

Departamentalización:

A la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas, con base en su similitud.

Etapas de la organizaciónDepartamentalización:

Secuencia de departamentalización :1. Listar todas las funciones de la empresa.2. Clasificarlas3. Agrupar según un orden jerárquico.4. Asignar actividades a cada área de la empresa.5. Establecer las relaciones de autoridad, responsabilidad,

obligación, entre las funciones y los puestos.6. Establecer línea de comunicación, entre los departamentos.

Etapas de la organización

Departamentalización: ( EMPRESA )ASAMBLEA

DE ACCIONISTA

S

GERENTE GENERAL

GERENTE DE COMPRAS

GERENTE DE PERSONAL

GERENTE DE FINANZAS

GERENTE DE VENTAS

Etapas de la organización

Departamentalización: ( EMPRESA )

Descripción de funciones, actividades y obligaciones.

Después de haber establecido los noveles jerárquicos y departamentos de la empresa, es necesario definir con toda claridad las labores y actividades que habrán de desarrollarse en cada una de las unidades concretas de trabajo o puestos de los distintos departamentos de la organización.

Etapas de la organización

ORGANIGRAMA

Conocidos también como gráficas de organización o cartas de organización, los organigramas son representaciones gráficas de la estructura formal de una organización, que muestran:

- Interrelaciones.- Niveles jerárquicos.- Las obligaciones y la autoridad.

Etapas de la organización

MANUALES

Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática, información acerca de la organización de la empresa. Los manuales, de acuerdo con su contenido, puede ser:

- De políticas.- Departamentales.- De bienvenida- De organización.- De procedimientos.- De contenido múltiple.- De técnicas.- De puestos.