Planeacin y Organizacin de Ventas Grupo 2INTRODUCCIN

Las ventas son para las empresas como la columna vertebrara para los seres humanos algo de lo ms importante, planear y organizar las misma es de gran inters para los gerentes de ventas, mediante este proceso se logran los objetivos puesto en mano de las fuerzas de ventas. La venta puede tener por causa la necesidad real del cliente o una necesidad provocada por la misma empresa, por ejemplo a travs de la publicidad. Es la funcin ms importante del rea comercial de una empresa, que de all obtiene sus ingresos genuinos.La planeacin exacta y precisa mejorara la calidad de la toma de decisiones al llevar a cabo un plan; sin embargo, la exactitud depende en gran parte del periodo involucrado. Cuanto ms corto sea el periodo que se cubre en un plan particular, el plan tender a ser ms preciso. Sin la existencia de un plan resulta difcil asegurar que vayan a asignarse las prioridades correctas o que no vayan a pasarse por alto facetas de la actividad comercial de la empresa que, aun sin ser fundamentales, no dejan de tener su importancia.Los equipos de ventas se pueden organizar de diversas formas La organizacin del equipo de ventas por zonas Geogrficas; en este sistema se divide la zona en donde opera la empresa en diferentes regiones geogrficas, por ejemplo colonias, ciudades, estados o incluso pases. La organizacin del equipo de ventas por productos, esta forma de organizacin se basa en los productos y sus diferentes caractersticas tcnicas, de mercado o una combinacin de ambas. La organizacin del equipo de ventas por Clientes; este sistema divide el mercado en diferentes tipos de clientes con caractersticas comunes entre ellos. A cada grupo de clientes se le asigna un equipo de ventas. La tica aplicada a las ventas puede no ser la ruta ms rpida para el xito; cortar camino de lo correcto es casi siempre una va ms rpida hacia la riqueza, pero es una cuestin pasajera, momentnea y muy peligrosa. Adems de la moralidad que implica adherirse a buenas prcticas de trabajo, las personas emprendedoras consideran que vender con la conciencia limpia provoca, a largo plazo, mejores resultados econmicos, pues ese cliente al que se le brinda ese servicio que es vender le dar valor a lo que ha adquirido, encontrar un verdadero beneficio a ese producto o servicio que adquiri.

VENTAS Planeacin y Organizacin

CONCEPTO DE VENTA Elconcepto de ventaes considerado como una forma de acceso al mercado que es practicada por la mayor parte de las empresas que tiene una saturacin en su produccin y cuyo objetivo es vender lo que producen, en lugar de producir lo que el mercado desea.Por ello, es fundamental conocer en que consiste elconcepto de ventacon el objetivo de identificar a las empresas que la practican (an sin saberlo), por qu lo hacen y el riesgo que corren.La venta es la consecuencia del trabajo empresario para captar clientes que estn dispuestos a pagar por el servicio o producto ofrecido, demandndolo, pues cubre alguna de sus necesidades y estn dispuestos a pagar por ello un precio. Quien entrega el producto o servicio se llama vendedor y quien lo adquiere se denomina comprador.La venta puede tener por causa la necesidad real del cliente o una necesidad provocada por la misma empresa, por ejemplo a travs de la publicidad. Es la funcin ms importante del rea comercial de una empresa, que de all obtiene sus ingresos genuinos.Puede realizarse ventas en locales comerciales habilitados al efecto, o ventas ambulantes o domiciliarias, donde el vendedor se traslada al domicilio del cliente. Puede tambin hacerse telefnicamente, por correo o por Internet.La venta segn la forma de su pago, puede ser al contado (pagando en el acto de recibir el bien, o a crdito, luego de un cierto plazo, que puede adicionar intereses, pudindose pactar en cuotas.Las operaciones de venta, contablemente deben registrase, y emitirse comprobantes al cliente a travs de tique (para ventas minoristas de escaso monto), recibo (que certifica que la deuda ha sido cancelada) o facturas (con detalles de la operacin y utilizada en ventas por mayor y menor).Precio de venta es el monto que se ofrece un bien al pblico, con el fin de que lo adquiera. Se fija en el sistema capitalista y de libre cambio, por la ley de la oferta y la demanda.La venta es comercial y se rige por las normas del Cdigo de Comercio, cuando quien adquiere la mercanca lo hace para revenderla o alquilarla.Ventas segn Philip Kotler

Segn Philip Kotler, elconcepto de ventaes otra forma de acceso al mercado para muchas empresas, cuyo objetivo, es vender lo que hacen en lugar de hacer lo que el mercado desea.Elconcepto de ventasostieneque los consumidores y los negocios, si se les deja solos, normalmente no adquirirn una cantidad suficiente de los productos de la organizacin; por ello, sta debe emprender una labor agresiva de ventas y promocin.Elconcepto de ventasupone que es preciso estimular a los consumidores para que compren. Para ello, las empresas que ponen en prctica este concepto, utilizan todo un arsenal de herramientas de venta y promocin para estimular ms compras.El proceso delconcepto de venta, segn Philip Kotler, es el siguiente.

Punto de partidaPunto centralPunto medioPunto final

La FbricaLos ProductosUna labor agresiva de ventas y promocinLas utilidades que se generan mediante el volumen de ventas

Cabe destacar, que elconcepto de ventase practica en su forma ms agresiva en el caso de bienes no buscados (como seguros de vida y fosas en los cementerios). En el rea de organizaciones sin fines de lucro, tambin practican el concepto de venta los recaudadores de fondos, las oficinas de inscripcin de universidades y los partidos polticos [2].La gran debilidad delconcepto de ventaradica en el hecho de que los prospectos son literalmente "bombardeados" con mensajes de venta. El resultado es que este pblico termina identificando stas acciones como una publicidad insistente o marketing basado en las ventas bajo presin; lo cual, genera el riesgo de crear una resistencia natural hacia las empresas u organizaciones que la practican.Ensntesis, elconcepto de ventatiene un trasfondo filosfico que orienta la atencin de la empresa u organizacin hacia vender lo que produce (productos, servicios, ideas, etc.). Para ello, dirige sus esfuerzos hacia todas las actividades que le permitan estimular a sus prospectos para que tomen una decisin favorable (como comprar, realizar donaciones, inscribirse en un partido poltico, etc...).PLANEACIN DE VENTAS

La planificacin de ventas es una herramienta de gestin que gua a las empresas en el desarrollo y consecucin de sus metas. Su objetivo fundamental es eliminar la incertidumbre intentando prever cul va a ser la situacin tanto interna como externa a la empresa en un futuro prximo, teniendo en cuenta todos los factores que pueden influir en la organizacin, tanto positiva como negativamente, as como analizando el potencial y la capacidad interna de la empresa.

Utilidades de la Planeacin de Ventas

Tiene tres utilidades bsicas: Sirve de Mapa porque gua a la empresa marcando el objetivo final a conseguir y los objetivos especficos en cada una de las etapas. Nos permite ir controlando si se estn cumpliendo las previsiones, cuantificar, en su caso, las desviaciones, analizar las causas que han favorecido o dificultado la consecucin de los objetivos, y actuar en consecuencia diseando acciones que nos permitan corregir esas desviaciones. Facilita la comunicacin y coordinacin de todas las reas de la empresa informando de los objetivos, las acciones diseadas para alcanzarlos, los responsables de su ejecucin, los recursos disponibles y los tiempos de ejecucin.

No obstante, todava existen empresas que no utilizan este instrumento, muchas de ellas porque creen no disponer de informacin, o porque aun tenindola no la analizan. Otras no trabajan con objetivos de ventas o, si lo hacen, no aplican sistemas de control de forma peridica que les permita analizar la consecucin de esos objetivos, o no son capaces de reaccionar ante las desviaciones.

Adems, algunas empresas utilizan errneamente esta herramienta como un instrumento de control y penalizacin de sus equipos comerciales, estableciendo objetivos irreales o inalcanzables de los que depende parte de su retribucin; cuando, realmente, el objetivo de la planificacin debe ser facilitar y apoyar a los equipos comerciales, aportndoles informacin que les ayude a vender ms eficientemente, identificando el potencial de sus zonas, de sus clientes, diseando acciones concretas, y dotndoles de los recursos necesarios para conseguir los objetivos.

Por ello, nuestra propuesta de este mes de Enero est orientada a invitar a las empresas que todava no han diseado su plan de de ventas a que reflexionen sobre cul va a ser el panorama comercial de 2010 en el que van a desarrollar su actividad, analizando toda la informacin de que disponen, tanto externa como interna, a fin de poder establecer los objetivos comerciales a alcanzar, disear las acciones necesarias para conseguirlos y establecer indicadores y mecanismos de control que les permitan llevar un seguimiento de los resultados para poder medir y corregir.Principios de la planeacin de ventas

Factibilidad: Lo que se planee debe realizarse, es importante no elaborar planes no muy ambiciosos y optimistas que sean imposibles de lograrse, la planeacin debe adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que actan en el medio ambiente.

Objetividad Y Cuantificacin: Cuando se planea es necesario basarse en datos reales, razonamientos precisos y exactos, y nunca en opiniones subjetivas, especulaciones o clculos arbitrarios. Es decir es necesario utilizar datos objetivos tales como estadsticas, estudios de mercado, estudios de factibilidad, clculos probabilsticas, modelos matemticos y datos numricos, al elaborar planes para reducir al mnimo los riesgos.

Flexibilidad: Al elaborar un plan es conveniente establecer mrgenes de holgura que permitan afrontar las situaciones imprevistas, y que proporcionan nuevos cursos de accin que se ajusten fcilmente a las condiciones.

Tipos De Planes

Los planes son resultado del proceso de la planeacin y pueden definirse como:Diseos o esquemas detallados de lo que habrn de hacerse en el futuro y las especificaciones necesarias para realizarlos y se clasifica con relacin al periodo establecido para su realizacin.

1. -Corto plazo: mayor o igual a un ao y pueden ser Mediatos (mayor de 6 meses y menor de 1 ao) e Inmediatos.2. -Mediano plazo: 1 a 3 aos para su realizacin.3. -Largo plazo: mayor de 3 aos para su realizacin.

Importancia de la planificacin en las ventasLa planificacin es fundamental y decisiva para el cumplimiento de los objetivos de cualquier rea funcional de la empresa. Esta etapa eminentemente intelectual del proceso administrativo, que en sencillas palabras es pensar hoy lo que haremos en el futuro, no es ajena al proceso de ventas. Mi experiencia como acadmico y consultor, es que al menos en Chile, muchas empresas especialmente Pymes, presentan en sus culturas de trabajo organizacional, importantes falencias en la implementacin de un proceso de planificacin de ventas.La excusa ms comn es que "el da a da no les deja tiempo para detenerse a analizar y observar en perspectiva el pasado, el presente y el futuro de su gestin comercial". Craso error, ya que incluso un atleta debe detener su entrenamiento en terreno, para analizar y evaluar en conjunto a su entrenador y staff los resultados y planificar un nuevo plan.Tcnicas de planificacin

Es indispensable controlar las variables que sean manejables y adaptarse a las que no lo sean. La planificacin de ventas comprende los siguientes pasos:

Recopilacin de informacin: el primer paso es reunir informacin acerca del problema. Se pueden obtener datos tiles a partir de fuentes primarias y secundarias. Para las ventas futuras es fundamental el diagnstico realizado. As, los gerentes de ventas podrn hacer pronsticos ms confiables y acertados. El ser precisos impactar en los requerimientos de personal en los distintos procesos de una empresa, en la planificacin de la produccin, en los sistemas de distribucin y en definitiva, en la satisfaccin del cliente, lo que permitir que la compaa logre su objetivo prioritario que es "sobrevivir en el tiempo".

Fijacin de objetivos y metas: una vez realizado el pronstico, se fijan objetivos y metas. Requisitos de un objetivo son estar por escrito, ser claros y especficos, medibles o cuantificables, ambiciosos pero realistas, consistentes y circunscritos en un perodo de tiempo.

Desarrollo de estrategias y tcticas: Su forma ms bsica, consiste en decidir qu hacer, cmo y cundo. Una estrategia es un plan de accin amplio por medio del cual una organizacin pretende alcanzar sus objetivos y cumplir su misin. En cambio una tctica es un plan especfico por medio del cual se pone en prctica la estrategia, descompone los objetivos y estrategias en pasos manejables que pueden identificarse, delegarse instrumentarse y medirse.

Desarrollo de polticas: las polticas son decisiones permanentes sobre asuntos estratgicos y restringen las clases de estrategias aceptables para lograr los objetivos. Son el marco de accin para la planificacin del gerente.

Establecimiento de procedimientos: son programas de accin estandarizados sobre asuntos tcticos recurrentes, que dan uniformidad para terminar una tarea. As es como el registro de un pedido requiere estandarizacin de procedimientos. Entre los procedimientos de ventas se incluyen cotizaciones de guas de despacho o facturas y notas de crdito, entre otros.

Presupuesto: es la asignacin de recursos a programas. Estos incluyen personas, recursos financieros, materiales, tecnologa e informacin. La informacin de mercado referida a clientes y a los competidores es un recurso importante y costoso en la administracin de ventas.

Evaluacin de resultados y retroalimentacin: es la verificacin del cumplimiento de las metas y objetivos. Se realiza comparando los resultados de las ventas con los objetivos y metas del plan. Normalmente se presentan desviaciones que sern corregidas en el siguiente proceso.PROCESO DE PLANEACIN DE VENTAS

Conceptualizacin de la planificacinMuchos han sido los autores, investigadores y especialistas que han contribuido al estudio de la planificacin. Primeramente se debe analizar algunas definiciones sobre este trmino emitidas por diversos autores antes de asumir por la autora el concepto con el cual se desarrollar esta investigacin.El concepto de planificacin abarca al de pronstico y le agrega los conceptos de decisin y compromiso. La planificacin comienza con el pronstico, pero va ms all de este: en efecto, los planes incluyen la idea de decisin, porque el planificador supone que uno de los escenarios alternativos construidos es el ms probable y elabora respuestas adecuadas.La planificacin es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la situacin actual y los factores internos y externos que pueden influir en el logro de los objetivos (Astorga, 2006).Planificacin: accin y efecto de planificar. Plan general, metdicamente organizado y frecuentemente de gran amplitud, para obtener un objetivo determinado, tal como el desarrollo armnico de una ciudad, el desarrollo econmico, la investigacin cientfica, el funcionamiento de una industria. Segn el DRAE Microsoft Encarta 2008. 1993-2007 Microsoft Corporation.Entre las caractersticas fundamentales de la planificacin se pueden sealar las siguientes: contribuye a enfrentar la incertidumbre, establece orientacin precisa para un mejor desempeo; facilita la adopcin anticipada de las medidas y aseguramientos necesarios, considerando los cambios previstos en el entorno; redunda positivamente en la direccin y el control; asegura una adecuada correspondencia entre los objetivos y los medios o recursos que permitan alcanzar esos objetivos; facilita la coordinacin de actividades con factores internos y externos (Pons & Utset, 2007).Es criterio de esta autora que muchas son las definiciones de planificacin que existen en el mundo, diferencindose en su gran medida por el inters de los autores en destacar uno u otro elemento de la misma en funcin del propsito directo que abordan; sin embargo, a pesar de las diferencias que pueden existir, se pueden encontrar varios puntos en comn, pues asumen que en la planificacin se establecen metas, lneas u objetivos y las acciones o recursos necesarios para alcanzarlos y obtener el futuro deseado.

Plan De VentasPara entregar un mejor nivel de servicio de manera rentable las empresas requieren desarrollar una cultura de prediccin y planificacin. Cuando se elabora un mal pronstico, la planeacin se viene abajo y todas las reas de la empresa se vuelven ineficientes. Esto se puede observar directamente en el bajo desempeo financiero de la empresa, excesos de inventarios de productos que no requieren los clientes, reduccin de margen al vender con descuentos para lograr los objetivos, costos ms altos en las compras, produccin y/o distribucin para reaccionar a emergencias (Gonzlez, 2007).

El rea de ventas y mercadeo elabora el plan comercial o plan de ventas; sin embargo, la viabilidad est determinada por la capacidad de otras reas: financiera, produccin y logstica. Es necesario correlacionar los esfuerzos y determinar en consenso el plan definitivo de ventas (Velsquez, 2003).

Es cierto que el plan de ventas es un pronstico; es decir, una prediccin de eventos, en particular del comportamiento futuro de la demanda de un producto o servicio. Su propsito es reducir el riesgo en la toma de decisiones, en otras palabras, ajustar las acciones a los valores esperados de la demanda y variaciones de consumo, minimizando los costos o forzando situaciones econmicas ms rentables. Los pronsticos estn, poseen un margen de error: la magnitud de este depende de la habilidad del planificador y de las tcnicas aplicadas en el proceso de proyeccin (Velsquez, 2003).

Es muy importante caracterizar la estructura econmica del mercado, identificar el mercado de los insumos materiales, tcnicos y de talento humano, que son necesarios para la empresa, pues estos factores determinan el futuro de la gerencia de operaciones. De manera general, vale considerar como concepto de planificacin de ventas, la actividad de previsin o estimacin del futuro comportamiento de los ingresos y productos que satisfagan la accin de comercializacin, en funcin de mejorar los niveles de desempeo organizacional y su respuesta a la demanda social (Rosales, 2008).

En correspondencia con las opiniones de los investigadores antes enunciados, esta autora entiende como plan de ventas el procedimiento que muestra la tendencia y resultados esperados de la realizacin en el mercado de una produccin o servicio; encaminado a la reduccin de los riesgos y a una mejor exposicin de las variables y sus valores para la toma de decisiones, que logre un enlace entre el rea financiera, de produccin y logstica de la entidad con un capacitado personal en las tcnicas y medios de estimacin.La planificacin del proceso de ventas

Con el objetivo de conseguir la mxima eficacia, el director de ventas debe planificar la utilizacin de los recursos que tiene a sus rdenes. Esto presupone decidir anticipadamente qu medidas va a tomar. El concepto de planificacin suele ser objeto de fuertes crticas por parte de la direccin de ventas; para sta conlleva demasiadas restricciones y un equipo de ventas experimentado debe ser capaz de reaccionar rpidamente a los cambios que se produzcan en el mercado.Sin la existencia de un plan resulta difcil asegurar que vayan a asignarse las prioridades correctas o que no vayan a pasarse por alto facetas de la actividad comercial de la empresa que, aun sin ser fundamentales, no dejan de tener su importancia.Objetivos, planificacin y control. El proceso de planificacin es slo una parte de la actividad bsica y repetitiva de la direccin necesaria en cualquier empresa orientada al crecimiento. La empresa tiene tres procesos diferentes que debe tener en cuenta:1. Proceso de determinacin y fijacin de objetivos. Es el hacia dnde va la empresa.2. Proceso de planificacin. Cmo llegar la empresa a sus objetivos.3. Proceso de control. Cmo sabr la empresa que est llegando a ese punto.Los objetivos de venta.El proceso comenzar normalmente con una previsin de las ventas del perodo siguiente. Esta es la prediccin ms crtica de la empresa, ya que determina el programa de produccin, las materias primas y productos terminados, los gastos de promocin, etc. La solucin ms sencilla consiste en hacer la mejor prediccin posible y utilizarla a todos los efectos de fijacin de objetivos, programacin de la produccin, existencias, etc. De esta forma la empresa trabaja al menos con miras a un objetivo comn.El plan de ventas.Una vez hechas las previsiones y fijados los objetivos, el director debe considerar la forma en que van a conseguirse. Es evidente que ya habr meditado un poco sobre el plan al formular los objetivos. Una vez redactado aqul quiz sea necesario reconsiderar los objetivos identificados con anterioridad. En esencia, el director de ventas debe tener presentes cinco preguntas: Qu se va a vender?, a quin?, a qu precio?, con qu mtodos? Y a qu nivel de costo eficacia?A la hora de planificar, la mayor parte de las empresas se han concentrado tradicionalmente en el crecimiento, y concretamente en el que procede de forma natural del volumen de ventas o al menos del incremento en los ingresos. Sin embargo, la situacin con que se enfrentan muchas empresas es de estancamiento, e incluso de mercados a la baja, presin sobre los precios y costos que se disparan rpidamente. Puntos del proceso de planeacin de ventas

Establecimiento de los objetivos generales de la empresa Evaluacin de las oportunidades de mercado Pronstico de ventas Presupuestos Desarrollo de un plan de accin Implementacin Control

Establecimiento de los objetivos generales de la empresaLa planeacin exige el establecimiento de objetivos y metas comoelprimer paso para decidir sobre un curso de accin. La meta es normalmente la utilidad.

Otros objetivos tpicos pueden ser: Crecimiento de la firma Maximizacin de utilidades a corto plazo Maximizacin de utilidades alargo plazo Servicio a los clientes Incrementar el tamao del mercado Aumentar la participacin del mercado Lograr el liderato de la industria.

Evaluacin de las oportunidades de mercadoEl primer paso para determinar el potencial de mercado, es la identificacin de los clientes actuales y determinar sus caractersticas en forma sistemtica: Tamao, ubicacin y grupo industrial.

La culminacin de este anlisis es el desarrollo delpronstico de ventas.

Pronstico de ventasLa planeacin est basada en un conjunto de suposiciones sobre condiciones a futuro.

Un pronstico de ventas es una estimacin o nivel esperado de ventas de una empresa, lnea de productos o marca de producto, que abarca un periodo de tiempo determinado y un mercado especfico.

El pronstico de ventas es de vital importancia para los directivos de la empresa porque les permite tomar decisiones de mercadotecnia, produccin, aprovisionamiento y flujo de caja. Por tanto, debe

PresupuestosGran parte de la planeacin depende del pronstico de ventas. A partir de ah se pueden formular los presupuestos de publicidad, compras y gastos de fuerza de ventas. Estos presupuestos pueden estar influenciados porlas expectativas actuales.

Desarrollo de un plan de accinAqu el gerente de ventas debe formular los puntos especficos para alcanzar los objetivosde planeacin haciendo las siguientes preguntas:

Qu representa una cuenta grande (clave) Para qu tamao de cliente deben eliminarse las visitas Con qu frecuencia deben visitarse esas cuentas clave Qu programa especfico de visitas debe hacerse Qu nivel de cliente o ejecutivo debe invitarse a comer Qu tanto debe gastarse en invitacionesDebe haber un contacto ocasional por telfono con cuentas pequeas.

Implementacin del PlanBasado en una buena comunicacin, la fuerza de ventas deber actuar con respecto a l plan y deber ir evaluando cada uno de los pasos que fueron planteados en el plan. Aqu el gerente de ventas debe encontrar el punto que lo lleve al control del proceso de implementacin.

ControlEsla culminacin del proceso de planeacin e implementacin, tomando en cuenta los pronsticos de ventas.

Clasificacin de los planes segn diferentes criteriosEn la literatura consultada referente a la planificacin de ventas, se han encontrado diferentes formas de clasificar los planes, pero los ms utilizados son (Torres, 2009):

Segn su marco temporal: Planes a corto plazo: normalmente se establecen para un perodo de un ao y presenta el plan de marketing o corporativo de la empresa con sus presupuestos correspondientes. Estos planes cubren el futuro inmediato y detalles que la entidad pretende hacer en un perodo de doce meses. Los planes a corto plazo se presentan con ms detalles que cualquier otro plan. Tambin se pueden revisar dentro del ao en caso necesario. Planes a mediano plazo: cubren un perodo de dos a cinco aos (tres aos es lo ms comn). El plan a mediano plazo refleja las estrategias desarrolladas en el plan a largo plazo, pero incluye las decisiones ms importantes necesarias para el corto plazo. Estas decisiones incluyen cosas tales como la introduccin de nuevos productos, requerimientos de inversin de capital y la disponibilidad y utilizacin de personal y recursos.

Planes a largo plazo: ms de cinco aos. Estiman las tendencias futuras econmicas y comerciales con varios aos de anticipacin. Su parte central est formada por las consideraciones estratgicas en cuanto a oportunidades futuras.

Con respecto a su flexibilidad: Planes rgidos, son aquellos en los que se supone el futuro suficientemente cierto y, por tanto, se puede alcanzar con acciones definidas desde el presente. Planes flexibles: consideran la posible aparicin de acontecimientos que llevarn a una alteracin de los planteamientos iniciales, ofrecindose diversas opciones.

Segn su alcance: Planes estratgicos: son planes que fijan objetivos, se suelen hacer a largo plazo, generalmente son fijados por los niveles directivos altos y, en general, pretenden establecer cmo van a ser las relaciones empresa-entorno. En este tipo de plan se identifican cursos de accin especficos. Planes operativos: son ms concretos, solo abarcan una parte de la organizacin (departamento de marketing, de finanzas). Estos planes se refieren bsicamente a la asignacin previa de las tareas especficas que deben realizar las personas en cada una de sus unidades de operaciones.

Tcnicas y elementos para la planificacin de las ventasLa planificacin requiere que los directivos anticipen las posibles implicaciones futuras de sus decisiones actuales; as este proceso es un mtodo para garantizar un mejor futuro, hacer que las decisiones de hoy creen el maana que se desea. De esta forma se mejora la calidad de la toma de decisiones al llevar a cabo un plan; adems, proporciona beneficios como: mejorar el clima empresarial, mejorar y coordinar los esfuerzos del equipo de ventas, entre otros (Rosales, 2008).

Para elaborar una correcta planeacin es necesario llevar a cabo una serie de anlisis de diferentes aspectos, se ha derivado una clasificacin que comprende el estudio en dos grandes etapas que son (Gonzlez, 2007):

Etapa primaria o de preparacin

Definicin del concepto de misin. Anlisis de la posicin de la empresa. Definicin de objetivos estratgicos.

Cada uno de estos puntos debe ser resuelto antes de poder elaborar o analizar el siguiente. Cabe destacar adems que la planeacin estratgica en esta etapa no solamente se enfoca a una planeacin de tipo mercadolgica o de ventas, sino que tambin puede ser utilizada para la elaboracin de planes financieros, de produccin, de recursos humanos y otros.

Etapa secundaria o de operacin

Establecimiento de las metas deseadas por la empresa. Elaboracin y asignacin del presupuesto total de mercadotecnia. Diseo de la orientacin estratgica

En opinin de esta autora, las decisiones, tomadas a partir datos procesados por herramientas estadsticas suelen ser mejores, ya que se parte de una cifra base ms prudente.

Tcnicas para planificar las ventasLas tcnicas de planeacin no consisten en predecir y en prepararse para el futuro; es ordenar los recursos para que el futuro sea favorable. Para esto, se deben controlar los acontecimientos que sean manejables y adaptar los que no lo sean.

Segn Quiros, 2006 la planeacin de ventas comprende los siguientes pasos:

Recopilacin de informacin: el primer paso en la planeacin es recopilar informacin acerca del problema en cuestin. Se pueden obtener datos tiles a partir de fuentes subjetivas y objetivas.

Fijacin de objetivos: cuando se definen los resultados finales de una organizacin se fijan objetivos. Las cinco caractersticas de un objetivo pueden recordarse con facilidad mediante la palabra SMART: especfico, medible, acordado, realista y relacionado con el tiempo.

Desarrollo de estrategias: en su forma ms bsica, el desarrollo de estrategias consiste en decidir qu hacer, cmo y cundo; es el medio por el cual una organizacin alcanzar sus objetivos, dado un conjunto de limitaciones ambientales y polticas organizacionales.

Desarrollo de polticas: las polticas son las decisiones permanentes relativas a los asuntos estratgicos recurrentes y restringen las clases de estrategias aceptables para lograr los objetivos.

Desarrollo de programas: los programas descomponen los objetivos y estrategias en pasos manejables que pueden identificarse, delegarse e instrumentarse, cuyos resultados se pueden medir.

Establecimiento de procedimientos: los procedimientos son programas de accin estandarizados que se refieren a asuntos tcticos recurrentes. A menudo constituyen la forma ms eficiente de desempear una tarea.

Presupuestacin: es la asignacin de recursos a programas. Los recursos incluyen personas, capital de trabajo e informacin. La informacin acerca del mercado y los competidores se ha vuelto un recurso cada vez ms importante y costoso en la administracin de ventas.Pueden resultar muy importantes estos criterios, en la medida en que cada cual se ajuste a las necesidades en que se va a desarrollar la planeacin y segn el contexto econmico concreto en que se desarrolla la unidad de ventas y, en el caso de Cuba, las polticas, normas y regulaciones estatales para el sector comercial en particular.SISTEMAS ORGANIZACIONALES DE VENTAS

Sistemas de organizacinSistemas de organizacin: son las combinaciones establecidas en la divisin de funciones y autoridad por medio de las cuales se puede realizar la organizacin.

La organizacin de los equipos de ventas

Cul es el objetivo del equipo de ventas?El objetivo del equipo de ventas es vender. Esto puede traducirse en objetivos ms especficos como conseguir un volumen determinado de ventas, aumentar la cartera de clientes, incrementar las compras realizadas por cada cliente, conocer mejor a la competencia, etc.Para lograr estos objetivos el equipo de ventas puede organizarse de acuerdo a los siguientes criterios: geogrficos, clientes, tipo de productos o de forma combinada.La organizacin del equipo de ventas por Zonas GeogrficasEn este sistema se divide la zona en donde opera la empresa en diferentes regiones geogrficas, por ejemplo colonias, ciudades, estados o incluso pases.La ventaja de organizarse de esta manera es que se reduce el tiempo y los gastos para que los vendedores se puedan desplazar, funcionan muy bien cuando los productos que maneja la empresa son pocos y los clientes comparten ciertas caractersticas. El principal inconveniente que presenta es que los vendedores no estn especializados en los productos, por lo que cuando la empresa maneja muchos productos o los clientes son muy distintos, el vendedor no est lo suficientemente preparado para ofrecer a buen nivel todos los productos.La organizacin del equipo deventas por ProductosEsta forma de organizacin se basa en los productos y sus diferentes caractersticas tcnicas, de mercado o una combinacin de ambas. En este caso a cada lnea de productos se le asignar un grupo de vendedores especializados en el producto designado que opera en el territorio que le corresponda. La ventaja que presenta es el conocimiento especializado que puede tener el vendedor, la desventaja los altos costos que puede representar el desplazamiento de los vendedores.La organizacin del equipo de ventaspor ClientesEste sistema divide el mercado en diferentes tipos de clientes con caractersticas comunes entre ellos. A cada grupo de clientes se le asigna un equipo de ventas. La ventaja de esta organizacin es que los vendedores adquieren ms conocimientos sobre el segmento de clientes que atienden y pueden lograr una buena relacin con ellos, lo que los acerca al potencial cierre de la venta. En este tipo de organizacin la relacin ente vendedor y comprador se vuelve ms estrecha, por lo que es un modelo efectivo cuando la relacin y la amistad son importantes para ganar la venta.La organizacin Combinada del equipo de ventasEste es uno de los sistemas que ms se emplean, ya que en l se combinan todas las formas de organizacin anteriores, lo importante es aprovechar todos los beneficios que se pueden obtener de cada una y tratar de reducir las desventajas que presentan.Por ejemplo una empresa mayorista en productos de cocina su red de ventas la basara en una organizacin mixta, que le permita combinar las caractersticas de sus productos, con los diferentes perfiles de clientes en sus diferentes sucursales.

Importancia de la organizacin de un equipo de ventas.

El proceso de organizacin de un equipo de ventas consta de tres etapas fundamentales que son:

En la etapa de planificacin incluye el establecimiento de objetivos y a decisin sobre la forma de alcanzarlos, la etapa de ejecucin incluye la organizacin, la seleccin y contratacin de personal para la organizacin y la direccin de las operaciones de la misma. La etapa de valoracin constituye un excelente ejemplo de la naturaleza interrelacionada y continuada del proceso de administracin. Es decir la valoracin supone dirigir la vista atrs, y al mismo tiempo, mirar hacia delante. Al volver la vista atrs, la administracin de la empresa compara los resultados de sus operaciones con sus planes y objetivos. Al mirar hacia delante, dicha valoracin sirve de ayuda para la planificacin estratgica futura.

Anteriormente, haciendo referencia a la dcada de los 70 y parte de los 80, se tomaba ms en cuenta los procesos de planificacin estratgica del marketing, sin importar el factor humano. Los vendedores eran ridiculizados y la venta personal criticada con frecuencia y era muy difcil atraer a gente joven calificada para los trabajos de ventas.En la actualidad la mayora de los ejecutivos de ventas de nivel medio y bajo dedican mucho mas tipo a temas relacionados con la seleccin y contratacin de personal, a temas operativos. Tomando en cuenta que el costo de seleccionar, contratar y dirigir un equipo de ventas es el ms importante de los costos de marketing en la mayora de las empresas.

mbito de la organizacin de un equipo de ventasA medida que va transcurriendo la ltima dcada del siglo XX, las empresas se ven forzadas, como consecuencia de una serie de presiones competitivas y econmicas, a adoptar una postura ms orientada hacia el mercado.

Las empresas orientadas al mercado coordinan e integran todas sus actividades en pos del objetivo de mejorar el nivel de satisfaccin de sus clientes. Administradores eficientes, adaptables a las circunstancias, lideres emprendedores que constituyen el motor del cambio dentro y fuera el negocio. Este tipo de organizaciones tiene como objetivo fomentar un entorno en el que dicho objetivo est presente en cada una de las decisiones que tomen. Para esto se requiere un director general que tenga experiencia en marketing o al menos, centrado en las actividades de marketing.

Tipos de Sistemas de Organizacin de las vetas

Tipos bsicos de organizacinOrganizacin linealLa autoridad se delega en forma vertical y en lnea.Cada elemento del departamento de ventas tiene un solo jefe al que informar y obedecer exclusivamente, para formar una serie de escalones jerrquicas.

Ventajas: El personal entiende la organizacin con facilidad El superior manda directamente a sus subalternos Cada miembro de la organizacin sabe de quin recibe y a quin debe entregar los informes. Facilita la toma de decisiones y la consulta al superior en caso de necesidad.

Desventajas: Se carece de especialistas La comunicacin se dificulta si hay muchos nivelesOrganizacin funcionalSe maximiza la especializacin.La autoridad y responsabilidad se practican dentro del campo de accin del especialista.

Ventajas: Cada persona se ocupa de los problemas que conciernen directamente sus funciones. Hay mayor eficiencia y rpida adaptacin en caso de cambio.

Desventajas: Facilita la duplicidad de mando Dificulta diferenciar la autoridad y responsabilidad de cada jefe.

Organizacin staffConserva las ventajas del sistema lineal.

Ventajas: Especializacin El personal se ocupa de sus funciones y el personal de staff se ocupa de otras tareas (capacitacin, labor administrativa)

Desventajas: Los asesores staff subestiman a la persona que estn asesorando y como consecuencia confunden a los directivos. El personal de staff es costoso y no produce ventas.

Organizacin por comitsEs til para coordinar los esfuerzos del personal de ventas con el fin de que se identifiquen y de que sus ideas se tomen en cuenta.Comits deliberantesSu funcin es discutir problemas pero no tienen autoridad para resolverlos. Es decir, sus acuerdos deben ser avalados por un superior.

Comits resolutivosSus decisiones se llevan a cabo sin necesidad de la aprobacin de un superior. En este sistema, las discusiones sin sentido y fuera de tema dan como resultado la prdida de tiempo.

Elementos de un sistema organizacional

Los sistemas organizacionales, cualesquiera que sean, tienen vida inicial y desarrollo a partir de incorporar y construir una serie de componentes que facilitan su configuracin. Cumplen un rol fundamental. Cuando no funcionan con eficiencia, trae serios problemas. Es importante acotar, que dentro de los sistemas existen parmetros los cuales se definen como:

Lasentradas(inputs)estn conformadas por todo aquello que necesita el sistema para tener vida; son una serie de flujos que en su mayora provienen del entorno, tales como la infraestructura fsica, los insumos, las mquinas, el dinero, la informacin y el potencial humano; tambin existen entradas que produce el propio sistema organizacional. Estos recursos se incorporan al sistema a manera de flujos para que estos puedan funcionar normalmente y alcanzar los objetivos que ha previsto. Son todos los flujos que necesita el referido sistema para operar con eficiencia y eficacia, y responder a las demandas del entorno con entropa negativa, estabilidad y adaptabilidad.

Elprocesadorest dividido por el medio estructural al que concurren los flujos (inputs), los procedimientos u operaciones que sirven para transforman los flujos en productos o resultados segn los requerimientos fijados en el proceso de planificacin (outputs) y los trabajadores.El procesador est diseado en funcin a las caractersticas, procesos tcnicos, objetivos y metas asignadas.El procesador se dividen en: Medio estructural que concurren los flujos Trabajadores (transforman los flujos a travs deprocedimeintos) Procedimiento (operaciones)

Lassalidas o productos(outputs), son los diversos productos que el sistema organizacional enva al entorno que ha logrado el procesador al transformar las entradas (inputs). Proporciona parte de la energa que necesita el entorno, para que a su vez produzca las entradas que necesita el producto debera de satisfacer las necesidades de los clientes a los que sirve el sistema organizacional.

Larealimentacines la informacin o respuesta de retorno que ejerce el entorno en el sistema organizacional como resultado de la evaluacin hecha por el entorno respecto a la salida (producto o servicio) recibida. La retroalimentacin es un sistema que debe establecerse para alimentar el sistema organizacional con la informacin sobre los distintos acontecimientos que ocurren en el entorno.

Elreguladorlo forma el conjunto de personas que disean, controlan y buscan la estabilidad y la adaptabilidad del sistema organizacional. Est constituido por las personas que toman las decisiones y el conjunto de normas que guan la actuacin del procesador en correspondencia con las entradas y salidas. A travs de la realimentacin el regulador recibe respuestas del medio interno y externo, lo cual le permite confirmar o rectificar el comportamiento del sistema organizacional. La actuacin del regulador es fundamental ya que tiene que lograr que el sistema alcance sus objetivos y metas. Es el que va a posibilitar la estabilidad y la adaptabilidad del sistema. Habr un regulador para todo el sistema organizacional y reguladores para cada subsistema, que en conjunto formanel sistema regulador.

ADMINISTRACIN DE LA TICA EN UN ENTORNO DE VENTAS

La tica En Las VentasEn la profesin de las ventas existe un cdigo de tica no escrito que los vendedores profesionales aplican a cada venta que se realiza, un cdigo que debe ser implcito y que asegura que cada cliente que atienda el vendedor este 100% seguro de la credibilidad de este, lo que arroja una cadena interminable de recomendaciones, muchas veces es difcil, puesto que es ms fcil decir una mentira que enfrentar al cliente con una verdad que posiblemente dae la venta, esto por supuesto traer ms problemas que ventas en el futuro.

La tica aplicada a las ventas puede no ser la ruta ms rpida para el xito; cortar camino de lo correcto es casi siempre una va ms rpida hacia la riqueza, pero es una cuestin pasajera, momentnea y muy peligrosa. Adems de la moralidad que implica adherirse a buenas prcticas de trabajo, las personas emprendedoras consideran que vender con la conciencia limpia provoca, a largo plazo, mejores resultados econmicos, pues ese cliente al que se le brinda ese servicio que es vender le dar valor a lo que a adquirido, encontrar un verdadero beneficio a ese producto o servicio que adquiri.

Por otra parte es importante que el vendedor cuide su reputacin, que el cliente gane confianza y sea fiel a esa persona que le vendi que lo asesor y se convierta en difusor positivo del producto.

Como directores es necesario crear una cultura organizacional con el equipo de trabajo sobre la importancia de aplicar ese cdigo en las ventas, de actuar con honestidad y no engaar para conseguir resultados mediticos que son perjudiciales en el futuro de cualquier organizacin.

Por qu tener tica en los negocios?

Engaar a los clientes: Pasando por alto hechos importantes Utilizar tcticas de culpabilidad: como decirles a las personas mayores que deberan tener un seguro de vida que beneficie a muchos familiares Hacer que producto parezca ms complejo de lo que es Utilizar un exceso de vocabulario especial y letra menuda para hacer los trminos de la venta pocos claros. Filosofa, ticas y juicios morales filosofa moral idealismo relativismo tica situacional dilema tico equidad aceptabilidad contractual ismo Un salvador de fronteras es alguien que desempea su trabajo en las fronteras ticas entre una empresa y un cliente. El personal de ventas representa a la empresa ante el cliente y al cliente ante esta. vulnerabilidad del cliente ignorancia ingenuidad impotencia Aplicacin de los cdigos de tica en las ventas profesionalesLos cdigos de tica expresan los valores de una empresa al especificar, por escrito, las conductas especficas que son consistentes o no con tales valores. Tipos de cdigos de tica.

Cdigos de la empresa. Cdigos de tica profesional. Cdigos de asociaciones de negocios. Cdigos de grupos de asesora Conductas prohibidas.

El cdigo de tica altera la forma en la cual los gerentes de ventas ven las conductas cuestionables entre la fuerza de ventas. El cdigo de tica debe abordar el aspecto de hasta dnde pueden llegar los miembros del personal de ventas para satisfacer a los mejores clientes de la empresa. El clima de trabajo tico del personal de ventas determina la conducta de las estrategias de ventas a utilizar, as como la tolerancia del personal de ventas hacia las acciones no ticas entre los empleados.

tica: Se refiere a lo correcto y a lo incorrecto involucra valores y principios. Polticas y Reglas Confianza y Responsabilidad Comportamiento de los compaeros nfasis de las ventas en las utilidades. Consideraciones Legales en el Entorno de Ventas Las actividades de ventas y su administracin estn reguladas por leyes locales, estatales y federales, as como por una legislacin en cada pas extranjero. Regulacin Federal La legislacin que regula los negocios se puede dividir en dos categoras principalmente:

1. Leyes que protegen a las empresas unas de otras.2. Leyes y polticas que protegen a los consumidores y a la sociedad de las prcticas de negocios desleales Discriminacin de Precios Discriminacin entre diferentes clientes sobre el precio o los trminos de venta cuando la discriminacin tiene un efecto nocivo sobre la competencia Regulacin Internacional de las ventas Los vendedores internacionales debes enfrentar tres series diferentes de reglas que restringen sus operaciones.3. Leyes de su pas.4. Leyes del pas donde va a operar.5. Leyes internacionales de venta Regulacin Estatal y Local Cdigo Comercial.

12 Reglas ticas que pueden aplicarse a cualquier vendedor en cualquier compaa

1. Presentar el producto de la mejor forma posible, pero no engaes sobre ti, la compaa o el producto.2. Has todo aquello que prometiste hacer. Esto incluye los detalles como llamar por telfono cuando prometiste que lo haras, estar donde dijiste que estaras. No hagas promesas con facilidad, pero cumple las que hiciste. (Nada crea confianza con mayor rapidez que este tipo de conducta).3. Si es necesario nigate a aceptar un pedido. Si el uso que un prospecto da a un producto o servicio no es adecuado, infrmale a este, desde un principio.4. Crea un sentido de responsabilidad personal hacia tus clientes.5. Informa de inmediato a los clientes cuando se presenten problemas fuera de control.6. No menosprecies a la competencia, pues es contraproducente. Durante las presentaciones, concntrate en los aspectos positivos de tu compaa y lnea de productos. Tienes muy poco tiempo disponible para hablar con los prospectos como para desperdiciarlo hablando de alguien ms.7. Represntate primero t, incluso antes que a la compaa para la que trabajas.8. No trabaje en compaas a las que no respete, ni las representes. Le pedirn que haga cosas que usted sabe que no son correctas, y terminaras faltndole el respeto t mismo.9. Proporcione a la gerencia la informacin tanto positiva como negativa en forma oportuna.10. No intentes sobornar a un cliente para realizar una venta.11. Inspira respeto entre tus colegas. Trata con justicia a otros gerentes y vendedores. No los engaes; nunca trates de tomar los clientes de otros vendedores.12. No olvides las normas ticas, solo porque est cerca el fin de mes y la cuota todava no se cubre. Si es incorrecto hacerlos el primer da del mes, sigue sindolo el da veinticinco.

PRESUPUESTO DE VENTAS

El presupuesto de ventas de una empresa es la base de casi todas sus decisiones comerciales. Todos los empresarios -hasta los ms pequeos- emplean alguna clase de pronstico de ventas, aunque sea de modo inconsciente o intuitivo, como punto de partida para todos los planes de una empresa. En el corto plazo, el presupuesto sirve para determinar el programa de produccin. Para cumplir con los pedidos de los clientes, se requiere un programa de produccin mnimo. Esto a su vez obliga a disponer de cierta cantidad mnima de materias primas, insumos, maquinarias y partes, y cierta dotacin de personal.Si se subestiman las ventas futuras, no se podr cumplir con los pedidos de los clientes. Si se las sobreestima se incurrir en diversos sobrecostos por stock, exceso de personal, etctera.Adems la empresa debe prever el flujo de efectivo -cash flow- para poder hacer frente a sus obligaciones. En sntesis, el pronstico de ventas es el medio por el cual la empresa organiza sus metas especficas y sus planes de operacin.

Influencias sobre las ventasLas ventas de una empresa pueden ser afectadas por mltiples variables externas e internas.Algunas de las variables externas se relacionan con la evolucin econmica general, cambios imprevistos en la demanda, acciones de los competidores, aparicin o desaparicin de sustitutos, etctera. A su vez cada una de estas grandes variables pueden ser afectadas por mltiples factores econmicos, polticos, sociales, legales, culturales e incluso ecolgicos. Las variables internas pueden relacionarse con la estrategia general de la empresa, factores y procesos de produccin, canales comerciales, manejo de la mezcla de marketing, cantidad y calidad de su fuerza de ventas, etctera. Las variables internas tambin pueden ser afectadas por mltiples factores y restricciones. Todo pronstico de ventas debe reflejas la influencia de todas estas variables.

Importancia del presupuesto de ventasEl presupuesto de ventas es el primer paso para realizar un presupuesto maestro, que es el presupuesto que contiene toda la planificacin. El plan de ventas debe ser realista y los pronsticos debe ser preparados cuidadosamente, de esta forma los pasos siguientes en el proceso presupuestal sern confiables, ya que el presupuesto de ventas suministra los datos para elaborar los presupuestos de gastos administrativos, gastos de ventas, compras y de produccin.

Procedimiento para elaborar el presupuesto de ventasElaborar el presupuesto de ventas es un proceso secuencial de toma de decisiones que implica una serie de pasos ordenados, los cuales aparecen en la figura 2, que se relacionan estrechamente con las etapas de la planeacin en administracin de ventas. Adems, incluye la secuencia de hechos inherentes al mtodo de objetivo y tarea del presupuesto de ventas.

Pasos en la aprobacin del presupuestoAnlisis de la situacinComo primer paso, los gerentes de ventas vinculados al presupuesto de ventas tienen que conocer los hechos. Querrn dar un vistazo a la magnitud de las diferencias presentadas en el pasado entre las cifras presupuestadas y las cifras reales y establecer las razones de esas diferencias. La experiencia fruto de los errores de aos anteriores permite pulir los aspectos procedimental y conceptual del presupuesto de ventas. Los presupuestos pueden, cambiarse.Ajustar con precisin los presupuestos de ventas y de gastos de ventas es un arte cuya prctica se beneficia con los errores del pasado.Identificacin de problemas y oportunidadesLos problemas y las oportunidades que se presentan en la administracin de ventas surgen del anlisis de la situacin. Estas amenazas y desafos potenciales y reales tienen que evaluarse y dirigirse a determinar qu probabilidad tienen de ocurrir y cul ser la gravedad de su impacto.Aquello que un gerente de ventas considera un problema, a otro puede parecerle un desafo fascinante. Cualquiera que sea el caso, este segundo paso del presupuesto de venta es real: enfrentar los hechos.

Elaboracin del pronstico de ventasEn este punto, la gerencia de ventas est lista para hacer el pronstico de ventas: el tercer paso en la elaboracin del presupuesto. Como se mencionaba anteriormente, los mtodos para pronosticar difieren entre s. De hecho, una misma firma puede utilizar varios mtodos y no es poco comn hacer un esfuerzo combinado.Las proyecciones se hacen con respecto a los niveles de ventas anticipados por territorio, producto y tipo de cuenta, con base en los supuestos de planeacin acerca de las condiciones futuras del ambiente.El pronstico de ventas que surge es una mezcla de la imagen ampliada que ha suministrado el sistema de informacin de marketing y los estimativos hechos por los vendedores. Se expresa en unidades y en dinero, de manera que las ltimas comparaciones frente a los resultados reales pueden ayudar a los gerentes a analizar si las varianzas que se observan se deben a diferencias de cantidad o de precio.El pronstico de ventas es la parte central del procedimiento del presupuesto de ventas porque no slo determina las utilidades de ventas presupuestadas sino tambin el nivel que se requiere en el esfuerzo de ventas.

Formulacin de los objetivos de ventasUna vez que se ha desarrollado el pronstico de ventas, los vendedores deben conocer cules metas buscar y cules objetivos lograr. Estos objetivos de ventas deben desarrollarse de manera satisfactoria, que d a los individuos afectados la oportunidad de participar y ser escuchados.Sin embargo, estar de acuerdo con estos objetivos no es suficiente para tener xito. Los objetivos tienen que ser prioritarios, vlidos y contar con los recursos adecuados. Ser prioritarios significa que debe establecerse un ndice de necesidad segn el orden de importancia en el cual deben lograrse los diferentes objetivos. Esto incluye examinar sus posibles consecuencias en las utilidades.Cuando se miran desde una perspectiva de costo / beneficio, tienen que descartarse muchos objetivos que, en principio, se consideraron muy importantes. La validez se refiere a una investigacin sobre la posibilidad de lograr los objetivos que subsistan, los cuales pueden producir objetivos adicionales inaceptables.Al final de este cuarto paso del proceso del presupuesto, slo quedan los objetivos que se consideren valiosos, tiles o factibles.Determinacin de las tareas de ventasLa gerencia de ventas y los vendedores tienen que llevar a cabo una amplia gama de actividades de ventas que van desde reclutamiento hasta evaluacin, y desde la consecucin de clientes potenciales hasta el servicio posventa. El propsito del quinto paso del proceso del presupuesto de ventas es identificar las tareas tcticas.Esta responsabilidad representa un reto significativo porque saber dnde se quiere estar y cmo llegar all son dos asuntos diferentes.Tienen que examinarse las opciones, proyectarse los impactos de ventas y ganancias, y considerarse su probabilidad.

Especificacin de los recursos necesariosEl sexto paso del proceso de presupuesto de ventas es determinar los recursos que se necesitarn para implementar las actividades proyectadas y lograr los objetivos deseados.Estos recursos incluyen contratar vendedores, de manera temporal o indefinida, y contar con los elementos necesarios para apoyarlos, como automviles, Laptops y ayudas audiovisuales de ventas para fbricas e inventarios.Los objetivos de ventas no se alcanzarn a menos que la firma se encuentre en una posicin que brinde suficiente apoyo. Si ese no es el caso, tendr que revisarse el programa.Realizacin de las proyeccionesEn este nivel pueden reunirse los objetivos, las tareas y los recursos de ventas en un todo coherente. Las entradas y peticiones de las diferentes unidades de la funcin de ventas se unen e integran en un paquete completo.En el proceso del presupuesto de ventas, este sptimo paso es el ltimo que se realiza en el interior de la organizacin de ventas.Para lograr un producto final slido, se requieren una coordinacin y una revisin cuidadosas de los aspectos que integran el presupuesto de gastos de ventas y el presupuesto total.

Presentacin y revisinEn el paso 8, la gerencia de ventas tiene que presentar y defender su propuesta de presupuesto ante la gerencia general. Tiene que justificar su solicitud basada en el argumento de fondos insuficientes, para competir con otras partes de la organizacin.Los ejecutivos de alto nivel faltaran a sus obligaciones si no enfrentaran la propuesta presupuestal de la gerencia de ventas. Algunos gerentes de ventas piden, de manera deliberada, ms fondos de los que esperan recibir; aunque la tica de esta actitud es cuestionable, hacer peticiones iniciales infladas puede ser una necesidad en algunas firmas.En cualquier caso, los presupuestos de ventas y de gastos de ventas tienen que ajustarse al presupuesto corporativo general y estar en coordinacin con sus otros componentes: los presupuestos de produccin y de compras. En la tabla 2 se hacen algunas sugerencias especficas para presentar el presupuesto de ventas ante la gerencia general.

ELABORACION DE UN PRESUPUESTO DE VENTA Para determinar el presupuesto de ventas de un producto, sus costos y utilidades hay que tener primero el pronstico de ventas.

Pronostico de ventas del Producto XXX de la empresa XXXAosVentas RealesPromedio SimplePromedio a 3 aosSuavisamiento Espontaneo

20112,050

20122,400

20132,900

20143,200

2015------3,2002,833.33,115

Para determinar el Pronstico de ventas existen tres mtodos el Promedio Simple, Promedio a 3 aos y Suavisamiento Espontaneo.Para determinar el pronstico mediante el Promedio simple se toma como referencia el ltimo ao, de modo que el pronstico ser el mismo del ao anterior. Con el Promedio a tres aos, se suman las ventas reales de los ltimos tres aos y se dividen entre esa misma cantidad; en este caso se aria del siguiente modo: 2,400 + 2,900 + 3,200 = 8,500 / 3 = 2,833.33Mediante el mtodo Suavisamiento espontaneo la regla es multiplicar el por el siguiente por 1/3 y el ao ms antiguo de los ltimos tres por 1/6. Luego sumar el resultado de los tres y sumarle un 5% al monto obtenido. De la siguiente manera.2,400 * 1/6 = 4002,900 * 1/3 = 966.66 3,200 * = 1,600400 + 966.66 + 1600 = 2,966.66 2,966.66 * 5% = 148.33 2,966.66 + 148.33 = 3,114.9 (3,115)

Las empresas se recomienda que utilicen este ltimo mtodo por tener mayor precisin en comparacin con las ventas reales.

Presupuesto de ventas y gastos del Producto XXX de la empresa XXX Una vez obtenido el pronstico de ventas realizamos el presupuesto de ventas para el ao correspondiente, utilizaremos el resultado obtenido mediante el mtodo suavisamiento espontaneo de 3,115 el precio que le asignaremos ser de 2,400 por unidad.

3,115 * 2,00 = 7,476,000 Presupuesto Ventas Reales Favorable Desfavorable

INGRESOS

Ventas 7,476,0007,600,000

GASTOS

Promocin 2,000,0001,900,000100,000

Publicidad 1,350,0001,400,00050,000

Otros Gastos 400,000350,00050,000

Total Gastos 3,750,0002,650,000

UTILIDAD 3,726,0004,950,000

CONCLUSIN

Por la importancia que descansa sobre las ventas para la empresa independientemente de que tipo de empresa sea, se debe organizar los equipos de ventas y realizar planes estratgicos fundamentados en metas u objetivos a alcanzar, las empresas con una mala organizacin de sus fuerzas de ventas est destinada al fracaso, parte importante a tomar en cuenta en los planes e introducir a los vendedores son las ticas que se deben tener a la hora de realizar las ventas.

La planeacin de ventas incluye anticiparse al desarrollo del medio ambiente y prepararse para combatir los cambios o sacarles provecho. Planear significa controlar los sucesos en lugar de ser arrollado por ellos. La planeacin de ventas tiene particular importancia y representa un reto especial cuando se origina en el lanzamiento de nuevos productos al mercado.

Un plan de ventas bien concebido genera emocin y entusiasmo cuando se pone en accin, brinda la direccin y el marco de referencia para las actividades de ventas, ayuda al personal de ventas a comprender hacia donde se dirige la organizacin, como se espera llegar a ese punto, que acciones especficas deben emprenderse y quien y cuando deben emprenderlas.

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