Bahan presentasi latihan

Balai LPSEBalai LPSEProvinsi Jawa BaratProvinsi Jawa Barat

MT DAN TOTMT DAN TOTLPSELPSE

Balai LPSE

Provinsi Jawa Barat

1.1. PENGENALAN LPSEPENGENALAN LPSE2.2. SIMULASI ADMINSIMULASI ADMIN3.3. SIMULASI PANITIASIMULASI PANITIA

4.4. SIMULASI REKANANSIMULASI REKANAN5.5. MAGANGMAGANG

MATERIMATERI

Tantangan pengadaan

• Informasi harga dan barang terbatas• Akses pasar yang terbatas• Pasar yang tersekat-sekat (fragmented)• Persaingan usaha tidak sehat/premanisme• Bad Governance• SDM pengadaan terbatas

Mengapa e-Procurement

• Mewujudkan prinsip-prinsip pengadaan barang dan jasa secara lebih nyata;

• Penawaran yang masuk lebih banyak;

• Lebih aman (termasuk jaminan keamanan data);

• Mengurangi benturan dan hambatan fisik

Apa itu e-Procurement ?

e-Procurement adalah proses pengadaan barang/jasa pemerintah yang pelaksanaannya dilakukan secara elektronik yang berbasis web/internet dengan memanfaatkan fasilitas teknologi komunikasi dan informasi yang meliputi pelelangan umum secara elektronik yang diselenggarakan oleh Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE).

Mengapa Panitia Pengadaan Memerlukan e-Procurement ?• Mendapatkan penawaran yang lebih banyak• Mempermudah proses administrasi• Mempermudah PPK/Panitia Pengadaan dalam

mempertanggungjawabkan proses pengadaan

Mengapa Penyedia Memerlukan e-Procurement ?• Menciptakan persaingan usaha yang sehat• Memperluas peluang usaha• Membuka kesempatan pelaku usaha mengikuti lelang• Mengurangi biaya transportasi untuk mengikuti lelang Mengapa Masyarakat Memerlukan e-Procurement ?• Memberi kesempatan masyarakat luas untuk mengetahui proses

pengadaan

Proses Pengadaan Secara Elektronik

• Pembuatan Paket oleh Panitia• Pengumuman lelang oleh Panitia• Upload dokumen lelang oleh Panitia• Download dokumen lelang oleh Penyedia• Penjelasan lelang• Pemasukan dokumen penawaran oleh Penyedia• Pembukaan dokumen penawaran oleh Panitia• Pengumuman pemenang lelang• Sanggahan kepada Panitia

Posisi LPSE Prov/Kab/Kota

LKPP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

Layanan Pengadaan

Secara Elektronik

(LPSE)

Panitia/UnitLayanan

Pengadaan (ULP)

PenyediaBarang/

Jasa

Fungsi LPSEFungsi LPSE

Mengelola sistem e-Procurement atau Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE);

Menyediakan pelatihan kepada Panitia/ULP dan Penyedia barang/jasa;

Menyediakan akses internet bagi Panitia/ULP dan Penyedia barang/jasa;

Menyediakan bantuan teknis untuk mengoperasikan SPSE kepada Panitia/ULP dan Penyedia barang/jasa;

Melakukan pendaftaran dan verifikasi terhadap Admin Agency dan Penyedia barang/jasa.

LPSE Kunci Utama Pelaksanaan Perpres 54/2010

Setiap instansi pusat/provinsi/ kabupaten/ kota, wajib membentuk LPSE.

Untuk TA (Tahun Anggaran) 2011, pengumuman rencana umum pengadaan barang/jasa pemerintah pada Portal Pengadaan Nasional melalui LPSE.

Mulai 1 Januari 2011 pengumuman lelang barang/jasa pemerintah pada Portal Pengadaan Nasional melalui LPSE.

2012 setiap satuan kerja wajib mulai menerapkan pengadaan barang/jasa pemerintah secara elektronik.

Admin Agency PPK Pokja

Mulai

Login

Meng-entry :-Kode Rek-Nama Paket-Pokja

Login

Membuat Paket

MengumumkanPaket

Selesai

Menentukan:-Paket lelang-PPK- Mengumumkan di Portal Penga-daan Nasional Melalui LPSEpada awal tahun

PA

Mendaftar

Proses lelang : Pengumuman lelang,

pendaftaran s.d. pengumuman

Pemenang-Sanggah

Ikut lelang

Melengkapi

PencatatanBlack List Rekanan

ALUR TUGAS DAN FUNGSI MASING-MASING AKTOR

Verifikator

Verifikasi

Persyaratan OK

Ya

EksekusiBlack List Rekanan

Tidak

Verifikator

O P DLPSE REKANAN

-Mennyusun HPS-Menyusun Spek, dsb.

ULP

Admin Agency

OPD

ULP (Procurement Unit)

LPSE

1. Sebagai unit pelaksana pengadaan barang/jasa

2. Merupakan kumpulan panitia pengadaan barang/jasa

3. Menghimpun pengadaan barang/jasa dari setiap SOPD

4. Berfungsi :• Mengumumkan paket pengadaan;• Menerima pendaftaran rekanan;• Menjelaskan dokomen pemilihan;• Menerima dan membuka dokumen

penawaran; • Mengevaluasi dokumen penawaran

(administrasi, teknis, kewajaran harga, dan kualifikasi);

• Menyusun berita acara-berita acara (BA.aanwijzing,BA.pemb.penawaran,BA Hasil Pelelangan );

• Membuat adendum (jika ada);• Mengusulkan calon pemenang;• Mengumumkan pemenang.

1. Sebagai pengampu kesisteman pengadaan barang /jasa secara elektronik

2. Bukan panitia pengadaan barang/jasa3. Merupakan fasilisator pengadaan barang/jasa

secara elektronik.4. Berfungsi sebagai:

o Admin Agency: meng-entry-kan data kepanitiaan, rencana paket, PPK dan panitia atas penetapan dari SOPD

o Trainer: memberikan pelatihan aplikasi LPSE kepada Panitia, PPK dan Rekanan

o Verifikator: melakukan verifikasi data rekanan untuk divalidasi masuk ke database LPSE, memberikan user ID dan password; mengeksekusi black list rekanan berdasarkan surat penetapan PPK

o Helpdesk: memberikan penjelasan atas berbagai hal menyangkut LPSE.

Perbedaan ULP dan LPSE

MANUAL ELEKTRONIK

1. Serangkaian tatap muka antara panitia dan rekanan (pendaftaran, aanwijzing, penerimaan dan pembukaan dok.penawaran, pembuktian kualifikasi);

2. Seluruh dokumen berbentuk hardcopy;

3. Panitia bekerja secara stasioner selama proses pengadaan;

4. Dibutuhkan biaya dalam proses pengadaan (contoh: penggandaan dokumen, makan-minum aanwijzing, pemasukan dan pembukaan penawaran);

5. Kesempatan memperoleh pekerjaan melalui proses pengadaan dengan upaya yang cukup berat dan biaya tinggi karena harus hadir secara fisik.

1. Ada tatap muka antara panitia dan rekanan tapi terbatas pada pembuktian kualifikasi calon pemenang;

2. Hampir seluruh dokumen dalam bentuk digital;

3. Panitia dapat bekerja dimana saja tidak dibatasi ruangan dan waktu sepanjang mendapatkan akses komunikasi melalui internet;

4. Memperkecil biaya proses pengadaan;

5. Kesempatan memperoleh pekerjaan melalui proses pengadaan dengan upaya yang cukup mudah dan biaya rendah, karena melalui komunikasi dunia maya.

PERBEDAAN PELAKSANAAN LELANG

No. Uraian Manual Elektronik

1. Proses Administrasi Sulit Mudah

2. Pendaftaran Vendor Berulang-ulang Satu kali saja

3. Penyerahan Dokumen Datang langsung Melalui internet

4. Frekuensi Tatap Muka Sering Hampir tidak ada (faceless)

5. Kerahasiaan Peserta Tender Tidak terjamin Terjamin

6. Transparansi Rendah Tinggi

7. Persaingan Relatif tertutup Terbuka

8. Peluang KKN Terbuka Tertutup

9. Panitia Pengadaan Susah tidur Nyenyak

Manual vs Elektronik

Posisi LKPP dan LPSE dalam Service Management SPSE

04/13/23 15

LPSE dan Ruang Lingkup TI

Suprastruktur

• Aplikasi pendukung

InfrastrukturData

InfrastrukturKomunikasi

Data

InfrastrukturProgram Aplikasi

• Jaringan internet, LAN, Server

• Basis Data & Operatornya

• E-Leadership, e-Literacy, Regulasi, Kelembagaan, Anggaran, SDM, Standarisasi

Konsep Dasar LPSE

Aplikasi SPSE +Infrastrukturnya

Unit PenyelenggaraLayanan

• LPSE adalah penyelenggara sistem elektronik• LPSE memfasilitasi pelaku pengadaan dan

pihak terkait dalam proses pengadaan barang/jasa secara elektronik

18

Kabupaten dan Kota Yang Menggunakan website LPSE Jawa Barat:1.Kota Sukabumi (Service Provider)2.Kota Bekasi3.Kota Banjar4.Kota Tasikmalaya5.Kota Cirebon6.Kota Cimahi7.Kabupaten Bekasi8.Kabupaten Purwakarta9.Kabupaten Cirebon (Service Provider)10.Kabupaten Kuningan (Service Provider)11.Kabupaten Majalengka (Service Provider)12.Kabupaten Karawang (Service Provider)13.Kabupaten Subang14.Kabupaten Bandung Barat (Service Provider)15.Kabupaten Bandung (Service Provider)16.Kabupaten Indramayu (Service Provider)17.Kabupaten Ciamis18.Kabupaten Tasikmalaya 19.Kabupaten Cianjur20.Kabupaten Sumedang21.Kabupaten Sukabumi 22.Kabupaten Garut

System Provider

1.Kota Depok (menerima verifikasi LPSE Jawa Barat)

http://lpse.depok.go.id2. Kota Bogor http://lpse.kotabogor.go.id

Instansi Vertikal:1.Unit di bawah Kementerian Pendidikan Nasional2.Unit di bawah Kementerian Kesehatan3.Unit di bawah Kementerian Keuangan4.Unit di bawah Kementerian Perindustrian5.Unit di bawah Kementerian Pertanian6.Unit di bawah Kementerian Kelautan7.Unit di bawah Kementerian Perhubungan8.Unit di bawah Kementerian Agama (Provinsi, Kabupaten-Kota)9.Unit di bawah Kementerian ESDM10.Unit di bawah Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi11.Badan POM12.Badan Geologi13.BPS (Provinsi dan Kabupaten/Kota)14.Lembaga Administrasi Negara15.Kejaksaan Negeri, 16.Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI), 17.Badan Tenaga Nuklir Nasional, 18.BMKG Stasiun Geofisika Klas I Bandung,  19.Pengadilan Negeri20.PTA dan PA Kabupaten dan Kota21.Pengadilan Militer

BUMD

1. Perusahaan Daerah Jasa dan Kepariwisataan Provinsi Jawa Barat,

2. BJB Syariah

3. PDAM Tirtawening Kota Bandung

Peguruan Tinggi:

1. ITB (System Provider menunggu agregasi)

2. Unpad

3. Politeknik Indramayu

4. Universitas Wiralodra

5. STSI

6. Politeknik Bandung

7. UIN Sunan Gunung Jati Bandung

8. UPI Bandung

DATA PAKET LELANG LPSE Provinsi Jawa Barat

TAHUN 2010

Total Paket : 1562 PaketTotal Paket Selesai : 1492 PaketPagu : Rp. 2.420.116.872.407,60Pagu Selesai : Rp. 2.356.402.689.572,60Penawaran : Rp. 2.035.901.917.950,06Sisa Tender : Rp. 320.500.771.622,54 (13,60 %)

http://report.lpse.jabarprov.go.id

DATA PAKET LELANG OPD Provinsi Jawa Barat

TAHUN 2010

Total Paket : 858 PaketTotal Paket Selesai : 838 PaketPagu : Rp. 1.599.871.587.659,60Pagu Selesai : Rp. 1.578.790.441.659,60Penawaran : Rp. 1.335.443.694.260,15Sisa Tender : Rp. 243.346.747.399,45 (15,41 %)

http://report.lpse.jabarprov.go.id

Data Sampai Saat Ini Tahun 201105 May 2011

Total Paket : 668 Paket

Total Paket Selesai : 196 Paket

Pagu : Rp. 1.310.635.852.110,78

Pagu Selesai : Rp. 476.557.943.693,56

Penawaran : Rp. 405.144.368.890,22

Sisa Tender : Rp. 71.413.574.803,34 (14,99 %)

Jumlah Penyedia Sampai saat Ini 7322 Rekanan/Penyedia

http://report.lpse.jabarprov.go.id

Data Sampai Saat Ini Tahun 201105 May 2011

OPD JabarTotal Paket : 365 Paket

Total Paket Selesai : 119 Paket

Pagu : Rp. 869.695.404.430,78

Pagu Selesai : Rp. 290.029.366.143,56

Penawaran : Rp. 246.181.891.071,22

Sisa Tender : Rp. 43.847.475.072,34 (15,12 %)

Jumlah Penyedia Sampai saat Ini 7322 Rekanan/Penyedia

http://report.lpse.jabarprov.go.id

Bidding RoomMenggunakan jalur VPN dan LAN:• Kantor Dinas Kominfo, Jln. Tamansari 55;• Kantor Balai LPSE, Komplek Resor Dago Pakar;• Kantor BKPPW Bogor• Kantor BKPPW Purwakarta• Kantor BKPPW Cirebon• Kantor BKPPW GarutJalur internet:• Kantor LPE ITB, Jalan Ganesa 15F, Bandung

Kondisi Jaringan LPSE – Diskominfo 2010

InternetDISKOMINFO

SOPD 8 Kab/Kot

156 Kecamatan

Balai LPSE

Jalur VPN

Firewall Pakar ReportServer

LAN

DNS, DHCP &ProxyServer Application

Server

DatabaseServer

Application & Database LatihanServer

HotSpotArea

ApplicationServer LPSE

DatabaseServer LPSE

Mikrotik

Jaringan LPSE – Diskominfo 2011

InternetDISKOMINFO

SOPD 26 Kab/Kot

156 Kecamatan

Balai LPSE

Jalur VPN

Firewall Pakar ReportServer

LAN

DNS, DHCP &ProxyServer Application

Server

DatabaseServer

Application & Database LatihanServer

HotSpotArea

ApplicationServer LPSE

DatabaseServer LPSE

Mikrotik

Pengembangan Jaringan LPSE – Diskominfo2012-2013

InternetDISKOMINFOBalai LPSE

Jalur VPN

FirewallPakar ReportServer

LAN

DNS, DHCP &ProxyServer Application

Server

DatabaseServer

Application & Database LatihanServer

NAS

HotSpotArea

Mikrotik

ServerNAS

(BKPPW Purwakarta)

SOPD

26 Kab/Kota

156 Kecamatan

Anggaran Tahun 2010

No Kegiatan Anggaran Realisasi

1 Penyelenggaraan LPSE Regional Jawa Barat

Rp 435.025.000,00 Rp 377.185.000,00

2 Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran LPSE Jawa Barat

Rp 732.065.000,00 Rp 676.842.668,00

3 Penyiapan Ruang Server dan Fasilitas Kantor LPSE Regional Jawa Barat

Rp 300.000.000,00 Rp 271.394.800,00

4 Pemeliharaan Sarana dan Prasarana LPSE Jawa Barat

Rp 100.000.000,00 Rp 95.975.000,00

04/13/23 31

Anggaran Tahun 2011No Kegiatan Anggaran

1. Perluasan Pelayanan LPSE Regional Jawa Barat Rp . 240.040.000,00

2. Penerapan ISO 9001:2008 pada Proses Registrasi dan Verifikasi Rekanan LPSE

Rp. 400.000.000,00

3. Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran LPSE Jawa Barat

Rp. 879.150.000,00

4. Peningkatan Sarana dan Prasarana Kantor Balai LPSE

Rp 1.291.540. 000,00

5. Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Balai LPSE Rp. 167.970.000,00

JUMLAH Rp. 2.978.700.000,00

Fasilitas dan Aktivitas Balai LPSE

04/13/23 33

Front Office

04/13/23 34

Ruang Helpdesk

04/13/23 35

Ruang Tunggu dan Ruang Bidding

04/13/23 36

Ruang Verifikator

04/13/23 37

Meja Pemeriksaan Kelengkapan Dokumen

04/13/23 38

Pelayanan Verifikasi

04/13/23 39

Klarifikasi Dokumen

04/13/23 40

Ruang Training

04/13/23 41

Ruang Server

04/13/23 42

Ruang Meeting

04/13/23 43

Terima KasihKomplek Resor Dago Pakar, Jl. Dago Pakar Permai VI No. 20 Bandung

Tlpn : 022-2536093

Fax : 022-82521053

04/13/23 44

Inovasi Layanan pada LPSE Provinsi Jawa Barat

Balai LPSE Provinsi Jawa Barat2011

BAGAN STRUKTUR ORGANISASI

KEPALAKEPALA

JabatanJabatanFungsionalFungsional

KasiKasiLayananLayanan

InformasiInformasi

KasiKasiPendayagunaanPendayagunaan dan dan

Dukungan TIKDukungan TIK

KasubagKasubagTata UsahaTata Usaha

Admin (Sistem, Admin (Sistem, Aplikasi, dan Aplikasi, dan Jaringan) 3Jaringan) 3

HelpHelpddeskesk (5) (5)VerifikatorVerifikator (3) (3)

PrakomPrakom (0) (0)ArsiparisArsiparis (0) (0)

Pengelolaan Pengelolaan KeuanganKeuangan & & Barang (1)Barang (1)

Personil LPSE [1]

IKA MARDIAHDEDI KUSWANDI

47

TATA BINA UDIN

ANDHY PURWOKO

Kepala Balai LPSE

Kasubag Tata Usaha

Kasi Pendayagunaan & Dukungan TIK

Kasi Layanan Informasi

Personil LPSE [2]

helpdesk verifikator

48

Dari Darohman

Ruslan

Rachmat T.

SyariefHendra

Tanti Sulianti

Eka Zulandari

Dadang H.

Personil LPSE [3]

Admin Tata usaha

49

Admin Sistem

Rachmad H.

Fera Tri Hartanti

Admin Aplikasi

Asep Suryadi

Admin Jaringan

Margo Raharjo

Staf Administrasi

Peningkatan Layanan Registrasi dan Verifikasi Rekanan

Inovasi yang Telah Dilaksanakan di LPSE Provinsi Jawa Barat

50

1. Perubahan Proses

Layanan melibatkan semua personil pada Balai LPSE (satpam, helpdesk, verifikator, admin dan pelaksana pada Subbag TU serta semua pejabat struktural);

Perubahan paradigma pelayanan: menempatkan rekanan sebagai citizen (warga Negara) bukan customer (pelanggan);

Menetapkan SOP Layanan;

Menanamkan semangat layanan: ikhlas;

Mereview setiap masalah dan solusinya setiap hari (meeting staff pagi dan sore).

51

Proses Alur Penerimaan Rekanan52

Pengecekan di Ruang Helpdesk53

Apakah Sudah Registrasi Online ?

• Bila belum, langsung diarahkan ke komputer di ruang bidding.

• Pengecekan oleh helpdesk dilakukan dengan menggunakan Pakar Report.

54

Home Pakar Report

55

Fitur Pencarian Rekanan

56

Hasil Pencarian Rekanan

57

Apakah Dokumen Sudah Lengkap/Sesuai ?

• Disiapkan lembar checklist persyaratan. Bila sesuai, Helpdesk menyerahkan berkas kepada verifikator di ruang verifikasi.

• Apabila tidak lengkap/sesuai, berkas dikembalikan kepada rekanan

58

59

Ceklist Kelengkapan DokumenNo Uraian Asli Copy Keterangan

1 - Formulir Keikutsertaan

- Penunjukan Admin

2 - Surat Kuasa

- Pengangkatan Pegawai

- KTP Kuasa/Pembawa Dokumen

3 - Formulir Pendaftaran 4 KTP Direktur

5 NPWP Perusahaan

6 - SIUP

- IUJK

- SBU

- PAK - PAB

- IUI/TDI

7 TDP

8 - SITU

- DOMISILI

- HO/IG/UUG

9 - PKP 10 - Akta

- Kepmenkumham

- Map

Rekanan yang Telah Disetujui• Nomor Antriannya dipanggil,

• Dokumen asli dikembalikan

• Mendapat kartu tanda lolos.

60

2. Dukungan Peralatan dan Aplikasi

Banner yang memuat Syarat Verifikasi dan Tata Cara Registrasi online di pintu masuk kantor,

Meja penerimaan di lobby dan meja untuk merapikan dokumen, Meja layanan helpdesk, komputer 2 di meja helpdesk,

Lembar checklist,

Komputer di masing-masing verifikator (3 unit)

Aplikasi yang membantu helpdesk untuk pengecekan rekanan adalah Pakar Report

61

Banner Syarat Verifikasi62

Banner Cara Mendaftar dan Meja di Lobby

63

3. Kebutuhan Biaya

Membuat banner 2 @ Rp. 70.000,-= Rp. 150.000,-

Membuat kartu antrian Rp. 100.000,-

Meja layanan helpdesk: Rp. 9.000.000,-

Komputer di meja layanan helpdesk 2 unit (sudah tersedia)

Kertas untuk checklist persyaratan Rp. 2.500.000,- (untuk perbanyakan formulir selama 1 tahun)

Cetak kartu lolos verifikasi Rp. 2.500.000,- (untuk 2.500 rekanan/tahun).

Buku Tamu Rp. 300.000 (6 buah per tahun)

64

4. Manfaat

• Mempercepat dan memudahkan layanan (rekanan yang disetujui rata-rata per minggu 100 perusahaan);

• Meningkatkan semangat kerja;

• Membangun kekompakan tim

65

5. Durasi Waktu Implementasi

• Persiapan dimulai sejak Pebruari 2011 dan telah berjalan sesuai SOP mulai awal Maret 2011

66

6. Tantangan yang Dihadapi

Jumlah rekanan yang mendaftar setiap minggu antara 350 s.d. 400 perusahaan, tidak sebanding dengan jumlah personil helpdesk (3) dan verifikator (3);

Rekanan yang memaksa untuk diverifikasi, padahal persyaratan tidak lengkap/sesuai;

Error pada aplikasi SPSE misalnya antrian e-mail, sehingga konfirmasi e-mail dari sistem ke Rekanan terlambat diterima

67

Sarana dan Prasarana

68

Peralatan Kerja69

Tip penggunaa LPSE1. Registrasi perusahaan Anda lebih awal , tidak menunggu bila

adapaket yangakan dilelangkan2. Memasukan alamat email dengan benar.3. Download dan pelajari terlebih dahulu petunjuk penggunaan

untuk penyedia di bagian menu special content atau mengikuti pelatihan.

4. Disarankan upload dokumen penawaran sedini mungkin. Tidak disarankan upload pada jam-jam terakhir.

5. Bila tidak memiliki koneksi internet atau mengalami kesulitan, disediakan di Kantor Kominfo, 4 BKPPW, ITB, dan Kantor LPSE

Tip mempersiapkan dokumen penawaran1. Scan dokumen yang diminta saja2. Scan dengan resolusi rendah atau lakukan resize image

hasil scan3. Beri nama file pendek saja

TerimakasihTerimakasih

dilanjut ke pelatihan aplikasi SPSE..............