Intranet johdon tyotilana

Perttu TolvanenWeb & CMS Expert, Partner

North Patrol Oy1

Intranet johdon työtilanaKoulutusmateriaali vuodelta 2013

North Patrol Oy2

Sisältö

1. Milloin intranet on merkityksellinen? (ja etenkin johdolle)2. Intranetin rooli osana organisaatiota (johtamisviestintä ja tietojärjestelmät)3. Mitä johto voi tehdä intranetilla?4. Kypsyystasomallit: johtamisviestintä & tietotyö5. Seuraavan realistisen askeleen löytäminen

North Patrol Oy3

Millainen organisaatio tarvitsee intranetin?

North Patrol Oy4

Milloin intranetin rooli on huomattava?

Jatkuvia muutoksia toiminnassa

Hajautetut ja monialaiset

organisaatiot

Paljon itsenäistä työtä tekeviä

henkilöitä

North Patrol Oy5

Milloin intranetin rooli on huomattava?

Jatkuvia muutoksia toiminnassa

Hajautetut ja monialaiset

organisaatiot

Paljon itsenäistä työtä tekeviä

henkilöitä

Tarve viestiä uudesta suunnasta, muutoksista, tarve näyttää esimerkkiä

Tarve viestiä laajalti eri puolille

organisaatiota, tehokkaasti ja

tarkasti

Tarve sitouttaa organisaation

yhteisiin työtapoihin ja yhteishenkeen

North Patrol Oy6

Intranet osana organisaatiota

Intranet & sisäiset järjestelmät + ulkoiset

Extranet (kumppaneille)

Internet-sivusto

(markkinointi & viestintä)

Extranet (asiakkaille)

North Patrol Oy8

Intranet tyypillisesti

HR:n tietojärjestelmät (SAP,

Oracle, jne.)

Toiminnanohjaus (operatiiviset järjestelmät)

CRM (asiakkuudenhallinta

& myynnin tuki)

Dokumenttien-hallinta

Asiahallinta (asiakirjahallinta & päätöstenhallinta,

sopimushallinta ym.)

Intranet - uutiset- työsuhdeasioiden ohjeet- hakukone- johdon linjaukset- ruokalistat- linkit järjestelmiin- laatujärjestelmä /

toimintakäsikirja

Puhelin-luettelo

North Patrol Oy9

Intranetin roolin muutos

HR:n tietojärjestelmät

(SAP, Oracle, jne.)

Toiminnan-ohjausjärjestelmät (SAP, tuotetietojärjestelmät ja muut

tuotantoa tai prosesseja ohjaavat tietojärjestelmät)

CRM (asiakkuudenhallinta

& myynnin tuki)Dokumenttien-hallinta & työtilat

tiimeille

Asiahallinta (asiakirjahallinta & päätöstenhallinta,

sopimushallinta ym.)

Intranet (omistaa uutiset,

työsuhteeseen liittyvän ohjeiston,

puhelinluettelon ym. ”navigaatiotietoja”)

Puhelin-luettelo

North Patrol Oy10

Intranetin roolin muutos

HR:n tietojärjestelmät

(SAP, Oracle, jne.)

Toiminnan-ohjausjärjestelmät (SAP, tuotetietojärjestelmät ja muut

tuotantoa tai prosesseja ohjaavat tietojärjestelmät)

CRM (asiakkuudenhallinta

& myynnin tuki)Dokumenttien-hallinta & työtilat

tiimeille

Asiahallinta (asiakirjahallinta & päätöstenhallinta,

sopimushallinta ym.)

Intranet (omistaa uutiset,

työsuhteeseen liittyvän ohjeiston,

puhelinluettelon ym. ”navigaatiotietoja”)

Puhelin-luettelo

North Patrol Oy11

Intranetin roolin muutos

HR:n tietojärjestelmät

(SAP, Oracle, jne.)

Toiminnan-ohjausjärjestelmät (SAP, tuotetietojärjestelmät ja muut

tuotantoa tai prosesseja ohjaavat tietojärjestelmät)

CRM (asiakkuudenhallinta

& myynnin tuki)Dokumenttien-hallinta & työtilat

tiimeille

Asiahallinta (asiakirjahallinta & päätöstenhallinta,

sopimushallinta ym.)

Intranet (omistaa uutiset,

työsuhteeseen liittyvän ohjeiston,

puhelinluettelon ym. ”navigaatiotietoja”)

Puhelin-luettelo

North Patrol Oy12

Mitä johto voi tehdä intranetilla?

North Patrol Oy13

Tietotyöläiset = osallistuvat, työstävät dokumentteja, jakavat tietoa

Prosessityöntekijät = pääosin lukevat tietoa, ohjeita, raportteja, hakevat tietoa

Roolit + tavoitteet

Huom. Tässä kuvassa prosessityöntekijät viittaavat organisaation ”ydintoimintaa” tekeviin henkilöihin –

tämä voi olla sairaanhoitotyötä, opetusta tai kaavoituksen suunnittelua. Tietotyöläiset viittaa taas kehitys/hallintohenkilökuntaan. (*Tietoa, hiljaista ja

äänekästä, on kaikilla!)

North Patrol Oy14

Tietotyöläiset = osallistuvat, työstävät dokumentteja, jakavat tietoa

Prosessityöntekijät = pääosin lukevat tietoa, ohjeita, raportteja, hakevat tietoa

Suunnan näyttämistä ja muutoksista viestimistä

Roolit + tavoitteet

North Patrol Oy15

Tietotyöläiset = osallistuvat, työstävät dokumentteja, jakavat tietoa

Prosessityöntekijät = pääosin lukevat tietoa, ohjeita, raportteja, hakevat tietoa

Suunnan näyttämistä ja muutoksista viestimistä

Tavoitteellista vuorovaikutusta hajallaan olevan

organisaation ”yhteisfiiliksen” rakentamiseksi

Roolit + tavoitteet

North Patrol Oy16

Roolit + tavoitteet

Tietotyöläiset = osallistuvat, työstävät dokumentteja, jakavat tietoa

Prosessityöntekijät = pääosin lukevat tietoa, ohjeita, raportteja, hakevat tietoa

Suunnan näyttämistä ja muutoksista viestimistä

Tavoitteellista vuorovaikutusta hajallaan olevan

organisaation ”yhteisfiiliksen” rakentamiseksi

Asenteen ja motivaation kehittämistä työyhteisön

lujittamiseksi

North Patrol Oy17

Mitä johto voi tehdä intran avulla?

Suunnan näyttämistä

Tavoitteellista vuorovaikutusta

Asenteen ja motivaation kehittämistä

... kertoa tarinoita (blogata, keskustella, kommentoida)...

... sitouttaa henkilöstöä tuleviin päätöksiin (tiivistelmät kokouksista)...

... opettaa ymmärtämään eri liiketoiminnan alueita (blogit,

ihmisten esittelyt, johdon esittelyt)

... näyttää esimerkkiä avoimuudesta (luvut,

päätökset, ”keskeneräiset asiat”)...

... näyttää esimerkkiä neuvotteluasenteesta...

... näyttää esimerkkiä asiakaspalveluasenteesta...

... julkaista videoita johdon tilaisuuksista...

... osallistua keskusteluun...

... johtajien väliset keskusteluketjut

yleensä luetuimpia kohteita...

... julkaista tehtävälistoja esim. muutoshankkeissa..

... kysymys-vastaus-palstat...

... johtajat esiin myös ihmisinä, ei vain

johtajina...

North Patrol Oy18

Kypsyystasot: johtamisviestintä & tietotyö

North Patrol Oy19

Kypsyystaso: johtamisviestintä

Käyttöaste työntekijöiden keskuudessa

Strateginen merkitysTASO 3: Jatkuva kehityspäivä- Johto on jalkautunut kasvollisesti intranettiin- Johtoryhmän muistiot julkaistaan intranetissa- Keskustelut kohdistuvat niin strategiaan kuin

päivittäisasioihin (koko organisaation työtila)

TASO 2: Tiedon keskipiste- Luotettavan tiedon keskipiste, mutta myös ajankohtaisen

ja lyhytkestoisen tiedon ensisijainen välityskanava- Etenkin hajanaisessa organisaatiossa uusi ”kahvihuone”

TASO 1: Suuntaa näyttävä majakka- Huomiovalo ja opastuspalvelu työntekijöille- ”Luotettavan tiedon” pölyyntyvä varasto

North Patrol Oy20

Kypsyystaso: johtamisviestintä

Käyttöaste työntekijöiden keskuudessa

Strateginen merkitysTASO 3: Jatkuva kehityspäivä- Johto on jalkautunut kasvollisesti intranettiin- Johtoryhmän muistiot julkaistaan intranetissa- Keskustelut kohdistuvat niin strategiaan kuin

päivittäisasioihin (koko organisaation työtila)

TASO 2: Tiedon keskipiste- Luotettavan tiedon keskipiste, mutta myös ajankohtaisen

ja lyhytkestoisen tiedon ensisijainen välityskanava- Etenkin hajanaisessa organisaatiossa uusi ”kahvihuone”

TASO 1: Suuntaa näyttävä majakka- Huomiovalo ja opastuspalvelu työntekijöille- ”Luotettavan tiedon” pölyyntyvä varasto

Etenkin hajanaiset

organisaatiot joissa johto ei ehdi kaikkialle

Hajanaiset organisaatiot

joissa itsenäisiä työntekijöitä

Organisaatioille joissa tapahtuu

usein muutoksia

North Patrol Oy21

Kypsyystasot: tietotyö

Tietotyön tehokkuus

TASO 1: Sähköpostikivikausi- Organisaation tiedotusta paljon sähköpostilla, dokumentteja liikkuu sähköpostitse- Sähköposti = työlista, sähköposti on käytännössä ainut ryhmätyön todellinen väline

TASO 2: Dokumenttikasojen aikakausi- Dokumentteja omilla koneilla, verkkolevyillä, intrassa, ryhmätyötiloissa ja ties missä- Yksiköillä omia ratkaisuja ja käytänteitä dokumenttienhallintaan

TASO 3: Pikaviestinnällä kiihdytetty kaaos- Pikaviestintä nopeuttaa viestintää ja tuo läsnäolotiedot koko organisaatioon- Tiedostojen tallennus ei kuitenkaan edelleenkään hallinnassa, päinvastoin

TASO 4: Ryhmätyötiloilla kaaosta haltuun (projektit ja tiimit)- Pysyvät ryhmät ja projektit keskittävät dokumenttinsa ryhmätyötiloihin, haku kattaa nämä kaikki- Ryhmätyötiloihin sovitaan pelisääntöjä ja näiden kasvua ja kehitystä hallitaan systemaattisesti

TASO 5: Ryhmätyötiloilla kaaosta haltuun (liiketoimintayksiköiden omat ponnistuslaudat)- Liiketoimintayksiköille aletaan rakentamaan omia ”ponnistuslautoja” ja dokumenttivarastoja- Kaikki ovat osa kokonaisuutta, mutta eri liiketoiminnot saavat vain omia ”sähköisiä työpöytiä”

1990-luku

2020-luku

2013

North Patrol Oy22

Kypsyystasot: tietotyö

Tietotyön tehokkuus

TASO 1: Sähköpostikivikausi- Organisaation tiedotusta paljon sähköpostilla, dokumentteja liikkuu sähköpostitse- Sähköposti = työlista, sähköposti on käytännössä ainut ryhmätyön todellinen väline

TASO 2: Dokumenttikasojen aikakausi- Dokumentteja omilla koneilla, verkkolevyillä, intrassa, ryhmätyötiloissa ja ties missä- Yksiköillä omia ratkaisuja ja käytänteitä dokumenttienhallintaan

TASO 3: Pikaviestinnällä kiihdytetty kaaos- Pikaviestintä nopeuttaa viestintää ja tuo läsnäolotiedot koko organisaatioon- Tiedostojen tallennus ei kuitenkaan edelleenkään hallinnassa, päinvastoin

TASO 4: Ryhmätyötiloilla kaaosta haltuun (projektit ja tiimit)- Pysyvät ryhmät ja projektit keskittävät dokumenttinsa ryhmätyötiloihin, haku kattaa nämä kaikki- Ryhmätyötiloihin sovitaan pelisääntöjä ja näiden kasvua ja kehitystä hallitaan systemaattisesti

TASO 5: Ryhmätyötiloilla kaaosta haltuun (liiketoimintayksiköiden omat ponnistuslaudat)- Liiketoimintayksiköille aletaan rakentamaan omia ”ponnistuslautoja” ja dokumenttivarastoja- Kaikki ovat osa kokonaisuutta, mutta eri liiketoiminnot saavat vain omia ”sähköisiä työpöytiä”

1990-luku

2020-luku

2013

Johdon tukea tarvitaan:

Intra tärkeimmäksi tiedotuskanavaksi

ja ”tärkeiden dokumenttien”

tallennuspaikaksi.

Johdon tukea tarvitaan:

Sähköpostia vähennetään

systemaattisesti. Ryhmätyöhön

laaditaan pelisäännöt.

Yhteenveto 1/2

1. Intranet on erittäin merkityksellinen johtamistyöväline jos organisaatio on a) hajanainen ja laaja-alainen, b) työntekijöissä on paljon itsenäistä työtä tekeviä henkilöitä ja c) mikäli organisaation toimintatavoissa tai rakenteissa tapahtuu säännöllisesti muutoksia jotka vaativat aktiivista viestintää työntekijöille.

2. Intranetin asema organisaatioiden tietojärjestelmäpaletissa on kehittynyt viime vuosina varsin staattisesta ”majakasta” kohti aktiivista ja vuorovaikutteista ”johdon työtilaa”. Parhaimmillaan tällainen johdon työtila on kasvollinen ja kiinni päivittäisissä tapahtumissa, mutta sisältää myös avointa keskustelua johdon toimesta – myös johdon edustajien keskinäistä keskustelua (ja jopa erityisesti sitä).

3. Organisaation ydintoimintaa tekeville, kiireisille henkilöille intranet edustaa erityisesti paikkaa jonka kautta voi seurata mitä organisaatiossa tapahtuu, mihin organisaatio on menossa ja mikä on johdon ”tavoitetila”. Lisäksi kasvollisuuden ja avoimuuden kautta johto voi välittää työntekijöille myös asennetta ja motivaatiota.

Yhteenveto 2/2

4. Hallinto- ja kehitysihmisten sitouttamiseen intranet tarjoaa etenkin vuorovaikutusmahdollisuuksia ja avoin viestintä voi myös kääntyä johdon voimavaraksi eri rooleissa olevien aktiivisten ihmisten ryhtyessä kommentoimaan ja jalostamaan johdon esittämiä ideoita ja suunnitelmia. Tätä tasoa edellyttää kuitenkin intran asema ”tiedon keskipisteenä”.

5. Ryhmätyön tehokkuuden parantamisessa johdolla on erityisesti esimerkin näyttäjän rooli. Lisäksi sähköpostin roolin selkeyttäminen organisaatiossa lähtee nimenomaan sen johtajista. On luotava pelisääntöjä ja etenkin jaksettava pitää niistä kiinni! Intranet-hankkeen ”varjolla” on hyvä edistää tällaisia toimintatapamuutoksia!

6. Intranet voi parhaimmillaan tarjota uusia välineitä johtamisviestintään. Blogikirjoitukset, videoiden julkaiseminen ja kommentointitoiminnot mahdollistavat paljon. Myös esim. vuosikello voi antaa ryhtiä ja nitoa kokonaisuutta yhteen!

NorthPatrol Oy25

Yhteystiedot

Perttu TolvanenWeb & CMS Expert, PartnerNorth Patrol Oy

050 368 5199perttu.tolvanen@northpatrol.com

www.northpatrol.com

Y-tunnus: 2493483-6

North Patrol Oy26

Perttu TolvanenKTM Perttu Tolvanen on verkkopalvelukonseptien ja julkaisujärjestelmien asiantuntija. Perttu konsultoi asiakkaita hankkeiden valmistelussa ja vaatimusten määrittelyssä sekä tukee asiakkaita julkaisujärjestelmien ja toteuttajakumppaneiden valinnassa. Hänen erityisalueitaan ovat mm. verkkopalvelukonseptien kirkastaminen ja julkaisujärjestelmävalinnat.

Pertulla on kymmenen vuoden kokemus web- ja intranet-projekteista mm. projektipäällikön ja konsultin rooleissa. Perttu on urallaan toiminut mm. tilaajana ja projektipäällikkönä suuressa mediayhtiössä, sisällönhallintajärjestelmien konsulttina suuressa IT-alan yrityksessä sekä itsenäisenä, riippumattomana konsulttina omassa yrityksessään. Hän on myös tunnettu seminaariesiintyjä ja bloggaaja. Perttu on päätoimittaja web-aiheisessa Vierityspalkki.fi-blogissa ja intranet-ammattilaisille suunnatussa Viides taso -blogissa.

linkedin.com/in/perttutolvanen

North Patrol Oy27

Verkkopalveluhankintojen neuvonantaja

North Patrolin ovat perustaneet verkkopalvelujen asiantuntijat Sami Kalanen ja Perttu Tolvanen.

Lisätietoja verkossa:www.northpatrol.com

Tunnemme hyvin verkon mahdollisuudet, teknologiat ja alan toimijat. Riippumattomana konsultti-yhtiönä voimme tukea asiakkaitamme valitsemaan omiin tarpeisiinsa parhaiten sopivat ratkaisut.

North Patrol Oy tarjoaa tukea verkkopalvelun tilaajalle internet-, intranet- ja extranet-projekteissa.

Autamme asiakkaitamme hankkeiden suunnittelussa, vaatimusten määrittelyssä sekä teknologia- ja toimittajavalinnoissa. Toimimme myös projektien läpiviennin tukena ja lopputulosten arvioijana.

North Patrol Oy28

BUYER´S GUIDE TO WEB PROJECTSwww.northpatrol.com/blog