Palestra - Como mapear os processos da sua empresa

COMO MAPEAR OS

PROCESSOS DA SUA EMPRESA

Michelle Raimundo dos SantosConsultora de Qualidade e Produção

michellers@sebraesp.com.br

O SEBRAE e o que ele pode

fazer pelo seu negócio

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aprendizagem

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COMO MAPEAR OS

PROCESSOS DA SUA EMPRESA

Objetivo:

Sensibilizar o empresário para a importância do

mapeamento dos processos na sobrevivência e

crescimento do negócio, implementando práticas para

a melhoria contínua da Produtividade e Qualidade,

gerando maior competitividade para empresa.

Conteúdo:

1. Conceito de Mapeamento de Processos

2. Impacto nos Resultados

3. Método para Mapeamento dos Processos

4. Exemplo de Mapeamento de um Processo

O que eu ganho se

mapear os processos da minha empresa?

Dá muito trabalho?

É aplicável para minha empresa?

1. Conceito de

Mapeamento

de Processos

Determinação da forma como os insumos recebidos de

um fornecedor são tratados e transformados em produtos

que serão entregues aos clientes (cadeia

cliente/fornecedor).

Conhecimento: Favorece, a partir do conhecimento

detalhado da empresa, uma visãoglobal dos processos.

Moral: Educa e motiva os colaboradores,

gerando confiança e continuidade de

ações para mudança cultural.

Qualidade: Estabelece o controle da qualidade com

visão horizontal da empresa e definição de

padrão.

2. Impacto nos

Resultados

Custo: Redução dos

desperdícios, gerando a

redução dos custos na

empresa.

Atendimento: Entrega no prazo e

assistência clara e

transparente junto ao

cliente.

Segurança: Reduz riscos aos usuários

durante as realizações

dos processos.

2.Impacto nos

Resultados

3. Método

Mapeamento

de Processos

7 Etapas:

1. Identificar o processo da empresa e seus trechos.

2. Identificar e descrever o

trecho/processos gargalo com suas ocorrências.

3. Fixar os parâmetros antes da melhoria.

4. Implementar as soluções para os pontos potenciais de melhoria levantados.

5. Fixar os parâmetros após as melhorias.

6. Comparar os parâmetros fixados após e antes da melhoria, calculando os resultados.

7. Apresentar o trabalho.

Etapa 1

Identificar o processo da empresa e seus trechos.

Reunir a equipe

Identificação dos responsáveis

Atribuição dos tempos

Etapa 2

Definição do processo gargalo

Identificar e descrever o trecho/processo gargalo

com suas ocorrências.

Descrever as etapas do processo

Etapa 3

Definir indicadores:

Produtividade

Qualidade

Área

Outros

Fixar os parâmetros antes da melhoria.

Etapa 4

Definição das soluções

Implementar as soluções para os pontos

potenciais de melhoria levantados.

Definição de responsáveis

e prazos

Testar/simular a solução

Etapa 5

Acompanhamento dos

indicadores

Fixar os parâmetros após as melhorias.

Registro das ocorrências

Etapa 6

Comparar os parâmetros fixados após e antes da

melhoria, calculando os resultados.

Obtenção/cálculo do

resultado

Etapa 7

Reunião com os envolvidos no

trabalho

Apresentar o trabalho.

Reconhecimento aos envolvidos

Recompensar os resultados obtidos

4. Exemplo de

Mapeamento de

um Processo

MAPEAMENTO DE PROCESSO

DE UM MINIMERCADOS E G U I N D O A S 7 E T A P A S

Comprar produtos

Início

Retirada produtos

Recebimento / Precificação

Armazenar

Recebimento produtos

Arrumar o ponto de venda

Arrumar o ponto de venda

1

Etapa 1Identificar o

processo da

empresa e

seus trechos.

1

Venda produtos Telefone

Caixa / Pagamento

Embalagem Entrega

Fechamento do dia / Vendas

Registro de entrega/ Saída

2

Pendências pagamentosSistema

Etapa 1Identificar o

processo da

empresa e

seus trechos.

CONDIÇÕES REAISSócios: 2

Funcionários: 2

Clientes: 180/200

2

Identifica necessidades de compra

Fim

Inventários estoques

Etapa 1Identificar o

processo da

empresa e

seus trechos.

Etapa 2Identificar e

descrever o

trecho/proces

sos gargalo

com suas

ocorrências.

Etapa 2Identificar e

descrever o

trecho/processos

gargalo com suas

ocorrências.

Etapa 2Identificar e descrever o

trecho/processos gargalo

com suas ocorrências.

Etapa 2Identificar e descrever o

trecho/processos gargalo

com suas ocorrências.

26. Aguardar o sócio buscar a etiqueta no

escritório.

27. Pegar a etiqueta e deslocar-se até as

caixas.

28. Carregar a máquina com a etiqueta.

29. Reiniciar precificação.

30. Pegar uma caixa com os produtos

precificados e deslocar-se até a prateleira

onde os itens serão repostos.

Etapa 2Identificar e descrever o

trecho/processos gargalo com

suas ocorrências.

31. Repor os itens na prateleira.

32. Deslocar-se até a caixa do segundo item.

33. Pegar a caixa e deslocar-se até a

prateleira onde os itens serão repostos.

34. Repor os itens na prateleira.

35. Pegar as caixas vazias e levar para o lixo

na entrada da loja.

Tempo do processo: 34 minutos

Condições do processo: Precificação de 2 caixas de

amaciante, com 12 unidades cada

Etapa 2Identificar e descrever o

trecho/processos gargalo com

suas ocorrências.

Tempo de reposição de uma caixa de produto

com 12 unidades: 17 minutos

Falhas do processo: 2 falhas / 12 itens repostos

Etapa 3Fixar os parâmetros

antes da melhoria.

DESCRIÇÕES

DO PROCESSO

GARGALO35

25PODEM SOFRER

MELHORIAS 10SÃO ITENS ESSENCIAIS

NO PROCESSO

Vamos verificar as melhorias...

Etapa 4Implementar as

soluções para os

pontos potenciais

de melhoria

levantados.

Etapa 4Implementar as

soluções para os

pontos potenciais

de melhoria

levantados.

Etapa 4Implementar as

soluções para os

pontos potenciais

de melhoria

levantados.

Etapa 4Implementar as soluções

para os pontos potenciais

de melhoria levantados.

Etapa 4Implementar as soluções

para os pontos potenciais

de melhoria levantados.

26. Aguardar o sócio buscar a etiqueta no

escritório.

27. Pegar a etiqueta e deslocar-se até as

caixas.

28. Carregar a máquina com a etiqueta.

29. Reiniciar precificação.

30. Pegar uma caixa com os produtos

precificados e deslocar-se até a prateleira

onde os itens serão repostos.

Etapa 4Implementar as soluções

para os pontos potenciais

de melhoria levantados.

31. Repor os itens na prateleira.

32. Deslocar-se até a caixa do segundo item

33. Pegar a caixa e deslocar-se até a prateleira

onde os itens serão repostos.

34. Repor os itens na prateleira.

35. Pegar as caixas vazias e levar para o lixo

na entrada da loja.

Tempo do processo: 34 minutos

Condições do processo: Precificação de 2 caixas de

amaciante, com 12 unidades cada

Etapa 4Implementar as soluções

para os pontos potenciais

de melhoria levantados.

Definição de método para

RECEBIMENTO E PRECIFICAÇÃOde mercadorias

Soluções

Etapa 4Implementar as soluções

para os pontos potenciais

de melhoria levantados.

1. Implementar um pedido de compras, em formulário padrão, onde conste os dados pedidos e um campo para o preço de venda.

2. Preencher o pedido e o colocar na prancheta de madeira que fica na entrada da loja, cada pedido feito junto ao fornecedor (sócio).

3. Deixar as duas máquinas de precificação próximo a prancheta, com um rolo de etiqueta reserva (sócio/funcionário).

4. Delegar a

responsabilidade de ass. da nota ao funcionário, que deve comparar o que estiver no pedido interno com que consta na nota, só assinando se conferir 100%. Em divergência consulta-se o sócio.

6. Recepcionar o fornecedor e fazer a conferência da nota fiscal contra o pedido (funcionário).

7. Solicitar ao fornecedor que posicione as caixas na frente da prateleira onde será reabastecido o item.

Etapa 4Implementar as soluções para os pontos potenciais de

melhoria levantados.

7. Assinar a Nota

Fiscal e liberar o

fornecedor

8. Pegar a máquina e

verificar se esta

funcionando e tem

papel/etiqueta, se

não estiver

funcionando

pegar a segunda

máquina

9. Deslocar-se até a

prateleira onde

estão as caixas

com os produtos a

serem repostos

10. Ajustar a máquina

e precificar os

produtos

11. Repor nas

prateleiras

12. Entregar a nota

com o pedido ao

sócio para arquivo

e controles e

colocar a caixa

vazia no lixo

Responsável: Sócio e Funcionário

Prazo: 12/05/20...

Etapa 4Implementar as soluções para os pontos potenciais de

melhoria levantados.

Tempo do processo com a

solução: 7 minutosObs. pela eliminação das falhas de processo

e deslocamentos

Quantidade de falhas no

processo: 1 / 12 itens repostosObs. Não ocorreu nenhuma falha, mas como

pode ocorrer, consideramos 1 para nãorestar dúvidas quanto a melhoria

Etapa 5Fixar os parâmetros

após as melhorias.

17Min. Antes da melhoria

7

58%

Min. Com a solução implantada

MELHORA DA PRODUTIVIDADE*

* (17-07)/17 = 0,588 x 100 = 58,8 %

2

1

50%

Falhas Antes da melhoria

Falha Com a solução implantada

MELHORA DA QUALIDADE*

* (2-1)/2 = 0,5 = 50 %

Etapa 6Comparar os

parâmetros fixados

após e antes da

melhoria, calculando

os resultados.

Etapa 7Apresentar o trabalho.

EXEMPLO: MACRO PROCESSO

DE UMA OFICINA MECÂNICA

Planejamento, Programac ao e Controle da Produc ao

Controle seu estoque e não perca dinheiro

Como a qualidade contribui para o seu negócio

Como mapear os processos da sua empresa

Organize seus processos para crescer

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Obrigada!Michelle Raimundo dos Santos

Consultora de Negócios

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