Projekter - og hvorfor de altid går galt

Projekter- og hvorfor de altid

går galt

Dagens program

• Hvad er et projekt?

• Formålet med projektet

• Det daglige projektarbejde

• Kommunikation i projektet

• Bedre møder

Hvad er et projekt?Foto - Creative Commons af Fontplay.com

Foto - Creative Commons af jayneandd

Et projekt har et klart mål

Foto - Creative Commons af Aussiegall

Et projekt har en defineret udstrækning

Foto - Creative Commons af Mmlolekk

Et projekt har en dokumenteret afslutning

Foto - Creative Commons af Chispita_666

Et projekt udspringer af behov for en ændring

Overseteelementer i projektet

Projektejer Business case

Foto - Creative Commons af Clagnut og DbkingLedelse

Projektejeren• ... er den som skal bruge

projektets output

• ... er den som igangsat projektet

• ... er den som føler for projektet

• ... er den som kan stoppe projektet

• ... er "kunden"

Business caseFoto - Creative Commons af Fontplay.com

Foto - Creative Commons af Dk58 - Renaud

Business Case beskriver projektets formål

Foto - Creative Commons af Marcin Wichary

Business Case beskriver den ændring projektet skaber

Foto - Creative Commons af Paul (Dex)

Business Case er projektets ledestjerne

Foto - Creative Commons af Elsie esq.

Man skal skelne mellem formål og løsning

Business Case• Der skal være enighed i

projektgruppen om formålet

• Bevidsthed om formålet gør det nemmere at afgøre, hvad der er vigtigt i projektet

• En Business Case er et dynamisk dokument der ændrer sig gennem projektet

• En Business Case godkendes af kunden

Foto - Creative Commons af Banalities

Indhold i en BC• Del 1: Formålet med

projektet, den brændende platform

• Del 2: Løsningen/løsningerne på problemet

• Anbefaling til kunden

• Evt. Cost / Benefit

• Del 3: Løsningens krav

Foto - Creative Commons af Banalities

Dagligt projektarbejdeFoto - Creative Commons af Fontplay.com

Foto - Creative Commons af Bohman og UggBoy

Ledelse

Planlægning

Planlægning er ikke projektledelse

• Men planlægning er nødvendig for at kunne lede projektet

• Der findes utallige metoder til projektplanlægning

• Find den metode der passer dig

• Projektets størrelse

• Projektets kompleksitet

• Projektets krav om præcision og dokumentation

Foto - Creative Commons af Banalities

Gantt-diagramOpgave 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Opgave 1

Opgave 2

Opgave 3

Opgave 4

Opgave 5

Opgave 6

Opgave 7

Opgave 8

Software

Foto - Creative Commons af Marcin Wichary

Dette er ikke et projekt

Projektledelse

Hvemgørhvadhvornår?

Foto - Semiosis 2010

Det handler om at få gruppen til at leve op til sit fulde potentiale ...

... og eliminere betydningen af den enkeltes svagheder

Hvad betyder "deadline"?

Tilfældig dato, hvor man evt. kan aflevere?

Utopisk tidspunkt, hvor

man umuligt kan nå at

være færdig?

Ondsindet værktøj, som projektlederen bruger til at genere teamet?

Tidspunkt hvor man skal aflevere, og hvor det er realistisk at

opgaven er afsluttet

Dagligt projektarbejde

• Projektlederen bør fokusere på ledelse

• Hele gruppen bør bestræbe sig på at skabe fælles forståelse

• Aftaler skal overholdes

• Kommunikation er nøglen

Foto - Creative Commons af Saad Akhtar

KommunikationFoto - Creative Commons af Markhillary

Foto - Creative Commons af Kretyen

God kommunikation er betingelse for succes

Kommunikationslag

Projektejer

Projektleder

Produktion

• Det handler om at have klare kommunikationsveje

• Overlad kommunikation med projektejer / kunde til projektleder

• Kommunikation med kunden går på samme niveau

Foto - Creative Commons af Shahram Sharif

Begivenhedsstyret kommunikation

Tidsstyret kommunikation

Foto - Creative Commons af Nicolasnova

Tidsstyret kommunikation giver tryghed

Kommunikationder bør være tidsstyret

• Projektlederens rapport til projektejer

• Produktionens status til projektleder

• Faste møder - evt. daily scrum

• En-til-en møder

Foto - Creative Commons af Joyosity

En-til-en• En-til-en foregår efter en fast skabelon ... Hver uge!

• 10 minutter til medarbejderen - her er emnet frit. Det kan være om projektet, teamet, privatlivet, vejret, virksomheden eller hvad det skulle være

• 10 minutter til projektlederen - orientering, evaluering, diskussion eller "hyggesnak" - men IKKE nye opgaver

• Evt. 10 minutter til fremtiden - kommende udvikling for medarbejderen etc.

• Kalenderlægges med faste intervaller. Helst hver uge.

Foto - Creative Commons af Joyosity

Kommunikationsregel

afsenderensDet er

ansvar,forstået !at budskabet bliver

Foto - Creative Commons af ResPres

Tænk ud af boksen i forhold til medier

Eksempler på medier• Nyhedsbreve

• Blogs

• Mikroblogs / sociale medier

• Samtaler

• Lyd/video

• ... og møder

Foto - Creative Commons af Laineys Repertoire

MøderFoto - Creative Commons af Ghitso

Foto - Creative Commons af Incase

Møder udgør en stor del af projektets kommunikation

Før mødet

• Udsend dagsorden i god tid

• Vedlæg relevante dokumenter

• Vær sikker på, at de rette er indkaldt

• Meld ind til dagsorden

• Læs de vedhæftede dokumenter

Foto - Creative Commons af Pink Sherbet

Den gode dagsorden

• Sæt tidspunkt (ikke varighed) på hvert punkt

• Sæt ansvarlig på

• Henvis til bilag

• Og igen ... Udsend i god tid

Foto - Creative Commons af Arquera

Foto - Creative Commons af Steakpinball

Møder starter til tiden!

Foto - Creative Commons af ResPres

Fastlæg "møderegler" fra starten

Foto - Creative Commons af Thecrazyfilmgirl

Hvert punkt slutter til tiden

Regel om beslutninger

beslutningDet er kun en

ansvarligdeadline!

hvis der er fastlagt

og

Foto - Creative Commons af EdinburghGreens

Brug en "Parkeringsplads"

Parkeringspladsen• Placer en kurv midt på

bordet

• Giv alle deltagere små stykker papir

• Hvis et emne løber af sporet, læg en seddel i kurven

• Afslut mødet med at gennemgå disse: beslutning nu, næste møde eller glem det

Foto - Creative Commons af Muffet

Adam Bindslev

www.semiosis.dkwww.facebook.com/semiosis