Risikostyring av ikt-kontrakter

Risikostyring Bedre føre var enn etter snar av it-kontrakter Frokostmøte hos LYNX onsdag 11. juni kl 0830-1000

advokat Kjell Steffner og advokat Sverre Lilleng

Umulig /

Kontrakten fordeler risiko mellom partene

…naturlig å vurdere risiko både i forkant og underveis

Agenda 1.  Hva er risiko? 2.  Kontrakten som verktøy 3.  Risikostyring 4.  Juridisk risikoanalyse 5.  Metode for risikoanalyse av it-kontrakter 6.  Prosessrisiko 7.  Klausuler 8.  Håndtering av bilag 9.  Fallgruver i gjennomføringen

Bruk risikoanalyse og målrettet innsats i innledende faser, fremfor kostbar opprydding når det skjærer seg.!

Essensen!

4

Unngå uønskede situasjoner.!Iverksett risikoreduserende tiltak.!Vær forberedt når det uønskede inntreffer.!

Poenget er!

5

Risikoer eller risiki?!Risiko og konto "Likheten mellom risiko og konto er at begge ordene har italiensk opphav. Bøyningen på bokmål er: "en risiko – risikoen – flere risikoer – alle risikoene     "en konto – kontoen – flere kontoer  el. konti – alle kontoene el. Kontiene

Språkrådet

kontrakten

7

Analyser risiko i

Det er helt greit å ta risiko du

kjenner

Hva er risiko? 1

Virkningen av usikkerhet på organisasjonens mål på en positiv eller negativ måte!Virkningen er en kombinasjon av sannsynlighet for at hendelsen inntreffer og konsekvensen dersom den gjør det. Risikostyring er aktiviteter for å avdekke og kontrollere risiko i organisasjonen. ISO 31000

Risiko

Sannsynlighet x Konsekvens = RISIKO

10

Kontrakten som verktøy

2

Kontrakten fordeler risiko Konfliktforebyggende!Konfliktløsende!

Ikke undervurder verdien av å skrive det selvsagte i kontrakten. Og bruke den.

Husk at kontrakten"påvirker og understøtter

Strategi Teknologi Økonomi

For leverandører •  Vurdering av forespørsel •  Tilbudsfasen •  Forhandling •  Kontraktsinngåelse •  Leveranse (kjøp/tilpasning) • Drift •  Terminering

Forbehold!til kontraktsvilkårene!

Offentlig anskaffelse?!

Analyser risiko og ikke lever tilbud hvis risikoen er for høy

Hvorfor ikke forbehold?!•  Vanskelig å sammenligne tilbud som har

forbehold •  Vet ikke hvordan oppdragsgiver vil håndtere dem •  Fare for avvisning

•  Leverandører bringer sjelden"

gode presiseringer…

For kunder •  Behovsverifikasjon

–  Hva trenger du /skal du egentlig ha? •  Kravspesifisering •  Konkurransegrunnlag m/kontrakt •  Forhandling •  Kontraktsinngåelse •  Leveranse & aksept •  Terminering og overgang til nytt system

(transisjonsaktiviteter / bevaring av data som ikke konverteres)

Risikostyring 3

Risikostyring •  Risikovurdering

•  Risikoanalyse •  Avdekke farekilder •  Identifisere uønskede hendelser •  Angi frekvens og konsekvens •  Sette opp risikobilde

•  Risikoevaluering •  Vurdere risiko •  Foreslå risikoreduserende tiltak •  Vurdere alternative løsninger

•  Risikokontroll/-reduksjon •  Beslutninger om risikoreduserende

tiltak •  Iverksette risikoreduserende tiltak •  Følge opp og kommunisere risiko

Basert på IEC 60300-3-9

Risikoanalyse for viderekomne

COSO 20

ISO 31000

Juridisk risikoanalyse

4

faktum & jus

22

Forholdet mellom!

1.  Klarlegge faktum 2.  Klarlegge rettsregel 3.  Anvende rettsregel på faktum

(subsumsjon)

Vurdering av et mulig, fremtidig

faktum

Sjekklister, policy og kontraktstandarder (+kreativitet, teft og erfaringer)

Juridisk risikoanalyse Etterlevelse av lovregler Kontrakter Immaterielle rettigheter Prosessrisiko

24

juridisk metode

25

Bruk!

ved juridisk risikoanalyse!(klarlegge rettsregel)

Bakgrunnsrett & Rettskildefaktorer

1.  Lovtekster eller forskrifter 2.  Lovforarbeider og etterfølgende uttalelser 3.  Rettspraksis, særlig fra Høyesterett. 4.  Andre myndigheters praksis 5.  Privates praksis 6.  Juridisk teori 7.  Reelle hensyn

Innholdet i en rettsregel

Superior!Specialis!Posterior!

Lex!

Lex superior rettsregler av høyere rang går foran regler av lavere rang

Lex specialis spesielle regler går foran generelle regler

Lex posterior yngre regler går foran eldre regler

✔  

✔  

✔  

✔  

Pkt 1.3 i SSA-T Tolking – rangordning

1.  Den generelle avtaleteksten går foran bilagene. 2.  Bilag 1 går foran de øvrige bilagene. 3.  I den utstrekning det fremgår klart og utvetydig

hvilket punkt eller hvilke punkter som er endret, erstattet eller gjort tillegg til, skal følgende motstridprinsipper gjelde: a) Bilag 2 går foran bilag 1. b) Bilag 8 går foran den generelle avtaleteksten. c) Hvis den generelle avtaleteksten henviser endringer til et annet bilag enn bilag 8, går slike endringer foran den generelle avtaleteksten. d) Bilag 9 går foran de øvrige bilagene.

Metode for it-kontrakter

5

Finn Hva kan skje?

Analyser Sannsynlighet x Konsekvens = RISIKO

Reduser Håndter Overvåk Planlegg

fjern, overfør, spre, endre

Gjenta og oppdater

risikoanalysen gjennom hele

prosessen

37

Systemet kan gjøres veldig avansert og raffinert.!Enkle, selvforklarende rutiner gir høy sannsynlighet for etterlevelse.!

Lag et enkelt system for risikoanalyser

38

Sannsynlighet x Konsekvens = RISIKO

Kategori! Poeng! Varsle!Lav 1-3   Medium 4-9 Prosjektleder Høy 10-14 Ledelse Veldig høy 15-25 Styret

39

1 2 3 4 5

Kons

ekve

ns! Veldig alvorlig! 5 10 15 20 25 5

Alvorlig! 4 8 12 16 20 4

Moderat! 3 6 9 12 15 3

Liten! 2 4 6 8 10 2

Ubetydelig! 1 2 3 4 5 1

Veldig lav! Lav! Moderat! Høy! Veldig høy!

Sannsynlighet!

Del av helhetlig system!

Finansiell Teknisk Juridisk

RISIKOANALYSE

40

Policy-dokument for klausuler!

Norm / føringer for hvordan ulike klausuler skal håndteres (kjøpsloven) Hva er akseptabelt? Hva bør reforhandles? Hvor er motstandspunktet?

Begynn med de viktigste klausulene og utvikle underveis

Eksempel: Utskifting av nøkkelpersonell!

”Ved utskifting av Leverandørens nøkkelpersonell skal Kunden utstede skriftlig aksept før byttet finner sted. Dersom Leverandøren bytter ut nøkkelpersonell uten slik aksept skal han betale en bot på NOK 150.000,-. Boten dobles for hvert brudd på denne bestemmelsen.”

Prosessrisiko 6

Forskjell på å ha rett og få rett

Risikoen for å tape saken

Erstatning, saksomkostninger,

ressurskrevende, ikke kjernevirksomhet, omdømme

Prosessrisiko Hvor gode er advokater til å bedømme prosessrisiko og hvorfor går det ofte galt? Saksøkere gjør oftere feil enn saksøkte, men når saksøkte først tar feil, er konsekvensene mye større. Sverre Blandhol, Lov og Rett 10/2011

Rollen avgjør resultatet •  6 av 10 saksøkere får mindre ved dom

enn tilbudt forlik –  Foretrekker forlik

•  1 av 4 saksøkte får mindre ved dom enn tilbudt forlik – Men gjennomsnittstapet er da 30 ganger

større enn når saksøker gjør feil – Tapsutsiktene ved stort eller lite tap gir

risikovillighet

Momenter i en prosessrisikovurdering • Motpart

– Rasjonell? – Søkegod? – Risikovillig/-avers?

•  Vitner / bevis –  entydige, nye,

gamle, hacket, styrkes

• Hvem er dommer? •  Prinsipielt

spørsmål? •  Jurisdiksjon og

lovvalg •  Voldgift?

Mangelsvurdering

Mangel som gir forsinkelse

Klausuler 7

Hva bør prioriteres høyest av kontraktsklausuler og bilag?!!(konsentrer deg om bilagene om du må velge)!

Formålsparagraf

Tolkningsmoment. Gjør den at kravene fra kunden er ”uendelige”?

Finnes det en negativ avgrensning av det som skal leveres? Skal passe til det formål kjøper hadde, ref. prinsippet i kjl §17(2)(b)

Ansvar 54

Begrensning Direkte og indirekte tap Tap av data Dagbøter

Mangler og forsinkelse!

55

avtalt  -­‐levert  

=mangel  

•  Kontraktsbrudd •  Forsinkelse •  Vesentlig

kontraktsbrudd

Re.ng  /  omlevering  /  prisavslag  /  4lbakehold  av  kjøpesum  /  erstatning  /  dagbot  /  heving  

Erstatning for økonomisk tap!

• Unngå kumulerende sanksjoner – Dagbot=erstatning for økonomisk tap – SLA-refusjon=erstatning for økonomisk tap

•  Sanksjonene skal ikke overstige kundens tap

•  Tilbakeholdsrett i forhold til kundens tap

Bruksrett 57

Ikke-eksklusiv Evigvarende Verdensomspennende Overførbar

Lovvalg og verneting

58

Tvisteløsning i tingretten eller voldgift? Ikke velg voldgift hvis du ikke vet hva det er.

Betaling 59

Håndtering av bilag

8

61

Bilag som bør gjennomgås

Krav uttømmende og avgrenset? Leveransebeskrivelse presis? Milepæler (dagbotklausulert?) Akseptansekriterier

Sørg for høyt presisjonsnivå •  Egne leveranser – negativ avgrensning •  Forutsetninger tydeliggjort •  Forbehold •  Avhengigheter • Medvirkningsforpliktelse Forsiktig: Fristende å for leverandører å ”selge” og love mye bilag

Fallgruver i gjennomføringen

9

-Rapporterer bare risikoene som er lettest å håndtere!-Overser eller undervurderer faresignalene!-Utsetter problemhåndtering!

Selektivt utvalg av risikoer?

64

Kontraktsgjennomføring - fallgruver!

i. Prosjektledelse ii. Kompetanse iii. Endring av forutsetninger underveis iv. Venter til risiko / mislighold er realisert før noe gjøres v. For komplekst eller mangelfull medvirkning fra kunden vi. Forholdet til frister / fravær av frister vii. Tapsbegrensningsplikt viii. Informasjonsflyt i egen organisasjon ix. Informasjonsflyt i kontraktsmotpartens organisasjon – interessentanalysen (forankring) x. Er de egentlige suksesskriteriene med i kontrakten?

65

Interessentanalyse

66

Utenforliggende forhold kan påvirke aksept Snakker du med de rette folkene?

Alternativ!risikoanalyse!

Mulighets-!analyse!Den positive storebroren til risikoanalysen?

Oppsummering

69

Umulig /

Vellykket risikoreduksjon •  Ikke vær så nøye på om en risiko er juridisk, finansiell,

teknisk eller noe annet. •  Det er viktigere å fange og evaluere risikoen enn å

plassere den i riktig kategori. •  Sørg for forankring og oppmerksomhet i ledelsen.

Risikoanalyser som ikke leses, etterspørres eller følges opp har liten verdi.

•  Opplæring og endringsledelse er viktig. Fine regneark og programvare er ikke nok. Det må skapes oppslutning om ønsket retning. Endringsprosesser må skapes og ledes.

•  La risikoanalysene leve gjennom hele prosessen fra et behov oppstår –  forhandling, levering og termineres. –  Ofte har noen tenkt noe klokt på et tidlig stadium som noen

andre ikke har tid til eller forutsetninger for å tenke på senere. •  Vær på vakt mot selektivt utvalg av risikoer. Det er

fristende å ikke rapportere ubehagelige risikoer, særlig hvis de er vanskelig å håndtere.

•  Stadig gjentagelse av risikoanalyser er en kilde til suksess.

•  Ha en plan hvis risikoen inntreffer.

Vellykket risikoreduksjon (enda mer)

Det beste alternativet til en perfekt kontrakt er skikkelige risikoanalyser og målrettede tiltak

72

Foredragsholderne Sverre Lilleng!

sl@lynxlaw.no Tlf. 916 96 374

Kjell Steffner!

ks@lynxlaw.no Tlf. 905 11 901 Twitter: @Ksteffner Blogg: steffner.no

LYNX advokatfirma DA Hieronymus Heyerdahls gate 1 N-0160 Oslo

Flere presentasjoner på http://www.slideshare.net/lynxlaw/ og http://www.slideshare.net/kjellsteffner/