Upphandla IT utan pris

… visar vägen till rätt beslut

DirSys AB, Första Långgatan 20, 413 28 Göteborg, 031-757 00 88, info@dirsys.com

Upphandla utan pris

… visar vägen till rätt beslut

Möjlighet att ställa frågor

Det kommer vara möjligt att ställa frågor vid slutet

av webbmötet via Questions funktion

… visar vägen till rätt beslut

Oberoende och strategisk rådgivningVi antar våra kunders utmaningar och hjälper dem att uppnå sina mål. Vårt mål är att alla uppdrag ska resultera i en ny referens, något som vi lyckats med sedan starten 2004.

Vi skapar förutsättningar för, och arbetar med, verksamhetsutveckling och frågor som rör ledning och styrning, där möjligheterna med eFörvaltning och eHälsa utgör viktiga framgångsfaktorer.

Våra specialistområden är:

• Analyser, utredningar och beslutsunderlag• Kravarbeten och upphandlingar• IT-strategi, IT-arkitektur och IT-säkerhet• IT-plattformar och infrastruktur• Integrationer och identitetshantering

DirSys AB

… visar vägen till rätt beslut

Vi erbjuder tjänster och rådgivning inom följande områden

… visar vägen till rätt beslut

Upphandlingsmodell

Nulägesanalys Kravarbete Upphandling Införande Leverans

Omvärldsbevakning

Marknadsanalys Leverantörsträffar Studiebesök Kundreferenser

Kravworkshop Processkartläggning Användningsfall RFI

Utredningar Behovsanalys Målbildsanalys Prisindikation Budgetunderlag

Upphandlingsunderlag Utvärderingsmodell Utvärdering Tilldelning Avtal

Projektplanering Metodstöd Kvalitetssäkring

Utvärdering Slutrapport Leveransgodkännande

Beslutsunderlag Kravdokument

… visar vägen till rätt beslut

Exempel på genomförda upphandlingar• Ärendehanteringssystem

– Mellanstor kommun• GIS-lösning

– Två mellanstora kommuner• Bygglovssystem

– Mellanstor kommun• Identitets och behörighetslösning

– Ett antal kommuner, Myndigheter samt kommunala bolag• Ledningssystem

– Mellanstor kommun• eArkiv

– Mellanstor kommun

… visar vägen till rätt beslut

• Varför?• När är det tillämpbart?• Vad säger LoU?• Exempel på upphandling• Erfarenheter

Agenda

… visar vägen till rätt beslut

Varför?

… visar vägen till rätt beslut

Att upphandla IT-produkter är som att skjuta på ett rörligt mål

… visar vägen till rätt beslut

IT-chef 2010Jippi! Nu har jag avtalat om att kunna köpa ett gäng SuperDuper PC

med Hexonen Processor

… visar vägen till rätt beslut

2014: IT-chef vs Upphandlingschef

Jag vill köpa Surfplattor!!!!

Glöm det! I avtalet står det att

du bara får köpa PC…

… visar vägen till rätt beslut

Om ett avtal ska sträcka sig över t.ex. 4 år kommer produkter som upphandlats från början vara omoderna vid avtalets slut.

År 1 År 4

… visar vägen till rätt beslut

”Ipad presenterades första gången den 27 januari 2010 ”

… visar vägen till rätt beslut

Svårt att kravställa produkter inom ett område där utvecklingen går väldigt snabbt.

… visar vägen till rätt beslut

Lösningen?

… visar vägen till rätt beslut

Ej specificera produkt

… visar vägen till rätt beslut

Kravställa på leveransförmåga

… visar vägen till rätt beslut

Inte upphandla på lägsta pris…

… visar vägen till rätt beslut

…utan ekonomiskt mest fördelaktigt

… visar vägen till rätt beslut

När är det tillämpbart?

… visar vägen till rätt beslut

T.ex. vid ramavtal eller i andra situationer där det är svårt att efterfråga specifik tjänst eller vara

… visar vägen till rätt beslut

Vad säger LoU

… visar vägen till rätt beslut

Transparens

… visar vägen till rätt beslut

Tydlig utvärderingsmodell

… visar vägen till rätt beslut

Anbudsgivarna ska veta hur de blir bedömda

… visar vägen till rätt beslut

EXEMPEL:Ramavtal för

datorer & tillbehör

… visar vägen till rätt beslut

Anbuden bedöms utifrån följande kriterier

A. Leveransförmåga 18%B. Förkonfiguration 18%C. Support 27%D. Produktutbud 27%E. Miljö och hållbarhetsarbete 9%

… visar vägen till rätt beslut

Respektive anbudsgivare fick inkomma med två referenser

… visar vägen till rätt beslut

Anbudsgivarnas referenser fick svara enligt ett utvärderingsformulär via en telefonintervju

… visar vägen till rätt beslut

Utvärderingsformuläret var med i förfrågningsunderlaget (mycket viktigt!)

… visar vägen till rätt beslut

Snittpoängen utifrån referensutvärderingen sammanställdes tillsammans med myndighetens egna

utvärdering av anbuden

… visar vägen till rätt beslut

5 anbudsgivare har lämnat in svar och benämns enligt följande: Grön, Blå, Röd, Gul och Lila

… visar vägen till rätt beslut

Endast fyra (4) anbudsgivare blir antagna

… visar vägen till rätt beslut

Den som fick högst poäng rankas som Nr.1

… visar vägen till rätt beslut

Leverantör Nr.1 får leverera produkter under 50 000 kr vid respektive inköpstillfälle

… visar vägen till rätt beslut

Avrop/Inköp som överstiger 50 000kr ska hanteras via förnyad konkurrensutsättning d.v.s. alla fyra ramavtalsleverantörerna ska få

frågan

… visar vägen till rätt beslut

1. Analys

3. Förfrågnings-underlag

(Avropsmall) 7. Tilldelning5. Anbud

(Avropsmall) 6. Utvärdering4. Anbudstid2. Kravspecifikation

Avropsprocessen

… visar vägen till rätt beslut

Anbudsgivare Grön får 67 poäng, Blå 61 poäng, Röd 64 poäng, Gul 73 Poäng och Lila 70 Poäng.

… visar vägen till rätt beslut

Rangordningen av anbudsgivare avseende ramavtalsleverantörer blir enligt följande:

1.Gul2.Lila3.Grön4.Röd

… visar vägen till rätt beslut

Anbudsgivare Blå blir i detta exempel ej antagen som ramavtalsleverantör.

… visar vägen till rätt beslut

Saker att tänka på

… visar vägen till rätt beslut

Utvärderingsmodellen ska vara tydlig och transparant

… visar vägen till rätt beslut

Anbudsgivarna ska veta hur de blir bedömda

… visar vägen till rätt beslut

Viktigt att bedöma leveransförmåga och kapacitet

… visar vägen till rätt beslut

Bestämma beloppsgräns vid förnyad konkurrensutsättning

… visar vägen till rätt beslut

Sist men inte minst, kravställ inte på produkt eller lägsta pris

… visar vägen till rätt beslut

Per-Erik LundahlIT-strateg Ale kommun

… visar vägen till rätt beslut

Diskussion och frågestund?

… visar vägen till rätt beslut

Tack från ett soligt Göteborg!