Основные этапы реализации проекта

Основные этапы реализации проектаОсновные этапы реализации проекта

А.В.АкульшинаА.В.АкульшинаРегиональный информационный центр

научно-технологического сотрудничества с ЕС

Воронежский госуниверситет

Если Вас пригласили в европейский консорциум….

Структура заявки• Форма А – общая информация

А1 – резюме проектаА 2 – информация об

организацииА3.1 – финансовая формаА3.2 – общий бюджет проекта

• Форма В – содержание проекта

А2

Форма В• Table of Contents • 1 Scientific and/or technical quality, relevant to the activity addressed by the call

• 1.1 Concept and objectives • 1.2 Quality and effectiveness of the support mechanisms, and associated work plan 8

• 1.3a Work package list • 1.3b Deliverables list • 1.3c Work package description • 1.3d Summary of staff effort • 1.3e List of milestones • 2 Implementation • 2.1 Management structure and procedures • 2.2 Individual participants • 2.3 Consortium as a whole • i) Subcontracting • ii) other countries • 2.4 Resources to be committed • 3 Impact • 3.1 Expected impacts listed in the workprogramme • 3.2 Spreading excellence, exploiting results, disseminating knowledge • 4 Ethical issues

Work package descriptionОписание рабочих пакетов

  N Name Objectives

1 Project management and co-ordinationTask 1.1 Project managementTask 1.2 Administrative managementTask 1.3 Communication management

to ensure the successful achievement of project goals and delivery of the results

to oversee the overall legal, contractual, ethical, financial and administrative aspects in the project

2 Mapping research excellence and major infrastructure in Russia

Task 2.1 Identification of researchers and multipliers in Russia

Task 2.2 Identification of research needs

to map the niches of excellence existing in Russia relevant to the thematic priorities in the field of environment spread across FP7 Themesto identify environmental research needs and support roadmapping in this field of research in the context of FP7 priorities evolution

3 Capacity building Task 3.1 SWOT Analysis of training needsTask 3.2 International Training SessionsTask 3.3 National Training SessionsTask 3.4 Staff exchanges

to train the ENV contact points and multipliers to train researchers in Russia to stimulate learning within the partnership and exchange of

good practices in assisting researchers

4 Matching EU and Russia prioritiesTask 4.1 Combining Russian research needs with

FP7 (ENV)Task 4.2 Workshops to identify common research

issues Task 4.3 Participation at international events

to ensure the definition of common research needs and issues between EU and Russia on the topics of the FP7 Environment programme

to promote the dialogue between EU and Russia areas of the FP7 Environment programme

to identify potential topics for coordinated calls with Russia under FP7

5 Dissemination activities and Liaison buildingTask 5.1 WebsiteTask 5.2 Promotion materialTask 5.3 NewsletterTask 5.4 Liaison building- External

communication

to disseminate information to researchers and multipliers and SME on the FP7, ENV call for proposals and events via website, a quarterly newsletter and call alertsto prepare a clear presentation of FP7 opportunities tailor-made to the needs of Russian researchersto ensure consistency of the project activities and results with the overall system of research cooperation policies,

Work Packages in Overview

Distribution of responsibilities among consortium members WPs IDEAS APRE OWWZ CSB RIP

WP 1 Project management and co-ordination

Task 1.1 Project managementTask 1.2 Administrative

managementTask 1.3 Communication

management

WP leaderTasks leader

Contributor Contributor Contributor

WP 2 Mapping research excellence and major infrastructure in Russia

WP leader

Task 2.1 Identification of researchers and multipliers in Russia

Supporter Supporter Task leader

Task 2.2 Identification of research needs

Supporter Supporter Information provision

WP3 - Capacity building WP leader

Task 3.1 SWOT Analysis of training needs

Task leader Contributor Contributor

Task 3.2 International Training Sessions

Task leader Supporter

Рабочий пакет (WP)

Состоит из задач (task)Определяется ответственный участники и ответственные за отдельную задачу и рабочий пакет (task leader, WP leader)Для каждой задачи определяется

Цельописание работыпредполагаемый результатзначение на WPУчастникириски

Description of work WP leader: IDEASTask 4.1 Combining Russian research needs with FP7 ENV (IDEAS)This task follows the activities of WP2, where relevant researchers and multipliers in Russia, and main research needs are identified (Tasks 2.1 and 2.2). Regarding the four main areas of FP7 Environment research programme (i.e. Climate Change, Pollution, Risks; Sustainable Management Of Resources; Environmental Technologies; Earth Observation and Measurement Tools for Sustainable Development), the different needs identified in WP2 by Russian parties will be match with the suitable areas of FP7 and related projects, providing a database of activities and possible collaborations sources to be shared among participants and external parties. The project portal will host this database, providing also continuous monitoring on new published calls.Task 4.2 Workshops to identify common research issues (SUTR)In addition to the research needs identified and classified in Task 4.1, four workshops will be organized during the project development in order to discuss jointly, among the interested parties from Russia and from European countries, topics of research that can be further developed within the FP7 Environment research programme. To this end, the workshops will have subjects related to all the four main activities of the Environment (including climate change) Work Programme (Climate Change, Pollution, Risks; Sustainable Management of Resources; Environmental Technologies; Earth Observation and Measurement Tools for Sustainable Development). During the events, interests, missing information, possible collaboration means will be identified. Task 4.3 Participation at international events (APRE)The participation at brokerage events is a crucial task for enhancing the participation of Russia in FP7. Therefore, the organisation of brokerage events (one “real” brokerage and several virtual events) is foreseen. The “real” brokerage event will be combined with a suitable conference or with one Brokerage Event organized by ENV-NCP-TOGETHER. The virtual brokerages will be performed via the E-URAL website. They will be an easier instrument for networking activities, considering the fact that they are less expensive for researchers, and it is not necessary to find a suitable conference.

А3.1

Финансовые аспекты участия в 7РП

Расходы

целевые нецелевые

прямые косвенные

Целевые расходыРасходы на научные исследованиявключают все материальные и нематериальные ресурсы, привлеченные участником проекта для проведения научной деятельности, направленной непосредственно на создание, развитие и углубление научно-технологических знаний идостижение поставленных научных целей в соответствии с графиком реализации проекта. Европейская комиссия возмещает – 75% от общей суммы (50% – для промышленности)

Расходы на демонстрационную деятельностьсвязанные с коммерциализацией результатов проекта, демонстрацией их полезных, востребованных на рынке качеств, в т.ч. проведение презентаций, ярмарок и т.д. Со стороны Еврокомиссии возмещается 50% от общей суммы

Целевые расходыМенеджментуправление проектом, включая актуализацию и управление Соглашением о консорциуме, управление технической деятельностью, как на уровне консорциума, так и на уровне отдельных участников, общий юридический, финансовый и административный менеджмент консорциума, координация управления знаниями и другой деятельности на уровне консорциума, а также расходы на получение свидетельства о финансовом отчете (аудиторский сертификат), сертификация системы учета, расходы на проведение консорциумом конкурсов по поиску новых членов и т.д. Еврокомиссия возмещает до 100% расходов

Другие виды расходоврасходы, необходимые для реализации проекта, которые не могут быть отнесены ни к одной из вышеперечисленных групп: защита интеллектуальной собственности; деятельность по диссеминации за пределами консорциума (публикации, конференции, семинары, создание и поддержка Интернет-сайта); изучение социально-экономических аспектов; обучающая деятельность, в т.ч. оплата труда специалистов, проводящих тренинги. Еврокомиссия возмещает до 100%

Расходы

целевые

прямые косвенные

Целевые расходы

• Прямые целевые расходы по каждому виду деятельности включают следующие статьи: оплата труда персонала, оборудования и расходных материалов, расходы на поездки, а также на организацию и проведение мероприятий.

• К косвенным целевым (накладным) расходам относят используемые проектом внутренние технические службы (например, контроль качества), отчисления на внутреннее финансирование науки (если существует такая практика), затраты на профессиональное обучение персонала, оплата офисного помещения или лаборатории (в т.ч. аренда, изнашивание, коммунальные платежи, страховка, охрана), расходы на коммуникацию, почту и канцелярские товары, изнашивание имеющегося офисного оборудования.

Модели финансирования• 1. Возмещение целевых расходов (reimbursement of eligible costs)

Данная модель предполагает возмещение всех реальных целевых (прямых и косвенных) расходов проекта для каждого члена консорциума на основании предоставленных ими отчетных документов. Применение фиксированных ставок недопустимо. При этом сумма возмещенных расходов не может превышать оговоренные в проекте размеры финансирования со стороны Еврокомиссии, даже если реальные затраты консорциума окажутся выше. Эта модель оптимальна для крупных научных проектов и тех членов консорциума, система бухгалтерского учета которых позволяет максимально точно рассчитать косвенные расходы.

• 2. Выплата единой суммой (lump sum)Данная модель финансирования была разработана применительно к участникам 7РП из стран-партнеров международного сотрудничества и предполагает выплату по фиксированной ставке единой суммы, покрывающей все расходы участников из таких стран, включая оплату персонала, проездные расходы, а также затраты на оборудование, расходные материалы и косвенные издержки. Это самая простая модель, не требующая расчета расходов по отдельным видам деятельности, а также накладных расходов и не предполагающая отчета о понесенных издержках и предоставления аудиторских сертификатов. Однако и размеры финансирования, предоставляемого по этой модели, ограничены. Использование модели выплаты единой суммой является сугубо добровольным.

Модели финансирования• 3. Финансирование по единой ставке (flat rate)

Данная модель предполагает наличие единых ставок для расчета суммы накладных расходов по проекту:• единой ставки в 20% от суммы прямых целевых расходов, за исключением расходов на субподряд и возмещение ресурсов третьих сторон или• специальной переходной единой ставки в 60% от суммы прямых целевых расходов, за исключением расходов на субподряд и возмещение ресурсов третьих сторон. Такая ставка применима лишь к проектам, срок реализации которых истекает до 2010 г. и призвана помочь их участникам в дальнейшем перейти к расчету фактических косвенных издержек.Эта модель финансирования подходит для некоммерческих общественных организаций, высших учебных заведений, научных организаций и МСП, бухгалтерская система которых не позволяет определить действительные накладные расходы проекта.

Оценка заявкиПравила Еврокомиссии о подаче заявок, их оценке, отборе и о присуждении гранта (Rules for submission of proposals, and the related evaluation, selection and award procedures) можно скачать с сайта CORDIS http://cordis.europa.eu/fp7/find-doc_en.html

После закрытия конкурса и перед началом процедуры оценки все поступившие заявки проверяются на соответствие формальным требованиям (eligibility criteria), а именно:

• своевременность получения Европейской комиссией (до крайней даты и времени подачи заявок, указанных в объявлении о конкурсе);

• соблюдение условий конкурса о минимальном количестве участников;

• наличие в заявке всех необходимых административных форм и частей;

• соответствие конкурсу: проверка содержания заявки на соответствие теме(ам) и схеме(ам) финансирования конкурса.

Формальные требованияФормальные требования

Если заявка не соответствует хотя бы одному формальному критерию, она не будет допущена к дальнейшей оценке, о чем будет проинформирован координатор.

Оценка заявкиКРИТЕРИИ

1 Научно-технологический уровень(S/T Quality) •качество научно-исселедовательской деятельности по проекту и ее соответствие теме конкурса•Ясность концепции и соответствие целей•Качество и эффективность научно-технологического подхода и плана работыВклад в координирование исследований и развитие инфраструктур

2 Реализация (Implementation)•качество и эффективность плана по реализации проекта и его управлениюКачество консорциума в целом (включая взаимодополняемость и сбалансированность3 Вклад (Impact)•потенциальный вклад проекта в достижение целей, указанных в Рабочей программе•Приемлемость инструментов диссеминации и/или использования результатов проекта и управления вопросами интеллектуальной собственности•Приемлемость мероприятий по распространению передового опыта, использованию результатов и диссеминации.

Оценка заявки Каждый критерий оценивается от 0 до 5 баллов (где 5 – наивысший) Т.о., максимально возможная оценка проекта – 15 баллов

Проходной бал (threshold)Проходной бал (threshold)

Указан в Объявлении о конкурсе, Рабочей программе

Существует как для каждого из критериев, так и суммарный

К следующему этапу отбора – рассмотрению Еврокомиссией – допускаются заявки, набравшие балл не ниже проходного

Даже если набранный Вашим проектным предложением балл является проходным или превышает его, это еще не является официальной гарантией финансирования проекта

Окончательное решение о финансировании проекта ЕК примет: Составив список заявок рекомендованных к финансированию («short list»), которые при

прочих равных условиях, имеют, по мнению ЕК, особое значение и важность; Исходя из общего бюджета конкурса, по которому подана заявка; Утвердив объем выделяемого финансирования для каждого проекта; После проведения переговоров с координаторами заявок

Заявки, которые не войдут в окончательный список рекомендованных к финансированию, будут внесены в резервный, на случай неудачи каких-либо переговоров или появления дополнительных средств. Координаторы, чьи заявки попадут в резервный список, будут уведомлены об этом, а также о дате истечения срока ожидания

For each proposal:

Proposal Xcopy 1

Proposal Xcopy 2

Proposal Xcopy 3

IARexpert 1

IAR expert 2

IAR expert 3

Consensus meeting

CR 3 experts

Note: There may be more than 3 evaluatorsIAR=Individual assessment reportCR=Consensus Report

May be “remote”

Заявка

Формальные требования

Экспертная оценка

Консенсус

Проходной балл

Рецензия группы экспертов

Решение Еврокомиссии

ОтказПереговоры

Информирование заявителей о

решении

Решение о финансировании или отказе

Оценка этической стороны

заявки (если требуется)

Проверка на соответствие

вопросам безопасности

(если требуется)

Информирование заявителей о результатах

экспертной оценки*

* Если по условиям конкурса, заявка подается в два этапа, высылается приглашение подать заявку на второй этап

Оценка заявкиПРОЦЕДУРА

Переговоры

• Регистрация в CORDIS• Необходимые документы

PIC - Идентификационный номер участника (Participant Identification Code)

PIC (Participant Identification Code) – уникальный 9-тизначный номер, присваиваемый каждому юридическому лицу - участнику 7РП.

При регистрации PIC в базу данных ЕС заносится информация о юридическом и финансовом статусе Вашей организации.

Эта информация может быть использована при подаче заявки (с помощью EPSS) и при ведении переговоров для заключения грантового соглашения

7РП (с помощью NEF).

Для подачи заявки использование PIC желательно, но не обязательно.Если заявка отобрана для переговоров и подписании грантового

соглашения 7РП - PIC обязателен.

http://cordis.europa.eu/fp7/pp_en.html

PIC - Идентификационный номер участника (Participant Identification Code)

Как узнать, есть ли PIC у вашей организации?

Осуществить поиск PIC, заполнив поля форм на странице:https://ec.europa.eu/research/participants/urf/public/search/searchPIC.do

PIC - Идентификационный номер участника (Participant Identification Code)

Как получить PIC?

Для этого нужно:1. Пройти регистрацию на портале участников (Participant Portal) 2. Зарегистрировать вашу организацию с помощью уникальной процедуру регистрации3. Получить статус LEAR - Назначенный представитель юридического лица (вашей организации), завершить редактирование юридической и финансовой информации о вашей организации и поддерживать в ее актуальном состоянии.

PIC - Идентификационный номер участника (Participant Identification Code)

Как получить PIC. Шаг 1.

Вам нужно зарегистрироваться на портале участников (Participant Portal), воспользовавшись Аутентификационной службой ЕК European Commission

Authentication Service (ECAS): https://webgate.ec.europa.eu/aida/selfreg

Вам нужно будет указать: имя пользователя (если его не указать, то в качестве логина будет использоваться, указанный Вами E-mail), Ваше Имя, Фамилию, E-mail.На указанный Вами адрес электронной почты придет письмо, содержащие Ваши данные и инструкцию по активации аккаунта и завершения регистрации.

PIC - Идентификационный номер участника (Participant Identification Code)

Как получить PIC. Шаг 1.

PIC - Идентификационный номер участника (Participant Identification Code)

Как получить PIC. Шаг 2.

Регистрация Вашей организации – воспользуйтесь уникальной процедурой регистрации Unique Registration Facility (URF):

https://ec.europa.eu/research/participants/urf/

PIC - Идентификационный номер участника (Participant Identification Code)

Как получить PIC. Шаг 2.

Вам нужно будет указать информацию о себе как о контактном лице:

Затем – информацию о Вашей организации, для которой Вы получаете PIC.

PIC - Идентификационный номер участника (Participant Identification Code)

Как получить PIC. Шаг 2.

Информация об организации:

Legal Form – тип вашей организации (Ltd, PLC, SA, GmbH).VAT number – регистрационный номер плательщика НДС (для стран-членов ЕС)Registration number, Registration date, Registration authority – регистрационный номер, когда и кем выдан Документ о государственной регистрации Вашей организации

PIC - Идентификационный номер участника (Participant Identification Code)

Как получить PIC. Шаг 2.

Юридический адрес:

Здесь сложностей у Вас возникнуть не должно

PIC - Идентификационный номер участника (Participant Identification Code)

Как получить PIC. Шаг 2.

Статус организации:

Здесь Вам нужно выбрать схему финансирования непрямых расходов

Если Вы указали Enterprise – предприятие, то Вам нужно будет еще заполнить закладку ENTERPRISE DATA, указав, является ли Ваша организация МСП.

Legal Entity Appointed Representative (LEAR)Официальный представитель юридического лица

Каждое юридическое лицо, участвующее в 7РП, должно назначить официального представителя, т.н. LEAR, который будет

предоставлять Европейской Комиссии информацию, связанную с юридическим статусом организации

Подробная информация - http://cordis.europa.eu/fp7/pp-lear_en.html

PIC - Идентификационный номер участника (Participant Identification Code)

Как получить PIC. Шаг 3.

Кто такой LEAR:

После завершения регистрации вы получите временный PIC, который через 48 часов после этого можно использовать при подаче заявки.

Для получения постоянного PIC, требуемого для подписания грантового соглашения, Вам необходимо получить статус LEAR (Legal Entity Appointed Representative) – Назначенного представителя юридического лица (вашей организации) и завершить регистрацию организации.

В задачи LEAR входят: завершить регистрацию своей организации, при необходимости, предоставить ЕК документы, подтверждающие юридический и финансовый статус организации, обновлять эту информацию на сайте, в случае ее изменения, а также предоставлять PIC сотрудникам своей организации для электронной подачи заявок или подписания грантового соглашения.

PIC - Идентификационный номер участника (Participant Identification Code)

Как получить PIC. Шаг 3.

Как стать LEAR:1. Узнать, кто в Вашей организации обладает правом юридической подписи2. Определить человека, который сможет быть LEAR Вашей организации3. Скачать Форму назначения LEAR и документ о задачах LEAR («LEAR Appointment form» and «the LEAR role and tasks») со страницы http://cordis.europa.eu/fp7/pp-lear_en.html, а также получить из ЕК по e-mail Форму юридического лица Legal Entity Form.4. Документа должны быть подписаны надлежащим образом. LEAR Appointment Form и Legal Entity Form следует заполнить на компьютере, распечатать, подписать и поставить печать. Далее документы следует отправить по обычной почте по адресу:

European CommissionResearch Directorate-GeneralT5 Framework programme logistics - URF Validation Team SDME 11/083B-1049 BrusselsBelgium

5. Для активации аккаунта Вашей организации Вы должны: a) Получить E-mail из ЕК, которое будет содержать имя пользователя, гиперссылку и инструкцию по активации аккаунта.б) Получить письмо по обычной почте с PIN кодом для активации аккаунта.в) Активировать аккаунт и получить PIC.

PIC - Идентификационный номер участника (Participant Identification Code)

Как получить PIC. Шаг 3.

Как стать LEAR. Пример заполнения Legal Entity Form:

PIC - Идентификационный номер участника (Participant Identification Code)

Как получить PIC. Шаг 3.

Как стать LEAR. Пример заполнения Legal Entity Form:

Важные документы• Соглашение о гранте – макс. финансирование, аванс,

расписание отчетов• Приложение 1 – план проекта, структура трудозатрат,

структура бюджета, ...• Приложение 2 – Общие Условия – контрактные правила

общие для всх проектов (вкл. Финансы, интеллектуальная собственность)

• Финансовое руководство (для 7РП – только драфт) • Руководство по аудиторским сертификатам• Руководство по отчетности

Реализация проекта+ euro

-Год 1 Год 2

StartСоглаш.подписано отчет Финал.

отчет

утверждение Отчет принят

<85% от первых 18 м <85% остального

Посл. 15%

• Развитие своего НТ потенциала• Повышение квалификации персонала• Повышение привлекательности

исследовательского коллектива для других спонсоров (привлечение иных средств)

• Развитие сети контактов – новые международные проекты

• Деньги – не главная цель работы в европейском проекте. Это возможность вывести свой НТ потенциал на новый уровень

«Участник Европейского проекта» – знак качества любого научного коллектива

Удачи в европейских проектах!

Региональный информационный центр научно-Региональный информационный центр научно-технологического сотрудничества с ЕСтехнологического сотрудничества с ЕС

Директор - Зорников Игорь НиколаевичДиректор - Зорников Игорь НиколаевичЗаместитель директора – Акульшина Алла ВладимировнаЗаместитель директора – Акульшина Алла Владимировна

tel/fax: +7 (4732) 20-75-26, 22-70-37 E-mail: aav@rciabc.vsu.ru

http://www.ric.vsu.ru