第三章询盘管理和网上洽谈

第三章询盘管理和网上洽谈第三章询盘管理和网上洽谈

讲授讲授：冷德辉：冷德辉 e-maile-mail ：： lengdh@21cn..com lengdh@21cn..com OfficeOffice ：行政：行政 AA 楼后栋楼后栋 221221 室室

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1.询盘管理

2.网上洽谈（ TradeManager ）

学习目标

1 询盘管理1 询盘管理

询盘就是一个 email ，是客户针对供应商发布的产品信息、供应信息或公司信息给供应商发送的一个意向性的邮件，用以询问产品的款式、价格、质量、交货期等交易条件。

（ 16 ）

询盘管理

询盘管理是指供应商1 ）查看询盘；

2 ）分析询盘； 3 ）回复询盘； 4 ）搜索询盘； 5 ）设置询盘分配规则； 6 ）手动分配询盘； 7 ）设置询盘过滤。

询盘管理

• 查看和回复新询盘

• 查看询盘详细内容

1. 询盘处理流程

• 查看和回复新询盘1 ）如果一个询盘来自旧客户，马上回

复；2 ）对新客户的询盘，如果交易意向明

确，可通过系统转化为客户子系统。

• 查看询盘详细内容1 ）在回复一个新询盘后，需要查看自

己刚才所做的回复询盘的操作记录，以便确定回复有效；

2 ）在进行询盘管理时，有时也需要查看自己以前回复过的询盘信息；

3 ）对新客户的询盘需要查看详细信息，以确定是否回复。

• 询盘分配• 询盘回复• 询盘转化为客户• 设置过滤名单

询盘处理流程

询盘可设置的分配规则：• 按照区域分配• 按照产品分配

询盘的分配

1 ）对于 My Alibaba 单用户：所有发送给用户的询盘都分配给该用

户；

在产品分配规则下询盘的再分配规则

2 ）对于 My Alibaba 多用户：• 优先按客户归属分配是谁的客户，该客户的询盘就分配给谁。• 优先按产品归属分配是谁的产品，关于该产品的询盘就分配

给谁。• 如果客户是针对供应商的公司信息发

送询盘，且该客户还没有成为公司客户，则该询盘不会自动被分配，由系统管理员或业务经理进行手动分配。

在产品分配规则下询盘的再分配规则

询盘分配（手动分配）

会员收到的询盘一般会被系统自动地按管理员事先设置的分配规则给相应的业务管理员，但是也有些询盘由于各种原因未能被自动分配，此时就需要进行手动分配询盘。

询盘分配

一、手动分配

二、自动分配

询盘分配

一、手动分配 My Alibaba 会员的多用户管理员和业务经理能够看到本单位收到的所有未分配的询盘列表。管理员和业务员经理可以将未分配的询盘分配给指定的业务员。

询盘分配

二、自动分配 “ 设置询盘分配规则” 1 ）按照区域分配 2 ）按照产品分配

询盘分配（自动分配）

按区域分配

按国家分配

• 一个客户的询盘只能分配给一个业务员，分配之后，该客户相关的其它业务机会都会分配给该业务员；

• 在询盘被分配后，如果需要重新分配客户，管理员和业务经理可以在找到该客户的一条询盘后，重新分配询盘；

• 如果管理员或业务经理要分配某个地区的询盘，可以通过搜索地区名，找到未分发的询盘，手动分配。

询盘的分配注意事项

将询盘转化为客户有的询盘来自新的客户，如果交易意向明确，

应在回复时，同时转化为客户，以便于今后的客户管理和业务管理。

从询盘转化为客户信息时，系统会自动将询盘中的公司信息、联系人信息和意向信息中部分内容转到“客户”模块的“新增客户”页面。

将询盘转化为客户

客户信息的来源

直接输入

询盘转化

客户信息贸易意向

搜索询盘搜索询盘设置的搜索条件： 1 ）主题 2 ）公司名称 3 ）国家 / 地区 4 ）邮箱 5 ）电话 6 ）生成询盘的时间 7 ）意向产品 8 ）询盘状态 9 ）分发状态

询盘的过滤可以在系统中设置一些“过滤”条件，让垃圾询

盘不能够进入系统。询盘的过滤类型： 1 ）注册国家 2 ） IP 地址 3 ）电子邮件

• 系统中提供单用户、多用户管理员、业务经理设置过滤名单的权限。

• 可以设置是否将过滤的询

设置询盘过滤

询盘处理技巧• 分析询盘价值

– 询盘是否正规－－公司名称能通过互联网查到吗？– 询盘是否具体明确－－数量、颜色、规格、交货时间、

包装、付款方式等– 联系方式是否详尽－－公司名称，电话，传真，邮箱，

地址，网址，联系人，职务

询盘处理技巧• 回复询盘技巧

– 标题– 称呼– 邮件正文– 邮件结尾

回复询盘技巧

– 标题 1) 不能空白标题 2 ）不能中文标题 3 ）不能长话标题 4 ）不能问候标题（如 Hello 、 Hi 等，会被当作垃圾邮件） 5 ）标题可以写成客户求购的“产品名称” 6 ）标题可以写成“客户名字”或“公司名称”

回复询盘技巧

– 称呼 1) 对年长或位高权重者，可用： Mr, 或 Mrs 。 2 ）熟客，可用：直呼其名、如 Dear Thomas 。 3 ）不要泛泛的客套称呼，如 Dear Sir,Hello,Hi,Dear Sir/Madam 等。（会被认为是群发或广告邮件）。

回复询盘技巧

– 邮件正文在回复一个询盘时，首先要考虑的原则是：回复信件

要能回答客户在询盘中的提问。 1) 在介绍公司时，最好说明公司是中国的某行业的最好公司之一，有多少年的经验，曾经产品出口过哪里，客户的好评价等； 2 ）如果分段，尽量一个段表示一个意思； 3 ）在使用术语上，尽量延用对方的说法。

回复询盘技巧– 邮件结尾 1 ）部门职务 2）公司名称 3）电话 4）传真 5）网站（如果没有，可以写 :Website:Under constructon） 6）MSN （一定要填写，否则被认为老土）

对于熟悉的客户，随便结尾可以。

如何处理这样一个询盘 ?

I'm interested with your products. Please

send me your price-list with photos.

Best regards

Michael

讨论

Example: Reply

( No subject )

　　 Hello Glad to receive your enquiry. According to your enquiry I do not know which style

you need because we have so many types showing on the internet,can you please let me know the detailed model according to our website www.xyz.com？

　 Looking forward to hearing from you soon. 　　

Rgds Mr. X /Sales manager

Opening

Closing

Salutation

Signature

Complimentary Closing

Opening Sentences

• Thank you for your Oct. 18 enquiry we received via Alibaba and your interest in our products.

The Body

• Regarding your enquiry on mobile

handsets, as no details about the

interested model given, I ‘d like to

introduce our main models and quote accordingly for your reference…

Better Way- Who am I ？

• Our company is one of the leading mobile phone manufacturers in China, being in this field for over 10 years ， we have successfully exported to… . We can specially offer … compared with our competitors…

Closing Sentence

• Thanks again for your interest.

• If there is anything further I can do for

you , pls do not hesitate to let me know.

• Looking forward to hearing from you and

working 　 together with you in the near future.

2 网上洽谈2 网上洽谈

TradeManager 功能介绍

网上洽谈工具

TradeManager简介 Trade Manager 是为商人度身定做的免费商

务沟通软件。它能让用户轻松地找到客户，随时洽谈业务，发布和管理商业信息。

TradeManager简介1 ）卖家登录 TradeManager 后，国际站的商机、公司、

产品页面都会显示卖家 TradeManager 在线；

如果是多用户系统：2 ）管理员登录， TradeManager 在主页上显示在线；3 ）产品业务员登录，所属产品页面显示 TradeManager

在线。

商机页面

产品页面

公司页面

TradeManager简介

• For buyer( 买家 )– Control your trade communications(控制贸易谈判 )– Get product information fast (快速获知产品信息 )– Conference in real time (实时沟通 )– Manage your trade records ( 管理贸易记录 )

• For supplier( 卖家 )– Find buyers in a mouse click. (快速寻找买家 )– Conference in real time (实时沟通 )– Manage your trade records ( 管理贸易记录 )– Get product inquiries fast (快速获得询盘 )

下载安装 TradeManager

登录 TradeManager

TradeManager 功能介绍

• 在线沟通• 商友管理• 文件传输• 查询聊天记录• Net meeting

• 其他功能

• 多网站用户登录 • 联系人列表多级分组 • 合并聊天窗口 • 截屏编辑图片 • 手写板• 网络涂鸦 • 群发文件 • 群游客 • 与雅虎通用户互通

TradeManager 的使用 (1)

• 添加联系人 ( 查找、直接输入 )• 发送信息 ( 右 )• 查看 / 编辑联系人信息（右）• 过滤联系人

(13)—(14)

• 添加群（启用群个）

• 查找群

• 软件百宝箱

• 商情特快

• My Alibaba

内容回顾

1. 询盘处理流程2. 设置询盘过滤3. 询盘处理技巧4. TradeManager 简介 5. TradeManager 功能介绍

作业 1

1. 询盘管理包括哪些操作内容？2. 对于 My Alibaba 多用户，询盘在按

照产品分配的前提下，询盘的分配规则是什么？

作业 2

1. TradeManager 是什么？ TradeManager有什么功能？

第三章询盘管理和网上洽谈

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第三章 询盘管理和网上洽谈

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