1 EL PROCESO ADMINISTRATIVO ORGANIZACIÓN 2 OBJETIVOS Al finalizar esta unidad estarán en capacidad...

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EL PROCESO ADMINISTRATIVO

ORGANIZACIÓN

2

OBJETIVOS

Al finalizar esta unidad estarán en capacidad de:

•Describir las formas de departamentalización

•Diferenciar los conceptos de cadena de mando, autoridad, responsabilidad y unidad de mando

•Definir que es organizar y su importancia en el proceso administrativo

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Organización

Organización como una unidad o entidad social.

Organización como función administrativa y parte del proceso administrativo.

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ORGANIZACIÓN COMO UNIDAD SOCIAL Organización Formal: Se plantea para

establecer un patrón de relaciones entre sus componentes, el que conducirá al logro de un objetivo. Implica una estructura formalizada Definición de papeles

organizacionales a desempeñar Patrones de relaciones formales Mecanismos de coordinación Redes de comunicación Se representa en un organigrama

GERENTE

Director 1 Director 2Director 3

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Organización Informal: Se refiere aspectos del sistema que no han sido planteados formalmente y que se trata de agrupamientos de personas que establecen patrones de relaciones para la consecución de un fin común.

• grupo que juega balonmano• Un grupo carismático

Tiene influencia positiva o negativa. Coexisten junto con la organización formal.

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ORGANIZAR ES:

Determinar las actividades específicas necesarias para el alcance de los objetivos planeados.

Agrupar las actividades en una estructura lógica.

Asignar las actividades a posiciones y personas especificas.

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ORGANIZAR :

• Viene del griego “organon” que significa instrumento• Partes y funciones: Ningún organismo tiene partes idénticas ni de igual funcionamiento• Unidad funcional: tiene un fin común• Coordinación: Integran las acciones para lograr el fin común. Actúan en conjunto

• Proceso que sirve para la creación de las estructuras de una organización

• Es la estructuración técnica de las relaciones que debe de existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos humanos, financieros y materiales de un organismo social con la finalidad de ser eficientes conforme los planes diseñados.

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Propósitos de la organización

• Dividir el trabajo a realizar en tareas y departamentos específicos• Asignar tareas y responsabilidades relacionadas a empleos individuales•Coordinar diversas tareas organizacionales•Agrupar los trabajos en unidades•Establecer relaciones entre individuos, grupos y departamentos•Establecer líneas formales de autoridad•Distribuir y utilizar los recursos organizacionales

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Estructura organizacional

Distribución formal de los empleos dentro de una organización

• Muestra las áreas funcionales es decir la identificación y clasificación de las actividades de acuerdo a la naturaleza de la organización

• Muestra el agrupamiento de las actividades homogéneas en unidades organizativas que contienen los cargos y tareas asignadas

• Designa un responsable para cada unidad con la autoridad delegada y responsabilidad definida

• muestra los niveles jerárquicos con sus subordinados

• Evidencia la autoridad de línea y staff

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Diseño organizacional: desarrollo o cambios de una estructura organizacional y que involucra decisiones sobre elementos claves:

• Especialización del trabajo

• Departamentalización

• Cadena de mando

• Amplitud de control

• Centralización y descentralización

• Formalización

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Especialización del Trabajo

Es el grado por el cual el trabajo de la organización se divide en tareas separadas, en componentes menores. Se le conoce como división del trabajo. Cuando mas se divide el trabajo,

dedicando a cada empleado a un actividad mas especifica, más limitada, se obtiene mayor eficiencia, precisión y destreza.

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DepartamentalizaciónDepartamentalización

Es el fundamento mediante el cual se agrupan las tareas.

Medio por el cual se asignan y se agrupan actividades diferentes a través de la especialización de las unidades con el fin de obtener mejores resultados.

Agrupamiento de un conjunto de actividades homogéneas realizadas por miembros de la organización en sus cargos, en un área delimitada denominada departamento, supervisada y dirigida por un nivel jerárquico para el desarrollo de los planes.

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DepartamentalizaciónDepartamentalización

• Funcional: agrupa trabajos según funciones desempeñadas

• De productos: agrupa los trabajos por línea de productos

• geográfica: agrupa los trabajos sobre la base del territorio o la geografía.

• De procesos: agrupa los trabajos con base a los flujos de productos o clientes

• De clientes: agrupa los trabajos con base en los clientes que tienen necesidades y problemas comunes, los que se pueden atender mejor al tener especialistas para cada uno de ellos.

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Departamentalización funcional

Gerente de planta

Gerente de ingeniería Gerente contabilidad Gerente de compras

Departamentalización geográfica

Gerente de Ventas

Director ventas occidente

Directos de ventasRegión oriental

Directos de ventasRegión central

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Departamentalización de productos

El Vehículo S.A.,

Sector vehículos de carga

Sector vehículoslivianos

Sector vehículosfamiliares

Departamentalización de procesos

Director de planta

Gerente de fresadoGerente deensamblaje

Gerente determinado

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Departamentalización de clientes

Director de Ventas.,

Gerente ventasAl detalle

Gerente de ventasAl por mayor

Gerente ventasgubernamentales

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Cadena de mando • Línea continua de autoridad que se extiende de los niveles organizacionales más altos a los más bajos, y define quien informa a quién. • Quien manda a quién• Número de empleados subordinados a un directivo

Para una mejor comprensión de la cadena de mando es necesario analizar los siguientes conceptos.

• Autoridad• Poder• Unidad de mando

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Autoridad

El término autoridad se refiere El término autoridad se refiere al poder que es inherente que es inherente a una posición dentro de la organización.a una posición dentro de la organización.

Derechos inherentes a un puesto gerencial para decir al personal que hacer y esperar que lo haga. De línea: Es la que se detenta para dirigir las actividades

de un subalterno. Destaca a los administradores cuya función organizacional contribuye directamente al logro de los objetivos

Staff: existe para apoyar, asesorar y ayudar a los departamentos de línea hacia el logro de sus objetivos

Formal: es la establecida legalmente e inherente a la posición en que se ubica.

Informal: autoridad natural de ciertas personas que influyen en ciertas decisiones, pero que no tienen una posición legalmente definida

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El poder significa potencial para influir. Implica la habilidad para influir en otros. Los buenos administradores desean el poder para estar en posibilidades de influir en el desempeño de las organizaciones..

PODER

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El poder no es una cualidad que puedan poseer las personas sino que es una característica propia de una relación entre personas

•Proceso Social

•El objetivo es realizar los fines del poderoso

•El concepto de posibilidad

•El poder es desigual

•Resistencia

Características del Poder

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Tipos de Poder

De Recompensa: poder recompensar a De Recompensa: poder recompensar a una persona por cumplir órdenesuna persona por cumplir órdenes

Coercitivo : poder para sancionarCoercitivo : poder para sancionar Legitimado: autoridad formal. Legitimado: autoridad formal.

Reconocimiento de la capacidad para Reconocimiento de la capacidad para ejercer influencia ejercer influencia

Referencial: poder basado en el deseo del Referencial: poder basado en el deseo del influido de ser como el influyente o influido de ser como el influyente o identificarse con élidentificarse con él

Experto: poder basado en la regla de Experto: poder basado en la regla de creer que el influyente tiene experiencia o creer que el influyente tiene experiencia o conocimientos que el influido no tiene.conocimientos que el influido no tiene.

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Centralización y descentralizaciónCentralización. Grado de concentración de las decisiones en un solo punto de la organización

Descentralización: Grado en que los empleados de nivel inferior proporcionan información o toman decisiones.

Consiste en delegar sistemáticamente el poder y la autoridad hacia abajo en la organización.

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Delegación

Es el proceso por el cual un administrador asigna una parte de su carga de trabajo a sus subordinados. La delegación permite al ejecutivo aumentar su carga de trabajo.

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Factores que influyen el grado de centralización y descentralización

Mayor centralización

• Ambiente mas estable

• Gerentes de niveles inferiores con poca experiencia o capacidad para la toma de decisiones

• Los gerentes de niveles inferiores no desean tener voz ni voto en las decisiones

• Las decisiones son importantes

• La organización enfrenta una crisis o riesgo de quiebra empresarial

• La empresa es grande

• La implementación eficaz de las estrategias está en dependencia de que los gerentes eviten opinar sobre ellas

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Factores que influyen el grado de centralización y descentralización

Mayor descentralización

• Ambiente complejo e incierto

• Los gerentes de nivel inferior son capaces y experimentados en la toma de decisiones

• Los gerentes de niveles inferiores desean tener voz y voto en las decisiones

• Las decisiones son relativamente menos importantes

• La cultura organizacional abre una puerta para que los gerentes de niveles inferiores opinar sobre lo que acontece

• La empresa está dispersa geográficamente

•La implementación eficaz de las estrategias depende de que los gerentes tengan participación y flexibilidad para tomar decisiones

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Amplitud de controlNúmero de empleados que un gerente puede dirigir de forma eficiente y eficaz. También se le conoce como el tramo de control administrativo

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Factores determinantes de un tramo de control eficaz

• Definición clara de estrategia, objetivos y planes: saber que hacer

• Objetivos o estándares cuantificables: que faciliten ver las desviaciones y señalen los puntos de excepción

• semejanza de funciones a supervisar. Nivel de complejidad. Mayor complejidad requiere mas contacto personal y mayor coordinación

• Capacidad de los subordinados. A mayor capacidad menor contacto con el jefe.

• Delegación adecuada de autoridad

• Ubicación de cargos a supervisar: minimiza tiempos y relaciones de supervisión

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Empowerment o empoderamiento

Aumento de poder a los empleados para la toma de decisiones.Es de reciente aplicación.Proceso mediante el cual se concede mayor autonomía a los empleados para decidir en sus puestos de trabajo

• Se logran mejores resultados• Se evita que suban a niveles jerárquicos superiores problemas que se pueden resolver en el puesto de trabajo

• formulan presupuestos• programan cargas de trabajo• controlan inventarios• resuelven problemas de calidad

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Formalización

Grado en que los trabajos son estandarizados y en el que las normas y procedimientos guían el comportamiento de los empleados.

Es importante considerar:• Muy formalizado= la persona tiene poca decisión en cuanto a lo que se realizara, cuando será hecho y como lo hará,• Existen descripciones precisas del trabajo, normas y procedimientos claramente definido para los procesos laborales.

• Poca formalización = hay mucha libertad para realizar el trabajo.

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DISEÑO DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

LOS ORGANIGRAMAS

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¿QUÉ ES UN ORGANIGRAMA?

Un organigrama es la representación grafica de la estructura organizacional formal de una organización, el agrupamiento de sus principales funciones, los niveles jerárquicos y sus relaciones.

Puede ser tan amplio y aplicable como se considere necesario, o sólo demostrar de forma gráfica los tres o cuatro niveles jerárquicos de mayor importancia.

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UTILIDAD DE LOS ORGANIGRAMAS

El organigrama muestra claramente: El tamaño de la organización División de funciones o acciones. Niveles jerárquicos. Líneas de autoridad y responsabilidad. Canales formales de comunicación. La naturaleza lineal o el staff del

departamento. Los responsables de cada sección, comité u

subcomité. La relación que existe entre las diversas

secciones, puestos, etc.

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Por su ámbito:

• Generales• Particulares

Por su contenido:

• Integrales• Funcionales• De puestos, plazas y unidades

Por su presentación:

•Verticales•Horizontales•Mixtos•De bloque

Clasififcación

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ORGANIGRAMA GENERALORGANIGRAMA GENERAL

DIRECCIÓNDIRECCIÓN DIRECCIÓNDIRECCIÓN DIRECCIÓNDIRECCIÓN

DEPTO.DEPTO. DEPTO.DEPTO. DEPTO.DEPTO. DEPTO.DEPTO. DEPTO.DEPTO. DEPTO.DEPTO. DEPTO.DEPTO.

DIR. GENERALDIR. GENERAL

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ORGANIGRAMA ESPECÍFICOORGANIGRAMA ESPECÍFICO

OFICINAOFICINA OFICINAOFICINA OFICINAOFICINA OFICINAOFICINA OFICINAOFICINA OFICINAOFICINA

DEPTO.DEPTO. DEPTO.DEPTO. DEPTO.DEPTO.

GERENCIAGERENCIA

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ORGANIGRAMA INTEGRALORGANIGRAMA INTEGRAL

DIRECCIÓN

1.1

DIRECCIÓN

1.1

DEPTO.

1.1.1

DEPTO.

1.1.1DEPTO.

1.1.2

DEPTO.

1.1.2DEPTO.

1.2.1

DEPTO.

1.2.1DEPTO.

1.2.3

DEPTO.

1.2.3DEPTO.

1.3.1

DEPTO.

1.3.1DEPTO.

1.3.2

DEPTO.

1.3.2

DIR. GENERAL

1.0

DIR. GENERAL

1.0

DIRECCIÓN

1.3

DIRECCIÓN

1.3

DEPTO.

1.2.2

DEPTO.

1.2.2

DIRECCIÓN

1.2

DIRECCIÓN

1.2

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ORGANIGRAMA FUNCIONALORGANIGRAMA FUNCIONAL

1. CUMPLIR LOS ACUERDOS DE LA JUNTA ADMINISTRATIVA2. VIGILAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS PROBLEMAS3. COORDINAR A LAS DIRECCIONES4. FORMULAR EL PROYECTO DEL PROGRAMA GENERAL

DIRECCIÓN GENERAL

1. EVALUAR Y CONTROLAR LA APLICACIÓN Y DESARROLLO DE LOS PROGRAMAS2.FORMULAR EL PROGRAMA ANUAL DE LABORES3. DIRIGIR LAS LABORES ADMINISTRATIVAS DE SU ÁREA

DIRECCIÓN TÉCNICA

1.OBTENER RESULTADOS NECESARIOS2. FORMULAR EL PROGRAMA ANUAL DE FINANCIAMIENTO3. DIRIGIR LAS LABORES ADMINISTRATIVAS DE SU AREA

DIRECCIÓN FINANCIERA

1. ESTABLECER RELACIONES DE ASISTENCIA PROMOCIONAL2. ESTABLECER RELACIONES DE COOPERACIÓ Y APOYO3. SUPERVISAR DEP DE COMPRAS4. FORMULAR PROGRAMA DE TRABAJO5. ORGANIZAR Y COORDINAR SEMINARIOS

DIRECCIÓN DE PROMOCIÓN Y COORDINACIÓN

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ORGANIGRAMA DE PUESTOS, PLAZAS Y ORGANIGRAMA DE PUESTOS, PLAZAS Y UNIDADESUNIDADES

22SECRETARIAS *

11AUXILIAR *

11DIRECTOR *

44DIRECCIÓN GENERAL

22SECRETARIAS *

22ANALISTAS *

11DIRECTOR *

55DIRECCIÓN “A”

22SECRETARIAS *

42ANALISTAS *

11DIRECTOR *

75DIRECCIÓN “B”

22DIBUJANTES *

43SECRETARIAS *

86ANALISTAS *

11JEFE *

1512DEPARTAMENTO

11DIBUJANTES *

22SECRETARIAS *

77ANALISTAS *

11JEFE *

1111DEPARTAMENTOE = EXISTENTES

R = REQUERIDOS

* = NOMBRE DE LA PERSONA

E R

E R

E RE R

E R

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ORGANIGRAMA VERTICALORGANIGRAMA VERTICAL

40

ORGANIGRAMA HORIZONTALORGANIGRAMA HORIZONTAL

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ORGANIGRAMA MIXTO ORGANIGRAMA MIXTO VERTICAL/HORIZONTALVERTICAL/HORIZONTAL

DEPTO. ADEPTO. A DEPTO. A

DEPTO. B

DEPTO. A DEPTO. A

DEPTO. BDEPTO. BDEPTO. BDEPTO. B

DEPTO. CDEPTO. C

DEPTO. D

DEPTO. CDEPTO. C DEPTO. C

DEPTO. E

DEPTO. D DEPTO. D DEPTO. D

DIR. GENERAL

DIRECCIÓN A DIRECCIÓN B DIRECCIÓN C DIRECCIÓN D DIRECCIÓN E

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ORGANIGRAMA MIXTO ORGANIGRAMA MIXTO DISEÑO REPLEGADODISEÑO REPLEGADO

DIR. GENERAL

OFICINA AOFICINA A

OFICINA B

OFICINA A

OFICINA BOFICINA B

DEPTO. BDEPTO. B

SECCIÓN A

OFICINA A OFICINA A

OFICINA A OFICINA A

DIRECCIÓN CDIRECCIÓN BDIRECCIÓN A

DEPTO. ADEPTO. ADEPTO. A

OFICINA A

DEPTO. B

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ORGANIGRAMA DE BLOQUEORGANIGRAMA DE BLOQUESECRETARIO

OFICIALIA MAYOR

SUBSECRETARIA “A” SUBSECRETARIA “B”

5. DIRECCIÓN

5.1. DEPARTAMENTO 5.1.1 OFICINA 5.1.2 OFICINA 5.1.3 OFICINA 5.2 DEPARTAMENTO 5.2.1 OFICINA 5.2.2 OFICINA 5.2.3 OFICINA6. DIRECCIÓN

6.1 DEPARTAMENTO 6.1.1 OFICINA 6.1.2 OFICINA 6.1.3 OFICINA 6.2 DEPARTAMENTO 6.2.1 OFICINA 6.2.2 OFICINA 6.2.3 OFICINA

1. DIRECCIÓN

1.1. DEPARTAMENTO 1.1.1 OFICINA 1.1.2 OFICINA 1.1.3 OFICINA 1.2 DEPARTAMENTO 1.2.1 OFICINA 1.2.2 OFICINA 1.2.3 OFICINA2. DIRECCIÓN

2.1 DEPARTAMENTO 2.1.1 OFICINA 2.1.2 OFICINA 2.1.3 OFICINA 2.2 DEPARTAMENTO 2.2.1 OFICINA 2.2.2 OFICINA 2.2.3 OFICINA

3. DIRECCIÓN

3.1. DEPARTAMENTO 3.1.1 OFICINA 3.1.2 OFICINA 3.1.3 OFICINA 3.2 DEPARTAMENTO 3.2.1 OFICINA 3.2.2 OFICINA 3.2.3 OFICINA4. DIRECCIÓN

4.1 DEPARTAMENTO 4.1.1 OFICINA 4.1.2 OFICINA 4.1.3 OFICINA 4.2 DEPARTAMENTO 4.2.1 OFICINA 4.2.2 OFICINA 4.2.3 OFICINA

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El diseño organizacional

• No todas las organizaciones tienen la misma estructura• Lo que es correcto y funcional para una organización no necesariamente lo es para otra

Organización

MECANICISTAS

ORGANICAS

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• Alo grado de especialización• Departamentalización rígida• cadena de mando definida• Amplitudes de control reducidas• Centralización• Mucha formalización

• equipos interfuncionales• equipos integrados por varios niveles jerárquicos• Libre flujo de información• Amplitudes de control extensas• descentralización• Poca formalización

MECANICISTAS ORGANICAS

De que variables depende la estructura adecuada?

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Las variables de contingencia

Estrategia : la estructura facilita el logro de los objetivos

Tamaño : El tamaño afecta la estructura

Tecnología : cada empresa tiene su propia tecnología.

producción de unidades: lotes pequeños producción masiva :grandes lotes producción de procesos: producción de artículos en procesos continuos

Incertidumbre ambiental : ambientes estables y ambientes dinámicos

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Características estructurales

Producción de unidades

Producción masiva

Producción de procesos

Diferenciación vertical baja

Diferenciación horizontal baja

Bajo grado de formalización

Diferenciación vertical moderada

Diferenciación horizontal alta

Alto grado de formalización

Diferenciación vertical alta

Diferenciación horizontal baja

Bajo grado de formalización

Estructura mas eficaz

Orgánica Mecanicista Organica