รายงานการควบคุุมภายใน - Chiang Mai...

รายงานการควบคมภายในรายงานการควบคมภายใน ประจ าป 2552

คณะเกษตรศาสตร

มหาวทยาลยเชยงใหม

เรยน

ดวยวธการดาและกาการสนตามกฎ

เดอน ของกา

อธการบด มห คณะเกษตร

ธการท คาเนนงานจะบรารใชทรพยากรนเปลอง หรอฎหมาย ระเบยบจากผลการปร

กนยายน พ.ศารควบคมภายใ

หนงสอ

หาวทยาลยเชยงใ

ศาสตร ไดประคณะเกษตรศาสรรลวตถประสง ซงรวมถงการการทจรต ดานบ ขอบงคบ มตคระเมนดงกลาวเศ. 2552 เปนไปในตามทกลาวใน

อรบรองการ

ใหม

ะเมนผลการควสตร .กาหงคของการควบรดแลรกษาทรพนความเชอถอไคณะรฐมนตร แเหนวาการควบปตามระบบการนวรรคแรก

รประเมนผล

วบคมภายในสาหนดโดยมวตถบคมภายในดานพยสน การปองกไดของรายงานทและนโยบาย ซคมภายในของ รควบคมภายใน

ลการควบคม

าหรบปสนสดวประสงคเพอสนประสทธผลแกนหรอลดควาทางการเงนและซงรวมถงระเบย

คณะเกษตรศนทกาหนดไวมค

ลายมอชอ.......(รศคณบ

วนท..............

มภายใน

วนท 30 เดอน รางความมนใจละประสทธภามผดพลาด ควาะการดาเนนงานบปฏบตของฝาศาสตร สาหความเพยงพอแ

........................ศ.ธระ วสทธพบดคณะเกษตรศ เดอน...............

กนยายน พ.ศจอยางสมเหตสาพของการดาเนามเสยหาย การน และดานการายบรหาร หรบปสนสดวนละบรรลวตถป

........................พานช) ศาสตร ..พ.ศ. .............

. 2552 มผลวา นนงานรวไหล รปฏบต

นท 30 ระสงค

.....

....

แบบ ปย. 1

1

ชอหนวยงาน คณะเกษตรศาสตร มหาวทยาลยเชยงใหม รายงานผลการประเมนองคประกอบของการควบคมภายใน

ณ วนท 30 เดอน กนยายน พ.ศ. 2552 องคประกอบของการควบคมภายใน ผลการประเมน / ขอสรป

1. สภาพแวดลอมการควบคม 1.1 การบรรจ แตงตง และโยกยายพจารณาจากคณวฒประสบการณ

- เปนไปตามระเบยบของทางราชการ

1.2 การกาหนดลกษณะงาน (Job description) มความชดเจน ตามระเบยบของมหาวทยาลย

- เปนไปตามระเบยบของทางราชการซงอาจจะมความเสยงอยบางในระยะแรกของการปรบเปลยนระบบการบรหารจดการองคกรจากสวนราชการเปนองคกรในกากบรฐ ทาใหการจดโครงสรางสวนงานยอยและการมอบหมายงานยงไมลงตวในบางหนวย - การกาหนดภาระงาน ชวโมงการปฏบตงานและการมอบหมายภาระงานมหลกเกณฑทกาหนดไวเปนประกาศอยางชดเจน

1.3 การมอบหมายภาระงาน (TOR) มหลกเกณฑการกาหนดภาระหนาทและชวโมงปฏบตงานอยางชดเจน

- การมอบหมายงานในบางหนวยยงไมลงตว เนองจากเปนชวงการปรบเปลยนระบบ - กาหนดภาระงานชวโมงการปฏบตงานและการมอบหมายภาระงานมหลกเกณฑทกาหนดไวเปนประกาศอยางชดเจน - สอดคลองกบระเบยบของคณะ สามารถตรวจสอบได

1.4 การประเมนผลการปฏบตงาน (JA) มหลกเกณฑกาหนดไวชดเจนโดยถอหลกของผลสมฤทธของงานเปนตวชวด รวมทงมการนาหลกความซอสตยและคณธรรมจรยธรรมมาประกอบการประเมนดวย ผานระบบ TOR และ JA Management System ซงเปนระบบ Online

- กระบวนการประเมนผลการปฏบตงานมหลกเกณฑการประเมนทชดเจน และสอดคลองกบภาระงานทไดรบปฏบตภายใตระบบ CMU-MIS ของมหาวทยาลย

1.5 มการจดฝกอบรมบคลากรทกสายงานอยางสมาเสมอเพอพฒนาศกยภาพและประสบการณทางาน

- มการจดฝกอบรมบคลากรทกสายงานอยางสมาเสมอ

1.6 มการสรางสภาพแวดลอมในการปฏบตงานทด เออตอการปฏบตงาน

- สภาพแวดลอมทวไป และเพอนรวมงานมอทธพลตอผลการปฏบตงาน จงตองใหมการจดสภาพแวดลอมทด และมการจดกจกรรมสรางความรก รวมมอ และสามคค

แบบ ปย. 1

2

องคประกอบของการควบคมภายใน ผลการประเมน / ขอสรป 1.7 มการมอบอานาจหนาทความรบผดชอบอยางเหมาะสม บคลากรมความรความสามารถ

- มการประชมหนวยงานเพอทาความเขาใจเกยวกบนโยบายและมการมอบหมายอานาจเจาหนาทความรบผดชอบใหทราบอยางทวถง - มการประชมภายในเพอสอสารเกยวกบการมอบอานาจหนาทและความรบผดชอบใหทราบโดยทวกน - มคาสงมอบหมายงานและความรบผดชอบตามความรความสามารถ ประสบการณความถนดของแตละบคคล

1.8 สรป/วธการทควรปฏบต การมอบอานาจหนาทและความรบผดชอบ

-เจาหนาทระดบปฏบตการไดรบมอบอานาจหนาทในการปฏบตงานใหสาเรจลลวง โดยอยในการควบคมดแลของหวหนางาน - มการมอบหนาทรบผดชอบตามความเหมาะสมและจาเปนใหแกบคลากร ใหเปนไปตามวตถประสงคและเปาหมายขององคกร โดยมการแกปญหา เพอใหมการปรบปรงคณภาพโดยจดทาในรปแบบของโครงการตางๆ

1.9 มนโยบายดานการบรหารดานทรพยากรบคคลทชดเจน

- ปฏบตตามระเบยบทางราชการ - มการกาหนดขอบขายภาระงาน และหนาทของบคลากรอยางชดเจน - เจาหนาทระดบปฏบตการไดรบมอบหมายใหปฏบตงาน และการกาหนดระยะเวลาและขอกาหนดเกยวกบผลการประเมนทเหมาะสมชดเจน โดยอยภายใตการควบคมดแลจากหวหนางาน

1.10 ผบรหารมนโยบาย เปาหมายการดาเนนงาน การสอสาร ทศนคตทเหมาะสม

- ผบรหารมนโยบายชดเจน สามารถปฏบตไดจรงและประเมนผลได - ผบรหารมเปาหมายทชดเจน สามารถปฏบตไดจรง และมการสอสารสองทาง (Two-Way Communication) - ผบรหารมทศนคตทดตอองคกร และบคลากร

1.11 มการจดโครงสรางองคกรทเหมาะสม - มการจดองคกรตามความเหมาะสมเปนไปตามหลกวชาการและเปนสากล - มความชดเจนในสายบงคบบญชา

1.12 บคลากรมความซอสตยและมจรยธรรม

- บคลากรมความตระหนกในจรยธรรม รวมถงปฏบตตนตามกรอบจรยธรรมอยางเครงครด -บคลากรมความมงมนในการปฏบตหนาท ซอสตยตอภาระหนาทและมมนษยสมพนธทดตอเพอนรวมงานรวมถงผบรหาร

แบบ ปย. 1

3

องคประกอบของการควบคมภายใน ผลการประเมน / ขอสรป 2. การประเมนความเสยง 2.1 การบรรจ แตงตง โยกยายมระเบยบการปฏบตทชดเจน การดาเนนการ เปนไปในลกษณะทมคณะกรรมการเปนผพจารณา ทาใหการตดสนเปนไปอยางโปรงใส ยตธรรม

- มระเบยบและขนตอนกาหนดไวอยางชดเจนและดาเนนการในลกษณะของคณะกรรมการ

2.2 มาตรการรองรบการขาดอตรากาลงคนดานเทคโนโลยสารสนเทศยงมความเสยงอย เนองจากหาคนทมความร ความสามารถมาทดแทนคนเดมทลาออกไปไดคอนขางยาก ทาใหการพฒนาระบบขาดความตอเนอง

- มการเกลยอตรากาลงมาเสรมในงานเทคโนโลยสารสนเทศเพมมากขน

2.3 การมอบหมายงาน การประเมนผลการปฏบตงาน

- โดยภาพรวมมความชดเจน อาจจะมความเสยงอยบางในขนตอนของการประเมนผลซงบางหวขอทใชประเมนคอนขางจะเปนนามธรรม ไมสามารถกาหนดเปนตวเลขทชดเจนได

2.4 การจดฝกอบรมบคลากรทกสายงานอยางสมาเสมอ คณะสนบสนนงบประมาณดานการพฒนาทรพยากรบคคล มกจกรรมและโครงการตางๆ อยางสมาเสมอ อาจมความเสยงอยบาง ในกรณทบคลากรไมใหความสนใจเขารวมโครงการ หรอไมนาความรไปปรบปรงการทางาน

- คณะมการกระตนใหบคลากรเขารวมโครงการพฒนาบคลากร และมกระบวนการตดตามประเมนผลการนาความรไปประยกตใชหรอแกไขปรบปรงงาน

2.5 ดานระบบการจดทาแผนปฏบตการ - บคลากรผปฏบตงานยงมความเขาใจวธทาแผนปฏบตการนอย แนวทางการแกไข - จดอบรมเชงปฏบตการใหแกผปฏบตงานเปนประจาและตอเนองทกป

2.6 มการจดประชมคลงและพสดเปนประจาเดอนและมการจดประชมวชาการเพอพบปะภาควชา / หนวยงาน เพอถายทอดความร เสนอปญหาและชวยกนแกปญหา ทาใหทราบทเปนความเสยงหลายปญหา

ความเสยงทพบในสาระสาคญ ไดแก 1. ความเสยงดานการเงน/บญช 1.1 ความเสยงในการควบคม บนทกรายการในใบเสรจรบเงนไมครบถวน กรณการออกใบเสรจรบเงนในสวนทนอกเหนอจากการรบเงนรายไดของภาควชา/หนวยงาน/โครงการ ไมแจงงานคลง แตมการรายงานเสนอคณบดโดยตรง 1.2 เจาหนาทสวนกลางทรบผดชอบงานดานการเงน บญช และพสด ของงบประมาณโครงการวจยประเภทเงนอดหนนของคณะมลกษณะการทางานเบดเสรจในตว อาจเปนการเปดโอกาสใหประพฤตมชอบไดงาย

แบบ ปย. 1

4

องคประกอบของการควบคมภายใน ผลการประเมน / ขอสรป 2. ความเสยงดานพสด

2.1 การจดหาพสดไมเปนไปตามแผนและนโยบายของมหาวทยาลย มเรองขอโอนเงนเพอจดซอครภณฑและครภณฑต ากวาเกณฑเปนจานวนมาก 2.2 ลดความเสยงตอการสญหายของทรพยสนใหมความเสยงนอยทสด 2.3 เพมการบารงรกษายานพาหนะทมอายการใชงานกวา 20 ป และปองกนมใหเกดอนตรายตอการใชงาน

2.7 ดานการบรหารจดการสารสนเทศฐานขอมลงานวจยของคณะ

-มาตรการรบมอ 1) สงเสรมและประชาสมพนธ เพอกระตนใหนกวจยลงทะเบยนโครงการวจยทขนทะเบยนกบคณะแลวเทานนทจะใชเปนผลการปฏบตงาน 2) กาหนดใหโครงการวจยทขนทะเบยนกบคณะแลวเทานนทจะใชเปนผลการปฏบตงาน

2.8 ความเสยงดานการมบทความทพมพระดบนานาชาตนอย

-มาตรการรบมอ 1) เพมศกยภาพในการแสวงหางบประมาณจากแหลงทนตางๆ ใหเพมมากขน 2) สงเสรมและสนบสนนการเพมศกยภาพในการทางานวจยใหกบนกวจย เชน สนบสนนงบประมาณเพอพฒนานกวจย เปนตน

2.9 ดานการเกษยณอายของนกวจยคอนขางสงในระยะ 2 - 3 ป ขางหนา

-มาตรการรบมอ 1) พฒนานกวจยรนใหม เพอรองรบการเกษยณอายของนกวจยอาวโส 2) พฒนานกศกษาระดบบณฑตศกษาเขาสระบบการวจยมากขน

2.10 มอาจารยทมความรความสามารถและเชยวชาญเฉพาะจานวนหนงเกษยณอายไป ทาใหอาจารยทเหลออยรบภาระมากขน และไมสามารถสอนแทนในบางกระบวนวชาได ทาใหเกดความเสยงตอการบรหารจดการหลกสตรทดาเนนการอย เสยงตอนกศกษาทจะไมไดรบความรอยางเตมท

- กาหนดอตรากาลงขนมาทดแทนเพอรบอาจารยทมความรความสามารถทตรงกบความตองการของสาขาวชามาทาการสอนแทน

แบบ ปย. 1

5

องคประกอบของการควบคมภายใน ผลการประเมน / ขอสรป 2.11 ดานการจดทางบประมาณ - เนองจากมเอกสารคาของบประมาณจานวนมากหลายหนวยงาน

บางกรณจดสงทางจดหมายอเลกทรอนกส บางกรณสงมาเปนเอกสาร มความสบสน และมการเปลยนแปลงแกไขอยตลอดเวลา ทาใหการจดสรรงบประมาณใหภาควชา/หนวยงานมความผดพลาด แนวการแกไข - จดทาระบบงานประมาณอเลคทรอนกส (e-budgeting) และใหความรแกผปฏบต

2.12 การกาหนดภาระงานและการประเมนผลการปฏบตงาน มความชดเจนของแตละบคคล

- มหลกเกณฑการประเมนชดเจนและผานความเหนชอบคณะกรรมการของหนวยงาน

2.13 การมอบหมายในหนาทตามลกษณะงานมความชดเจน อาจจะมความเสยงในการสงงานหลายคน หลายดาน

- บคลากรดานปฏบตงานมนอย ทางานรอบดาน ทาใหการทางานดอยประสทธภาพ

2.14 การจดฝกอบรมบคลากรทกสายงานเพอพฒนาศกยภาพอาจจะมความเสยง ผเขารบการอบรมไมตรงกบสายงานปฏบตนาความรปรบปรงงานนอย

- ควรจดอบรมตามลกษณะงาน

2.15 มกลไกการบรหารจดการและความเสยงของหนวยงาน

- มการแตงตงคณะกรรมการบรหารจดการ

2.16 ดานระบบการจดทาแผนปฏบตการ - มการจดกจกรรมทสอดคลองและเชอมโยงกบวตถประสงคและแผนยทธศาสตรขององคกรอยางเหมาะสม เพอลดความเสยง และมการประชมทกระดบ - บคลากรผปฏบตงานยงมความเขาใจวธการจดทาแผนปฏบตการนอย จงมการจดอบรมเชงปฏบตการใหแกผปฏบตงานเปนประจาตอเนองทกป - มกลไกในการบรหารจดการและควบคมความเสยงในองคกร

2.17 ความลาชาและไมสมบรณของขอมล - การสงขอมลตวบงชบางภาควชา/หนวยงาน สงขอมลลาชาทาใหการรวบรวมและจดทาเอกสารประกนคณภาพศกษาไมเสรจตามแผนทกาหนดไว แนวทางการแกไข - มการตดตามอยางสมาเสมอ

แบบ ปย. 1

6

องคประกอบของการควบคมภายใน ผลการประเมน / ขอสรป 2.18 ดานการใหบรการวชาการของคณะ - ควรมการกาหนดแผนปฏบตการในเชงรกมากขนและมการ

วเคราะหจดออนจดแขงทชดเจน - ควรกาหนดนโยบายสนบสนนดานงบประมาณในการจดกจกรรมบรการวชาการอยางตอเนอง - มการจดตงเครอขายทรบผดชอบของแตละหนวยงาน

3. กจกรรมการควบคม 3.1 มการวางแผนอตรากาลงคนทดแทนอตราเกษยณ - การแตงตงอาจารยทเกษยณเปนอาจารยพเศษ และเปนพเลยงใหอาจารยรนใหมไดเรยนรทกษะและเทคนคการสอน - การสอนงานระหวางผปฏบตงาน ทาใหสามารถทางานทดแทนกนได

- การวางแผนอตรากาลงคนทดแทนอตราเกษยณอาย โดยเฉพาะในสายวชาการหลายภาควชา มการวางแผนในเรองการสรางอาจารยรนใหมใหมศกยภาพ และมทกษะทางดานการสอน เพอปฏบตหนาททดแทนอาจารยเกษยณ

3.2 การมอบหมายภาระงานและประเมนผลปฏบตงานมการดาเนนงานอยางเปนระบบโปรงใสและตรวจสอบได

- มการดาเนนงานประเมนภายใตระบบ CMU - MIS - จดหนาทความรบผดชอบงานใหชดเจน - สามารถประเมนผลการปฏบตงานได - มการประชมรวมกนทกๆ 3 เดอน

3.3 มกระบวนการตดตามประเมนผลการปฏบตงานในรปแบบตางๆ เชน การประชมหวหนาหนวยงานการสรปรายงาน ฯลฯ

- ดาเนนงานในระดบคณะ สานกงานคณะและภาควชา/หนวยงาน

3.4 การกาหนดแนวทางการปฏบตถายทอดนโยบายของคณะ แจงใหผปฏบตงานและผทมสวนเกยวของทราบ เพอใหการปฏบตงานเปนไปตามระเบยบ ขอบงคบและแนวทางปฏบตของมหาวทยาลย

กจกรรมการควบคมในสาระสาคญ ไดแก 1. ความเสยงดานการเงน/บญช 1.1 ดานความเสยงในการควบคม บนทกรายการในใบเสรจ รบเงน มการนดประชมภาควชา/หนวยงาน/โครงการ เพอชแจงระเบยบ ขอบงคบ และแนวปฏบตของมหาวทยาลย และมการตดตามขอมลการออกใบเสรจรบเงนรายไดเปนประจาทกเดอน 1.2 ดานความเสยงในการปฏบตงานในลกษณะเบดเสรจในตวของเจาหนาทสวนกลาง ผรบผดชอบการดาเนนงานดานงบประมาณหมวดเงนอดหนน มระบบการปฏบตงานทควบคมและปองกนไมเปดโอกาสใหประพฤตมชอบได อาท เชน 1.2.1 มใหเจาหนาทถอเงนสด 1.2.2 ใหมการตรวจสอบขอมลกบหวหนาโครงการเปนประจาทกเดอน 1.2.3 ใหมการรายงานงบการเงน และงบกระทบยอดเงนฝากธนาคารเปนประจาทกเดอน 1.2.4 ใหหวหนางานควบคม ดแลโดยใกลชด

แบบ ปย. 1

7

องคประกอบของการควบคมภายใน ผลการประเมน / ขอสรป 2. ความเสยงดานการพสด

2.1 ดานการจดซอจดจาง ใหแจงนโยบายและกาชบภาควชา/หนวยงาน ใหวางแผนการโอนเงนนอยทสด 2.2 ดานทรพยสนสญหาย ใหมการตงงบประมาณในการตดตงกลองวงจรปดใหไดมากทสด และกาชบภาควชา/หนวยงาน และเจาหนาทเวร/ยาม ใหคอยสอดสองดแล รกษาทรพยสนใหดทสด 2.3 ดานการบารงรกษายานพาหนะรถบสทมอายการใชงานกวา 20 ป ใหมการควบคมโดย 2.3.1 มการตรวจเชคสภาพรถทก 3 เดอน 2.3.2 มการหางบประมาณรายรบในการซอมบารง รกษา 2.3.3 มการกาชบพนกงานขบรถยนต ใหเพมความระมดระวงในการขบขรถบส

3.5 มการควบคมการดาเนนงาน -มการจดประชมเพอตดตามผลการดาเนนงานของหนวยงานอยางตอเนอง - วางระบบบญช และขนตอนการดาเนนงานและกาหนดเงอนไขเวลาของการปฏบตงาน - มการประชมหนวยงานเพอหาทางปรบปรงแกไขงานใหเกดประสทธภาพและประสทธผล เดอนละ 1 ครง - การตดตามและตรวจสอบการดาเนนงานเปนไปตามแผนการปฏบตงานสอดคลองกบกฎ ระเบยบ ขอบงคบของสวนงาน

3.6 มการตงคณะกรรมการเพอสนบสนนการบรหารจดการ - การแตงตงคณะกรรมการประกนคณภาพการศกษาระดบคณะ/ภาควชา - การแตงตงคณะกรรมการดาเนนการจดทารายงานประจาปเพอการประเมนตนเองตามแนวทางเกณฑรางวลคณภาพแหงชาตประจาป 2552 - การแตงตงคณะกรรมการจดทายทธศาสตร - การแตงตงคณะกรรมการพจารณากลนกรองงบประมาณ - การแตงตงคณะกรรมการบรหารความเสยง

- มการแตงตงคณะกรรมการชดตางๆ เพอสนบสนนการบรหารจดการของคณะ และมการประกาศหลกเกณฑเพอควบคมการเบกจายและจดทางบประมาณประจาป เพอทาหนาทควบคมและกากบดแลการดาเนนการของคณะ

3.7 การใชเทคโนโลยกบผลผลตในฟารม - มการใชเทคโนโลยมาควบคมกจกรรมทเกยวของกบผลผลตในฟารมอยางเนอง

แบบ ปย. 1

8

องคประกอบของการควบคมภายใน ผลการประเมน / ขอสรป 3.8 มการประกาศกาหนดหลกเกณฑและขอกาหนด - วธการปฏบตในการเบกจายงบประมาณและการจดซอจดจางดวยเงนรายได - หลกเกณฑในการพจารณาคาของบประมาณรายจายประจาป

- หนวยงาน/ภาควชา/ศนยและเจาหนาททเกยวของถอปฏบตในการเบกจายและการจดซอจดจางอยางเครงครด - มการใชหลกเกณฑในการพจารณาคาของบประมาณรายจายประจาป โดยพจารณาถงความเหมาะสมและความคมคาในการดาเนนงานของแตละภาควชา/หนวยงาน/ศนย ซงมหลกเกณฑการพจารณาโครงการ/กจกรรมตามยทธศาสตรคณะและโครงการประจาภาควชา/หนวยงาน/ศนย ตามทระเบยบไดกาหนดไว

4. สารสนเทศและการสอสาร 4.1 สารสนเทศ - มการนาเทคโนโลยสารสนเทศมาใชในการดาเนนงาน

- มการจดทาแผนองคความรดานสารสนเทศการวจย - มการจดทาเวบไซตของหนวยงานเพอการประชาสมพนธกจกรรมวจยและบรการขอมลทเกยวของกบงานวจย - มนโยบายควบคมความเสยงจากการใชระบบอนเตอรเนต - มการควบคมการพฒนาปรบปรงระบบสารสนเทศใหสอดคลองกบแผนยทธศาสตร - มการจากดใหเฉพาะผทไดรบอนมตเทานนทสามารถเขาถงและใชอปกรณคอมพวเตอร - มการการควบคมการตดตามการเขาถงและการใชโปรแกรมระบบปฏบตการ

- มระบบการเผยแพรขาวสารเกยวกบงานดานทรพยากรบคคล เพอใชประกอบการวางแผนอตรากาลงคน

- มหนวยเทคโนโลยสารสนเทศเปนผรบผดชอบการดาเนนงาน

- มระบบสารสนเทศเพอใชประกอบการบรหารจดการ

- มหนวยงานเทคโนโลยสารสนเทศเปนผรบผดชอบการดาเนนงาน - ผบรหารใหความสนใจงานขอมลการดาเนนงานทสาคญและการใหการสนบสนนตอการปรบปรงระบบขอมลใหทนตอเทคโนโลยทกาวหนาใหทนสมยยงขน - มระบบสารสนเทศและการรายงานสาหรบการบรหารและการตดสนใจของฝายบรหาร

- พฒนาและปรบปรงระบบสารสนเทศใหสอดคลองกบแผนปฏบตการ ยทธศาสตรและการสนบสนนการบรหารจดการ - e - KPI - e - budgeting - e – Meeting

- มขอมลขาวสารสนเทศทเปนปจจบนเพอใหผบรหารสามารถตดตามผลกจกรรมหรอเหตการณอยางทนทวงท

แบบ ปย. 1

9

องคประกอบของการควบคมภายใน ผลการประเมน / ขอสรป - จดใหมระบบสารสนเทศและการรายงานสาหรบการนาเสนอขอมลตางๆ

- มขอมลสารสนเทศทเปนปจจบนเชอมโยงจากภาควชา/หนวยงานกบทางคณะ - ป 2553-2554 จะรวบรวมขอมลของศนยวจยและฝกอบรมทสงเอาไวสวนกลางของศนยเพอความสะดวกตอการทางาน

4.2 การสอสาร - มระบบการเผยแพรขาวสารทวถงหลายชองทาง เชน จดหมายขาว หนงสอเวยน เวบไซต เปนตน

- การตดตอสอสารเปนไปในลกษณะ Two-Way Communication - มระบบการสอสารดาน Internet E-office E-mail และโทรศพท - มการนาหลก KM มาใชในการพฒนางานและมการประชมรวมกนอยางนอยเดอนละ 1 ครง เพอใหบคลากรทกคนไดมโอกาสพบปะแลกเปลยนความคดเหนกนและรวมกนพฒนาหนวยงานใหมประสทธภาพมากทสด - มการสอสารแจงขอมลดานตางๆ เชน ดานการคลงและพสดกบภาควชา/หนวยงาน อยเสมอ และจดการประชมเชงวชาการดานการเงนและพสดเปนประจาทกป โดยกระบวนการกลมสมพนธ ไดแก เรองแนวทางพฒนาการปฏบตงานตามขอบงคบมหาวทยาลย เชยงใหม วาดวยการพสด พ.ศ.2551 เรองแนวพฒนาการปฏบตงานเพอลดความเสยงการเบกจายงบประมาณ เปนตน

5. การตดตามประเมนผล 5.1 มการตดตามประเมนผลการดาเนนงานดานทรพยากรบคคลอยางสมาเสมอ

- มการประเมนผลในรปแบบตางๆ เชน ตดตามตวชวด ตวบงช การประชมหวหนางาน การจดทารายงานประเมนตนเองผานระบบประกนคณภาพการศกษา - มการประเมนประสทธภาพการทางานของบคลากรทก 6 เดอน และทกป รวมทงประเมนพนกงานขายสนคาเปนประจาทกเดอน - การประชมเพอตดตามการดาเนนงานของบคลากร - การจดทารายงานประจาปผลการดาเนนงานของหนวยงาน

5.2 มการายงานผลการปฏบตงานดานโครงการพฒนาบคลากรทก 3 เดอน

- งานแผนงาน ประกนคณภาพการศกษาและเทคโนโลยสาร เปนผรวบรวมขอมลเสนอคณะและมหาวทยาลย

5.3 มการสรปผลการปฏบตงานของฝายบคลากร โดนมเกณฑการประเมนตวชวดตางๆ วาเปนไปตามเกณฑหรอไม

- มการประเมนผลงานอยางเหมาะสมในหนวยงาน โดยประเมนบนฐานภาระงานของบคลากร

แบบ ปย. 1

10

องคประกอบของการควบคมภายใน ผลการประเมน / ขอสรป 5.4 มการควบคม ตรวจสอบตดตามผลและประเมน การประเมนความเสยงตามแบบประเมน

การตดตามประเมนผล ดงน 1. ดานการเงนและบญช 1.1 มการตดตามขอมลการออกใบเสรจรบเงนในสวนทนอกเหนอจากการรบเงนรายได และการบนทกรายการในใบเสรจรบเงนครบถวนทกฉบบ 1.2 มระบบควบคมการปฏบตงานของเจาหนาทสวนกลางทรบผดชอบงบประมาณการวจย หมวดเงนอดหนน ดงน 1.2.1 การรบ - จายเงนสด มอบใหเจาหนาทการเงนของคณะเปนผดาเนนการ 1.2.2 มรายงานสอบยนตวเลขรายงานงบการเงน และรายงานงบกระทบยอดเงนฝากธนาคารเปนประจาทกเดอน 1.2.3 มการจดโครงการประชมเชงปฏบตการดานการเงนและพสด จานวน 2 โครงการ 1.2.4 มการปลกฝงจตสานกในการปฏบตงานตามหลกจรยธรรมดานวชาชพอยเสมอ 2. ดานการพสด 2.1 ดานการจดซอจดจางไมเปนระบบแผนงานทดเนองจากมการโอนเงนครภณฑ และครภณฑต ากวาเกณฑเปนจานวนมากนน ไดมการกาชบภาควชา/หนวยงาน ใหมการโอนเงนนอยทสด สาหรบครภณฑต ากวาเกณฑจะใหตงรายการในงบประมาณประจาปถดไป 2.2 ดานสนทรพยสญหาย ไดมการตดตงกลองวงจรปดในจดทมความเสยงสง จานวน 32 ชด และมการกาชบ กวดขนดแล รกษา ทรพยสนภาควชา/ หนวยงาน และเวร/ยาม ในชวงกลางคน 2.3 ดานการบารงรกษายานพาหนะรถบสทมอายการใชงานมากกวา 20 ป ซงมความจาเปนตองใชงานอยเปนประจา 2.3.1 ตรวจเชคสภาพรถทก 3 เดอน โดยเฉพาะ ในสวนทมปญหา ไดแก ตวถงรถ ระบบเบรก ระบบชวงลาง เครองยนต และระบบปรบอากาศ 2.3.2 มการจดหางบประมาณรองรบในการซอมแซมบารง รกษา ในปงบประมาณ 2552 2.4 มการตรวจนบพสดและทรพยสนอนๆ เปนประจาและจดทาเปนรายงานประจาปทกป

5.5

5.6 เดอน

5.7

5.8

5.9

5.10

5.11

องคประกอ ดานความเสยง

มการรายงานผ

ดานจานวนนก

ดานการเงนงบ

ดานการเงนการ

0 ดานบรณาการ

1 ดานการสอสา

อบของการควบงจากการเกษยณ

ลการปฏบตงาน

กศกษาทลดลง

ประมาณ

รบญช

รงานวจยและก

าร

บคมภายใน ณอายของคณาจ

นรายกจกรรมท

ารบรการวชาก

11

จารย - แตงตตอเนอ- ในป 2

ทก 3 - เกบรวมหาวท -ไดดาเเอกชนการศก - ในป 2แผนงา- มหนวการคลเงนฝากถกตองและเหม - มการสด เงนบญชถ

การ - ในป 2บรณาก - ปรบปเพอใหบรหาร- มการขอแนะ

ผตงคณาจารยทเกงในป 2552 จา2552 ภาควชาไ

วบรวมขอมลโทยาลยทราบตอ

นนการสงจดห ผลการตอบรบษา 2552 ทงภา

2552 ภาควชา ไนประจาปทกาวยงานกลางของทาใหมความมกธนาคาร เงนฝงตรงตามระเบยมาะสม

ควบคมอยางเพนฝากธนาคาร เงกตองครบถวน

2553 ดาเนนกาการเพมขน

ปรงการดาเนนงบคลากรสามารรได กาหนดใหฝายะนาของบคลาก

ลายมอ

วนท...

ผลการประเมน กษยณอายเปนอนวน 3 ราย ไดรบการบรรจอ

ดยงานแผน เพอไป

หมายแจงเวยนถบไดจานวนนกศคปกตและภาค

ไดใชงบประมาหนด งคณะทควบคมมนใจวา การเกบากคลงและเงนยบทกาหนด บน

พยงพอในการเกงนยมทดรองจาและปฏบตตาม

ารหางานวจยแล

งานและดาเนนรถสงขอเรยกรอ

บรหารตดตามผกร

ชอ...................(รศ.ธระ คณบดคณะ

........... เดอน...

/ ขอสรป อาจารยพเศษเพอ

อาจารยจานวน

อเสนอใหคณะ

ถงหนวยงานราชศกษาตามเปาหพเศษ

าณอยางประหย

มการดาเนนงานบรกษาเงน การยมทดลองเปนนทกบญชถกตอ

กบรกษาเงน กาาย มการตรวจสมระเบยบทกาห

ละงานบรการวช

การกาหนดวธกองหรอขอแนะน

ผลและตอบขอ

........................วสทธพานช) ะเกษตรศาสตร ..............พ.ศ. ..

แบบ ปย. 1

อการสอนท

1 อตรา

และ

ชการและมายในป

ยดและตาม

นทางการเงนรรบจายเงนสด ไปอยางองครบถวน

ารรบจายเงนสอบและบนทกนด

ชาการทเปน

การสอสารนาใหกบฝาย

เรยกรองและ

.................

................

แบบ ปย. 2

12

ชอสวนงานยอย คณะเกษตรศาสตร มหาวทยาลยเชยงใหม รายงานการประเมนผลและการปรบปรงการควบคมภายใน

สาหรบปสนสดวนท 30 เดอน กนยายน พ.ศ. 2552

กระบวนการปฏบตงาน/โครงการ/กจกรรม/ดานของงาน ทประเมนและวตถประสงคของ

การควบคม (1)

การควบคม ทมอย

(2)

การประเมนผล การควบคม

(3)

ความเสยง ทยงมอย

(4)

การปรบปรง การควบคม

(5)

กาหนดเสรจ/ ผรบผดชอบ

(6)

หมายเหต

(7) 30 กนยายน 2553

คณบด

1. ดานการจดการ 1.1 การวางแผน - เพอใหภาควชา/ศนยวจย/หนวยงาน มเปาหมายในการพฒนาทสอดคลองกบปณธานวสยทศนและพนธกจของมหาวทยาลยโดยมการวาง แผนการจดการทกดาน

- ใชระเบยบของทางราชการ - คณะเปนผควบคมโดยใชการตรวจประเมนคณภาพ - มการวางแผนการดาเนนงานประจาปในดานการบรหาร

- การจดการทไมเปนไปตามแผน - บคลากรมความเขาใจแผนงานไมเพยงพอและขาดความคลองตวดานงบประมาณ - บคลากรในสงกดมความตนตวและเตรยมพรอมรบความเปลยนแปลงทอาจเกดขน

- ขาดบคลากรและความคลองตวทางดานงบประมาณ - ผลงานตพมพทางวชาการของนกวจยและนกวชาการยงมไมมากพอเนองจากบคลากรและคณาจารยมภาระหนาทอนๆ มาก

- จดใหมการตดตามและประเมนอยางตอเนอง - จดใหมการตดตามและประเมนผลอยางตอเนอง - จดเวทใหความรเรองแผนยทธศาสตรและความเชอม โยงกบงานตางๆ อยางเปนระบบ - ปรบปรงเรองการเขยน TOR ของบคลากรใหชดเจนยงขน

- หวหนาภาควชา/ศนยวจย/หนวยงาน - คณะกรรมการ ประกนคณภาพการศกษาและ ควบคมภายใน

แบบ ปย. 2

13

กระบวนการปฏบตงาน/โครงการ/กจกรรม/ดานของงาน ทประเมนและวตถประสงคของ

การควบคม (1)

การควบคม ทมอย

(2)

การประเมนผล การควบคม

(3)

ความเสยง ทยงมอย

(4)

การปรบปรง การควบคม

(5)

กาหนดเสรจ/ ผรบผดชอบ

(6)

หมายเหต

(7) - ดาเนนการตามแผนและ

จดทาแบบประเมนผลการจดกจกรรม

- มการรบรและความเขาใจของบคลากรทจะนาไปสแนวทางปฏบตตามนโยบายคณะ

- ความเสยงดานการรบรและความเขาใจของบคลากรทจะนาไปสแนวทางปฏบตตามนโยบายของคณะไมตอเนอง

- ดาเนนการประชาสมพนธใหบคลากรไดรบทราบแนวทางการดาเนนงานของคณะอยางตอเนองและวางแผนกาหนดกจกรรมใหสอดคลองกบนโยบายคณะ

- เพอใหการบรการวชาการและการประชาสมพนธเกดประสทธภาพสงสด

- แตงตงเครอขายคณะทางานดานบรการวชาการภายในคณะ

การดาเนนงานยงไมครอบคลม

- ขาดแผนการปฏบตงานเชงรกทชดเจน

- กาหนดแผนกลยทธในการใหบรการวชาการและมการวเคราะหจดออนจดแขง

- การสนบสนนดานงบประมาณไมเพยงพอ

- กาหนดนโยบายสนบสนนดานงบประมาณในการจดกจกรรมบรการวชาการอยางตอเนอง

- การจดเกบขอมลองคความรไมเปนระบบ สงผลใหการถายทอดไมตรงตามความตองการของชมชน

- จดตงเครอขายทรบผดชอบเฉพาะของ แตละภาควชา/หนวยงาน/ศนยวจย

แบบ ปย. 2

14

กระบวนการปฏบตงาน/โครงการ/กจกรรม/ดานของงาน ทประเมนและวตถประสงคของ

การควบคม (1)

การควบคม ทมอย

(2)

การประเมนผล การควบคม

(3)

ความเสยง ทยงมอย

(4)

การปรบปรง การควบคม

(5)

กาหนดเสรจ/ ผรบผดชอบ

(6)

หมายเหต

(7) - ประชมหรอหารอใน

กลมผปฏบตงานเพอใหทราบและเขาใจถงนโยบายและแผนการดาเนนงานและตดตามการดาเนนงานอยางเครงครด

- บคลากรเรมมความตนตวและใหความสาคญในการหารอและใหคาปรกษาระหวางผปฏบตสายงานในสายปฏบตเดยวกน

- การถายทอดยทธศาสตรของมหาวทยาลยและคณะมาสผปฏบตยงไมเปนรปธรรม

- จดสมมนาทางวชาการใหบคลากรอยางตอเนอง

- เพอความเปนเลศของงานทางดานการวจยและทางดานวชาการ

- แจงใหนกวจยทราบถงระเบยบหรอขอกาหนดของทางราชการ/แหลงทน

- นกวจยใหความรวมมอในการจดสงผลงานวจยตามกาหนดเวลาเพมมากขนหรอมการขอขยายระยะเวลาโครงการเมอมกรณจาเปน

- ปญหาการดาเนนงานวจยไมเสรจสนตามระยะเวลาของโครงการ

- ใชระบบทปรกษาทางดานงานวจยจากนกวจยอาวโสหรอนกวจยทมความเชยวชาญ - มการแตงตงคณะทางานดานการวจยเพอใหคาปรกษาในเชงนโยบายและแนวทางการดาเนนงานวจย - ปรบปรงและควบคมการบรการใหกบนกวจยอยางรวดเรวและมประสทธภาพ

แบบ ปย. 2

15

กระบวนการปฏบตงาน/โครงการ/กจกรรม/ดานของงาน ทประเมนและวตถประสงคของ

การควบคม (1)

การควบคม ทมอย

(2)

การประเมนผล การควบคม

(3)

ความเสยง ทยงมอย

(4)

การปรบปรง การควบคม

(5)

กาหนดเสรจ/ ผรบผดชอบ

(6)

หมายเหต

(7) 1.2 การจดองคกร - กาหนดบทบาทหนาทของบคลากรใหมความเหมาะสม

- ใชระเบยบและแนวปฏบตของหนวยงาน โดยผบรหารเปนผควบคม

- บคลากรมนอยและตองทางานหลายดานสงผลใหขาดประสทธภาพในการทางาน

- บคลากรมจานวนนอย

- มการประชมในหนวยงานเพอทาความเขาใจในการปฏบตงาน

ผบรหาร

- เพอใหเกดความคลองตวในการปฏบตงานและการควบคม ดแลจงไดมการรวมมอกบศษยเกาใหเกดกจกรรมทสามารถทาใหองคกรดาเนนงานไดอยางคลองตวมากขน

- มขอตกลงความรวมมอระหวางกนใหชดเจน

- การประสานงานยงไมสามารถทาไดอยางทวถง

- ระเบยบของหนวยงานไมเอออานวยตอการจดกจกรรม

- รวมมอกบภาคเอกชนทมศษยเกาทางานอยในการดาเนนกจกรรมทางวชาการ

หวหนาภาควชา

- เพอใหการจดการความรในหนวยงาน (Knowledge Management : KM) มประสทธภาพมากขน

-มการสอนงานภายในหนวยงานยอย - มการจดโครงการแลกเปลยนเรยนรในสายปฏบตการอยางสมาเสมอ

- กจกรรมการแลกเปลยนเรยนรไมครอบคลมทกสายงานโดยเฉพาะสายคณาจารยยงไมมกจกรรมในลกษณะดงกลาว

- การจดกจกรรม KM ยงไมกวางขวางและครอบคลมเทาทควร - กระบวนการรวบรวมเผยแพร และจดเกบองคความรยงไมเปนระบบ

- เรงสรางความร ความเขาใจเรอง Knowledge Management : KM

- มการจดทาแผน KM ทชดเจน

รองคณบด/ เลขานการคณะ/ หวหนางานบรหารและธรการ

แบบ ปย. 2

16

กระบวนการปฏบตงาน/โครงการ/กจกรรม/ดานของงาน ทประเมนและวตถประสงคของ

การควบคม (1)

การควบคม ทมอย

(2)

การประเมนผล การควบคม

(3)

ความเสยง ทยงมอย

(4)

การปรบปรง การควบคม

(5)

กาหนดเสรจ/ ผรบผดชอบ

(6)

หมายเหต

(7) - การเกบรวบรวมขอมลของหนวยงาน

- ทาเวบไซต ทมประสทธภาพ - ทาระบบฐานขอมล

- ยงอยในระหวางการมอบหมายงานซงเรม เมอตลาคม 2552 เปนตนไป

- เนองจากการเกบขอมลทกดานอยอยางกระจดกระจายทาใหเปนอปสรรคตอการทางานทตองใชเวลาอยางรวดเรว

- ตองมงบประมาณเพมเตม

1.3 ระบบสารสนเทศเพอการบรหารจดการ

- มระบบสารสนเทศเพอการบรหารจดการของบคลากร

- บคลากรทเกยวของดานเทคโนโลยสารสนเทศ แตละสวนมการ ตรวจสอบระบบทตนเองดแล

- ความเสถยรของระบบยงมขอจากด

- ขอผดพลาดจากการดาเนนงานอนเนองมาจากการสงขอมลหลายชองทาง - ระบบสารสนเทศยงมไมทวถงโดยเฉพาะในฟารม - บคลากรของคณะมความรหลายระดบและมอายมาก - ขอมลทจดสงใหกบเจาหนาทภาควชามจานวนมากหากไมสามารถจดการไดตามเวลาทกาหนดกอาจทาใหเกดผลเสย

- มการปรบปรงอปกรณใหสามารถใชไดกบทกอปกรณทกประเภท -มการพฒนาระบบการจดการภายใน เชน e-budgeting e-meeting เปนตน - ขอความอนเคราะหจากหนวยงานทมความร - ปรบภาระงานของเจาหนาทเพอใหสามารถรองรบงานแทนได

แบบ ปย. 2

17

กระบวนการปฏบตงาน/โครงการ/กจกรรม/ดานของงาน ทประเมนและวตถประสงคของ

การควบคม (1)

การควบคม ทมอย

(2)

การประเมนผล การควบคม

(3)

ความเสยง ทยงมอย

(4)

การปรบปรง การควบคม

(5)

กาหนดเสรจ/ ผรบผดชอบ

(6)

หมายเหต

(7) 2. การบรหารงบประมาณ 2.1 เพอใหการวางแผนกาหนดวงเงนงบประมาณประจาปและการทาแผนงบประมาณลวงหนาสอดคลองกบภารกจ วตถประสงคและแผนงานของหนวยงานตลอดจนสอดคลองกบนโยบายของรฐบาล

- จดทาแผนปฏบตงานประจาปในดานการบรหารและหลกสตรของคณะทงหมด และชแจงผลการดาเนนงานโดยใชตวชวดตามหลกเกณฑทมหาวทยาลยกาหนด

- บคลากรไมเคยชนกบระบบงบประมาณแบบมงเนนผลงาน

- การเบกจายไมเปนไปตามแผน

- จดทาแผนระยะปานกลางและแผนงบประมาณประจาปใหสอดคลองกบภารกจวตถประสงคและเปาหมายของหนวยงาน - ใหความสาคญกบการมสวนรวมของทกฝายในหนวยงานชแจงความสาคญของการเนนผลงานโดยใชตวชวด

- ระเบยบของหนวยงาน - ปรบแผนซอครภณฑไปซอสงทมความเรงดวน

- ปรบแผนการดาเนนงานทมความจาเปนตองใชครภณฑใหมลง

หวหนาภาควชาและคณะทางานฟารม

- จดทาแผนการใชจายใหสอดคลองกบแผนปฏบตงาน - ตดตามผลการดาเนนงานตามแผน

- มการใชเงนและการจดซอจดจางไมเปนไปตามแผน

- การใชจายเงนไมเปนไปตามแผน

- มการตรวจสอบอยางสมาเสมอ

แบบ ปย. 2

18

กระบวนการปฏบตงาน/โครงการ/กจกรรม/ดานของงาน ทประเมนและวตถประสงคของ

การควบคม (1)

การควบคม ทมอย

(2)

การประเมนผล การควบคม

(3)

ความเสยง ทยงมอย

(4)

การปรบปรง การควบคม

(5)

กาหนดเสรจ/ ผรบผดชอบ

(6)

หมายเหต

(7) 2.2 เพอการบรหารงานดานบญชและการเงนโครงการวจยนอกงบประมาณแผนดน

- ศกษากฎระเบยบทเกยวของของแตละทนใหชดเจน - จดทาคมอการบรหารงบประมาณโครงการวจย - ประเมนผลจากรายงานการเงนทถกตองตามเงอนไขของแหลงเงนทน

- บคลากรทปฏบตงานเปนการจางชวคราว และมการเขาออกงานอยเปนประจา

- เงอนไขของแหลงเงนทนมความหลากหลายและแตกตางกน

- มการหมนเวยนการทางานของบคลากรเพอใหสามารถทางานทดแทนระหวางกนได

2.3 เพอใหการใชจายเงนงบประมาณลวงหนาสอดคลองกบภารกจ วตถประสงคและแผนงานของหนวยงานตลอดจนสอดคลองกบนโยบายของรฐบาล

- ใชระบบบญช 3 มต ควบคกบระบบ GFMIS - ใชระบบบรหารโครงการ อยางสมาเสมอ

- การเบกจายถกตองและสามารถควบคมใหอยในแผนทกาหนด

- ศนยวจยเพอเพมผลผลตทางเกษตร จะมการยายสถานทดลองอาจทาใหสญเสยรายไดจากสถานทดลอง

- จดทาแผนการใชจายเงนใหสอดคลองกบแผน ปฏบตงานหรอแผนการจดซอจดจางโดยใหมผรบผดชอบตดตามกากบดแลการใชจายเงนใหเปน ไปตามแผน - ดาเนนการยายสถานทดลองใหแลวเสรจตามแผน - กอนบนทกขอมลตองตรวจสอบงบประมาณทเบกจายใหตรงหมวด

แบบ ปย. 2

19

กระบวนการปฏบตงาน/โครงการ/กจกรรม/ดานของงาน ทประเมนและวตถประสงคของ

การควบคม (1)

การควบคม ทมอย

(2)

การประเมนผล การควบคม

(3)

ความเสยง ทยงมอย

(4)

การปรบปรง การควบคม

(5)

กาหนดเสรจ/ ผรบผดชอบ

(6)

หมายเหต

(7) 2.4 จานวนงบประมาณทไมแนนอนและลดลงในบางป

- โครงการการขอใชงบประมาณกจกรรมทมคาใชจายสง

- ในปงบประมาณ 2551-2552 มเงนใชจายเพยงพอ

-ในปงบประมาณ 2551-2552 สาขาวชาสงเสรมฯ ทาการประมาณงบประมาณประจาปตากวาเกณฑทาใหตองใชงบประมาณอยางประหยด

- กอนการคานวณประมาณการคาใชจายงบประมาณประจาปควรมการประชมสาขาฯ เพอใหผใชงบประมาณนาไปพจารณา

- เนองจากเงนรายไดของศนยวจยและฝกอบรมทสงสวนใหญมาจากการผลตกาแฟซงไมแนนอนขนอยกบดนฟาอากาศในแตละป

- จะตองมการคาดการณลวงหนาเพอเพมงบประมาณและลดคาใชจายทไมจาเปนและใชเงนอยางประหยด

นกวชาการเกษตรทดแลสถานทปลกกาแฟ

3. ดานบรหารทรพยากรบคคล 3.1 เพอใหมกระบวนการในการบรหารทรพยากรบคคลทเหมาะสม มประสทธภาพและประสทธผล

- ชแจงมหาวทยาลยเรองความจาเปนของการขออตราบคลากรใหมและการปรบปรงระเบยบ

- ความไมชดเจนของแนวทางปฏบตดานบคลากรของมหาวทยาลยเปนอปสรรคตอการสรรหาบคลากรทจะเขามาปฏบตงาน

- ขาดแคลนดานบคลากรในการปฏบตงานบางดาน

- มโครงการพฒนาและสนบสนนใหบคลากรไดพฒนาตนเองเพอพฒนาศกยภาพของบคลากรทเหลออย

งานบคคลและคณะกรรมการบรหาร

แบบ ปย. 2

20

กระบวนการปฏบตงาน/โครงการ/กจกรรม/ดานของงาน ทประเมนและวตถประสงคของ

การควบคม (1)

การควบคม ทมอย

(2)

การประเมนผล การควบคม

(3)

ความเสยง ทยงมอย

(4)

การปรบปรง การควบคม

(5)

กาหนดเสรจ/ ผรบผดชอบ

(6)

หมายเหต

(7) - ระเบยบปฏบตของ

มหาวทยาลยในโครงสรางใหมยงไมยดหยนและเหมาะสมเพยงพอ

- มการหารอมหาวทยาลยเพอกาหนดวธสรรหาบคคลเพอใหกระบวนการคดเลอกบคคลทาไดอยางมประสทธภาพ

3.2 มการกาหนดขอตกลงรวมกนกอนปฏบตงาน TOR ของบคลากรใหเหมาะสมและการประเมนผลการปฏบตงาน JA เปนไปอยางมประสทธภาพ

- บคลากรมการจดทาขอตกลงรวมกนกอนปฏบตงาน (TOR) และรายงานผลการปฏบตงานพรอมประสทธภาพของผลงาน - มการตรวจสอบประเมนผลโดยคณบด รองคณบด ซงสามารถดขอมล TOR ของบคลากรทกคนผานระบบ CMU-MIS

- บคลากรทจะเกษยณอยางตอเนองและสงถงรอยละ 50 -ผบงคบบญชาเบองตนมการกาหนดกรอบ TOR ใหผใตบงคบบญชาบนเกณฑมาตรฐานในแตละตาแหนง

- มบคลากรบางสวนมปญหาดานสขภาพ ทาใหปฏบตงานไดไมเตมท - บคลากรบางสวนปฏบตงานไมตรงตามภาระงานตามมาตรฐานตาแหนง - การกาหนดภาระงาน TOR ของบางหนวยงานยงไมเหมาะสมบคลากรบางคนมภาระงานนอยและไมมสวนรวมในการจดกจกรรมสวนกลางเทาทควรทาใหเกดการเปรยบเทยบเรองภาระงานทไดรบ

- ผบรหารสรางความเขาใจและสงเสรมกจกรรมใหบคลากรมสวนรวม - ผบรหารและผบงคบบญชาแตละสายงานควรตระหนกถงการกระจายภาระงานทเหมาะสมอยางทวถง - การประเมนผลการปฏบตงานควรพจารณาภาระงานและคณภาพงานประกอบ

คณบด / รองคณบด ผชวยคณบด/ หวหนาภาควชา/ เลขานการคณะ/หวหนางาน

แบบ ปย. 2

21

กระบวนการปฏบตงาน/โครงการ/กจกรรม/ดานของงาน ทประเมนและวตถประสงคของ

การควบคม (1)

การควบคม ทมอย

(2)

การประเมนผล การควบคม

(3)

ความเสยง ทยงมอย

(4)

การปรบปรง การควบคม

(5)

กาหนดเสรจ/ ผรบผดชอบ

(6)

หมายเหต

(7) - การประเมนผลการ

ปฏบตงาน JA บางหนวยงานไมไดประเมนบนฐานภาระงาน TOR แตประเมนโดยอาศยการตดสนของผบงคบบญชาซงอาจทาใหเกดความไมยตธรรม

3.3 จานวนนกศกษาลดลง - ประชาสมพนธไปยงหนวยงานราชการและเอกชนทเกยวของกบ การเรยนการสอน การปฏบตงานดานการเกษตรใหมากขน

- ในป 2551-2552 ไดรบนกศกษาเขาศกษาตอตามเปาหมาย

3.4 สรางดลยภาพชวตการทางานของบคลากรใหมความสมดลกนในการทมเทการปฏบต งานควบคกบการใสใจดแลสขภาพและเสรมสรางใหมความรก ความสามคคในองคกร

- มการกาหนด TOR ใหคณาจารยมสวนรวมในงานวชาการสวนกลางของภาควชาหรอคณะเพมขน - มการประเมนผลการปฏบตงาน อยางเหมาะสมในหนวยงาน

- บคลากรไมไดปฏบตงานอยางเตมความสามารถ

- บคลากรทยอยเกษยณอายมากขน และคณะไมไดรบอตรากาลงมาทดแทน

- เนนการสรางเครอขายความรวมมอในการทางานรวมกนใหมากขน

รองคณบด/ ผชวยคณบด/ หวหนาภาควชา/ เลขานการคณะ/ หวหนางานบรหารและธรการ

แบบ ปย. 2

22

กระบวนการปฏบตงาน/โครงการ/กจกรรม/ดานของงาน ทประเมนและวตถประสงคของ

การควบคม (1)

การควบคม ทมอย

(2)

การประเมนผล การควบคม

(3)

ความเสยง ทยงมอย

(4)

การปรบปรง การควบคม

(5)

กาหนดเสรจ/ ผรบผดชอบ

(6)

หมายเหต

(7) - มกจกรรมเสรมสราง

สขภาพใหกบบคลากร (เปตอง แอโรบค) - มโครงการสนบสนนบคลากรใหซอจกรยานเพอออกกาลงกายและลดภาวะโลกรอน

- บคลากรใหความสนใจในระดบนอย

- บคลากรสวนใหญมภาระงานมากและไมมเวลาดแลสขภาพ

4. ดานการเงน 4.1 การนาสงเงนรายได - เพอใหการดาเนนการนาสงเงนเปนไปตามระเบยบ และวธปฏบตทรดกมและถกตอง

- ใชระเบยบปฏบตของหนวยงาน - มการตรวจสอบการใชจายเงนจากพนกงานและตรวจสอบภายในของมหาวทยาลย

- มการตรวจสอบยนยนยอดเงนใหตรงกนอยเสมอ

- การควบคมตรวจสอบการรบสงเงนมยอดเงนไมตรงกนระหวางการเงนคณะกบภาควชา/หนวยงานอย

- มการตรวจสอบอยางรอบคอบและสมาเสมอ

แบบ ปย. 2

23

กระบวนการปฏบตงาน/โครงการ/กจกรรม/ดานของงาน ทประเมนและวตถประสงคของ

การควบคม (1)

การควบคม ทมอย

(2)

การประเมนผล การควบคม

(3)

ความเสยง ทยงมอย

(4)

การปรบปรง การควบคม

(5)

กาหนดเสรจ/ ผรบผดชอบ

(6)

หมายเหต

(7) 4.2 การบนทกบญช - เพอใหการควบคมการใชเงนงบประมาณมระบบชดเจนเปนปจจบนและเปนไปตามระเบยบขอบงคบแนวทางปฏบตของมหาวทยาลย

- มการตรวจสอบการเบกจายงบประมาณเพอใหเกดความแมนยา - มหาวทยาลยไดนาระบบบญช 3 มตมาใชควบคกบระบบ GFMIS

- กฎระเบยบดานการเงนทมการแกไขปรบปรงยงมการจดเกบทไมเปนระบบ ทาใหไมสามารถสบคนไดทนเวลาทตองการ - งานคลงและพสดไมไดรบแจงขอมลจากภาควชา/หนวยงาน กรณการออกใบเสรจรบเงนรายไดและมการนาเงนดงกลาวไปใชตามวตถประสงคโดยไมนาสงเปนเงนรายได

- เอกสารหลกฐานในการเบกจายงบประมาณมความผดพลาด - หนวยงานมโครงการวจยทมเงอนไขการใชจายทแตกตางกน - โปรแกรมระบบบรหารโครงการยงไมไดรบการแกไข - การรบบรจาคเงนทมจดประสงคมกจะไมไดรบแจงจากภาควชา/หนวยงาน/โครงการ หรอมการแจงแตเปนการแจงคณบดโดยตรงไมผานงานคลงควบคมดานบญช

- กอนบนทกขอมลตองตรวจสอบงบประมาณทเบกจายใหตรงหมวด - มการชแจงทาความเขาใจใหภาควชา/หนวยงาน/โครงการ ถงแนวทางปฏบตทถกตองและการรายงานคณบดควรผานงานคลงและพสดเพอการบนทกขอมล

แบบ ปย. 2

24

กระบวนการปฏบตงาน/โครงการ/กจกรรม/ดานของงาน ทประเมนและวตถประสงคของ

การควบคม (1)

การควบคม ทมอย

(2)

การประเมนผล การควบคม

(3)

ความเสยง ทยงมอย

(4)

การปรบปรง การควบคม

(5)

กาหนดเสรจ/ ผรบผดชอบ

(6)

หมายเหต

(7) 4.3 เพอใหการควบคมการตรวจสอบการปฏบตงานในลกษณะเบดเสรจในตวของเจาหนาทผรบผดชอบงานดานการเงน บญชและพสด งบประมาณการวจย เงนอดหนนประเภทตางๆ มความโปรงใส สามารถตรวจสอบได

- กาหนดใหมระบบควบคมตรวจสอบขนตอนการปฏบตงานทสามารถตรวจสอบไดเชน 1. ไมใหถอเงนสด 2. ใหสอบยนขอมลกบโครงการและรายงานประจาเดอน 3. ใหจดทารายงานการเงน เปรยบเทยบงบกระทบยอดเงนฝากธนาคาร แจงผบรหารและหวหนาโครงการทกเดอน

-มเจาหนาทรบผดชอบงานดานการเงน บญช พสดของโครงการวจย ประเภทเงนอดหนนของคณะเพยงคนเดยว

- แนวทางปฏบตดานการเงน บญช และพสด หรอดานใดดานหนงทมลกษณะงานตอเนองเกยวพนกนจนเปนโอกาสใหประพฤตมชอบได อาจกอใหเกดความเสยหายตองานราชการได

- ควรปลกฝงจตสานกในการปฏบตงานดวยความซอสตยสจรตและใหมการควบคม ตรวจสอบและรายงานขอมลอยเสมอ

4.5 เพอใหการบรหารการ รบ-จายเงนและการควบคมเปนไปอยางมประสทธภาพและถกตองตามระเบยบ

- มการตรวจสอบการใชจายเงนจากสานกตรวจสอบภายในของมหาวทยาลย

- โปรแกรมระบบบรหารโครงการทนามาใชยงไมสมบรณ

- หนวยงานมโครงการวจยทมเงอนไขการใชจายทแตกตางกน

- ศกษาระเบยบและเงอนไขของแหลงเงนทนกอนการบรหารจดการโครงการวจยแตละโครงการ

แบบ ปย. 2

25

กระบวนการปฏบตงาน/โครงการ/กจกรรม/ดานของงาน ทประเมนและวตถประสงคของ

การควบคม (1)

การควบคม ทมอย

(2)

การประเมนผล การควบคม

(3)

ความเสยง ทยงมอย

(4)

การปรบปรง การควบคม

(5)

กาหนดเสรจ/ ผรบผดชอบ

(6)

หมายเหต

(7) - ยงคงใชระบบบรหาร

โครงการมาบรหารจดการแมจะไมสมบรณ

- กฎระเบยบดานการเงนทมการแกไขปรบปรงยงมการจดเกบทไมเปนระบบ ทาใหไมสามารถสบคนไดทนเวลาทตองการ

-โปรแกรมระบบบรหารยงไมไดรบการแกไข

- เกบรวบรวมขอผดพลาดทพบแจงผดแลโปรแกรมใหแกไขปรบปรงและใหมการพฒนาระบบใหงาย สะดวกตอการดแลและบรหารจดการปญหาทเกดขนในเบองตน

5. ดานพสด 5.1 การกาหนดความตองการพสดเพอใหไดพสดตรงกบความตองการเพยงพอตอการใชงานและสามารถดาเนนการจดหาไดดวยวธการทเหมาะสม

- ใชระเบยบของsoj;p’ko - ในการกาหนดความตองการพสดเพอจดซอคราวละมากๆ การคาดการณหรอดสถตยอนหลงทาใหพสดบางรายการมากหรอนอยเกนไป

- การคาดการณหรอดสถตยอนหลงยงคงมความผดพลาดอยบาง - การกาหนดคณลกษณะกวางเกนไป ทาใหไมตรงตามความตองการใชงาน

- แบงการจดซอใหหนวยงานรบผดชอบ

5.2 แผนงานเรงดวน - ในกรณทภาควชามแผนงานเรงดวนเพอใหทนเหตการณไมสามารถทาได

- เปนไปตามกฏระเบยบ - งานพฒนาใหมๆ ททนเหตการณไมสามารถทาไดทาใหเกดผลเสย

- ระเบยบขนตอนยงยากและมหลายขนตอน

หวหนาภาควชา

แบบ ปย. 2

26

กระบวนการปฏบตงาน/โครงการ/กจกรรม/ดานของงาน ทประเมนและวตถประสงคของ

การควบคม (1)

การควบคม ทมอย

(2)

การประเมนผล การควบคม

(3)

ความเสยง ทยงมอย

(4)

การปรบปรง การควบคม

(5)

กาหนดเสรจ/ ผรบผดชอบ

(6)

หมายเหต

(7) 5.3 การดแลรกษาสนทรพย - เพอปองกนใหเกดความปลอดภยจากการใชรถทมอายการใชงานกวา 20 ป

- หวหนาหนวยยานพาหนะ ควบคมตรวจสอบการบารงรกษาและสงซอมแซม - ควบคมพนกงานขบรถอยางใกลชด

- รถบสดงกลาวปจจบนอยในสภาพตวถงรถ ระบบเบรก และระบบชวงลางไมสมบรณ เครองยนตและระบบปรบอากาศชารดบอยครง เนองจากมการตดตงเครองปรบอากาศทาใหฉดเครองยนตโดยตรง การทรงตวของรถไมคอยดทาใหมความเสยงสงตอความปลอดภยของผโดยสาร

- รถบสมอายการใชงานมากวา 20 ป จงเสอมสภาพ - การขอตงครภณฑทดแทนมความยากลาบากเนองจากรถบสดงกลาวไดรบโอนจากพาณชยจงหวดเชยงใหมในป พ.ศ. 2547

- ควรหางบประมาณเพอจดซอทดแทน - ในกรณทยงมความจาเปนตองใชรถบสคนดงกลาวควรมการประกนภยตามความเหมาะสม - ควรมการประเมนความคมคาในการใชงานรถบสคนดงกลาว และมแผนมาตรการรองรบในการซอมบารงรกษา/หาคนใหมมาทดแทน

- การซอมแซมและบารงรกษาเพอใหทรพยสนทไดรบมสภาพทดอยเสมอและมอายการใชงานยนยาว

- มเจาหนาทเปนผคอยดแลบารงรกษาและจดทาทะเบยนทรพยสน

- มทรพยสนเปนจานวนมากซงยากตอการดแลใหทวถง

- ไมมนโยบายและแผนการซอมบารงทเหมาะสม ชดเจน

มนโยบายและแผนการซอมบารงทชดเจน

แบบ ปย. 2

27

กระบวนการปฏบตงาน/โครงการ/กจกรรม/ดานของงาน ทประเมนและวตถประสงคของ

การควบคม (1)

การควบคม ทมอย

(2)

การประเมนผล การควบคม

(3)

ความเสยง ทยงมอย

(4)

การปรบปรง การควบคม

(5)

กาหนดเสรจ/ ผรบผดชอบ

(6)

หมายเหต

(7) 5.4 ดานสนทรพย - ลดความเสยงตอการสญหายของทรพยสน

- ตดตงกลองวงจรปดในจดทมความเสยงสง - กวดขนในการดแลทรพยสนโดยเฉพาะประเภทคอมพวเตอร - กวดขนเวรยามใหชวยดแลรกษาความปลอดภยของทรพยสนใหมากขน

- ครภณฑคอมพวเตอรยงมการสญหายอยประจา

- คณะเกษตรศาสตรมบรเวณกวางซงทาใหมจดเสยงมากมาย สงผลใหการควบคมดแลไมทวถง - คอมพวเตอรพกพา (Note Book) เปนครภณฑทมความเสยงตอการสญหายมากทสด

- ใหมการตดตามควบคมดแลทรพยสนอยางตอเนองอยเสมอ โดยเฉพาะทรพยสนทมราคาสงและทรพยสนประเภทคอมพวเตอร

ทกหนวยงาน

- มการวางแผนเกยวกบการจดหาและการดแลทรพยสนเปนไปดวยความเหมาะสมและมการใชงานอยางมประสทธภาพ

- มเจาหนาทเปนผดแลบารงรกษาและจดทาทะเบยนทรพยสน

- ครภณฑบางรายการไมสามารถจาหนายไดเนองจากไมชารดเพยงแตตกยค เชน คอมพวเตอร เครองฉายภาพนง

- ทรพยสนมจานวนมาก ยากตอการดแลใหทวถง

- มอบหมายใหเจาหนาทเปนผดแลหลายฝาย

- แจงเวยนใหทกฝายกาหนดรายละเอยดของพสดใหถกตองและทนสมย

- ผใชพสดแจงรายละเอยดของพสดไมชดเจนเทาทควร ทาใหการจดซอลาชาเกนความตองการ

แบบ ปย. 2

28

กระบวนการปฏบตงาน/โครงการ/กจกรรม/ดานของงาน ทประเมนและวตถประสงคของ

การควบคม (1)

การควบคม ทมอย

(2)

การประเมนผล การควบคม

(3)

ความเสยง ทยงมอย

(4)

การปรบปรง การควบคม

(5)

กาหนดเสรจ/ ผรบผดชอบ

(6)

หมายเหต

(7) 5.5 การจดซอจดจาง - เพอใหการจดหาพสดเปนไปตามระเบยบ

- แจงนโยบายและกาชบภาควชา/หนวยงานใหมการโอนเงนนอยทสด

- ยงมการโอนเงนเพอจดซอครภณฑ และครภณฑต ากวาเกณฑอยเสมอ

- การโอนเงนสามารถดาเนนการไดงายทาใหไมเหนความสาคญในการตงงบประมาณประจาปเทาทควร - ผกาหนดคณลกษณะเฉพาะของครภณฑขาดความรในการกาหนดคณลกษณะของครภณฑ ทาใหการจดหาไมเปนตามความตองการ - บางหนวยงานขาดการวางแผนในการจดกาพสดดานการเกษตร

- ใหวางแผนจดหาและโอนเงนซอครภณฑต ากวาเกณฑในตนปงบประมาณคราวเดยวกนและทยอยจดซอตามความจาเปนและเหมาะสม

- แบงการจดซอใหหนวยงานรบผดชอบ

5.6 การควบคมงบประมาณในภาพรวม

- เพอการควบคมรายจายงบประมาณในหมวดคาวสดสามารถเบกจายงบประมาณทไดรบการจดสรร

- รายงานการเบกจายและตดตาม

- หลกฐานการใชจายงบประมาณของบางหนวยงานและงานคลงไมตรงกน

- ขอความรวมมอผเกยวของใหปฏบตตามระเบยบงานคลงและวสด

แบบ ปย. 2

29

กระบวนการปฏบตงาน/โครงการ/กจกรรม/ดานของงาน ทประเมนและวตถประสงคของ

การควบคม (1)

การควบคม ทมอย

(2)

การประเมนผล การควบคม

(3)

ความเสยง ทยงมอย

(4)

การปรบปรง การควบคม

(5)

กาหนดเสรจ/ ผรบผดชอบ

(6)

หมายเหต

(7) 6. ดานเทคโนโลยสารสนเทศ 6.1 เพอใหการบรหารจดการการควบคมทางานของหนวยคอมพวเตอรมประสทธภาพและประสทธผลตลอดจนมความเหมาะสมกบภารกจ

- มอบหมายใหหนวยงาน เปนผดแลระบบเทคโนโลยสารสนเทศรวมถงการจดระบบ Firewall ระบบสารองขอมลการปองกนและการแกปญหาเกยวกบระบบคอมพวเตอรในเบองตน รวมทงการดแลความปลอดภยของขอมลและการกาหนดสทธในการเขาถงขอมลแกไขปญหา

- บคลากรในหนวยงานมความรความสามารถและความเชยวชาญในระบบเทคโนโลยสารสนเทศ สามารถจดการและควบคมการทางานของระบบสารสนเทศไดอยางมประสทธภาพและประสทธผลทาใหมความปลอดภยและลดความเสยงจากการสญเสยทอาจเกดขน

- ผดแลระบบดานเทคโนโลยสารสนเทศไมเพยงพอตอการปฏบตงาน - ระบบสารสนเทศในภาพรวมของคณะยงพบปญหาอปกรณเสอมสภาพ

- คณะไดจดหาอตราเพอชวยงานเทคโนโลยสารสนเทศเพมขนอก 1 อตราซงจะทาใหสามารถจดการไดดขน

6.2 การตดตอสอสารภายในองคกรเปนไปอยางรวดเรวและทวถงและเปนไปในลกษณะ Two- Way Communication

- มการตดตอสอสารภายในองคกรผานทางระบบ e-Office E-mail เวบไซต โทรศพท เอกสารราชการ

- ขาวสารตางๆ ยงไมทวถง - ขาวสารตางๆ ภายในองคกรมชองทางการกระจายหลายชองทาง แตพบวามบคลากรบางสวนไมรบทราบขาวสารทาให

- ควรใชเครอขายของเลขานการภาควชา/หนวยงานเปนผกระจายขาวสาร

หวหนางาน/ เลขานการภาควชา/ หนวยงาน

โท

กระบวนการปฏบโครงการ/กจกรรม/ดาทประเมนและวตถปร

การควบคม(1)

บตงาน/านของงาน ระสงคของ ม

การควบคม ทมอย

(2)

การประเมนผการควบคม

(3)

30

ผล ม

การประสประสทธสงผลตอของบคล- การตดตลกษณะ Communกวางขวา

ความเสยง ทยงมอย

(4) สานงานไมมธภาพ และบางครงสทธประโยชน

ลากรดวย ตอสอสารในTwo-Way nication ยงไมางเทาทควร

การปรบปรงการควบคม

(5) - หนวยงานตนเรองระบบการตดตามตรวจสอบวาขาวสาสงไปนน ผรบปลายไดรบหรอยงและถามความสาคญมากห ตอสทธประโยชนขบคลากรควรจะใชวโทรศพทไปย าเตอน- ควรกาหนดชองทสอสารทเหมาะสมเสงเสรมใหการตดตอสอสารเปนไปลกษณะ Two-Way Communication มา

ลายมอ

วนท...

ง ม

กาหนดผรบผด

(6งควรม

ารทยทางาเรองใดรอมผลของวธน างเพอ

ปใน ากขน

ชอ............................(รศ.ธระ วสทธคณบดคณะเกษตร

........... เดอน.............

แบบ ปย

ดเสรจ/ ดชอบ )

หมายเห

(7)

.............................. พานช) รศาสตร ....พ.ศ. .................

. 2

ต