Administrando projetos com MS Project 2010 – Unidade I Uma visão prática Helene Kleinberger...

Administrando projetos com MS Project 2010 – Unidade I

Uma visão prática

Helene Kleinberger Salim

helene@inf.puc-rio.br

Metodologia de Gestão de Projetos

INF 1903

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IntroduçãoUm projeto tem um objetivo a cumprir• Numa grade de tempo• Com recursos limitados

– pessoal

– dinheiro

– equipamentos

– materiais

• Dependendo de inúmeros fatores– riscos

– legislação

Introdução – “Planejar é preciso”

• O planejamento do projeto, com base nas experiências anteriores e possibilidades atuais, produz uma lista de atividades requeridas para a realização do empreendimento.

• Metodologia - PERT / CPM– Project Evaluation and Review

Technique– Critical Path Method

Projeto

• Definição ABNT - É um conjunto de processos e técnicas para planejamento, programação e controle de um empreendimento, tendo como característica fundamental a indicação, dentre as várias seqüências operacionais, daquela que possui duração máxima...

Administração de Projetos

Administração de projetos - trata do planejamento e controle de projetos.

Planejamento - estabelecimento de metas e objetivos, a definição de tarefas a serem realizadas e seu sequenciamento, baseado nos recursos necessários e disponíveis.

Controle - medição do progresso e do desempenho através de um sistema ordenado pré-estabelecido.

Gestão de Projetos

• Consiste em estabelecer as ações necessárias para se obter os resultados esperados do projeto, de tal forma que o trabalho esteja devidamente organizado, tenha pontos de controle e utilize os recursos da forma mais adequada e econômica possível.

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Administração de Projetos

As ferramentas quantitativas para se analisar o planejamento e o controle de um projeto são:

TEMPO (prazos) RECURSOS (humanos e materiais) CUSTOS, precedidas pelo PLANEJAMENTO!!!

Administração de Projetos

• Planejamento: Descrição do Trabalho

– escopo do trabalho

– objetivos e metas

– descrição sumária dos produtos

– clientes e usuários do projeto

– padrões obrigatórios

– responsabilidades dos participantes

– limites e metas de custos, recursos e prazos

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Administração de Projetos

• Plano de desenvolvimento do projetoescopo, objetivos e metas do projetodefinição dos produtos do projetoplanejamento do projeto, a partir do detalhamento das tarefas necessárias para a obtenção dos produtos – –WBS (“Work Breakdown Structure”) ou –EDT (Estrutura de Desmembramento de Trabalho)estimativa do esforço e dos recursos para desenvolver o projeto

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Administração de Projetos

• Plano de desenvolvimento do projeto

– cronograma com recursos e custos alocados– análise de riscos do projeto e das medidas de

redução dos riscos– estabelecimento da metodologia de

desenvolvimento – previsão dos recursos tecnológicos a serem

usados pelo projeto

Administração de Projetos

• Plano de desenvolvimento do projeto– forma de acompanhamento do projeto

e de resolução de problemas– estabelecimento de padrões– garantia de qualidade, gerência de

configuração de versões, medições e normas técnicas para projeto, documentação e codificação

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As palavras-chave:Tempo, Recursos e Custos

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Administração de ProjetosAnálise do tempo

A análise de tempo se preocupa com a decomposição do projeto em atividades e com sua interligação.

O principal produto da análise de tempo é o sequenciamento das atividades, com datas de início, término e folga de cada atividade, baseado na duração e produtividade de cada uma.

Administração de Projetos• Negociar a aprovação do plano:

– com a equipe que participa do projeto - co-optar a equipe

– com a chefia superior ao projeto - patrocinador interno

– com os clientes e patrocinadores externos

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Administração de ProjetosAnálise de recursos

A análise de recursos se preocupa em adequar as datas produzidas pela análise de tempo com as disponibilidades de recursos.

Administração de Projetos Análise de custos

A análise de custos se preocupa com os aspectos financeiros do projeto.

Seu produto é o orçamento detalhado do projeto.

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Administração de Projetos

Gráfico de Gantt ou diagrama de barras Para preparar um diagrama de Gantt é

necessário inicialmente determinar o conjunto de atividades suficientes para a realização da tarefa, a partir da WBS.

Depois faz-se o levantamento dos recursos humanos e materiais necessários, estabelecendo-se com isso o tempo de execução de cada uma da atividades.

Gráfico de Gantt ou diagrama de barras

• Na etapa seguinte é estabelecida uma sequência entre as atividades, onde se mostra o que é feito a cada momento, podendo indicar o que pode ser feito em paralelo e dependências para a realização das tarefas, numa escala de tempo.

Exemplo - construir uma casa Atividades

A - preparo do soloB - fundações C - alvenaria D - esgotosE - pisoF - telhadoG - instalações elétricasH - instalações hidráulicasI - carpintariaJ - pintura internaK - pintura externaL - limpeza

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Exemplo - construir uma casa Atividades e tempo de execução

Código Descrição da Atividade Duração(semana)A Preparo do local 2B Fundações 4C Alvenaria( paredes, muros, rebocos, etc) 4D Esgotos 1E Telhado(laje do teto, estrutura, caixa d’água,telhas, etc.) 5F Piso(compactação, laje, etc.) 1G Instalação Elétrica 3H Instalação Hidráulica 4I Carpintaria( janelas, portas, tacos, etc.) 6J Pintura Interna 8K Pintura Externa 2L Limpeza Final(acabamento, jardinagem, etc.) 1

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Gráfico de Gantt ou diagrama de barras

PREPARAÇÃO DO LOCAL

FUNDAÇÕES

ALVENARIA

ESGOTOS

PISO

TELHADO

INSTALAÇÃO ELÉTRICA

INSTALAÇÃO HIDRÁULICA

CARPINTARIA

PINTURA INTERNA

PINTURA EXTERNA

LIMPEZA

1 2 3 4 5 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 306 7 8 9 10

ATIVIDADECOD

SEMANA DE TRABALHO

ABCDEFGHIJKL

Atividades em paralelo

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Montagem no MS Project

Gráfico de Gantt no MS Project

O gráfico de Gantt possui uma excelente comunicação visual e isso explica o seu uso generalizado.

•

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Administração de Projetos

Acompanhamento de progresso do Projeto De acordo com a realização das tarefas, colore-se as barras referentes ao planejamento.

Caso apareçam atrasos ou adiamentos no tempo de execução das tarefas, faz-se necessário redesenhar as barras correspondentes às tarefas sucessoras impactadas por estas anomalias.

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Caminho crítico• O caminho crítico – espelha uma sequência

de atividades de duração máxima, que estabelece o prazo do projeto.

• Não é único e pode ser modificado a cada atraso de atividade não crítica ou registro de término de alguma de suas tarefas antes do prazo, diminuindo a duração total do projeto ou o risco de não obedecer ao compromisso final.

• Ganhos ou perdas no prazo de atividades críticas modificam a data de conclusão do projeto.

Administração de Projetos

• Preparação para iniciar o projeto• Aprovações – “baseline” estabelecido

– mobilização dos recursos humanos– mobilização dos recursos tecnológicos– mobilização dos recursos financeiros– criação das condições básicas para início do

projeto– criação das condições de acompanhamento

do projeto

Controle na Gerência do Tempo

• Esse processo se inicia com a execução do projeto e é formado pelas seguintes etapas:

. coleta de informações do andamento da atividades

. processamento das informações

. análise das informações e decisões

. divulgação

. ação corretiva

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Controle na Gerência do Tempo

• Metas Intermediárias Um aspecto que facilita o cumprimento de

um projeto dentro de seu prazo é o estabelecimento de metas ou marcos intermediários (“milestones”).

• Geralmente as metas escolhidas são as datas de início e término de subprojetos ou pacotes de trabalho.

• Buscando que tais metas sejam atingidas, o projeto como um todo tem mais chances de ser cumprido no prazo.

Administração de Projetos

• Alocação de Recursos

Num projeto para o qual se faz apenas o planejamento no tempo, pode existir uma séria dificuldade no momento da execução: a inexistência de recursos suficientes.

• É a gerência de recursos que cuida para que este problema seja solucionado.

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Alocação de Recursos

• Existem duas abordagens básicas para a gerência de recursos: alocação e nivelamento de recursos.

• Por alocação de recursos entende-se que cada atividade a ser executada tem a garantia de que possuirá os recursos de que necessita.

Alocação de Recursos

• O nivelamento de recursos tem como pré-requisito a alocação e procura administrar as necessidades de cada recurso utilizado durante o projeto, ou seja, procura minimizar a existência de recursos ociosos durante a execução do projeto, assim como sua superalocação.

• Leva em consideração os calendários e horários de trabalho das pessoas.

Administração de ProjetosCustos

• Usualmente a administração de custos para projetos é feita pela área financeira da empresa, empregando técnicas contábil-orçamentárias.

• Segundo estas técnicas os custos são lançados para departamentos executores e divididos pelos diversos períodos (meses, trimestres, etc.).

Administração de ProjetosCustos

Invariavelmente estes planejamentos são dissociados da rede do projeto. Dessa forma o projeto fica sendo gerenciado por dois setores distintos e a troca de informações entre ambos deve ser rápida para evitar o uso de dados superados e manter o projeto suprido de recursos financeiros.

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Administração de ProjetosCustos

As etapas do planejamento referentes apenas ao aspecto custo são:

. elaboração das estimativas de custo direto para as atividades e custo indireto para os setores envolvidos com o projeto.

. cálculo do fluxo de caixa (por período)

. comparação com as disponibilidades de gastos ditadas pelo orçamento.

Administração de ProjetosCustos

Frequentemente os custos estão superiores à capacidade de desembolso da empresa ...Um fato importante de se notar é que existem diversas formas de se consumir o custo total de um projeto. Depende do posicionamento das atividades no tempo. As atividades podem começar o mais cedo possível, aguardar até o máximo que der sem atrasar o projeto ou em algum ponto intermediário.

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Controle do projeto

• Controlar um projeto significa seguir sua evolução, estudando desvios entre os custos, durações e recursos reais, planejados e os orçamentos.

Significa também extrapolar tendências de desvios de custos e durações de atividades de forma a replanejar o projeto.

Administração de Projetos

E ainda, as exigências de qualidade do processo e do produto!

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O que esperar do MS Project?

• É uma ferramenta para registro do planejamento de atividades, sua duração e consequentemente suas datas de início e término, alocações de pessoal e recursos materiais, acompanhamento de mudanças, indicações de progresso na execução, comunicação visual e formal entre os participantes do projeto, com a geração de informações que podem ser tratadas pelos processos de desenvolvimento de projetos da empresa de uma forma geral.

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Um cronograma

Lista de atividades Gráfico de barras

Lista de atividades por pessoa

Horas de trabalho previsto, dia a dia

E muitos outros formatos de apresentação, campos de informação, potenciais de comunicação, cálculos e relatórios, bem como importação e exportação para Excel.

Opções abertas ao Microsoft Project

• GanttProject http://www.ganttproject.biz/ • OpenProj

http://www.infoworld.com/ifwclassic/weblog//tcdaily/archives/2007/10/preview_openpro.html

• OpenWorkbench http://www.openworkbench.org/• DotProject http://www.dotproject.net/

– Ele tem uma interface simples que dá acesso rápido aos vários projetos, tarefas e arquivos associados. A página de resumo traz snapshots de todos os projetos. Também tem relatórios, calendários, fóruns e banco de dados de contatos.

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Opção nacional, web