ใบความรู้ หน่วยที่ 3 เรื่อง...

ใบความร

หนวยท 3 เรอง การใชโปรแกรมน าเสนอ Microsoft Power Point 2007

การน าเสนอในอดต

ในอดตยคกอนหนาเทคโนโลยคอมพวเตอรจะมความเจรญกาวหนา การน าเสนอมกจะใชอปกรณน าเสนอ ดงตอไปน

1. เครองฉายสไลด (Slide Projector) ซงการใชงานคอนขางจะยงยาก เนองจาก ตองใชกลองถายรปใสฟลมพเศษทลางออกมา แลวเปนภาพส าหรบฉายโดยเฉพาะ และตองน าฟลมมาตดใสกรอบพเศษจงน ามาเขาเครองฉายได ตองฉายในหองทคอนขางมด

ภาพท 3.20 เครองฉาย Slide Projector ทมา :http://www.scandigital.com

2. เครองฉายแผนใส (Overhead Projector) เปนเครองทใชงานทวไปไดมากกวาแผนใส ทใชตามปกต จะมขนาดประมาณ 8 นวคณ 10 นว และมสองแบบคอ แบบทใชปากกา(พเศษ) เขยน กบแบบทใชกบเครองถายเอกสาร

2

ภาพท 3.21 เครองฉายแผนใส (Overhead projector) ทมา :http://www.rentaldepot.com

ความเจรญกาวหนาทางเทคโนโลยคอมพวเตอร ท าใหมการพฒนาซอฟแวรส าหรบสรางงานน าเสนอทรองรบรปแบบการน าเสนอไดหลากหลาย การสรางงานน าเสนอไมไดมความยงยากอกตอไป สามารถแทรกขอความ ภาพ เสยง Animation สามารถ Print เอกสารน าเสนอส าหรบ ผรบฟง บนทกยอขณะผบรรยายน าเสนอ มเทคนคลกเลน รปแบบส พนหลงใหเลอกใช ทท าใหสามารถสรางงานน าเสนอใหเสรจในระยะเวลาอนส น ซงโปรแกรมสรางงานน าเสนอทนยม กคอโปรแกรม MS Power Point มการพฒนาความสามารถใหรองรบการสรางงานน าเสนอไดมากขนอยางตอเนอง

หลกการออกแบบหนาสไลด

การสรางงานน าเสนอดวยโปรแกรม Microsoft Power Point 2007 เพอใหเปนทนาสนใจและเปนไปตามหลกการออกแบบ ควรยดหลกการดงตอไปน

1. การเลอกพนหลงของสไลด พนหลง (Background) เปนปจจยแรกทสงผลกบการออกแบบและผรบขอมลโดยตรง เพราะถาพนหลงไมด จะท าใหดแลวไมสบายตา ซงตองอาศยหลกการพนฐานดงตอไปน

1.1 พนหลงควรดเรยบงายและสบายตา 1.2 หลกเลยงการใชภาพหรอสพนทเปนแมส 1.3 หลกเลยงพนหลงทออกแบบดวยกราฟก หรอมแสงเงาจด

3

2. การเลอกใชภาพประกอบ การเลอกใชภาพเปนการเสรมใหสไลดดนาสนใจยงขน แตถามมากเกนไปจะท าใหเกดความสบสนกบขอมลทน าเสนอได ดงนนจงมวธการในการเลอกใชภาพใหเหมาะสมดงน

2.1 ภาพทน ามาใชตองสงเสรมขอความทน าเสนอ 2.2 ไมควรมอกษรในภาพถาไมจ าเปน 2.3 ภาพทน ามาใชไมควรใชไฟลทมขนาดใหญมาก เพราะจะท าใหโปรแกรมท างาน

หนกขน

3. การเลอกใชขอความทมขนาดเหมาะสม ขนาดของขอความเปนสวนประกอบหนง ทส าคญทจะชวยใหการน าเสนอมประสทธภาพเพมมากขน ในการสอใหผทรบขอมลเขาใจ โดยมหลกการดงน

3.1 ตวอกษรตองอานงาย โดยปกตตวอกษรควรมขนาดตงแต 36-60 Point และ ควรเปนตวหนา เพอจะสอใหชดเจนมากขน

3.2 ในหนง Slide ไมควรใชแบบตวอกษรเกน 2 ประเภทเพอความสวยงาม 4 . การเลอกสในการออกแบบ สนบวาเปนสวนส าคญของการออกแบบหนาจอ แมวา

โปรแกรมจะแสดงออกดวยจอส แตกไมไดหมายความวาจะใชสไดตามทผออกแบบตองการ ทงนเนองจากผใชจะตองใชสายตาดจอคอมพวเตอรเปนเวลานาน ถาโปรแกรมน าเสนอดวยสรอน (Worm Color) อาจท าใหเกดความระคายเคองตอสายตาของผใชได

4.1 สโทนรอน (Warm Color) คอ สทใหความหมายรนเรง สดชน ฉดฉาด นบจากสโทนเหลอง ชมพ แดง สม มวง และน าตาล สเหลานใหความรสกเรารอน มอทธพลตอการดงดด และกระตนอารมณไดมากกวาโทนสอน ๆ สเหลานจะใชมากกบงานประเภทตวหนงสอ นตยสาร แคตตาลอก ตลอดจนปายโฆษณาตาง ๆ ทกระตนความสนใจตอผพบเหนไดรวดเรว

4.2 สโทนเยน (Cool Color) เรมจากสเทา ฟา น าเงน เขยว สโทนนจดอยในสโทนเยนใหความรสกสงบ สะอาด เยนสบาย

ในการสรางสไลดแตละหนานน ผใชควรมกฎทเปนแนวทางในการสรางงานน าเสนอกอน เพอไมใหเกดความสบสน โดยพอสรปกฎไดดงน

1. ในแตละสไลดควรมหวเรองเพอบอกถงสงทจะอธบาย 2. ตวอกษรควรมขนาดใหญ เพอใหผรบชมสามารถมองเหนไดอยางชดเจน 3. ควรใชหวขอสน ๆ ทอานเขาใจงาย เพอใหเกดความนาสนใจและสามารถอธบาย

เพมเตมได

4

4. เนอหาไมควรเกน 8 บรรทด ในหนงสไลด เพราะถามมากเกนไปจะสงผลใหตวอกษรมขนาดเลก มองเหนไมชดเจนและขาดความนาสนใจ

5. ไมควรน าภาพมาเปนพนหลง (Background) เพราะจะท าใหอานยาก 6. การใสรปภาพลงในสไลดควรมขนาดพอสมควร ไมใหญจนเกนไป

รปแบบการสรางงานน าเสนอดวย Microsoft Power Point 2007

ในโปรแกรม Microsoft Power Point 2007 ไดแบงตามลกษณะการสรางงานเปน 3 รปแบบ ดงน

รปแบบท 1 การสรางงานน าเสนอเปลา (Blank) วธนเหมาะสมส าหรบผทตองการสรางงานน าเสนอดวยตนเอง โดยก าหนดขอความ ภาพ ตวอกษรใหเหมาะสมดวยตนเอง

ภาพท 3.22 การสรางงานน าเสนอเปลา (Blank)

รปแบบท 2 สรางงานน าเสนอจากแมแบบ (Template) เปนการสรางงานน าเสนอ โดยเลอกจากภาพนงหรอสไลดส าเรจรปทซอฟตแวรจดเตรยมไวให เหมาะส าหรบผทไมมเวลา ในการสรางงานน าเสนอมากนก และผใชสามารถคดเลอกสไลดทมรปแบบคลายคลงกบเนอหา ของตน เพอดดแปลงแกไขเนอหาบางสวนใหเหมาะสมไดทนท

5

ภาพท 3.23 สรางงานน าเสนอจากแมแบบ (Template)

รปแบบท 3 สรางงานน าเสนอจากชดรปแบบ (Theme) วธนเปนการสรางงานน าเสนอ จากภาพนงหรอสไลดทมการออกแบบกนไวอยางดแลว ทงพน ตวอกษร ผใชสามารถกรอกขอมลเลอกรปภาพหรอสงอน ๆ ลงในภาพนงไดตามตองการ และยงสามารถดาวนโหลดชดรปแบบ ใหม ๆ ท Microsoft Office Online อกดวย

ภาพท 3.24 สรางงานน าเสนอจากชดรปแบบ (Theme)

6

การเรยกใชงานโปรแกรม และสวนประกอบของ Microsoft Power Point 2007

สามารถเรยกใชงานซอฟตแวร Microsoft Power Point 2007 ในระบบปฏบตการทใชงาน ซงอาจเปน Windows XP , Windows 7 ฯลฯ ไดโดย

1.1 คลกทปมค าสง (Start) 1.2 เลอก All Programs --> Microsoft Office Power Point 2007 ดงภาพ

ภาพท 3.25 การเปดโปรแกรม Microsoft Power Point

สวนประกอบของหนาตางซอฟตแวรไมโครซอฟตเพาเวอรพอยต 2007

ภาพท 3.26 สวนประกอบตาง ๆ ของ Microsoft Power Point

7

ปมออฟฟศ (Office Button) เปนปมทรวบรวมค าสงพนฐาน เชน การเปดหรอปดไฟล

การบนทกไฟล เปนตน

แถบควกแอสเซส (Quick Access Toolbar)

เปนสวนทใชเกบเครองมอทใชงานบอย

แถบหวเรอง (Title Bar) เปนแถบแสดงชอซอฟตแวร รวมทงชอไฟลทเปดอย

ปมควบคมขนาด (Control Button) เปนปมค าสงทใชปรบขนาดซอฟตแวรใหยอ หรอขยายหนาตาง

รบบอน (Ribbon) เปนแหลงรวบรวมชดค าสงและปมเครองมอไวดวยกน โดยจดแบงเปนกลม ๆ เพอใหสะดวกตอการใชงาน

แทบภาพนง (Slide Tab) เปนปมทใชเมอตองการแสดงรปยอขนาดของภาพนง หรอสไลด และแสดงภาพนงตามล าดบกอน – หลง

แทบเคาราง (outline Tab) เปนปมทใชเมอตองการแสดงเฉพาะหวขอในแตละภาพนง

บานหนาตางภาพนง (Slide Pane) เปนพนทส าหรบการตกแตงภาพนง เชน การกรอกขอความหรอวาดรปลงไป

แถบสถานะ (Status Bar) เปนแถบแสดงขอมลในขณะท างานกบภาพนงนน ๆ เชน ล าดบภาพนงปจจบน จ านวนภาพนงทงหมด แมแบบทใช ปมภาษาทถกเลอกใชในปจจบน เปนตน

ปมเปลยนมมมอง (Buttons View) เปนปมทใชเปลยนรปแบบการแสดงผลบนหนาจอ

แถบซม (Zoom Slider) ใชส าหรบยอ หรอ ขยายภาพนงเพอใหท างานไดงายขน

8

1. TAB หนาแรก (HOME)

ภาพท 3.27 Tab HOME

คลบบอรด (Clipboard) ใชตด คดลอก และวางรปแบบจากทหนงไปยงอกทหนง

ภาพนง (Slides) ใชสรางภาพและลบภาพนงออกจากงานน าเสนอ รวมถงการจดท าเคาโครงขอมลในภาพนง

แบบอกษร (Font) ใชจดรปแบบตวอกษร เชน ชนดของตวอกษร ขนาด ความหนา การเอยง การเปลยนส

ยอหนา (Paragraph) ใชจดลกษณะการวางขอความในภาพนงวาจะใหชดขอบดานใด

และก าหนดตวเลขหรอสญลกษณหนาขอความ

รปวาด (Drawing) ใชวาดรปลงในภาพนง แกไขรปวาด และจดล าดบรปในภาพนง

การแกไข (Editing) ใชคนหาและแทนทขอความในภาพนงรวมถงวธเลอกสงตาง ๆ

ในภาพนง

2. แทบแทรก (Insert)

ภาพท 3.28 Tab INSERT

9

ตาราง (Table) ใชสรางตารางและน าตารางจากซอฟตแวรไมโครซอฟเอกเซลมา

ภาพประกอบ (Illustrations) ใชแทรกรปภาพลงในภาพนง

การเชอมโยง (Links) ใชเชอมโยงขอมลระหวางภาพนงดวยกนหรอเชอมโยงไปยง Internet

ขอความ (Text) ใชสรางกลองขอความลงในภาพนง ก าหนดหวกระดาษ ทายกระดาษ การแทรกอกษรศลป และใสวนท เวลาลงในภาพนง

มเดยคลป (Media Clips) ใชแทรกไฟลเสยง และไฟลวดโอลงในสไลด

3. แทบออกแบบ (Design)

ภาพท 3.29 Tab Design

ตงคาหนากระดาษ (Page Setup)

ใชก าหนดขนาดภาพนง และก าหนดวาจะใหภาพนงอยในแนวตงหรอแนวนอน

ชดรปแบบ (Themes) ใชเลอกชดส การตงคาส และขนาดของตวอกษรในภาพนง

พนหลง (Background) ใชก าหนดส หรอรปภาพลงในพนภาพนง และไมแสดงพนภาพนง

4. แทบภาพเคลอนไหว (Animations)

ภาพท 3.30 Tab Animations

10

แสดงตวอยางภาพเคลอนไหว (Preview)

ใชดตวอยางผลลพธในการก าหนดลกเลนในภาพนงปจจบน

ภาพเคลอนไหว (Animations)

ใชก าหนดลกเลนใหกบขอความและรปภาพทอยในภาพนง

การเปลยนไปยงภาพนง (Transition to This Slide)

ใชก าหนดลกเลนในการเปลยนภาพนงและก าหนดความเรวในการเปลยนภาพนง

5. แทบการน าเสนอภาพนง (Slide Show)

ภาพท 3.31 Tab Slide Show

เรมการน าเสนอภาพนง (Start Slide Show)

ใชสงใหมการน าเสนอ โดยสามารถก าหนดวาจะเรมน าเสนอจากภาพนงใด

ตงคา (Set Up) ใชตงคาตาง ๆ ทใชในการน าเสนอ เชน เลอกลกษณะของการน าเสนอ การบนทกเสยงประกอบภาพนง

จอภาพ (Monitors) ใชก าหนดความละเอยดของการน าเสนอบนจอภาพและก าหนดมมมองส าหรบผบรรยายโดยเฉพาะ

6. แทบตรวจทาน (Review)

ภาพท 3.32 Tab Review

11

การพสจนอกษร (Proofing)

ใชตรวจสอบความถกตองของตวสะกด คนควาอางองขอมล และการใชพจนานกรมเพอแปลค าศพท

ขอคดเหน (Comments) ใชเพมขอคดเหนหรอขอเสนอแนะลงในสไลด

ปองกน จ ากดวธทบคคลจะเขาถงงานน าเสนอ

7. แทบมมมอง (View)

ภาพท 3.33 Tab View

มมมองการน าเสนอ (Presentation Views)

ใชเปลยนมมมองเพอใหสามารถจดท างานน าเสนอไดงาย

แสดงหรอซอน (Show / Hide)

ใชแสดงหรอซอนไมบรรทด เสนตาราง และแถบขอความ

ยอหรอขยาย (Zoom) ใชยอหรอขยายภาพนงเพอใหสามารถท างานไดงายขน

สหรอระดบสเทา (Color / Grayscale)

ใชก าหนดวาจะแสดงสหรอแสดงภาพนงแบบขาวด า

หนาตาง (Window) ใชสรางหนาตางและจดการหนาตางทซอนกน

แมโคร (Macros) ใชสรางแมโครเพอก าหนดหรอรวมค าสงหลาย ๆ ค าสงเขาดวยกน

12

การปดหรอออกจาก Microsoft Power Point 2007

คลกปม แลวคลกปม

คลกปม ซงอยทมมขวาบนสดของ Microsoft Power Point

Double Click ทปม ซงอยทดานซายสดของซอฟตแวร จากนนเลอก Close

ภาพท 3.34 วธการปดโปรแกรม MS PowerPoint

13

การสรางงานน าเสนอจากแมแบบ สรางงานน าเสนอจากแมแบบ (Template) ตามขนตอนตอไปน

1. คลกปม 2. คลกค าสง New (สราง) 3. คลกท Installed Template (แมแบบทตดตง) 4. คลกเลอกแมแบบทตองการ

5. คลกปม

ภาพท 3.35 การใชงานโปรแกรม Microsoft Power Point จาก Template

14

ภาพท 3.36 ลกษณะแมแบบ (Template) ทถกเลอก

การดดแปลงแกไขงานน าเสนอจากแมแบบ ตามขนตอนตอไปน

1. การเปลยนรปแบบในแมแบบท าไดโดย คลกขวาทรปภาพแลวเลอกค าสง Change Picture….

2. เลอก Folder ทเกบรปภาพ 3. คลกรปภาพทจะน ามาใช

4. คลกปม เพอเปดใชงานรปภาพ 5. การแกไขขอความใหคลกทบรเวณขอความ แดรกสเมาส เลอกขอความทตองการแกไข

แลวกรอกขอความใหมลงไป

15

ภาพท 3.37 การเปลยนแปลงรปภาพของแมแบบ (Template)

ภาพท 3.38 การเลอกภาพใหมไปแทนทภาพเดม

16

ภาพท 3.39 ภาพใหมทเลอกแทนทภาพเดม

การบนทกงานน าเสนอ

1. คลกปม 2. คลกค าสง Save (บนทก) 3. เลอกต าแหนงทตองการเกบงานน าเสนอ 4. ตงชองานน าเสนอในชอง File Name (ชอแฟม) 5. คลกปม Save

17

ภาพท 3.40 การบนทกงานน าเสนอจากปม Office botton

18

ภาพท 3.41 การตงชอและปมส าหรบกดบนทก

นอกจากวธการขางตนแลว การบนทกงานน าเสนอสามารถท าไดอก 2 วธ ดงน

1. คลกปม บนแถบเครองมอ Quick Access Toolbar 2. กดปม CTRL + S บน Keyboard

การเพมลกษณะพเศษใหกบงานน าเสนอ

การเพมลกษณะพเศษใหงานน าเสนอท าไดหลายวธ ดงน

การแทรกไฟลเสยงลงในงานน าเสนอ

มทงแทรกเพลงจากซด การแทรกไฟลเอมพสาม (MP3) หรอการบนทกเสยงพดฝงลงไปในภาพนง ดงตวอยางเปนการแทรกเสยงจากคลปออแกนไนเซอร ดงน

1. คลกแทบ Insert (แทรก) 2. คลกปม Sound (เสยง)

19

3. คลกเลอก Sound from Clip Organizer …. 4. คลกเลอกไฟลเสยงทตองการ

ภาพท 3.42 ขนตอนการแทรกไฟลเสยง

20

ภาพท 3.43 ไฟลเสยงตาง ๆ

5. คลกปม เพอใหเลนไฟลเสยงทนทเมอมการน าเสนอ

ภาพท 3.44 กลองขอความเพอเลอกไฟลเสยงแบบอตโนมต หรอ เลนเมอคลก

6. จะปรากฏปมค าสงรปล าโพงในภาพนง สามารถทดลองฟงเสยงดวยการ Double Click ทปมค าสงน และคลกอกครงเพอหยดเลน

21

ภาพท 3.45 ปมล าโพงทปรากฏในภาพนงเพอควบคมการเปด – ปดเสยง

การใสลกเลนในการน าเสนอ การใสลกเลนในการน าเสนอม 2 รปแบบ ดงน

รปแบบท 1 เปนการใสลกเลนใหกบขอความและรปภาพ (Animation) ซงการใสลกเลนแบบส าเรจรป มขนตอนดงน

1. คลกกรอบขอความหรอรปภาพทตองการใสลกเลน 2. คลก TAB Animations (ภาพเคลอนไหว) 3. คลกทลกศรเพอแสดงรายละเอยดเกยวกบลกเลน 4. คลกเลอกรปแบบลกเลนทตองการ 5. คลกปม Preview (แสดงตวอยาง) เพอดตวอยางลกเลนทเลอก

22

ภาพท 3.46 ขนตอนการแทรกลกเลนใหกบขอความและรปภาพ

การใสลกเลนใหกบขอความและรปภาพแบบก าหนดดวยตนเอง มขนตอนดงตอไปน 1. คลกกรอบขอความหรอรปภาพทตองการก าหนดลกเลน 2. คลกแทบ Animation (ภาพเคลอนไหว)

3. คลกปม

4. คลกปม แลวคลกเลอก Entrance (เขา) เพอเลอกลกเลนขณะทขอความเขามาในภาพนง

23

ภาพท 3.47 ขนตอนการก าหนดลกเลนใหกบขอความและรปภาพทตองการ

8. คลกปม (เพมลกษณะพเศษ) แลวเลอก Emphasis (ตวเนน)

เพอก าหนดลกเลนแสดงขอความหรอรปภาพอยในภาพนง แลวเลอกลกเลนส าหรบเนนขอความ

9. คลกปม (เพมลกษณะพเศษ) แลวเลอก Exit (จบการท างาน) ก าหนดลกเลนขณะทขอความหรอรปภาพออกจากสไลด แลวเลอกลกเลนตอนทขอความออกไปจากภาพนง

10. ลกเลนทง 3 แบบจะปรากฏในรายการ

11. ทดสอบลกเลนทงหมดโดยการคลกทปม

24

ภาพท 3.48 ลกษณะพเศษลกเลนตวเนน

ภาพท 3.49 ลกษณะพเศษลกเลนจบการท างาน

รปแบบท 2 เปนการใสลกเลนทถกแสดงในการเปลยนภาพนง (Transition) ซงมขนตอน

ดงน 1. คลก TAB View (มมมอง) 2. คลกทปม Slide Sorter เพอเปลยนไปยงมมมอง ตวเรยงล าดบภาพนง

25

3. คลกภาพนงทตองการ หากตองการหลายแผนพรอมกนใหกดปม Ctrl บนแผงแปนอกขระ แลวคลกเลอกภาพนง

4. คลกแทบ Animation (ภาพเคลอนไหว) 5. เลอกลกเลนส าหรบการเปลยนภาพนง 6. ระบวธการเปลยนภาพนง 7. หากมการก าหนดเวลาในการเปลยนแผนภาพนง จะปรากฏตวเลข แสดงวามการ

เปลยนแผนภาพนงอตโนมตเมอใด 8. หากตองการใหมผลตอสไลดทกแผน ใหคลกปม Apply To All (น าไปใชทงหมด) 9. คลกปม Preview (แสดงตวอยาง) เพอดตวอยางลกเลนในการเปลยนภาพนง ถา

ตองการน าเสนอจรงใหกดปม F5 บนแผงแปนอกขระ

ภาพท 3.50 การก าหนดลกเลนในการเปลยนภาพนงแบบท 2

ภาพท 3.51 รปแบบการเปลยนภาพนง การก าหนดเวลาและการก าหนดจ านวนสไลดทตองการ

26

การก าหนดการแสดงผลภาพนง การก าหนดการแสดงผลภาพนง มขนตอนดงตอไปน

1. คลก TAB Slide Show เลอกปม Set Up Show จะปรากฏหนาตาง Set Up Show เพอก าหนดรายละเอยด ดงน

ภาพท 3.52 เมนก าหนดการแสดงผลภาพนง

ภาพท 3.53 หนาตางการตงคาการน าเสนอ

27

2. เมอก าหนดจ านวนสไลดเสรจแลว คลกปม

การน าเสนอภาพนง การน าเสนอภาพนง มขนตอนดงน

1. คลกแทบ Slide Show (การน าเสนอภาพนง) 2. คลกปมในแทบ Start Show เพอเลอกรปแบบการน าเสนอ

- คลก From Beginning เพอเรมน าเสนอตงแตภาพแรก - คลก From Current Slide เพอเรมน าเสนอน าเสนอจากสไลดแผนปจจบน - คลก Custom Slide Show เพอก าหนดเงอนไขในการน าเสนอดวยตนเอง

28

ภาพท 3.54 ขนตอนการน าเสนอภาพนง

นอกจากนยงสามารถใช Function Key F5 เพอน าเสนอไดเชนกน

29

คยลดส าหรบการท างานในโปรแกรม Microsoft Power Point และโปรแกรมตาง ๆ ใน Microsoft Office