Automatizacija poslovanja korištenjem...OBUHVAT DOKUMENATA UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA I POSLOVNIM...

Boris Gabrić, Mikrocop

Automatizacija poslovanja korištenjem

digitalnih procesa uz primjer iz prakse

Mikrocop danas…

Prepoznati stručnjak za područje obuhvata ,

upravljanja i pohrane dokumenata i podataka

Certificirane usluge

Upravljamo s preko 24 TB dokumenta

Tvrtka s preko 40 godina tradicije

12 godina pohrane dokumenata u oblaku

(cloud)

Potpuno usmjerenje na poslovanje bez papira

Mikrocop Grupa

SLO

HR

BiH

CG

Mikrocop Grupa danas

Mikrocop usluge, proizvodi i rješenja

• Cjelovita rješenja za poslovanje bez papira

• Usluge, proizvodi i rješenja

• Sposobnosti razumijevanja tijeka dokumenata

od obuhvata do arhiviranja dokumenata

• Analiza cilja, trenutnog stanja i prijedlog rješenja

OBUHVAT DOKUMENATA UPRAVLJANJE

DOKUMENTIMA I

POSLOVNIM PROCESIMA

POHRANA I ARHIVIRANJE

DOKUMENATA

SIGURAN PODATKOVNI

CENTAR

„Mikrocop je ponuđač cjelovitih rješenja za

bespapirno poslovanje.”

Bespapirno poslovanje:

Mikrocop usluge, proizvodi i rješenja

„Radna okolina u kojoj je upotreba papira

eliminirana ili znatno smanjenja.

Ovo je postignuto pretvaranjem dokumenata i

drugih papira u digitalni oblik”

„Idealni ured u kojem nema papira jer se

sve informacije pohranjenjuju i izmjenjuju

u digitalnom obliku”

Digitalna transformacija i zakonski

okvir

Digitalna transformacija – buzz word, pomodnost?

Poslovanje u digitaliziranoj ekonomiji

„Do 2020. godine svako poduzeće biti

će ili lovac ili lovina.

Lovci će biti kompanije sposobne

iskoristiti digitalne vještine da kreiraju

izvor vrijednosti za korisnike.

Lovina će biti kompanije koje ne budu

mijenjale vlastiti dokazani poslovni

model dok ne bude prekasno…”

Digitalna transformacija, bespapirno

poslovanje i automatizacija procesa

Bespapirini ured/poslovanje nije po sebi digitalna

transformacija, ali je prvi korak, preduvjet.

Bespapirno poslovanje i digitalna transformacija su

dvije strane jedne medalje

Da li je moguća automatizacija poslovanja bez

bespapirnog poslovanja ?

Automatizacija poslovanja…

Automatizacija poslovanja - primjer

digitalizacije pisarnice

Zaustaviti papir na ulazu u poduzeće.

Dokumente pretvoriti u elektronski oblik pri

ulazu te ih što brže proslijediti pravim

primateljima.

Digitalna - ePisarnica

Pisarnice nekada…

SHORPY

Pisarnice danas…

Od klasične do ePisarnice

Pretvorba „klasične“ pisarnice u ePisarnicu

Utvrditi cilj, željeno stanje, a potom postojeće

stanje

Definirati uska grla procesa i nedostatke

Oblikovanje optimalne rješenje

Račun

Potpisan

ugovor

Ostalo

RAČUN.KADROVIUPRAVA

Privremeni

arhivTrajniarhiv

Pisarnica (Prijemna

kancelarija)

Arhiv (dig. + papir)

Pisarnica i poslovni proces

ne

narudžba

da

OCRbaza svih

narudžbi

plaćanje

Račun

Potpisan

ugovor

Ostalo

RAČUN.KADROVIUPRAVA

Privremeni

arhivTrajniarhiv

Pisarnica

(Prijemna

kancelarija)

Arhiv (dig. + papir)

Workflow

15

ne

narudžba

da

OCRbaza svih

narudžbi

plaćanje

Račun

Potpisan

ugovor

Ostalo

RAČUN.KADROVIUPRAVA

Privremeni

arhivTrajniarhiv

Prijemna

kancelarija

Arhiv (dig. + papir)

Workflow

16

ne

narudžba

da

OCRbaza svih

narudžbi

plaćanje

Račun

Potpisan

ugovor

Ostalo

RAČUN.KADROVIUPRAVA

Privremeni

arhivTrajniarhiv

DIGITALNI

ARHIV

Prijemna

kancelarija

ePISARNICA (PRIJEMNA KANCELARIJA)

Arhiv (dig. + papir)

FIZIČKI ARHIV

Workflow

POSLOVNI PROCESI:

AUTOMATIZIRANI

17

Tipski procesi ili procesi prema

zahtjevima korisnika

• eRačuni

Ulazna pošiljka

Sortiranje

Pošiljke za ime Uprave i članova/natječajna dok.

Pošiljke za urudžbiranje

Prosljeđivanje na odjel/osobu

Potrebno urudžbiranje?

Otvaranje pošiljki

Razdvajanje po vrsti dokumenta

Ulazni računi Ostali dokumenti

Slanje dokumenta na urudžbiranje i

digitalizaciju

Da

Urudžbiranje, određivanje vrste

dokumenta, digitalizacija,

signacija na odjel

Evidencija ulazne pošiljke

Slanje u fizičku arhivu

Postavljanje statusa Preuzeto u OJ ,

automatsko otvaranje predmeta

ili dodavanje u postojeći predmet, popunjavanje meta

podataka

Arhiviranjeu registre po vrsti

dokumenta, odjelu i godini

Signacija na djelatnika

(rješavatelja)

UFA-BPM

Otvaranje pošiljke

Djelatnici pisarnice

Administrativna/Odgovorna osoba u odjelu

Djelatnik odjela

Djelatnici arhive

BPMPoslovni procesi

Evidencija ulazne pošiljke

Preporuka?

Ne

Da

Dokumenti za pravnu službu

KlasifikacijaOtvaranje predmeta

ili dodavanje u postojeći,

popunjavanje meta podataka

Signacija na djelatnika

(rješavatelja)

Prijem i otprema pošte

Urudžbiranje i digitalizacija AG, AT,

BBV

Nagradne igre

Evidencija grupne/dnevne ulazne

pošiljke

Prosljeđivanje na odjel

Obrada u odjelu

Slanje fizičkog dokumenta u odjel

Urudžbiranje i stvaranje zapisa o

dokumentu

Slanje fizičkog dokumenta u odjel

Obrada u odjelu

Signacija dokumenta na odjel

Urudžbiranje, digitalizacija,

signacija na odjel

Slanje fizičkog dokumenta u odjel

Digitalna arhiva

Arhiviraj.si

Proces obrade ulazne dokumentacije

Izvor: Atlantic Grupa

Mikrocop u projektu ePisarnice

Atlantic Grupe

• Mikrocop digitalna arhiva (Arhiviraj si) rješenje u

sistemu pisarnice Atlantic Grupe (AG)

• Arhiviranje digitalizirane dokumentacije u Mikrocop cloudu (outsourcing)

• Pristup korisnika (AG) u digitalnu arhivu kroz e-Pisarnicu (korisnik ne

vidi da je digitalna arhiva izvan AG), integracija s drugim sistemima

• Davanje različita prava pristupa u digitalnu arhivu

• Mogućnost direktnog pristupa i upravljanja digitalnom arhivom za

ovlaštene osobe AG

Automatizacija poslovanje iskustva

• Nekoliko tipskih procesa (ulazni računi,

putni nalozi…)

• Velika rješenja (DMS) – mali rezultati

• Pravo rješenje – ono koje daje očekivane

rezultate

• Izrada procesa po zahtjevima korisnika

• Integracija sa ERP sistemima, sustavima

za obuhvat i arhiviranje

• Vanjsko izvođenje ili in-house

• e-računi

• Potpisne poče, digitalni potpis

UPRAVLJANJE

DOKUMENTIMA I

POSLOVNIM PROCESIMA

Opravdanje ?

Zašto još papirno poslovanje?

Bez digitalizacije nema automatizacije poslovnog

procesa.

Zbog čega još papiri u poslovanju:

• ZAKONODAVSTVO

• Emocionalni pristup papiru

• Nedostatak tehnologije

• Nedostatak inicijative

• Strah od otpuštanja

• Troškovi - ROI

• Poslovno okruženje

Za sva dodatna pitanja slobodno nas

kontaktirajte.

Boris Gabrić, Mikrocop

e: boris.gabric@mikrocop.com