View
340
Download
8
Category
Preview:
Citation preview
BAHAGIAN PENGURUSAN LATIHAN
KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA
BPL.KKM.PK (T) 05: URUSAN PENDAFTARAN PELATIH
Disediakan Oleh:
Diluluskan Oleh:
Tandatangan:
Tandatangan:
Nama : EN. D. HARI MOHAN A/L SRI DIWAN CHAND
Nama : PN. NIK NORAIHAN THANI BT HJ NIK HASSAN THANI
Jawatan : PENOLONG SETIAUSAHA KANAN (P&P)
Jawatan : TIMBALAN SETIAUSAHA BAHAGIAN (IL)
Tarikh : 01 JULAI 2009 Tarikh : 01 JULAI 2009
NO. SALINAN TERKAWAL:
NO. KELUARAN NO. PINDAAN TARIKH MUKA SURAT
02 06 01 JULAI 2009 1 DARIPADA 9
BAHAGIAN PENGURUSAN LATIHAN KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA BPL.KKM.PK (T) 05 : URUSAN PENDAFTARAN PELATIH
KANDUNGAN
BIL PERKARA MUKA SURAT
1. Kandungan 1
2. Keterangan Pindaan 2
3. Objektif 3
4. Skop 3
5. Rujukan 3
6. Definisi 3
7. Singkatan 4
8. Tanggungjawab dan Proses Kerja 5
9. Rekod Kualiti 8
10. Carta Aliran 9
NO. KELUARAN NO. PINDAAN TARIKH MUKA SURAT
02 06 01 JULAI 2009 2 DARIPADA 9
BAHAGIAN PENGURUSAN LATIHAN KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA BPL.KKM.PK (T) 05 : URUSAN PENDAFTARAN PELATIH
KETERANGAN PINDAAN
Pindaan Muka surat/ Klausa /
Perenggan
Butir-Butir Pindaan Yang Dibuat
Pindaan Diluluskan Oleh No Tarikh
1.
01 JULAI 2009
Langkah 01
Dipinda daripada “terima cadangan pelatih” kepada “terima senarai nama pelatih”
Wakil Pengurusan
2.
01 JULAI 2009
Langkah 03
Tambahan “lantikan ahli jawatankuasa pendaftaran dan orientasi”
Wakil Pengurusan
3.
01 JULAI 2009
Langkah 05
Tambahan”Pastikan dokumen cukup dan lengkap diisi”
Wakil Pengurusan
4.
01 JULAI 2009
Langkah 07
Tambahan dengan menyenaraikan senarai dokumen yang diperlukan
Wakil Pengurusan
5.
01 JULAI 2009
Langkah 12
Pindaan untuk menjelaskan unit “Maklum kepada Unit LPP, BPL bilangan pelatih yang mendaftar pada hari pendaftaran”
Wakil Pengurusan
6.
01 JULAI 2009
Langkah 13
Pindaan untuk memasukkan unit LPP
Wakil Pengurusan
PERINGATAN
PINDAAN HANYA DIBENARKAN SEHINGGA 6 (ENAM) PINDAAN SAHAJA DOKUMEN MESTI DIKELUARKAN DENGAN SEPENUHNYA SELEPAS ITU
NO. KELUARAN NO. PINDAAN TARIKH MUKA SURAT
02 06 01 JULAI 2009 3 DARIPADA 9
BAHAGIAN PENGURUSAN LATIHAN KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA BPL.KKM.PK (T) 05 : URUSAN PENDAFTARAN PELATIH
1.0 OBJEKTIF
Prosedur disediakan untuk menjelaskan urusan pendaftaran pelatih baru di Institusi Latihan Kementerian Kesihatan Malaysia (ILKKM).
2.0 SKOP
2.1 Prosedur ini digunapakai:-
i. Oleh Institusi Latihan Kementerian Kesihatan Malaysia (ILKKM) yang mengendalikan kursus latihan pra perkhidmatan;
ii Untuk urusan pendaftaran pelatih-pelatih baru; dan iii. Bermula dari pelatih melaporkan diri sehingga maklumat pelatih
dimaklumkan ke Bahagian Pengurusan Latihan (BPL).
3.0 RUJUKAN
3.1 Manual Kualiti Bahagian Pengurusan Latihan. 3.2 Garis Panduan Pelaksanaan Minggu Orientasi ‘Membina Masyarakat
Pembelajaran’ BPTM&L Tahun 2000. 3.3 BPL.KKM.PK (T) 06: Pelaksanaan Program Orientasi.
4.0 DEFINISI
4.1 Pelatih
Individu yang telah menerima tawaran latihan dan melapor diri untuk mengikuti latihan di ILKKM atau ILS yang ditetapkan oleh KKM bagi mengikuti latihan pra perkhidmatan sepenuh masa.
4.2 Calon Agensi
Calon yang ditawarkan untuk menjalani latihan asas Anggota Sains Kesihatan Bersekutu di ILKKM yang ditaja oleh badan swasta/ badan berkanun.
4.3 Institusi Latihan Kementerian Kesihatan Malaysia
Kolej Latihan di bawah pengurusan BPL, KKM.
4.4 Latihan Pra Perkhidmatan
Latihan yang disediakan oleh ILKKM untuk menyediakan kelayakan asas kepada pelatih bagi tujuan perlantikan ke dalam profesion berkenaan di KKM.
NO. KELUARAN NO. PINDAAN TARIKH MUKA SURAT
02 06 01 JULAI 2009 4 DARIPADA 9
BAHAGIAN PENGURUSAN LATIHAN KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA BPL.KKM.PK (T) 05 : URUSAN PENDAFTARAN PELATIH
4.5 Pendaftaran
Program yang dilaksanakan di ILKKM pada hari pelatih melaporkan diri ke ILKKM untuk melengkapkan maklumat hal ehwal pelatih.
4.6 Jawatankuasa Pendaftaran Dan Orientasi
Jawatankuasa Pendaftaran dan Orientasi ILKKM dilantik oleh Pengarah ILKKM. Ahli-ahli terdiri daripada anggota akademik dan pentadbiran yang bertanggungjawab untuk merancang program pendaftaran dan orientasi.
4.7 Jawatankuasa Kecil Pendaftaran Jawatankuasa kecil yang dilantik untuk melaksanakan program pendaftaran
yang dipengerusikan oleh Timbalan Pengarah Hal Ehwal Pelatih. 4.8 Jawatankuasa Kecil Orientasi Jawatankuasa kecil yang dilantik untuk melaksanakan aktiviti-aktiviti program
orientasi yang dipengerusikan oleh Timbalan Pengarah Hal Ehwal Pelatih. 4.9 Dokumen pendaftaran Dokumen (asal dan salinan) yang perlu dibawa pada hari pendaftaran
berdasarkan senarai semak. 4.10 Calon Lewat Daftar Calon yang mendaftar selepas hari pendaftaran.
5.0 SINGKATAN
KKM : Kementerian Kesihatan Malaysia BPL : Bahagian Pengurusan Latihan ILKKM : Institusi Latihan KKM ILS : Institusi Latihan Swasta JKP&O : Jawatankuasa Pendaftaran Dan Orientasi JKP : Jawatankuasa Kecil Pendaftaran JKO : Jawatankuasa Kecil Orientasi KPSU : Ketua Penolong Setiausaha LPP : Unit Latihan Pra Perkhidmatan
NO. KELUARAN NO. PINDAAN TARIKH MUKA SURAT
02 06 01 JULAI 2009 5 DARIPADA 9
BAHAGIAN PENGURUSAN LATIHAN KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA BPL.KKM.PK (T) 05 : URUSAN PENDAFTARAN PELATIH
6.0 TANGGUNGJAWAB DAN PROSES KERJA.
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA
SEBELUM PENDAFTARAN
Pengarah ILKKM
1. Terima senarai nama pelatih tajaan KKM dan tajaan
agensi dari BPL.
2. Adakan mesyuarat JKP&O untuk membincangkan mengenai:
i. Penubuhan jawatankuasa kecil untuk menguruskan
pendaftaran dan orientasi; ii. Keperluan kewangan; iii. Aktiviti-aktiviti yang akan dilaksanakan semasa
pendaftaran dan orientasi; iv. Fasilitator yang bertangggungjawab; dan v. Kaedah penilaian keberkesanan program orientasi.
Pengarah ILKKM
3. Lantik ahli jawatankuasa pendaftaran dan orientasi.
Bagi JKO rujuk BPL.KKM.PK (T) 06: Pelaksanaan Program Orientasi.
SEBELUM PENDAFTARAN
JKP
4. Buat persediaan urusan pendaftaran. Bidang tugas JKP
adalah seperti di BPL.KKM.PK (T) 05A/09
SEMASA PENDAFTARAN
JKP
5. Terima dan semak dokumen pendaftaran. Pastikan
dokumen cukup dan lengkap diisi. Rujuk senarai semak seperti di BPL.KKM.PK (T) 05B/09
6. Arahkan pelatih melengkapkan dokumen, jika dokumen
pendaftaran tidak lengkap / tidak dapat diserahkan pada hari pendaftaran.
NO. KELUARAN NO. PINDAAN TARIKH MUKA SURAT
02 06 01 JULAI 2009 6 DARIPADA 9
BAHAGIAN PENGURUSAN LATIHAN KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA BPL.KKM.PK (T) 05 : URUSAN PENDAFTARAN PELATIH
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA
JKP 7. Kumpul dan failkan dokumen pelatih seperti berikut: i. Surat Tawaran ii. Salinan sijil kelahiran iii. Salinan kad pengenalan iv. Salinan sijil akademik dan keputusan SPM v. Salinan sijil berhenti sekolah vi. Dokumen perjanjian vii. Laporan pemeriksaan kesihatan viii. Borang biodata pelatih ix. Resit pengesahan bayaran yuran pengajian (bagi calon tajaan agensi sahaja)
Rujuk BPL.KKM.PK (S) 02: Kawalan Rekod Kualiti.
8. Uruskan pendaftaran asrama dan serah kunci. 9. Kendalikan sesi taklimat untuk menjelaskan kepada
pelatih mengenai antara lain perkara berikut:
i. Program latihan; ii. Kemudahan asrama; iii. Kemudahan yang layak diterima; iv. Peraturan dan disiplin semasa di kolej; dan v. Peraturan keselamatan.
SELEPAS PENDAFTARAN
Setiausaha JKP&O
10. Hantar senarai pelatih yang telah mendaftar kepada
JKO bagi urusan pelaksanaan program orientasi.
Rujuk BPL.KKM.PK (T) 06: Pelaksanaan Program Orientasi.
Pengarah ILKKM
11. Maklum kepada Unit LPP, BPL bilangan pelatih yang
mendaftar pada hari pendaftaran.
12. Hantar senarai nama pelatih yang mendaftar kepada Unit LPP, BPL dalam tempoh tiga (3) hari dari tarikh pendaftaran.
CALON LEWAT DAFTAR
KPSU (LPP)
13. Terima permohonan daftar lewat dari calon dan memutuskan sama ada diluluskan atau tidak. Jika diluluskan, maklumkan nama pelatih dan tempoh yang dibenarkan kepada Pengarah ILKKM yang berkenaan.
NO. KELUARAN NO. PINDAAN TARIKH MUKA SURAT
02 06 01 JULAI 2009 7 DARIPADA 9
BAHAGIAN PENGURUSAN LATIHAN KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA BPL.KKM.PK (T) 05 : URUSAN PENDAFTARAN PELATIH
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA
Pengarah ILKKM
14. Terima calon yang diberi kebenaran oleh BPL untuk
daftar lewat. Jika calon yang tidak mendaftar pada tarikh yang ditetapkan, maklumkan kepada Unit LPP, BPL .
NO. KELUARAN NO. PINDAAN TARIKH MUKA SURAT
02 06 01 JULAI 2009 8 DARIPADA 9
BAHAGIAN PENGURUSAN LATIHAN KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA BPL.KKM.PK (T) 05 : URUSAN PENDAFTARAN PELATIH
7.0 REKOD KUALITI.
BIL REKOD KUALITI TEMPOH SIMPANAN
LOKASI LAMPIRAN
1.
Senarai nama calon.
5 Tahun
Unit Pentadbiran, ILKKM
2. Bidang Tugas Jawatankuasa Kecil Pendaftaran.
5 Tahun Unit Pentadbiran, ILKKM
BPL.KKM.PK (T) 05A/09
3. Senarai semak pendaftaran.
5 Tahun Unit Pentadbiran, ILKKM
BPL.KKM.PK (T) 05B/09
4. Fail peribadi pelatih. 10 Tahun Unit Pentadbiran,
ILKKM
5. Senarai nama pelatih berdaftar.
5 Tahun Unit Pentadbiran, ILKKM
6. Minit mesyuarat JKP&O. 5 Tahun Unit Pentadbiran, ILKKM
7. Senarai agihan bilik. 5 Tahun Unit Pentadbiran, ILKKM
8. Kelulusan daftar lewat.
5 Tahun Unit Pentadbiran, ILKKM
NO. KELUARAN NO. PINDAAN TARIKH MUKA SURAT
02 06 01 JULAI 2009 9 DARIPADA 9
BAHAGIAN PENGURUSAN LATIHAN KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA BPL.KKM.PK (T) 05 : URUSAN PENDAFTARAN PELATIH
CARTA ALIRAN URUSAN PENDAFTARAN PELATIH
Mula
Terima cadangan pengambilan pelatih dari BPL
Mesyuarat JKP&O
Buat persediaan
Terima dokumen pendaftaran
Semak dokumen pelatih
Kumpul dan fail dokumen pelatih
Taklimat kepada pelatih dan keluarga
Agihan bilik dan serah kunci asrama
Laksanakan program orientasi
Hantar senarai pelatih yang telah mendaftar kepada JKO
Tamat
Maklum bilangan pelatih yang telah mendaftar/ hantar senarai nama pelatih yang
berdaftar kepada BPL
Wujudkan JKP dan JKO
Sebelum Pendaftaran:
Semasa Pendaftaran:
Selepas Pendaftaran:
Arahkan pelatih lengkapkan dokumen, jika tidak lengkap
BPL.KKM.PK (T) 05A/09
KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA
TUGAS JAWATANKUASA KECIL PENDAFTARAN
1. Jawatankuasa Perlaksanaan Pendaftaran
i. Merangka aktiviti semasa pendaftaran;
ii. Menyediakan fail pelatih;
iii. Melaksanakan urusan pendaftaran pelatih; dan
iv. Memastikan urusan pendaftaran berjalan dengan lancar.
2. Jawatankuasa Logistik
i. Mendapatkan maklumat mengenai keperluan logistik daripada jawatankuasa
kecil yang lain;
ii. Menyedia / meminjam keperluan logistik seperti yang dikehendaki;
iii. Memastikan logistik disediakan pada sehari sebelum program pendaftaran;
dan
iv. Memulangkan jika meminjam.
3. Jawatankuasa Keselamatan
i. Menjaga keadaan trafik untuk mengawal kesesakan lalulintas semasa proses
pendaftaran.
4. Jawatankuasa Penginapan
i. Memastikan bilik asrama dalam keadaan baik dan bersih;
ii. Memastikan kunci adalah mencukupi untuk semua pelatih; dan
iii. Mengagihkan bilik-bilik kepada pelatih.
BPL.KKM.PK (T) 05B/09
KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA
SENARAI SEMAK PENDAFTARAN
Bil.
Perkara
Ada ( / )
Tiada ( / )
Catatan
1.
Surat Tawaran
2.
Salinan sijil kelahiran
3.
Salinan kad pengenalan
4.
Salinan sijil akademik dan keputusan SPM
5.
Salinan sijil berhenti sekolah
6.
Dokumen perjanjian
7.
Laporan pemeriksaan kesihatan
8.
Borang biodata pelatih
9.
Resit pengesahan bayaran yuran pengajian (bagi calon tajaan agensi sahaja)
Tandatangan: Disahkan oleh:
Tandatangan:
Nama Pelatih: Pegawai yang diberi kuasa:
Recommended