BALANSERTE ANSKAFFELSER - Difi · 1. Kartlegge miljøbelastningen ved planlagte anskaffelser, hvor...

Preview:

Citation preview

BALANSERTE ANSKAFFELSERndash KUNSTEN Aring DELE OG LAEligRE AV HVERANDRE

0

10

20

30

40

50

60

Teori 1 Samling 1 Teori 2 Samling 2 Kunngjoslashring Teori 3 Samling 3

Innkjoslashpere

Leverandoslashrer

Bare leverandoslashrer

Felles samlinger

Bare innkjoslashpere

Strategiske maringlsetninger

og behovsforstaringelse

Markedsforstaringelse og

forberedelse av

konkurransegrunnlag

Implementering

og kontraktsoppfoslashling

Hva er Balanserte Anskaffelser gjennom Dialog

Behov Konkurranse-grunnlag

Test Dialog

forstaring situasjonen BAK

behovet

forstaring de strategiske

foslashringene

ndash baringde makro og mikro

muligheter i markedet

konsekvensene av aring

IKKE oppfylle behovet

Formaringl maringlsetninger Loslashsning

forklarer ditt behov

godt nok

aringpne for at tilbyder

leverer et godt tilbud

Konkurranse

den stoslashrste testen

svarsposlashrsmaringls-handlingsrommet

aringpne for intervjuer befaring

tilbudskonferanser ogeller avklaring

Kontrakt Leveranse

Kontraktoppfoslashlging

Kontrakt

Implementering i naeligrt

samarbeid

tydelig

forventningsavklaring

balansert

grensesnittsavtale

Samarbeid gjennom hele

kontrakten styrker baringde

bestillerkompetansen og

gjoslashr leverandoslashr til en mulig

fremtidig vinner av ny

konkurranse

Test Kontraktsoppfoslashlging

ALLE krav og KPIer i kontrakten

kontrolleres og foslashles opp

Leveranse

Leveringen skal oppfylle

behovsbeskrivelsen i

konkurransegrunnlaget

Foslashr avslutning av kontrakt boslashr det

gjennomfoslashres erfaringsdeling

Konkurranse

BALANSERTE ANSKAFFELSER

KontraktsoppfoslashlgingKonkurranseDefinere behov og forberede

konkurranse

Behov Konkurranse-grunnlag

Test Dialog

Kontrakt Leveranse

Kontraktoppfoslashlging

Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does

it point teachers in the right direcionraquo

Direktoratet for forvaltning og IKT

Positive effekter

bull Ufarlig og krever lite av deltagerne

bull Kursholder har full kontroll paring det

som formidles

Negative effekter

bull Deltagerne foslashlger ikke alltid like mye

med paring det som formidles

bull Vanskelig aring forstaring hvordan budskap

kan benyttes

Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does

it point teachers in the right direcionraquo

Direktoratet for forvaltning og IKT

Positive effekter

bull Oslashkt forstaringelse og bruk av teori

Difis veiledning

bull Tidsbesparende for

kursadministrator

Negative effekter

bull Flere leser ikke det de faringr i

hjemmelekse

Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does

it point teachers in the right direcionraquo

Direktoratet for forvaltning og IKT

Positive effekter

bull Blir mottatt som interessant og morro

bull Hoslashy laeligringsgrad og blir husket

Negative effekter

bull Ressurskrevende aring lage for Difi

bull Enkelt aring la vaeligre aring se hjemme da

det ikke blir kontrollert i etterkant

Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does

it point teachers in the right direcionraquo

Direktoratet for forvaltning og IKT

Positive effekter

bullRelevante interessante og laeligrerike

bullStimulerer til innovative diskusjoner

Negative effekter

bull Noen deltagere ser ikke relevansen

mellom eksemplene og deres

kommende konkurranse

Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does

it point teachers in the right direcionraquo

Direktoratet for forvaltning og IKT

Positive effekter

bull Dypere innsikt i perspektivene til

oslashvrige deltagere

bull Bredere kunnskap om egen situasjon

Negative effekter

bull Aktivitetene tar mye tid

Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does

it point teachers in the right direcionraquo

Direktoratet for forvaltning og IKT

Positive effekter

bull Bedre forstaringelse av konsekvensene

av de valg som tas (tildelingskrit)

bull Oslashkt trygghet for gode prosesser

Negative effekter

bull Redsel for aring bryte likebehandlings-

prinsippet

bull Redd for aring bruke for mye tid uten aring

oppnaring gevinster

Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does

it point teachers in the right direcionraquo

Direktoratet for forvaltning og IKT

Positive effekter

bull Trygghet og forstaringelse for hvordan

utarbeide analyser beskrive behov og

strategiske maringl

Negative effekter

bull Arbeids og tidskrevende aktivitet

som tester motet og tilliten til at man

faringr hjelp og informasjon i gjengjeld

4 Pleier dere aring bli invitert til moslashte med offentige oppdragsgivere for aring diskutere

Forundersoslashkelse - Balanserte anskaffelser av velferdstekmedisinske forbruksartikler (leverandoslashrer)

308

00

308

385

692

1000

692

615

Generell markedskommunikasjon

Neste aringrs innkjoslashpsplaner

En kommende anskaffelse

Leveransen i form av et statusmoslashte i loslashpet avkontrakten

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

Prosent

Ja

Nei

4 Pleier du aring invitere leverandoslashrer til moslashte for aring diskutere

Forundersoslashkelse - Balanserte anskaffelser av velferdstekmedisinske forbruksartikler (innkjoslashpere)

412

125

611

833

588

875

389

167

Generell markedskommunikasjon

Neste aringrs innkjoslashpsplaner

En kommende anskaffelse

Leveransen i form av et statusmoslashte i loslashpet avkontrakten

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

Prosent

Ja

Nei

Direktoratet for forvaltning og IKT

PRESENTASJONER FOR HVERANDRE

Direktoratet for forvaltning og IKT

OPEN SPACE

GRUPPEARBEID

Direktoratet for forvaltning og IKT

EN-TIL-EN-MOslashTER

Direktoratet for forvaltning og IKT

PLENUMSDISKUSJONER

Direktoratet for forvaltning og IKT

Markedsundersoslashkelse

Diverse gruppearbeid

Dialogkonferanse dialogmoslashte

En-til-en moslashter

Konkurransegrunnlag paring hoslashring

DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVUlike former for dialog som benyttes i dette kurset

Delta paring dialogaktiviteterbull Rolle Samspiller ndash ikke server kalde laquosales pitchraquo

bull Gi innspill til kravspekken ndash funksjonsspesifikasjon

bull Vaeligr involvert tidlig i prosessen

Direktoratet for forvaltning og IKT

DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVHvordan paringvirke

Gi grobunn for tillit

Tilby deres bransjekunnskap for aring faring bedre innsikt i

oppdragsgivers behov og hvordan disse kan dekkes paring en

bedre maringte og stimulere til aring tenke nyutvikling

Ny sect 5 i lov om offentlige anskaffelser

Miljoslash menneskerettigheter

og andre samfunnshensyn

laquoStatlige fylkeskommunale og kommunale myndigheter

og offentligrettslige organer skal innrette sin

anskaffelsespraksis slik at den bidrar til aring redusere

skadelig miljoslashparingvirkning og fremme klimavennlige

loslashsninger der dette er relevant Dette skal blant annet skje

ved at oppdragsgiveren tar hensyn til livssykluskostnader

Disse oppdragsgiverne skal ogsaring ha

egnede rutiner for aring fremme respekt for

grunnleggende menneskerettigheter ved

offentlige anskaffelser der det er en risiko

for brudd paring slike rettigheterraquo

bull Med punkter

bull Ekstra underpunkt her

Oppsummering av dagens situasjon ndash forenklet

Sammenstilling av faktisk og anslaringtt utbredelse og bruk av digitale loslashsninger med digital informasjonsflyt

Digitalisering forenkler og forbedrer offentlige anskaffelser

Mer effektive kjoslashp og

enklere prosesser

Bedre kjoslashp og

behovsdekning

Mer lovmessige kjoslashp

Tidsbruk og kostnader for gjennomfoslashring

av innkjoslashp skal vaeligre lavest mulig

Mindre ressursbruk ndash lavere

transaksjonskostnader

Riktig vare eller tjeneste skal kjoslashpes til

riktig kvalitet og beste pris

Bedre behovsforstaringelse og

kategoristyring kapasitet til aring inngaring flere

avtaler faeligrre avvisninger

Regelverkskrav og leverandoslashrenes

rettigheter skal ivaretas korrupsjon og

mislighold skal unngarings

Bedre sporbarhet ndash bevare tilliten til

offentlig sektor

bull Tillit

bull Mot

Direktoratet for forvaltning og IKT

LEVERANDOslashRDIALOG I PRAKSIS Tanja Huse-Fagerlie Difi

Hvordan oppnaring samarbeid

Ikke lenger nok aring bare vaeligre godhellip

Salg er veiledning og raringdgivning av kunden

Stimulere kunden til aring ta ut mer av sitt potensiale

Kjoslashps-revolusjon Lett aring kjoslashpe vanskelig aring velge

Alle tilbud er nesten like

Direktoratet for forvaltning og IKTKilde Ole-Bengt Moe Moementum

FOR LEVERANDOslashRENE

La markedet faring innsikt i din situasjon

FOR INNKJOslashPERNE

Vaeligr en tydelig og krevende kunde

Vurder tilbudet etter hvordan det tilfoslashrer deg verdi

Leverandoslashr maring tilpasse tilbudet til behovet og

ikke behovet til tilbudet

PRESENTASJON FRA BRANSJEN TIL OPPDRAGSGIVERNE

Eksempler paring rutiner i styrende dokumenter

1 Kartlegge miljoslashbelastningen ved planlagte anskaffelser hvor er det potensiale for reduksjon

- Risikoanalyse

2 Dialog med markedet som hovedregel v store strategisk viktige anskaffelser

3 Formuler formaringlet med anskaffelsen sett resultatmaringl

4 Bruke Aringpne spesifikasjoner (fremmer nye loslashsninger)

5 Legg vekt paring livssykluskostnader

6 Plassere ansvar for aring foslashlge opp kontrakten ndash leveres kontraktsmessig ytelse

7 Maringle om oslashnsket effekt resultat er naringdd

Anskaffelseskostnaden er toppen av isfjellet

sect 8-1 markedsundersoslashkelser

bull Kan du prate med leverandoslashrer Eller vil det diskvalifisere deg

bull Oppdragsgiver kan gjennomfoslashre markedsundersoslashkelser og

informere om planer og behov

bull Oppdragsgiver kan aktivt garing ut aring be om raringd

bull Oppdragsgiver kan motta raringd fra bla leverandoslashrer markedsaktoslashrer

bull Raringdene kan brukes i den konkrete anskaffelsen under forutsetning

av at raringdene ikke har konkurransevridende effekt eller er et brudd

paring likebehandlingsprinsippet

Mulighetene ved aringpne spesifikasjoner

bull Leverandoslashrene kan levere sine beste loslashsningsforslag det de er gode paring

bull Du utfordrer leverandoslashrene til nytenkning og kreativitet

bull Du faringr tilbud paring laquodet sisteraquo innen loslashsninger og ikke gammel foreldet

teknologi og loslashsninger

bull Du maring ikke ha spisskompetanse selv paring loslashsninger

bull Du kan foslashlge opp resultatene behovsoppfyllelsen og maringle om formaringlet

med anskaffelsen er naringdd

bull Du kan konsentrere deg om kjerneoppgaver

EURO 6

Kvalifikasjonskrav

Kontrakt

Spesifikasjon Evaluering

MAringL

STRATEGI FOR

MAringLOPPNAringELSE

HANDLINGSPLANER

OG AKTIVITETER

INTERNE

RESSURSERANSKAFFELSE

Oslashkonomisk mest fordelaktige

ALTERNATIV HANDLELISTEB Skriv ned de samme tre varene men naring formulert som behov

bull 1 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

bull 2 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

bull 3 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

C Skriv ned et forslag som dekker

behovet ved siden av

Etter B bytt ark med en annenhellip

VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)

bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar

bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte

bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles

Styringsparametere for offanskaffelser

Mer info

httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-

anskaffelser

Prosess for aring komme i gang

Knytte til overordnede

maringl

Maringle paring tre til fem parametere

Ledelsen maring sette konkrete

resultatmaringl

Maringle og rapportere

regelmessig

Vise i maringlsystem

Offentlige virksomheter har fokusert paring aring

overholde regler og forenkle administrative

prosesser for konkurransegjennomfoslashring

og haringndtering bestilling til betaling

Avklare behov og forberede konkurransen

Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging

Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser

Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir

stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

PWC 2017

Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan

Kontroll

bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen

bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging

bull Overvaringkning

bull Kostnadskontroll

Tillit

bull Felles maringl

bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging

bull Myndiggjoslashring

bull Fasilitering

Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging

bull Innkjoslashpsvolum

bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo

bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016

bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring

bull Avtaler

bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien

bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale

bull Hvor stort volum dekker avtalene

bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene

bull Produkter

bull Produktlojalitet

bull Gevinster

bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging

bull avtaledekning

bull avtalelojalitet

Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl

bull Spend innenfor kategorien

bull Antall avtaler og volum paring avtaler

bull Antall leverandoslashrer uten avtale

bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging

bull Avtaledekning

bull Avtalelojalitet

EKSEMPEL

Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt

Norengros Kjosavik As 306 550

Aga As 60 519

Apotek 1 Varinggen 29 877

Maske Gruppen As 9 746

Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019

Sverre W Monsen AS 8 217

Trioscan As 2 665

Gjesdal Apotek 2 592

Boots Norge As 1 038

Staples Norway As 986

Snoslashgg As 935

Av Form As 257

Lindorff As Oslo 215

Intrum Justitia As 174

Totalsum 432 790

Hvordan faring

mest

mulig ut av

forholdetHvem skal ha ansvar

for hva

(NOEN er ofte INGEN)

Hvordan sikrer jeg god

kommunikasjon og

samarbeid

Hvordan laeligrer jeg

av dette forholdet

slik at det blir enda

bedre neste gang

Hvorfor skal

leverandoslashren

oslashnske aring

beholde meg

som kunde

Hvordan sikrer jeg at

leverandoslashr faktisk

leverer det som er

bestilt

Kan vi gjoslashre ting

enda mer effektivt

Hvordan faringr jeg alle

andre til aring kjenne og

benytte avtalen

Hva naring

Praktisk implementering av kontrakt

Tydelige roller og ansvar

BUDSJETTANSVARLIG

INNKJOslashPSLEDER

INNKJOslashPER FAGANSVARLIG

BRUKER KVALITETSSIKRER

bull Avgjoslashr med mandat om behov

skal loslashses ved anskaffelse eller

ikke

bull Ansvarlig for realisering av

gevinst

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av anskaffelsesvirksomheten

bull Ansvarlig for den operative

gjennomfoslashringen av anskaffelsen i

foslashlge gjeldende regler og

retningslinjer

bull Ansvarlig for at anskaffelsen

dekker behovet og er av rett

kvalitet

bull Ansvarlig for aring identifisere

behovene som anskaffelsen skal

dekke

bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht

gjeldende regelverk og rutiner

(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller

fagansvarlig)

KONTRAKTSFORVALTER

bull Ansvarlig for aring foslashlge opp

leveransen

TOPPLEDER

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av hele virksomheten

LEVERANDOslashR

bull Ansvarlig for levering i henhold til

avtale

Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det

bull Justeringar av kontrakt

bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning

bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter

73

Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk

teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing

Fordi

bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande

bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale

bull markedet er prematurt

bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar

bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator

74

DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en

virksomhet

Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og

forklar igjen - hold fokus

Forankring

bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn

bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger

bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere

bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen

bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering

Rollebeskrivelser

httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon

Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid

2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres

3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere

4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller

5 Knytt ansvar til roller

6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person

7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi

Hva er endringsledelse

Direktoratet for forvaltning og IKT

Aring skape ny

retning

Ny retning

- Operativ

ledelse

Gammel retning

- Operativ ledelse

Om aring initiere og

understoslashtte

prosesser som

realiserer en

oslashnsket situasjonVisjon

Forstaringelse

Praktisk kompetanse

Oppslutning

Avstand og tid

Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring

Ta eierskap

Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen

Kunnskap om

Sensemaking

Strategivalg for egen bevisstgjoslashring

laquoIndre monolograquo

Fortell hvorfor

Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo

Kunnskap om

Oversettelse

Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen

Hva du skal si og hvordan du sier det

Finn balansen

Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring

Kunnskap om

Prioritering

Utvikling og stabilitet

Skape handlingsrom

Endringskapasitet Planlegging

Snu motstand

Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand

Kunnskap om

Forstaring reaksjoner

Snu motstand

Forhandling og reforhandling

Motivasjon

Felles fremtidsbilde

Vaeligr beredt

Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer

Kunnskap om

Scenarier for fremtiden

Erfaringslaeligring

Endring er konstant

Skape kultur for endring

Direktoratet for forvaltning og IKT

KONTRAKTSOPPFOslashLGING

Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted

Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra

Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg

Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende

Bestilles det via e-handel

Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell

utforming og sosialt ansvar

Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut

Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet

OPPFOslashLGINGSFASEN

Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av

avtaleforholdet

Garingrsdagens eller morgendagens teknologi

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Behovets omfang

Kontraktens

gjenstand

Beskrivelser

egenskaper

og grensesnitt

Tilleggstjenester

Vedlikehold

Reservedeler

Reparasjoner

Garantiarbeid og service

Prosjektorganisering

Gjennomfoslashring

Leverings-

steder

Bestillings-

rutiner

Fakturarutiner

Moslashter og maringling (KPI)

YtelseDetalj

StandardFunktion

= Mulige loslashsninger

Aringpne

spesifikasjoner

Ulike spesifikasjonstyper

Krav til egnede rutiner

ForankreVurdere

risiko

Stille krav

Foslashlge opp

Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i

anskaffelsen som gjennomfoslashres

bull Maring kunne dokumenteres

bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere

bull Sanksjonerbar bestemmelse

bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn

Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp

bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene

bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser

bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp

bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale

bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav

bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering

bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak

0

10

20

30

40

50

60

Teori 1 Samling 1 Teori 2 Samling 2 Kunngjoslashring Teori 3 Samling 3

Innkjoslashpere

Leverandoslashrer

Bare leverandoslashrer

Felles samlinger

Bare innkjoslashpere

Strategiske maringlsetninger

og behovsforstaringelse

Markedsforstaringelse og

forberedelse av

konkurransegrunnlag

Implementering

og kontraktsoppfoslashling

Hva er Balanserte Anskaffelser gjennom Dialog

Behov Konkurranse-grunnlag

Test Dialog

forstaring situasjonen BAK

behovet

forstaring de strategiske

foslashringene

ndash baringde makro og mikro

muligheter i markedet

konsekvensene av aring

IKKE oppfylle behovet

Formaringl maringlsetninger Loslashsning

forklarer ditt behov

godt nok

aringpne for at tilbyder

leverer et godt tilbud

Konkurranse

den stoslashrste testen

svarsposlashrsmaringls-handlingsrommet

aringpne for intervjuer befaring

tilbudskonferanser ogeller avklaring

Kontrakt Leveranse

Kontraktoppfoslashlging

Kontrakt

Implementering i naeligrt

samarbeid

tydelig

forventningsavklaring

balansert

grensesnittsavtale

Samarbeid gjennom hele

kontrakten styrker baringde

bestillerkompetansen og

gjoslashr leverandoslashr til en mulig

fremtidig vinner av ny

konkurranse

Test Kontraktsoppfoslashlging

ALLE krav og KPIer i kontrakten

kontrolleres og foslashles opp

Leveranse

Leveringen skal oppfylle

behovsbeskrivelsen i

konkurransegrunnlaget

Foslashr avslutning av kontrakt boslashr det

gjennomfoslashres erfaringsdeling

Konkurranse

BALANSERTE ANSKAFFELSER

KontraktsoppfoslashlgingKonkurranseDefinere behov og forberede

konkurranse

Behov Konkurranse-grunnlag

Test Dialog

Kontrakt Leveranse

Kontraktoppfoslashlging

Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does

it point teachers in the right direcionraquo

Direktoratet for forvaltning og IKT

Positive effekter

bull Ufarlig og krever lite av deltagerne

bull Kursholder har full kontroll paring det

som formidles

Negative effekter

bull Deltagerne foslashlger ikke alltid like mye

med paring det som formidles

bull Vanskelig aring forstaring hvordan budskap

kan benyttes

Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does

it point teachers in the right direcionraquo

Direktoratet for forvaltning og IKT

Positive effekter

bull Oslashkt forstaringelse og bruk av teori

Difis veiledning

bull Tidsbesparende for

kursadministrator

Negative effekter

bull Flere leser ikke det de faringr i

hjemmelekse

Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does

it point teachers in the right direcionraquo

Direktoratet for forvaltning og IKT

Positive effekter

bull Blir mottatt som interessant og morro

bull Hoslashy laeligringsgrad og blir husket

Negative effekter

bull Ressurskrevende aring lage for Difi

bull Enkelt aring la vaeligre aring se hjemme da

det ikke blir kontrollert i etterkant

Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does

it point teachers in the right direcionraquo

Direktoratet for forvaltning og IKT

Positive effekter

bullRelevante interessante og laeligrerike

bullStimulerer til innovative diskusjoner

Negative effekter

bull Noen deltagere ser ikke relevansen

mellom eksemplene og deres

kommende konkurranse

Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does

it point teachers in the right direcionraquo

Direktoratet for forvaltning og IKT

Positive effekter

bull Dypere innsikt i perspektivene til

oslashvrige deltagere

bull Bredere kunnskap om egen situasjon

Negative effekter

bull Aktivitetene tar mye tid

Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does

it point teachers in the right direcionraquo

Direktoratet for forvaltning og IKT

Positive effekter

bull Bedre forstaringelse av konsekvensene

av de valg som tas (tildelingskrit)

bull Oslashkt trygghet for gode prosesser

Negative effekter

bull Redsel for aring bryte likebehandlings-

prinsippet

bull Redd for aring bruke for mye tid uten aring

oppnaring gevinster

Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does

it point teachers in the right direcionraquo

Direktoratet for forvaltning og IKT

Positive effekter

bull Trygghet og forstaringelse for hvordan

utarbeide analyser beskrive behov og

strategiske maringl

Negative effekter

bull Arbeids og tidskrevende aktivitet

som tester motet og tilliten til at man

faringr hjelp og informasjon i gjengjeld

4 Pleier dere aring bli invitert til moslashte med offentige oppdragsgivere for aring diskutere

Forundersoslashkelse - Balanserte anskaffelser av velferdstekmedisinske forbruksartikler (leverandoslashrer)

308

00

308

385

692

1000

692

615

Generell markedskommunikasjon

Neste aringrs innkjoslashpsplaner

En kommende anskaffelse

Leveransen i form av et statusmoslashte i loslashpet avkontrakten

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

Prosent

Ja

Nei

4 Pleier du aring invitere leverandoslashrer til moslashte for aring diskutere

Forundersoslashkelse - Balanserte anskaffelser av velferdstekmedisinske forbruksartikler (innkjoslashpere)

412

125

611

833

588

875

389

167

Generell markedskommunikasjon

Neste aringrs innkjoslashpsplaner

En kommende anskaffelse

Leveransen i form av et statusmoslashte i loslashpet avkontrakten

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

Prosent

Ja

Nei

Direktoratet for forvaltning og IKT

PRESENTASJONER FOR HVERANDRE

Direktoratet for forvaltning og IKT

OPEN SPACE

GRUPPEARBEID

Direktoratet for forvaltning og IKT

EN-TIL-EN-MOslashTER

Direktoratet for forvaltning og IKT

PLENUMSDISKUSJONER

Direktoratet for forvaltning og IKT

Markedsundersoslashkelse

Diverse gruppearbeid

Dialogkonferanse dialogmoslashte

En-til-en moslashter

Konkurransegrunnlag paring hoslashring

DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVUlike former for dialog som benyttes i dette kurset

Delta paring dialogaktiviteterbull Rolle Samspiller ndash ikke server kalde laquosales pitchraquo

bull Gi innspill til kravspekken ndash funksjonsspesifikasjon

bull Vaeligr involvert tidlig i prosessen

Direktoratet for forvaltning og IKT

DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVHvordan paringvirke

Gi grobunn for tillit

Tilby deres bransjekunnskap for aring faring bedre innsikt i

oppdragsgivers behov og hvordan disse kan dekkes paring en

bedre maringte og stimulere til aring tenke nyutvikling

Ny sect 5 i lov om offentlige anskaffelser

Miljoslash menneskerettigheter

og andre samfunnshensyn

laquoStatlige fylkeskommunale og kommunale myndigheter

og offentligrettslige organer skal innrette sin

anskaffelsespraksis slik at den bidrar til aring redusere

skadelig miljoslashparingvirkning og fremme klimavennlige

loslashsninger der dette er relevant Dette skal blant annet skje

ved at oppdragsgiveren tar hensyn til livssykluskostnader

Disse oppdragsgiverne skal ogsaring ha

egnede rutiner for aring fremme respekt for

grunnleggende menneskerettigheter ved

offentlige anskaffelser der det er en risiko

for brudd paring slike rettigheterraquo

bull Med punkter

bull Ekstra underpunkt her

Oppsummering av dagens situasjon ndash forenklet

Sammenstilling av faktisk og anslaringtt utbredelse og bruk av digitale loslashsninger med digital informasjonsflyt

Digitalisering forenkler og forbedrer offentlige anskaffelser

Mer effektive kjoslashp og

enklere prosesser

Bedre kjoslashp og

behovsdekning

Mer lovmessige kjoslashp

Tidsbruk og kostnader for gjennomfoslashring

av innkjoslashp skal vaeligre lavest mulig

Mindre ressursbruk ndash lavere

transaksjonskostnader

Riktig vare eller tjeneste skal kjoslashpes til

riktig kvalitet og beste pris

Bedre behovsforstaringelse og

kategoristyring kapasitet til aring inngaring flere

avtaler faeligrre avvisninger

Regelverkskrav og leverandoslashrenes

rettigheter skal ivaretas korrupsjon og

mislighold skal unngarings

Bedre sporbarhet ndash bevare tilliten til

offentlig sektor

bull Tillit

bull Mot

Direktoratet for forvaltning og IKT

LEVERANDOslashRDIALOG I PRAKSIS Tanja Huse-Fagerlie Difi

Hvordan oppnaring samarbeid

Ikke lenger nok aring bare vaeligre godhellip

Salg er veiledning og raringdgivning av kunden

Stimulere kunden til aring ta ut mer av sitt potensiale

Kjoslashps-revolusjon Lett aring kjoslashpe vanskelig aring velge

Alle tilbud er nesten like

Direktoratet for forvaltning og IKTKilde Ole-Bengt Moe Moementum

FOR LEVERANDOslashRENE

La markedet faring innsikt i din situasjon

FOR INNKJOslashPERNE

Vaeligr en tydelig og krevende kunde

Vurder tilbudet etter hvordan det tilfoslashrer deg verdi

Leverandoslashr maring tilpasse tilbudet til behovet og

ikke behovet til tilbudet

PRESENTASJON FRA BRANSJEN TIL OPPDRAGSGIVERNE

Eksempler paring rutiner i styrende dokumenter

1 Kartlegge miljoslashbelastningen ved planlagte anskaffelser hvor er det potensiale for reduksjon

- Risikoanalyse

2 Dialog med markedet som hovedregel v store strategisk viktige anskaffelser

3 Formuler formaringlet med anskaffelsen sett resultatmaringl

4 Bruke Aringpne spesifikasjoner (fremmer nye loslashsninger)

5 Legg vekt paring livssykluskostnader

6 Plassere ansvar for aring foslashlge opp kontrakten ndash leveres kontraktsmessig ytelse

7 Maringle om oslashnsket effekt resultat er naringdd

Anskaffelseskostnaden er toppen av isfjellet

sect 8-1 markedsundersoslashkelser

bull Kan du prate med leverandoslashrer Eller vil det diskvalifisere deg

bull Oppdragsgiver kan gjennomfoslashre markedsundersoslashkelser og

informere om planer og behov

bull Oppdragsgiver kan aktivt garing ut aring be om raringd

bull Oppdragsgiver kan motta raringd fra bla leverandoslashrer markedsaktoslashrer

bull Raringdene kan brukes i den konkrete anskaffelsen under forutsetning

av at raringdene ikke har konkurransevridende effekt eller er et brudd

paring likebehandlingsprinsippet

Mulighetene ved aringpne spesifikasjoner

bull Leverandoslashrene kan levere sine beste loslashsningsforslag det de er gode paring

bull Du utfordrer leverandoslashrene til nytenkning og kreativitet

bull Du faringr tilbud paring laquodet sisteraquo innen loslashsninger og ikke gammel foreldet

teknologi og loslashsninger

bull Du maring ikke ha spisskompetanse selv paring loslashsninger

bull Du kan foslashlge opp resultatene behovsoppfyllelsen og maringle om formaringlet

med anskaffelsen er naringdd

bull Du kan konsentrere deg om kjerneoppgaver

EURO 6

Kvalifikasjonskrav

Kontrakt

Spesifikasjon Evaluering

MAringL

STRATEGI FOR

MAringLOPPNAringELSE

HANDLINGSPLANER

OG AKTIVITETER

INTERNE

RESSURSERANSKAFFELSE

Oslashkonomisk mest fordelaktige

ALTERNATIV HANDLELISTEB Skriv ned de samme tre varene men naring formulert som behov

bull 1 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

bull 2 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

bull 3 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

C Skriv ned et forslag som dekker

behovet ved siden av

Etter B bytt ark med en annenhellip

VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)

bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar

bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte

bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles

Styringsparametere for offanskaffelser

Mer info

httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-

anskaffelser

Prosess for aring komme i gang

Knytte til overordnede

maringl

Maringle paring tre til fem parametere

Ledelsen maring sette konkrete

resultatmaringl

Maringle og rapportere

regelmessig

Vise i maringlsystem

Offentlige virksomheter har fokusert paring aring

overholde regler og forenkle administrative

prosesser for konkurransegjennomfoslashring

og haringndtering bestilling til betaling

Avklare behov og forberede konkurransen

Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging

Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser

Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir

stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

PWC 2017

Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan

Kontroll

bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen

bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging

bull Overvaringkning

bull Kostnadskontroll

Tillit

bull Felles maringl

bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging

bull Myndiggjoslashring

bull Fasilitering

Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging

bull Innkjoslashpsvolum

bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo

bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016

bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring

bull Avtaler

bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien

bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale

bull Hvor stort volum dekker avtalene

bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene

bull Produkter

bull Produktlojalitet

bull Gevinster

bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging

bull avtaledekning

bull avtalelojalitet

Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl

bull Spend innenfor kategorien

bull Antall avtaler og volum paring avtaler

bull Antall leverandoslashrer uten avtale

bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging

bull Avtaledekning

bull Avtalelojalitet

EKSEMPEL

Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt

Norengros Kjosavik As 306 550

Aga As 60 519

Apotek 1 Varinggen 29 877

Maske Gruppen As 9 746

Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019

Sverre W Monsen AS 8 217

Trioscan As 2 665

Gjesdal Apotek 2 592

Boots Norge As 1 038

Staples Norway As 986

Snoslashgg As 935

Av Form As 257

Lindorff As Oslo 215

Intrum Justitia As 174

Totalsum 432 790

Hvordan faring

mest

mulig ut av

forholdetHvem skal ha ansvar

for hva

(NOEN er ofte INGEN)

Hvordan sikrer jeg god

kommunikasjon og

samarbeid

Hvordan laeligrer jeg

av dette forholdet

slik at det blir enda

bedre neste gang

Hvorfor skal

leverandoslashren

oslashnske aring

beholde meg

som kunde

Hvordan sikrer jeg at

leverandoslashr faktisk

leverer det som er

bestilt

Kan vi gjoslashre ting

enda mer effektivt

Hvordan faringr jeg alle

andre til aring kjenne og

benytte avtalen

Hva naring

Praktisk implementering av kontrakt

Tydelige roller og ansvar

BUDSJETTANSVARLIG

INNKJOslashPSLEDER

INNKJOslashPER FAGANSVARLIG

BRUKER KVALITETSSIKRER

bull Avgjoslashr med mandat om behov

skal loslashses ved anskaffelse eller

ikke

bull Ansvarlig for realisering av

gevinst

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av anskaffelsesvirksomheten

bull Ansvarlig for den operative

gjennomfoslashringen av anskaffelsen i

foslashlge gjeldende regler og

retningslinjer

bull Ansvarlig for at anskaffelsen

dekker behovet og er av rett

kvalitet

bull Ansvarlig for aring identifisere

behovene som anskaffelsen skal

dekke

bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht

gjeldende regelverk og rutiner

(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller

fagansvarlig)

KONTRAKTSFORVALTER

bull Ansvarlig for aring foslashlge opp

leveransen

TOPPLEDER

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av hele virksomheten

LEVERANDOslashR

bull Ansvarlig for levering i henhold til

avtale

Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det

bull Justeringar av kontrakt

bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning

bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter

73

Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk

teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing

Fordi

bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande

bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale

bull markedet er prematurt

bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar

bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator

74

DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en

virksomhet

Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og

forklar igjen - hold fokus

Forankring

bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn

bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger

bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere

bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen

bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering

Rollebeskrivelser

httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon

Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid

2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres

3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere

4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller

5 Knytt ansvar til roller

6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person

7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi

Hva er endringsledelse

Direktoratet for forvaltning og IKT

Aring skape ny

retning

Ny retning

- Operativ

ledelse

Gammel retning

- Operativ ledelse

Om aring initiere og

understoslashtte

prosesser som

realiserer en

oslashnsket situasjonVisjon

Forstaringelse

Praktisk kompetanse

Oppslutning

Avstand og tid

Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring

Ta eierskap

Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen

Kunnskap om

Sensemaking

Strategivalg for egen bevisstgjoslashring

laquoIndre monolograquo

Fortell hvorfor

Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo

Kunnskap om

Oversettelse

Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen

Hva du skal si og hvordan du sier det

Finn balansen

Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring

Kunnskap om

Prioritering

Utvikling og stabilitet

Skape handlingsrom

Endringskapasitet Planlegging

Snu motstand

Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand

Kunnskap om

Forstaring reaksjoner

Snu motstand

Forhandling og reforhandling

Motivasjon

Felles fremtidsbilde

Vaeligr beredt

Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer

Kunnskap om

Scenarier for fremtiden

Erfaringslaeligring

Endring er konstant

Skape kultur for endring

Direktoratet for forvaltning og IKT

KONTRAKTSOPPFOslashLGING

Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted

Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra

Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg

Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende

Bestilles det via e-handel

Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell

utforming og sosialt ansvar

Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut

Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet

OPPFOslashLGINGSFASEN

Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av

avtaleforholdet

Garingrsdagens eller morgendagens teknologi

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Behovets omfang

Kontraktens

gjenstand

Beskrivelser

egenskaper

og grensesnitt

Tilleggstjenester

Vedlikehold

Reservedeler

Reparasjoner

Garantiarbeid og service

Prosjektorganisering

Gjennomfoslashring

Leverings-

steder

Bestillings-

rutiner

Fakturarutiner

Moslashter og maringling (KPI)

YtelseDetalj

StandardFunktion

= Mulige loslashsninger

Aringpne

spesifikasjoner

Ulike spesifikasjonstyper

Krav til egnede rutiner

ForankreVurdere

risiko

Stille krav

Foslashlge opp

Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i

anskaffelsen som gjennomfoslashres

bull Maring kunne dokumenteres

bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere

bull Sanksjonerbar bestemmelse

bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn

Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp

bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene

bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser

bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp

bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale

bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav

bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering

bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak

Behov Konkurranse-grunnlag

Test Dialog

forstaring situasjonen BAK

behovet

forstaring de strategiske

foslashringene

ndash baringde makro og mikro

muligheter i markedet

konsekvensene av aring

IKKE oppfylle behovet

Formaringl maringlsetninger Loslashsning

forklarer ditt behov

godt nok

aringpne for at tilbyder

leverer et godt tilbud

Konkurranse

den stoslashrste testen

svarsposlashrsmaringls-handlingsrommet

aringpne for intervjuer befaring

tilbudskonferanser ogeller avklaring

Kontrakt Leveranse

Kontraktoppfoslashlging

Kontrakt

Implementering i naeligrt

samarbeid

tydelig

forventningsavklaring

balansert

grensesnittsavtale

Samarbeid gjennom hele

kontrakten styrker baringde

bestillerkompetansen og

gjoslashr leverandoslashr til en mulig

fremtidig vinner av ny

konkurranse

Test Kontraktsoppfoslashlging

ALLE krav og KPIer i kontrakten

kontrolleres og foslashles opp

Leveranse

Leveringen skal oppfylle

behovsbeskrivelsen i

konkurransegrunnlaget

Foslashr avslutning av kontrakt boslashr det

gjennomfoslashres erfaringsdeling

Konkurranse

BALANSERTE ANSKAFFELSER

KontraktsoppfoslashlgingKonkurranseDefinere behov og forberede

konkurranse

Behov Konkurranse-grunnlag

Test Dialog

Kontrakt Leveranse

Kontraktoppfoslashlging

Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does

it point teachers in the right direcionraquo

Direktoratet for forvaltning og IKT

Positive effekter

bull Ufarlig og krever lite av deltagerne

bull Kursholder har full kontroll paring det

som formidles

Negative effekter

bull Deltagerne foslashlger ikke alltid like mye

med paring det som formidles

bull Vanskelig aring forstaring hvordan budskap

kan benyttes

Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does

it point teachers in the right direcionraquo

Direktoratet for forvaltning og IKT

Positive effekter

bull Oslashkt forstaringelse og bruk av teori

Difis veiledning

bull Tidsbesparende for

kursadministrator

Negative effekter

bull Flere leser ikke det de faringr i

hjemmelekse

Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does

it point teachers in the right direcionraquo

Direktoratet for forvaltning og IKT

Positive effekter

bull Blir mottatt som interessant og morro

bull Hoslashy laeligringsgrad og blir husket

Negative effekter

bull Ressurskrevende aring lage for Difi

bull Enkelt aring la vaeligre aring se hjemme da

det ikke blir kontrollert i etterkant

Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does

it point teachers in the right direcionraquo

Direktoratet for forvaltning og IKT

Positive effekter

bullRelevante interessante og laeligrerike

bullStimulerer til innovative diskusjoner

Negative effekter

bull Noen deltagere ser ikke relevansen

mellom eksemplene og deres

kommende konkurranse

Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does

it point teachers in the right direcionraquo

Direktoratet for forvaltning og IKT

Positive effekter

bull Dypere innsikt i perspektivene til

oslashvrige deltagere

bull Bredere kunnskap om egen situasjon

Negative effekter

bull Aktivitetene tar mye tid

Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does

it point teachers in the right direcionraquo

Direktoratet for forvaltning og IKT

Positive effekter

bull Bedre forstaringelse av konsekvensene

av de valg som tas (tildelingskrit)

bull Oslashkt trygghet for gode prosesser

Negative effekter

bull Redsel for aring bryte likebehandlings-

prinsippet

bull Redd for aring bruke for mye tid uten aring

oppnaring gevinster

Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does

it point teachers in the right direcionraquo

Direktoratet for forvaltning og IKT

Positive effekter

bull Trygghet og forstaringelse for hvordan

utarbeide analyser beskrive behov og

strategiske maringl

Negative effekter

bull Arbeids og tidskrevende aktivitet

som tester motet og tilliten til at man

faringr hjelp og informasjon i gjengjeld

4 Pleier dere aring bli invitert til moslashte med offentige oppdragsgivere for aring diskutere

Forundersoslashkelse - Balanserte anskaffelser av velferdstekmedisinske forbruksartikler (leverandoslashrer)

308

00

308

385

692

1000

692

615

Generell markedskommunikasjon

Neste aringrs innkjoslashpsplaner

En kommende anskaffelse

Leveransen i form av et statusmoslashte i loslashpet avkontrakten

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

Prosent

Ja

Nei

4 Pleier du aring invitere leverandoslashrer til moslashte for aring diskutere

Forundersoslashkelse - Balanserte anskaffelser av velferdstekmedisinske forbruksartikler (innkjoslashpere)

412

125

611

833

588

875

389

167

Generell markedskommunikasjon

Neste aringrs innkjoslashpsplaner

En kommende anskaffelse

Leveransen i form av et statusmoslashte i loslashpet avkontrakten

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

Prosent

Ja

Nei

Direktoratet for forvaltning og IKT

PRESENTASJONER FOR HVERANDRE

Direktoratet for forvaltning og IKT

OPEN SPACE

GRUPPEARBEID

Direktoratet for forvaltning og IKT

EN-TIL-EN-MOslashTER

Direktoratet for forvaltning og IKT

PLENUMSDISKUSJONER

Direktoratet for forvaltning og IKT

Markedsundersoslashkelse

Diverse gruppearbeid

Dialogkonferanse dialogmoslashte

En-til-en moslashter

Konkurransegrunnlag paring hoslashring

DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVUlike former for dialog som benyttes i dette kurset

Delta paring dialogaktiviteterbull Rolle Samspiller ndash ikke server kalde laquosales pitchraquo

bull Gi innspill til kravspekken ndash funksjonsspesifikasjon

bull Vaeligr involvert tidlig i prosessen

Direktoratet for forvaltning og IKT

DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVHvordan paringvirke

Gi grobunn for tillit

Tilby deres bransjekunnskap for aring faring bedre innsikt i

oppdragsgivers behov og hvordan disse kan dekkes paring en

bedre maringte og stimulere til aring tenke nyutvikling

Ny sect 5 i lov om offentlige anskaffelser

Miljoslash menneskerettigheter

og andre samfunnshensyn

laquoStatlige fylkeskommunale og kommunale myndigheter

og offentligrettslige organer skal innrette sin

anskaffelsespraksis slik at den bidrar til aring redusere

skadelig miljoslashparingvirkning og fremme klimavennlige

loslashsninger der dette er relevant Dette skal blant annet skje

ved at oppdragsgiveren tar hensyn til livssykluskostnader

Disse oppdragsgiverne skal ogsaring ha

egnede rutiner for aring fremme respekt for

grunnleggende menneskerettigheter ved

offentlige anskaffelser der det er en risiko

for brudd paring slike rettigheterraquo

bull Med punkter

bull Ekstra underpunkt her

Oppsummering av dagens situasjon ndash forenklet

Sammenstilling av faktisk og anslaringtt utbredelse og bruk av digitale loslashsninger med digital informasjonsflyt

Digitalisering forenkler og forbedrer offentlige anskaffelser

Mer effektive kjoslashp og

enklere prosesser

Bedre kjoslashp og

behovsdekning

Mer lovmessige kjoslashp

Tidsbruk og kostnader for gjennomfoslashring

av innkjoslashp skal vaeligre lavest mulig

Mindre ressursbruk ndash lavere

transaksjonskostnader

Riktig vare eller tjeneste skal kjoslashpes til

riktig kvalitet og beste pris

Bedre behovsforstaringelse og

kategoristyring kapasitet til aring inngaring flere

avtaler faeligrre avvisninger

Regelverkskrav og leverandoslashrenes

rettigheter skal ivaretas korrupsjon og

mislighold skal unngarings

Bedre sporbarhet ndash bevare tilliten til

offentlig sektor

bull Tillit

bull Mot

Direktoratet for forvaltning og IKT

LEVERANDOslashRDIALOG I PRAKSIS Tanja Huse-Fagerlie Difi

Hvordan oppnaring samarbeid

Ikke lenger nok aring bare vaeligre godhellip

Salg er veiledning og raringdgivning av kunden

Stimulere kunden til aring ta ut mer av sitt potensiale

Kjoslashps-revolusjon Lett aring kjoslashpe vanskelig aring velge

Alle tilbud er nesten like

Direktoratet for forvaltning og IKTKilde Ole-Bengt Moe Moementum

FOR LEVERANDOslashRENE

La markedet faring innsikt i din situasjon

FOR INNKJOslashPERNE

Vaeligr en tydelig og krevende kunde

Vurder tilbudet etter hvordan det tilfoslashrer deg verdi

Leverandoslashr maring tilpasse tilbudet til behovet og

ikke behovet til tilbudet

PRESENTASJON FRA BRANSJEN TIL OPPDRAGSGIVERNE

Eksempler paring rutiner i styrende dokumenter

1 Kartlegge miljoslashbelastningen ved planlagte anskaffelser hvor er det potensiale for reduksjon

- Risikoanalyse

2 Dialog med markedet som hovedregel v store strategisk viktige anskaffelser

3 Formuler formaringlet med anskaffelsen sett resultatmaringl

4 Bruke Aringpne spesifikasjoner (fremmer nye loslashsninger)

5 Legg vekt paring livssykluskostnader

6 Plassere ansvar for aring foslashlge opp kontrakten ndash leveres kontraktsmessig ytelse

7 Maringle om oslashnsket effekt resultat er naringdd

Anskaffelseskostnaden er toppen av isfjellet

sect 8-1 markedsundersoslashkelser

bull Kan du prate med leverandoslashrer Eller vil det diskvalifisere deg

bull Oppdragsgiver kan gjennomfoslashre markedsundersoslashkelser og

informere om planer og behov

bull Oppdragsgiver kan aktivt garing ut aring be om raringd

bull Oppdragsgiver kan motta raringd fra bla leverandoslashrer markedsaktoslashrer

bull Raringdene kan brukes i den konkrete anskaffelsen under forutsetning

av at raringdene ikke har konkurransevridende effekt eller er et brudd

paring likebehandlingsprinsippet

Mulighetene ved aringpne spesifikasjoner

bull Leverandoslashrene kan levere sine beste loslashsningsforslag det de er gode paring

bull Du utfordrer leverandoslashrene til nytenkning og kreativitet

bull Du faringr tilbud paring laquodet sisteraquo innen loslashsninger og ikke gammel foreldet

teknologi og loslashsninger

bull Du maring ikke ha spisskompetanse selv paring loslashsninger

bull Du kan foslashlge opp resultatene behovsoppfyllelsen og maringle om formaringlet

med anskaffelsen er naringdd

bull Du kan konsentrere deg om kjerneoppgaver

EURO 6

Kvalifikasjonskrav

Kontrakt

Spesifikasjon Evaluering

MAringL

STRATEGI FOR

MAringLOPPNAringELSE

HANDLINGSPLANER

OG AKTIVITETER

INTERNE

RESSURSERANSKAFFELSE

Oslashkonomisk mest fordelaktige

ALTERNATIV HANDLELISTEB Skriv ned de samme tre varene men naring formulert som behov

bull 1 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

bull 2 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

bull 3 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

C Skriv ned et forslag som dekker

behovet ved siden av

Etter B bytt ark med en annenhellip

VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)

bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar

bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte

bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles

Styringsparametere for offanskaffelser

Mer info

httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-

anskaffelser

Prosess for aring komme i gang

Knytte til overordnede

maringl

Maringle paring tre til fem parametere

Ledelsen maring sette konkrete

resultatmaringl

Maringle og rapportere

regelmessig

Vise i maringlsystem

Offentlige virksomheter har fokusert paring aring

overholde regler og forenkle administrative

prosesser for konkurransegjennomfoslashring

og haringndtering bestilling til betaling

Avklare behov og forberede konkurransen

Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging

Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser

Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir

stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

PWC 2017

Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan

Kontroll

bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen

bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging

bull Overvaringkning

bull Kostnadskontroll

Tillit

bull Felles maringl

bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging

bull Myndiggjoslashring

bull Fasilitering

Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging

bull Innkjoslashpsvolum

bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo

bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016

bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring

bull Avtaler

bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien

bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale

bull Hvor stort volum dekker avtalene

bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene

bull Produkter

bull Produktlojalitet

bull Gevinster

bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging

bull avtaledekning

bull avtalelojalitet

Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl

bull Spend innenfor kategorien

bull Antall avtaler og volum paring avtaler

bull Antall leverandoslashrer uten avtale

bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging

bull Avtaledekning

bull Avtalelojalitet

EKSEMPEL

Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt

Norengros Kjosavik As 306 550

Aga As 60 519

Apotek 1 Varinggen 29 877

Maske Gruppen As 9 746

Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019

Sverre W Monsen AS 8 217

Trioscan As 2 665

Gjesdal Apotek 2 592

Boots Norge As 1 038

Staples Norway As 986

Snoslashgg As 935

Av Form As 257

Lindorff As Oslo 215

Intrum Justitia As 174

Totalsum 432 790

Hvordan faring

mest

mulig ut av

forholdetHvem skal ha ansvar

for hva

(NOEN er ofte INGEN)

Hvordan sikrer jeg god

kommunikasjon og

samarbeid

Hvordan laeligrer jeg

av dette forholdet

slik at det blir enda

bedre neste gang

Hvorfor skal

leverandoslashren

oslashnske aring

beholde meg

som kunde

Hvordan sikrer jeg at

leverandoslashr faktisk

leverer det som er

bestilt

Kan vi gjoslashre ting

enda mer effektivt

Hvordan faringr jeg alle

andre til aring kjenne og

benytte avtalen

Hva naring

Praktisk implementering av kontrakt

Tydelige roller og ansvar

BUDSJETTANSVARLIG

INNKJOslashPSLEDER

INNKJOslashPER FAGANSVARLIG

BRUKER KVALITETSSIKRER

bull Avgjoslashr med mandat om behov

skal loslashses ved anskaffelse eller

ikke

bull Ansvarlig for realisering av

gevinst

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av anskaffelsesvirksomheten

bull Ansvarlig for den operative

gjennomfoslashringen av anskaffelsen i

foslashlge gjeldende regler og

retningslinjer

bull Ansvarlig for at anskaffelsen

dekker behovet og er av rett

kvalitet

bull Ansvarlig for aring identifisere

behovene som anskaffelsen skal

dekke

bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht

gjeldende regelverk og rutiner

(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller

fagansvarlig)

KONTRAKTSFORVALTER

bull Ansvarlig for aring foslashlge opp

leveransen

TOPPLEDER

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av hele virksomheten

LEVERANDOslashR

bull Ansvarlig for levering i henhold til

avtale

Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det

bull Justeringar av kontrakt

bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning

bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter

73

Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk

teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing

Fordi

bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande

bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale

bull markedet er prematurt

bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar

bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator

74

DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en

virksomhet

Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og

forklar igjen - hold fokus

Forankring

bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn

bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger

bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere

bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen

bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering

Rollebeskrivelser

httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon

Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid

2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres

3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere

4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller

5 Knytt ansvar til roller

6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person

7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi

Hva er endringsledelse

Direktoratet for forvaltning og IKT

Aring skape ny

retning

Ny retning

- Operativ

ledelse

Gammel retning

- Operativ ledelse

Om aring initiere og

understoslashtte

prosesser som

realiserer en

oslashnsket situasjonVisjon

Forstaringelse

Praktisk kompetanse

Oppslutning

Avstand og tid

Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring

Ta eierskap

Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen

Kunnskap om

Sensemaking

Strategivalg for egen bevisstgjoslashring

laquoIndre monolograquo

Fortell hvorfor

Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo

Kunnskap om

Oversettelse

Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen

Hva du skal si og hvordan du sier det

Finn balansen

Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring

Kunnskap om

Prioritering

Utvikling og stabilitet

Skape handlingsrom

Endringskapasitet Planlegging

Snu motstand

Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand

Kunnskap om

Forstaring reaksjoner

Snu motstand

Forhandling og reforhandling

Motivasjon

Felles fremtidsbilde

Vaeligr beredt

Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer

Kunnskap om

Scenarier for fremtiden

Erfaringslaeligring

Endring er konstant

Skape kultur for endring

Direktoratet for forvaltning og IKT

KONTRAKTSOPPFOslashLGING

Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted

Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra

Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg

Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende

Bestilles det via e-handel

Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell

utforming og sosialt ansvar

Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut

Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet

OPPFOslashLGINGSFASEN

Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av

avtaleforholdet

Garingrsdagens eller morgendagens teknologi

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Behovets omfang

Kontraktens

gjenstand

Beskrivelser

egenskaper

og grensesnitt

Tilleggstjenester

Vedlikehold

Reservedeler

Reparasjoner

Garantiarbeid og service

Prosjektorganisering

Gjennomfoslashring

Leverings-

steder

Bestillings-

rutiner

Fakturarutiner

Moslashter og maringling (KPI)

YtelseDetalj

StandardFunktion

= Mulige loslashsninger

Aringpne

spesifikasjoner

Ulike spesifikasjonstyper

Krav til egnede rutiner

ForankreVurdere

risiko

Stille krav

Foslashlge opp

Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i

anskaffelsen som gjennomfoslashres

bull Maring kunne dokumenteres

bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere

bull Sanksjonerbar bestemmelse

bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn

Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp

bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene

bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser

bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp

bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale

bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav

bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering

bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak

Kontrakt Leveranse

Kontraktoppfoslashlging

Kontrakt

Implementering i naeligrt

samarbeid

tydelig

forventningsavklaring

balansert

grensesnittsavtale

Samarbeid gjennom hele

kontrakten styrker baringde

bestillerkompetansen og

gjoslashr leverandoslashr til en mulig

fremtidig vinner av ny

konkurranse

Test Kontraktsoppfoslashlging

ALLE krav og KPIer i kontrakten

kontrolleres og foslashles opp

Leveranse

Leveringen skal oppfylle

behovsbeskrivelsen i

konkurransegrunnlaget

Foslashr avslutning av kontrakt boslashr det

gjennomfoslashres erfaringsdeling

Konkurranse

BALANSERTE ANSKAFFELSER

KontraktsoppfoslashlgingKonkurranseDefinere behov og forberede

konkurranse

Behov Konkurranse-grunnlag

Test Dialog

Kontrakt Leveranse

Kontraktoppfoslashlging

Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does

it point teachers in the right direcionraquo

Direktoratet for forvaltning og IKT

Positive effekter

bull Ufarlig og krever lite av deltagerne

bull Kursholder har full kontroll paring det

som formidles

Negative effekter

bull Deltagerne foslashlger ikke alltid like mye

med paring det som formidles

bull Vanskelig aring forstaring hvordan budskap

kan benyttes

Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does

it point teachers in the right direcionraquo

Direktoratet for forvaltning og IKT

Positive effekter

bull Oslashkt forstaringelse og bruk av teori

Difis veiledning

bull Tidsbesparende for

kursadministrator

Negative effekter

bull Flere leser ikke det de faringr i

hjemmelekse

Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does

it point teachers in the right direcionraquo

Direktoratet for forvaltning og IKT

Positive effekter

bull Blir mottatt som interessant og morro

bull Hoslashy laeligringsgrad og blir husket

Negative effekter

bull Ressurskrevende aring lage for Difi

bull Enkelt aring la vaeligre aring se hjemme da

det ikke blir kontrollert i etterkant

Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does

it point teachers in the right direcionraquo

Direktoratet for forvaltning og IKT

Positive effekter

bullRelevante interessante og laeligrerike

bullStimulerer til innovative diskusjoner

Negative effekter

bull Noen deltagere ser ikke relevansen

mellom eksemplene og deres

kommende konkurranse

Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does

it point teachers in the right direcionraquo

Direktoratet for forvaltning og IKT

Positive effekter

bull Dypere innsikt i perspektivene til

oslashvrige deltagere

bull Bredere kunnskap om egen situasjon

Negative effekter

bull Aktivitetene tar mye tid

Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does

it point teachers in the right direcionraquo

Direktoratet for forvaltning og IKT

Positive effekter

bull Bedre forstaringelse av konsekvensene

av de valg som tas (tildelingskrit)

bull Oslashkt trygghet for gode prosesser

Negative effekter

bull Redsel for aring bryte likebehandlings-

prinsippet

bull Redd for aring bruke for mye tid uten aring

oppnaring gevinster

Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does

it point teachers in the right direcionraquo

Direktoratet for forvaltning og IKT

Positive effekter

bull Trygghet og forstaringelse for hvordan

utarbeide analyser beskrive behov og

strategiske maringl

Negative effekter

bull Arbeids og tidskrevende aktivitet

som tester motet og tilliten til at man

faringr hjelp og informasjon i gjengjeld

4 Pleier dere aring bli invitert til moslashte med offentige oppdragsgivere for aring diskutere

Forundersoslashkelse - Balanserte anskaffelser av velferdstekmedisinske forbruksartikler (leverandoslashrer)

308

00

308

385

692

1000

692

615

Generell markedskommunikasjon

Neste aringrs innkjoslashpsplaner

En kommende anskaffelse

Leveransen i form av et statusmoslashte i loslashpet avkontrakten

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

Prosent

Ja

Nei

4 Pleier du aring invitere leverandoslashrer til moslashte for aring diskutere

Forundersoslashkelse - Balanserte anskaffelser av velferdstekmedisinske forbruksartikler (innkjoslashpere)

412

125

611

833

588

875

389

167

Generell markedskommunikasjon

Neste aringrs innkjoslashpsplaner

En kommende anskaffelse

Leveransen i form av et statusmoslashte i loslashpet avkontrakten

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

Prosent

Ja

Nei

Direktoratet for forvaltning og IKT

PRESENTASJONER FOR HVERANDRE

Direktoratet for forvaltning og IKT

OPEN SPACE

GRUPPEARBEID

Direktoratet for forvaltning og IKT

EN-TIL-EN-MOslashTER

Direktoratet for forvaltning og IKT

PLENUMSDISKUSJONER

Direktoratet for forvaltning og IKT

Markedsundersoslashkelse

Diverse gruppearbeid

Dialogkonferanse dialogmoslashte

En-til-en moslashter

Konkurransegrunnlag paring hoslashring

DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVUlike former for dialog som benyttes i dette kurset

Delta paring dialogaktiviteterbull Rolle Samspiller ndash ikke server kalde laquosales pitchraquo

bull Gi innspill til kravspekken ndash funksjonsspesifikasjon

bull Vaeligr involvert tidlig i prosessen

Direktoratet for forvaltning og IKT

DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVHvordan paringvirke

Gi grobunn for tillit

Tilby deres bransjekunnskap for aring faring bedre innsikt i

oppdragsgivers behov og hvordan disse kan dekkes paring en

bedre maringte og stimulere til aring tenke nyutvikling

Ny sect 5 i lov om offentlige anskaffelser

Miljoslash menneskerettigheter

og andre samfunnshensyn

laquoStatlige fylkeskommunale og kommunale myndigheter

og offentligrettslige organer skal innrette sin

anskaffelsespraksis slik at den bidrar til aring redusere

skadelig miljoslashparingvirkning og fremme klimavennlige

loslashsninger der dette er relevant Dette skal blant annet skje

ved at oppdragsgiveren tar hensyn til livssykluskostnader

Disse oppdragsgiverne skal ogsaring ha

egnede rutiner for aring fremme respekt for

grunnleggende menneskerettigheter ved

offentlige anskaffelser der det er en risiko

for brudd paring slike rettigheterraquo

bull Med punkter

bull Ekstra underpunkt her

Oppsummering av dagens situasjon ndash forenklet

Sammenstilling av faktisk og anslaringtt utbredelse og bruk av digitale loslashsninger med digital informasjonsflyt

Digitalisering forenkler og forbedrer offentlige anskaffelser

Mer effektive kjoslashp og

enklere prosesser

Bedre kjoslashp og

behovsdekning

Mer lovmessige kjoslashp

Tidsbruk og kostnader for gjennomfoslashring

av innkjoslashp skal vaeligre lavest mulig

Mindre ressursbruk ndash lavere

transaksjonskostnader

Riktig vare eller tjeneste skal kjoslashpes til

riktig kvalitet og beste pris

Bedre behovsforstaringelse og

kategoristyring kapasitet til aring inngaring flere

avtaler faeligrre avvisninger

Regelverkskrav og leverandoslashrenes

rettigheter skal ivaretas korrupsjon og

mislighold skal unngarings

Bedre sporbarhet ndash bevare tilliten til

offentlig sektor

bull Tillit

bull Mot

Direktoratet for forvaltning og IKT

LEVERANDOslashRDIALOG I PRAKSIS Tanja Huse-Fagerlie Difi

Hvordan oppnaring samarbeid

Ikke lenger nok aring bare vaeligre godhellip

Salg er veiledning og raringdgivning av kunden

Stimulere kunden til aring ta ut mer av sitt potensiale

Kjoslashps-revolusjon Lett aring kjoslashpe vanskelig aring velge

Alle tilbud er nesten like

Direktoratet for forvaltning og IKTKilde Ole-Bengt Moe Moementum

FOR LEVERANDOslashRENE

La markedet faring innsikt i din situasjon

FOR INNKJOslashPERNE

Vaeligr en tydelig og krevende kunde

Vurder tilbudet etter hvordan det tilfoslashrer deg verdi

Leverandoslashr maring tilpasse tilbudet til behovet og

ikke behovet til tilbudet

PRESENTASJON FRA BRANSJEN TIL OPPDRAGSGIVERNE

Eksempler paring rutiner i styrende dokumenter

1 Kartlegge miljoslashbelastningen ved planlagte anskaffelser hvor er det potensiale for reduksjon

- Risikoanalyse

2 Dialog med markedet som hovedregel v store strategisk viktige anskaffelser

3 Formuler formaringlet med anskaffelsen sett resultatmaringl

4 Bruke Aringpne spesifikasjoner (fremmer nye loslashsninger)

5 Legg vekt paring livssykluskostnader

6 Plassere ansvar for aring foslashlge opp kontrakten ndash leveres kontraktsmessig ytelse

7 Maringle om oslashnsket effekt resultat er naringdd

Anskaffelseskostnaden er toppen av isfjellet

sect 8-1 markedsundersoslashkelser

bull Kan du prate med leverandoslashrer Eller vil det diskvalifisere deg

bull Oppdragsgiver kan gjennomfoslashre markedsundersoslashkelser og

informere om planer og behov

bull Oppdragsgiver kan aktivt garing ut aring be om raringd

bull Oppdragsgiver kan motta raringd fra bla leverandoslashrer markedsaktoslashrer

bull Raringdene kan brukes i den konkrete anskaffelsen under forutsetning

av at raringdene ikke har konkurransevridende effekt eller er et brudd

paring likebehandlingsprinsippet

Mulighetene ved aringpne spesifikasjoner

bull Leverandoslashrene kan levere sine beste loslashsningsforslag det de er gode paring

bull Du utfordrer leverandoslashrene til nytenkning og kreativitet

bull Du faringr tilbud paring laquodet sisteraquo innen loslashsninger og ikke gammel foreldet

teknologi og loslashsninger

bull Du maring ikke ha spisskompetanse selv paring loslashsninger

bull Du kan foslashlge opp resultatene behovsoppfyllelsen og maringle om formaringlet

med anskaffelsen er naringdd

bull Du kan konsentrere deg om kjerneoppgaver

EURO 6

Kvalifikasjonskrav

Kontrakt

Spesifikasjon Evaluering

MAringL

STRATEGI FOR

MAringLOPPNAringELSE

HANDLINGSPLANER

OG AKTIVITETER

INTERNE

RESSURSERANSKAFFELSE

Oslashkonomisk mest fordelaktige

ALTERNATIV HANDLELISTEB Skriv ned de samme tre varene men naring formulert som behov

bull 1 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

bull 2 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

bull 3 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

C Skriv ned et forslag som dekker

behovet ved siden av

Etter B bytt ark med en annenhellip

VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)

bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar

bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte

bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles

Styringsparametere for offanskaffelser

Mer info

httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-

anskaffelser

Prosess for aring komme i gang

Knytte til overordnede

maringl

Maringle paring tre til fem parametere

Ledelsen maring sette konkrete

resultatmaringl

Maringle og rapportere

regelmessig

Vise i maringlsystem

Offentlige virksomheter har fokusert paring aring

overholde regler og forenkle administrative

prosesser for konkurransegjennomfoslashring

og haringndtering bestilling til betaling

Avklare behov og forberede konkurransen

Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging

Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser

Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir

stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

PWC 2017

Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan

Kontroll

bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen

bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging

bull Overvaringkning

bull Kostnadskontroll

Tillit

bull Felles maringl

bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging

bull Myndiggjoslashring

bull Fasilitering

Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging

bull Innkjoslashpsvolum

bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo

bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016

bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring

bull Avtaler

bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien

bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale

bull Hvor stort volum dekker avtalene

bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene

bull Produkter

bull Produktlojalitet

bull Gevinster

bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging

bull avtaledekning

bull avtalelojalitet

Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl

bull Spend innenfor kategorien

bull Antall avtaler og volum paring avtaler

bull Antall leverandoslashrer uten avtale

bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging

bull Avtaledekning

bull Avtalelojalitet

EKSEMPEL

Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt

Norengros Kjosavik As 306 550

Aga As 60 519

Apotek 1 Varinggen 29 877

Maske Gruppen As 9 746

Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019

Sverre W Monsen AS 8 217

Trioscan As 2 665

Gjesdal Apotek 2 592

Boots Norge As 1 038

Staples Norway As 986

Snoslashgg As 935

Av Form As 257

Lindorff As Oslo 215

Intrum Justitia As 174

Totalsum 432 790

Hvordan faring

mest

mulig ut av

forholdetHvem skal ha ansvar

for hva

(NOEN er ofte INGEN)

Hvordan sikrer jeg god

kommunikasjon og

samarbeid

Hvordan laeligrer jeg

av dette forholdet

slik at det blir enda

bedre neste gang

Hvorfor skal

leverandoslashren

oslashnske aring

beholde meg

som kunde

Hvordan sikrer jeg at

leverandoslashr faktisk

leverer det som er

bestilt

Kan vi gjoslashre ting

enda mer effektivt

Hvordan faringr jeg alle

andre til aring kjenne og

benytte avtalen

Hva naring

Praktisk implementering av kontrakt

Tydelige roller og ansvar

BUDSJETTANSVARLIG

INNKJOslashPSLEDER

INNKJOslashPER FAGANSVARLIG

BRUKER KVALITETSSIKRER

bull Avgjoslashr med mandat om behov

skal loslashses ved anskaffelse eller

ikke

bull Ansvarlig for realisering av

gevinst

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av anskaffelsesvirksomheten

bull Ansvarlig for den operative

gjennomfoslashringen av anskaffelsen i

foslashlge gjeldende regler og

retningslinjer

bull Ansvarlig for at anskaffelsen

dekker behovet og er av rett

kvalitet

bull Ansvarlig for aring identifisere

behovene som anskaffelsen skal

dekke

bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht

gjeldende regelverk og rutiner

(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller

fagansvarlig)

KONTRAKTSFORVALTER

bull Ansvarlig for aring foslashlge opp

leveransen

TOPPLEDER

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av hele virksomheten

LEVERANDOslashR

bull Ansvarlig for levering i henhold til

avtale

Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det

bull Justeringar av kontrakt

bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning

bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter

73

Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk

teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing

Fordi

bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande

bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale

bull markedet er prematurt

bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar

bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator

74

DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en

virksomhet

Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og

forklar igjen - hold fokus

Forankring

bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn

bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger

bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere

bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen

bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering

Rollebeskrivelser

httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon

Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid

2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres

3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere

4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller

5 Knytt ansvar til roller

6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person

7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi

Hva er endringsledelse

Direktoratet for forvaltning og IKT

Aring skape ny

retning

Ny retning

- Operativ

ledelse

Gammel retning

- Operativ ledelse

Om aring initiere og

understoslashtte

prosesser som

realiserer en

oslashnsket situasjonVisjon

Forstaringelse

Praktisk kompetanse

Oppslutning

Avstand og tid

Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring

Ta eierskap

Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen

Kunnskap om

Sensemaking

Strategivalg for egen bevisstgjoslashring

laquoIndre monolograquo

Fortell hvorfor

Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo

Kunnskap om

Oversettelse

Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen

Hva du skal si og hvordan du sier det

Finn balansen

Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring

Kunnskap om

Prioritering

Utvikling og stabilitet

Skape handlingsrom

Endringskapasitet Planlegging

Snu motstand

Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand

Kunnskap om

Forstaring reaksjoner

Snu motstand

Forhandling og reforhandling

Motivasjon

Felles fremtidsbilde

Vaeligr beredt

Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer

Kunnskap om

Scenarier for fremtiden

Erfaringslaeligring

Endring er konstant

Skape kultur for endring

Direktoratet for forvaltning og IKT

KONTRAKTSOPPFOslashLGING

Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted

Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra

Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg

Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende

Bestilles det via e-handel

Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell

utforming og sosialt ansvar

Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut

Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet

OPPFOslashLGINGSFASEN

Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av

avtaleforholdet

Garingrsdagens eller morgendagens teknologi

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Behovets omfang

Kontraktens

gjenstand

Beskrivelser

egenskaper

og grensesnitt

Tilleggstjenester

Vedlikehold

Reservedeler

Reparasjoner

Garantiarbeid og service

Prosjektorganisering

Gjennomfoslashring

Leverings-

steder

Bestillings-

rutiner

Fakturarutiner

Moslashter og maringling (KPI)

YtelseDetalj

StandardFunktion

= Mulige loslashsninger

Aringpne

spesifikasjoner

Ulike spesifikasjonstyper

Krav til egnede rutiner

ForankreVurdere

risiko

Stille krav

Foslashlge opp

Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i

anskaffelsen som gjennomfoslashres

bull Maring kunne dokumenteres

bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere

bull Sanksjonerbar bestemmelse

bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn

Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp

bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene

bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser

bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp

bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale

bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav

bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering

bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak

Konkurranse

BALANSERTE ANSKAFFELSER

KontraktsoppfoslashlgingKonkurranseDefinere behov og forberede

konkurranse

Behov Konkurranse-grunnlag

Test Dialog

Kontrakt Leveranse

Kontraktoppfoslashlging

Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does

it point teachers in the right direcionraquo

Direktoratet for forvaltning og IKT

Positive effekter

bull Ufarlig og krever lite av deltagerne

bull Kursholder har full kontroll paring det

som formidles

Negative effekter

bull Deltagerne foslashlger ikke alltid like mye

med paring det som formidles

bull Vanskelig aring forstaring hvordan budskap

kan benyttes

Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does

it point teachers in the right direcionraquo

Direktoratet for forvaltning og IKT

Positive effekter

bull Oslashkt forstaringelse og bruk av teori

Difis veiledning

bull Tidsbesparende for

kursadministrator

Negative effekter

bull Flere leser ikke det de faringr i

hjemmelekse

Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does

it point teachers in the right direcionraquo

Direktoratet for forvaltning og IKT

Positive effekter

bull Blir mottatt som interessant og morro

bull Hoslashy laeligringsgrad og blir husket

Negative effekter

bull Ressurskrevende aring lage for Difi

bull Enkelt aring la vaeligre aring se hjemme da

det ikke blir kontrollert i etterkant

Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does

it point teachers in the right direcionraquo

Direktoratet for forvaltning og IKT

Positive effekter

bullRelevante interessante og laeligrerike

bullStimulerer til innovative diskusjoner

Negative effekter

bull Noen deltagere ser ikke relevansen

mellom eksemplene og deres

kommende konkurranse

Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does

it point teachers in the right direcionraquo

Direktoratet for forvaltning og IKT

Positive effekter

bull Dypere innsikt i perspektivene til

oslashvrige deltagere

bull Bredere kunnskap om egen situasjon

Negative effekter

bull Aktivitetene tar mye tid

Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does

it point teachers in the right direcionraquo

Direktoratet for forvaltning og IKT

Positive effekter

bull Bedre forstaringelse av konsekvensene

av de valg som tas (tildelingskrit)

bull Oslashkt trygghet for gode prosesser

Negative effekter

bull Redsel for aring bryte likebehandlings-

prinsippet

bull Redd for aring bruke for mye tid uten aring

oppnaring gevinster

Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does

it point teachers in the right direcionraquo

Direktoratet for forvaltning og IKT

Positive effekter

bull Trygghet og forstaringelse for hvordan

utarbeide analyser beskrive behov og

strategiske maringl

Negative effekter

bull Arbeids og tidskrevende aktivitet

som tester motet og tilliten til at man

faringr hjelp og informasjon i gjengjeld

4 Pleier dere aring bli invitert til moslashte med offentige oppdragsgivere for aring diskutere

Forundersoslashkelse - Balanserte anskaffelser av velferdstekmedisinske forbruksartikler (leverandoslashrer)

308

00

308

385

692

1000

692

615

Generell markedskommunikasjon

Neste aringrs innkjoslashpsplaner

En kommende anskaffelse

Leveransen i form av et statusmoslashte i loslashpet avkontrakten

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

Prosent

Ja

Nei

4 Pleier du aring invitere leverandoslashrer til moslashte for aring diskutere

Forundersoslashkelse - Balanserte anskaffelser av velferdstekmedisinske forbruksartikler (innkjoslashpere)

412

125

611

833

588

875

389

167

Generell markedskommunikasjon

Neste aringrs innkjoslashpsplaner

En kommende anskaffelse

Leveransen i form av et statusmoslashte i loslashpet avkontrakten

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

Prosent

Ja

Nei

Direktoratet for forvaltning og IKT

PRESENTASJONER FOR HVERANDRE

Direktoratet for forvaltning og IKT

OPEN SPACE

GRUPPEARBEID

Direktoratet for forvaltning og IKT

EN-TIL-EN-MOslashTER

Direktoratet for forvaltning og IKT

PLENUMSDISKUSJONER

Direktoratet for forvaltning og IKT

Markedsundersoslashkelse

Diverse gruppearbeid

Dialogkonferanse dialogmoslashte

En-til-en moslashter

Konkurransegrunnlag paring hoslashring

DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVUlike former for dialog som benyttes i dette kurset

Delta paring dialogaktiviteterbull Rolle Samspiller ndash ikke server kalde laquosales pitchraquo

bull Gi innspill til kravspekken ndash funksjonsspesifikasjon

bull Vaeligr involvert tidlig i prosessen

Direktoratet for forvaltning og IKT

DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVHvordan paringvirke

Gi grobunn for tillit

Tilby deres bransjekunnskap for aring faring bedre innsikt i

oppdragsgivers behov og hvordan disse kan dekkes paring en

bedre maringte og stimulere til aring tenke nyutvikling

Ny sect 5 i lov om offentlige anskaffelser

Miljoslash menneskerettigheter

og andre samfunnshensyn

laquoStatlige fylkeskommunale og kommunale myndigheter

og offentligrettslige organer skal innrette sin

anskaffelsespraksis slik at den bidrar til aring redusere

skadelig miljoslashparingvirkning og fremme klimavennlige

loslashsninger der dette er relevant Dette skal blant annet skje

ved at oppdragsgiveren tar hensyn til livssykluskostnader

Disse oppdragsgiverne skal ogsaring ha

egnede rutiner for aring fremme respekt for

grunnleggende menneskerettigheter ved

offentlige anskaffelser der det er en risiko

for brudd paring slike rettigheterraquo

bull Med punkter

bull Ekstra underpunkt her

Oppsummering av dagens situasjon ndash forenklet

Sammenstilling av faktisk og anslaringtt utbredelse og bruk av digitale loslashsninger med digital informasjonsflyt

Digitalisering forenkler og forbedrer offentlige anskaffelser

Mer effektive kjoslashp og

enklere prosesser

Bedre kjoslashp og

behovsdekning

Mer lovmessige kjoslashp

Tidsbruk og kostnader for gjennomfoslashring

av innkjoslashp skal vaeligre lavest mulig

Mindre ressursbruk ndash lavere

transaksjonskostnader

Riktig vare eller tjeneste skal kjoslashpes til

riktig kvalitet og beste pris

Bedre behovsforstaringelse og

kategoristyring kapasitet til aring inngaring flere

avtaler faeligrre avvisninger

Regelverkskrav og leverandoslashrenes

rettigheter skal ivaretas korrupsjon og

mislighold skal unngarings

Bedre sporbarhet ndash bevare tilliten til

offentlig sektor

bull Tillit

bull Mot

Direktoratet for forvaltning og IKT

LEVERANDOslashRDIALOG I PRAKSIS Tanja Huse-Fagerlie Difi

Hvordan oppnaring samarbeid

Ikke lenger nok aring bare vaeligre godhellip

Salg er veiledning og raringdgivning av kunden

Stimulere kunden til aring ta ut mer av sitt potensiale

Kjoslashps-revolusjon Lett aring kjoslashpe vanskelig aring velge

Alle tilbud er nesten like

Direktoratet for forvaltning og IKTKilde Ole-Bengt Moe Moementum

FOR LEVERANDOslashRENE

La markedet faring innsikt i din situasjon

FOR INNKJOslashPERNE

Vaeligr en tydelig og krevende kunde

Vurder tilbudet etter hvordan det tilfoslashrer deg verdi

Leverandoslashr maring tilpasse tilbudet til behovet og

ikke behovet til tilbudet

PRESENTASJON FRA BRANSJEN TIL OPPDRAGSGIVERNE

Eksempler paring rutiner i styrende dokumenter

1 Kartlegge miljoslashbelastningen ved planlagte anskaffelser hvor er det potensiale for reduksjon

- Risikoanalyse

2 Dialog med markedet som hovedregel v store strategisk viktige anskaffelser

3 Formuler formaringlet med anskaffelsen sett resultatmaringl

4 Bruke Aringpne spesifikasjoner (fremmer nye loslashsninger)

5 Legg vekt paring livssykluskostnader

6 Plassere ansvar for aring foslashlge opp kontrakten ndash leveres kontraktsmessig ytelse

7 Maringle om oslashnsket effekt resultat er naringdd

Anskaffelseskostnaden er toppen av isfjellet

sect 8-1 markedsundersoslashkelser

bull Kan du prate med leverandoslashrer Eller vil det diskvalifisere deg

bull Oppdragsgiver kan gjennomfoslashre markedsundersoslashkelser og

informere om planer og behov

bull Oppdragsgiver kan aktivt garing ut aring be om raringd

bull Oppdragsgiver kan motta raringd fra bla leverandoslashrer markedsaktoslashrer

bull Raringdene kan brukes i den konkrete anskaffelsen under forutsetning

av at raringdene ikke har konkurransevridende effekt eller er et brudd

paring likebehandlingsprinsippet

Mulighetene ved aringpne spesifikasjoner

bull Leverandoslashrene kan levere sine beste loslashsningsforslag det de er gode paring

bull Du utfordrer leverandoslashrene til nytenkning og kreativitet

bull Du faringr tilbud paring laquodet sisteraquo innen loslashsninger og ikke gammel foreldet

teknologi og loslashsninger

bull Du maring ikke ha spisskompetanse selv paring loslashsninger

bull Du kan foslashlge opp resultatene behovsoppfyllelsen og maringle om formaringlet

med anskaffelsen er naringdd

bull Du kan konsentrere deg om kjerneoppgaver

EURO 6

Kvalifikasjonskrav

Kontrakt

Spesifikasjon Evaluering

MAringL

STRATEGI FOR

MAringLOPPNAringELSE

HANDLINGSPLANER

OG AKTIVITETER

INTERNE

RESSURSERANSKAFFELSE

Oslashkonomisk mest fordelaktige

ALTERNATIV HANDLELISTEB Skriv ned de samme tre varene men naring formulert som behov

bull 1 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

bull 2 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

bull 3 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

C Skriv ned et forslag som dekker

behovet ved siden av

Etter B bytt ark med en annenhellip

VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)

bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar

bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte

bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles

Styringsparametere for offanskaffelser

Mer info

httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-

anskaffelser

Prosess for aring komme i gang

Knytte til overordnede

maringl

Maringle paring tre til fem parametere

Ledelsen maring sette konkrete

resultatmaringl

Maringle og rapportere

regelmessig

Vise i maringlsystem

Offentlige virksomheter har fokusert paring aring

overholde regler og forenkle administrative

prosesser for konkurransegjennomfoslashring

og haringndtering bestilling til betaling

Avklare behov og forberede konkurransen

Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging

Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser

Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir

stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

PWC 2017

Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan

Kontroll

bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen

bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging

bull Overvaringkning

bull Kostnadskontroll

Tillit

bull Felles maringl

bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging

bull Myndiggjoslashring

bull Fasilitering

Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging

bull Innkjoslashpsvolum

bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo

bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016

bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring

bull Avtaler

bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien

bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale

bull Hvor stort volum dekker avtalene

bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene

bull Produkter

bull Produktlojalitet

bull Gevinster

bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging

bull avtaledekning

bull avtalelojalitet

Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl

bull Spend innenfor kategorien

bull Antall avtaler og volum paring avtaler

bull Antall leverandoslashrer uten avtale

bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging

bull Avtaledekning

bull Avtalelojalitet

EKSEMPEL

Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt

Norengros Kjosavik As 306 550

Aga As 60 519

Apotek 1 Varinggen 29 877

Maske Gruppen As 9 746

Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019

Sverre W Monsen AS 8 217

Trioscan As 2 665

Gjesdal Apotek 2 592

Boots Norge As 1 038

Staples Norway As 986

Snoslashgg As 935

Av Form As 257

Lindorff As Oslo 215

Intrum Justitia As 174

Totalsum 432 790

Hvordan faring

mest

mulig ut av

forholdetHvem skal ha ansvar

for hva

(NOEN er ofte INGEN)

Hvordan sikrer jeg god

kommunikasjon og

samarbeid

Hvordan laeligrer jeg

av dette forholdet

slik at det blir enda

bedre neste gang

Hvorfor skal

leverandoslashren

oslashnske aring

beholde meg

som kunde

Hvordan sikrer jeg at

leverandoslashr faktisk

leverer det som er

bestilt

Kan vi gjoslashre ting

enda mer effektivt

Hvordan faringr jeg alle

andre til aring kjenne og

benytte avtalen

Hva naring

Praktisk implementering av kontrakt

Tydelige roller og ansvar

BUDSJETTANSVARLIG

INNKJOslashPSLEDER

INNKJOslashPER FAGANSVARLIG

BRUKER KVALITETSSIKRER

bull Avgjoslashr med mandat om behov

skal loslashses ved anskaffelse eller

ikke

bull Ansvarlig for realisering av

gevinst

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av anskaffelsesvirksomheten

bull Ansvarlig for den operative

gjennomfoslashringen av anskaffelsen i

foslashlge gjeldende regler og

retningslinjer

bull Ansvarlig for at anskaffelsen

dekker behovet og er av rett

kvalitet

bull Ansvarlig for aring identifisere

behovene som anskaffelsen skal

dekke

bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht

gjeldende regelverk og rutiner

(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller

fagansvarlig)

KONTRAKTSFORVALTER

bull Ansvarlig for aring foslashlge opp

leveransen

TOPPLEDER

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av hele virksomheten

LEVERANDOslashR

bull Ansvarlig for levering i henhold til

avtale

Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det

bull Justeringar av kontrakt

bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning

bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter

73

Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk

teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing

Fordi

bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande

bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale

bull markedet er prematurt

bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar

bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator

74

DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en

virksomhet

Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og

forklar igjen - hold fokus

Forankring

bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn

bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger

bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere

bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen

bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering

Rollebeskrivelser

httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon

Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid

2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres

3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere

4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller

5 Knytt ansvar til roller

6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person

7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi

Hva er endringsledelse

Direktoratet for forvaltning og IKT

Aring skape ny

retning

Ny retning

- Operativ

ledelse

Gammel retning

- Operativ ledelse

Om aring initiere og

understoslashtte

prosesser som

realiserer en

oslashnsket situasjonVisjon

Forstaringelse

Praktisk kompetanse

Oppslutning

Avstand og tid

Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring

Ta eierskap

Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen

Kunnskap om

Sensemaking

Strategivalg for egen bevisstgjoslashring

laquoIndre monolograquo

Fortell hvorfor

Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo

Kunnskap om

Oversettelse

Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen

Hva du skal si og hvordan du sier det

Finn balansen

Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring

Kunnskap om

Prioritering

Utvikling og stabilitet

Skape handlingsrom

Endringskapasitet Planlegging

Snu motstand

Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand

Kunnskap om

Forstaring reaksjoner

Snu motstand

Forhandling og reforhandling

Motivasjon

Felles fremtidsbilde

Vaeligr beredt

Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer

Kunnskap om

Scenarier for fremtiden

Erfaringslaeligring

Endring er konstant

Skape kultur for endring

Direktoratet for forvaltning og IKT

KONTRAKTSOPPFOslashLGING

Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted

Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra

Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg

Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende

Bestilles det via e-handel

Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell

utforming og sosialt ansvar

Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut

Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet

OPPFOslashLGINGSFASEN

Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av

avtaleforholdet

Garingrsdagens eller morgendagens teknologi

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Behovets omfang

Kontraktens

gjenstand

Beskrivelser

egenskaper

og grensesnitt

Tilleggstjenester

Vedlikehold

Reservedeler

Reparasjoner

Garantiarbeid og service

Prosjektorganisering

Gjennomfoslashring

Leverings-

steder

Bestillings-

rutiner

Fakturarutiner

Moslashter og maringling (KPI)

YtelseDetalj

StandardFunktion

= Mulige loslashsninger

Aringpne

spesifikasjoner

Ulike spesifikasjonstyper

Krav til egnede rutiner

ForankreVurdere

risiko

Stille krav

Foslashlge opp

Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i

anskaffelsen som gjennomfoslashres

bull Maring kunne dokumenteres

bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere

bull Sanksjonerbar bestemmelse

bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn

Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp

bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene

bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser

bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp

bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale

bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav

bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering

bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak

Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does

it point teachers in the right direcionraquo

Direktoratet for forvaltning og IKT

Positive effekter

bull Ufarlig og krever lite av deltagerne

bull Kursholder har full kontroll paring det

som formidles

Negative effekter

bull Deltagerne foslashlger ikke alltid like mye

med paring det som formidles

bull Vanskelig aring forstaring hvordan budskap

kan benyttes

Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does

it point teachers in the right direcionraquo

Direktoratet for forvaltning og IKT

Positive effekter

bull Oslashkt forstaringelse og bruk av teori

Difis veiledning

bull Tidsbesparende for

kursadministrator

Negative effekter

bull Flere leser ikke det de faringr i

hjemmelekse

Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does

it point teachers in the right direcionraquo

Direktoratet for forvaltning og IKT

Positive effekter

bull Blir mottatt som interessant og morro

bull Hoslashy laeligringsgrad og blir husket

Negative effekter

bull Ressurskrevende aring lage for Difi

bull Enkelt aring la vaeligre aring se hjemme da

det ikke blir kontrollert i etterkant

Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does

it point teachers in the right direcionraquo

Direktoratet for forvaltning og IKT

Positive effekter

bullRelevante interessante og laeligrerike

bullStimulerer til innovative diskusjoner

Negative effekter

bull Noen deltagere ser ikke relevansen

mellom eksemplene og deres

kommende konkurranse

Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does

it point teachers in the right direcionraquo

Direktoratet for forvaltning og IKT

Positive effekter

bull Dypere innsikt i perspektivene til

oslashvrige deltagere

bull Bredere kunnskap om egen situasjon

Negative effekter

bull Aktivitetene tar mye tid

Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does

it point teachers in the right direcionraquo

Direktoratet for forvaltning og IKT

Positive effekter

bull Bedre forstaringelse av konsekvensene

av de valg som tas (tildelingskrit)

bull Oslashkt trygghet for gode prosesser

Negative effekter

bull Redsel for aring bryte likebehandlings-

prinsippet

bull Redd for aring bruke for mye tid uten aring

oppnaring gevinster

Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does

it point teachers in the right direcionraquo

Direktoratet for forvaltning og IKT

Positive effekter

bull Trygghet og forstaringelse for hvordan

utarbeide analyser beskrive behov og

strategiske maringl

Negative effekter

bull Arbeids og tidskrevende aktivitet

som tester motet og tilliten til at man

faringr hjelp og informasjon i gjengjeld

4 Pleier dere aring bli invitert til moslashte med offentige oppdragsgivere for aring diskutere

Forundersoslashkelse - Balanserte anskaffelser av velferdstekmedisinske forbruksartikler (leverandoslashrer)

308

00

308

385

692

1000

692

615

Generell markedskommunikasjon

Neste aringrs innkjoslashpsplaner

En kommende anskaffelse

Leveransen i form av et statusmoslashte i loslashpet avkontrakten

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

Prosent

Ja

Nei

4 Pleier du aring invitere leverandoslashrer til moslashte for aring diskutere

Forundersoslashkelse - Balanserte anskaffelser av velferdstekmedisinske forbruksartikler (innkjoslashpere)

412

125

611

833

588

875

389

167

Generell markedskommunikasjon

Neste aringrs innkjoslashpsplaner

En kommende anskaffelse

Leveransen i form av et statusmoslashte i loslashpet avkontrakten

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

Prosent

Ja

Nei

Direktoratet for forvaltning og IKT

PRESENTASJONER FOR HVERANDRE

Direktoratet for forvaltning og IKT

OPEN SPACE

GRUPPEARBEID

Direktoratet for forvaltning og IKT

EN-TIL-EN-MOslashTER

Direktoratet for forvaltning og IKT

PLENUMSDISKUSJONER

Direktoratet for forvaltning og IKT

Markedsundersoslashkelse

Diverse gruppearbeid

Dialogkonferanse dialogmoslashte

En-til-en moslashter

Konkurransegrunnlag paring hoslashring

DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVUlike former for dialog som benyttes i dette kurset

Delta paring dialogaktiviteterbull Rolle Samspiller ndash ikke server kalde laquosales pitchraquo

bull Gi innspill til kravspekken ndash funksjonsspesifikasjon

bull Vaeligr involvert tidlig i prosessen

Direktoratet for forvaltning og IKT

DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVHvordan paringvirke

Gi grobunn for tillit

Tilby deres bransjekunnskap for aring faring bedre innsikt i

oppdragsgivers behov og hvordan disse kan dekkes paring en

bedre maringte og stimulere til aring tenke nyutvikling

Ny sect 5 i lov om offentlige anskaffelser

Miljoslash menneskerettigheter

og andre samfunnshensyn

laquoStatlige fylkeskommunale og kommunale myndigheter

og offentligrettslige organer skal innrette sin

anskaffelsespraksis slik at den bidrar til aring redusere

skadelig miljoslashparingvirkning og fremme klimavennlige

loslashsninger der dette er relevant Dette skal blant annet skje

ved at oppdragsgiveren tar hensyn til livssykluskostnader

Disse oppdragsgiverne skal ogsaring ha

egnede rutiner for aring fremme respekt for

grunnleggende menneskerettigheter ved

offentlige anskaffelser der det er en risiko

for brudd paring slike rettigheterraquo

bull Med punkter

bull Ekstra underpunkt her

Oppsummering av dagens situasjon ndash forenklet

Sammenstilling av faktisk og anslaringtt utbredelse og bruk av digitale loslashsninger med digital informasjonsflyt

Digitalisering forenkler og forbedrer offentlige anskaffelser

Mer effektive kjoslashp og

enklere prosesser

Bedre kjoslashp og

behovsdekning

Mer lovmessige kjoslashp

Tidsbruk og kostnader for gjennomfoslashring

av innkjoslashp skal vaeligre lavest mulig

Mindre ressursbruk ndash lavere

transaksjonskostnader

Riktig vare eller tjeneste skal kjoslashpes til

riktig kvalitet og beste pris

Bedre behovsforstaringelse og

kategoristyring kapasitet til aring inngaring flere

avtaler faeligrre avvisninger

Regelverkskrav og leverandoslashrenes

rettigheter skal ivaretas korrupsjon og

mislighold skal unngarings

Bedre sporbarhet ndash bevare tilliten til

offentlig sektor

bull Tillit

bull Mot

Direktoratet for forvaltning og IKT

LEVERANDOslashRDIALOG I PRAKSIS Tanja Huse-Fagerlie Difi

Hvordan oppnaring samarbeid

Ikke lenger nok aring bare vaeligre godhellip

Salg er veiledning og raringdgivning av kunden

Stimulere kunden til aring ta ut mer av sitt potensiale

Kjoslashps-revolusjon Lett aring kjoslashpe vanskelig aring velge

Alle tilbud er nesten like

Direktoratet for forvaltning og IKTKilde Ole-Bengt Moe Moementum

FOR LEVERANDOslashRENE

La markedet faring innsikt i din situasjon

FOR INNKJOslashPERNE

Vaeligr en tydelig og krevende kunde

Vurder tilbudet etter hvordan det tilfoslashrer deg verdi

Leverandoslashr maring tilpasse tilbudet til behovet og

ikke behovet til tilbudet

PRESENTASJON FRA BRANSJEN TIL OPPDRAGSGIVERNE

Eksempler paring rutiner i styrende dokumenter

1 Kartlegge miljoslashbelastningen ved planlagte anskaffelser hvor er det potensiale for reduksjon

- Risikoanalyse

2 Dialog med markedet som hovedregel v store strategisk viktige anskaffelser

3 Formuler formaringlet med anskaffelsen sett resultatmaringl

4 Bruke Aringpne spesifikasjoner (fremmer nye loslashsninger)

5 Legg vekt paring livssykluskostnader

6 Plassere ansvar for aring foslashlge opp kontrakten ndash leveres kontraktsmessig ytelse

7 Maringle om oslashnsket effekt resultat er naringdd

Anskaffelseskostnaden er toppen av isfjellet

sect 8-1 markedsundersoslashkelser

bull Kan du prate med leverandoslashrer Eller vil det diskvalifisere deg

bull Oppdragsgiver kan gjennomfoslashre markedsundersoslashkelser og

informere om planer og behov

bull Oppdragsgiver kan aktivt garing ut aring be om raringd

bull Oppdragsgiver kan motta raringd fra bla leverandoslashrer markedsaktoslashrer

bull Raringdene kan brukes i den konkrete anskaffelsen under forutsetning

av at raringdene ikke har konkurransevridende effekt eller er et brudd

paring likebehandlingsprinsippet

Mulighetene ved aringpne spesifikasjoner

bull Leverandoslashrene kan levere sine beste loslashsningsforslag det de er gode paring

bull Du utfordrer leverandoslashrene til nytenkning og kreativitet

bull Du faringr tilbud paring laquodet sisteraquo innen loslashsninger og ikke gammel foreldet

teknologi og loslashsninger

bull Du maring ikke ha spisskompetanse selv paring loslashsninger

bull Du kan foslashlge opp resultatene behovsoppfyllelsen og maringle om formaringlet

med anskaffelsen er naringdd

bull Du kan konsentrere deg om kjerneoppgaver

EURO 6

Kvalifikasjonskrav

Kontrakt

Spesifikasjon Evaluering

MAringL

STRATEGI FOR

MAringLOPPNAringELSE

HANDLINGSPLANER

OG AKTIVITETER

INTERNE

RESSURSERANSKAFFELSE

Oslashkonomisk mest fordelaktige

ALTERNATIV HANDLELISTEB Skriv ned de samme tre varene men naring formulert som behov

bull 1 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

bull 2 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

bull 3 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

C Skriv ned et forslag som dekker

behovet ved siden av

Etter B bytt ark med en annenhellip

VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)

bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar

bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte

bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles

Styringsparametere for offanskaffelser

Mer info

httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-

anskaffelser

Prosess for aring komme i gang

Knytte til overordnede

maringl

Maringle paring tre til fem parametere

Ledelsen maring sette konkrete

resultatmaringl

Maringle og rapportere

regelmessig

Vise i maringlsystem

Offentlige virksomheter har fokusert paring aring

overholde regler og forenkle administrative

prosesser for konkurransegjennomfoslashring

og haringndtering bestilling til betaling

Avklare behov og forberede konkurransen

Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging

Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser

Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir

stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

PWC 2017

Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan

Kontroll

bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen

bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging

bull Overvaringkning

bull Kostnadskontroll

Tillit

bull Felles maringl

bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging

bull Myndiggjoslashring

bull Fasilitering

Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging

bull Innkjoslashpsvolum

bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo

bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016

bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring

bull Avtaler

bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien

bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale

bull Hvor stort volum dekker avtalene

bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene

bull Produkter

bull Produktlojalitet

bull Gevinster

bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging

bull avtaledekning

bull avtalelojalitet

Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl

bull Spend innenfor kategorien

bull Antall avtaler og volum paring avtaler

bull Antall leverandoslashrer uten avtale

bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging

bull Avtaledekning

bull Avtalelojalitet

EKSEMPEL

Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt

Norengros Kjosavik As 306 550

Aga As 60 519

Apotek 1 Varinggen 29 877

Maske Gruppen As 9 746

Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019

Sverre W Monsen AS 8 217

Trioscan As 2 665

Gjesdal Apotek 2 592

Boots Norge As 1 038

Staples Norway As 986

Snoslashgg As 935

Av Form As 257

Lindorff As Oslo 215

Intrum Justitia As 174

Totalsum 432 790

Hvordan faring

mest

mulig ut av

forholdetHvem skal ha ansvar

for hva

(NOEN er ofte INGEN)

Hvordan sikrer jeg god

kommunikasjon og

samarbeid

Hvordan laeligrer jeg

av dette forholdet

slik at det blir enda

bedre neste gang

Hvorfor skal

leverandoslashren

oslashnske aring

beholde meg

som kunde

Hvordan sikrer jeg at

leverandoslashr faktisk

leverer det som er

bestilt

Kan vi gjoslashre ting

enda mer effektivt

Hvordan faringr jeg alle

andre til aring kjenne og

benytte avtalen

Hva naring

Praktisk implementering av kontrakt

Tydelige roller og ansvar

BUDSJETTANSVARLIG

INNKJOslashPSLEDER

INNKJOslashPER FAGANSVARLIG

BRUKER KVALITETSSIKRER

bull Avgjoslashr med mandat om behov

skal loslashses ved anskaffelse eller

ikke

bull Ansvarlig for realisering av

gevinst

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av anskaffelsesvirksomheten

bull Ansvarlig for den operative

gjennomfoslashringen av anskaffelsen i

foslashlge gjeldende regler og

retningslinjer

bull Ansvarlig for at anskaffelsen

dekker behovet og er av rett

kvalitet

bull Ansvarlig for aring identifisere

behovene som anskaffelsen skal

dekke

bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht

gjeldende regelverk og rutiner

(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller

fagansvarlig)

KONTRAKTSFORVALTER

bull Ansvarlig for aring foslashlge opp

leveransen

TOPPLEDER

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av hele virksomheten

LEVERANDOslashR

bull Ansvarlig for levering i henhold til

avtale

Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det

bull Justeringar av kontrakt

bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning

bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter

73

Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk

teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing

Fordi

bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande

bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale

bull markedet er prematurt

bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar

bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator

74

DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en

virksomhet

Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og

forklar igjen - hold fokus

Forankring

bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn

bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger

bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere

bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen

bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering

Rollebeskrivelser

httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon

Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid

2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres

3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere

4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller

5 Knytt ansvar til roller

6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person

7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi

Hva er endringsledelse

Direktoratet for forvaltning og IKT

Aring skape ny

retning

Ny retning

- Operativ

ledelse

Gammel retning

- Operativ ledelse

Om aring initiere og

understoslashtte

prosesser som

realiserer en

oslashnsket situasjonVisjon

Forstaringelse

Praktisk kompetanse

Oppslutning

Avstand og tid

Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring

Ta eierskap

Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen

Kunnskap om

Sensemaking

Strategivalg for egen bevisstgjoslashring

laquoIndre monolograquo

Fortell hvorfor

Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo

Kunnskap om

Oversettelse

Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen

Hva du skal si og hvordan du sier det

Finn balansen

Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring

Kunnskap om

Prioritering

Utvikling og stabilitet

Skape handlingsrom

Endringskapasitet Planlegging

Snu motstand

Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand

Kunnskap om

Forstaring reaksjoner

Snu motstand

Forhandling og reforhandling

Motivasjon

Felles fremtidsbilde

Vaeligr beredt

Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer

Kunnskap om

Scenarier for fremtiden

Erfaringslaeligring

Endring er konstant

Skape kultur for endring

Direktoratet for forvaltning og IKT

KONTRAKTSOPPFOslashLGING

Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted

Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra

Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg

Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende

Bestilles det via e-handel

Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell

utforming og sosialt ansvar

Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut

Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet

OPPFOslashLGINGSFASEN

Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av

avtaleforholdet

Garingrsdagens eller morgendagens teknologi

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Behovets omfang

Kontraktens

gjenstand

Beskrivelser

egenskaper

og grensesnitt

Tilleggstjenester

Vedlikehold

Reservedeler

Reparasjoner

Garantiarbeid og service

Prosjektorganisering

Gjennomfoslashring

Leverings-

steder

Bestillings-

rutiner

Fakturarutiner

Moslashter og maringling (KPI)

YtelseDetalj

StandardFunktion

= Mulige loslashsninger

Aringpne

spesifikasjoner

Ulike spesifikasjonstyper

Krav til egnede rutiner

ForankreVurdere

risiko

Stille krav

Foslashlge opp

Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i

anskaffelsen som gjennomfoslashres

bull Maring kunne dokumenteres

bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere

bull Sanksjonerbar bestemmelse

bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn

Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp

bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene

bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser

bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp

bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale

bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav

bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering

bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak

Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does

it point teachers in the right direcionraquo

Direktoratet for forvaltning og IKT

Positive effekter

bull Oslashkt forstaringelse og bruk av teori

Difis veiledning

bull Tidsbesparende for

kursadministrator

Negative effekter

bull Flere leser ikke det de faringr i

hjemmelekse

Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does

it point teachers in the right direcionraquo

Direktoratet for forvaltning og IKT

Positive effekter

bull Blir mottatt som interessant og morro

bull Hoslashy laeligringsgrad og blir husket

Negative effekter

bull Ressurskrevende aring lage for Difi

bull Enkelt aring la vaeligre aring se hjemme da

det ikke blir kontrollert i etterkant

Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does

it point teachers in the right direcionraquo

Direktoratet for forvaltning og IKT

Positive effekter

bullRelevante interessante og laeligrerike

bullStimulerer til innovative diskusjoner

Negative effekter

bull Noen deltagere ser ikke relevansen

mellom eksemplene og deres

kommende konkurranse

Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does

it point teachers in the right direcionraquo

Direktoratet for forvaltning og IKT

Positive effekter

bull Dypere innsikt i perspektivene til

oslashvrige deltagere

bull Bredere kunnskap om egen situasjon

Negative effekter

bull Aktivitetene tar mye tid

Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does

it point teachers in the right direcionraquo

Direktoratet for forvaltning og IKT

Positive effekter

bull Bedre forstaringelse av konsekvensene

av de valg som tas (tildelingskrit)

bull Oslashkt trygghet for gode prosesser

Negative effekter

bull Redsel for aring bryte likebehandlings-

prinsippet

bull Redd for aring bruke for mye tid uten aring

oppnaring gevinster

Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does

it point teachers in the right direcionraquo

Direktoratet for forvaltning og IKT

Positive effekter

bull Trygghet og forstaringelse for hvordan

utarbeide analyser beskrive behov og

strategiske maringl

Negative effekter

bull Arbeids og tidskrevende aktivitet

som tester motet og tilliten til at man

faringr hjelp og informasjon i gjengjeld

4 Pleier dere aring bli invitert til moslashte med offentige oppdragsgivere for aring diskutere

Forundersoslashkelse - Balanserte anskaffelser av velferdstekmedisinske forbruksartikler (leverandoslashrer)

308

00

308

385

692

1000

692

615

Generell markedskommunikasjon

Neste aringrs innkjoslashpsplaner

En kommende anskaffelse

Leveransen i form av et statusmoslashte i loslashpet avkontrakten

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

Prosent

Ja

Nei

4 Pleier du aring invitere leverandoslashrer til moslashte for aring diskutere

Forundersoslashkelse - Balanserte anskaffelser av velferdstekmedisinske forbruksartikler (innkjoslashpere)

412

125

611

833

588

875

389

167

Generell markedskommunikasjon

Neste aringrs innkjoslashpsplaner

En kommende anskaffelse

Leveransen i form av et statusmoslashte i loslashpet avkontrakten

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

Prosent

Ja

Nei

Direktoratet for forvaltning og IKT

PRESENTASJONER FOR HVERANDRE

Direktoratet for forvaltning og IKT

OPEN SPACE

GRUPPEARBEID

Direktoratet for forvaltning og IKT

EN-TIL-EN-MOslashTER

Direktoratet for forvaltning og IKT

PLENUMSDISKUSJONER

Direktoratet for forvaltning og IKT

Markedsundersoslashkelse

Diverse gruppearbeid

Dialogkonferanse dialogmoslashte

En-til-en moslashter

Konkurransegrunnlag paring hoslashring

DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVUlike former for dialog som benyttes i dette kurset

Delta paring dialogaktiviteterbull Rolle Samspiller ndash ikke server kalde laquosales pitchraquo

bull Gi innspill til kravspekken ndash funksjonsspesifikasjon

bull Vaeligr involvert tidlig i prosessen

Direktoratet for forvaltning og IKT

DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVHvordan paringvirke

Gi grobunn for tillit

Tilby deres bransjekunnskap for aring faring bedre innsikt i

oppdragsgivers behov og hvordan disse kan dekkes paring en

bedre maringte og stimulere til aring tenke nyutvikling

Ny sect 5 i lov om offentlige anskaffelser

Miljoslash menneskerettigheter

og andre samfunnshensyn

laquoStatlige fylkeskommunale og kommunale myndigheter

og offentligrettslige organer skal innrette sin

anskaffelsespraksis slik at den bidrar til aring redusere

skadelig miljoslashparingvirkning og fremme klimavennlige

loslashsninger der dette er relevant Dette skal blant annet skje

ved at oppdragsgiveren tar hensyn til livssykluskostnader

Disse oppdragsgiverne skal ogsaring ha

egnede rutiner for aring fremme respekt for

grunnleggende menneskerettigheter ved

offentlige anskaffelser der det er en risiko

for brudd paring slike rettigheterraquo

bull Med punkter

bull Ekstra underpunkt her

Oppsummering av dagens situasjon ndash forenklet

Sammenstilling av faktisk og anslaringtt utbredelse og bruk av digitale loslashsninger med digital informasjonsflyt

Digitalisering forenkler og forbedrer offentlige anskaffelser

Mer effektive kjoslashp og

enklere prosesser

Bedre kjoslashp og

behovsdekning

Mer lovmessige kjoslashp

Tidsbruk og kostnader for gjennomfoslashring

av innkjoslashp skal vaeligre lavest mulig

Mindre ressursbruk ndash lavere

transaksjonskostnader

Riktig vare eller tjeneste skal kjoslashpes til

riktig kvalitet og beste pris

Bedre behovsforstaringelse og

kategoristyring kapasitet til aring inngaring flere

avtaler faeligrre avvisninger

Regelverkskrav og leverandoslashrenes

rettigheter skal ivaretas korrupsjon og

mislighold skal unngarings

Bedre sporbarhet ndash bevare tilliten til

offentlig sektor

bull Tillit

bull Mot

Direktoratet for forvaltning og IKT

LEVERANDOslashRDIALOG I PRAKSIS Tanja Huse-Fagerlie Difi

Hvordan oppnaring samarbeid

Ikke lenger nok aring bare vaeligre godhellip

Salg er veiledning og raringdgivning av kunden

Stimulere kunden til aring ta ut mer av sitt potensiale

Kjoslashps-revolusjon Lett aring kjoslashpe vanskelig aring velge

Alle tilbud er nesten like

Direktoratet for forvaltning og IKTKilde Ole-Bengt Moe Moementum

FOR LEVERANDOslashRENE

La markedet faring innsikt i din situasjon

FOR INNKJOslashPERNE

Vaeligr en tydelig og krevende kunde

Vurder tilbudet etter hvordan det tilfoslashrer deg verdi

Leverandoslashr maring tilpasse tilbudet til behovet og

ikke behovet til tilbudet

PRESENTASJON FRA BRANSJEN TIL OPPDRAGSGIVERNE

Eksempler paring rutiner i styrende dokumenter

1 Kartlegge miljoslashbelastningen ved planlagte anskaffelser hvor er det potensiale for reduksjon

- Risikoanalyse

2 Dialog med markedet som hovedregel v store strategisk viktige anskaffelser

3 Formuler formaringlet med anskaffelsen sett resultatmaringl

4 Bruke Aringpne spesifikasjoner (fremmer nye loslashsninger)

5 Legg vekt paring livssykluskostnader

6 Plassere ansvar for aring foslashlge opp kontrakten ndash leveres kontraktsmessig ytelse

7 Maringle om oslashnsket effekt resultat er naringdd

Anskaffelseskostnaden er toppen av isfjellet

sect 8-1 markedsundersoslashkelser

bull Kan du prate med leverandoslashrer Eller vil det diskvalifisere deg

bull Oppdragsgiver kan gjennomfoslashre markedsundersoslashkelser og

informere om planer og behov

bull Oppdragsgiver kan aktivt garing ut aring be om raringd

bull Oppdragsgiver kan motta raringd fra bla leverandoslashrer markedsaktoslashrer

bull Raringdene kan brukes i den konkrete anskaffelsen under forutsetning

av at raringdene ikke har konkurransevridende effekt eller er et brudd

paring likebehandlingsprinsippet

Mulighetene ved aringpne spesifikasjoner

bull Leverandoslashrene kan levere sine beste loslashsningsforslag det de er gode paring

bull Du utfordrer leverandoslashrene til nytenkning og kreativitet

bull Du faringr tilbud paring laquodet sisteraquo innen loslashsninger og ikke gammel foreldet

teknologi og loslashsninger

bull Du maring ikke ha spisskompetanse selv paring loslashsninger

bull Du kan foslashlge opp resultatene behovsoppfyllelsen og maringle om formaringlet

med anskaffelsen er naringdd

bull Du kan konsentrere deg om kjerneoppgaver

EURO 6

Kvalifikasjonskrav

Kontrakt

Spesifikasjon Evaluering

MAringL

STRATEGI FOR

MAringLOPPNAringELSE

HANDLINGSPLANER

OG AKTIVITETER

INTERNE

RESSURSERANSKAFFELSE

Oslashkonomisk mest fordelaktige

ALTERNATIV HANDLELISTEB Skriv ned de samme tre varene men naring formulert som behov

bull 1 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

bull 2 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

bull 3 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

C Skriv ned et forslag som dekker

behovet ved siden av

Etter B bytt ark med en annenhellip

VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)

bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar

bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte

bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles

Styringsparametere for offanskaffelser

Mer info

httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-

anskaffelser

Prosess for aring komme i gang

Knytte til overordnede

maringl

Maringle paring tre til fem parametere

Ledelsen maring sette konkrete

resultatmaringl

Maringle og rapportere

regelmessig

Vise i maringlsystem

Offentlige virksomheter har fokusert paring aring

overholde regler og forenkle administrative

prosesser for konkurransegjennomfoslashring

og haringndtering bestilling til betaling

Avklare behov og forberede konkurransen

Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging

Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser

Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir

stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

PWC 2017

Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan

Kontroll

bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen

bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging

bull Overvaringkning

bull Kostnadskontroll

Tillit

bull Felles maringl

bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging

bull Myndiggjoslashring

bull Fasilitering

Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging

bull Innkjoslashpsvolum

bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo

bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016

bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring

bull Avtaler

bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien

bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale

bull Hvor stort volum dekker avtalene

bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene

bull Produkter

bull Produktlojalitet

bull Gevinster

bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging

bull avtaledekning

bull avtalelojalitet

Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl

bull Spend innenfor kategorien

bull Antall avtaler og volum paring avtaler

bull Antall leverandoslashrer uten avtale

bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging

bull Avtaledekning

bull Avtalelojalitet

EKSEMPEL

Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt

Norengros Kjosavik As 306 550

Aga As 60 519

Apotek 1 Varinggen 29 877

Maske Gruppen As 9 746

Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019

Sverre W Monsen AS 8 217

Trioscan As 2 665

Gjesdal Apotek 2 592

Boots Norge As 1 038

Staples Norway As 986

Snoslashgg As 935

Av Form As 257

Lindorff As Oslo 215

Intrum Justitia As 174

Totalsum 432 790

Hvordan faring

mest

mulig ut av

forholdetHvem skal ha ansvar

for hva

(NOEN er ofte INGEN)

Hvordan sikrer jeg god

kommunikasjon og

samarbeid

Hvordan laeligrer jeg

av dette forholdet

slik at det blir enda

bedre neste gang

Hvorfor skal

leverandoslashren

oslashnske aring

beholde meg

som kunde

Hvordan sikrer jeg at

leverandoslashr faktisk

leverer det som er

bestilt

Kan vi gjoslashre ting

enda mer effektivt

Hvordan faringr jeg alle

andre til aring kjenne og

benytte avtalen

Hva naring

Praktisk implementering av kontrakt

Tydelige roller og ansvar

BUDSJETTANSVARLIG

INNKJOslashPSLEDER

INNKJOslashPER FAGANSVARLIG

BRUKER KVALITETSSIKRER

bull Avgjoslashr med mandat om behov

skal loslashses ved anskaffelse eller

ikke

bull Ansvarlig for realisering av

gevinst

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av anskaffelsesvirksomheten

bull Ansvarlig for den operative

gjennomfoslashringen av anskaffelsen i

foslashlge gjeldende regler og

retningslinjer

bull Ansvarlig for at anskaffelsen

dekker behovet og er av rett

kvalitet

bull Ansvarlig for aring identifisere

behovene som anskaffelsen skal

dekke

bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht

gjeldende regelverk og rutiner

(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller

fagansvarlig)

KONTRAKTSFORVALTER

bull Ansvarlig for aring foslashlge opp

leveransen

TOPPLEDER

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av hele virksomheten

LEVERANDOslashR

bull Ansvarlig for levering i henhold til

avtale

Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det

bull Justeringar av kontrakt

bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning

bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter

73

Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk

teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing

Fordi

bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande

bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale

bull markedet er prematurt

bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar

bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator

74

DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en

virksomhet

Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og

forklar igjen - hold fokus

Forankring

bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn

bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger

bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere

bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen

bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering

Rollebeskrivelser

httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon

Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid

2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres

3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere

4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller

5 Knytt ansvar til roller

6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person

7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi

Hva er endringsledelse

Direktoratet for forvaltning og IKT

Aring skape ny

retning

Ny retning

- Operativ

ledelse

Gammel retning

- Operativ ledelse

Om aring initiere og

understoslashtte

prosesser som

realiserer en

oslashnsket situasjonVisjon

Forstaringelse

Praktisk kompetanse

Oppslutning

Avstand og tid

Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring

Ta eierskap

Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen

Kunnskap om

Sensemaking

Strategivalg for egen bevisstgjoslashring

laquoIndre monolograquo

Fortell hvorfor

Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo

Kunnskap om

Oversettelse

Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen

Hva du skal si og hvordan du sier det

Finn balansen

Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring

Kunnskap om

Prioritering

Utvikling og stabilitet

Skape handlingsrom

Endringskapasitet Planlegging

Snu motstand

Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand

Kunnskap om

Forstaring reaksjoner

Snu motstand

Forhandling og reforhandling

Motivasjon

Felles fremtidsbilde

Vaeligr beredt

Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer

Kunnskap om

Scenarier for fremtiden

Erfaringslaeligring

Endring er konstant

Skape kultur for endring

Direktoratet for forvaltning og IKT

KONTRAKTSOPPFOslashLGING

Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted

Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra

Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg

Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende

Bestilles det via e-handel

Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell

utforming og sosialt ansvar

Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut

Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet

OPPFOslashLGINGSFASEN

Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av

avtaleforholdet

Garingrsdagens eller morgendagens teknologi

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Behovets omfang

Kontraktens

gjenstand

Beskrivelser

egenskaper

og grensesnitt

Tilleggstjenester

Vedlikehold

Reservedeler

Reparasjoner

Garantiarbeid og service

Prosjektorganisering

Gjennomfoslashring

Leverings-

steder

Bestillings-

rutiner

Fakturarutiner

Moslashter og maringling (KPI)

YtelseDetalj

StandardFunktion

= Mulige loslashsninger

Aringpne

spesifikasjoner

Ulike spesifikasjonstyper

Krav til egnede rutiner

ForankreVurdere

risiko

Stille krav

Foslashlge opp

Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i

anskaffelsen som gjennomfoslashres

bull Maring kunne dokumenteres

bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere

bull Sanksjonerbar bestemmelse

bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn

Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp

bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene

bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser

bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp

bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale

bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav

bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering

bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak

Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does

it point teachers in the right direcionraquo

Direktoratet for forvaltning og IKT

Positive effekter

bull Blir mottatt som interessant og morro

bull Hoslashy laeligringsgrad og blir husket

Negative effekter

bull Ressurskrevende aring lage for Difi

bull Enkelt aring la vaeligre aring se hjemme da

det ikke blir kontrollert i etterkant

Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does

it point teachers in the right direcionraquo

Direktoratet for forvaltning og IKT

Positive effekter

bullRelevante interessante og laeligrerike

bullStimulerer til innovative diskusjoner

Negative effekter

bull Noen deltagere ser ikke relevansen

mellom eksemplene og deres

kommende konkurranse

Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does

it point teachers in the right direcionraquo

Direktoratet for forvaltning og IKT

Positive effekter

bull Dypere innsikt i perspektivene til

oslashvrige deltagere

bull Bredere kunnskap om egen situasjon

Negative effekter

bull Aktivitetene tar mye tid

Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does

it point teachers in the right direcionraquo

Direktoratet for forvaltning og IKT

Positive effekter

bull Bedre forstaringelse av konsekvensene

av de valg som tas (tildelingskrit)

bull Oslashkt trygghet for gode prosesser

Negative effekter

bull Redsel for aring bryte likebehandlings-

prinsippet

bull Redd for aring bruke for mye tid uten aring

oppnaring gevinster

Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does

it point teachers in the right direcionraquo

Direktoratet for forvaltning og IKT

Positive effekter

bull Trygghet og forstaringelse for hvordan

utarbeide analyser beskrive behov og

strategiske maringl

Negative effekter

bull Arbeids og tidskrevende aktivitet

som tester motet og tilliten til at man

faringr hjelp og informasjon i gjengjeld

4 Pleier dere aring bli invitert til moslashte med offentige oppdragsgivere for aring diskutere

Forundersoslashkelse - Balanserte anskaffelser av velferdstekmedisinske forbruksartikler (leverandoslashrer)

308

00

308

385

692

1000

692

615

Generell markedskommunikasjon

Neste aringrs innkjoslashpsplaner

En kommende anskaffelse

Leveransen i form av et statusmoslashte i loslashpet avkontrakten

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

Prosent

Ja

Nei

4 Pleier du aring invitere leverandoslashrer til moslashte for aring diskutere

Forundersoslashkelse - Balanserte anskaffelser av velferdstekmedisinske forbruksartikler (innkjoslashpere)

412

125

611

833

588

875

389

167

Generell markedskommunikasjon

Neste aringrs innkjoslashpsplaner

En kommende anskaffelse

Leveransen i form av et statusmoslashte i loslashpet avkontrakten

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

Prosent

Ja

Nei

Direktoratet for forvaltning og IKT

PRESENTASJONER FOR HVERANDRE

Direktoratet for forvaltning og IKT

OPEN SPACE

GRUPPEARBEID

Direktoratet for forvaltning og IKT

EN-TIL-EN-MOslashTER

Direktoratet for forvaltning og IKT

PLENUMSDISKUSJONER

Direktoratet for forvaltning og IKT

Markedsundersoslashkelse

Diverse gruppearbeid

Dialogkonferanse dialogmoslashte

En-til-en moslashter

Konkurransegrunnlag paring hoslashring

DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVUlike former for dialog som benyttes i dette kurset

Delta paring dialogaktiviteterbull Rolle Samspiller ndash ikke server kalde laquosales pitchraquo

bull Gi innspill til kravspekken ndash funksjonsspesifikasjon

bull Vaeligr involvert tidlig i prosessen

Direktoratet for forvaltning og IKT

DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVHvordan paringvirke

Gi grobunn for tillit

Tilby deres bransjekunnskap for aring faring bedre innsikt i

oppdragsgivers behov og hvordan disse kan dekkes paring en

bedre maringte og stimulere til aring tenke nyutvikling

Ny sect 5 i lov om offentlige anskaffelser

Miljoslash menneskerettigheter

og andre samfunnshensyn

laquoStatlige fylkeskommunale og kommunale myndigheter

og offentligrettslige organer skal innrette sin

anskaffelsespraksis slik at den bidrar til aring redusere

skadelig miljoslashparingvirkning og fremme klimavennlige

loslashsninger der dette er relevant Dette skal blant annet skje

ved at oppdragsgiveren tar hensyn til livssykluskostnader

Disse oppdragsgiverne skal ogsaring ha

egnede rutiner for aring fremme respekt for

grunnleggende menneskerettigheter ved

offentlige anskaffelser der det er en risiko

for brudd paring slike rettigheterraquo

bull Med punkter

bull Ekstra underpunkt her

Oppsummering av dagens situasjon ndash forenklet

Sammenstilling av faktisk og anslaringtt utbredelse og bruk av digitale loslashsninger med digital informasjonsflyt

Digitalisering forenkler og forbedrer offentlige anskaffelser

Mer effektive kjoslashp og

enklere prosesser

Bedre kjoslashp og

behovsdekning

Mer lovmessige kjoslashp

Tidsbruk og kostnader for gjennomfoslashring

av innkjoslashp skal vaeligre lavest mulig

Mindre ressursbruk ndash lavere

transaksjonskostnader

Riktig vare eller tjeneste skal kjoslashpes til

riktig kvalitet og beste pris

Bedre behovsforstaringelse og

kategoristyring kapasitet til aring inngaring flere

avtaler faeligrre avvisninger

Regelverkskrav og leverandoslashrenes

rettigheter skal ivaretas korrupsjon og

mislighold skal unngarings

Bedre sporbarhet ndash bevare tilliten til

offentlig sektor

bull Tillit

bull Mot

Direktoratet for forvaltning og IKT

LEVERANDOslashRDIALOG I PRAKSIS Tanja Huse-Fagerlie Difi

Hvordan oppnaring samarbeid

Ikke lenger nok aring bare vaeligre godhellip

Salg er veiledning og raringdgivning av kunden

Stimulere kunden til aring ta ut mer av sitt potensiale

Kjoslashps-revolusjon Lett aring kjoslashpe vanskelig aring velge

Alle tilbud er nesten like

Direktoratet for forvaltning og IKTKilde Ole-Bengt Moe Moementum

FOR LEVERANDOslashRENE

La markedet faring innsikt i din situasjon

FOR INNKJOslashPERNE

Vaeligr en tydelig og krevende kunde

Vurder tilbudet etter hvordan det tilfoslashrer deg verdi

Leverandoslashr maring tilpasse tilbudet til behovet og

ikke behovet til tilbudet

PRESENTASJON FRA BRANSJEN TIL OPPDRAGSGIVERNE

Eksempler paring rutiner i styrende dokumenter

1 Kartlegge miljoslashbelastningen ved planlagte anskaffelser hvor er det potensiale for reduksjon

- Risikoanalyse

2 Dialog med markedet som hovedregel v store strategisk viktige anskaffelser

3 Formuler formaringlet med anskaffelsen sett resultatmaringl

4 Bruke Aringpne spesifikasjoner (fremmer nye loslashsninger)

5 Legg vekt paring livssykluskostnader

6 Plassere ansvar for aring foslashlge opp kontrakten ndash leveres kontraktsmessig ytelse

7 Maringle om oslashnsket effekt resultat er naringdd

Anskaffelseskostnaden er toppen av isfjellet

sect 8-1 markedsundersoslashkelser

bull Kan du prate med leverandoslashrer Eller vil det diskvalifisere deg

bull Oppdragsgiver kan gjennomfoslashre markedsundersoslashkelser og

informere om planer og behov

bull Oppdragsgiver kan aktivt garing ut aring be om raringd

bull Oppdragsgiver kan motta raringd fra bla leverandoslashrer markedsaktoslashrer

bull Raringdene kan brukes i den konkrete anskaffelsen under forutsetning

av at raringdene ikke har konkurransevridende effekt eller er et brudd

paring likebehandlingsprinsippet

Mulighetene ved aringpne spesifikasjoner

bull Leverandoslashrene kan levere sine beste loslashsningsforslag det de er gode paring

bull Du utfordrer leverandoslashrene til nytenkning og kreativitet

bull Du faringr tilbud paring laquodet sisteraquo innen loslashsninger og ikke gammel foreldet

teknologi og loslashsninger

bull Du maring ikke ha spisskompetanse selv paring loslashsninger

bull Du kan foslashlge opp resultatene behovsoppfyllelsen og maringle om formaringlet

med anskaffelsen er naringdd

bull Du kan konsentrere deg om kjerneoppgaver

EURO 6

Kvalifikasjonskrav

Kontrakt

Spesifikasjon Evaluering

MAringL

STRATEGI FOR

MAringLOPPNAringELSE

HANDLINGSPLANER

OG AKTIVITETER

INTERNE

RESSURSERANSKAFFELSE

Oslashkonomisk mest fordelaktige

ALTERNATIV HANDLELISTEB Skriv ned de samme tre varene men naring formulert som behov

bull 1 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

bull 2 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

bull 3 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

C Skriv ned et forslag som dekker

behovet ved siden av

Etter B bytt ark med en annenhellip

VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)

bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar

bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte

bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles

Styringsparametere for offanskaffelser

Mer info

httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-

anskaffelser

Prosess for aring komme i gang

Knytte til overordnede

maringl

Maringle paring tre til fem parametere

Ledelsen maring sette konkrete

resultatmaringl

Maringle og rapportere

regelmessig

Vise i maringlsystem

Offentlige virksomheter har fokusert paring aring

overholde regler og forenkle administrative

prosesser for konkurransegjennomfoslashring

og haringndtering bestilling til betaling

Avklare behov og forberede konkurransen

Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging

Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser

Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir

stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

PWC 2017

Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan

Kontroll

bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen

bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging

bull Overvaringkning

bull Kostnadskontroll

Tillit

bull Felles maringl

bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging

bull Myndiggjoslashring

bull Fasilitering

Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging

bull Innkjoslashpsvolum

bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo

bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016

bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring

bull Avtaler

bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien

bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale

bull Hvor stort volum dekker avtalene

bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene

bull Produkter

bull Produktlojalitet

bull Gevinster

bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging

bull avtaledekning

bull avtalelojalitet

Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl

bull Spend innenfor kategorien

bull Antall avtaler og volum paring avtaler

bull Antall leverandoslashrer uten avtale

bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging

bull Avtaledekning

bull Avtalelojalitet

EKSEMPEL

Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt

Norengros Kjosavik As 306 550

Aga As 60 519

Apotek 1 Varinggen 29 877

Maske Gruppen As 9 746

Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019

Sverre W Monsen AS 8 217

Trioscan As 2 665

Gjesdal Apotek 2 592

Boots Norge As 1 038

Staples Norway As 986

Snoslashgg As 935

Av Form As 257

Lindorff As Oslo 215

Intrum Justitia As 174

Totalsum 432 790

Hvordan faring

mest

mulig ut av

forholdetHvem skal ha ansvar

for hva

(NOEN er ofte INGEN)

Hvordan sikrer jeg god

kommunikasjon og

samarbeid

Hvordan laeligrer jeg

av dette forholdet

slik at det blir enda

bedre neste gang

Hvorfor skal

leverandoslashren

oslashnske aring

beholde meg

som kunde

Hvordan sikrer jeg at

leverandoslashr faktisk

leverer det som er

bestilt

Kan vi gjoslashre ting

enda mer effektivt

Hvordan faringr jeg alle

andre til aring kjenne og

benytte avtalen

Hva naring

Praktisk implementering av kontrakt

Tydelige roller og ansvar

BUDSJETTANSVARLIG

INNKJOslashPSLEDER

INNKJOslashPER FAGANSVARLIG

BRUKER KVALITETSSIKRER

bull Avgjoslashr med mandat om behov

skal loslashses ved anskaffelse eller

ikke

bull Ansvarlig for realisering av

gevinst

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av anskaffelsesvirksomheten

bull Ansvarlig for den operative

gjennomfoslashringen av anskaffelsen i

foslashlge gjeldende regler og

retningslinjer

bull Ansvarlig for at anskaffelsen

dekker behovet og er av rett

kvalitet

bull Ansvarlig for aring identifisere

behovene som anskaffelsen skal

dekke

bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht

gjeldende regelverk og rutiner

(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller

fagansvarlig)

KONTRAKTSFORVALTER

bull Ansvarlig for aring foslashlge opp

leveransen

TOPPLEDER

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av hele virksomheten

LEVERANDOslashR

bull Ansvarlig for levering i henhold til

avtale

Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det

bull Justeringar av kontrakt

bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning

bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter

73

Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk

teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing

Fordi

bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande

bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale

bull markedet er prematurt

bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar

bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator

74

DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en

virksomhet

Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og

forklar igjen - hold fokus

Forankring

bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn

bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger

bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere

bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen

bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering

Rollebeskrivelser

httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon

Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid

2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres

3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere

4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller

5 Knytt ansvar til roller

6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person

7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi

Hva er endringsledelse

Direktoratet for forvaltning og IKT

Aring skape ny

retning

Ny retning

- Operativ

ledelse

Gammel retning

- Operativ ledelse

Om aring initiere og

understoslashtte

prosesser som

realiserer en

oslashnsket situasjonVisjon

Forstaringelse

Praktisk kompetanse

Oppslutning

Avstand og tid

Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring

Ta eierskap

Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen

Kunnskap om

Sensemaking

Strategivalg for egen bevisstgjoslashring

laquoIndre monolograquo

Fortell hvorfor

Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo

Kunnskap om

Oversettelse

Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen

Hva du skal si og hvordan du sier det

Finn balansen

Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring

Kunnskap om

Prioritering

Utvikling og stabilitet

Skape handlingsrom

Endringskapasitet Planlegging

Snu motstand

Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand

Kunnskap om

Forstaring reaksjoner

Snu motstand

Forhandling og reforhandling

Motivasjon

Felles fremtidsbilde

Vaeligr beredt

Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer

Kunnskap om

Scenarier for fremtiden

Erfaringslaeligring

Endring er konstant

Skape kultur for endring

Direktoratet for forvaltning og IKT

KONTRAKTSOPPFOslashLGING

Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted

Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra

Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg

Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende

Bestilles det via e-handel

Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell

utforming og sosialt ansvar

Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut

Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet

OPPFOslashLGINGSFASEN

Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av

avtaleforholdet

Garingrsdagens eller morgendagens teknologi

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Behovets omfang

Kontraktens

gjenstand

Beskrivelser

egenskaper

og grensesnitt

Tilleggstjenester

Vedlikehold

Reservedeler

Reparasjoner

Garantiarbeid og service

Prosjektorganisering

Gjennomfoslashring

Leverings-

steder

Bestillings-

rutiner

Fakturarutiner

Moslashter og maringling (KPI)

YtelseDetalj

StandardFunktion

= Mulige loslashsninger

Aringpne

spesifikasjoner

Ulike spesifikasjonstyper

Krav til egnede rutiner

ForankreVurdere

risiko

Stille krav

Foslashlge opp

Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i

anskaffelsen som gjennomfoslashres

bull Maring kunne dokumenteres

bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere

bull Sanksjonerbar bestemmelse

bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn

Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp

bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene

bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser

bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp

bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale

bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav

bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering

bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak

Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does

it point teachers in the right direcionraquo

Direktoratet for forvaltning og IKT

Positive effekter

bullRelevante interessante og laeligrerike

bullStimulerer til innovative diskusjoner

Negative effekter

bull Noen deltagere ser ikke relevansen

mellom eksemplene og deres

kommende konkurranse

Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does

it point teachers in the right direcionraquo

Direktoratet for forvaltning og IKT

Positive effekter

bull Dypere innsikt i perspektivene til

oslashvrige deltagere

bull Bredere kunnskap om egen situasjon

Negative effekter

bull Aktivitetene tar mye tid

Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does

it point teachers in the right direcionraquo

Direktoratet for forvaltning og IKT

Positive effekter

bull Bedre forstaringelse av konsekvensene

av de valg som tas (tildelingskrit)

bull Oslashkt trygghet for gode prosesser

Negative effekter

bull Redsel for aring bryte likebehandlings-

prinsippet

bull Redd for aring bruke for mye tid uten aring

oppnaring gevinster

Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does

it point teachers in the right direcionraquo

Direktoratet for forvaltning og IKT

Positive effekter

bull Trygghet og forstaringelse for hvordan

utarbeide analyser beskrive behov og

strategiske maringl

Negative effekter

bull Arbeids og tidskrevende aktivitet

som tester motet og tilliten til at man

faringr hjelp og informasjon i gjengjeld

4 Pleier dere aring bli invitert til moslashte med offentige oppdragsgivere for aring diskutere

Forundersoslashkelse - Balanserte anskaffelser av velferdstekmedisinske forbruksartikler (leverandoslashrer)

308

00

308

385

692

1000

692

615

Generell markedskommunikasjon

Neste aringrs innkjoslashpsplaner

En kommende anskaffelse

Leveransen i form av et statusmoslashte i loslashpet avkontrakten

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

Prosent

Ja

Nei

4 Pleier du aring invitere leverandoslashrer til moslashte for aring diskutere

Forundersoslashkelse - Balanserte anskaffelser av velferdstekmedisinske forbruksartikler (innkjoslashpere)

412

125

611

833

588

875

389

167

Generell markedskommunikasjon

Neste aringrs innkjoslashpsplaner

En kommende anskaffelse

Leveransen i form av et statusmoslashte i loslashpet avkontrakten

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

Prosent

Ja

Nei

Direktoratet for forvaltning og IKT

PRESENTASJONER FOR HVERANDRE

Direktoratet for forvaltning og IKT

OPEN SPACE

GRUPPEARBEID

Direktoratet for forvaltning og IKT

EN-TIL-EN-MOslashTER

Direktoratet for forvaltning og IKT

PLENUMSDISKUSJONER

Direktoratet for forvaltning og IKT

Markedsundersoslashkelse

Diverse gruppearbeid

Dialogkonferanse dialogmoslashte

En-til-en moslashter

Konkurransegrunnlag paring hoslashring

DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVUlike former for dialog som benyttes i dette kurset

Delta paring dialogaktiviteterbull Rolle Samspiller ndash ikke server kalde laquosales pitchraquo

bull Gi innspill til kravspekken ndash funksjonsspesifikasjon

bull Vaeligr involvert tidlig i prosessen

Direktoratet for forvaltning og IKT

DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVHvordan paringvirke

Gi grobunn for tillit

Tilby deres bransjekunnskap for aring faring bedre innsikt i

oppdragsgivers behov og hvordan disse kan dekkes paring en

bedre maringte og stimulere til aring tenke nyutvikling

Ny sect 5 i lov om offentlige anskaffelser

Miljoslash menneskerettigheter

og andre samfunnshensyn

laquoStatlige fylkeskommunale og kommunale myndigheter

og offentligrettslige organer skal innrette sin

anskaffelsespraksis slik at den bidrar til aring redusere

skadelig miljoslashparingvirkning og fremme klimavennlige

loslashsninger der dette er relevant Dette skal blant annet skje

ved at oppdragsgiveren tar hensyn til livssykluskostnader

Disse oppdragsgiverne skal ogsaring ha

egnede rutiner for aring fremme respekt for

grunnleggende menneskerettigheter ved

offentlige anskaffelser der det er en risiko

for brudd paring slike rettigheterraquo

bull Med punkter

bull Ekstra underpunkt her

Oppsummering av dagens situasjon ndash forenklet

Sammenstilling av faktisk og anslaringtt utbredelse og bruk av digitale loslashsninger med digital informasjonsflyt

Digitalisering forenkler og forbedrer offentlige anskaffelser

Mer effektive kjoslashp og

enklere prosesser

Bedre kjoslashp og

behovsdekning

Mer lovmessige kjoslashp

Tidsbruk og kostnader for gjennomfoslashring

av innkjoslashp skal vaeligre lavest mulig

Mindre ressursbruk ndash lavere

transaksjonskostnader

Riktig vare eller tjeneste skal kjoslashpes til

riktig kvalitet og beste pris

Bedre behovsforstaringelse og

kategoristyring kapasitet til aring inngaring flere

avtaler faeligrre avvisninger

Regelverkskrav og leverandoslashrenes

rettigheter skal ivaretas korrupsjon og

mislighold skal unngarings

Bedre sporbarhet ndash bevare tilliten til

offentlig sektor

bull Tillit

bull Mot

Direktoratet for forvaltning og IKT

LEVERANDOslashRDIALOG I PRAKSIS Tanja Huse-Fagerlie Difi

Hvordan oppnaring samarbeid

Ikke lenger nok aring bare vaeligre godhellip

Salg er veiledning og raringdgivning av kunden

Stimulere kunden til aring ta ut mer av sitt potensiale

Kjoslashps-revolusjon Lett aring kjoslashpe vanskelig aring velge

Alle tilbud er nesten like

Direktoratet for forvaltning og IKTKilde Ole-Bengt Moe Moementum

FOR LEVERANDOslashRENE

La markedet faring innsikt i din situasjon

FOR INNKJOslashPERNE

Vaeligr en tydelig og krevende kunde

Vurder tilbudet etter hvordan det tilfoslashrer deg verdi

Leverandoslashr maring tilpasse tilbudet til behovet og

ikke behovet til tilbudet

PRESENTASJON FRA BRANSJEN TIL OPPDRAGSGIVERNE

Eksempler paring rutiner i styrende dokumenter

1 Kartlegge miljoslashbelastningen ved planlagte anskaffelser hvor er det potensiale for reduksjon

- Risikoanalyse

2 Dialog med markedet som hovedregel v store strategisk viktige anskaffelser

3 Formuler formaringlet med anskaffelsen sett resultatmaringl

4 Bruke Aringpne spesifikasjoner (fremmer nye loslashsninger)

5 Legg vekt paring livssykluskostnader

6 Plassere ansvar for aring foslashlge opp kontrakten ndash leveres kontraktsmessig ytelse

7 Maringle om oslashnsket effekt resultat er naringdd

Anskaffelseskostnaden er toppen av isfjellet

sect 8-1 markedsundersoslashkelser

bull Kan du prate med leverandoslashrer Eller vil det diskvalifisere deg

bull Oppdragsgiver kan gjennomfoslashre markedsundersoslashkelser og

informere om planer og behov

bull Oppdragsgiver kan aktivt garing ut aring be om raringd

bull Oppdragsgiver kan motta raringd fra bla leverandoslashrer markedsaktoslashrer

bull Raringdene kan brukes i den konkrete anskaffelsen under forutsetning

av at raringdene ikke har konkurransevridende effekt eller er et brudd

paring likebehandlingsprinsippet

Mulighetene ved aringpne spesifikasjoner

bull Leverandoslashrene kan levere sine beste loslashsningsforslag det de er gode paring

bull Du utfordrer leverandoslashrene til nytenkning og kreativitet

bull Du faringr tilbud paring laquodet sisteraquo innen loslashsninger og ikke gammel foreldet

teknologi og loslashsninger

bull Du maring ikke ha spisskompetanse selv paring loslashsninger

bull Du kan foslashlge opp resultatene behovsoppfyllelsen og maringle om formaringlet

med anskaffelsen er naringdd

bull Du kan konsentrere deg om kjerneoppgaver

EURO 6

Kvalifikasjonskrav

Kontrakt

Spesifikasjon Evaluering

MAringL

STRATEGI FOR

MAringLOPPNAringELSE

HANDLINGSPLANER

OG AKTIVITETER

INTERNE

RESSURSERANSKAFFELSE

Oslashkonomisk mest fordelaktige

ALTERNATIV HANDLELISTEB Skriv ned de samme tre varene men naring formulert som behov

bull 1 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

bull 2 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

bull 3 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

C Skriv ned et forslag som dekker

behovet ved siden av

Etter B bytt ark med en annenhellip

VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)

bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar

bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte

bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles

Styringsparametere for offanskaffelser

Mer info

httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-

anskaffelser

Prosess for aring komme i gang

Knytte til overordnede

maringl

Maringle paring tre til fem parametere

Ledelsen maring sette konkrete

resultatmaringl

Maringle og rapportere

regelmessig

Vise i maringlsystem

Offentlige virksomheter har fokusert paring aring

overholde regler og forenkle administrative

prosesser for konkurransegjennomfoslashring

og haringndtering bestilling til betaling

Avklare behov og forberede konkurransen

Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging

Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser

Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir

stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

PWC 2017

Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan

Kontroll

bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen

bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging

bull Overvaringkning

bull Kostnadskontroll

Tillit

bull Felles maringl

bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging

bull Myndiggjoslashring

bull Fasilitering

Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging

bull Innkjoslashpsvolum

bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo

bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016

bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring

bull Avtaler

bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien

bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale

bull Hvor stort volum dekker avtalene

bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene

bull Produkter

bull Produktlojalitet

bull Gevinster

bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging

bull avtaledekning

bull avtalelojalitet

Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl

bull Spend innenfor kategorien

bull Antall avtaler og volum paring avtaler

bull Antall leverandoslashrer uten avtale

bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging

bull Avtaledekning

bull Avtalelojalitet

EKSEMPEL

Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt

Norengros Kjosavik As 306 550

Aga As 60 519

Apotek 1 Varinggen 29 877

Maske Gruppen As 9 746

Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019

Sverre W Monsen AS 8 217

Trioscan As 2 665

Gjesdal Apotek 2 592

Boots Norge As 1 038

Staples Norway As 986

Snoslashgg As 935

Av Form As 257

Lindorff As Oslo 215

Intrum Justitia As 174

Totalsum 432 790

Hvordan faring

mest

mulig ut av

forholdetHvem skal ha ansvar

for hva

(NOEN er ofte INGEN)

Hvordan sikrer jeg god

kommunikasjon og

samarbeid

Hvordan laeligrer jeg

av dette forholdet

slik at det blir enda

bedre neste gang

Hvorfor skal

leverandoslashren

oslashnske aring

beholde meg

som kunde

Hvordan sikrer jeg at

leverandoslashr faktisk

leverer det som er

bestilt

Kan vi gjoslashre ting

enda mer effektivt

Hvordan faringr jeg alle

andre til aring kjenne og

benytte avtalen

Hva naring

Praktisk implementering av kontrakt

Tydelige roller og ansvar

BUDSJETTANSVARLIG

INNKJOslashPSLEDER

INNKJOslashPER FAGANSVARLIG

BRUKER KVALITETSSIKRER

bull Avgjoslashr med mandat om behov

skal loslashses ved anskaffelse eller

ikke

bull Ansvarlig for realisering av

gevinst

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av anskaffelsesvirksomheten

bull Ansvarlig for den operative

gjennomfoslashringen av anskaffelsen i

foslashlge gjeldende regler og

retningslinjer

bull Ansvarlig for at anskaffelsen

dekker behovet og er av rett

kvalitet

bull Ansvarlig for aring identifisere

behovene som anskaffelsen skal

dekke

bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht

gjeldende regelverk og rutiner

(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller

fagansvarlig)

KONTRAKTSFORVALTER

bull Ansvarlig for aring foslashlge opp

leveransen

TOPPLEDER

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av hele virksomheten

LEVERANDOslashR

bull Ansvarlig for levering i henhold til

avtale

Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det

bull Justeringar av kontrakt

bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning

bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter

73

Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk

teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing

Fordi

bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande

bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale

bull markedet er prematurt

bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar

bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator

74

DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en

virksomhet

Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og

forklar igjen - hold fokus

Forankring

bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn

bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger

bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere

bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen

bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering

Rollebeskrivelser

httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon

Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid

2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres

3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere

4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller

5 Knytt ansvar til roller

6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person

7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi

Hva er endringsledelse

Direktoratet for forvaltning og IKT

Aring skape ny

retning

Ny retning

- Operativ

ledelse

Gammel retning

- Operativ ledelse

Om aring initiere og

understoslashtte

prosesser som

realiserer en

oslashnsket situasjonVisjon

Forstaringelse

Praktisk kompetanse

Oppslutning

Avstand og tid

Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring

Ta eierskap

Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen

Kunnskap om

Sensemaking

Strategivalg for egen bevisstgjoslashring

laquoIndre monolograquo

Fortell hvorfor

Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo

Kunnskap om

Oversettelse

Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen

Hva du skal si og hvordan du sier det

Finn balansen

Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring

Kunnskap om

Prioritering

Utvikling og stabilitet

Skape handlingsrom

Endringskapasitet Planlegging

Snu motstand

Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand

Kunnskap om

Forstaring reaksjoner

Snu motstand

Forhandling og reforhandling

Motivasjon

Felles fremtidsbilde

Vaeligr beredt

Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer

Kunnskap om

Scenarier for fremtiden

Erfaringslaeligring

Endring er konstant

Skape kultur for endring

Direktoratet for forvaltning og IKT

KONTRAKTSOPPFOslashLGING

Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted

Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra

Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg

Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende

Bestilles det via e-handel

Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell

utforming og sosialt ansvar

Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut

Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet

OPPFOslashLGINGSFASEN

Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av

avtaleforholdet

Garingrsdagens eller morgendagens teknologi

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Behovets omfang

Kontraktens

gjenstand

Beskrivelser

egenskaper

og grensesnitt

Tilleggstjenester

Vedlikehold

Reservedeler

Reparasjoner

Garantiarbeid og service

Prosjektorganisering

Gjennomfoslashring

Leverings-

steder

Bestillings-

rutiner

Fakturarutiner

Moslashter og maringling (KPI)

YtelseDetalj

StandardFunktion

= Mulige loslashsninger

Aringpne

spesifikasjoner

Ulike spesifikasjonstyper

Krav til egnede rutiner

ForankreVurdere

risiko

Stille krav

Foslashlge opp

Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i

anskaffelsen som gjennomfoslashres

bull Maring kunne dokumenteres

bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere

bull Sanksjonerbar bestemmelse

bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn

Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp

bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene

bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser

bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp

bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale

bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav

bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering

bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak

Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does

it point teachers in the right direcionraquo

Direktoratet for forvaltning og IKT

Positive effekter

bull Dypere innsikt i perspektivene til

oslashvrige deltagere

bull Bredere kunnskap om egen situasjon

Negative effekter

bull Aktivitetene tar mye tid

Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does

it point teachers in the right direcionraquo

Direktoratet for forvaltning og IKT

Positive effekter

bull Bedre forstaringelse av konsekvensene

av de valg som tas (tildelingskrit)

bull Oslashkt trygghet for gode prosesser

Negative effekter

bull Redsel for aring bryte likebehandlings-

prinsippet

bull Redd for aring bruke for mye tid uten aring

oppnaring gevinster

Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does

it point teachers in the right direcionraquo

Direktoratet for forvaltning og IKT

Positive effekter

bull Trygghet og forstaringelse for hvordan

utarbeide analyser beskrive behov og

strategiske maringl

Negative effekter

bull Arbeids og tidskrevende aktivitet

som tester motet og tilliten til at man

faringr hjelp og informasjon i gjengjeld

4 Pleier dere aring bli invitert til moslashte med offentige oppdragsgivere for aring diskutere

Forundersoslashkelse - Balanserte anskaffelser av velferdstekmedisinske forbruksartikler (leverandoslashrer)

308

00

308

385

692

1000

692

615

Generell markedskommunikasjon

Neste aringrs innkjoslashpsplaner

En kommende anskaffelse

Leveransen i form av et statusmoslashte i loslashpet avkontrakten

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

Prosent

Ja

Nei

4 Pleier du aring invitere leverandoslashrer til moslashte for aring diskutere

Forundersoslashkelse - Balanserte anskaffelser av velferdstekmedisinske forbruksartikler (innkjoslashpere)

412

125

611

833

588

875

389

167

Generell markedskommunikasjon

Neste aringrs innkjoslashpsplaner

En kommende anskaffelse

Leveransen i form av et statusmoslashte i loslashpet avkontrakten

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

Prosent

Ja

Nei

Direktoratet for forvaltning og IKT

PRESENTASJONER FOR HVERANDRE

Direktoratet for forvaltning og IKT

OPEN SPACE

GRUPPEARBEID

Direktoratet for forvaltning og IKT

EN-TIL-EN-MOslashTER

Direktoratet for forvaltning og IKT

PLENUMSDISKUSJONER

Direktoratet for forvaltning og IKT

Markedsundersoslashkelse

Diverse gruppearbeid

Dialogkonferanse dialogmoslashte

En-til-en moslashter

Konkurransegrunnlag paring hoslashring

DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVUlike former for dialog som benyttes i dette kurset

Delta paring dialogaktiviteterbull Rolle Samspiller ndash ikke server kalde laquosales pitchraquo

bull Gi innspill til kravspekken ndash funksjonsspesifikasjon

bull Vaeligr involvert tidlig i prosessen

Direktoratet for forvaltning og IKT

DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVHvordan paringvirke

Gi grobunn for tillit

Tilby deres bransjekunnskap for aring faring bedre innsikt i

oppdragsgivers behov og hvordan disse kan dekkes paring en

bedre maringte og stimulere til aring tenke nyutvikling

Ny sect 5 i lov om offentlige anskaffelser

Miljoslash menneskerettigheter

og andre samfunnshensyn

laquoStatlige fylkeskommunale og kommunale myndigheter

og offentligrettslige organer skal innrette sin

anskaffelsespraksis slik at den bidrar til aring redusere

skadelig miljoslashparingvirkning og fremme klimavennlige

loslashsninger der dette er relevant Dette skal blant annet skje

ved at oppdragsgiveren tar hensyn til livssykluskostnader

Disse oppdragsgiverne skal ogsaring ha

egnede rutiner for aring fremme respekt for

grunnleggende menneskerettigheter ved

offentlige anskaffelser der det er en risiko

for brudd paring slike rettigheterraquo

bull Med punkter

bull Ekstra underpunkt her

Oppsummering av dagens situasjon ndash forenklet

Sammenstilling av faktisk og anslaringtt utbredelse og bruk av digitale loslashsninger med digital informasjonsflyt

Digitalisering forenkler og forbedrer offentlige anskaffelser

Mer effektive kjoslashp og

enklere prosesser

Bedre kjoslashp og

behovsdekning

Mer lovmessige kjoslashp

Tidsbruk og kostnader for gjennomfoslashring

av innkjoslashp skal vaeligre lavest mulig

Mindre ressursbruk ndash lavere

transaksjonskostnader

Riktig vare eller tjeneste skal kjoslashpes til

riktig kvalitet og beste pris

Bedre behovsforstaringelse og

kategoristyring kapasitet til aring inngaring flere

avtaler faeligrre avvisninger

Regelverkskrav og leverandoslashrenes

rettigheter skal ivaretas korrupsjon og

mislighold skal unngarings

Bedre sporbarhet ndash bevare tilliten til

offentlig sektor

bull Tillit

bull Mot

Direktoratet for forvaltning og IKT

LEVERANDOslashRDIALOG I PRAKSIS Tanja Huse-Fagerlie Difi

Hvordan oppnaring samarbeid

Ikke lenger nok aring bare vaeligre godhellip

Salg er veiledning og raringdgivning av kunden

Stimulere kunden til aring ta ut mer av sitt potensiale

Kjoslashps-revolusjon Lett aring kjoslashpe vanskelig aring velge

Alle tilbud er nesten like

Direktoratet for forvaltning og IKTKilde Ole-Bengt Moe Moementum

FOR LEVERANDOslashRENE

La markedet faring innsikt i din situasjon

FOR INNKJOslashPERNE

Vaeligr en tydelig og krevende kunde

Vurder tilbudet etter hvordan det tilfoslashrer deg verdi

Leverandoslashr maring tilpasse tilbudet til behovet og

ikke behovet til tilbudet

PRESENTASJON FRA BRANSJEN TIL OPPDRAGSGIVERNE

Eksempler paring rutiner i styrende dokumenter

1 Kartlegge miljoslashbelastningen ved planlagte anskaffelser hvor er det potensiale for reduksjon

- Risikoanalyse

2 Dialog med markedet som hovedregel v store strategisk viktige anskaffelser

3 Formuler formaringlet med anskaffelsen sett resultatmaringl

4 Bruke Aringpne spesifikasjoner (fremmer nye loslashsninger)

5 Legg vekt paring livssykluskostnader

6 Plassere ansvar for aring foslashlge opp kontrakten ndash leveres kontraktsmessig ytelse

7 Maringle om oslashnsket effekt resultat er naringdd

Anskaffelseskostnaden er toppen av isfjellet

sect 8-1 markedsundersoslashkelser

bull Kan du prate med leverandoslashrer Eller vil det diskvalifisere deg

bull Oppdragsgiver kan gjennomfoslashre markedsundersoslashkelser og

informere om planer og behov

bull Oppdragsgiver kan aktivt garing ut aring be om raringd

bull Oppdragsgiver kan motta raringd fra bla leverandoslashrer markedsaktoslashrer

bull Raringdene kan brukes i den konkrete anskaffelsen under forutsetning

av at raringdene ikke har konkurransevridende effekt eller er et brudd

paring likebehandlingsprinsippet

Mulighetene ved aringpne spesifikasjoner

bull Leverandoslashrene kan levere sine beste loslashsningsforslag det de er gode paring

bull Du utfordrer leverandoslashrene til nytenkning og kreativitet

bull Du faringr tilbud paring laquodet sisteraquo innen loslashsninger og ikke gammel foreldet

teknologi og loslashsninger

bull Du maring ikke ha spisskompetanse selv paring loslashsninger

bull Du kan foslashlge opp resultatene behovsoppfyllelsen og maringle om formaringlet

med anskaffelsen er naringdd

bull Du kan konsentrere deg om kjerneoppgaver

EURO 6

Kvalifikasjonskrav

Kontrakt

Spesifikasjon Evaluering

MAringL

STRATEGI FOR

MAringLOPPNAringELSE

HANDLINGSPLANER

OG AKTIVITETER

INTERNE

RESSURSERANSKAFFELSE

Oslashkonomisk mest fordelaktige

ALTERNATIV HANDLELISTEB Skriv ned de samme tre varene men naring formulert som behov

bull 1 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

bull 2 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

bull 3 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

C Skriv ned et forslag som dekker

behovet ved siden av

Etter B bytt ark med en annenhellip

VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)

bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar

bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte

bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles

Styringsparametere for offanskaffelser

Mer info

httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-

anskaffelser

Prosess for aring komme i gang

Knytte til overordnede

maringl

Maringle paring tre til fem parametere

Ledelsen maring sette konkrete

resultatmaringl

Maringle og rapportere

regelmessig

Vise i maringlsystem

Offentlige virksomheter har fokusert paring aring

overholde regler og forenkle administrative

prosesser for konkurransegjennomfoslashring

og haringndtering bestilling til betaling

Avklare behov og forberede konkurransen

Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging

Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser

Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir

stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

PWC 2017

Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan

Kontroll

bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen

bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging

bull Overvaringkning

bull Kostnadskontroll

Tillit

bull Felles maringl

bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging

bull Myndiggjoslashring

bull Fasilitering

Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging

bull Innkjoslashpsvolum

bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo

bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016

bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring

bull Avtaler

bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien

bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale

bull Hvor stort volum dekker avtalene

bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene

bull Produkter

bull Produktlojalitet

bull Gevinster

bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging

bull avtaledekning

bull avtalelojalitet

Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl

bull Spend innenfor kategorien

bull Antall avtaler og volum paring avtaler

bull Antall leverandoslashrer uten avtale

bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging

bull Avtaledekning

bull Avtalelojalitet

EKSEMPEL

Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt

Norengros Kjosavik As 306 550

Aga As 60 519

Apotek 1 Varinggen 29 877

Maske Gruppen As 9 746

Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019

Sverre W Monsen AS 8 217

Trioscan As 2 665

Gjesdal Apotek 2 592

Boots Norge As 1 038

Staples Norway As 986

Snoslashgg As 935

Av Form As 257

Lindorff As Oslo 215

Intrum Justitia As 174

Totalsum 432 790

Hvordan faring

mest

mulig ut av

forholdetHvem skal ha ansvar

for hva

(NOEN er ofte INGEN)

Hvordan sikrer jeg god

kommunikasjon og

samarbeid

Hvordan laeligrer jeg

av dette forholdet

slik at det blir enda

bedre neste gang

Hvorfor skal

leverandoslashren

oslashnske aring

beholde meg

som kunde

Hvordan sikrer jeg at

leverandoslashr faktisk

leverer det som er

bestilt

Kan vi gjoslashre ting

enda mer effektivt

Hvordan faringr jeg alle

andre til aring kjenne og

benytte avtalen

Hva naring

Praktisk implementering av kontrakt

Tydelige roller og ansvar

BUDSJETTANSVARLIG

INNKJOslashPSLEDER

INNKJOslashPER FAGANSVARLIG

BRUKER KVALITETSSIKRER

bull Avgjoslashr med mandat om behov

skal loslashses ved anskaffelse eller

ikke

bull Ansvarlig for realisering av

gevinst

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av anskaffelsesvirksomheten

bull Ansvarlig for den operative

gjennomfoslashringen av anskaffelsen i

foslashlge gjeldende regler og

retningslinjer

bull Ansvarlig for at anskaffelsen

dekker behovet og er av rett

kvalitet

bull Ansvarlig for aring identifisere

behovene som anskaffelsen skal

dekke

bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht

gjeldende regelverk og rutiner

(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller

fagansvarlig)

KONTRAKTSFORVALTER

bull Ansvarlig for aring foslashlge opp

leveransen

TOPPLEDER

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av hele virksomheten

LEVERANDOslashR

bull Ansvarlig for levering i henhold til

avtale

Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det

bull Justeringar av kontrakt

bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning

bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter

73

Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk

teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing

Fordi

bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande

bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale

bull markedet er prematurt

bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar

bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator

74

DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en

virksomhet

Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og

forklar igjen - hold fokus

Forankring

bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn

bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger

bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere

bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen

bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering

Rollebeskrivelser

httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon

Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid

2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres

3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere

4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller

5 Knytt ansvar til roller

6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person

7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi

Hva er endringsledelse

Direktoratet for forvaltning og IKT

Aring skape ny

retning

Ny retning

- Operativ

ledelse

Gammel retning

- Operativ ledelse

Om aring initiere og

understoslashtte

prosesser som

realiserer en

oslashnsket situasjonVisjon

Forstaringelse

Praktisk kompetanse

Oppslutning

Avstand og tid

Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring

Ta eierskap

Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen

Kunnskap om

Sensemaking

Strategivalg for egen bevisstgjoslashring

laquoIndre monolograquo

Fortell hvorfor

Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo

Kunnskap om

Oversettelse

Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen

Hva du skal si og hvordan du sier det

Finn balansen

Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring

Kunnskap om

Prioritering

Utvikling og stabilitet

Skape handlingsrom

Endringskapasitet Planlegging

Snu motstand

Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand

Kunnskap om

Forstaring reaksjoner

Snu motstand

Forhandling og reforhandling

Motivasjon

Felles fremtidsbilde

Vaeligr beredt

Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer

Kunnskap om

Scenarier for fremtiden

Erfaringslaeligring

Endring er konstant

Skape kultur for endring

Direktoratet for forvaltning og IKT

KONTRAKTSOPPFOslashLGING

Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted

Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra

Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg

Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende

Bestilles det via e-handel

Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell

utforming og sosialt ansvar

Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut

Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet

OPPFOslashLGINGSFASEN

Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av

avtaleforholdet

Garingrsdagens eller morgendagens teknologi

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Behovets omfang

Kontraktens

gjenstand

Beskrivelser

egenskaper

og grensesnitt

Tilleggstjenester

Vedlikehold

Reservedeler

Reparasjoner

Garantiarbeid og service

Prosjektorganisering

Gjennomfoslashring

Leverings-

steder

Bestillings-

rutiner

Fakturarutiner

Moslashter og maringling (KPI)

YtelseDetalj

StandardFunktion

= Mulige loslashsninger

Aringpne

spesifikasjoner

Ulike spesifikasjonstyper

Krav til egnede rutiner

ForankreVurdere

risiko

Stille krav

Foslashlge opp

Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i

anskaffelsen som gjennomfoslashres

bull Maring kunne dokumenteres

bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere

bull Sanksjonerbar bestemmelse

bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn

Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp

bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene

bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser

bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp

bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale

bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav

bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering

bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak

Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does

it point teachers in the right direcionraquo

Direktoratet for forvaltning og IKT

Positive effekter

bull Bedre forstaringelse av konsekvensene

av de valg som tas (tildelingskrit)

bull Oslashkt trygghet for gode prosesser

Negative effekter

bull Redsel for aring bryte likebehandlings-

prinsippet

bull Redd for aring bruke for mye tid uten aring

oppnaring gevinster

Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does

it point teachers in the right direcionraquo

Direktoratet for forvaltning og IKT

Positive effekter

bull Trygghet og forstaringelse for hvordan

utarbeide analyser beskrive behov og

strategiske maringl

Negative effekter

bull Arbeids og tidskrevende aktivitet

som tester motet og tilliten til at man

faringr hjelp og informasjon i gjengjeld

4 Pleier dere aring bli invitert til moslashte med offentige oppdragsgivere for aring diskutere

Forundersoslashkelse - Balanserte anskaffelser av velferdstekmedisinske forbruksartikler (leverandoslashrer)

308

00

308

385

692

1000

692

615

Generell markedskommunikasjon

Neste aringrs innkjoslashpsplaner

En kommende anskaffelse

Leveransen i form av et statusmoslashte i loslashpet avkontrakten

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

Prosent

Ja

Nei

4 Pleier du aring invitere leverandoslashrer til moslashte for aring diskutere

Forundersoslashkelse - Balanserte anskaffelser av velferdstekmedisinske forbruksartikler (innkjoslashpere)

412

125

611

833

588

875

389

167

Generell markedskommunikasjon

Neste aringrs innkjoslashpsplaner

En kommende anskaffelse

Leveransen i form av et statusmoslashte i loslashpet avkontrakten

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

Prosent

Ja

Nei

Direktoratet for forvaltning og IKT

PRESENTASJONER FOR HVERANDRE

Direktoratet for forvaltning og IKT

OPEN SPACE

GRUPPEARBEID

Direktoratet for forvaltning og IKT

EN-TIL-EN-MOslashTER

Direktoratet for forvaltning og IKT

PLENUMSDISKUSJONER

Direktoratet for forvaltning og IKT

Markedsundersoslashkelse

Diverse gruppearbeid

Dialogkonferanse dialogmoslashte

En-til-en moslashter

Konkurransegrunnlag paring hoslashring

DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVUlike former for dialog som benyttes i dette kurset

Delta paring dialogaktiviteterbull Rolle Samspiller ndash ikke server kalde laquosales pitchraquo

bull Gi innspill til kravspekken ndash funksjonsspesifikasjon

bull Vaeligr involvert tidlig i prosessen

Direktoratet for forvaltning og IKT

DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVHvordan paringvirke

Gi grobunn for tillit

Tilby deres bransjekunnskap for aring faring bedre innsikt i

oppdragsgivers behov og hvordan disse kan dekkes paring en

bedre maringte og stimulere til aring tenke nyutvikling

Ny sect 5 i lov om offentlige anskaffelser

Miljoslash menneskerettigheter

og andre samfunnshensyn

laquoStatlige fylkeskommunale og kommunale myndigheter

og offentligrettslige organer skal innrette sin

anskaffelsespraksis slik at den bidrar til aring redusere

skadelig miljoslashparingvirkning og fremme klimavennlige

loslashsninger der dette er relevant Dette skal blant annet skje

ved at oppdragsgiveren tar hensyn til livssykluskostnader

Disse oppdragsgiverne skal ogsaring ha

egnede rutiner for aring fremme respekt for

grunnleggende menneskerettigheter ved

offentlige anskaffelser der det er en risiko

for brudd paring slike rettigheterraquo

bull Med punkter

bull Ekstra underpunkt her

Oppsummering av dagens situasjon ndash forenklet

Sammenstilling av faktisk og anslaringtt utbredelse og bruk av digitale loslashsninger med digital informasjonsflyt

Digitalisering forenkler og forbedrer offentlige anskaffelser

Mer effektive kjoslashp og

enklere prosesser

Bedre kjoslashp og

behovsdekning

Mer lovmessige kjoslashp

Tidsbruk og kostnader for gjennomfoslashring

av innkjoslashp skal vaeligre lavest mulig

Mindre ressursbruk ndash lavere

transaksjonskostnader

Riktig vare eller tjeneste skal kjoslashpes til

riktig kvalitet og beste pris

Bedre behovsforstaringelse og

kategoristyring kapasitet til aring inngaring flere

avtaler faeligrre avvisninger

Regelverkskrav og leverandoslashrenes

rettigheter skal ivaretas korrupsjon og

mislighold skal unngarings

Bedre sporbarhet ndash bevare tilliten til

offentlig sektor

bull Tillit

bull Mot

Direktoratet for forvaltning og IKT

LEVERANDOslashRDIALOG I PRAKSIS Tanja Huse-Fagerlie Difi

Hvordan oppnaring samarbeid

Ikke lenger nok aring bare vaeligre godhellip

Salg er veiledning og raringdgivning av kunden

Stimulere kunden til aring ta ut mer av sitt potensiale

Kjoslashps-revolusjon Lett aring kjoslashpe vanskelig aring velge

Alle tilbud er nesten like

Direktoratet for forvaltning og IKTKilde Ole-Bengt Moe Moementum

FOR LEVERANDOslashRENE

La markedet faring innsikt i din situasjon

FOR INNKJOslashPERNE

Vaeligr en tydelig og krevende kunde

Vurder tilbudet etter hvordan det tilfoslashrer deg verdi

Leverandoslashr maring tilpasse tilbudet til behovet og

ikke behovet til tilbudet

PRESENTASJON FRA BRANSJEN TIL OPPDRAGSGIVERNE

Eksempler paring rutiner i styrende dokumenter

1 Kartlegge miljoslashbelastningen ved planlagte anskaffelser hvor er det potensiale for reduksjon

- Risikoanalyse

2 Dialog med markedet som hovedregel v store strategisk viktige anskaffelser

3 Formuler formaringlet med anskaffelsen sett resultatmaringl

4 Bruke Aringpne spesifikasjoner (fremmer nye loslashsninger)

5 Legg vekt paring livssykluskostnader

6 Plassere ansvar for aring foslashlge opp kontrakten ndash leveres kontraktsmessig ytelse

7 Maringle om oslashnsket effekt resultat er naringdd

Anskaffelseskostnaden er toppen av isfjellet

sect 8-1 markedsundersoslashkelser

bull Kan du prate med leverandoslashrer Eller vil det diskvalifisere deg

bull Oppdragsgiver kan gjennomfoslashre markedsundersoslashkelser og

informere om planer og behov

bull Oppdragsgiver kan aktivt garing ut aring be om raringd

bull Oppdragsgiver kan motta raringd fra bla leverandoslashrer markedsaktoslashrer

bull Raringdene kan brukes i den konkrete anskaffelsen under forutsetning

av at raringdene ikke har konkurransevridende effekt eller er et brudd

paring likebehandlingsprinsippet

Mulighetene ved aringpne spesifikasjoner

bull Leverandoslashrene kan levere sine beste loslashsningsforslag det de er gode paring

bull Du utfordrer leverandoslashrene til nytenkning og kreativitet

bull Du faringr tilbud paring laquodet sisteraquo innen loslashsninger og ikke gammel foreldet

teknologi og loslashsninger

bull Du maring ikke ha spisskompetanse selv paring loslashsninger

bull Du kan foslashlge opp resultatene behovsoppfyllelsen og maringle om formaringlet

med anskaffelsen er naringdd

bull Du kan konsentrere deg om kjerneoppgaver

EURO 6

Kvalifikasjonskrav

Kontrakt

Spesifikasjon Evaluering

MAringL

STRATEGI FOR

MAringLOPPNAringELSE

HANDLINGSPLANER

OG AKTIVITETER

INTERNE

RESSURSERANSKAFFELSE

Oslashkonomisk mest fordelaktige

ALTERNATIV HANDLELISTEB Skriv ned de samme tre varene men naring formulert som behov

bull 1 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

bull 2 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

bull 3 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

C Skriv ned et forslag som dekker

behovet ved siden av

Etter B bytt ark med en annenhellip

VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)

bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar

bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte

bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles

Styringsparametere for offanskaffelser

Mer info

httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-

anskaffelser

Prosess for aring komme i gang

Knytte til overordnede

maringl

Maringle paring tre til fem parametere

Ledelsen maring sette konkrete

resultatmaringl

Maringle og rapportere

regelmessig

Vise i maringlsystem

Offentlige virksomheter har fokusert paring aring

overholde regler og forenkle administrative

prosesser for konkurransegjennomfoslashring

og haringndtering bestilling til betaling

Avklare behov og forberede konkurransen

Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging

Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser

Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir

stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

PWC 2017

Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan

Kontroll

bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen

bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging

bull Overvaringkning

bull Kostnadskontroll

Tillit

bull Felles maringl

bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging

bull Myndiggjoslashring

bull Fasilitering

Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging

bull Innkjoslashpsvolum

bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo

bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016

bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring

bull Avtaler

bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien

bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale

bull Hvor stort volum dekker avtalene

bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene

bull Produkter

bull Produktlojalitet

bull Gevinster

bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging

bull avtaledekning

bull avtalelojalitet

Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl

bull Spend innenfor kategorien

bull Antall avtaler og volum paring avtaler

bull Antall leverandoslashrer uten avtale

bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging

bull Avtaledekning

bull Avtalelojalitet

EKSEMPEL

Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt

Norengros Kjosavik As 306 550

Aga As 60 519

Apotek 1 Varinggen 29 877

Maske Gruppen As 9 746

Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019

Sverre W Monsen AS 8 217

Trioscan As 2 665

Gjesdal Apotek 2 592

Boots Norge As 1 038

Staples Norway As 986

Snoslashgg As 935

Av Form As 257

Lindorff As Oslo 215

Intrum Justitia As 174

Totalsum 432 790

Hvordan faring

mest

mulig ut av

forholdetHvem skal ha ansvar

for hva

(NOEN er ofte INGEN)

Hvordan sikrer jeg god

kommunikasjon og

samarbeid

Hvordan laeligrer jeg

av dette forholdet

slik at det blir enda

bedre neste gang

Hvorfor skal

leverandoslashren

oslashnske aring

beholde meg

som kunde

Hvordan sikrer jeg at

leverandoslashr faktisk

leverer det som er

bestilt

Kan vi gjoslashre ting

enda mer effektivt

Hvordan faringr jeg alle

andre til aring kjenne og

benytte avtalen

Hva naring

Praktisk implementering av kontrakt

Tydelige roller og ansvar

BUDSJETTANSVARLIG

INNKJOslashPSLEDER

INNKJOslashPER FAGANSVARLIG

BRUKER KVALITETSSIKRER

bull Avgjoslashr med mandat om behov

skal loslashses ved anskaffelse eller

ikke

bull Ansvarlig for realisering av

gevinst

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av anskaffelsesvirksomheten

bull Ansvarlig for den operative

gjennomfoslashringen av anskaffelsen i

foslashlge gjeldende regler og

retningslinjer

bull Ansvarlig for at anskaffelsen

dekker behovet og er av rett

kvalitet

bull Ansvarlig for aring identifisere

behovene som anskaffelsen skal

dekke

bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht

gjeldende regelverk og rutiner

(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller

fagansvarlig)

KONTRAKTSFORVALTER

bull Ansvarlig for aring foslashlge opp

leveransen

TOPPLEDER

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av hele virksomheten

LEVERANDOslashR

bull Ansvarlig for levering i henhold til

avtale

Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det

bull Justeringar av kontrakt

bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning

bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter

73

Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk

teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing

Fordi

bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande

bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale

bull markedet er prematurt

bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar

bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator

74

DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en

virksomhet

Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og

forklar igjen - hold fokus

Forankring

bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn

bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger

bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere

bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen

bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering

Rollebeskrivelser

httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon

Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid

2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres

3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere

4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller

5 Knytt ansvar til roller

6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person

7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi

Hva er endringsledelse

Direktoratet for forvaltning og IKT

Aring skape ny

retning

Ny retning

- Operativ

ledelse

Gammel retning

- Operativ ledelse

Om aring initiere og

understoslashtte

prosesser som

realiserer en

oslashnsket situasjonVisjon

Forstaringelse

Praktisk kompetanse

Oppslutning

Avstand og tid

Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring

Ta eierskap

Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen

Kunnskap om

Sensemaking

Strategivalg for egen bevisstgjoslashring

laquoIndre monolograquo

Fortell hvorfor

Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo

Kunnskap om

Oversettelse

Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen

Hva du skal si og hvordan du sier det

Finn balansen

Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring

Kunnskap om

Prioritering

Utvikling og stabilitet

Skape handlingsrom

Endringskapasitet Planlegging

Snu motstand

Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand

Kunnskap om

Forstaring reaksjoner

Snu motstand

Forhandling og reforhandling

Motivasjon

Felles fremtidsbilde

Vaeligr beredt

Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer

Kunnskap om

Scenarier for fremtiden

Erfaringslaeligring

Endring er konstant

Skape kultur for endring

Direktoratet for forvaltning og IKT

KONTRAKTSOPPFOslashLGING

Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted

Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra

Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg

Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende

Bestilles det via e-handel

Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell

utforming og sosialt ansvar

Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut

Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet

OPPFOslashLGINGSFASEN

Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av

avtaleforholdet

Garingrsdagens eller morgendagens teknologi

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Behovets omfang

Kontraktens

gjenstand

Beskrivelser

egenskaper

og grensesnitt

Tilleggstjenester

Vedlikehold

Reservedeler

Reparasjoner

Garantiarbeid og service

Prosjektorganisering

Gjennomfoslashring

Leverings-

steder

Bestillings-

rutiner

Fakturarutiner

Moslashter og maringling (KPI)

YtelseDetalj

StandardFunktion

= Mulige loslashsninger

Aringpne

spesifikasjoner

Ulike spesifikasjonstyper

Krav til egnede rutiner

ForankreVurdere

risiko

Stille krav

Foslashlge opp

Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i

anskaffelsen som gjennomfoslashres

bull Maring kunne dokumenteres

bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere

bull Sanksjonerbar bestemmelse

bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn

Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp

bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene

bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser

bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp

bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale

bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav

bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering

bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak

Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does

it point teachers in the right direcionraquo

Direktoratet for forvaltning og IKT

Positive effekter

bull Trygghet og forstaringelse for hvordan

utarbeide analyser beskrive behov og

strategiske maringl

Negative effekter

bull Arbeids og tidskrevende aktivitet

som tester motet og tilliten til at man

faringr hjelp og informasjon i gjengjeld

4 Pleier dere aring bli invitert til moslashte med offentige oppdragsgivere for aring diskutere

Forundersoslashkelse - Balanserte anskaffelser av velferdstekmedisinske forbruksartikler (leverandoslashrer)

308

00

308

385

692

1000

692

615

Generell markedskommunikasjon

Neste aringrs innkjoslashpsplaner

En kommende anskaffelse

Leveransen i form av et statusmoslashte i loslashpet avkontrakten

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

Prosent

Ja

Nei

4 Pleier du aring invitere leverandoslashrer til moslashte for aring diskutere

Forundersoslashkelse - Balanserte anskaffelser av velferdstekmedisinske forbruksartikler (innkjoslashpere)

412

125

611

833

588

875

389

167

Generell markedskommunikasjon

Neste aringrs innkjoslashpsplaner

En kommende anskaffelse

Leveransen i form av et statusmoslashte i loslashpet avkontrakten

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

Prosent

Ja

Nei

Direktoratet for forvaltning og IKT

PRESENTASJONER FOR HVERANDRE

Direktoratet for forvaltning og IKT

OPEN SPACE

GRUPPEARBEID

Direktoratet for forvaltning og IKT

EN-TIL-EN-MOslashTER

Direktoratet for forvaltning og IKT

PLENUMSDISKUSJONER

Direktoratet for forvaltning og IKT

Markedsundersoslashkelse

Diverse gruppearbeid

Dialogkonferanse dialogmoslashte

En-til-en moslashter

Konkurransegrunnlag paring hoslashring

DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVUlike former for dialog som benyttes i dette kurset

Delta paring dialogaktiviteterbull Rolle Samspiller ndash ikke server kalde laquosales pitchraquo

bull Gi innspill til kravspekken ndash funksjonsspesifikasjon

bull Vaeligr involvert tidlig i prosessen

Direktoratet for forvaltning og IKT

DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVHvordan paringvirke

Gi grobunn for tillit

Tilby deres bransjekunnskap for aring faring bedre innsikt i

oppdragsgivers behov og hvordan disse kan dekkes paring en

bedre maringte og stimulere til aring tenke nyutvikling

Ny sect 5 i lov om offentlige anskaffelser

Miljoslash menneskerettigheter

og andre samfunnshensyn

laquoStatlige fylkeskommunale og kommunale myndigheter

og offentligrettslige organer skal innrette sin

anskaffelsespraksis slik at den bidrar til aring redusere

skadelig miljoslashparingvirkning og fremme klimavennlige

loslashsninger der dette er relevant Dette skal blant annet skje

ved at oppdragsgiveren tar hensyn til livssykluskostnader

Disse oppdragsgiverne skal ogsaring ha

egnede rutiner for aring fremme respekt for

grunnleggende menneskerettigheter ved

offentlige anskaffelser der det er en risiko

for brudd paring slike rettigheterraquo

bull Med punkter

bull Ekstra underpunkt her

Oppsummering av dagens situasjon ndash forenklet

Sammenstilling av faktisk og anslaringtt utbredelse og bruk av digitale loslashsninger med digital informasjonsflyt

Digitalisering forenkler og forbedrer offentlige anskaffelser

Mer effektive kjoslashp og

enklere prosesser

Bedre kjoslashp og

behovsdekning

Mer lovmessige kjoslashp

Tidsbruk og kostnader for gjennomfoslashring

av innkjoslashp skal vaeligre lavest mulig

Mindre ressursbruk ndash lavere

transaksjonskostnader

Riktig vare eller tjeneste skal kjoslashpes til

riktig kvalitet og beste pris

Bedre behovsforstaringelse og

kategoristyring kapasitet til aring inngaring flere

avtaler faeligrre avvisninger

Regelverkskrav og leverandoslashrenes

rettigheter skal ivaretas korrupsjon og

mislighold skal unngarings

Bedre sporbarhet ndash bevare tilliten til

offentlig sektor

bull Tillit

bull Mot

Direktoratet for forvaltning og IKT

LEVERANDOslashRDIALOG I PRAKSIS Tanja Huse-Fagerlie Difi

Hvordan oppnaring samarbeid

Ikke lenger nok aring bare vaeligre godhellip

Salg er veiledning og raringdgivning av kunden

Stimulere kunden til aring ta ut mer av sitt potensiale

Kjoslashps-revolusjon Lett aring kjoslashpe vanskelig aring velge

Alle tilbud er nesten like

Direktoratet for forvaltning og IKTKilde Ole-Bengt Moe Moementum

FOR LEVERANDOslashRENE

La markedet faring innsikt i din situasjon

FOR INNKJOslashPERNE

Vaeligr en tydelig og krevende kunde

Vurder tilbudet etter hvordan det tilfoslashrer deg verdi

Leverandoslashr maring tilpasse tilbudet til behovet og

ikke behovet til tilbudet

PRESENTASJON FRA BRANSJEN TIL OPPDRAGSGIVERNE

Eksempler paring rutiner i styrende dokumenter

1 Kartlegge miljoslashbelastningen ved planlagte anskaffelser hvor er det potensiale for reduksjon

- Risikoanalyse

2 Dialog med markedet som hovedregel v store strategisk viktige anskaffelser

3 Formuler formaringlet med anskaffelsen sett resultatmaringl

4 Bruke Aringpne spesifikasjoner (fremmer nye loslashsninger)

5 Legg vekt paring livssykluskostnader

6 Plassere ansvar for aring foslashlge opp kontrakten ndash leveres kontraktsmessig ytelse

7 Maringle om oslashnsket effekt resultat er naringdd

Anskaffelseskostnaden er toppen av isfjellet

sect 8-1 markedsundersoslashkelser

bull Kan du prate med leverandoslashrer Eller vil det diskvalifisere deg

bull Oppdragsgiver kan gjennomfoslashre markedsundersoslashkelser og

informere om planer og behov

bull Oppdragsgiver kan aktivt garing ut aring be om raringd

bull Oppdragsgiver kan motta raringd fra bla leverandoslashrer markedsaktoslashrer

bull Raringdene kan brukes i den konkrete anskaffelsen under forutsetning

av at raringdene ikke har konkurransevridende effekt eller er et brudd

paring likebehandlingsprinsippet

Mulighetene ved aringpne spesifikasjoner

bull Leverandoslashrene kan levere sine beste loslashsningsforslag det de er gode paring

bull Du utfordrer leverandoslashrene til nytenkning og kreativitet

bull Du faringr tilbud paring laquodet sisteraquo innen loslashsninger og ikke gammel foreldet

teknologi og loslashsninger

bull Du maring ikke ha spisskompetanse selv paring loslashsninger

bull Du kan foslashlge opp resultatene behovsoppfyllelsen og maringle om formaringlet

med anskaffelsen er naringdd

bull Du kan konsentrere deg om kjerneoppgaver

EURO 6

Kvalifikasjonskrav

Kontrakt

Spesifikasjon Evaluering

MAringL

STRATEGI FOR

MAringLOPPNAringELSE

HANDLINGSPLANER

OG AKTIVITETER

INTERNE

RESSURSERANSKAFFELSE

Oslashkonomisk mest fordelaktige

ALTERNATIV HANDLELISTEB Skriv ned de samme tre varene men naring formulert som behov

bull 1 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

bull 2 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

bull 3 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

C Skriv ned et forslag som dekker

behovet ved siden av

Etter B bytt ark med en annenhellip

VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)

bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar

bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte

bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles

Styringsparametere for offanskaffelser

Mer info

httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-

anskaffelser

Prosess for aring komme i gang

Knytte til overordnede

maringl

Maringle paring tre til fem parametere

Ledelsen maring sette konkrete

resultatmaringl

Maringle og rapportere

regelmessig

Vise i maringlsystem

Offentlige virksomheter har fokusert paring aring

overholde regler og forenkle administrative

prosesser for konkurransegjennomfoslashring

og haringndtering bestilling til betaling

Avklare behov og forberede konkurransen

Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging

Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser

Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir

stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

PWC 2017

Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan

Kontroll

bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen

bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging

bull Overvaringkning

bull Kostnadskontroll

Tillit

bull Felles maringl

bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging

bull Myndiggjoslashring

bull Fasilitering

Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging

bull Innkjoslashpsvolum

bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo

bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016

bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring

bull Avtaler

bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien

bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale

bull Hvor stort volum dekker avtalene

bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene

bull Produkter

bull Produktlojalitet

bull Gevinster

bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging

bull avtaledekning

bull avtalelojalitet

Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl

bull Spend innenfor kategorien

bull Antall avtaler og volum paring avtaler

bull Antall leverandoslashrer uten avtale

bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging

bull Avtaledekning

bull Avtalelojalitet

EKSEMPEL

Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt

Norengros Kjosavik As 306 550

Aga As 60 519

Apotek 1 Varinggen 29 877

Maske Gruppen As 9 746

Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019

Sverre W Monsen AS 8 217

Trioscan As 2 665

Gjesdal Apotek 2 592

Boots Norge As 1 038

Staples Norway As 986

Snoslashgg As 935

Av Form As 257

Lindorff As Oslo 215

Intrum Justitia As 174

Totalsum 432 790

Hvordan faring

mest

mulig ut av

forholdetHvem skal ha ansvar

for hva

(NOEN er ofte INGEN)

Hvordan sikrer jeg god

kommunikasjon og

samarbeid

Hvordan laeligrer jeg

av dette forholdet

slik at det blir enda

bedre neste gang

Hvorfor skal

leverandoslashren

oslashnske aring

beholde meg

som kunde

Hvordan sikrer jeg at

leverandoslashr faktisk

leverer det som er

bestilt

Kan vi gjoslashre ting

enda mer effektivt

Hvordan faringr jeg alle

andre til aring kjenne og

benytte avtalen

Hva naring

Praktisk implementering av kontrakt

Tydelige roller og ansvar

BUDSJETTANSVARLIG

INNKJOslashPSLEDER

INNKJOslashPER FAGANSVARLIG

BRUKER KVALITETSSIKRER

bull Avgjoslashr med mandat om behov

skal loslashses ved anskaffelse eller

ikke

bull Ansvarlig for realisering av

gevinst

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av anskaffelsesvirksomheten

bull Ansvarlig for den operative

gjennomfoslashringen av anskaffelsen i

foslashlge gjeldende regler og

retningslinjer

bull Ansvarlig for at anskaffelsen

dekker behovet og er av rett

kvalitet

bull Ansvarlig for aring identifisere

behovene som anskaffelsen skal

dekke

bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht

gjeldende regelverk og rutiner

(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller

fagansvarlig)

KONTRAKTSFORVALTER

bull Ansvarlig for aring foslashlge opp

leveransen

TOPPLEDER

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av hele virksomheten

LEVERANDOslashR

bull Ansvarlig for levering i henhold til

avtale

Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det

bull Justeringar av kontrakt

bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning

bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter

73

Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk

teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing

Fordi

bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande

bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale

bull markedet er prematurt

bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar

bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator

74

DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en

virksomhet

Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og

forklar igjen - hold fokus

Forankring

bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn

bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger

bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere

bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen

bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering

Rollebeskrivelser

httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon

Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid

2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres

3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere

4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller

5 Knytt ansvar til roller

6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person

7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi

Hva er endringsledelse

Direktoratet for forvaltning og IKT

Aring skape ny

retning

Ny retning

- Operativ

ledelse

Gammel retning

- Operativ ledelse

Om aring initiere og

understoslashtte

prosesser som

realiserer en

oslashnsket situasjonVisjon

Forstaringelse

Praktisk kompetanse

Oppslutning

Avstand og tid

Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring

Ta eierskap

Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen

Kunnskap om

Sensemaking

Strategivalg for egen bevisstgjoslashring

laquoIndre monolograquo

Fortell hvorfor

Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo

Kunnskap om

Oversettelse

Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen

Hva du skal si og hvordan du sier det

Finn balansen

Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring

Kunnskap om

Prioritering

Utvikling og stabilitet

Skape handlingsrom

Endringskapasitet Planlegging

Snu motstand

Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand

Kunnskap om

Forstaring reaksjoner

Snu motstand

Forhandling og reforhandling

Motivasjon

Felles fremtidsbilde

Vaeligr beredt

Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer

Kunnskap om

Scenarier for fremtiden

Erfaringslaeligring

Endring er konstant

Skape kultur for endring

Direktoratet for forvaltning og IKT

KONTRAKTSOPPFOslashLGING

Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted

Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra

Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg

Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende

Bestilles det via e-handel

Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell

utforming og sosialt ansvar

Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut

Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet

OPPFOslashLGINGSFASEN

Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av

avtaleforholdet

Garingrsdagens eller morgendagens teknologi

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Behovets omfang

Kontraktens

gjenstand

Beskrivelser

egenskaper

og grensesnitt

Tilleggstjenester

Vedlikehold

Reservedeler

Reparasjoner

Garantiarbeid og service

Prosjektorganisering

Gjennomfoslashring

Leverings-

steder

Bestillings-

rutiner

Fakturarutiner

Moslashter og maringling (KPI)

YtelseDetalj

StandardFunktion

= Mulige loslashsninger

Aringpne

spesifikasjoner

Ulike spesifikasjonstyper

Krav til egnede rutiner

ForankreVurdere

risiko

Stille krav

Foslashlge opp

Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i

anskaffelsen som gjennomfoslashres

bull Maring kunne dokumenteres

bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere

bull Sanksjonerbar bestemmelse

bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn

Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp

bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene

bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser

bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp

bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale

bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav

bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering

bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak

4 Pleier dere aring bli invitert til moslashte med offentige oppdragsgivere for aring diskutere

Forundersoslashkelse - Balanserte anskaffelser av velferdstekmedisinske forbruksartikler (leverandoslashrer)

308

00

308

385

692

1000

692

615

Generell markedskommunikasjon

Neste aringrs innkjoslashpsplaner

En kommende anskaffelse

Leveransen i form av et statusmoslashte i loslashpet avkontrakten

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

Prosent

Ja

Nei

4 Pleier du aring invitere leverandoslashrer til moslashte for aring diskutere

Forundersoslashkelse - Balanserte anskaffelser av velferdstekmedisinske forbruksartikler (innkjoslashpere)

412

125

611

833

588

875

389

167

Generell markedskommunikasjon

Neste aringrs innkjoslashpsplaner

En kommende anskaffelse

Leveransen i form av et statusmoslashte i loslashpet avkontrakten

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

Prosent

Ja

Nei

Direktoratet for forvaltning og IKT

PRESENTASJONER FOR HVERANDRE

Direktoratet for forvaltning og IKT

OPEN SPACE

GRUPPEARBEID

Direktoratet for forvaltning og IKT

EN-TIL-EN-MOslashTER

Direktoratet for forvaltning og IKT

PLENUMSDISKUSJONER

Direktoratet for forvaltning og IKT

Markedsundersoslashkelse

Diverse gruppearbeid

Dialogkonferanse dialogmoslashte

En-til-en moslashter

Konkurransegrunnlag paring hoslashring

DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVUlike former for dialog som benyttes i dette kurset

Delta paring dialogaktiviteterbull Rolle Samspiller ndash ikke server kalde laquosales pitchraquo

bull Gi innspill til kravspekken ndash funksjonsspesifikasjon

bull Vaeligr involvert tidlig i prosessen

Direktoratet for forvaltning og IKT

DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVHvordan paringvirke

Gi grobunn for tillit

Tilby deres bransjekunnskap for aring faring bedre innsikt i

oppdragsgivers behov og hvordan disse kan dekkes paring en

bedre maringte og stimulere til aring tenke nyutvikling

Ny sect 5 i lov om offentlige anskaffelser

Miljoslash menneskerettigheter

og andre samfunnshensyn

laquoStatlige fylkeskommunale og kommunale myndigheter

og offentligrettslige organer skal innrette sin

anskaffelsespraksis slik at den bidrar til aring redusere

skadelig miljoslashparingvirkning og fremme klimavennlige

loslashsninger der dette er relevant Dette skal blant annet skje

ved at oppdragsgiveren tar hensyn til livssykluskostnader

Disse oppdragsgiverne skal ogsaring ha

egnede rutiner for aring fremme respekt for

grunnleggende menneskerettigheter ved

offentlige anskaffelser der det er en risiko

for brudd paring slike rettigheterraquo

bull Med punkter

bull Ekstra underpunkt her

Oppsummering av dagens situasjon ndash forenklet

Sammenstilling av faktisk og anslaringtt utbredelse og bruk av digitale loslashsninger med digital informasjonsflyt

Digitalisering forenkler og forbedrer offentlige anskaffelser

Mer effektive kjoslashp og

enklere prosesser

Bedre kjoslashp og

behovsdekning

Mer lovmessige kjoslashp

Tidsbruk og kostnader for gjennomfoslashring

av innkjoslashp skal vaeligre lavest mulig

Mindre ressursbruk ndash lavere

transaksjonskostnader

Riktig vare eller tjeneste skal kjoslashpes til

riktig kvalitet og beste pris

Bedre behovsforstaringelse og

kategoristyring kapasitet til aring inngaring flere

avtaler faeligrre avvisninger

Regelverkskrav og leverandoslashrenes

rettigheter skal ivaretas korrupsjon og

mislighold skal unngarings

Bedre sporbarhet ndash bevare tilliten til

offentlig sektor

bull Tillit

bull Mot

Direktoratet for forvaltning og IKT

LEVERANDOslashRDIALOG I PRAKSIS Tanja Huse-Fagerlie Difi

Hvordan oppnaring samarbeid

Ikke lenger nok aring bare vaeligre godhellip

Salg er veiledning og raringdgivning av kunden

Stimulere kunden til aring ta ut mer av sitt potensiale

Kjoslashps-revolusjon Lett aring kjoslashpe vanskelig aring velge

Alle tilbud er nesten like

Direktoratet for forvaltning og IKTKilde Ole-Bengt Moe Moementum

FOR LEVERANDOslashRENE

La markedet faring innsikt i din situasjon

FOR INNKJOslashPERNE

Vaeligr en tydelig og krevende kunde

Vurder tilbudet etter hvordan det tilfoslashrer deg verdi

Leverandoslashr maring tilpasse tilbudet til behovet og

ikke behovet til tilbudet

PRESENTASJON FRA BRANSJEN TIL OPPDRAGSGIVERNE

Eksempler paring rutiner i styrende dokumenter

1 Kartlegge miljoslashbelastningen ved planlagte anskaffelser hvor er det potensiale for reduksjon

- Risikoanalyse

2 Dialog med markedet som hovedregel v store strategisk viktige anskaffelser

3 Formuler formaringlet med anskaffelsen sett resultatmaringl

4 Bruke Aringpne spesifikasjoner (fremmer nye loslashsninger)

5 Legg vekt paring livssykluskostnader

6 Plassere ansvar for aring foslashlge opp kontrakten ndash leveres kontraktsmessig ytelse

7 Maringle om oslashnsket effekt resultat er naringdd

Anskaffelseskostnaden er toppen av isfjellet

sect 8-1 markedsundersoslashkelser

bull Kan du prate med leverandoslashrer Eller vil det diskvalifisere deg

bull Oppdragsgiver kan gjennomfoslashre markedsundersoslashkelser og

informere om planer og behov

bull Oppdragsgiver kan aktivt garing ut aring be om raringd

bull Oppdragsgiver kan motta raringd fra bla leverandoslashrer markedsaktoslashrer

bull Raringdene kan brukes i den konkrete anskaffelsen under forutsetning

av at raringdene ikke har konkurransevridende effekt eller er et brudd

paring likebehandlingsprinsippet

Mulighetene ved aringpne spesifikasjoner

bull Leverandoslashrene kan levere sine beste loslashsningsforslag det de er gode paring

bull Du utfordrer leverandoslashrene til nytenkning og kreativitet

bull Du faringr tilbud paring laquodet sisteraquo innen loslashsninger og ikke gammel foreldet

teknologi og loslashsninger

bull Du maring ikke ha spisskompetanse selv paring loslashsninger

bull Du kan foslashlge opp resultatene behovsoppfyllelsen og maringle om formaringlet

med anskaffelsen er naringdd

bull Du kan konsentrere deg om kjerneoppgaver

EURO 6

Kvalifikasjonskrav

Kontrakt

Spesifikasjon Evaluering

MAringL

STRATEGI FOR

MAringLOPPNAringELSE

HANDLINGSPLANER

OG AKTIVITETER

INTERNE

RESSURSERANSKAFFELSE

Oslashkonomisk mest fordelaktige

ALTERNATIV HANDLELISTEB Skriv ned de samme tre varene men naring formulert som behov

bull 1 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

bull 2 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

bull 3 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

C Skriv ned et forslag som dekker

behovet ved siden av

Etter B bytt ark med en annenhellip

VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)

bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar

bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte

bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles

Styringsparametere for offanskaffelser

Mer info

httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-

anskaffelser

Prosess for aring komme i gang

Knytte til overordnede

maringl

Maringle paring tre til fem parametere

Ledelsen maring sette konkrete

resultatmaringl

Maringle og rapportere

regelmessig

Vise i maringlsystem

Offentlige virksomheter har fokusert paring aring

overholde regler og forenkle administrative

prosesser for konkurransegjennomfoslashring

og haringndtering bestilling til betaling

Avklare behov og forberede konkurransen

Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging

Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser

Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir

stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

PWC 2017

Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan

Kontroll

bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen

bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging

bull Overvaringkning

bull Kostnadskontroll

Tillit

bull Felles maringl

bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging

bull Myndiggjoslashring

bull Fasilitering

Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging

bull Innkjoslashpsvolum

bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo

bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016

bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring

bull Avtaler

bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien

bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale

bull Hvor stort volum dekker avtalene

bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene

bull Produkter

bull Produktlojalitet

bull Gevinster

bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging

bull avtaledekning

bull avtalelojalitet

Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl

bull Spend innenfor kategorien

bull Antall avtaler og volum paring avtaler

bull Antall leverandoslashrer uten avtale

bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging

bull Avtaledekning

bull Avtalelojalitet

EKSEMPEL

Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt

Norengros Kjosavik As 306 550

Aga As 60 519

Apotek 1 Varinggen 29 877

Maske Gruppen As 9 746

Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019

Sverre W Monsen AS 8 217

Trioscan As 2 665

Gjesdal Apotek 2 592

Boots Norge As 1 038

Staples Norway As 986

Snoslashgg As 935

Av Form As 257

Lindorff As Oslo 215

Intrum Justitia As 174

Totalsum 432 790

Hvordan faring

mest

mulig ut av

forholdetHvem skal ha ansvar

for hva

(NOEN er ofte INGEN)

Hvordan sikrer jeg god

kommunikasjon og

samarbeid

Hvordan laeligrer jeg

av dette forholdet

slik at det blir enda

bedre neste gang

Hvorfor skal

leverandoslashren

oslashnske aring

beholde meg

som kunde

Hvordan sikrer jeg at

leverandoslashr faktisk

leverer det som er

bestilt

Kan vi gjoslashre ting

enda mer effektivt

Hvordan faringr jeg alle

andre til aring kjenne og

benytte avtalen

Hva naring

Praktisk implementering av kontrakt

Tydelige roller og ansvar

BUDSJETTANSVARLIG

INNKJOslashPSLEDER

INNKJOslashPER FAGANSVARLIG

BRUKER KVALITETSSIKRER

bull Avgjoslashr med mandat om behov

skal loslashses ved anskaffelse eller

ikke

bull Ansvarlig for realisering av

gevinst

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av anskaffelsesvirksomheten

bull Ansvarlig for den operative

gjennomfoslashringen av anskaffelsen i

foslashlge gjeldende regler og

retningslinjer

bull Ansvarlig for at anskaffelsen

dekker behovet og er av rett

kvalitet

bull Ansvarlig for aring identifisere

behovene som anskaffelsen skal

dekke

bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht

gjeldende regelverk og rutiner

(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller

fagansvarlig)

KONTRAKTSFORVALTER

bull Ansvarlig for aring foslashlge opp

leveransen

TOPPLEDER

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av hele virksomheten

LEVERANDOslashR

bull Ansvarlig for levering i henhold til

avtale

Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det

bull Justeringar av kontrakt

bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning

bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter

73

Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk

teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing

Fordi

bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande

bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale

bull markedet er prematurt

bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar

bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator

74

DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en

virksomhet

Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og

forklar igjen - hold fokus

Forankring

bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn

bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger

bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere

bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen

bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering

Rollebeskrivelser

httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon

Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid

2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres

3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere

4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller

5 Knytt ansvar til roller

6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person

7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi

Hva er endringsledelse

Direktoratet for forvaltning og IKT

Aring skape ny

retning

Ny retning

- Operativ

ledelse

Gammel retning

- Operativ ledelse

Om aring initiere og

understoslashtte

prosesser som

realiserer en

oslashnsket situasjonVisjon

Forstaringelse

Praktisk kompetanse

Oppslutning

Avstand og tid

Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring

Ta eierskap

Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen

Kunnskap om

Sensemaking

Strategivalg for egen bevisstgjoslashring

laquoIndre monolograquo

Fortell hvorfor

Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo

Kunnskap om

Oversettelse

Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen

Hva du skal si og hvordan du sier det

Finn balansen

Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring

Kunnskap om

Prioritering

Utvikling og stabilitet

Skape handlingsrom

Endringskapasitet Planlegging

Snu motstand

Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand

Kunnskap om

Forstaring reaksjoner

Snu motstand

Forhandling og reforhandling

Motivasjon

Felles fremtidsbilde

Vaeligr beredt

Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer

Kunnskap om

Scenarier for fremtiden

Erfaringslaeligring

Endring er konstant

Skape kultur for endring

Direktoratet for forvaltning og IKT

KONTRAKTSOPPFOslashLGING

Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted

Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra

Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg

Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende

Bestilles det via e-handel

Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell

utforming og sosialt ansvar

Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut

Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet

OPPFOslashLGINGSFASEN

Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av

avtaleforholdet

Garingrsdagens eller morgendagens teknologi

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Behovets omfang

Kontraktens

gjenstand

Beskrivelser

egenskaper

og grensesnitt

Tilleggstjenester

Vedlikehold

Reservedeler

Reparasjoner

Garantiarbeid og service

Prosjektorganisering

Gjennomfoslashring

Leverings-

steder

Bestillings-

rutiner

Fakturarutiner

Moslashter og maringling (KPI)

YtelseDetalj

StandardFunktion

= Mulige loslashsninger

Aringpne

spesifikasjoner

Ulike spesifikasjonstyper

Krav til egnede rutiner

ForankreVurdere

risiko

Stille krav

Foslashlge opp

Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i

anskaffelsen som gjennomfoslashres

bull Maring kunne dokumenteres

bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere

bull Sanksjonerbar bestemmelse

bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn

Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp

bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene

bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser

bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp

bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale

bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav

bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering

bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak

4 Pleier du aring invitere leverandoslashrer til moslashte for aring diskutere

Forundersoslashkelse - Balanserte anskaffelser av velferdstekmedisinske forbruksartikler (innkjoslashpere)

412

125

611

833

588

875

389

167

Generell markedskommunikasjon

Neste aringrs innkjoslashpsplaner

En kommende anskaffelse

Leveransen i form av et statusmoslashte i loslashpet avkontrakten

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

Prosent

Ja

Nei

Direktoratet for forvaltning og IKT

PRESENTASJONER FOR HVERANDRE

Direktoratet for forvaltning og IKT

OPEN SPACE

GRUPPEARBEID

Direktoratet for forvaltning og IKT

EN-TIL-EN-MOslashTER

Direktoratet for forvaltning og IKT

PLENUMSDISKUSJONER

Direktoratet for forvaltning og IKT

Markedsundersoslashkelse

Diverse gruppearbeid

Dialogkonferanse dialogmoslashte

En-til-en moslashter

Konkurransegrunnlag paring hoslashring

DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVUlike former for dialog som benyttes i dette kurset

Delta paring dialogaktiviteterbull Rolle Samspiller ndash ikke server kalde laquosales pitchraquo

bull Gi innspill til kravspekken ndash funksjonsspesifikasjon

bull Vaeligr involvert tidlig i prosessen

Direktoratet for forvaltning og IKT

DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVHvordan paringvirke

Gi grobunn for tillit

Tilby deres bransjekunnskap for aring faring bedre innsikt i

oppdragsgivers behov og hvordan disse kan dekkes paring en

bedre maringte og stimulere til aring tenke nyutvikling

Ny sect 5 i lov om offentlige anskaffelser

Miljoslash menneskerettigheter

og andre samfunnshensyn

laquoStatlige fylkeskommunale og kommunale myndigheter

og offentligrettslige organer skal innrette sin

anskaffelsespraksis slik at den bidrar til aring redusere

skadelig miljoslashparingvirkning og fremme klimavennlige

loslashsninger der dette er relevant Dette skal blant annet skje

ved at oppdragsgiveren tar hensyn til livssykluskostnader

Disse oppdragsgiverne skal ogsaring ha

egnede rutiner for aring fremme respekt for

grunnleggende menneskerettigheter ved

offentlige anskaffelser der det er en risiko

for brudd paring slike rettigheterraquo

bull Med punkter

bull Ekstra underpunkt her

Oppsummering av dagens situasjon ndash forenklet

Sammenstilling av faktisk og anslaringtt utbredelse og bruk av digitale loslashsninger med digital informasjonsflyt

Digitalisering forenkler og forbedrer offentlige anskaffelser

Mer effektive kjoslashp og

enklere prosesser

Bedre kjoslashp og

behovsdekning

Mer lovmessige kjoslashp

Tidsbruk og kostnader for gjennomfoslashring

av innkjoslashp skal vaeligre lavest mulig

Mindre ressursbruk ndash lavere

transaksjonskostnader

Riktig vare eller tjeneste skal kjoslashpes til

riktig kvalitet og beste pris

Bedre behovsforstaringelse og

kategoristyring kapasitet til aring inngaring flere

avtaler faeligrre avvisninger

Regelverkskrav og leverandoslashrenes

rettigheter skal ivaretas korrupsjon og

mislighold skal unngarings

Bedre sporbarhet ndash bevare tilliten til

offentlig sektor

bull Tillit

bull Mot

Direktoratet for forvaltning og IKT

LEVERANDOslashRDIALOG I PRAKSIS Tanja Huse-Fagerlie Difi

Hvordan oppnaring samarbeid

Ikke lenger nok aring bare vaeligre godhellip

Salg er veiledning og raringdgivning av kunden

Stimulere kunden til aring ta ut mer av sitt potensiale

Kjoslashps-revolusjon Lett aring kjoslashpe vanskelig aring velge

Alle tilbud er nesten like

Direktoratet for forvaltning og IKTKilde Ole-Bengt Moe Moementum

FOR LEVERANDOslashRENE

La markedet faring innsikt i din situasjon

FOR INNKJOslashPERNE

Vaeligr en tydelig og krevende kunde

Vurder tilbudet etter hvordan det tilfoslashrer deg verdi

Leverandoslashr maring tilpasse tilbudet til behovet og

ikke behovet til tilbudet

PRESENTASJON FRA BRANSJEN TIL OPPDRAGSGIVERNE

Eksempler paring rutiner i styrende dokumenter

1 Kartlegge miljoslashbelastningen ved planlagte anskaffelser hvor er det potensiale for reduksjon

- Risikoanalyse

2 Dialog med markedet som hovedregel v store strategisk viktige anskaffelser

3 Formuler formaringlet med anskaffelsen sett resultatmaringl

4 Bruke Aringpne spesifikasjoner (fremmer nye loslashsninger)

5 Legg vekt paring livssykluskostnader

6 Plassere ansvar for aring foslashlge opp kontrakten ndash leveres kontraktsmessig ytelse

7 Maringle om oslashnsket effekt resultat er naringdd

Anskaffelseskostnaden er toppen av isfjellet

sect 8-1 markedsundersoslashkelser

bull Kan du prate med leverandoslashrer Eller vil det diskvalifisere deg

bull Oppdragsgiver kan gjennomfoslashre markedsundersoslashkelser og

informere om planer og behov

bull Oppdragsgiver kan aktivt garing ut aring be om raringd

bull Oppdragsgiver kan motta raringd fra bla leverandoslashrer markedsaktoslashrer

bull Raringdene kan brukes i den konkrete anskaffelsen under forutsetning

av at raringdene ikke har konkurransevridende effekt eller er et brudd

paring likebehandlingsprinsippet

Mulighetene ved aringpne spesifikasjoner

bull Leverandoslashrene kan levere sine beste loslashsningsforslag det de er gode paring

bull Du utfordrer leverandoslashrene til nytenkning og kreativitet

bull Du faringr tilbud paring laquodet sisteraquo innen loslashsninger og ikke gammel foreldet

teknologi og loslashsninger

bull Du maring ikke ha spisskompetanse selv paring loslashsninger

bull Du kan foslashlge opp resultatene behovsoppfyllelsen og maringle om formaringlet

med anskaffelsen er naringdd

bull Du kan konsentrere deg om kjerneoppgaver

EURO 6

Kvalifikasjonskrav

Kontrakt

Spesifikasjon Evaluering

MAringL

STRATEGI FOR

MAringLOPPNAringELSE

HANDLINGSPLANER

OG AKTIVITETER

INTERNE

RESSURSERANSKAFFELSE

Oslashkonomisk mest fordelaktige

ALTERNATIV HANDLELISTEB Skriv ned de samme tre varene men naring formulert som behov

bull 1 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

bull 2 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

bull 3 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

C Skriv ned et forslag som dekker

behovet ved siden av

Etter B bytt ark med en annenhellip

VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)

bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar

bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte

bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles

Styringsparametere for offanskaffelser

Mer info

httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-

anskaffelser

Prosess for aring komme i gang

Knytte til overordnede

maringl

Maringle paring tre til fem parametere

Ledelsen maring sette konkrete

resultatmaringl

Maringle og rapportere

regelmessig

Vise i maringlsystem

Offentlige virksomheter har fokusert paring aring

overholde regler og forenkle administrative

prosesser for konkurransegjennomfoslashring

og haringndtering bestilling til betaling

Avklare behov og forberede konkurransen

Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging

Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser

Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir

stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

PWC 2017

Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan

Kontroll

bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen

bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging

bull Overvaringkning

bull Kostnadskontroll

Tillit

bull Felles maringl

bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging

bull Myndiggjoslashring

bull Fasilitering

Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging

bull Innkjoslashpsvolum

bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo

bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016

bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring

bull Avtaler

bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien

bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale

bull Hvor stort volum dekker avtalene

bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene

bull Produkter

bull Produktlojalitet

bull Gevinster

bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging

bull avtaledekning

bull avtalelojalitet

Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl

bull Spend innenfor kategorien

bull Antall avtaler og volum paring avtaler

bull Antall leverandoslashrer uten avtale

bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging

bull Avtaledekning

bull Avtalelojalitet

EKSEMPEL

Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt

Norengros Kjosavik As 306 550

Aga As 60 519

Apotek 1 Varinggen 29 877

Maske Gruppen As 9 746

Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019

Sverre W Monsen AS 8 217

Trioscan As 2 665

Gjesdal Apotek 2 592

Boots Norge As 1 038

Staples Norway As 986

Snoslashgg As 935

Av Form As 257

Lindorff As Oslo 215

Intrum Justitia As 174

Totalsum 432 790

Hvordan faring

mest

mulig ut av

forholdetHvem skal ha ansvar

for hva

(NOEN er ofte INGEN)

Hvordan sikrer jeg god

kommunikasjon og

samarbeid

Hvordan laeligrer jeg

av dette forholdet

slik at det blir enda

bedre neste gang

Hvorfor skal

leverandoslashren

oslashnske aring

beholde meg

som kunde

Hvordan sikrer jeg at

leverandoslashr faktisk

leverer det som er

bestilt

Kan vi gjoslashre ting

enda mer effektivt

Hvordan faringr jeg alle

andre til aring kjenne og

benytte avtalen

Hva naring

Praktisk implementering av kontrakt

Tydelige roller og ansvar

BUDSJETTANSVARLIG

INNKJOslashPSLEDER

INNKJOslashPER FAGANSVARLIG

BRUKER KVALITETSSIKRER

bull Avgjoslashr med mandat om behov

skal loslashses ved anskaffelse eller

ikke

bull Ansvarlig for realisering av

gevinst

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av anskaffelsesvirksomheten

bull Ansvarlig for den operative

gjennomfoslashringen av anskaffelsen i

foslashlge gjeldende regler og

retningslinjer

bull Ansvarlig for at anskaffelsen

dekker behovet og er av rett

kvalitet

bull Ansvarlig for aring identifisere

behovene som anskaffelsen skal

dekke

bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht

gjeldende regelverk og rutiner

(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller

fagansvarlig)

KONTRAKTSFORVALTER

bull Ansvarlig for aring foslashlge opp

leveransen

TOPPLEDER

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av hele virksomheten

LEVERANDOslashR

bull Ansvarlig for levering i henhold til

avtale

Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det

bull Justeringar av kontrakt

bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning

bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter

73

Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk

teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing

Fordi

bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande

bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale

bull markedet er prematurt

bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar

bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator

74

DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en

virksomhet

Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og

forklar igjen - hold fokus

Forankring

bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn

bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger

bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere

bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen

bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering

Rollebeskrivelser

httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon

Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid

2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres

3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere

4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller

5 Knytt ansvar til roller

6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person

7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi

Hva er endringsledelse

Direktoratet for forvaltning og IKT

Aring skape ny

retning

Ny retning

- Operativ

ledelse

Gammel retning

- Operativ ledelse

Om aring initiere og

understoslashtte

prosesser som

realiserer en

oslashnsket situasjonVisjon

Forstaringelse

Praktisk kompetanse

Oppslutning

Avstand og tid

Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring

Ta eierskap

Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen

Kunnskap om

Sensemaking

Strategivalg for egen bevisstgjoslashring

laquoIndre monolograquo

Fortell hvorfor

Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo

Kunnskap om

Oversettelse

Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen

Hva du skal si og hvordan du sier det

Finn balansen

Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring

Kunnskap om

Prioritering

Utvikling og stabilitet

Skape handlingsrom

Endringskapasitet Planlegging

Snu motstand

Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand

Kunnskap om

Forstaring reaksjoner

Snu motstand

Forhandling og reforhandling

Motivasjon

Felles fremtidsbilde

Vaeligr beredt

Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer

Kunnskap om

Scenarier for fremtiden

Erfaringslaeligring

Endring er konstant

Skape kultur for endring

Direktoratet for forvaltning og IKT

KONTRAKTSOPPFOslashLGING

Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted

Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra

Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg

Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende

Bestilles det via e-handel

Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell

utforming og sosialt ansvar

Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut

Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet

OPPFOslashLGINGSFASEN

Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av

avtaleforholdet

Garingrsdagens eller morgendagens teknologi

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Behovets omfang

Kontraktens

gjenstand

Beskrivelser

egenskaper

og grensesnitt

Tilleggstjenester

Vedlikehold

Reservedeler

Reparasjoner

Garantiarbeid og service

Prosjektorganisering

Gjennomfoslashring

Leverings-

steder

Bestillings-

rutiner

Fakturarutiner

Moslashter og maringling (KPI)

YtelseDetalj

StandardFunktion

= Mulige loslashsninger

Aringpne

spesifikasjoner

Ulike spesifikasjonstyper

Krav til egnede rutiner

ForankreVurdere

risiko

Stille krav

Foslashlge opp

Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i

anskaffelsen som gjennomfoslashres

bull Maring kunne dokumenteres

bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere

bull Sanksjonerbar bestemmelse

bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn

Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp

bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene

bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser

bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp

bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale

bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav

bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering

bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak

Direktoratet for forvaltning og IKT

PRESENTASJONER FOR HVERANDRE

Direktoratet for forvaltning og IKT

OPEN SPACE

GRUPPEARBEID

Direktoratet for forvaltning og IKT

EN-TIL-EN-MOslashTER

Direktoratet for forvaltning og IKT

PLENUMSDISKUSJONER

Direktoratet for forvaltning og IKT

Markedsundersoslashkelse

Diverse gruppearbeid

Dialogkonferanse dialogmoslashte

En-til-en moslashter

Konkurransegrunnlag paring hoslashring

DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVUlike former for dialog som benyttes i dette kurset

Delta paring dialogaktiviteterbull Rolle Samspiller ndash ikke server kalde laquosales pitchraquo

bull Gi innspill til kravspekken ndash funksjonsspesifikasjon

bull Vaeligr involvert tidlig i prosessen

Direktoratet for forvaltning og IKT

DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVHvordan paringvirke

Gi grobunn for tillit

Tilby deres bransjekunnskap for aring faring bedre innsikt i

oppdragsgivers behov og hvordan disse kan dekkes paring en

bedre maringte og stimulere til aring tenke nyutvikling

Ny sect 5 i lov om offentlige anskaffelser

Miljoslash menneskerettigheter

og andre samfunnshensyn

laquoStatlige fylkeskommunale og kommunale myndigheter

og offentligrettslige organer skal innrette sin

anskaffelsespraksis slik at den bidrar til aring redusere

skadelig miljoslashparingvirkning og fremme klimavennlige

loslashsninger der dette er relevant Dette skal blant annet skje

ved at oppdragsgiveren tar hensyn til livssykluskostnader

Disse oppdragsgiverne skal ogsaring ha

egnede rutiner for aring fremme respekt for

grunnleggende menneskerettigheter ved

offentlige anskaffelser der det er en risiko

for brudd paring slike rettigheterraquo

bull Med punkter

bull Ekstra underpunkt her

Oppsummering av dagens situasjon ndash forenklet

Sammenstilling av faktisk og anslaringtt utbredelse og bruk av digitale loslashsninger med digital informasjonsflyt

Digitalisering forenkler og forbedrer offentlige anskaffelser

Mer effektive kjoslashp og

enklere prosesser

Bedre kjoslashp og

behovsdekning

Mer lovmessige kjoslashp

Tidsbruk og kostnader for gjennomfoslashring

av innkjoslashp skal vaeligre lavest mulig

Mindre ressursbruk ndash lavere

transaksjonskostnader

Riktig vare eller tjeneste skal kjoslashpes til

riktig kvalitet og beste pris

Bedre behovsforstaringelse og

kategoristyring kapasitet til aring inngaring flere

avtaler faeligrre avvisninger

Regelverkskrav og leverandoslashrenes

rettigheter skal ivaretas korrupsjon og

mislighold skal unngarings

Bedre sporbarhet ndash bevare tilliten til

offentlig sektor

bull Tillit

bull Mot

Direktoratet for forvaltning og IKT

LEVERANDOslashRDIALOG I PRAKSIS Tanja Huse-Fagerlie Difi

Hvordan oppnaring samarbeid

Ikke lenger nok aring bare vaeligre godhellip

Salg er veiledning og raringdgivning av kunden

Stimulere kunden til aring ta ut mer av sitt potensiale

Kjoslashps-revolusjon Lett aring kjoslashpe vanskelig aring velge

Alle tilbud er nesten like

Direktoratet for forvaltning og IKTKilde Ole-Bengt Moe Moementum

FOR LEVERANDOslashRENE

La markedet faring innsikt i din situasjon

FOR INNKJOslashPERNE

Vaeligr en tydelig og krevende kunde

Vurder tilbudet etter hvordan det tilfoslashrer deg verdi

Leverandoslashr maring tilpasse tilbudet til behovet og

ikke behovet til tilbudet

PRESENTASJON FRA BRANSJEN TIL OPPDRAGSGIVERNE

Eksempler paring rutiner i styrende dokumenter

1 Kartlegge miljoslashbelastningen ved planlagte anskaffelser hvor er det potensiale for reduksjon

- Risikoanalyse

2 Dialog med markedet som hovedregel v store strategisk viktige anskaffelser

3 Formuler formaringlet med anskaffelsen sett resultatmaringl

4 Bruke Aringpne spesifikasjoner (fremmer nye loslashsninger)

5 Legg vekt paring livssykluskostnader

6 Plassere ansvar for aring foslashlge opp kontrakten ndash leveres kontraktsmessig ytelse

7 Maringle om oslashnsket effekt resultat er naringdd

Anskaffelseskostnaden er toppen av isfjellet

sect 8-1 markedsundersoslashkelser

bull Kan du prate med leverandoslashrer Eller vil det diskvalifisere deg

bull Oppdragsgiver kan gjennomfoslashre markedsundersoslashkelser og

informere om planer og behov

bull Oppdragsgiver kan aktivt garing ut aring be om raringd

bull Oppdragsgiver kan motta raringd fra bla leverandoslashrer markedsaktoslashrer

bull Raringdene kan brukes i den konkrete anskaffelsen under forutsetning

av at raringdene ikke har konkurransevridende effekt eller er et brudd

paring likebehandlingsprinsippet

Mulighetene ved aringpne spesifikasjoner

bull Leverandoslashrene kan levere sine beste loslashsningsforslag det de er gode paring

bull Du utfordrer leverandoslashrene til nytenkning og kreativitet

bull Du faringr tilbud paring laquodet sisteraquo innen loslashsninger og ikke gammel foreldet

teknologi og loslashsninger

bull Du maring ikke ha spisskompetanse selv paring loslashsninger

bull Du kan foslashlge opp resultatene behovsoppfyllelsen og maringle om formaringlet

med anskaffelsen er naringdd

bull Du kan konsentrere deg om kjerneoppgaver

EURO 6

Kvalifikasjonskrav

Kontrakt

Spesifikasjon Evaluering

MAringL

STRATEGI FOR

MAringLOPPNAringELSE

HANDLINGSPLANER

OG AKTIVITETER

INTERNE

RESSURSERANSKAFFELSE

Oslashkonomisk mest fordelaktige

ALTERNATIV HANDLELISTEB Skriv ned de samme tre varene men naring formulert som behov

bull 1 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

bull 2 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

bull 3 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

C Skriv ned et forslag som dekker

behovet ved siden av

Etter B bytt ark med en annenhellip

VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)

bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar

bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte

bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles

Styringsparametere for offanskaffelser

Mer info

httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-

anskaffelser

Prosess for aring komme i gang

Knytte til overordnede

maringl

Maringle paring tre til fem parametere

Ledelsen maring sette konkrete

resultatmaringl

Maringle og rapportere

regelmessig

Vise i maringlsystem

Offentlige virksomheter har fokusert paring aring

overholde regler og forenkle administrative

prosesser for konkurransegjennomfoslashring

og haringndtering bestilling til betaling

Avklare behov og forberede konkurransen

Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging

Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser

Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir

stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

PWC 2017

Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan

Kontroll

bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen

bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging

bull Overvaringkning

bull Kostnadskontroll

Tillit

bull Felles maringl

bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging

bull Myndiggjoslashring

bull Fasilitering

Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging

bull Innkjoslashpsvolum

bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo

bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016

bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring

bull Avtaler

bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien

bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale

bull Hvor stort volum dekker avtalene

bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene

bull Produkter

bull Produktlojalitet

bull Gevinster

bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging

bull avtaledekning

bull avtalelojalitet

Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl

bull Spend innenfor kategorien

bull Antall avtaler og volum paring avtaler

bull Antall leverandoslashrer uten avtale

bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging

bull Avtaledekning

bull Avtalelojalitet

EKSEMPEL

Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt

Norengros Kjosavik As 306 550

Aga As 60 519

Apotek 1 Varinggen 29 877

Maske Gruppen As 9 746

Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019

Sverre W Monsen AS 8 217

Trioscan As 2 665

Gjesdal Apotek 2 592

Boots Norge As 1 038

Staples Norway As 986

Snoslashgg As 935

Av Form As 257

Lindorff As Oslo 215

Intrum Justitia As 174

Totalsum 432 790

Hvordan faring

mest

mulig ut av

forholdetHvem skal ha ansvar

for hva

(NOEN er ofte INGEN)

Hvordan sikrer jeg god

kommunikasjon og

samarbeid

Hvordan laeligrer jeg

av dette forholdet

slik at det blir enda

bedre neste gang

Hvorfor skal

leverandoslashren

oslashnske aring

beholde meg

som kunde

Hvordan sikrer jeg at

leverandoslashr faktisk

leverer det som er

bestilt

Kan vi gjoslashre ting

enda mer effektivt

Hvordan faringr jeg alle

andre til aring kjenne og

benytte avtalen

Hva naring

Praktisk implementering av kontrakt

Tydelige roller og ansvar

BUDSJETTANSVARLIG

INNKJOslashPSLEDER

INNKJOslashPER FAGANSVARLIG

BRUKER KVALITETSSIKRER

bull Avgjoslashr med mandat om behov

skal loslashses ved anskaffelse eller

ikke

bull Ansvarlig for realisering av

gevinst

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av anskaffelsesvirksomheten

bull Ansvarlig for den operative

gjennomfoslashringen av anskaffelsen i

foslashlge gjeldende regler og

retningslinjer

bull Ansvarlig for at anskaffelsen

dekker behovet og er av rett

kvalitet

bull Ansvarlig for aring identifisere

behovene som anskaffelsen skal

dekke

bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht

gjeldende regelverk og rutiner

(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller

fagansvarlig)

KONTRAKTSFORVALTER

bull Ansvarlig for aring foslashlge opp

leveransen

TOPPLEDER

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av hele virksomheten

LEVERANDOslashR

bull Ansvarlig for levering i henhold til

avtale

Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det

bull Justeringar av kontrakt

bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning

bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter

73

Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk

teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing

Fordi

bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande

bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale

bull markedet er prematurt

bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar

bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator

74

DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en

virksomhet

Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og

forklar igjen - hold fokus

Forankring

bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn

bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger

bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere

bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen

bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering

Rollebeskrivelser

httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon

Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid

2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres

3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere

4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller

5 Knytt ansvar til roller

6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person

7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi

Hva er endringsledelse

Direktoratet for forvaltning og IKT

Aring skape ny

retning

Ny retning

- Operativ

ledelse

Gammel retning

- Operativ ledelse

Om aring initiere og

understoslashtte

prosesser som

realiserer en

oslashnsket situasjonVisjon

Forstaringelse

Praktisk kompetanse

Oppslutning

Avstand og tid

Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring

Ta eierskap

Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen

Kunnskap om

Sensemaking

Strategivalg for egen bevisstgjoslashring

laquoIndre monolograquo

Fortell hvorfor

Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo

Kunnskap om

Oversettelse

Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen

Hva du skal si og hvordan du sier det

Finn balansen

Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring

Kunnskap om

Prioritering

Utvikling og stabilitet

Skape handlingsrom

Endringskapasitet Planlegging

Snu motstand

Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand

Kunnskap om

Forstaring reaksjoner

Snu motstand

Forhandling og reforhandling

Motivasjon

Felles fremtidsbilde

Vaeligr beredt

Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer

Kunnskap om

Scenarier for fremtiden

Erfaringslaeligring

Endring er konstant

Skape kultur for endring

Direktoratet for forvaltning og IKT

KONTRAKTSOPPFOslashLGING

Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted

Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra

Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg

Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende

Bestilles det via e-handel

Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell

utforming og sosialt ansvar

Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut

Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet

OPPFOslashLGINGSFASEN

Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av

avtaleforholdet

Garingrsdagens eller morgendagens teknologi

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Behovets omfang

Kontraktens

gjenstand

Beskrivelser

egenskaper

og grensesnitt

Tilleggstjenester

Vedlikehold

Reservedeler

Reparasjoner

Garantiarbeid og service

Prosjektorganisering

Gjennomfoslashring

Leverings-

steder

Bestillings-

rutiner

Fakturarutiner

Moslashter og maringling (KPI)

YtelseDetalj

StandardFunktion

= Mulige loslashsninger

Aringpne

spesifikasjoner

Ulike spesifikasjonstyper

Krav til egnede rutiner

ForankreVurdere

risiko

Stille krav

Foslashlge opp

Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i

anskaffelsen som gjennomfoslashres

bull Maring kunne dokumenteres

bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere

bull Sanksjonerbar bestemmelse

bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn

Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp

bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene

bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser

bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp

bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale

bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav

bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering

bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak

Direktoratet for forvaltning og IKT

OPEN SPACE

GRUPPEARBEID

Direktoratet for forvaltning og IKT

EN-TIL-EN-MOslashTER

Direktoratet for forvaltning og IKT

PLENUMSDISKUSJONER

Direktoratet for forvaltning og IKT

Markedsundersoslashkelse

Diverse gruppearbeid

Dialogkonferanse dialogmoslashte

En-til-en moslashter

Konkurransegrunnlag paring hoslashring

DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVUlike former for dialog som benyttes i dette kurset

Delta paring dialogaktiviteterbull Rolle Samspiller ndash ikke server kalde laquosales pitchraquo

bull Gi innspill til kravspekken ndash funksjonsspesifikasjon

bull Vaeligr involvert tidlig i prosessen

Direktoratet for forvaltning og IKT

DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVHvordan paringvirke

Gi grobunn for tillit

Tilby deres bransjekunnskap for aring faring bedre innsikt i

oppdragsgivers behov og hvordan disse kan dekkes paring en

bedre maringte og stimulere til aring tenke nyutvikling

Ny sect 5 i lov om offentlige anskaffelser

Miljoslash menneskerettigheter

og andre samfunnshensyn

laquoStatlige fylkeskommunale og kommunale myndigheter

og offentligrettslige organer skal innrette sin

anskaffelsespraksis slik at den bidrar til aring redusere

skadelig miljoslashparingvirkning og fremme klimavennlige

loslashsninger der dette er relevant Dette skal blant annet skje

ved at oppdragsgiveren tar hensyn til livssykluskostnader

Disse oppdragsgiverne skal ogsaring ha

egnede rutiner for aring fremme respekt for

grunnleggende menneskerettigheter ved

offentlige anskaffelser der det er en risiko

for brudd paring slike rettigheterraquo

bull Med punkter

bull Ekstra underpunkt her

Oppsummering av dagens situasjon ndash forenklet

Sammenstilling av faktisk og anslaringtt utbredelse og bruk av digitale loslashsninger med digital informasjonsflyt

Digitalisering forenkler og forbedrer offentlige anskaffelser

Mer effektive kjoslashp og

enklere prosesser

Bedre kjoslashp og

behovsdekning

Mer lovmessige kjoslashp

Tidsbruk og kostnader for gjennomfoslashring

av innkjoslashp skal vaeligre lavest mulig

Mindre ressursbruk ndash lavere

transaksjonskostnader

Riktig vare eller tjeneste skal kjoslashpes til

riktig kvalitet og beste pris

Bedre behovsforstaringelse og

kategoristyring kapasitet til aring inngaring flere

avtaler faeligrre avvisninger

Regelverkskrav og leverandoslashrenes

rettigheter skal ivaretas korrupsjon og

mislighold skal unngarings

Bedre sporbarhet ndash bevare tilliten til

offentlig sektor

bull Tillit

bull Mot

Direktoratet for forvaltning og IKT

LEVERANDOslashRDIALOG I PRAKSIS Tanja Huse-Fagerlie Difi

Hvordan oppnaring samarbeid

Ikke lenger nok aring bare vaeligre godhellip

Salg er veiledning og raringdgivning av kunden

Stimulere kunden til aring ta ut mer av sitt potensiale

Kjoslashps-revolusjon Lett aring kjoslashpe vanskelig aring velge

Alle tilbud er nesten like

Direktoratet for forvaltning og IKTKilde Ole-Bengt Moe Moementum

FOR LEVERANDOslashRENE

La markedet faring innsikt i din situasjon

FOR INNKJOslashPERNE

Vaeligr en tydelig og krevende kunde

Vurder tilbudet etter hvordan det tilfoslashrer deg verdi

Leverandoslashr maring tilpasse tilbudet til behovet og

ikke behovet til tilbudet

PRESENTASJON FRA BRANSJEN TIL OPPDRAGSGIVERNE

Eksempler paring rutiner i styrende dokumenter

1 Kartlegge miljoslashbelastningen ved planlagte anskaffelser hvor er det potensiale for reduksjon

- Risikoanalyse

2 Dialog med markedet som hovedregel v store strategisk viktige anskaffelser

3 Formuler formaringlet med anskaffelsen sett resultatmaringl

4 Bruke Aringpne spesifikasjoner (fremmer nye loslashsninger)

5 Legg vekt paring livssykluskostnader

6 Plassere ansvar for aring foslashlge opp kontrakten ndash leveres kontraktsmessig ytelse

7 Maringle om oslashnsket effekt resultat er naringdd

Anskaffelseskostnaden er toppen av isfjellet

sect 8-1 markedsundersoslashkelser

bull Kan du prate med leverandoslashrer Eller vil det diskvalifisere deg

bull Oppdragsgiver kan gjennomfoslashre markedsundersoslashkelser og

informere om planer og behov

bull Oppdragsgiver kan aktivt garing ut aring be om raringd

bull Oppdragsgiver kan motta raringd fra bla leverandoslashrer markedsaktoslashrer

bull Raringdene kan brukes i den konkrete anskaffelsen under forutsetning

av at raringdene ikke har konkurransevridende effekt eller er et brudd

paring likebehandlingsprinsippet

Mulighetene ved aringpne spesifikasjoner

bull Leverandoslashrene kan levere sine beste loslashsningsforslag det de er gode paring

bull Du utfordrer leverandoslashrene til nytenkning og kreativitet

bull Du faringr tilbud paring laquodet sisteraquo innen loslashsninger og ikke gammel foreldet

teknologi og loslashsninger

bull Du maring ikke ha spisskompetanse selv paring loslashsninger

bull Du kan foslashlge opp resultatene behovsoppfyllelsen og maringle om formaringlet

med anskaffelsen er naringdd

bull Du kan konsentrere deg om kjerneoppgaver

EURO 6

Kvalifikasjonskrav

Kontrakt

Spesifikasjon Evaluering

MAringL

STRATEGI FOR

MAringLOPPNAringELSE

HANDLINGSPLANER

OG AKTIVITETER

INTERNE

RESSURSERANSKAFFELSE

Oslashkonomisk mest fordelaktige

ALTERNATIV HANDLELISTEB Skriv ned de samme tre varene men naring formulert som behov

bull 1 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

bull 2 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

bull 3 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

C Skriv ned et forslag som dekker

behovet ved siden av

Etter B bytt ark med en annenhellip

VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)

bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar

bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte

bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles

Styringsparametere for offanskaffelser

Mer info

httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-

anskaffelser

Prosess for aring komme i gang

Knytte til overordnede

maringl

Maringle paring tre til fem parametere

Ledelsen maring sette konkrete

resultatmaringl

Maringle og rapportere

regelmessig

Vise i maringlsystem

Offentlige virksomheter har fokusert paring aring

overholde regler og forenkle administrative

prosesser for konkurransegjennomfoslashring

og haringndtering bestilling til betaling

Avklare behov og forberede konkurransen

Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging

Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser

Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir

stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

PWC 2017

Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan

Kontroll

bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen

bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging

bull Overvaringkning

bull Kostnadskontroll

Tillit

bull Felles maringl

bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging

bull Myndiggjoslashring

bull Fasilitering

Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging

bull Innkjoslashpsvolum

bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo

bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016

bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring

bull Avtaler

bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien

bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale

bull Hvor stort volum dekker avtalene

bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene

bull Produkter

bull Produktlojalitet

bull Gevinster

bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging

bull avtaledekning

bull avtalelojalitet

Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl

bull Spend innenfor kategorien

bull Antall avtaler og volum paring avtaler

bull Antall leverandoslashrer uten avtale

bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging

bull Avtaledekning

bull Avtalelojalitet

EKSEMPEL

Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt

Norengros Kjosavik As 306 550

Aga As 60 519

Apotek 1 Varinggen 29 877

Maske Gruppen As 9 746

Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019

Sverre W Monsen AS 8 217

Trioscan As 2 665

Gjesdal Apotek 2 592

Boots Norge As 1 038

Staples Norway As 986

Snoslashgg As 935

Av Form As 257

Lindorff As Oslo 215

Intrum Justitia As 174

Totalsum 432 790

Hvordan faring

mest

mulig ut av

forholdetHvem skal ha ansvar

for hva

(NOEN er ofte INGEN)

Hvordan sikrer jeg god

kommunikasjon og

samarbeid

Hvordan laeligrer jeg

av dette forholdet

slik at det blir enda

bedre neste gang

Hvorfor skal

leverandoslashren

oslashnske aring

beholde meg

som kunde

Hvordan sikrer jeg at

leverandoslashr faktisk

leverer det som er

bestilt

Kan vi gjoslashre ting

enda mer effektivt

Hvordan faringr jeg alle

andre til aring kjenne og

benytte avtalen

Hva naring

Praktisk implementering av kontrakt

Tydelige roller og ansvar

BUDSJETTANSVARLIG

INNKJOslashPSLEDER

INNKJOslashPER FAGANSVARLIG

BRUKER KVALITETSSIKRER

bull Avgjoslashr med mandat om behov

skal loslashses ved anskaffelse eller

ikke

bull Ansvarlig for realisering av

gevinst

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av anskaffelsesvirksomheten

bull Ansvarlig for den operative

gjennomfoslashringen av anskaffelsen i

foslashlge gjeldende regler og

retningslinjer

bull Ansvarlig for at anskaffelsen

dekker behovet og er av rett

kvalitet

bull Ansvarlig for aring identifisere

behovene som anskaffelsen skal

dekke

bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht

gjeldende regelverk og rutiner

(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller

fagansvarlig)

KONTRAKTSFORVALTER

bull Ansvarlig for aring foslashlge opp

leveransen

TOPPLEDER

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av hele virksomheten

LEVERANDOslashR

bull Ansvarlig for levering i henhold til

avtale

Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det

bull Justeringar av kontrakt

bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning

bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter

73

Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk

teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing

Fordi

bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande

bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale

bull markedet er prematurt

bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar

bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator

74

DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en

virksomhet

Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og

forklar igjen - hold fokus

Forankring

bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn

bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger

bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere

bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen

bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering

Rollebeskrivelser

httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon

Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid

2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres

3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere

4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller

5 Knytt ansvar til roller

6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person

7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi

Hva er endringsledelse

Direktoratet for forvaltning og IKT

Aring skape ny

retning

Ny retning

- Operativ

ledelse

Gammel retning

- Operativ ledelse

Om aring initiere og

understoslashtte

prosesser som

realiserer en

oslashnsket situasjonVisjon

Forstaringelse

Praktisk kompetanse

Oppslutning

Avstand og tid

Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring

Ta eierskap

Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen

Kunnskap om

Sensemaking

Strategivalg for egen bevisstgjoslashring

laquoIndre monolograquo

Fortell hvorfor

Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo

Kunnskap om

Oversettelse

Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen

Hva du skal si og hvordan du sier det

Finn balansen

Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring

Kunnskap om

Prioritering

Utvikling og stabilitet

Skape handlingsrom

Endringskapasitet Planlegging

Snu motstand

Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand

Kunnskap om

Forstaring reaksjoner

Snu motstand

Forhandling og reforhandling

Motivasjon

Felles fremtidsbilde

Vaeligr beredt

Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer

Kunnskap om

Scenarier for fremtiden

Erfaringslaeligring

Endring er konstant

Skape kultur for endring

Direktoratet for forvaltning og IKT

KONTRAKTSOPPFOslashLGING

Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted

Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra

Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg

Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende

Bestilles det via e-handel

Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell

utforming og sosialt ansvar

Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut

Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet

OPPFOslashLGINGSFASEN

Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av

avtaleforholdet

Garingrsdagens eller morgendagens teknologi

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Behovets omfang

Kontraktens

gjenstand

Beskrivelser

egenskaper

og grensesnitt

Tilleggstjenester

Vedlikehold

Reservedeler

Reparasjoner

Garantiarbeid og service

Prosjektorganisering

Gjennomfoslashring

Leverings-

steder

Bestillings-

rutiner

Fakturarutiner

Moslashter og maringling (KPI)

YtelseDetalj

StandardFunktion

= Mulige loslashsninger

Aringpne

spesifikasjoner

Ulike spesifikasjonstyper

Krav til egnede rutiner

ForankreVurdere

risiko

Stille krav

Foslashlge opp

Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i

anskaffelsen som gjennomfoslashres

bull Maring kunne dokumenteres

bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere

bull Sanksjonerbar bestemmelse

bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn

Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp

bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene

bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser

bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp

bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale

bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav

bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering

bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak

GRUPPEARBEID

Direktoratet for forvaltning og IKT

EN-TIL-EN-MOslashTER

Direktoratet for forvaltning og IKT

PLENUMSDISKUSJONER

Direktoratet for forvaltning og IKT

Markedsundersoslashkelse

Diverse gruppearbeid

Dialogkonferanse dialogmoslashte

En-til-en moslashter

Konkurransegrunnlag paring hoslashring

DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVUlike former for dialog som benyttes i dette kurset

Delta paring dialogaktiviteterbull Rolle Samspiller ndash ikke server kalde laquosales pitchraquo

bull Gi innspill til kravspekken ndash funksjonsspesifikasjon

bull Vaeligr involvert tidlig i prosessen

Direktoratet for forvaltning og IKT

DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVHvordan paringvirke

Gi grobunn for tillit

Tilby deres bransjekunnskap for aring faring bedre innsikt i

oppdragsgivers behov og hvordan disse kan dekkes paring en

bedre maringte og stimulere til aring tenke nyutvikling

Ny sect 5 i lov om offentlige anskaffelser

Miljoslash menneskerettigheter

og andre samfunnshensyn

laquoStatlige fylkeskommunale og kommunale myndigheter

og offentligrettslige organer skal innrette sin

anskaffelsespraksis slik at den bidrar til aring redusere

skadelig miljoslashparingvirkning og fremme klimavennlige

loslashsninger der dette er relevant Dette skal blant annet skje

ved at oppdragsgiveren tar hensyn til livssykluskostnader

Disse oppdragsgiverne skal ogsaring ha

egnede rutiner for aring fremme respekt for

grunnleggende menneskerettigheter ved

offentlige anskaffelser der det er en risiko

for brudd paring slike rettigheterraquo

bull Med punkter

bull Ekstra underpunkt her

Oppsummering av dagens situasjon ndash forenklet

Sammenstilling av faktisk og anslaringtt utbredelse og bruk av digitale loslashsninger med digital informasjonsflyt

Digitalisering forenkler og forbedrer offentlige anskaffelser

Mer effektive kjoslashp og

enklere prosesser

Bedre kjoslashp og

behovsdekning

Mer lovmessige kjoslashp

Tidsbruk og kostnader for gjennomfoslashring

av innkjoslashp skal vaeligre lavest mulig

Mindre ressursbruk ndash lavere

transaksjonskostnader

Riktig vare eller tjeneste skal kjoslashpes til

riktig kvalitet og beste pris

Bedre behovsforstaringelse og

kategoristyring kapasitet til aring inngaring flere

avtaler faeligrre avvisninger

Regelverkskrav og leverandoslashrenes

rettigheter skal ivaretas korrupsjon og

mislighold skal unngarings

Bedre sporbarhet ndash bevare tilliten til

offentlig sektor

bull Tillit

bull Mot

Direktoratet for forvaltning og IKT

LEVERANDOslashRDIALOG I PRAKSIS Tanja Huse-Fagerlie Difi

Hvordan oppnaring samarbeid

Ikke lenger nok aring bare vaeligre godhellip

Salg er veiledning og raringdgivning av kunden

Stimulere kunden til aring ta ut mer av sitt potensiale

Kjoslashps-revolusjon Lett aring kjoslashpe vanskelig aring velge

Alle tilbud er nesten like

Direktoratet for forvaltning og IKTKilde Ole-Bengt Moe Moementum

FOR LEVERANDOslashRENE

La markedet faring innsikt i din situasjon

FOR INNKJOslashPERNE

Vaeligr en tydelig og krevende kunde

Vurder tilbudet etter hvordan det tilfoslashrer deg verdi

Leverandoslashr maring tilpasse tilbudet til behovet og

ikke behovet til tilbudet

PRESENTASJON FRA BRANSJEN TIL OPPDRAGSGIVERNE

Eksempler paring rutiner i styrende dokumenter

1 Kartlegge miljoslashbelastningen ved planlagte anskaffelser hvor er det potensiale for reduksjon

- Risikoanalyse

2 Dialog med markedet som hovedregel v store strategisk viktige anskaffelser

3 Formuler formaringlet med anskaffelsen sett resultatmaringl

4 Bruke Aringpne spesifikasjoner (fremmer nye loslashsninger)

5 Legg vekt paring livssykluskostnader

6 Plassere ansvar for aring foslashlge opp kontrakten ndash leveres kontraktsmessig ytelse

7 Maringle om oslashnsket effekt resultat er naringdd

Anskaffelseskostnaden er toppen av isfjellet

sect 8-1 markedsundersoslashkelser

bull Kan du prate med leverandoslashrer Eller vil det diskvalifisere deg

bull Oppdragsgiver kan gjennomfoslashre markedsundersoslashkelser og

informere om planer og behov

bull Oppdragsgiver kan aktivt garing ut aring be om raringd

bull Oppdragsgiver kan motta raringd fra bla leverandoslashrer markedsaktoslashrer

bull Raringdene kan brukes i den konkrete anskaffelsen under forutsetning

av at raringdene ikke har konkurransevridende effekt eller er et brudd

paring likebehandlingsprinsippet

Mulighetene ved aringpne spesifikasjoner

bull Leverandoslashrene kan levere sine beste loslashsningsforslag det de er gode paring

bull Du utfordrer leverandoslashrene til nytenkning og kreativitet

bull Du faringr tilbud paring laquodet sisteraquo innen loslashsninger og ikke gammel foreldet

teknologi og loslashsninger

bull Du maring ikke ha spisskompetanse selv paring loslashsninger

bull Du kan foslashlge opp resultatene behovsoppfyllelsen og maringle om formaringlet

med anskaffelsen er naringdd

bull Du kan konsentrere deg om kjerneoppgaver

EURO 6

Kvalifikasjonskrav

Kontrakt

Spesifikasjon Evaluering

MAringL

STRATEGI FOR

MAringLOPPNAringELSE

HANDLINGSPLANER

OG AKTIVITETER

INTERNE

RESSURSERANSKAFFELSE

Oslashkonomisk mest fordelaktige

ALTERNATIV HANDLELISTEB Skriv ned de samme tre varene men naring formulert som behov

bull 1 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

bull 2 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

bull 3 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

C Skriv ned et forslag som dekker

behovet ved siden av

Etter B bytt ark med en annenhellip

VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)

bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar

bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte

bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles

Styringsparametere for offanskaffelser

Mer info

httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-

anskaffelser

Prosess for aring komme i gang

Knytte til overordnede

maringl

Maringle paring tre til fem parametere

Ledelsen maring sette konkrete

resultatmaringl

Maringle og rapportere

regelmessig

Vise i maringlsystem

Offentlige virksomheter har fokusert paring aring

overholde regler og forenkle administrative

prosesser for konkurransegjennomfoslashring

og haringndtering bestilling til betaling

Avklare behov og forberede konkurransen

Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging

Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser

Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir

stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

PWC 2017

Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan

Kontroll

bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen

bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging

bull Overvaringkning

bull Kostnadskontroll

Tillit

bull Felles maringl

bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging

bull Myndiggjoslashring

bull Fasilitering

Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging

bull Innkjoslashpsvolum

bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo

bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016

bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring

bull Avtaler

bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien

bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale

bull Hvor stort volum dekker avtalene

bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene

bull Produkter

bull Produktlojalitet

bull Gevinster

bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging

bull avtaledekning

bull avtalelojalitet

Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl

bull Spend innenfor kategorien

bull Antall avtaler og volum paring avtaler

bull Antall leverandoslashrer uten avtale

bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging

bull Avtaledekning

bull Avtalelojalitet

EKSEMPEL

Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt

Norengros Kjosavik As 306 550

Aga As 60 519

Apotek 1 Varinggen 29 877

Maske Gruppen As 9 746

Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019

Sverre W Monsen AS 8 217

Trioscan As 2 665

Gjesdal Apotek 2 592

Boots Norge As 1 038

Staples Norway As 986

Snoslashgg As 935

Av Form As 257

Lindorff As Oslo 215

Intrum Justitia As 174

Totalsum 432 790

Hvordan faring

mest

mulig ut av

forholdetHvem skal ha ansvar

for hva

(NOEN er ofte INGEN)

Hvordan sikrer jeg god

kommunikasjon og

samarbeid

Hvordan laeligrer jeg

av dette forholdet

slik at det blir enda

bedre neste gang

Hvorfor skal

leverandoslashren

oslashnske aring

beholde meg

som kunde

Hvordan sikrer jeg at

leverandoslashr faktisk

leverer det som er

bestilt

Kan vi gjoslashre ting

enda mer effektivt

Hvordan faringr jeg alle

andre til aring kjenne og

benytte avtalen

Hva naring

Praktisk implementering av kontrakt

Tydelige roller og ansvar

BUDSJETTANSVARLIG

INNKJOslashPSLEDER

INNKJOslashPER FAGANSVARLIG

BRUKER KVALITETSSIKRER

bull Avgjoslashr med mandat om behov

skal loslashses ved anskaffelse eller

ikke

bull Ansvarlig for realisering av

gevinst

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av anskaffelsesvirksomheten

bull Ansvarlig for den operative

gjennomfoslashringen av anskaffelsen i

foslashlge gjeldende regler og

retningslinjer

bull Ansvarlig for at anskaffelsen

dekker behovet og er av rett

kvalitet

bull Ansvarlig for aring identifisere

behovene som anskaffelsen skal

dekke

bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht

gjeldende regelverk og rutiner

(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller

fagansvarlig)

KONTRAKTSFORVALTER

bull Ansvarlig for aring foslashlge opp

leveransen

TOPPLEDER

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av hele virksomheten

LEVERANDOslashR

bull Ansvarlig for levering i henhold til

avtale

Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det

bull Justeringar av kontrakt

bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning

bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter

73

Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk

teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing

Fordi

bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande

bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale

bull markedet er prematurt

bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar

bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator

74

DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en

virksomhet

Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og

forklar igjen - hold fokus

Forankring

bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn

bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger

bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere

bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen

bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering

Rollebeskrivelser

httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon

Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid

2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres

3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere

4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller

5 Knytt ansvar til roller

6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person

7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi

Hva er endringsledelse

Direktoratet for forvaltning og IKT

Aring skape ny

retning

Ny retning

- Operativ

ledelse

Gammel retning

- Operativ ledelse

Om aring initiere og

understoslashtte

prosesser som

realiserer en

oslashnsket situasjonVisjon

Forstaringelse

Praktisk kompetanse

Oppslutning

Avstand og tid

Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring

Ta eierskap

Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen

Kunnskap om

Sensemaking

Strategivalg for egen bevisstgjoslashring

laquoIndre monolograquo

Fortell hvorfor

Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo

Kunnskap om

Oversettelse

Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen

Hva du skal si og hvordan du sier det

Finn balansen

Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring

Kunnskap om

Prioritering

Utvikling og stabilitet

Skape handlingsrom

Endringskapasitet Planlegging

Snu motstand

Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand

Kunnskap om

Forstaring reaksjoner

Snu motstand

Forhandling og reforhandling

Motivasjon

Felles fremtidsbilde

Vaeligr beredt

Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer

Kunnskap om

Scenarier for fremtiden

Erfaringslaeligring

Endring er konstant

Skape kultur for endring

Direktoratet for forvaltning og IKT

KONTRAKTSOPPFOslashLGING

Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted

Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra

Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg

Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende

Bestilles det via e-handel

Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell

utforming og sosialt ansvar

Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut

Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet

OPPFOslashLGINGSFASEN

Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av

avtaleforholdet

Garingrsdagens eller morgendagens teknologi

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Behovets omfang

Kontraktens

gjenstand

Beskrivelser

egenskaper

og grensesnitt

Tilleggstjenester

Vedlikehold

Reservedeler

Reparasjoner

Garantiarbeid og service

Prosjektorganisering

Gjennomfoslashring

Leverings-

steder

Bestillings-

rutiner

Fakturarutiner

Moslashter og maringling (KPI)

YtelseDetalj

StandardFunktion

= Mulige loslashsninger

Aringpne

spesifikasjoner

Ulike spesifikasjonstyper

Krav til egnede rutiner

ForankreVurdere

risiko

Stille krav

Foslashlge opp

Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i

anskaffelsen som gjennomfoslashres

bull Maring kunne dokumenteres

bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere

bull Sanksjonerbar bestemmelse

bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn

Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp

bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene

bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser

bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp

bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale

bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav

bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering

bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak

Direktoratet for forvaltning og IKT

EN-TIL-EN-MOslashTER

Direktoratet for forvaltning og IKT

PLENUMSDISKUSJONER

Direktoratet for forvaltning og IKT

Markedsundersoslashkelse

Diverse gruppearbeid

Dialogkonferanse dialogmoslashte

En-til-en moslashter

Konkurransegrunnlag paring hoslashring

DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVUlike former for dialog som benyttes i dette kurset

Delta paring dialogaktiviteterbull Rolle Samspiller ndash ikke server kalde laquosales pitchraquo

bull Gi innspill til kravspekken ndash funksjonsspesifikasjon

bull Vaeligr involvert tidlig i prosessen

Direktoratet for forvaltning og IKT

DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVHvordan paringvirke

Gi grobunn for tillit

Tilby deres bransjekunnskap for aring faring bedre innsikt i

oppdragsgivers behov og hvordan disse kan dekkes paring en

bedre maringte og stimulere til aring tenke nyutvikling

Ny sect 5 i lov om offentlige anskaffelser

Miljoslash menneskerettigheter

og andre samfunnshensyn

laquoStatlige fylkeskommunale og kommunale myndigheter

og offentligrettslige organer skal innrette sin

anskaffelsespraksis slik at den bidrar til aring redusere

skadelig miljoslashparingvirkning og fremme klimavennlige

loslashsninger der dette er relevant Dette skal blant annet skje

ved at oppdragsgiveren tar hensyn til livssykluskostnader

Disse oppdragsgiverne skal ogsaring ha

egnede rutiner for aring fremme respekt for

grunnleggende menneskerettigheter ved

offentlige anskaffelser der det er en risiko

for brudd paring slike rettigheterraquo

bull Med punkter

bull Ekstra underpunkt her

Oppsummering av dagens situasjon ndash forenklet

Sammenstilling av faktisk og anslaringtt utbredelse og bruk av digitale loslashsninger med digital informasjonsflyt

Digitalisering forenkler og forbedrer offentlige anskaffelser

Mer effektive kjoslashp og

enklere prosesser

Bedre kjoslashp og

behovsdekning

Mer lovmessige kjoslashp

Tidsbruk og kostnader for gjennomfoslashring

av innkjoslashp skal vaeligre lavest mulig

Mindre ressursbruk ndash lavere

transaksjonskostnader

Riktig vare eller tjeneste skal kjoslashpes til

riktig kvalitet og beste pris

Bedre behovsforstaringelse og

kategoristyring kapasitet til aring inngaring flere

avtaler faeligrre avvisninger

Regelverkskrav og leverandoslashrenes

rettigheter skal ivaretas korrupsjon og

mislighold skal unngarings

Bedre sporbarhet ndash bevare tilliten til

offentlig sektor

bull Tillit

bull Mot

Direktoratet for forvaltning og IKT

LEVERANDOslashRDIALOG I PRAKSIS Tanja Huse-Fagerlie Difi

Hvordan oppnaring samarbeid

Ikke lenger nok aring bare vaeligre godhellip

Salg er veiledning og raringdgivning av kunden

Stimulere kunden til aring ta ut mer av sitt potensiale

Kjoslashps-revolusjon Lett aring kjoslashpe vanskelig aring velge

Alle tilbud er nesten like

Direktoratet for forvaltning og IKTKilde Ole-Bengt Moe Moementum

FOR LEVERANDOslashRENE

La markedet faring innsikt i din situasjon

FOR INNKJOslashPERNE

Vaeligr en tydelig og krevende kunde

Vurder tilbudet etter hvordan det tilfoslashrer deg verdi

Leverandoslashr maring tilpasse tilbudet til behovet og

ikke behovet til tilbudet

PRESENTASJON FRA BRANSJEN TIL OPPDRAGSGIVERNE

Eksempler paring rutiner i styrende dokumenter

1 Kartlegge miljoslashbelastningen ved planlagte anskaffelser hvor er det potensiale for reduksjon

- Risikoanalyse

2 Dialog med markedet som hovedregel v store strategisk viktige anskaffelser

3 Formuler formaringlet med anskaffelsen sett resultatmaringl

4 Bruke Aringpne spesifikasjoner (fremmer nye loslashsninger)

5 Legg vekt paring livssykluskostnader

6 Plassere ansvar for aring foslashlge opp kontrakten ndash leveres kontraktsmessig ytelse

7 Maringle om oslashnsket effekt resultat er naringdd

Anskaffelseskostnaden er toppen av isfjellet

sect 8-1 markedsundersoslashkelser

bull Kan du prate med leverandoslashrer Eller vil det diskvalifisere deg

bull Oppdragsgiver kan gjennomfoslashre markedsundersoslashkelser og

informere om planer og behov

bull Oppdragsgiver kan aktivt garing ut aring be om raringd

bull Oppdragsgiver kan motta raringd fra bla leverandoslashrer markedsaktoslashrer

bull Raringdene kan brukes i den konkrete anskaffelsen under forutsetning

av at raringdene ikke har konkurransevridende effekt eller er et brudd

paring likebehandlingsprinsippet

Mulighetene ved aringpne spesifikasjoner

bull Leverandoslashrene kan levere sine beste loslashsningsforslag det de er gode paring

bull Du utfordrer leverandoslashrene til nytenkning og kreativitet

bull Du faringr tilbud paring laquodet sisteraquo innen loslashsninger og ikke gammel foreldet

teknologi og loslashsninger

bull Du maring ikke ha spisskompetanse selv paring loslashsninger

bull Du kan foslashlge opp resultatene behovsoppfyllelsen og maringle om formaringlet

med anskaffelsen er naringdd

bull Du kan konsentrere deg om kjerneoppgaver

EURO 6

Kvalifikasjonskrav

Kontrakt

Spesifikasjon Evaluering

MAringL

STRATEGI FOR

MAringLOPPNAringELSE

HANDLINGSPLANER

OG AKTIVITETER

INTERNE

RESSURSERANSKAFFELSE

Oslashkonomisk mest fordelaktige

ALTERNATIV HANDLELISTEB Skriv ned de samme tre varene men naring formulert som behov

bull 1 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

bull 2 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

bull 3 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

C Skriv ned et forslag som dekker

behovet ved siden av

Etter B bytt ark med en annenhellip

VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)

bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar

bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte

bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles

Styringsparametere for offanskaffelser

Mer info

httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-

anskaffelser

Prosess for aring komme i gang

Knytte til overordnede

maringl

Maringle paring tre til fem parametere

Ledelsen maring sette konkrete

resultatmaringl

Maringle og rapportere

regelmessig

Vise i maringlsystem

Offentlige virksomheter har fokusert paring aring

overholde regler og forenkle administrative

prosesser for konkurransegjennomfoslashring

og haringndtering bestilling til betaling

Avklare behov og forberede konkurransen

Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging

Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser

Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir

stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

PWC 2017

Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan

Kontroll

bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen

bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging

bull Overvaringkning

bull Kostnadskontroll

Tillit

bull Felles maringl

bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging

bull Myndiggjoslashring

bull Fasilitering

Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging

bull Innkjoslashpsvolum

bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo

bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016

bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring

bull Avtaler

bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien

bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale

bull Hvor stort volum dekker avtalene

bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene

bull Produkter

bull Produktlojalitet

bull Gevinster

bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging

bull avtaledekning

bull avtalelojalitet

Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl

bull Spend innenfor kategorien

bull Antall avtaler og volum paring avtaler

bull Antall leverandoslashrer uten avtale

bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging

bull Avtaledekning

bull Avtalelojalitet

EKSEMPEL

Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt

Norengros Kjosavik As 306 550

Aga As 60 519

Apotek 1 Varinggen 29 877

Maske Gruppen As 9 746

Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019

Sverre W Monsen AS 8 217

Trioscan As 2 665

Gjesdal Apotek 2 592

Boots Norge As 1 038

Staples Norway As 986

Snoslashgg As 935

Av Form As 257

Lindorff As Oslo 215

Intrum Justitia As 174

Totalsum 432 790

Hvordan faring

mest

mulig ut av

forholdetHvem skal ha ansvar

for hva

(NOEN er ofte INGEN)

Hvordan sikrer jeg god

kommunikasjon og

samarbeid

Hvordan laeligrer jeg

av dette forholdet

slik at det blir enda

bedre neste gang

Hvorfor skal

leverandoslashren

oslashnske aring

beholde meg

som kunde

Hvordan sikrer jeg at

leverandoslashr faktisk

leverer det som er

bestilt

Kan vi gjoslashre ting

enda mer effektivt

Hvordan faringr jeg alle

andre til aring kjenne og

benytte avtalen

Hva naring

Praktisk implementering av kontrakt

Tydelige roller og ansvar

BUDSJETTANSVARLIG

INNKJOslashPSLEDER

INNKJOslashPER FAGANSVARLIG

BRUKER KVALITETSSIKRER

bull Avgjoslashr med mandat om behov

skal loslashses ved anskaffelse eller

ikke

bull Ansvarlig for realisering av

gevinst

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av anskaffelsesvirksomheten

bull Ansvarlig for den operative

gjennomfoslashringen av anskaffelsen i

foslashlge gjeldende regler og

retningslinjer

bull Ansvarlig for at anskaffelsen

dekker behovet og er av rett

kvalitet

bull Ansvarlig for aring identifisere

behovene som anskaffelsen skal

dekke

bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht

gjeldende regelverk og rutiner

(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller

fagansvarlig)

KONTRAKTSFORVALTER

bull Ansvarlig for aring foslashlge opp

leveransen

TOPPLEDER

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av hele virksomheten

LEVERANDOslashR

bull Ansvarlig for levering i henhold til

avtale

Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det

bull Justeringar av kontrakt

bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning

bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter

73

Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk

teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing

Fordi

bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande

bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale

bull markedet er prematurt

bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar

bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator

74

DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en

virksomhet

Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og

forklar igjen - hold fokus

Forankring

bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn

bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger

bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere

bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen

bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering

Rollebeskrivelser

httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon

Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid

2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres

3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere

4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller

5 Knytt ansvar til roller

6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person

7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi

Hva er endringsledelse

Direktoratet for forvaltning og IKT

Aring skape ny

retning

Ny retning

- Operativ

ledelse

Gammel retning

- Operativ ledelse

Om aring initiere og

understoslashtte

prosesser som

realiserer en

oslashnsket situasjonVisjon

Forstaringelse

Praktisk kompetanse

Oppslutning

Avstand og tid

Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring

Ta eierskap

Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen

Kunnskap om

Sensemaking

Strategivalg for egen bevisstgjoslashring

laquoIndre monolograquo

Fortell hvorfor

Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo

Kunnskap om

Oversettelse

Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen

Hva du skal si og hvordan du sier det

Finn balansen

Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring

Kunnskap om

Prioritering

Utvikling og stabilitet

Skape handlingsrom

Endringskapasitet Planlegging

Snu motstand

Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand

Kunnskap om

Forstaring reaksjoner

Snu motstand

Forhandling og reforhandling

Motivasjon

Felles fremtidsbilde

Vaeligr beredt

Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer

Kunnskap om

Scenarier for fremtiden

Erfaringslaeligring

Endring er konstant

Skape kultur for endring

Direktoratet for forvaltning og IKT

KONTRAKTSOPPFOslashLGING

Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted

Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra

Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg

Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende

Bestilles det via e-handel

Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell

utforming og sosialt ansvar

Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut

Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet

OPPFOslashLGINGSFASEN

Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av

avtaleforholdet

Garingrsdagens eller morgendagens teknologi

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Behovets omfang

Kontraktens

gjenstand

Beskrivelser

egenskaper

og grensesnitt

Tilleggstjenester

Vedlikehold

Reservedeler

Reparasjoner

Garantiarbeid og service

Prosjektorganisering

Gjennomfoslashring

Leverings-

steder

Bestillings-

rutiner

Fakturarutiner

Moslashter og maringling (KPI)

YtelseDetalj

StandardFunktion

= Mulige loslashsninger

Aringpne

spesifikasjoner

Ulike spesifikasjonstyper

Krav til egnede rutiner

ForankreVurdere

risiko

Stille krav

Foslashlge opp

Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i

anskaffelsen som gjennomfoslashres

bull Maring kunne dokumenteres

bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere

bull Sanksjonerbar bestemmelse

bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn

Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp

bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene

bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser

bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp

bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale

bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav

bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering

bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak

Direktoratet for forvaltning og IKT

PLENUMSDISKUSJONER

Direktoratet for forvaltning og IKT

Markedsundersoslashkelse

Diverse gruppearbeid

Dialogkonferanse dialogmoslashte

En-til-en moslashter

Konkurransegrunnlag paring hoslashring

DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVUlike former for dialog som benyttes i dette kurset

Delta paring dialogaktiviteterbull Rolle Samspiller ndash ikke server kalde laquosales pitchraquo

bull Gi innspill til kravspekken ndash funksjonsspesifikasjon

bull Vaeligr involvert tidlig i prosessen

Direktoratet for forvaltning og IKT

DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVHvordan paringvirke

Gi grobunn for tillit

Tilby deres bransjekunnskap for aring faring bedre innsikt i

oppdragsgivers behov og hvordan disse kan dekkes paring en

bedre maringte og stimulere til aring tenke nyutvikling

Ny sect 5 i lov om offentlige anskaffelser

Miljoslash menneskerettigheter

og andre samfunnshensyn

laquoStatlige fylkeskommunale og kommunale myndigheter

og offentligrettslige organer skal innrette sin

anskaffelsespraksis slik at den bidrar til aring redusere

skadelig miljoslashparingvirkning og fremme klimavennlige

loslashsninger der dette er relevant Dette skal blant annet skje

ved at oppdragsgiveren tar hensyn til livssykluskostnader

Disse oppdragsgiverne skal ogsaring ha

egnede rutiner for aring fremme respekt for

grunnleggende menneskerettigheter ved

offentlige anskaffelser der det er en risiko

for brudd paring slike rettigheterraquo

bull Med punkter

bull Ekstra underpunkt her

Oppsummering av dagens situasjon ndash forenklet

Sammenstilling av faktisk og anslaringtt utbredelse og bruk av digitale loslashsninger med digital informasjonsflyt

Digitalisering forenkler og forbedrer offentlige anskaffelser

Mer effektive kjoslashp og

enklere prosesser

Bedre kjoslashp og

behovsdekning

Mer lovmessige kjoslashp

Tidsbruk og kostnader for gjennomfoslashring

av innkjoslashp skal vaeligre lavest mulig

Mindre ressursbruk ndash lavere

transaksjonskostnader

Riktig vare eller tjeneste skal kjoslashpes til

riktig kvalitet og beste pris

Bedre behovsforstaringelse og

kategoristyring kapasitet til aring inngaring flere

avtaler faeligrre avvisninger

Regelverkskrav og leverandoslashrenes

rettigheter skal ivaretas korrupsjon og

mislighold skal unngarings

Bedre sporbarhet ndash bevare tilliten til

offentlig sektor

bull Tillit

bull Mot

Direktoratet for forvaltning og IKT

LEVERANDOslashRDIALOG I PRAKSIS Tanja Huse-Fagerlie Difi

Hvordan oppnaring samarbeid

Ikke lenger nok aring bare vaeligre godhellip

Salg er veiledning og raringdgivning av kunden

Stimulere kunden til aring ta ut mer av sitt potensiale

Kjoslashps-revolusjon Lett aring kjoslashpe vanskelig aring velge

Alle tilbud er nesten like

Direktoratet for forvaltning og IKTKilde Ole-Bengt Moe Moementum

FOR LEVERANDOslashRENE

La markedet faring innsikt i din situasjon

FOR INNKJOslashPERNE

Vaeligr en tydelig og krevende kunde

Vurder tilbudet etter hvordan det tilfoslashrer deg verdi

Leverandoslashr maring tilpasse tilbudet til behovet og

ikke behovet til tilbudet

PRESENTASJON FRA BRANSJEN TIL OPPDRAGSGIVERNE

Eksempler paring rutiner i styrende dokumenter

1 Kartlegge miljoslashbelastningen ved planlagte anskaffelser hvor er det potensiale for reduksjon

- Risikoanalyse

2 Dialog med markedet som hovedregel v store strategisk viktige anskaffelser

3 Formuler formaringlet med anskaffelsen sett resultatmaringl

4 Bruke Aringpne spesifikasjoner (fremmer nye loslashsninger)

5 Legg vekt paring livssykluskostnader

6 Plassere ansvar for aring foslashlge opp kontrakten ndash leveres kontraktsmessig ytelse

7 Maringle om oslashnsket effekt resultat er naringdd

Anskaffelseskostnaden er toppen av isfjellet

sect 8-1 markedsundersoslashkelser

bull Kan du prate med leverandoslashrer Eller vil det diskvalifisere deg

bull Oppdragsgiver kan gjennomfoslashre markedsundersoslashkelser og

informere om planer og behov

bull Oppdragsgiver kan aktivt garing ut aring be om raringd

bull Oppdragsgiver kan motta raringd fra bla leverandoslashrer markedsaktoslashrer

bull Raringdene kan brukes i den konkrete anskaffelsen under forutsetning

av at raringdene ikke har konkurransevridende effekt eller er et brudd

paring likebehandlingsprinsippet

Mulighetene ved aringpne spesifikasjoner

bull Leverandoslashrene kan levere sine beste loslashsningsforslag det de er gode paring

bull Du utfordrer leverandoslashrene til nytenkning og kreativitet

bull Du faringr tilbud paring laquodet sisteraquo innen loslashsninger og ikke gammel foreldet

teknologi og loslashsninger

bull Du maring ikke ha spisskompetanse selv paring loslashsninger

bull Du kan foslashlge opp resultatene behovsoppfyllelsen og maringle om formaringlet

med anskaffelsen er naringdd

bull Du kan konsentrere deg om kjerneoppgaver

EURO 6

Kvalifikasjonskrav

Kontrakt

Spesifikasjon Evaluering

MAringL

STRATEGI FOR

MAringLOPPNAringELSE

HANDLINGSPLANER

OG AKTIVITETER

INTERNE

RESSURSERANSKAFFELSE

Oslashkonomisk mest fordelaktige

ALTERNATIV HANDLELISTEB Skriv ned de samme tre varene men naring formulert som behov

bull 1 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

bull 2 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

bull 3 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

C Skriv ned et forslag som dekker

behovet ved siden av

Etter B bytt ark med en annenhellip

VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)

bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar

bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte

bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles

Styringsparametere for offanskaffelser

Mer info

httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-

anskaffelser

Prosess for aring komme i gang

Knytte til overordnede

maringl

Maringle paring tre til fem parametere

Ledelsen maring sette konkrete

resultatmaringl

Maringle og rapportere

regelmessig

Vise i maringlsystem

Offentlige virksomheter har fokusert paring aring

overholde regler og forenkle administrative

prosesser for konkurransegjennomfoslashring

og haringndtering bestilling til betaling

Avklare behov og forberede konkurransen

Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging

Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser

Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir

stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

PWC 2017

Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan

Kontroll

bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen

bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging

bull Overvaringkning

bull Kostnadskontroll

Tillit

bull Felles maringl

bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging

bull Myndiggjoslashring

bull Fasilitering

Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging

bull Innkjoslashpsvolum

bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo

bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016

bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring

bull Avtaler

bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien

bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale

bull Hvor stort volum dekker avtalene

bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene

bull Produkter

bull Produktlojalitet

bull Gevinster

bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging

bull avtaledekning

bull avtalelojalitet

Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl

bull Spend innenfor kategorien

bull Antall avtaler og volum paring avtaler

bull Antall leverandoslashrer uten avtale

bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging

bull Avtaledekning

bull Avtalelojalitet

EKSEMPEL

Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt

Norengros Kjosavik As 306 550

Aga As 60 519

Apotek 1 Varinggen 29 877

Maske Gruppen As 9 746

Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019

Sverre W Monsen AS 8 217

Trioscan As 2 665

Gjesdal Apotek 2 592

Boots Norge As 1 038

Staples Norway As 986

Snoslashgg As 935

Av Form As 257

Lindorff As Oslo 215

Intrum Justitia As 174

Totalsum 432 790

Hvordan faring

mest

mulig ut av

forholdetHvem skal ha ansvar

for hva

(NOEN er ofte INGEN)

Hvordan sikrer jeg god

kommunikasjon og

samarbeid

Hvordan laeligrer jeg

av dette forholdet

slik at det blir enda

bedre neste gang

Hvorfor skal

leverandoslashren

oslashnske aring

beholde meg

som kunde

Hvordan sikrer jeg at

leverandoslashr faktisk

leverer det som er

bestilt

Kan vi gjoslashre ting

enda mer effektivt

Hvordan faringr jeg alle

andre til aring kjenne og

benytte avtalen

Hva naring

Praktisk implementering av kontrakt

Tydelige roller og ansvar

BUDSJETTANSVARLIG

INNKJOslashPSLEDER

INNKJOslashPER FAGANSVARLIG

BRUKER KVALITETSSIKRER

bull Avgjoslashr med mandat om behov

skal loslashses ved anskaffelse eller

ikke

bull Ansvarlig for realisering av

gevinst

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av anskaffelsesvirksomheten

bull Ansvarlig for den operative

gjennomfoslashringen av anskaffelsen i

foslashlge gjeldende regler og

retningslinjer

bull Ansvarlig for at anskaffelsen

dekker behovet og er av rett

kvalitet

bull Ansvarlig for aring identifisere

behovene som anskaffelsen skal

dekke

bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht

gjeldende regelverk og rutiner

(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller

fagansvarlig)

KONTRAKTSFORVALTER

bull Ansvarlig for aring foslashlge opp

leveransen

TOPPLEDER

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av hele virksomheten

LEVERANDOslashR

bull Ansvarlig for levering i henhold til

avtale

Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det

bull Justeringar av kontrakt

bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning

bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter

73

Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk

teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing

Fordi

bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande

bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale

bull markedet er prematurt

bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar

bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator

74

DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en

virksomhet

Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og

forklar igjen - hold fokus

Forankring

bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn

bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger

bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere

bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen

bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering

Rollebeskrivelser

httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon

Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid

2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres

3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere

4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller

5 Knytt ansvar til roller

6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person

7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi

Hva er endringsledelse

Direktoratet for forvaltning og IKT

Aring skape ny

retning

Ny retning

- Operativ

ledelse

Gammel retning

- Operativ ledelse

Om aring initiere og

understoslashtte

prosesser som

realiserer en

oslashnsket situasjonVisjon

Forstaringelse

Praktisk kompetanse

Oppslutning

Avstand og tid

Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring

Ta eierskap

Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen

Kunnskap om

Sensemaking

Strategivalg for egen bevisstgjoslashring

laquoIndre monolograquo

Fortell hvorfor

Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo

Kunnskap om

Oversettelse

Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen

Hva du skal si og hvordan du sier det

Finn balansen

Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring

Kunnskap om

Prioritering

Utvikling og stabilitet

Skape handlingsrom

Endringskapasitet Planlegging

Snu motstand

Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand

Kunnskap om

Forstaring reaksjoner

Snu motstand

Forhandling og reforhandling

Motivasjon

Felles fremtidsbilde

Vaeligr beredt

Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer

Kunnskap om

Scenarier for fremtiden

Erfaringslaeligring

Endring er konstant

Skape kultur for endring

Direktoratet for forvaltning og IKT

KONTRAKTSOPPFOslashLGING

Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted

Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra

Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg

Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende

Bestilles det via e-handel

Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell

utforming og sosialt ansvar

Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut

Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet

OPPFOslashLGINGSFASEN

Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av

avtaleforholdet

Garingrsdagens eller morgendagens teknologi

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Behovets omfang

Kontraktens

gjenstand

Beskrivelser

egenskaper

og grensesnitt

Tilleggstjenester

Vedlikehold

Reservedeler

Reparasjoner

Garantiarbeid og service

Prosjektorganisering

Gjennomfoslashring

Leverings-

steder

Bestillings-

rutiner

Fakturarutiner

Moslashter og maringling (KPI)

YtelseDetalj

StandardFunktion

= Mulige loslashsninger

Aringpne

spesifikasjoner

Ulike spesifikasjonstyper

Krav til egnede rutiner

ForankreVurdere

risiko

Stille krav

Foslashlge opp

Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i

anskaffelsen som gjennomfoslashres

bull Maring kunne dokumenteres

bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere

bull Sanksjonerbar bestemmelse

bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn

Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp

bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene

bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser

bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp

bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale

bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav

bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering

bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak

Direktoratet for forvaltning og IKT

Markedsundersoslashkelse

Diverse gruppearbeid

Dialogkonferanse dialogmoslashte

En-til-en moslashter

Konkurransegrunnlag paring hoslashring

DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVUlike former for dialog som benyttes i dette kurset

Delta paring dialogaktiviteterbull Rolle Samspiller ndash ikke server kalde laquosales pitchraquo

bull Gi innspill til kravspekken ndash funksjonsspesifikasjon

bull Vaeligr involvert tidlig i prosessen

Direktoratet for forvaltning og IKT

DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVHvordan paringvirke

Gi grobunn for tillit

Tilby deres bransjekunnskap for aring faring bedre innsikt i

oppdragsgivers behov og hvordan disse kan dekkes paring en

bedre maringte og stimulere til aring tenke nyutvikling

Ny sect 5 i lov om offentlige anskaffelser

Miljoslash menneskerettigheter

og andre samfunnshensyn

laquoStatlige fylkeskommunale og kommunale myndigheter

og offentligrettslige organer skal innrette sin

anskaffelsespraksis slik at den bidrar til aring redusere

skadelig miljoslashparingvirkning og fremme klimavennlige

loslashsninger der dette er relevant Dette skal blant annet skje

ved at oppdragsgiveren tar hensyn til livssykluskostnader

Disse oppdragsgiverne skal ogsaring ha

egnede rutiner for aring fremme respekt for

grunnleggende menneskerettigheter ved

offentlige anskaffelser der det er en risiko

for brudd paring slike rettigheterraquo

bull Med punkter

bull Ekstra underpunkt her

Oppsummering av dagens situasjon ndash forenklet

Sammenstilling av faktisk og anslaringtt utbredelse og bruk av digitale loslashsninger med digital informasjonsflyt

Digitalisering forenkler og forbedrer offentlige anskaffelser

Mer effektive kjoslashp og

enklere prosesser

Bedre kjoslashp og

behovsdekning

Mer lovmessige kjoslashp

Tidsbruk og kostnader for gjennomfoslashring

av innkjoslashp skal vaeligre lavest mulig

Mindre ressursbruk ndash lavere

transaksjonskostnader

Riktig vare eller tjeneste skal kjoslashpes til

riktig kvalitet og beste pris

Bedre behovsforstaringelse og

kategoristyring kapasitet til aring inngaring flere

avtaler faeligrre avvisninger

Regelverkskrav og leverandoslashrenes

rettigheter skal ivaretas korrupsjon og

mislighold skal unngarings

Bedre sporbarhet ndash bevare tilliten til

offentlig sektor

bull Tillit

bull Mot

Direktoratet for forvaltning og IKT

LEVERANDOslashRDIALOG I PRAKSIS Tanja Huse-Fagerlie Difi

Hvordan oppnaring samarbeid

Ikke lenger nok aring bare vaeligre godhellip

Salg er veiledning og raringdgivning av kunden

Stimulere kunden til aring ta ut mer av sitt potensiale

Kjoslashps-revolusjon Lett aring kjoslashpe vanskelig aring velge

Alle tilbud er nesten like

Direktoratet for forvaltning og IKTKilde Ole-Bengt Moe Moementum

FOR LEVERANDOslashRENE

La markedet faring innsikt i din situasjon

FOR INNKJOslashPERNE

Vaeligr en tydelig og krevende kunde

Vurder tilbudet etter hvordan det tilfoslashrer deg verdi

Leverandoslashr maring tilpasse tilbudet til behovet og

ikke behovet til tilbudet

PRESENTASJON FRA BRANSJEN TIL OPPDRAGSGIVERNE

Eksempler paring rutiner i styrende dokumenter

1 Kartlegge miljoslashbelastningen ved planlagte anskaffelser hvor er det potensiale for reduksjon

- Risikoanalyse

2 Dialog med markedet som hovedregel v store strategisk viktige anskaffelser

3 Formuler formaringlet med anskaffelsen sett resultatmaringl

4 Bruke Aringpne spesifikasjoner (fremmer nye loslashsninger)

5 Legg vekt paring livssykluskostnader

6 Plassere ansvar for aring foslashlge opp kontrakten ndash leveres kontraktsmessig ytelse

7 Maringle om oslashnsket effekt resultat er naringdd

Anskaffelseskostnaden er toppen av isfjellet

sect 8-1 markedsundersoslashkelser

bull Kan du prate med leverandoslashrer Eller vil det diskvalifisere deg

bull Oppdragsgiver kan gjennomfoslashre markedsundersoslashkelser og

informere om planer og behov

bull Oppdragsgiver kan aktivt garing ut aring be om raringd

bull Oppdragsgiver kan motta raringd fra bla leverandoslashrer markedsaktoslashrer

bull Raringdene kan brukes i den konkrete anskaffelsen under forutsetning

av at raringdene ikke har konkurransevridende effekt eller er et brudd

paring likebehandlingsprinsippet

Mulighetene ved aringpne spesifikasjoner

bull Leverandoslashrene kan levere sine beste loslashsningsforslag det de er gode paring

bull Du utfordrer leverandoslashrene til nytenkning og kreativitet

bull Du faringr tilbud paring laquodet sisteraquo innen loslashsninger og ikke gammel foreldet

teknologi og loslashsninger

bull Du maring ikke ha spisskompetanse selv paring loslashsninger

bull Du kan foslashlge opp resultatene behovsoppfyllelsen og maringle om formaringlet

med anskaffelsen er naringdd

bull Du kan konsentrere deg om kjerneoppgaver

EURO 6

Kvalifikasjonskrav

Kontrakt

Spesifikasjon Evaluering

MAringL

STRATEGI FOR

MAringLOPPNAringELSE

HANDLINGSPLANER

OG AKTIVITETER

INTERNE

RESSURSERANSKAFFELSE

Oslashkonomisk mest fordelaktige

ALTERNATIV HANDLELISTEB Skriv ned de samme tre varene men naring formulert som behov

bull 1 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

bull 2 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

bull 3 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

C Skriv ned et forslag som dekker

behovet ved siden av

Etter B bytt ark med en annenhellip

VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)

bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar

bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte

bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles

Styringsparametere for offanskaffelser

Mer info

httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-

anskaffelser

Prosess for aring komme i gang

Knytte til overordnede

maringl

Maringle paring tre til fem parametere

Ledelsen maring sette konkrete

resultatmaringl

Maringle og rapportere

regelmessig

Vise i maringlsystem

Offentlige virksomheter har fokusert paring aring

overholde regler og forenkle administrative

prosesser for konkurransegjennomfoslashring

og haringndtering bestilling til betaling

Avklare behov og forberede konkurransen

Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging

Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser

Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir

stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

PWC 2017

Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan

Kontroll

bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen

bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging

bull Overvaringkning

bull Kostnadskontroll

Tillit

bull Felles maringl

bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging

bull Myndiggjoslashring

bull Fasilitering

Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging

bull Innkjoslashpsvolum

bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo

bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016

bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring

bull Avtaler

bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien

bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale

bull Hvor stort volum dekker avtalene

bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene

bull Produkter

bull Produktlojalitet

bull Gevinster

bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging

bull avtaledekning

bull avtalelojalitet

Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl

bull Spend innenfor kategorien

bull Antall avtaler og volum paring avtaler

bull Antall leverandoslashrer uten avtale

bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging

bull Avtaledekning

bull Avtalelojalitet

EKSEMPEL

Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt

Norengros Kjosavik As 306 550

Aga As 60 519

Apotek 1 Varinggen 29 877

Maske Gruppen As 9 746

Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019

Sverre W Monsen AS 8 217

Trioscan As 2 665

Gjesdal Apotek 2 592

Boots Norge As 1 038

Staples Norway As 986

Snoslashgg As 935

Av Form As 257

Lindorff As Oslo 215

Intrum Justitia As 174

Totalsum 432 790

Hvordan faring

mest

mulig ut av

forholdetHvem skal ha ansvar

for hva

(NOEN er ofte INGEN)

Hvordan sikrer jeg god

kommunikasjon og

samarbeid

Hvordan laeligrer jeg

av dette forholdet

slik at det blir enda

bedre neste gang

Hvorfor skal

leverandoslashren

oslashnske aring

beholde meg

som kunde

Hvordan sikrer jeg at

leverandoslashr faktisk

leverer det som er

bestilt

Kan vi gjoslashre ting

enda mer effektivt

Hvordan faringr jeg alle

andre til aring kjenne og

benytte avtalen

Hva naring

Praktisk implementering av kontrakt

Tydelige roller og ansvar

BUDSJETTANSVARLIG

INNKJOslashPSLEDER

INNKJOslashPER FAGANSVARLIG

BRUKER KVALITETSSIKRER

bull Avgjoslashr med mandat om behov

skal loslashses ved anskaffelse eller

ikke

bull Ansvarlig for realisering av

gevinst

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av anskaffelsesvirksomheten

bull Ansvarlig for den operative

gjennomfoslashringen av anskaffelsen i

foslashlge gjeldende regler og

retningslinjer

bull Ansvarlig for at anskaffelsen

dekker behovet og er av rett

kvalitet

bull Ansvarlig for aring identifisere

behovene som anskaffelsen skal

dekke

bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht

gjeldende regelverk og rutiner

(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller

fagansvarlig)

KONTRAKTSFORVALTER

bull Ansvarlig for aring foslashlge opp

leveransen

TOPPLEDER

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av hele virksomheten

LEVERANDOslashR

bull Ansvarlig for levering i henhold til

avtale

Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det

bull Justeringar av kontrakt

bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning

bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter

73

Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk

teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing

Fordi

bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande

bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale

bull markedet er prematurt

bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar

bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator

74

DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en

virksomhet

Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og

forklar igjen - hold fokus

Forankring

bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn

bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger

bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere

bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen

bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering

Rollebeskrivelser

httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon

Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid

2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres

3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere

4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller

5 Knytt ansvar til roller

6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person

7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi

Hva er endringsledelse

Direktoratet for forvaltning og IKT

Aring skape ny

retning

Ny retning

- Operativ

ledelse

Gammel retning

- Operativ ledelse

Om aring initiere og

understoslashtte

prosesser som

realiserer en

oslashnsket situasjonVisjon

Forstaringelse

Praktisk kompetanse

Oppslutning

Avstand og tid

Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring

Ta eierskap

Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen

Kunnskap om

Sensemaking

Strategivalg for egen bevisstgjoslashring

laquoIndre monolograquo

Fortell hvorfor

Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo

Kunnskap om

Oversettelse

Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen

Hva du skal si og hvordan du sier det

Finn balansen

Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring

Kunnskap om

Prioritering

Utvikling og stabilitet

Skape handlingsrom

Endringskapasitet Planlegging

Snu motstand

Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand

Kunnskap om

Forstaring reaksjoner

Snu motstand

Forhandling og reforhandling

Motivasjon

Felles fremtidsbilde

Vaeligr beredt

Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer

Kunnskap om

Scenarier for fremtiden

Erfaringslaeligring

Endring er konstant

Skape kultur for endring

Direktoratet for forvaltning og IKT

KONTRAKTSOPPFOslashLGING

Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted

Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra

Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg

Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende

Bestilles det via e-handel

Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell

utforming og sosialt ansvar

Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut

Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet

OPPFOslashLGINGSFASEN

Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av

avtaleforholdet

Garingrsdagens eller morgendagens teknologi

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Behovets omfang

Kontraktens

gjenstand

Beskrivelser

egenskaper

og grensesnitt

Tilleggstjenester

Vedlikehold

Reservedeler

Reparasjoner

Garantiarbeid og service

Prosjektorganisering

Gjennomfoslashring

Leverings-

steder

Bestillings-

rutiner

Fakturarutiner

Moslashter og maringling (KPI)

YtelseDetalj

StandardFunktion

= Mulige loslashsninger

Aringpne

spesifikasjoner

Ulike spesifikasjonstyper

Krav til egnede rutiner

ForankreVurdere

risiko

Stille krav

Foslashlge opp

Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i

anskaffelsen som gjennomfoslashres

bull Maring kunne dokumenteres

bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere

bull Sanksjonerbar bestemmelse

bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn

Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp

bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene

bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser

bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp

bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale

bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav

bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering

bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak

Delta paring dialogaktiviteterbull Rolle Samspiller ndash ikke server kalde laquosales pitchraquo

bull Gi innspill til kravspekken ndash funksjonsspesifikasjon

bull Vaeligr involvert tidlig i prosessen

Direktoratet for forvaltning og IKT

DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVHvordan paringvirke

Gi grobunn for tillit

Tilby deres bransjekunnskap for aring faring bedre innsikt i

oppdragsgivers behov og hvordan disse kan dekkes paring en

bedre maringte og stimulere til aring tenke nyutvikling

Ny sect 5 i lov om offentlige anskaffelser

Miljoslash menneskerettigheter

og andre samfunnshensyn

laquoStatlige fylkeskommunale og kommunale myndigheter

og offentligrettslige organer skal innrette sin

anskaffelsespraksis slik at den bidrar til aring redusere

skadelig miljoslashparingvirkning og fremme klimavennlige

loslashsninger der dette er relevant Dette skal blant annet skje

ved at oppdragsgiveren tar hensyn til livssykluskostnader

Disse oppdragsgiverne skal ogsaring ha

egnede rutiner for aring fremme respekt for

grunnleggende menneskerettigheter ved

offentlige anskaffelser der det er en risiko

for brudd paring slike rettigheterraquo

bull Med punkter

bull Ekstra underpunkt her

Oppsummering av dagens situasjon ndash forenklet

Sammenstilling av faktisk og anslaringtt utbredelse og bruk av digitale loslashsninger med digital informasjonsflyt

Digitalisering forenkler og forbedrer offentlige anskaffelser

Mer effektive kjoslashp og

enklere prosesser

Bedre kjoslashp og

behovsdekning

Mer lovmessige kjoslashp

Tidsbruk og kostnader for gjennomfoslashring

av innkjoslashp skal vaeligre lavest mulig

Mindre ressursbruk ndash lavere

transaksjonskostnader

Riktig vare eller tjeneste skal kjoslashpes til

riktig kvalitet og beste pris

Bedre behovsforstaringelse og

kategoristyring kapasitet til aring inngaring flere

avtaler faeligrre avvisninger

Regelverkskrav og leverandoslashrenes

rettigheter skal ivaretas korrupsjon og

mislighold skal unngarings

Bedre sporbarhet ndash bevare tilliten til

offentlig sektor

bull Tillit

bull Mot

Direktoratet for forvaltning og IKT

LEVERANDOslashRDIALOG I PRAKSIS Tanja Huse-Fagerlie Difi

Hvordan oppnaring samarbeid

Ikke lenger nok aring bare vaeligre godhellip

Salg er veiledning og raringdgivning av kunden

Stimulere kunden til aring ta ut mer av sitt potensiale

Kjoslashps-revolusjon Lett aring kjoslashpe vanskelig aring velge

Alle tilbud er nesten like

Direktoratet for forvaltning og IKTKilde Ole-Bengt Moe Moementum

FOR LEVERANDOslashRENE

La markedet faring innsikt i din situasjon

FOR INNKJOslashPERNE

Vaeligr en tydelig og krevende kunde

Vurder tilbudet etter hvordan det tilfoslashrer deg verdi

Leverandoslashr maring tilpasse tilbudet til behovet og

ikke behovet til tilbudet

PRESENTASJON FRA BRANSJEN TIL OPPDRAGSGIVERNE

Eksempler paring rutiner i styrende dokumenter

1 Kartlegge miljoslashbelastningen ved planlagte anskaffelser hvor er det potensiale for reduksjon

- Risikoanalyse

2 Dialog med markedet som hovedregel v store strategisk viktige anskaffelser

3 Formuler formaringlet med anskaffelsen sett resultatmaringl

4 Bruke Aringpne spesifikasjoner (fremmer nye loslashsninger)

5 Legg vekt paring livssykluskostnader

6 Plassere ansvar for aring foslashlge opp kontrakten ndash leveres kontraktsmessig ytelse

7 Maringle om oslashnsket effekt resultat er naringdd

Anskaffelseskostnaden er toppen av isfjellet

sect 8-1 markedsundersoslashkelser

bull Kan du prate med leverandoslashrer Eller vil det diskvalifisere deg

bull Oppdragsgiver kan gjennomfoslashre markedsundersoslashkelser og

informere om planer og behov

bull Oppdragsgiver kan aktivt garing ut aring be om raringd

bull Oppdragsgiver kan motta raringd fra bla leverandoslashrer markedsaktoslashrer

bull Raringdene kan brukes i den konkrete anskaffelsen under forutsetning

av at raringdene ikke har konkurransevridende effekt eller er et brudd

paring likebehandlingsprinsippet

Mulighetene ved aringpne spesifikasjoner

bull Leverandoslashrene kan levere sine beste loslashsningsforslag det de er gode paring

bull Du utfordrer leverandoslashrene til nytenkning og kreativitet

bull Du faringr tilbud paring laquodet sisteraquo innen loslashsninger og ikke gammel foreldet

teknologi og loslashsninger

bull Du maring ikke ha spisskompetanse selv paring loslashsninger

bull Du kan foslashlge opp resultatene behovsoppfyllelsen og maringle om formaringlet

med anskaffelsen er naringdd

bull Du kan konsentrere deg om kjerneoppgaver

EURO 6

Kvalifikasjonskrav

Kontrakt

Spesifikasjon Evaluering

MAringL

STRATEGI FOR

MAringLOPPNAringELSE

HANDLINGSPLANER

OG AKTIVITETER

INTERNE

RESSURSERANSKAFFELSE

Oslashkonomisk mest fordelaktige

ALTERNATIV HANDLELISTEB Skriv ned de samme tre varene men naring formulert som behov

bull 1 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

bull 2 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

bull 3 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

C Skriv ned et forslag som dekker

behovet ved siden av

Etter B bytt ark med en annenhellip

VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)

bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar

bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte

bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles

Styringsparametere for offanskaffelser

Mer info

httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-

anskaffelser

Prosess for aring komme i gang

Knytte til overordnede

maringl

Maringle paring tre til fem parametere

Ledelsen maring sette konkrete

resultatmaringl

Maringle og rapportere

regelmessig

Vise i maringlsystem

Offentlige virksomheter har fokusert paring aring

overholde regler og forenkle administrative

prosesser for konkurransegjennomfoslashring

og haringndtering bestilling til betaling

Avklare behov og forberede konkurransen

Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging

Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser

Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir

stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

PWC 2017

Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan

Kontroll

bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen

bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging

bull Overvaringkning

bull Kostnadskontroll

Tillit

bull Felles maringl

bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging

bull Myndiggjoslashring

bull Fasilitering

Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging

bull Innkjoslashpsvolum

bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo

bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016

bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring

bull Avtaler

bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien

bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale

bull Hvor stort volum dekker avtalene

bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene

bull Produkter

bull Produktlojalitet

bull Gevinster

bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging

bull avtaledekning

bull avtalelojalitet

Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl

bull Spend innenfor kategorien

bull Antall avtaler og volum paring avtaler

bull Antall leverandoslashrer uten avtale

bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging

bull Avtaledekning

bull Avtalelojalitet

EKSEMPEL

Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt

Norengros Kjosavik As 306 550

Aga As 60 519

Apotek 1 Varinggen 29 877

Maske Gruppen As 9 746

Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019

Sverre W Monsen AS 8 217

Trioscan As 2 665

Gjesdal Apotek 2 592

Boots Norge As 1 038

Staples Norway As 986

Snoslashgg As 935

Av Form As 257

Lindorff As Oslo 215

Intrum Justitia As 174

Totalsum 432 790

Hvordan faring

mest

mulig ut av

forholdetHvem skal ha ansvar

for hva

(NOEN er ofte INGEN)

Hvordan sikrer jeg god

kommunikasjon og

samarbeid

Hvordan laeligrer jeg

av dette forholdet

slik at det blir enda

bedre neste gang

Hvorfor skal

leverandoslashren

oslashnske aring

beholde meg

som kunde

Hvordan sikrer jeg at

leverandoslashr faktisk

leverer det som er

bestilt

Kan vi gjoslashre ting

enda mer effektivt

Hvordan faringr jeg alle

andre til aring kjenne og

benytte avtalen

Hva naring

Praktisk implementering av kontrakt

Tydelige roller og ansvar

BUDSJETTANSVARLIG

INNKJOslashPSLEDER

INNKJOslashPER FAGANSVARLIG

BRUKER KVALITETSSIKRER

bull Avgjoslashr med mandat om behov

skal loslashses ved anskaffelse eller

ikke

bull Ansvarlig for realisering av

gevinst

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av anskaffelsesvirksomheten

bull Ansvarlig for den operative

gjennomfoslashringen av anskaffelsen i

foslashlge gjeldende regler og

retningslinjer

bull Ansvarlig for at anskaffelsen

dekker behovet og er av rett

kvalitet

bull Ansvarlig for aring identifisere

behovene som anskaffelsen skal

dekke

bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht

gjeldende regelverk og rutiner

(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller

fagansvarlig)

KONTRAKTSFORVALTER

bull Ansvarlig for aring foslashlge opp

leveransen

TOPPLEDER

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av hele virksomheten

LEVERANDOslashR

bull Ansvarlig for levering i henhold til

avtale

Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det

bull Justeringar av kontrakt

bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning

bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter

73

Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk

teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing

Fordi

bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande

bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale

bull markedet er prematurt

bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar

bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator

74

DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en

virksomhet

Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og

forklar igjen - hold fokus

Forankring

bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn

bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger

bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere

bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen

bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering

Rollebeskrivelser

httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon

Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid

2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres

3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere

4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller

5 Knytt ansvar til roller

6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person

7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi

Hva er endringsledelse

Direktoratet for forvaltning og IKT

Aring skape ny

retning

Ny retning

- Operativ

ledelse

Gammel retning

- Operativ ledelse

Om aring initiere og

understoslashtte

prosesser som

realiserer en

oslashnsket situasjonVisjon

Forstaringelse

Praktisk kompetanse

Oppslutning

Avstand og tid

Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring

Ta eierskap

Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen

Kunnskap om

Sensemaking

Strategivalg for egen bevisstgjoslashring

laquoIndre monolograquo

Fortell hvorfor

Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo

Kunnskap om

Oversettelse

Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen

Hva du skal si og hvordan du sier det

Finn balansen

Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring

Kunnskap om

Prioritering

Utvikling og stabilitet

Skape handlingsrom

Endringskapasitet Planlegging

Snu motstand

Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand

Kunnskap om

Forstaring reaksjoner

Snu motstand

Forhandling og reforhandling

Motivasjon

Felles fremtidsbilde

Vaeligr beredt

Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer

Kunnskap om

Scenarier for fremtiden

Erfaringslaeligring

Endring er konstant

Skape kultur for endring

Direktoratet for forvaltning og IKT

KONTRAKTSOPPFOslashLGING

Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted

Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra

Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg

Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende

Bestilles det via e-handel

Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell

utforming og sosialt ansvar

Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut

Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet

OPPFOslashLGINGSFASEN

Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av

avtaleforholdet

Garingrsdagens eller morgendagens teknologi

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Behovets omfang

Kontraktens

gjenstand

Beskrivelser

egenskaper

og grensesnitt

Tilleggstjenester

Vedlikehold

Reservedeler

Reparasjoner

Garantiarbeid og service

Prosjektorganisering

Gjennomfoslashring

Leverings-

steder

Bestillings-

rutiner

Fakturarutiner

Moslashter og maringling (KPI)

YtelseDetalj

StandardFunktion

= Mulige loslashsninger

Aringpne

spesifikasjoner

Ulike spesifikasjonstyper

Krav til egnede rutiner

ForankreVurdere

risiko

Stille krav

Foslashlge opp

Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i

anskaffelsen som gjennomfoslashres

bull Maring kunne dokumenteres

bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere

bull Sanksjonerbar bestemmelse

bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn

Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp

bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene

bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser

bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp

bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale

bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav

bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering

bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak

Ny sect 5 i lov om offentlige anskaffelser

Miljoslash menneskerettigheter

og andre samfunnshensyn

laquoStatlige fylkeskommunale og kommunale myndigheter

og offentligrettslige organer skal innrette sin

anskaffelsespraksis slik at den bidrar til aring redusere

skadelig miljoslashparingvirkning og fremme klimavennlige

loslashsninger der dette er relevant Dette skal blant annet skje

ved at oppdragsgiveren tar hensyn til livssykluskostnader

Disse oppdragsgiverne skal ogsaring ha

egnede rutiner for aring fremme respekt for

grunnleggende menneskerettigheter ved

offentlige anskaffelser der det er en risiko

for brudd paring slike rettigheterraquo

bull Med punkter

bull Ekstra underpunkt her

Oppsummering av dagens situasjon ndash forenklet

Sammenstilling av faktisk og anslaringtt utbredelse og bruk av digitale loslashsninger med digital informasjonsflyt

Digitalisering forenkler og forbedrer offentlige anskaffelser

Mer effektive kjoslashp og

enklere prosesser

Bedre kjoslashp og

behovsdekning

Mer lovmessige kjoslashp

Tidsbruk og kostnader for gjennomfoslashring

av innkjoslashp skal vaeligre lavest mulig

Mindre ressursbruk ndash lavere

transaksjonskostnader

Riktig vare eller tjeneste skal kjoslashpes til

riktig kvalitet og beste pris

Bedre behovsforstaringelse og

kategoristyring kapasitet til aring inngaring flere

avtaler faeligrre avvisninger

Regelverkskrav og leverandoslashrenes

rettigheter skal ivaretas korrupsjon og

mislighold skal unngarings

Bedre sporbarhet ndash bevare tilliten til

offentlig sektor

bull Tillit

bull Mot

Direktoratet for forvaltning og IKT

LEVERANDOslashRDIALOG I PRAKSIS Tanja Huse-Fagerlie Difi

Hvordan oppnaring samarbeid

Ikke lenger nok aring bare vaeligre godhellip

Salg er veiledning og raringdgivning av kunden

Stimulere kunden til aring ta ut mer av sitt potensiale

Kjoslashps-revolusjon Lett aring kjoslashpe vanskelig aring velge

Alle tilbud er nesten like

Direktoratet for forvaltning og IKTKilde Ole-Bengt Moe Moementum

FOR LEVERANDOslashRENE

La markedet faring innsikt i din situasjon

FOR INNKJOslashPERNE

Vaeligr en tydelig og krevende kunde

Vurder tilbudet etter hvordan det tilfoslashrer deg verdi

Leverandoslashr maring tilpasse tilbudet til behovet og

ikke behovet til tilbudet

PRESENTASJON FRA BRANSJEN TIL OPPDRAGSGIVERNE

Eksempler paring rutiner i styrende dokumenter

1 Kartlegge miljoslashbelastningen ved planlagte anskaffelser hvor er det potensiale for reduksjon

- Risikoanalyse

2 Dialog med markedet som hovedregel v store strategisk viktige anskaffelser

3 Formuler formaringlet med anskaffelsen sett resultatmaringl

4 Bruke Aringpne spesifikasjoner (fremmer nye loslashsninger)

5 Legg vekt paring livssykluskostnader

6 Plassere ansvar for aring foslashlge opp kontrakten ndash leveres kontraktsmessig ytelse

7 Maringle om oslashnsket effekt resultat er naringdd

Anskaffelseskostnaden er toppen av isfjellet

sect 8-1 markedsundersoslashkelser

bull Kan du prate med leverandoslashrer Eller vil det diskvalifisere deg

bull Oppdragsgiver kan gjennomfoslashre markedsundersoslashkelser og

informere om planer og behov

bull Oppdragsgiver kan aktivt garing ut aring be om raringd

bull Oppdragsgiver kan motta raringd fra bla leverandoslashrer markedsaktoslashrer

bull Raringdene kan brukes i den konkrete anskaffelsen under forutsetning

av at raringdene ikke har konkurransevridende effekt eller er et brudd

paring likebehandlingsprinsippet

Mulighetene ved aringpne spesifikasjoner

bull Leverandoslashrene kan levere sine beste loslashsningsforslag det de er gode paring

bull Du utfordrer leverandoslashrene til nytenkning og kreativitet

bull Du faringr tilbud paring laquodet sisteraquo innen loslashsninger og ikke gammel foreldet

teknologi og loslashsninger

bull Du maring ikke ha spisskompetanse selv paring loslashsninger

bull Du kan foslashlge opp resultatene behovsoppfyllelsen og maringle om formaringlet

med anskaffelsen er naringdd

bull Du kan konsentrere deg om kjerneoppgaver

EURO 6

Kvalifikasjonskrav

Kontrakt

Spesifikasjon Evaluering

MAringL

STRATEGI FOR

MAringLOPPNAringELSE

HANDLINGSPLANER

OG AKTIVITETER

INTERNE

RESSURSERANSKAFFELSE

Oslashkonomisk mest fordelaktige

ALTERNATIV HANDLELISTEB Skriv ned de samme tre varene men naring formulert som behov

bull 1 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

bull 2 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

bull 3 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

C Skriv ned et forslag som dekker

behovet ved siden av

Etter B bytt ark med en annenhellip

VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)

bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar

bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte

bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles

Styringsparametere for offanskaffelser

Mer info

httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-

anskaffelser

Prosess for aring komme i gang

Knytte til overordnede

maringl

Maringle paring tre til fem parametere

Ledelsen maring sette konkrete

resultatmaringl

Maringle og rapportere

regelmessig

Vise i maringlsystem

Offentlige virksomheter har fokusert paring aring

overholde regler og forenkle administrative

prosesser for konkurransegjennomfoslashring

og haringndtering bestilling til betaling

Avklare behov og forberede konkurransen

Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging

Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser

Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir

stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

PWC 2017

Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan

Kontroll

bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen

bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging

bull Overvaringkning

bull Kostnadskontroll

Tillit

bull Felles maringl

bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging

bull Myndiggjoslashring

bull Fasilitering

Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging

bull Innkjoslashpsvolum

bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo

bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016

bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring

bull Avtaler

bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien

bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale

bull Hvor stort volum dekker avtalene

bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene

bull Produkter

bull Produktlojalitet

bull Gevinster

bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging

bull avtaledekning

bull avtalelojalitet

Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl

bull Spend innenfor kategorien

bull Antall avtaler og volum paring avtaler

bull Antall leverandoslashrer uten avtale

bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging

bull Avtaledekning

bull Avtalelojalitet

EKSEMPEL

Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt

Norengros Kjosavik As 306 550

Aga As 60 519

Apotek 1 Varinggen 29 877

Maske Gruppen As 9 746

Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019

Sverre W Monsen AS 8 217

Trioscan As 2 665

Gjesdal Apotek 2 592

Boots Norge As 1 038

Staples Norway As 986

Snoslashgg As 935

Av Form As 257

Lindorff As Oslo 215

Intrum Justitia As 174

Totalsum 432 790

Hvordan faring

mest

mulig ut av

forholdetHvem skal ha ansvar

for hva

(NOEN er ofte INGEN)

Hvordan sikrer jeg god

kommunikasjon og

samarbeid

Hvordan laeligrer jeg

av dette forholdet

slik at det blir enda

bedre neste gang

Hvorfor skal

leverandoslashren

oslashnske aring

beholde meg

som kunde

Hvordan sikrer jeg at

leverandoslashr faktisk

leverer det som er

bestilt

Kan vi gjoslashre ting

enda mer effektivt

Hvordan faringr jeg alle

andre til aring kjenne og

benytte avtalen

Hva naring

Praktisk implementering av kontrakt

Tydelige roller og ansvar

BUDSJETTANSVARLIG

INNKJOslashPSLEDER

INNKJOslashPER FAGANSVARLIG

BRUKER KVALITETSSIKRER

bull Avgjoslashr med mandat om behov

skal loslashses ved anskaffelse eller

ikke

bull Ansvarlig for realisering av

gevinst

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av anskaffelsesvirksomheten

bull Ansvarlig for den operative

gjennomfoslashringen av anskaffelsen i

foslashlge gjeldende regler og

retningslinjer

bull Ansvarlig for at anskaffelsen

dekker behovet og er av rett

kvalitet

bull Ansvarlig for aring identifisere

behovene som anskaffelsen skal

dekke

bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht

gjeldende regelverk og rutiner

(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller

fagansvarlig)

KONTRAKTSFORVALTER

bull Ansvarlig for aring foslashlge opp

leveransen

TOPPLEDER

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av hele virksomheten

LEVERANDOslashR

bull Ansvarlig for levering i henhold til

avtale

Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det

bull Justeringar av kontrakt

bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning

bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter

73

Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk

teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing

Fordi

bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande

bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale

bull markedet er prematurt

bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar

bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator

74

DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en

virksomhet

Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og

forklar igjen - hold fokus

Forankring

bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn

bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger

bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere

bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen

bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering

Rollebeskrivelser

httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon

Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid

2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres

3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere

4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller

5 Knytt ansvar til roller

6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person

7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi

Hva er endringsledelse

Direktoratet for forvaltning og IKT

Aring skape ny

retning

Ny retning

- Operativ

ledelse

Gammel retning

- Operativ ledelse

Om aring initiere og

understoslashtte

prosesser som

realiserer en

oslashnsket situasjonVisjon

Forstaringelse

Praktisk kompetanse

Oppslutning

Avstand og tid

Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring

Ta eierskap

Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen

Kunnskap om

Sensemaking

Strategivalg for egen bevisstgjoslashring

laquoIndre monolograquo

Fortell hvorfor

Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo

Kunnskap om

Oversettelse

Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen

Hva du skal si og hvordan du sier det

Finn balansen

Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring

Kunnskap om

Prioritering

Utvikling og stabilitet

Skape handlingsrom

Endringskapasitet Planlegging

Snu motstand

Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand

Kunnskap om

Forstaring reaksjoner

Snu motstand

Forhandling og reforhandling

Motivasjon

Felles fremtidsbilde

Vaeligr beredt

Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer

Kunnskap om

Scenarier for fremtiden

Erfaringslaeligring

Endring er konstant

Skape kultur for endring

Direktoratet for forvaltning og IKT

KONTRAKTSOPPFOslashLGING

Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted

Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra

Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg

Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende

Bestilles det via e-handel

Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell

utforming og sosialt ansvar

Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut

Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet

OPPFOslashLGINGSFASEN

Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av

avtaleforholdet

Garingrsdagens eller morgendagens teknologi

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Behovets omfang

Kontraktens

gjenstand

Beskrivelser

egenskaper

og grensesnitt

Tilleggstjenester

Vedlikehold

Reservedeler

Reparasjoner

Garantiarbeid og service

Prosjektorganisering

Gjennomfoslashring

Leverings-

steder

Bestillings-

rutiner

Fakturarutiner

Moslashter og maringling (KPI)

YtelseDetalj

StandardFunktion

= Mulige loslashsninger

Aringpne

spesifikasjoner

Ulike spesifikasjonstyper

Krav til egnede rutiner

ForankreVurdere

risiko

Stille krav

Foslashlge opp

Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i

anskaffelsen som gjennomfoslashres

bull Maring kunne dokumenteres

bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere

bull Sanksjonerbar bestemmelse

bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn

Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp

bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene

bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser

bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp

bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale

bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav

bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering

bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak

bull Med punkter

bull Ekstra underpunkt her

Oppsummering av dagens situasjon ndash forenklet

Sammenstilling av faktisk og anslaringtt utbredelse og bruk av digitale loslashsninger med digital informasjonsflyt

Digitalisering forenkler og forbedrer offentlige anskaffelser

Mer effektive kjoslashp og

enklere prosesser

Bedre kjoslashp og

behovsdekning

Mer lovmessige kjoslashp

Tidsbruk og kostnader for gjennomfoslashring

av innkjoslashp skal vaeligre lavest mulig

Mindre ressursbruk ndash lavere

transaksjonskostnader

Riktig vare eller tjeneste skal kjoslashpes til

riktig kvalitet og beste pris

Bedre behovsforstaringelse og

kategoristyring kapasitet til aring inngaring flere

avtaler faeligrre avvisninger

Regelverkskrav og leverandoslashrenes

rettigheter skal ivaretas korrupsjon og

mislighold skal unngarings

Bedre sporbarhet ndash bevare tilliten til

offentlig sektor

bull Tillit

bull Mot

Direktoratet for forvaltning og IKT

LEVERANDOslashRDIALOG I PRAKSIS Tanja Huse-Fagerlie Difi

Hvordan oppnaring samarbeid

Ikke lenger nok aring bare vaeligre godhellip

Salg er veiledning og raringdgivning av kunden

Stimulere kunden til aring ta ut mer av sitt potensiale

Kjoslashps-revolusjon Lett aring kjoslashpe vanskelig aring velge

Alle tilbud er nesten like

Direktoratet for forvaltning og IKTKilde Ole-Bengt Moe Moementum

FOR LEVERANDOslashRENE

La markedet faring innsikt i din situasjon

FOR INNKJOslashPERNE

Vaeligr en tydelig og krevende kunde

Vurder tilbudet etter hvordan det tilfoslashrer deg verdi

Leverandoslashr maring tilpasse tilbudet til behovet og

ikke behovet til tilbudet

PRESENTASJON FRA BRANSJEN TIL OPPDRAGSGIVERNE

Eksempler paring rutiner i styrende dokumenter

1 Kartlegge miljoslashbelastningen ved planlagte anskaffelser hvor er det potensiale for reduksjon

- Risikoanalyse

2 Dialog med markedet som hovedregel v store strategisk viktige anskaffelser

3 Formuler formaringlet med anskaffelsen sett resultatmaringl

4 Bruke Aringpne spesifikasjoner (fremmer nye loslashsninger)

5 Legg vekt paring livssykluskostnader

6 Plassere ansvar for aring foslashlge opp kontrakten ndash leveres kontraktsmessig ytelse

7 Maringle om oslashnsket effekt resultat er naringdd

Anskaffelseskostnaden er toppen av isfjellet

sect 8-1 markedsundersoslashkelser

bull Kan du prate med leverandoslashrer Eller vil det diskvalifisere deg

bull Oppdragsgiver kan gjennomfoslashre markedsundersoslashkelser og

informere om planer og behov

bull Oppdragsgiver kan aktivt garing ut aring be om raringd

bull Oppdragsgiver kan motta raringd fra bla leverandoslashrer markedsaktoslashrer

bull Raringdene kan brukes i den konkrete anskaffelsen under forutsetning

av at raringdene ikke har konkurransevridende effekt eller er et brudd

paring likebehandlingsprinsippet

Mulighetene ved aringpne spesifikasjoner

bull Leverandoslashrene kan levere sine beste loslashsningsforslag det de er gode paring

bull Du utfordrer leverandoslashrene til nytenkning og kreativitet

bull Du faringr tilbud paring laquodet sisteraquo innen loslashsninger og ikke gammel foreldet

teknologi og loslashsninger

bull Du maring ikke ha spisskompetanse selv paring loslashsninger

bull Du kan foslashlge opp resultatene behovsoppfyllelsen og maringle om formaringlet

med anskaffelsen er naringdd

bull Du kan konsentrere deg om kjerneoppgaver

EURO 6

Kvalifikasjonskrav

Kontrakt

Spesifikasjon Evaluering

MAringL

STRATEGI FOR

MAringLOPPNAringELSE

HANDLINGSPLANER

OG AKTIVITETER

INTERNE

RESSURSERANSKAFFELSE

Oslashkonomisk mest fordelaktige

ALTERNATIV HANDLELISTEB Skriv ned de samme tre varene men naring formulert som behov

bull 1 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

bull 2 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

bull 3 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

C Skriv ned et forslag som dekker

behovet ved siden av

Etter B bytt ark med en annenhellip

VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)

bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar

bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte

bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles

Styringsparametere for offanskaffelser

Mer info

httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-

anskaffelser

Prosess for aring komme i gang

Knytte til overordnede

maringl

Maringle paring tre til fem parametere

Ledelsen maring sette konkrete

resultatmaringl

Maringle og rapportere

regelmessig

Vise i maringlsystem

Offentlige virksomheter har fokusert paring aring

overholde regler og forenkle administrative

prosesser for konkurransegjennomfoslashring

og haringndtering bestilling til betaling

Avklare behov og forberede konkurransen

Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging

Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser

Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir

stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

PWC 2017

Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan

Kontroll

bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen

bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging

bull Overvaringkning

bull Kostnadskontroll

Tillit

bull Felles maringl

bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging

bull Myndiggjoslashring

bull Fasilitering

Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging

bull Innkjoslashpsvolum

bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo

bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016

bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring

bull Avtaler

bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien

bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale

bull Hvor stort volum dekker avtalene

bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene

bull Produkter

bull Produktlojalitet

bull Gevinster

bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging

bull avtaledekning

bull avtalelojalitet

Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl

bull Spend innenfor kategorien

bull Antall avtaler og volum paring avtaler

bull Antall leverandoslashrer uten avtale

bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging

bull Avtaledekning

bull Avtalelojalitet

EKSEMPEL

Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt

Norengros Kjosavik As 306 550

Aga As 60 519

Apotek 1 Varinggen 29 877

Maske Gruppen As 9 746

Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019

Sverre W Monsen AS 8 217

Trioscan As 2 665

Gjesdal Apotek 2 592

Boots Norge As 1 038

Staples Norway As 986

Snoslashgg As 935

Av Form As 257

Lindorff As Oslo 215

Intrum Justitia As 174

Totalsum 432 790

Hvordan faring

mest

mulig ut av

forholdetHvem skal ha ansvar

for hva

(NOEN er ofte INGEN)

Hvordan sikrer jeg god

kommunikasjon og

samarbeid

Hvordan laeligrer jeg

av dette forholdet

slik at det blir enda

bedre neste gang

Hvorfor skal

leverandoslashren

oslashnske aring

beholde meg

som kunde

Hvordan sikrer jeg at

leverandoslashr faktisk

leverer det som er

bestilt

Kan vi gjoslashre ting

enda mer effektivt

Hvordan faringr jeg alle

andre til aring kjenne og

benytte avtalen

Hva naring

Praktisk implementering av kontrakt

Tydelige roller og ansvar

BUDSJETTANSVARLIG

INNKJOslashPSLEDER

INNKJOslashPER FAGANSVARLIG

BRUKER KVALITETSSIKRER

bull Avgjoslashr med mandat om behov

skal loslashses ved anskaffelse eller

ikke

bull Ansvarlig for realisering av

gevinst

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av anskaffelsesvirksomheten

bull Ansvarlig for den operative

gjennomfoslashringen av anskaffelsen i

foslashlge gjeldende regler og

retningslinjer

bull Ansvarlig for at anskaffelsen

dekker behovet og er av rett

kvalitet

bull Ansvarlig for aring identifisere

behovene som anskaffelsen skal

dekke

bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht

gjeldende regelverk og rutiner

(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller

fagansvarlig)

KONTRAKTSFORVALTER

bull Ansvarlig for aring foslashlge opp

leveransen

TOPPLEDER

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av hele virksomheten

LEVERANDOslashR

bull Ansvarlig for levering i henhold til

avtale

Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det

bull Justeringar av kontrakt

bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning

bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter

73

Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk

teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing

Fordi

bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande

bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale

bull markedet er prematurt

bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar

bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator

74

DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en

virksomhet

Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og

forklar igjen - hold fokus

Forankring

bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn

bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger

bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere

bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen

bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering

Rollebeskrivelser

httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon

Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid

2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres

3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere

4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller

5 Knytt ansvar til roller

6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person

7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi

Hva er endringsledelse

Direktoratet for forvaltning og IKT

Aring skape ny

retning

Ny retning

- Operativ

ledelse

Gammel retning

- Operativ ledelse

Om aring initiere og

understoslashtte

prosesser som

realiserer en

oslashnsket situasjonVisjon

Forstaringelse

Praktisk kompetanse

Oppslutning

Avstand og tid

Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring

Ta eierskap

Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen

Kunnskap om

Sensemaking

Strategivalg for egen bevisstgjoslashring

laquoIndre monolograquo

Fortell hvorfor

Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo

Kunnskap om

Oversettelse

Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen

Hva du skal si og hvordan du sier det

Finn balansen

Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring

Kunnskap om

Prioritering

Utvikling og stabilitet

Skape handlingsrom

Endringskapasitet Planlegging

Snu motstand

Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand

Kunnskap om

Forstaring reaksjoner

Snu motstand

Forhandling og reforhandling

Motivasjon

Felles fremtidsbilde

Vaeligr beredt

Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer

Kunnskap om

Scenarier for fremtiden

Erfaringslaeligring

Endring er konstant

Skape kultur for endring

Direktoratet for forvaltning og IKT

KONTRAKTSOPPFOslashLGING

Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted

Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra

Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg

Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende

Bestilles det via e-handel

Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell

utforming og sosialt ansvar

Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut

Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet

OPPFOslashLGINGSFASEN

Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av

avtaleforholdet

Garingrsdagens eller morgendagens teknologi

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Behovets omfang

Kontraktens

gjenstand

Beskrivelser

egenskaper

og grensesnitt

Tilleggstjenester

Vedlikehold

Reservedeler

Reparasjoner

Garantiarbeid og service

Prosjektorganisering

Gjennomfoslashring

Leverings-

steder

Bestillings-

rutiner

Fakturarutiner

Moslashter og maringling (KPI)

YtelseDetalj

StandardFunktion

= Mulige loslashsninger

Aringpne

spesifikasjoner

Ulike spesifikasjonstyper

Krav til egnede rutiner

ForankreVurdere

risiko

Stille krav

Foslashlge opp

Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i

anskaffelsen som gjennomfoslashres

bull Maring kunne dokumenteres

bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere

bull Sanksjonerbar bestemmelse

bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn

Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp

bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene

bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser

bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp

bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale

bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav

bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering

bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak

Oppsummering av dagens situasjon ndash forenklet

Sammenstilling av faktisk og anslaringtt utbredelse og bruk av digitale loslashsninger med digital informasjonsflyt

Digitalisering forenkler og forbedrer offentlige anskaffelser

Mer effektive kjoslashp og

enklere prosesser

Bedre kjoslashp og

behovsdekning

Mer lovmessige kjoslashp

Tidsbruk og kostnader for gjennomfoslashring

av innkjoslashp skal vaeligre lavest mulig

Mindre ressursbruk ndash lavere

transaksjonskostnader

Riktig vare eller tjeneste skal kjoslashpes til

riktig kvalitet og beste pris

Bedre behovsforstaringelse og

kategoristyring kapasitet til aring inngaring flere

avtaler faeligrre avvisninger

Regelverkskrav og leverandoslashrenes

rettigheter skal ivaretas korrupsjon og

mislighold skal unngarings

Bedre sporbarhet ndash bevare tilliten til

offentlig sektor

bull Tillit

bull Mot

Direktoratet for forvaltning og IKT

LEVERANDOslashRDIALOG I PRAKSIS Tanja Huse-Fagerlie Difi

Hvordan oppnaring samarbeid

Ikke lenger nok aring bare vaeligre godhellip

Salg er veiledning og raringdgivning av kunden

Stimulere kunden til aring ta ut mer av sitt potensiale

Kjoslashps-revolusjon Lett aring kjoslashpe vanskelig aring velge

Alle tilbud er nesten like

Direktoratet for forvaltning og IKTKilde Ole-Bengt Moe Moementum

FOR LEVERANDOslashRENE

La markedet faring innsikt i din situasjon

FOR INNKJOslashPERNE

Vaeligr en tydelig og krevende kunde

Vurder tilbudet etter hvordan det tilfoslashrer deg verdi

Leverandoslashr maring tilpasse tilbudet til behovet og

ikke behovet til tilbudet

PRESENTASJON FRA BRANSJEN TIL OPPDRAGSGIVERNE

Eksempler paring rutiner i styrende dokumenter

1 Kartlegge miljoslashbelastningen ved planlagte anskaffelser hvor er det potensiale for reduksjon

- Risikoanalyse

2 Dialog med markedet som hovedregel v store strategisk viktige anskaffelser

3 Formuler formaringlet med anskaffelsen sett resultatmaringl

4 Bruke Aringpne spesifikasjoner (fremmer nye loslashsninger)

5 Legg vekt paring livssykluskostnader

6 Plassere ansvar for aring foslashlge opp kontrakten ndash leveres kontraktsmessig ytelse

7 Maringle om oslashnsket effekt resultat er naringdd

Anskaffelseskostnaden er toppen av isfjellet

sect 8-1 markedsundersoslashkelser

bull Kan du prate med leverandoslashrer Eller vil det diskvalifisere deg

bull Oppdragsgiver kan gjennomfoslashre markedsundersoslashkelser og

informere om planer og behov

bull Oppdragsgiver kan aktivt garing ut aring be om raringd

bull Oppdragsgiver kan motta raringd fra bla leverandoslashrer markedsaktoslashrer

bull Raringdene kan brukes i den konkrete anskaffelsen under forutsetning

av at raringdene ikke har konkurransevridende effekt eller er et brudd

paring likebehandlingsprinsippet

Mulighetene ved aringpne spesifikasjoner

bull Leverandoslashrene kan levere sine beste loslashsningsforslag det de er gode paring

bull Du utfordrer leverandoslashrene til nytenkning og kreativitet

bull Du faringr tilbud paring laquodet sisteraquo innen loslashsninger og ikke gammel foreldet

teknologi og loslashsninger

bull Du maring ikke ha spisskompetanse selv paring loslashsninger

bull Du kan foslashlge opp resultatene behovsoppfyllelsen og maringle om formaringlet

med anskaffelsen er naringdd

bull Du kan konsentrere deg om kjerneoppgaver

EURO 6

Kvalifikasjonskrav

Kontrakt

Spesifikasjon Evaluering

MAringL

STRATEGI FOR

MAringLOPPNAringELSE

HANDLINGSPLANER

OG AKTIVITETER

INTERNE

RESSURSERANSKAFFELSE

Oslashkonomisk mest fordelaktige

ALTERNATIV HANDLELISTEB Skriv ned de samme tre varene men naring formulert som behov

bull 1 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

bull 2 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

bull 3 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

C Skriv ned et forslag som dekker

behovet ved siden av

Etter B bytt ark med en annenhellip

VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)

bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar

bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte

bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles

Styringsparametere for offanskaffelser

Mer info

httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-

anskaffelser

Prosess for aring komme i gang

Knytte til overordnede

maringl

Maringle paring tre til fem parametere

Ledelsen maring sette konkrete

resultatmaringl

Maringle og rapportere

regelmessig

Vise i maringlsystem

Offentlige virksomheter har fokusert paring aring

overholde regler og forenkle administrative

prosesser for konkurransegjennomfoslashring

og haringndtering bestilling til betaling

Avklare behov og forberede konkurransen

Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging

Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser

Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir

stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

PWC 2017

Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan

Kontroll

bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen

bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging

bull Overvaringkning

bull Kostnadskontroll

Tillit

bull Felles maringl

bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging

bull Myndiggjoslashring

bull Fasilitering

Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging

bull Innkjoslashpsvolum

bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo

bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016

bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring

bull Avtaler

bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien

bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale

bull Hvor stort volum dekker avtalene

bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene

bull Produkter

bull Produktlojalitet

bull Gevinster

bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging

bull avtaledekning

bull avtalelojalitet

Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl

bull Spend innenfor kategorien

bull Antall avtaler og volum paring avtaler

bull Antall leverandoslashrer uten avtale

bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging

bull Avtaledekning

bull Avtalelojalitet

EKSEMPEL

Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt

Norengros Kjosavik As 306 550

Aga As 60 519

Apotek 1 Varinggen 29 877

Maske Gruppen As 9 746

Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019

Sverre W Monsen AS 8 217

Trioscan As 2 665

Gjesdal Apotek 2 592

Boots Norge As 1 038

Staples Norway As 986

Snoslashgg As 935

Av Form As 257

Lindorff As Oslo 215

Intrum Justitia As 174

Totalsum 432 790

Hvordan faring

mest

mulig ut av

forholdetHvem skal ha ansvar

for hva

(NOEN er ofte INGEN)

Hvordan sikrer jeg god

kommunikasjon og

samarbeid

Hvordan laeligrer jeg

av dette forholdet

slik at det blir enda

bedre neste gang

Hvorfor skal

leverandoslashren

oslashnske aring

beholde meg

som kunde

Hvordan sikrer jeg at

leverandoslashr faktisk

leverer det som er

bestilt

Kan vi gjoslashre ting

enda mer effektivt

Hvordan faringr jeg alle

andre til aring kjenne og

benytte avtalen

Hva naring

Praktisk implementering av kontrakt

Tydelige roller og ansvar

BUDSJETTANSVARLIG

INNKJOslashPSLEDER

INNKJOslashPER FAGANSVARLIG

BRUKER KVALITETSSIKRER

bull Avgjoslashr med mandat om behov

skal loslashses ved anskaffelse eller

ikke

bull Ansvarlig for realisering av

gevinst

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av anskaffelsesvirksomheten

bull Ansvarlig for den operative

gjennomfoslashringen av anskaffelsen i

foslashlge gjeldende regler og

retningslinjer

bull Ansvarlig for at anskaffelsen

dekker behovet og er av rett

kvalitet

bull Ansvarlig for aring identifisere

behovene som anskaffelsen skal

dekke

bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht

gjeldende regelverk og rutiner

(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller

fagansvarlig)

KONTRAKTSFORVALTER

bull Ansvarlig for aring foslashlge opp

leveransen

TOPPLEDER

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av hele virksomheten

LEVERANDOslashR

bull Ansvarlig for levering i henhold til

avtale

Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det

bull Justeringar av kontrakt

bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning

bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter

73

Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk

teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing

Fordi

bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande

bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale

bull markedet er prematurt

bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar

bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator

74

DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en

virksomhet

Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og

forklar igjen - hold fokus

Forankring

bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn

bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger

bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere

bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen

bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering

Rollebeskrivelser

httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon

Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid

2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres

3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere

4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller

5 Knytt ansvar til roller

6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person

7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi

Hva er endringsledelse

Direktoratet for forvaltning og IKT

Aring skape ny

retning

Ny retning

- Operativ

ledelse

Gammel retning

- Operativ ledelse

Om aring initiere og

understoslashtte

prosesser som

realiserer en

oslashnsket situasjonVisjon

Forstaringelse

Praktisk kompetanse

Oppslutning

Avstand og tid

Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring

Ta eierskap

Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen

Kunnskap om

Sensemaking

Strategivalg for egen bevisstgjoslashring

laquoIndre monolograquo

Fortell hvorfor

Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo

Kunnskap om

Oversettelse

Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen

Hva du skal si og hvordan du sier det

Finn balansen

Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring

Kunnskap om

Prioritering

Utvikling og stabilitet

Skape handlingsrom

Endringskapasitet Planlegging

Snu motstand

Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand

Kunnskap om

Forstaring reaksjoner

Snu motstand

Forhandling og reforhandling

Motivasjon

Felles fremtidsbilde

Vaeligr beredt

Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer

Kunnskap om

Scenarier for fremtiden

Erfaringslaeligring

Endring er konstant

Skape kultur for endring

Direktoratet for forvaltning og IKT

KONTRAKTSOPPFOslashLGING

Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted

Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra

Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg

Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende

Bestilles det via e-handel

Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell

utforming og sosialt ansvar

Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut

Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet

OPPFOslashLGINGSFASEN

Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av

avtaleforholdet

Garingrsdagens eller morgendagens teknologi

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Behovets omfang

Kontraktens

gjenstand

Beskrivelser

egenskaper

og grensesnitt

Tilleggstjenester

Vedlikehold

Reservedeler

Reparasjoner

Garantiarbeid og service

Prosjektorganisering

Gjennomfoslashring

Leverings-

steder

Bestillings-

rutiner

Fakturarutiner

Moslashter og maringling (KPI)

YtelseDetalj

StandardFunktion

= Mulige loslashsninger

Aringpne

spesifikasjoner

Ulike spesifikasjonstyper

Krav til egnede rutiner

ForankreVurdere

risiko

Stille krav

Foslashlge opp

Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i

anskaffelsen som gjennomfoslashres

bull Maring kunne dokumenteres

bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere

bull Sanksjonerbar bestemmelse

bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn

Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp

bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene

bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser

bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp

bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale

bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav

bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering

bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak

Digitalisering forenkler og forbedrer offentlige anskaffelser

Mer effektive kjoslashp og

enklere prosesser

Bedre kjoslashp og

behovsdekning

Mer lovmessige kjoslashp

Tidsbruk og kostnader for gjennomfoslashring

av innkjoslashp skal vaeligre lavest mulig

Mindre ressursbruk ndash lavere

transaksjonskostnader

Riktig vare eller tjeneste skal kjoslashpes til

riktig kvalitet og beste pris

Bedre behovsforstaringelse og

kategoristyring kapasitet til aring inngaring flere

avtaler faeligrre avvisninger

Regelverkskrav og leverandoslashrenes

rettigheter skal ivaretas korrupsjon og

mislighold skal unngarings

Bedre sporbarhet ndash bevare tilliten til

offentlig sektor

bull Tillit

bull Mot

Direktoratet for forvaltning og IKT

LEVERANDOslashRDIALOG I PRAKSIS Tanja Huse-Fagerlie Difi

Hvordan oppnaring samarbeid

Ikke lenger nok aring bare vaeligre godhellip

Salg er veiledning og raringdgivning av kunden

Stimulere kunden til aring ta ut mer av sitt potensiale

Kjoslashps-revolusjon Lett aring kjoslashpe vanskelig aring velge

Alle tilbud er nesten like

Direktoratet for forvaltning og IKTKilde Ole-Bengt Moe Moementum

FOR LEVERANDOslashRENE

La markedet faring innsikt i din situasjon

FOR INNKJOslashPERNE

Vaeligr en tydelig og krevende kunde

Vurder tilbudet etter hvordan det tilfoslashrer deg verdi

Leverandoslashr maring tilpasse tilbudet til behovet og

ikke behovet til tilbudet

PRESENTASJON FRA BRANSJEN TIL OPPDRAGSGIVERNE

Eksempler paring rutiner i styrende dokumenter

1 Kartlegge miljoslashbelastningen ved planlagte anskaffelser hvor er det potensiale for reduksjon

- Risikoanalyse

2 Dialog med markedet som hovedregel v store strategisk viktige anskaffelser

3 Formuler formaringlet med anskaffelsen sett resultatmaringl

4 Bruke Aringpne spesifikasjoner (fremmer nye loslashsninger)

5 Legg vekt paring livssykluskostnader

6 Plassere ansvar for aring foslashlge opp kontrakten ndash leveres kontraktsmessig ytelse

7 Maringle om oslashnsket effekt resultat er naringdd

Anskaffelseskostnaden er toppen av isfjellet

sect 8-1 markedsundersoslashkelser

bull Kan du prate med leverandoslashrer Eller vil det diskvalifisere deg

bull Oppdragsgiver kan gjennomfoslashre markedsundersoslashkelser og

informere om planer og behov

bull Oppdragsgiver kan aktivt garing ut aring be om raringd

bull Oppdragsgiver kan motta raringd fra bla leverandoslashrer markedsaktoslashrer

bull Raringdene kan brukes i den konkrete anskaffelsen under forutsetning

av at raringdene ikke har konkurransevridende effekt eller er et brudd

paring likebehandlingsprinsippet

Mulighetene ved aringpne spesifikasjoner

bull Leverandoslashrene kan levere sine beste loslashsningsforslag det de er gode paring

bull Du utfordrer leverandoslashrene til nytenkning og kreativitet

bull Du faringr tilbud paring laquodet sisteraquo innen loslashsninger og ikke gammel foreldet

teknologi og loslashsninger

bull Du maring ikke ha spisskompetanse selv paring loslashsninger

bull Du kan foslashlge opp resultatene behovsoppfyllelsen og maringle om formaringlet

med anskaffelsen er naringdd

bull Du kan konsentrere deg om kjerneoppgaver

EURO 6

Kvalifikasjonskrav

Kontrakt

Spesifikasjon Evaluering

MAringL

STRATEGI FOR

MAringLOPPNAringELSE

HANDLINGSPLANER

OG AKTIVITETER

INTERNE

RESSURSERANSKAFFELSE

Oslashkonomisk mest fordelaktige

ALTERNATIV HANDLELISTEB Skriv ned de samme tre varene men naring formulert som behov

bull 1 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

bull 2 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

bull 3 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

C Skriv ned et forslag som dekker

behovet ved siden av

Etter B bytt ark med en annenhellip

VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)

bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar

bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte

bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles

Styringsparametere for offanskaffelser

Mer info

httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-

anskaffelser

Prosess for aring komme i gang

Knytte til overordnede

maringl

Maringle paring tre til fem parametere

Ledelsen maring sette konkrete

resultatmaringl

Maringle og rapportere

regelmessig

Vise i maringlsystem

Offentlige virksomheter har fokusert paring aring

overholde regler og forenkle administrative

prosesser for konkurransegjennomfoslashring

og haringndtering bestilling til betaling

Avklare behov og forberede konkurransen

Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging

Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser

Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir

stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

PWC 2017

Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan

Kontroll

bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen

bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging

bull Overvaringkning

bull Kostnadskontroll

Tillit

bull Felles maringl

bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging

bull Myndiggjoslashring

bull Fasilitering

Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging

bull Innkjoslashpsvolum

bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo

bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016

bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring

bull Avtaler

bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien

bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale

bull Hvor stort volum dekker avtalene

bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene

bull Produkter

bull Produktlojalitet

bull Gevinster

bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging

bull avtaledekning

bull avtalelojalitet

Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl

bull Spend innenfor kategorien

bull Antall avtaler og volum paring avtaler

bull Antall leverandoslashrer uten avtale

bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging

bull Avtaledekning

bull Avtalelojalitet

EKSEMPEL

Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt

Norengros Kjosavik As 306 550

Aga As 60 519

Apotek 1 Varinggen 29 877

Maske Gruppen As 9 746

Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019

Sverre W Monsen AS 8 217

Trioscan As 2 665

Gjesdal Apotek 2 592

Boots Norge As 1 038

Staples Norway As 986

Snoslashgg As 935

Av Form As 257

Lindorff As Oslo 215

Intrum Justitia As 174

Totalsum 432 790

Hvordan faring

mest

mulig ut av

forholdetHvem skal ha ansvar

for hva

(NOEN er ofte INGEN)

Hvordan sikrer jeg god

kommunikasjon og

samarbeid

Hvordan laeligrer jeg

av dette forholdet

slik at det blir enda

bedre neste gang

Hvorfor skal

leverandoslashren

oslashnske aring

beholde meg

som kunde

Hvordan sikrer jeg at

leverandoslashr faktisk

leverer det som er

bestilt

Kan vi gjoslashre ting

enda mer effektivt

Hvordan faringr jeg alle

andre til aring kjenne og

benytte avtalen

Hva naring

Praktisk implementering av kontrakt

Tydelige roller og ansvar

BUDSJETTANSVARLIG

INNKJOslashPSLEDER

INNKJOslashPER FAGANSVARLIG

BRUKER KVALITETSSIKRER

bull Avgjoslashr med mandat om behov

skal loslashses ved anskaffelse eller

ikke

bull Ansvarlig for realisering av

gevinst

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av anskaffelsesvirksomheten

bull Ansvarlig for den operative

gjennomfoslashringen av anskaffelsen i

foslashlge gjeldende regler og

retningslinjer

bull Ansvarlig for at anskaffelsen

dekker behovet og er av rett

kvalitet

bull Ansvarlig for aring identifisere

behovene som anskaffelsen skal

dekke

bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht

gjeldende regelverk og rutiner

(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller

fagansvarlig)

KONTRAKTSFORVALTER

bull Ansvarlig for aring foslashlge opp

leveransen

TOPPLEDER

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av hele virksomheten

LEVERANDOslashR

bull Ansvarlig for levering i henhold til

avtale

Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det

bull Justeringar av kontrakt

bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning

bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter

73

Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk

teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing

Fordi

bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande

bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale

bull markedet er prematurt

bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar

bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator

74

DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en

virksomhet

Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og

forklar igjen - hold fokus

Forankring

bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn

bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger

bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere

bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen

bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering

Rollebeskrivelser

httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon

Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid

2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres

3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere

4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller

5 Knytt ansvar til roller

6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person

7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi

Hva er endringsledelse

Direktoratet for forvaltning og IKT

Aring skape ny

retning

Ny retning

- Operativ

ledelse

Gammel retning

- Operativ ledelse

Om aring initiere og

understoslashtte

prosesser som

realiserer en

oslashnsket situasjonVisjon

Forstaringelse

Praktisk kompetanse

Oppslutning

Avstand og tid

Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring

Ta eierskap

Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen

Kunnskap om

Sensemaking

Strategivalg for egen bevisstgjoslashring

laquoIndre monolograquo

Fortell hvorfor

Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo

Kunnskap om

Oversettelse

Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen

Hva du skal si og hvordan du sier det

Finn balansen

Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring

Kunnskap om

Prioritering

Utvikling og stabilitet

Skape handlingsrom

Endringskapasitet Planlegging

Snu motstand

Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand

Kunnskap om

Forstaring reaksjoner

Snu motstand

Forhandling og reforhandling

Motivasjon

Felles fremtidsbilde

Vaeligr beredt

Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer

Kunnskap om

Scenarier for fremtiden

Erfaringslaeligring

Endring er konstant

Skape kultur for endring

Direktoratet for forvaltning og IKT

KONTRAKTSOPPFOslashLGING

Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted

Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra

Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg

Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende

Bestilles det via e-handel

Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell

utforming og sosialt ansvar

Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut

Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet

OPPFOslashLGINGSFASEN

Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av

avtaleforholdet

Garingrsdagens eller morgendagens teknologi

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Behovets omfang

Kontraktens

gjenstand

Beskrivelser

egenskaper

og grensesnitt

Tilleggstjenester

Vedlikehold

Reservedeler

Reparasjoner

Garantiarbeid og service

Prosjektorganisering

Gjennomfoslashring

Leverings-

steder

Bestillings-

rutiner

Fakturarutiner

Moslashter og maringling (KPI)

YtelseDetalj

StandardFunktion

= Mulige loslashsninger

Aringpne

spesifikasjoner

Ulike spesifikasjonstyper

Krav til egnede rutiner

ForankreVurdere

risiko

Stille krav

Foslashlge opp

Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i

anskaffelsen som gjennomfoslashres

bull Maring kunne dokumenteres

bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere

bull Sanksjonerbar bestemmelse

bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn

Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp

bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene

bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser

bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp

bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale

bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav

bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering

bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak

bull Tillit

bull Mot

Direktoratet for forvaltning og IKT

LEVERANDOslashRDIALOG I PRAKSIS Tanja Huse-Fagerlie Difi

Hvordan oppnaring samarbeid

Ikke lenger nok aring bare vaeligre godhellip

Salg er veiledning og raringdgivning av kunden

Stimulere kunden til aring ta ut mer av sitt potensiale

Kjoslashps-revolusjon Lett aring kjoslashpe vanskelig aring velge

Alle tilbud er nesten like

Direktoratet for forvaltning og IKTKilde Ole-Bengt Moe Moementum

FOR LEVERANDOslashRENE

La markedet faring innsikt i din situasjon

FOR INNKJOslashPERNE

Vaeligr en tydelig og krevende kunde

Vurder tilbudet etter hvordan det tilfoslashrer deg verdi

Leverandoslashr maring tilpasse tilbudet til behovet og

ikke behovet til tilbudet

PRESENTASJON FRA BRANSJEN TIL OPPDRAGSGIVERNE

Eksempler paring rutiner i styrende dokumenter

1 Kartlegge miljoslashbelastningen ved planlagte anskaffelser hvor er det potensiale for reduksjon

- Risikoanalyse

2 Dialog med markedet som hovedregel v store strategisk viktige anskaffelser

3 Formuler formaringlet med anskaffelsen sett resultatmaringl

4 Bruke Aringpne spesifikasjoner (fremmer nye loslashsninger)

5 Legg vekt paring livssykluskostnader

6 Plassere ansvar for aring foslashlge opp kontrakten ndash leveres kontraktsmessig ytelse

7 Maringle om oslashnsket effekt resultat er naringdd

Anskaffelseskostnaden er toppen av isfjellet

sect 8-1 markedsundersoslashkelser

bull Kan du prate med leverandoslashrer Eller vil det diskvalifisere deg

bull Oppdragsgiver kan gjennomfoslashre markedsundersoslashkelser og

informere om planer og behov

bull Oppdragsgiver kan aktivt garing ut aring be om raringd

bull Oppdragsgiver kan motta raringd fra bla leverandoslashrer markedsaktoslashrer

bull Raringdene kan brukes i den konkrete anskaffelsen under forutsetning

av at raringdene ikke har konkurransevridende effekt eller er et brudd

paring likebehandlingsprinsippet

Mulighetene ved aringpne spesifikasjoner

bull Leverandoslashrene kan levere sine beste loslashsningsforslag det de er gode paring

bull Du utfordrer leverandoslashrene til nytenkning og kreativitet

bull Du faringr tilbud paring laquodet sisteraquo innen loslashsninger og ikke gammel foreldet

teknologi og loslashsninger

bull Du maring ikke ha spisskompetanse selv paring loslashsninger

bull Du kan foslashlge opp resultatene behovsoppfyllelsen og maringle om formaringlet

med anskaffelsen er naringdd

bull Du kan konsentrere deg om kjerneoppgaver

EURO 6

Kvalifikasjonskrav

Kontrakt

Spesifikasjon Evaluering

MAringL

STRATEGI FOR

MAringLOPPNAringELSE

HANDLINGSPLANER

OG AKTIVITETER

INTERNE

RESSURSERANSKAFFELSE

Oslashkonomisk mest fordelaktige

ALTERNATIV HANDLELISTEB Skriv ned de samme tre varene men naring formulert som behov

bull 1 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

bull 2 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

bull 3 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

C Skriv ned et forslag som dekker

behovet ved siden av

Etter B bytt ark med en annenhellip

VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)

bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar

bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte

bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles

Styringsparametere for offanskaffelser

Mer info

httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-

anskaffelser

Prosess for aring komme i gang

Knytte til overordnede

maringl

Maringle paring tre til fem parametere

Ledelsen maring sette konkrete

resultatmaringl

Maringle og rapportere

regelmessig

Vise i maringlsystem

Offentlige virksomheter har fokusert paring aring

overholde regler og forenkle administrative

prosesser for konkurransegjennomfoslashring

og haringndtering bestilling til betaling

Avklare behov og forberede konkurransen

Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging

Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser

Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir

stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

PWC 2017

Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan

Kontroll

bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen

bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging

bull Overvaringkning

bull Kostnadskontroll

Tillit

bull Felles maringl

bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging

bull Myndiggjoslashring

bull Fasilitering

Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging

bull Innkjoslashpsvolum

bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo

bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016

bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring

bull Avtaler

bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien

bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale

bull Hvor stort volum dekker avtalene

bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene

bull Produkter

bull Produktlojalitet

bull Gevinster

bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging

bull avtaledekning

bull avtalelojalitet

Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl

bull Spend innenfor kategorien

bull Antall avtaler og volum paring avtaler

bull Antall leverandoslashrer uten avtale

bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging

bull Avtaledekning

bull Avtalelojalitet

EKSEMPEL

Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt

Norengros Kjosavik As 306 550

Aga As 60 519

Apotek 1 Varinggen 29 877

Maske Gruppen As 9 746

Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019

Sverre W Monsen AS 8 217

Trioscan As 2 665

Gjesdal Apotek 2 592

Boots Norge As 1 038

Staples Norway As 986

Snoslashgg As 935

Av Form As 257

Lindorff As Oslo 215

Intrum Justitia As 174

Totalsum 432 790

Hvordan faring

mest

mulig ut av

forholdetHvem skal ha ansvar

for hva

(NOEN er ofte INGEN)

Hvordan sikrer jeg god

kommunikasjon og

samarbeid

Hvordan laeligrer jeg

av dette forholdet

slik at det blir enda

bedre neste gang

Hvorfor skal

leverandoslashren

oslashnske aring

beholde meg

som kunde

Hvordan sikrer jeg at

leverandoslashr faktisk

leverer det som er

bestilt

Kan vi gjoslashre ting

enda mer effektivt

Hvordan faringr jeg alle

andre til aring kjenne og

benytte avtalen

Hva naring

Praktisk implementering av kontrakt

Tydelige roller og ansvar

BUDSJETTANSVARLIG

INNKJOslashPSLEDER

INNKJOslashPER FAGANSVARLIG

BRUKER KVALITETSSIKRER

bull Avgjoslashr med mandat om behov

skal loslashses ved anskaffelse eller

ikke

bull Ansvarlig for realisering av

gevinst

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av anskaffelsesvirksomheten

bull Ansvarlig for den operative

gjennomfoslashringen av anskaffelsen i

foslashlge gjeldende regler og

retningslinjer

bull Ansvarlig for at anskaffelsen

dekker behovet og er av rett

kvalitet

bull Ansvarlig for aring identifisere

behovene som anskaffelsen skal

dekke

bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht

gjeldende regelverk og rutiner

(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller

fagansvarlig)

KONTRAKTSFORVALTER

bull Ansvarlig for aring foslashlge opp

leveransen

TOPPLEDER

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av hele virksomheten

LEVERANDOslashR

bull Ansvarlig for levering i henhold til

avtale

Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det

bull Justeringar av kontrakt

bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning

bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter

73

Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk

teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing

Fordi

bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande

bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale

bull markedet er prematurt

bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar

bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator

74

DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en

virksomhet

Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og

forklar igjen - hold fokus

Forankring

bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn

bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger

bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere

bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen

bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering

Rollebeskrivelser

httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon

Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid

2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres

3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere

4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller

5 Knytt ansvar til roller

6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person

7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi

Hva er endringsledelse

Direktoratet for forvaltning og IKT

Aring skape ny

retning

Ny retning

- Operativ

ledelse

Gammel retning

- Operativ ledelse

Om aring initiere og

understoslashtte

prosesser som

realiserer en

oslashnsket situasjonVisjon

Forstaringelse

Praktisk kompetanse

Oppslutning

Avstand og tid

Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring

Ta eierskap

Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen

Kunnskap om

Sensemaking

Strategivalg for egen bevisstgjoslashring

laquoIndre monolograquo

Fortell hvorfor

Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo

Kunnskap om

Oversettelse

Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen

Hva du skal si og hvordan du sier det

Finn balansen

Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring

Kunnskap om

Prioritering

Utvikling og stabilitet

Skape handlingsrom

Endringskapasitet Planlegging

Snu motstand

Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand

Kunnskap om

Forstaring reaksjoner

Snu motstand

Forhandling og reforhandling

Motivasjon

Felles fremtidsbilde

Vaeligr beredt

Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer

Kunnskap om

Scenarier for fremtiden

Erfaringslaeligring

Endring er konstant

Skape kultur for endring

Direktoratet for forvaltning og IKT

KONTRAKTSOPPFOslashLGING

Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted

Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra

Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg

Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende

Bestilles det via e-handel

Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell

utforming og sosialt ansvar

Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut

Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet

OPPFOslashLGINGSFASEN

Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av

avtaleforholdet

Garingrsdagens eller morgendagens teknologi

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Behovets omfang

Kontraktens

gjenstand

Beskrivelser

egenskaper

og grensesnitt

Tilleggstjenester

Vedlikehold

Reservedeler

Reparasjoner

Garantiarbeid og service

Prosjektorganisering

Gjennomfoslashring

Leverings-

steder

Bestillings-

rutiner

Fakturarutiner

Moslashter og maringling (KPI)

YtelseDetalj

StandardFunktion

= Mulige loslashsninger

Aringpne

spesifikasjoner

Ulike spesifikasjonstyper

Krav til egnede rutiner

ForankreVurdere

risiko

Stille krav

Foslashlge opp

Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i

anskaffelsen som gjennomfoslashres

bull Maring kunne dokumenteres

bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere

bull Sanksjonerbar bestemmelse

bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn

Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp

bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene

bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser

bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp

bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale

bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav

bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering

bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak

Ikke lenger nok aring bare vaeligre godhellip

Salg er veiledning og raringdgivning av kunden

Stimulere kunden til aring ta ut mer av sitt potensiale

Kjoslashps-revolusjon Lett aring kjoslashpe vanskelig aring velge

Alle tilbud er nesten like

Direktoratet for forvaltning og IKTKilde Ole-Bengt Moe Moementum

FOR LEVERANDOslashRENE

La markedet faring innsikt i din situasjon

FOR INNKJOslashPERNE

Vaeligr en tydelig og krevende kunde

Vurder tilbudet etter hvordan det tilfoslashrer deg verdi

Leverandoslashr maring tilpasse tilbudet til behovet og

ikke behovet til tilbudet

PRESENTASJON FRA BRANSJEN TIL OPPDRAGSGIVERNE

Eksempler paring rutiner i styrende dokumenter

1 Kartlegge miljoslashbelastningen ved planlagte anskaffelser hvor er det potensiale for reduksjon

- Risikoanalyse

2 Dialog med markedet som hovedregel v store strategisk viktige anskaffelser

3 Formuler formaringlet med anskaffelsen sett resultatmaringl

4 Bruke Aringpne spesifikasjoner (fremmer nye loslashsninger)

5 Legg vekt paring livssykluskostnader

6 Plassere ansvar for aring foslashlge opp kontrakten ndash leveres kontraktsmessig ytelse

7 Maringle om oslashnsket effekt resultat er naringdd

Anskaffelseskostnaden er toppen av isfjellet

sect 8-1 markedsundersoslashkelser

bull Kan du prate med leverandoslashrer Eller vil det diskvalifisere deg

bull Oppdragsgiver kan gjennomfoslashre markedsundersoslashkelser og

informere om planer og behov

bull Oppdragsgiver kan aktivt garing ut aring be om raringd

bull Oppdragsgiver kan motta raringd fra bla leverandoslashrer markedsaktoslashrer

bull Raringdene kan brukes i den konkrete anskaffelsen under forutsetning

av at raringdene ikke har konkurransevridende effekt eller er et brudd

paring likebehandlingsprinsippet

Mulighetene ved aringpne spesifikasjoner

bull Leverandoslashrene kan levere sine beste loslashsningsforslag det de er gode paring

bull Du utfordrer leverandoslashrene til nytenkning og kreativitet

bull Du faringr tilbud paring laquodet sisteraquo innen loslashsninger og ikke gammel foreldet

teknologi og loslashsninger

bull Du maring ikke ha spisskompetanse selv paring loslashsninger

bull Du kan foslashlge opp resultatene behovsoppfyllelsen og maringle om formaringlet

med anskaffelsen er naringdd

bull Du kan konsentrere deg om kjerneoppgaver

EURO 6

Kvalifikasjonskrav

Kontrakt

Spesifikasjon Evaluering

MAringL

STRATEGI FOR

MAringLOPPNAringELSE

HANDLINGSPLANER

OG AKTIVITETER

INTERNE

RESSURSERANSKAFFELSE

Oslashkonomisk mest fordelaktige

ALTERNATIV HANDLELISTEB Skriv ned de samme tre varene men naring formulert som behov

bull 1 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

bull 2 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

bull 3 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

C Skriv ned et forslag som dekker

behovet ved siden av

Etter B bytt ark med en annenhellip

VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)

bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar

bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte

bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles

Styringsparametere for offanskaffelser

Mer info

httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-

anskaffelser

Prosess for aring komme i gang

Knytte til overordnede

maringl

Maringle paring tre til fem parametere

Ledelsen maring sette konkrete

resultatmaringl

Maringle og rapportere

regelmessig

Vise i maringlsystem

Offentlige virksomheter har fokusert paring aring

overholde regler og forenkle administrative

prosesser for konkurransegjennomfoslashring

og haringndtering bestilling til betaling

Avklare behov og forberede konkurransen

Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging

Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser

Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir

stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

PWC 2017

Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan

Kontroll

bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen

bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging

bull Overvaringkning

bull Kostnadskontroll

Tillit

bull Felles maringl

bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging

bull Myndiggjoslashring

bull Fasilitering

Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging

bull Innkjoslashpsvolum

bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo

bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016

bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring

bull Avtaler

bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien

bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale

bull Hvor stort volum dekker avtalene

bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene

bull Produkter

bull Produktlojalitet

bull Gevinster

bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging

bull avtaledekning

bull avtalelojalitet

Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl

bull Spend innenfor kategorien

bull Antall avtaler og volum paring avtaler

bull Antall leverandoslashrer uten avtale

bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging

bull Avtaledekning

bull Avtalelojalitet

EKSEMPEL

Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt

Norengros Kjosavik As 306 550

Aga As 60 519

Apotek 1 Varinggen 29 877

Maske Gruppen As 9 746

Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019

Sverre W Monsen AS 8 217

Trioscan As 2 665

Gjesdal Apotek 2 592

Boots Norge As 1 038

Staples Norway As 986

Snoslashgg As 935

Av Form As 257

Lindorff As Oslo 215

Intrum Justitia As 174

Totalsum 432 790

Hvordan faring

mest

mulig ut av

forholdetHvem skal ha ansvar

for hva

(NOEN er ofte INGEN)

Hvordan sikrer jeg god

kommunikasjon og

samarbeid

Hvordan laeligrer jeg

av dette forholdet

slik at det blir enda

bedre neste gang

Hvorfor skal

leverandoslashren

oslashnske aring

beholde meg

som kunde

Hvordan sikrer jeg at

leverandoslashr faktisk

leverer det som er

bestilt

Kan vi gjoslashre ting

enda mer effektivt

Hvordan faringr jeg alle

andre til aring kjenne og

benytte avtalen

Hva naring

Praktisk implementering av kontrakt

Tydelige roller og ansvar

BUDSJETTANSVARLIG

INNKJOslashPSLEDER

INNKJOslashPER FAGANSVARLIG

BRUKER KVALITETSSIKRER

bull Avgjoslashr med mandat om behov

skal loslashses ved anskaffelse eller

ikke

bull Ansvarlig for realisering av

gevinst

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av anskaffelsesvirksomheten

bull Ansvarlig for den operative

gjennomfoslashringen av anskaffelsen i

foslashlge gjeldende regler og

retningslinjer

bull Ansvarlig for at anskaffelsen

dekker behovet og er av rett

kvalitet

bull Ansvarlig for aring identifisere

behovene som anskaffelsen skal

dekke

bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht

gjeldende regelverk og rutiner

(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller

fagansvarlig)

KONTRAKTSFORVALTER

bull Ansvarlig for aring foslashlge opp

leveransen

TOPPLEDER

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av hele virksomheten

LEVERANDOslashR

bull Ansvarlig for levering i henhold til

avtale

Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det

bull Justeringar av kontrakt

bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning

bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter

73

Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk

teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing

Fordi

bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande

bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale

bull markedet er prematurt

bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar

bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator

74

DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en

virksomhet

Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og

forklar igjen - hold fokus

Forankring

bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn

bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger

bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere

bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen

bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering

Rollebeskrivelser

httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon

Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid

2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres

3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere

4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller

5 Knytt ansvar til roller

6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person

7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi

Hva er endringsledelse

Direktoratet for forvaltning og IKT

Aring skape ny

retning

Ny retning

- Operativ

ledelse

Gammel retning

- Operativ ledelse

Om aring initiere og

understoslashtte

prosesser som

realiserer en

oslashnsket situasjonVisjon

Forstaringelse

Praktisk kompetanse

Oppslutning

Avstand og tid

Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring

Ta eierskap

Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen

Kunnskap om

Sensemaking

Strategivalg for egen bevisstgjoslashring

laquoIndre monolograquo

Fortell hvorfor

Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo

Kunnskap om

Oversettelse

Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen

Hva du skal si og hvordan du sier det

Finn balansen

Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring

Kunnskap om

Prioritering

Utvikling og stabilitet

Skape handlingsrom

Endringskapasitet Planlegging

Snu motstand

Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand

Kunnskap om

Forstaring reaksjoner

Snu motstand

Forhandling og reforhandling

Motivasjon

Felles fremtidsbilde

Vaeligr beredt

Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer

Kunnskap om

Scenarier for fremtiden

Erfaringslaeligring

Endring er konstant

Skape kultur for endring

Direktoratet for forvaltning og IKT

KONTRAKTSOPPFOslashLGING

Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted

Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra

Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg

Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende

Bestilles det via e-handel

Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell

utforming og sosialt ansvar

Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut

Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet

OPPFOslashLGINGSFASEN

Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av

avtaleforholdet

Garingrsdagens eller morgendagens teknologi

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Behovets omfang

Kontraktens

gjenstand

Beskrivelser

egenskaper

og grensesnitt

Tilleggstjenester

Vedlikehold

Reservedeler

Reparasjoner

Garantiarbeid og service

Prosjektorganisering

Gjennomfoslashring

Leverings-

steder

Bestillings-

rutiner

Fakturarutiner

Moslashter og maringling (KPI)

YtelseDetalj

StandardFunktion

= Mulige loslashsninger

Aringpne

spesifikasjoner

Ulike spesifikasjonstyper

Krav til egnede rutiner

ForankreVurdere

risiko

Stille krav

Foslashlge opp

Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i

anskaffelsen som gjennomfoslashres

bull Maring kunne dokumenteres

bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere

bull Sanksjonerbar bestemmelse

bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn

Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp

bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene

bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser

bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp

bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale

bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav

bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering

bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak

PRESENTASJON FRA BRANSJEN TIL OPPDRAGSGIVERNE

Eksempler paring rutiner i styrende dokumenter

1 Kartlegge miljoslashbelastningen ved planlagte anskaffelser hvor er det potensiale for reduksjon

- Risikoanalyse

2 Dialog med markedet som hovedregel v store strategisk viktige anskaffelser

3 Formuler formaringlet med anskaffelsen sett resultatmaringl

4 Bruke Aringpne spesifikasjoner (fremmer nye loslashsninger)

5 Legg vekt paring livssykluskostnader

6 Plassere ansvar for aring foslashlge opp kontrakten ndash leveres kontraktsmessig ytelse

7 Maringle om oslashnsket effekt resultat er naringdd

Anskaffelseskostnaden er toppen av isfjellet

sect 8-1 markedsundersoslashkelser

bull Kan du prate med leverandoslashrer Eller vil det diskvalifisere deg

bull Oppdragsgiver kan gjennomfoslashre markedsundersoslashkelser og

informere om planer og behov

bull Oppdragsgiver kan aktivt garing ut aring be om raringd

bull Oppdragsgiver kan motta raringd fra bla leverandoslashrer markedsaktoslashrer

bull Raringdene kan brukes i den konkrete anskaffelsen under forutsetning

av at raringdene ikke har konkurransevridende effekt eller er et brudd

paring likebehandlingsprinsippet

Mulighetene ved aringpne spesifikasjoner

bull Leverandoslashrene kan levere sine beste loslashsningsforslag det de er gode paring

bull Du utfordrer leverandoslashrene til nytenkning og kreativitet

bull Du faringr tilbud paring laquodet sisteraquo innen loslashsninger og ikke gammel foreldet

teknologi og loslashsninger

bull Du maring ikke ha spisskompetanse selv paring loslashsninger

bull Du kan foslashlge opp resultatene behovsoppfyllelsen og maringle om formaringlet

med anskaffelsen er naringdd

bull Du kan konsentrere deg om kjerneoppgaver

EURO 6

Kvalifikasjonskrav

Kontrakt

Spesifikasjon Evaluering

MAringL

STRATEGI FOR

MAringLOPPNAringELSE

HANDLINGSPLANER

OG AKTIVITETER

INTERNE

RESSURSERANSKAFFELSE

Oslashkonomisk mest fordelaktige

ALTERNATIV HANDLELISTEB Skriv ned de samme tre varene men naring formulert som behov

bull 1 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

bull 2 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

bull 3 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

C Skriv ned et forslag som dekker

behovet ved siden av

Etter B bytt ark med en annenhellip

VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)

bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar

bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte

bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles

Styringsparametere for offanskaffelser

Mer info

httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-

anskaffelser

Prosess for aring komme i gang

Knytte til overordnede

maringl

Maringle paring tre til fem parametere

Ledelsen maring sette konkrete

resultatmaringl

Maringle og rapportere

regelmessig

Vise i maringlsystem

Offentlige virksomheter har fokusert paring aring

overholde regler og forenkle administrative

prosesser for konkurransegjennomfoslashring

og haringndtering bestilling til betaling

Avklare behov og forberede konkurransen

Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging

Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser

Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir

stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

PWC 2017

Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan

Kontroll

bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen

bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging

bull Overvaringkning

bull Kostnadskontroll

Tillit

bull Felles maringl

bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging

bull Myndiggjoslashring

bull Fasilitering

Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging

bull Innkjoslashpsvolum

bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo

bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016

bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring

bull Avtaler

bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien

bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale

bull Hvor stort volum dekker avtalene

bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene

bull Produkter

bull Produktlojalitet

bull Gevinster

bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging

bull avtaledekning

bull avtalelojalitet

Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl

bull Spend innenfor kategorien

bull Antall avtaler og volum paring avtaler

bull Antall leverandoslashrer uten avtale

bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging

bull Avtaledekning

bull Avtalelojalitet

EKSEMPEL

Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt

Norengros Kjosavik As 306 550

Aga As 60 519

Apotek 1 Varinggen 29 877

Maske Gruppen As 9 746

Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019

Sverre W Monsen AS 8 217

Trioscan As 2 665

Gjesdal Apotek 2 592

Boots Norge As 1 038

Staples Norway As 986

Snoslashgg As 935

Av Form As 257

Lindorff As Oslo 215

Intrum Justitia As 174

Totalsum 432 790

Hvordan faring

mest

mulig ut av

forholdetHvem skal ha ansvar

for hva

(NOEN er ofte INGEN)

Hvordan sikrer jeg god

kommunikasjon og

samarbeid

Hvordan laeligrer jeg

av dette forholdet

slik at det blir enda

bedre neste gang

Hvorfor skal

leverandoslashren

oslashnske aring

beholde meg

som kunde

Hvordan sikrer jeg at

leverandoslashr faktisk

leverer det som er

bestilt

Kan vi gjoslashre ting

enda mer effektivt

Hvordan faringr jeg alle

andre til aring kjenne og

benytte avtalen

Hva naring

Praktisk implementering av kontrakt

Tydelige roller og ansvar

BUDSJETTANSVARLIG

INNKJOslashPSLEDER

INNKJOslashPER FAGANSVARLIG

BRUKER KVALITETSSIKRER

bull Avgjoslashr med mandat om behov

skal loslashses ved anskaffelse eller

ikke

bull Ansvarlig for realisering av

gevinst

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av anskaffelsesvirksomheten

bull Ansvarlig for den operative

gjennomfoslashringen av anskaffelsen i

foslashlge gjeldende regler og

retningslinjer

bull Ansvarlig for at anskaffelsen

dekker behovet og er av rett

kvalitet

bull Ansvarlig for aring identifisere

behovene som anskaffelsen skal

dekke

bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht

gjeldende regelverk og rutiner

(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller

fagansvarlig)

KONTRAKTSFORVALTER

bull Ansvarlig for aring foslashlge opp

leveransen

TOPPLEDER

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av hele virksomheten

LEVERANDOslashR

bull Ansvarlig for levering i henhold til

avtale

Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det

bull Justeringar av kontrakt

bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning

bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter

73

Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk

teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing

Fordi

bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande

bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale

bull markedet er prematurt

bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar

bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator

74

DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en

virksomhet

Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og

forklar igjen - hold fokus

Forankring

bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn

bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger

bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere

bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen

bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering

Rollebeskrivelser

httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon

Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid

2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres

3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere

4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller

5 Knytt ansvar til roller

6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person

7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi

Hva er endringsledelse

Direktoratet for forvaltning og IKT

Aring skape ny

retning

Ny retning

- Operativ

ledelse

Gammel retning

- Operativ ledelse

Om aring initiere og

understoslashtte

prosesser som

realiserer en

oslashnsket situasjonVisjon

Forstaringelse

Praktisk kompetanse

Oppslutning

Avstand og tid

Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring

Ta eierskap

Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen

Kunnskap om

Sensemaking

Strategivalg for egen bevisstgjoslashring

laquoIndre monolograquo

Fortell hvorfor

Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo

Kunnskap om

Oversettelse

Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen

Hva du skal si og hvordan du sier det

Finn balansen

Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring

Kunnskap om

Prioritering

Utvikling og stabilitet

Skape handlingsrom

Endringskapasitet Planlegging

Snu motstand

Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand

Kunnskap om

Forstaring reaksjoner

Snu motstand

Forhandling og reforhandling

Motivasjon

Felles fremtidsbilde

Vaeligr beredt

Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer

Kunnskap om

Scenarier for fremtiden

Erfaringslaeligring

Endring er konstant

Skape kultur for endring

Direktoratet for forvaltning og IKT

KONTRAKTSOPPFOslashLGING

Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted

Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra

Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg

Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende

Bestilles det via e-handel

Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell

utforming og sosialt ansvar

Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut

Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet

OPPFOslashLGINGSFASEN

Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av

avtaleforholdet

Garingrsdagens eller morgendagens teknologi

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Behovets omfang

Kontraktens

gjenstand

Beskrivelser

egenskaper

og grensesnitt

Tilleggstjenester

Vedlikehold

Reservedeler

Reparasjoner

Garantiarbeid og service

Prosjektorganisering

Gjennomfoslashring

Leverings-

steder

Bestillings-

rutiner

Fakturarutiner

Moslashter og maringling (KPI)

YtelseDetalj

StandardFunktion

= Mulige loslashsninger

Aringpne

spesifikasjoner

Ulike spesifikasjonstyper

Krav til egnede rutiner

ForankreVurdere

risiko

Stille krav

Foslashlge opp

Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i

anskaffelsen som gjennomfoslashres

bull Maring kunne dokumenteres

bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere

bull Sanksjonerbar bestemmelse

bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn

Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp

bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene

bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser

bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp

bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale

bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav

bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering

bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak

Eksempler paring rutiner i styrende dokumenter

1 Kartlegge miljoslashbelastningen ved planlagte anskaffelser hvor er det potensiale for reduksjon

- Risikoanalyse

2 Dialog med markedet som hovedregel v store strategisk viktige anskaffelser

3 Formuler formaringlet med anskaffelsen sett resultatmaringl

4 Bruke Aringpne spesifikasjoner (fremmer nye loslashsninger)

5 Legg vekt paring livssykluskostnader

6 Plassere ansvar for aring foslashlge opp kontrakten ndash leveres kontraktsmessig ytelse

7 Maringle om oslashnsket effekt resultat er naringdd

Anskaffelseskostnaden er toppen av isfjellet

sect 8-1 markedsundersoslashkelser

bull Kan du prate med leverandoslashrer Eller vil det diskvalifisere deg

bull Oppdragsgiver kan gjennomfoslashre markedsundersoslashkelser og

informere om planer og behov

bull Oppdragsgiver kan aktivt garing ut aring be om raringd

bull Oppdragsgiver kan motta raringd fra bla leverandoslashrer markedsaktoslashrer

bull Raringdene kan brukes i den konkrete anskaffelsen under forutsetning

av at raringdene ikke har konkurransevridende effekt eller er et brudd

paring likebehandlingsprinsippet

Mulighetene ved aringpne spesifikasjoner

bull Leverandoslashrene kan levere sine beste loslashsningsforslag det de er gode paring

bull Du utfordrer leverandoslashrene til nytenkning og kreativitet

bull Du faringr tilbud paring laquodet sisteraquo innen loslashsninger og ikke gammel foreldet

teknologi og loslashsninger

bull Du maring ikke ha spisskompetanse selv paring loslashsninger

bull Du kan foslashlge opp resultatene behovsoppfyllelsen og maringle om formaringlet

med anskaffelsen er naringdd

bull Du kan konsentrere deg om kjerneoppgaver

EURO 6

Kvalifikasjonskrav

Kontrakt

Spesifikasjon Evaluering

MAringL

STRATEGI FOR

MAringLOPPNAringELSE

HANDLINGSPLANER

OG AKTIVITETER

INTERNE

RESSURSERANSKAFFELSE

Oslashkonomisk mest fordelaktige

ALTERNATIV HANDLELISTEB Skriv ned de samme tre varene men naring formulert som behov

bull 1 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

bull 2 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

bull 3 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

C Skriv ned et forslag som dekker

behovet ved siden av

Etter B bytt ark med en annenhellip

VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)

bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar

bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte

bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles

Styringsparametere for offanskaffelser

Mer info

httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-

anskaffelser

Prosess for aring komme i gang

Knytte til overordnede

maringl

Maringle paring tre til fem parametere

Ledelsen maring sette konkrete

resultatmaringl

Maringle og rapportere

regelmessig

Vise i maringlsystem

Offentlige virksomheter har fokusert paring aring

overholde regler og forenkle administrative

prosesser for konkurransegjennomfoslashring

og haringndtering bestilling til betaling

Avklare behov og forberede konkurransen

Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging

Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser

Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir

stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

PWC 2017

Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan

Kontroll

bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen

bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging

bull Overvaringkning

bull Kostnadskontroll

Tillit

bull Felles maringl

bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging

bull Myndiggjoslashring

bull Fasilitering

Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging

bull Innkjoslashpsvolum

bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo

bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016

bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring

bull Avtaler

bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien

bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale

bull Hvor stort volum dekker avtalene

bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene

bull Produkter

bull Produktlojalitet

bull Gevinster

bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging

bull avtaledekning

bull avtalelojalitet

Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl

bull Spend innenfor kategorien

bull Antall avtaler og volum paring avtaler

bull Antall leverandoslashrer uten avtale

bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging

bull Avtaledekning

bull Avtalelojalitet

EKSEMPEL

Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt

Norengros Kjosavik As 306 550

Aga As 60 519

Apotek 1 Varinggen 29 877

Maske Gruppen As 9 746

Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019

Sverre W Monsen AS 8 217

Trioscan As 2 665

Gjesdal Apotek 2 592

Boots Norge As 1 038

Staples Norway As 986

Snoslashgg As 935

Av Form As 257

Lindorff As Oslo 215

Intrum Justitia As 174

Totalsum 432 790

Hvordan faring

mest

mulig ut av

forholdetHvem skal ha ansvar

for hva

(NOEN er ofte INGEN)

Hvordan sikrer jeg god

kommunikasjon og

samarbeid

Hvordan laeligrer jeg

av dette forholdet

slik at det blir enda

bedre neste gang

Hvorfor skal

leverandoslashren

oslashnske aring

beholde meg

som kunde

Hvordan sikrer jeg at

leverandoslashr faktisk

leverer det som er

bestilt

Kan vi gjoslashre ting

enda mer effektivt

Hvordan faringr jeg alle

andre til aring kjenne og

benytte avtalen

Hva naring

Praktisk implementering av kontrakt

Tydelige roller og ansvar

BUDSJETTANSVARLIG

INNKJOslashPSLEDER

INNKJOslashPER FAGANSVARLIG

BRUKER KVALITETSSIKRER

bull Avgjoslashr med mandat om behov

skal loslashses ved anskaffelse eller

ikke

bull Ansvarlig for realisering av

gevinst

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av anskaffelsesvirksomheten

bull Ansvarlig for den operative

gjennomfoslashringen av anskaffelsen i

foslashlge gjeldende regler og

retningslinjer

bull Ansvarlig for at anskaffelsen

dekker behovet og er av rett

kvalitet

bull Ansvarlig for aring identifisere

behovene som anskaffelsen skal

dekke

bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht

gjeldende regelverk og rutiner

(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller

fagansvarlig)

KONTRAKTSFORVALTER

bull Ansvarlig for aring foslashlge opp

leveransen

TOPPLEDER

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av hele virksomheten

LEVERANDOslashR

bull Ansvarlig for levering i henhold til

avtale

Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det

bull Justeringar av kontrakt

bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning

bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter

73

Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk

teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing

Fordi

bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande

bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale

bull markedet er prematurt

bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar

bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator

74

DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en

virksomhet

Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og

forklar igjen - hold fokus

Forankring

bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn

bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger

bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere

bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen

bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering

Rollebeskrivelser

httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon

Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid

2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres

3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere

4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller

5 Knytt ansvar til roller

6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person

7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi

Hva er endringsledelse

Direktoratet for forvaltning og IKT

Aring skape ny

retning

Ny retning

- Operativ

ledelse

Gammel retning

- Operativ ledelse

Om aring initiere og

understoslashtte

prosesser som

realiserer en

oslashnsket situasjonVisjon

Forstaringelse

Praktisk kompetanse

Oppslutning

Avstand og tid

Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring

Ta eierskap

Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen

Kunnskap om

Sensemaking

Strategivalg for egen bevisstgjoslashring

laquoIndre monolograquo

Fortell hvorfor

Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo

Kunnskap om

Oversettelse

Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen

Hva du skal si og hvordan du sier det

Finn balansen

Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring

Kunnskap om

Prioritering

Utvikling og stabilitet

Skape handlingsrom

Endringskapasitet Planlegging

Snu motstand

Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand

Kunnskap om

Forstaring reaksjoner

Snu motstand

Forhandling og reforhandling

Motivasjon

Felles fremtidsbilde

Vaeligr beredt

Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer

Kunnskap om

Scenarier for fremtiden

Erfaringslaeligring

Endring er konstant

Skape kultur for endring

Direktoratet for forvaltning og IKT

KONTRAKTSOPPFOslashLGING

Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted

Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra

Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg

Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende

Bestilles det via e-handel

Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell

utforming og sosialt ansvar

Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut

Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet

OPPFOslashLGINGSFASEN

Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av

avtaleforholdet

Garingrsdagens eller morgendagens teknologi

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Behovets omfang

Kontraktens

gjenstand

Beskrivelser

egenskaper

og grensesnitt

Tilleggstjenester

Vedlikehold

Reservedeler

Reparasjoner

Garantiarbeid og service

Prosjektorganisering

Gjennomfoslashring

Leverings-

steder

Bestillings-

rutiner

Fakturarutiner

Moslashter og maringling (KPI)

YtelseDetalj

StandardFunktion

= Mulige loslashsninger

Aringpne

spesifikasjoner

Ulike spesifikasjonstyper

Krav til egnede rutiner

ForankreVurdere

risiko

Stille krav

Foslashlge opp

Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i

anskaffelsen som gjennomfoslashres

bull Maring kunne dokumenteres

bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere

bull Sanksjonerbar bestemmelse

bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn

Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp

bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene

bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser

bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp

bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale

bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav

bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering

bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak

Anskaffelseskostnaden er toppen av isfjellet

sect 8-1 markedsundersoslashkelser

bull Kan du prate med leverandoslashrer Eller vil det diskvalifisere deg

bull Oppdragsgiver kan gjennomfoslashre markedsundersoslashkelser og

informere om planer og behov

bull Oppdragsgiver kan aktivt garing ut aring be om raringd

bull Oppdragsgiver kan motta raringd fra bla leverandoslashrer markedsaktoslashrer

bull Raringdene kan brukes i den konkrete anskaffelsen under forutsetning

av at raringdene ikke har konkurransevridende effekt eller er et brudd

paring likebehandlingsprinsippet

Mulighetene ved aringpne spesifikasjoner

bull Leverandoslashrene kan levere sine beste loslashsningsforslag det de er gode paring

bull Du utfordrer leverandoslashrene til nytenkning og kreativitet

bull Du faringr tilbud paring laquodet sisteraquo innen loslashsninger og ikke gammel foreldet

teknologi og loslashsninger

bull Du maring ikke ha spisskompetanse selv paring loslashsninger

bull Du kan foslashlge opp resultatene behovsoppfyllelsen og maringle om formaringlet

med anskaffelsen er naringdd

bull Du kan konsentrere deg om kjerneoppgaver

EURO 6

Kvalifikasjonskrav

Kontrakt

Spesifikasjon Evaluering

MAringL

STRATEGI FOR

MAringLOPPNAringELSE

HANDLINGSPLANER

OG AKTIVITETER

INTERNE

RESSURSERANSKAFFELSE

Oslashkonomisk mest fordelaktige

ALTERNATIV HANDLELISTEB Skriv ned de samme tre varene men naring formulert som behov

bull 1 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

bull 2 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

bull 3 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

C Skriv ned et forslag som dekker

behovet ved siden av

Etter B bytt ark med en annenhellip

VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)

bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar

bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte

bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles

Styringsparametere for offanskaffelser

Mer info

httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-

anskaffelser

Prosess for aring komme i gang

Knytte til overordnede

maringl

Maringle paring tre til fem parametere

Ledelsen maring sette konkrete

resultatmaringl

Maringle og rapportere

regelmessig

Vise i maringlsystem

Offentlige virksomheter har fokusert paring aring

overholde regler og forenkle administrative

prosesser for konkurransegjennomfoslashring

og haringndtering bestilling til betaling

Avklare behov og forberede konkurransen

Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging

Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser

Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir

stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

PWC 2017

Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan

Kontroll

bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen

bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging

bull Overvaringkning

bull Kostnadskontroll

Tillit

bull Felles maringl

bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging

bull Myndiggjoslashring

bull Fasilitering

Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging

bull Innkjoslashpsvolum

bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo

bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016

bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring

bull Avtaler

bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien

bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale

bull Hvor stort volum dekker avtalene

bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene

bull Produkter

bull Produktlojalitet

bull Gevinster

bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging

bull avtaledekning

bull avtalelojalitet

Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl

bull Spend innenfor kategorien

bull Antall avtaler og volum paring avtaler

bull Antall leverandoslashrer uten avtale

bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging

bull Avtaledekning

bull Avtalelojalitet

EKSEMPEL

Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt

Norengros Kjosavik As 306 550

Aga As 60 519

Apotek 1 Varinggen 29 877

Maske Gruppen As 9 746

Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019

Sverre W Monsen AS 8 217

Trioscan As 2 665

Gjesdal Apotek 2 592

Boots Norge As 1 038

Staples Norway As 986

Snoslashgg As 935

Av Form As 257

Lindorff As Oslo 215

Intrum Justitia As 174

Totalsum 432 790

Hvordan faring

mest

mulig ut av

forholdetHvem skal ha ansvar

for hva

(NOEN er ofte INGEN)

Hvordan sikrer jeg god

kommunikasjon og

samarbeid

Hvordan laeligrer jeg

av dette forholdet

slik at det blir enda

bedre neste gang

Hvorfor skal

leverandoslashren

oslashnske aring

beholde meg

som kunde

Hvordan sikrer jeg at

leverandoslashr faktisk

leverer det som er

bestilt

Kan vi gjoslashre ting

enda mer effektivt

Hvordan faringr jeg alle

andre til aring kjenne og

benytte avtalen

Hva naring

Praktisk implementering av kontrakt

Tydelige roller og ansvar

BUDSJETTANSVARLIG

INNKJOslashPSLEDER

INNKJOslashPER FAGANSVARLIG

BRUKER KVALITETSSIKRER

bull Avgjoslashr med mandat om behov

skal loslashses ved anskaffelse eller

ikke

bull Ansvarlig for realisering av

gevinst

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av anskaffelsesvirksomheten

bull Ansvarlig for den operative

gjennomfoslashringen av anskaffelsen i

foslashlge gjeldende regler og

retningslinjer

bull Ansvarlig for at anskaffelsen

dekker behovet og er av rett

kvalitet

bull Ansvarlig for aring identifisere

behovene som anskaffelsen skal

dekke

bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht

gjeldende regelverk og rutiner

(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller

fagansvarlig)

KONTRAKTSFORVALTER

bull Ansvarlig for aring foslashlge opp

leveransen

TOPPLEDER

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av hele virksomheten

LEVERANDOslashR

bull Ansvarlig for levering i henhold til

avtale

Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det

bull Justeringar av kontrakt

bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning

bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter

73

Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk

teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing

Fordi

bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande

bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale

bull markedet er prematurt

bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar

bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator

74

DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en

virksomhet

Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og

forklar igjen - hold fokus

Forankring

bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn

bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger

bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere

bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen

bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering

Rollebeskrivelser

httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon

Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid

2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres

3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere

4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller

5 Knytt ansvar til roller

6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person

7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi

Hva er endringsledelse

Direktoratet for forvaltning og IKT

Aring skape ny

retning

Ny retning

- Operativ

ledelse

Gammel retning

- Operativ ledelse

Om aring initiere og

understoslashtte

prosesser som

realiserer en

oslashnsket situasjonVisjon

Forstaringelse

Praktisk kompetanse

Oppslutning

Avstand og tid

Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring

Ta eierskap

Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen

Kunnskap om

Sensemaking

Strategivalg for egen bevisstgjoslashring

laquoIndre monolograquo

Fortell hvorfor

Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo

Kunnskap om

Oversettelse

Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen

Hva du skal si og hvordan du sier det

Finn balansen

Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring

Kunnskap om

Prioritering

Utvikling og stabilitet

Skape handlingsrom

Endringskapasitet Planlegging

Snu motstand

Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand

Kunnskap om

Forstaring reaksjoner

Snu motstand

Forhandling og reforhandling

Motivasjon

Felles fremtidsbilde

Vaeligr beredt

Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer

Kunnskap om

Scenarier for fremtiden

Erfaringslaeligring

Endring er konstant

Skape kultur for endring

Direktoratet for forvaltning og IKT

KONTRAKTSOPPFOslashLGING

Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted

Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra

Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg

Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende

Bestilles det via e-handel

Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell

utforming og sosialt ansvar

Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut

Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet

OPPFOslashLGINGSFASEN

Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av

avtaleforholdet

Garingrsdagens eller morgendagens teknologi

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Behovets omfang

Kontraktens

gjenstand

Beskrivelser

egenskaper

og grensesnitt

Tilleggstjenester

Vedlikehold

Reservedeler

Reparasjoner

Garantiarbeid og service

Prosjektorganisering

Gjennomfoslashring

Leverings-

steder

Bestillings-

rutiner

Fakturarutiner

Moslashter og maringling (KPI)

YtelseDetalj

StandardFunktion

= Mulige loslashsninger

Aringpne

spesifikasjoner

Ulike spesifikasjonstyper

Krav til egnede rutiner

ForankreVurdere

risiko

Stille krav

Foslashlge opp

Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i

anskaffelsen som gjennomfoslashres

bull Maring kunne dokumenteres

bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere

bull Sanksjonerbar bestemmelse

bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn

Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp

bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene

bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser

bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp

bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale

bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav

bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering

bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak

sect 8-1 markedsundersoslashkelser

bull Kan du prate med leverandoslashrer Eller vil det diskvalifisere deg

bull Oppdragsgiver kan gjennomfoslashre markedsundersoslashkelser og

informere om planer og behov

bull Oppdragsgiver kan aktivt garing ut aring be om raringd

bull Oppdragsgiver kan motta raringd fra bla leverandoslashrer markedsaktoslashrer

bull Raringdene kan brukes i den konkrete anskaffelsen under forutsetning

av at raringdene ikke har konkurransevridende effekt eller er et brudd

paring likebehandlingsprinsippet

Mulighetene ved aringpne spesifikasjoner

bull Leverandoslashrene kan levere sine beste loslashsningsforslag det de er gode paring

bull Du utfordrer leverandoslashrene til nytenkning og kreativitet

bull Du faringr tilbud paring laquodet sisteraquo innen loslashsninger og ikke gammel foreldet

teknologi og loslashsninger

bull Du maring ikke ha spisskompetanse selv paring loslashsninger

bull Du kan foslashlge opp resultatene behovsoppfyllelsen og maringle om formaringlet

med anskaffelsen er naringdd

bull Du kan konsentrere deg om kjerneoppgaver

EURO 6

Kvalifikasjonskrav

Kontrakt

Spesifikasjon Evaluering

MAringL

STRATEGI FOR

MAringLOPPNAringELSE

HANDLINGSPLANER

OG AKTIVITETER

INTERNE

RESSURSERANSKAFFELSE

Oslashkonomisk mest fordelaktige

ALTERNATIV HANDLELISTEB Skriv ned de samme tre varene men naring formulert som behov

bull 1 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

bull 2 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

bull 3 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

C Skriv ned et forslag som dekker

behovet ved siden av

Etter B bytt ark med en annenhellip

VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)

bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar

bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte

bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles

Styringsparametere for offanskaffelser

Mer info

httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-

anskaffelser

Prosess for aring komme i gang

Knytte til overordnede

maringl

Maringle paring tre til fem parametere

Ledelsen maring sette konkrete

resultatmaringl

Maringle og rapportere

regelmessig

Vise i maringlsystem

Offentlige virksomheter har fokusert paring aring

overholde regler og forenkle administrative

prosesser for konkurransegjennomfoslashring

og haringndtering bestilling til betaling

Avklare behov og forberede konkurransen

Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging

Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser

Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir

stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

PWC 2017

Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan

Kontroll

bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen

bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging

bull Overvaringkning

bull Kostnadskontroll

Tillit

bull Felles maringl

bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging

bull Myndiggjoslashring

bull Fasilitering

Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging

bull Innkjoslashpsvolum

bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo

bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016

bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring

bull Avtaler

bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien

bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale

bull Hvor stort volum dekker avtalene

bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene

bull Produkter

bull Produktlojalitet

bull Gevinster

bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging

bull avtaledekning

bull avtalelojalitet

Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl

bull Spend innenfor kategorien

bull Antall avtaler og volum paring avtaler

bull Antall leverandoslashrer uten avtale

bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging

bull Avtaledekning

bull Avtalelojalitet

EKSEMPEL

Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt

Norengros Kjosavik As 306 550

Aga As 60 519

Apotek 1 Varinggen 29 877

Maske Gruppen As 9 746

Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019

Sverre W Monsen AS 8 217

Trioscan As 2 665

Gjesdal Apotek 2 592

Boots Norge As 1 038

Staples Norway As 986

Snoslashgg As 935

Av Form As 257

Lindorff As Oslo 215

Intrum Justitia As 174

Totalsum 432 790

Hvordan faring

mest

mulig ut av

forholdetHvem skal ha ansvar

for hva

(NOEN er ofte INGEN)

Hvordan sikrer jeg god

kommunikasjon og

samarbeid

Hvordan laeligrer jeg

av dette forholdet

slik at det blir enda

bedre neste gang

Hvorfor skal

leverandoslashren

oslashnske aring

beholde meg

som kunde

Hvordan sikrer jeg at

leverandoslashr faktisk

leverer det som er

bestilt

Kan vi gjoslashre ting

enda mer effektivt

Hvordan faringr jeg alle

andre til aring kjenne og

benytte avtalen

Hva naring

Praktisk implementering av kontrakt

Tydelige roller og ansvar

BUDSJETTANSVARLIG

INNKJOslashPSLEDER

INNKJOslashPER FAGANSVARLIG

BRUKER KVALITETSSIKRER

bull Avgjoslashr med mandat om behov

skal loslashses ved anskaffelse eller

ikke

bull Ansvarlig for realisering av

gevinst

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av anskaffelsesvirksomheten

bull Ansvarlig for den operative

gjennomfoslashringen av anskaffelsen i

foslashlge gjeldende regler og

retningslinjer

bull Ansvarlig for at anskaffelsen

dekker behovet og er av rett

kvalitet

bull Ansvarlig for aring identifisere

behovene som anskaffelsen skal

dekke

bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht

gjeldende regelverk og rutiner

(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller

fagansvarlig)

KONTRAKTSFORVALTER

bull Ansvarlig for aring foslashlge opp

leveransen

TOPPLEDER

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av hele virksomheten

LEVERANDOslashR

bull Ansvarlig for levering i henhold til

avtale

Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det

bull Justeringar av kontrakt

bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning

bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter

73

Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk

teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing

Fordi

bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande

bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale

bull markedet er prematurt

bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar

bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator

74

DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en

virksomhet

Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og

forklar igjen - hold fokus

Forankring

bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn

bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger

bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere

bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen

bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering

Rollebeskrivelser

httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon

Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid

2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres

3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere

4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller

5 Knytt ansvar til roller

6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person

7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi

Hva er endringsledelse

Direktoratet for forvaltning og IKT

Aring skape ny

retning

Ny retning

- Operativ

ledelse

Gammel retning

- Operativ ledelse

Om aring initiere og

understoslashtte

prosesser som

realiserer en

oslashnsket situasjonVisjon

Forstaringelse

Praktisk kompetanse

Oppslutning

Avstand og tid

Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring

Ta eierskap

Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen

Kunnskap om

Sensemaking

Strategivalg for egen bevisstgjoslashring

laquoIndre monolograquo

Fortell hvorfor

Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo

Kunnskap om

Oversettelse

Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen

Hva du skal si og hvordan du sier det

Finn balansen

Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring

Kunnskap om

Prioritering

Utvikling og stabilitet

Skape handlingsrom

Endringskapasitet Planlegging

Snu motstand

Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand

Kunnskap om

Forstaring reaksjoner

Snu motstand

Forhandling og reforhandling

Motivasjon

Felles fremtidsbilde

Vaeligr beredt

Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer

Kunnskap om

Scenarier for fremtiden

Erfaringslaeligring

Endring er konstant

Skape kultur for endring

Direktoratet for forvaltning og IKT

KONTRAKTSOPPFOslashLGING

Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted

Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra

Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg

Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende

Bestilles det via e-handel

Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell

utforming og sosialt ansvar

Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut

Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet

OPPFOslashLGINGSFASEN

Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av

avtaleforholdet

Garingrsdagens eller morgendagens teknologi

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Behovets omfang

Kontraktens

gjenstand

Beskrivelser

egenskaper

og grensesnitt

Tilleggstjenester

Vedlikehold

Reservedeler

Reparasjoner

Garantiarbeid og service

Prosjektorganisering

Gjennomfoslashring

Leverings-

steder

Bestillings-

rutiner

Fakturarutiner

Moslashter og maringling (KPI)

YtelseDetalj

StandardFunktion

= Mulige loslashsninger

Aringpne

spesifikasjoner

Ulike spesifikasjonstyper

Krav til egnede rutiner

ForankreVurdere

risiko

Stille krav

Foslashlge opp

Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i

anskaffelsen som gjennomfoslashres

bull Maring kunne dokumenteres

bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere

bull Sanksjonerbar bestemmelse

bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn

Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp

bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene

bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser

bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp

bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale

bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav

bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering

bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak

Mulighetene ved aringpne spesifikasjoner

bull Leverandoslashrene kan levere sine beste loslashsningsforslag det de er gode paring

bull Du utfordrer leverandoslashrene til nytenkning og kreativitet

bull Du faringr tilbud paring laquodet sisteraquo innen loslashsninger og ikke gammel foreldet

teknologi og loslashsninger

bull Du maring ikke ha spisskompetanse selv paring loslashsninger

bull Du kan foslashlge opp resultatene behovsoppfyllelsen og maringle om formaringlet

med anskaffelsen er naringdd

bull Du kan konsentrere deg om kjerneoppgaver

EURO 6

Kvalifikasjonskrav

Kontrakt

Spesifikasjon Evaluering

MAringL

STRATEGI FOR

MAringLOPPNAringELSE

HANDLINGSPLANER

OG AKTIVITETER

INTERNE

RESSURSERANSKAFFELSE

Oslashkonomisk mest fordelaktige

ALTERNATIV HANDLELISTEB Skriv ned de samme tre varene men naring formulert som behov

bull 1 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

bull 2 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

bull 3 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

C Skriv ned et forslag som dekker

behovet ved siden av

Etter B bytt ark med en annenhellip

VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)

bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar

bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte

bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles

Styringsparametere for offanskaffelser

Mer info

httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-

anskaffelser

Prosess for aring komme i gang

Knytte til overordnede

maringl

Maringle paring tre til fem parametere

Ledelsen maring sette konkrete

resultatmaringl

Maringle og rapportere

regelmessig

Vise i maringlsystem

Offentlige virksomheter har fokusert paring aring

overholde regler og forenkle administrative

prosesser for konkurransegjennomfoslashring

og haringndtering bestilling til betaling

Avklare behov og forberede konkurransen

Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging

Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser

Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir

stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

PWC 2017

Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan

Kontroll

bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen

bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging

bull Overvaringkning

bull Kostnadskontroll

Tillit

bull Felles maringl

bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging

bull Myndiggjoslashring

bull Fasilitering

Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging

bull Innkjoslashpsvolum

bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo

bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016

bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring

bull Avtaler

bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien

bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale

bull Hvor stort volum dekker avtalene

bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene

bull Produkter

bull Produktlojalitet

bull Gevinster

bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging

bull avtaledekning

bull avtalelojalitet

Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl

bull Spend innenfor kategorien

bull Antall avtaler og volum paring avtaler

bull Antall leverandoslashrer uten avtale

bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging

bull Avtaledekning

bull Avtalelojalitet

EKSEMPEL

Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt

Norengros Kjosavik As 306 550

Aga As 60 519

Apotek 1 Varinggen 29 877

Maske Gruppen As 9 746

Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019

Sverre W Monsen AS 8 217

Trioscan As 2 665

Gjesdal Apotek 2 592

Boots Norge As 1 038

Staples Norway As 986

Snoslashgg As 935

Av Form As 257

Lindorff As Oslo 215

Intrum Justitia As 174

Totalsum 432 790

Hvordan faring

mest

mulig ut av

forholdetHvem skal ha ansvar

for hva

(NOEN er ofte INGEN)

Hvordan sikrer jeg god

kommunikasjon og

samarbeid

Hvordan laeligrer jeg

av dette forholdet

slik at det blir enda

bedre neste gang

Hvorfor skal

leverandoslashren

oslashnske aring

beholde meg

som kunde

Hvordan sikrer jeg at

leverandoslashr faktisk

leverer det som er

bestilt

Kan vi gjoslashre ting

enda mer effektivt

Hvordan faringr jeg alle

andre til aring kjenne og

benytte avtalen

Hva naring

Praktisk implementering av kontrakt

Tydelige roller og ansvar

BUDSJETTANSVARLIG

INNKJOslashPSLEDER

INNKJOslashPER FAGANSVARLIG

BRUKER KVALITETSSIKRER

bull Avgjoslashr med mandat om behov

skal loslashses ved anskaffelse eller

ikke

bull Ansvarlig for realisering av

gevinst

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av anskaffelsesvirksomheten

bull Ansvarlig for den operative

gjennomfoslashringen av anskaffelsen i

foslashlge gjeldende regler og

retningslinjer

bull Ansvarlig for at anskaffelsen

dekker behovet og er av rett

kvalitet

bull Ansvarlig for aring identifisere

behovene som anskaffelsen skal

dekke

bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht

gjeldende regelverk og rutiner

(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller

fagansvarlig)

KONTRAKTSFORVALTER

bull Ansvarlig for aring foslashlge opp

leveransen

TOPPLEDER

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av hele virksomheten

LEVERANDOslashR

bull Ansvarlig for levering i henhold til

avtale

Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det

bull Justeringar av kontrakt

bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning

bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter

73

Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk

teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing

Fordi

bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande

bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale

bull markedet er prematurt

bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar

bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator

74

DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en

virksomhet

Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og

forklar igjen - hold fokus

Forankring

bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn

bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger

bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere

bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen

bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering

Rollebeskrivelser

httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon

Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid

2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres

3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere

4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller

5 Knytt ansvar til roller

6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person

7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi

Hva er endringsledelse

Direktoratet for forvaltning og IKT

Aring skape ny

retning

Ny retning

- Operativ

ledelse

Gammel retning

- Operativ ledelse

Om aring initiere og

understoslashtte

prosesser som

realiserer en

oslashnsket situasjonVisjon

Forstaringelse

Praktisk kompetanse

Oppslutning

Avstand og tid

Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring

Ta eierskap

Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen

Kunnskap om

Sensemaking

Strategivalg for egen bevisstgjoslashring

laquoIndre monolograquo

Fortell hvorfor

Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo

Kunnskap om

Oversettelse

Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen

Hva du skal si og hvordan du sier det

Finn balansen

Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring

Kunnskap om

Prioritering

Utvikling og stabilitet

Skape handlingsrom

Endringskapasitet Planlegging

Snu motstand

Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand

Kunnskap om

Forstaring reaksjoner

Snu motstand

Forhandling og reforhandling

Motivasjon

Felles fremtidsbilde

Vaeligr beredt

Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer

Kunnskap om

Scenarier for fremtiden

Erfaringslaeligring

Endring er konstant

Skape kultur for endring

Direktoratet for forvaltning og IKT

KONTRAKTSOPPFOslashLGING

Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted

Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra

Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg

Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende

Bestilles det via e-handel

Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell

utforming og sosialt ansvar

Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut

Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet

OPPFOslashLGINGSFASEN

Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av

avtaleforholdet

Garingrsdagens eller morgendagens teknologi

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Behovets omfang

Kontraktens

gjenstand

Beskrivelser

egenskaper

og grensesnitt

Tilleggstjenester

Vedlikehold

Reservedeler

Reparasjoner

Garantiarbeid og service

Prosjektorganisering

Gjennomfoslashring

Leverings-

steder

Bestillings-

rutiner

Fakturarutiner

Moslashter og maringling (KPI)

YtelseDetalj

StandardFunktion

= Mulige loslashsninger

Aringpne

spesifikasjoner

Ulike spesifikasjonstyper

Krav til egnede rutiner

ForankreVurdere

risiko

Stille krav

Foslashlge opp

Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i

anskaffelsen som gjennomfoslashres

bull Maring kunne dokumenteres

bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere

bull Sanksjonerbar bestemmelse

bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn

Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp

bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene

bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser

bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp

bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale

bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav

bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering

bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak

EURO 6

Kvalifikasjonskrav

Kontrakt

Spesifikasjon Evaluering

MAringL

STRATEGI FOR

MAringLOPPNAringELSE

HANDLINGSPLANER

OG AKTIVITETER

INTERNE

RESSURSERANSKAFFELSE

Oslashkonomisk mest fordelaktige

ALTERNATIV HANDLELISTEB Skriv ned de samme tre varene men naring formulert som behov

bull 1 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

bull 2 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

bull 3 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

C Skriv ned et forslag som dekker

behovet ved siden av

Etter B bytt ark med en annenhellip

VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)

bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar

bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte

bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles

Styringsparametere for offanskaffelser

Mer info

httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-

anskaffelser

Prosess for aring komme i gang

Knytte til overordnede

maringl

Maringle paring tre til fem parametere

Ledelsen maring sette konkrete

resultatmaringl

Maringle og rapportere

regelmessig

Vise i maringlsystem

Offentlige virksomheter har fokusert paring aring

overholde regler og forenkle administrative

prosesser for konkurransegjennomfoslashring

og haringndtering bestilling til betaling

Avklare behov og forberede konkurransen

Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging

Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser

Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir

stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

PWC 2017

Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan

Kontroll

bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen

bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging

bull Overvaringkning

bull Kostnadskontroll

Tillit

bull Felles maringl

bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging

bull Myndiggjoslashring

bull Fasilitering

Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging

bull Innkjoslashpsvolum

bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo

bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016

bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring

bull Avtaler

bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien

bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale

bull Hvor stort volum dekker avtalene

bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene

bull Produkter

bull Produktlojalitet

bull Gevinster

bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging

bull avtaledekning

bull avtalelojalitet

Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl

bull Spend innenfor kategorien

bull Antall avtaler og volum paring avtaler

bull Antall leverandoslashrer uten avtale

bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging

bull Avtaledekning

bull Avtalelojalitet

EKSEMPEL

Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt

Norengros Kjosavik As 306 550

Aga As 60 519

Apotek 1 Varinggen 29 877

Maske Gruppen As 9 746

Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019

Sverre W Monsen AS 8 217

Trioscan As 2 665

Gjesdal Apotek 2 592

Boots Norge As 1 038

Staples Norway As 986

Snoslashgg As 935

Av Form As 257

Lindorff As Oslo 215

Intrum Justitia As 174

Totalsum 432 790

Hvordan faring

mest

mulig ut av

forholdetHvem skal ha ansvar

for hva

(NOEN er ofte INGEN)

Hvordan sikrer jeg god

kommunikasjon og

samarbeid

Hvordan laeligrer jeg

av dette forholdet

slik at det blir enda

bedre neste gang

Hvorfor skal

leverandoslashren

oslashnske aring

beholde meg

som kunde

Hvordan sikrer jeg at

leverandoslashr faktisk

leverer det som er

bestilt

Kan vi gjoslashre ting

enda mer effektivt

Hvordan faringr jeg alle

andre til aring kjenne og

benytte avtalen

Hva naring

Praktisk implementering av kontrakt

Tydelige roller og ansvar

BUDSJETTANSVARLIG

INNKJOslashPSLEDER

INNKJOslashPER FAGANSVARLIG

BRUKER KVALITETSSIKRER

bull Avgjoslashr med mandat om behov

skal loslashses ved anskaffelse eller

ikke

bull Ansvarlig for realisering av

gevinst

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av anskaffelsesvirksomheten

bull Ansvarlig for den operative

gjennomfoslashringen av anskaffelsen i

foslashlge gjeldende regler og

retningslinjer

bull Ansvarlig for at anskaffelsen

dekker behovet og er av rett

kvalitet

bull Ansvarlig for aring identifisere

behovene som anskaffelsen skal

dekke

bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht

gjeldende regelverk og rutiner

(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller

fagansvarlig)

KONTRAKTSFORVALTER

bull Ansvarlig for aring foslashlge opp

leveransen

TOPPLEDER

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av hele virksomheten

LEVERANDOslashR

bull Ansvarlig for levering i henhold til

avtale

Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det

bull Justeringar av kontrakt

bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning

bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter

73

Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk

teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing

Fordi

bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande

bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale

bull markedet er prematurt

bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar

bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator

74

DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en

virksomhet

Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og

forklar igjen - hold fokus

Forankring

bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn

bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger

bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere

bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen

bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering

Rollebeskrivelser

httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon

Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid

2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres

3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere

4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller

5 Knytt ansvar til roller

6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person

7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi

Hva er endringsledelse

Direktoratet for forvaltning og IKT

Aring skape ny

retning

Ny retning

- Operativ

ledelse

Gammel retning

- Operativ ledelse

Om aring initiere og

understoslashtte

prosesser som

realiserer en

oslashnsket situasjonVisjon

Forstaringelse

Praktisk kompetanse

Oppslutning

Avstand og tid

Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring

Ta eierskap

Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen

Kunnskap om

Sensemaking

Strategivalg for egen bevisstgjoslashring

laquoIndre monolograquo

Fortell hvorfor

Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo

Kunnskap om

Oversettelse

Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen

Hva du skal si og hvordan du sier det

Finn balansen

Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring

Kunnskap om

Prioritering

Utvikling og stabilitet

Skape handlingsrom

Endringskapasitet Planlegging

Snu motstand

Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand

Kunnskap om

Forstaring reaksjoner

Snu motstand

Forhandling og reforhandling

Motivasjon

Felles fremtidsbilde

Vaeligr beredt

Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer

Kunnskap om

Scenarier for fremtiden

Erfaringslaeligring

Endring er konstant

Skape kultur for endring

Direktoratet for forvaltning og IKT

KONTRAKTSOPPFOslashLGING

Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted

Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra

Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg

Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende

Bestilles det via e-handel

Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell

utforming og sosialt ansvar

Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut

Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet

OPPFOslashLGINGSFASEN

Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av

avtaleforholdet

Garingrsdagens eller morgendagens teknologi

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Behovets omfang

Kontraktens

gjenstand

Beskrivelser

egenskaper

og grensesnitt

Tilleggstjenester

Vedlikehold

Reservedeler

Reparasjoner

Garantiarbeid og service

Prosjektorganisering

Gjennomfoslashring

Leverings-

steder

Bestillings-

rutiner

Fakturarutiner

Moslashter og maringling (KPI)

YtelseDetalj

StandardFunktion

= Mulige loslashsninger

Aringpne

spesifikasjoner

Ulike spesifikasjonstyper

Krav til egnede rutiner

ForankreVurdere

risiko

Stille krav

Foslashlge opp

Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i

anskaffelsen som gjennomfoslashres

bull Maring kunne dokumenteres

bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere

bull Sanksjonerbar bestemmelse

bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn

Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp

bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene

bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser

bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp

bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale

bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav

bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering

bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak

MAringL

STRATEGI FOR

MAringLOPPNAringELSE

HANDLINGSPLANER

OG AKTIVITETER

INTERNE

RESSURSERANSKAFFELSE

Oslashkonomisk mest fordelaktige

ALTERNATIV HANDLELISTEB Skriv ned de samme tre varene men naring formulert som behov

bull 1 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

bull 2 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

bull 3 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

C Skriv ned et forslag som dekker

behovet ved siden av

Etter B bytt ark med en annenhellip

VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)

bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar

bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte

bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles

Styringsparametere for offanskaffelser

Mer info

httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-

anskaffelser

Prosess for aring komme i gang

Knytte til overordnede

maringl

Maringle paring tre til fem parametere

Ledelsen maring sette konkrete

resultatmaringl

Maringle og rapportere

regelmessig

Vise i maringlsystem

Offentlige virksomheter har fokusert paring aring

overholde regler og forenkle administrative

prosesser for konkurransegjennomfoslashring

og haringndtering bestilling til betaling

Avklare behov og forberede konkurransen

Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging

Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser

Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir

stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

PWC 2017

Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan

Kontroll

bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen

bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging

bull Overvaringkning

bull Kostnadskontroll

Tillit

bull Felles maringl

bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging

bull Myndiggjoslashring

bull Fasilitering

Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging

bull Innkjoslashpsvolum

bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo

bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016

bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring

bull Avtaler

bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien

bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale

bull Hvor stort volum dekker avtalene

bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene

bull Produkter

bull Produktlojalitet

bull Gevinster

bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging

bull avtaledekning

bull avtalelojalitet

Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl

bull Spend innenfor kategorien

bull Antall avtaler og volum paring avtaler

bull Antall leverandoslashrer uten avtale

bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging

bull Avtaledekning

bull Avtalelojalitet

EKSEMPEL

Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt

Norengros Kjosavik As 306 550

Aga As 60 519

Apotek 1 Varinggen 29 877

Maske Gruppen As 9 746

Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019

Sverre W Monsen AS 8 217

Trioscan As 2 665

Gjesdal Apotek 2 592

Boots Norge As 1 038

Staples Norway As 986

Snoslashgg As 935

Av Form As 257

Lindorff As Oslo 215

Intrum Justitia As 174

Totalsum 432 790

Hvordan faring

mest

mulig ut av

forholdetHvem skal ha ansvar

for hva

(NOEN er ofte INGEN)

Hvordan sikrer jeg god

kommunikasjon og

samarbeid

Hvordan laeligrer jeg

av dette forholdet

slik at det blir enda

bedre neste gang

Hvorfor skal

leverandoslashren

oslashnske aring

beholde meg

som kunde

Hvordan sikrer jeg at

leverandoslashr faktisk

leverer det som er

bestilt

Kan vi gjoslashre ting

enda mer effektivt

Hvordan faringr jeg alle

andre til aring kjenne og

benytte avtalen

Hva naring

Praktisk implementering av kontrakt

Tydelige roller og ansvar

BUDSJETTANSVARLIG

INNKJOslashPSLEDER

INNKJOslashPER FAGANSVARLIG

BRUKER KVALITETSSIKRER

bull Avgjoslashr med mandat om behov

skal loslashses ved anskaffelse eller

ikke

bull Ansvarlig for realisering av

gevinst

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av anskaffelsesvirksomheten

bull Ansvarlig for den operative

gjennomfoslashringen av anskaffelsen i

foslashlge gjeldende regler og

retningslinjer

bull Ansvarlig for at anskaffelsen

dekker behovet og er av rett

kvalitet

bull Ansvarlig for aring identifisere

behovene som anskaffelsen skal

dekke

bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht

gjeldende regelverk og rutiner

(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller

fagansvarlig)

KONTRAKTSFORVALTER

bull Ansvarlig for aring foslashlge opp

leveransen

TOPPLEDER

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av hele virksomheten

LEVERANDOslashR

bull Ansvarlig for levering i henhold til

avtale

Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det

bull Justeringar av kontrakt

bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning

bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter

73

Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk

teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing

Fordi

bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande

bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale

bull markedet er prematurt

bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar

bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator

74

DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en

virksomhet

Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og

forklar igjen - hold fokus

Forankring

bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn

bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger

bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere

bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen

bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering

Rollebeskrivelser

httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon

Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid

2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres

3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere

4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller

5 Knytt ansvar til roller

6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person

7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi

Hva er endringsledelse

Direktoratet for forvaltning og IKT

Aring skape ny

retning

Ny retning

- Operativ

ledelse

Gammel retning

- Operativ ledelse

Om aring initiere og

understoslashtte

prosesser som

realiserer en

oslashnsket situasjonVisjon

Forstaringelse

Praktisk kompetanse

Oppslutning

Avstand og tid

Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring

Ta eierskap

Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen

Kunnskap om

Sensemaking

Strategivalg for egen bevisstgjoslashring

laquoIndre monolograquo

Fortell hvorfor

Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo

Kunnskap om

Oversettelse

Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen

Hva du skal si og hvordan du sier det

Finn balansen

Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring

Kunnskap om

Prioritering

Utvikling og stabilitet

Skape handlingsrom

Endringskapasitet Planlegging

Snu motstand

Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand

Kunnskap om

Forstaring reaksjoner

Snu motstand

Forhandling og reforhandling

Motivasjon

Felles fremtidsbilde

Vaeligr beredt

Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer

Kunnskap om

Scenarier for fremtiden

Erfaringslaeligring

Endring er konstant

Skape kultur for endring

Direktoratet for forvaltning og IKT

KONTRAKTSOPPFOslashLGING

Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted

Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra

Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg

Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende

Bestilles det via e-handel

Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell

utforming og sosialt ansvar

Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut

Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet

OPPFOslashLGINGSFASEN

Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av

avtaleforholdet

Garingrsdagens eller morgendagens teknologi

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Behovets omfang

Kontraktens

gjenstand

Beskrivelser

egenskaper

og grensesnitt

Tilleggstjenester

Vedlikehold

Reservedeler

Reparasjoner

Garantiarbeid og service

Prosjektorganisering

Gjennomfoslashring

Leverings-

steder

Bestillings-

rutiner

Fakturarutiner

Moslashter og maringling (KPI)

YtelseDetalj

StandardFunktion

= Mulige loslashsninger

Aringpne

spesifikasjoner

Ulike spesifikasjonstyper

Krav til egnede rutiner

ForankreVurdere

risiko

Stille krav

Foslashlge opp

Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i

anskaffelsen som gjennomfoslashres

bull Maring kunne dokumenteres

bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere

bull Sanksjonerbar bestemmelse

bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn

Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp

bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene

bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser

bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp

bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale

bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav

bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering

bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak

Oslashkonomisk mest fordelaktige

ALTERNATIV HANDLELISTEB Skriv ned de samme tre varene men naring formulert som behov

bull 1 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

bull 2 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

bull 3 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

C Skriv ned et forslag som dekker

behovet ved siden av

Etter B bytt ark med en annenhellip

VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)

bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar

bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte

bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles

Styringsparametere for offanskaffelser

Mer info

httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-

anskaffelser

Prosess for aring komme i gang

Knytte til overordnede

maringl

Maringle paring tre til fem parametere

Ledelsen maring sette konkrete

resultatmaringl

Maringle og rapportere

regelmessig

Vise i maringlsystem

Offentlige virksomheter har fokusert paring aring

overholde regler og forenkle administrative

prosesser for konkurransegjennomfoslashring

og haringndtering bestilling til betaling

Avklare behov og forberede konkurransen

Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging

Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser

Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir

stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

PWC 2017

Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan

Kontroll

bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen

bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging

bull Overvaringkning

bull Kostnadskontroll

Tillit

bull Felles maringl

bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging

bull Myndiggjoslashring

bull Fasilitering

Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging

bull Innkjoslashpsvolum

bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo

bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016

bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring

bull Avtaler

bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien

bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale

bull Hvor stort volum dekker avtalene

bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene

bull Produkter

bull Produktlojalitet

bull Gevinster

bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging

bull avtaledekning

bull avtalelojalitet

Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl

bull Spend innenfor kategorien

bull Antall avtaler og volum paring avtaler

bull Antall leverandoslashrer uten avtale

bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging

bull Avtaledekning

bull Avtalelojalitet

EKSEMPEL

Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt

Norengros Kjosavik As 306 550

Aga As 60 519

Apotek 1 Varinggen 29 877

Maske Gruppen As 9 746

Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019

Sverre W Monsen AS 8 217

Trioscan As 2 665

Gjesdal Apotek 2 592

Boots Norge As 1 038

Staples Norway As 986

Snoslashgg As 935

Av Form As 257

Lindorff As Oslo 215

Intrum Justitia As 174

Totalsum 432 790

Hvordan faring

mest

mulig ut av

forholdetHvem skal ha ansvar

for hva

(NOEN er ofte INGEN)

Hvordan sikrer jeg god

kommunikasjon og

samarbeid

Hvordan laeligrer jeg

av dette forholdet

slik at det blir enda

bedre neste gang

Hvorfor skal

leverandoslashren

oslashnske aring

beholde meg

som kunde

Hvordan sikrer jeg at

leverandoslashr faktisk

leverer det som er

bestilt

Kan vi gjoslashre ting

enda mer effektivt

Hvordan faringr jeg alle

andre til aring kjenne og

benytte avtalen

Hva naring

Praktisk implementering av kontrakt

Tydelige roller og ansvar

BUDSJETTANSVARLIG

INNKJOslashPSLEDER

INNKJOslashPER FAGANSVARLIG

BRUKER KVALITETSSIKRER

bull Avgjoslashr med mandat om behov

skal loslashses ved anskaffelse eller

ikke

bull Ansvarlig for realisering av

gevinst

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av anskaffelsesvirksomheten

bull Ansvarlig for den operative

gjennomfoslashringen av anskaffelsen i

foslashlge gjeldende regler og

retningslinjer

bull Ansvarlig for at anskaffelsen

dekker behovet og er av rett

kvalitet

bull Ansvarlig for aring identifisere

behovene som anskaffelsen skal

dekke

bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht

gjeldende regelverk og rutiner

(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller

fagansvarlig)

KONTRAKTSFORVALTER

bull Ansvarlig for aring foslashlge opp

leveransen

TOPPLEDER

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av hele virksomheten

LEVERANDOslashR

bull Ansvarlig for levering i henhold til

avtale

Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det

bull Justeringar av kontrakt

bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning

bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter

73

Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk

teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing

Fordi

bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande

bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale

bull markedet er prematurt

bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar

bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator

74

DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en

virksomhet

Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og

forklar igjen - hold fokus

Forankring

bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn

bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger

bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere

bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen

bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering

Rollebeskrivelser

httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon

Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid

2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres

3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere

4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller

5 Knytt ansvar til roller

6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person

7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi

Hva er endringsledelse

Direktoratet for forvaltning og IKT

Aring skape ny

retning

Ny retning

- Operativ

ledelse

Gammel retning

- Operativ ledelse

Om aring initiere og

understoslashtte

prosesser som

realiserer en

oslashnsket situasjonVisjon

Forstaringelse

Praktisk kompetanse

Oppslutning

Avstand og tid

Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring

Ta eierskap

Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen

Kunnskap om

Sensemaking

Strategivalg for egen bevisstgjoslashring

laquoIndre monolograquo

Fortell hvorfor

Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo

Kunnskap om

Oversettelse

Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen

Hva du skal si og hvordan du sier det

Finn balansen

Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring

Kunnskap om

Prioritering

Utvikling og stabilitet

Skape handlingsrom

Endringskapasitet Planlegging

Snu motstand

Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand

Kunnskap om

Forstaring reaksjoner

Snu motstand

Forhandling og reforhandling

Motivasjon

Felles fremtidsbilde

Vaeligr beredt

Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer

Kunnskap om

Scenarier for fremtiden

Erfaringslaeligring

Endring er konstant

Skape kultur for endring

Direktoratet for forvaltning og IKT

KONTRAKTSOPPFOslashLGING

Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted

Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra

Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg

Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende

Bestilles det via e-handel

Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell

utforming og sosialt ansvar

Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut

Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet

OPPFOslashLGINGSFASEN

Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av

avtaleforholdet

Garingrsdagens eller morgendagens teknologi

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Behovets omfang

Kontraktens

gjenstand

Beskrivelser

egenskaper

og grensesnitt

Tilleggstjenester

Vedlikehold

Reservedeler

Reparasjoner

Garantiarbeid og service

Prosjektorganisering

Gjennomfoslashring

Leverings-

steder

Bestillings-

rutiner

Fakturarutiner

Moslashter og maringling (KPI)

YtelseDetalj

StandardFunktion

= Mulige loslashsninger

Aringpne

spesifikasjoner

Ulike spesifikasjonstyper

Krav til egnede rutiner

ForankreVurdere

risiko

Stille krav

Foslashlge opp

Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i

anskaffelsen som gjennomfoslashres

bull Maring kunne dokumenteres

bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere

bull Sanksjonerbar bestemmelse

bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn

Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp

bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene

bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser

bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp

bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale

bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav

bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering

bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak

ALTERNATIV HANDLELISTEB Skriv ned de samme tre varene men naring formulert som behov

bull 1 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

bull 2 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

bull 3 _______________________________

_________________________________________

_________________________________________

C Skriv ned et forslag som dekker

behovet ved siden av

Etter B bytt ark med en annenhellip

VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)

bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar

bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte

bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles

Styringsparametere for offanskaffelser

Mer info

httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-

anskaffelser

Prosess for aring komme i gang

Knytte til overordnede

maringl

Maringle paring tre til fem parametere

Ledelsen maring sette konkrete

resultatmaringl

Maringle og rapportere

regelmessig

Vise i maringlsystem

Offentlige virksomheter har fokusert paring aring

overholde regler og forenkle administrative

prosesser for konkurransegjennomfoslashring

og haringndtering bestilling til betaling

Avklare behov og forberede konkurransen

Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging

Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser

Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir

stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

PWC 2017

Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan

Kontroll

bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen

bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging

bull Overvaringkning

bull Kostnadskontroll

Tillit

bull Felles maringl

bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging

bull Myndiggjoslashring

bull Fasilitering

Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging

bull Innkjoslashpsvolum

bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo

bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016

bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring

bull Avtaler

bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien

bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale

bull Hvor stort volum dekker avtalene

bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene

bull Produkter

bull Produktlojalitet

bull Gevinster

bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging

bull avtaledekning

bull avtalelojalitet

Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl

bull Spend innenfor kategorien

bull Antall avtaler og volum paring avtaler

bull Antall leverandoslashrer uten avtale

bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging

bull Avtaledekning

bull Avtalelojalitet

EKSEMPEL

Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt

Norengros Kjosavik As 306 550

Aga As 60 519

Apotek 1 Varinggen 29 877

Maske Gruppen As 9 746

Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019

Sverre W Monsen AS 8 217

Trioscan As 2 665

Gjesdal Apotek 2 592

Boots Norge As 1 038

Staples Norway As 986

Snoslashgg As 935

Av Form As 257

Lindorff As Oslo 215

Intrum Justitia As 174

Totalsum 432 790

Hvordan faring

mest

mulig ut av

forholdetHvem skal ha ansvar

for hva

(NOEN er ofte INGEN)

Hvordan sikrer jeg god

kommunikasjon og

samarbeid

Hvordan laeligrer jeg

av dette forholdet

slik at det blir enda

bedre neste gang

Hvorfor skal

leverandoslashren

oslashnske aring

beholde meg

som kunde

Hvordan sikrer jeg at

leverandoslashr faktisk

leverer det som er

bestilt

Kan vi gjoslashre ting

enda mer effektivt

Hvordan faringr jeg alle

andre til aring kjenne og

benytte avtalen

Hva naring

Praktisk implementering av kontrakt

Tydelige roller og ansvar

BUDSJETTANSVARLIG

INNKJOslashPSLEDER

INNKJOslashPER FAGANSVARLIG

BRUKER KVALITETSSIKRER

bull Avgjoslashr med mandat om behov

skal loslashses ved anskaffelse eller

ikke

bull Ansvarlig for realisering av

gevinst

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av anskaffelsesvirksomheten

bull Ansvarlig for den operative

gjennomfoslashringen av anskaffelsen i

foslashlge gjeldende regler og

retningslinjer

bull Ansvarlig for at anskaffelsen

dekker behovet og er av rett

kvalitet

bull Ansvarlig for aring identifisere

behovene som anskaffelsen skal

dekke

bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht

gjeldende regelverk og rutiner

(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller

fagansvarlig)

KONTRAKTSFORVALTER

bull Ansvarlig for aring foslashlge opp

leveransen

TOPPLEDER

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av hele virksomheten

LEVERANDOslashR

bull Ansvarlig for levering i henhold til

avtale

Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det

bull Justeringar av kontrakt

bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning

bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter

73

Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk

teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing

Fordi

bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande

bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale

bull markedet er prematurt

bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar

bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator

74

DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en

virksomhet

Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og

forklar igjen - hold fokus

Forankring

bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn

bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger

bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere

bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen

bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering

Rollebeskrivelser

httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon

Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid

2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres

3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere

4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller

5 Knytt ansvar til roller

6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person

7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi

Hva er endringsledelse

Direktoratet for forvaltning og IKT

Aring skape ny

retning

Ny retning

- Operativ

ledelse

Gammel retning

- Operativ ledelse

Om aring initiere og

understoslashtte

prosesser som

realiserer en

oslashnsket situasjonVisjon

Forstaringelse

Praktisk kompetanse

Oppslutning

Avstand og tid

Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring

Ta eierskap

Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen

Kunnskap om

Sensemaking

Strategivalg for egen bevisstgjoslashring

laquoIndre monolograquo

Fortell hvorfor

Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo

Kunnskap om

Oversettelse

Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen

Hva du skal si og hvordan du sier det

Finn balansen

Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring

Kunnskap om

Prioritering

Utvikling og stabilitet

Skape handlingsrom

Endringskapasitet Planlegging

Snu motstand

Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand

Kunnskap om

Forstaring reaksjoner

Snu motstand

Forhandling og reforhandling

Motivasjon

Felles fremtidsbilde

Vaeligr beredt

Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer

Kunnskap om

Scenarier for fremtiden

Erfaringslaeligring

Endring er konstant

Skape kultur for endring

Direktoratet for forvaltning og IKT

KONTRAKTSOPPFOslashLGING

Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted

Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra

Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg

Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende

Bestilles det via e-handel

Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell

utforming og sosialt ansvar

Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut

Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet

OPPFOslashLGINGSFASEN

Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av

avtaleforholdet

Garingrsdagens eller morgendagens teknologi

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Behovets omfang

Kontraktens

gjenstand

Beskrivelser

egenskaper

og grensesnitt

Tilleggstjenester

Vedlikehold

Reservedeler

Reparasjoner

Garantiarbeid og service

Prosjektorganisering

Gjennomfoslashring

Leverings-

steder

Bestillings-

rutiner

Fakturarutiner

Moslashter og maringling (KPI)

YtelseDetalj

StandardFunktion

= Mulige loslashsninger

Aringpne

spesifikasjoner

Ulike spesifikasjonstyper

Krav til egnede rutiner

ForankreVurdere

risiko

Stille krav

Foslashlge opp

Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i

anskaffelsen som gjennomfoslashres

bull Maring kunne dokumenteres

bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere

bull Sanksjonerbar bestemmelse

bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn

Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp

bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene

bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser

bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp

bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale

bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav

bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering

bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak

VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)

bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar

bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte

bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles

Styringsparametere for offanskaffelser

Mer info

httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-

anskaffelser

Prosess for aring komme i gang

Knytte til overordnede

maringl

Maringle paring tre til fem parametere

Ledelsen maring sette konkrete

resultatmaringl

Maringle og rapportere

regelmessig

Vise i maringlsystem

Offentlige virksomheter har fokusert paring aring

overholde regler og forenkle administrative

prosesser for konkurransegjennomfoslashring

og haringndtering bestilling til betaling

Avklare behov og forberede konkurransen

Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging

Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser

Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir

stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

PWC 2017

Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan

Kontroll

bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen

bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging

bull Overvaringkning

bull Kostnadskontroll

Tillit

bull Felles maringl

bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging

bull Myndiggjoslashring

bull Fasilitering

Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging

bull Innkjoslashpsvolum

bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo

bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016

bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring

bull Avtaler

bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien

bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale

bull Hvor stort volum dekker avtalene

bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene

bull Produkter

bull Produktlojalitet

bull Gevinster

bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging

bull avtaledekning

bull avtalelojalitet

Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl

bull Spend innenfor kategorien

bull Antall avtaler og volum paring avtaler

bull Antall leverandoslashrer uten avtale

bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging

bull Avtaledekning

bull Avtalelojalitet

EKSEMPEL

Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt

Norengros Kjosavik As 306 550

Aga As 60 519

Apotek 1 Varinggen 29 877

Maske Gruppen As 9 746

Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019

Sverre W Monsen AS 8 217

Trioscan As 2 665

Gjesdal Apotek 2 592

Boots Norge As 1 038

Staples Norway As 986

Snoslashgg As 935

Av Form As 257

Lindorff As Oslo 215

Intrum Justitia As 174

Totalsum 432 790

Hvordan faring

mest

mulig ut av

forholdetHvem skal ha ansvar

for hva

(NOEN er ofte INGEN)

Hvordan sikrer jeg god

kommunikasjon og

samarbeid

Hvordan laeligrer jeg

av dette forholdet

slik at det blir enda

bedre neste gang

Hvorfor skal

leverandoslashren

oslashnske aring

beholde meg

som kunde

Hvordan sikrer jeg at

leverandoslashr faktisk

leverer det som er

bestilt

Kan vi gjoslashre ting

enda mer effektivt

Hvordan faringr jeg alle

andre til aring kjenne og

benytte avtalen

Hva naring

Praktisk implementering av kontrakt

Tydelige roller og ansvar

BUDSJETTANSVARLIG

INNKJOslashPSLEDER

INNKJOslashPER FAGANSVARLIG

BRUKER KVALITETSSIKRER

bull Avgjoslashr med mandat om behov

skal loslashses ved anskaffelse eller

ikke

bull Ansvarlig for realisering av

gevinst

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av anskaffelsesvirksomheten

bull Ansvarlig for den operative

gjennomfoslashringen av anskaffelsen i

foslashlge gjeldende regler og

retningslinjer

bull Ansvarlig for at anskaffelsen

dekker behovet og er av rett

kvalitet

bull Ansvarlig for aring identifisere

behovene som anskaffelsen skal

dekke

bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht

gjeldende regelverk og rutiner

(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller

fagansvarlig)

KONTRAKTSFORVALTER

bull Ansvarlig for aring foslashlge opp

leveransen

TOPPLEDER

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av hele virksomheten

LEVERANDOslashR

bull Ansvarlig for levering i henhold til

avtale

Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det

bull Justeringar av kontrakt

bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning

bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter

73

Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk

teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing

Fordi

bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande

bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale

bull markedet er prematurt

bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar

bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator

74

DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en

virksomhet

Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og

forklar igjen - hold fokus

Forankring

bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn

bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger

bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere

bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen

bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering

Rollebeskrivelser

httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon

Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid

2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres

3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere

4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller

5 Knytt ansvar til roller

6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person

7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi

Hva er endringsledelse

Direktoratet for forvaltning og IKT

Aring skape ny

retning

Ny retning

- Operativ

ledelse

Gammel retning

- Operativ ledelse

Om aring initiere og

understoslashtte

prosesser som

realiserer en

oslashnsket situasjonVisjon

Forstaringelse

Praktisk kompetanse

Oppslutning

Avstand og tid

Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring

Ta eierskap

Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen

Kunnskap om

Sensemaking

Strategivalg for egen bevisstgjoslashring

laquoIndre monolograquo

Fortell hvorfor

Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo

Kunnskap om

Oversettelse

Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen

Hva du skal si og hvordan du sier det

Finn balansen

Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring

Kunnskap om

Prioritering

Utvikling og stabilitet

Skape handlingsrom

Endringskapasitet Planlegging

Snu motstand

Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand

Kunnskap om

Forstaring reaksjoner

Snu motstand

Forhandling og reforhandling

Motivasjon

Felles fremtidsbilde

Vaeligr beredt

Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer

Kunnskap om

Scenarier for fremtiden

Erfaringslaeligring

Endring er konstant

Skape kultur for endring

Direktoratet for forvaltning og IKT

KONTRAKTSOPPFOslashLGING

Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted

Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra

Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg

Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende

Bestilles det via e-handel

Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell

utforming og sosialt ansvar

Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut

Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet

OPPFOslashLGINGSFASEN

Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av

avtaleforholdet

Garingrsdagens eller morgendagens teknologi

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Behovets omfang

Kontraktens

gjenstand

Beskrivelser

egenskaper

og grensesnitt

Tilleggstjenester

Vedlikehold

Reservedeler

Reparasjoner

Garantiarbeid og service

Prosjektorganisering

Gjennomfoslashring

Leverings-

steder

Bestillings-

rutiner

Fakturarutiner

Moslashter og maringling (KPI)

YtelseDetalj

StandardFunktion

= Mulige loslashsninger

Aringpne

spesifikasjoner

Ulike spesifikasjonstyper

Krav til egnede rutiner

ForankreVurdere

risiko

Stille krav

Foslashlge opp

Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i

anskaffelsen som gjennomfoslashres

bull Maring kunne dokumenteres

bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere

bull Sanksjonerbar bestemmelse

bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn

Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp

bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene

bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser

bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp

bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale

bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav

bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering

bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak

Styringsparametere for offanskaffelser

Mer info

httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-

anskaffelser

Prosess for aring komme i gang

Knytte til overordnede

maringl

Maringle paring tre til fem parametere

Ledelsen maring sette konkrete

resultatmaringl

Maringle og rapportere

regelmessig

Vise i maringlsystem

Offentlige virksomheter har fokusert paring aring

overholde regler og forenkle administrative

prosesser for konkurransegjennomfoslashring

og haringndtering bestilling til betaling

Avklare behov og forberede konkurransen

Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging

Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser

Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir

stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

PWC 2017

Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan

Kontroll

bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen

bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging

bull Overvaringkning

bull Kostnadskontroll

Tillit

bull Felles maringl

bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging

bull Myndiggjoslashring

bull Fasilitering

Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging

bull Innkjoslashpsvolum

bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo

bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016

bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring

bull Avtaler

bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien

bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale

bull Hvor stort volum dekker avtalene

bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene

bull Produkter

bull Produktlojalitet

bull Gevinster

bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging

bull avtaledekning

bull avtalelojalitet

Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl

bull Spend innenfor kategorien

bull Antall avtaler og volum paring avtaler

bull Antall leverandoslashrer uten avtale

bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging

bull Avtaledekning

bull Avtalelojalitet

EKSEMPEL

Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt

Norengros Kjosavik As 306 550

Aga As 60 519

Apotek 1 Varinggen 29 877

Maske Gruppen As 9 746

Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019

Sverre W Monsen AS 8 217

Trioscan As 2 665

Gjesdal Apotek 2 592

Boots Norge As 1 038

Staples Norway As 986

Snoslashgg As 935

Av Form As 257

Lindorff As Oslo 215

Intrum Justitia As 174

Totalsum 432 790

Hvordan faring

mest

mulig ut av

forholdetHvem skal ha ansvar

for hva

(NOEN er ofte INGEN)

Hvordan sikrer jeg god

kommunikasjon og

samarbeid

Hvordan laeligrer jeg

av dette forholdet

slik at det blir enda

bedre neste gang

Hvorfor skal

leverandoslashren

oslashnske aring

beholde meg

som kunde

Hvordan sikrer jeg at

leverandoslashr faktisk

leverer det som er

bestilt

Kan vi gjoslashre ting

enda mer effektivt

Hvordan faringr jeg alle

andre til aring kjenne og

benytte avtalen

Hva naring

Praktisk implementering av kontrakt

Tydelige roller og ansvar

BUDSJETTANSVARLIG

INNKJOslashPSLEDER

INNKJOslashPER FAGANSVARLIG

BRUKER KVALITETSSIKRER

bull Avgjoslashr med mandat om behov

skal loslashses ved anskaffelse eller

ikke

bull Ansvarlig for realisering av

gevinst

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av anskaffelsesvirksomheten

bull Ansvarlig for den operative

gjennomfoslashringen av anskaffelsen i

foslashlge gjeldende regler og

retningslinjer

bull Ansvarlig for at anskaffelsen

dekker behovet og er av rett

kvalitet

bull Ansvarlig for aring identifisere

behovene som anskaffelsen skal

dekke

bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht

gjeldende regelverk og rutiner

(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller

fagansvarlig)

KONTRAKTSFORVALTER

bull Ansvarlig for aring foslashlge opp

leveransen

TOPPLEDER

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av hele virksomheten

LEVERANDOslashR

bull Ansvarlig for levering i henhold til

avtale

Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det

bull Justeringar av kontrakt

bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning

bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter

73

Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk

teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing

Fordi

bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande

bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale

bull markedet er prematurt

bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar

bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator

74

DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en

virksomhet

Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og

forklar igjen - hold fokus

Forankring

bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn

bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger

bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere

bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen

bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering

Rollebeskrivelser

httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon

Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid

2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres

3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere

4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller

5 Knytt ansvar til roller

6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person

7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi

Hva er endringsledelse

Direktoratet for forvaltning og IKT

Aring skape ny

retning

Ny retning

- Operativ

ledelse

Gammel retning

- Operativ ledelse

Om aring initiere og

understoslashtte

prosesser som

realiserer en

oslashnsket situasjonVisjon

Forstaringelse

Praktisk kompetanse

Oppslutning

Avstand og tid

Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring

Ta eierskap

Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen

Kunnskap om

Sensemaking

Strategivalg for egen bevisstgjoslashring

laquoIndre monolograquo

Fortell hvorfor

Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo

Kunnskap om

Oversettelse

Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen

Hva du skal si og hvordan du sier det

Finn balansen

Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring

Kunnskap om

Prioritering

Utvikling og stabilitet

Skape handlingsrom

Endringskapasitet Planlegging

Snu motstand

Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand

Kunnskap om

Forstaring reaksjoner

Snu motstand

Forhandling og reforhandling

Motivasjon

Felles fremtidsbilde

Vaeligr beredt

Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer

Kunnskap om

Scenarier for fremtiden

Erfaringslaeligring

Endring er konstant

Skape kultur for endring

Direktoratet for forvaltning og IKT

KONTRAKTSOPPFOslashLGING

Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted

Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra

Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg

Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende

Bestilles det via e-handel

Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell

utforming og sosialt ansvar

Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut

Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet

OPPFOslashLGINGSFASEN

Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av

avtaleforholdet

Garingrsdagens eller morgendagens teknologi

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Behovets omfang

Kontraktens

gjenstand

Beskrivelser

egenskaper

og grensesnitt

Tilleggstjenester

Vedlikehold

Reservedeler

Reparasjoner

Garantiarbeid og service

Prosjektorganisering

Gjennomfoslashring

Leverings-

steder

Bestillings-

rutiner

Fakturarutiner

Moslashter og maringling (KPI)

YtelseDetalj

StandardFunktion

= Mulige loslashsninger

Aringpne

spesifikasjoner

Ulike spesifikasjonstyper

Krav til egnede rutiner

ForankreVurdere

risiko

Stille krav

Foslashlge opp

Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i

anskaffelsen som gjennomfoslashres

bull Maring kunne dokumenteres

bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere

bull Sanksjonerbar bestemmelse

bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn

Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp

bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene

bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser

bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp

bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale

bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav

bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering

bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak

Prosess for aring komme i gang

Knytte til overordnede

maringl

Maringle paring tre til fem parametere

Ledelsen maring sette konkrete

resultatmaringl

Maringle og rapportere

regelmessig

Vise i maringlsystem

Offentlige virksomheter har fokusert paring aring

overholde regler og forenkle administrative

prosesser for konkurransegjennomfoslashring

og haringndtering bestilling til betaling

Avklare behov og forberede konkurransen

Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging

Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser

Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir

stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

PWC 2017

Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan

Kontroll

bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen

bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging

bull Overvaringkning

bull Kostnadskontroll

Tillit

bull Felles maringl

bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging

bull Myndiggjoslashring

bull Fasilitering

Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging

bull Innkjoslashpsvolum

bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo

bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016

bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring

bull Avtaler

bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien

bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale

bull Hvor stort volum dekker avtalene

bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene

bull Produkter

bull Produktlojalitet

bull Gevinster

bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging

bull avtaledekning

bull avtalelojalitet

Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl

bull Spend innenfor kategorien

bull Antall avtaler og volum paring avtaler

bull Antall leverandoslashrer uten avtale

bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging

bull Avtaledekning

bull Avtalelojalitet

EKSEMPEL

Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt

Norengros Kjosavik As 306 550

Aga As 60 519

Apotek 1 Varinggen 29 877

Maske Gruppen As 9 746

Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019

Sverre W Monsen AS 8 217

Trioscan As 2 665

Gjesdal Apotek 2 592

Boots Norge As 1 038

Staples Norway As 986

Snoslashgg As 935

Av Form As 257

Lindorff As Oslo 215

Intrum Justitia As 174

Totalsum 432 790

Hvordan faring

mest

mulig ut av

forholdetHvem skal ha ansvar

for hva

(NOEN er ofte INGEN)

Hvordan sikrer jeg god

kommunikasjon og

samarbeid

Hvordan laeligrer jeg

av dette forholdet

slik at det blir enda

bedre neste gang

Hvorfor skal

leverandoslashren

oslashnske aring

beholde meg

som kunde

Hvordan sikrer jeg at

leverandoslashr faktisk

leverer det som er

bestilt

Kan vi gjoslashre ting

enda mer effektivt

Hvordan faringr jeg alle

andre til aring kjenne og

benytte avtalen

Hva naring

Praktisk implementering av kontrakt

Tydelige roller og ansvar

BUDSJETTANSVARLIG

INNKJOslashPSLEDER

INNKJOslashPER FAGANSVARLIG

BRUKER KVALITETSSIKRER

bull Avgjoslashr med mandat om behov

skal loslashses ved anskaffelse eller

ikke

bull Ansvarlig for realisering av

gevinst

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av anskaffelsesvirksomheten

bull Ansvarlig for den operative

gjennomfoslashringen av anskaffelsen i

foslashlge gjeldende regler og

retningslinjer

bull Ansvarlig for at anskaffelsen

dekker behovet og er av rett

kvalitet

bull Ansvarlig for aring identifisere

behovene som anskaffelsen skal

dekke

bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht

gjeldende regelverk og rutiner

(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller

fagansvarlig)

KONTRAKTSFORVALTER

bull Ansvarlig for aring foslashlge opp

leveransen

TOPPLEDER

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av hele virksomheten

LEVERANDOslashR

bull Ansvarlig for levering i henhold til

avtale

Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det

bull Justeringar av kontrakt

bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning

bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter

73

Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk

teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing

Fordi

bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande

bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale

bull markedet er prematurt

bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar

bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator

74

DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en

virksomhet

Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og

forklar igjen - hold fokus

Forankring

bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn

bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger

bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere

bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen

bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering

Rollebeskrivelser

httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon

Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid

2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres

3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere

4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller

5 Knytt ansvar til roller

6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person

7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi

Hva er endringsledelse

Direktoratet for forvaltning og IKT

Aring skape ny

retning

Ny retning

- Operativ

ledelse

Gammel retning

- Operativ ledelse

Om aring initiere og

understoslashtte

prosesser som

realiserer en

oslashnsket situasjonVisjon

Forstaringelse

Praktisk kompetanse

Oppslutning

Avstand og tid

Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring

Ta eierskap

Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen

Kunnskap om

Sensemaking

Strategivalg for egen bevisstgjoslashring

laquoIndre monolograquo

Fortell hvorfor

Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo

Kunnskap om

Oversettelse

Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen

Hva du skal si og hvordan du sier det

Finn balansen

Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring

Kunnskap om

Prioritering

Utvikling og stabilitet

Skape handlingsrom

Endringskapasitet Planlegging

Snu motstand

Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand

Kunnskap om

Forstaring reaksjoner

Snu motstand

Forhandling og reforhandling

Motivasjon

Felles fremtidsbilde

Vaeligr beredt

Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer

Kunnskap om

Scenarier for fremtiden

Erfaringslaeligring

Endring er konstant

Skape kultur for endring

Direktoratet for forvaltning og IKT

KONTRAKTSOPPFOslashLGING

Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted

Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra

Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg

Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende

Bestilles det via e-handel

Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell

utforming og sosialt ansvar

Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut

Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet

OPPFOslashLGINGSFASEN

Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av

avtaleforholdet

Garingrsdagens eller morgendagens teknologi

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Behovets omfang

Kontraktens

gjenstand

Beskrivelser

egenskaper

og grensesnitt

Tilleggstjenester

Vedlikehold

Reservedeler

Reparasjoner

Garantiarbeid og service

Prosjektorganisering

Gjennomfoslashring

Leverings-

steder

Bestillings-

rutiner

Fakturarutiner

Moslashter og maringling (KPI)

YtelseDetalj

StandardFunktion

= Mulige loslashsninger

Aringpne

spesifikasjoner

Ulike spesifikasjonstyper

Krav til egnede rutiner

ForankreVurdere

risiko

Stille krav

Foslashlge opp

Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i

anskaffelsen som gjennomfoslashres

bull Maring kunne dokumenteres

bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere

bull Sanksjonerbar bestemmelse

bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn

Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp

bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene

bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser

bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp

bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale

bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav

bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering

bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak

Offentlige virksomheter har fokusert paring aring

overholde regler og forenkle administrative

prosesser for konkurransegjennomfoslashring

og haringndtering bestilling til betaling

Avklare behov og forberede konkurransen

Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging

Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser

Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir

stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

PWC 2017

Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering

Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan

Kontroll

bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen

bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging

bull Overvaringkning

bull Kostnadskontroll

Tillit

bull Felles maringl

bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging

bull Myndiggjoslashring

bull Fasilitering

Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging

bull Innkjoslashpsvolum

bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo

bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016

bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring

bull Avtaler

bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien

bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale

bull Hvor stort volum dekker avtalene

bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene

bull Produkter

bull Produktlojalitet

bull Gevinster

bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging

bull avtaledekning

bull avtalelojalitet

Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl

bull Spend innenfor kategorien

bull Antall avtaler og volum paring avtaler

bull Antall leverandoslashrer uten avtale

bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging

bull Avtaledekning

bull Avtalelojalitet

EKSEMPEL

Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt

Norengros Kjosavik As 306 550

Aga As 60 519

Apotek 1 Varinggen 29 877

Maske Gruppen As 9 746

Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019

Sverre W Monsen AS 8 217

Trioscan As 2 665

Gjesdal Apotek 2 592

Boots Norge As 1 038

Staples Norway As 986

Snoslashgg As 935

Av Form As 257

Lindorff As Oslo 215

Intrum Justitia As 174

Totalsum 432 790

Hvordan faring

mest

mulig ut av

forholdetHvem skal ha ansvar

for hva

(NOEN er ofte INGEN)

Hvordan sikrer jeg god

kommunikasjon og

samarbeid

Hvordan laeligrer jeg

av dette forholdet

slik at det blir enda

bedre neste gang

Hvorfor skal

leverandoslashren

oslashnske aring

beholde meg

som kunde

Hvordan sikrer jeg at

leverandoslashr faktisk

leverer det som er

bestilt

Kan vi gjoslashre ting

enda mer effektivt

Hvordan faringr jeg alle

andre til aring kjenne og

benytte avtalen

Hva naring

Praktisk implementering av kontrakt

Tydelige roller og ansvar

BUDSJETTANSVARLIG

INNKJOslashPSLEDER

INNKJOslashPER FAGANSVARLIG

BRUKER KVALITETSSIKRER

bull Avgjoslashr med mandat om behov

skal loslashses ved anskaffelse eller

ikke

bull Ansvarlig for realisering av

gevinst

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av anskaffelsesvirksomheten

bull Ansvarlig for den operative

gjennomfoslashringen av anskaffelsen i

foslashlge gjeldende regler og

retningslinjer

bull Ansvarlig for at anskaffelsen

dekker behovet og er av rett

kvalitet

bull Ansvarlig for aring identifisere

behovene som anskaffelsen skal

dekke

bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht

gjeldende regelverk og rutiner

(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller

fagansvarlig)

KONTRAKTSFORVALTER

bull Ansvarlig for aring foslashlge opp

leveransen

TOPPLEDER

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av hele virksomheten

LEVERANDOslashR

bull Ansvarlig for levering i henhold til

avtale

Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det

bull Justeringar av kontrakt

bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning

bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter

73

Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk

teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing

Fordi

bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande

bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale

bull markedet er prematurt

bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar

bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator

74

DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en

virksomhet

Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og

forklar igjen - hold fokus

Forankring

bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn

bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger

bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere

bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen

bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering

Rollebeskrivelser

httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon

Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid

2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres

3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere

4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller

5 Knytt ansvar til roller

6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person

7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi

Hva er endringsledelse

Direktoratet for forvaltning og IKT

Aring skape ny

retning

Ny retning

- Operativ

ledelse

Gammel retning

- Operativ ledelse

Om aring initiere og

understoslashtte

prosesser som

realiserer en

oslashnsket situasjonVisjon

Forstaringelse

Praktisk kompetanse

Oppslutning

Avstand og tid

Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring

Ta eierskap

Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen

Kunnskap om

Sensemaking

Strategivalg for egen bevisstgjoslashring

laquoIndre monolograquo

Fortell hvorfor

Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo

Kunnskap om

Oversettelse

Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen

Hva du skal si og hvordan du sier det

Finn balansen

Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring

Kunnskap om

Prioritering

Utvikling og stabilitet

Skape handlingsrom

Endringskapasitet Planlegging

Snu motstand

Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand

Kunnskap om

Forstaring reaksjoner

Snu motstand

Forhandling og reforhandling

Motivasjon

Felles fremtidsbilde

Vaeligr beredt

Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer

Kunnskap om

Scenarier for fremtiden

Erfaringslaeligring

Endring er konstant

Skape kultur for endring

Direktoratet for forvaltning og IKT

KONTRAKTSOPPFOslashLGING

Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted

Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra

Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg

Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende

Bestilles det via e-handel

Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell

utforming og sosialt ansvar

Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut

Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet

OPPFOslashLGINGSFASEN

Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av

avtaleforholdet

Garingrsdagens eller morgendagens teknologi

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Behovets omfang

Kontraktens

gjenstand

Beskrivelser

egenskaper

og grensesnitt

Tilleggstjenester

Vedlikehold

Reservedeler

Reparasjoner

Garantiarbeid og service

Prosjektorganisering

Gjennomfoslashring

Leverings-

steder

Bestillings-

rutiner

Fakturarutiner

Moslashter og maringling (KPI)

YtelseDetalj

StandardFunktion

= Mulige loslashsninger

Aringpne

spesifikasjoner

Ulike spesifikasjonstyper

Krav til egnede rutiner

ForankreVurdere

risiko

Stille krav

Foslashlge opp

Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i

anskaffelsen som gjennomfoslashres

bull Maring kunne dokumenteres

bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere

bull Sanksjonerbar bestemmelse

bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn

Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp

bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene

bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser

bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp

bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale

bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav

bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering

bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak

Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan

Kontroll

bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen

bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging

bull Overvaringkning

bull Kostnadskontroll

Tillit

bull Felles maringl

bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging

bull Myndiggjoslashring

bull Fasilitering

Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging

bull Innkjoslashpsvolum

bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo

bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016

bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring

bull Avtaler

bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien

bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale

bull Hvor stort volum dekker avtalene

bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene

bull Produkter

bull Produktlojalitet

bull Gevinster

bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging

bull avtaledekning

bull avtalelojalitet

Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl

bull Spend innenfor kategorien

bull Antall avtaler og volum paring avtaler

bull Antall leverandoslashrer uten avtale

bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging

bull Avtaledekning

bull Avtalelojalitet

EKSEMPEL

Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt

Norengros Kjosavik As 306 550

Aga As 60 519

Apotek 1 Varinggen 29 877

Maske Gruppen As 9 746

Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019

Sverre W Monsen AS 8 217

Trioscan As 2 665

Gjesdal Apotek 2 592

Boots Norge As 1 038

Staples Norway As 986

Snoslashgg As 935

Av Form As 257

Lindorff As Oslo 215

Intrum Justitia As 174

Totalsum 432 790

Hvordan faring

mest

mulig ut av

forholdetHvem skal ha ansvar

for hva

(NOEN er ofte INGEN)

Hvordan sikrer jeg god

kommunikasjon og

samarbeid

Hvordan laeligrer jeg

av dette forholdet

slik at det blir enda

bedre neste gang

Hvorfor skal

leverandoslashren

oslashnske aring

beholde meg

som kunde

Hvordan sikrer jeg at

leverandoslashr faktisk

leverer det som er

bestilt

Kan vi gjoslashre ting

enda mer effektivt

Hvordan faringr jeg alle

andre til aring kjenne og

benytte avtalen

Hva naring

Praktisk implementering av kontrakt

Tydelige roller og ansvar

BUDSJETTANSVARLIG

INNKJOslashPSLEDER

INNKJOslashPER FAGANSVARLIG

BRUKER KVALITETSSIKRER

bull Avgjoslashr med mandat om behov

skal loslashses ved anskaffelse eller

ikke

bull Ansvarlig for realisering av

gevinst

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av anskaffelsesvirksomheten

bull Ansvarlig for den operative

gjennomfoslashringen av anskaffelsen i

foslashlge gjeldende regler og

retningslinjer

bull Ansvarlig for at anskaffelsen

dekker behovet og er av rett

kvalitet

bull Ansvarlig for aring identifisere

behovene som anskaffelsen skal

dekke

bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht

gjeldende regelverk og rutiner

(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller

fagansvarlig)

KONTRAKTSFORVALTER

bull Ansvarlig for aring foslashlge opp

leveransen

TOPPLEDER

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av hele virksomheten

LEVERANDOslashR

bull Ansvarlig for levering i henhold til

avtale

Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det

bull Justeringar av kontrakt

bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning

bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter

73

Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk

teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing

Fordi

bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande

bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale

bull markedet er prematurt

bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar

bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator

74

DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en

virksomhet

Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og

forklar igjen - hold fokus

Forankring

bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn

bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger

bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere

bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen

bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering

Rollebeskrivelser

httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon

Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid

2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres

3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere

4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller

5 Knytt ansvar til roller

6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person

7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi

Hva er endringsledelse

Direktoratet for forvaltning og IKT

Aring skape ny

retning

Ny retning

- Operativ

ledelse

Gammel retning

- Operativ ledelse

Om aring initiere og

understoslashtte

prosesser som

realiserer en

oslashnsket situasjonVisjon

Forstaringelse

Praktisk kompetanse

Oppslutning

Avstand og tid

Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring

Ta eierskap

Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen

Kunnskap om

Sensemaking

Strategivalg for egen bevisstgjoslashring

laquoIndre monolograquo

Fortell hvorfor

Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo

Kunnskap om

Oversettelse

Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen

Hva du skal si og hvordan du sier det

Finn balansen

Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring

Kunnskap om

Prioritering

Utvikling og stabilitet

Skape handlingsrom

Endringskapasitet Planlegging

Snu motstand

Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand

Kunnskap om

Forstaring reaksjoner

Snu motstand

Forhandling og reforhandling

Motivasjon

Felles fremtidsbilde

Vaeligr beredt

Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer

Kunnskap om

Scenarier for fremtiden

Erfaringslaeligring

Endring er konstant

Skape kultur for endring

Direktoratet for forvaltning og IKT

KONTRAKTSOPPFOslashLGING

Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted

Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra

Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg

Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende

Bestilles det via e-handel

Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell

utforming og sosialt ansvar

Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut

Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet

OPPFOslashLGINGSFASEN

Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av

avtaleforholdet

Garingrsdagens eller morgendagens teknologi

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Behovets omfang

Kontraktens

gjenstand

Beskrivelser

egenskaper

og grensesnitt

Tilleggstjenester

Vedlikehold

Reservedeler

Reparasjoner

Garantiarbeid og service

Prosjektorganisering

Gjennomfoslashring

Leverings-

steder

Bestillings-

rutiner

Fakturarutiner

Moslashter og maringling (KPI)

YtelseDetalj

StandardFunktion

= Mulige loslashsninger

Aringpne

spesifikasjoner

Ulike spesifikasjonstyper

Krav til egnede rutiner

ForankreVurdere

risiko

Stille krav

Foslashlge opp

Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i

anskaffelsen som gjennomfoslashres

bull Maring kunne dokumenteres

bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere

bull Sanksjonerbar bestemmelse

bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn

Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp

bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene

bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser

bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp

bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale

bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav

bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering

bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak

Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging

bull Innkjoslashpsvolum

bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo

bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016

bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring

bull Avtaler

bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien

bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale

bull Hvor stort volum dekker avtalene

bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene

bull Produkter

bull Produktlojalitet

bull Gevinster

bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging

bull avtaledekning

bull avtalelojalitet

Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl

bull Spend innenfor kategorien

bull Antall avtaler og volum paring avtaler

bull Antall leverandoslashrer uten avtale

bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging

bull Avtaledekning

bull Avtalelojalitet

EKSEMPEL

Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt

Norengros Kjosavik As 306 550

Aga As 60 519

Apotek 1 Varinggen 29 877

Maske Gruppen As 9 746

Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019

Sverre W Monsen AS 8 217

Trioscan As 2 665

Gjesdal Apotek 2 592

Boots Norge As 1 038

Staples Norway As 986

Snoslashgg As 935

Av Form As 257

Lindorff As Oslo 215

Intrum Justitia As 174

Totalsum 432 790

Hvordan faring

mest

mulig ut av

forholdetHvem skal ha ansvar

for hva

(NOEN er ofte INGEN)

Hvordan sikrer jeg god

kommunikasjon og

samarbeid

Hvordan laeligrer jeg

av dette forholdet

slik at det blir enda

bedre neste gang

Hvorfor skal

leverandoslashren

oslashnske aring

beholde meg

som kunde

Hvordan sikrer jeg at

leverandoslashr faktisk

leverer det som er

bestilt

Kan vi gjoslashre ting

enda mer effektivt

Hvordan faringr jeg alle

andre til aring kjenne og

benytte avtalen

Hva naring

Praktisk implementering av kontrakt

Tydelige roller og ansvar

BUDSJETTANSVARLIG

INNKJOslashPSLEDER

INNKJOslashPER FAGANSVARLIG

BRUKER KVALITETSSIKRER

bull Avgjoslashr med mandat om behov

skal loslashses ved anskaffelse eller

ikke

bull Ansvarlig for realisering av

gevinst

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av anskaffelsesvirksomheten

bull Ansvarlig for den operative

gjennomfoslashringen av anskaffelsen i

foslashlge gjeldende regler og

retningslinjer

bull Ansvarlig for at anskaffelsen

dekker behovet og er av rett

kvalitet

bull Ansvarlig for aring identifisere

behovene som anskaffelsen skal

dekke

bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht

gjeldende regelverk og rutiner

(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller

fagansvarlig)

KONTRAKTSFORVALTER

bull Ansvarlig for aring foslashlge opp

leveransen

TOPPLEDER

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av hele virksomheten

LEVERANDOslashR

bull Ansvarlig for levering i henhold til

avtale

Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det

bull Justeringar av kontrakt

bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning

bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter

73

Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk

teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing

Fordi

bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande

bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale

bull markedet er prematurt

bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar

bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator

74

DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en

virksomhet

Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og

forklar igjen - hold fokus

Forankring

bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn

bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger

bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere

bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen

bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering

Rollebeskrivelser

httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon

Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid

2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres

3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere

4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller

5 Knytt ansvar til roller

6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person

7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi

Hva er endringsledelse

Direktoratet for forvaltning og IKT

Aring skape ny

retning

Ny retning

- Operativ

ledelse

Gammel retning

- Operativ ledelse

Om aring initiere og

understoslashtte

prosesser som

realiserer en

oslashnsket situasjonVisjon

Forstaringelse

Praktisk kompetanse

Oppslutning

Avstand og tid

Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring

Ta eierskap

Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen

Kunnskap om

Sensemaking

Strategivalg for egen bevisstgjoslashring

laquoIndre monolograquo

Fortell hvorfor

Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo

Kunnskap om

Oversettelse

Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen

Hva du skal si og hvordan du sier det

Finn balansen

Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring

Kunnskap om

Prioritering

Utvikling og stabilitet

Skape handlingsrom

Endringskapasitet Planlegging

Snu motstand

Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand

Kunnskap om

Forstaring reaksjoner

Snu motstand

Forhandling og reforhandling

Motivasjon

Felles fremtidsbilde

Vaeligr beredt

Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer

Kunnskap om

Scenarier for fremtiden

Erfaringslaeligring

Endring er konstant

Skape kultur for endring

Direktoratet for forvaltning og IKT

KONTRAKTSOPPFOslashLGING

Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted

Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra

Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg

Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende

Bestilles det via e-handel

Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell

utforming og sosialt ansvar

Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut

Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet

OPPFOslashLGINGSFASEN

Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av

avtaleforholdet

Garingrsdagens eller morgendagens teknologi

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Behovets omfang

Kontraktens

gjenstand

Beskrivelser

egenskaper

og grensesnitt

Tilleggstjenester

Vedlikehold

Reservedeler

Reparasjoner

Garantiarbeid og service

Prosjektorganisering

Gjennomfoslashring

Leverings-

steder

Bestillings-

rutiner

Fakturarutiner

Moslashter og maringling (KPI)

YtelseDetalj

StandardFunktion

= Mulige loslashsninger

Aringpne

spesifikasjoner

Ulike spesifikasjonstyper

Krav til egnede rutiner

ForankreVurdere

risiko

Stille krav

Foslashlge opp

Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i

anskaffelsen som gjennomfoslashres

bull Maring kunne dokumenteres

bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere

bull Sanksjonerbar bestemmelse

bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn

Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp

bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene

bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser

bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp

bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale

bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav

bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering

bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak

Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl

bull Spend innenfor kategorien

bull Antall avtaler og volum paring avtaler

bull Antall leverandoslashrer uten avtale

bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging

bull Avtaledekning

bull Avtalelojalitet

EKSEMPEL

Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt

Norengros Kjosavik As 306 550

Aga As 60 519

Apotek 1 Varinggen 29 877

Maske Gruppen As 9 746

Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019

Sverre W Monsen AS 8 217

Trioscan As 2 665

Gjesdal Apotek 2 592

Boots Norge As 1 038

Staples Norway As 986

Snoslashgg As 935

Av Form As 257

Lindorff As Oslo 215

Intrum Justitia As 174

Totalsum 432 790

Hvordan faring

mest

mulig ut av

forholdetHvem skal ha ansvar

for hva

(NOEN er ofte INGEN)

Hvordan sikrer jeg god

kommunikasjon og

samarbeid

Hvordan laeligrer jeg

av dette forholdet

slik at det blir enda

bedre neste gang

Hvorfor skal

leverandoslashren

oslashnske aring

beholde meg

som kunde

Hvordan sikrer jeg at

leverandoslashr faktisk

leverer det som er

bestilt

Kan vi gjoslashre ting

enda mer effektivt

Hvordan faringr jeg alle

andre til aring kjenne og

benytte avtalen

Hva naring

Praktisk implementering av kontrakt

Tydelige roller og ansvar

BUDSJETTANSVARLIG

INNKJOslashPSLEDER

INNKJOslashPER FAGANSVARLIG

BRUKER KVALITETSSIKRER

bull Avgjoslashr med mandat om behov

skal loslashses ved anskaffelse eller

ikke

bull Ansvarlig for realisering av

gevinst

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av anskaffelsesvirksomheten

bull Ansvarlig for den operative

gjennomfoslashringen av anskaffelsen i

foslashlge gjeldende regler og

retningslinjer

bull Ansvarlig for at anskaffelsen

dekker behovet og er av rett

kvalitet

bull Ansvarlig for aring identifisere

behovene som anskaffelsen skal

dekke

bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht

gjeldende regelverk og rutiner

(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller

fagansvarlig)

KONTRAKTSFORVALTER

bull Ansvarlig for aring foslashlge opp

leveransen

TOPPLEDER

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av hele virksomheten

LEVERANDOslashR

bull Ansvarlig for levering i henhold til

avtale

Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det

bull Justeringar av kontrakt

bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning

bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter

73

Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk

teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing

Fordi

bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande

bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale

bull markedet er prematurt

bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar

bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator

74

DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en

virksomhet

Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og

forklar igjen - hold fokus

Forankring

bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn

bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger

bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere

bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen

bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering

Rollebeskrivelser

httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon

Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid

2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres

3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere

4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller

5 Knytt ansvar til roller

6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person

7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi

Hva er endringsledelse

Direktoratet for forvaltning og IKT

Aring skape ny

retning

Ny retning

- Operativ

ledelse

Gammel retning

- Operativ ledelse

Om aring initiere og

understoslashtte

prosesser som

realiserer en

oslashnsket situasjonVisjon

Forstaringelse

Praktisk kompetanse

Oppslutning

Avstand og tid

Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring

Ta eierskap

Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen

Kunnskap om

Sensemaking

Strategivalg for egen bevisstgjoslashring

laquoIndre monolograquo

Fortell hvorfor

Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo

Kunnskap om

Oversettelse

Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen

Hva du skal si og hvordan du sier det

Finn balansen

Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring

Kunnskap om

Prioritering

Utvikling og stabilitet

Skape handlingsrom

Endringskapasitet Planlegging

Snu motstand

Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand

Kunnskap om

Forstaring reaksjoner

Snu motstand

Forhandling og reforhandling

Motivasjon

Felles fremtidsbilde

Vaeligr beredt

Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer

Kunnskap om

Scenarier for fremtiden

Erfaringslaeligring

Endring er konstant

Skape kultur for endring

Direktoratet for forvaltning og IKT

KONTRAKTSOPPFOslashLGING

Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted

Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra

Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg

Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende

Bestilles det via e-handel

Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell

utforming og sosialt ansvar

Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut

Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet

OPPFOslashLGINGSFASEN

Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av

avtaleforholdet

Garingrsdagens eller morgendagens teknologi

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Behovets omfang

Kontraktens

gjenstand

Beskrivelser

egenskaper

og grensesnitt

Tilleggstjenester

Vedlikehold

Reservedeler

Reparasjoner

Garantiarbeid og service

Prosjektorganisering

Gjennomfoslashring

Leverings-

steder

Bestillings-

rutiner

Fakturarutiner

Moslashter og maringling (KPI)

YtelseDetalj

StandardFunktion

= Mulige loslashsninger

Aringpne

spesifikasjoner

Ulike spesifikasjonstyper

Krav til egnede rutiner

ForankreVurdere

risiko

Stille krav

Foslashlge opp

Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i

anskaffelsen som gjennomfoslashres

bull Maring kunne dokumenteres

bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere

bull Sanksjonerbar bestemmelse

bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn

Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp

bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene

bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser

bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp

bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale

bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav

bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering

bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak

Hvordan faring

mest

mulig ut av

forholdetHvem skal ha ansvar

for hva

(NOEN er ofte INGEN)

Hvordan sikrer jeg god

kommunikasjon og

samarbeid

Hvordan laeligrer jeg

av dette forholdet

slik at det blir enda

bedre neste gang

Hvorfor skal

leverandoslashren

oslashnske aring

beholde meg

som kunde

Hvordan sikrer jeg at

leverandoslashr faktisk

leverer det som er

bestilt

Kan vi gjoslashre ting

enda mer effektivt

Hvordan faringr jeg alle

andre til aring kjenne og

benytte avtalen

Hva naring

Praktisk implementering av kontrakt

Tydelige roller og ansvar

BUDSJETTANSVARLIG

INNKJOslashPSLEDER

INNKJOslashPER FAGANSVARLIG

BRUKER KVALITETSSIKRER

bull Avgjoslashr med mandat om behov

skal loslashses ved anskaffelse eller

ikke

bull Ansvarlig for realisering av

gevinst

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av anskaffelsesvirksomheten

bull Ansvarlig for den operative

gjennomfoslashringen av anskaffelsen i

foslashlge gjeldende regler og

retningslinjer

bull Ansvarlig for at anskaffelsen

dekker behovet og er av rett

kvalitet

bull Ansvarlig for aring identifisere

behovene som anskaffelsen skal

dekke

bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht

gjeldende regelverk og rutiner

(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller

fagansvarlig)

KONTRAKTSFORVALTER

bull Ansvarlig for aring foslashlge opp

leveransen

TOPPLEDER

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av hele virksomheten

LEVERANDOslashR

bull Ansvarlig for levering i henhold til

avtale

Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det

bull Justeringar av kontrakt

bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning

bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter

73

Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk

teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing

Fordi

bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande

bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale

bull markedet er prematurt

bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar

bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator

74

DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en

virksomhet

Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og

forklar igjen - hold fokus

Forankring

bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn

bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger

bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere

bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen

bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering

Rollebeskrivelser

httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon

Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid

2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres

3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere

4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller

5 Knytt ansvar til roller

6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person

7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi

Hva er endringsledelse

Direktoratet for forvaltning og IKT

Aring skape ny

retning

Ny retning

- Operativ

ledelse

Gammel retning

- Operativ ledelse

Om aring initiere og

understoslashtte

prosesser som

realiserer en

oslashnsket situasjonVisjon

Forstaringelse

Praktisk kompetanse

Oppslutning

Avstand og tid

Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring

Ta eierskap

Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen

Kunnskap om

Sensemaking

Strategivalg for egen bevisstgjoslashring

laquoIndre monolograquo

Fortell hvorfor

Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo

Kunnskap om

Oversettelse

Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen

Hva du skal si og hvordan du sier det

Finn balansen

Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring

Kunnskap om

Prioritering

Utvikling og stabilitet

Skape handlingsrom

Endringskapasitet Planlegging

Snu motstand

Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand

Kunnskap om

Forstaring reaksjoner

Snu motstand

Forhandling og reforhandling

Motivasjon

Felles fremtidsbilde

Vaeligr beredt

Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer

Kunnskap om

Scenarier for fremtiden

Erfaringslaeligring

Endring er konstant

Skape kultur for endring

Direktoratet for forvaltning og IKT

KONTRAKTSOPPFOslashLGING

Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted

Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra

Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg

Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende

Bestilles det via e-handel

Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell

utforming og sosialt ansvar

Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut

Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet

OPPFOslashLGINGSFASEN

Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av

avtaleforholdet

Garingrsdagens eller morgendagens teknologi

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Behovets omfang

Kontraktens

gjenstand

Beskrivelser

egenskaper

og grensesnitt

Tilleggstjenester

Vedlikehold

Reservedeler

Reparasjoner

Garantiarbeid og service

Prosjektorganisering

Gjennomfoslashring

Leverings-

steder

Bestillings-

rutiner

Fakturarutiner

Moslashter og maringling (KPI)

YtelseDetalj

StandardFunktion

= Mulige loslashsninger

Aringpne

spesifikasjoner

Ulike spesifikasjonstyper

Krav til egnede rutiner

ForankreVurdere

risiko

Stille krav

Foslashlge opp

Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i

anskaffelsen som gjennomfoslashres

bull Maring kunne dokumenteres

bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere

bull Sanksjonerbar bestemmelse

bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn

Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp

bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene

bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser

bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp

bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale

bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav

bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering

bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak

Tydelige roller og ansvar

BUDSJETTANSVARLIG

INNKJOslashPSLEDER

INNKJOslashPER FAGANSVARLIG

BRUKER KVALITETSSIKRER

bull Avgjoslashr med mandat om behov

skal loslashses ved anskaffelse eller

ikke

bull Ansvarlig for realisering av

gevinst

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av anskaffelsesvirksomheten

bull Ansvarlig for den operative

gjennomfoslashringen av anskaffelsen i

foslashlge gjeldende regler og

retningslinjer

bull Ansvarlig for at anskaffelsen

dekker behovet og er av rett

kvalitet

bull Ansvarlig for aring identifisere

behovene som anskaffelsen skal

dekke

bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht

gjeldende regelverk og rutiner

(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller

fagansvarlig)

KONTRAKTSFORVALTER

bull Ansvarlig for aring foslashlge opp

leveransen

TOPPLEDER

bull Ansvarlig for styring og utvikling

av hele virksomheten

LEVERANDOslashR

bull Ansvarlig for levering i henhold til

avtale

Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det

bull Justeringar av kontrakt

bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning

bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter

73

Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk

teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing

Fordi

bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande

bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale

bull markedet er prematurt

bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar

bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator

74

DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en

virksomhet

Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og

forklar igjen - hold fokus

Forankring

bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn

bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger

bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere

bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen

bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering

Rollebeskrivelser

httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon

Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid

2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres

3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere

4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller

5 Knytt ansvar til roller

6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person

7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi

Hva er endringsledelse

Direktoratet for forvaltning og IKT

Aring skape ny

retning

Ny retning

- Operativ

ledelse

Gammel retning

- Operativ ledelse

Om aring initiere og

understoslashtte

prosesser som

realiserer en

oslashnsket situasjonVisjon

Forstaringelse

Praktisk kompetanse

Oppslutning

Avstand og tid

Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring

Ta eierskap

Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen

Kunnskap om

Sensemaking

Strategivalg for egen bevisstgjoslashring

laquoIndre monolograquo

Fortell hvorfor

Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo

Kunnskap om

Oversettelse

Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen

Hva du skal si og hvordan du sier det

Finn balansen

Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring

Kunnskap om

Prioritering

Utvikling og stabilitet

Skape handlingsrom

Endringskapasitet Planlegging

Snu motstand

Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand

Kunnskap om

Forstaring reaksjoner

Snu motstand

Forhandling og reforhandling

Motivasjon

Felles fremtidsbilde

Vaeligr beredt

Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer

Kunnskap om

Scenarier for fremtiden

Erfaringslaeligring

Endring er konstant

Skape kultur for endring

Direktoratet for forvaltning og IKT

KONTRAKTSOPPFOslashLGING

Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted

Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra

Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg

Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende

Bestilles det via e-handel

Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell

utforming og sosialt ansvar

Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut

Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet

OPPFOslashLGINGSFASEN

Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av

avtaleforholdet

Garingrsdagens eller morgendagens teknologi

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Behovets omfang

Kontraktens

gjenstand

Beskrivelser

egenskaper

og grensesnitt

Tilleggstjenester

Vedlikehold

Reservedeler

Reparasjoner

Garantiarbeid og service

Prosjektorganisering

Gjennomfoslashring

Leverings-

steder

Bestillings-

rutiner

Fakturarutiner

Moslashter og maringling (KPI)

YtelseDetalj

StandardFunktion

= Mulige loslashsninger

Aringpne

spesifikasjoner

Ulike spesifikasjonstyper

Krav til egnede rutiner

ForankreVurdere

risiko

Stille krav

Foslashlge opp

Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i

anskaffelsen som gjennomfoslashres

bull Maring kunne dokumenteres

bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere

bull Sanksjonerbar bestemmelse

bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn

Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp

bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene

bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser

bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp

bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale

bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav

bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering

bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak

Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det

bull Justeringar av kontrakt

bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning

bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter

73

Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk

teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing

Fordi

bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande

bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale

bull markedet er prematurt

bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar

bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator

74

DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en

virksomhet

Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og

forklar igjen - hold fokus

Forankring

bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn

bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger

bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere

bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen

bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering

Rollebeskrivelser

httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon

Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid

2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres

3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere

4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller

5 Knytt ansvar til roller

6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person

7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi

Hva er endringsledelse

Direktoratet for forvaltning og IKT

Aring skape ny

retning

Ny retning

- Operativ

ledelse

Gammel retning

- Operativ ledelse

Om aring initiere og

understoslashtte

prosesser som

realiserer en

oslashnsket situasjonVisjon

Forstaringelse

Praktisk kompetanse

Oppslutning

Avstand og tid

Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring

Ta eierskap

Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen

Kunnskap om

Sensemaking

Strategivalg for egen bevisstgjoslashring

laquoIndre monolograquo

Fortell hvorfor

Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo

Kunnskap om

Oversettelse

Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen

Hva du skal si og hvordan du sier det

Finn balansen

Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring

Kunnskap om

Prioritering

Utvikling og stabilitet

Skape handlingsrom

Endringskapasitet Planlegging

Snu motstand

Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand

Kunnskap om

Forstaring reaksjoner

Snu motstand

Forhandling og reforhandling

Motivasjon

Felles fremtidsbilde

Vaeligr beredt

Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer

Kunnskap om

Scenarier for fremtiden

Erfaringslaeligring

Endring er konstant

Skape kultur for endring

Direktoratet for forvaltning og IKT

KONTRAKTSOPPFOslashLGING

Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted

Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra

Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg

Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende

Bestilles det via e-handel

Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell

utforming og sosialt ansvar

Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut

Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet

OPPFOslashLGINGSFASEN

Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av

avtaleforholdet

Garingrsdagens eller morgendagens teknologi

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Behovets omfang

Kontraktens

gjenstand

Beskrivelser

egenskaper

og grensesnitt

Tilleggstjenester

Vedlikehold

Reservedeler

Reparasjoner

Garantiarbeid og service

Prosjektorganisering

Gjennomfoslashring

Leverings-

steder

Bestillings-

rutiner

Fakturarutiner

Moslashter og maringling (KPI)

YtelseDetalj

StandardFunktion

= Mulige loslashsninger

Aringpne

spesifikasjoner

Ulike spesifikasjonstyper

Krav til egnede rutiner

ForankreVurdere

risiko

Stille krav

Foslashlge opp

Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i

anskaffelsen som gjennomfoslashres

bull Maring kunne dokumenteres

bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere

bull Sanksjonerbar bestemmelse

bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn

Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp

bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene

bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser

bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp

bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale

bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav

bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering

bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak

Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk

teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing

Fordi

bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande

bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale

bull markedet er prematurt

bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar

bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator

74

DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en

virksomhet

Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og

forklar igjen - hold fokus

Forankring

bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn

bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger

bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere

bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen

bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering

Rollebeskrivelser

httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon

Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid

2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres

3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere

4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller

5 Knytt ansvar til roller

6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person

7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi

Hva er endringsledelse

Direktoratet for forvaltning og IKT

Aring skape ny

retning

Ny retning

- Operativ

ledelse

Gammel retning

- Operativ ledelse

Om aring initiere og

understoslashtte

prosesser som

realiserer en

oslashnsket situasjonVisjon

Forstaringelse

Praktisk kompetanse

Oppslutning

Avstand og tid

Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring

Ta eierskap

Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen

Kunnskap om

Sensemaking

Strategivalg for egen bevisstgjoslashring

laquoIndre monolograquo

Fortell hvorfor

Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo

Kunnskap om

Oversettelse

Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen

Hva du skal si og hvordan du sier det

Finn balansen

Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring

Kunnskap om

Prioritering

Utvikling og stabilitet

Skape handlingsrom

Endringskapasitet Planlegging

Snu motstand

Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand

Kunnskap om

Forstaring reaksjoner

Snu motstand

Forhandling og reforhandling

Motivasjon

Felles fremtidsbilde

Vaeligr beredt

Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer

Kunnskap om

Scenarier for fremtiden

Erfaringslaeligring

Endring er konstant

Skape kultur for endring

Direktoratet for forvaltning og IKT

KONTRAKTSOPPFOslashLGING

Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted

Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra

Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg

Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende

Bestilles det via e-handel

Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell

utforming og sosialt ansvar

Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut

Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet

OPPFOslashLGINGSFASEN

Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av

avtaleforholdet

Garingrsdagens eller morgendagens teknologi

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Behovets omfang

Kontraktens

gjenstand

Beskrivelser

egenskaper

og grensesnitt

Tilleggstjenester

Vedlikehold

Reservedeler

Reparasjoner

Garantiarbeid og service

Prosjektorganisering

Gjennomfoslashring

Leverings-

steder

Bestillings-

rutiner

Fakturarutiner

Moslashter og maringling (KPI)

YtelseDetalj

StandardFunktion

= Mulige loslashsninger

Aringpne

spesifikasjoner

Ulike spesifikasjonstyper

Krav til egnede rutiner

ForankreVurdere

risiko

Stille krav

Foslashlge opp

Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i

anskaffelsen som gjennomfoslashres

bull Maring kunne dokumenteres

bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere

bull Sanksjonerbar bestemmelse

bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn

Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp

bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene

bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser

bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp

bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale

bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav

bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering

bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak

DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en

virksomhet

Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og

forklar igjen - hold fokus

Forankring

bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn

bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger

bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere

bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen

bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering

Rollebeskrivelser

httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon

Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid

2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres

3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere

4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller

5 Knytt ansvar til roller

6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person

7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi

Hva er endringsledelse

Direktoratet for forvaltning og IKT

Aring skape ny

retning

Ny retning

- Operativ

ledelse

Gammel retning

- Operativ ledelse

Om aring initiere og

understoslashtte

prosesser som

realiserer en

oslashnsket situasjonVisjon

Forstaringelse

Praktisk kompetanse

Oppslutning

Avstand og tid

Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring

Ta eierskap

Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen

Kunnskap om

Sensemaking

Strategivalg for egen bevisstgjoslashring

laquoIndre monolograquo

Fortell hvorfor

Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo

Kunnskap om

Oversettelse

Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen

Hva du skal si og hvordan du sier det

Finn balansen

Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring

Kunnskap om

Prioritering

Utvikling og stabilitet

Skape handlingsrom

Endringskapasitet Planlegging

Snu motstand

Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand

Kunnskap om

Forstaring reaksjoner

Snu motstand

Forhandling og reforhandling

Motivasjon

Felles fremtidsbilde

Vaeligr beredt

Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer

Kunnskap om

Scenarier for fremtiden

Erfaringslaeligring

Endring er konstant

Skape kultur for endring

Direktoratet for forvaltning og IKT

KONTRAKTSOPPFOslashLGING

Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted

Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra

Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg

Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende

Bestilles det via e-handel

Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell

utforming og sosialt ansvar

Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut

Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet

OPPFOslashLGINGSFASEN

Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av

avtaleforholdet

Garingrsdagens eller morgendagens teknologi

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Behovets omfang

Kontraktens

gjenstand

Beskrivelser

egenskaper

og grensesnitt

Tilleggstjenester

Vedlikehold

Reservedeler

Reparasjoner

Garantiarbeid og service

Prosjektorganisering

Gjennomfoslashring

Leverings-

steder

Bestillings-

rutiner

Fakturarutiner

Moslashter og maringling (KPI)

YtelseDetalj

StandardFunktion

= Mulige loslashsninger

Aringpne

spesifikasjoner

Ulike spesifikasjonstyper

Krav til egnede rutiner

ForankreVurdere

risiko

Stille krav

Foslashlge opp

Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i

anskaffelsen som gjennomfoslashres

bull Maring kunne dokumenteres

bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere

bull Sanksjonerbar bestemmelse

bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn

Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp

bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene

bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser

bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp

bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale

bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav

bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering

bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak

Forankring

bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn

bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger

bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere

bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen

bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering

Rollebeskrivelser

httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon

Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid

2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres

3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere

4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller

5 Knytt ansvar til roller

6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person

7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi

Hva er endringsledelse

Direktoratet for forvaltning og IKT

Aring skape ny

retning

Ny retning

- Operativ

ledelse

Gammel retning

- Operativ ledelse

Om aring initiere og

understoslashtte

prosesser som

realiserer en

oslashnsket situasjonVisjon

Forstaringelse

Praktisk kompetanse

Oppslutning

Avstand og tid

Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring

Ta eierskap

Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen

Kunnskap om

Sensemaking

Strategivalg for egen bevisstgjoslashring

laquoIndre monolograquo

Fortell hvorfor

Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo

Kunnskap om

Oversettelse

Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen

Hva du skal si og hvordan du sier det

Finn balansen

Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring

Kunnskap om

Prioritering

Utvikling og stabilitet

Skape handlingsrom

Endringskapasitet Planlegging

Snu motstand

Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand

Kunnskap om

Forstaring reaksjoner

Snu motstand

Forhandling og reforhandling

Motivasjon

Felles fremtidsbilde

Vaeligr beredt

Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer

Kunnskap om

Scenarier for fremtiden

Erfaringslaeligring

Endring er konstant

Skape kultur for endring

Direktoratet for forvaltning og IKT

KONTRAKTSOPPFOslashLGING

Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted

Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra

Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg

Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende

Bestilles det via e-handel

Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell

utforming og sosialt ansvar

Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut

Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet

OPPFOslashLGINGSFASEN

Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av

avtaleforholdet

Garingrsdagens eller morgendagens teknologi

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Behovets omfang

Kontraktens

gjenstand

Beskrivelser

egenskaper

og grensesnitt

Tilleggstjenester

Vedlikehold

Reservedeler

Reparasjoner

Garantiarbeid og service

Prosjektorganisering

Gjennomfoslashring

Leverings-

steder

Bestillings-

rutiner

Fakturarutiner

Moslashter og maringling (KPI)

YtelseDetalj

StandardFunktion

= Mulige loslashsninger

Aringpne

spesifikasjoner

Ulike spesifikasjonstyper

Krav til egnede rutiner

ForankreVurdere

risiko

Stille krav

Foslashlge opp

Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i

anskaffelsen som gjennomfoslashres

bull Maring kunne dokumenteres

bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere

bull Sanksjonerbar bestemmelse

bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn

Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp

bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene

bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser

bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp

bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale

bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav

bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering

bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak

Rollebeskrivelser

httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon

Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid

2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres

3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere

4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller

5 Knytt ansvar til roller

6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person

7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi

Hva er endringsledelse

Direktoratet for forvaltning og IKT

Aring skape ny

retning

Ny retning

- Operativ

ledelse

Gammel retning

- Operativ ledelse

Om aring initiere og

understoslashtte

prosesser som

realiserer en

oslashnsket situasjonVisjon

Forstaringelse

Praktisk kompetanse

Oppslutning

Avstand og tid

Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring

Ta eierskap

Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen

Kunnskap om

Sensemaking

Strategivalg for egen bevisstgjoslashring

laquoIndre monolograquo

Fortell hvorfor

Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo

Kunnskap om

Oversettelse

Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen

Hva du skal si og hvordan du sier det

Finn balansen

Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring

Kunnskap om

Prioritering

Utvikling og stabilitet

Skape handlingsrom

Endringskapasitet Planlegging

Snu motstand

Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand

Kunnskap om

Forstaring reaksjoner

Snu motstand

Forhandling og reforhandling

Motivasjon

Felles fremtidsbilde

Vaeligr beredt

Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer

Kunnskap om

Scenarier for fremtiden

Erfaringslaeligring

Endring er konstant

Skape kultur for endring

Direktoratet for forvaltning og IKT

KONTRAKTSOPPFOslashLGING

Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted

Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra

Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg

Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende

Bestilles det via e-handel

Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell

utforming og sosialt ansvar

Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut

Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet

OPPFOslashLGINGSFASEN

Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av

avtaleforholdet

Garingrsdagens eller morgendagens teknologi

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Behovets omfang

Kontraktens

gjenstand

Beskrivelser

egenskaper

og grensesnitt

Tilleggstjenester

Vedlikehold

Reservedeler

Reparasjoner

Garantiarbeid og service

Prosjektorganisering

Gjennomfoslashring

Leverings-

steder

Bestillings-

rutiner

Fakturarutiner

Moslashter og maringling (KPI)

YtelseDetalj

StandardFunktion

= Mulige loslashsninger

Aringpne

spesifikasjoner

Ulike spesifikasjonstyper

Krav til egnede rutiner

ForankreVurdere

risiko

Stille krav

Foslashlge opp

Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i

anskaffelsen som gjennomfoslashres

bull Maring kunne dokumenteres

bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere

bull Sanksjonerbar bestemmelse

bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn

Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp

bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene

bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser

bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp

bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale

bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav

bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering

bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak

Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid

2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres

3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere

4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller

5 Knytt ansvar til roller

6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person

7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi

Hva er endringsledelse

Direktoratet for forvaltning og IKT

Aring skape ny

retning

Ny retning

- Operativ

ledelse

Gammel retning

- Operativ ledelse

Om aring initiere og

understoslashtte

prosesser som

realiserer en

oslashnsket situasjonVisjon

Forstaringelse

Praktisk kompetanse

Oppslutning

Avstand og tid

Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring

Ta eierskap

Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen

Kunnskap om

Sensemaking

Strategivalg for egen bevisstgjoslashring

laquoIndre monolograquo

Fortell hvorfor

Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo

Kunnskap om

Oversettelse

Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen

Hva du skal si og hvordan du sier det

Finn balansen

Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring

Kunnskap om

Prioritering

Utvikling og stabilitet

Skape handlingsrom

Endringskapasitet Planlegging

Snu motstand

Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand

Kunnskap om

Forstaring reaksjoner

Snu motstand

Forhandling og reforhandling

Motivasjon

Felles fremtidsbilde

Vaeligr beredt

Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer

Kunnskap om

Scenarier for fremtiden

Erfaringslaeligring

Endring er konstant

Skape kultur for endring

Direktoratet for forvaltning og IKT

KONTRAKTSOPPFOslashLGING

Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted

Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra

Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg

Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende

Bestilles det via e-handel

Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell

utforming og sosialt ansvar

Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut

Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet

OPPFOslashLGINGSFASEN

Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av

avtaleforholdet

Garingrsdagens eller morgendagens teknologi

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Behovets omfang

Kontraktens

gjenstand

Beskrivelser

egenskaper

og grensesnitt

Tilleggstjenester

Vedlikehold

Reservedeler

Reparasjoner

Garantiarbeid og service

Prosjektorganisering

Gjennomfoslashring

Leverings-

steder

Bestillings-

rutiner

Fakturarutiner

Moslashter og maringling (KPI)

YtelseDetalj

StandardFunktion

= Mulige loslashsninger

Aringpne

spesifikasjoner

Ulike spesifikasjonstyper

Krav til egnede rutiner

ForankreVurdere

risiko

Stille krav

Foslashlge opp

Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i

anskaffelsen som gjennomfoslashres

bull Maring kunne dokumenteres

bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere

bull Sanksjonerbar bestemmelse

bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn

Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp

bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene

bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser

bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp

bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale

bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav

bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering

bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak

Hva er endringsledelse

Direktoratet for forvaltning og IKT

Aring skape ny

retning

Ny retning

- Operativ

ledelse

Gammel retning

- Operativ ledelse

Om aring initiere og

understoslashtte

prosesser som

realiserer en

oslashnsket situasjonVisjon

Forstaringelse

Praktisk kompetanse

Oppslutning

Avstand og tid

Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring

Ta eierskap

Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen

Kunnskap om

Sensemaking

Strategivalg for egen bevisstgjoslashring

laquoIndre monolograquo

Fortell hvorfor

Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo

Kunnskap om

Oversettelse

Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen

Hva du skal si og hvordan du sier det

Finn balansen

Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring

Kunnskap om

Prioritering

Utvikling og stabilitet

Skape handlingsrom

Endringskapasitet Planlegging

Snu motstand

Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand

Kunnskap om

Forstaring reaksjoner

Snu motstand

Forhandling og reforhandling

Motivasjon

Felles fremtidsbilde

Vaeligr beredt

Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer

Kunnskap om

Scenarier for fremtiden

Erfaringslaeligring

Endring er konstant

Skape kultur for endring

Direktoratet for forvaltning og IKT

KONTRAKTSOPPFOslashLGING

Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted

Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra

Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg

Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende

Bestilles det via e-handel

Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell

utforming og sosialt ansvar

Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut

Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet

OPPFOslashLGINGSFASEN

Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av

avtaleforholdet

Garingrsdagens eller morgendagens teknologi

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Behovets omfang

Kontraktens

gjenstand

Beskrivelser

egenskaper

og grensesnitt

Tilleggstjenester

Vedlikehold

Reservedeler

Reparasjoner

Garantiarbeid og service

Prosjektorganisering

Gjennomfoslashring

Leverings-

steder

Bestillings-

rutiner

Fakturarutiner

Moslashter og maringling (KPI)

YtelseDetalj

StandardFunktion

= Mulige loslashsninger

Aringpne

spesifikasjoner

Ulike spesifikasjonstyper

Krav til egnede rutiner

ForankreVurdere

risiko

Stille krav

Foslashlge opp

Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i

anskaffelsen som gjennomfoslashres

bull Maring kunne dokumenteres

bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere

bull Sanksjonerbar bestemmelse

bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn

Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp

bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene

bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser

bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp

bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale

bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav

bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering

bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak

Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring

Ta eierskap

Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen

Kunnskap om

Sensemaking

Strategivalg for egen bevisstgjoslashring

laquoIndre monolograquo

Fortell hvorfor

Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo

Kunnskap om

Oversettelse

Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen

Hva du skal si og hvordan du sier det

Finn balansen

Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring

Kunnskap om

Prioritering

Utvikling og stabilitet

Skape handlingsrom

Endringskapasitet Planlegging

Snu motstand

Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand

Kunnskap om

Forstaring reaksjoner

Snu motstand

Forhandling og reforhandling

Motivasjon

Felles fremtidsbilde

Vaeligr beredt

Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer

Kunnskap om

Scenarier for fremtiden

Erfaringslaeligring

Endring er konstant

Skape kultur for endring

Direktoratet for forvaltning og IKT

KONTRAKTSOPPFOslashLGING

Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted

Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra

Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg

Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende

Bestilles det via e-handel

Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell

utforming og sosialt ansvar

Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut

Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet

OPPFOslashLGINGSFASEN

Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av

avtaleforholdet

Garingrsdagens eller morgendagens teknologi

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Behovets omfang

Kontraktens

gjenstand

Beskrivelser

egenskaper

og grensesnitt

Tilleggstjenester

Vedlikehold

Reservedeler

Reparasjoner

Garantiarbeid og service

Prosjektorganisering

Gjennomfoslashring

Leverings-

steder

Bestillings-

rutiner

Fakturarutiner

Moslashter og maringling (KPI)

YtelseDetalj

StandardFunktion

= Mulige loslashsninger

Aringpne

spesifikasjoner

Ulike spesifikasjonstyper

Krav til egnede rutiner

ForankreVurdere

risiko

Stille krav

Foslashlge opp

Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i

anskaffelsen som gjennomfoslashres

bull Maring kunne dokumenteres

bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere

bull Sanksjonerbar bestemmelse

bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn

Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp

bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene

bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser

bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp

bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale

bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav

bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering

bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak

KONTRAKTSOPPFOslashLGING

Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted

Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra

Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg

Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende

Bestilles det via e-handel

Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell

utforming og sosialt ansvar

Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut

Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet

OPPFOslashLGINGSFASEN

Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av

avtaleforholdet

Garingrsdagens eller morgendagens teknologi

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Behovets omfang

Kontraktens

gjenstand

Beskrivelser

egenskaper

og grensesnitt

Tilleggstjenester

Vedlikehold

Reservedeler

Reparasjoner

Garantiarbeid og service

Prosjektorganisering

Gjennomfoslashring

Leverings-

steder

Bestillings-

rutiner

Fakturarutiner

Moslashter og maringling (KPI)

YtelseDetalj

StandardFunktion

= Mulige loslashsninger

Aringpne

spesifikasjoner

Ulike spesifikasjonstyper

Krav til egnede rutiner

ForankreVurdere

risiko

Stille krav

Foslashlge opp

Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i

anskaffelsen som gjennomfoslashres

bull Maring kunne dokumenteres

bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere

bull Sanksjonerbar bestemmelse

bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn

Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp

bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene

bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser

bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp

bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale

bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav

bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering

bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak

Garingrsdagens eller morgendagens teknologi

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Behovets omfang

Kontraktens

gjenstand

Beskrivelser

egenskaper

og grensesnitt

Tilleggstjenester

Vedlikehold

Reservedeler

Reparasjoner

Garantiarbeid og service

Prosjektorganisering

Gjennomfoslashring

Leverings-

steder

Bestillings-

rutiner

Fakturarutiner

Moslashter og maringling (KPI)

YtelseDetalj

StandardFunktion

= Mulige loslashsninger

Aringpne

spesifikasjoner

Ulike spesifikasjonstyper

Krav til egnede rutiner

ForankreVurdere

risiko

Stille krav

Foslashlge opp

Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i

anskaffelsen som gjennomfoslashres

bull Maring kunne dokumenteres

bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere

bull Sanksjonerbar bestemmelse

bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn

Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp

bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene

bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser

bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp

bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale

bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav

bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering

bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak

Behovets omfang

Kontraktens

gjenstand

Beskrivelser

egenskaper

og grensesnitt

Tilleggstjenester

Vedlikehold

Reservedeler

Reparasjoner

Garantiarbeid og service

Prosjektorganisering

Gjennomfoslashring

Leverings-

steder

Bestillings-

rutiner

Fakturarutiner

Moslashter og maringling (KPI)

YtelseDetalj

StandardFunktion

= Mulige loslashsninger

Aringpne

spesifikasjoner

Ulike spesifikasjonstyper

Krav til egnede rutiner

ForankreVurdere

risiko

Stille krav

Foslashlge opp

Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i

anskaffelsen som gjennomfoslashres

bull Maring kunne dokumenteres

bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere

bull Sanksjonerbar bestemmelse

bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn

Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp

bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene

bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser

bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp

bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale

bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav

bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering

bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak

YtelseDetalj

StandardFunktion

= Mulige loslashsninger

Aringpne

spesifikasjoner

Ulike spesifikasjonstyper

Krav til egnede rutiner

ForankreVurdere

risiko

Stille krav

Foslashlge opp

Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i

anskaffelsen som gjennomfoslashres

bull Maring kunne dokumenteres

bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere

bull Sanksjonerbar bestemmelse

bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn

Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp

bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene

bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser

bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp

bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale

bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav

bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering

bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak

Krav til egnede rutiner

ForankreVurdere

risiko

Stille krav

Foslashlge opp

Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i

anskaffelsen som gjennomfoslashres

bull Maring kunne dokumenteres

bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere

bull Sanksjonerbar bestemmelse

bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn

Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp

bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene

bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser

bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp

bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale

bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav

bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering

bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak

Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp

bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene

bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser

bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp

bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale

bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav

bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering

bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak

Recommended