Embed Size (px)
Citation preview
BALANSERTE ANSKAFFELSERndash KUNSTEN Aring DELE OG LAEligRE AV HVERANDRE
0
10
20
30
40
50
60
Teori 1 Samling 1 Teori 2 Samling 2 Kunngjoslashring Teori 3 Samling 3
Innkjoslashpere
Leverandoslashrer
Bare leverandoslashrer
Felles samlinger
Bare innkjoslashpere
Strategiske maringlsetninger
og behovsforstaringelse
Markedsforstaringelse og
forberedelse av
konkurransegrunnlag
Implementering
og kontraktsoppfoslashling
Hva er Balanserte Anskaffelser gjennom Dialog
Behov Konkurranse-grunnlag
Test Dialog
forstaring situasjonen BAK
behovet
forstaring de strategiske
foslashringene
ndash baringde makro og mikro
muligheter i markedet
konsekvensene av aring
IKKE oppfylle behovet
Formaringl maringlsetninger Loslashsning
forklarer ditt behov
godt nok
aringpne for at tilbyder
leverer et godt tilbud
Konkurranse
den stoslashrste testen
svarsposlashrsmaringls-handlingsrommet
aringpne for intervjuer befaring
tilbudskonferanser ogeller avklaring
Kontrakt Leveranse
Kontraktoppfoslashlging
Kontrakt
Implementering i naeligrt
samarbeid
tydelig
forventningsavklaring
balansert
grensesnittsavtale
Samarbeid gjennom hele
kontrakten styrker baringde
bestillerkompetansen og
gjoslashr leverandoslashr til en mulig
fremtidig vinner av ny
konkurranse
Test Kontraktsoppfoslashlging
ALLE krav og KPIer i kontrakten
kontrolleres og foslashles opp
Leveranse
Leveringen skal oppfylle
behovsbeskrivelsen i
konkurransegrunnlaget
Foslashr avslutning av kontrakt boslashr det
gjennomfoslashres erfaringsdeling
Konkurranse
BALANSERTE ANSKAFFELSER
KontraktsoppfoslashlgingKonkurranseDefinere behov og forberede
konkurranse
Behov Konkurranse-grunnlag
Test Dialog
Kontrakt Leveranse
Kontraktoppfoslashlging
Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does
it point teachers in the right direcionraquo
Direktoratet for forvaltning og IKT
Positive effekter
bull Ufarlig og krever lite av deltagerne
bull Kursholder har full kontroll paring det
som formidles
Negative effekter
bull Deltagerne foslashlger ikke alltid like mye
med paring det som formidles
bull Vanskelig aring forstaring hvordan budskap
kan benyttes
Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does
it point teachers in the right direcionraquo
Direktoratet for forvaltning og IKT
Positive effekter
bull Oslashkt forstaringelse og bruk av teori
Difis veiledning
bull Tidsbesparende for
kursadministrator
Negative effekter
bull Flere leser ikke det de faringr i
hjemmelekse
Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does
it point teachers in the right direcionraquo
Direktoratet for forvaltning og IKT
Positive effekter
bull Blir mottatt som interessant og morro
bull Hoslashy laeligringsgrad og blir husket
Negative effekter
bull Ressurskrevende aring lage for Difi
bull Enkelt aring la vaeligre aring se hjemme da
det ikke blir kontrollert i etterkant
Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does
it point teachers in the right direcionraquo
Direktoratet for forvaltning og IKT
Positive effekter
bullRelevante interessante og laeligrerike
bullStimulerer til innovative diskusjoner
Negative effekter
bull Noen deltagere ser ikke relevansen
mellom eksemplene og deres
kommende konkurranse
Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does
it point teachers in the right direcionraquo
Direktoratet for forvaltning og IKT
Positive effekter
bull Dypere innsikt i perspektivene til
oslashvrige deltagere
bull Bredere kunnskap om egen situasjon
Negative effekter
bull Aktivitetene tar mye tid
Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does
it point teachers in the right direcionraquo
Direktoratet for forvaltning og IKT
Positive effekter
bull Bedre forstaringelse av konsekvensene
av de valg som tas (tildelingskrit)
bull Oslashkt trygghet for gode prosesser
Negative effekter
bull Redsel for aring bryte likebehandlings-
prinsippet
bull Redd for aring bruke for mye tid uten aring
oppnaring gevinster
Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does
it point teachers in the right direcionraquo
Direktoratet for forvaltning og IKT
Positive effekter
bull Trygghet og forstaringelse for hvordan
utarbeide analyser beskrive behov og
strategiske maringl
Negative effekter
bull Arbeids og tidskrevende aktivitet
som tester motet og tilliten til at man
faringr hjelp og informasjon i gjengjeld
4 Pleier dere aring bli invitert til moslashte med offentige oppdragsgivere for aring diskutere
Forundersoslashkelse - Balanserte anskaffelser av velferdstekmedisinske forbruksartikler (leverandoslashrer)
308
00
308
385
692
1000
692
615
Generell markedskommunikasjon
Neste aringrs innkjoslashpsplaner
En kommende anskaffelse
Leveransen i form av et statusmoslashte i loslashpet avkontrakten
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
Prosent
Ja
Nei
4 Pleier du aring invitere leverandoslashrer til moslashte for aring diskutere
Forundersoslashkelse - Balanserte anskaffelser av velferdstekmedisinske forbruksartikler (innkjoslashpere)
412
125
611
833
588
875
389
167
Generell markedskommunikasjon
Neste aringrs innkjoslashpsplaner
En kommende anskaffelse
Leveransen i form av et statusmoslashte i loslashpet avkontrakten
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
Prosent
Ja
Nei
Direktoratet for forvaltning og IKT
PRESENTASJONER FOR HVERANDRE
Direktoratet for forvaltning og IKT
OPEN SPACE
GRUPPEARBEID
Direktoratet for forvaltning og IKT
EN-TIL-EN-MOslashTER
Direktoratet for forvaltning og IKT
PLENUMSDISKUSJONER
Direktoratet for forvaltning og IKT
Markedsundersoslashkelse
Diverse gruppearbeid
Dialogkonferanse dialogmoslashte
En-til-en moslashter
Konkurransegrunnlag paring hoslashring
DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVUlike former for dialog som benyttes i dette kurset
Delta paring dialogaktiviteterbull Rolle Samspiller ndash ikke server kalde laquosales pitchraquo
bull Gi innspill til kravspekken ndash funksjonsspesifikasjon
bull Vaeligr involvert tidlig i prosessen
Direktoratet for forvaltning og IKT
DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVHvordan paringvirke
Gi grobunn for tillit
Tilby deres bransjekunnskap for aring faring bedre innsikt i
oppdragsgivers behov og hvordan disse kan dekkes paring en
bedre maringte og stimulere til aring tenke nyutvikling
Ny sect 5 i lov om offentlige anskaffelser
Miljoslash menneskerettigheter
og andre samfunnshensyn
laquoStatlige fylkeskommunale og kommunale myndigheter
og offentligrettslige organer skal innrette sin
anskaffelsespraksis slik at den bidrar til aring redusere
skadelig miljoslashparingvirkning og fremme klimavennlige
loslashsninger der dette er relevant Dette skal blant annet skje
ved at oppdragsgiveren tar hensyn til livssykluskostnader
Disse oppdragsgiverne skal ogsaring ha
egnede rutiner for aring fremme respekt for
grunnleggende menneskerettigheter ved
offentlige anskaffelser der det er en risiko
for brudd paring slike rettigheterraquo
bull Med punkter
bull Ekstra underpunkt her
Oppsummering av dagens situasjon ndash forenklet
Sammenstilling av faktisk og anslaringtt utbredelse og bruk av digitale loslashsninger med digital informasjonsflyt
Digitalisering forenkler og forbedrer offentlige anskaffelser
Mer effektive kjoslashp og
enklere prosesser
Bedre kjoslashp og
behovsdekning
Mer lovmessige kjoslashp
Tidsbruk og kostnader for gjennomfoslashring
av innkjoslashp skal vaeligre lavest mulig
Mindre ressursbruk ndash lavere
transaksjonskostnader
Riktig vare eller tjeneste skal kjoslashpes til
riktig kvalitet og beste pris
Bedre behovsforstaringelse og
kategoristyring kapasitet til aring inngaring flere
avtaler faeligrre avvisninger
Regelverkskrav og leverandoslashrenes
rettigheter skal ivaretas korrupsjon og
mislighold skal unngarings
Bedre sporbarhet ndash bevare tilliten til
offentlig sektor
bull Tillit
bull Mot
Direktoratet for forvaltning og IKT
LEVERANDOslashRDIALOG I PRAKSIS Tanja Huse-Fagerlie Difi
Hvordan oppnaring samarbeid
Ikke lenger nok aring bare vaeligre godhellip
Salg er veiledning og raringdgivning av kunden
Stimulere kunden til aring ta ut mer av sitt potensiale
Kjoslashps-revolusjon Lett aring kjoslashpe vanskelig aring velge
Alle tilbud er nesten like
Direktoratet for forvaltning og IKTKilde Ole-Bengt Moe Moementum
FOR LEVERANDOslashRENE
La markedet faring innsikt i din situasjon
FOR INNKJOslashPERNE
Vaeligr en tydelig og krevende kunde
Vurder tilbudet etter hvordan det tilfoslashrer deg verdi
Leverandoslashr maring tilpasse tilbudet til behovet og
ikke behovet til tilbudet
PRESENTASJON FRA BRANSJEN TIL OPPDRAGSGIVERNE
Eksempler paring rutiner i styrende dokumenter
1 Kartlegge miljoslashbelastningen ved planlagte anskaffelser hvor er det potensiale for reduksjon
- Risikoanalyse
2 Dialog med markedet som hovedregel v store strategisk viktige anskaffelser
3 Formuler formaringlet med anskaffelsen sett resultatmaringl
4 Bruke Aringpne spesifikasjoner (fremmer nye loslashsninger)
5 Legg vekt paring livssykluskostnader
6 Plassere ansvar for aring foslashlge opp kontrakten ndash leveres kontraktsmessig ytelse
7 Maringle om oslashnsket effekt resultat er naringdd
Anskaffelseskostnaden er toppen av isfjellet
sect 8-1 markedsundersoslashkelser
bull Kan du prate med leverandoslashrer Eller vil det diskvalifisere deg
bull Oppdragsgiver kan gjennomfoslashre markedsundersoslashkelser og
informere om planer og behov
bull Oppdragsgiver kan aktivt garing ut aring be om raringd
bull Oppdragsgiver kan motta raringd fra bla leverandoslashrer markedsaktoslashrer
bull Raringdene kan brukes i den konkrete anskaffelsen under forutsetning
av at raringdene ikke har konkurransevridende effekt eller er et brudd
paring likebehandlingsprinsippet
Mulighetene ved aringpne spesifikasjoner
bull Leverandoslashrene kan levere sine beste loslashsningsforslag det de er gode paring
bull Du utfordrer leverandoslashrene til nytenkning og kreativitet
bull Du faringr tilbud paring laquodet sisteraquo innen loslashsninger og ikke gammel foreldet
teknologi og loslashsninger
bull Du maring ikke ha spisskompetanse selv paring loslashsninger
bull Du kan foslashlge opp resultatene behovsoppfyllelsen og maringle om formaringlet
med anskaffelsen er naringdd
bull Du kan konsentrere deg om kjerneoppgaver
EURO 6
Kvalifikasjonskrav
Kontrakt
Spesifikasjon Evaluering
MAringL
STRATEGI FOR
MAringLOPPNAringELSE
HANDLINGSPLANER
OG AKTIVITETER
INTERNE
RESSURSERANSKAFFELSE
Oslashkonomisk mest fordelaktige
ALTERNATIV HANDLELISTEB Skriv ned de samme tre varene men naring formulert som behov
bull 1 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
bull 2 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
bull 3 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
C Skriv ned et forslag som dekker
behovet ved siden av
Etter B bytt ark med en annenhellip
VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)
bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar
bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte
bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles
Styringsparametere for offanskaffelser
Mer info
httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-
anskaffelser
Prosess for aring komme i gang
Knytte til overordnede
maringl
Maringle paring tre til fem parametere
Ledelsen maring sette konkrete
resultatmaringl
Maringle og rapportere
regelmessig
Vise i maringlsystem
Offentlige virksomheter har fokusert paring aring
overholde regler og forenkle administrative
prosesser for konkurransegjennomfoslashring
og haringndtering bestilling til betaling
Avklare behov og forberede konkurransen
Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging
Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser
Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir
stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
PWC 2017
Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan
Kontroll
bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen
bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging
bull Overvaringkning
bull Kostnadskontroll
Tillit
bull Felles maringl
bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging
bull Myndiggjoslashring
bull Fasilitering
Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging
bull Innkjoslashpsvolum
bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo
bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016
bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring
bull Avtaler
bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien
bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale
bull Hvor stort volum dekker avtalene
bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene
bull Produkter
bull Produktlojalitet
bull Gevinster
bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging
bull avtaledekning
bull avtalelojalitet
Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl
bull Spend innenfor kategorien
bull Antall avtaler og volum paring avtaler
bull Antall leverandoslashrer uten avtale
bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging
bull Avtaledekning
bull Avtalelojalitet
EKSEMPEL
Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt
Norengros Kjosavik As 306 550
Aga As 60 519
Apotek 1 Varinggen 29 877
Maske Gruppen As 9 746
Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019
Sverre W Monsen AS 8 217
Trioscan As 2 665
Gjesdal Apotek 2 592
Boots Norge As 1 038
Staples Norway As 986
Snoslashgg As 935
Av Form As 257
Lindorff As Oslo 215
Intrum Justitia As 174
Totalsum 432 790
Hvordan faring
mest
mulig ut av
forholdetHvem skal ha ansvar
for hva
(NOEN er ofte INGEN)
Hvordan sikrer jeg god
kommunikasjon og
samarbeid
Hvordan laeligrer jeg
av dette forholdet
slik at det blir enda
bedre neste gang
Hvorfor skal
leverandoslashren
oslashnske aring
beholde meg
som kunde
Hvordan sikrer jeg at
leverandoslashr faktisk
leverer det som er
bestilt
Kan vi gjoslashre ting
enda mer effektivt
Hvordan faringr jeg alle
andre til aring kjenne og
benytte avtalen
Hva naring
Praktisk implementering av kontrakt
Tydelige roller og ansvar
BUDSJETTANSVARLIG
INNKJOslashPSLEDER
INNKJOslashPER FAGANSVARLIG
BRUKER KVALITETSSIKRER
bull Avgjoslashr med mandat om behov
skal loslashses ved anskaffelse eller
ikke
bull Ansvarlig for realisering av
gevinst
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av anskaffelsesvirksomheten
bull Ansvarlig for den operative
gjennomfoslashringen av anskaffelsen i
foslashlge gjeldende regler og
retningslinjer
bull Ansvarlig for at anskaffelsen
dekker behovet og er av rett
kvalitet
bull Ansvarlig for aring identifisere
behovene som anskaffelsen skal
dekke
bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht
gjeldende regelverk og rutiner
(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller
fagansvarlig)
KONTRAKTSFORVALTER
bull Ansvarlig for aring foslashlge opp
leveransen
TOPPLEDER
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av hele virksomheten
LEVERANDOslashR
bull Ansvarlig for levering i henhold til
avtale
Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det
bull Justeringar av kontrakt
bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning
bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter
73
Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk
teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing
Fordi
bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande
bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale
bull markedet er prematurt
bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar
bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator
74
DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en
virksomhet
Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og
forklar igjen - hold fokus
Forankring
bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn
bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger
bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere
bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen
bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering
Rollebeskrivelser
httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon
Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid
2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres
3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere
4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller
5 Knytt ansvar til roller
6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person
7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi
Hva er endringsledelse
Direktoratet for forvaltning og IKT
Aring skape ny
retning
Ny retning
- Operativ
ledelse
Gammel retning
- Operativ ledelse
Om aring initiere og
understoslashtte
prosesser som
realiserer en
oslashnsket situasjonVisjon
Forstaringelse
Praktisk kompetanse
Oppslutning
Avstand og tid
Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring
Ta eierskap
Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen
Kunnskap om
Sensemaking
Strategivalg for egen bevisstgjoslashring
laquoIndre monolograquo
Fortell hvorfor
Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo
Kunnskap om
Oversettelse
Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen
Hva du skal si og hvordan du sier det
Finn balansen
Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring
Kunnskap om
Prioritering
Utvikling og stabilitet
Skape handlingsrom
Endringskapasitet Planlegging
Snu motstand
Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand
Kunnskap om
Forstaring reaksjoner
Snu motstand
Forhandling og reforhandling
Motivasjon
Felles fremtidsbilde
Vaeligr beredt
Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer
Kunnskap om
Scenarier for fremtiden
Erfaringslaeligring
Endring er konstant
Skape kultur for endring
Direktoratet for forvaltning og IKT
KONTRAKTSOPPFOslashLGING
Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted
Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra
Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg
Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende
Bestilles det via e-handel
Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell
utforming og sosialt ansvar
Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut
Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet
OPPFOslashLGINGSFASEN
Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av
avtaleforholdet
Garingrsdagens eller morgendagens teknologi
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Behovets omfang
Kontraktens
gjenstand
Beskrivelser
egenskaper
og grensesnitt
Tilleggstjenester
Vedlikehold
Reservedeler
Reparasjoner
Garantiarbeid og service
Prosjektorganisering
Gjennomfoslashring
Leverings-
steder
Bestillings-
rutiner
Fakturarutiner
Moslashter og maringling (KPI)
YtelseDetalj
StandardFunktion
= Mulige loslashsninger
Aringpne
spesifikasjoner
Ulike spesifikasjonstyper
Krav til egnede rutiner
ForankreVurdere
risiko
Stille krav
Foslashlge opp
Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i
anskaffelsen som gjennomfoslashres
bull Maring kunne dokumenteres
bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere
bull Sanksjonerbar bestemmelse
bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn
Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp
bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene
bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser
bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp
bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale
bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav
bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering
bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak
0
10
20
30
40
50
60
Teori 1 Samling 1 Teori 2 Samling 2 Kunngjoslashring Teori 3 Samling 3
Innkjoslashpere
Leverandoslashrer
Bare leverandoslashrer
Felles samlinger
Bare innkjoslashpere
Strategiske maringlsetninger
og behovsforstaringelse
Markedsforstaringelse og
forberedelse av
konkurransegrunnlag
Implementering
og kontraktsoppfoslashling
Hva er Balanserte Anskaffelser gjennom Dialog
Behov Konkurranse-grunnlag
Test Dialog
forstaring situasjonen BAK
behovet
forstaring de strategiske
foslashringene
ndash baringde makro og mikro
muligheter i markedet
konsekvensene av aring
IKKE oppfylle behovet
Formaringl maringlsetninger Loslashsning
forklarer ditt behov
godt nok
aringpne for at tilbyder
leverer et godt tilbud
Konkurranse
den stoslashrste testen
svarsposlashrsmaringls-handlingsrommet
aringpne for intervjuer befaring
tilbudskonferanser ogeller avklaring
Kontrakt Leveranse
Kontraktoppfoslashlging
Kontrakt
Implementering i naeligrt
samarbeid
tydelig
forventningsavklaring
balansert
grensesnittsavtale
Samarbeid gjennom hele
kontrakten styrker baringde
bestillerkompetansen og
gjoslashr leverandoslashr til en mulig
fremtidig vinner av ny
konkurranse
Test Kontraktsoppfoslashlging
ALLE krav og KPIer i kontrakten
kontrolleres og foslashles opp
Leveranse
Leveringen skal oppfylle
behovsbeskrivelsen i
konkurransegrunnlaget
Foslashr avslutning av kontrakt boslashr det
gjennomfoslashres erfaringsdeling
Konkurranse
BALANSERTE ANSKAFFELSER
KontraktsoppfoslashlgingKonkurranseDefinere behov og forberede
konkurranse
Behov Konkurranse-grunnlag
Test Dialog
Kontrakt Leveranse
Kontraktoppfoslashlging
Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does
it point teachers in the right direcionraquo
Direktoratet for forvaltning og IKT
Positive effekter
bull Ufarlig og krever lite av deltagerne
bull Kursholder har full kontroll paring det
som formidles
Negative effekter
bull Deltagerne foslashlger ikke alltid like mye
med paring det som formidles
bull Vanskelig aring forstaring hvordan budskap
kan benyttes
Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does
it point teachers in the right direcionraquo
Direktoratet for forvaltning og IKT
Positive effekter
bull Oslashkt forstaringelse og bruk av teori
Difis veiledning
bull Tidsbesparende for
kursadministrator
Negative effekter
bull Flere leser ikke det de faringr i
hjemmelekse
Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does
it point teachers in the right direcionraquo
Direktoratet for forvaltning og IKT
Positive effekter
bull Blir mottatt som interessant og morro
bull Hoslashy laeligringsgrad og blir husket
Negative effekter
bull Ressurskrevende aring lage for Difi
bull Enkelt aring la vaeligre aring se hjemme da
det ikke blir kontrollert i etterkant
Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does
it point teachers in the right direcionraquo
Direktoratet for forvaltning og IKT
Positive effekter
bullRelevante interessante og laeligrerike
bullStimulerer til innovative diskusjoner
Negative effekter
bull Noen deltagere ser ikke relevansen
mellom eksemplene og deres
kommende konkurranse
Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does
it point teachers in the right direcionraquo
Direktoratet for forvaltning og IKT
Positive effekter
bull Dypere innsikt i perspektivene til
oslashvrige deltagere
bull Bredere kunnskap om egen situasjon
Negative effekter
bull Aktivitetene tar mye tid
Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does
it point teachers in the right direcionraquo
Direktoratet for forvaltning og IKT
Positive effekter
bull Bedre forstaringelse av konsekvensene
av de valg som tas (tildelingskrit)
bull Oslashkt trygghet for gode prosesser
Negative effekter
bull Redsel for aring bryte likebehandlings-
prinsippet
bull Redd for aring bruke for mye tid uten aring
oppnaring gevinster
Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does
it point teachers in the right direcionraquo
Direktoratet for forvaltning og IKT
Positive effekter
bull Trygghet og forstaringelse for hvordan
utarbeide analyser beskrive behov og
strategiske maringl
Negative effekter
bull Arbeids og tidskrevende aktivitet
som tester motet og tilliten til at man
faringr hjelp og informasjon i gjengjeld
4 Pleier dere aring bli invitert til moslashte med offentige oppdragsgivere for aring diskutere
Forundersoslashkelse - Balanserte anskaffelser av velferdstekmedisinske forbruksartikler (leverandoslashrer)
308
00
308
385
692
1000
692
615
Generell markedskommunikasjon
Neste aringrs innkjoslashpsplaner
En kommende anskaffelse
Leveransen i form av et statusmoslashte i loslashpet avkontrakten
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
Prosent
Ja
Nei
4 Pleier du aring invitere leverandoslashrer til moslashte for aring diskutere
Forundersoslashkelse - Balanserte anskaffelser av velferdstekmedisinske forbruksartikler (innkjoslashpere)
412
125
611
833
588
875
389
167
Generell markedskommunikasjon
Neste aringrs innkjoslashpsplaner
En kommende anskaffelse
Leveransen i form av et statusmoslashte i loslashpet avkontrakten
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
Prosent
Ja
Nei
Direktoratet for forvaltning og IKT
PRESENTASJONER FOR HVERANDRE
Direktoratet for forvaltning og IKT
OPEN SPACE
GRUPPEARBEID
Direktoratet for forvaltning og IKT
EN-TIL-EN-MOslashTER
Direktoratet for forvaltning og IKT
PLENUMSDISKUSJONER
Direktoratet for forvaltning og IKT
Markedsundersoslashkelse
Diverse gruppearbeid
Dialogkonferanse dialogmoslashte
En-til-en moslashter
Konkurransegrunnlag paring hoslashring
DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVUlike former for dialog som benyttes i dette kurset
Delta paring dialogaktiviteterbull Rolle Samspiller ndash ikke server kalde laquosales pitchraquo
bull Gi innspill til kravspekken ndash funksjonsspesifikasjon
bull Vaeligr involvert tidlig i prosessen
Direktoratet for forvaltning og IKT
DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVHvordan paringvirke
Gi grobunn for tillit
Tilby deres bransjekunnskap for aring faring bedre innsikt i
oppdragsgivers behov og hvordan disse kan dekkes paring en
bedre maringte og stimulere til aring tenke nyutvikling
Ny sect 5 i lov om offentlige anskaffelser
Miljoslash menneskerettigheter
og andre samfunnshensyn
laquoStatlige fylkeskommunale og kommunale myndigheter
og offentligrettslige organer skal innrette sin
anskaffelsespraksis slik at den bidrar til aring redusere
skadelig miljoslashparingvirkning og fremme klimavennlige
loslashsninger der dette er relevant Dette skal blant annet skje
ved at oppdragsgiveren tar hensyn til livssykluskostnader
Disse oppdragsgiverne skal ogsaring ha
egnede rutiner for aring fremme respekt for
grunnleggende menneskerettigheter ved
offentlige anskaffelser der det er en risiko
for brudd paring slike rettigheterraquo
bull Med punkter
bull Ekstra underpunkt her
Oppsummering av dagens situasjon ndash forenklet
Sammenstilling av faktisk og anslaringtt utbredelse og bruk av digitale loslashsninger med digital informasjonsflyt
Digitalisering forenkler og forbedrer offentlige anskaffelser
Mer effektive kjoslashp og
enklere prosesser
Bedre kjoslashp og
behovsdekning
Mer lovmessige kjoslashp
Tidsbruk og kostnader for gjennomfoslashring
av innkjoslashp skal vaeligre lavest mulig
Mindre ressursbruk ndash lavere
transaksjonskostnader
Riktig vare eller tjeneste skal kjoslashpes til
riktig kvalitet og beste pris
Bedre behovsforstaringelse og
kategoristyring kapasitet til aring inngaring flere
avtaler faeligrre avvisninger
Regelverkskrav og leverandoslashrenes
rettigheter skal ivaretas korrupsjon og
mislighold skal unngarings
Bedre sporbarhet ndash bevare tilliten til
offentlig sektor
bull Tillit
bull Mot
Direktoratet for forvaltning og IKT
LEVERANDOslashRDIALOG I PRAKSIS Tanja Huse-Fagerlie Difi
Hvordan oppnaring samarbeid
Ikke lenger nok aring bare vaeligre godhellip
Salg er veiledning og raringdgivning av kunden
Stimulere kunden til aring ta ut mer av sitt potensiale
Kjoslashps-revolusjon Lett aring kjoslashpe vanskelig aring velge
Alle tilbud er nesten like
Direktoratet for forvaltning og IKTKilde Ole-Bengt Moe Moementum
FOR LEVERANDOslashRENE
La markedet faring innsikt i din situasjon
FOR INNKJOslashPERNE
Vaeligr en tydelig og krevende kunde
Vurder tilbudet etter hvordan det tilfoslashrer deg verdi
Leverandoslashr maring tilpasse tilbudet til behovet og
ikke behovet til tilbudet
PRESENTASJON FRA BRANSJEN TIL OPPDRAGSGIVERNE
Eksempler paring rutiner i styrende dokumenter
1 Kartlegge miljoslashbelastningen ved planlagte anskaffelser hvor er det potensiale for reduksjon
- Risikoanalyse
2 Dialog med markedet som hovedregel v store strategisk viktige anskaffelser
3 Formuler formaringlet med anskaffelsen sett resultatmaringl
4 Bruke Aringpne spesifikasjoner (fremmer nye loslashsninger)
5 Legg vekt paring livssykluskostnader
6 Plassere ansvar for aring foslashlge opp kontrakten ndash leveres kontraktsmessig ytelse
7 Maringle om oslashnsket effekt resultat er naringdd
Anskaffelseskostnaden er toppen av isfjellet
sect 8-1 markedsundersoslashkelser
bull Kan du prate med leverandoslashrer Eller vil det diskvalifisere deg
bull Oppdragsgiver kan gjennomfoslashre markedsundersoslashkelser og
informere om planer og behov
bull Oppdragsgiver kan aktivt garing ut aring be om raringd
bull Oppdragsgiver kan motta raringd fra bla leverandoslashrer markedsaktoslashrer
bull Raringdene kan brukes i den konkrete anskaffelsen under forutsetning
av at raringdene ikke har konkurransevridende effekt eller er et brudd
paring likebehandlingsprinsippet
Mulighetene ved aringpne spesifikasjoner
bull Leverandoslashrene kan levere sine beste loslashsningsforslag det de er gode paring
bull Du utfordrer leverandoslashrene til nytenkning og kreativitet
bull Du faringr tilbud paring laquodet sisteraquo innen loslashsninger og ikke gammel foreldet
teknologi og loslashsninger
bull Du maring ikke ha spisskompetanse selv paring loslashsninger
bull Du kan foslashlge opp resultatene behovsoppfyllelsen og maringle om formaringlet
med anskaffelsen er naringdd
bull Du kan konsentrere deg om kjerneoppgaver
EURO 6
Kvalifikasjonskrav
Kontrakt
Spesifikasjon Evaluering
MAringL
STRATEGI FOR
MAringLOPPNAringELSE
HANDLINGSPLANER
OG AKTIVITETER
INTERNE
RESSURSERANSKAFFELSE
Oslashkonomisk mest fordelaktige
ALTERNATIV HANDLELISTEB Skriv ned de samme tre varene men naring formulert som behov
bull 1 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
bull 2 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
bull 3 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
C Skriv ned et forslag som dekker
behovet ved siden av
Etter B bytt ark med en annenhellip
VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)
bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar
bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte
bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles
Styringsparametere for offanskaffelser
Mer info
httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-
anskaffelser
Prosess for aring komme i gang
Knytte til overordnede
maringl
Maringle paring tre til fem parametere
Ledelsen maring sette konkrete
resultatmaringl
Maringle og rapportere
regelmessig
Vise i maringlsystem
Offentlige virksomheter har fokusert paring aring
overholde regler og forenkle administrative
prosesser for konkurransegjennomfoslashring
og haringndtering bestilling til betaling
Avklare behov og forberede konkurransen
Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging
Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser
Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir
stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
PWC 2017
Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan
Kontroll
bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen
bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging
bull Overvaringkning
bull Kostnadskontroll
Tillit
bull Felles maringl
bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging
bull Myndiggjoslashring
bull Fasilitering
Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging
bull Innkjoslashpsvolum
bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo
bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016
bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring
bull Avtaler
bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien
bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale
bull Hvor stort volum dekker avtalene
bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene
bull Produkter
bull Produktlojalitet
bull Gevinster
bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging
bull avtaledekning
bull avtalelojalitet
Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl
bull Spend innenfor kategorien
bull Antall avtaler og volum paring avtaler
bull Antall leverandoslashrer uten avtale
bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging
bull Avtaledekning
bull Avtalelojalitet
EKSEMPEL
Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt
Norengros Kjosavik As 306 550
Aga As 60 519
Apotek 1 Varinggen 29 877
Maske Gruppen As 9 746
Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019
Sverre W Monsen AS 8 217
Trioscan As 2 665
Gjesdal Apotek 2 592
Boots Norge As 1 038
Staples Norway As 986
Snoslashgg As 935
Av Form As 257
Lindorff As Oslo 215
Intrum Justitia As 174
Totalsum 432 790
Hvordan faring
mest
mulig ut av
forholdetHvem skal ha ansvar
for hva
(NOEN er ofte INGEN)
Hvordan sikrer jeg god
kommunikasjon og
samarbeid
Hvordan laeligrer jeg
av dette forholdet
slik at det blir enda
bedre neste gang
Hvorfor skal
leverandoslashren
oslashnske aring
beholde meg
som kunde
Hvordan sikrer jeg at
leverandoslashr faktisk
leverer det som er
bestilt
Kan vi gjoslashre ting
enda mer effektivt
Hvordan faringr jeg alle
andre til aring kjenne og
benytte avtalen
Hva naring
Praktisk implementering av kontrakt
Tydelige roller og ansvar
BUDSJETTANSVARLIG
INNKJOslashPSLEDER
INNKJOslashPER FAGANSVARLIG
BRUKER KVALITETSSIKRER
bull Avgjoslashr med mandat om behov
skal loslashses ved anskaffelse eller
ikke
bull Ansvarlig for realisering av
gevinst
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av anskaffelsesvirksomheten
bull Ansvarlig for den operative
gjennomfoslashringen av anskaffelsen i
foslashlge gjeldende regler og
retningslinjer
bull Ansvarlig for at anskaffelsen
dekker behovet og er av rett
kvalitet
bull Ansvarlig for aring identifisere
behovene som anskaffelsen skal
dekke
bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht
gjeldende regelverk og rutiner
(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller
fagansvarlig)
KONTRAKTSFORVALTER
bull Ansvarlig for aring foslashlge opp
leveransen
TOPPLEDER
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av hele virksomheten
LEVERANDOslashR
bull Ansvarlig for levering i henhold til
avtale
Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det
bull Justeringar av kontrakt
bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning
bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter
73
Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk
teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing
Fordi
bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande
bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale
bull markedet er prematurt
bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar
bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator
74
DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en
virksomhet
Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og
forklar igjen - hold fokus
Forankring
bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn
bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger
bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere
bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen
bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering
Rollebeskrivelser
httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon
Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid
2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres
3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere
4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller
5 Knytt ansvar til roller
6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person
7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi
Hva er endringsledelse
Direktoratet for forvaltning og IKT
Aring skape ny
retning
Ny retning
- Operativ
ledelse
Gammel retning
- Operativ ledelse
Om aring initiere og
understoslashtte
prosesser som
realiserer en
oslashnsket situasjonVisjon
Forstaringelse
Praktisk kompetanse
Oppslutning
Avstand og tid
Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring
Ta eierskap
Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen
Kunnskap om
Sensemaking
Strategivalg for egen bevisstgjoslashring
laquoIndre monolograquo
Fortell hvorfor
Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo
Kunnskap om
Oversettelse
Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen
Hva du skal si og hvordan du sier det
Finn balansen
Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring
Kunnskap om
Prioritering
Utvikling og stabilitet
Skape handlingsrom
Endringskapasitet Planlegging
Snu motstand
Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand
Kunnskap om
Forstaring reaksjoner
Snu motstand
Forhandling og reforhandling
Motivasjon
Felles fremtidsbilde
Vaeligr beredt
Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer
Kunnskap om
Scenarier for fremtiden
Erfaringslaeligring
Endring er konstant
Skape kultur for endring
Direktoratet for forvaltning og IKT
KONTRAKTSOPPFOslashLGING
Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted
Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra
Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg
Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende
Bestilles det via e-handel
Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell
utforming og sosialt ansvar
Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut
Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet
OPPFOslashLGINGSFASEN
Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av
avtaleforholdet
Garingrsdagens eller morgendagens teknologi
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Behovets omfang
Kontraktens
gjenstand
Beskrivelser
egenskaper
og grensesnitt
Tilleggstjenester
Vedlikehold
Reservedeler
Reparasjoner
Garantiarbeid og service
Prosjektorganisering
Gjennomfoslashring
Leverings-
steder
Bestillings-
rutiner
Fakturarutiner
Moslashter og maringling (KPI)
YtelseDetalj
StandardFunktion
= Mulige loslashsninger
Aringpne
spesifikasjoner
Ulike spesifikasjonstyper
Krav til egnede rutiner
ForankreVurdere
risiko
Stille krav
Foslashlge opp
Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i
anskaffelsen som gjennomfoslashres
bull Maring kunne dokumenteres
bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere
bull Sanksjonerbar bestemmelse
bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn
Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp
bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene
bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser
bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp
bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale
bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav
bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering
bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak
Behov Konkurranse-grunnlag
Test Dialog
forstaring situasjonen BAK
behovet
forstaring de strategiske
foslashringene
ndash baringde makro og mikro
muligheter i markedet
konsekvensene av aring
IKKE oppfylle behovet
Formaringl maringlsetninger Loslashsning
forklarer ditt behov
godt nok
aringpne for at tilbyder
leverer et godt tilbud
Konkurranse
den stoslashrste testen
svarsposlashrsmaringls-handlingsrommet
aringpne for intervjuer befaring
tilbudskonferanser ogeller avklaring
Kontrakt Leveranse
Kontraktoppfoslashlging
Kontrakt
Implementering i naeligrt
samarbeid
tydelig
forventningsavklaring
balansert
grensesnittsavtale
Samarbeid gjennom hele
kontrakten styrker baringde
bestillerkompetansen og
gjoslashr leverandoslashr til en mulig
fremtidig vinner av ny
konkurranse
Test Kontraktsoppfoslashlging
ALLE krav og KPIer i kontrakten
kontrolleres og foslashles opp
Leveranse
Leveringen skal oppfylle
behovsbeskrivelsen i
konkurransegrunnlaget
Foslashr avslutning av kontrakt boslashr det
gjennomfoslashres erfaringsdeling
Konkurranse
BALANSERTE ANSKAFFELSER
KontraktsoppfoslashlgingKonkurranseDefinere behov og forberede
konkurranse
Behov Konkurranse-grunnlag
Test Dialog
Kontrakt Leveranse
Kontraktoppfoslashlging
Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does
it point teachers in the right direcionraquo
Direktoratet for forvaltning og IKT
Positive effekter
bull Ufarlig og krever lite av deltagerne
bull Kursholder har full kontroll paring det
som formidles
Negative effekter
bull Deltagerne foslashlger ikke alltid like mye
med paring det som formidles
bull Vanskelig aring forstaring hvordan budskap
kan benyttes
Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does
it point teachers in the right direcionraquo
Direktoratet for forvaltning og IKT
Positive effekter
bull Oslashkt forstaringelse og bruk av teori
Difis veiledning
bull Tidsbesparende for
kursadministrator
Negative effekter
bull Flere leser ikke det de faringr i
hjemmelekse
Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does
it point teachers in the right direcionraquo
Direktoratet for forvaltning og IKT
Positive effekter
bull Blir mottatt som interessant og morro
bull Hoslashy laeligringsgrad og blir husket
Negative effekter
bull Ressurskrevende aring lage for Difi
bull Enkelt aring la vaeligre aring se hjemme da
det ikke blir kontrollert i etterkant
Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does
it point teachers in the right direcionraquo
Direktoratet for forvaltning og IKT
Positive effekter
bullRelevante interessante og laeligrerike
bullStimulerer til innovative diskusjoner
Negative effekter
bull Noen deltagere ser ikke relevansen
mellom eksemplene og deres
kommende konkurranse
Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does
it point teachers in the right direcionraquo
Direktoratet for forvaltning og IKT
Positive effekter
bull Dypere innsikt i perspektivene til
oslashvrige deltagere
bull Bredere kunnskap om egen situasjon
Negative effekter
bull Aktivitetene tar mye tid
Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does
it point teachers in the right direcionraquo
Direktoratet for forvaltning og IKT
Positive effekter
bull Bedre forstaringelse av konsekvensene
av de valg som tas (tildelingskrit)
bull Oslashkt trygghet for gode prosesser
Negative effekter
bull Redsel for aring bryte likebehandlings-
prinsippet
bull Redd for aring bruke for mye tid uten aring
oppnaring gevinster
Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does
it point teachers in the right direcionraquo
Direktoratet for forvaltning og IKT
Positive effekter
bull Trygghet og forstaringelse for hvordan
utarbeide analyser beskrive behov og
strategiske maringl
Negative effekter
bull Arbeids og tidskrevende aktivitet
som tester motet og tilliten til at man
faringr hjelp og informasjon i gjengjeld
4 Pleier dere aring bli invitert til moslashte med offentige oppdragsgivere for aring diskutere
Forundersoslashkelse - Balanserte anskaffelser av velferdstekmedisinske forbruksartikler (leverandoslashrer)
308
00
308
385
692
1000
692
615
Generell markedskommunikasjon
Neste aringrs innkjoslashpsplaner
En kommende anskaffelse
Leveransen i form av et statusmoslashte i loslashpet avkontrakten
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
Prosent
Ja
Nei
4 Pleier du aring invitere leverandoslashrer til moslashte for aring diskutere
Forundersoslashkelse - Balanserte anskaffelser av velferdstekmedisinske forbruksartikler (innkjoslashpere)
412
125
611
833
588
875
389
167
Generell markedskommunikasjon
Neste aringrs innkjoslashpsplaner
En kommende anskaffelse
Leveransen i form av et statusmoslashte i loslashpet avkontrakten
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
Prosent
Ja
Nei
Direktoratet for forvaltning og IKT
PRESENTASJONER FOR HVERANDRE
Direktoratet for forvaltning og IKT
OPEN SPACE
GRUPPEARBEID
Direktoratet for forvaltning og IKT
EN-TIL-EN-MOslashTER
Direktoratet for forvaltning og IKT
PLENUMSDISKUSJONER
Direktoratet for forvaltning og IKT
Markedsundersoslashkelse
Diverse gruppearbeid
Dialogkonferanse dialogmoslashte
En-til-en moslashter
Konkurransegrunnlag paring hoslashring
DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVUlike former for dialog som benyttes i dette kurset
Delta paring dialogaktiviteterbull Rolle Samspiller ndash ikke server kalde laquosales pitchraquo
bull Gi innspill til kravspekken ndash funksjonsspesifikasjon
bull Vaeligr involvert tidlig i prosessen
Direktoratet for forvaltning og IKT
DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVHvordan paringvirke
Gi grobunn for tillit
Tilby deres bransjekunnskap for aring faring bedre innsikt i
oppdragsgivers behov og hvordan disse kan dekkes paring en
bedre maringte og stimulere til aring tenke nyutvikling
Ny sect 5 i lov om offentlige anskaffelser
Miljoslash menneskerettigheter
og andre samfunnshensyn
laquoStatlige fylkeskommunale og kommunale myndigheter
og offentligrettslige organer skal innrette sin
anskaffelsespraksis slik at den bidrar til aring redusere
skadelig miljoslashparingvirkning og fremme klimavennlige
loslashsninger der dette er relevant Dette skal blant annet skje
ved at oppdragsgiveren tar hensyn til livssykluskostnader
Disse oppdragsgiverne skal ogsaring ha
egnede rutiner for aring fremme respekt for
grunnleggende menneskerettigheter ved
offentlige anskaffelser der det er en risiko
for brudd paring slike rettigheterraquo
bull Med punkter
bull Ekstra underpunkt her
Oppsummering av dagens situasjon ndash forenklet
Sammenstilling av faktisk og anslaringtt utbredelse og bruk av digitale loslashsninger med digital informasjonsflyt
Digitalisering forenkler og forbedrer offentlige anskaffelser
Mer effektive kjoslashp og
enklere prosesser
Bedre kjoslashp og
behovsdekning
Mer lovmessige kjoslashp
Tidsbruk og kostnader for gjennomfoslashring
av innkjoslashp skal vaeligre lavest mulig
Mindre ressursbruk ndash lavere
transaksjonskostnader
Riktig vare eller tjeneste skal kjoslashpes til
riktig kvalitet og beste pris
Bedre behovsforstaringelse og
kategoristyring kapasitet til aring inngaring flere
avtaler faeligrre avvisninger
Regelverkskrav og leverandoslashrenes
rettigheter skal ivaretas korrupsjon og
mislighold skal unngarings
Bedre sporbarhet ndash bevare tilliten til
offentlig sektor
bull Tillit
bull Mot
Direktoratet for forvaltning og IKT
LEVERANDOslashRDIALOG I PRAKSIS Tanja Huse-Fagerlie Difi
Hvordan oppnaring samarbeid
Ikke lenger nok aring bare vaeligre godhellip
Salg er veiledning og raringdgivning av kunden
Stimulere kunden til aring ta ut mer av sitt potensiale
Kjoslashps-revolusjon Lett aring kjoslashpe vanskelig aring velge
Alle tilbud er nesten like
Direktoratet for forvaltning og IKTKilde Ole-Bengt Moe Moementum
FOR LEVERANDOslashRENE
La markedet faring innsikt i din situasjon
FOR INNKJOslashPERNE
Vaeligr en tydelig og krevende kunde
Vurder tilbudet etter hvordan det tilfoslashrer deg verdi
Leverandoslashr maring tilpasse tilbudet til behovet og
ikke behovet til tilbudet
PRESENTASJON FRA BRANSJEN TIL OPPDRAGSGIVERNE
Eksempler paring rutiner i styrende dokumenter
1 Kartlegge miljoslashbelastningen ved planlagte anskaffelser hvor er det potensiale for reduksjon
- Risikoanalyse
2 Dialog med markedet som hovedregel v store strategisk viktige anskaffelser
3 Formuler formaringlet med anskaffelsen sett resultatmaringl
4 Bruke Aringpne spesifikasjoner (fremmer nye loslashsninger)
5 Legg vekt paring livssykluskostnader
6 Plassere ansvar for aring foslashlge opp kontrakten ndash leveres kontraktsmessig ytelse
7 Maringle om oslashnsket effekt resultat er naringdd
Anskaffelseskostnaden er toppen av isfjellet
sect 8-1 markedsundersoslashkelser
bull Kan du prate med leverandoslashrer Eller vil det diskvalifisere deg
bull Oppdragsgiver kan gjennomfoslashre markedsundersoslashkelser og
informere om planer og behov
bull Oppdragsgiver kan aktivt garing ut aring be om raringd
bull Oppdragsgiver kan motta raringd fra bla leverandoslashrer markedsaktoslashrer
bull Raringdene kan brukes i den konkrete anskaffelsen under forutsetning
av at raringdene ikke har konkurransevridende effekt eller er et brudd
paring likebehandlingsprinsippet
Mulighetene ved aringpne spesifikasjoner
bull Leverandoslashrene kan levere sine beste loslashsningsforslag det de er gode paring
bull Du utfordrer leverandoslashrene til nytenkning og kreativitet
bull Du faringr tilbud paring laquodet sisteraquo innen loslashsninger og ikke gammel foreldet
teknologi og loslashsninger
bull Du maring ikke ha spisskompetanse selv paring loslashsninger
bull Du kan foslashlge opp resultatene behovsoppfyllelsen og maringle om formaringlet
med anskaffelsen er naringdd
bull Du kan konsentrere deg om kjerneoppgaver
EURO 6
Kvalifikasjonskrav
Kontrakt
Spesifikasjon Evaluering
MAringL
STRATEGI FOR
MAringLOPPNAringELSE
HANDLINGSPLANER
OG AKTIVITETER
INTERNE
RESSURSERANSKAFFELSE
Oslashkonomisk mest fordelaktige
ALTERNATIV HANDLELISTEB Skriv ned de samme tre varene men naring formulert som behov
bull 1 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
bull 2 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
bull 3 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
C Skriv ned et forslag som dekker
behovet ved siden av
Etter B bytt ark med en annenhellip
VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)
bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar
bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte
bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles
Styringsparametere for offanskaffelser
Mer info
httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-
anskaffelser
Prosess for aring komme i gang
Knytte til overordnede
maringl
Maringle paring tre til fem parametere
Ledelsen maring sette konkrete
resultatmaringl
Maringle og rapportere
regelmessig
Vise i maringlsystem
Offentlige virksomheter har fokusert paring aring
overholde regler og forenkle administrative
prosesser for konkurransegjennomfoslashring
og haringndtering bestilling til betaling
Avklare behov og forberede konkurransen
Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging
Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser
Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir
stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
PWC 2017
Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan
Kontroll
bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen
bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging
bull Overvaringkning
bull Kostnadskontroll
Tillit
bull Felles maringl
bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging
bull Myndiggjoslashring
bull Fasilitering
Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging
bull Innkjoslashpsvolum
bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo
bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016
bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring
bull Avtaler
bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien
bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale
bull Hvor stort volum dekker avtalene
bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene
bull Produkter
bull Produktlojalitet
bull Gevinster
bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging
bull avtaledekning
bull avtalelojalitet
Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl
bull Spend innenfor kategorien
bull Antall avtaler og volum paring avtaler
bull Antall leverandoslashrer uten avtale
bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging
bull Avtaledekning
bull Avtalelojalitet
EKSEMPEL
Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt
Norengros Kjosavik As 306 550
Aga As 60 519
Apotek 1 Varinggen 29 877
Maske Gruppen As 9 746
Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019
Sverre W Monsen AS 8 217
Trioscan As 2 665
Gjesdal Apotek 2 592
Boots Norge As 1 038
Staples Norway As 986
Snoslashgg As 935
Av Form As 257
Lindorff As Oslo 215
Intrum Justitia As 174
Totalsum 432 790
Hvordan faring
mest
mulig ut av
forholdetHvem skal ha ansvar
for hva
(NOEN er ofte INGEN)
Hvordan sikrer jeg god
kommunikasjon og
samarbeid
Hvordan laeligrer jeg
av dette forholdet
slik at det blir enda
bedre neste gang
Hvorfor skal
leverandoslashren
oslashnske aring
beholde meg
som kunde
Hvordan sikrer jeg at
leverandoslashr faktisk
leverer det som er
bestilt
Kan vi gjoslashre ting
enda mer effektivt
Hvordan faringr jeg alle
andre til aring kjenne og
benytte avtalen
Hva naring
Praktisk implementering av kontrakt
Tydelige roller og ansvar
BUDSJETTANSVARLIG
INNKJOslashPSLEDER
INNKJOslashPER FAGANSVARLIG
BRUKER KVALITETSSIKRER
bull Avgjoslashr med mandat om behov
skal loslashses ved anskaffelse eller
ikke
bull Ansvarlig for realisering av
gevinst
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av anskaffelsesvirksomheten
bull Ansvarlig for den operative
gjennomfoslashringen av anskaffelsen i
foslashlge gjeldende regler og
retningslinjer
bull Ansvarlig for at anskaffelsen
dekker behovet og er av rett
kvalitet
bull Ansvarlig for aring identifisere
behovene som anskaffelsen skal
dekke
bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht
gjeldende regelverk og rutiner
(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller
fagansvarlig)
KONTRAKTSFORVALTER
bull Ansvarlig for aring foslashlge opp
leveransen
TOPPLEDER
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av hele virksomheten
LEVERANDOslashR
bull Ansvarlig for levering i henhold til
avtale
Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det
bull Justeringar av kontrakt
bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning
bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter
73
Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk
teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing
Fordi
bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande
bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale
bull markedet er prematurt
bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar
bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator
74
DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en
virksomhet
Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og
forklar igjen - hold fokus
Forankring
bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn
bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger
bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere
bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen
bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering
Rollebeskrivelser
httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon
Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid
2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres
3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere
4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller
5 Knytt ansvar til roller
6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person
7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi
Hva er endringsledelse
Direktoratet for forvaltning og IKT
Aring skape ny
retning
Ny retning
- Operativ
ledelse
Gammel retning
- Operativ ledelse
Om aring initiere og
understoslashtte
prosesser som
realiserer en
oslashnsket situasjonVisjon
Forstaringelse
Praktisk kompetanse
Oppslutning
Avstand og tid
Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring
Ta eierskap
Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen
Kunnskap om
Sensemaking
Strategivalg for egen bevisstgjoslashring
laquoIndre monolograquo
Fortell hvorfor
Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo
Kunnskap om
Oversettelse
Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen
Hva du skal si og hvordan du sier det
Finn balansen
Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring
Kunnskap om
Prioritering
Utvikling og stabilitet
Skape handlingsrom
Endringskapasitet Planlegging
Snu motstand
Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand
Kunnskap om
Forstaring reaksjoner
Snu motstand
Forhandling og reforhandling
Motivasjon
Felles fremtidsbilde
Vaeligr beredt
Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer
Kunnskap om
Scenarier for fremtiden
Erfaringslaeligring
Endring er konstant
Skape kultur for endring
Direktoratet for forvaltning og IKT
KONTRAKTSOPPFOslashLGING
Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted
Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra
Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg
Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende
Bestilles det via e-handel
Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell
utforming og sosialt ansvar
Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut
Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet
OPPFOslashLGINGSFASEN
Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av
avtaleforholdet
Garingrsdagens eller morgendagens teknologi
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Behovets omfang
Kontraktens
gjenstand
Beskrivelser
egenskaper
og grensesnitt
Tilleggstjenester
Vedlikehold
Reservedeler
Reparasjoner
Garantiarbeid og service
Prosjektorganisering
Gjennomfoslashring
Leverings-
steder
Bestillings-
rutiner
Fakturarutiner
Moslashter og maringling (KPI)
YtelseDetalj
StandardFunktion
= Mulige loslashsninger
Aringpne
spesifikasjoner
Ulike spesifikasjonstyper
Krav til egnede rutiner
ForankreVurdere
risiko
Stille krav
Foslashlge opp
Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i
anskaffelsen som gjennomfoslashres
bull Maring kunne dokumenteres
bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere
bull Sanksjonerbar bestemmelse
bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn
Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp
bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene
bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser
bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp
bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale
bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav
bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering
bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak
Kontrakt Leveranse
Kontraktoppfoslashlging
Kontrakt
Implementering i naeligrt
samarbeid
tydelig
forventningsavklaring
balansert
grensesnittsavtale
Samarbeid gjennom hele
kontrakten styrker baringde
bestillerkompetansen og
gjoslashr leverandoslashr til en mulig
fremtidig vinner av ny
konkurranse
Test Kontraktsoppfoslashlging
ALLE krav og KPIer i kontrakten
kontrolleres og foslashles opp
Leveranse
Leveringen skal oppfylle
behovsbeskrivelsen i
konkurransegrunnlaget
Foslashr avslutning av kontrakt boslashr det
gjennomfoslashres erfaringsdeling
Konkurranse
BALANSERTE ANSKAFFELSER
KontraktsoppfoslashlgingKonkurranseDefinere behov og forberede
konkurranse
Behov Konkurranse-grunnlag
Test Dialog
Kontrakt Leveranse
Kontraktoppfoslashlging
Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does
it point teachers in the right direcionraquo
Direktoratet for forvaltning og IKT
Positive effekter
bull Ufarlig og krever lite av deltagerne
bull Kursholder har full kontroll paring det
som formidles
Negative effekter
bull Deltagerne foslashlger ikke alltid like mye
med paring det som formidles
bull Vanskelig aring forstaring hvordan budskap
kan benyttes
Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does
it point teachers in the right direcionraquo
Direktoratet for forvaltning og IKT
Positive effekter
bull Oslashkt forstaringelse og bruk av teori
Difis veiledning
bull Tidsbesparende for
kursadministrator
Negative effekter
bull Flere leser ikke det de faringr i
hjemmelekse
Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does
it point teachers in the right direcionraquo
Direktoratet for forvaltning og IKT
Positive effekter
bull Blir mottatt som interessant og morro
bull Hoslashy laeligringsgrad og blir husket
Negative effekter
bull Ressurskrevende aring lage for Difi
bull Enkelt aring la vaeligre aring se hjemme da
det ikke blir kontrollert i etterkant
Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does
it point teachers in the right direcionraquo
Direktoratet for forvaltning og IKT
Positive effekter
bullRelevante interessante og laeligrerike
bullStimulerer til innovative diskusjoner
Negative effekter
bull Noen deltagere ser ikke relevansen
mellom eksemplene og deres
kommende konkurranse
Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does
it point teachers in the right direcionraquo
Direktoratet for forvaltning og IKT
Positive effekter
bull Dypere innsikt i perspektivene til
oslashvrige deltagere
bull Bredere kunnskap om egen situasjon
Negative effekter
bull Aktivitetene tar mye tid
Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does
it point teachers in the right direcionraquo
Direktoratet for forvaltning og IKT
Positive effekter
bull Bedre forstaringelse av konsekvensene
av de valg som tas (tildelingskrit)
bull Oslashkt trygghet for gode prosesser
Negative effekter
bull Redsel for aring bryte likebehandlings-
prinsippet
bull Redd for aring bruke for mye tid uten aring
oppnaring gevinster
Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does
it point teachers in the right direcionraquo
Direktoratet for forvaltning og IKT
Positive effekter
bull Trygghet og forstaringelse for hvordan
utarbeide analyser beskrive behov og
strategiske maringl
Negative effekter
bull Arbeids og tidskrevende aktivitet
som tester motet og tilliten til at man
faringr hjelp og informasjon i gjengjeld
4 Pleier dere aring bli invitert til moslashte med offentige oppdragsgivere for aring diskutere
Forundersoslashkelse - Balanserte anskaffelser av velferdstekmedisinske forbruksartikler (leverandoslashrer)
308
00
308
385
692
1000
692
615
Generell markedskommunikasjon
Neste aringrs innkjoslashpsplaner
En kommende anskaffelse
Leveransen i form av et statusmoslashte i loslashpet avkontrakten
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
Prosent
Ja
Nei
4 Pleier du aring invitere leverandoslashrer til moslashte for aring diskutere
Forundersoslashkelse - Balanserte anskaffelser av velferdstekmedisinske forbruksartikler (innkjoslashpere)
412
125
611
833
588
875
389
167
Generell markedskommunikasjon
Neste aringrs innkjoslashpsplaner
En kommende anskaffelse
Leveransen i form av et statusmoslashte i loslashpet avkontrakten
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
Prosent
Ja
Nei
Direktoratet for forvaltning og IKT
PRESENTASJONER FOR HVERANDRE
Direktoratet for forvaltning og IKT
OPEN SPACE
GRUPPEARBEID
Direktoratet for forvaltning og IKT
EN-TIL-EN-MOslashTER
Direktoratet for forvaltning og IKT
PLENUMSDISKUSJONER
Direktoratet for forvaltning og IKT
Markedsundersoslashkelse
Diverse gruppearbeid
Dialogkonferanse dialogmoslashte
En-til-en moslashter
Konkurransegrunnlag paring hoslashring
DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVUlike former for dialog som benyttes i dette kurset
Delta paring dialogaktiviteterbull Rolle Samspiller ndash ikke server kalde laquosales pitchraquo
bull Gi innspill til kravspekken ndash funksjonsspesifikasjon
bull Vaeligr involvert tidlig i prosessen
Direktoratet for forvaltning og IKT
DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVHvordan paringvirke
Gi grobunn for tillit
Tilby deres bransjekunnskap for aring faring bedre innsikt i
oppdragsgivers behov og hvordan disse kan dekkes paring en
bedre maringte og stimulere til aring tenke nyutvikling
Ny sect 5 i lov om offentlige anskaffelser
Miljoslash menneskerettigheter
og andre samfunnshensyn
laquoStatlige fylkeskommunale og kommunale myndigheter
og offentligrettslige organer skal innrette sin
anskaffelsespraksis slik at den bidrar til aring redusere
skadelig miljoslashparingvirkning og fremme klimavennlige
loslashsninger der dette er relevant Dette skal blant annet skje
ved at oppdragsgiveren tar hensyn til livssykluskostnader
Disse oppdragsgiverne skal ogsaring ha
egnede rutiner for aring fremme respekt for
grunnleggende menneskerettigheter ved
offentlige anskaffelser der det er en risiko
for brudd paring slike rettigheterraquo
bull Med punkter
bull Ekstra underpunkt her
Oppsummering av dagens situasjon ndash forenklet
Sammenstilling av faktisk og anslaringtt utbredelse og bruk av digitale loslashsninger med digital informasjonsflyt
Digitalisering forenkler og forbedrer offentlige anskaffelser
Mer effektive kjoslashp og
enklere prosesser
Bedre kjoslashp og
behovsdekning
Mer lovmessige kjoslashp
Tidsbruk og kostnader for gjennomfoslashring
av innkjoslashp skal vaeligre lavest mulig
Mindre ressursbruk ndash lavere
transaksjonskostnader
Riktig vare eller tjeneste skal kjoslashpes til
riktig kvalitet og beste pris
Bedre behovsforstaringelse og
kategoristyring kapasitet til aring inngaring flere
avtaler faeligrre avvisninger
Regelverkskrav og leverandoslashrenes
rettigheter skal ivaretas korrupsjon og
mislighold skal unngarings
Bedre sporbarhet ndash bevare tilliten til
offentlig sektor
bull Tillit
bull Mot
Direktoratet for forvaltning og IKT
LEVERANDOslashRDIALOG I PRAKSIS Tanja Huse-Fagerlie Difi
Hvordan oppnaring samarbeid
Ikke lenger nok aring bare vaeligre godhellip
Salg er veiledning og raringdgivning av kunden
Stimulere kunden til aring ta ut mer av sitt potensiale
Kjoslashps-revolusjon Lett aring kjoslashpe vanskelig aring velge
Alle tilbud er nesten like
Direktoratet for forvaltning og IKTKilde Ole-Bengt Moe Moementum
FOR LEVERANDOslashRENE
La markedet faring innsikt i din situasjon
FOR INNKJOslashPERNE
Vaeligr en tydelig og krevende kunde
Vurder tilbudet etter hvordan det tilfoslashrer deg verdi
Leverandoslashr maring tilpasse tilbudet til behovet og
ikke behovet til tilbudet
PRESENTASJON FRA BRANSJEN TIL OPPDRAGSGIVERNE
Eksempler paring rutiner i styrende dokumenter
1 Kartlegge miljoslashbelastningen ved planlagte anskaffelser hvor er det potensiale for reduksjon
- Risikoanalyse
2 Dialog med markedet som hovedregel v store strategisk viktige anskaffelser
3 Formuler formaringlet med anskaffelsen sett resultatmaringl
4 Bruke Aringpne spesifikasjoner (fremmer nye loslashsninger)
5 Legg vekt paring livssykluskostnader
6 Plassere ansvar for aring foslashlge opp kontrakten ndash leveres kontraktsmessig ytelse
7 Maringle om oslashnsket effekt resultat er naringdd
Anskaffelseskostnaden er toppen av isfjellet
sect 8-1 markedsundersoslashkelser
bull Kan du prate med leverandoslashrer Eller vil det diskvalifisere deg
bull Oppdragsgiver kan gjennomfoslashre markedsundersoslashkelser og
informere om planer og behov
bull Oppdragsgiver kan aktivt garing ut aring be om raringd
bull Oppdragsgiver kan motta raringd fra bla leverandoslashrer markedsaktoslashrer
bull Raringdene kan brukes i den konkrete anskaffelsen under forutsetning
av at raringdene ikke har konkurransevridende effekt eller er et brudd
paring likebehandlingsprinsippet
Mulighetene ved aringpne spesifikasjoner
bull Leverandoslashrene kan levere sine beste loslashsningsforslag det de er gode paring
bull Du utfordrer leverandoslashrene til nytenkning og kreativitet
bull Du faringr tilbud paring laquodet sisteraquo innen loslashsninger og ikke gammel foreldet
teknologi og loslashsninger
bull Du maring ikke ha spisskompetanse selv paring loslashsninger
bull Du kan foslashlge opp resultatene behovsoppfyllelsen og maringle om formaringlet
med anskaffelsen er naringdd
bull Du kan konsentrere deg om kjerneoppgaver
EURO 6
Kvalifikasjonskrav
Kontrakt
Spesifikasjon Evaluering
MAringL
STRATEGI FOR
MAringLOPPNAringELSE
HANDLINGSPLANER
OG AKTIVITETER
INTERNE
RESSURSERANSKAFFELSE
Oslashkonomisk mest fordelaktige
ALTERNATIV HANDLELISTEB Skriv ned de samme tre varene men naring formulert som behov
bull 1 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
bull 2 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
bull 3 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
C Skriv ned et forslag som dekker
behovet ved siden av
Etter B bytt ark med en annenhellip
VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)
bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar
bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte
bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles
Styringsparametere for offanskaffelser
Mer info
httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-
anskaffelser
Prosess for aring komme i gang
Knytte til overordnede
maringl
Maringle paring tre til fem parametere
Ledelsen maring sette konkrete
resultatmaringl
Maringle og rapportere
regelmessig
Vise i maringlsystem
Offentlige virksomheter har fokusert paring aring
overholde regler og forenkle administrative
prosesser for konkurransegjennomfoslashring
og haringndtering bestilling til betaling
Avklare behov og forberede konkurransen
Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging
Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser
Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir
stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
PWC 2017
Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan
Kontroll
bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen
bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging
bull Overvaringkning
bull Kostnadskontroll
Tillit
bull Felles maringl
bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging
bull Myndiggjoslashring
bull Fasilitering
Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging
bull Innkjoslashpsvolum
bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo
bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016
bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring
bull Avtaler
bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien
bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale
bull Hvor stort volum dekker avtalene
bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene
bull Produkter
bull Produktlojalitet
bull Gevinster
bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging
bull avtaledekning
bull avtalelojalitet
Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl
bull Spend innenfor kategorien
bull Antall avtaler og volum paring avtaler
bull Antall leverandoslashrer uten avtale
bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging
bull Avtaledekning
bull Avtalelojalitet
EKSEMPEL
Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt
Norengros Kjosavik As 306 550
Aga As 60 519
Apotek 1 Varinggen 29 877
Maske Gruppen As 9 746
Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019
Sverre W Monsen AS 8 217
Trioscan As 2 665
Gjesdal Apotek 2 592
Boots Norge As 1 038
Staples Norway As 986
Snoslashgg As 935
Av Form As 257
Lindorff As Oslo 215
Intrum Justitia As 174
Totalsum 432 790
Hvordan faring
mest
mulig ut av
forholdetHvem skal ha ansvar
for hva
(NOEN er ofte INGEN)
Hvordan sikrer jeg god
kommunikasjon og
samarbeid
Hvordan laeligrer jeg
av dette forholdet
slik at det blir enda
bedre neste gang
Hvorfor skal
leverandoslashren
oslashnske aring
beholde meg
som kunde
Hvordan sikrer jeg at
leverandoslashr faktisk
leverer det som er
bestilt
Kan vi gjoslashre ting
enda mer effektivt
Hvordan faringr jeg alle
andre til aring kjenne og
benytte avtalen
Hva naring
Praktisk implementering av kontrakt
Tydelige roller og ansvar
BUDSJETTANSVARLIG
INNKJOslashPSLEDER
INNKJOslashPER FAGANSVARLIG
BRUKER KVALITETSSIKRER
bull Avgjoslashr med mandat om behov
skal loslashses ved anskaffelse eller
ikke
bull Ansvarlig for realisering av
gevinst
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av anskaffelsesvirksomheten
bull Ansvarlig for den operative
gjennomfoslashringen av anskaffelsen i
foslashlge gjeldende regler og
retningslinjer
bull Ansvarlig for at anskaffelsen
dekker behovet og er av rett
kvalitet
bull Ansvarlig for aring identifisere
behovene som anskaffelsen skal
dekke
bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht
gjeldende regelverk og rutiner
(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller
fagansvarlig)
KONTRAKTSFORVALTER
bull Ansvarlig for aring foslashlge opp
leveransen
TOPPLEDER
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av hele virksomheten
LEVERANDOslashR
bull Ansvarlig for levering i henhold til
avtale
Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det
bull Justeringar av kontrakt
bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning
bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter
73
Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk
teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing
Fordi
bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande
bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale
bull markedet er prematurt
bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar
bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator
74
DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en
virksomhet
Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og
forklar igjen - hold fokus
Forankring
bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn
bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger
bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere
bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen
bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering
Rollebeskrivelser
httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon
Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid
2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres
3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere
4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller
5 Knytt ansvar til roller
6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person
7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi
Hva er endringsledelse
Direktoratet for forvaltning og IKT
Aring skape ny
retning
Ny retning
- Operativ
ledelse
Gammel retning
- Operativ ledelse
Om aring initiere og
understoslashtte
prosesser som
realiserer en
oslashnsket situasjonVisjon
Forstaringelse
Praktisk kompetanse
Oppslutning
Avstand og tid
Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring
Ta eierskap
Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen
Kunnskap om
Sensemaking
Strategivalg for egen bevisstgjoslashring
laquoIndre monolograquo
Fortell hvorfor
Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo
Kunnskap om
Oversettelse
Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen
Hva du skal si og hvordan du sier det
Finn balansen
Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring
Kunnskap om
Prioritering
Utvikling og stabilitet
Skape handlingsrom
Endringskapasitet Planlegging
Snu motstand
Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand
Kunnskap om
Forstaring reaksjoner
Snu motstand
Forhandling og reforhandling
Motivasjon
Felles fremtidsbilde
Vaeligr beredt
Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer
Kunnskap om
Scenarier for fremtiden
Erfaringslaeligring
Endring er konstant
Skape kultur for endring
Direktoratet for forvaltning og IKT
KONTRAKTSOPPFOslashLGING
Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted
Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra
Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg
Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende
Bestilles det via e-handel
Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell
utforming og sosialt ansvar
Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut
Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet
OPPFOslashLGINGSFASEN
Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av
avtaleforholdet
Garingrsdagens eller morgendagens teknologi
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Behovets omfang
Kontraktens
gjenstand
Beskrivelser
egenskaper
og grensesnitt
Tilleggstjenester
Vedlikehold
Reservedeler
Reparasjoner
Garantiarbeid og service
Prosjektorganisering
Gjennomfoslashring
Leverings-
steder
Bestillings-
rutiner
Fakturarutiner
Moslashter og maringling (KPI)
YtelseDetalj
StandardFunktion
= Mulige loslashsninger
Aringpne
spesifikasjoner
Ulike spesifikasjonstyper
Krav til egnede rutiner
ForankreVurdere
risiko
Stille krav
Foslashlge opp
Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i
anskaffelsen som gjennomfoslashres
bull Maring kunne dokumenteres
bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere
bull Sanksjonerbar bestemmelse
bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn
Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp
bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene
bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser
bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp
bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale
bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav
bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering
bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak
Konkurranse
BALANSERTE ANSKAFFELSER
KontraktsoppfoslashlgingKonkurranseDefinere behov og forberede
konkurranse
Behov Konkurranse-grunnlag
Test Dialog
Kontrakt Leveranse
Kontraktoppfoslashlging
Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does
it point teachers in the right direcionraquo
Direktoratet for forvaltning og IKT
Positive effekter
bull Ufarlig og krever lite av deltagerne
bull Kursholder har full kontroll paring det
som formidles
Negative effekter
bull Deltagerne foslashlger ikke alltid like mye
med paring det som formidles
bull Vanskelig aring forstaring hvordan budskap
kan benyttes
Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does
it point teachers in the right direcionraquo
Direktoratet for forvaltning og IKT
Positive effekter
bull Oslashkt forstaringelse og bruk av teori
Difis veiledning
bull Tidsbesparende for
kursadministrator
Negative effekter
bull Flere leser ikke det de faringr i
hjemmelekse
Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does
it point teachers in the right direcionraquo
Direktoratet for forvaltning og IKT
Positive effekter
bull Blir mottatt som interessant og morro
bull Hoslashy laeligringsgrad og blir husket
Negative effekter
bull Ressurskrevende aring lage for Difi
bull Enkelt aring la vaeligre aring se hjemme da
det ikke blir kontrollert i etterkant
Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does
it point teachers in the right direcionraquo
Direktoratet for forvaltning og IKT
Positive effekter
bullRelevante interessante og laeligrerike
bullStimulerer til innovative diskusjoner
Negative effekter
bull Noen deltagere ser ikke relevansen
mellom eksemplene og deres
kommende konkurranse
Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does
it point teachers in the right direcionraquo
Direktoratet for forvaltning og IKT
Positive effekter
bull Dypere innsikt i perspektivene til
oslashvrige deltagere
bull Bredere kunnskap om egen situasjon
Negative effekter
bull Aktivitetene tar mye tid
Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does
it point teachers in the right direcionraquo
Direktoratet for forvaltning og IKT
Positive effekter
bull Bedre forstaringelse av konsekvensene
av de valg som tas (tildelingskrit)
bull Oslashkt trygghet for gode prosesser
Negative effekter
bull Redsel for aring bryte likebehandlings-
prinsippet
bull Redd for aring bruke for mye tid uten aring
oppnaring gevinster
Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does
it point teachers in the right direcionraquo
Direktoratet for forvaltning og IKT
Positive effekter
bull Trygghet og forstaringelse for hvordan
utarbeide analyser beskrive behov og
strategiske maringl
Negative effekter
bull Arbeids og tidskrevende aktivitet
som tester motet og tilliten til at man
faringr hjelp og informasjon i gjengjeld
4 Pleier dere aring bli invitert til moslashte med offentige oppdragsgivere for aring diskutere
Forundersoslashkelse - Balanserte anskaffelser av velferdstekmedisinske forbruksartikler (leverandoslashrer)
308
00
308
385
692
1000
692
615
Generell markedskommunikasjon
Neste aringrs innkjoslashpsplaner
En kommende anskaffelse
Leveransen i form av et statusmoslashte i loslashpet avkontrakten
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
Prosent
Ja
Nei
4 Pleier du aring invitere leverandoslashrer til moslashte for aring diskutere
Forundersoslashkelse - Balanserte anskaffelser av velferdstekmedisinske forbruksartikler (innkjoslashpere)
412
125
611
833
588
875
389
167
Generell markedskommunikasjon
Neste aringrs innkjoslashpsplaner
En kommende anskaffelse
Leveransen i form av et statusmoslashte i loslashpet avkontrakten
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
Prosent
Ja
Nei
Direktoratet for forvaltning og IKT
PRESENTASJONER FOR HVERANDRE
Direktoratet for forvaltning og IKT
OPEN SPACE
GRUPPEARBEID
Direktoratet for forvaltning og IKT
EN-TIL-EN-MOslashTER
Direktoratet for forvaltning og IKT
PLENUMSDISKUSJONER
Direktoratet for forvaltning og IKT
Markedsundersoslashkelse
Diverse gruppearbeid
Dialogkonferanse dialogmoslashte
En-til-en moslashter
Konkurransegrunnlag paring hoslashring
DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVUlike former for dialog som benyttes i dette kurset
Delta paring dialogaktiviteterbull Rolle Samspiller ndash ikke server kalde laquosales pitchraquo
bull Gi innspill til kravspekken ndash funksjonsspesifikasjon
bull Vaeligr involvert tidlig i prosessen
Direktoratet for forvaltning og IKT
DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVHvordan paringvirke
Gi grobunn for tillit
Tilby deres bransjekunnskap for aring faring bedre innsikt i
oppdragsgivers behov og hvordan disse kan dekkes paring en
bedre maringte og stimulere til aring tenke nyutvikling
Ny sect 5 i lov om offentlige anskaffelser
Miljoslash menneskerettigheter
og andre samfunnshensyn
laquoStatlige fylkeskommunale og kommunale myndigheter
og offentligrettslige organer skal innrette sin
anskaffelsespraksis slik at den bidrar til aring redusere
skadelig miljoslashparingvirkning og fremme klimavennlige
loslashsninger der dette er relevant Dette skal blant annet skje
ved at oppdragsgiveren tar hensyn til livssykluskostnader
Disse oppdragsgiverne skal ogsaring ha
egnede rutiner for aring fremme respekt for
grunnleggende menneskerettigheter ved
offentlige anskaffelser der det er en risiko
for brudd paring slike rettigheterraquo
bull Med punkter
bull Ekstra underpunkt her
Oppsummering av dagens situasjon ndash forenklet
Sammenstilling av faktisk og anslaringtt utbredelse og bruk av digitale loslashsninger med digital informasjonsflyt
Digitalisering forenkler og forbedrer offentlige anskaffelser
Mer effektive kjoslashp og
enklere prosesser
Bedre kjoslashp og
behovsdekning
Mer lovmessige kjoslashp
Tidsbruk og kostnader for gjennomfoslashring
av innkjoslashp skal vaeligre lavest mulig
Mindre ressursbruk ndash lavere
transaksjonskostnader
Riktig vare eller tjeneste skal kjoslashpes til
riktig kvalitet og beste pris
Bedre behovsforstaringelse og
kategoristyring kapasitet til aring inngaring flere
avtaler faeligrre avvisninger
Regelverkskrav og leverandoslashrenes
rettigheter skal ivaretas korrupsjon og
mislighold skal unngarings
Bedre sporbarhet ndash bevare tilliten til
offentlig sektor
bull Tillit
bull Mot
Direktoratet for forvaltning og IKT
LEVERANDOslashRDIALOG I PRAKSIS Tanja Huse-Fagerlie Difi
Hvordan oppnaring samarbeid
Ikke lenger nok aring bare vaeligre godhellip
Salg er veiledning og raringdgivning av kunden
Stimulere kunden til aring ta ut mer av sitt potensiale
Kjoslashps-revolusjon Lett aring kjoslashpe vanskelig aring velge
Alle tilbud er nesten like
Direktoratet for forvaltning og IKTKilde Ole-Bengt Moe Moementum
FOR LEVERANDOslashRENE
La markedet faring innsikt i din situasjon
FOR INNKJOslashPERNE
Vaeligr en tydelig og krevende kunde
Vurder tilbudet etter hvordan det tilfoslashrer deg verdi
Leverandoslashr maring tilpasse tilbudet til behovet og
ikke behovet til tilbudet
PRESENTASJON FRA BRANSJEN TIL OPPDRAGSGIVERNE
Eksempler paring rutiner i styrende dokumenter
1 Kartlegge miljoslashbelastningen ved planlagte anskaffelser hvor er det potensiale for reduksjon
- Risikoanalyse
2 Dialog med markedet som hovedregel v store strategisk viktige anskaffelser
3 Formuler formaringlet med anskaffelsen sett resultatmaringl
4 Bruke Aringpne spesifikasjoner (fremmer nye loslashsninger)
5 Legg vekt paring livssykluskostnader
6 Plassere ansvar for aring foslashlge opp kontrakten ndash leveres kontraktsmessig ytelse
7 Maringle om oslashnsket effekt resultat er naringdd
Anskaffelseskostnaden er toppen av isfjellet
sect 8-1 markedsundersoslashkelser
bull Kan du prate med leverandoslashrer Eller vil det diskvalifisere deg
bull Oppdragsgiver kan gjennomfoslashre markedsundersoslashkelser og
informere om planer og behov
bull Oppdragsgiver kan aktivt garing ut aring be om raringd
bull Oppdragsgiver kan motta raringd fra bla leverandoslashrer markedsaktoslashrer
bull Raringdene kan brukes i den konkrete anskaffelsen under forutsetning
av at raringdene ikke har konkurransevridende effekt eller er et brudd
paring likebehandlingsprinsippet
Mulighetene ved aringpne spesifikasjoner
bull Leverandoslashrene kan levere sine beste loslashsningsforslag det de er gode paring
bull Du utfordrer leverandoslashrene til nytenkning og kreativitet
bull Du faringr tilbud paring laquodet sisteraquo innen loslashsninger og ikke gammel foreldet
teknologi og loslashsninger
bull Du maring ikke ha spisskompetanse selv paring loslashsninger
bull Du kan foslashlge opp resultatene behovsoppfyllelsen og maringle om formaringlet
med anskaffelsen er naringdd
bull Du kan konsentrere deg om kjerneoppgaver
EURO 6
Kvalifikasjonskrav
Kontrakt
Spesifikasjon Evaluering
MAringL
STRATEGI FOR
MAringLOPPNAringELSE
HANDLINGSPLANER
OG AKTIVITETER
INTERNE
RESSURSERANSKAFFELSE
Oslashkonomisk mest fordelaktige
ALTERNATIV HANDLELISTEB Skriv ned de samme tre varene men naring formulert som behov
bull 1 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
bull 2 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
bull 3 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
C Skriv ned et forslag som dekker
behovet ved siden av
Etter B bytt ark med en annenhellip
VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)
bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar
bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte
bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles
Styringsparametere for offanskaffelser
Mer info
httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-
anskaffelser
Prosess for aring komme i gang
Knytte til overordnede
maringl
Maringle paring tre til fem parametere
Ledelsen maring sette konkrete
resultatmaringl
Maringle og rapportere
regelmessig
Vise i maringlsystem
Offentlige virksomheter har fokusert paring aring
overholde regler og forenkle administrative
prosesser for konkurransegjennomfoslashring
og haringndtering bestilling til betaling
Avklare behov og forberede konkurransen
Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging
Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser
Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir
stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
PWC 2017
Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan
Kontroll
bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen
bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging
bull Overvaringkning
bull Kostnadskontroll
Tillit
bull Felles maringl
bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging
bull Myndiggjoslashring
bull Fasilitering
Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging
bull Innkjoslashpsvolum
bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo
bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016
bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring
bull Avtaler
bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien
bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale
bull Hvor stort volum dekker avtalene
bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene
bull Produkter
bull Produktlojalitet
bull Gevinster
bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging
bull avtaledekning
bull avtalelojalitet
Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl
bull Spend innenfor kategorien
bull Antall avtaler og volum paring avtaler
bull Antall leverandoslashrer uten avtale
bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging
bull Avtaledekning
bull Avtalelojalitet
EKSEMPEL
Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt
Norengros Kjosavik As 306 550
Aga As 60 519
Apotek 1 Varinggen 29 877
Maske Gruppen As 9 746
Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019
Sverre W Monsen AS 8 217
Trioscan As 2 665
Gjesdal Apotek 2 592
Boots Norge As 1 038
Staples Norway As 986
Snoslashgg As 935
Av Form As 257
Lindorff As Oslo 215
Intrum Justitia As 174
Totalsum 432 790
Hvordan faring
mest
mulig ut av
forholdetHvem skal ha ansvar
for hva
(NOEN er ofte INGEN)
Hvordan sikrer jeg god
kommunikasjon og
samarbeid
Hvordan laeligrer jeg
av dette forholdet
slik at det blir enda
bedre neste gang
Hvorfor skal
leverandoslashren
oslashnske aring
beholde meg
som kunde
Hvordan sikrer jeg at
leverandoslashr faktisk
leverer det som er
bestilt
Kan vi gjoslashre ting
enda mer effektivt
Hvordan faringr jeg alle
andre til aring kjenne og
benytte avtalen
Hva naring
Praktisk implementering av kontrakt
Tydelige roller og ansvar
BUDSJETTANSVARLIG
INNKJOslashPSLEDER
INNKJOslashPER FAGANSVARLIG
BRUKER KVALITETSSIKRER
bull Avgjoslashr med mandat om behov
skal loslashses ved anskaffelse eller
ikke
bull Ansvarlig for realisering av
gevinst
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av anskaffelsesvirksomheten
bull Ansvarlig for den operative
gjennomfoslashringen av anskaffelsen i
foslashlge gjeldende regler og
retningslinjer
bull Ansvarlig for at anskaffelsen
dekker behovet og er av rett
kvalitet
bull Ansvarlig for aring identifisere
behovene som anskaffelsen skal
dekke
bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht
gjeldende regelverk og rutiner
(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller
fagansvarlig)
KONTRAKTSFORVALTER
bull Ansvarlig for aring foslashlge opp
leveransen
TOPPLEDER
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av hele virksomheten
LEVERANDOslashR
bull Ansvarlig for levering i henhold til
avtale
Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det
bull Justeringar av kontrakt
bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning
bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter
73
Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk
teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing
Fordi
bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande
bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale
bull markedet er prematurt
bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar
bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator
74
DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en
virksomhet
Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og
forklar igjen - hold fokus
Forankring
bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn
bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger
bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere
bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen
bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering
Rollebeskrivelser
httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon
Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid
2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres
3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere
4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller
5 Knytt ansvar til roller
6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person
7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi
Hva er endringsledelse
Direktoratet for forvaltning og IKT
Aring skape ny
retning
Ny retning
- Operativ
ledelse
Gammel retning
- Operativ ledelse
Om aring initiere og
understoslashtte
prosesser som
realiserer en
oslashnsket situasjonVisjon
Forstaringelse
Praktisk kompetanse
Oppslutning
Avstand og tid
Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring
Ta eierskap
Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen
Kunnskap om
Sensemaking
Strategivalg for egen bevisstgjoslashring
laquoIndre monolograquo
Fortell hvorfor
Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo
Kunnskap om
Oversettelse
Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen
Hva du skal si og hvordan du sier det
Finn balansen
Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring
Kunnskap om
Prioritering
Utvikling og stabilitet
Skape handlingsrom
Endringskapasitet Planlegging
Snu motstand
Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand
Kunnskap om
Forstaring reaksjoner
Snu motstand
Forhandling og reforhandling
Motivasjon
Felles fremtidsbilde
Vaeligr beredt
Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer
Kunnskap om
Scenarier for fremtiden
Erfaringslaeligring
Endring er konstant
Skape kultur for endring
Direktoratet for forvaltning og IKT
KONTRAKTSOPPFOslashLGING
Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted
Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra
Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg
Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende
Bestilles det via e-handel
Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell
utforming og sosialt ansvar
Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut
Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet
OPPFOslashLGINGSFASEN
Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av
avtaleforholdet
Garingrsdagens eller morgendagens teknologi
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Behovets omfang
Kontraktens
gjenstand
Beskrivelser
egenskaper
og grensesnitt
Tilleggstjenester
Vedlikehold
Reservedeler
Reparasjoner
Garantiarbeid og service
Prosjektorganisering
Gjennomfoslashring
Leverings-
steder
Bestillings-
rutiner
Fakturarutiner
Moslashter og maringling (KPI)
YtelseDetalj
StandardFunktion
= Mulige loslashsninger
Aringpne
spesifikasjoner
Ulike spesifikasjonstyper
Krav til egnede rutiner
ForankreVurdere
risiko
Stille krav
Foslashlge opp
Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i
anskaffelsen som gjennomfoslashres
bull Maring kunne dokumenteres
bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere
bull Sanksjonerbar bestemmelse
bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn
Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp
bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene
bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser
bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp
bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale
bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav
bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering
bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak
Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does
it point teachers in the right direcionraquo
Direktoratet for forvaltning og IKT
Positive effekter
bull Ufarlig og krever lite av deltagerne
bull Kursholder har full kontroll paring det
som formidles
Negative effekter
bull Deltagerne foslashlger ikke alltid like mye
med paring det som formidles
bull Vanskelig aring forstaring hvordan budskap
kan benyttes
Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does
it point teachers in the right direcionraquo
Direktoratet for forvaltning og IKT
Positive effekter
bull Oslashkt forstaringelse og bruk av teori
Difis veiledning
bull Tidsbesparende for
kursadministrator
Negative effekter
bull Flere leser ikke det de faringr i
hjemmelekse
Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does
it point teachers in the right direcionraquo
Direktoratet for forvaltning og IKT
Positive effekter
bull Blir mottatt som interessant og morro
bull Hoslashy laeligringsgrad og blir husket
Negative effekter
bull Ressurskrevende aring lage for Difi
bull Enkelt aring la vaeligre aring se hjemme da
det ikke blir kontrollert i etterkant
Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does
it point teachers in the right direcionraquo
Direktoratet for forvaltning og IKT
Positive effekter
bullRelevante interessante og laeligrerike
bullStimulerer til innovative diskusjoner
Negative effekter
bull Noen deltagere ser ikke relevansen
mellom eksemplene og deres
kommende konkurranse
Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does
it point teachers in the right direcionraquo
Direktoratet for forvaltning og IKT
Positive effekter
bull Dypere innsikt i perspektivene til
oslashvrige deltagere
bull Bredere kunnskap om egen situasjon
Negative effekter
bull Aktivitetene tar mye tid
Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does
it point teachers in the right direcionraquo
Direktoratet for forvaltning og IKT
Positive effekter
bull Bedre forstaringelse av konsekvensene
av de valg som tas (tildelingskrit)
bull Oslashkt trygghet for gode prosesser
Negative effekter
bull Redsel for aring bryte likebehandlings-
prinsippet
bull Redd for aring bruke for mye tid uten aring
oppnaring gevinster
Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does
it point teachers in the right direcionraquo
Direktoratet for forvaltning og IKT
Positive effekter
bull Trygghet og forstaringelse for hvordan
utarbeide analyser beskrive behov og
strategiske maringl
Negative effekter
bull Arbeids og tidskrevende aktivitet
som tester motet og tilliten til at man
faringr hjelp og informasjon i gjengjeld
4 Pleier dere aring bli invitert til moslashte med offentige oppdragsgivere for aring diskutere
Forundersoslashkelse - Balanserte anskaffelser av velferdstekmedisinske forbruksartikler (leverandoslashrer)
308
00
308
385
692
1000
692
615
Generell markedskommunikasjon
Neste aringrs innkjoslashpsplaner
En kommende anskaffelse
Leveransen i form av et statusmoslashte i loslashpet avkontrakten
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
Prosent
Ja
Nei
4 Pleier du aring invitere leverandoslashrer til moslashte for aring diskutere
Forundersoslashkelse - Balanserte anskaffelser av velferdstekmedisinske forbruksartikler (innkjoslashpere)
412
125
611
833
588
875
389
167
Generell markedskommunikasjon
Neste aringrs innkjoslashpsplaner
En kommende anskaffelse
Leveransen i form av et statusmoslashte i loslashpet avkontrakten
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
Prosent
Ja
Nei
Direktoratet for forvaltning og IKT
PRESENTASJONER FOR HVERANDRE
Direktoratet for forvaltning og IKT
OPEN SPACE
GRUPPEARBEID
Direktoratet for forvaltning og IKT
EN-TIL-EN-MOslashTER
Direktoratet for forvaltning og IKT
PLENUMSDISKUSJONER
Direktoratet for forvaltning og IKT
Markedsundersoslashkelse
Diverse gruppearbeid
Dialogkonferanse dialogmoslashte
En-til-en moslashter
Konkurransegrunnlag paring hoslashring
DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVUlike former for dialog som benyttes i dette kurset
Delta paring dialogaktiviteterbull Rolle Samspiller ndash ikke server kalde laquosales pitchraquo
bull Gi innspill til kravspekken ndash funksjonsspesifikasjon
bull Vaeligr involvert tidlig i prosessen
Direktoratet for forvaltning og IKT
DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVHvordan paringvirke
Gi grobunn for tillit
Tilby deres bransjekunnskap for aring faring bedre innsikt i
oppdragsgivers behov og hvordan disse kan dekkes paring en
bedre maringte og stimulere til aring tenke nyutvikling
Ny sect 5 i lov om offentlige anskaffelser
Miljoslash menneskerettigheter
og andre samfunnshensyn
laquoStatlige fylkeskommunale og kommunale myndigheter
og offentligrettslige organer skal innrette sin
anskaffelsespraksis slik at den bidrar til aring redusere
skadelig miljoslashparingvirkning og fremme klimavennlige
loslashsninger der dette er relevant Dette skal blant annet skje
ved at oppdragsgiveren tar hensyn til livssykluskostnader
Disse oppdragsgiverne skal ogsaring ha
egnede rutiner for aring fremme respekt for
grunnleggende menneskerettigheter ved
offentlige anskaffelser der det er en risiko
for brudd paring slike rettigheterraquo
bull Med punkter
bull Ekstra underpunkt her
Oppsummering av dagens situasjon ndash forenklet
Sammenstilling av faktisk og anslaringtt utbredelse og bruk av digitale loslashsninger med digital informasjonsflyt
Digitalisering forenkler og forbedrer offentlige anskaffelser
Mer effektive kjoslashp og
enklere prosesser
Bedre kjoslashp og
behovsdekning
Mer lovmessige kjoslashp
Tidsbruk og kostnader for gjennomfoslashring
av innkjoslashp skal vaeligre lavest mulig
Mindre ressursbruk ndash lavere
transaksjonskostnader
Riktig vare eller tjeneste skal kjoslashpes til
riktig kvalitet og beste pris
Bedre behovsforstaringelse og
kategoristyring kapasitet til aring inngaring flere
avtaler faeligrre avvisninger
Regelverkskrav og leverandoslashrenes
rettigheter skal ivaretas korrupsjon og
mislighold skal unngarings
Bedre sporbarhet ndash bevare tilliten til
offentlig sektor
bull Tillit
bull Mot
Direktoratet for forvaltning og IKT
LEVERANDOslashRDIALOG I PRAKSIS Tanja Huse-Fagerlie Difi
Hvordan oppnaring samarbeid
Ikke lenger nok aring bare vaeligre godhellip
Salg er veiledning og raringdgivning av kunden
Stimulere kunden til aring ta ut mer av sitt potensiale
Kjoslashps-revolusjon Lett aring kjoslashpe vanskelig aring velge
Alle tilbud er nesten like
Direktoratet for forvaltning og IKTKilde Ole-Bengt Moe Moementum
FOR LEVERANDOslashRENE
La markedet faring innsikt i din situasjon
FOR INNKJOslashPERNE
Vaeligr en tydelig og krevende kunde
Vurder tilbudet etter hvordan det tilfoslashrer deg verdi
Leverandoslashr maring tilpasse tilbudet til behovet og
ikke behovet til tilbudet
PRESENTASJON FRA BRANSJEN TIL OPPDRAGSGIVERNE
Eksempler paring rutiner i styrende dokumenter
1 Kartlegge miljoslashbelastningen ved planlagte anskaffelser hvor er det potensiale for reduksjon
- Risikoanalyse
2 Dialog med markedet som hovedregel v store strategisk viktige anskaffelser
3 Formuler formaringlet med anskaffelsen sett resultatmaringl
4 Bruke Aringpne spesifikasjoner (fremmer nye loslashsninger)
5 Legg vekt paring livssykluskostnader
6 Plassere ansvar for aring foslashlge opp kontrakten ndash leveres kontraktsmessig ytelse
7 Maringle om oslashnsket effekt resultat er naringdd
Anskaffelseskostnaden er toppen av isfjellet
sect 8-1 markedsundersoslashkelser
bull Kan du prate med leverandoslashrer Eller vil det diskvalifisere deg
bull Oppdragsgiver kan gjennomfoslashre markedsundersoslashkelser og
informere om planer og behov
bull Oppdragsgiver kan aktivt garing ut aring be om raringd
bull Oppdragsgiver kan motta raringd fra bla leverandoslashrer markedsaktoslashrer
bull Raringdene kan brukes i den konkrete anskaffelsen under forutsetning
av at raringdene ikke har konkurransevridende effekt eller er et brudd
paring likebehandlingsprinsippet
Mulighetene ved aringpne spesifikasjoner
bull Leverandoslashrene kan levere sine beste loslashsningsforslag det de er gode paring
bull Du utfordrer leverandoslashrene til nytenkning og kreativitet
bull Du faringr tilbud paring laquodet sisteraquo innen loslashsninger og ikke gammel foreldet
teknologi og loslashsninger
bull Du maring ikke ha spisskompetanse selv paring loslashsninger
bull Du kan foslashlge opp resultatene behovsoppfyllelsen og maringle om formaringlet
med anskaffelsen er naringdd
bull Du kan konsentrere deg om kjerneoppgaver
EURO 6
Kvalifikasjonskrav
Kontrakt
Spesifikasjon Evaluering
MAringL
STRATEGI FOR
MAringLOPPNAringELSE
HANDLINGSPLANER
OG AKTIVITETER
INTERNE
RESSURSERANSKAFFELSE
Oslashkonomisk mest fordelaktige
ALTERNATIV HANDLELISTEB Skriv ned de samme tre varene men naring formulert som behov
bull 1 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
bull 2 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
bull 3 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
C Skriv ned et forslag som dekker
behovet ved siden av
Etter B bytt ark med en annenhellip
VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)
bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar
bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte
bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles
Styringsparametere for offanskaffelser
Mer info
httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-
anskaffelser
Prosess for aring komme i gang
Knytte til overordnede
maringl
Maringle paring tre til fem parametere
Ledelsen maring sette konkrete
resultatmaringl
Maringle og rapportere
regelmessig
Vise i maringlsystem
Offentlige virksomheter har fokusert paring aring
overholde regler og forenkle administrative
prosesser for konkurransegjennomfoslashring
og haringndtering bestilling til betaling
Avklare behov og forberede konkurransen
Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging
Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser
Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir
stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
PWC 2017
Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan
Kontroll
bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen
bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging
bull Overvaringkning
bull Kostnadskontroll
Tillit
bull Felles maringl
bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging
bull Myndiggjoslashring
bull Fasilitering
Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging
bull Innkjoslashpsvolum
bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo
bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016
bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring
bull Avtaler
bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien
bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale
bull Hvor stort volum dekker avtalene
bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene
bull Produkter
bull Produktlojalitet
bull Gevinster
bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging
bull avtaledekning
bull avtalelojalitet
Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl
bull Spend innenfor kategorien
bull Antall avtaler og volum paring avtaler
bull Antall leverandoslashrer uten avtale
bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging
bull Avtaledekning
bull Avtalelojalitet
EKSEMPEL
Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt
Norengros Kjosavik As 306 550
Aga As 60 519
Apotek 1 Varinggen 29 877
Maske Gruppen As 9 746
Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019
Sverre W Monsen AS 8 217
Trioscan As 2 665
Gjesdal Apotek 2 592
Boots Norge As 1 038
Staples Norway As 986
Snoslashgg As 935
Av Form As 257
Lindorff As Oslo 215
Intrum Justitia As 174
Totalsum 432 790
Hvordan faring
mest
mulig ut av
forholdetHvem skal ha ansvar
for hva
(NOEN er ofte INGEN)
Hvordan sikrer jeg god
kommunikasjon og
samarbeid
Hvordan laeligrer jeg
av dette forholdet
slik at det blir enda
bedre neste gang
Hvorfor skal
leverandoslashren
oslashnske aring
beholde meg
som kunde
Hvordan sikrer jeg at
leverandoslashr faktisk
leverer det som er
bestilt
Kan vi gjoslashre ting
enda mer effektivt
Hvordan faringr jeg alle
andre til aring kjenne og
benytte avtalen
Hva naring
Praktisk implementering av kontrakt
Tydelige roller og ansvar
BUDSJETTANSVARLIG
INNKJOslashPSLEDER
INNKJOslashPER FAGANSVARLIG
BRUKER KVALITETSSIKRER
bull Avgjoslashr med mandat om behov
skal loslashses ved anskaffelse eller
ikke
bull Ansvarlig for realisering av
gevinst
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av anskaffelsesvirksomheten
bull Ansvarlig for den operative
gjennomfoslashringen av anskaffelsen i
foslashlge gjeldende regler og
retningslinjer
bull Ansvarlig for at anskaffelsen
dekker behovet og er av rett
kvalitet
bull Ansvarlig for aring identifisere
behovene som anskaffelsen skal
dekke
bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht
gjeldende regelverk og rutiner
(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller
fagansvarlig)
KONTRAKTSFORVALTER
bull Ansvarlig for aring foslashlge opp
leveransen
TOPPLEDER
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av hele virksomheten
LEVERANDOslashR
bull Ansvarlig for levering i henhold til
avtale
Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det
bull Justeringar av kontrakt
bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning
bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter
73
Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk
teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing
Fordi
bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande
bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale
bull markedet er prematurt
bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar
bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator
74
DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en
virksomhet
Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og
forklar igjen - hold fokus
Forankring
bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn
bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger
bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere
bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen
bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering
Rollebeskrivelser
httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon
Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid
2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres
3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere
4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller
5 Knytt ansvar til roller
6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person
7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi
Hva er endringsledelse
Direktoratet for forvaltning og IKT
Aring skape ny
retning
Ny retning
- Operativ
ledelse
Gammel retning
- Operativ ledelse
Om aring initiere og
understoslashtte
prosesser som
realiserer en
oslashnsket situasjonVisjon
Forstaringelse
Praktisk kompetanse
Oppslutning
Avstand og tid
Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring
Ta eierskap
Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen
Kunnskap om
Sensemaking
Strategivalg for egen bevisstgjoslashring
laquoIndre monolograquo
Fortell hvorfor
Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo
Kunnskap om
Oversettelse
Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen
Hva du skal si og hvordan du sier det
Finn balansen
Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring
Kunnskap om
Prioritering
Utvikling og stabilitet
Skape handlingsrom
Endringskapasitet Planlegging
Snu motstand
Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand
Kunnskap om
Forstaring reaksjoner
Snu motstand
Forhandling og reforhandling
Motivasjon
Felles fremtidsbilde
Vaeligr beredt
Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer
Kunnskap om
Scenarier for fremtiden
Erfaringslaeligring
Endring er konstant
Skape kultur for endring
Direktoratet for forvaltning og IKT
KONTRAKTSOPPFOslashLGING
Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted
Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra
Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg
Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende
Bestilles det via e-handel
Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell
utforming og sosialt ansvar
Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut
Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet
OPPFOslashLGINGSFASEN
Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av
avtaleforholdet
Garingrsdagens eller morgendagens teknologi
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Behovets omfang
Kontraktens
gjenstand
Beskrivelser
egenskaper
og grensesnitt
Tilleggstjenester
Vedlikehold
Reservedeler
Reparasjoner
Garantiarbeid og service
Prosjektorganisering
Gjennomfoslashring
Leverings-
steder
Bestillings-
rutiner
Fakturarutiner
Moslashter og maringling (KPI)
YtelseDetalj
StandardFunktion
= Mulige loslashsninger
Aringpne
spesifikasjoner
Ulike spesifikasjonstyper
Krav til egnede rutiner
ForankreVurdere
risiko
Stille krav
Foslashlge opp
Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i
anskaffelsen som gjennomfoslashres
bull Maring kunne dokumenteres
bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere
bull Sanksjonerbar bestemmelse
bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn
Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp
bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene
bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser
bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp
bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale
bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav
bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering
bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak
Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does
it point teachers in the right direcionraquo
Direktoratet for forvaltning og IKT
Positive effekter
bull Oslashkt forstaringelse og bruk av teori
Difis veiledning
bull Tidsbesparende for
kursadministrator
Negative effekter
bull Flere leser ikke det de faringr i
hjemmelekse
Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does
it point teachers in the right direcionraquo
Direktoratet for forvaltning og IKT
Positive effekter
bull Blir mottatt som interessant og morro
bull Hoslashy laeligringsgrad og blir husket
Negative effekter
bull Ressurskrevende aring lage for Difi
bull Enkelt aring la vaeligre aring se hjemme da
det ikke blir kontrollert i etterkant
Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does
it point teachers in the right direcionraquo
Direktoratet for forvaltning og IKT
Positive effekter
bullRelevante interessante og laeligrerike
bullStimulerer til innovative diskusjoner
Negative effekter
bull Noen deltagere ser ikke relevansen
mellom eksemplene og deres
kommende konkurranse
Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does
it point teachers in the right direcionraquo
Direktoratet for forvaltning og IKT
Positive effekter
bull Dypere innsikt i perspektivene til
oslashvrige deltagere
bull Bredere kunnskap om egen situasjon
Negative effekter
bull Aktivitetene tar mye tid
Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does
it point teachers in the right direcionraquo
Direktoratet for forvaltning og IKT
Positive effekter
bull Bedre forstaringelse av konsekvensene
av de valg som tas (tildelingskrit)
bull Oslashkt trygghet for gode prosesser
Negative effekter
bull Redsel for aring bryte likebehandlings-
prinsippet
bull Redd for aring bruke for mye tid uten aring
oppnaring gevinster
Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does
it point teachers in the right direcionraquo
Direktoratet for forvaltning og IKT
Positive effekter
bull Trygghet og forstaringelse for hvordan
utarbeide analyser beskrive behov og
strategiske maringl
Negative effekter
bull Arbeids og tidskrevende aktivitet
som tester motet og tilliten til at man
faringr hjelp og informasjon i gjengjeld
4 Pleier dere aring bli invitert til moslashte med offentige oppdragsgivere for aring diskutere
Forundersoslashkelse - Balanserte anskaffelser av velferdstekmedisinske forbruksartikler (leverandoslashrer)
308
00
308
385
692
1000
692
615
Generell markedskommunikasjon
Neste aringrs innkjoslashpsplaner
En kommende anskaffelse
Leveransen i form av et statusmoslashte i loslashpet avkontrakten
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
Prosent
Ja
Nei
4 Pleier du aring invitere leverandoslashrer til moslashte for aring diskutere
Forundersoslashkelse - Balanserte anskaffelser av velferdstekmedisinske forbruksartikler (innkjoslashpere)
412
125
611
833
588
875
389
167
Generell markedskommunikasjon
Neste aringrs innkjoslashpsplaner
En kommende anskaffelse
Leveransen i form av et statusmoslashte i loslashpet avkontrakten
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
Prosent
Ja
Nei
Direktoratet for forvaltning og IKT
PRESENTASJONER FOR HVERANDRE
Direktoratet for forvaltning og IKT
OPEN SPACE
GRUPPEARBEID
Direktoratet for forvaltning og IKT
EN-TIL-EN-MOslashTER
Direktoratet for forvaltning og IKT
PLENUMSDISKUSJONER
Direktoratet for forvaltning og IKT
Markedsundersoslashkelse
Diverse gruppearbeid
Dialogkonferanse dialogmoslashte
En-til-en moslashter
Konkurransegrunnlag paring hoslashring
DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVUlike former for dialog som benyttes i dette kurset
Delta paring dialogaktiviteterbull Rolle Samspiller ndash ikke server kalde laquosales pitchraquo
bull Gi innspill til kravspekken ndash funksjonsspesifikasjon
bull Vaeligr involvert tidlig i prosessen
Direktoratet for forvaltning og IKT
DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVHvordan paringvirke
Gi grobunn for tillit
Tilby deres bransjekunnskap for aring faring bedre innsikt i
oppdragsgivers behov og hvordan disse kan dekkes paring en
bedre maringte og stimulere til aring tenke nyutvikling
Ny sect 5 i lov om offentlige anskaffelser
Miljoslash menneskerettigheter
og andre samfunnshensyn
laquoStatlige fylkeskommunale og kommunale myndigheter
og offentligrettslige organer skal innrette sin
anskaffelsespraksis slik at den bidrar til aring redusere
skadelig miljoslashparingvirkning og fremme klimavennlige
loslashsninger der dette er relevant Dette skal blant annet skje
ved at oppdragsgiveren tar hensyn til livssykluskostnader
Disse oppdragsgiverne skal ogsaring ha
egnede rutiner for aring fremme respekt for
grunnleggende menneskerettigheter ved
offentlige anskaffelser der det er en risiko
for brudd paring slike rettigheterraquo
bull Med punkter
bull Ekstra underpunkt her
Oppsummering av dagens situasjon ndash forenklet
Sammenstilling av faktisk og anslaringtt utbredelse og bruk av digitale loslashsninger med digital informasjonsflyt
Digitalisering forenkler og forbedrer offentlige anskaffelser
Mer effektive kjoslashp og
enklere prosesser
Bedre kjoslashp og
behovsdekning
Mer lovmessige kjoslashp
Tidsbruk og kostnader for gjennomfoslashring
av innkjoslashp skal vaeligre lavest mulig
Mindre ressursbruk ndash lavere
transaksjonskostnader
Riktig vare eller tjeneste skal kjoslashpes til
riktig kvalitet og beste pris
Bedre behovsforstaringelse og
kategoristyring kapasitet til aring inngaring flere
avtaler faeligrre avvisninger
Regelverkskrav og leverandoslashrenes
rettigheter skal ivaretas korrupsjon og
mislighold skal unngarings
Bedre sporbarhet ndash bevare tilliten til
offentlig sektor
bull Tillit
bull Mot
Direktoratet for forvaltning og IKT
LEVERANDOslashRDIALOG I PRAKSIS Tanja Huse-Fagerlie Difi
Hvordan oppnaring samarbeid
Ikke lenger nok aring bare vaeligre godhellip
Salg er veiledning og raringdgivning av kunden
Stimulere kunden til aring ta ut mer av sitt potensiale
Kjoslashps-revolusjon Lett aring kjoslashpe vanskelig aring velge
Alle tilbud er nesten like
Direktoratet for forvaltning og IKTKilde Ole-Bengt Moe Moementum
FOR LEVERANDOslashRENE
La markedet faring innsikt i din situasjon
FOR INNKJOslashPERNE
Vaeligr en tydelig og krevende kunde
Vurder tilbudet etter hvordan det tilfoslashrer deg verdi
Leverandoslashr maring tilpasse tilbudet til behovet og
ikke behovet til tilbudet
PRESENTASJON FRA BRANSJEN TIL OPPDRAGSGIVERNE
Eksempler paring rutiner i styrende dokumenter
1 Kartlegge miljoslashbelastningen ved planlagte anskaffelser hvor er det potensiale for reduksjon
- Risikoanalyse
2 Dialog med markedet som hovedregel v store strategisk viktige anskaffelser
3 Formuler formaringlet med anskaffelsen sett resultatmaringl
4 Bruke Aringpne spesifikasjoner (fremmer nye loslashsninger)
5 Legg vekt paring livssykluskostnader
6 Plassere ansvar for aring foslashlge opp kontrakten ndash leveres kontraktsmessig ytelse
7 Maringle om oslashnsket effekt resultat er naringdd
Anskaffelseskostnaden er toppen av isfjellet
sect 8-1 markedsundersoslashkelser
bull Kan du prate med leverandoslashrer Eller vil det diskvalifisere deg
bull Oppdragsgiver kan gjennomfoslashre markedsundersoslashkelser og
informere om planer og behov
bull Oppdragsgiver kan aktivt garing ut aring be om raringd
bull Oppdragsgiver kan motta raringd fra bla leverandoslashrer markedsaktoslashrer
bull Raringdene kan brukes i den konkrete anskaffelsen under forutsetning
av at raringdene ikke har konkurransevridende effekt eller er et brudd
paring likebehandlingsprinsippet
Mulighetene ved aringpne spesifikasjoner
bull Leverandoslashrene kan levere sine beste loslashsningsforslag det de er gode paring
bull Du utfordrer leverandoslashrene til nytenkning og kreativitet
bull Du faringr tilbud paring laquodet sisteraquo innen loslashsninger og ikke gammel foreldet
teknologi og loslashsninger
bull Du maring ikke ha spisskompetanse selv paring loslashsninger
bull Du kan foslashlge opp resultatene behovsoppfyllelsen og maringle om formaringlet
med anskaffelsen er naringdd
bull Du kan konsentrere deg om kjerneoppgaver
EURO 6
Kvalifikasjonskrav
Kontrakt
Spesifikasjon Evaluering
MAringL
STRATEGI FOR
MAringLOPPNAringELSE
HANDLINGSPLANER
OG AKTIVITETER
INTERNE
RESSURSERANSKAFFELSE
Oslashkonomisk mest fordelaktige
ALTERNATIV HANDLELISTEB Skriv ned de samme tre varene men naring formulert som behov
bull 1 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
bull 2 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
bull 3 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
C Skriv ned et forslag som dekker
behovet ved siden av
Etter B bytt ark med en annenhellip
VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)
bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar
bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte
bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles
Styringsparametere for offanskaffelser
Mer info
httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-
anskaffelser
Prosess for aring komme i gang
Knytte til overordnede
maringl
Maringle paring tre til fem parametere
Ledelsen maring sette konkrete
resultatmaringl
Maringle og rapportere
regelmessig
Vise i maringlsystem
Offentlige virksomheter har fokusert paring aring
overholde regler og forenkle administrative
prosesser for konkurransegjennomfoslashring
og haringndtering bestilling til betaling
Avklare behov og forberede konkurransen
Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging
Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser
Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir
stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
PWC 2017
Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan
Kontroll
bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen
bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging
bull Overvaringkning
bull Kostnadskontroll
Tillit
bull Felles maringl
bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging
bull Myndiggjoslashring
bull Fasilitering
Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging
bull Innkjoslashpsvolum
bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo
bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016
bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring
bull Avtaler
bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien
bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale
bull Hvor stort volum dekker avtalene
bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene
bull Produkter
bull Produktlojalitet
bull Gevinster
bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging
bull avtaledekning
bull avtalelojalitet
Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl
bull Spend innenfor kategorien
bull Antall avtaler og volum paring avtaler
bull Antall leverandoslashrer uten avtale
bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging
bull Avtaledekning
bull Avtalelojalitet
EKSEMPEL
Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt
Norengros Kjosavik As 306 550
Aga As 60 519
Apotek 1 Varinggen 29 877
Maske Gruppen As 9 746
Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019
Sverre W Monsen AS 8 217
Trioscan As 2 665
Gjesdal Apotek 2 592
Boots Norge As 1 038
Staples Norway As 986
Snoslashgg As 935
Av Form As 257
Lindorff As Oslo 215
Intrum Justitia As 174
Totalsum 432 790
Hvordan faring
mest
mulig ut av
forholdetHvem skal ha ansvar
for hva
(NOEN er ofte INGEN)
Hvordan sikrer jeg god
kommunikasjon og
samarbeid
Hvordan laeligrer jeg
av dette forholdet
slik at det blir enda
bedre neste gang
Hvorfor skal
leverandoslashren
oslashnske aring
beholde meg
som kunde
Hvordan sikrer jeg at
leverandoslashr faktisk
leverer det som er
bestilt
Kan vi gjoslashre ting
enda mer effektivt
Hvordan faringr jeg alle
andre til aring kjenne og
benytte avtalen
Hva naring
Praktisk implementering av kontrakt
Tydelige roller og ansvar
BUDSJETTANSVARLIG
INNKJOslashPSLEDER
INNKJOslashPER FAGANSVARLIG
BRUKER KVALITETSSIKRER
bull Avgjoslashr med mandat om behov
skal loslashses ved anskaffelse eller
ikke
bull Ansvarlig for realisering av
gevinst
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av anskaffelsesvirksomheten
bull Ansvarlig for den operative
gjennomfoslashringen av anskaffelsen i
foslashlge gjeldende regler og
retningslinjer
bull Ansvarlig for at anskaffelsen
dekker behovet og er av rett
kvalitet
bull Ansvarlig for aring identifisere
behovene som anskaffelsen skal
dekke
bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht
gjeldende regelverk og rutiner
(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller
fagansvarlig)
KONTRAKTSFORVALTER
bull Ansvarlig for aring foslashlge opp
leveransen
TOPPLEDER
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av hele virksomheten
LEVERANDOslashR
bull Ansvarlig for levering i henhold til
avtale
Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det
bull Justeringar av kontrakt
bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning
bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter
73
Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk
teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing
Fordi
bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande
bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale
bull markedet er prematurt
bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar
bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator
74
DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en
virksomhet
Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og
forklar igjen - hold fokus
Forankring
bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn
bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger
bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere
bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen
bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering
Rollebeskrivelser
httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon
Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid
2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres
3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere
4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller
5 Knytt ansvar til roller
6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person
7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi
Hva er endringsledelse
Direktoratet for forvaltning og IKT
Aring skape ny
retning
Ny retning
- Operativ
ledelse
Gammel retning
- Operativ ledelse
Om aring initiere og
understoslashtte
prosesser som
realiserer en
oslashnsket situasjonVisjon
Forstaringelse
Praktisk kompetanse
Oppslutning
Avstand og tid
Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring
Ta eierskap
Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen
Kunnskap om
Sensemaking
Strategivalg for egen bevisstgjoslashring
laquoIndre monolograquo
Fortell hvorfor
Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo
Kunnskap om
Oversettelse
Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen
Hva du skal si og hvordan du sier det
Finn balansen
Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring
Kunnskap om
Prioritering
Utvikling og stabilitet
Skape handlingsrom
Endringskapasitet Planlegging
Snu motstand
Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand
Kunnskap om
Forstaring reaksjoner
Snu motstand
Forhandling og reforhandling
Motivasjon
Felles fremtidsbilde
Vaeligr beredt
Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer
Kunnskap om
Scenarier for fremtiden
Erfaringslaeligring
Endring er konstant
Skape kultur for endring
Direktoratet for forvaltning og IKT
KONTRAKTSOPPFOslashLGING
Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted
Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra
Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg
Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende
Bestilles det via e-handel
Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell
utforming og sosialt ansvar
Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut
Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet
OPPFOslashLGINGSFASEN
Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av
avtaleforholdet
Garingrsdagens eller morgendagens teknologi
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Behovets omfang
Kontraktens
gjenstand
Beskrivelser
egenskaper
og grensesnitt
Tilleggstjenester
Vedlikehold
Reservedeler
Reparasjoner
Garantiarbeid og service
Prosjektorganisering
Gjennomfoslashring
Leverings-
steder
Bestillings-
rutiner
Fakturarutiner
Moslashter og maringling (KPI)
YtelseDetalj
StandardFunktion
= Mulige loslashsninger
Aringpne
spesifikasjoner
Ulike spesifikasjonstyper
Krav til egnede rutiner
ForankreVurdere
risiko
Stille krav
Foslashlge opp
Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i
anskaffelsen som gjennomfoslashres
bull Maring kunne dokumenteres
bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere
bull Sanksjonerbar bestemmelse
bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn
Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp
bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene
bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser
bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp
bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale
bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav
bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering
bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak
Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does
it point teachers in the right direcionraquo
Direktoratet for forvaltning og IKT
Positive effekter
bull Blir mottatt som interessant og morro
bull Hoslashy laeligringsgrad og blir husket
Negative effekter
bull Ressurskrevende aring lage for Difi
bull Enkelt aring la vaeligre aring se hjemme da
det ikke blir kontrollert i etterkant
Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does
it point teachers in the right direcionraquo
Direktoratet for forvaltning og IKT
Positive effekter
bullRelevante interessante og laeligrerike
bullStimulerer til innovative diskusjoner
Negative effekter
bull Noen deltagere ser ikke relevansen
mellom eksemplene og deres
kommende konkurranse
Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does
it point teachers in the right direcionraquo
Direktoratet for forvaltning og IKT
Positive effekter
bull Dypere innsikt i perspektivene til
oslashvrige deltagere
bull Bredere kunnskap om egen situasjon
Negative effekter
bull Aktivitetene tar mye tid
Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does
it point teachers in the right direcionraquo
Direktoratet for forvaltning og IKT
Positive effekter
bull Bedre forstaringelse av konsekvensene
av de valg som tas (tildelingskrit)
bull Oslashkt trygghet for gode prosesser
Negative effekter
bull Redsel for aring bryte likebehandlings-
prinsippet
bull Redd for aring bruke for mye tid uten aring
oppnaring gevinster
Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does
it point teachers in the right direcionraquo
Direktoratet for forvaltning og IKT
Positive effekter
bull Trygghet og forstaringelse for hvordan
utarbeide analyser beskrive behov og
strategiske maringl
Negative effekter
bull Arbeids og tidskrevende aktivitet
som tester motet og tilliten til at man
faringr hjelp og informasjon i gjengjeld
4 Pleier dere aring bli invitert til moslashte med offentige oppdragsgivere for aring diskutere
Forundersoslashkelse - Balanserte anskaffelser av velferdstekmedisinske forbruksartikler (leverandoslashrer)
308
00
308
385
692
1000
692
615
Generell markedskommunikasjon
Neste aringrs innkjoslashpsplaner
En kommende anskaffelse
Leveransen i form av et statusmoslashte i loslashpet avkontrakten
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
Prosent
Ja
Nei
4 Pleier du aring invitere leverandoslashrer til moslashte for aring diskutere
Forundersoslashkelse - Balanserte anskaffelser av velferdstekmedisinske forbruksartikler (innkjoslashpere)
412
125
611
833
588
875
389
167
Generell markedskommunikasjon
Neste aringrs innkjoslashpsplaner
En kommende anskaffelse
Leveransen i form av et statusmoslashte i loslashpet avkontrakten
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
Prosent
Ja
Nei
Direktoratet for forvaltning og IKT
PRESENTASJONER FOR HVERANDRE
Direktoratet for forvaltning og IKT
OPEN SPACE
GRUPPEARBEID
Direktoratet for forvaltning og IKT
EN-TIL-EN-MOslashTER
Direktoratet for forvaltning og IKT
PLENUMSDISKUSJONER
Direktoratet for forvaltning og IKT
Markedsundersoslashkelse
Diverse gruppearbeid
Dialogkonferanse dialogmoslashte
En-til-en moslashter
Konkurransegrunnlag paring hoslashring
DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVUlike former for dialog som benyttes i dette kurset
Delta paring dialogaktiviteterbull Rolle Samspiller ndash ikke server kalde laquosales pitchraquo
bull Gi innspill til kravspekken ndash funksjonsspesifikasjon
bull Vaeligr involvert tidlig i prosessen
Direktoratet for forvaltning og IKT
DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVHvordan paringvirke
Gi grobunn for tillit
Tilby deres bransjekunnskap for aring faring bedre innsikt i
oppdragsgivers behov og hvordan disse kan dekkes paring en
bedre maringte og stimulere til aring tenke nyutvikling
Ny sect 5 i lov om offentlige anskaffelser
Miljoslash menneskerettigheter
og andre samfunnshensyn
laquoStatlige fylkeskommunale og kommunale myndigheter
og offentligrettslige organer skal innrette sin
anskaffelsespraksis slik at den bidrar til aring redusere
skadelig miljoslashparingvirkning og fremme klimavennlige
loslashsninger der dette er relevant Dette skal blant annet skje
ved at oppdragsgiveren tar hensyn til livssykluskostnader
Disse oppdragsgiverne skal ogsaring ha
egnede rutiner for aring fremme respekt for
grunnleggende menneskerettigheter ved
offentlige anskaffelser der det er en risiko
for brudd paring slike rettigheterraquo
bull Med punkter
bull Ekstra underpunkt her
Oppsummering av dagens situasjon ndash forenklet
Sammenstilling av faktisk og anslaringtt utbredelse og bruk av digitale loslashsninger med digital informasjonsflyt
Digitalisering forenkler og forbedrer offentlige anskaffelser
Mer effektive kjoslashp og
enklere prosesser
Bedre kjoslashp og
behovsdekning
Mer lovmessige kjoslashp
Tidsbruk og kostnader for gjennomfoslashring
av innkjoslashp skal vaeligre lavest mulig
Mindre ressursbruk ndash lavere
transaksjonskostnader
Riktig vare eller tjeneste skal kjoslashpes til
riktig kvalitet og beste pris
Bedre behovsforstaringelse og
kategoristyring kapasitet til aring inngaring flere
avtaler faeligrre avvisninger
Regelverkskrav og leverandoslashrenes
rettigheter skal ivaretas korrupsjon og
mislighold skal unngarings
Bedre sporbarhet ndash bevare tilliten til
offentlig sektor
bull Tillit
bull Mot
Direktoratet for forvaltning og IKT
LEVERANDOslashRDIALOG I PRAKSIS Tanja Huse-Fagerlie Difi
Hvordan oppnaring samarbeid
Ikke lenger nok aring bare vaeligre godhellip
Salg er veiledning og raringdgivning av kunden
Stimulere kunden til aring ta ut mer av sitt potensiale
Kjoslashps-revolusjon Lett aring kjoslashpe vanskelig aring velge
Alle tilbud er nesten like
Direktoratet for forvaltning og IKTKilde Ole-Bengt Moe Moementum
FOR LEVERANDOslashRENE
La markedet faring innsikt i din situasjon
FOR INNKJOslashPERNE
Vaeligr en tydelig og krevende kunde
Vurder tilbudet etter hvordan det tilfoslashrer deg verdi
Leverandoslashr maring tilpasse tilbudet til behovet og
ikke behovet til tilbudet
PRESENTASJON FRA BRANSJEN TIL OPPDRAGSGIVERNE
Eksempler paring rutiner i styrende dokumenter
1 Kartlegge miljoslashbelastningen ved planlagte anskaffelser hvor er det potensiale for reduksjon
- Risikoanalyse
2 Dialog med markedet som hovedregel v store strategisk viktige anskaffelser
3 Formuler formaringlet med anskaffelsen sett resultatmaringl
4 Bruke Aringpne spesifikasjoner (fremmer nye loslashsninger)
5 Legg vekt paring livssykluskostnader
6 Plassere ansvar for aring foslashlge opp kontrakten ndash leveres kontraktsmessig ytelse
7 Maringle om oslashnsket effekt resultat er naringdd
Anskaffelseskostnaden er toppen av isfjellet
sect 8-1 markedsundersoslashkelser
bull Kan du prate med leverandoslashrer Eller vil det diskvalifisere deg
bull Oppdragsgiver kan gjennomfoslashre markedsundersoslashkelser og
informere om planer og behov
bull Oppdragsgiver kan aktivt garing ut aring be om raringd
bull Oppdragsgiver kan motta raringd fra bla leverandoslashrer markedsaktoslashrer
bull Raringdene kan brukes i den konkrete anskaffelsen under forutsetning
av at raringdene ikke har konkurransevridende effekt eller er et brudd
paring likebehandlingsprinsippet
Mulighetene ved aringpne spesifikasjoner
bull Leverandoslashrene kan levere sine beste loslashsningsforslag det de er gode paring
bull Du utfordrer leverandoslashrene til nytenkning og kreativitet
bull Du faringr tilbud paring laquodet sisteraquo innen loslashsninger og ikke gammel foreldet
teknologi og loslashsninger
bull Du maring ikke ha spisskompetanse selv paring loslashsninger
bull Du kan foslashlge opp resultatene behovsoppfyllelsen og maringle om formaringlet
med anskaffelsen er naringdd
bull Du kan konsentrere deg om kjerneoppgaver
EURO 6
Kvalifikasjonskrav
Kontrakt
Spesifikasjon Evaluering
MAringL
STRATEGI FOR
MAringLOPPNAringELSE
HANDLINGSPLANER
OG AKTIVITETER
INTERNE
RESSURSERANSKAFFELSE
Oslashkonomisk mest fordelaktige
ALTERNATIV HANDLELISTEB Skriv ned de samme tre varene men naring formulert som behov
bull 1 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
bull 2 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
bull 3 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
C Skriv ned et forslag som dekker
behovet ved siden av
Etter B bytt ark med en annenhellip
VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)
bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar
bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte
bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles
Styringsparametere for offanskaffelser
Mer info
httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-
anskaffelser
Prosess for aring komme i gang
Knytte til overordnede
maringl
Maringle paring tre til fem parametere
Ledelsen maring sette konkrete
resultatmaringl
Maringle og rapportere
regelmessig
Vise i maringlsystem
Offentlige virksomheter har fokusert paring aring
overholde regler og forenkle administrative
prosesser for konkurransegjennomfoslashring
og haringndtering bestilling til betaling
Avklare behov og forberede konkurransen
Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging
Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser
Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir
stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
PWC 2017
Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan
Kontroll
bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen
bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging
bull Overvaringkning
bull Kostnadskontroll
Tillit
bull Felles maringl
bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging
bull Myndiggjoslashring
bull Fasilitering
Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging
bull Innkjoslashpsvolum
bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo
bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016
bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring
bull Avtaler
bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien
bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale
bull Hvor stort volum dekker avtalene
bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene
bull Produkter
bull Produktlojalitet
bull Gevinster
bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging
bull avtaledekning
bull avtalelojalitet
Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl
bull Spend innenfor kategorien
bull Antall avtaler og volum paring avtaler
bull Antall leverandoslashrer uten avtale
bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging
bull Avtaledekning
bull Avtalelojalitet
EKSEMPEL
Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt
Norengros Kjosavik As 306 550
Aga As 60 519
Apotek 1 Varinggen 29 877
Maske Gruppen As 9 746
Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019
Sverre W Monsen AS 8 217
Trioscan As 2 665
Gjesdal Apotek 2 592
Boots Norge As 1 038
Staples Norway As 986
Snoslashgg As 935
Av Form As 257
Lindorff As Oslo 215
Intrum Justitia As 174
Totalsum 432 790
Hvordan faring
mest
mulig ut av
forholdetHvem skal ha ansvar
for hva
(NOEN er ofte INGEN)
Hvordan sikrer jeg god
kommunikasjon og
samarbeid
Hvordan laeligrer jeg
av dette forholdet
slik at det blir enda
bedre neste gang
Hvorfor skal
leverandoslashren
oslashnske aring
beholde meg
som kunde
Hvordan sikrer jeg at
leverandoslashr faktisk
leverer det som er
bestilt
Kan vi gjoslashre ting
enda mer effektivt
Hvordan faringr jeg alle
andre til aring kjenne og
benytte avtalen
Hva naring
Praktisk implementering av kontrakt
Tydelige roller og ansvar
BUDSJETTANSVARLIG
INNKJOslashPSLEDER
INNKJOslashPER FAGANSVARLIG
BRUKER KVALITETSSIKRER
bull Avgjoslashr med mandat om behov
skal loslashses ved anskaffelse eller
ikke
bull Ansvarlig for realisering av
gevinst
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av anskaffelsesvirksomheten
bull Ansvarlig for den operative
gjennomfoslashringen av anskaffelsen i
foslashlge gjeldende regler og
retningslinjer
bull Ansvarlig for at anskaffelsen
dekker behovet og er av rett
kvalitet
bull Ansvarlig for aring identifisere
behovene som anskaffelsen skal
dekke
bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht
gjeldende regelverk og rutiner
(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller
fagansvarlig)
KONTRAKTSFORVALTER
bull Ansvarlig for aring foslashlge opp
leveransen
TOPPLEDER
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av hele virksomheten
LEVERANDOslashR
bull Ansvarlig for levering i henhold til
avtale
Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det
bull Justeringar av kontrakt
bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning
bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter
73
Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk
teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing
Fordi
bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande
bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale
bull markedet er prematurt
bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar
bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator
74
DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en
virksomhet
Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og
forklar igjen - hold fokus
Forankring
bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn
bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger
bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere
bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen
bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering
Rollebeskrivelser
httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon
Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid
2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres
3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere
4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller
5 Knytt ansvar til roller
6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person
7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi
Hva er endringsledelse
Direktoratet for forvaltning og IKT
Aring skape ny
retning
Ny retning
- Operativ
ledelse
Gammel retning
- Operativ ledelse
Om aring initiere og
understoslashtte
prosesser som
realiserer en
oslashnsket situasjonVisjon
Forstaringelse
Praktisk kompetanse
Oppslutning
Avstand og tid
Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring
Ta eierskap
Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen
Kunnskap om
Sensemaking
Strategivalg for egen bevisstgjoslashring
laquoIndre monolograquo
Fortell hvorfor
Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo
Kunnskap om
Oversettelse
Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen
Hva du skal si og hvordan du sier det
Finn balansen
Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring
Kunnskap om
Prioritering
Utvikling og stabilitet
Skape handlingsrom
Endringskapasitet Planlegging
Snu motstand
Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand
Kunnskap om
Forstaring reaksjoner
Snu motstand
Forhandling og reforhandling
Motivasjon
Felles fremtidsbilde
Vaeligr beredt
Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer
Kunnskap om
Scenarier for fremtiden
Erfaringslaeligring
Endring er konstant
Skape kultur for endring
Direktoratet for forvaltning og IKT
KONTRAKTSOPPFOslashLGING
Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted
Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra
Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg
Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende
Bestilles det via e-handel
Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell
utforming og sosialt ansvar
Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut
Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet
OPPFOslashLGINGSFASEN
Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av
avtaleforholdet
Garingrsdagens eller morgendagens teknologi
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Behovets omfang
Kontraktens
gjenstand
Beskrivelser
egenskaper
og grensesnitt
Tilleggstjenester
Vedlikehold
Reservedeler
Reparasjoner
Garantiarbeid og service
Prosjektorganisering
Gjennomfoslashring
Leverings-
steder
Bestillings-
rutiner
Fakturarutiner
Moslashter og maringling (KPI)
YtelseDetalj
StandardFunktion
= Mulige loslashsninger
Aringpne
spesifikasjoner
Ulike spesifikasjonstyper
Krav til egnede rutiner
ForankreVurdere
risiko
Stille krav
Foslashlge opp
Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i
anskaffelsen som gjennomfoslashres
bull Maring kunne dokumenteres
bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere
bull Sanksjonerbar bestemmelse
bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn
Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp
bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene
bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser
bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp
bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale
bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav
bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering
bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak
Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does
it point teachers in the right direcionraquo
Direktoratet for forvaltning og IKT
Positive effekter
bullRelevante interessante og laeligrerike
bullStimulerer til innovative diskusjoner
Negative effekter
bull Noen deltagere ser ikke relevansen
mellom eksemplene og deres
kommende konkurranse
Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does
it point teachers in the right direcionraquo
Direktoratet for forvaltning og IKT
Positive effekter
bull Dypere innsikt i perspektivene til
oslashvrige deltagere
bull Bredere kunnskap om egen situasjon
Negative effekter
bull Aktivitetene tar mye tid
Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does
it point teachers in the right direcionraquo
Direktoratet for forvaltning og IKT
Positive effekter
bull Bedre forstaringelse av konsekvensene
av de valg som tas (tildelingskrit)
bull Oslashkt trygghet for gode prosesser
Negative effekter
bull Redsel for aring bryte likebehandlings-
prinsippet
bull Redd for aring bruke for mye tid uten aring
oppnaring gevinster
Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does
it point teachers in the right direcionraquo
Direktoratet for forvaltning og IKT
Positive effekter
bull Trygghet og forstaringelse for hvordan
utarbeide analyser beskrive behov og
strategiske maringl
Negative effekter
bull Arbeids og tidskrevende aktivitet
som tester motet og tilliten til at man
faringr hjelp og informasjon i gjengjeld
4 Pleier dere aring bli invitert til moslashte med offentige oppdragsgivere for aring diskutere
Forundersoslashkelse - Balanserte anskaffelser av velferdstekmedisinske forbruksartikler (leverandoslashrer)
308
00
308
385
692
1000
692
615
Generell markedskommunikasjon
Neste aringrs innkjoslashpsplaner
En kommende anskaffelse
Leveransen i form av et statusmoslashte i loslashpet avkontrakten
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
Prosent
Ja
Nei
4 Pleier du aring invitere leverandoslashrer til moslashte for aring diskutere
Forundersoslashkelse - Balanserte anskaffelser av velferdstekmedisinske forbruksartikler (innkjoslashpere)
412
125
611
833
588
875
389
167
Generell markedskommunikasjon
Neste aringrs innkjoslashpsplaner
En kommende anskaffelse
Leveransen i form av et statusmoslashte i loslashpet avkontrakten
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
Prosent
Ja
Nei
Direktoratet for forvaltning og IKT
PRESENTASJONER FOR HVERANDRE
Direktoratet for forvaltning og IKT
OPEN SPACE
GRUPPEARBEID
Direktoratet for forvaltning og IKT
EN-TIL-EN-MOslashTER
Direktoratet for forvaltning og IKT
PLENUMSDISKUSJONER
Direktoratet for forvaltning og IKT
Markedsundersoslashkelse
Diverse gruppearbeid
Dialogkonferanse dialogmoslashte
En-til-en moslashter
Konkurransegrunnlag paring hoslashring
DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVUlike former for dialog som benyttes i dette kurset
Delta paring dialogaktiviteterbull Rolle Samspiller ndash ikke server kalde laquosales pitchraquo
bull Gi innspill til kravspekken ndash funksjonsspesifikasjon
bull Vaeligr involvert tidlig i prosessen
Direktoratet for forvaltning og IKT
DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVHvordan paringvirke
Gi grobunn for tillit
Tilby deres bransjekunnskap for aring faring bedre innsikt i
oppdragsgivers behov og hvordan disse kan dekkes paring en
bedre maringte og stimulere til aring tenke nyutvikling
Ny sect 5 i lov om offentlige anskaffelser
Miljoslash menneskerettigheter
og andre samfunnshensyn
laquoStatlige fylkeskommunale og kommunale myndigheter
og offentligrettslige organer skal innrette sin
anskaffelsespraksis slik at den bidrar til aring redusere
skadelig miljoslashparingvirkning og fremme klimavennlige
loslashsninger der dette er relevant Dette skal blant annet skje
ved at oppdragsgiveren tar hensyn til livssykluskostnader
Disse oppdragsgiverne skal ogsaring ha
egnede rutiner for aring fremme respekt for
grunnleggende menneskerettigheter ved
offentlige anskaffelser der det er en risiko
for brudd paring slike rettigheterraquo
bull Med punkter
bull Ekstra underpunkt her
Oppsummering av dagens situasjon ndash forenklet
Sammenstilling av faktisk og anslaringtt utbredelse og bruk av digitale loslashsninger med digital informasjonsflyt
Digitalisering forenkler og forbedrer offentlige anskaffelser
Mer effektive kjoslashp og
enklere prosesser
Bedre kjoslashp og
behovsdekning
Mer lovmessige kjoslashp
Tidsbruk og kostnader for gjennomfoslashring
av innkjoslashp skal vaeligre lavest mulig
Mindre ressursbruk ndash lavere
transaksjonskostnader
Riktig vare eller tjeneste skal kjoslashpes til
riktig kvalitet og beste pris
Bedre behovsforstaringelse og
kategoristyring kapasitet til aring inngaring flere
avtaler faeligrre avvisninger
Regelverkskrav og leverandoslashrenes
rettigheter skal ivaretas korrupsjon og
mislighold skal unngarings
Bedre sporbarhet ndash bevare tilliten til
offentlig sektor
bull Tillit
bull Mot
Direktoratet for forvaltning og IKT
LEVERANDOslashRDIALOG I PRAKSIS Tanja Huse-Fagerlie Difi
Hvordan oppnaring samarbeid
Ikke lenger nok aring bare vaeligre godhellip
Salg er veiledning og raringdgivning av kunden
Stimulere kunden til aring ta ut mer av sitt potensiale
Kjoslashps-revolusjon Lett aring kjoslashpe vanskelig aring velge
Alle tilbud er nesten like
Direktoratet for forvaltning og IKTKilde Ole-Bengt Moe Moementum
FOR LEVERANDOslashRENE
La markedet faring innsikt i din situasjon
FOR INNKJOslashPERNE
Vaeligr en tydelig og krevende kunde
Vurder tilbudet etter hvordan det tilfoslashrer deg verdi
Leverandoslashr maring tilpasse tilbudet til behovet og
ikke behovet til tilbudet
PRESENTASJON FRA BRANSJEN TIL OPPDRAGSGIVERNE
Eksempler paring rutiner i styrende dokumenter
1 Kartlegge miljoslashbelastningen ved planlagte anskaffelser hvor er det potensiale for reduksjon
- Risikoanalyse
2 Dialog med markedet som hovedregel v store strategisk viktige anskaffelser
3 Formuler formaringlet med anskaffelsen sett resultatmaringl
4 Bruke Aringpne spesifikasjoner (fremmer nye loslashsninger)
5 Legg vekt paring livssykluskostnader
6 Plassere ansvar for aring foslashlge opp kontrakten ndash leveres kontraktsmessig ytelse
7 Maringle om oslashnsket effekt resultat er naringdd
Anskaffelseskostnaden er toppen av isfjellet
sect 8-1 markedsundersoslashkelser
bull Kan du prate med leverandoslashrer Eller vil det diskvalifisere deg
bull Oppdragsgiver kan gjennomfoslashre markedsundersoslashkelser og
informere om planer og behov
bull Oppdragsgiver kan aktivt garing ut aring be om raringd
bull Oppdragsgiver kan motta raringd fra bla leverandoslashrer markedsaktoslashrer
bull Raringdene kan brukes i den konkrete anskaffelsen under forutsetning
av at raringdene ikke har konkurransevridende effekt eller er et brudd
paring likebehandlingsprinsippet
Mulighetene ved aringpne spesifikasjoner
bull Leverandoslashrene kan levere sine beste loslashsningsforslag det de er gode paring
bull Du utfordrer leverandoslashrene til nytenkning og kreativitet
bull Du faringr tilbud paring laquodet sisteraquo innen loslashsninger og ikke gammel foreldet
teknologi og loslashsninger
bull Du maring ikke ha spisskompetanse selv paring loslashsninger
bull Du kan foslashlge opp resultatene behovsoppfyllelsen og maringle om formaringlet
med anskaffelsen er naringdd
bull Du kan konsentrere deg om kjerneoppgaver
EURO 6
Kvalifikasjonskrav
Kontrakt
Spesifikasjon Evaluering
MAringL
STRATEGI FOR
MAringLOPPNAringELSE
HANDLINGSPLANER
OG AKTIVITETER
INTERNE
RESSURSERANSKAFFELSE
Oslashkonomisk mest fordelaktige
ALTERNATIV HANDLELISTEB Skriv ned de samme tre varene men naring formulert som behov
bull 1 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
bull 2 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
bull 3 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
C Skriv ned et forslag som dekker
behovet ved siden av
Etter B bytt ark med en annenhellip
VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)
bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar
bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte
bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles
Styringsparametere for offanskaffelser
Mer info
httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-
anskaffelser
Prosess for aring komme i gang
Knytte til overordnede
maringl
Maringle paring tre til fem parametere
Ledelsen maring sette konkrete
resultatmaringl
Maringle og rapportere
regelmessig
Vise i maringlsystem
Offentlige virksomheter har fokusert paring aring
overholde regler og forenkle administrative
prosesser for konkurransegjennomfoslashring
og haringndtering bestilling til betaling
Avklare behov og forberede konkurransen
Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging
Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser
Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir
stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
PWC 2017
Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan
Kontroll
bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen
bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging
bull Overvaringkning
bull Kostnadskontroll
Tillit
bull Felles maringl
bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging
bull Myndiggjoslashring
bull Fasilitering
Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging
bull Innkjoslashpsvolum
bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo
bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016
bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring
bull Avtaler
bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien
bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale
bull Hvor stort volum dekker avtalene
bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene
bull Produkter
bull Produktlojalitet
bull Gevinster
bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging
bull avtaledekning
bull avtalelojalitet
Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl
bull Spend innenfor kategorien
bull Antall avtaler og volum paring avtaler
bull Antall leverandoslashrer uten avtale
bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging
bull Avtaledekning
bull Avtalelojalitet
EKSEMPEL
Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt
Norengros Kjosavik As 306 550
Aga As 60 519
Apotek 1 Varinggen 29 877
Maske Gruppen As 9 746
Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019
Sverre W Monsen AS 8 217
Trioscan As 2 665
Gjesdal Apotek 2 592
Boots Norge As 1 038
Staples Norway As 986
Snoslashgg As 935
Av Form As 257
Lindorff As Oslo 215
Intrum Justitia As 174
Totalsum 432 790
Hvordan faring
mest
mulig ut av
forholdetHvem skal ha ansvar
for hva
(NOEN er ofte INGEN)
Hvordan sikrer jeg god
kommunikasjon og
samarbeid
Hvordan laeligrer jeg
av dette forholdet
slik at det blir enda
bedre neste gang
Hvorfor skal
leverandoslashren
oslashnske aring
beholde meg
som kunde
Hvordan sikrer jeg at
leverandoslashr faktisk
leverer det som er
bestilt
Kan vi gjoslashre ting
enda mer effektivt
Hvordan faringr jeg alle
andre til aring kjenne og
benytte avtalen
Hva naring
Praktisk implementering av kontrakt
Tydelige roller og ansvar
BUDSJETTANSVARLIG
INNKJOslashPSLEDER
INNKJOslashPER FAGANSVARLIG
BRUKER KVALITETSSIKRER
bull Avgjoslashr med mandat om behov
skal loslashses ved anskaffelse eller
ikke
bull Ansvarlig for realisering av
gevinst
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av anskaffelsesvirksomheten
bull Ansvarlig for den operative
gjennomfoslashringen av anskaffelsen i
foslashlge gjeldende regler og
retningslinjer
bull Ansvarlig for at anskaffelsen
dekker behovet og er av rett
kvalitet
bull Ansvarlig for aring identifisere
behovene som anskaffelsen skal
dekke
bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht
gjeldende regelverk og rutiner
(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller
fagansvarlig)
KONTRAKTSFORVALTER
bull Ansvarlig for aring foslashlge opp
leveransen
TOPPLEDER
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av hele virksomheten
LEVERANDOslashR
bull Ansvarlig for levering i henhold til
avtale
Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det
bull Justeringar av kontrakt
bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning
bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter
73
Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk
teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing
Fordi
bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande
bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale
bull markedet er prematurt
bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar
bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator
74
DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en
virksomhet
Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og
forklar igjen - hold fokus
Forankring
bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn
bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger
bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere
bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen
bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering
Rollebeskrivelser
httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon
Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid
2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres
3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere
4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller
5 Knytt ansvar til roller
6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person
7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi
Hva er endringsledelse
Direktoratet for forvaltning og IKT
Aring skape ny
retning
Ny retning
- Operativ
ledelse
Gammel retning
- Operativ ledelse
Om aring initiere og
understoslashtte
prosesser som
realiserer en
oslashnsket situasjonVisjon
Forstaringelse
Praktisk kompetanse
Oppslutning
Avstand og tid
Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring
Ta eierskap
Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen
Kunnskap om
Sensemaking
Strategivalg for egen bevisstgjoslashring
laquoIndre monolograquo
Fortell hvorfor
Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo
Kunnskap om
Oversettelse
Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen
Hva du skal si og hvordan du sier det
Finn balansen
Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring
Kunnskap om
Prioritering
Utvikling og stabilitet
Skape handlingsrom
Endringskapasitet Planlegging
Snu motstand
Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand
Kunnskap om
Forstaring reaksjoner
Snu motstand
Forhandling og reforhandling
Motivasjon
Felles fremtidsbilde
Vaeligr beredt
Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer
Kunnskap om
Scenarier for fremtiden
Erfaringslaeligring
Endring er konstant
Skape kultur for endring
Direktoratet for forvaltning og IKT
KONTRAKTSOPPFOslashLGING
Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted
Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra
Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg
Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende
Bestilles det via e-handel
Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell
utforming og sosialt ansvar
Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut
Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet
OPPFOslashLGINGSFASEN
Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av
avtaleforholdet
Garingrsdagens eller morgendagens teknologi
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Behovets omfang
Kontraktens
gjenstand
Beskrivelser
egenskaper
og grensesnitt
Tilleggstjenester
Vedlikehold
Reservedeler
Reparasjoner
Garantiarbeid og service
Prosjektorganisering
Gjennomfoslashring
Leverings-
steder
Bestillings-
rutiner
Fakturarutiner
Moslashter og maringling (KPI)
YtelseDetalj
StandardFunktion
= Mulige loslashsninger
Aringpne
spesifikasjoner
Ulike spesifikasjonstyper
Krav til egnede rutiner
ForankreVurdere
risiko
Stille krav
Foslashlge opp
Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i
anskaffelsen som gjennomfoslashres
bull Maring kunne dokumenteres
bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere
bull Sanksjonerbar bestemmelse
bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn
Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp
bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene
bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser
bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp
bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale
bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav
bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering
bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak
Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does
it point teachers in the right direcionraquo
Direktoratet for forvaltning og IKT
Positive effekter
bull Dypere innsikt i perspektivene til
oslashvrige deltagere
bull Bredere kunnskap om egen situasjon
Negative effekter
bull Aktivitetene tar mye tid
Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does
it point teachers in the right direcionraquo
Direktoratet for forvaltning og IKT
Positive effekter
bull Bedre forstaringelse av konsekvensene
av de valg som tas (tildelingskrit)
bull Oslashkt trygghet for gode prosesser
Negative effekter
bull Redsel for aring bryte likebehandlings-
prinsippet
bull Redd for aring bruke for mye tid uten aring
oppnaring gevinster
Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does
it point teachers in the right direcionraquo
Direktoratet for forvaltning og IKT
Positive effekter
bull Trygghet og forstaringelse for hvordan
utarbeide analyser beskrive behov og
strategiske maringl
Negative effekter
bull Arbeids og tidskrevende aktivitet
som tester motet og tilliten til at man
faringr hjelp og informasjon i gjengjeld
4 Pleier dere aring bli invitert til moslashte med offentige oppdragsgivere for aring diskutere
Forundersoslashkelse - Balanserte anskaffelser av velferdstekmedisinske forbruksartikler (leverandoslashrer)
308
00
308
385
692
1000
692
615
Generell markedskommunikasjon
Neste aringrs innkjoslashpsplaner
En kommende anskaffelse
Leveransen i form av et statusmoslashte i loslashpet avkontrakten
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
Prosent
Ja
Nei
4 Pleier du aring invitere leverandoslashrer til moslashte for aring diskutere
Forundersoslashkelse - Balanserte anskaffelser av velferdstekmedisinske forbruksartikler (innkjoslashpere)
412
125
611
833
588
875
389
167
Generell markedskommunikasjon
Neste aringrs innkjoslashpsplaner
En kommende anskaffelse
Leveransen i form av et statusmoslashte i loslashpet avkontrakten
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
Prosent
Ja
Nei
Direktoratet for forvaltning og IKT
PRESENTASJONER FOR HVERANDRE
Direktoratet for forvaltning og IKT
OPEN SPACE
GRUPPEARBEID
Direktoratet for forvaltning og IKT
EN-TIL-EN-MOslashTER
Direktoratet for forvaltning og IKT
PLENUMSDISKUSJONER
Direktoratet for forvaltning og IKT
Markedsundersoslashkelse
Diverse gruppearbeid
Dialogkonferanse dialogmoslashte
En-til-en moslashter
Konkurransegrunnlag paring hoslashring
DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVUlike former for dialog som benyttes i dette kurset
Delta paring dialogaktiviteterbull Rolle Samspiller ndash ikke server kalde laquosales pitchraquo
bull Gi innspill til kravspekken ndash funksjonsspesifikasjon
bull Vaeligr involvert tidlig i prosessen
Direktoratet for forvaltning og IKT
DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVHvordan paringvirke
Gi grobunn for tillit
Tilby deres bransjekunnskap for aring faring bedre innsikt i
oppdragsgivers behov og hvordan disse kan dekkes paring en
bedre maringte og stimulere til aring tenke nyutvikling
Ny sect 5 i lov om offentlige anskaffelser
Miljoslash menneskerettigheter
og andre samfunnshensyn
laquoStatlige fylkeskommunale og kommunale myndigheter
og offentligrettslige organer skal innrette sin
anskaffelsespraksis slik at den bidrar til aring redusere
skadelig miljoslashparingvirkning og fremme klimavennlige
loslashsninger der dette er relevant Dette skal blant annet skje
ved at oppdragsgiveren tar hensyn til livssykluskostnader
Disse oppdragsgiverne skal ogsaring ha
egnede rutiner for aring fremme respekt for
grunnleggende menneskerettigheter ved
offentlige anskaffelser der det er en risiko
for brudd paring slike rettigheterraquo
bull Med punkter
bull Ekstra underpunkt her
Oppsummering av dagens situasjon ndash forenklet
Sammenstilling av faktisk og anslaringtt utbredelse og bruk av digitale loslashsninger med digital informasjonsflyt
Digitalisering forenkler og forbedrer offentlige anskaffelser
Mer effektive kjoslashp og
enklere prosesser
Bedre kjoslashp og
behovsdekning
Mer lovmessige kjoslashp
Tidsbruk og kostnader for gjennomfoslashring
av innkjoslashp skal vaeligre lavest mulig
Mindre ressursbruk ndash lavere
transaksjonskostnader
Riktig vare eller tjeneste skal kjoslashpes til
riktig kvalitet og beste pris
Bedre behovsforstaringelse og
kategoristyring kapasitet til aring inngaring flere
avtaler faeligrre avvisninger
Regelverkskrav og leverandoslashrenes
rettigheter skal ivaretas korrupsjon og
mislighold skal unngarings
Bedre sporbarhet ndash bevare tilliten til
offentlig sektor
bull Tillit
bull Mot
Direktoratet for forvaltning og IKT
LEVERANDOslashRDIALOG I PRAKSIS Tanja Huse-Fagerlie Difi
Hvordan oppnaring samarbeid
Ikke lenger nok aring bare vaeligre godhellip
Salg er veiledning og raringdgivning av kunden
Stimulere kunden til aring ta ut mer av sitt potensiale
Kjoslashps-revolusjon Lett aring kjoslashpe vanskelig aring velge
Alle tilbud er nesten like
Direktoratet for forvaltning og IKTKilde Ole-Bengt Moe Moementum
FOR LEVERANDOslashRENE
La markedet faring innsikt i din situasjon
FOR INNKJOslashPERNE
Vaeligr en tydelig og krevende kunde
Vurder tilbudet etter hvordan det tilfoslashrer deg verdi
Leverandoslashr maring tilpasse tilbudet til behovet og
ikke behovet til tilbudet
PRESENTASJON FRA BRANSJEN TIL OPPDRAGSGIVERNE
Eksempler paring rutiner i styrende dokumenter
1 Kartlegge miljoslashbelastningen ved planlagte anskaffelser hvor er det potensiale for reduksjon
- Risikoanalyse
2 Dialog med markedet som hovedregel v store strategisk viktige anskaffelser
3 Formuler formaringlet med anskaffelsen sett resultatmaringl
4 Bruke Aringpne spesifikasjoner (fremmer nye loslashsninger)
5 Legg vekt paring livssykluskostnader
6 Plassere ansvar for aring foslashlge opp kontrakten ndash leveres kontraktsmessig ytelse
7 Maringle om oslashnsket effekt resultat er naringdd
Anskaffelseskostnaden er toppen av isfjellet
sect 8-1 markedsundersoslashkelser
bull Kan du prate med leverandoslashrer Eller vil det diskvalifisere deg
bull Oppdragsgiver kan gjennomfoslashre markedsundersoslashkelser og
informere om planer og behov
bull Oppdragsgiver kan aktivt garing ut aring be om raringd
bull Oppdragsgiver kan motta raringd fra bla leverandoslashrer markedsaktoslashrer
bull Raringdene kan brukes i den konkrete anskaffelsen under forutsetning
av at raringdene ikke har konkurransevridende effekt eller er et brudd
paring likebehandlingsprinsippet
Mulighetene ved aringpne spesifikasjoner
bull Leverandoslashrene kan levere sine beste loslashsningsforslag det de er gode paring
bull Du utfordrer leverandoslashrene til nytenkning og kreativitet
bull Du faringr tilbud paring laquodet sisteraquo innen loslashsninger og ikke gammel foreldet
teknologi og loslashsninger
bull Du maring ikke ha spisskompetanse selv paring loslashsninger
bull Du kan foslashlge opp resultatene behovsoppfyllelsen og maringle om formaringlet
med anskaffelsen er naringdd
bull Du kan konsentrere deg om kjerneoppgaver
EURO 6
Kvalifikasjonskrav
Kontrakt
Spesifikasjon Evaluering
MAringL
STRATEGI FOR
MAringLOPPNAringELSE
HANDLINGSPLANER
OG AKTIVITETER
INTERNE
RESSURSERANSKAFFELSE
Oslashkonomisk mest fordelaktige
ALTERNATIV HANDLELISTEB Skriv ned de samme tre varene men naring formulert som behov
bull 1 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
bull 2 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
bull 3 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
C Skriv ned et forslag som dekker
behovet ved siden av
Etter B bytt ark med en annenhellip
VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)
bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar
bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte
bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles
Styringsparametere for offanskaffelser
Mer info
httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-
anskaffelser
Prosess for aring komme i gang
Knytte til overordnede
maringl
Maringle paring tre til fem parametere
Ledelsen maring sette konkrete
resultatmaringl
Maringle og rapportere
regelmessig
Vise i maringlsystem
Offentlige virksomheter har fokusert paring aring
overholde regler og forenkle administrative
prosesser for konkurransegjennomfoslashring
og haringndtering bestilling til betaling
Avklare behov og forberede konkurransen
Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging
Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser
Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir
stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
PWC 2017
Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan
Kontroll
bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen
bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging
bull Overvaringkning
bull Kostnadskontroll
Tillit
bull Felles maringl
bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging
bull Myndiggjoslashring
bull Fasilitering
Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging
bull Innkjoslashpsvolum
bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo
bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016
bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring
bull Avtaler
bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien
bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale
bull Hvor stort volum dekker avtalene
bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene
bull Produkter
bull Produktlojalitet
bull Gevinster
bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging
bull avtaledekning
bull avtalelojalitet
Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl
bull Spend innenfor kategorien
bull Antall avtaler og volum paring avtaler
bull Antall leverandoslashrer uten avtale
bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging
bull Avtaledekning
bull Avtalelojalitet
EKSEMPEL
Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt
Norengros Kjosavik As 306 550
Aga As 60 519
Apotek 1 Varinggen 29 877
Maske Gruppen As 9 746
Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019
Sverre W Monsen AS 8 217
Trioscan As 2 665
Gjesdal Apotek 2 592
Boots Norge As 1 038
Staples Norway As 986
Snoslashgg As 935
Av Form As 257
Lindorff As Oslo 215
Intrum Justitia As 174
Totalsum 432 790
Hvordan faring
mest
mulig ut av
forholdetHvem skal ha ansvar
for hva
(NOEN er ofte INGEN)
Hvordan sikrer jeg god
kommunikasjon og
samarbeid
Hvordan laeligrer jeg
av dette forholdet
slik at det blir enda
bedre neste gang
Hvorfor skal
leverandoslashren
oslashnske aring
beholde meg
som kunde
Hvordan sikrer jeg at
leverandoslashr faktisk
leverer det som er
bestilt
Kan vi gjoslashre ting
enda mer effektivt
Hvordan faringr jeg alle
andre til aring kjenne og
benytte avtalen
Hva naring
Praktisk implementering av kontrakt
Tydelige roller og ansvar
BUDSJETTANSVARLIG
INNKJOslashPSLEDER
INNKJOslashPER FAGANSVARLIG
BRUKER KVALITETSSIKRER
bull Avgjoslashr med mandat om behov
skal loslashses ved anskaffelse eller
ikke
bull Ansvarlig for realisering av
gevinst
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av anskaffelsesvirksomheten
bull Ansvarlig for den operative
gjennomfoslashringen av anskaffelsen i
foslashlge gjeldende regler og
retningslinjer
bull Ansvarlig for at anskaffelsen
dekker behovet og er av rett
kvalitet
bull Ansvarlig for aring identifisere
behovene som anskaffelsen skal
dekke
bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht
gjeldende regelverk og rutiner
(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller
fagansvarlig)
KONTRAKTSFORVALTER
bull Ansvarlig for aring foslashlge opp
leveransen
TOPPLEDER
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av hele virksomheten
LEVERANDOslashR
bull Ansvarlig for levering i henhold til
avtale
Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det
bull Justeringar av kontrakt
bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning
bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter
73
Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk
teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing
Fordi
bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande
bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale
bull markedet er prematurt
bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar
bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator
74
DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en
virksomhet
Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og
forklar igjen - hold fokus
Forankring
bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn
bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger
bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere
bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen
bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering
Rollebeskrivelser
httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon
Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid
2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres
3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere
4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller
5 Knytt ansvar til roller
6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person
7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi
Hva er endringsledelse
Direktoratet for forvaltning og IKT
Aring skape ny
retning
Ny retning
- Operativ
ledelse
Gammel retning
- Operativ ledelse
Om aring initiere og
understoslashtte
prosesser som
realiserer en
oslashnsket situasjonVisjon
Forstaringelse
Praktisk kompetanse
Oppslutning
Avstand og tid
Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring
Ta eierskap
Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen
Kunnskap om
Sensemaking
Strategivalg for egen bevisstgjoslashring
laquoIndre monolograquo
Fortell hvorfor
Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo
Kunnskap om
Oversettelse
Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen
Hva du skal si og hvordan du sier det
Finn balansen
Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring
Kunnskap om
Prioritering
Utvikling og stabilitet
Skape handlingsrom
Endringskapasitet Planlegging
Snu motstand
Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand
Kunnskap om
Forstaring reaksjoner
Snu motstand
Forhandling og reforhandling
Motivasjon
Felles fremtidsbilde
Vaeligr beredt
Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer
Kunnskap om
Scenarier for fremtiden
Erfaringslaeligring
Endring er konstant
Skape kultur for endring
Direktoratet for forvaltning og IKT
KONTRAKTSOPPFOslashLGING
Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted
Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra
Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg
Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende
Bestilles det via e-handel
Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell
utforming og sosialt ansvar
Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut
Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet
OPPFOslashLGINGSFASEN
Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av
avtaleforholdet
Garingrsdagens eller morgendagens teknologi
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Behovets omfang
Kontraktens
gjenstand
Beskrivelser
egenskaper
og grensesnitt
Tilleggstjenester
Vedlikehold
Reservedeler
Reparasjoner
Garantiarbeid og service
Prosjektorganisering
Gjennomfoslashring
Leverings-
steder
Bestillings-
rutiner
Fakturarutiner
Moslashter og maringling (KPI)
YtelseDetalj
StandardFunktion
= Mulige loslashsninger
Aringpne
spesifikasjoner
Ulike spesifikasjonstyper
Krav til egnede rutiner
ForankreVurdere
risiko
Stille krav
Foslashlge opp
Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i
anskaffelsen som gjennomfoslashres
bull Maring kunne dokumenteres
bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere
bull Sanksjonerbar bestemmelse
bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn
Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp
bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene
bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser
bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp
bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale
bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav
bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering
bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak
Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does
it point teachers in the right direcionraquo
Direktoratet for forvaltning og IKT
Positive effekter
bull Bedre forstaringelse av konsekvensene
av de valg som tas (tildelingskrit)
bull Oslashkt trygghet for gode prosesser
Negative effekter
bull Redsel for aring bryte likebehandlings-
prinsippet
bull Redd for aring bruke for mye tid uten aring
oppnaring gevinster
Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does
it point teachers in the right direcionraquo
Direktoratet for forvaltning og IKT
Positive effekter
bull Trygghet og forstaringelse for hvordan
utarbeide analyser beskrive behov og
strategiske maringl
Negative effekter
bull Arbeids og tidskrevende aktivitet
som tester motet og tilliten til at man
faringr hjelp og informasjon i gjengjeld
4 Pleier dere aring bli invitert til moslashte med offentige oppdragsgivere for aring diskutere
Forundersoslashkelse - Balanserte anskaffelser av velferdstekmedisinske forbruksartikler (leverandoslashrer)
308
00
308
385
692
1000
692
615
Generell markedskommunikasjon
Neste aringrs innkjoslashpsplaner
En kommende anskaffelse
Leveransen i form av et statusmoslashte i loslashpet avkontrakten
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
Prosent
Ja
Nei
4 Pleier du aring invitere leverandoslashrer til moslashte for aring diskutere
Forundersoslashkelse - Balanserte anskaffelser av velferdstekmedisinske forbruksartikler (innkjoslashpere)
412
125
611
833
588
875
389
167
Generell markedskommunikasjon
Neste aringrs innkjoslashpsplaner
En kommende anskaffelse
Leveransen i form av et statusmoslashte i loslashpet avkontrakten
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
Prosent
Ja
Nei
Direktoratet for forvaltning og IKT
PRESENTASJONER FOR HVERANDRE
Direktoratet for forvaltning og IKT
OPEN SPACE
GRUPPEARBEID
Direktoratet for forvaltning og IKT
EN-TIL-EN-MOslashTER
Direktoratet for forvaltning og IKT
PLENUMSDISKUSJONER
Direktoratet for forvaltning og IKT
Markedsundersoslashkelse
Diverse gruppearbeid
Dialogkonferanse dialogmoslashte
En-til-en moslashter
Konkurransegrunnlag paring hoslashring
DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVUlike former for dialog som benyttes i dette kurset
Delta paring dialogaktiviteterbull Rolle Samspiller ndash ikke server kalde laquosales pitchraquo
bull Gi innspill til kravspekken ndash funksjonsspesifikasjon
bull Vaeligr involvert tidlig i prosessen
Direktoratet for forvaltning og IKT
DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVHvordan paringvirke
Gi grobunn for tillit
Tilby deres bransjekunnskap for aring faring bedre innsikt i
oppdragsgivers behov og hvordan disse kan dekkes paring en
bedre maringte og stimulere til aring tenke nyutvikling
Ny sect 5 i lov om offentlige anskaffelser
Miljoslash menneskerettigheter
og andre samfunnshensyn
laquoStatlige fylkeskommunale og kommunale myndigheter
og offentligrettslige organer skal innrette sin
anskaffelsespraksis slik at den bidrar til aring redusere
skadelig miljoslashparingvirkning og fremme klimavennlige
loslashsninger der dette er relevant Dette skal blant annet skje
ved at oppdragsgiveren tar hensyn til livssykluskostnader
Disse oppdragsgiverne skal ogsaring ha
egnede rutiner for aring fremme respekt for
grunnleggende menneskerettigheter ved
offentlige anskaffelser der det er en risiko
for brudd paring slike rettigheterraquo
bull Med punkter
bull Ekstra underpunkt her
Oppsummering av dagens situasjon ndash forenklet
Sammenstilling av faktisk og anslaringtt utbredelse og bruk av digitale loslashsninger med digital informasjonsflyt
Digitalisering forenkler og forbedrer offentlige anskaffelser
Mer effektive kjoslashp og
enklere prosesser
Bedre kjoslashp og
behovsdekning
Mer lovmessige kjoslashp
Tidsbruk og kostnader for gjennomfoslashring
av innkjoslashp skal vaeligre lavest mulig
Mindre ressursbruk ndash lavere
transaksjonskostnader
Riktig vare eller tjeneste skal kjoslashpes til
riktig kvalitet og beste pris
Bedre behovsforstaringelse og
kategoristyring kapasitet til aring inngaring flere
avtaler faeligrre avvisninger
Regelverkskrav og leverandoslashrenes
rettigheter skal ivaretas korrupsjon og
mislighold skal unngarings
Bedre sporbarhet ndash bevare tilliten til
offentlig sektor
bull Tillit
bull Mot
Direktoratet for forvaltning og IKT
LEVERANDOslashRDIALOG I PRAKSIS Tanja Huse-Fagerlie Difi
Hvordan oppnaring samarbeid
Ikke lenger nok aring bare vaeligre godhellip
Salg er veiledning og raringdgivning av kunden
Stimulere kunden til aring ta ut mer av sitt potensiale
Kjoslashps-revolusjon Lett aring kjoslashpe vanskelig aring velge
Alle tilbud er nesten like
Direktoratet for forvaltning og IKTKilde Ole-Bengt Moe Moementum
FOR LEVERANDOslashRENE
La markedet faring innsikt i din situasjon
FOR INNKJOslashPERNE
Vaeligr en tydelig og krevende kunde
Vurder tilbudet etter hvordan det tilfoslashrer deg verdi
Leverandoslashr maring tilpasse tilbudet til behovet og
ikke behovet til tilbudet
PRESENTASJON FRA BRANSJEN TIL OPPDRAGSGIVERNE
Eksempler paring rutiner i styrende dokumenter
1 Kartlegge miljoslashbelastningen ved planlagte anskaffelser hvor er det potensiale for reduksjon
- Risikoanalyse
2 Dialog med markedet som hovedregel v store strategisk viktige anskaffelser
3 Formuler formaringlet med anskaffelsen sett resultatmaringl
4 Bruke Aringpne spesifikasjoner (fremmer nye loslashsninger)
5 Legg vekt paring livssykluskostnader
6 Plassere ansvar for aring foslashlge opp kontrakten ndash leveres kontraktsmessig ytelse
7 Maringle om oslashnsket effekt resultat er naringdd
Anskaffelseskostnaden er toppen av isfjellet
sect 8-1 markedsundersoslashkelser
bull Kan du prate med leverandoslashrer Eller vil det diskvalifisere deg
bull Oppdragsgiver kan gjennomfoslashre markedsundersoslashkelser og
informere om planer og behov
bull Oppdragsgiver kan aktivt garing ut aring be om raringd
bull Oppdragsgiver kan motta raringd fra bla leverandoslashrer markedsaktoslashrer
bull Raringdene kan brukes i den konkrete anskaffelsen under forutsetning
av at raringdene ikke har konkurransevridende effekt eller er et brudd
paring likebehandlingsprinsippet
Mulighetene ved aringpne spesifikasjoner
bull Leverandoslashrene kan levere sine beste loslashsningsforslag det de er gode paring
bull Du utfordrer leverandoslashrene til nytenkning og kreativitet
bull Du faringr tilbud paring laquodet sisteraquo innen loslashsninger og ikke gammel foreldet
teknologi og loslashsninger
bull Du maring ikke ha spisskompetanse selv paring loslashsninger
bull Du kan foslashlge opp resultatene behovsoppfyllelsen og maringle om formaringlet
med anskaffelsen er naringdd
bull Du kan konsentrere deg om kjerneoppgaver
EURO 6
Kvalifikasjonskrav
Kontrakt
Spesifikasjon Evaluering
MAringL
STRATEGI FOR
MAringLOPPNAringELSE
HANDLINGSPLANER
OG AKTIVITETER
INTERNE
RESSURSERANSKAFFELSE
Oslashkonomisk mest fordelaktige
ALTERNATIV HANDLELISTEB Skriv ned de samme tre varene men naring formulert som behov
bull 1 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
bull 2 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
bull 3 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
C Skriv ned et forslag som dekker
behovet ved siden av
Etter B bytt ark med en annenhellip
VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)
bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar
bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte
bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles
Styringsparametere for offanskaffelser
Mer info
httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-
anskaffelser
Prosess for aring komme i gang
Knytte til overordnede
maringl
Maringle paring tre til fem parametere
Ledelsen maring sette konkrete
resultatmaringl
Maringle og rapportere
regelmessig
Vise i maringlsystem
Offentlige virksomheter har fokusert paring aring
overholde regler og forenkle administrative
prosesser for konkurransegjennomfoslashring
og haringndtering bestilling til betaling
Avklare behov og forberede konkurransen
Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging
Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser
Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir
stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
PWC 2017
Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan
Kontroll
bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen
bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging
bull Overvaringkning
bull Kostnadskontroll
Tillit
bull Felles maringl
bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging
bull Myndiggjoslashring
bull Fasilitering
Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging
bull Innkjoslashpsvolum
bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo
bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016
bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring
bull Avtaler
bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien
bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale
bull Hvor stort volum dekker avtalene
bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene
bull Produkter
bull Produktlojalitet
bull Gevinster
bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging
bull avtaledekning
bull avtalelojalitet
Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl
bull Spend innenfor kategorien
bull Antall avtaler og volum paring avtaler
bull Antall leverandoslashrer uten avtale
bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging
bull Avtaledekning
bull Avtalelojalitet
EKSEMPEL
Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt
Norengros Kjosavik As 306 550
Aga As 60 519
Apotek 1 Varinggen 29 877
Maske Gruppen As 9 746
Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019
Sverre W Monsen AS 8 217
Trioscan As 2 665
Gjesdal Apotek 2 592
Boots Norge As 1 038
Staples Norway As 986
Snoslashgg As 935
Av Form As 257
Lindorff As Oslo 215
Intrum Justitia As 174
Totalsum 432 790
Hvordan faring
mest
mulig ut av
forholdetHvem skal ha ansvar
for hva
(NOEN er ofte INGEN)
Hvordan sikrer jeg god
kommunikasjon og
samarbeid
Hvordan laeligrer jeg
av dette forholdet
slik at det blir enda
bedre neste gang
Hvorfor skal
leverandoslashren
oslashnske aring
beholde meg
som kunde
Hvordan sikrer jeg at
leverandoslashr faktisk
leverer det som er
bestilt
Kan vi gjoslashre ting
enda mer effektivt
Hvordan faringr jeg alle
andre til aring kjenne og
benytte avtalen
Hva naring
Praktisk implementering av kontrakt
Tydelige roller og ansvar
BUDSJETTANSVARLIG
INNKJOslashPSLEDER
INNKJOslashPER FAGANSVARLIG
BRUKER KVALITETSSIKRER
bull Avgjoslashr med mandat om behov
skal loslashses ved anskaffelse eller
ikke
bull Ansvarlig for realisering av
gevinst
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av anskaffelsesvirksomheten
bull Ansvarlig for den operative
gjennomfoslashringen av anskaffelsen i
foslashlge gjeldende regler og
retningslinjer
bull Ansvarlig for at anskaffelsen
dekker behovet og er av rett
kvalitet
bull Ansvarlig for aring identifisere
behovene som anskaffelsen skal
dekke
bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht
gjeldende regelverk og rutiner
(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller
fagansvarlig)
KONTRAKTSFORVALTER
bull Ansvarlig for aring foslashlge opp
leveransen
TOPPLEDER
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av hele virksomheten
LEVERANDOslashR
bull Ansvarlig for levering i henhold til
avtale
Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det
bull Justeringar av kontrakt
bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning
bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter
73
Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk
teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing
Fordi
bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande
bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale
bull markedet er prematurt
bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar
bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator
74
DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en
virksomhet
Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og
forklar igjen - hold fokus
Forankring
bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn
bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger
bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere
bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen
bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering
Rollebeskrivelser
httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon
Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid
2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres
3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere
4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller
5 Knytt ansvar til roller
6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person
7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi
Hva er endringsledelse
Direktoratet for forvaltning og IKT
Aring skape ny
retning
Ny retning
- Operativ
ledelse
Gammel retning
- Operativ ledelse
Om aring initiere og
understoslashtte
prosesser som
realiserer en
oslashnsket situasjonVisjon
Forstaringelse
Praktisk kompetanse
Oppslutning
Avstand og tid
Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring
Ta eierskap
Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen
Kunnskap om
Sensemaking
Strategivalg for egen bevisstgjoslashring
laquoIndre monolograquo
Fortell hvorfor
Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo
Kunnskap om
Oversettelse
Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen
Hva du skal si og hvordan du sier det
Finn balansen
Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring
Kunnskap om
Prioritering
Utvikling og stabilitet
Skape handlingsrom
Endringskapasitet Planlegging
Snu motstand
Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand
Kunnskap om
Forstaring reaksjoner
Snu motstand
Forhandling og reforhandling
Motivasjon
Felles fremtidsbilde
Vaeligr beredt
Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer
Kunnskap om
Scenarier for fremtiden
Erfaringslaeligring
Endring er konstant
Skape kultur for endring
Direktoratet for forvaltning og IKT
KONTRAKTSOPPFOslashLGING
Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted
Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra
Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg
Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende
Bestilles det via e-handel
Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell
utforming og sosialt ansvar
Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut
Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet
OPPFOslashLGINGSFASEN
Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av
avtaleforholdet
Garingrsdagens eller morgendagens teknologi
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Behovets omfang
Kontraktens
gjenstand
Beskrivelser
egenskaper
og grensesnitt
Tilleggstjenester
Vedlikehold
Reservedeler
Reparasjoner
Garantiarbeid og service
Prosjektorganisering
Gjennomfoslashring
Leverings-
steder
Bestillings-
rutiner
Fakturarutiner
Moslashter og maringling (KPI)
YtelseDetalj
StandardFunktion
= Mulige loslashsninger
Aringpne
spesifikasjoner
Ulike spesifikasjonstyper
Krav til egnede rutiner
ForankreVurdere
risiko
Stille krav
Foslashlge opp
Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i
anskaffelsen som gjennomfoslashres
bull Maring kunne dokumenteres
bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere
bull Sanksjonerbar bestemmelse
bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn
Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp
bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene
bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser
bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp
bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale
bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav
bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering
bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak
Source J Lalley amp R Miller (2007) laquoThe Learning Pyramid Does
it point teachers in the right direcionraquo
Direktoratet for forvaltning og IKT
Positive effekter
bull Trygghet og forstaringelse for hvordan
utarbeide analyser beskrive behov og
strategiske maringl
Negative effekter
bull Arbeids og tidskrevende aktivitet
som tester motet og tilliten til at man
faringr hjelp og informasjon i gjengjeld
4 Pleier dere aring bli invitert til moslashte med offentige oppdragsgivere for aring diskutere
Forundersoslashkelse - Balanserte anskaffelser av velferdstekmedisinske forbruksartikler (leverandoslashrer)
308
00
308
385
692
1000
692
615
Generell markedskommunikasjon
Neste aringrs innkjoslashpsplaner
En kommende anskaffelse
Leveransen i form av et statusmoslashte i loslashpet avkontrakten
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
Prosent
Ja
Nei
4 Pleier du aring invitere leverandoslashrer til moslashte for aring diskutere
Forundersoslashkelse - Balanserte anskaffelser av velferdstekmedisinske forbruksartikler (innkjoslashpere)
412
125
611
833
588
875
389
167
Generell markedskommunikasjon
Neste aringrs innkjoslashpsplaner
En kommende anskaffelse
Leveransen i form av et statusmoslashte i loslashpet avkontrakten
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
Prosent
Ja
Nei
Direktoratet for forvaltning og IKT
PRESENTASJONER FOR HVERANDRE
Direktoratet for forvaltning og IKT
OPEN SPACE
GRUPPEARBEID
Direktoratet for forvaltning og IKT
EN-TIL-EN-MOslashTER
Direktoratet for forvaltning og IKT
PLENUMSDISKUSJONER
Direktoratet for forvaltning og IKT
Markedsundersoslashkelse
Diverse gruppearbeid
Dialogkonferanse dialogmoslashte
En-til-en moslashter
Konkurransegrunnlag paring hoslashring
DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVUlike former for dialog som benyttes i dette kurset
Delta paring dialogaktiviteterbull Rolle Samspiller ndash ikke server kalde laquosales pitchraquo
bull Gi innspill til kravspekken ndash funksjonsspesifikasjon
bull Vaeligr involvert tidlig i prosessen
Direktoratet for forvaltning og IKT
DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVHvordan paringvirke
Gi grobunn for tillit
Tilby deres bransjekunnskap for aring faring bedre innsikt i
oppdragsgivers behov og hvordan disse kan dekkes paring en
bedre maringte og stimulere til aring tenke nyutvikling
Ny sect 5 i lov om offentlige anskaffelser
Miljoslash menneskerettigheter
og andre samfunnshensyn
laquoStatlige fylkeskommunale og kommunale myndigheter
og offentligrettslige organer skal innrette sin
anskaffelsespraksis slik at den bidrar til aring redusere
skadelig miljoslashparingvirkning og fremme klimavennlige
loslashsninger der dette er relevant Dette skal blant annet skje
ved at oppdragsgiveren tar hensyn til livssykluskostnader
Disse oppdragsgiverne skal ogsaring ha
egnede rutiner for aring fremme respekt for
grunnleggende menneskerettigheter ved
offentlige anskaffelser der det er en risiko
for brudd paring slike rettigheterraquo
bull Med punkter
bull Ekstra underpunkt her
Oppsummering av dagens situasjon ndash forenklet
Sammenstilling av faktisk og anslaringtt utbredelse og bruk av digitale loslashsninger med digital informasjonsflyt
Digitalisering forenkler og forbedrer offentlige anskaffelser
Mer effektive kjoslashp og
enklere prosesser
Bedre kjoslashp og
behovsdekning
Mer lovmessige kjoslashp
Tidsbruk og kostnader for gjennomfoslashring
av innkjoslashp skal vaeligre lavest mulig
Mindre ressursbruk ndash lavere
transaksjonskostnader
Riktig vare eller tjeneste skal kjoslashpes til
riktig kvalitet og beste pris
Bedre behovsforstaringelse og
kategoristyring kapasitet til aring inngaring flere
avtaler faeligrre avvisninger
Regelverkskrav og leverandoslashrenes
rettigheter skal ivaretas korrupsjon og
mislighold skal unngarings
Bedre sporbarhet ndash bevare tilliten til
offentlig sektor
bull Tillit
bull Mot
Direktoratet for forvaltning og IKT
LEVERANDOslashRDIALOG I PRAKSIS Tanja Huse-Fagerlie Difi
Hvordan oppnaring samarbeid
Ikke lenger nok aring bare vaeligre godhellip
Salg er veiledning og raringdgivning av kunden
Stimulere kunden til aring ta ut mer av sitt potensiale
Kjoslashps-revolusjon Lett aring kjoslashpe vanskelig aring velge
Alle tilbud er nesten like
Direktoratet for forvaltning og IKTKilde Ole-Bengt Moe Moementum
FOR LEVERANDOslashRENE
La markedet faring innsikt i din situasjon
FOR INNKJOslashPERNE
Vaeligr en tydelig og krevende kunde
Vurder tilbudet etter hvordan det tilfoslashrer deg verdi
Leverandoslashr maring tilpasse tilbudet til behovet og
ikke behovet til tilbudet
PRESENTASJON FRA BRANSJEN TIL OPPDRAGSGIVERNE
Eksempler paring rutiner i styrende dokumenter
1 Kartlegge miljoslashbelastningen ved planlagte anskaffelser hvor er det potensiale for reduksjon
- Risikoanalyse
2 Dialog med markedet som hovedregel v store strategisk viktige anskaffelser
3 Formuler formaringlet med anskaffelsen sett resultatmaringl
4 Bruke Aringpne spesifikasjoner (fremmer nye loslashsninger)
5 Legg vekt paring livssykluskostnader
6 Plassere ansvar for aring foslashlge opp kontrakten ndash leveres kontraktsmessig ytelse
7 Maringle om oslashnsket effekt resultat er naringdd
Anskaffelseskostnaden er toppen av isfjellet
sect 8-1 markedsundersoslashkelser
bull Kan du prate med leverandoslashrer Eller vil det diskvalifisere deg
bull Oppdragsgiver kan gjennomfoslashre markedsundersoslashkelser og
informere om planer og behov
bull Oppdragsgiver kan aktivt garing ut aring be om raringd
bull Oppdragsgiver kan motta raringd fra bla leverandoslashrer markedsaktoslashrer
bull Raringdene kan brukes i den konkrete anskaffelsen under forutsetning
av at raringdene ikke har konkurransevridende effekt eller er et brudd
paring likebehandlingsprinsippet
Mulighetene ved aringpne spesifikasjoner
bull Leverandoslashrene kan levere sine beste loslashsningsforslag det de er gode paring
bull Du utfordrer leverandoslashrene til nytenkning og kreativitet
bull Du faringr tilbud paring laquodet sisteraquo innen loslashsninger og ikke gammel foreldet
teknologi og loslashsninger
bull Du maring ikke ha spisskompetanse selv paring loslashsninger
bull Du kan foslashlge opp resultatene behovsoppfyllelsen og maringle om formaringlet
med anskaffelsen er naringdd
bull Du kan konsentrere deg om kjerneoppgaver
EURO 6
Kvalifikasjonskrav
Kontrakt
Spesifikasjon Evaluering
MAringL
STRATEGI FOR
MAringLOPPNAringELSE
HANDLINGSPLANER
OG AKTIVITETER
INTERNE
RESSURSERANSKAFFELSE
Oslashkonomisk mest fordelaktige
ALTERNATIV HANDLELISTEB Skriv ned de samme tre varene men naring formulert som behov
bull 1 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
bull 2 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
bull 3 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
C Skriv ned et forslag som dekker
behovet ved siden av
Etter B bytt ark med en annenhellip
VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)
bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar
bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte
bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles
Styringsparametere for offanskaffelser
Mer info
httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-
anskaffelser
Prosess for aring komme i gang
Knytte til overordnede
maringl
Maringle paring tre til fem parametere
Ledelsen maring sette konkrete
resultatmaringl
Maringle og rapportere
regelmessig
Vise i maringlsystem
Offentlige virksomheter har fokusert paring aring
overholde regler og forenkle administrative
prosesser for konkurransegjennomfoslashring
og haringndtering bestilling til betaling
Avklare behov og forberede konkurransen
Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging
Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser
Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir
stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
PWC 2017
Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan
Kontroll
bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen
bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging
bull Overvaringkning
bull Kostnadskontroll
Tillit
bull Felles maringl
bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging
bull Myndiggjoslashring
bull Fasilitering
Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging
bull Innkjoslashpsvolum
bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo
bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016
bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring
bull Avtaler
bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien
bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale
bull Hvor stort volum dekker avtalene
bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene
bull Produkter
bull Produktlojalitet
bull Gevinster
bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging
bull avtaledekning
bull avtalelojalitet
Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl
bull Spend innenfor kategorien
bull Antall avtaler og volum paring avtaler
bull Antall leverandoslashrer uten avtale
bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging
bull Avtaledekning
bull Avtalelojalitet
EKSEMPEL
Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt
Norengros Kjosavik As 306 550
Aga As 60 519
Apotek 1 Varinggen 29 877
Maske Gruppen As 9 746
Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019
Sverre W Monsen AS 8 217
Trioscan As 2 665
Gjesdal Apotek 2 592
Boots Norge As 1 038
Staples Norway As 986
Snoslashgg As 935
Av Form As 257
Lindorff As Oslo 215
Intrum Justitia As 174
Totalsum 432 790
Hvordan faring
mest
mulig ut av
forholdetHvem skal ha ansvar
for hva
(NOEN er ofte INGEN)
Hvordan sikrer jeg god
kommunikasjon og
samarbeid
Hvordan laeligrer jeg
av dette forholdet
slik at det blir enda
bedre neste gang
Hvorfor skal
leverandoslashren
oslashnske aring
beholde meg
som kunde
Hvordan sikrer jeg at
leverandoslashr faktisk
leverer det som er
bestilt
Kan vi gjoslashre ting
enda mer effektivt
Hvordan faringr jeg alle
andre til aring kjenne og
benytte avtalen
Hva naring
Praktisk implementering av kontrakt
Tydelige roller og ansvar
BUDSJETTANSVARLIG
INNKJOslashPSLEDER
INNKJOslashPER FAGANSVARLIG
BRUKER KVALITETSSIKRER
bull Avgjoslashr med mandat om behov
skal loslashses ved anskaffelse eller
ikke
bull Ansvarlig for realisering av
gevinst
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av anskaffelsesvirksomheten
bull Ansvarlig for den operative
gjennomfoslashringen av anskaffelsen i
foslashlge gjeldende regler og
retningslinjer
bull Ansvarlig for at anskaffelsen
dekker behovet og er av rett
kvalitet
bull Ansvarlig for aring identifisere
behovene som anskaffelsen skal
dekke
bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht
gjeldende regelverk og rutiner
(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller
fagansvarlig)
KONTRAKTSFORVALTER
bull Ansvarlig for aring foslashlge opp
leveransen
TOPPLEDER
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av hele virksomheten
LEVERANDOslashR
bull Ansvarlig for levering i henhold til
avtale
Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det
bull Justeringar av kontrakt
bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning
bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter
73
Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk
teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing
Fordi
bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande
bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale
bull markedet er prematurt
bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar
bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator
74
DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en
virksomhet
Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og
forklar igjen - hold fokus
Forankring
bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn
bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger
bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere
bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen
bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering
Rollebeskrivelser
httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon
Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid
2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres
3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere
4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller
5 Knytt ansvar til roller
6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person
7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi
Hva er endringsledelse
Direktoratet for forvaltning og IKT
Aring skape ny
retning
Ny retning
- Operativ
ledelse
Gammel retning
- Operativ ledelse
Om aring initiere og
understoslashtte
prosesser som
realiserer en
oslashnsket situasjonVisjon
Forstaringelse
Praktisk kompetanse
Oppslutning
Avstand og tid
Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring
Ta eierskap
Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen
Kunnskap om
Sensemaking
Strategivalg for egen bevisstgjoslashring
laquoIndre monolograquo
Fortell hvorfor
Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo
Kunnskap om
Oversettelse
Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen
Hva du skal si og hvordan du sier det
Finn balansen
Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring
Kunnskap om
Prioritering
Utvikling og stabilitet
Skape handlingsrom
Endringskapasitet Planlegging
Snu motstand
Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand
Kunnskap om
Forstaring reaksjoner
Snu motstand
Forhandling og reforhandling
Motivasjon
Felles fremtidsbilde
Vaeligr beredt
Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer
Kunnskap om
Scenarier for fremtiden
Erfaringslaeligring
Endring er konstant
Skape kultur for endring
Direktoratet for forvaltning og IKT
KONTRAKTSOPPFOslashLGING
Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted
Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra
Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg
Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende
Bestilles det via e-handel
Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell
utforming og sosialt ansvar
Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut
Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet
OPPFOslashLGINGSFASEN
Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av
avtaleforholdet
Garingrsdagens eller morgendagens teknologi
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Behovets omfang
Kontraktens
gjenstand
Beskrivelser
egenskaper
og grensesnitt
Tilleggstjenester
Vedlikehold
Reservedeler
Reparasjoner
Garantiarbeid og service
Prosjektorganisering
Gjennomfoslashring
Leverings-
steder
Bestillings-
rutiner
Fakturarutiner
Moslashter og maringling (KPI)
YtelseDetalj
StandardFunktion
= Mulige loslashsninger
Aringpne
spesifikasjoner
Ulike spesifikasjonstyper
Krav til egnede rutiner
ForankreVurdere
risiko
Stille krav
Foslashlge opp
Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i
anskaffelsen som gjennomfoslashres
bull Maring kunne dokumenteres
bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere
bull Sanksjonerbar bestemmelse
bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn
Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp
bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene
bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser
bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp
bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale
bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav
bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering
bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak
4 Pleier dere aring bli invitert til moslashte med offentige oppdragsgivere for aring diskutere
Forundersoslashkelse - Balanserte anskaffelser av velferdstekmedisinske forbruksartikler (leverandoslashrer)
308
00
308
385
692
1000
692
615
Generell markedskommunikasjon
Neste aringrs innkjoslashpsplaner
En kommende anskaffelse
Leveransen i form av et statusmoslashte i loslashpet avkontrakten
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
Prosent
Ja
Nei
4 Pleier du aring invitere leverandoslashrer til moslashte for aring diskutere
Forundersoslashkelse - Balanserte anskaffelser av velferdstekmedisinske forbruksartikler (innkjoslashpere)
412
125
611
833
588
875
389
167
Generell markedskommunikasjon
Neste aringrs innkjoslashpsplaner
En kommende anskaffelse
Leveransen i form av et statusmoslashte i loslashpet avkontrakten
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
Prosent
Ja
Nei
Direktoratet for forvaltning og IKT
PRESENTASJONER FOR HVERANDRE
Direktoratet for forvaltning og IKT
OPEN SPACE
GRUPPEARBEID
Direktoratet for forvaltning og IKT
EN-TIL-EN-MOslashTER
Direktoratet for forvaltning og IKT
PLENUMSDISKUSJONER
Direktoratet for forvaltning og IKT
Markedsundersoslashkelse
Diverse gruppearbeid
Dialogkonferanse dialogmoslashte
En-til-en moslashter
Konkurransegrunnlag paring hoslashring
DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVUlike former for dialog som benyttes i dette kurset
Delta paring dialogaktiviteterbull Rolle Samspiller ndash ikke server kalde laquosales pitchraquo
bull Gi innspill til kravspekken ndash funksjonsspesifikasjon
bull Vaeligr involvert tidlig i prosessen
Direktoratet for forvaltning og IKT
DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVHvordan paringvirke
Gi grobunn for tillit
Tilby deres bransjekunnskap for aring faring bedre innsikt i
oppdragsgivers behov og hvordan disse kan dekkes paring en
bedre maringte og stimulere til aring tenke nyutvikling
Ny sect 5 i lov om offentlige anskaffelser
Miljoslash menneskerettigheter
og andre samfunnshensyn
laquoStatlige fylkeskommunale og kommunale myndigheter
og offentligrettslige organer skal innrette sin
anskaffelsespraksis slik at den bidrar til aring redusere
skadelig miljoslashparingvirkning og fremme klimavennlige
loslashsninger der dette er relevant Dette skal blant annet skje
ved at oppdragsgiveren tar hensyn til livssykluskostnader
Disse oppdragsgiverne skal ogsaring ha
egnede rutiner for aring fremme respekt for
grunnleggende menneskerettigheter ved
offentlige anskaffelser der det er en risiko
for brudd paring slike rettigheterraquo
bull Med punkter
bull Ekstra underpunkt her
Oppsummering av dagens situasjon ndash forenklet
Sammenstilling av faktisk og anslaringtt utbredelse og bruk av digitale loslashsninger med digital informasjonsflyt
Digitalisering forenkler og forbedrer offentlige anskaffelser
Mer effektive kjoslashp og
enklere prosesser
Bedre kjoslashp og
behovsdekning
Mer lovmessige kjoslashp
Tidsbruk og kostnader for gjennomfoslashring
av innkjoslashp skal vaeligre lavest mulig
Mindre ressursbruk ndash lavere
transaksjonskostnader
Riktig vare eller tjeneste skal kjoslashpes til
riktig kvalitet og beste pris
Bedre behovsforstaringelse og
kategoristyring kapasitet til aring inngaring flere
avtaler faeligrre avvisninger
Regelverkskrav og leverandoslashrenes
rettigheter skal ivaretas korrupsjon og
mislighold skal unngarings
Bedre sporbarhet ndash bevare tilliten til
offentlig sektor
bull Tillit
bull Mot
Direktoratet for forvaltning og IKT
LEVERANDOslashRDIALOG I PRAKSIS Tanja Huse-Fagerlie Difi
Hvordan oppnaring samarbeid
Ikke lenger nok aring bare vaeligre godhellip
Salg er veiledning og raringdgivning av kunden
Stimulere kunden til aring ta ut mer av sitt potensiale
Kjoslashps-revolusjon Lett aring kjoslashpe vanskelig aring velge
Alle tilbud er nesten like
Direktoratet for forvaltning og IKTKilde Ole-Bengt Moe Moementum
FOR LEVERANDOslashRENE
La markedet faring innsikt i din situasjon
FOR INNKJOslashPERNE
Vaeligr en tydelig og krevende kunde
Vurder tilbudet etter hvordan det tilfoslashrer deg verdi
Leverandoslashr maring tilpasse tilbudet til behovet og
ikke behovet til tilbudet
PRESENTASJON FRA BRANSJEN TIL OPPDRAGSGIVERNE
Eksempler paring rutiner i styrende dokumenter
1 Kartlegge miljoslashbelastningen ved planlagte anskaffelser hvor er det potensiale for reduksjon
- Risikoanalyse
2 Dialog med markedet som hovedregel v store strategisk viktige anskaffelser
3 Formuler formaringlet med anskaffelsen sett resultatmaringl
4 Bruke Aringpne spesifikasjoner (fremmer nye loslashsninger)
5 Legg vekt paring livssykluskostnader
6 Plassere ansvar for aring foslashlge opp kontrakten ndash leveres kontraktsmessig ytelse
7 Maringle om oslashnsket effekt resultat er naringdd
Anskaffelseskostnaden er toppen av isfjellet
sect 8-1 markedsundersoslashkelser
bull Kan du prate med leverandoslashrer Eller vil det diskvalifisere deg
bull Oppdragsgiver kan gjennomfoslashre markedsundersoslashkelser og
informere om planer og behov
bull Oppdragsgiver kan aktivt garing ut aring be om raringd
bull Oppdragsgiver kan motta raringd fra bla leverandoslashrer markedsaktoslashrer
bull Raringdene kan brukes i den konkrete anskaffelsen under forutsetning
av at raringdene ikke har konkurransevridende effekt eller er et brudd
paring likebehandlingsprinsippet
Mulighetene ved aringpne spesifikasjoner
bull Leverandoslashrene kan levere sine beste loslashsningsforslag det de er gode paring
bull Du utfordrer leverandoslashrene til nytenkning og kreativitet
bull Du faringr tilbud paring laquodet sisteraquo innen loslashsninger og ikke gammel foreldet
teknologi og loslashsninger
bull Du maring ikke ha spisskompetanse selv paring loslashsninger
bull Du kan foslashlge opp resultatene behovsoppfyllelsen og maringle om formaringlet
med anskaffelsen er naringdd
bull Du kan konsentrere deg om kjerneoppgaver
EURO 6
Kvalifikasjonskrav
Kontrakt
Spesifikasjon Evaluering
MAringL
STRATEGI FOR
MAringLOPPNAringELSE
HANDLINGSPLANER
OG AKTIVITETER
INTERNE
RESSURSERANSKAFFELSE
Oslashkonomisk mest fordelaktige
ALTERNATIV HANDLELISTEB Skriv ned de samme tre varene men naring formulert som behov
bull 1 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
bull 2 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
bull 3 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
C Skriv ned et forslag som dekker
behovet ved siden av
Etter B bytt ark med en annenhellip
VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)
bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar
bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte
bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles
Styringsparametere for offanskaffelser
Mer info
httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-
anskaffelser
Prosess for aring komme i gang
Knytte til overordnede
maringl
Maringle paring tre til fem parametere
Ledelsen maring sette konkrete
resultatmaringl
Maringle og rapportere
regelmessig
Vise i maringlsystem
Offentlige virksomheter har fokusert paring aring
overholde regler og forenkle administrative
prosesser for konkurransegjennomfoslashring
og haringndtering bestilling til betaling
Avklare behov og forberede konkurransen
Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging
Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser
Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir
stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
PWC 2017
Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan
Kontroll
bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen
bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging
bull Overvaringkning
bull Kostnadskontroll
Tillit
bull Felles maringl
bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging
bull Myndiggjoslashring
bull Fasilitering
Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging
bull Innkjoslashpsvolum
bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo
bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016
bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring
bull Avtaler
bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien
bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale
bull Hvor stort volum dekker avtalene
bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene
bull Produkter
bull Produktlojalitet
bull Gevinster
bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging
bull avtaledekning
bull avtalelojalitet
Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl
bull Spend innenfor kategorien
bull Antall avtaler og volum paring avtaler
bull Antall leverandoslashrer uten avtale
bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging
bull Avtaledekning
bull Avtalelojalitet
EKSEMPEL
Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt
Norengros Kjosavik As 306 550
Aga As 60 519
Apotek 1 Varinggen 29 877
Maske Gruppen As 9 746
Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019
Sverre W Monsen AS 8 217
Trioscan As 2 665
Gjesdal Apotek 2 592
Boots Norge As 1 038
Staples Norway As 986
Snoslashgg As 935
Av Form As 257
Lindorff As Oslo 215
Intrum Justitia As 174
Totalsum 432 790
Hvordan faring
mest
mulig ut av
forholdetHvem skal ha ansvar
for hva
(NOEN er ofte INGEN)
Hvordan sikrer jeg god
kommunikasjon og
samarbeid
Hvordan laeligrer jeg
av dette forholdet
slik at det blir enda
bedre neste gang
Hvorfor skal
leverandoslashren
oslashnske aring
beholde meg
som kunde
Hvordan sikrer jeg at
leverandoslashr faktisk
leverer det som er
bestilt
Kan vi gjoslashre ting
enda mer effektivt
Hvordan faringr jeg alle
andre til aring kjenne og
benytte avtalen
Hva naring
Praktisk implementering av kontrakt
Tydelige roller og ansvar
BUDSJETTANSVARLIG
INNKJOslashPSLEDER
INNKJOslashPER FAGANSVARLIG
BRUKER KVALITETSSIKRER
bull Avgjoslashr med mandat om behov
skal loslashses ved anskaffelse eller
ikke
bull Ansvarlig for realisering av
gevinst
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av anskaffelsesvirksomheten
bull Ansvarlig for den operative
gjennomfoslashringen av anskaffelsen i
foslashlge gjeldende regler og
retningslinjer
bull Ansvarlig for at anskaffelsen
dekker behovet og er av rett
kvalitet
bull Ansvarlig for aring identifisere
behovene som anskaffelsen skal
dekke
bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht
gjeldende regelverk og rutiner
(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller
fagansvarlig)
KONTRAKTSFORVALTER
bull Ansvarlig for aring foslashlge opp
leveransen
TOPPLEDER
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av hele virksomheten
LEVERANDOslashR
bull Ansvarlig for levering i henhold til
avtale
Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det
bull Justeringar av kontrakt
bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning
bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter
73
Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk
teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing
Fordi
bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande
bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale
bull markedet er prematurt
bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar
bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator
74
DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en
virksomhet
Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og
forklar igjen - hold fokus
Forankring
bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn
bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger
bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere
bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen
bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering
Rollebeskrivelser
httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon
Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid
2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres
3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere
4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller
5 Knytt ansvar til roller
6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person
7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi
Hva er endringsledelse
Direktoratet for forvaltning og IKT
Aring skape ny
retning
Ny retning
- Operativ
ledelse
Gammel retning
- Operativ ledelse
Om aring initiere og
understoslashtte
prosesser som
realiserer en
oslashnsket situasjonVisjon
Forstaringelse
Praktisk kompetanse
Oppslutning
Avstand og tid
Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring
Ta eierskap
Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen
Kunnskap om
Sensemaking
Strategivalg for egen bevisstgjoslashring
laquoIndre monolograquo
Fortell hvorfor
Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo
Kunnskap om
Oversettelse
Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen
Hva du skal si og hvordan du sier det
Finn balansen
Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring
Kunnskap om
Prioritering
Utvikling og stabilitet
Skape handlingsrom
Endringskapasitet Planlegging
Snu motstand
Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand
Kunnskap om
Forstaring reaksjoner
Snu motstand
Forhandling og reforhandling
Motivasjon
Felles fremtidsbilde
Vaeligr beredt
Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer
Kunnskap om
Scenarier for fremtiden
Erfaringslaeligring
Endring er konstant
Skape kultur for endring
Direktoratet for forvaltning og IKT
KONTRAKTSOPPFOslashLGING
Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted
Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra
Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg
Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende
Bestilles det via e-handel
Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell
utforming og sosialt ansvar
Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut
Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet
OPPFOslashLGINGSFASEN
Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av
avtaleforholdet
Garingrsdagens eller morgendagens teknologi
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Behovets omfang
Kontraktens
gjenstand
Beskrivelser
egenskaper
og grensesnitt
Tilleggstjenester
Vedlikehold
Reservedeler
Reparasjoner
Garantiarbeid og service
Prosjektorganisering
Gjennomfoslashring
Leverings-
steder
Bestillings-
rutiner
Fakturarutiner
Moslashter og maringling (KPI)
YtelseDetalj
StandardFunktion
= Mulige loslashsninger
Aringpne
spesifikasjoner
Ulike spesifikasjonstyper
Krav til egnede rutiner
ForankreVurdere
risiko
Stille krav
Foslashlge opp
Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i
anskaffelsen som gjennomfoslashres
bull Maring kunne dokumenteres
bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere
bull Sanksjonerbar bestemmelse
bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn
Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp
bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene
bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser
bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp
bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale
bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav
bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering
bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak
4 Pleier du aring invitere leverandoslashrer til moslashte for aring diskutere
Forundersoslashkelse - Balanserte anskaffelser av velferdstekmedisinske forbruksartikler (innkjoslashpere)
412
125
611
833
588
875
389
167
Generell markedskommunikasjon
Neste aringrs innkjoslashpsplaner
En kommende anskaffelse
Leveransen i form av et statusmoslashte i loslashpet avkontrakten
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
Prosent
Ja
Nei
Direktoratet for forvaltning og IKT
PRESENTASJONER FOR HVERANDRE
Direktoratet for forvaltning og IKT
OPEN SPACE
GRUPPEARBEID
Direktoratet for forvaltning og IKT
EN-TIL-EN-MOslashTER
Direktoratet for forvaltning og IKT
PLENUMSDISKUSJONER
Direktoratet for forvaltning og IKT
Markedsundersoslashkelse
Diverse gruppearbeid
Dialogkonferanse dialogmoslashte
En-til-en moslashter
Konkurransegrunnlag paring hoslashring
DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVUlike former for dialog som benyttes i dette kurset
Delta paring dialogaktiviteterbull Rolle Samspiller ndash ikke server kalde laquosales pitchraquo
bull Gi innspill til kravspekken ndash funksjonsspesifikasjon
bull Vaeligr involvert tidlig i prosessen
Direktoratet for forvaltning og IKT
DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVHvordan paringvirke
Gi grobunn for tillit
Tilby deres bransjekunnskap for aring faring bedre innsikt i
oppdragsgivers behov og hvordan disse kan dekkes paring en
bedre maringte og stimulere til aring tenke nyutvikling
Ny sect 5 i lov om offentlige anskaffelser
Miljoslash menneskerettigheter
og andre samfunnshensyn
laquoStatlige fylkeskommunale og kommunale myndigheter
og offentligrettslige organer skal innrette sin
anskaffelsespraksis slik at den bidrar til aring redusere
skadelig miljoslashparingvirkning og fremme klimavennlige
loslashsninger der dette er relevant Dette skal blant annet skje
ved at oppdragsgiveren tar hensyn til livssykluskostnader
Disse oppdragsgiverne skal ogsaring ha
egnede rutiner for aring fremme respekt for
grunnleggende menneskerettigheter ved
offentlige anskaffelser der det er en risiko
for brudd paring slike rettigheterraquo
bull Med punkter
bull Ekstra underpunkt her
Oppsummering av dagens situasjon ndash forenklet
Sammenstilling av faktisk og anslaringtt utbredelse og bruk av digitale loslashsninger med digital informasjonsflyt
Digitalisering forenkler og forbedrer offentlige anskaffelser
Mer effektive kjoslashp og
enklere prosesser
Bedre kjoslashp og
behovsdekning
Mer lovmessige kjoslashp
Tidsbruk og kostnader for gjennomfoslashring
av innkjoslashp skal vaeligre lavest mulig
Mindre ressursbruk ndash lavere
transaksjonskostnader
Riktig vare eller tjeneste skal kjoslashpes til
riktig kvalitet og beste pris
Bedre behovsforstaringelse og
kategoristyring kapasitet til aring inngaring flere
avtaler faeligrre avvisninger
Regelverkskrav og leverandoslashrenes
rettigheter skal ivaretas korrupsjon og
mislighold skal unngarings
Bedre sporbarhet ndash bevare tilliten til
offentlig sektor
bull Tillit
bull Mot
Direktoratet for forvaltning og IKT
LEVERANDOslashRDIALOG I PRAKSIS Tanja Huse-Fagerlie Difi
Hvordan oppnaring samarbeid
Ikke lenger nok aring bare vaeligre godhellip
Salg er veiledning og raringdgivning av kunden
Stimulere kunden til aring ta ut mer av sitt potensiale
Kjoslashps-revolusjon Lett aring kjoslashpe vanskelig aring velge
Alle tilbud er nesten like
Direktoratet for forvaltning og IKTKilde Ole-Bengt Moe Moementum
FOR LEVERANDOslashRENE
La markedet faring innsikt i din situasjon
FOR INNKJOslashPERNE
Vaeligr en tydelig og krevende kunde
Vurder tilbudet etter hvordan det tilfoslashrer deg verdi
Leverandoslashr maring tilpasse tilbudet til behovet og
ikke behovet til tilbudet
PRESENTASJON FRA BRANSJEN TIL OPPDRAGSGIVERNE
Eksempler paring rutiner i styrende dokumenter
1 Kartlegge miljoslashbelastningen ved planlagte anskaffelser hvor er det potensiale for reduksjon
- Risikoanalyse
2 Dialog med markedet som hovedregel v store strategisk viktige anskaffelser
3 Formuler formaringlet med anskaffelsen sett resultatmaringl
4 Bruke Aringpne spesifikasjoner (fremmer nye loslashsninger)
5 Legg vekt paring livssykluskostnader
6 Plassere ansvar for aring foslashlge opp kontrakten ndash leveres kontraktsmessig ytelse
7 Maringle om oslashnsket effekt resultat er naringdd
Anskaffelseskostnaden er toppen av isfjellet
sect 8-1 markedsundersoslashkelser
bull Kan du prate med leverandoslashrer Eller vil det diskvalifisere deg
bull Oppdragsgiver kan gjennomfoslashre markedsundersoslashkelser og
informere om planer og behov
bull Oppdragsgiver kan aktivt garing ut aring be om raringd
bull Oppdragsgiver kan motta raringd fra bla leverandoslashrer markedsaktoslashrer
bull Raringdene kan brukes i den konkrete anskaffelsen under forutsetning
av at raringdene ikke har konkurransevridende effekt eller er et brudd
paring likebehandlingsprinsippet
Mulighetene ved aringpne spesifikasjoner
bull Leverandoslashrene kan levere sine beste loslashsningsforslag det de er gode paring
bull Du utfordrer leverandoslashrene til nytenkning og kreativitet
bull Du faringr tilbud paring laquodet sisteraquo innen loslashsninger og ikke gammel foreldet
teknologi og loslashsninger
bull Du maring ikke ha spisskompetanse selv paring loslashsninger
bull Du kan foslashlge opp resultatene behovsoppfyllelsen og maringle om formaringlet
med anskaffelsen er naringdd
bull Du kan konsentrere deg om kjerneoppgaver
EURO 6
Kvalifikasjonskrav
Kontrakt
Spesifikasjon Evaluering
MAringL
STRATEGI FOR
MAringLOPPNAringELSE
HANDLINGSPLANER
OG AKTIVITETER
INTERNE
RESSURSERANSKAFFELSE
Oslashkonomisk mest fordelaktige
ALTERNATIV HANDLELISTEB Skriv ned de samme tre varene men naring formulert som behov
bull 1 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
bull 2 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
bull 3 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
C Skriv ned et forslag som dekker
behovet ved siden av
Etter B bytt ark med en annenhellip
VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)
bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar
bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte
bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles
Styringsparametere for offanskaffelser
Mer info
httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-
anskaffelser
Prosess for aring komme i gang
Knytte til overordnede
maringl
Maringle paring tre til fem parametere
Ledelsen maring sette konkrete
resultatmaringl
Maringle og rapportere
regelmessig
Vise i maringlsystem
Offentlige virksomheter har fokusert paring aring
overholde regler og forenkle administrative
prosesser for konkurransegjennomfoslashring
og haringndtering bestilling til betaling
Avklare behov og forberede konkurransen
Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging
Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser
Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir
stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
PWC 2017
Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan
Kontroll
bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen
bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging
bull Overvaringkning
bull Kostnadskontroll
Tillit
bull Felles maringl
bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging
bull Myndiggjoslashring
bull Fasilitering
Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging
bull Innkjoslashpsvolum
bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo
bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016
bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring
bull Avtaler
bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien
bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale
bull Hvor stort volum dekker avtalene
bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene
bull Produkter
bull Produktlojalitet
bull Gevinster
bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging
bull avtaledekning
bull avtalelojalitet
Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl
bull Spend innenfor kategorien
bull Antall avtaler og volum paring avtaler
bull Antall leverandoslashrer uten avtale
bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging
bull Avtaledekning
bull Avtalelojalitet
EKSEMPEL
Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt
Norengros Kjosavik As 306 550
Aga As 60 519
Apotek 1 Varinggen 29 877
Maske Gruppen As 9 746
Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019
Sverre W Monsen AS 8 217
Trioscan As 2 665
Gjesdal Apotek 2 592
Boots Norge As 1 038
Staples Norway As 986
Snoslashgg As 935
Av Form As 257
Lindorff As Oslo 215
Intrum Justitia As 174
Totalsum 432 790
Hvordan faring
mest
mulig ut av
forholdetHvem skal ha ansvar
for hva
(NOEN er ofte INGEN)
Hvordan sikrer jeg god
kommunikasjon og
samarbeid
Hvordan laeligrer jeg
av dette forholdet
slik at det blir enda
bedre neste gang
Hvorfor skal
leverandoslashren
oslashnske aring
beholde meg
som kunde
Hvordan sikrer jeg at
leverandoslashr faktisk
leverer det som er
bestilt
Kan vi gjoslashre ting
enda mer effektivt
Hvordan faringr jeg alle
andre til aring kjenne og
benytte avtalen
Hva naring
Praktisk implementering av kontrakt
Tydelige roller og ansvar
BUDSJETTANSVARLIG
INNKJOslashPSLEDER
INNKJOslashPER FAGANSVARLIG
BRUKER KVALITETSSIKRER
bull Avgjoslashr med mandat om behov
skal loslashses ved anskaffelse eller
ikke
bull Ansvarlig for realisering av
gevinst
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av anskaffelsesvirksomheten
bull Ansvarlig for den operative
gjennomfoslashringen av anskaffelsen i
foslashlge gjeldende regler og
retningslinjer
bull Ansvarlig for at anskaffelsen
dekker behovet og er av rett
kvalitet
bull Ansvarlig for aring identifisere
behovene som anskaffelsen skal
dekke
bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht
gjeldende regelverk og rutiner
(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller
fagansvarlig)
KONTRAKTSFORVALTER
bull Ansvarlig for aring foslashlge opp
leveransen
TOPPLEDER
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av hele virksomheten
LEVERANDOslashR
bull Ansvarlig for levering i henhold til
avtale
Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det
bull Justeringar av kontrakt
bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning
bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter
73
Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk
teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing
Fordi
bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande
bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale
bull markedet er prematurt
bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar
bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator
74
DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en
virksomhet
Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og
forklar igjen - hold fokus
Forankring
bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn
bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger
bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere
bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen
bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering
Rollebeskrivelser
httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon
Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid
2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres
3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere
4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller
5 Knytt ansvar til roller
6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person
7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi
Hva er endringsledelse
Direktoratet for forvaltning og IKT
Aring skape ny
retning
Ny retning
- Operativ
ledelse
Gammel retning
- Operativ ledelse
Om aring initiere og
understoslashtte
prosesser som
realiserer en
oslashnsket situasjonVisjon
Forstaringelse
Praktisk kompetanse
Oppslutning
Avstand og tid
Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring
Ta eierskap
Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen
Kunnskap om
Sensemaking
Strategivalg for egen bevisstgjoslashring
laquoIndre monolograquo
Fortell hvorfor
Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo
Kunnskap om
Oversettelse
Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen
Hva du skal si og hvordan du sier det
Finn balansen
Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring
Kunnskap om
Prioritering
Utvikling og stabilitet
Skape handlingsrom
Endringskapasitet Planlegging
Snu motstand
Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand
Kunnskap om
Forstaring reaksjoner
Snu motstand
Forhandling og reforhandling
Motivasjon
Felles fremtidsbilde
Vaeligr beredt
Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer
Kunnskap om
Scenarier for fremtiden
Erfaringslaeligring
Endring er konstant
Skape kultur for endring
Direktoratet for forvaltning og IKT
KONTRAKTSOPPFOslashLGING
Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted
Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra
Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg
Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende
Bestilles det via e-handel
Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell
utforming og sosialt ansvar
Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut
Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet
OPPFOslashLGINGSFASEN
Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av
avtaleforholdet
Garingrsdagens eller morgendagens teknologi
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Behovets omfang
Kontraktens
gjenstand
Beskrivelser
egenskaper
og grensesnitt
Tilleggstjenester
Vedlikehold
Reservedeler
Reparasjoner
Garantiarbeid og service
Prosjektorganisering
Gjennomfoslashring
Leverings-
steder
Bestillings-
rutiner
Fakturarutiner
Moslashter og maringling (KPI)
YtelseDetalj
StandardFunktion
= Mulige loslashsninger
Aringpne
spesifikasjoner
Ulike spesifikasjonstyper
Krav til egnede rutiner
ForankreVurdere
risiko
Stille krav
Foslashlge opp
Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i
anskaffelsen som gjennomfoslashres
bull Maring kunne dokumenteres
bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere
bull Sanksjonerbar bestemmelse
bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn
Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp
bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene
bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser
bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp
bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale
bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav
bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering
bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak
Direktoratet for forvaltning og IKT
PRESENTASJONER FOR HVERANDRE
Direktoratet for forvaltning og IKT
OPEN SPACE
GRUPPEARBEID
Direktoratet for forvaltning og IKT
EN-TIL-EN-MOslashTER
Direktoratet for forvaltning og IKT
PLENUMSDISKUSJONER
Direktoratet for forvaltning og IKT
Markedsundersoslashkelse
Diverse gruppearbeid
Dialogkonferanse dialogmoslashte
En-til-en moslashter
Konkurransegrunnlag paring hoslashring
DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVUlike former for dialog som benyttes i dette kurset
Delta paring dialogaktiviteterbull Rolle Samspiller ndash ikke server kalde laquosales pitchraquo
bull Gi innspill til kravspekken ndash funksjonsspesifikasjon
bull Vaeligr involvert tidlig i prosessen
Direktoratet for forvaltning og IKT
DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVHvordan paringvirke
Gi grobunn for tillit
Tilby deres bransjekunnskap for aring faring bedre innsikt i
oppdragsgivers behov og hvordan disse kan dekkes paring en
bedre maringte og stimulere til aring tenke nyutvikling
Ny sect 5 i lov om offentlige anskaffelser
Miljoslash menneskerettigheter
og andre samfunnshensyn
laquoStatlige fylkeskommunale og kommunale myndigheter
og offentligrettslige organer skal innrette sin
anskaffelsespraksis slik at den bidrar til aring redusere
skadelig miljoslashparingvirkning og fremme klimavennlige
loslashsninger der dette er relevant Dette skal blant annet skje
ved at oppdragsgiveren tar hensyn til livssykluskostnader
Disse oppdragsgiverne skal ogsaring ha
egnede rutiner for aring fremme respekt for
grunnleggende menneskerettigheter ved
offentlige anskaffelser der det er en risiko
for brudd paring slike rettigheterraquo
bull Med punkter
bull Ekstra underpunkt her
Oppsummering av dagens situasjon ndash forenklet
Sammenstilling av faktisk og anslaringtt utbredelse og bruk av digitale loslashsninger med digital informasjonsflyt
Digitalisering forenkler og forbedrer offentlige anskaffelser
Mer effektive kjoslashp og
enklere prosesser
Bedre kjoslashp og
behovsdekning
Mer lovmessige kjoslashp
Tidsbruk og kostnader for gjennomfoslashring
av innkjoslashp skal vaeligre lavest mulig
Mindre ressursbruk ndash lavere
transaksjonskostnader
Riktig vare eller tjeneste skal kjoslashpes til
riktig kvalitet og beste pris
Bedre behovsforstaringelse og
kategoristyring kapasitet til aring inngaring flere
avtaler faeligrre avvisninger
Regelverkskrav og leverandoslashrenes
rettigheter skal ivaretas korrupsjon og
mislighold skal unngarings
Bedre sporbarhet ndash bevare tilliten til
offentlig sektor
bull Tillit
bull Mot
Direktoratet for forvaltning og IKT
LEVERANDOslashRDIALOG I PRAKSIS Tanja Huse-Fagerlie Difi
Hvordan oppnaring samarbeid
Ikke lenger nok aring bare vaeligre godhellip
Salg er veiledning og raringdgivning av kunden
Stimulere kunden til aring ta ut mer av sitt potensiale
Kjoslashps-revolusjon Lett aring kjoslashpe vanskelig aring velge
Alle tilbud er nesten like
Direktoratet for forvaltning og IKTKilde Ole-Bengt Moe Moementum
FOR LEVERANDOslashRENE
La markedet faring innsikt i din situasjon
FOR INNKJOslashPERNE
Vaeligr en tydelig og krevende kunde
Vurder tilbudet etter hvordan det tilfoslashrer deg verdi
Leverandoslashr maring tilpasse tilbudet til behovet og
ikke behovet til tilbudet
PRESENTASJON FRA BRANSJEN TIL OPPDRAGSGIVERNE
Eksempler paring rutiner i styrende dokumenter
1 Kartlegge miljoslashbelastningen ved planlagte anskaffelser hvor er det potensiale for reduksjon
- Risikoanalyse
2 Dialog med markedet som hovedregel v store strategisk viktige anskaffelser
3 Formuler formaringlet med anskaffelsen sett resultatmaringl
4 Bruke Aringpne spesifikasjoner (fremmer nye loslashsninger)
5 Legg vekt paring livssykluskostnader
6 Plassere ansvar for aring foslashlge opp kontrakten ndash leveres kontraktsmessig ytelse
7 Maringle om oslashnsket effekt resultat er naringdd
Anskaffelseskostnaden er toppen av isfjellet
sect 8-1 markedsundersoslashkelser
bull Kan du prate med leverandoslashrer Eller vil det diskvalifisere deg
bull Oppdragsgiver kan gjennomfoslashre markedsundersoslashkelser og
informere om planer og behov
bull Oppdragsgiver kan aktivt garing ut aring be om raringd
bull Oppdragsgiver kan motta raringd fra bla leverandoslashrer markedsaktoslashrer
bull Raringdene kan brukes i den konkrete anskaffelsen under forutsetning
av at raringdene ikke har konkurransevridende effekt eller er et brudd
paring likebehandlingsprinsippet
Mulighetene ved aringpne spesifikasjoner
bull Leverandoslashrene kan levere sine beste loslashsningsforslag det de er gode paring
bull Du utfordrer leverandoslashrene til nytenkning og kreativitet
bull Du faringr tilbud paring laquodet sisteraquo innen loslashsninger og ikke gammel foreldet
teknologi og loslashsninger
bull Du maring ikke ha spisskompetanse selv paring loslashsninger
bull Du kan foslashlge opp resultatene behovsoppfyllelsen og maringle om formaringlet
med anskaffelsen er naringdd
bull Du kan konsentrere deg om kjerneoppgaver
EURO 6
Kvalifikasjonskrav
Kontrakt
Spesifikasjon Evaluering
MAringL
STRATEGI FOR
MAringLOPPNAringELSE
HANDLINGSPLANER
OG AKTIVITETER
INTERNE
RESSURSERANSKAFFELSE
Oslashkonomisk mest fordelaktige
ALTERNATIV HANDLELISTEB Skriv ned de samme tre varene men naring formulert som behov
bull 1 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
bull 2 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
bull 3 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
C Skriv ned et forslag som dekker
behovet ved siden av
Etter B bytt ark med en annenhellip
VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)
bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar
bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte
bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles
Styringsparametere for offanskaffelser
Mer info
httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-
anskaffelser
Prosess for aring komme i gang
Knytte til overordnede
maringl
Maringle paring tre til fem parametere
Ledelsen maring sette konkrete
resultatmaringl
Maringle og rapportere
regelmessig
Vise i maringlsystem
Offentlige virksomheter har fokusert paring aring
overholde regler og forenkle administrative
prosesser for konkurransegjennomfoslashring
og haringndtering bestilling til betaling
Avklare behov og forberede konkurransen
Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging
Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser
Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir
stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
PWC 2017
Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan
Kontroll
bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen
bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging
bull Overvaringkning
bull Kostnadskontroll
Tillit
bull Felles maringl
bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging
bull Myndiggjoslashring
bull Fasilitering
Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging
bull Innkjoslashpsvolum
bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo
bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016
bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring
bull Avtaler
bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien
bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale
bull Hvor stort volum dekker avtalene
bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene
bull Produkter
bull Produktlojalitet
bull Gevinster
bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging
bull avtaledekning
bull avtalelojalitet
Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl
bull Spend innenfor kategorien
bull Antall avtaler og volum paring avtaler
bull Antall leverandoslashrer uten avtale
bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging
bull Avtaledekning
bull Avtalelojalitet
EKSEMPEL
Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt
Norengros Kjosavik As 306 550
Aga As 60 519
Apotek 1 Varinggen 29 877
Maske Gruppen As 9 746
Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019
Sverre W Monsen AS 8 217
Trioscan As 2 665
Gjesdal Apotek 2 592
Boots Norge As 1 038
Staples Norway As 986
Snoslashgg As 935
Av Form As 257
Lindorff As Oslo 215
Intrum Justitia As 174
Totalsum 432 790
Hvordan faring
mest
mulig ut av
forholdetHvem skal ha ansvar
for hva
(NOEN er ofte INGEN)
Hvordan sikrer jeg god
kommunikasjon og
samarbeid
Hvordan laeligrer jeg
av dette forholdet
slik at det blir enda
bedre neste gang
Hvorfor skal
leverandoslashren
oslashnske aring
beholde meg
som kunde
Hvordan sikrer jeg at
leverandoslashr faktisk
leverer det som er
bestilt
Kan vi gjoslashre ting
enda mer effektivt
Hvordan faringr jeg alle
andre til aring kjenne og
benytte avtalen
Hva naring
Praktisk implementering av kontrakt
Tydelige roller og ansvar
BUDSJETTANSVARLIG
INNKJOslashPSLEDER
INNKJOslashPER FAGANSVARLIG
BRUKER KVALITETSSIKRER
bull Avgjoslashr med mandat om behov
skal loslashses ved anskaffelse eller
ikke
bull Ansvarlig for realisering av
gevinst
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av anskaffelsesvirksomheten
bull Ansvarlig for den operative
gjennomfoslashringen av anskaffelsen i
foslashlge gjeldende regler og
retningslinjer
bull Ansvarlig for at anskaffelsen
dekker behovet og er av rett
kvalitet
bull Ansvarlig for aring identifisere
behovene som anskaffelsen skal
dekke
bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht
gjeldende regelverk og rutiner
(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller
fagansvarlig)
KONTRAKTSFORVALTER
bull Ansvarlig for aring foslashlge opp
leveransen
TOPPLEDER
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av hele virksomheten
LEVERANDOslashR
bull Ansvarlig for levering i henhold til
avtale
Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det
bull Justeringar av kontrakt
bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning
bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter
73
Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk
teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing
Fordi
bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande
bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale
bull markedet er prematurt
bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar
bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator
74
DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en
virksomhet
Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og
forklar igjen - hold fokus
Forankring
bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn
bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger
bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere
bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen
bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering
Rollebeskrivelser
httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon
Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid
2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres
3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere
4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller
5 Knytt ansvar til roller
6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person
7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi
Hva er endringsledelse
Direktoratet for forvaltning og IKT
Aring skape ny
retning
Ny retning
- Operativ
ledelse
Gammel retning
- Operativ ledelse
Om aring initiere og
understoslashtte
prosesser som
realiserer en
oslashnsket situasjonVisjon
Forstaringelse
Praktisk kompetanse
Oppslutning
Avstand og tid
Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring
Ta eierskap
Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen
Kunnskap om
Sensemaking
Strategivalg for egen bevisstgjoslashring
laquoIndre monolograquo
Fortell hvorfor
Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo
Kunnskap om
Oversettelse
Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen
Hva du skal si og hvordan du sier det
Finn balansen
Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring
Kunnskap om
Prioritering
Utvikling og stabilitet
Skape handlingsrom
Endringskapasitet Planlegging
Snu motstand
Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand
Kunnskap om
Forstaring reaksjoner
Snu motstand
Forhandling og reforhandling
Motivasjon
Felles fremtidsbilde
Vaeligr beredt
Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer
Kunnskap om
Scenarier for fremtiden
Erfaringslaeligring
Endring er konstant
Skape kultur for endring
Direktoratet for forvaltning og IKT
KONTRAKTSOPPFOslashLGING
Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted
Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra
Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg
Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende
Bestilles det via e-handel
Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell
utforming og sosialt ansvar
Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut
Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet
OPPFOslashLGINGSFASEN
Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av
avtaleforholdet
Garingrsdagens eller morgendagens teknologi
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Behovets omfang
Kontraktens
gjenstand
Beskrivelser
egenskaper
og grensesnitt
Tilleggstjenester
Vedlikehold
Reservedeler
Reparasjoner
Garantiarbeid og service
Prosjektorganisering
Gjennomfoslashring
Leverings-
steder
Bestillings-
rutiner
Fakturarutiner
Moslashter og maringling (KPI)
YtelseDetalj
StandardFunktion
= Mulige loslashsninger
Aringpne
spesifikasjoner
Ulike spesifikasjonstyper
Krav til egnede rutiner
ForankreVurdere
risiko
Stille krav
Foslashlge opp
Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i
anskaffelsen som gjennomfoslashres
bull Maring kunne dokumenteres
bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere
bull Sanksjonerbar bestemmelse
bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn
Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp
bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene
bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser
bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp
bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale
bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav
bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering
bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak
Direktoratet for forvaltning og IKT
OPEN SPACE
GRUPPEARBEID
Direktoratet for forvaltning og IKT
EN-TIL-EN-MOslashTER
Direktoratet for forvaltning og IKT
PLENUMSDISKUSJONER
Direktoratet for forvaltning og IKT
Markedsundersoslashkelse
Diverse gruppearbeid
Dialogkonferanse dialogmoslashte
En-til-en moslashter
Konkurransegrunnlag paring hoslashring
DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVUlike former for dialog som benyttes i dette kurset
Delta paring dialogaktiviteterbull Rolle Samspiller ndash ikke server kalde laquosales pitchraquo
bull Gi innspill til kravspekken ndash funksjonsspesifikasjon
bull Vaeligr involvert tidlig i prosessen
Direktoratet for forvaltning og IKT
DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVHvordan paringvirke
Gi grobunn for tillit
Tilby deres bransjekunnskap for aring faring bedre innsikt i
oppdragsgivers behov og hvordan disse kan dekkes paring en
bedre maringte og stimulere til aring tenke nyutvikling
Ny sect 5 i lov om offentlige anskaffelser
Miljoslash menneskerettigheter
og andre samfunnshensyn
laquoStatlige fylkeskommunale og kommunale myndigheter
og offentligrettslige organer skal innrette sin
anskaffelsespraksis slik at den bidrar til aring redusere
skadelig miljoslashparingvirkning og fremme klimavennlige
loslashsninger der dette er relevant Dette skal blant annet skje
ved at oppdragsgiveren tar hensyn til livssykluskostnader
Disse oppdragsgiverne skal ogsaring ha
egnede rutiner for aring fremme respekt for
grunnleggende menneskerettigheter ved
offentlige anskaffelser der det er en risiko
for brudd paring slike rettigheterraquo
bull Med punkter
bull Ekstra underpunkt her
Oppsummering av dagens situasjon ndash forenklet
Sammenstilling av faktisk og anslaringtt utbredelse og bruk av digitale loslashsninger med digital informasjonsflyt
Digitalisering forenkler og forbedrer offentlige anskaffelser
Mer effektive kjoslashp og
enklere prosesser
Bedre kjoslashp og
behovsdekning
Mer lovmessige kjoslashp
Tidsbruk og kostnader for gjennomfoslashring
av innkjoslashp skal vaeligre lavest mulig
Mindre ressursbruk ndash lavere
transaksjonskostnader
Riktig vare eller tjeneste skal kjoslashpes til
riktig kvalitet og beste pris
Bedre behovsforstaringelse og
kategoristyring kapasitet til aring inngaring flere
avtaler faeligrre avvisninger
Regelverkskrav og leverandoslashrenes
rettigheter skal ivaretas korrupsjon og
mislighold skal unngarings
Bedre sporbarhet ndash bevare tilliten til
offentlig sektor
bull Tillit
bull Mot
Direktoratet for forvaltning og IKT
LEVERANDOslashRDIALOG I PRAKSIS Tanja Huse-Fagerlie Difi
Hvordan oppnaring samarbeid
Ikke lenger nok aring bare vaeligre godhellip
Salg er veiledning og raringdgivning av kunden
Stimulere kunden til aring ta ut mer av sitt potensiale
Kjoslashps-revolusjon Lett aring kjoslashpe vanskelig aring velge
Alle tilbud er nesten like
Direktoratet for forvaltning og IKTKilde Ole-Bengt Moe Moementum
FOR LEVERANDOslashRENE
La markedet faring innsikt i din situasjon
FOR INNKJOslashPERNE
Vaeligr en tydelig og krevende kunde
Vurder tilbudet etter hvordan det tilfoslashrer deg verdi
Leverandoslashr maring tilpasse tilbudet til behovet og
ikke behovet til tilbudet
PRESENTASJON FRA BRANSJEN TIL OPPDRAGSGIVERNE
Eksempler paring rutiner i styrende dokumenter
1 Kartlegge miljoslashbelastningen ved planlagte anskaffelser hvor er det potensiale for reduksjon
- Risikoanalyse
2 Dialog med markedet som hovedregel v store strategisk viktige anskaffelser
3 Formuler formaringlet med anskaffelsen sett resultatmaringl
4 Bruke Aringpne spesifikasjoner (fremmer nye loslashsninger)
5 Legg vekt paring livssykluskostnader
6 Plassere ansvar for aring foslashlge opp kontrakten ndash leveres kontraktsmessig ytelse
7 Maringle om oslashnsket effekt resultat er naringdd
Anskaffelseskostnaden er toppen av isfjellet
sect 8-1 markedsundersoslashkelser
bull Kan du prate med leverandoslashrer Eller vil det diskvalifisere deg
bull Oppdragsgiver kan gjennomfoslashre markedsundersoslashkelser og
informere om planer og behov
bull Oppdragsgiver kan aktivt garing ut aring be om raringd
bull Oppdragsgiver kan motta raringd fra bla leverandoslashrer markedsaktoslashrer
bull Raringdene kan brukes i den konkrete anskaffelsen under forutsetning
av at raringdene ikke har konkurransevridende effekt eller er et brudd
paring likebehandlingsprinsippet
Mulighetene ved aringpne spesifikasjoner
bull Leverandoslashrene kan levere sine beste loslashsningsforslag det de er gode paring
bull Du utfordrer leverandoslashrene til nytenkning og kreativitet
bull Du faringr tilbud paring laquodet sisteraquo innen loslashsninger og ikke gammel foreldet
teknologi og loslashsninger
bull Du maring ikke ha spisskompetanse selv paring loslashsninger
bull Du kan foslashlge opp resultatene behovsoppfyllelsen og maringle om formaringlet
med anskaffelsen er naringdd
bull Du kan konsentrere deg om kjerneoppgaver
EURO 6
Kvalifikasjonskrav
Kontrakt
Spesifikasjon Evaluering
MAringL
STRATEGI FOR
MAringLOPPNAringELSE
HANDLINGSPLANER
OG AKTIVITETER
INTERNE
RESSURSERANSKAFFELSE
Oslashkonomisk mest fordelaktige
ALTERNATIV HANDLELISTEB Skriv ned de samme tre varene men naring formulert som behov
bull 1 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
bull 2 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
bull 3 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
C Skriv ned et forslag som dekker
behovet ved siden av
Etter B bytt ark med en annenhellip
VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)
bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar
bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte
bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles
Styringsparametere for offanskaffelser
Mer info
httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-
anskaffelser
Prosess for aring komme i gang
Knytte til overordnede
maringl
Maringle paring tre til fem parametere
Ledelsen maring sette konkrete
resultatmaringl
Maringle og rapportere
regelmessig
Vise i maringlsystem
Offentlige virksomheter har fokusert paring aring
overholde regler og forenkle administrative
prosesser for konkurransegjennomfoslashring
og haringndtering bestilling til betaling
Avklare behov og forberede konkurransen
Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging
Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser
Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir
stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
PWC 2017
Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan
Kontroll
bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen
bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging
bull Overvaringkning
bull Kostnadskontroll
Tillit
bull Felles maringl
bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging
bull Myndiggjoslashring
bull Fasilitering
Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging
bull Innkjoslashpsvolum
bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo
bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016
bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring
bull Avtaler
bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien
bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale
bull Hvor stort volum dekker avtalene
bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene
bull Produkter
bull Produktlojalitet
bull Gevinster
bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging
bull avtaledekning
bull avtalelojalitet
Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl
bull Spend innenfor kategorien
bull Antall avtaler og volum paring avtaler
bull Antall leverandoslashrer uten avtale
bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging
bull Avtaledekning
bull Avtalelojalitet
EKSEMPEL
Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt
Norengros Kjosavik As 306 550
Aga As 60 519
Apotek 1 Varinggen 29 877
Maske Gruppen As 9 746
Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019
Sverre W Monsen AS 8 217
Trioscan As 2 665
Gjesdal Apotek 2 592
Boots Norge As 1 038
Staples Norway As 986
Snoslashgg As 935
Av Form As 257
Lindorff As Oslo 215
Intrum Justitia As 174
Totalsum 432 790
Hvordan faring
mest
mulig ut av
forholdetHvem skal ha ansvar
for hva
(NOEN er ofte INGEN)
Hvordan sikrer jeg god
kommunikasjon og
samarbeid
Hvordan laeligrer jeg
av dette forholdet
slik at det blir enda
bedre neste gang
Hvorfor skal
leverandoslashren
oslashnske aring
beholde meg
som kunde
Hvordan sikrer jeg at
leverandoslashr faktisk
leverer det som er
bestilt
Kan vi gjoslashre ting
enda mer effektivt
Hvordan faringr jeg alle
andre til aring kjenne og
benytte avtalen
Hva naring
Praktisk implementering av kontrakt
Tydelige roller og ansvar
BUDSJETTANSVARLIG
INNKJOslashPSLEDER
INNKJOslashPER FAGANSVARLIG
BRUKER KVALITETSSIKRER
bull Avgjoslashr med mandat om behov
skal loslashses ved anskaffelse eller
ikke
bull Ansvarlig for realisering av
gevinst
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av anskaffelsesvirksomheten
bull Ansvarlig for den operative
gjennomfoslashringen av anskaffelsen i
foslashlge gjeldende regler og
retningslinjer
bull Ansvarlig for at anskaffelsen
dekker behovet og er av rett
kvalitet
bull Ansvarlig for aring identifisere
behovene som anskaffelsen skal
dekke
bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht
gjeldende regelverk og rutiner
(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller
fagansvarlig)
KONTRAKTSFORVALTER
bull Ansvarlig for aring foslashlge opp
leveransen
TOPPLEDER
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av hele virksomheten
LEVERANDOslashR
bull Ansvarlig for levering i henhold til
avtale
Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det
bull Justeringar av kontrakt
bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning
bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter
73
Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk
teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing
Fordi
bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande
bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale
bull markedet er prematurt
bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar
bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator
74
DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en
virksomhet
Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og
forklar igjen - hold fokus
Forankring
bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn
bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger
bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere
bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen
bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering
Rollebeskrivelser
httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon
Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid
2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres
3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere
4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller
5 Knytt ansvar til roller
6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person
7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi
Hva er endringsledelse
Direktoratet for forvaltning og IKT
Aring skape ny
retning
Ny retning
- Operativ
ledelse
Gammel retning
- Operativ ledelse
Om aring initiere og
understoslashtte
prosesser som
realiserer en
oslashnsket situasjonVisjon
Forstaringelse
Praktisk kompetanse
Oppslutning
Avstand og tid
Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring
Ta eierskap
Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen
Kunnskap om
Sensemaking
Strategivalg for egen bevisstgjoslashring
laquoIndre monolograquo
Fortell hvorfor
Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo
Kunnskap om
Oversettelse
Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen
Hva du skal si og hvordan du sier det
Finn balansen
Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring
Kunnskap om
Prioritering
Utvikling og stabilitet
Skape handlingsrom
Endringskapasitet Planlegging
Snu motstand
Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand
Kunnskap om
Forstaring reaksjoner
Snu motstand
Forhandling og reforhandling
Motivasjon
Felles fremtidsbilde
Vaeligr beredt
Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer
Kunnskap om
Scenarier for fremtiden
Erfaringslaeligring
Endring er konstant
Skape kultur for endring
Direktoratet for forvaltning og IKT
KONTRAKTSOPPFOslashLGING
Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted
Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra
Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg
Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende
Bestilles det via e-handel
Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell
utforming og sosialt ansvar
Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut
Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet
OPPFOslashLGINGSFASEN
Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av
avtaleforholdet
Garingrsdagens eller morgendagens teknologi
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Behovets omfang
Kontraktens
gjenstand
Beskrivelser
egenskaper
og grensesnitt
Tilleggstjenester
Vedlikehold
Reservedeler
Reparasjoner
Garantiarbeid og service
Prosjektorganisering
Gjennomfoslashring
Leverings-
steder
Bestillings-
rutiner
Fakturarutiner
Moslashter og maringling (KPI)
YtelseDetalj
StandardFunktion
= Mulige loslashsninger
Aringpne
spesifikasjoner
Ulike spesifikasjonstyper
Krav til egnede rutiner
ForankreVurdere
risiko
Stille krav
Foslashlge opp
Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i
anskaffelsen som gjennomfoslashres
bull Maring kunne dokumenteres
bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere
bull Sanksjonerbar bestemmelse
bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn
Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp
bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene
bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser
bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp
bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale
bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav
bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering
bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak
GRUPPEARBEID
Direktoratet for forvaltning og IKT
EN-TIL-EN-MOslashTER
Direktoratet for forvaltning og IKT
PLENUMSDISKUSJONER
Direktoratet for forvaltning og IKT
Markedsundersoslashkelse
Diverse gruppearbeid
Dialogkonferanse dialogmoslashte
En-til-en moslashter
Konkurransegrunnlag paring hoslashring
DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVUlike former for dialog som benyttes i dette kurset
Delta paring dialogaktiviteterbull Rolle Samspiller ndash ikke server kalde laquosales pitchraquo
bull Gi innspill til kravspekken ndash funksjonsspesifikasjon
bull Vaeligr involvert tidlig i prosessen
Direktoratet for forvaltning og IKT
DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVHvordan paringvirke
Gi grobunn for tillit
Tilby deres bransjekunnskap for aring faring bedre innsikt i
oppdragsgivers behov og hvordan disse kan dekkes paring en
bedre maringte og stimulere til aring tenke nyutvikling
Ny sect 5 i lov om offentlige anskaffelser
Miljoslash menneskerettigheter
og andre samfunnshensyn
laquoStatlige fylkeskommunale og kommunale myndigheter
og offentligrettslige organer skal innrette sin
anskaffelsespraksis slik at den bidrar til aring redusere
skadelig miljoslashparingvirkning og fremme klimavennlige
loslashsninger der dette er relevant Dette skal blant annet skje
ved at oppdragsgiveren tar hensyn til livssykluskostnader
Disse oppdragsgiverne skal ogsaring ha
egnede rutiner for aring fremme respekt for
grunnleggende menneskerettigheter ved
offentlige anskaffelser der det er en risiko
for brudd paring slike rettigheterraquo
bull Med punkter
bull Ekstra underpunkt her
Oppsummering av dagens situasjon ndash forenklet
Sammenstilling av faktisk og anslaringtt utbredelse og bruk av digitale loslashsninger med digital informasjonsflyt
Digitalisering forenkler og forbedrer offentlige anskaffelser
Mer effektive kjoslashp og
enklere prosesser
Bedre kjoslashp og
behovsdekning
Mer lovmessige kjoslashp
Tidsbruk og kostnader for gjennomfoslashring
av innkjoslashp skal vaeligre lavest mulig
Mindre ressursbruk ndash lavere
transaksjonskostnader
Riktig vare eller tjeneste skal kjoslashpes til
riktig kvalitet og beste pris
Bedre behovsforstaringelse og
kategoristyring kapasitet til aring inngaring flere
avtaler faeligrre avvisninger
Regelverkskrav og leverandoslashrenes
rettigheter skal ivaretas korrupsjon og
mislighold skal unngarings
Bedre sporbarhet ndash bevare tilliten til
offentlig sektor
bull Tillit
bull Mot
Direktoratet for forvaltning og IKT
LEVERANDOslashRDIALOG I PRAKSIS Tanja Huse-Fagerlie Difi
Hvordan oppnaring samarbeid
Ikke lenger nok aring bare vaeligre godhellip
Salg er veiledning og raringdgivning av kunden
Stimulere kunden til aring ta ut mer av sitt potensiale
Kjoslashps-revolusjon Lett aring kjoslashpe vanskelig aring velge
Alle tilbud er nesten like
Direktoratet for forvaltning og IKTKilde Ole-Bengt Moe Moementum
FOR LEVERANDOslashRENE
La markedet faring innsikt i din situasjon
FOR INNKJOslashPERNE
Vaeligr en tydelig og krevende kunde
Vurder tilbudet etter hvordan det tilfoslashrer deg verdi
Leverandoslashr maring tilpasse tilbudet til behovet og
ikke behovet til tilbudet
PRESENTASJON FRA BRANSJEN TIL OPPDRAGSGIVERNE
Eksempler paring rutiner i styrende dokumenter
1 Kartlegge miljoslashbelastningen ved planlagte anskaffelser hvor er det potensiale for reduksjon
- Risikoanalyse
2 Dialog med markedet som hovedregel v store strategisk viktige anskaffelser
3 Formuler formaringlet med anskaffelsen sett resultatmaringl
4 Bruke Aringpne spesifikasjoner (fremmer nye loslashsninger)
5 Legg vekt paring livssykluskostnader
6 Plassere ansvar for aring foslashlge opp kontrakten ndash leveres kontraktsmessig ytelse
7 Maringle om oslashnsket effekt resultat er naringdd
Anskaffelseskostnaden er toppen av isfjellet
sect 8-1 markedsundersoslashkelser
bull Kan du prate med leverandoslashrer Eller vil det diskvalifisere deg
bull Oppdragsgiver kan gjennomfoslashre markedsundersoslashkelser og
informere om planer og behov
bull Oppdragsgiver kan aktivt garing ut aring be om raringd
bull Oppdragsgiver kan motta raringd fra bla leverandoslashrer markedsaktoslashrer
bull Raringdene kan brukes i den konkrete anskaffelsen under forutsetning
av at raringdene ikke har konkurransevridende effekt eller er et brudd
paring likebehandlingsprinsippet
Mulighetene ved aringpne spesifikasjoner
bull Leverandoslashrene kan levere sine beste loslashsningsforslag det de er gode paring
bull Du utfordrer leverandoslashrene til nytenkning og kreativitet
bull Du faringr tilbud paring laquodet sisteraquo innen loslashsninger og ikke gammel foreldet
teknologi og loslashsninger
bull Du maring ikke ha spisskompetanse selv paring loslashsninger
bull Du kan foslashlge opp resultatene behovsoppfyllelsen og maringle om formaringlet
med anskaffelsen er naringdd
bull Du kan konsentrere deg om kjerneoppgaver
EURO 6
Kvalifikasjonskrav
Kontrakt
Spesifikasjon Evaluering
MAringL
STRATEGI FOR
MAringLOPPNAringELSE
HANDLINGSPLANER
OG AKTIVITETER
INTERNE
RESSURSERANSKAFFELSE
Oslashkonomisk mest fordelaktige
ALTERNATIV HANDLELISTEB Skriv ned de samme tre varene men naring formulert som behov
bull 1 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
bull 2 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
bull 3 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
C Skriv ned et forslag som dekker
behovet ved siden av
Etter B bytt ark med en annenhellip
VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)
bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar
bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte
bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles
Styringsparametere for offanskaffelser
Mer info
httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-
anskaffelser
Prosess for aring komme i gang
Knytte til overordnede
maringl
Maringle paring tre til fem parametere
Ledelsen maring sette konkrete
resultatmaringl
Maringle og rapportere
regelmessig
Vise i maringlsystem
Offentlige virksomheter har fokusert paring aring
overholde regler og forenkle administrative
prosesser for konkurransegjennomfoslashring
og haringndtering bestilling til betaling
Avklare behov og forberede konkurransen
Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging
Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser
Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir
stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
PWC 2017
Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan
Kontroll
bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen
bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging
bull Overvaringkning
bull Kostnadskontroll
Tillit
bull Felles maringl
bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging
bull Myndiggjoslashring
bull Fasilitering
Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging
bull Innkjoslashpsvolum
bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo
bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016
bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring
bull Avtaler
bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien
bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale
bull Hvor stort volum dekker avtalene
bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene
bull Produkter
bull Produktlojalitet
bull Gevinster
bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging
bull avtaledekning
bull avtalelojalitet
Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl
bull Spend innenfor kategorien
bull Antall avtaler og volum paring avtaler
bull Antall leverandoslashrer uten avtale
bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging
bull Avtaledekning
bull Avtalelojalitet
EKSEMPEL
Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt
Norengros Kjosavik As 306 550
Aga As 60 519
Apotek 1 Varinggen 29 877
Maske Gruppen As 9 746
Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019
Sverre W Monsen AS 8 217
Trioscan As 2 665
Gjesdal Apotek 2 592
Boots Norge As 1 038
Staples Norway As 986
Snoslashgg As 935
Av Form As 257
Lindorff As Oslo 215
Intrum Justitia As 174
Totalsum 432 790
Hvordan faring
mest
mulig ut av
forholdetHvem skal ha ansvar
for hva
(NOEN er ofte INGEN)
Hvordan sikrer jeg god
kommunikasjon og
samarbeid
Hvordan laeligrer jeg
av dette forholdet
slik at det blir enda
bedre neste gang
Hvorfor skal
leverandoslashren
oslashnske aring
beholde meg
som kunde
Hvordan sikrer jeg at
leverandoslashr faktisk
leverer det som er
bestilt
Kan vi gjoslashre ting
enda mer effektivt
Hvordan faringr jeg alle
andre til aring kjenne og
benytte avtalen
Hva naring
Praktisk implementering av kontrakt
Tydelige roller og ansvar
BUDSJETTANSVARLIG
INNKJOslashPSLEDER
INNKJOslashPER FAGANSVARLIG
BRUKER KVALITETSSIKRER
bull Avgjoslashr med mandat om behov
skal loslashses ved anskaffelse eller
ikke
bull Ansvarlig for realisering av
gevinst
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av anskaffelsesvirksomheten
bull Ansvarlig for den operative
gjennomfoslashringen av anskaffelsen i
foslashlge gjeldende regler og
retningslinjer
bull Ansvarlig for at anskaffelsen
dekker behovet og er av rett
kvalitet
bull Ansvarlig for aring identifisere
behovene som anskaffelsen skal
dekke
bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht
gjeldende regelverk og rutiner
(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller
fagansvarlig)
KONTRAKTSFORVALTER
bull Ansvarlig for aring foslashlge opp
leveransen
TOPPLEDER
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av hele virksomheten
LEVERANDOslashR
bull Ansvarlig for levering i henhold til
avtale
Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det
bull Justeringar av kontrakt
bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning
bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter
73
Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk
teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing
Fordi
bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande
bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale
bull markedet er prematurt
bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar
bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator
74
DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en
virksomhet
Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og
forklar igjen - hold fokus
Forankring
bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn
bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger
bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere
bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen
bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering
Rollebeskrivelser
httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon
Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid
2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres
3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere
4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller
5 Knytt ansvar til roller
6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person
7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi
Hva er endringsledelse
Direktoratet for forvaltning og IKT
Aring skape ny
retning
Ny retning
- Operativ
ledelse
Gammel retning
- Operativ ledelse
Om aring initiere og
understoslashtte
prosesser som
realiserer en
oslashnsket situasjonVisjon
Forstaringelse
Praktisk kompetanse
Oppslutning
Avstand og tid
Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring
Ta eierskap
Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen
Kunnskap om
Sensemaking
Strategivalg for egen bevisstgjoslashring
laquoIndre monolograquo
Fortell hvorfor
Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo
Kunnskap om
Oversettelse
Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen
Hva du skal si og hvordan du sier det
Finn balansen
Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring
Kunnskap om
Prioritering
Utvikling og stabilitet
Skape handlingsrom
Endringskapasitet Planlegging
Snu motstand
Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand
Kunnskap om
Forstaring reaksjoner
Snu motstand
Forhandling og reforhandling
Motivasjon
Felles fremtidsbilde
Vaeligr beredt
Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer
Kunnskap om
Scenarier for fremtiden
Erfaringslaeligring
Endring er konstant
Skape kultur for endring
Direktoratet for forvaltning og IKT
KONTRAKTSOPPFOslashLGING
Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted
Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra
Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg
Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende
Bestilles det via e-handel
Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell
utforming og sosialt ansvar
Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut
Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet
OPPFOslashLGINGSFASEN
Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av
avtaleforholdet
Garingrsdagens eller morgendagens teknologi
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Behovets omfang
Kontraktens
gjenstand
Beskrivelser
egenskaper
og grensesnitt
Tilleggstjenester
Vedlikehold
Reservedeler
Reparasjoner
Garantiarbeid og service
Prosjektorganisering
Gjennomfoslashring
Leverings-
steder
Bestillings-
rutiner
Fakturarutiner
Moslashter og maringling (KPI)
YtelseDetalj
StandardFunktion
= Mulige loslashsninger
Aringpne
spesifikasjoner
Ulike spesifikasjonstyper
Krav til egnede rutiner
ForankreVurdere
risiko
Stille krav
Foslashlge opp
Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i
anskaffelsen som gjennomfoslashres
bull Maring kunne dokumenteres
bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere
bull Sanksjonerbar bestemmelse
bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn
Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp
bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene
bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser
bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp
bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale
bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav
bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering
bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak
Direktoratet for forvaltning og IKT
EN-TIL-EN-MOslashTER
Direktoratet for forvaltning og IKT
PLENUMSDISKUSJONER
Direktoratet for forvaltning og IKT
Markedsundersoslashkelse
Diverse gruppearbeid
Dialogkonferanse dialogmoslashte
En-til-en moslashter
Konkurransegrunnlag paring hoslashring
DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVUlike former for dialog som benyttes i dette kurset
Delta paring dialogaktiviteterbull Rolle Samspiller ndash ikke server kalde laquosales pitchraquo
bull Gi innspill til kravspekken ndash funksjonsspesifikasjon
bull Vaeligr involvert tidlig i prosessen
Direktoratet for forvaltning og IKT
DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVHvordan paringvirke
Gi grobunn for tillit
Tilby deres bransjekunnskap for aring faring bedre innsikt i
oppdragsgivers behov og hvordan disse kan dekkes paring en
bedre maringte og stimulere til aring tenke nyutvikling
Ny sect 5 i lov om offentlige anskaffelser
Miljoslash menneskerettigheter
og andre samfunnshensyn
laquoStatlige fylkeskommunale og kommunale myndigheter
og offentligrettslige organer skal innrette sin
anskaffelsespraksis slik at den bidrar til aring redusere
skadelig miljoslashparingvirkning og fremme klimavennlige
loslashsninger der dette er relevant Dette skal blant annet skje
ved at oppdragsgiveren tar hensyn til livssykluskostnader
Disse oppdragsgiverne skal ogsaring ha
egnede rutiner for aring fremme respekt for
grunnleggende menneskerettigheter ved
offentlige anskaffelser der det er en risiko
for brudd paring slike rettigheterraquo
bull Med punkter
bull Ekstra underpunkt her
Oppsummering av dagens situasjon ndash forenklet
Sammenstilling av faktisk og anslaringtt utbredelse og bruk av digitale loslashsninger med digital informasjonsflyt
Digitalisering forenkler og forbedrer offentlige anskaffelser
Mer effektive kjoslashp og
enklere prosesser
Bedre kjoslashp og
behovsdekning
Mer lovmessige kjoslashp
Tidsbruk og kostnader for gjennomfoslashring
av innkjoslashp skal vaeligre lavest mulig
Mindre ressursbruk ndash lavere
transaksjonskostnader
Riktig vare eller tjeneste skal kjoslashpes til
riktig kvalitet og beste pris
Bedre behovsforstaringelse og
kategoristyring kapasitet til aring inngaring flere
avtaler faeligrre avvisninger
Regelverkskrav og leverandoslashrenes
rettigheter skal ivaretas korrupsjon og
mislighold skal unngarings
Bedre sporbarhet ndash bevare tilliten til
offentlig sektor
bull Tillit
bull Mot
Direktoratet for forvaltning og IKT
LEVERANDOslashRDIALOG I PRAKSIS Tanja Huse-Fagerlie Difi
Hvordan oppnaring samarbeid
Ikke lenger nok aring bare vaeligre godhellip
Salg er veiledning og raringdgivning av kunden
Stimulere kunden til aring ta ut mer av sitt potensiale
Kjoslashps-revolusjon Lett aring kjoslashpe vanskelig aring velge
Alle tilbud er nesten like
Direktoratet for forvaltning og IKTKilde Ole-Bengt Moe Moementum
FOR LEVERANDOslashRENE
La markedet faring innsikt i din situasjon
FOR INNKJOslashPERNE
Vaeligr en tydelig og krevende kunde
Vurder tilbudet etter hvordan det tilfoslashrer deg verdi
Leverandoslashr maring tilpasse tilbudet til behovet og
ikke behovet til tilbudet
PRESENTASJON FRA BRANSJEN TIL OPPDRAGSGIVERNE
Eksempler paring rutiner i styrende dokumenter
1 Kartlegge miljoslashbelastningen ved planlagte anskaffelser hvor er det potensiale for reduksjon
- Risikoanalyse
2 Dialog med markedet som hovedregel v store strategisk viktige anskaffelser
3 Formuler formaringlet med anskaffelsen sett resultatmaringl
4 Bruke Aringpne spesifikasjoner (fremmer nye loslashsninger)
5 Legg vekt paring livssykluskostnader
6 Plassere ansvar for aring foslashlge opp kontrakten ndash leveres kontraktsmessig ytelse
7 Maringle om oslashnsket effekt resultat er naringdd
Anskaffelseskostnaden er toppen av isfjellet
sect 8-1 markedsundersoslashkelser
bull Kan du prate med leverandoslashrer Eller vil det diskvalifisere deg
bull Oppdragsgiver kan gjennomfoslashre markedsundersoslashkelser og
informere om planer og behov
bull Oppdragsgiver kan aktivt garing ut aring be om raringd
bull Oppdragsgiver kan motta raringd fra bla leverandoslashrer markedsaktoslashrer
bull Raringdene kan brukes i den konkrete anskaffelsen under forutsetning
av at raringdene ikke har konkurransevridende effekt eller er et brudd
paring likebehandlingsprinsippet
Mulighetene ved aringpne spesifikasjoner
bull Leverandoslashrene kan levere sine beste loslashsningsforslag det de er gode paring
bull Du utfordrer leverandoslashrene til nytenkning og kreativitet
bull Du faringr tilbud paring laquodet sisteraquo innen loslashsninger og ikke gammel foreldet
teknologi og loslashsninger
bull Du maring ikke ha spisskompetanse selv paring loslashsninger
bull Du kan foslashlge opp resultatene behovsoppfyllelsen og maringle om formaringlet
med anskaffelsen er naringdd
bull Du kan konsentrere deg om kjerneoppgaver
EURO 6
Kvalifikasjonskrav
Kontrakt
Spesifikasjon Evaluering
MAringL
STRATEGI FOR
MAringLOPPNAringELSE
HANDLINGSPLANER
OG AKTIVITETER
INTERNE
RESSURSERANSKAFFELSE
Oslashkonomisk mest fordelaktige
ALTERNATIV HANDLELISTEB Skriv ned de samme tre varene men naring formulert som behov
bull 1 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
bull 2 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
bull 3 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
C Skriv ned et forslag som dekker
behovet ved siden av
Etter B bytt ark med en annenhellip
VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)
bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar
bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte
bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles
Styringsparametere for offanskaffelser
Mer info
httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-
anskaffelser
Prosess for aring komme i gang
Knytte til overordnede
maringl
Maringle paring tre til fem parametere
Ledelsen maring sette konkrete
resultatmaringl
Maringle og rapportere
regelmessig
Vise i maringlsystem
Offentlige virksomheter har fokusert paring aring
overholde regler og forenkle administrative
prosesser for konkurransegjennomfoslashring
og haringndtering bestilling til betaling
Avklare behov og forberede konkurransen
Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging
Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser
Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir
stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
PWC 2017
Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan
Kontroll
bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen
bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging
bull Overvaringkning
bull Kostnadskontroll
Tillit
bull Felles maringl
bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging
bull Myndiggjoslashring
bull Fasilitering
Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging
bull Innkjoslashpsvolum
bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo
bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016
bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring
bull Avtaler
bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien
bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale
bull Hvor stort volum dekker avtalene
bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene
bull Produkter
bull Produktlojalitet
bull Gevinster
bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging
bull avtaledekning
bull avtalelojalitet
Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl
bull Spend innenfor kategorien
bull Antall avtaler og volum paring avtaler
bull Antall leverandoslashrer uten avtale
bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging
bull Avtaledekning
bull Avtalelojalitet
EKSEMPEL
Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt
Norengros Kjosavik As 306 550
Aga As 60 519
Apotek 1 Varinggen 29 877
Maske Gruppen As 9 746
Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019
Sverre W Monsen AS 8 217
Trioscan As 2 665
Gjesdal Apotek 2 592
Boots Norge As 1 038
Staples Norway As 986
Snoslashgg As 935
Av Form As 257
Lindorff As Oslo 215
Intrum Justitia As 174
Totalsum 432 790
Hvordan faring
mest
mulig ut av
forholdetHvem skal ha ansvar
for hva
(NOEN er ofte INGEN)
Hvordan sikrer jeg god
kommunikasjon og
samarbeid
Hvordan laeligrer jeg
av dette forholdet
slik at det blir enda
bedre neste gang
Hvorfor skal
leverandoslashren
oslashnske aring
beholde meg
som kunde
Hvordan sikrer jeg at
leverandoslashr faktisk
leverer det som er
bestilt
Kan vi gjoslashre ting
enda mer effektivt
Hvordan faringr jeg alle
andre til aring kjenne og
benytte avtalen
Hva naring
Praktisk implementering av kontrakt
Tydelige roller og ansvar
BUDSJETTANSVARLIG
INNKJOslashPSLEDER
INNKJOslashPER FAGANSVARLIG
BRUKER KVALITETSSIKRER
bull Avgjoslashr med mandat om behov
skal loslashses ved anskaffelse eller
ikke
bull Ansvarlig for realisering av
gevinst
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av anskaffelsesvirksomheten
bull Ansvarlig for den operative
gjennomfoslashringen av anskaffelsen i
foslashlge gjeldende regler og
retningslinjer
bull Ansvarlig for at anskaffelsen
dekker behovet og er av rett
kvalitet
bull Ansvarlig for aring identifisere
behovene som anskaffelsen skal
dekke
bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht
gjeldende regelverk og rutiner
(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller
fagansvarlig)
KONTRAKTSFORVALTER
bull Ansvarlig for aring foslashlge opp
leveransen
TOPPLEDER
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av hele virksomheten
LEVERANDOslashR
bull Ansvarlig for levering i henhold til
avtale
Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det
bull Justeringar av kontrakt
bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning
bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter
73
Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk
teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing
Fordi
bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande
bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale
bull markedet er prematurt
bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar
bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator
74
DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en
virksomhet
Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og
forklar igjen - hold fokus
Forankring
bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn
bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger
bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere
bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen
bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering
Rollebeskrivelser
httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon
Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid
2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres
3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere
4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller
5 Knytt ansvar til roller
6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person
7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi
Hva er endringsledelse
Direktoratet for forvaltning og IKT
Aring skape ny
retning
Ny retning
- Operativ
ledelse
Gammel retning
- Operativ ledelse
Om aring initiere og
understoslashtte
prosesser som
realiserer en
oslashnsket situasjonVisjon
Forstaringelse
Praktisk kompetanse
Oppslutning
Avstand og tid
Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring
Ta eierskap
Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen
Kunnskap om
Sensemaking
Strategivalg for egen bevisstgjoslashring
laquoIndre monolograquo
Fortell hvorfor
Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo
Kunnskap om
Oversettelse
Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen
Hva du skal si og hvordan du sier det
Finn balansen
Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring
Kunnskap om
Prioritering
Utvikling og stabilitet
Skape handlingsrom
Endringskapasitet Planlegging
Snu motstand
Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand
Kunnskap om
Forstaring reaksjoner
Snu motstand
Forhandling og reforhandling
Motivasjon
Felles fremtidsbilde
Vaeligr beredt
Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer
Kunnskap om
Scenarier for fremtiden
Erfaringslaeligring
Endring er konstant
Skape kultur for endring
Direktoratet for forvaltning og IKT
KONTRAKTSOPPFOslashLGING
Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted
Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra
Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg
Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende
Bestilles det via e-handel
Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell
utforming og sosialt ansvar
Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut
Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet
OPPFOslashLGINGSFASEN
Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av
avtaleforholdet
Garingrsdagens eller morgendagens teknologi
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Behovets omfang
Kontraktens
gjenstand
Beskrivelser
egenskaper
og grensesnitt
Tilleggstjenester
Vedlikehold
Reservedeler
Reparasjoner
Garantiarbeid og service
Prosjektorganisering
Gjennomfoslashring
Leverings-
steder
Bestillings-
rutiner
Fakturarutiner
Moslashter og maringling (KPI)
YtelseDetalj
StandardFunktion
= Mulige loslashsninger
Aringpne
spesifikasjoner
Ulike spesifikasjonstyper
Krav til egnede rutiner
ForankreVurdere
risiko
Stille krav
Foslashlge opp
Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i
anskaffelsen som gjennomfoslashres
bull Maring kunne dokumenteres
bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere
bull Sanksjonerbar bestemmelse
bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn
Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp
bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene
bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser
bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp
bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale
bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav
bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering
bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak
Direktoratet for forvaltning og IKT
PLENUMSDISKUSJONER
Direktoratet for forvaltning og IKT
Markedsundersoslashkelse
Diverse gruppearbeid
Dialogkonferanse dialogmoslashte
En-til-en moslashter
Konkurransegrunnlag paring hoslashring
DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVUlike former for dialog som benyttes i dette kurset
Delta paring dialogaktiviteterbull Rolle Samspiller ndash ikke server kalde laquosales pitchraquo
bull Gi innspill til kravspekken ndash funksjonsspesifikasjon
bull Vaeligr involvert tidlig i prosessen
Direktoratet for forvaltning og IKT
DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVHvordan paringvirke
Gi grobunn for tillit
Tilby deres bransjekunnskap for aring faring bedre innsikt i
oppdragsgivers behov og hvordan disse kan dekkes paring en
bedre maringte og stimulere til aring tenke nyutvikling
Ny sect 5 i lov om offentlige anskaffelser
Miljoslash menneskerettigheter
og andre samfunnshensyn
laquoStatlige fylkeskommunale og kommunale myndigheter
og offentligrettslige organer skal innrette sin
anskaffelsespraksis slik at den bidrar til aring redusere
skadelig miljoslashparingvirkning og fremme klimavennlige
loslashsninger der dette er relevant Dette skal blant annet skje
ved at oppdragsgiveren tar hensyn til livssykluskostnader
Disse oppdragsgiverne skal ogsaring ha
egnede rutiner for aring fremme respekt for
grunnleggende menneskerettigheter ved
offentlige anskaffelser der det er en risiko
for brudd paring slike rettigheterraquo
bull Med punkter
bull Ekstra underpunkt her
Oppsummering av dagens situasjon ndash forenklet
Sammenstilling av faktisk og anslaringtt utbredelse og bruk av digitale loslashsninger med digital informasjonsflyt
Digitalisering forenkler og forbedrer offentlige anskaffelser
Mer effektive kjoslashp og
enklere prosesser
Bedre kjoslashp og
behovsdekning
Mer lovmessige kjoslashp
Tidsbruk og kostnader for gjennomfoslashring
av innkjoslashp skal vaeligre lavest mulig
Mindre ressursbruk ndash lavere
transaksjonskostnader
Riktig vare eller tjeneste skal kjoslashpes til
riktig kvalitet og beste pris
Bedre behovsforstaringelse og
kategoristyring kapasitet til aring inngaring flere
avtaler faeligrre avvisninger
Regelverkskrav og leverandoslashrenes
rettigheter skal ivaretas korrupsjon og
mislighold skal unngarings
Bedre sporbarhet ndash bevare tilliten til
offentlig sektor
bull Tillit
bull Mot
Direktoratet for forvaltning og IKT
LEVERANDOslashRDIALOG I PRAKSIS Tanja Huse-Fagerlie Difi
Hvordan oppnaring samarbeid
Ikke lenger nok aring bare vaeligre godhellip
Salg er veiledning og raringdgivning av kunden
Stimulere kunden til aring ta ut mer av sitt potensiale
Kjoslashps-revolusjon Lett aring kjoslashpe vanskelig aring velge
Alle tilbud er nesten like
Direktoratet for forvaltning og IKTKilde Ole-Bengt Moe Moementum
FOR LEVERANDOslashRENE
La markedet faring innsikt i din situasjon
FOR INNKJOslashPERNE
Vaeligr en tydelig og krevende kunde
Vurder tilbudet etter hvordan det tilfoslashrer deg verdi
Leverandoslashr maring tilpasse tilbudet til behovet og
ikke behovet til tilbudet
PRESENTASJON FRA BRANSJEN TIL OPPDRAGSGIVERNE
Eksempler paring rutiner i styrende dokumenter
1 Kartlegge miljoslashbelastningen ved planlagte anskaffelser hvor er det potensiale for reduksjon
- Risikoanalyse
2 Dialog med markedet som hovedregel v store strategisk viktige anskaffelser
3 Formuler formaringlet med anskaffelsen sett resultatmaringl
4 Bruke Aringpne spesifikasjoner (fremmer nye loslashsninger)
5 Legg vekt paring livssykluskostnader
6 Plassere ansvar for aring foslashlge opp kontrakten ndash leveres kontraktsmessig ytelse
7 Maringle om oslashnsket effekt resultat er naringdd
Anskaffelseskostnaden er toppen av isfjellet
sect 8-1 markedsundersoslashkelser
bull Kan du prate med leverandoslashrer Eller vil det diskvalifisere deg
bull Oppdragsgiver kan gjennomfoslashre markedsundersoslashkelser og
informere om planer og behov
bull Oppdragsgiver kan aktivt garing ut aring be om raringd
bull Oppdragsgiver kan motta raringd fra bla leverandoslashrer markedsaktoslashrer
bull Raringdene kan brukes i den konkrete anskaffelsen under forutsetning
av at raringdene ikke har konkurransevridende effekt eller er et brudd
paring likebehandlingsprinsippet
Mulighetene ved aringpne spesifikasjoner
bull Leverandoslashrene kan levere sine beste loslashsningsforslag det de er gode paring
bull Du utfordrer leverandoslashrene til nytenkning og kreativitet
bull Du faringr tilbud paring laquodet sisteraquo innen loslashsninger og ikke gammel foreldet
teknologi og loslashsninger
bull Du maring ikke ha spisskompetanse selv paring loslashsninger
bull Du kan foslashlge opp resultatene behovsoppfyllelsen og maringle om formaringlet
med anskaffelsen er naringdd
bull Du kan konsentrere deg om kjerneoppgaver
EURO 6
Kvalifikasjonskrav
Kontrakt
Spesifikasjon Evaluering
MAringL
STRATEGI FOR
MAringLOPPNAringELSE
HANDLINGSPLANER
OG AKTIVITETER
INTERNE
RESSURSERANSKAFFELSE
Oslashkonomisk mest fordelaktige
ALTERNATIV HANDLELISTEB Skriv ned de samme tre varene men naring formulert som behov
bull 1 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
bull 2 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
bull 3 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
C Skriv ned et forslag som dekker
behovet ved siden av
Etter B bytt ark med en annenhellip
VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)
bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar
bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte
bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles
Styringsparametere for offanskaffelser
Mer info
httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-
anskaffelser
Prosess for aring komme i gang
Knytte til overordnede
maringl
Maringle paring tre til fem parametere
Ledelsen maring sette konkrete
resultatmaringl
Maringle og rapportere
regelmessig
Vise i maringlsystem
Offentlige virksomheter har fokusert paring aring
overholde regler og forenkle administrative
prosesser for konkurransegjennomfoslashring
og haringndtering bestilling til betaling
Avklare behov og forberede konkurransen
Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging
Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser
Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir
stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
PWC 2017
Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan
Kontroll
bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen
bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging
bull Overvaringkning
bull Kostnadskontroll
Tillit
bull Felles maringl
bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging
bull Myndiggjoslashring
bull Fasilitering
Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging
bull Innkjoslashpsvolum
bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo
bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016
bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring
bull Avtaler
bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien
bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale
bull Hvor stort volum dekker avtalene
bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene
bull Produkter
bull Produktlojalitet
bull Gevinster
bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging
bull avtaledekning
bull avtalelojalitet
Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl
bull Spend innenfor kategorien
bull Antall avtaler og volum paring avtaler
bull Antall leverandoslashrer uten avtale
bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging
bull Avtaledekning
bull Avtalelojalitet
EKSEMPEL
Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt
Norengros Kjosavik As 306 550
Aga As 60 519
Apotek 1 Varinggen 29 877
Maske Gruppen As 9 746
Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019
Sverre W Monsen AS 8 217
Trioscan As 2 665
Gjesdal Apotek 2 592
Boots Norge As 1 038
Staples Norway As 986
Snoslashgg As 935
Av Form As 257
Lindorff As Oslo 215
Intrum Justitia As 174
Totalsum 432 790
Hvordan faring
mest
mulig ut av
forholdetHvem skal ha ansvar
for hva
(NOEN er ofte INGEN)
Hvordan sikrer jeg god
kommunikasjon og
samarbeid
Hvordan laeligrer jeg
av dette forholdet
slik at det blir enda
bedre neste gang
Hvorfor skal
leverandoslashren
oslashnske aring
beholde meg
som kunde
Hvordan sikrer jeg at
leverandoslashr faktisk
leverer det som er
bestilt
Kan vi gjoslashre ting
enda mer effektivt
Hvordan faringr jeg alle
andre til aring kjenne og
benytte avtalen
Hva naring
Praktisk implementering av kontrakt
Tydelige roller og ansvar
BUDSJETTANSVARLIG
INNKJOslashPSLEDER
INNKJOslashPER FAGANSVARLIG
BRUKER KVALITETSSIKRER
bull Avgjoslashr med mandat om behov
skal loslashses ved anskaffelse eller
ikke
bull Ansvarlig for realisering av
gevinst
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av anskaffelsesvirksomheten
bull Ansvarlig for den operative
gjennomfoslashringen av anskaffelsen i
foslashlge gjeldende regler og
retningslinjer
bull Ansvarlig for at anskaffelsen
dekker behovet og er av rett
kvalitet
bull Ansvarlig for aring identifisere
behovene som anskaffelsen skal
dekke
bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht
gjeldende regelverk og rutiner
(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller
fagansvarlig)
KONTRAKTSFORVALTER
bull Ansvarlig for aring foslashlge opp
leveransen
TOPPLEDER
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av hele virksomheten
LEVERANDOslashR
bull Ansvarlig for levering i henhold til
avtale
Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det
bull Justeringar av kontrakt
bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning
bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter
73
Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk
teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing
Fordi
bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande
bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale
bull markedet er prematurt
bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar
bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator
74
DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en
virksomhet
Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og
forklar igjen - hold fokus
Forankring
bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn
bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger
bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere
bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen
bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering
Rollebeskrivelser
httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon
Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid
2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres
3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere
4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller
5 Knytt ansvar til roller
6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person
7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi
Hva er endringsledelse
Direktoratet for forvaltning og IKT
Aring skape ny
retning
Ny retning
- Operativ
ledelse
Gammel retning
- Operativ ledelse
Om aring initiere og
understoslashtte
prosesser som
realiserer en
oslashnsket situasjonVisjon
Forstaringelse
Praktisk kompetanse
Oppslutning
Avstand og tid
Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring
Ta eierskap
Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen
Kunnskap om
Sensemaking
Strategivalg for egen bevisstgjoslashring
laquoIndre monolograquo
Fortell hvorfor
Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo
Kunnskap om
Oversettelse
Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen
Hva du skal si og hvordan du sier det
Finn balansen
Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring
Kunnskap om
Prioritering
Utvikling og stabilitet
Skape handlingsrom
Endringskapasitet Planlegging
Snu motstand
Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand
Kunnskap om
Forstaring reaksjoner
Snu motstand
Forhandling og reforhandling
Motivasjon
Felles fremtidsbilde
Vaeligr beredt
Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer
Kunnskap om
Scenarier for fremtiden
Erfaringslaeligring
Endring er konstant
Skape kultur for endring
Direktoratet for forvaltning og IKT
KONTRAKTSOPPFOslashLGING
Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted
Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra
Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg
Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende
Bestilles det via e-handel
Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell
utforming og sosialt ansvar
Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut
Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet
OPPFOslashLGINGSFASEN
Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av
avtaleforholdet
Garingrsdagens eller morgendagens teknologi
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Behovets omfang
Kontraktens
gjenstand
Beskrivelser
egenskaper
og grensesnitt
Tilleggstjenester
Vedlikehold
Reservedeler
Reparasjoner
Garantiarbeid og service
Prosjektorganisering
Gjennomfoslashring
Leverings-
steder
Bestillings-
rutiner
Fakturarutiner
Moslashter og maringling (KPI)
YtelseDetalj
StandardFunktion
= Mulige loslashsninger
Aringpne
spesifikasjoner
Ulike spesifikasjonstyper
Krav til egnede rutiner
ForankreVurdere
risiko
Stille krav
Foslashlge opp
Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i
anskaffelsen som gjennomfoslashres
bull Maring kunne dokumenteres
bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere
bull Sanksjonerbar bestemmelse
bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn
Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp
bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene
bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser
bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp
bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale
bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav
bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering
bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak
Direktoratet for forvaltning og IKT
Markedsundersoslashkelse
Diverse gruppearbeid
Dialogkonferanse dialogmoslashte
En-til-en moslashter
Konkurransegrunnlag paring hoslashring
DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVUlike former for dialog som benyttes i dette kurset
Delta paring dialogaktiviteterbull Rolle Samspiller ndash ikke server kalde laquosales pitchraquo
bull Gi innspill til kravspekken ndash funksjonsspesifikasjon
bull Vaeligr involvert tidlig i prosessen
Direktoratet for forvaltning og IKT
DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVHvordan paringvirke
Gi grobunn for tillit
Tilby deres bransjekunnskap for aring faring bedre innsikt i
oppdragsgivers behov og hvordan disse kan dekkes paring en
bedre maringte og stimulere til aring tenke nyutvikling
Ny sect 5 i lov om offentlige anskaffelser
Miljoslash menneskerettigheter
og andre samfunnshensyn
laquoStatlige fylkeskommunale og kommunale myndigheter
og offentligrettslige organer skal innrette sin
anskaffelsespraksis slik at den bidrar til aring redusere
skadelig miljoslashparingvirkning og fremme klimavennlige
loslashsninger der dette er relevant Dette skal blant annet skje
ved at oppdragsgiveren tar hensyn til livssykluskostnader
Disse oppdragsgiverne skal ogsaring ha
egnede rutiner for aring fremme respekt for
grunnleggende menneskerettigheter ved
offentlige anskaffelser der det er en risiko
for brudd paring slike rettigheterraquo
bull Med punkter
bull Ekstra underpunkt her
Oppsummering av dagens situasjon ndash forenklet
Sammenstilling av faktisk og anslaringtt utbredelse og bruk av digitale loslashsninger med digital informasjonsflyt
Digitalisering forenkler og forbedrer offentlige anskaffelser
Mer effektive kjoslashp og
enklere prosesser
Bedre kjoslashp og
behovsdekning
Mer lovmessige kjoslashp
Tidsbruk og kostnader for gjennomfoslashring
av innkjoslashp skal vaeligre lavest mulig
Mindre ressursbruk ndash lavere
transaksjonskostnader
Riktig vare eller tjeneste skal kjoslashpes til
riktig kvalitet og beste pris
Bedre behovsforstaringelse og
kategoristyring kapasitet til aring inngaring flere
avtaler faeligrre avvisninger
Regelverkskrav og leverandoslashrenes
rettigheter skal ivaretas korrupsjon og
mislighold skal unngarings
Bedre sporbarhet ndash bevare tilliten til
offentlig sektor
bull Tillit
bull Mot
Direktoratet for forvaltning og IKT
LEVERANDOslashRDIALOG I PRAKSIS Tanja Huse-Fagerlie Difi
Hvordan oppnaring samarbeid
Ikke lenger nok aring bare vaeligre godhellip
Salg er veiledning og raringdgivning av kunden
Stimulere kunden til aring ta ut mer av sitt potensiale
Kjoslashps-revolusjon Lett aring kjoslashpe vanskelig aring velge
Alle tilbud er nesten like
Direktoratet for forvaltning og IKTKilde Ole-Bengt Moe Moementum
FOR LEVERANDOslashRENE
La markedet faring innsikt i din situasjon
FOR INNKJOslashPERNE
Vaeligr en tydelig og krevende kunde
Vurder tilbudet etter hvordan det tilfoslashrer deg verdi
Leverandoslashr maring tilpasse tilbudet til behovet og
ikke behovet til tilbudet
PRESENTASJON FRA BRANSJEN TIL OPPDRAGSGIVERNE
Eksempler paring rutiner i styrende dokumenter
1 Kartlegge miljoslashbelastningen ved planlagte anskaffelser hvor er det potensiale for reduksjon
- Risikoanalyse
2 Dialog med markedet som hovedregel v store strategisk viktige anskaffelser
3 Formuler formaringlet med anskaffelsen sett resultatmaringl
4 Bruke Aringpne spesifikasjoner (fremmer nye loslashsninger)
5 Legg vekt paring livssykluskostnader
6 Plassere ansvar for aring foslashlge opp kontrakten ndash leveres kontraktsmessig ytelse
7 Maringle om oslashnsket effekt resultat er naringdd
Anskaffelseskostnaden er toppen av isfjellet
sect 8-1 markedsundersoslashkelser
bull Kan du prate med leverandoslashrer Eller vil det diskvalifisere deg
bull Oppdragsgiver kan gjennomfoslashre markedsundersoslashkelser og
informere om planer og behov
bull Oppdragsgiver kan aktivt garing ut aring be om raringd
bull Oppdragsgiver kan motta raringd fra bla leverandoslashrer markedsaktoslashrer
bull Raringdene kan brukes i den konkrete anskaffelsen under forutsetning
av at raringdene ikke har konkurransevridende effekt eller er et brudd
paring likebehandlingsprinsippet
Mulighetene ved aringpne spesifikasjoner
bull Leverandoslashrene kan levere sine beste loslashsningsforslag det de er gode paring
bull Du utfordrer leverandoslashrene til nytenkning og kreativitet
bull Du faringr tilbud paring laquodet sisteraquo innen loslashsninger og ikke gammel foreldet
teknologi og loslashsninger
bull Du maring ikke ha spisskompetanse selv paring loslashsninger
bull Du kan foslashlge opp resultatene behovsoppfyllelsen og maringle om formaringlet
med anskaffelsen er naringdd
bull Du kan konsentrere deg om kjerneoppgaver
EURO 6
Kvalifikasjonskrav
Kontrakt
Spesifikasjon Evaluering
MAringL
STRATEGI FOR
MAringLOPPNAringELSE
HANDLINGSPLANER
OG AKTIVITETER
INTERNE
RESSURSERANSKAFFELSE
Oslashkonomisk mest fordelaktige
ALTERNATIV HANDLELISTEB Skriv ned de samme tre varene men naring formulert som behov
bull 1 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
bull 2 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
bull 3 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
C Skriv ned et forslag som dekker
behovet ved siden av
Etter B bytt ark med en annenhellip
VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)
bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar
bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte
bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles
Styringsparametere for offanskaffelser
Mer info
httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-
anskaffelser
Prosess for aring komme i gang
Knytte til overordnede
maringl
Maringle paring tre til fem parametere
Ledelsen maring sette konkrete
resultatmaringl
Maringle og rapportere
regelmessig
Vise i maringlsystem
Offentlige virksomheter har fokusert paring aring
overholde regler og forenkle administrative
prosesser for konkurransegjennomfoslashring
og haringndtering bestilling til betaling
Avklare behov og forberede konkurransen
Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging
Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser
Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir
stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
PWC 2017
Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan
Kontroll
bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen
bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging
bull Overvaringkning
bull Kostnadskontroll
Tillit
bull Felles maringl
bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging
bull Myndiggjoslashring
bull Fasilitering
Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging
bull Innkjoslashpsvolum
bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo
bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016
bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring
bull Avtaler
bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien
bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale
bull Hvor stort volum dekker avtalene
bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene
bull Produkter
bull Produktlojalitet
bull Gevinster
bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging
bull avtaledekning
bull avtalelojalitet
Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl
bull Spend innenfor kategorien
bull Antall avtaler og volum paring avtaler
bull Antall leverandoslashrer uten avtale
bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging
bull Avtaledekning
bull Avtalelojalitet
EKSEMPEL
Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt
Norengros Kjosavik As 306 550
Aga As 60 519
Apotek 1 Varinggen 29 877
Maske Gruppen As 9 746
Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019
Sverre W Monsen AS 8 217
Trioscan As 2 665
Gjesdal Apotek 2 592
Boots Norge As 1 038
Staples Norway As 986
Snoslashgg As 935
Av Form As 257
Lindorff As Oslo 215
Intrum Justitia As 174
Totalsum 432 790
Hvordan faring
mest
mulig ut av
forholdetHvem skal ha ansvar
for hva
(NOEN er ofte INGEN)
Hvordan sikrer jeg god
kommunikasjon og
samarbeid
Hvordan laeligrer jeg
av dette forholdet
slik at det blir enda
bedre neste gang
Hvorfor skal
leverandoslashren
oslashnske aring
beholde meg
som kunde
Hvordan sikrer jeg at
leverandoslashr faktisk
leverer det som er
bestilt
Kan vi gjoslashre ting
enda mer effektivt
Hvordan faringr jeg alle
andre til aring kjenne og
benytte avtalen
Hva naring
Praktisk implementering av kontrakt
Tydelige roller og ansvar
BUDSJETTANSVARLIG
INNKJOslashPSLEDER
INNKJOslashPER FAGANSVARLIG
BRUKER KVALITETSSIKRER
bull Avgjoslashr med mandat om behov
skal loslashses ved anskaffelse eller
ikke
bull Ansvarlig for realisering av
gevinst
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av anskaffelsesvirksomheten
bull Ansvarlig for den operative
gjennomfoslashringen av anskaffelsen i
foslashlge gjeldende regler og
retningslinjer
bull Ansvarlig for at anskaffelsen
dekker behovet og er av rett
kvalitet
bull Ansvarlig for aring identifisere
behovene som anskaffelsen skal
dekke
bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht
gjeldende regelverk og rutiner
(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller
fagansvarlig)
KONTRAKTSFORVALTER
bull Ansvarlig for aring foslashlge opp
leveransen
TOPPLEDER
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av hele virksomheten
LEVERANDOslashR
bull Ansvarlig for levering i henhold til
avtale
Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det
bull Justeringar av kontrakt
bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning
bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter
73
Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk
teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing
Fordi
bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande
bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale
bull markedet er prematurt
bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar
bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator
74
DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en
virksomhet
Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og
forklar igjen - hold fokus
Forankring
bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn
bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger
bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere
bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen
bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering
Rollebeskrivelser
httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon
Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid
2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres
3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere
4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller
5 Knytt ansvar til roller
6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person
7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi
Hva er endringsledelse
Direktoratet for forvaltning og IKT
Aring skape ny
retning
Ny retning
- Operativ
ledelse
Gammel retning
- Operativ ledelse
Om aring initiere og
understoslashtte
prosesser som
realiserer en
oslashnsket situasjonVisjon
Forstaringelse
Praktisk kompetanse
Oppslutning
Avstand og tid
Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring
Ta eierskap
Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen
Kunnskap om
Sensemaking
Strategivalg for egen bevisstgjoslashring
laquoIndre monolograquo
Fortell hvorfor
Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo
Kunnskap om
Oversettelse
Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen
Hva du skal si og hvordan du sier det
Finn balansen
Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring
Kunnskap om
Prioritering
Utvikling og stabilitet
Skape handlingsrom
Endringskapasitet Planlegging
Snu motstand
Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand
Kunnskap om
Forstaring reaksjoner
Snu motstand
Forhandling og reforhandling
Motivasjon
Felles fremtidsbilde
Vaeligr beredt
Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer
Kunnskap om
Scenarier for fremtiden
Erfaringslaeligring
Endring er konstant
Skape kultur for endring
Direktoratet for forvaltning og IKT
KONTRAKTSOPPFOslashLGING
Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted
Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra
Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg
Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende
Bestilles det via e-handel
Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell
utforming og sosialt ansvar
Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut
Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet
OPPFOslashLGINGSFASEN
Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av
avtaleforholdet
Garingrsdagens eller morgendagens teknologi
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Behovets omfang
Kontraktens
gjenstand
Beskrivelser
egenskaper
og grensesnitt
Tilleggstjenester
Vedlikehold
Reservedeler
Reparasjoner
Garantiarbeid og service
Prosjektorganisering
Gjennomfoslashring
Leverings-
steder
Bestillings-
rutiner
Fakturarutiner
Moslashter og maringling (KPI)
YtelseDetalj
StandardFunktion
= Mulige loslashsninger
Aringpne
spesifikasjoner
Ulike spesifikasjonstyper
Krav til egnede rutiner
ForankreVurdere
risiko
Stille krav
Foslashlge opp
Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i
anskaffelsen som gjennomfoslashres
bull Maring kunne dokumenteres
bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere
bull Sanksjonerbar bestemmelse
bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn
Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp
bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene
bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser
bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp
bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale
bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav
bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering
bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak
Delta paring dialogaktiviteterbull Rolle Samspiller ndash ikke server kalde laquosales pitchraquo
bull Gi innspill til kravspekken ndash funksjonsspesifikasjon
bull Vaeligr involvert tidlig i prosessen
Direktoratet for forvaltning og IKT
DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOVHvordan paringvirke
Gi grobunn for tillit
Tilby deres bransjekunnskap for aring faring bedre innsikt i
oppdragsgivers behov og hvordan disse kan dekkes paring en
bedre maringte og stimulere til aring tenke nyutvikling
Ny sect 5 i lov om offentlige anskaffelser
Miljoslash menneskerettigheter
og andre samfunnshensyn
laquoStatlige fylkeskommunale og kommunale myndigheter
og offentligrettslige organer skal innrette sin
anskaffelsespraksis slik at den bidrar til aring redusere
skadelig miljoslashparingvirkning og fremme klimavennlige
loslashsninger der dette er relevant Dette skal blant annet skje
ved at oppdragsgiveren tar hensyn til livssykluskostnader
Disse oppdragsgiverne skal ogsaring ha
egnede rutiner for aring fremme respekt for
grunnleggende menneskerettigheter ved
offentlige anskaffelser der det er en risiko
for brudd paring slike rettigheterraquo
bull Med punkter
bull Ekstra underpunkt her
Oppsummering av dagens situasjon ndash forenklet
Sammenstilling av faktisk og anslaringtt utbredelse og bruk av digitale loslashsninger med digital informasjonsflyt
Digitalisering forenkler og forbedrer offentlige anskaffelser
Mer effektive kjoslashp og
enklere prosesser
Bedre kjoslashp og
behovsdekning
Mer lovmessige kjoslashp
Tidsbruk og kostnader for gjennomfoslashring
av innkjoslashp skal vaeligre lavest mulig
Mindre ressursbruk ndash lavere
transaksjonskostnader
Riktig vare eller tjeneste skal kjoslashpes til
riktig kvalitet og beste pris
Bedre behovsforstaringelse og
kategoristyring kapasitet til aring inngaring flere
avtaler faeligrre avvisninger
Regelverkskrav og leverandoslashrenes
rettigheter skal ivaretas korrupsjon og
mislighold skal unngarings
Bedre sporbarhet ndash bevare tilliten til
offentlig sektor
bull Tillit
bull Mot
Direktoratet for forvaltning og IKT
LEVERANDOslashRDIALOG I PRAKSIS Tanja Huse-Fagerlie Difi
Hvordan oppnaring samarbeid
Ikke lenger nok aring bare vaeligre godhellip
Salg er veiledning og raringdgivning av kunden
Stimulere kunden til aring ta ut mer av sitt potensiale
Kjoslashps-revolusjon Lett aring kjoslashpe vanskelig aring velge
Alle tilbud er nesten like
Direktoratet for forvaltning og IKTKilde Ole-Bengt Moe Moementum
FOR LEVERANDOslashRENE
La markedet faring innsikt i din situasjon
FOR INNKJOslashPERNE
Vaeligr en tydelig og krevende kunde
Vurder tilbudet etter hvordan det tilfoslashrer deg verdi
Leverandoslashr maring tilpasse tilbudet til behovet og
ikke behovet til tilbudet
PRESENTASJON FRA BRANSJEN TIL OPPDRAGSGIVERNE
Eksempler paring rutiner i styrende dokumenter
1 Kartlegge miljoslashbelastningen ved planlagte anskaffelser hvor er det potensiale for reduksjon
- Risikoanalyse
2 Dialog med markedet som hovedregel v store strategisk viktige anskaffelser
3 Formuler formaringlet med anskaffelsen sett resultatmaringl
4 Bruke Aringpne spesifikasjoner (fremmer nye loslashsninger)
5 Legg vekt paring livssykluskostnader
6 Plassere ansvar for aring foslashlge opp kontrakten ndash leveres kontraktsmessig ytelse
7 Maringle om oslashnsket effekt resultat er naringdd
Anskaffelseskostnaden er toppen av isfjellet
sect 8-1 markedsundersoslashkelser
bull Kan du prate med leverandoslashrer Eller vil det diskvalifisere deg
bull Oppdragsgiver kan gjennomfoslashre markedsundersoslashkelser og
informere om planer og behov
bull Oppdragsgiver kan aktivt garing ut aring be om raringd
bull Oppdragsgiver kan motta raringd fra bla leverandoslashrer markedsaktoslashrer
bull Raringdene kan brukes i den konkrete anskaffelsen under forutsetning
av at raringdene ikke har konkurransevridende effekt eller er et brudd
paring likebehandlingsprinsippet
Mulighetene ved aringpne spesifikasjoner
bull Leverandoslashrene kan levere sine beste loslashsningsforslag det de er gode paring
bull Du utfordrer leverandoslashrene til nytenkning og kreativitet
bull Du faringr tilbud paring laquodet sisteraquo innen loslashsninger og ikke gammel foreldet
teknologi og loslashsninger
bull Du maring ikke ha spisskompetanse selv paring loslashsninger
bull Du kan foslashlge opp resultatene behovsoppfyllelsen og maringle om formaringlet
med anskaffelsen er naringdd
bull Du kan konsentrere deg om kjerneoppgaver
EURO 6
Kvalifikasjonskrav
Kontrakt
Spesifikasjon Evaluering
MAringL
STRATEGI FOR
MAringLOPPNAringELSE
HANDLINGSPLANER
OG AKTIVITETER
INTERNE
RESSURSERANSKAFFELSE
Oslashkonomisk mest fordelaktige
ALTERNATIV HANDLELISTEB Skriv ned de samme tre varene men naring formulert som behov
bull 1 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
bull 2 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
bull 3 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
C Skriv ned et forslag som dekker
behovet ved siden av
Etter B bytt ark med en annenhellip
VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)
bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar
bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte
bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles
Styringsparametere for offanskaffelser
Mer info
httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-
anskaffelser
Prosess for aring komme i gang
Knytte til overordnede
maringl
Maringle paring tre til fem parametere
Ledelsen maring sette konkrete
resultatmaringl
Maringle og rapportere
regelmessig
Vise i maringlsystem
Offentlige virksomheter har fokusert paring aring
overholde regler og forenkle administrative
prosesser for konkurransegjennomfoslashring
og haringndtering bestilling til betaling
Avklare behov og forberede konkurransen
Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging
Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser
Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir
stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
PWC 2017
Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan
Kontroll
bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen
bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging
bull Overvaringkning
bull Kostnadskontroll
Tillit
bull Felles maringl
bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging
bull Myndiggjoslashring
bull Fasilitering
Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging
bull Innkjoslashpsvolum
bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo
bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016
bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring
bull Avtaler
bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien
bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale
bull Hvor stort volum dekker avtalene
bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene
bull Produkter
bull Produktlojalitet
bull Gevinster
bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging
bull avtaledekning
bull avtalelojalitet
Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl
bull Spend innenfor kategorien
bull Antall avtaler og volum paring avtaler
bull Antall leverandoslashrer uten avtale
bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging
bull Avtaledekning
bull Avtalelojalitet
EKSEMPEL
Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt
Norengros Kjosavik As 306 550
Aga As 60 519
Apotek 1 Varinggen 29 877
Maske Gruppen As 9 746
Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019
Sverre W Monsen AS 8 217
Trioscan As 2 665
Gjesdal Apotek 2 592
Boots Norge As 1 038
Staples Norway As 986
Snoslashgg As 935
Av Form As 257
Lindorff As Oslo 215
Intrum Justitia As 174
Totalsum 432 790
Hvordan faring
mest
mulig ut av
forholdetHvem skal ha ansvar
for hva
(NOEN er ofte INGEN)
Hvordan sikrer jeg god
kommunikasjon og
samarbeid
Hvordan laeligrer jeg
av dette forholdet
slik at det blir enda
bedre neste gang
Hvorfor skal
leverandoslashren
oslashnske aring
beholde meg
som kunde
Hvordan sikrer jeg at
leverandoslashr faktisk
leverer det som er
bestilt
Kan vi gjoslashre ting
enda mer effektivt
Hvordan faringr jeg alle
andre til aring kjenne og
benytte avtalen
Hva naring
Praktisk implementering av kontrakt
Tydelige roller og ansvar
BUDSJETTANSVARLIG
INNKJOslashPSLEDER
INNKJOslashPER FAGANSVARLIG
BRUKER KVALITETSSIKRER
bull Avgjoslashr med mandat om behov
skal loslashses ved anskaffelse eller
ikke
bull Ansvarlig for realisering av
gevinst
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av anskaffelsesvirksomheten
bull Ansvarlig for den operative
gjennomfoslashringen av anskaffelsen i
foslashlge gjeldende regler og
retningslinjer
bull Ansvarlig for at anskaffelsen
dekker behovet og er av rett
kvalitet
bull Ansvarlig for aring identifisere
behovene som anskaffelsen skal
dekke
bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht
gjeldende regelverk og rutiner
(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller
fagansvarlig)
KONTRAKTSFORVALTER
bull Ansvarlig for aring foslashlge opp
leveransen
TOPPLEDER
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av hele virksomheten
LEVERANDOslashR
bull Ansvarlig for levering i henhold til
avtale
Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det
bull Justeringar av kontrakt
bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning
bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter
73
Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk
teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing
Fordi
bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande
bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale
bull markedet er prematurt
bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar
bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator
74
DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en
virksomhet
Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og
forklar igjen - hold fokus
Forankring
bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn
bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger
bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere
bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen
bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering
Rollebeskrivelser
httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon
Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid
2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres
3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere
4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller
5 Knytt ansvar til roller
6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person
7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi
Hva er endringsledelse
Direktoratet for forvaltning og IKT
Aring skape ny
retning
Ny retning
- Operativ
ledelse
Gammel retning
- Operativ ledelse
Om aring initiere og
understoslashtte
prosesser som
realiserer en
oslashnsket situasjonVisjon
Forstaringelse
Praktisk kompetanse
Oppslutning
Avstand og tid
Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring
Ta eierskap
Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen
Kunnskap om
Sensemaking
Strategivalg for egen bevisstgjoslashring
laquoIndre monolograquo
Fortell hvorfor
Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo
Kunnskap om
Oversettelse
Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen
Hva du skal si og hvordan du sier det
Finn balansen
Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring
Kunnskap om
Prioritering
Utvikling og stabilitet
Skape handlingsrom
Endringskapasitet Planlegging
Snu motstand
Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand
Kunnskap om
Forstaring reaksjoner
Snu motstand
Forhandling og reforhandling
Motivasjon
Felles fremtidsbilde
Vaeligr beredt
Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer
Kunnskap om
Scenarier for fremtiden
Erfaringslaeligring
Endring er konstant
Skape kultur for endring
Direktoratet for forvaltning og IKT
KONTRAKTSOPPFOslashLGING
Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted
Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra
Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg
Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende
Bestilles det via e-handel
Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell
utforming og sosialt ansvar
Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut
Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet
OPPFOslashLGINGSFASEN
Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av
avtaleforholdet
Garingrsdagens eller morgendagens teknologi
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Behovets omfang
Kontraktens
gjenstand
Beskrivelser
egenskaper
og grensesnitt
Tilleggstjenester
Vedlikehold
Reservedeler
Reparasjoner
Garantiarbeid og service
Prosjektorganisering
Gjennomfoslashring
Leverings-
steder
Bestillings-
rutiner
Fakturarutiner
Moslashter og maringling (KPI)
YtelseDetalj
StandardFunktion
= Mulige loslashsninger
Aringpne
spesifikasjoner
Ulike spesifikasjonstyper
Krav til egnede rutiner
ForankreVurdere
risiko
Stille krav
Foslashlge opp
Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i
anskaffelsen som gjennomfoslashres
bull Maring kunne dokumenteres
bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere
bull Sanksjonerbar bestemmelse
bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn
Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp
bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene
bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser
bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp
bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale
bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav
bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering
bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak
Ny sect 5 i lov om offentlige anskaffelser
Miljoslash menneskerettigheter
og andre samfunnshensyn
laquoStatlige fylkeskommunale og kommunale myndigheter
og offentligrettslige organer skal innrette sin
anskaffelsespraksis slik at den bidrar til aring redusere
skadelig miljoslashparingvirkning og fremme klimavennlige
loslashsninger der dette er relevant Dette skal blant annet skje
ved at oppdragsgiveren tar hensyn til livssykluskostnader
Disse oppdragsgiverne skal ogsaring ha
egnede rutiner for aring fremme respekt for
grunnleggende menneskerettigheter ved
offentlige anskaffelser der det er en risiko
for brudd paring slike rettigheterraquo
bull Med punkter
bull Ekstra underpunkt her
Oppsummering av dagens situasjon ndash forenklet
Sammenstilling av faktisk og anslaringtt utbredelse og bruk av digitale loslashsninger med digital informasjonsflyt
Digitalisering forenkler og forbedrer offentlige anskaffelser
Mer effektive kjoslashp og
enklere prosesser
Bedre kjoslashp og
behovsdekning
Mer lovmessige kjoslashp
Tidsbruk og kostnader for gjennomfoslashring
av innkjoslashp skal vaeligre lavest mulig
Mindre ressursbruk ndash lavere
transaksjonskostnader
Riktig vare eller tjeneste skal kjoslashpes til
riktig kvalitet og beste pris
Bedre behovsforstaringelse og
kategoristyring kapasitet til aring inngaring flere
avtaler faeligrre avvisninger
Regelverkskrav og leverandoslashrenes
rettigheter skal ivaretas korrupsjon og
mislighold skal unngarings
Bedre sporbarhet ndash bevare tilliten til
offentlig sektor
bull Tillit
bull Mot
Direktoratet for forvaltning og IKT
LEVERANDOslashRDIALOG I PRAKSIS Tanja Huse-Fagerlie Difi
Hvordan oppnaring samarbeid
Ikke lenger nok aring bare vaeligre godhellip
Salg er veiledning og raringdgivning av kunden
Stimulere kunden til aring ta ut mer av sitt potensiale
Kjoslashps-revolusjon Lett aring kjoslashpe vanskelig aring velge
Alle tilbud er nesten like
Direktoratet for forvaltning og IKTKilde Ole-Bengt Moe Moementum
FOR LEVERANDOslashRENE
La markedet faring innsikt i din situasjon
FOR INNKJOslashPERNE
Vaeligr en tydelig og krevende kunde
Vurder tilbudet etter hvordan det tilfoslashrer deg verdi
Leverandoslashr maring tilpasse tilbudet til behovet og
ikke behovet til tilbudet
PRESENTASJON FRA BRANSJEN TIL OPPDRAGSGIVERNE
Eksempler paring rutiner i styrende dokumenter
1 Kartlegge miljoslashbelastningen ved planlagte anskaffelser hvor er det potensiale for reduksjon
- Risikoanalyse
2 Dialog med markedet som hovedregel v store strategisk viktige anskaffelser
3 Formuler formaringlet med anskaffelsen sett resultatmaringl
4 Bruke Aringpne spesifikasjoner (fremmer nye loslashsninger)
5 Legg vekt paring livssykluskostnader
6 Plassere ansvar for aring foslashlge opp kontrakten ndash leveres kontraktsmessig ytelse
7 Maringle om oslashnsket effekt resultat er naringdd
Anskaffelseskostnaden er toppen av isfjellet
sect 8-1 markedsundersoslashkelser
bull Kan du prate med leverandoslashrer Eller vil det diskvalifisere deg
bull Oppdragsgiver kan gjennomfoslashre markedsundersoslashkelser og
informere om planer og behov
bull Oppdragsgiver kan aktivt garing ut aring be om raringd
bull Oppdragsgiver kan motta raringd fra bla leverandoslashrer markedsaktoslashrer
bull Raringdene kan brukes i den konkrete anskaffelsen under forutsetning
av at raringdene ikke har konkurransevridende effekt eller er et brudd
paring likebehandlingsprinsippet
Mulighetene ved aringpne spesifikasjoner
bull Leverandoslashrene kan levere sine beste loslashsningsforslag det de er gode paring
bull Du utfordrer leverandoslashrene til nytenkning og kreativitet
bull Du faringr tilbud paring laquodet sisteraquo innen loslashsninger og ikke gammel foreldet
teknologi og loslashsninger
bull Du maring ikke ha spisskompetanse selv paring loslashsninger
bull Du kan foslashlge opp resultatene behovsoppfyllelsen og maringle om formaringlet
med anskaffelsen er naringdd
bull Du kan konsentrere deg om kjerneoppgaver
EURO 6
Kvalifikasjonskrav
Kontrakt
Spesifikasjon Evaluering
MAringL
STRATEGI FOR
MAringLOPPNAringELSE
HANDLINGSPLANER
OG AKTIVITETER
INTERNE
RESSURSERANSKAFFELSE
Oslashkonomisk mest fordelaktige
ALTERNATIV HANDLELISTEB Skriv ned de samme tre varene men naring formulert som behov
bull 1 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
bull 2 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
bull 3 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
C Skriv ned et forslag som dekker
behovet ved siden av
Etter B bytt ark med en annenhellip
VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)
bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar
bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte
bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles
Styringsparametere for offanskaffelser
Mer info
httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-
anskaffelser
Prosess for aring komme i gang
Knytte til overordnede
maringl
Maringle paring tre til fem parametere
Ledelsen maring sette konkrete
resultatmaringl
Maringle og rapportere
regelmessig
Vise i maringlsystem
Offentlige virksomheter har fokusert paring aring
overholde regler og forenkle administrative
prosesser for konkurransegjennomfoslashring
og haringndtering bestilling til betaling
Avklare behov og forberede konkurransen
Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging
Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser
Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir
stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
PWC 2017
Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan
Kontroll
bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen
bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging
bull Overvaringkning
bull Kostnadskontroll
Tillit
bull Felles maringl
bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging
bull Myndiggjoslashring
bull Fasilitering
Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging
bull Innkjoslashpsvolum
bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo
bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016
bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring
bull Avtaler
bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien
bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale
bull Hvor stort volum dekker avtalene
bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene
bull Produkter
bull Produktlojalitet
bull Gevinster
bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging
bull avtaledekning
bull avtalelojalitet
Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl
bull Spend innenfor kategorien
bull Antall avtaler og volum paring avtaler
bull Antall leverandoslashrer uten avtale
bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging
bull Avtaledekning
bull Avtalelojalitet
EKSEMPEL
Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt
Norengros Kjosavik As 306 550
Aga As 60 519
Apotek 1 Varinggen 29 877
Maske Gruppen As 9 746
Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019
Sverre W Monsen AS 8 217
Trioscan As 2 665
Gjesdal Apotek 2 592
Boots Norge As 1 038
Staples Norway As 986
Snoslashgg As 935
Av Form As 257
Lindorff As Oslo 215
Intrum Justitia As 174
Totalsum 432 790
Hvordan faring
mest
mulig ut av
forholdetHvem skal ha ansvar
for hva
(NOEN er ofte INGEN)
Hvordan sikrer jeg god
kommunikasjon og
samarbeid
Hvordan laeligrer jeg
av dette forholdet
slik at det blir enda
bedre neste gang
Hvorfor skal
leverandoslashren
oslashnske aring
beholde meg
som kunde
Hvordan sikrer jeg at
leverandoslashr faktisk
leverer det som er
bestilt
Kan vi gjoslashre ting
enda mer effektivt
Hvordan faringr jeg alle
andre til aring kjenne og
benytte avtalen
Hva naring
Praktisk implementering av kontrakt
Tydelige roller og ansvar
BUDSJETTANSVARLIG
INNKJOslashPSLEDER
INNKJOslashPER FAGANSVARLIG
BRUKER KVALITETSSIKRER
bull Avgjoslashr med mandat om behov
skal loslashses ved anskaffelse eller
ikke
bull Ansvarlig for realisering av
gevinst
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av anskaffelsesvirksomheten
bull Ansvarlig for den operative
gjennomfoslashringen av anskaffelsen i
foslashlge gjeldende regler og
retningslinjer
bull Ansvarlig for at anskaffelsen
dekker behovet og er av rett
kvalitet
bull Ansvarlig for aring identifisere
behovene som anskaffelsen skal
dekke
bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht
gjeldende regelverk og rutiner
(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller
fagansvarlig)
KONTRAKTSFORVALTER
bull Ansvarlig for aring foslashlge opp
leveransen
TOPPLEDER
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av hele virksomheten
LEVERANDOslashR
bull Ansvarlig for levering i henhold til
avtale
Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det
bull Justeringar av kontrakt
bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning
bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter
73
Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk
teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing
Fordi
bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande
bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale
bull markedet er prematurt
bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar
bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator
74
DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en
virksomhet
Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og
forklar igjen - hold fokus
Forankring
bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn
bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger
bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere
bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen
bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering
Rollebeskrivelser
httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon
Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid
2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres
3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere
4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller
5 Knytt ansvar til roller
6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person
7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi
Hva er endringsledelse
Direktoratet for forvaltning og IKT
Aring skape ny
retning
Ny retning
- Operativ
ledelse
Gammel retning
- Operativ ledelse
Om aring initiere og
understoslashtte
prosesser som
realiserer en
oslashnsket situasjonVisjon
Forstaringelse
Praktisk kompetanse
Oppslutning
Avstand og tid
Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring
Ta eierskap
Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen
Kunnskap om
Sensemaking
Strategivalg for egen bevisstgjoslashring
laquoIndre monolograquo
Fortell hvorfor
Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo
Kunnskap om
Oversettelse
Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen
Hva du skal si og hvordan du sier det
Finn balansen
Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring
Kunnskap om
Prioritering
Utvikling og stabilitet
Skape handlingsrom
Endringskapasitet Planlegging
Snu motstand
Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand
Kunnskap om
Forstaring reaksjoner
Snu motstand
Forhandling og reforhandling
Motivasjon
Felles fremtidsbilde
Vaeligr beredt
Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer
Kunnskap om
Scenarier for fremtiden
Erfaringslaeligring
Endring er konstant
Skape kultur for endring
Direktoratet for forvaltning og IKT
KONTRAKTSOPPFOslashLGING
Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted
Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra
Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg
Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende
Bestilles det via e-handel
Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell
utforming og sosialt ansvar
Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut
Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet
OPPFOslashLGINGSFASEN
Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av
avtaleforholdet
Garingrsdagens eller morgendagens teknologi
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Behovets omfang
Kontraktens
gjenstand
Beskrivelser
egenskaper
og grensesnitt
Tilleggstjenester
Vedlikehold
Reservedeler
Reparasjoner
Garantiarbeid og service
Prosjektorganisering
Gjennomfoslashring
Leverings-
steder
Bestillings-
rutiner
Fakturarutiner
Moslashter og maringling (KPI)
YtelseDetalj
StandardFunktion
= Mulige loslashsninger
Aringpne
spesifikasjoner
Ulike spesifikasjonstyper
Krav til egnede rutiner
ForankreVurdere
risiko
Stille krav
Foslashlge opp
Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i
anskaffelsen som gjennomfoslashres
bull Maring kunne dokumenteres
bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere
bull Sanksjonerbar bestemmelse
bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn
Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp
bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene
bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser
bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp
bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale
bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav
bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering
bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak
bull Med punkter
bull Ekstra underpunkt her
Oppsummering av dagens situasjon ndash forenklet
Sammenstilling av faktisk og anslaringtt utbredelse og bruk av digitale loslashsninger med digital informasjonsflyt
Digitalisering forenkler og forbedrer offentlige anskaffelser
Mer effektive kjoslashp og
enklere prosesser
Bedre kjoslashp og
behovsdekning
Mer lovmessige kjoslashp
Tidsbruk og kostnader for gjennomfoslashring
av innkjoslashp skal vaeligre lavest mulig
Mindre ressursbruk ndash lavere
transaksjonskostnader
Riktig vare eller tjeneste skal kjoslashpes til
riktig kvalitet og beste pris
Bedre behovsforstaringelse og
kategoristyring kapasitet til aring inngaring flere
avtaler faeligrre avvisninger
Regelverkskrav og leverandoslashrenes
rettigheter skal ivaretas korrupsjon og
mislighold skal unngarings
Bedre sporbarhet ndash bevare tilliten til
offentlig sektor
bull Tillit
bull Mot
Direktoratet for forvaltning og IKT
LEVERANDOslashRDIALOG I PRAKSIS Tanja Huse-Fagerlie Difi
Hvordan oppnaring samarbeid
Ikke lenger nok aring bare vaeligre godhellip
Salg er veiledning og raringdgivning av kunden
Stimulere kunden til aring ta ut mer av sitt potensiale
Kjoslashps-revolusjon Lett aring kjoslashpe vanskelig aring velge
Alle tilbud er nesten like
Direktoratet for forvaltning og IKTKilde Ole-Bengt Moe Moementum
FOR LEVERANDOslashRENE
La markedet faring innsikt i din situasjon
FOR INNKJOslashPERNE
Vaeligr en tydelig og krevende kunde
Vurder tilbudet etter hvordan det tilfoslashrer deg verdi
Leverandoslashr maring tilpasse tilbudet til behovet og
ikke behovet til tilbudet
PRESENTASJON FRA BRANSJEN TIL OPPDRAGSGIVERNE
Eksempler paring rutiner i styrende dokumenter
1 Kartlegge miljoslashbelastningen ved planlagte anskaffelser hvor er det potensiale for reduksjon
- Risikoanalyse
2 Dialog med markedet som hovedregel v store strategisk viktige anskaffelser
3 Formuler formaringlet med anskaffelsen sett resultatmaringl
4 Bruke Aringpne spesifikasjoner (fremmer nye loslashsninger)
5 Legg vekt paring livssykluskostnader
6 Plassere ansvar for aring foslashlge opp kontrakten ndash leveres kontraktsmessig ytelse
7 Maringle om oslashnsket effekt resultat er naringdd
Anskaffelseskostnaden er toppen av isfjellet
sect 8-1 markedsundersoslashkelser
bull Kan du prate med leverandoslashrer Eller vil det diskvalifisere deg
bull Oppdragsgiver kan gjennomfoslashre markedsundersoslashkelser og
informere om planer og behov
bull Oppdragsgiver kan aktivt garing ut aring be om raringd
bull Oppdragsgiver kan motta raringd fra bla leverandoslashrer markedsaktoslashrer
bull Raringdene kan brukes i den konkrete anskaffelsen under forutsetning
av at raringdene ikke har konkurransevridende effekt eller er et brudd
paring likebehandlingsprinsippet
Mulighetene ved aringpne spesifikasjoner
bull Leverandoslashrene kan levere sine beste loslashsningsforslag det de er gode paring
bull Du utfordrer leverandoslashrene til nytenkning og kreativitet
bull Du faringr tilbud paring laquodet sisteraquo innen loslashsninger og ikke gammel foreldet
teknologi og loslashsninger
bull Du maring ikke ha spisskompetanse selv paring loslashsninger
bull Du kan foslashlge opp resultatene behovsoppfyllelsen og maringle om formaringlet
med anskaffelsen er naringdd
bull Du kan konsentrere deg om kjerneoppgaver
EURO 6
Kvalifikasjonskrav
Kontrakt
Spesifikasjon Evaluering
MAringL
STRATEGI FOR
MAringLOPPNAringELSE
HANDLINGSPLANER
OG AKTIVITETER
INTERNE
RESSURSERANSKAFFELSE
Oslashkonomisk mest fordelaktige
ALTERNATIV HANDLELISTEB Skriv ned de samme tre varene men naring formulert som behov
bull 1 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
bull 2 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
bull 3 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
C Skriv ned et forslag som dekker
behovet ved siden av
Etter B bytt ark med en annenhellip
VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)
bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar
bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte
bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles
Styringsparametere for offanskaffelser
Mer info
httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-
anskaffelser
Prosess for aring komme i gang
Knytte til overordnede
maringl
Maringle paring tre til fem parametere
Ledelsen maring sette konkrete
resultatmaringl
Maringle og rapportere
regelmessig
Vise i maringlsystem
Offentlige virksomheter har fokusert paring aring
overholde regler og forenkle administrative
prosesser for konkurransegjennomfoslashring
og haringndtering bestilling til betaling
Avklare behov og forberede konkurransen
Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging
Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser
Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir
stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
PWC 2017
Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan
Kontroll
bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen
bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging
bull Overvaringkning
bull Kostnadskontroll
Tillit
bull Felles maringl
bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging
bull Myndiggjoslashring
bull Fasilitering
Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging
bull Innkjoslashpsvolum
bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo
bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016
bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring
bull Avtaler
bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien
bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale
bull Hvor stort volum dekker avtalene
bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene
bull Produkter
bull Produktlojalitet
bull Gevinster
bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging
bull avtaledekning
bull avtalelojalitet
Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl
bull Spend innenfor kategorien
bull Antall avtaler og volum paring avtaler
bull Antall leverandoslashrer uten avtale
bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging
bull Avtaledekning
bull Avtalelojalitet
EKSEMPEL
Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt
Norengros Kjosavik As 306 550
Aga As 60 519
Apotek 1 Varinggen 29 877
Maske Gruppen As 9 746
Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019
Sverre W Monsen AS 8 217
Trioscan As 2 665
Gjesdal Apotek 2 592
Boots Norge As 1 038
Staples Norway As 986
Snoslashgg As 935
Av Form As 257
Lindorff As Oslo 215
Intrum Justitia As 174
Totalsum 432 790
Hvordan faring
mest
mulig ut av
forholdetHvem skal ha ansvar
for hva
(NOEN er ofte INGEN)
Hvordan sikrer jeg god
kommunikasjon og
samarbeid
Hvordan laeligrer jeg
av dette forholdet
slik at det blir enda
bedre neste gang
Hvorfor skal
leverandoslashren
oslashnske aring
beholde meg
som kunde
Hvordan sikrer jeg at
leverandoslashr faktisk
leverer det som er
bestilt
Kan vi gjoslashre ting
enda mer effektivt
Hvordan faringr jeg alle
andre til aring kjenne og
benytte avtalen
Hva naring
Praktisk implementering av kontrakt
Tydelige roller og ansvar
BUDSJETTANSVARLIG
INNKJOslashPSLEDER
INNKJOslashPER FAGANSVARLIG
BRUKER KVALITETSSIKRER
bull Avgjoslashr med mandat om behov
skal loslashses ved anskaffelse eller
ikke
bull Ansvarlig for realisering av
gevinst
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av anskaffelsesvirksomheten
bull Ansvarlig for den operative
gjennomfoslashringen av anskaffelsen i
foslashlge gjeldende regler og
retningslinjer
bull Ansvarlig for at anskaffelsen
dekker behovet og er av rett
kvalitet
bull Ansvarlig for aring identifisere
behovene som anskaffelsen skal
dekke
bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht
gjeldende regelverk og rutiner
(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller
fagansvarlig)
KONTRAKTSFORVALTER
bull Ansvarlig for aring foslashlge opp
leveransen
TOPPLEDER
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av hele virksomheten
LEVERANDOslashR
bull Ansvarlig for levering i henhold til
avtale
Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det
bull Justeringar av kontrakt
bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning
bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter
73
Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk
teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing
Fordi
bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande
bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale
bull markedet er prematurt
bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar
bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator
74
DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en
virksomhet
Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og
forklar igjen - hold fokus
Forankring
bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn
bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger
bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere
bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen
bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering
Rollebeskrivelser
httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon
Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid
2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres
3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere
4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller
5 Knytt ansvar til roller
6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person
7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi
Hva er endringsledelse
Direktoratet for forvaltning og IKT
Aring skape ny
retning
Ny retning
- Operativ
ledelse
Gammel retning
- Operativ ledelse
Om aring initiere og
understoslashtte
prosesser som
realiserer en
oslashnsket situasjonVisjon
Forstaringelse
Praktisk kompetanse
Oppslutning
Avstand og tid
Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring
Ta eierskap
Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen
Kunnskap om
Sensemaking
Strategivalg for egen bevisstgjoslashring
laquoIndre monolograquo
Fortell hvorfor
Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo
Kunnskap om
Oversettelse
Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen
Hva du skal si og hvordan du sier det
Finn balansen
Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring
Kunnskap om
Prioritering
Utvikling og stabilitet
Skape handlingsrom
Endringskapasitet Planlegging
Snu motstand
Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand
Kunnskap om
Forstaring reaksjoner
Snu motstand
Forhandling og reforhandling
Motivasjon
Felles fremtidsbilde
Vaeligr beredt
Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer
Kunnskap om
Scenarier for fremtiden
Erfaringslaeligring
Endring er konstant
Skape kultur for endring
Direktoratet for forvaltning og IKT
KONTRAKTSOPPFOslashLGING
Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted
Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra
Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg
Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende
Bestilles det via e-handel
Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell
utforming og sosialt ansvar
Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut
Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet
OPPFOslashLGINGSFASEN
Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av
avtaleforholdet
Garingrsdagens eller morgendagens teknologi
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Behovets omfang
Kontraktens
gjenstand
Beskrivelser
egenskaper
og grensesnitt
Tilleggstjenester
Vedlikehold
Reservedeler
Reparasjoner
Garantiarbeid og service
Prosjektorganisering
Gjennomfoslashring
Leverings-
steder
Bestillings-
rutiner
Fakturarutiner
Moslashter og maringling (KPI)
YtelseDetalj
StandardFunktion
= Mulige loslashsninger
Aringpne
spesifikasjoner
Ulike spesifikasjonstyper
Krav til egnede rutiner
ForankreVurdere
risiko
Stille krav
Foslashlge opp
Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i
anskaffelsen som gjennomfoslashres
bull Maring kunne dokumenteres
bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere
bull Sanksjonerbar bestemmelse
bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn
Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp
bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene
bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser
bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp
bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale
bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav
bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering
bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak
Oppsummering av dagens situasjon ndash forenklet
Sammenstilling av faktisk og anslaringtt utbredelse og bruk av digitale loslashsninger med digital informasjonsflyt
Digitalisering forenkler og forbedrer offentlige anskaffelser
Mer effektive kjoslashp og
enklere prosesser
Bedre kjoslashp og
behovsdekning
Mer lovmessige kjoslashp
Tidsbruk og kostnader for gjennomfoslashring
av innkjoslashp skal vaeligre lavest mulig
Mindre ressursbruk ndash lavere
transaksjonskostnader
Riktig vare eller tjeneste skal kjoslashpes til
riktig kvalitet og beste pris
Bedre behovsforstaringelse og
kategoristyring kapasitet til aring inngaring flere
avtaler faeligrre avvisninger
Regelverkskrav og leverandoslashrenes
rettigheter skal ivaretas korrupsjon og
mislighold skal unngarings
Bedre sporbarhet ndash bevare tilliten til
offentlig sektor
bull Tillit
bull Mot
Direktoratet for forvaltning og IKT
LEVERANDOslashRDIALOG I PRAKSIS Tanja Huse-Fagerlie Difi
Hvordan oppnaring samarbeid
Ikke lenger nok aring bare vaeligre godhellip
Salg er veiledning og raringdgivning av kunden
Stimulere kunden til aring ta ut mer av sitt potensiale
Kjoslashps-revolusjon Lett aring kjoslashpe vanskelig aring velge
Alle tilbud er nesten like
Direktoratet for forvaltning og IKTKilde Ole-Bengt Moe Moementum
FOR LEVERANDOslashRENE
La markedet faring innsikt i din situasjon
FOR INNKJOslashPERNE
Vaeligr en tydelig og krevende kunde
Vurder tilbudet etter hvordan det tilfoslashrer deg verdi
Leverandoslashr maring tilpasse tilbudet til behovet og
ikke behovet til tilbudet
PRESENTASJON FRA BRANSJEN TIL OPPDRAGSGIVERNE
Eksempler paring rutiner i styrende dokumenter
1 Kartlegge miljoslashbelastningen ved planlagte anskaffelser hvor er det potensiale for reduksjon
- Risikoanalyse
2 Dialog med markedet som hovedregel v store strategisk viktige anskaffelser
3 Formuler formaringlet med anskaffelsen sett resultatmaringl
4 Bruke Aringpne spesifikasjoner (fremmer nye loslashsninger)
5 Legg vekt paring livssykluskostnader
6 Plassere ansvar for aring foslashlge opp kontrakten ndash leveres kontraktsmessig ytelse
7 Maringle om oslashnsket effekt resultat er naringdd
Anskaffelseskostnaden er toppen av isfjellet
sect 8-1 markedsundersoslashkelser
bull Kan du prate med leverandoslashrer Eller vil det diskvalifisere deg
bull Oppdragsgiver kan gjennomfoslashre markedsundersoslashkelser og
informere om planer og behov
bull Oppdragsgiver kan aktivt garing ut aring be om raringd
bull Oppdragsgiver kan motta raringd fra bla leverandoslashrer markedsaktoslashrer
bull Raringdene kan brukes i den konkrete anskaffelsen under forutsetning
av at raringdene ikke har konkurransevridende effekt eller er et brudd
paring likebehandlingsprinsippet
Mulighetene ved aringpne spesifikasjoner
bull Leverandoslashrene kan levere sine beste loslashsningsforslag det de er gode paring
bull Du utfordrer leverandoslashrene til nytenkning og kreativitet
bull Du faringr tilbud paring laquodet sisteraquo innen loslashsninger og ikke gammel foreldet
teknologi og loslashsninger
bull Du maring ikke ha spisskompetanse selv paring loslashsninger
bull Du kan foslashlge opp resultatene behovsoppfyllelsen og maringle om formaringlet
med anskaffelsen er naringdd
bull Du kan konsentrere deg om kjerneoppgaver
EURO 6
Kvalifikasjonskrav
Kontrakt
Spesifikasjon Evaluering
MAringL
STRATEGI FOR
MAringLOPPNAringELSE
HANDLINGSPLANER
OG AKTIVITETER
INTERNE
RESSURSERANSKAFFELSE
Oslashkonomisk mest fordelaktige
ALTERNATIV HANDLELISTEB Skriv ned de samme tre varene men naring formulert som behov
bull 1 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
bull 2 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
bull 3 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
C Skriv ned et forslag som dekker
behovet ved siden av
Etter B bytt ark med en annenhellip
VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)
bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar
bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte
bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles
Styringsparametere for offanskaffelser
Mer info
httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-
anskaffelser
Prosess for aring komme i gang
Knytte til overordnede
maringl
Maringle paring tre til fem parametere
Ledelsen maring sette konkrete
resultatmaringl
Maringle og rapportere
regelmessig
Vise i maringlsystem
Offentlige virksomheter har fokusert paring aring
overholde regler og forenkle administrative
prosesser for konkurransegjennomfoslashring
og haringndtering bestilling til betaling
Avklare behov og forberede konkurransen
Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging
Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser
Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir
stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
PWC 2017
Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan
Kontroll
bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen
bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging
bull Overvaringkning
bull Kostnadskontroll
Tillit
bull Felles maringl
bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging
bull Myndiggjoslashring
bull Fasilitering
Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging
bull Innkjoslashpsvolum
bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo
bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016
bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring
bull Avtaler
bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien
bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale
bull Hvor stort volum dekker avtalene
bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene
bull Produkter
bull Produktlojalitet
bull Gevinster
bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging
bull avtaledekning
bull avtalelojalitet
Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl
bull Spend innenfor kategorien
bull Antall avtaler og volum paring avtaler
bull Antall leverandoslashrer uten avtale
bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging
bull Avtaledekning
bull Avtalelojalitet
EKSEMPEL
Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt
Norengros Kjosavik As 306 550
Aga As 60 519
Apotek 1 Varinggen 29 877
Maske Gruppen As 9 746
Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019
Sverre W Monsen AS 8 217
Trioscan As 2 665
Gjesdal Apotek 2 592
Boots Norge As 1 038
Staples Norway As 986
Snoslashgg As 935
Av Form As 257
Lindorff As Oslo 215
Intrum Justitia As 174
Totalsum 432 790
Hvordan faring
mest
mulig ut av
forholdetHvem skal ha ansvar
for hva
(NOEN er ofte INGEN)
Hvordan sikrer jeg god
kommunikasjon og
samarbeid
Hvordan laeligrer jeg
av dette forholdet
slik at det blir enda
bedre neste gang
Hvorfor skal
leverandoslashren
oslashnske aring
beholde meg
som kunde
Hvordan sikrer jeg at
leverandoslashr faktisk
leverer det som er
bestilt
Kan vi gjoslashre ting
enda mer effektivt
Hvordan faringr jeg alle
andre til aring kjenne og
benytte avtalen
Hva naring
Praktisk implementering av kontrakt
Tydelige roller og ansvar
BUDSJETTANSVARLIG
INNKJOslashPSLEDER
INNKJOslashPER FAGANSVARLIG
BRUKER KVALITETSSIKRER
bull Avgjoslashr med mandat om behov
skal loslashses ved anskaffelse eller
ikke
bull Ansvarlig for realisering av
gevinst
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av anskaffelsesvirksomheten
bull Ansvarlig for den operative
gjennomfoslashringen av anskaffelsen i
foslashlge gjeldende regler og
retningslinjer
bull Ansvarlig for at anskaffelsen
dekker behovet og er av rett
kvalitet
bull Ansvarlig for aring identifisere
behovene som anskaffelsen skal
dekke
bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht
gjeldende regelverk og rutiner
(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller
fagansvarlig)
KONTRAKTSFORVALTER
bull Ansvarlig for aring foslashlge opp
leveransen
TOPPLEDER
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av hele virksomheten
LEVERANDOslashR
bull Ansvarlig for levering i henhold til
avtale
Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det
bull Justeringar av kontrakt
bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning
bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter
73
Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk
teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing
Fordi
bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande
bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale
bull markedet er prematurt
bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar
bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator
74
DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en
virksomhet
Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og
forklar igjen - hold fokus
Forankring
bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn
bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger
bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere
bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen
bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering
Rollebeskrivelser
httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon
Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid
2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres
3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere
4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller
5 Knytt ansvar til roller
6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person
7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi
Hva er endringsledelse
Direktoratet for forvaltning og IKT
Aring skape ny
retning
Ny retning
- Operativ
ledelse
Gammel retning
- Operativ ledelse
Om aring initiere og
understoslashtte
prosesser som
realiserer en
oslashnsket situasjonVisjon
Forstaringelse
Praktisk kompetanse
Oppslutning
Avstand og tid
Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring
Ta eierskap
Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen
Kunnskap om
Sensemaking
Strategivalg for egen bevisstgjoslashring
laquoIndre monolograquo
Fortell hvorfor
Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo
Kunnskap om
Oversettelse
Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen
Hva du skal si og hvordan du sier det
Finn balansen
Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring
Kunnskap om
Prioritering
Utvikling og stabilitet
Skape handlingsrom
Endringskapasitet Planlegging
Snu motstand
Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand
Kunnskap om
Forstaring reaksjoner
Snu motstand
Forhandling og reforhandling
Motivasjon
Felles fremtidsbilde
Vaeligr beredt
Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer
Kunnskap om
Scenarier for fremtiden
Erfaringslaeligring
Endring er konstant
Skape kultur for endring
Direktoratet for forvaltning og IKT
KONTRAKTSOPPFOslashLGING
Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted
Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra
Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg
Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende
Bestilles det via e-handel
Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell
utforming og sosialt ansvar
Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut
Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet
OPPFOslashLGINGSFASEN
Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av
avtaleforholdet
Garingrsdagens eller morgendagens teknologi
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Behovets omfang
Kontraktens
gjenstand
Beskrivelser
egenskaper
og grensesnitt
Tilleggstjenester
Vedlikehold
Reservedeler
Reparasjoner
Garantiarbeid og service
Prosjektorganisering
Gjennomfoslashring
Leverings-
steder
Bestillings-
rutiner
Fakturarutiner
Moslashter og maringling (KPI)
YtelseDetalj
StandardFunktion
= Mulige loslashsninger
Aringpne
spesifikasjoner
Ulike spesifikasjonstyper
Krav til egnede rutiner
ForankreVurdere
risiko
Stille krav
Foslashlge opp
Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i
anskaffelsen som gjennomfoslashres
bull Maring kunne dokumenteres
bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere
bull Sanksjonerbar bestemmelse
bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn
Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp
bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene
bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser
bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp
bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale
bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav
bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering
bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak
Digitalisering forenkler og forbedrer offentlige anskaffelser
Mer effektive kjoslashp og
enklere prosesser
Bedre kjoslashp og
behovsdekning
Mer lovmessige kjoslashp
Tidsbruk og kostnader for gjennomfoslashring
av innkjoslashp skal vaeligre lavest mulig
Mindre ressursbruk ndash lavere
transaksjonskostnader
Riktig vare eller tjeneste skal kjoslashpes til
riktig kvalitet og beste pris
Bedre behovsforstaringelse og
kategoristyring kapasitet til aring inngaring flere
avtaler faeligrre avvisninger
Regelverkskrav og leverandoslashrenes
rettigheter skal ivaretas korrupsjon og
mislighold skal unngarings
Bedre sporbarhet ndash bevare tilliten til
offentlig sektor
bull Tillit
bull Mot
Direktoratet for forvaltning og IKT
LEVERANDOslashRDIALOG I PRAKSIS Tanja Huse-Fagerlie Difi
Hvordan oppnaring samarbeid
Ikke lenger nok aring bare vaeligre godhellip
Salg er veiledning og raringdgivning av kunden
Stimulere kunden til aring ta ut mer av sitt potensiale
Kjoslashps-revolusjon Lett aring kjoslashpe vanskelig aring velge
Alle tilbud er nesten like
Direktoratet for forvaltning og IKTKilde Ole-Bengt Moe Moementum
FOR LEVERANDOslashRENE
La markedet faring innsikt i din situasjon
FOR INNKJOslashPERNE
Vaeligr en tydelig og krevende kunde
Vurder tilbudet etter hvordan det tilfoslashrer deg verdi
Leverandoslashr maring tilpasse tilbudet til behovet og
ikke behovet til tilbudet
PRESENTASJON FRA BRANSJEN TIL OPPDRAGSGIVERNE
Eksempler paring rutiner i styrende dokumenter
1 Kartlegge miljoslashbelastningen ved planlagte anskaffelser hvor er det potensiale for reduksjon
- Risikoanalyse
2 Dialog med markedet som hovedregel v store strategisk viktige anskaffelser
3 Formuler formaringlet med anskaffelsen sett resultatmaringl
4 Bruke Aringpne spesifikasjoner (fremmer nye loslashsninger)
5 Legg vekt paring livssykluskostnader
6 Plassere ansvar for aring foslashlge opp kontrakten ndash leveres kontraktsmessig ytelse
7 Maringle om oslashnsket effekt resultat er naringdd
Anskaffelseskostnaden er toppen av isfjellet
sect 8-1 markedsundersoslashkelser
bull Kan du prate med leverandoslashrer Eller vil det diskvalifisere deg
bull Oppdragsgiver kan gjennomfoslashre markedsundersoslashkelser og
informere om planer og behov
bull Oppdragsgiver kan aktivt garing ut aring be om raringd
bull Oppdragsgiver kan motta raringd fra bla leverandoslashrer markedsaktoslashrer
bull Raringdene kan brukes i den konkrete anskaffelsen under forutsetning
av at raringdene ikke har konkurransevridende effekt eller er et brudd
paring likebehandlingsprinsippet
Mulighetene ved aringpne spesifikasjoner
bull Leverandoslashrene kan levere sine beste loslashsningsforslag det de er gode paring
bull Du utfordrer leverandoslashrene til nytenkning og kreativitet
bull Du faringr tilbud paring laquodet sisteraquo innen loslashsninger og ikke gammel foreldet
teknologi og loslashsninger
bull Du maring ikke ha spisskompetanse selv paring loslashsninger
bull Du kan foslashlge opp resultatene behovsoppfyllelsen og maringle om formaringlet
med anskaffelsen er naringdd
bull Du kan konsentrere deg om kjerneoppgaver
EURO 6
Kvalifikasjonskrav
Kontrakt
Spesifikasjon Evaluering
MAringL
STRATEGI FOR
MAringLOPPNAringELSE
HANDLINGSPLANER
OG AKTIVITETER
INTERNE
RESSURSERANSKAFFELSE
Oslashkonomisk mest fordelaktige
ALTERNATIV HANDLELISTEB Skriv ned de samme tre varene men naring formulert som behov
bull 1 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
bull 2 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
bull 3 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
C Skriv ned et forslag som dekker
behovet ved siden av
Etter B bytt ark med en annenhellip
VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)
bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar
bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte
bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles
Styringsparametere for offanskaffelser
Mer info
httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-
anskaffelser
Prosess for aring komme i gang
Knytte til overordnede
maringl
Maringle paring tre til fem parametere
Ledelsen maring sette konkrete
resultatmaringl
Maringle og rapportere
regelmessig
Vise i maringlsystem
Offentlige virksomheter har fokusert paring aring
overholde regler og forenkle administrative
prosesser for konkurransegjennomfoslashring
og haringndtering bestilling til betaling
Avklare behov og forberede konkurransen
Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging
Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser
Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir
stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
PWC 2017
Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan
Kontroll
bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen
bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging
bull Overvaringkning
bull Kostnadskontroll
Tillit
bull Felles maringl
bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging
bull Myndiggjoslashring
bull Fasilitering
Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging
bull Innkjoslashpsvolum
bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo
bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016
bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring
bull Avtaler
bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien
bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale
bull Hvor stort volum dekker avtalene
bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene
bull Produkter
bull Produktlojalitet
bull Gevinster
bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging
bull avtaledekning
bull avtalelojalitet
Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl
bull Spend innenfor kategorien
bull Antall avtaler og volum paring avtaler
bull Antall leverandoslashrer uten avtale
bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging
bull Avtaledekning
bull Avtalelojalitet
EKSEMPEL
Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt
Norengros Kjosavik As 306 550
Aga As 60 519
Apotek 1 Varinggen 29 877
Maske Gruppen As 9 746
Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019
Sverre W Monsen AS 8 217
Trioscan As 2 665
Gjesdal Apotek 2 592
Boots Norge As 1 038
Staples Norway As 986
Snoslashgg As 935
Av Form As 257
Lindorff As Oslo 215
Intrum Justitia As 174
Totalsum 432 790
Hvordan faring
mest
mulig ut av
forholdetHvem skal ha ansvar
for hva
(NOEN er ofte INGEN)
Hvordan sikrer jeg god
kommunikasjon og
samarbeid
Hvordan laeligrer jeg
av dette forholdet
slik at det blir enda
bedre neste gang
Hvorfor skal
leverandoslashren
oslashnske aring
beholde meg
som kunde
Hvordan sikrer jeg at
leverandoslashr faktisk
leverer det som er
bestilt
Kan vi gjoslashre ting
enda mer effektivt
Hvordan faringr jeg alle
andre til aring kjenne og
benytte avtalen
Hva naring
Praktisk implementering av kontrakt
Tydelige roller og ansvar
BUDSJETTANSVARLIG
INNKJOslashPSLEDER
INNKJOslashPER FAGANSVARLIG
BRUKER KVALITETSSIKRER
bull Avgjoslashr med mandat om behov
skal loslashses ved anskaffelse eller
ikke
bull Ansvarlig for realisering av
gevinst
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av anskaffelsesvirksomheten
bull Ansvarlig for den operative
gjennomfoslashringen av anskaffelsen i
foslashlge gjeldende regler og
retningslinjer
bull Ansvarlig for at anskaffelsen
dekker behovet og er av rett
kvalitet
bull Ansvarlig for aring identifisere
behovene som anskaffelsen skal
dekke
bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht
gjeldende regelverk og rutiner
(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller
fagansvarlig)
KONTRAKTSFORVALTER
bull Ansvarlig for aring foslashlge opp
leveransen
TOPPLEDER
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av hele virksomheten
LEVERANDOslashR
bull Ansvarlig for levering i henhold til
avtale
Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det
bull Justeringar av kontrakt
bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning
bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter
73
Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk
teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing
Fordi
bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande
bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale
bull markedet er prematurt
bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar
bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator
74
DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en
virksomhet
Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og
forklar igjen - hold fokus
Forankring
bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn
bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger
bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere
bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen
bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering
Rollebeskrivelser
httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon
Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid
2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres
3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere
4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller
5 Knytt ansvar til roller
6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person
7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi
Hva er endringsledelse
Direktoratet for forvaltning og IKT
Aring skape ny
retning
Ny retning
- Operativ
ledelse
Gammel retning
- Operativ ledelse
Om aring initiere og
understoslashtte
prosesser som
realiserer en
oslashnsket situasjonVisjon
Forstaringelse
Praktisk kompetanse
Oppslutning
Avstand og tid
Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring
Ta eierskap
Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen
Kunnskap om
Sensemaking
Strategivalg for egen bevisstgjoslashring
laquoIndre monolograquo
Fortell hvorfor
Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo
Kunnskap om
Oversettelse
Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen
Hva du skal si og hvordan du sier det
Finn balansen
Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring
Kunnskap om
Prioritering
Utvikling og stabilitet
Skape handlingsrom
Endringskapasitet Planlegging
Snu motstand
Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand
Kunnskap om
Forstaring reaksjoner
Snu motstand
Forhandling og reforhandling
Motivasjon
Felles fremtidsbilde
Vaeligr beredt
Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer
Kunnskap om
Scenarier for fremtiden
Erfaringslaeligring
Endring er konstant
Skape kultur for endring
Direktoratet for forvaltning og IKT
KONTRAKTSOPPFOslashLGING
Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted
Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra
Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg
Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende
Bestilles det via e-handel
Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell
utforming og sosialt ansvar
Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut
Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet
OPPFOslashLGINGSFASEN
Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av
avtaleforholdet
Garingrsdagens eller morgendagens teknologi
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Behovets omfang
Kontraktens
gjenstand
Beskrivelser
egenskaper
og grensesnitt
Tilleggstjenester
Vedlikehold
Reservedeler
Reparasjoner
Garantiarbeid og service
Prosjektorganisering
Gjennomfoslashring
Leverings-
steder
Bestillings-
rutiner
Fakturarutiner
Moslashter og maringling (KPI)
YtelseDetalj
StandardFunktion
= Mulige loslashsninger
Aringpne
spesifikasjoner
Ulike spesifikasjonstyper
Krav til egnede rutiner
ForankreVurdere
risiko
Stille krav
Foslashlge opp
Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i
anskaffelsen som gjennomfoslashres
bull Maring kunne dokumenteres
bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere
bull Sanksjonerbar bestemmelse
bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn
Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp
bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene
bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser
bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp
bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale
bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav
bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering
bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak
bull Tillit
bull Mot
Direktoratet for forvaltning og IKT
LEVERANDOslashRDIALOG I PRAKSIS Tanja Huse-Fagerlie Difi
Hvordan oppnaring samarbeid
Ikke lenger nok aring bare vaeligre godhellip
Salg er veiledning og raringdgivning av kunden
Stimulere kunden til aring ta ut mer av sitt potensiale
Kjoslashps-revolusjon Lett aring kjoslashpe vanskelig aring velge
Alle tilbud er nesten like
Direktoratet for forvaltning og IKTKilde Ole-Bengt Moe Moementum
FOR LEVERANDOslashRENE
La markedet faring innsikt i din situasjon
FOR INNKJOslashPERNE
Vaeligr en tydelig og krevende kunde
Vurder tilbudet etter hvordan det tilfoslashrer deg verdi
Leverandoslashr maring tilpasse tilbudet til behovet og
ikke behovet til tilbudet
PRESENTASJON FRA BRANSJEN TIL OPPDRAGSGIVERNE
Eksempler paring rutiner i styrende dokumenter
1 Kartlegge miljoslashbelastningen ved planlagte anskaffelser hvor er det potensiale for reduksjon
- Risikoanalyse
2 Dialog med markedet som hovedregel v store strategisk viktige anskaffelser
3 Formuler formaringlet med anskaffelsen sett resultatmaringl
4 Bruke Aringpne spesifikasjoner (fremmer nye loslashsninger)
5 Legg vekt paring livssykluskostnader
6 Plassere ansvar for aring foslashlge opp kontrakten ndash leveres kontraktsmessig ytelse
7 Maringle om oslashnsket effekt resultat er naringdd
Anskaffelseskostnaden er toppen av isfjellet
sect 8-1 markedsundersoslashkelser
bull Kan du prate med leverandoslashrer Eller vil det diskvalifisere deg
bull Oppdragsgiver kan gjennomfoslashre markedsundersoslashkelser og
informere om planer og behov
bull Oppdragsgiver kan aktivt garing ut aring be om raringd
bull Oppdragsgiver kan motta raringd fra bla leverandoslashrer markedsaktoslashrer
bull Raringdene kan brukes i den konkrete anskaffelsen under forutsetning
av at raringdene ikke har konkurransevridende effekt eller er et brudd
paring likebehandlingsprinsippet
Mulighetene ved aringpne spesifikasjoner
bull Leverandoslashrene kan levere sine beste loslashsningsforslag det de er gode paring
bull Du utfordrer leverandoslashrene til nytenkning og kreativitet
bull Du faringr tilbud paring laquodet sisteraquo innen loslashsninger og ikke gammel foreldet
teknologi og loslashsninger
bull Du maring ikke ha spisskompetanse selv paring loslashsninger
bull Du kan foslashlge opp resultatene behovsoppfyllelsen og maringle om formaringlet
med anskaffelsen er naringdd
bull Du kan konsentrere deg om kjerneoppgaver
EURO 6
Kvalifikasjonskrav
Kontrakt
Spesifikasjon Evaluering
MAringL
STRATEGI FOR
MAringLOPPNAringELSE
HANDLINGSPLANER
OG AKTIVITETER
INTERNE
RESSURSERANSKAFFELSE
Oslashkonomisk mest fordelaktige
ALTERNATIV HANDLELISTEB Skriv ned de samme tre varene men naring formulert som behov
bull 1 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
bull 2 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
bull 3 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
C Skriv ned et forslag som dekker
behovet ved siden av
Etter B bytt ark med en annenhellip
VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)
bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar
bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte
bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles
Styringsparametere for offanskaffelser
Mer info
httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-
anskaffelser
Prosess for aring komme i gang
Knytte til overordnede
maringl
Maringle paring tre til fem parametere
Ledelsen maring sette konkrete
resultatmaringl
Maringle og rapportere
regelmessig
Vise i maringlsystem
Offentlige virksomheter har fokusert paring aring
overholde regler og forenkle administrative
prosesser for konkurransegjennomfoslashring
og haringndtering bestilling til betaling
Avklare behov og forberede konkurransen
Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging
Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser
Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir
stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
PWC 2017
Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan
Kontroll
bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen
bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging
bull Overvaringkning
bull Kostnadskontroll
Tillit
bull Felles maringl
bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging
bull Myndiggjoslashring
bull Fasilitering
Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging
bull Innkjoslashpsvolum
bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo
bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016
bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring
bull Avtaler
bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien
bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale
bull Hvor stort volum dekker avtalene
bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene
bull Produkter
bull Produktlojalitet
bull Gevinster
bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging
bull avtaledekning
bull avtalelojalitet
Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl
bull Spend innenfor kategorien
bull Antall avtaler og volum paring avtaler
bull Antall leverandoslashrer uten avtale
bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging
bull Avtaledekning
bull Avtalelojalitet
EKSEMPEL
Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt
Norengros Kjosavik As 306 550
Aga As 60 519
Apotek 1 Varinggen 29 877
Maske Gruppen As 9 746
Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019
Sverre W Monsen AS 8 217
Trioscan As 2 665
Gjesdal Apotek 2 592
Boots Norge As 1 038
Staples Norway As 986
Snoslashgg As 935
Av Form As 257
Lindorff As Oslo 215
Intrum Justitia As 174
Totalsum 432 790
Hvordan faring
mest
mulig ut av
forholdetHvem skal ha ansvar
for hva
(NOEN er ofte INGEN)
Hvordan sikrer jeg god
kommunikasjon og
samarbeid
Hvordan laeligrer jeg
av dette forholdet
slik at det blir enda
bedre neste gang
Hvorfor skal
leverandoslashren
oslashnske aring
beholde meg
som kunde
Hvordan sikrer jeg at
leverandoslashr faktisk
leverer det som er
bestilt
Kan vi gjoslashre ting
enda mer effektivt
Hvordan faringr jeg alle
andre til aring kjenne og
benytte avtalen
Hva naring
Praktisk implementering av kontrakt
Tydelige roller og ansvar
BUDSJETTANSVARLIG
INNKJOslashPSLEDER
INNKJOslashPER FAGANSVARLIG
BRUKER KVALITETSSIKRER
bull Avgjoslashr med mandat om behov
skal loslashses ved anskaffelse eller
ikke
bull Ansvarlig for realisering av
gevinst
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av anskaffelsesvirksomheten
bull Ansvarlig for den operative
gjennomfoslashringen av anskaffelsen i
foslashlge gjeldende regler og
retningslinjer
bull Ansvarlig for at anskaffelsen
dekker behovet og er av rett
kvalitet
bull Ansvarlig for aring identifisere
behovene som anskaffelsen skal
dekke
bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht
gjeldende regelverk og rutiner
(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller
fagansvarlig)
KONTRAKTSFORVALTER
bull Ansvarlig for aring foslashlge opp
leveransen
TOPPLEDER
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av hele virksomheten
LEVERANDOslashR
bull Ansvarlig for levering i henhold til
avtale
Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det
bull Justeringar av kontrakt
bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning
bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter
73
Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk
teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing
Fordi
bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande
bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale
bull markedet er prematurt
bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar
bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator
74
DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en
virksomhet
Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og
forklar igjen - hold fokus
Forankring
bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn
bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger
bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere
bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen
bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering
Rollebeskrivelser
httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon
Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid
2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres
3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere
4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller
5 Knytt ansvar til roller
6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person
7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi
Hva er endringsledelse
Direktoratet for forvaltning og IKT
Aring skape ny
retning
Ny retning
- Operativ
ledelse
Gammel retning
- Operativ ledelse
Om aring initiere og
understoslashtte
prosesser som
realiserer en
oslashnsket situasjonVisjon
Forstaringelse
Praktisk kompetanse
Oppslutning
Avstand og tid
Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring
Ta eierskap
Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen
Kunnskap om
Sensemaking
Strategivalg for egen bevisstgjoslashring
laquoIndre monolograquo
Fortell hvorfor
Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo
Kunnskap om
Oversettelse
Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen
Hva du skal si og hvordan du sier det
Finn balansen
Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring
Kunnskap om
Prioritering
Utvikling og stabilitet
Skape handlingsrom
Endringskapasitet Planlegging
Snu motstand
Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand
Kunnskap om
Forstaring reaksjoner
Snu motstand
Forhandling og reforhandling
Motivasjon
Felles fremtidsbilde
Vaeligr beredt
Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer
Kunnskap om
Scenarier for fremtiden
Erfaringslaeligring
Endring er konstant
Skape kultur for endring
Direktoratet for forvaltning og IKT
KONTRAKTSOPPFOslashLGING
Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted
Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra
Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg
Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende
Bestilles det via e-handel
Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell
utforming og sosialt ansvar
Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut
Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet
OPPFOslashLGINGSFASEN
Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av
avtaleforholdet
Garingrsdagens eller morgendagens teknologi
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Behovets omfang
Kontraktens
gjenstand
Beskrivelser
egenskaper
og grensesnitt
Tilleggstjenester
Vedlikehold
Reservedeler
Reparasjoner
Garantiarbeid og service
Prosjektorganisering
Gjennomfoslashring
Leverings-
steder
Bestillings-
rutiner
Fakturarutiner
Moslashter og maringling (KPI)
YtelseDetalj
StandardFunktion
= Mulige loslashsninger
Aringpne
spesifikasjoner
Ulike spesifikasjonstyper
Krav til egnede rutiner
ForankreVurdere
risiko
Stille krav
Foslashlge opp
Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i
anskaffelsen som gjennomfoslashres
bull Maring kunne dokumenteres
bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere
bull Sanksjonerbar bestemmelse
bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn
Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp
bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene
bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser
bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp
bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale
bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav
bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering
bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak
Ikke lenger nok aring bare vaeligre godhellip
Salg er veiledning og raringdgivning av kunden
Stimulere kunden til aring ta ut mer av sitt potensiale
Kjoslashps-revolusjon Lett aring kjoslashpe vanskelig aring velge
Alle tilbud er nesten like
Direktoratet for forvaltning og IKTKilde Ole-Bengt Moe Moementum
FOR LEVERANDOslashRENE
La markedet faring innsikt i din situasjon
FOR INNKJOslashPERNE
Vaeligr en tydelig og krevende kunde
Vurder tilbudet etter hvordan det tilfoslashrer deg verdi
Leverandoslashr maring tilpasse tilbudet til behovet og
ikke behovet til tilbudet
PRESENTASJON FRA BRANSJEN TIL OPPDRAGSGIVERNE
Eksempler paring rutiner i styrende dokumenter
1 Kartlegge miljoslashbelastningen ved planlagte anskaffelser hvor er det potensiale for reduksjon
- Risikoanalyse
2 Dialog med markedet som hovedregel v store strategisk viktige anskaffelser
3 Formuler formaringlet med anskaffelsen sett resultatmaringl
4 Bruke Aringpne spesifikasjoner (fremmer nye loslashsninger)
5 Legg vekt paring livssykluskostnader
6 Plassere ansvar for aring foslashlge opp kontrakten ndash leveres kontraktsmessig ytelse
7 Maringle om oslashnsket effekt resultat er naringdd
Anskaffelseskostnaden er toppen av isfjellet
sect 8-1 markedsundersoslashkelser
bull Kan du prate med leverandoslashrer Eller vil det diskvalifisere deg
bull Oppdragsgiver kan gjennomfoslashre markedsundersoslashkelser og
informere om planer og behov
bull Oppdragsgiver kan aktivt garing ut aring be om raringd
bull Oppdragsgiver kan motta raringd fra bla leverandoslashrer markedsaktoslashrer
bull Raringdene kan brukes i den konkrete anskaffelsen under forutsetning
av at raringdene ikke har konkurransevridende effekt eller er et brudd
paring likebehandlingsprinsippet
Mulighetene ved aringpne spesifikasjoner
bull Leverandoslashrene kan levere sine beste loslashsningsforslag det de er gode paring
bull Du utfordrer leverandoslashrene til nytenkning og kreativitet
bull Du faringr tilbud paring laquodet sisteraquo innen loslashsninger og ikke gammel foreldet
teknologi og loslashsninger
bull Du maring ikke ha spisskompetanse selv paring loslashsninger
bull Du kan foslashlge opp resultatene behovsoppfyllelsen og maringle om formaringlet
med anskaffelsen er naringdd
bull Du kan konsentrere deg om kjerneoppgaver
EURO 6
Kvalifikasjonskrav
Kontrakt
Spesifikasjon Evaluering
MAringL
STRATEGI FOR
MAringLOPPNAringELSE
HANDLINGSPLANER
OG AKTIVITETER
INTERNE
RESSURSERANSKAFFELSE
Oslashkonomisk mest fordelaktige
ALTERNATIV HANDLELISTEB Skriv ned de samme tre varene men naring formulert som behov
bull 1 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
bull 2 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
bull 3 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
C Skriv ned et forslag som dekker
behovet ved siden av
Etter B bytt ark med en annenhellip
VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)
bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar
bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte
bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles
Styringsparametere for offanskaffelser
Mer info
httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-
anskaffelser
Prosess for aring komme i gang
Knytte til overordnede
maringl
Maringle paring tre til fem parametere
Ledelsen maring sette konkrete
resultatmaringl
Maringle og rapportere
regelmessig
Vise i maringlsystem
Offentlige virksomheter har fokusert paring aring
overholde regler og forenkle administrative
prosesser for konkurransegjennomfoslashring
og haringndtering bestilling til betaling
Avklare behov og forberede konkurransen
Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging
Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser
Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir
stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
PWC 2017
Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan
Kontroll
bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen
bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging
bull Overvaringkning
bull Kostnadskontroll
Tillit
bull Felles maringl
bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging
bull Myndiggjoslashring
bull Fasilitering
Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging
bull Innkjoslashpsvolum
bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo
bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016
bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring
bull Avtaler
bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien
bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale
bull Hvor stort volum dekker avtalene
bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene
bull Produkter
bull Produktlojalitet
bull Gevinster
bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging
bull avtaledekning
bull avtalelojalitet
Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl
bull Spend innenfor kategorien
bull Antall avtaler og volum paring avtaler
bull Antall leverandoslashrer uten avtale
bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging
bull Avtaledekning
bull Avtalelojalitet
EKSEMPEL
Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt
Norengros Kjosavik As 306 550
Aga As 60 519
Apotek 1 Varinggen 29 877
Maske Gruppen As 9 746
Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019
Sverre W Monsen AS 8 217
Trioscan As 2 665
Gjesdal Apotek 2 592
Boots Norge As 1 038
Staples Norway As 986
Snoslashgg As 935
Av Form As 257
Lindorff As Oslo 215
Intrum Justitia As 174
Totalsum 432 790
Hvordan faring
mest
mulig ut av
forholdetHvem skal ha ansvar
for hva
(NOEN er ofte INGEN)
Hvordan sikrer jeg god
kommunikasjon og
samarbeid
Hvordan laeligrer jeg
av dette forholdet
slik at det blir enda
bedre neste gang
Hvorfor skal
leverandoslashren
oslashnske aring
beholde meg
som kunde
Hvordan sikrer jeg at
leverandoslashr faktisk
leverer det som er
bestilt
Kan vi gjoslashre ting
enda mer effektivt
Hvordan faringr jeg alle
andre til aring kjenne og
benytte avtalen
Hva naring
Praktisk implementering av kontrakt
Tydelige roller og ansvar
BUDSJETTANSVARLIG
INNKJOslashPSLEDER
INNKJOslashPER FAGANSVARLIG
BRUKER KVALITETSSIKRER
bull Avgjoslashr med mandat om behov
skal loslashses ved anskaffelse eller
ikke
bull Ansvarlig for realisering av
gevinst
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av anskaffelsesvirksomheten
bull Ansvarlig for den operative
gjennomfoslashringen av anskaffelsen i
foslashlge gjeldende regler og
retningslinjer
bull Ansvarlig for at anskaffelsen
dekker behovet og er av rett
kvalitet
bull Ansvarlig for aring identifisere
behovene som anskaffelsen skal
dekke
bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht
gjeldende regelverk og rutiner
(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller
fagansvarlig)
KONTRAKTSFORVALTER
bull Ansvarlig for aring foslashlge opp
leveransen
TOPPLEDER
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av hele virksomheten
LEVERANDOslashR
bull Ansvarlig for levering i henhold til
avtale
Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det
bull Justeringar av kontrakt
bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning
bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter
73
Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk
teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing
Fordi
bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande
bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale
bull markedet er prematurt
bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar
bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator
74
DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en
virksomhet
Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og
forklar igjen - hold fokus
Forankring
bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn
bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger
bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere
bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen
bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering
Rollebeskrivelser
httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon
Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid
2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres
3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere
4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller
5 Knytt ansvar til roller
6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person
7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi
Hva er endringsledelse
Direktoratet for forvaltning og IKT
Aring skape ny
retning
Ny retning
- Operativ
ledelse
Gammel retning
- Operativ ledelse
Om aring initiere og
understoslashtte
prosesser som
realiserer en
oslashnsket situasjonVisjon
Forstaringelse
Praktisk kompetanse
Oppslutning
Avstand og tid
Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring
Ta eierskap
Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen
Kunnskap om
Sensemaking
Strategivalg for egen bevisstgjoslashring
laquoIndre monolograquo
Fortell hvorfor
Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo
Kunnskap om
Oversettelse
Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen
Hva du skal si og hvordan du sier det
Finn balansen
Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring
Kunnskap om
Prioritering
Utvikling og stabilitet
Skape handlingsrom
Endringskapasitet Planlegging
Snu motstand
Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand
Kunnskap om
Forstaring reaksjoner
Snu motstand
Forhandling og reforhandling
Motivasjon
Felles fremtidsbilde
Vaeligr beredt
Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer
Kunnskap om
Scenarier for fremtiden
Erfaringslaeligring
Endring er konstant
Skape kultur for endring
Direktoratet for forvaltning og IKT
KONTRAKTSOPPFOslashLGING
Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted
Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra
Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg
Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende
Bestilles det via e-handel
Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell
utforming og sosialt ansvar
Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut
Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet
OPPFOslashLGINGSFASEN
Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av
avtaleforholdet
Garingrsdagens eller morgendagens teknologi
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Behovets omfang
Kontraktens
gjenstand
Beskrivelser
egenskaper
og grensesnitt
Tilleggstjenester
Vedlikehold
Reservedeler
Reparasjoner
Garantiarbeid og service
Prosjektorganisering
Gjennomfoslashring
Leverings-
steder
Bestillings-
rutiner
Fakturarutiner
Moslashter og maringling (KPI)
YtelseDetalj
StandardFunktion
= Mulige loslashsninger
Aringpne
spesifikasjoner
Ulike spesifikasjonstyper
Krav til egnede rutiner
ForankreVurdere
risiko
Stille krav
Foslashlge opp
Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i
anskaffelsen som gjennomfoslashres
bull Maring kunne dokumenteres
bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere
bull Sanksjonerbar bestemmelse
bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn
Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp
bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene
bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser
bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp
bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale
bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav
bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering
bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak
PRESENTASJON FRA BRANSJEN TIL OPPDRAGSGIVERNE
Eksempler paring rutiner i styrende dokumenter
1 Kartlegge miljoslashbelastningen ved planlagte anskaffelser hvor er det potensiale for reduksjon
- Risikoanalyse
2 Dialog med markedet som hovedregel v store strategisk viktige anskaffelser
3 Formuler formaringlet med anskaffelsen sett resultatmaringl
4 Bruke Aringpne spesifikasjoner (fremmer nye loslashsninger)
5 Legg vekt paring livssykluskostnader
6 Plassere ansvar for aring foslashlge opp kontrakten ndash leveres kontraktsmessig ytelse
7 Maringle om oslashnsket effekt resultat er naringdd
Anskaffelseskostnaden er toppen av isfjellet
sect 8-1 markedsundersoslashkelser
bull Kan du prate med leverandoslashrer Eller vil det diskvalifisere deg
bull Oppdragsgiver kan gjennomfoslashre markedsundersoslashkelser og
informere om planer og behov
bull Oppdragsgiver kan aktivt garing ut aring be om raringd
bull Oppdragsgiver kan motta raringd fra bla leverandoslashrer markedsaktoslashrer
bull Raringdene kan brukes i den konkrete anskaffelsen under forutsetning
av at raringdene ikke har konkurransevridende effekt eller er et brudd
paring likebehandlingsprinsippet
Mulighetene ved aringpne spesifikasjoner
bull Leverandoslashrene kan levere sine beste loslashsningsforslag det de er gode paring
bull Du utfordrer leverandoslashrene til nytenkning og kreativitet
bull Du faringr tilbud paring laquodet sisteraquo innen loslashsninger og ikke gammel foreldet
teknologi og loslashsninger
bull Du maring ikke ha spisskompetanse selv paring loslashsninger
bull Du kan foslashlge opp resultatene behovsoppfyllelsen og maringle om formaringlet
med anskaffelsen er naringdd
bull Du kan konsentrere deg om kjerneoppgaver
EURO 6
Kvalifikasjonskrav
Kontrakt
Spesifikasjon Evaluering
MAringL
STRATEGI FOR
MAringLOPPNAringELSE
HANDLINGSPLANER
OG AKTIVITETER
INTERNE
RESSURSERANSKAFFELSE
Oslashkonomisk mest fordelaktige
ALTERNATIV HANDLELISTEB Skriv ned de samme tre varene men naring formulert som behov
bull 1 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
bull 2 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
bull 3 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
C Skriv ned et forslag som dekker
behovet ved siden av
Etter B bytt ark med en annenhellip
VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)
bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar
bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte
bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles
Styringsparametere for offanskaffelser
Mer info
httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-
anskaffelser
Prosess for aring komme i gang
Knytte til overordnede
maringl
Maringle paring tre til fem parametere
Ledelsen maring sette konkrete
resultatmaringl
Maringle og rapportere
regelmessig
Vise i maringlsystem
Offentlige virksomheter har fokusert paring aring
overholde regler og forenkle administrative
prosesser for konkurransegjennomfoslashring
og haringndtering bestilling til betaling
Avklare behov og forberede konkurransen
Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging
Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser
Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir
stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
PWC 2017
Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan
Kontroll
bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen
bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging
bull Overvaringkning
bull Kostnadskontroll
Tillit
bull Felles maringl
bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging
bull Myndiggjoslashring
bull Fasilitering
Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging
bull Innkjoslashpsvolum
bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo
bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016
bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring
bull Avtaler
bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien
bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale
bull Hvor stort volum dekker avtalene
bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene
bull Produkter
bull Produktlojalitet
bull Gevinster
bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging
bull avtaledekning
bull avtalelojalitet
Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl
bull Spend innenfor kategorien
bull Antall avtaler og volum paring avtaler
bull Antall leverandoslashrer uten avtale
bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging
bull Avtaledekning
bull Avtalelojalitet
EKSEMPEL
Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt
Norengros Kjosavik As 306 550
Aga As 60 519
Apotek 1 Varinggen 29 877
Maske Gruppen As 9 746
Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019
Sverre W Monsen AS 8 217
Trioscan As 2 665
Gjesdal Apotek 2 592
Boots Norge As 1 038
Staples Norway As 986
Snoslashgg As 935
Av Form As 257
Lindorff As Oslo 215
Intrum Justitia As 174
Totalsum 432 790
Hvordan faring
mest
mulig ut av
forholdetHvem skal ha ansvar
for hva
(NOEN er ofte INGEN)
Hvordan sikrer jeg god
kommunikasjon og
samarbeid
Hvordan laeligrer jeg
av dette forholdet
slik at det blir enda
bedre neste gang
Hvorfor skal
leverandoslashren
oslashnske aring
beholde meg
som kunde
Hvordan sikrer jeg at
leverandoslashr faktisk
leverer det som er
bestilt
Kan vi gjoslashre ting
enda mer effektivt
Hvordan faringr jeg alle
andre til aring kjenne og
benytte avtalen
Hva naring
Praktisk implementering av kontrakt
Tydelige roller og ansvar
BUDSJETTANSVARLIG
INNKJOslashPSLEDER
INNKJOslashPER FAGANSVARLIG
BRUKER KVALITETSSIKRER
bull Avgjoslashr med mandat om behov
skal loslashses ved anskaffelse eller
ikke
bull Ansvarlig for realisering av
gevinst
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av anskaffelsesvirksomheten
bull Ansvarlig for den operative
gjennomfoslashringen av anskaffelsen i
foslashlge gjeldende regler og
retningslinjer
bull Ansvarlig for at anskaffelsen
dekker behovet og er av rett
kvalitet
bull Ansvarlig for aring identifisere
behovene som anskaffelsen skal
dekke
bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht
gjeldende regelverk og rutiner
(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller
fagansvarlig)
KONTRAKTSFORVALTER
bull Ansvarlig for aring foslashlge opp
leveransen
TOPPLEDER
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av hele virksomheten
LEVERANDOslashR
bull Ansvarlig for levering i henhold til
avtale
Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det
bull Justeringar av kontrakt
bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning
bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter
73
Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk
teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing
Fordi
bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande
bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale
bull markedet er prematurt
bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar
bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator
74
DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en
virksomhet
Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og
forklar igjen - hold fokus
Forankring
bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn
bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger
bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere
bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen
bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering
Rollebeskrivelser
httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon
Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid
2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres
3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere
4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller
5 Knytt ansvar til roller
6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person
7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi
Hva er endringsledelse
Direktoratet for forvaltning og IKT
Aring skape ny
retning
Ny retning
- Operativ
ledelse
Gammel retning
- Operativ ledelse
Om aring initiere og
understoslashtte
prosesser som
realiserer en
oslashnsket situasjonVisjon
Forstaringelse
Praktisk kompetanse
Oppslutning
Avstand og tid
Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring
Ta eierskap
Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen
Kunnskap om
Sensemaking
Strategivalg for egen bevisstgjoslashring
laquoIndre monolograquo
Fortell hvorfor
Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo
Kunnskap om
Oversettelse
Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen
Hva du skal si og hvordan du sier det
Finn balansen
Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring
Kunnskap om
Prioritering
Utvikling og stabilitet
Skape handlingsrom
Endringskapasitet Planlegging
Snu motstand
Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand
Kunnskap om
Forstaring reaksjoner
Snu motstand
Forhandling og reforhandling
Motivasjon
Felles fremtidsbilde
Vaeligr beredt
Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer
Kunnskap om
Scenarier for fremtiden
Erfaringslaeligring
Endring er konstant
Skape kultur for endring
Direktoratet for forvaltning og IKT
KONTRAKTSOPPFOslashLGING
Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted
Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra
Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg
Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende
Bestilles det via e-handel
Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell
utforming og sosialt ansvar
Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut
Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet
OPPFOslashLGINGSFASEN
Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av
avtaleforholdet
Garingrsdagens eller morgendagens teknologi
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Behovets omfang
Kontraktens
gjenstand
Beskrivelser
egenskaper
og grensesnitt
Tilleggstjenester
Vedlikehold
Reservedeler
Reparasjoner
Garantiarbeid og service
Prosjektorganisering
Gjennomfoslashring
Leverings-
steder
Bestillings-
rutiner
Fakturarutiner
Moslashter og maringling (KPI)
YtelseDetalj
StandardFunktion
= Mulige loslashsninger
Aringpne
spesifikasjoner
Ulike spesifikasjonstyper
Krav til egnede rutiner
ForankreVurdere
risiko
Stille krav
Foslashlge opp
Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i
anskaffelsen som gjennomfoslashres
bull Maring kunne dokumenteres
bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere
bull Sanksjonerbar bestemmelse
bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn
Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp
bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene
bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser
bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp
bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale
bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav
bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering
bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak
Eksempler paring rutiner i styrende dokumenter
1 Kartlegge miljoslashbelastningen ved planlagte anskaffelser hvor er det potensiale for reduksjon
- Risikoanalyse
2 Dialog med markedet som hovedregel v store strategisk viktige anskaffelser
3 Formuler formaringlet med anskaffelsen sett resultatmaringl
4 Bruke Aringpne spesifikasjoner (fremmer nye loslashsninger)
5 Legg vekt paring livssykluskostnader
6 Plassere ansvar for aring foslashlge opp kontrakten ndash leveres kontraktsmessig ytelse
7 Maringle om oslashnsket effekt resultat er naringdd
Anskaffelseskostnaden er toppen av isfjellet
sect 8-1 markedsundersoslashkelser
bull Kan du prate med leverandoslashrer Eller vil det diskvalifisere deg
bull Oppdragsgiver kan gjennomfoslashre markedsundersoslashkelser og
informere om planer og behov
bull Oppdragsgiver kan aktivt garing ut aring be om raringd
bull Oppdragsgiver kan motta raringd fra bla leverandoslashrer markedsaktoslashrer
bull Raringdene kan brukes i den konkrete anskaffelsen under forutsetning
av at raringdene ikke har konkurransevridende effekt eller er et brudd
paring likebehandlingsprinsippet
Mulighetene ved aringpne spesifikasjoner
bull Leverandoslashrene kan levere sine beste loslashsningsforslag det de er gode paring
bull Du utfordrer leverandoslashrene til nytenkning og kreativitet
bull Du faringr tilbud paring laquodet sisteraquo innen loslashsninger og ikke gammel foreldet
teknologi og loslashsninger
bull Du maring ikke ha spisskompetanse selv paring loslashsninger
bull Du kan foslashlge opp resultatene behovsoppfyllelsen og maringle om formaringlet
med anskaffelsen er naringdd
bull Du kan konsentrere deg om kjerneoppgaver
EURO 6
Kvalifikasjonskrav
Kontrakt
Spesifikasjon Evaluering
MAringL
STRATEGI FOR
MAringLOPPNAringELSE
HANDLINGSPLANER
OG AKTIVITETER
INTERNE
RESSURSERANSKAFFELSE
Oslashkonomisk mest fordelaktige
ALTERNATIV HANDLELISTEB Skriv ned de samme tre varene men naring formulert som behov
bull 1 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
bull 2 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
bull 3 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
C Skriv ned et forslag som dekker
behovet ved siden av
Etter B bytt ark med en annenhellip
VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)
bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar
bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte
bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles
Styringsparametere for offanskaffelser
Mer info
httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-
anskaffelser
Prosess for aring komme i gang
Knytte til overordnede
maringl
Maringle paring tre til fem parametere
Ledelsen maring sette konkrete
resultatmaringl
Maringle og rapportere
regelmessig
Vise i maringlsystem
Offentlige virksomheter har fokusert paring aring
overholde regler og forenkle administrative
prosesser for konkurransegjennomfoslashring
og haringndtering bestilling til betaling
Avklare behov og forberede konkurransen
Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging
Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser
Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir
stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
PWC 2017
Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan
Kontroll
bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen
bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging
bull Overvaringkning
bull Kostnadskontroll
Tillit
bull Felles maringl
bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging
bull Myndiggjoslashring
bull Fasilitering
Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging
bull Innkjoslashpsvolum
bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo
bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016
bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring
bull Avtaler
bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien
bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale
bull Hvor stort volum dekker avtalene
bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene
bull Produkter
bull Produktlojalitet
bull Gevinster
bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging
bull avtaledekning
bull avtalelojalitet
Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl
bull Spend innenfor kategorien
bull Antall avtaler og volum paring avtaler
bull Antall leverandoslashrer uten avtale
bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging
bull Avtaledekning
bull Avtalelojalitet
EKSEMPEL
Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt
Norengros Kjosavik As 306 550
Aga As 60 519
Apotek 1 Varinggen 29 877
Maske Gruppen As 9 746
Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019
Sverre W Monsen AS 8 217
Trioscan As 2 665
Gjesdal Apotek 2 592
Boots Norge As 1 038
Staples Norway As 986
Snoslashgg As 935
Av Form As 257
Lindorff As Oslo 215
Intrum Justitia As 174
Totalsum 432 790
Hvordan faring
mest
mulig ut av
forholdetHvem skal ha ansvar
for hva
(NOEN er ofte INGEN)
Hvordan sikrer jeg god
kommunikasjon og
samarbeid
Hvordan laeligrer jeg
av dette forholdet
slik at det blir enda
bedre neste gang
Hvorfor skal
leverandoslashren
oslashnske aring
beholde meg
som kunde
Hvordan sikrer jeg at
leverandoslashr faktisk
leverer det som er
bestilt
Kan vi gjoslashre ting
enda mer effektivt
Hvordan faringr jeg alle
andre til aring kjenne og
benytte avtalen
Hva naring
Praktisk implementering av kontrakt
Tydelige roller og ansvar
BUDSJETTANSVARLIG
INNKJOslashPSLEDER
INNKJOslashPER FAGANSVARLIG
BRUKER KVALITETSSIKRER
bull Avgjoslashr med mandat om behov
skal loslashses ved anskaffelse eller
ikke
bull Ansvarlig for realisering av
gevinst
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av anskaffelsesvirksomheten
bull Ansvarlig for den operative
gjennomfoslashringen av anskaffelsen i
foslashlge gjeldende regler og
retningslinjer
bull Ansvarlig for at anskaffelsen
dekker behovet og er av rett
kvalitet
bull Ansvarlig for aring identifisere
behovene som anskaffelsen skal
dekke
bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht
gjeldende regelverk og rutiner
(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller
fagansvarlig)
KONTRAKTSFORVALTER
bull Ansvarlig for aring foslashlge opp
leveransen
TOPPLEDER
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av hele virksomheten
LEVERANDOslashR
bull Ansvarlig for levering i henhold til
avtale
Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det
bull Justeringar av kontrakt
bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning
bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter
73
Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk
teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing
Fordi
bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande
bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale
bull markedet er prematurt
bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar
bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator
74
DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en
virksomhet
Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og
forklar igjen - hold fokus
Forankring
bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn
bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger
bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere
bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen
bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering
Rollebeskrivelser
httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon
Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid
2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres
3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere
4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller
5 Knytt ansvar til roller
6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person
7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi
Hva er endringsledelse
Direktoratet for forvaltning og IKT
Aring skape ny
retning
Ny retning
- Operativ
ledelse
Gammel retning
- Operativ ledelse
Om aring initiere og
understoslashtte
prosesser som
realiserer en
oslashnsket situasjonVisjon
Forstaringelse
Praktisk kompetanse
Oppslutning
Avstand og tid
Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring
Ta eierskap
Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen
Kunnskap om
Sensemaking
Strategivalg for egen bevisstgjoslashring
laquoIndre monolograquo
Fortell hvorfor
Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo
Kunnskap om
Oversettelse
Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen
Hva du skal si og hvordan du sier det
Finn balansen
Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring
Kunnskap om
Prioritering
Utvikling og stabilitet
Skape handlingsrom
Endringskapasitet Planlegging
Snu motstand
Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand
Kunnskap om
Forstaring reaksjoner
Snu motstand
Forhandling og reforhandling
Motivasjon
Felles fremtidsbilde
Vaeligr beredt
Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer
Kunnskap om
Scenarier for fremtiden
Erfaringslaeligring
Endring er konstant
Skape kultur for endring
Direktoratet for forvaltning og IKT
KONTRAKTSOPPFOslashLGING
Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted
Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra
Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg
Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende
Bestilles det via e-handel
Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell
utforming og sosialt ansvar
Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut
Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet
OPPFOslashLGINGSFASEN
Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av
avtaleforholdet
Garingrsdagens eller morgendagens teknologi
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Behovets omfang
Kontraktens
gjenstand
Beskrivelser
egenskaper
og grensesnitt
Tilleggstjenester
Vedlikehold
Reservedeler
Reparasjoner
Garantiarbeid og service
Prosjektorganisering
Gjennomfoslashring
Leverings-
steder
Bestillings-
rutiner
Fakturarutiner
Moslashter og maringling (KPI)
YtelseDetalj
StandardFunktion
= Mulige loslashsninger
Aringpne
spesifikasjoner
Ulike spesifikasjonstyper
Krav til egnede rutiner
ForankreVurdere
risiko
Stille krav
Foslashlge opp
Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i
anskaffelsen som gjennomfoslashres
bull Maring kunne dokumenteres
bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere
bull Sanksjonerbar bestemmelse
bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn
Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp
bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene
bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser
bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp
bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale
bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav
bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering
bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak
Anskaffelseskostnaden er toppen av isfjellet
sect 8-1 markedsundersoslashkelser
bull Kan du prate med leverandoslashrer Eller vil det diskvalifisere deg
bull Oppdragsgiver kan gjennomfoslashre markedsundersoslashkelser og
informere om planer og behov
bull Oppdragsgiver kan aktivt garing ut aring be om raringd
bull Oppdragsgiver kan motta raringd fra bla leverandoslashrer markedsaktoslashrer
bull Raringdene kan brukes i den konkrete anskaffelsen under forutsetning
av at raringdene ikke har konkurransevridende effekt eller er et brudd
paring likebehandlingsprinsippet
Mulighetene ved aringpne spesifikasjoner
bull Leverandoslashrene kan levere sine beste loslashsningsforslag det de er gode paring
bull Du utfordrer leverandoslashrene til nytenkning og kreativitet
bull Du faringr tilbud paring laquodet sisteraquo innen loslashsninger og ikke gammel foreldet
teknologi og loslashsninger
bull Du maring ikke ha spisskompetanse selv paring loslashsninger
bull Du kan foslashlge opp resultatene behovsoppfyllelsen og maringle om formaringlet
med anskaffelsen er naringdd
bull Du kan konsentrere deg om kjerneoppgaver
EURO 6
Kvalifikasjonskrav
Kontrakt
Spesifikasjon Evaluering
MAringL
STRATEGI FOR
MAringLOPPNAringELSE
HANDLINGSPLANER
OG AKTIVITETER
INTERNE
RESSURSERANSKAFFELSE
Oslashkonomisk mest fordelaktige
ALTERNATIV HANDLELISTEB Skriv ned de samme tre varene men naring formulert som behov
bull 1 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
bull 2 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
bull 3 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
C Skriv ned et forslag som dekker
behovet ved siden av
Etter B bytt ark med en annenhellip
VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)
bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar
bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte
bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles
Styringsparametere for offanskaffelser
Mer info
httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-
anskaffelser
Prosess for aring komme i gang
Knytte til overordnede
maringl
Maringle paring tre til fem parametere
Ledelsen maring sette konkrete
resultatmaringl
Maringle og rapportere
regelmessig
Vise i maringlsystem
Offentlige virksomheter har fokusert paring aring
overholde regler og forenkle administrative
prosesser for konkurransegjennomfoslashring
og haringndtering bestilling til betaling
Avklare behov og forberede konkurransen
Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging
Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser
Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir
stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
PWC 2017
Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan
Kontroll
bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen
bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging
bull Overvaringkning
bull Kostnadskontroll
Tillit
bull Felles maringl
bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging
bull Myndiggjoslashring
bull Fasilitering
Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging
bull Innkjoslashpsvolum
bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo
bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016
bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring
bull Avtaler
bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien
bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale
bull Hvor stort volum dekker avtalene
bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene
bull Produkter
bull Produktlojalitet
bull Gevinster
bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging
bull avtaledekning
bull avtalelojalitet
Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl
bull Spend innenfor kategorien
bull Antall avtaler og volum paring avtaler
bull Antall leverandoslashrer uten avtale
bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging
bull Avtaledekning
bull Avtalelojalitet
EKSEMPEL
Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt
Norengros Kjosavik As 306 550
Aga As 60 519
Apotek 1 Varinggen 29 877
Maske Gruppen As 9 746
Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019
Sverre W Monsen AS 8 217
Trioscan As 2 665
Gjesdal Apotek 2 592
Boots Norge As 1 038
Staples Norway As 986
Snoslashgg As 935
Av Form As 257
Lindorff As Oslo 215
Intrum Justitia As 174
Totalsum 432 790
Hvordan faring
mest
mulig ut av
forholdetHvem skal ha ansvar
for hva
(NOEN er ofte INGEN)
Hvordan sikrer jeg god
kommunikasjon og
samarbeid
Hvordan laeligrer jeg
av dette forholdet
slik at det blir enda
bedre neste gang
Hvorfor skal
leverandoslashren
oslashnske aring
beholde meg
som kunde
Hvordan sikrer jeg at
leverandoslashr faktisk
leverer det som er
bestilt
Kan vi gjoslashre ting
enda mer effektivt
Hvordan faringr jeg alle
andre til aring kjenne og
benytte avtalen
Hva naring
Praktisk implementering av kontrakt
Tydelige roller og ansvar
BUDSJETTANSVARLIG
INNKJOslashPSLEDER
INNKJOslashPER FAGANSVARLIG
BRUKER KVALITETSSIKRER
bull Avgjoslashr med mandat om behov
skal loslashses ved anskaffelse eller
ikke
bull Ansvarlig for realisering av
gevinst
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av anskaffelsesvirksomheten
bull Ansvarlig for den operative
gjennomfoslashringen av anskaffelsen i
foslashlge gjeldende regler og
retningslinjer
bull Ansvarlig for at anskaffelsen
dekker behovet og er av rett
kvalitet
bull Ansvarlig for aring identifisere
behovene som anskaffelsen skal
dekke
bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht
gjeldende regelverk og rutiner
(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller
fagansvarlig)
KONTRAKTSFORVALTER
bull Ansvarlig for aring foslashlge opp
leveransen
TOPPLEDER
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av hele virksomheten
LEVERANDOslashR
bull Ansvarlig for levering i henhold til
avtale
Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det
bull Justeringar av kontrakt
bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning
bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter
73
Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk
teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing
Fordi
bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande
bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale
bull markedet er prematurt
bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar
bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator
74
DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en
virksomhet
Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og
forklar igjen - hold fokus
Forankring
bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn
bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger
bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere
bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen
bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering
Rollebeskrivelser
httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon
Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid
2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres
3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere
4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller
5 Knytt ansvar til roller
6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person
7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi
Hva er endringsledelse
Direktoratet for forvaltning og IKT
Aring skape ny
retning
Ny retning
- Operativ
ledelse
Gammel retning
- Operativ ledelse
Om aring initiere og
understoslashtte
prosesser som
realiserer en
oslashnsket situasjonVisjon
Forstaringelse
Praktisk kompetanse
Oppslutning
Avstand og tid
Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring
Ta eierskap
Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen
Kunnskap om
Sensemaking
Strategivalg for egen bevisstgjoslashring
laquoIndre monolograquo
Fortell hvorfor
Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo
Kunnskap om
Oversettelse
Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen
Hva du skal si og hvordan du sier det
Finn balansen
Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring
Kunnskap om
Prioritering
Utvikling og stabilitet
Skape handlingsrom
Endringskapasitet Planlegging
Snu motstand
Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand
Kunnskap om
Forstaring reaksjoner
Snu motstand
Forhandling og reforhandling
Motivasjon
Felles fremtidsbilde
Vaeligr beredt
Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer
Kunnskap om
Scenarier for fremtiden
Erfaringslaeligring
Endring er konstant
Skape kultur for endring
Direktoratet for forvaltning og IKT
KONTRAKTSOPPFOslashLGING
Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted
Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra
Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg
Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende
Bestilles det via e-handel
Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell
utforming og sosialt ansvar
Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut
Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet
OPPFOslashLGINGSFASEN
Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av
avtaleforholdet
Garingrsdagens eller morgendagens teknologi
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Behovets omfang
Kontraktens
gjenstand
Beskrivelser
egenskaper
og grensesnitt
Tilleggstjenester
Vedlikehold
Reservedeler
Reparasjoner
Garantiarbeid og service
Prosjektorganisering
Gjennomfoslashring
Leverings-
steder
Bestillings-
rutiner
Fakturarutiner
Moslashter og maringling (KPI)
YtelseDetalj
StandardFunktion
= Mulige loslashsninger
Aringpne
spesifikasjoner
Ulike spesifikasjonstyper
Krav til egnede rutiner
ForankreVurdere
risiko
Stille krav
Foslashlge opp
Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i
anskaffelsen som gjennomfoslashres
bull Maring kunne dokumenteres
bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere
bull Sanksjonerbar bestemmelse
bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn
Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp
bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene
bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser
bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp
bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale
bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav
bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering
bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak
sect 8-1 markedsundersoslashkelser
bull Kan du prate med leverandoslashrer Eller vil det diskvalifisere deg
bull Oppdragsgiver kan gjennomfoslashre markedsundersoslashkelser og
informere om planer og behov
bull Oppdragsgiver kan aktivt garing ut aring be om raringd
bull Oppdragsgiver kan motta raringd fra bla leverandoslashrer markedsaktoslashrer
bull Raringdene kan brukes i den konkrete anskaffelsen under forutsetning
av at raringdene ikke har konkurransevridende effekt eller er et brudd
paring likebehandlingsprinsippet
Mulighetene ved aringpne spesifikasjoner
bull Leverandoslashrene kan levere sine beste loslashsningsforslag det de er gode paring
bull Du utfordrer leverandoslashrene til nytenkning og kreativitet
bull Du faringr tilbud paring laquodet sisteraquo innen loslashsninger og ikke gammel foreldet
teknologi og loslashsninger
bull Du maring ikke ha spisskompetanse selv paring loslashsninger
bull Du kan foslashlge opp resultatene behovsoppfyllelsen og maringle om formaringlet
med anskaffelsen er naringdd
bull Du kan konsentrere deg om kjerneoppgaver
EURO 6
Kvalifikasjonskrav
Kontrakt
Spesifikasjon Evaluering
MAringL
STRATEGI FOR
MAringLOPPNAringELSE
HANDLINGSPLANER
OG AKTIVITETER
INTERNE
RESSURSERANSKAFFELSE
Oslashkonomisk mest fordelaktige
ALTERNATIV HANDLELISTEB Skriv ned de samme tre varene men naring formulert som behov
bull 1 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
bull 2 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
bull 3 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
C Skriv ned et forslag som dekker
behovet ved siden av
Etter B bytt ark med en annenhellip
VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)
bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar
bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte
bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles
Styringsparametere for offanskaffelser
Mer info
httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-
anskaffelser
Prosess for aring komme i gang
Knytte til overordnede
maringl
Maringle paring tre til fem parametere
Ledelsen maring sette konkrete
resultatmaringl
Maringle og rapportere
regelmessig
Vise i maringlsystem
Offentlige virksomheter har fokusert paring aring
overholde regler og forenkle administrative
prosesser for konkurransegjennomfoslashring
og haringndtering bestilling til betaling
Avklare behov og forberede konkurransen
Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging
Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser
Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir
stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
PWC 2017
Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan
Kontroll
bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen
bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging
bull Overvaringkning
bull Kostnadskontroll
Tillit
bull Felles maringl
bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging
bull Myndiggjoslashring
bull Fasilitering
Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging
bull Innkjoslashpsvolum
bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo
bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016
bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring
bull Avtaler
bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien
bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale
bull Hvor stort volum dekker avtalene
bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene
bull Produkter
bull Produktlojalitet
bull Gevinster
bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging
bull avtaledekning
bull avtalelojalitet
Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl
bull Spend innenfor kategorien
bull Antall avtaler og volum paring avtaler
bull Antall leverandoslashrer uten avtale
bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging
bull Avtaledekning
bull Avtalelojalitet
EKSEMPEL
Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt
Norengros Kjosavik As 306 550
Aga As 60 519
Apotek 1 Varinggen 29 877
Maske Gruppen As 9 746
Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019
Sverre W Monsen AS 8 217
Trioscan As 2 665
Gjesdal Apotek 2 592
Boots Norge As 1 038
Staples Norway As 986
Snoslashgg As 935
Av Form As 257
Lindorff As Oslo 215
Intrum Justitia As 174
Totalsum 432 790
Hvordan faring
mest
mulig ut av
forholdetHvem skal ha ansvar
for hva
(NOEN er ofte INGEN)
Hvordan sikrer jeg god
kommunikasjon og
samarbeid
Hvordan laeligrer jeg
av dette forholdet
slik at det blir enda
bedre neste gang
Hvorfor skal
leverandoslashren
oslashnske aring
beholde meg
som kunde
Hvordan sikrer jeg at
leverandoslashr faktisk
leverer det som er
bestilt
Kan vi gjoslashre ting
enda mer effektivt
Hvordan faringr jeg alle
andre til aring kjenne og
benytte avtalen
Hva naring
Praktisk implementering av kontrakt
Tydelige roller og ansvar
BUDSJETTANSVARLIG
INNKJOslashPSLEDER
INNKJOslashPER FAGANSVARLIG
BRUKER KVALITETSSIKRER
bull Avgjoslashr med mandat om behov
skal loslashses ved anskaffelse eller
ikke
bull Ansvarlig for realisering av
gevinst
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av anskaffelsesvirksomheten
bull Ansvarlig for den operative
gjennomfoslashringen av anskaffelsen i
foslashlge gjeldende regler og
retningslinjer
bull Ansvarlig for at anskaffelsen
dekker behovet og er av rett
kvalitet
bull Ansvarlig for aring identifisere
behovene som anskaffelsen skal
dekke
bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht
gjeldende regelverk og rutiner
(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller
fagansvarlig)
KONTRAKTSFORVALTER
bull Ansvarlig for aring foslashlge opp
leveransen
TOPPLEDER
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av hele virksomheten
LEVERANDOslashR
bull Ansvarlig for levering i henhold til
avtale
Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det
bull Justeringar av kontrakt
bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning
bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter
73
Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk
teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing
Fordi
bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande
bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale
bull markedet er prematurt
bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar
bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator
74
DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en
virksomhet
Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og
forklar igjen - hold fokus
Forankring
bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn
bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger
bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere
bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen
bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering
Rollebeskrivelser
httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon
Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid
2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres
3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere
4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller
5 Knytt ansvar til roller
6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person
7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi
Hva er endringsledelse
Direktoratet for forvaltning og IKT
Aring skape ny
retning
Ny retning
- Operativ
ledelse
Gammel retning
- Operativ ledelse
Om aring initiere og
understoslashtte
prosesser som
realiserer en
oslashnsket situasjonVisjon
Forstaringelse
Praktisk kompetanse
Oppslutning
Avstand og tid
Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring
Ta eierskap
Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen
Kunnskap om
Sensemaking
Strategivalg for egen bevisstgjoslashring
laquoIndre monolograquo
Fortell hvorfor
Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo
Kunnskap om
Oversettelse
Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen
Hva du skal si og hvordan du sier det
Finn balansen
Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring
Kunnskap om
Prioritering
Utvikling og stabilitet
Skape handlingsrom
Endringskapasitet Planlegging
Snu motstand
Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand
Kunnskap om
Forstaring reaksjoner
Snu motstand
Forhandling og reforhandling
Motivasjon
Felles fremtidsbilde
Vaeligr beredt
Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer
Kunnskap om
Scenarier for fremtiden
Erfaringslaeligring
Endring er konstant
Skape kultur for endring
Direktoratet for forvaltning og IKT
KONTRAKTSOPPFOslashLGING
Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted
Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra
Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg
Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende
Bestilles det via e-handel
Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell
utforming og sosialt ansvar
Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut
Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet
OPPFOslashLGINGSFASEN
Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av
avtaleforholdet
Garingrsdagens eller morgendagens teknologi
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Behovets omfang
Kontraktens
gjenstand
Beskrivelser
egenskaper
og grensesnitt
Tilleggstjenester
Vedlikehold
Reservedeler
Reparasjoner
Garantiarbeid og service
Prosjektorganisering
Gjennomfoslashring
Leverings-
steder
Bestillings-
rutiner
Fakturarutiner
Moslashter og maringling (KPI)
YtelseDetalj
StandardFunktion
= Mulige loslashsninger
Aringpne
spesifikasjoner
Ulike spesifikasjonstyper
Krav til egnede rutiner
ForankreVurdere
risiko
Stille krav
Foslashlge opp
Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i
anskaffelsen som gjennomfoslashres
bull Maring kunne dokumenteres
bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere
bull Sanksjonerbar bestemmelse
bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn
Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp
bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene
bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser
bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp
bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale
bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav
bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering
bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak
Mulighetene ved aringpne spesifikasjoner
bull Leverandoslashrene kan levere sine beste loslashsningsforslag det de er gode paring
bull Du utfordrer leverandoslashrene til nytenkning og kreativitet
bull Du faringr tilbud paring laquodet sisteraquo innen loslashsninger og ikke gammel foreldet
teknologi og loslashsninger
bull Du maring ikke ha spisskompetanse selv paring loslashsninger
bull Du kan foslashlge opp resultatene behovsoppfyllelsen og maringle om formaringlet
med anskaffelsen er naringdd
bull Du kan konsentrere deg om kjerneoppgaver
EURO 6
Kvalifikasjonskrav
Kontrakt
Spesifikasjon Evaluering
MAringL
STRATEGI FOR
MAringLOPPNAringELSE
HANDLINGSPLANER
OG AKTIVITETER
INTERNE
RESSURSERANSKAFFELSE
Oslashkonomisk mest fordelaktige
ALTERNATIV HANDLELISTEB Skriv ned de samme tre varene men naring formulert som behov
bull 1 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
bull 2 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
bull 3 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
C Skriv ned et forslag som dekker
behovet ved siden av
Etter B bytt ark med en annenhellip
VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)
bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar
bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte
bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles
Styringsparametere for offanskaffelser
Mer info
httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-
anskaffelser
Prosess for aring komme i gang
Knytte til overordnede
maringl
Maringle paring tre til fem parametere
Ledelsen maring sette konkrete
resultatmaringl
Maringle og rapportere
regelmessig
Vise i maringlsystem
Offentlige virksomheter har fokusert paring aring
overholde regler og forenkle administrative
prosesser for konkurransegjennomfoslashring
og haringndtering bestilling til betaling
Avklare behov og forberede konkurransen
Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging
Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser
Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir
stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
PWC 2017
Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan
Kontroll
bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen
bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging
bull Overvaringkning
bull Kostnadskontroll
Tillit
bull Felles maringl
bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging
bull Myndiggjoslashring
bull Fasilitering
Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging
bull Innkjoslashpsvolum
bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo
bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016
bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring
bull Avtaler
bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien
bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale
bull Hvor stort volum dekker avtalene
bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene
bull Produkter
bull Produktlojalitet
bull Gevinster
bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging
bull avtaledekning
bull avtalelojalitet
Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl
bull Spend innenfor kategorien
bull Antall avtaler og volum paring avtaler
bull Antall leverandoslashrer uten avtale
bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging
bull Avtaledekning
bull Avtalelojalitet
EKSEMPEL
Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt
Norengros Kjosavik As 306 550
Aga As 60 519
Apotek 1 Varinggen 29 877
Maske Gruppen As 9 746
Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019
Sverre W Monsen AS 8 217
Trioscan As 2 665
Gjesdal Apotek 2 592
Boots Norge As 1 038
Staples Norway As 986
Snoslashgg As 935
Av Form As 257
Lindorff As Oslo 215
Intrum Justitia As 174
Totalsum 432 790
Hvordan faring
mest
mulig ut av
forholdetHvem skal ha ansvar
for hva
(NOEN er ofte INGEN)
Hvordan sikrer jeg god
kommunikasjon og
samarbeid
Hvordan laeligrer jeg
av dette forholdet
slik at det blir enda
bedre neste gang
Hvorfor skal
leverandoslashren
oslashnske aring
beholde meg
som kunde
Hvordan sikrer jeg at
leverandoslashr faktisk
leverer det som er
bestilt
Kan vi gjoslashre ting
enda mer effektivt
Hvordan faringr jeg alle
andre til aring kjenne og
benytte avtalen
Hva naring
Praktisk implementering av kontrakt
Tydelige roller og ansvar
BUDSJETTANSVARLIG
INNKJOslashPSLEDER
INNKJOslashPER FAGANSVARLIG
BRUKER KVALITETSSIKRER
bull Avgjoslashr med mandat om behov
skal loslashses ved anskaffelse eller
ikke
bull Ansvarlig for realisering av
gevinst
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av anskaffelsesvirksomheten
bull Ansvarlig for den operative
gjennomfoslashringen av anskaffelsen i
foslashlge gjeldende regler og
retningslinjer
bull Ansvarlig for at anskaffelsen
dekker behovet og er av rett
kvalitet
bull Ansvarlig for aring identifisere
behovene som anskaffelsen skal
dekke
bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht
gjeldende regelverk og rutiner
(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller
fagansvarlig)
KONTRAKTSFORVALTER
bull Ansvarlig for aring foslashlge opp
leveransen
TOPPLEDER
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av hele virksomheten
LEVERANDOslashR
bull Ansvarlig for levering i henhold til
avtale
Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det
bull Justeringar av kontrakt
bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning
bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter
73
Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk
teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing
Fordi
bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande
bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale
bull markedet er prematurt
bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar
bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator
74
DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en
virksomhet
Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og
forklar igjen - hold fokus
Forankring
bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn
bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger
bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere
bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen
bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering
Rollebeskrivelser
httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon
Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid
2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres
3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere
4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller
5 Knytt ansvar til roller
6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person
7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi
Hva er endringsledelse
Direktoratet for forvaltning og IKT
Aring skape ny
retning
Ny retning
- Operativ
ledelse
Gammel retning
- Operativ ledelse
Om aring initiere og
understoslashtte
prosesser som
realiserer en
oslashnsket situasjonVisjon
Forstaringelse
Praktisk kompetanse
Oppslutning
Avstand og tid
Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring
Ta eierskap
Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen
Kunnskap om
Sensemaking
Strategivalg for egen bevisstgjoslashring
laquoIndre monolograquo
Fortell hvorfor
Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo
Kunnskap om
Oversettelse
Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen
Hva du skal si og hvordan du sier det
Finn balansen
Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring
Kunnskap om
Prioritering
Utvikling og stabilitet
Skape handlingsrom
Endringskapasitet Planlegging
Snu motstand
Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand
Kunnskap om
Forstaring reaksjoner
Snu motstand
Forhandling og reforhandling
Motivasjon
Felles fremtidsbilde
Vaeligr beredt
Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer
Kunnskap om
Scenarier for fremtiden
Erfaringslaeligring
Endring er konstant
Skape kultur for endring
Direktoratet for forvaltning og IKT
KONTRAKTSOPPFOslashLGING
Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted
Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra
Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg
Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende
Bestilles det via e-handel
Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell
utforming og sosialt ansvar
Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut
Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet
OPPFOslashLGINGSFASEN
Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av
avtaleforholdet
Garingrsdagens eller morgendagens teknologi
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Behovets omfang
Kontraktens
gjenstand
Beskrivelser
egenskaper
og grensesnitt
Tilleggstjenester
Vedlikehold
Reservedeler
Reparasjoner
Garantiarbeid og service
Prosjektorganisering
Gjennomfoslashring
Leverings-
steder
Bestillings-
rutiner
Fakturarutiner
Moslashter og maringling (KPI)
YtelseDetalj
StandardFunktion
= Mulige loslashsninger
Aringpne
spesifikasjoner
Ulike spesifikasjonstyper
Krav til egnede rutiner
ForankreVurdere
risiko
Stille krav
Foslashlge opp
Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i
anskaffelsen som gjennomfoslashres
bull Maring kunne dokumenteres
bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere
bull Sanksjonerbar bestemmelse
bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn
Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp
bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene
bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser
bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp
bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale
bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav
bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering
bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak
EURO 6
Kvalifikasjonskrav
Kontrakt
Spesifikasjon Evaluering
MAringL
STRATEGI FOR
MAringLOPPNAringELSE
HANDLINGSPLANER
OG AKTIVITETER
INTERNE
RESSURSERANSKAFFELSE
Oslashkonomisk mest fordelaktige
ALTERNATIV HANDLELISTEB Skriv ned de samme tre varene men naring formulert som behov
bull 1 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
bull 2 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
bull 3 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
C Skriv ned et forslag som dekker
behovet ved siden av
Etter B bytt ark med en annenhellip
VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)
bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar
bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte
bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles
Styringsparametere for offanskaffelser
Mer info
httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-
anskaffelser
Prosess for aring komme i gang
Knytte til overordnede
maringl
Maringle paring tre til fem parametere
Ledelsen maring sette konkrete
resultatmaringl
Maringle og rapportere
regelmessig
Vise i maringlsystem
Offentlige virksomheter har fokusert paring aring
overholde regler og forenkle administrative
prosesser for konkurransegjennomfoslashring
og haringndtering bestilling til betaling
Avklare behov og forberede konkurransen
Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging
Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser
Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir
stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
PWC 2017
Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan
Kontroll
bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen
bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging
bull Overvaringkning
bull Kostnadskontroll
Tillit
bull Felles maringl
bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging
bull Myndiggjoslashring
bull Fasilitering
Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging
bull Innkjoslashpsvolum
bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo
bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016
bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring
bull Avtaler
bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien
bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale
bull Hvor stort volum dekker avtalene
bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene
bull Produkter
bull Produktlojalitet
bull Gevinster
bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging
bull avtaledekning
bull avtalelojalitet
Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl
bull Spend innenfor kategorien
bull Antall avtaler og volum paring avtaler
bull Antall leverandoslashrer uten avtale
bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging
bull Avtaledekning
bull Avtalelojalitet
EKSEMPEL
Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt
Norengros Kjosavik As 306 550
Aga As 60 519
Apotek 1 Varinggen 29 877
Maske Gruppen As 9 746
Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019
Sverre W Monsen AS 8 217
Trioscan As 2 665
Gjesdal Apotek 2 592
Boots Norge As 1 038
Staples Norway As 986
Snoslashgg As 935
Av Form As 257
Lindorff As Oslo 215
Intrum Justitia As 174
Totalsum 432 790
Hvordan faring
mest
mulig ut av
forholdetHvem skal ha ansvar
for hva
(NOEN er ofte INGEN)
Hvordan sikrer jeg god
kommunikasjon og
samarbeid
Hvordan laeligrer jeg
av dette forholdet
slik at det blir enda
bedre neste gang
Hvorfor skal
leverandoslashren
oslashnske aring
beholde meg
som kunde
Hvordan sikrer jeg at
leverandoslashr faktisk
leverer det som er
bestilt
Kan vi gjoslashre ting
enda mer effektivt
Hvordan faringr jeg alle
andre til aring kjenne og
benytte avtalen
Hva naring
Praktisk implementering av kontrakt
Tydelige roller og ansvar
BUDSJETTANSVARLIG
INNKJOslashPSLEDER
INNKJOslashPER FAGANSVARLIG
BRUKER KVALITETSSIKRER
bull Avgjoslashr med mandat om behov
skal loslashses ved anskaffelse eller
ikke
bull Ansvarlig for realisering av
gevinst
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av anskaffelsesvirksomheten
bull Ansvarlig for den operative
gjennomfoslashringen av anskaffelsen i
foslashlge gjeldende regler og
retningslinjer
bull Ansvarlig for at anskaffelsen
dekker behovet og er av rett
kvalitet
bull Ansvarlig for aring identifisere
behovene som anskaffelsen skal
dekke
bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht
gjeldende regelverk og rutiner
(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller
fagansvarlig)
KONTRAKTSFORVALTER
bull Ansvarlig for aring foslashlge opp
leveransen
TOPPLEDER
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av hele virksomheten
LEVERANDOslashR
bull Ansvarlig for levering i henhold til
avtale
Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det
bull Justeringar av kontrakt
bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning
bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter
73
Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk
teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing
Fordi
bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande
bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale
bull markedet er prematurt
bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar
bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator
74
DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en
virksomhet
Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og
forklar igjen - hold fokus
Forankring
bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn
bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger
bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere
bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen
bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering
Rollebeskrivelser
httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon
Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid
2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres
3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere
4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller
5 Knytt ansvar til roller
6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person
7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi
Hva er endringsledelse
Direktoratet for forvaltning og IKT
Aring skape ny
retning
Ny retning
- Operativ
ledelse
Gammel retning
- Operativ ledelse
Om aring initiere og
understoslashtte
prosesser som
realiserer en
oslashnsket situasjonVisjon
Forstaringelse
Praktisk kompetanse
Oppslutning
Avstand og tid
Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring
Ta eierskap
Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen
Kunnskap om
Sensemaking
Strategivalg for egen bevisstgjoslashring
laquoIndre monolograquo
Fortell hvorfor
Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo
Kunnskap om
Oversettelse
Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen
Hva du skal si og hvordan du sier det
Finn balansen
Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring
Kunnskap om
Prioritering
Utvikling og stabilitet
Skape handlingsrom
Endringskapasitet Planlegging
Snu motstand
Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand
Kunnskap om
Forstaring reaksjoner
Snu motstand
Forhandling og reforhandling
Motivasjon
Felles fremtidsbilde
Vaeligr beredt
Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer
Kunnskap om
Scenarier for fremtiden
Erfaringslaeligring
Endring er konstant
Skape kultur for endring
Direktoratet for forvaltning og IKT
KONTRAKTSOPPFOslashLGING
Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted
Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra
Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg
Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende
Bestilles det via e-handel
Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell
utforming og sosialt ansvar
Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut
Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet
OPPFOslashLGINGSFASEN
Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av
avtaleforholdet
Garingrsdagens eller morgendagens teknologi
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Behovets omfang
Kontraktens
gjenstand
Beskrivelser
egenskaper
og grensesnitt
Tilleggstjenester
Vedlikehold
Reservedeler
Reparasjoner
Garantiarbeid og service
Prosjektorganisering
Gjennomfoslashring
Leverings-
steder
Bestillings-
rutiner
Fakturarutiner
Moslashter og maringling (KPI)
YtelseDetalj
StandardFunktion
= Mulige loslashsninger
Aringpne
spesifikasjoner
Ulike spesifikasjonstyper
Krav til egnede rutiner
ForankreVurdere
risiko
Stille krav
Foslashlge opp
Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i
anskaffelsen som gjennomfoslashres
bull Maring kunne dokumenteres
bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere
bull Sanksjonerbar bestemmelse
bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn
Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp
bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene
bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser
bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp
bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale
bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav
bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering
bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak
MAringL
STRATEGI FOR
MAringLOPPNAringELSE
HANDLINGSPLANER
OG AKTIVITETER
INTERNE
RESSURSERANSKAFFELSE
Oslashkonomisk mest fordelaktige
ALTERNATIV HANDLELISTEB Skriv ned de samme tre varene men naring formulert som behov
bull 1 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
bull 2 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
bull 3 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
C Skriv ned et forslag som dekker
behovet ved siden av
Etter B bytt ark med en annenhellip
VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)
bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar
bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte
bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles
Styringsparametere for offanskaffelser
Mer info
httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-
anskaffelser
Prosess for aring komme i gang
Knytte til overordnede
maringl
Maringle paring tre til fem parametere
Ledelsen maring sette konkrete
resultatmaringl
Maringle og rapportere
regelmessig
Vise i maringlsystem
Offentlige virksomheter har fokusert paring aring
overholde regler og forenkle administrative
prosesser for konkurransegjennomfoslashring
og haringndtering bestilling til betaling
Avklare behov og forberede konkurransen
Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging
Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser
Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir
stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
PWC 2017
Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan
Kontroll
bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen
bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging
bull Overvaringkning
bull Kostnadskontroll
Tillit
bull Felles maringl
bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging
bull Myndiggjoslashring
bull Fasilitering
Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging
bull Innkjoslashpsvolum
bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo
bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016
bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring
bull Avtaler
bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien
bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale
bull Hvor stort volum dekker avtalene
bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene
bull Produkter
bull Produktlojalitet
bull Gevinster
bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging
bull avtaledekning
bull avtalelojalitet
Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl
bull Spend innenfor kategorien
bull Antall avtaler og volum paring avtaler
bull Antall leverandoslashrer uten avtale
bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging
bull Avtaledekning
bull Avtalelojalitet
EKSEMPEL
Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt
Norengros Kjosavik As 306 550
Aga As 60 519
Apotek 1 Varinggen 29 877
Maske Gruppen As 9 746
Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019
Sverre W Monsen AS 8 217
Trioscan As 2 665
Gjesdal Apotek 2 592
Boots Norge As 1 038
Staples Norway As 986
Snoslashgg As 935
Av Form As 257
Lindorff As Oslo 215
Intrum Justitia As 174
Totalsum 432 790
Hvordan faring
mest
mulig ut av
forholdetHvem skal ha ansvar
for hva
(NOEN er ofte INGEN)
Hvordan sikrer jeg god
kommunikasjon og
samarbeid
Hvordan laeligrer jeg
av dette forholdet
slik at det blir enda
bedre neste gang
Hvorfor skal
leverandoslashren
oslashnske aring
beholde meg
som kunde
Hvordan sikrer jeg at
leverandoslashr faktisk
leverer det som er
bestilt
Kan vi gjoslashre ting
enda mer effektivt
Hvordan faringr jeg alle
andre til aring kjenne og
benytte avtalen
Hva naring
Praktisk implementering av kontrakt
Tydelige roller og ansvar
BUDSJETTANSVARLIG
INNKJOslashPSLEDER
INNKJOslashPER FAGANSVARLIG
BRUKER KVALITETSSIKRER
bull Avgjoslashr med mandat om behov
skal loslashses ved anskaffelse eller
ikke
bull Ansvarlig for realisering av
gevinst
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av anskaffelsesvirksomheten
bull Ansvarlig for den operative
gjennomfoslashringen av anskaffelsen i
foslashlge gjeldende regler og
retningslinjer
bull Ansvarlig for at anskaffelsen
dekker behovet og er av rett
kvalitet
bull Ansvarlig for aring identifisere
behovene som anskaffelsen skal
dekke
bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht
gjeldende regelverk og rutiner
(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller
fagansvarlig)
KONTRAKTSFORVALTER
bull Ansvarlig for aring foslashlge opp
leveransen
TOPPLEDER
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av hele virksomheten
LEVERANDOslashR
bull Ansvarlig for levering i henhold til
avtale
Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det
bull Justeringar av kontrakt
bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning
bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter
73
Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk
teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing
Fordi
bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande
bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale
bull markedet er prematurt
bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar
bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator
74
DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en
virksomhet
Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og
forklar igjen - hold fokus
Forankring
bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn
bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger
bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere
bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen
bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering
Rollebeskrivelser
httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon
Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid
2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres
3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere
4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller
5 Knytt ansvar til roller
6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person
7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi
Hva er endringsledelse
Direktoratet for forvaltning og IKT
Aring skape ny
retning
Ny retning
- Operativ
ledelse
Gammel retning
- Operativ ledelse
Om aring initiere og
understoslashtte
prosesser som
realiserer en
oslashnsket situasjonVisjon
Forstaringelse
Praktisk kompetanse
Oppslutning
Avstand og tid
Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring
Ta eierskap
Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen
Kunnskap om
Sensemaking
Strategivalg for egen bevisstgjoslashring
laquoIndre monolograquo
Fortell hvorfor
Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo
Kunnskap om
Oversettelse
Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen
Hva du skal si og hvordan du sier det
Finn balansen
Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring
Kunnskap om
Prioritering
Utvikling og stabilitet
Skape handlingsrom
Endringskapasitet Planlegging
Snu motstand
Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand
Kunnskap om
Forstaring reaksjoner
Snu motstand
Forhandling og reforhandling
Motivasjon
Felles fremtidsbilde
Vaeligr beredt
Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer
Kunnskap om
Scenarier for fremtiden
Erfaringslaeligring
Endring er konstant
Skape kultur for endring
Direktoratet for forvaltning og IKT
KONTRAKTSOPPFOslashLGING
Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted
Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra
Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg
Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende
Bestilles det via e-handel
Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell
utforming og sosialt ansvar
Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut
Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet
OPPFOslashLGINGSFASEN
Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av
avtaleforholdet
Garingrsdagens eller morgendagens teknologi
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Behovets omfang
Kontraktens
gjenstand
Beskrivelser
egenskaper
og grensesnitt
Tilleggstjenester
Vedlikehold
Reservedeler
Reparasjoner
Garantiarbeid og service
Prosjektorganisering
Gjennomfoslashring
Leverings-
steder
Bestillings-
rutiner
Fakturarutiner
Moslashter og maringling (KPI)
YtelseDetalj
StandardFunktion
= Mulige loslashsninger
Aringpne
spesifikasjoner
Ulike spesifikasjonstyper
Krav til egnede rutiner
ForankreVurdere
risiko
Stille krav
Foslashlge opp
Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i
anskaffelsen som gjennomfoslashres
bull Maring kunne dokumenteres
bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere
bull Sanksjonerbar bestemmelse
bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn
Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp
bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene
bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser
bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp
bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale
bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav
bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering
bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak
Oslashkonomisk mest fordelaktige
ALTERNATIV HANDLELISTEB Skriv ned de samme tre varene men naring formulert som behov
bull 1 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
bull 2 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
bull 3 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
C Skriv ned et forslag som dekker
behovet ved siden av
Etter B bytt ark med en annenhellip
VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)
bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar
bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte
bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles
Styringsparametere for offanskaffelser
Mer info
httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-
anskaffelser
Prosess for aring komme i gang
Knytte til overordnede
maringl
Maringle paring tre til fem parametere
Ledelsen maring sette konkrete
resultatmaringl
Maringle og rapportere
regelmessig
Vise i maringlsystem
Offentlige virksomheter har fokusert paring aring
overholde regler og forenkle administrative
prosesser for konkurransegjennomfoslashring
og haringndtering bestilling til betaling
Avklare behov og forberede konkurransen
Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging
Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser
Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir
stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
PWC 2017
Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan
Kontroll
bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen
bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging
bull Overvaringkning
bull Kostnadskontroll
Tillit
bull Felles maringl
bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging
bull Myndiggjoslashring
bull Fasilitering
Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging
bull Innkjoslashpsvolum
bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo
bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016
bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring
bull Avtaler
bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien
bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale
bull Hvor stort volum dekker avtalene
bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene
bull Produkter
bull Produktlojalitet
bull Gevinster
bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging
bull avtaledekning
bull avtalelojalitet
Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl
bull Spend innenfor kategorien
bull Antall avtaler og volum paring avtaler
bull Antall leverandoslashrer uten avtale
bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging
bull Avtaledekning
bull Avtalelojalitet
EKSEMPEL
Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt
Norengros Kjosavik As 306 550
Aga As 60 519
Apotek 1 Varinggen 29 877
Maske Gruppen As 9 746
Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019
Sverre W Monsen AS 8 217
Trioscan As 2 665
Gjesdal Apotek 2 592
Boots Norge As 1 038
Staples Norway As 986
Snoslashgg As 935
Av Form As 257
Lindorff As Oslo 215
Intrum Justitia As 174
Totalsum 432 790
Hvordan faring
mest
mulig ut av
forholdetHvem skal ha ansvar
for hva
(NOEN er ofte INGEN)
Hvordan sikrer jeg god
kommunikasjon og
samarbeid
Hvordan laeligrer jeg
av dette forholdet
slik at det blir enda
bedre neste gang
Hvorfor skal
leverandoslashren
oslashnske aring
beholde meg
som kunde
Hvordan sikrer jeg at
leverandoslashr faktisk
leverer det som er
bestilt
Kan vi gjoslashre ting
enda mer effektivt
Hvordan faringr jeg alle
andre til aring kjenne og
benytte avtalen
Hva naring
Praktisk implementering av kontrakt
Tydelige roller og ansvar
BUDSJETTANSVARLIG
INNKJOslashPSLEDER
INNKJOslashPER FAGANSVARLIG
BRUKER KVALITETSSIKRER
bull Avgjoslashr med mandat om behov
skal loslashses ved anskaffelse eller
ikke
bull Ansvarlig for realisering av
gevinst
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av anskaffelsesvirksomheten
bull Ansvarlig for den operative
gjennomfoslashringen av anskaffelsen i
foslashlge gjeldende regler og
retningslinjer
bull Ansvarlig for at anskaffelsen
dekker behovet og er av rett
kvalitet
bull Ansvarlig for aring identifisere
behovene som anskaffelsen skal
dekke
bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht
gjeldende regelverk og rutiner
(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller
fagansvarlig)
KONTRAKTSFORVALTER
bull Ansvarlig for aring foslashlge opp
leveransen
TOPPLEDER
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av hele virksomheten
LEVERANDOslashR
bull Ansvarlig for levering i henhold til
avtale
Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det
bull Justeringar av kontrakt
bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning
bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter
73
Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk
teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing
Fordi
bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande
bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale
bull markedet er prematurt
bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar
bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator
74
DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en
virksomhet
Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og
forklar igjen - hold fokus
Forankring
bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn
bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger
bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere
bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen
bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering
Rollebeskrivelser
httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon
Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid
2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres
3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere
4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller
5 Knytt ansvar til roller
6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person
7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi
Hva er endringsledelse
Direktoratet for forvaltning og IKT
Aring skape ny
retning
Ny retning
- Operativ
ledelse
Gammel retning
- Operativ ledelse
Om aring initiere og
understoslashtte
prosesser som
realiserer en
oslashnsket situasjonVisjon
Forstaringelse
Praktisk kompetanse
Oppslutning
Avstand og tid
Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring
Ta eierskap
Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen
Kunnskap om
Sensemaking
Strategivalg for egen bevisstgjoslashring
laquoIndre monolograquo
Fortell hvorfor
Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo
Kunnskap om
Oversettelse
Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen
Hva du skal si og hvordan du sier det
Finn balansen
Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring
Kunnskap om
Prioritering
Utvikling og stabilitet
Skape handlingsrom
Endringskapasitet Planlegging
Snu motstand
Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand
Kunnskap om
Forstaring reaksjoner
Snu motstand
Forhandling og reforhandling
Motivasjon
Felles fremtidsbilde
Vaeligr beredt
Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer
Kunnskap om
Scenarier for fremtiden
Erfaringslaeligring
Endring er konstant
Skape kultur for endring
Direktoratet for forvaltning og IKT
KONTRAKTSOPPFOslashLGING
Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted
Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra
Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg
Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende
Bestilles det via e-handel
Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell
utforming og sosialt ansvar
Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut
Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet
OPPFOslashLGINGSFASEN
Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av
avtaleforholdet
Garingrsdagens eller morgendagens teknologi
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Behovets omfang
Kontraktens
gjenstand
Beskrivelser
egenskaper
og grensesnitt
Tilleggstjenester
Vedlikehold
Reservedeler
Reparasjoner
Garantiarbeid og service
Prosjektorganisering
Gjennomfoslashring
Leverings-
steder
Bestillings-
rutiner
Fakturarutiner
Moslashter og maringling (KPI)
YtelseDetalj
StandardFunktion
= Mulige loslashsninger
Aringpne
spesifikasjoner
Ulike spesifikasjonstyper
Krav til egnede rutiner
ForankreVurdere
risiko
Stille krav
Foslashlge opp
Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i
anskaffelsen som gjennomfoslashres
bull Maring kunne dokumenteres
bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere
bull Sanksjonerbar bestemmelse
bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn
Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp
bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene
bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser
bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp
bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale
bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav
bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering
bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak
ALTERNATIV HANDLELISTEB Skriv ned de samme tre varene men naring formulert som behov
bull 1 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
bull 2 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
bull 3 _______________________________
_________________________________________
_________________________________________
C Skriv ned et forslag som dekker
behovet ved siden av
Etter B bytt ark med en annenhellip
VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)
bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar
bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte
bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles
Styringsparametere for offanskaffelser
Mer info
httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-
anskaffelser
Prosess for aring komme i gang
Knytte til overordnede
maringl
Maringle paring tre til fem parametere
Ledelsen maring sette konkrete
resultatmaringl
Maringle og rapportere
regelmessig
Vise i maringlsystem
Offentlige virksomheter har fokusert paring aring
overholde regler og forenkle administrative
prosesser for konkurransegjennomfoslashring
og haringndtering bestilling til betaling
Avklare behov og forberede konkurransen
Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging
Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser
Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir
stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
PWC 2017
Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan
Kontroll
bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen
bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging
bull Overvaringkning
bull Kostnadskontroll
Tillit
bull Felles maringl
bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging
bull Myndiggjoslashring
bull Fasilitering
Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging
bull Innkjoslashpsvolum
bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo
bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016
bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring
bull Avtaler
bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien
bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale
bull Hvor stort volum dekker avtalene
bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene
bull Produkter
bull Produktlojalitet
bull Gevinster
bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging
bull avtaledekning
bull avtalelojalitet
Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl
bull Spend innenfor kategorien
bull Antall avtaler og volum paring avtaler
bull Antall leverandoslashrer uten avtale
bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging
bull Avtaledekning
bull Avtalelojalitet
EKSEMPEL
Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt
Norengros Kjosavik As 306 550
Aga As 60 519
Apotek 1 Varinggen 29 877
Maske Gruppen As 9 746
Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019
Sverre W Monsen AS 8 217
Trioscan As 2 665
Gjesdal Apotek 2 592
Boots Norge As 1 038
Staples Norway As 986
Snoslashgg As 935
Av Form As 257
Lindorff As Oslo 215
Intrum Justitia As 174
Totalsum 432 790
Hvordan faring
mest
mulig ut av
forholdetHvem skal ha ansvar
for hva
(NOEN er ofte INGEN)
Hvordan sikrer jeg god
kommunikasjon og
samarbeid
Hvordan laeligrer jeg
av dette forholdet
slik at det blir enda
bedre neste gang
Hvorfor skal
leverandoslashren
oslashnske aring
beholde meg
som kunde
Hvordan sikrer jeg at
leverandoslashr faktisk
leverer det som er
bestilt
Kan vi gjoslashre ting
enda mer effektivt
Hvordan faringr jeg alle
andre til aring kjenne og
benytte avtalen
Hva naring
Praktisk implementering av kontrakt
Tydelige roller og ansvar
BUDSJETTANSVARLIG
INNKJOslashPSLEDER
INNKJOslashPER FAGANSVARLIG
BRUKER KVALITETSSIKRER
bull Avgjoslashr med mandat om behov
skal loslashses ved anskaffelse eller
ikke
bull Ansvarlig for realisering av
gevinst
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av anskaffelsesvirksomheten
bull Ansvarlig for den operative
gjennomfoslashringen av anskaffelsen i
foslashlge gjeldende regler og
retningslinjer
bull Ansvarlig for at anskaffelsen
dekker behovet og er av rett
kvalitet
bull Ansvarlig for aring identifisere
behovene som anskaffelsen skal
dekke
bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht
gjeldende regelverk og rutiner
(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller
fagansvarlig)
KONTRAKTSFORVALTER
bull Ansvarlig for aring foslashlge opp
leveransen
TOPPLEDER
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av hele virksomheten
LEVERANDOslashR
bull Ansvarlig for levering i henhold til
avtale
Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det
bull Justeringar av kontrakt
bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning
bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter
73
Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk
teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing
Fordi
bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande
bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale
bull markedet er prematurt
bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar
bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator
74
DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en
virksomhet
Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og
forklar igjen - hold fokus
Forankring
bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn
bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger
bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere
bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen
bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering
Rollebeskrivelser
httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon
Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid
2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres
3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere
4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller
5 Knytt ansvar til roller
6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person
7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi
Hva er endringsledelse
Direktoratet for forvaltning og IKT
Aring skape ny
retning
Ny retning
- Operativ
ledelse
Gammel retning
- Operativ ledelse
Om aring initiere og
understoslashtte
prosesser som
realiserer en
oslashnsket situasjonVisjon
Forstaringelse
Praktisk kompetanse
Oppslutning
Avstand og tid
Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring
Ta eierskap
Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen
Kunnskap om
Sensemaking
Strategivalg for egen bevisstgjoslashring
laquoIndre monolograquo
Fortell hvorfor
Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo
Kunnskap om
Oversettelse
Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen
Hva du skal si og hvordan du sier det
Finn balansen
Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring
Kunnskap om
Prioritering
Utvikling og stabilitet
Skape handlingsrom
Endringskapasitet Planlegging
Snu motstand
Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand
Kunnskap om
Forstaring reaksjoner
Snu motstand
Forhandling og reforhandling
Motivasjon
Felles fremtidsbilde
Vaeligr beredt
Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer
Kunnskap om
Scenarier for fremtiden
Erfaringslaeligring
Endring er konstant
Skape kultur for endring
Direktoratet for forvaltning og IKT
KONTRAKTSOPPFOslashLGING
Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted
Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra
Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg
Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende
Bestilles det via e-handel
Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell
utforming og sosialt ansvar
Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut
Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet
OPPFOslashLGINGSFASEN
Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av
avtaleforholdet
Garingrsdagens eller morgendagens teknologi
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Behovets omfang
Kontraktens
gjenstand
Beskrivelser
egenskaper
og grensesnitt
Tilleggstjenester
Vedlikehold
Reservedeler
Reparasjoner
Garantiarbeid og service
Prosjektorganisering
Gjennomfoslashring
Leverings-
steder
Bestillings-
rutiner
Fakturarutiner
Moslashter og maringling (KPI)
YtelseDetalj
StandardFunktion
= Mulige loslashsninger
Aringpne
spesifikasjoner
Ulike spesifikasjonstyper
Krav til egnede rutiner
ForankreVurdere
risiko
Stille krav
Foslashlge opp
Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i
anskaffelsen som gjennomfoslashres
bull Maring kunne dokumenteres
bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere
bull Sanksjonerbar bestemmelse
bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn
Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp
bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene
bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser
bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp
bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale
bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav
bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering
bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak
VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes foslashr en-til-en-moslashtene)
bull 1 Hvordan sikre likebehandling av leverandoslashrene som er tilstede paring samlingene og de som ikke deltar
bull 2 Hvordan gjennomfoslashre dialogen mellom leverandoslashrene og innkjoslashperne paring en ryddig maringte
bull 3 Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandoslashrene naringr disse samles
Styringsparametere for offanskaffelser
Mer info
httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-
anskaffelser
Prosess for aring komme i gang
Knytte til overordnede
maringl
Maringle paring tre til fem parametere
Ledelsen maring sette konkrete
resultatmaringl
Maringle og rapportere
regelmessig
Vise i maringlsystem
Offentlige virksomheter har fokusert paring aring
overholde regler og forenkle administrative
prosesser for konkurransegjennomfoslashring
og haringndtering bestilling til betaling
Avklare behov og forberede konkurransen
Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging
Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser
Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir
stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
PWC 2017
Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan
Kontroll
bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen
bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging
bull Overvaringkning
bull Kostnadskontroll
Tillit
bull Felles maringl
bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging
bull Myndiggjoslashring
bull Fasilitering
Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging
bull Innkjoslashpsvolum
bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo
bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016
bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring
bull Avtaler
bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien
bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale
bull Hvor stort volum dekker avtalene
bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene
bull Produkter
bull Produktlojalitet
bull Gevinster
bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging
bull avtaledekning
bull avtalelojalitet
Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl
bull Spend innenfor kategorien
bull Antall avtaler og volum paring avtaler
bull Antall leverandoslashrer uten avtale
bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging
bull Avtaledekning
bull Avtalelojalitet
EKSEMPEL
Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt
Norengros Kjosavik As 306 550
Aga As 60 519
Apotek 1 Varinggen 29 877
Maske Gruppen As 9 746
Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019
Sverre W Monsen AS 8 217
Trioscan As 2 665
Gjesdal Apotek 2 592
Boots Norge As 1 038
Staples Norway As 986
Snoslashgg As 935
Av Form As 257
Lindorff As Oslo 215
Intrum Justitia As 174
Totalsum 432 790
Hvordan faring
mest
mulig ut av
forholdetHvem skal ha ansvar
for hva
(NOEN er ofte INGEN)
Hvordan sikrer jeg god
kommunikasjon og
samarbeid
Hvordan laeligrer jeg
av dette forholdet
slik at det blir enda
bedre neste gang
Hvorfor skal
leverandoslashren
oslashnske aring
beholde meg
som kunde
Hvordan sikrer jeg at
leverandoslashr faktisk
leverer det som er
bestilt
Kan vi gjoslashre ting
enda mer effektivt
Hvordan faringr jeg alle
andre til aring kjenne og
benytte avtalen
Hva naring
Praktisk implementering av kontrakt
Tydelige roller og ansvar
BUDSJETTANSVARLIG
INNKJOslashPSLEDER
INNKJOslashPER FAGANSVARLIG
BRUKER KVALITETSSIKRER
bull Avgjoslashr med mandat om behov
skal loslashses ved anskaffelse eller
ikke
bull Ansvarlig for realisering av
gevinst
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av anskaffelsesvirksomheten
bull Ansvarlig for den operative
gjennomfoslashringen av anskaffelsen i
foslashlge gjeldende regler og
retningslinjer
bull Ansvarlig for at anskaffelsen
dekker behovet og er av rett
kvalitet
bull Ansvarlig for aring identifisere
behovene som anskaffelsen skal
dekke
bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht
gjeldende regelverk og rutiner
(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller
fagansvarlig)
KONTRAKTSFORVALTER
bull Ansvarlig for aring foslashlge opp
leveransen
TOPPLEDER
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av hele virksomheten
LEVERANDOslashR
bull Ansvarlig for levering i henhold til
avtale
Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det
bull Justeringar av kontrakt
bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning
bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter
73
Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk
teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing
Fordi
bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande
bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale
bull markedet er prematurt
bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar
bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator
74
DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en
virksomhet
Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og
forklar igjen - hold fokus
Forankring
bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn
bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger
bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere
bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen
bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering
Rollebeskrivelser
httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon
Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid
2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres
3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere
4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller
5 Knytt ansvar til roller
6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person
7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi
Hva er endringsledelse
Direktoratet for forvaltning og IKT
Aring skape ny
retning
Ny retning
- Operativ
ledelse
Gammel retning
- Operativ ledelse
Om aring initiere og
understoslashtte
prosesser som
realiserer en
oslashnsket situasjonVisjon
Forstaringelse
Praktisk kompetanse
Oppslutning
Avstand og tid
Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring
Ta eierskap
Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen
Kunnskap om
Sensemaking
Strategivalg for egen bevisstgjoslashring
laquoIndre monolograquo
Fortell hvorfor
Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo
Kunnskap om
Oversettelse
Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen
Hva du skal si og hvordan du sier det
Finn balansen
Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring
Kunnskap om
Prioritering
Utvikling og stabilitet
Skape handlingsrom
Endringskapasitet Planlegging
Snu motstand
Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand
Kunnskap om
Forstaring reaksjoner
Snu motstand
Forhandling og reforhandling
Motivasjon
Felles fremtidsbilde
Vaeligr beredt
Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer
Kunnskap om
Scenarier for fremtiden
Erfaringslaeligring
Endring er konstant
Skape kultur for endring
Direktoratet for forvaltning og IKT
KONTRAKTSOPPFOslashLGING
Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted
Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra
Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg
Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende
Bestilles det via e-handel
Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell
utforming og sosialt ansvar
Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut
Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet
OPPFOslashLGINGSFASEN
Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av
avtaleforholdet
Garingrsdagens eller morgendagens teknologi
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Behovets omfang
Kontraktens
gjenstand
Beskrivelser
egenskaper
og grensesnitt
Tilleggstjenester
Vedlikehold
Reservedeler
Reparasjoner
Garantiarbeid og service
Prosjektorganisering
Gjennomfoslashring
Leverings-
steder
Bestillings-
rutiner
Fakturarutiner
Moslashter og maringling (KPI)
YtelseDetalj
StandardFunktion
= Mulige loslashsninger
Aringpne
spesifikasjoner
Ulike spesifikasjonstyper
Krav til egnede rutiner
ForankreVurdere
risiko
Stille krav
Foslashlge opp
Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i
anskaffelsen som gjennomfoslashres
bull Maring kunne dokumenteres
bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere
bull Sanksjonerbar bestemmelse
bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn
Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp
bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene
bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser
bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp
bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale
bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav
bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering
bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak
Styringsparametere for offanskaffelser
Mer info
httpswwwanskaffelsernoverktoystyringsparametere-
anskaffelser
Prosess for aring komme i gang
Knytte til overordnede
maringl
Maringle paring tre til fem parametere
Ledelsen maring sette konkrete
resultatmaringl
Maringle og rapportere
regelmessig
Vise i maringlsystem
Offentlige virksomheter har fokusert paring aring
overholde regler og forenkle administrative
prosesser for konkurransegjennomfoslashring
og haringndtering bestilling til betaling
Avklare behov og forberede konkurransen
Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging
Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser
Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir
stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
PWC 2017
Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan
Kontroll
bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen
bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging
bull Overvaringkning
bull Kostnadskontroll
Tillit
bull Felles maringl
bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging
bull Myndiggjoslashring
bull Fasilitering
Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging
bull Innkjoslashpsvolum
bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo
bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016
bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring
bull Avtaler
bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien
bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale
bull Hvor stort volum dekker avtalene
bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene
bull Produkter
bull Produktlojalitet
bull Gevinster
bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging
bull avtaledekning
bull avtalelojalitet
Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl
bull Spend innenfor kategorien
bull Antall avtaler og volum paring avtaler
bull Antall leverandoslashrer uten avtale
bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging
bull Avtaledekning
bull Avtalelojalitet
EKSEMPEL
Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt
Norengros Kjosavik As 306 550
Aga As 60 519
Apotek 1 Varinggen 29 877
Maske Gruppen As 9 746
Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019
Sverre W Monsen AS 8 217
Trioscan As 2 665
Gjesdal Apotek 2 592
Boots Norge As 1 038
Staples Norway As 986
Snoslashgg As 935
Av Form As 257
Lindorff As Oslo 215
Intrum Justitia As 174
Totalsum 432 790
Hvordan faring
mest
mulig ut av
forholdetHvem skal ha ansvar
for hva
(NOEN er ofte INGEN)
Hvordan sikrer jeg god
kommunikasjon og
samarbeid
Hvordan laeligrer jeg
av dette forholdet
slik at det blir enda
bedre neste gang
Hvorfor skal
leverandoslashren
oslashnske aring
beholde meg
som kunde
Hvordan sikrer jeg at
leverandoslashr faktisk
leverer det som er
bestilt
Kan vi gjoslashre ting
enda mer effektivt
Hvordan faringr jeg alle
andre til aring kjenne og
benytte avtalen
Hva naring
Praktisk implementering av kontrakt
Tydelige roller og ansvar
BUDSJETTANSVARLIG
INNKJOslashPSLEDER
INNKJOslashPER FAGANSVARLIG
BRUKER KVALITETSSIKRER
bull Avgjoslashr med mandat om behov
skal loslashses ved anskaffelse eller
ikke
bull Ansvarlig for realisering av
gevinst
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av anskaffelsesvirksomheten
bull Ansvarlig for den operative
gjennomfoslashringen av anskaffelsen i
foslashlge gjeldende regler og
retningslinjer
bull Ansvarlig for at anskaffelsen
dekker behovet og er av rett
kvalitet
bull Ansvarlig for aring identifisere
behovene som anskaffelsen skal
dekke
bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht
gjeldende regelverk og rutiner
(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller
fagansvarlig)
KONTRAKTSFORVALTER
bull Ansvarlig for aring foslashlge opp
leveransen
TOPPLEDER
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av hele virksomheten
LEVERANDOslashR
bull Ansvarlig for levering i henhold til
avtale
Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det
bull Justeringar av kontrakt
bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning
bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter
73
Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk
teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing
Fordi
bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande
bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale
bull markedet er prematurt
bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar
bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator
74
DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en
virksomhet
Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og
forklar igjen - hold fokus
Forankring
bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn
bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger
bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere
bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen
bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering
Rollebeskrivelser
httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon
Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid
2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres
3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere
4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller
5 Knytt ansvar til roller
6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person
7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi
Hva er endringsledelse
Direktoratet for forvaltning og IKT
Aring skape ny
retning
Ny retning
- Operativ
ledelse
Gammel retning
- Operativ ledelse
Om aring initiere og
understoslashtte
prosesser som
realiserer en
oslashnsket situasjonVisjon
Forstaringelse
Praktisk kompetanse
Oppslutning
Avstand og tid
Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring
Ta eierskap
Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen
Kunnskap om
Sensemaking
Strategivalg for egen bevisstgjoslashring
laquoIndre monolograquo
Fortell hvorfor
Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo
Kunnskap om
Oversettelse
Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen
Hva du skal si og hvordan du sier det
Finn balansen
Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring
Kunnskap om
Prioritering
Utvikling og stabilitet
Skape handlingsrom
Endringskapasitet Planlegging
Snu motstand
Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand
Kunnskap om
Forstaring reaksjoner
Snu motstand
Forhandling og reforhandling
Motivasjon
Felles fremtidsbilde
Vaeligr beredt
Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer
Kunnskap om
Scenarier for fremtiden
Erfaringslaeligring
Endring er konstant
Skape kultur for endring
Direktoratet for forvaltning og IKT
KONTRAKTSOPPFOslashLGING
Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted
Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra
Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg
Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende
Bestilles det via e-handel
Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell
utforming og sosialt ansvar
Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut
Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet
OPPFOslashLGINGSFASEN
Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av
avtaleforholdet
Garingrsdagens eller morgendagens teknologi
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Behovets omfang
Kontraktens
gjenstand
Beskrivelser
egenskaper
og grensesnitt
Tilleggstjenester
Vedlikehold
Reservedeler
Reparasjoner
Garantiarbeid og service
Prosjektorganisering
Gjennomfoslashring
Leverings-
steder
Bestillings-
rutiner
Fakturarutiner
Moslashter og maringling (KPI)
YtelseDetalj
StandardFunktion
= Mulige loslashsninger
Aringpne
spesifikasjoner
Ulike spesifikasjonstyper
Krav til egnede rutiner
ForankreVurdere
risiko
Stille krav
Foslashlge opp
Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i
anskaffelsen som gjennomfoslashres
bull Maring kunne dokumenteres
bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere
bull Sanksjonerbar bestemmelse
bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn
Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp
bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene
bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser
bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp
bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale
bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav
bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering
bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak
Prosess for aring komme i gang
Knytte til overordnede
maringl
Maringle paring tre til fem parametere
Ledelsen maring sette konkrete
resultatmaringl
Maringle og rapportere
regelmessig
Vise i maringlsystem
Offentlige virksomheter har fokusert paring aring
overholde regler og forenkle administrative
prosesser for konkurransegjennomfoslashring
og haringndtering bestilling til betaling
Avklare behov og forberede konkurransen
Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging
Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser
Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir
stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
PWC 2017
Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan
Kontroll
bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen
bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging
bull Overvaringkning
bull Kostnadskontroll
Tillit
bull Felles maringl
bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging
bull Myndiggjoslashring
bull Fasilitering
Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging
bull Innkjoslashpsvolum
bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo
bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016
bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring
bull Avtaler
bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien
bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale
bull Hvor stort volum dekker avtalene
bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene
bull Produkter
bull Produktlojalitet
bull Gevinster
bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging
bull avtaledekning
bull avtalelojalitet
Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl
bull Spend innenfor kategorien
bull Antall avtaler og volum paring avtaler
bull Antall leverandoslashrer uten avtale
bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging
bull Avtaledekning
bull Avtalelojalitet
EKSEMPEL
Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt
Norengros Kjosavik As 306 550
Aga As 60 519
Apotek 1 Varinggen 29 877
Maske Gruppen As 9 746
Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019
Sverre W Monsen AS 8 217
Trioscan As 2 665
Gjesdal Apotek 2 592
Boots Norge As 1 038
Staples Norway As 986
Snoslashgg As 935
Av Form As 257
Lindorff As Oslo 215
Intrum Justitia As 174
Totalsum 432 790
Hvordan faring
mest
mulig ut av
forholdetHvem skal ha ansvar
for hva
(NOEN er ofte INGEN)
Hvordan sikrer jeg god
kommunikasjon og
samarbeid
Hvordan laeligrer jeg
av dette forholdet
slik at det blir enda
bedre neste gang
Hvorfor skal
leverandoslashren
oslashnske aring
beholde meg
som kunde
Hvordan sikrer jeg at
leverandoslashr faktisk
leverer det som er
bestilt
Kan vi gjoslashre ting
enda mer effektivt
Hvordan faringr jeg alle
andre til aring kjenne og
benytte avtalen
Hva naring
Praktisk implementering av kontrakt
Tydelige roller og ansvar
BUDSJETTANSVARLIG
INNKJOslashPSLEDER
INNKJOslashPER FAGANSVARLIG
BRUKER KVALITETSSIKRER
bull Avgjoslashr med mandat om behov
skal loslashses ved anskaffelse eller
ikke
bull Ansvarlig for realisering av
gevinst
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av anskaffelsesvirksomheten
bull Ansvarlig for den operative
gjennomfoslashringen av anskaffelsen i
foslashlge gjeldende regler og
retningslinjer
bull Ansvarlig for at anskaffelsen
dekker behovet og er av rett
kvalitet
bull Ansvarlig for aring identifisere
behovene som anskaffelsen skal
dekke
bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht
gjeldende regelverk og rutiner
(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller
fagansvarlig)
KONTRAKTSFORVALTER
bull Ansvarlig for aring foslashlge opp
leveransen
TOPPLEDER
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av hele virksomheten
LEVERANDOslashR
bull Ansvarlig for levering i henhold til
avtale
Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det
bull Justeringar av kontrakt
bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning
bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter
73
Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk
teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing
Fordi
bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande
bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale
bull markedet er prematurt
bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar
bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator
74
DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en
virksomhet
Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og
forklar igjen - hold fokus
Forankring
bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn
bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger
bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere
bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen
bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering
Rollebeskrivelser
httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon
Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid
2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres
3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere
4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller
5 Knytt ansvar til roller
6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person
7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi
Hva er endringsledelse
Direktoratet for forvaltning og IKT
Aring skape ny
retning
Ny retning
- Operativ
ledelse
Gammel retning
- Operativ ledelse
Om aring initiere og
understoslashtte
prosesser som
realiserer en
oslashnsket situasjonVisjon
Forstaringelse
Praktisk kompetanse
Oppslutning
Avstand og tid
Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring
Ta eierskap
Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen
Kunnskap om
Sensemaking
Strategivalg for egen bevisstgjoslashring
laquoIndre monolograquo
Fortell hvorfor
Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo
Kunnskap om
Oversettelse
Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen
Hva du skal si og hvordan du sier det
Finn balansen
Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring
Kunnskap om
Prioritering
Utvikling og stabilitet
Skape handlingsrom
Endringskapasitet Planlegging
Snu motstand
Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand
Kunnskap om
Forstaring reaksjoner
Snu motstand
Forhandling og reforhandling
Motivasjon
Felles fremtidsbilde
Vaeligr beredt
Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer
Kunnskap om
Scenarier for fremtiden
Erfaringslaeligring
Endring er konstant
Skape kultur for endring
Direktoratet for forvaltning og IKT
KONTRAKTSOPPFOslashLGING
Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted
Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra
Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg
Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende
Bestilles det via e-handel
Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell
utforming og sosialt ansvar
Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut
Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet
OPPFOslashLGINGSFASEN
Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av
avtaleforholdet
Garingrsdagens eller morgendagens teknologi
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Behovets omfang
Kontraktens
gjenstand
Beskrivelser
egenskaper
og grensesnitt
Tilleggstjenester
Vedlikehold
Reservedeler
Reparasjoner
Garantiarbeid og service
Prosjektorganisering
Gjennomfoslashring
Leverings-
steder
Bestillings-
rutiner
Fakturarutiner
Moslashter og maringling (KPI)
YtelseDetalj
StandardFunktion
= Mulige loslashsninger
Aringpne
spesifikasjoner
Ulike spesifikasjonstyper
Krav til egnede rutiner
ForankreVurdere
risiko
Stille krav
Foslashlge opp
Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i
anskaffelsen som gjennomfoslashres
bull Maring kunne dokumenteres
bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere
bull Sanksjonerbar bestemmelse
bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn
Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp
bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene
bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser
bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp
bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale
bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav
bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering
bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak
Offentlige virksomheter har fokusert paring aring
overholde regler og forenkle administrative
prosesser for konkurransegjennomfoslashring
og haringndtering bestilling til betaling
Avklare behov og forberede konkurransen
Konkurranse-gjennomfoslashring Kontraktsoppfoslashlging
Effekt paring gevinstrealisering Naringvaeligrende fokus for anskaffelser
Fortsatt fokus paring konkurransegjennomfoslashring selv om forberedelse og oppfoslashlging gir
stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
PWC 2017
Forbedring av behovsplanlegging og leverandoslashroppfoslashlging har stoslashrst effekt paring gevinstrealisering
Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan
Kontroll
bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen
bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging
bull Overvaringkning
bull Kostnadskontroll
Tillit
bull Felles maringl
bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging
bull Myndiggjoslashring
bull Fasilitering
Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging
bull Innkjoslashpsvolum
bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo
bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016
bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring
bull Avtaler
bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien
bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale
bull Hvor stort volum dekker avtalene
bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene
bull Produkter
bull Produktlojalitet
bull Gevinster
bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging
bull avtaledekning
bull avtalelojalitet
Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl
bull Spend innenfor kategorien
bull Antall avtaler og volum paring avtaler
bull Antall leverandoslashrer uten avtale
bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging
bull Avtaledekning
bull Avtalelojalitet
EKSEMPEL
Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt
Norengros Kjosavik As 306 550
Aga As 60 519
Apotek 1 Varinggen 29 877
Maske Gruppen As 9 746
Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019
Sverre W Monsen AS 8 217
Trioscan As 2 665
Gjesdal Apotek 2 592
Boots Norge As 1 038
Staples Norway As 986
Snoslashgg As 935
Av Form As 257
Lindorff As Oslo 215
Intrum Justitia As 174
Totalsum 432 790
Hvordan faring
mest
mulig ut av
forholdetHvem skal ha ansvar
for hva
(NOEN er ofte INGEN)
Hvordan sikrer jeg god
kommunikasjon og
samarbeid
Hvordan laeligrer jeg
av dette forholdet
slik at det blir enda
bedre neste gang
Hvorfor skal
leverandoslashren
oslashnske aring
beholde meg
som kunde
Hvordan sikrer jeg at
leverandoslashr faktisk
leverer det som er
bestilt
Kan vi gjoslashre ting
enda mer effektivt
Hvordan faringr jeg alle
andre til aring kjenne og
benytte avtalen
Hva naring
Praktisk implementering av kontrakt
Tydelige roller og ansvar
BUDSJETTANSVARLIG
INNKJOslashPSLEDER
INNKJOslashPER FAGANSVARLIG
BRUKER KVALITETSSIKRER
bull Avgjoslashr med mandat om behov
skal loslashses ved anskaffelse eller
ikke
bull Ansvarlig for realisering av
gevinst
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av anskaffelsesvirksomheten
bull Ansvarlig for den operative
gjennomfoslashringen av anskaffelsen i
foslashlge gjeldende regler og
retningslinjer
bull Ansvarlig for at anskaffelsen
dekker behovet og er av rett
kvalitet
bull Ansvarlig for aring identifisere
behovene som anskaffelsen skal
dekke
bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht
gjeldende regelverk og rutiner
(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller
fagansvarlig)
KONTRAKTSFORVALTER
bull Ansvarlig for aring foslashlge opp
leveransen
TOPPLEDER
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av hele virksomheten
LEVERANDOslashR
bull Ansvarlig for levering i henhold til
avtale
Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det
bull Justeringar av kontrakt
bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning
bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter
73
Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk
teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing
Fordi
bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande
bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale
bull markedet er prematurt
bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar
bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator
74
DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en
virksomhet
Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og
forklar igjen - hold fokus
Forankring
bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn
bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger
bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere
bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen
bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering
Rollebeskrivelser
httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon
Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid
2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres
3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere
4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller
5 Knytt ansvar til roller
6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person
7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi
Hva er endringsledelse
Direktoratet for forvaltning og IKT
Aring skape ny
retning
Ny retning
- Operativ
ledelse
Gammel retning
- Operativ ledelse
Om aring initiere og
understoslashtte
prosesser som
realiserer en
oslashnsket situasjonVisjon
Forstaringelse
Praktisk kompetanse
Oppslutning
Avstand og tid
Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring
Ta eierskap
Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen
Kunnskap om
Sensemaking
Strategivalg for egen bevisstgjoslashring
laquoIndre monolograquo
Fortell hvorfor
Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo
Kunnskap om
Oversettelse
Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen
Hva du skal si og hvordan du sier det
Finn balansen
Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring
Kunnskap om
Prioritering
Utvikling og stabilitet
Skape handlingsrom
Endringskapasitet Planlegging
Snu motstand
Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand
Kunnskap om
Forstaring reaksjoner
Snu motstand
Forhandling og reforhandling
Motivasjon
Felles fremtidsbilde
Vaeligr beredt
Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer
Kunnskap om
Scenarier for fremtiden
Erfaringslaeligring
Endring er konstant
Skape kultur for endring
Direktoratet for forvaltning og IKT
KONTRAKTSOPPFOslashLGING
Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted
Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra
Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg
Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende
Bestilles det via e-handel
Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell
utforming og sosialt ansvar
Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut
Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet
OPPFOslashLGINGSFASEN
Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av
avtaleforholdet
Garingrsdagens eller morgendagens teknologi
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Behovets omfang
Kontraktens
gjenstand
Beskrivelser
egenskaper
og grensesnitt
Tilleggstjenester
Vedlikehold
Reservedeler
Reparasjoner
Garantiarbeid og service
Prosjektorganisering
Gjennomfoslashring
Leverings-
steder
Bestillings-
rutiner
Fakturarutiner
Moslashter og maringling (KPI)
YtelseDetalj
StandardFunktion
= Mulige loslashsninger
Aringpne
spesifikasjoner
Ulike spesifikasjonstyper
Krav til egnede rutiner
ForankreVurdere
risiko
Stille krav
Foslashlge opp
Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i
anskaffelsen som gjennomfoslashres
bull Maring kunne dokumenteres
bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere
bull Sanksjonerbar bestemmelse
bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn
Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp
bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene
bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser
bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp
bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale
bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav
bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering
bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak
Kontraktsoppfoslashlging ndash hvordan
Kontroll
bull Leverandoslashr oslashnsker aring utnytte situasjonen
bull Kontollorientert kontraksoppfoslashlging
bull Overvaringkning
bull Kostnadskontroll
Tillit
bull Felles maringl
bull Tillitsbasert kontraktsoppfoslashlging
bull Myndiggjoslashring
bull Fasilitering
Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging
bull Innkjoslashpsvolum
bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo
bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016
bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring
bull Avtaler
bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien
bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale
bull Hvor stort volum dekker avtalene
bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene
bull Produkter
bull Produktlojalitet
bull Gevinster
bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging
bull avtaledekning
bull avtalelojalitet
Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl
bull Spend innenfor kategorien
bull Antall avtaler og volum paring avtaler
bull Antall leverandoslashrer uten avtale
bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging
bull Avtaledekning
bull Avtalelojalitet
EKSEMPEL
Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt
Norengros Kjosavik As 306 550
Aga As 60 519
Apotek 1 Varinggen 29 877
Maske Gruppen As 9 746
Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019
Sverre W Monsen AS 8 217
Trioscan As 2 665
Gjesdal Apotek 2 592
Boots Norge As 1 038
Staples Norway As 986
Snoslashgg As 935
Av Form As 257
Lindorff As Oslo 215
Intrum Justitia As 174
Totalsum 432 790
Hvordan faring
mest
mulig ut av
forholdetHvem skal ha ansvar
for hva
(NOEN er ofte INGEN)
Hvordan sikrer jeg god
kommunikasjon og
samarbeid
Hvordan laeligrer jeg
av dette forholdet
slik at det blir enda
bedre neste gang
Hvorfor skal
leverandoslashren
oslashnske aring
beholde meg
som kunde
Hvordan sikrer jeg at
leverandoslashr faktisk
leverer det som er
bestilt
Kan vi gjoslashre ting
enda mer effektivt
Hvordan faringr jeg alle
andre til aring kjenne og
benytte avtalen
Hva naring
Praktisk implementering av kontrakt
Tydelige roller og ansvar
BUDSJETTANSVARLIG
INNKJOslashPSLEDER
INNKJOslashPER FAGANSVARLIG
BRUKER KVALITETSSIKRER
bull Avgjoslashr med mandat om behov
skal loslashses ved anskaffelse eller
ikke
bull Ansvarlig for realisering av
gevinst
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av anskaffelsesvirksomheten
bull Ansvarlig for den operative
gjennomfoslashringen av anskaffelsen i
foslashlge gjeldende regler og
retningslinjer
bull Ansvarlig for at anskaffelsen
dekker behovet og er av rett
kvalitet
bull Ansvarlig for aring identifisere
behovene som anskaffelsen skal
dekke
bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht
gjeldende regelverk og rutiner
(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller
fagansvarlig)
KONTRAKTSFORVALTER
bull Ansvarlig for aring foslashlge opp
leveransen
TOPPLEDER
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av hele virksomheten
LEVERANDOslashR
bull Ansvarlig for levering i henhold til
avtale
Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det
bull Justeringar av kontrakt
bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning
bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter
73
Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk
teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing
Fordi
bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande
bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale
bull markedet er prematurt
bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar
bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator
74
DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en
virksomhet
Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og
forklar igjen - hold fokus
Forankring
bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn
bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger
bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere
bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen
bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering
Rollebeskrivelser
httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon
Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid
2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres
3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere
4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller
5 Knytt ansvar til roller
6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person
7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi
Hva er endringsledelse
Direktoratet for forvaltning og IKT
Aring skape ny
retning
Ny retning
- Operativ
ledelse
Gammel retning
- Operativ ledelse
Om aring initiere og
understoslashtte
prosesser som
realiserer en
oslashnsket situasjonVisjon
Forstaringelse
Praktisk kompetanse
Oppslutning
Avstand og tid
Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring
Ta eierskap
Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen
Kunnskap om
Sensemaking
Strategivalg for egen bevisstgjoslashring
laquoIndre monolograquo
Fortell hvorfor
Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo
Kunnskap om
Oversettelse
Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen
Hva du skal si og hvordan du sier det
Finn balansen
Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring
Kunnskap om
Prioritering
Utvikling og stabilitet
Skape handlingsrom
Endringskapasitet Planlegging
Snu motstand
Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand
Kunnskap om
Forstaring reaksjoner
Snu motstand
Forhandling og reforhandling
Motivasjon
Felles fremtidsbilde
Vaeligr beredt
Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer
Kunnskap om
Scenarier for fremtiden
Erfaringslaeligring
Endring er konstant
Skape kultur for endring
Direktoratet for forvaltning og IKT
KONTRAKTSOPPFOslashLGING
Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted
Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra
Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg
Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende
Bestilles det via e-handel
Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell
utforming og sosialt ansvar
Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut
Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet
OPPFOslashLGINGSFASEN
Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av
avtaleforholdet
Garingrsdagens eller morgendagens teknologi
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Behovets omfang
Kontraktens
gjenstand
Beskrivelser
egenskaper
og grensesnitt
Tilleggstjenester
Vedlikehold
Reservedeler
Reparasjoner
Garantiarbeid og service
Prosjektorganisering
Gjennomfoslashring
Leverings-
steder
Bestillings-
rutiner
Fakturarutiner
Moslashter og maringling (KPI)
YtelseDetalj
StandardFunktion
= Mulige loslashsninger
Aringpne
spesifikasjoner
Ulike spesifikasjonstyper
Krav til egnede rutiner
ForankreVurdere
risiko
Stille krav
Foslashlge opp
Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i
anskaffelsen som gjennomfoslashres
bull Maring kunne dokumenteres
bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere
bull Sanksjonerbar bestemmelse
bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn
Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp
bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene
bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser
bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp
bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale
bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav
bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering
bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak
Styring og kontroll av avtaleoppfoslashlging
bull Innkjoslashpsvolum
bull Hvor mye brukte dere ila 2017 paring kategorien laquomedisinsk forbruksmateriellraquo ogeller laquovelferdsteknologiraquo
bull Oslashkning eller reduksjon fra 2016
bull Hvor mange leverandoslashrer er innkjoslashpene fordelt paring
bull Avtaler
bull Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien
bull Hvor mange leverandoslashrer benytter dere som ikke har avtale
bull Hvor stort volum dekker avtalene
bull Hvor stort volum kjoslashpes paring avtalene
bull Produkter
bull Produktlojalitet
bull Gevinster
bull KPIermaringling sentralt for oppfoslashlging
bull avtaledekning
bull avtalelojalitet
Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl
bull Spend innenfor kategorien
bull Antall avtaler og volum paring avtaler
bull Antall leverandoslashrer uten avtale
bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging
bull Avtaledekning
bull Avtalelojalitet
EKSEMPEL
Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt
Norengros Kjosavik As 306 550
Aga As 60 519
Apotek 1 Varinggen 29 877
Maske Gruppen As 9 746
Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019
Sverre W Monsen AS 8 217
Trioscan As 2 665
Gjesdal Apotek 2 592
Boots Norge As 1 038
Staples Norway As 986
Snoslashgg As 935
Av Form As 257
Lindorff As Oslo 215
Intrum Justitia As 174
Totalsum 432 790
Hvordan faring
mest
mulig ut av
forholdetHvem skal ha ansvar
for hva
(NOEN er ofte INGEN)
Hvordan sikrer jeg god
kommunikasjon og
samarbeid
Hvordan laeligrer jeg
av dette forholdet
slik at det blir enda
bedre neste gang
Hvorfor skal
leverandoslashren
oslashnske aring
beholde meg
som kunde
Hvordan sikrer jeg at
leverandoslashr faktisk
leverer det som er
bestilt
Kan vi gjoslashre ting
enda mer effektivt
Hvordan faringr jeg alle
andre til aring kjenne og
benytte avtalen
Hva naring
Praktisk implementering av kontrakt
Tydelige roller og ansvar
BUDSJETTANSVARLIG
INNKJOslashPSLEDER
INNKJOslashPER FAGANSVARLIG
BRUKER KVALITETSSIKRER
bull Avgjoslashr med mandat om behov
skal loslashses ved anskaffelse eller
ikke
bull Ansvarlig for realisering av
gevinst
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av anskaffelsesvirksomheten
bull Ansvarlig for den operative
gjennomfoslashringen av anskaffelsen i
foslashlge gjeldende regler og
retningslinjer
bull Ansvarlig for at anskaffelsen
dekker behovet og er av rett
kvalitet
bull Ansvarlig for aring identifisere
behovene som anskaffelsen skal
dekke
bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht
gjeldende regelverk og rutiner
(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller
fagansvarlig)
KONTRAKTSFORVALTER
bull Ansvarlig for aring foslashlge opp
leveransen
TOPPLEDER
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av hele virksomheten
LEVERANDOslashR
bull Ansvarlig for levering i henhold til
avtale
Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det
bull Justeringar av kontrakt
bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning
bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter
73
Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk
teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing
Fordi
bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande
bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale
bull markedet er prematurt
bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar
bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator
74
DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en
virksomhet
Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og
forklar igjen - hold fokus
Forankring
bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn
bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger
bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere
bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen
bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering
Rollebeskrivelser
httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon
Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid
2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres
3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere
4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller
5 Knytt ansvar til roller
6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person
7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi
Hva er endringsledelse
Direktoratet for forvaltning og IKT
Aring skape ny
retning
Ny retning
- Operativ
ledelse
Gammel retning
- Operativ ledelse
Om aring initiere og
understoslashtte
prosesser som
realiserer en
oslashnsket situasjonVisjon
Forstaringelse
Praktisk kompetanse
Oppslutning
Avstand og tid
Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring
Ta eierskap
Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen
Kunnskap om
Sensemaking
Strategivalg for egen bevisstgjoslashring
laquoIndre monolograquo
Fortell hvorfor
Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo
Kunnskap om
Oversettelse
Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen
Hva du skal si og hvordan du sier det
Finn balansen
Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring
Kunnskap om
Prioritering
Utvikling og stabilitet
Skape handlingsrom
Endringskapasitet Planlegging
Snu motstand
Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand
Kunnskap om
Forstaring reaksjoner
Snu motstand
Forhandling og reforhandling
Motivasjon
Felles fremtidsbilde
Vaeligr beredt
Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer
Kunnskap om
Scenarier for fremtiden
Erfaringslaeligring
Endring er konstant
Skape kultur for endring
Direktoratet for forvaltning og IKT
KONTRAKTSOPPFOslashLGING
Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted
Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra
Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg
Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende
Bestilles det via e-handel
Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell
utforming og sosialt ansvar
Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut
Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet
OPPFOslashLGINGSFASEN
Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av
avtaleforholdet
Garingrsdagens eller morgendagens teknologi
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Behovets omfang
Kontraktens
gjenstand
Beskrivelser
egenskaper
og grensesnitt
Tilleggstjenester
Vedlikehold
Reservedeler
Reparasjoner
Garantiarbeid og service
Prosjektorganisering
Gjennomfoslashring
Leverings-
steder
Bestillings-
rutiner
Fakturarutiner
Moslashter og maringling (KPI)
YtelseDetalj
StandardFunktion
= Mulige loslashsninger
Aringpne
spesifikasjoner
Ulike spesifikasjonstyper
Krav til egnede rutiner
ForankreVurdere
risiko
Stille krav
Foslashlge opp
Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i
anskaffelsen som gjennomfoslashres
bull Maring kunne dokumenteres
bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere
bull Sanksjonerbar bestemmelse
bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn
Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp
bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene
bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser
bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp
bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale
bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav
bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering
bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak
Medisinsk forbruksmateriell Sposlashrsmaringl
bull Spend innenfor kategorien
bull Antall avtaler og volum paring avtaler
bull Antall leverandoslashrer uten avtale
bull Hvilke(n) avtale(r) boslashr prioriteres for oppfoslashlging
bull Avtaledekning
bull Avtalelojalitet
EKSEMPEL
Radetiketter Summer av Netto utgiftsfoslashrt
Norengros Kjosavik As 306 550
Aga As 60 519
Apotek 1 Varinggen 29 877
Maske Gruppen As 9 746
Vitusapotek Aringlgaringrd 9 019
Sverre W Monsen AS 8 217
Trioscan As 2 665
Gjesdal Apotek 2 592
Boots Norge As 1 038
Staples Norway As 986
Snoslashgg As 935
Av Form As 257
Lindorff As Oslo 215
Intrum Justitia As 174
Totalsum 432 790
Hvordan faring
mest
mulig ut av
forholdetHvem skal ha ansvar
for hva
(NOEN er ofte INGEN)
Hvordan sikrer jeg god
kommunikasjon og
samarbeid
Hvordan laeligrer jeg
av dette forholdet
slik at det blir enda
bedre neste gang
Hvorfor skal
leverandoslashren
oslashnske aring
beholde meg
som kunde
Hvordan sikrer jeg at
leverandoslashr faktisk
leverer det som er
bestilt
Kan vi gjoslashre ting
enda mer effektivt
Hvordan faringr jeg alle
andre til aring kjenne og
benytte avtalen
Hva naring
Praktisk implementering av kontrakt
Tydelige roller og ansvar
BUDSJETTANSVARLIG
INNKJOslashPSLEDER
INNKJOslashPER FAGANSVARLIG
BRUKER KVALITETSSIKRER
bull Avgjoslashr med mandat om behov
skal loslashses ved anskaffelse eller
ikke
bull Ansvarlig for realisering av
gevinst
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av anskaffelsesvirksomheten
bull Ansvarlig for den operative
gjennomfoslashringen av anskaffelsen i
foslashlge gjeldende regler og
retningslinjer
bull Ansvarlig for at anskaffelsen
dekker behovet og er av rett
kvalitet
bull Ansvarlig for aring identifisere
behovene som anskaffelsen skal
dekke
bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht
gjeldende regelverk og rutiner
(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller
fagansvarlig)
KONTRAKTSFORVALTER
bull Ansvarlig for aring foslashlge opp
leveransen
TOPPLEDER
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av hele virksomheten
LEVERANDOslashR
bull Ansvarlig for levering i henhold til
avtale
Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det
bull Justeringar av kontrakt
bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning
bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter
73
Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk
teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing
Fordi
bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande
bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale
bull markedet er prematurt
bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar
bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator
74
DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en
virksomhet
Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og
forklar igjen - hold fokus
Forankring
bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn
bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger
bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere
bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen
bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering
Rollebeskrivelser
httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon
Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid
2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres
3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere
4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller
5 Knytt ansvar til roller
6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person
7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi
Hva er endringsledelse
Direktoratet for forvaltning og IKT
Aring skape ny
retning
Ny retning
- Operativ
ledelse
Gammel retning
- Operativ ledelse
Om aring initiere og
understoslashtte
prosesser som
realiserer en
oslashnsket situasjonVisjon
Forstaringelse
Praktisk kompetanse
Oppslutning
Avstand og tid
Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring
Ta eierskap
Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen
Kunnskap om
Sensemaking
Strategivalg for egen bevisstgjoslashring
laquoIndre monolograquo
Fortell hvorfor
Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo
Kunnskap om
Oversettelse
Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen
Hva du skal si og hvordan du sier det
Finn balansen
Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring
Kunnskap om
Prioritering
Utvikling og stabilitet
Skape handlingsrom
Endringskapasitet Planlegging
Snu motstand
Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand
Kunnskap om
Forstaring reaksjoner
Snu motstand
Forhandling og reforhandling
Motivasjon
Felles fremtidsbilde
Vaeligr beredt
Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer
Kunnskap om
Scenarier for fremtiden
Erfaringslaeligring
Endring er konstant
Skape kultur for endring
Direktoratet for forvaltning og IKT
KONTRAKTSOPPFOslashLGING
Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted
Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra
Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg
Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende
Bestilles det via e-handel
Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell
utforming og sosialt ansvar
Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut
Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet
OPPFOslashLGINGSFASEN
Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av
avtaleforholdet
Garingrsdagens eller morgendagens teknologi
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Behovets omfang
Kontraktens
gjenstand
Beskrivelser
egenskaper
og grensesnitt
Tilleggstjenester
Vedlikehold
Reservedeler
Reparasjoner
Garantiarbeid og service
Prosjektorganisering
Gjennomfoslashring
Leverings-
steder
Bestillings-
rutiner
Fakturarutiner
Moslashter og maringling (KPI)
YtelseDetalj
StandardFunktion
= Mulige loslashsninger
Aringpne
spesifikasjoner
Ulike spesifikasjonstyper
Krav til egnede rutiner
ForankreVurdere
risiko
Stille krav
Foslashlge opp
Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i
anskaffelsen som gjennomfoslashres
bull Maring kunne dokumenteres
bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere
bull Sanksjonerbar bestemmelse
bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn
Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp
bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene
bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser
bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp
bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale
bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav
bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering
bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak
Hvordan faring
mest
mulig ut av
forholdetHvem skal ha ansvar
for hva
(NOEN er ofte INGEN)
Hvordan sikrer jeg god
kommunikasjon og
samarbeid
Hvordan laeligrer jeg
av dette forholdet
slik at det blir enda
bedre neste gang
Hvorfor skal
leverandoslashren
oslashnske aring
beholde meg
som kunde
Hvordan sikrer jeg at
leverandoslashr faktisk
leverer det som er
bestilt
Kan vi gjoslashre ting
enda mer effektivt
Hvordan faringr jeg alle
andre til aring kjenne og
benytte avtalen
Hva naring
Praktisk implementering av kontrakt
Tydelige roller og ansvar
BUDSJETTANSVARLIG
INNKJOslashPSLEDER
INNKJOslashPER FAGANSVARLIG
BRUKER KVALITETSSIKRER
bull Avgjoslashr med mandat om behov
skal loslashses ved anskaffelse eller
ikke
bull Ansvarlig for realisering av
gevinst
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av anskaffelsesvirksomheten
bull Ansvarlig for den operative
gjennomfoslashringen av anskaffelsen i
foslashlge gjeldende regler og
retningslinjer
bull Ansvarlig for at anskaffelsen
dekker behovet og er av rett
kvalitet
bull Ansvarlig for aring identifisere
behovene som anskaffelsen skal
dekke
bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht
gjeldende regelverk og rutiner
(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller
fagansvarlig)
KONTRAKTSFORVALTER
bull Ansvarlig for aring foslashlge opp
leveransen
TOPPLEDER
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av hele virksomheten
LEVERANDOslashR
bull Ansvarlig for levering i henhold til
avtale
Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det
bull Justeringar av kontrakt
bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning
bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter
73
Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk
teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing
Fordi
bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande
bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale
bull markedet er prematurt
bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar
bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator
74
DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en
virksomhet
Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og
forklar igjen - hold fokus
Forankring
bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn
bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger
bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere
bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen
bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering
Rollebeskrivelser
httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon
Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid
2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres
3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere
4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller
5 Knytt ansvar til roller
6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person
7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi
Hva er endringsledelse
Direktoratet for forvaltning og IKT
Aring skape ny
retning
Ny retning
- Operativ
ledelse
Gammel retning
- Operativ ledelse
Om aring initiere og
understoslashtte
prosesser som
realiserer en
oslashnsket situasjonVisjon
Forstaringelse
Praktisk kompetanse
Oppslutning
Avstand og tid
Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring
Ta eierskap
Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen
Kunnskap om
Sensemaking
Strategivalg for egen bevisstgjoslashring
laquoIndre monolograquo
Fortell hvorfor
Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo
Kunnskap om
Oversettelse
Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen
Hva du skal si og hvordan du sier det
Finn balansen
Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring
Kunnskap om
Prioritering
Utvikling og stabilitet
Skape handlingsrom
Endringskapasitet Planlegging
Snu motstand
Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand
Kunnskap om
Forstaring reaksjoner
Snu motstand
Forhandling og reforhandling
Motivasjon
Felles fremtidsbilde
Vaeligr beredt
Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer
Kunnskap om
Scenarier for fremtiden
Erfaringslaeligring
Endring er konstant
Skape kultur for endring
Direktoratet for forvaltning og IKT
KONTRAKTSOPPFOslashLGING
Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted
Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra
Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg
Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende
Bestilles det via e-handel
Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell
utforming og sosialt ansvar
Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut
Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet
OPPFOslashLGINGSFASEN
Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av
avtaleforholdet
Garingrsdagens eller morgendagens teknologi
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Behovets omfang
Kontraktens
gjenstand
Beskrivelser
egenskaper
og grensesnitt
Tilleggstjenester
Vedlikehold
Reservedeler
Reparasjoner
Garantiarbeid og service
Prosjektorganisering
Gjennomfoslashring
Leverings-
steder
Bestillings-
rutiner
Fakturarutiner
Moslashter og maringling (KPI)
YtelseDetalj
StandardFunktion
= Mulige loslashsninger
Aringpne
spesifikasjoner
Ulike spesifikasjonstyper
Krav til egnede rutiner
ForankreVurdere
risiko
Stille krav
Foslashlge opp
Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i
anskaffelsen som gjennomfoslashres
bull Maring kunne dokumenteres
bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere
bull Sanksjonerbar bestemmelse
bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn
Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp
bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene
bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser
bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp
bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale
bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav
bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering
bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak
Tydelige roller og ansvar
BUDSJETTANSVARLIG
INNKJOslashPSLEDER
INNKJOslashPER FAGANSVARLIG
BRUKER KVALITETSSIKRER
bull Avgjoslashr med mandat om behov
skal loslashses ved anskaffelse eller
ikke
bull Ansvarlig for realisering av
gevinst
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av anskaffelsesvirksomheten
bull Ansvarlig for den operative
gjennomfoslashringen av anskaffelsen i
foslashlge gjeldende regler og
retningslinjer
bull Ansvarlig for at anskaffelsen
dekker behovet og er av rett
kvalitet
bull Ansvarlig for aring identifisere
behovene som anskaffelsen skal
dekke
bull Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht
gjeldende regelverk og rutiner
(Ofte dekket av innkjoslashpsleder eller
fagansvarlig)
KONTRAKTSFORVALTER
bull Ansvarlig for aring foslashlge opp
leveransen
TOPPLEDER
bull Ansvarlig for styring og utvikling
av hele virksomheten
LEVERANDOslashR
bull Ansvarlig for levering i henhold til
avtale
Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det
bull Justeringar av kontrakt
bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning
bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter
73
Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk
teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing
Fordi
bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande
bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale
bull markedet er prematurt
bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar
bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator
74
DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en
virksomhet
Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og
forklar igjen - hold fokus
Forankring
bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn
bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger
bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere
bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen
bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering
Rollebeskrivelser
httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon
Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid
2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres
3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere
4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller
5 Knytt ansvar til roller
6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person
7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi
Hva er endringsledelse
Direktoratet for forvaltning og IKT
Aring skape ny
retning
Ny retning
- Operativ
ledelse
Gammel retning
- Operativ ledelse
Om aring initiere og
understoslashtte
prosesser som
realiserer en
oslashnsket situasjonVisjon
Forstaringelse
Praktisk kompetanse
Oppslutning
Avstand og tid
Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring
Ta eierskap
Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen
Kunnskap om
Sensemaking
Strategivalg for egen bevisstgjoslashring
laquoIndre monolograquo
Fortell hvorfor
Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo
Kunnskap om
Oversettelse
Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen
Hva du skal si og hvordan du sier det
Finn balansen
Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring
Kunnskap om
Prioritering
Utvikling og stabilitet
Skape handlingsrom
Endringskapasitet Planlegging
Snu motstand
Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand
Kunnskap om
Forstaring reaksjoner
Snu motstand
Forhandling og reforhandling
Motivasjon
Felles fremtidsbilde
Vaeligr beredt
Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer
Kunnskap om
Scenarier for fremtiden
Erfaringslaeligring
Endring er konstant
Skape kultur for endring
Direktoratet for forvaltning og IKT
KONTRAKTSOPPFOslashLGING
Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted
Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra
Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg
Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende
Bestilles det via e-handel
Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell
utforming og sosialt ansvar
Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut
Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet
OPPFOslashLGINGSFASEN
Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av
avtaleforholdet
Garingrsdagens eller morgendagens teknologi
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Behovets omfang
Kontraktens
gjenstand
Beskrivelser
egenskaper
og grensesnitt
Tilleggstjenester
Vedlikehold
Reservedeler
Reparasjoner
Garantiarbeid og service
Prosjektorganisering
Gjennomfoslashring
Leverings-
steder
Bestillings-
rutiner
Fakturarutiner
Moslashter og maringling (KPI)
YtelseDetalj
StandardFunktion
= Mulige loslashsninger
Aringpne
spesifikasjoner
Ulike spesifikasjonstyper
Krav til egnede rutiner
ForankreVurdere
risiko
Stille krav
Foslashlge opp
Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i
anskaffelsen som gjennomfoslashres
bull Maring kunne dokumenteres
bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere
bull Sanksjonerbar bestemmelse
bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn
Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp
bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene
bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser
bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp
bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale
bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav
bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering
bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak
Kontrakt inngaringtt februar 2017 ndash kva skjedde etter det
bull Justeringar av kontrakt
bull Avklare ulike forstaringingar av kontrakten ndash leverandoslashr og kunde hadde noko ulik tolkning
bull Kontrakten var ei ramme ndash nokre av detaljane maringtte komme etter
73
Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk
teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing
Fordi
bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande
bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale
bull markedet er prematurt
bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar
bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator
74
DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en
virksomhet
Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og
forklar igjen - hold fokus
Forankring
bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn
bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger
bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere
bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen
bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering
Rollebeskrivelser
httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon
Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid
2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres
3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere
4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller
5 Knytt ansvar til roller
6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person
7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi
Hva er endringsledelse
Direktoratet for forvaltning og IKT
Aring skape ny
retning
Ny retning
- Operativ
ledelse
Gammel retning
- Operativ ledelse
Om aring initiere og
understoslashtte
prosesser som
realiserer en
oslashnsket situasjonVisjon
Forstaringelse
Praktisk kompetanse
Oppslutning
Avstand og tid
Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring
Ta eierskap
Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen
Kunnskap om
Sensemaking
Strategivalg for egen bevisstgjoslashring
laquoIndre monolograquo
Fortell hvorfor
Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo
Kunnskap om
Oversettelse
Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen
Hva du skal si og hvordan du sier det
Finn balansen
Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring
Kunnskap om
Prioritering
Utvikling og stabilitet
Skape handlingsrom
Endringskapasitet Planlegging
Snu motstand
Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand
Kunnskap om
Forstaring reaksjoner
Snu motstand
Forhandling og reforhandling
Motivasjon
Felles fremtidsbilde
Vaeligr beredt
Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer
Kunnskap om
Scenarier for fremtiden
Erfaringslaeligring
Endring er konstant
Skape kultur for endring
Direktoratet for forvaltning og IKT
KONTRAKTSOPPFOslashLGING
Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted
Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra
Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg
Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende
Bestilles det via e-handel
Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell
utforming og sosialt ansvar
Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut
Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet
OPPFOslashLGINGSFASEN
Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av
avtaleforholdet
Garingrsdagens eller morgendagens teknologi
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Behovets omfang
Kontraktens
gjenstand
Beskrivelser
egenskaper
og grensesnitt
Tilleggstjenester
Vedlikehold
Reservedeler
Reparasjoner
Garantiarbeid og service
Prosjektorganisering
Gjennomfoslashring
Leverings-
steder
Bestillings-
rutiner
Fakturarutiner
Moslashter og maringling (KPI)
YtelseDetalj
StandardFunktion
= Mulige loslashsninger
Aringpne
spesifikasjoner
Ulike spesifikasjonstyper
Krav til egnede rutiner
ForankreVurdere
risiko
Stille krav
Foslashlge opp
Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i
anskaffelsen som gjennomfoslashres
bull Maring kunne dokumenteres
bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere
bull Sanksjonerbar bestemmelse
bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn
Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp
bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene
bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser
bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp
bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale
bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav
bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering
bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak
Ein annskaffing for alt ein treng eller fleireanskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk
teknologien ein trengMe meiner det er ein fordel slik me har gjort det ndash ei total anskaffing
Fordi
bull ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande
bull krevjande for kommunane aring foslashlge opp ei slik stor endring og avtale
bull markedet er prematurt
bull faringr fleire aktoslashrar til aring melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og loslashysingar
bull ein aktoslashr med hovedansvar-ein aktoslashr som er systemintegrator
74
DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en
virksomhet
Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og
forklar igjen - hold fokus
Forankring
bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn
bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger
bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere
bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen
bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering
Rollebeskrivelser
httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon
Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid
2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres
3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere
4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller
5 Knytt ansvar til roller
6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person
7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi
Hva er endringsledelse
Direktoratet for forvaltning og IKT
Aring skape ny
retning
Ny retning
- Operativ
ledelse
Gammel retning
- Operativ ledelse
Om aring initiere og
understoslashtte
prosesser som
realiserer en
oslashnsket situasjonVisjon
Forstaringelse
Praktisk kompetanse
Oppslutning
Avstand og tid
Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring
Ta eierskap
Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen
Kunnskap om
Sensemaking
Strategivalg for egen bevisstgjoslashring
laquoIndre monolograquo
Fortell hvorfor
Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo
Kunnskap om
Oversettelse
Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen
Hva du skal si og hvordan du sier det
Finn balansen
Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring
Kunnskap om
Prioritering
Utvikling og stabilitet
Skape handlingsrom
Endringskapasitet Planlegging
Snu motstand
Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand
Kunnskap om
Forstaring reaksjoner
Snu motstand
Forhandling og reforhandling
Motivasjon
Felles fremtidsbilde
Vaeligr beredt
Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer
Kunnskap om
Scenarier for fremtiden
Erfaringslaeligring
Endring er konstant
Skape kultur for endring
Direktoratet for forvaltning og IKT
KONTRAKTSOPPFOslashLGING
Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted
Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra
Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg
Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende
Bestilles det via e-handel
Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell
utforming og sosialt ansvar
Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut
Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet
OPPFOslashLGINGSFASEN
Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av
avtaleforholdet
Garingrsdagens eller morgendagens teknologi
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Behovets omfang
Kontraktens
gjenstand
Beskrivelser
egenskaper
og grensesnitt
Tilleggstjenester
Vedlikehold
Reservedeler
Reparasjoner
Garantiarbeid og service
Prosjektorganisering
Gjennomfoslashring
Leverings-
steder
Bestillings-
rutiner
Fakturarutiner
Moslashter og maringling (KPI)
YtelseDetalj
StandardFunktion
= Mulige loslashsninger
Aringpne
spesifikasjoner
Ulike spesifikasjonstyper
Krav til egnede rutiner
ForankreVurdere
risiko
Stille krav
Foslashlge opp
Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i
anskaffelsen som gjennomfoslashres
bull Maring kunne dokumenteres
bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere
bull Sanksjonerbar bestemmelse
bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn
Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp
bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene
bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser
bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp
bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale
bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav
bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering
bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak
DIGITALISERINGUtviklingendring er den langsomste prosessen i en
virksomhet
Start tidlig ndash forvent og tillat motstand - forklar og
forklar igjen - hold fokus
Forankring
bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn
bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger
bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere
bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen
bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering
Rollebeskrivelser
httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon
Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid
2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres
3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere
4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller
5 Knytt ansvar til roller
6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person
7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi
Hva er endringsledelse
Direktoratet for forvaltning og IKT
Aring skape ny
retning
Ny retning
- Operativ
ledelse
Gammel retning
- Operativ ledelse
Om aring initiere og
understoslashtte
prosesser som
realiserer en
oslashnsket situasjonVisjon
Forstaringelse
Praktisk kompetanse
Oppslutning
Avstand og tid
Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring
Ta eierskap
Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen
Kunnskap om
Sensemaking
Strategivalg for egen bevisstgjoslashring
laquoIndre monolograquo
Fortell hvorfor
Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo
Kunnskap om
Oversettelse
Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen
Hva du skal si og hvordan du sier det
Finn balansen
Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring
Kunnskap om
Prioritering
Utvikling og stabilitet
Skape handlingsrom
Endringskapasitet Planlegging
Snu motstand
Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand
Kunnskap om
Forstaring reaksjoner
Snu motstand
Forhandling og reforhandling
Motivasjon
Felles fremtidsbilde
Vaeligr beredt
Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer
Kunnskap om
Scenarier for fremtiden
Erfaringslaeligring
Endring er konstant
Skape kultur for endring
Direktoratet for forvaltning og IKT
KONTRAKTSOPPFOslashLGING
Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted
Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra
Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg
Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende
Bestilles det via e-handel
Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell
utforming og sosialt ansvar
Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut
Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet
OPPFOslashLGINGSFASEN
Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av
avtaleforholdet
Garingrsdagens eller morgendagens teknologi
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Behovets omfang
Kontraktens
gjenstand
Beskrivelser
egenskaper
og grensesnitt
Tilleggstjenester
Vedlikehold
Reservedeler
Reparasjoner
Garantiarbeid og service
Prosjektorganisering
Gjennomfoslashring
Leverings-
steder
Bestillings-
rutiner
Fakturarutiner
Moslashter og maringling (KPI)
YtelseDetalj
StandardFunktion
= Mulige loslashsninger
Aringpne
spesifikasjoner
Ulike spesifikasjonstyper
Krav til egnede rutiner
ForankreVurdere
risiko
Stille krav
Foslashlge opp
Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i
anskaffelsen som gjennomfoslashres
bull Maring kunne dokumenteres
bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere
bull Sanksjonerbar bestemmelse
bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn
Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp
bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene
bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser
bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp
bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale
bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav
bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering
bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak
Forankring
bull Soslashrg for at beslutningen om aring bruke e-handel er forankret i virksomheten ndash fra topp til bunn
bull Ledelsen beslutter og er tydelige paring forventninger
bull Linjeledere er lojale og tydelige med tanke paring forventninger til sine medarbeidere
bull Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen
bull Ettersposlashr resultater gjerne som en egen post i fast rapportering
Rollebeskrivelser
httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon
Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid
2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres
3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere
4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller
5 Knytt ansvar til roller
6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person
7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi
Hva er endringsledelse
Direktoratet for forvaltning og IKT
Aring skape ny
retning
Ny retning
- Operativ
ledelse
Gammel retning
- Operativ ledelse
Om aring initiere og
understoslashtte
prosesser som
realiserer en
oslashnsket situasjonVisjon
Forstaringelse
Praktisk kompetanse
Oppslutning
Avstand og tid
Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring
Ta eierskap
Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen
Kunnskap om
Sensemaking
Strategivalg for egen bevisstgjoslashring
laquoIndre monolograquo
Fortell hvorfor
Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo
Kunnskap om
Oversettelse
Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen
Hva du skal si og hvordan du sier det
Finn balansen
Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring
Kunnskap om
Prioritering
Utvikling og stabilitet
Skape handlingsrom
Endringskapasitet Planlegging
Snu motstand
Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand
Kunnskap om
Forstaring reaksjoner
Snu motstand
Forhandling og reforhandling
Motivasjon
Felles fremtidsbilde
Vaeligr beredt
Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer
Kunnskap om
Scenarier for fremtiden
Erfaringslaeligring
Endring er konstant
Skape kultur for endring
Direktoratet for forvaltning og IKT
KONTRAKTSOPPFOslashLGING
Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted
Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra
Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg
Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende
Bestilles det via e-handel
Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell
utforming og sosialt ansvar
Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut
Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet
OPPFOslashLGINGSFASEN
Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av
avtaleforholdet
Garingrsdagens eller morgendagens teknologi
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Behovets omfang
Kontraktens
gjenstand
Beskrivelser
egenskaper
og grensesnitt
Tilleggstjenester
Vedlikehold
Reservedeler
Reparasjoner
Garantiarbeid og service
Prosjektorganisering
Gjennomfoslashring
Leverings-
steder
Bestillings-
rutiner
Fakturarutiner
Moslashter og maringling (KPI)
YtelseDetalj
StandardFunktion
= Mulige loslashsninger
Aringpne
spesifikasjoner
Ulike spesifikasjonstyper
Krav til egnede rutiner
ForankreVurdere
risiko
Stille krav
Foslashlge opp
Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i
anskaffelsen som gjennomfoslashres
bull Maring kunne dokumenteres
bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere
bull Sanksjonerbar bestemmelse
bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn
Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp
bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene
bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser
bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp
bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale
bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav
bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering
bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak
Rollebeskrivelser
httpswwwprosjektveiviserennoe-handelplanleggingsfasenanalyse-av-organisasjon
Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid
2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres
3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere
4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller
5 Knytt ansvar til roller
6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person
7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi
Hva er endringsledelse
Direktoratet for forvaltning og IKT
Aring skape ny
retning
Ny retning
- Operativ
ledelse
Gammel retning
- Operativ ledelse
Om aring initiere og
understoslashtte
prosesser som
realiserer en
oslashnsket situasjonVisjon
Forstaringelse
Praktisk kompetanse
Oppslutning
Avstand og tid
Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring
Ta eierskap
Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen
Kunnskap om
Sensemaking
Strategivalg for egen bevisstgjoslashring
laquoIndre monolograquo
Fortell hvorfor
Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo
Kunnskap om
Oversettelse
Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen
Hva du skal si og hvordan du sier det
Finn balansen
Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring
Kunnskap om
Prioritering
Utvikling og stabilitet
Skape handlingsrom
Endringskapasitet Planlegging
Snu motstand
Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand
Kunnskap om
Forstaring reaksjoner
Snu motstand
Forhandling og reforhandling
Motivasjon
Felles fremtidsbilde
Vaeligr beredt
Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer
Kunnskap om
Scenarier for fremtiden
Erfaringslaeligring
Endring er konstant
Skape kultur for endring
Direktoratet for forvaltning og IKT
KONTRAKTSOPPFOslashLGING
Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted
Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra
Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg
Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende
Bestilles det via e-handel
Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell
utforming og sosialt ansvar
Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut
Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet
OPPFOslashLGINGSFASEN
Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av
avtaleforholdet
Garingrsdagens eller morgendagens teknologi
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Behovets omfang
Kontraktens
gjenstand
Beskrivelser
egenskaper
og grensesnitt
Tilleggstjenester
Vedlikehold
Reservedeler
Reparasjoner
Garantiarbeid og service
Prosjektorganisering
Gjennomfoslashring
Leverings-
steder
Bestillings-
rutiner
Fakturarutiner
Moslashter og maringling (KPI)
YtelseDetalj
StandardFunktion
= Mulige loslashsninger
Aringpne
spesifikasjoner
Ulike spesifikasjonstyper
Krav til egnede rutiner
ForankreVurdere
risiko
Stille krav
Foslashlge opp
Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i
anskaffelsen som gjennomfoslashres
bull Maring kunne dokumenteres
bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere
bull Sanksjonerbar bestemmelse
bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn
Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp
bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene
bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser
bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp
bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale
bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav
bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering
bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak
Kort sjekkliste 1 Godt kartleggingsarbeid
2 Identifiser de ulike prosessene som maring endres
3 Identifiser interessenter og hvordan kommunisere
4 Synliggjoslashr hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som foslashlger med endringene og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva Definer roller
5 Knytt ansvar til roller
6 Knytt rollene til stillingfunksjon ikke person
7 Soslashrg for at forankringen er paring plass fra topp til bunn Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i maringl ndash man faringr ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi
Hva er endringsledelse
Direktoratet for forvaltning og IKT
Aring skape ny
retning
Ny retning
- Operativ
ledelse
Gammel retning
- Operativ ledelse
Om aring initiere og
understoslashtte
prosesser som
realiserer en
oslashnsket situasjonVisjon
Forstaringelse
Praktisk kompetanse
Oppslutning
Avstand og tid
Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring
Ta eierskap
Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen
Kunnskap om
Sensemaking
Strategivalg for egen bevisstgjoslashring
laquoIndre monolograquo
Fortell hvorfor
Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo
Kunnskap om
Oversettelse
Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen
Hva du skal si og hvordan du sier det
Finn balansen
Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring
Kunnskap om
Prioritering
Utvikling og stabilitet
Skape handlingsrom
Endringskapasitet Planlegging
Snu motstand
Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand
Kunnskap om
Forstaring reaksjoner
Snu motstand
Forhandling og reforhandling
Motivasjon
Felles fremtidsbilde
Vaeligr beredt
Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer
Kunnskap om
Scenarier for fremtiden
Erfaringslaeligring
Endring er konstant
Skape kultur for endring
Direktoratet for forvaltning og IKT
KONTRAKTSOPPFOslashLGING
Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted
Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra
Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg
Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende
Bestilles det via e-handel
Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell
utforming og sosialt ansvar
Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut
Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet
OPPFOslashLGINGSFASEN
Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av
avtaleforholdet
Garingrsdagens eller morgendagens teknologi
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Behovets omfang
Kontraktens
gjenstand
Beskrivelser
egenskaper
og grensesnitt
Tilleggstjenester
Vedlikehold
Reservedeler
Reparasjoner
Garantiarbeid og service
Prosjektorganisering
Gjennomfoslashring
Leverings-
steder
Bestillings-
rutiner
Fakturarutiner
Moslashter og maringling (KPI)
YtelseDetalj
StandardFunktion
= Mulige loslashsninger
Aringpne
spesifikasjoner
Ulike spesifikasjonstyper
Krav til egnede rutiner
ForankreVurdere
risiko
Stille krav
Foslashlge opp
Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i
anskaffelsen som gjennomfoslashres
bull Maring kunne dokumenteres
bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere
bull Sanksjonerbar bestemmelse
bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn
Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp
bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene
bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser
bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp
bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale
bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav
bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering
bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak
Hva er endringsledelse
Direktoratet for forvaltning og IKT
Aring skape ny
retning
Ny retning
- Operativ
ledelse
Gammel retning
- Operativ ledelse
Om aring initiere og
understoslashtte
prosesser som
realiserer en
oslashnsket situasjonVisjon
Forstaringelse
Praktisk kompetanse
Oppslutning
Avstand og tid
Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring
Ta eierskap
Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen
Kunnskap om
Sensemaking
Strategivalg for egen bevisstgjoslashring
laquoIndre monolograquo
Fortell hvorfor
Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo
Kunnskap om
Oversettelse
Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen
Hva du skal si og hvordan du sier det
Finn balansen
Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring
Kunnskap om
Prioritering
Utvikling og stabilitet
Skape handlingsrom
Endringskapasitet Planlegging
Snu motstand
Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand
Kunnskap om
Forstaring reaksjoner
Snu motstand
Forhandling og reforhandling
Motivasjon
Felles fremtidsbilde
Vaeligr beredt
Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer
Kunnskap om
Scenarier for fremtiden
Erfaringslaeligring
Endring er konstant
Skape kultur for endring
Direktoratet for forvaltning og IKT
KONTRAKTSOPPFOslashLGING
Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted
Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra
Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg
Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende
Bestilles det via e-handel
Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell
utforming og sosialt ansvar
Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut
Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet
OPPFOslashLGINGSFASEN
Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av
avtaleforholdet
Garingrsdagens eller morgendagens teknologi
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Behovets omfang
Kontraktens
gjenstand
Beskrivelser
egenskaper
og grensesnitt
Tilleggstjenester
Vedlikehold
Reservedeler
Reparasjoner
Garantiarbeid og service
Prosjektorganisering
Gjennomfoslashring
Leverings-
steder
Bestillings-
rutiner
Fakturarutiner
Moslashter og maringling (KPI)
YtelseDetalj
StandardFunktion
= Mulige loslashsninger
Aringpne
spesifikasjoner
Ulike spesifikasjonstyper
Krav til egnede rutiner
ForankreVurdere
risiko
Stille krav
Foslashlge opp
Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i
anskaffelsen som gjennomfoslashres
bull Maring kunne dokumenteres
bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere
bull Sanksjonerbar bestemmelse
bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn
Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp
bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene
bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser
bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp
bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale
bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav
bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering
bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak
Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring
Ta eierskap
Mellomleder evner aring lede i endring fordi lederen har forstaringtt og tatt eierskap til endringen
Kunnskap om
Sensemaking
Strategivalg for egen bevisstgjoslashring
laquoIndre monolograquo
Fortell hvorfor
Mellomleder evner aring formidle mening med endringen forme og selge et budskap som forklarer laquohvorforraquo
Kunnskap om
Oversettelse
Strategivalg for aring bygge opp sinfortelling om endringen
Hva du skal si og hvordan du sier det
Finn balansen
Mellomleder finner balansen og klarer aring navigere mellom ulike krav og forventninger i endring
Kunnskap om
Prioritering
Utvikling og stabilitet
Skape handlingsrom
Endringskapasitet Planlegging
Snu motstand
Mellomleder skaper motivasjon og haringndterer og snur motstand
Kunnskap om
Forstaring reaksjoner
Snu motstand
Forhandling og reforhandling
Motivasjon
Felles fremtidsbilde
Vaeligr beredt
Mellomleder laeligrer av erfaringer tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er foslashre var paring kommende endringer
Kunnskap om
Scenarier for fremtiden
Erfaringslaeligring
Endring er konstant
Skape kultur for endring
Direktoratet for forvaltning og IKT
KONTRAKTSOPPFOslashLGING
Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted
Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra
Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg
Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende
Bestilles det via e-handel
Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell
utforming og sosialt ansvar
Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut
Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet
OPPFOslashLGINGSFASEN
Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av
avtaleforholdet
Garingrsdagens eller morgendagens teknologi
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Behovets omfang
Kontraktens
gjenstand
Beskrivelser
egenskaper
og grensesnitt
Tilleggstjenester
Vedlikehold
Reservedeler
Reparasjoner
Garantiarbeid og service
Prosjektorganisering
Gjennomfoslashring
Leverings-
steder
Bestillings-
rutiner
Fakturarutiner
Moslashter og maringling (KPI)
YtelseDetalj
StandardFunktion
= Mulige loslashsninger
Aringpne
spesifikasjoner
Ulike spesifikasjonstyper
Krav til egnede rutiner
ForankreVurdere
risiko
Stille krav
Foslashlge opp
Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i
anskaffelsen som gjennomfoslashres
bull Maring kunne dokumenteres
bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere
bull Sanksjonerbar bestemmelse
bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn
Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp
bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene
bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser
bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp
bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale
bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav
bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering
bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak
KONTRAKTSOPPFOslashLGING
Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted
Har kvaliteten paring leveransen vaeligrt bra
Er service og oppfoslashlgingsnivaringet slik du forestilte deg
Har oppstartimplementering av avtalen vaeligrt tilfredsstillende
Bestilles det via e-handel
Ivaretar leveransen brukernes oslashnsker vedroslashrende miljoslash universell
utforming og sosialt ansvar
Kommer fakturaene paring rett tid og ser de korrekt ut
Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet
OPPFOslashLGINGSFASEN
Kontraktsoppfoslashlging ErfaringsoverfoslashringAvslutning av
avtaleforholdet
Garingrsdagens eller morgendagens teknologi
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Behovets omfang
Kontraktens
gjenstand
Beskrivelser
egenskaper
og grensesnitt
Tilleggstjenester
Vedlikehold
Reservedeler
Reparasjoner
Garantiarbeid og service
Prosjektorganisering
Gjennomfoslashring
Leverings-
steder
Bestillings-
rutiner
Fakturarutiner
Moslashter og maringling (KPI)
YtelseDetalj
StandardFunktion
= Mulige loslashsninger
Aringpne
spesifikasjoner
Ulike spesifikasjonstyper
Krav til egnede rutiner
ForankreVurdere
risiko
Stille krav
Foslashlge opp
Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i
anskaffelsen som gjennomfoslashres
bull Maring kunne dokumenteres
bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere
bull Sanksjonerbar bestemmelse
bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn
Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp
bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene
bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser
bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp
bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale
bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav
bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering
bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak
Garingrsdagens eller morgendagens teknologi
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Behovets omfang
Kontraktens
gjenstand
Beskrivelser
egenskaper
og grensesnitt
Tilleggstjenester
Vedlikehold
Reservedeler
Reparasjoner
Garantiarbeid og service
Prosjektorganisering
Gjennomfoslashring
Leverings-
steder
Bestillings-
rutiner
Fakturarutiner
Moslashter og maringling (KPI)
YtelseDetalj
StandardFunktion
= Mulige loslashsninger
Aringpne
spesifikasjoner
Ulike spesifikasjonstyper
Krav til egnede rutiner
ForankreVurdere
risiko
Stille krav
Foslashlge opp
Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i
anskaffelsen som gjennomfoslashres
bull Maring kunne dokumenteres
bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere
bull Sanksjonerbar bestemmelse
bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn
Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp
bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene
bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser
bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp
bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale
bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav
bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering
bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak
Behovets omfang
Kontraktens
gjenstand
Beskrivelser
egenskaper
og grensesnitt
Tilleggstjenester
Vedlikehold
Reservedeler
Reparasjoner
Garantiarbeid og service
Prosjektorganisering
Gjennomfoslashring
Leverings-
steder
Bestillings-
rutiner
Fakturarutiner
Moslashter og maringling (KPI)
YtelseDetalj
StandardFunktion
= Mulige loslashsninger
Aringpne
spesifikasjoner
Ulike spesifikasjonstyper
Krav til egnede rutiner
ForankreVurdere
risiko
Stille krav
Foslashlge opp
Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i
anskaffelsen som gjennomfoslashres
bull Maring kunne dokumenteres
bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere
bull Sanksjonerbar bestemmelse
bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn
Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp
bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene
bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser
bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp
bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale
bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav
bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering
bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak
YtelseDetalj
StandardFunktion
= Mulige loslashsninger
Aringpne
spesifikasjoner
Ulike spesifikasjonstyper
Krav til egnede rutiner
ForankreVurdere
risiko
Stille krav
Foslashlge opp
Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i
anskaffelsen som gjennomfoslashres
bull Maring kunne dokumenteres
bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere
bull Sanksjonerbar bestemmelse
bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn
Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp
bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene
bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser
bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp
bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale
bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav
bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering
bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak
Krav til egnede rutiner
ForankreVurdere
risiko
Stille krav
Foslashlge opp
Innhold i rutinenbull Rutinene maring reflekteres i
anskaffelsen som gjennomfoslashres
bull Maring kunne dokumenteres
bull Det stilles strengere krav til store profesjonelle innkjoslashpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere
bull Sanksjonerbar bestemmelse
bull Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjoslashpsfaglige skjoslashnn
Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp
bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene
bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser
bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp
bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale
bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav
bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering
bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak
Stilles det etiske krav maring disse foslashlges opp
bull Etterlever leverandoslashren de etiske kontraktsvilkaringrene
bull Oppfoslashlgingen maring tilpasses risikonivaringet kontraktens lengde og virksomhetens ressurser
bull Velg evt ut produkter eller komponenter som skal foslashlges opp
bull Bruk av egenrapporteringsskjemaogeller oppfoslashlgingssamtale
bull Risikostyringsverktoslashy for etiske krav
bull Foslashlger Difis mal for egenrapportering
bull Gir anbefaling om oppfoslashlgingstiltak
