View
1
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
Centro Provincial de Gestión Minero Agroempresarial del Alto Nordeste
Página 1 de 1
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
CENTRO PROVINCIAL DE GESTION MINERO AGROEMPRESARIAL ALTO
NORDESTE ANTIOQUEÑO
Centro Provincial de Gestión Minero Agroempresarial del Alto Nordeste
Página 2 de 1
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
INTRODUCCION
El Centro Provincial de Gestión Minero Agroempresarial del Alto Nordeste Antioqueño es
una entidad descentralizada del orden municipal, es una asociación conformada por los
municipios de El Bagre, Remedios, Segovia, Yalí y Zaragoza.
Las series y subseries documentales se construyeron con base en la estructura orgánica
de la entidad, la cual se compone de Asamblea, Consejo Directivo, Gerente y Unidad de
Gestión y así dar cuerpo a las tablas de retención documental, la cual nos indica cómo
organizar los archivos de gestión, archivo central y como conservarlos.
Las tablas de retención son una herramienta fundamental para El Centro Provincial de
Gestión Minero Agroempresarial del Alto Nordeste Antioqueño ya que permiten tener un
conocimiento sobre los documentos que produce cada unidad documental y determinar el
tiempo que permanecerá en el archivo de gestión y en el archivo central y que documentos
son de conservación permanente.
Dada la importancia de conservar la documentación producida en la entidad, ya que ella da
cuenta del accionar en el tiempo de la misma, para el cumplimiento de su misión y visión;
se hace necesario disponer de un lugar que cumpla con las exigencias de la normativa para
la conservación de los documentos.
Es por esto que el Centro Provincial de Gestión Minero Agroempresarial del Alto Nordeste
Antioqueño de acuerdo a las directrices emitidas por el Archivo General de la Nación
elabora las tablas de retención documental y con base en su estructura orgánica y con la
participación de las personas que la componen.
Centro Provincial de Gestión Minero Agroempresarial del Alto Nordeste
Página 3 de 1
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
METODOLOGIA APLICADA PARA LA ELABORACION DE LAS TABLAS DE
RETENCION DOCUMENTAL
Siguiendo las directrices del Archivo General de la Nación según instructivo del mini manual
de tablas de retención y transferencias documentales, se aplica los pasos metodológicos
para la elaboración de las tablas de retención documental de la entidad, haciendo este
proceso participativo, involucrando a todas las personas de las unidades productoras de
documentación, ya que son estas las que conocen que información se produce, permitiendo
tener claridad y certeza para el desarrollo del ejercicio.
De acuerdo al mini manual los pasos metodológicos están establecidos de la siguiente
manera:
PRIMERA ETAPA: Investigación preliminar sobre la institución
Es importante tener conocimiento de la entidad, su funcionamiento y con base en su
estructura orgánica vigente, actos administrativos elaborar las tablas de retención
documental; ya que de este proceso se identifican las secciones y sub secciones , series y
sub series documentales a presentar.
De acuerdo al mini manual de tablas de retención y transferencias documentales en su
anexo 9, se realiza una encuesta de estudio unidad documental con los productores de los
documentos de las unidades productoras de la entidad, para determinar los tipos de
documentos generados en cada unidad productora.
SEGUNDA ETAPA: Análisis e interpretación de la información recolectada
En esta etapa se realizó un análisis a la investigación realizada a la entidad y sobre la
realidad actual de la documentación de la entidad, y poder así aplicar los procedimientos
archivísticos vigentes de acuerdo con la normatividad desde su producción hasta su
disposición final, identificando las series y sub series y tipos documentales, teniendo en
cuenta el tiempo de retención y el sitio de permanencia según su ciclo vital.
Con base a esta investigación y posterior análisis se establecieron las posibles series y sub
series que permitieron construir el cuadro de clasificación documental y se estableció la
codificación de las unidades productoras.
Es el comité interno de archivo el encargado de velar por el cumplimiento de los
lineamientos propuestos en las tablas de retención documental y acorde con la
normatividad vigente.
TERCERA ETAPA: Elaboración y presentación de las tablas de retención documental
En esta etapa se procede a presentar al comité interno de archivo de la entidad la propuesta
de tablas de retención documental del Centro Provincial de Gestión Minero Agroempresarial
del Alto Nordeste Antioqueño.
Centro Provincial de Gestión Minero Agroempresarial del Alto Nordeste
Página 4 de 1
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
El Comité hace el estudio y evaluación correspondiente para su aprobación mediante un
acta, después de su aprobación por parte del comité interno de archivo, el gerente remitirá
a la instancia evaluadora correspondiente el proyecto de las tablas de retención documental
para su evaluación y aprobación.
CUARTA ETAPA: Aplicación de las tablas de retención documental
Una vez que el comité interno de archivo apruebe las tablas de retención documental el
Centro Provincial de Gestión Minero Agroempresarial del Alto Nordeste Antioqueño deberá
hacer su difusión indicando:
Fecha a partir de la cual son de obligatorio cumplimiento
Instructivo para su aplicación
Normas para la organización de los archivos de gestión en concordancia con las
TRD de la entidad
La eliminación de documentos deberá estar basada en las TRD y debe ser aprobado por el
comité interno de archivo de la entidad
1. INVESTIGACION PRELIMINAR DE LA INSTITUCION
1.1. COMPILACIÓN INFORMACIÓN DE LA ENTIDAD
1.1.1. Reseña histórica CPGMAE
Misión: El Centro Provincial de Gestión Minero Agro-empresarial (CPGMAE), promoverá
la participación de los municipios y la Gobernación de Antioquia en la cooperación contribuyendo a la solución de los problemas ligados al desarrollo regional. Coordinará con los organismos regionales, departamentales y nacionales, mediante el acceso a la oferta institucional y los recursos de política pública las acciones pertinentes que permitan resolver sus grandes necesidades y mejorar las condiciones económicas, sociales y ambientales y avanzar en la construcción del territorio.
Visión: Para el año 2020 el CPGMAE, se consolidará como una corporación líder en la región y el país, en el fomento y desarrollo de los sectores minero, agropecuario y ambiental, con responsabilidad social y aplicación de tecnologías apropiadas para mejorar los índices de productividad y competitividad
Naturaleza Jurídica: El Centro Provincial de Gestión Minero Agroempresarial del Alto
Nordeste es una organización civil sin ánimo de lucro, que se sujeta a las disposiciones
legales del Código Civil, nace en el marco jurídico de la Ley 489 de 1998, y la Ley 136 de
1994, esta última en sus artículos 148 al 153, en desarrollo de los artículos 64 y 65 de la
Constitución Nacional,}.
Objeto Social: El Centro Provincial de Gestión Minero Agroempresarial del Alto Nordeste
Antioqueño es una empresa de servicios mineros, ambientales y agropecuarios, cuyo
Centro Provincial de Gestión Minero Agroempresarial del Alto Nordeste
Página 5 de 1
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
objetivo principal es el fortalecimiento de la competitividad del territorio y el desarrollo rural, mediante la prestación del servicio público obligatorio de asistencia técnica directa rural y minero Agroempresarial, en la búsqueda por la articulación entre la oferta y la demanda de los instrumentos de política del estado en los territorios, para garantizar la efectividad de los recursos financieros, administrativos, humanos y técnicos de los municipios del área de influencia y recurrentes del Departamento, la Nación y de los organismos Internacionales, de carácter público o privado, en el marco de las funciones de los Centros Provinciales de Gestión Minero Agroempresariales.
1.1.2. Estructura Orgánica:
1.2. ENCUESTA PRODUCTORES DOCUMENTOS
Se realizó una encuesta a los productores de documentos de la entidad según el anexo 9
del mini manual de tablas de retención documental y transferencias y se aplicó siguiendo el
instructivo del respectivo anexo, de tal forma que en la primera parte de la encuesta se
obtuvo conocimiento de la unidad productora y en la segunda parte de la unidad
documental.
La encuesta se aplicó a cada una de las unidades administrativas, según el organigrama
actos administrativos de la entidad.
Centro Provincial de Gestión Minero Agroempresarial del Alto Nordeste
Página 6 de 1
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
1.3. ANALISIS E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN RECOLECTADA
Se realizó un análisis a la información institucional y sus fuentes documentales tales como
actos administrativos, organigrama y encuesta realizada a las unidades administrativas
productoras de documentos, para posteriormente elaborar las TRD.
2. CONFORMACIÓN DE SERIES Y SUB SERIES DOCUMENTALES
De acuerdo con la información recolectada se establecieron los tiempos de retención de las
series y sub series documentales en cada fase de archivo, con el fin de propender por la
protección documental desde su producción hasta su disposición final.
2.1. Codificación:
De acuerdo a la estructura orgánica del Centro Provincial de Gestión Minero
Agroempresarial del Alto Nordeste Antioqueño, la codificación es la siguiente.
UNIDAD ADMINISTRATIVA CODIGO
GERENCIA 01
UNIDAD DE GESTION 02
2.2. Cuadro de clasificación documental:
CODIGO SERIE CODIGO SUBSERIE DEPENDENCIA
01
Actas
01.01
Consejo Directivo
Gerencia
01.02
Actas Asamblea
Gerencia
01.03 Actas Varias Gerencia
01
Actos Administrativo
02.01
Decretos Gerencia
02.02
Resoluciones
Gerencia
01
Comunicaciones
03.01
Circulares
Gerencia
03.02
Oficios
Gerencia
01
Informes
04.01
De gestión
Gerencia
Centro Provincial de Gestión Minero Agroempresarial del Alto Nordeste
Página 7 de 1
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
02
Actas
01.01 Comité interno de archivo
Unidad de Gestión 01.02 Comité seguridad y
salud en el trabajo
01.03 Otras Actas
02 Comunicaciones 02.01 Oficios Unidad de Gestión
02
Certificados
03.01 Gestión transparente
Unidad de Gestión
03.02 Ingresos y retenciones
03.03 Laborales
03.04 Presupuestales
03.05 Otros
02 Conciliaciones Bancarias
04.1 Conciliaciones bancarias
Unidad de Gestión
02
Comprobantes
05.01 De egreso
Unidad de Gestión
05.02 De ingreso
05.03 Boletín de Tesorería
06.01 De circulares
06.02 De contratos de prestación de servicios
06.03 De contratos de mínima cuantía
Centro Provincial de Gestión Minero Agroempresarial del Alto Nordeste
Página 8 de 1
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
02
Consecutivos
06.04 De contratos de selección abreviada
Unidad de Gestión
06.05 De invitaciones públicas
06.06 De resoluciones de procesos contractuales
06.07 De resoluciones
06.08 Oficios
02
Contratos
07.01 De arrendamiento
Unidad de Gestión
07.02 De mínima cuantía
07.03 De prestación de servicios
07.04 De selección abreviada menor cuantía
07.05 Concurso de méritos
02
Controles
08.01
De comunicaciones oficiales
Unidad de Gestión
08.02
De préstamo de documentos
08.03 De quejas y reclamos
08.04 Salida de documentos
08.05 De préstamo de equipos
08.06 De suministros
02 Derechos de petición
09.01 Derechos de petición Unidad de Gestión
Centro Provincial de Gestión Minero Agroempresarial del Alto Nordeste
Página 9 de 1
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
09.02 Acción de tutela
02 Ejecuciones presupuestales
10.01 De egresos Unidad de Gestión 10.02 De ingresos
02
Encuestas
11.01 Barequeros
Unidad de Gestión
11.02 Caracterización minera
11.03 Caracterización herramientas barequeros y chatarreros
11.04 Compraventas
11.05 Chatarreros
11.06 Entables
11.07 Joyerías
11.08 Negritudes
11.09 Paneleros
11.10 Piscicultura
11.11 Productivas agropecuarias
11.12 Unidades de beneficio
11.13 Unidades productivas mineras
02 Estados financieros
12.01 Estados financieros Unidad de Gestión
02
Informes
13.01 Control interno
Unidad de Gestión
13.02 Entes de control
13.03 Plan anticorrupción
13.04 Técnicos
13.05 Actividades contratistas
02
Inventarios
14.01 Bienes muebles Unidad de Gestión 14.02 Documental
02
Libros
15.01 Auxiliar Unidad de Gestión 15.02 Diario de caja
15.03 Mayor y balance
15.04 Presupuestal
02
Manuales
16.01 De archivo
Unidad de Gestión
16.02 De atención al ciudadano
16.03 De contratación
16.04 De control interno
16.05 De funciones
16.06 De procesos
16.07 De políticas contables
17.01 De Acción
Centro Provincial de Gestión Minero Agroempresarial del Alto Nordeste
Página 10 de 1
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
02 Planes 17.02 Anticorrupción y de atención al ciudadano
Unidad de Gestión
17.03 Estratégico
02 Presupuesto 18.01 Presupuesto entidad Unidad de Gestión
02
Programas
19.01 Gestión documental Unidad de Gestión 19.02 Salud y seguridad en
el trabajo
02 Requerimientos 20.01 Entes de control Unidad de Gestión 20.02 Otras entidades
02 Tablas de retención
documental
21.01 Tablas de retención documental
Unidad de Gestión
02 Tablas de valoración
documental
22.01 Tablas de valoración documental
Unidad de Gestión
02 Cuentas de pago 23.01 Cuentas de pago Unidad de Gestión
02 Hojas de vida 24.01 Hojas de vida Unidad de Gestión 24.02 Requisitos
2.3. Instructivo tablas de retención documental
2.3.1. Tablas de retención documental
Son un listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se
asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
El Centro Provincial de Gestión Minero Agroempresarial del Alto Nordeste Antioqueño se
verá beneficiado con la elaboración de las tablas de retención documental ya que estas.
Facilitan el manejo de la información
Contribuyen a la racionalización de la producción documental
Permiten al Centro Provincial de Gestión Minero Agroempresarial del Alto Nordeste
Antioqueño proporcionar un servicio eficaz y eficiente
Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención
en ellas estipulados
Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter
permanente
Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo
Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos
2.3.2. Componentes tablas de retención documental
Entidad productora: corresponde al nombre de la entidad
Centro Provincial de Gestión Minero Agroempresarial del Alto Nordeste
Página 11 de 1
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
Oficina productora: corresponde al nombre de la dependencia productora de los
documentos
Hoja _ de _: Corresponde al número individual y total de las hojas utilizadas
Código: corresponde al código de la dependencia, el cual resulta del número asignado de
acuerdo a la estructura orgánica de la entidad y el código asignado a la respectiva serie o
sub serie documental.
Serie: conjunto de unidades documentales de estructura y contenidos homogéneos
emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus
funciones
Subserie: conjunto de unidades documentales que hacen parte de una serie identificada
de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.
Tipos documentales: unidad documental simple originada de una actividad administrativa
con formato y contenidos distintos que sirve como elemento para cumplir los procedimientos
de una serie y sub serie.
Retención en años: Es el tiempo que deben permanecer las Series y Sub series documentales en el archivo de gestión, una vez cumplida su vigencia se realiza la transferencia al archivo central de acuerdo a lo estipulado en la Tablas de Retención Documental. Disposición final: determina el mecanismo a utilizar una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central. Para la disposición final se tienen las siguientes: CT: se aplica a los documentos que tienen valor permanente, ya que dejan ver la actuación
de la entidad, poseen valor histórico. E: es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología. S: proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la documentación por medio del muestreo. M: proceso mediante el cual se fotografían los documentos y se obtienen pequeñas imágenes en películas
3. ELABORACIÓN Y PRESENTACION DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Con base a la información compilada y de acuerdo al cuadro de clasificación se construyó las tablas de retención documental, adoptando el formato establecido por el Archivo General de la Nación.
Centro Provincial de Gestión Minero Agroempresarial del Alto Nordeste
Página 12 de 1
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
El Gerente convocó al Comité Interno de Archivo para presentar la propuesta de las tablas de retención documental. El Comité Interno de Archivo procedió al estudio y evaluación correspondiente para su aprobación mediante un acta avaló la propuesta de las tablas de retención para el Centro Provincial de Gestión Minero Agroempresarial del Alto Nordeste Antioqueño. El Gerente remitirá al Consejo Departamental de Archivo del departamento de Antioquia para su convalidación. Las tablas de retención documental requieren de revisión y actualización periódica.
4. TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Centro Provincial de Gestión Minero Agroempresarial del Alto Nordeste
Página 13 de 1
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: CENTRO PROVINCIAL DE GESTION MINERO AGROEMPRESARIAL DEL ALTO NORDESTE
ANTIOQUEÑO
UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA
OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA
CODIGO OFICINA PRODUCTORA: 01
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
D S SB Archivo Gestión
Archivo Central
CT E M/D S
01 01 ACTAS
3 19 X
Son documentos que forman parte de la memoria institucional por lo tanto son de conservación total. Cumplido el tiempo en el Archivo Central se microfilma para la conservación permanente
01 01 01
Consejo Directivo
*Acta
*Citación
*Orden del día
*Registro Asistencia
01 01 02
Asamblea
3 19 X
*Acta
*Citación
*Orden del día
*Registro Asistencia
01 01 03
Varias
3 19 X *Acta
*Orden del día
*Registro Asistencia
01 02 ACTOS ADMINISTRATIVOS
Centro Provincial de Gestión Minero Agroempresarial del Alto Nordeste
Página 14 de 1
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
01 02 01 Decretos 4 10 X X
Documento de carácter administrativo que reflejan las decisiones tomadas en la entidad. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas
01 02 02 Resoluciones 4 10 X X
01 03 COMUNICACIONES
01 03 01 Circulares 2 5 X X Documentos de carácter informativo, se selecciona una muestra representativa del 10% cada año 01 03 02 Oficios 2 5 X X
01 04 INFORMES
01 04 01 De Gestión 2 18 X
Documentos de carácter administrativo que reflejan la gestión y el cumplimiento de las funciones asignadas al área. Una vez transcurrido el tiempo de retencion en el archivo central, seleccionar el 10% de la produccion para futuras consultas
CONVENCIONES
CT: Conservación Total E: Eliminación
S: Selección M/D: Microfilmación - Digitalización
Firma Responsable: _________________________________
Fecha: Septiembre de 2017
Centro Provincial de Gestión Minero Agroempresarial del Alto Nordeste
Página 15 de 1
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: CENTRO PROVINCIAL DE GESTION MINERO AGROEMPRESARIAL DEL ALTO NORDESTE
ANTIOQUEÑO
UNIDAD ADMINISTRATIVA: UNIDAD DE GESTION
OFICINA PRODUCTORA: UNIDAD DE GESTION
CODIGO OFICINA PRODUCTORA: 02
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
D S SB Archivo Gestión
Archivo Central
CT E M/D S
02 01 ACTAS
02 01 01 Comité Interno de Archivo 5 19 X Son documentos que forman parte de la memoria institucional por lo tanto son de conservación total. Cumplido el tiempo en el Archivo Central se microfilma para la conservación permanente
* Citación
* Orden del día
* Acta
* Control de asistencia
02 01 02 Comité Seguridad y Salud en el Trabajo 5 19 X
* Citación
* Orden del día
* Acta
* Control de asistencia
02
01
03
Otras Actas 5 19 X
*Citación
*Orden del día
*Acta
*Control de asistencia
Centro Provincial de Gestión Minero Agroempresarial del Alto Nordeste
Página 16 de 1
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
02 02 COMUNICACIONES
02
02
01
Oficios
2
10
X
Documentos que tienen soportes de diferentes asuntos, los cuales pueden servir para esclarecer en algún momento dado, actuaciones de la gestión de la entidad, Se conserva diez años por posibles requerimientos, transcurrido el tiempo de retención , eliminar los documentos teniendo en cuenta que pierden vigencia administrativa
02 03 CERTIFICADOS
02
03
01
Gestión Transparente
2
10
X
Cumplido el tiempo en el archivo de gestión se eliminan porque pierden vigencia administrativa
02 03 02 Ingresos y retenciones 2 10 X
02 03 03 Laborales 2 10 X
02 03 04 Presupuestales 2 10 X
02 03 05 Otros 2 10 X
02 04 CONCILIACIONES BANCARIAS
02
04
01
Conciliaciones Bancarias
5
19
X
Documentos de carácter contable y Cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central
* Control
* Extractos bancarios
Centro Provincial de Gestión Minero Agroempresarial del Alto Nordeste
Página 17 de 1
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
* Conciliaciones se eliminan, debido a que ha
cumplido el tiempo establecido en la normatividad Colombiana
* Notas contables
* Consignaciones
02 05 COMPROBANTES
02
05
01
De Egreso
5
19
X
Documentos de carácter presupuestal y Cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central se eliminan los comprobantes de ingreso, debido a que ha cumplido el tiempo establecido en la normatividad Colombiana
* Comprobantes
* Orden de pago
* Soportes
02
05
02
De Ingreso
5
19
X
* Comprobantes
* Consignaciones
02 05 03 Boletín de tesorería 5 19 X
02 06 CONSECUTIVOS
02 06 01 De circulares 1 2 X Se eliminan en el archivo de gestión porque los documentos originales hacen parte de Los procesos
02 06 02 De contratos de prestación de servicios 1 2 X
02 06 03 De contratos de mínima cuantía 1 2 X
02 06 04 De contratos de selección abreviada 1 2 X
02 06 05 De invitaciones públicas 1 2 X
02 06 06 De resoluciones procesos contractuales 1 2 X
02 06 07 De resoluciones 1 2 X
02 06 08 Oficios 1 2 X
02 07 CONTRATOS
De arrendamiento
Centro Provincial de Gestión Minero Agroempresarial del Alto Nordeste
Página 18 de 1
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
02
07
01
* Estudio del sector
5
20
X
X
Documentos que reflejan los contratos realizados por la entidad en ejercicio de sus funciones. Poseen valor legal, fiscal, contable y administrativo por lo cual el tiempo de retención es de 20 años. Pasado el tiempo de retención se digitalizan y eliminan. Documentos que reflejan los contratos realizados por la entidad en ejercicio de sus funciones. Poseen valor legal, fiscal, contable y administrativo por lo cual el tiempo de retención
* Estudios previos
* Disponibilidad presupuestal
*Fotocopia documento identidad
* Certificado cámara de comercio
* RUT
* Certificado antecedentes disciplinarios
* Certificado antecedentes fiscales
* Certificado antecedentes judiciales
* Certificado de libertad y tradición
* Acta de inicio
* Certificado o planillas pago seguridad social
* Registro presupuestal
02
07
02
De mínima cuantía
5
20
X
X
* Ficha técnica
* Estudios previos
* Estudios del sector
* Invitación pública
* Disponibilidad presupuestal
* Observaciones invitación pública
* Respuesta observaciones
* Adendas
* Propuestas
* Acta de cierre
* Informe de evaluación
* Observaciones informe de evaluación
Centro Provincial de Gestión Minero Agroempresarial del Alto Nordeste
Página 19 de 1
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
* Oferta seleccionada es de 20 años. Pasado el tiempo
de retención se digitalizan y eliminan.
* Comunicación aceptación
* Adjudicación
* Minuta contrato
* Registro presupuestal
* Certificado cámara de comercio
* Copia cédula
* RUT
* Certificado antecedentes disciplinarios
* Certificaado antecedentes fiscales
* Certificado antecedentes judiciales
* Certificado o planillas pago seguridad social
* Copia libreta militar personas naturales
* Certificados acreditación idoneidad y experiencia
* Garantía única de cumplimiento
* Aprobación garantía
*Acta de inicio
* Entrega de suministros
* Informe de supervisión
* Acta de liquidación
De prestación de servicios
* Estudios previos
* Estudios del sector
* Disponibilidad presupuestal
* Propuesta
* Copia documento de identidad
Centro Provincial de Gestión Minero Agroempresarial del Alto Nordeste
Página 20 de 1
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
02
07
03 * RUT
5
20
X
X Documentos que reflejan los contratos realizados por la entidad en ejercicio de sus funciones. Poseen valor legal, fiscal, contable y administrativo por lo cual el tiempo de retención es de 20 años. Pasado el tiempo de retención se digitalizan y eliminan.
* Certificado cámara de comercio
* Certificado antecedentes disciplinarios
* Certificado antecedentes fiscales
* Certificado antecedentes judiciales
* Declaración de bienes y rentas función pública
* Formato único hoja de vida función pública
* Copia libreta militar personas naturales
* Certificado antecedentes (ingenieros)
* Certificado antecedentes (abogados)
* Certificados estudio
* Certificados experiencia
* Tarjeta profesional
* Afiliación y pago seguridad social
* Examen pre ocupacional
* Minuta contrato
* Registro presupuestal
* Garantía única de cumplimiento
* Aprobación garantía
* Acta de inicio
De selección abreviada menor cuantía
* Aviso convocatoria
* Estudios previos
* Estudios del sector
* Proyecto pliego condiciones
Centro Provincial de Gestión Minero Agroempresarial del Alto Nordeste
Página 21 de 1
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
02
07
04
* Disponibilidad presupuestal
5
20
X
X
Documentos que reflejan los contratos realizados por la entidad en ejercicio de sus funciones. Poseen valor legal, fiscal, contable y administrativo por lo cual el tiempo de retención es de 20 años. Pasado el tiempo de retención se digitalizan y eliminan
* Observaciones proyecto pliego condiciones
* Respuesta observaciones
* Pliego de condiciones definitivo
* Acto apertura
* Manifestación de interés
* Sorteo ( si aplica)
* Observaciones proyecto pliego condiciones definitivo
* Respuesta observaciones
* Adendas
* Propuestas
* Acta de cierre
* Informe de evaluación
* Observaciones informe de evaluación
* Respuesta observaciones
* Adjudicación
* Propuesta seleccionada
* Minuta contrato
* Registro presupuestal
* Garantía única de cumplimiento
* Aprobación garantía
*Carta presentación propuesta
* Certificado cámara de comercio
* Acta junta de socios
* Certificado o planillas pago seguridad social
Centro Provincial de Gestión Minero Agroempresarial del Alto Nordeste
Página 22 de 1
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
* Inhabilidades e incompatibilidades
* Certificado antecedentes disciplinarios
* Certificado antecedentes fiscales
* Certificado antecedentes judiciales
* Copia cédula
* RUT
* Certificado RUP
* Certificados idoneidad y experiencia
* Acta de inicio
02 07 05 Concurso de Méritos 5 20 X X Documentos que reflejan los contratos realizados por la entidad en ejercicio de sus funciones. Poseen valor legal, fiscal, contable y administrativo por lo cual el tiempo de retención es de 20 años. Pasado el tiempo de retención se digitalizan y eliminan
* Estudios previos
* Estudios del sector
* Proyecto pliego condiciones
* Disponibilidad presupuestal
* Observaciones proyecto pliego condiciones
* Respuesta observaciones
* Pliego de condiciones definitivo
* Acto apertura
* Observaciones proyecto pliego condiciones definitivo
* Respuesta observaciones
* Adendas
* Propuestas
* Acta de cierre
* Informe de evaluación
* Observaciones informe de evaluación
* Respuesta observaciones
Centro Provincial de Gestión Minero Agroempresarial del Alto Nordeste
Página 23 de 1
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
* Adjudicación
* Propuesta seleccionada
* Minuta contrato
* Registro presupuestal
* Garantía única de cumplimiento
* Aprobación garantía
*Carta presentación propuesta
* Certificado cámara de comercio
* Acta junta de socios
* Certificado o planillas pago seguridad social
* Inhabilidades e incompatibilidades
* Certificado antecedentes disciplinarios
* Certificado antecedentes fiscales
* Certificado antecedentes judiciales
* Copia cédula
* RUT
* Certificado RUP
* Certificados idoneidad y experiencia
* Acta de inicio
02 08 CONTROLES
02
08
01
De comunicaciones oficiales
2
5
X
Se eliminan en el archivo central porque los documentos originales hacen parte de otro expediente
* Planillas de control
* Solicitud
* Respuesta
* Guía de envío por correo
Centro Provincial de Gestión Minero Agroempresarial del Alto Nordeste
Página 24 de 1
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
* Control correo certificado
* Constancia envío por correo electrónico
02
08
02
De préstamo de documentos
2
5
X
Se eliminan por que pierden vigencia
* Solicitud
* Formato
02
08
03
De quejas y reclamos
2
2
X
Eliminar el archivo central transcurrido el tiempo de retención
* Formato de control
* Informe
02
08
04
Salida de documentos 2
0
X
Se eliminan por que pierden vigencia
* Requerimiento
* Formato
02 08 05 De préstamo de equipos 2 0 X Se eliminan por que pierden vigencia
* Requerimiento
* Formato
02 09 DERECHOS DE PETICION
02
09
01
Derechos de petición
5
10
X
X
Cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, se microfilma o digitaliza para conservación permanente y se eliminan los físicos
* Respuesta
02 09 02 Acción de tutela 5 10 X X Cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, se microfilma o digitaliza para conservación permanente y se eliminan los físicos
02 10 EJECUCIONES PRESUPUESTALES
02
10
01
De egresos 5
19
X
X
Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, se microfilma o digitaliza para conservación permanente y se elimina los soportes físicos
02
10
02
De ingresos 5
19
X
X
Centro Provincial de Gestión Minero Agroempresarial del Alto Nordeste
Página 25 de 1
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
02 11 ENCUESTAS
02 11 01 Barequeros 5 10 X X Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, se microfilma para conservación permanente y se elimina los soportes físicos
02 11 02 Caracterización minera 5 10 X X
02 11 03 Caracterización herramientas barequeros y chatarreros
5 10 X X
02 11 04 Compraventas 5 10 X X
02 11 05 Chatarreros 5 10 X X
02 11 06 Entables 5 10 X X
02 11 07 Joyerías 5 10 X X
02 11 08 Negritudes 5 10 X X
02 11 09 Paneleros 5 10 X X
02 11 10 Piscicultura 5 10 X X
02 11 11 Productivas agropecuarias 5 10 X X
02 11 12 Unidades de beneficio 5 10 X X
02 11 13 Unidades productivas mineras 5 10 X X
02 12 ESTADOS FINANCIEROS
02
12
01
Estados financieros
5
19
X
X
Consolidan la información que se convierte en fuente de consulta para el estudio de la historia económica y social de la entidad, se microfilma para conservación permanente y se elimina los soportes físicos
* Balance general
* Estado de pérdidas y ganancias
* Certificación estados financieros
* Notas a los estados financieros
02 13 INFORMES
02
13
01
Control interno
5
10
X
X
Se conservan totalmente porque consolidan la información y se convierte, en fuente de consulta
* Informes
* Soportes
Entes de control
Centro Provincial de Gestión Minero Agroempresarial del Alto Nordeste
Página 26 de 1
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
02
13
02
* Requerimiento
2
10
X
X
Transcurrido el tiempo en el archivo central, seleccionar los informes que sirvan de fuente de consulta
* Informes
* Anexos
* Comunicación
02
13
03
Plan anticorrupción
5
10
X
X
Adquieren valor secundario por lo tanto se conserva totalmente y se digitaliza para consulta
* Informes
* Soportes
02
13
04
Técnicos 5
10
X
X
Se conservan totalmente porque consolidan la información y se convierte en fuente de consulta
* Informes
* Soportes
02
13
05
Actividades Contratistas 5
10
X
X
Se conservan totalmente porque consolidan la información y se convierte en fuente de consulta
*Informes
*Soportes
02 14 INVENTARIOS
02
14
01
Bienes muebles
5
15
X
Cumplido el tiempo de retención en el archivo central se conserva por poseer valor secundario
* Inventario
* Registro entrada
* Factura
02
14
02
Documental 5
15
X
* Formato
02 15 LIBROS
02 15 01 Auxiliar 5 19 X X Cumplido el tiempo de retención en el archivo central se
02 15 02 Diario de Caja 5 19 X X
02 15 03 Mayor y balance 5 19 X X
Centro Provincial de Gestión Minero Agroempresarial del Alto Nordeste
Página 27 de 1
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
02 15 04 Presupuestal 5 19 X X microfilma y se eliminan los
soportes físicos
02 16 MANUALES
02 16 01 De archivo 5 10 X Se eliminan porque pierde vigencia
02 16 02 De atención al ciudadano 5 10 X Se eliminan porque pierde vigencia
02 16 03 De contratación 5 10 X Se eliminan porque pierde vigencia
02
16
04
De control interno
5
10
X
X
Cumplido el tiempo de retención en el archivo central se microfilma o digitaliza y se conserva
02
16
05
De funciones
5
20
X
X
Transcurrido el tiempo en el archivo central se debe digitalizar el original y eliminar las copias
02 16 06 De procesos 5 20 X X Se eliminan porque pierde vigencia
02 16 07 De políticas contables 5 10 X Se eliminan porque pierde vigencia
02 17 PLANES
02
17
01
De Acción
5
17
X
X
Cumplido el tiempo de retención en el archivo central se conserva por poseer valor secundario y se digitaliza para consulta
* Plan
02
17
02
Anticorrupción y de atención al ciudadano
5
15
X
X
Adquieren valor secundario por lo tanto se conserva totalmente y se digitaliza para consulta * Plan
02 17 03 Estratégico 5 15 X X Adquieren valor secundario por lo tanto se conserva totalmente y se digitaliza para consulta
*Plan
02 18 PRESUPUESTO
Centro Provincial de Gestión Minero Agroempresarial del Alto Nordeste
Página 28 de 1
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
02
18
01
Presupuesto entidad
5
15
X
X
Adquiere valor secundario, por lo tanto se conserva totalmente y se digitaliza para consulta
02 19 PROGRAMAS
02
19
01
Gestión documental
2
5
X
La información se actualiza
permanentemente en el Archivo de Gestión, los documentos desactualizados se transfieren al archivo central para consulta por cinco (05) años y después se eliminan
* Programa
* Instructivos
* Procedimientos
* Formatos
02
19
02
Seguridad y salud en el trabajo
5
10
X
La información se actualiza constantemente. Los documentos desactualizados se eliminan en el archivo central
* Programa
* Formatos
* Mapa de riesgos
* Procedimientos
* Soportes
02 20 REQUERIMIENTOS
02 20 01 Requerimientos entes de control 2 10 X Se conserva totalmente, ya que en este documento quedan registradas las actuaciones y decisiones administrativas por lo tanto, adquieren valor secundario
* Copia comunicación
* Requerimiento
* Copia respuesta
02
20
02
Otras entidades 2
10
X
Se conserva totalmente, ya que en este documento quedan registradas las actuaciones y decisiones administrativas por lo tanto, adquieren valor secundario
* Copia comunicación
* Requerimiento
* Copia respuesta
02 21 TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Centro Provincial de Gestión Minero Agroempresarial del Alto Nordeste
Página 29 de 1
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
02
21
01
Tablas de retención documental
3
5
X
La información se actualiza permanentemente en el Archivo de Gestión, los documentos desactualizados se transfieren al Archivo Central para conservación total
* Formato TRD
* Cuadro clasificación de series y sub series
* Actas comité interno de archivo
* Resolución aplicación TRD
* Informes de seguimiento y aplicación
02 22 TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
02
22
01
Tablas de valoración documental
3
5
X
Se conserva totalmente, ya que en este documento quedan registrada la disposición final de los documentos, por lo tanto adquieren valor secundarios
* Formato TVD
* Acta comité interno de archivo
* Resolución aplicación TVD
* Informes de seguimiento y aplicación
02 23 01 Cuentas de Pago 5 19 X X Cumplido el tiempo de retención en el archivo central se microfilma y se eliminan los soportes físicos
*Soportes
02
24
01
Hojas de vida 5
X
Se eliminan porque pierde vigencia
*Hojas de vida
*Requisitos
CONVENCIONES
CT: Conservación Total E: Eliminación
S: Selección M/D: Microfilmación - Digitalización
Firma Responsable: _________________________________
Fecha: Septiembre de 2017
Recommended